a

Maroja Ramljak
OSNOVE UREDSKOG I ARHIVSKOG POSLOVANJA

a
Za izdavaa
urica Salamon Padjen, dipl. ing.
Autori
Marijan Maroja, prof., vii arhivist
Vesna Ramljak, dipl. jur.

Recenzent
Darko Rubi, prof., arhivski savjetnik
Lektorica
Ana Horvat, prof.

Grafiki urednik
Darko arkovi, lik. teh.

ISBN 978-953-294-147-0

CIP zapis je dostupan u raunalnome katalogu

Nacionalne i sveuiline knjinice u Zagrebu pod brojem 000898724.

Nakladnik
Alka script d.o.o.
Zagreb, Nehajska 42
tel. 01/30 135 30
www. alkascript.hr

Tisak
Orbis Impressio, Zagreb

a
Marijan Maroja Vesna Ramljak

Osnove uredskog i arhivskog poslovanja

pomagalo za rad i polaganje strunog ispita

za zaposlene u pisarnicama i pismohranama

prvo izdanje

Zagreb, 2015.

a
SADRAJ

PREDGOVOR...................................................................................................................................................7

PRVI DIO: DOPISIVANJE...................................................................................................... 8

1. POJAM DOPISIVANJA..............................................................................................................................8
2. PRAVNI IZVORI UREDSKOG POSLOVANJA.......................................................................................9
3. NAIN ORGANIZIRANJA UREDSKOG POSLOVANJA ................................................................ 10
4. SREDSTVA ZA RAD................................................................................................................................ 11
4.1. Tiskanice.......................................................................................................................................... 11
4.2. Evidencije i klasifikacije.............................................................................................................. 11
4.3. Dokumentacija............................................................................................................................. 13
4.4. Peat, ig, tambilj....................................................................................................................... 15
5. PISMENA I SUDIONICI U DOPISIVANJU.......................................................................................... 16
6. NAELA DOPISIVANJA......................................................................................................................... 17
6.1. Naelo ekonominosti .............................................................................................................. 17
6.2. Naelo tonosti . .......................................................................................................................... 17
6.3.Naelo zakonitosti........................................................................................................................ 18
6.4. Naelo pomoi neukoj stranci................................................................................................ 18
6.5. Naelo jednolikosti...................................................................................................................... 18
6.6. Naelo usmenosti i pismenosti . ............................................................................................ 18
6.7. Naelo uporabe jezika i pisma ............................................................................................... 19
6.8. Naelo poslovnog i slubenog stila pisanja....................................................................... 19
6.9. Naelo uvanja slubene i poslovne tajne......................................................................... 19
DRUGI DIO: SLUBENO DOPISIVANJE............................................................................. 21
1. PISMENA ILI AKTI.................................................................................................................................... 21
2. PODNESAK............................................................................................................................................... 22
3. RJEENJE................................................................................................................................................... 24
3.1. Rjeenje u upravnom postupku............................................................................................. 24
3.2. Zakljuak u upravnom postupku........................................................................................... 26
3.3. Rjeenje u neupravnom postupku ....................................................................................... 27
TREI DIO: SPISOVODSTVO.............................................................................................. 29
1. POJAM....................................................................................................................................................... 29
2. MEUNARODNA NORMA ISO 15489............................................................................................. 30
2.1.Svojstva koja mora imati spisovodstveni sustav............................................................... 30
2.2. Spisovodstvene funkcije........................................................................................................... 30
ETVRTI DIO: UREDSKO POSLOVANJE............................................................................ 33
1. PISARNICA................................................................................................................................................ 33
2. OSNOVNI POJMOVI O UREDSKOM POSLOVANJU .................................................................... 35
3. PRIMANJE I PREGLED AKATA I DRUGIH POILJAKA.................................................................. 37
3.1. Osobna ili neposredna dostava.............................................................................................. 37

3.2. Primitak putem potanske slube......................................................................................... 39

3.3. Otvaranje i pregled poiljaka................................................................................................... 39
3.4. Postupak s aktima koji podlijeu plaanju upravnih pristojba................................... 41
3.5. Prijamni tambilj.......................................................................................................................... 41
4. RAZVRSTAVANJE I RASPOREIVANJE AKATA ............................................................................ 44
5. UPISIVANJE AKATA U UREDSKE KNJIGE ....................................................................................... 47
5.1. Spisi upravnog i neupravnog postupka.............................................................................. 48
5.2. Jedinstvene klasifikacijske oznake i brojane oznake stvaratelja i primatelja akata.
49
5.3. Primjer brojanog oznaavanja.............................................................................................. 51
5.4. Vanost primjene plana klasifikacijskih oznaka................................................................ 52
6. URUDBENI ZAPISNIK I UPISNIK PREDMETA UPRAVNOG POSTUPKA................................ 54
6.1. Poetak voenja, voenje i zakljuivanje urudbenog zapisnika i upisnika
predmeta upravnog postupka........................................................................................................ 55
7. KONSTRUKCIJA I UPIS U URUDBENI ZAPISNIK ........................................................................ 57
7.1. Rezervacija urudbenih brojeva............................................................................................. 59
7.2. Prijenos broja predmeta odreene klasifikacijske oznake........................................... 59
7.3. Povezivanje broja predmeta odreene klasifikacijske oznake................................... 60
8. UPIS SPISA U UPISNIKE PREDMETA UPRAVNOG POSTUPKA................................................. 61
8.1. Upisnik UP/I.................................................................................................................................... 61
8.2. Upisnik UP/II.................................................................................................................................. 62
9. UVEZIVANJE URUDBENOG ZAPISNIKA, ODNOSNO UPISNIKA PREDMETA UPRAVNOG
POSTUPKA ................................................................................................................................................... 64
10. POVJERLJIV I STROGO POVJERLJIV URUDBENI ZAPISNIK ................................................. 65
11. OMOT PREDMETA (SPISA)................................................................................................................ 66
12. ZDRUIVANJE AKATA . ..................................................................................................................... 69
13. REGISTAR................................................................................................................................................ 71
14. DOSTAVLJANJE AKATA U RAD ...................................................................................................... 73
15. PREGLED I RASPODJELA SPISA U RAD ....................................................................................... 74
16. VRAANJE RIJEENIH PREDMETA PISARNICI ........................................................................... 75
17. OTPREMANJE AKATA . ...................................................................................................................... 76
18. DOSTAVLJANJE . ................................................................................................................................. 78
19. RAZVOENJE AKATA U UREDSKIM KNJIGAMA . ..................................................................... 81
20. ROKOVNIK PREDMETA ..................................................................................................................... 82
21. ODLAGANJE PREDMETA................................................................................................................... 83
21.1. Postupak prije stavljanja predmeta u pismohranu . .................................................... 83
21.2. Stavljanje predmeta u pismohranu.................................................................................... 83

PETI DIO: ZATITA, OBRADA I POSTUPCI S

ARHIVSKIM I REGISTRATURNIM GRADIVOM................................................................... 85
1. OPI POJMOVI........................................................................................................................................ 85
2. ZATITA ARHIVSKOG I REGISTRATURNOG GRADIVA................................................................ 88
2.1. Uzroci oteenja arhivskog i registraturnog gradiva...................................................... 88
2.2 Snimanje arhivskog i registraturnog gradiva .................................................................... 94

2.3. Konzervacija i restauracija arhivskog gradiva................................................................... 94

3. PISMOHRANA ........................................................................................................................................ 97
3.1. Prostor pismohrane.................................................................................................................... 97
3.2. Oprema pismohrane.................................................................................................................. 98
3.3. Pohrana gradiva u pismohrani .............................................................................................. 99
3.4. Evidentiranje gradiva i poslovanje u pismohrani...........................................................102
3.5. Uporaba gradiva u pismohrani i arhivima........................................................................104
3.6. Djelatnici u pismohrani...........................................................................................................105
4. VREDNOVANJE, ODABIRANJE I IZLUIVANJE GRADIVA........................................................107
4.1. Vrednovanje gradiva u pismohrani ...................................................................................107
4.2. Odabiranje....................................................................................................................................109
4.3. Izluivanje.....................................................................................................................................109
5. PREDAJA ARHIVSKOG GRADIVA ARHIVIMA...............................................................................112
5.1. Razlozi primopredaje................................................................................................................112
5.2. Pravni oblici preuzimanja.......................................................................................................113
5.3. Temeljni uvjeti primopredaje................................................................................................113
5.4. Primopredajna dokumentacija.............................................................................................114
5.5. Promet privatnim arhivskim gradivom..............................................................................116
6. ARHIVSKA SLUBA U REPUBLICI HRVATSKOJ...........................................................................118
6.1. Povijest arhivske slube...........................................................................................................118
6.2. Podruni dravni arhivi (dravni arhivi).............................................................................120
6.3. Hrvatski dravni arhiv...............................................................................................................121
6.4. Ministarstvo kulture..................................................................................................................122
REGISTAR POJMOVA...............................................................................................................................124
LITERATURA...............................................................................................................................................128

a
PREDGOVOR

Uvrijeeno je prisutno miljenje da je rad u pisarnici neto vrlo jednostavno i da za to ne

treba neko posebno znanje. Takvo miljenje dolazi, svakako, od neupuenih osoba, kojima
se sve ini lako i koje podcjenjuju vjetine koje nisu svladale. Nama, kojima je poznato koliko je znanja i iskustva potrebno da bi se svi poslovi u pisarnici obavili na pravilan nain,
takva su razmiljenja strana. Uredno i pravilno obavljanje poslova u pisarnici, a nakon toga
u pismohrani, koja je sastavni dio svake pisarnice, trai puno znanja i poznavanja svih postupaka spisovodstva, uredskog i arhivskog poslovanja. Pravne su osobe dune, bez obzira
je li pisarnica ustrojena ili ne (to ovisi o vrsti i nainu registracije trgovaki sud ili obrtni
registar), sa svojom dokumentacijom postupati u skladu s propisima.
Postupanja u pismohrani odreena su Uredbom o uredskom poslovanju (NN, 7/2009),
dok je arhivsko poslovanje regulirano Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima (NN,
105/1997, 64/2000, 65/2009) i njegovim podzakonskim aktima. Osim naih zakonskih pro
pisa, u uporabi je i Meunarodna norma ISO 15489 Upravljanje spisima. Provjera ospo
sobljenosti zaposlenih u pisarnicama odreena je polaganjem odreenih strunih ispita.
Prema Zakonu o arhivskom gradivu i arhivima, svaki stvaratelj gradiva duan je imati jednu
odgovornu osobu za rad u pismohrani. Ta osoba duna je poloiti struni ispit za djelatnika
u pismohrani.
Poznavanje uredskog i arhivskog poslovanja potrebno je i svim drugim zaposlenima u
pisarnici ili pismohrani, kao i ostalim radnicima u pravnoj osobi. Obveza je svih radnika, a
osobito radnika u pisarnici i pismohrani, poznavanje organizacijske strukture pravne oso
be u kojoj rade, to je spisovodstvena funkcija. Danas u pisarnicama i pismohranama rade
mnogi zaposlenici koji u srednjokolskom obrazovanju nisu stekli osnovna znanja vezana
za taj posao, jer su zavrili za ovaj posao neadekvatnu srednju kolu (gimnaziju i sl.). Sami
pravni propisi po svojoj su naravi suhoparni i teki za uenje. Autori su se, uoivi potrebu za jednim pomagalom koje bi te postupke to jednostavnije objasnilo, odluili na pisa
nje ovog prirunika. Njegov je glavni cilj pomo u obavljanju poslova svim zaposlenima u
pisarnicama i pismohranama. Osim toga, u priruniku su obraene teme i gradivo koje je
potrebno za polaganje strunog ispita za zatitu i obradu arhivskog gradiva. Obraeno je
ukratko pet glavnih tema potrebnih za rad. To su: dopisivanje, slubeno dopisivanje, spi
sovodstvo, uredsko i arhivsko poslovanje. Autori se nadaju da e ovaj prirunik biti koristan
svim zaposlenima u pisarnicama, ali i svim ostalim zainteresiranim pojedincima koji ele
upoznati sloenost uredskog i arhivskog poslovanja.
Zadar, sijenja 2015.

Autori

PRVI DIO: DOPISIVANJE

1. POJAM DOPISIVANJA

Dopisivanje je pismena razmjena misli, a esto se rabi i rije korespondencija, koja je la

tinskog podrijetla, a nastala je od cum to znai sa i respondere to znai odgovoriti. Te dvije
rijei znae odgovarati, odnosno dopisivati se.
Dopisivanje se moe podijeliti u nekoliko skupina, to ovisi o subjektima i karakteru do
pisivanja.
Privatno dopisivanje jest pismena razmjena misli izmeu poznanika, prijatelja, roaka
i dr. o privatnim, neposlovnim i neslubenim stvarima.
Poslovno dopisivanje jest pismena razmjena misli izmeu poslovnih partnera, trgova
kih drutava, obrtnika i dr. o poslovnim stvarima. Ono obuhvaa svu pisanu dokumentaciju
koja proizlazi iz njihove djelatnosti.
Slubeno dopisivanje sadri dopisivanje tijela dravne uprave i drugih dravnih tijela, tijela lokalne samouprave i podrune (regionalne) samouprave te pravnih osoba kojima
su povjerene javne ovlasti (u daljnjem tekstu: subjekti, stvaratelji i primatelji akata). Zakon
o opem upravnom postupku (Narodne novine, br. 47/09) za tijela dravne uprave i druga
dravna tijela, tijela lokalne samouprave i podrune (regionalne) samouprave te pravne osobe
kojima su povjerene javne ovlasti rabi izraz javnopravna tijela, dok Uredba o uredskom poslovanju (Narodne novine, br. 7/09) za tijela dravne uprave rabi izraz tijela. Slubeno dopisivanje
moemo podijeliti na upravno, sudsko, javnobiljeniko, vojno i diplomatsko. Svako od njih
ima svoje specifinosti, ovisno o vrsti tijela i o poslovima koji su mu stavljeni u nadlenost.

NOVI POJMOVI

Dopisivanje je pismena razmjena misli.

Privatno dopisivanje jest pismena razmjena misli izmeu poznanika, prijatelja i dr. o
privatnim stvarima.
Poslovno dopisivanje jest pismena razmjena misli izmeu poslovnih partnera o poslov
nim stvarima.
Slubeno dopisivanje sadri dopisivanje tijela dravne uprave i drugih dravnih tijela.

Slubeno dopisivanje dijelimo na: upravno, sudsko, javnobiljeniko, vojno i diplomatsko.

PITANJA I ZADATCI

1.

to je dopisivanje?

2.

Kako se dopisivanje dijeli?

3.

to sadri privatno, to poslovno, a to slubeno dopisivanje?

4.

Kako moemo podijeliti slubeno dopisivanje?

a
2. PRAVNI IZVORI UREDSKOG POSLOVANJA

Kako bismo uspjeno ovladali znanjima i vjetinama potrebnim u uredskom poslovanju

i dopisivanju te ih znali primijeniti u praksi, treba posegnuti u njihove izvore. Pod izvorima
razumijevamo sve ono odakle crpimo znanja ili spoznaje o nekom predmetu. Pod pravnim
izvorima razumijevamo pravne propise koji sadre pravna pravila koja se odnose na odreeno podruje.
Pod pravnim izvorima uredskog poslovanja podrazumijevamo pravna pravila koja se
primjenjuju pri radu tijela uprave, ustanova i pravnih osoba koje na osnovi zakona imaju
javne ovlasti.
Najvaniji, ali ne i jedini pravni izvor uredskog poslovanja jest Uredba o uredskom poslovanju (Narodne novine, br. 7/09.). Sva tijela uprave, ustanove i pravne osobe koje na osnovi
zakona imaju javne ovlasti dune su pridravati se propisa sadranih u Uredbi o uredskom
poslovanju. Pravila o uredskom poslovanju primjenjuju se i na rad drugih dravnih tijela
kada rjeavaju upravne stvari.
Uredbom se definira uredsko poslovanje kao skup pravila, mjera u postupanju s pismenima, u primanju i izdavanju pismena, nijhovoj evidenciji i dostavi u rad, obradi, uporabi, otpremanju, uvanju, izluivanju i predaji nadlenom arhivu ili drugomu nadlenom tijelu.
Postupanje s pismenima u elektronikom obliku obavlja se sukladno propisima kojima se
ureuje postupanje s elektronikim ispravama.
Pojedina pitanja koja se odnose na uredski rad sadrana su u Zakonu o opem upravnom
postupku (Narodne novine, br. 47/09.). Tada tijela, ustanove i pravne osobe koje na osnovi
zakona imaju javne ovlasti primjenjuju zakon kao propis jae snage od podzakonskoga
pravnog akta, odnosno uredbe u svojem radu.
Izvori uredskog poslovanja jesu:

Uputstvo o izvrenju Uredbe o uredskom poslovanju (Narodne novine, br.38/87)

Pravilnik o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojanim oznakama stvaratelja
i primatelja akata (Narodne novine, br.38/88.)
Uredba o natpisnoj ploi i zaglavlju akta tijela dravne uprave, lokalne, podrune (regionalne) i mjesne samouprave te pravnih osoba koje imaju javne ovlasti (Narodne
novine, br.34/02.)
Zakon o peatima i igovima s grbom Republike Hrvatske (Narodne novine, br.
33/95.)
Pravilnik za primjenu zakona o peatima i igovima s grbom Republike Hrvatske
(Narodne novine, br.93/95.)
Zakon o upravnim pristojbama (Narodne novine, br. 8/96.)
Pravilnik o izdavanju, raspaavanju, povlaenju iz uporabe i zamjeni dravnih biljega
(Narodne novine, br.12/96.)
Zakon o elektronikom potpisu (Narodne novine, br.10/02., 80/08 i 30/14.).
Pravni izvori uredskog poslovanja stalno se nadograuju, to je vidljivo iz pravnih pro
pisa i godina njihova objavljivanja, a tijela uprave, ustanove i pravne osobe, koje na osnovi
zakona imaju javne ovlasti, dune su ih primjenjivati pri radu.

a
3. NAIN ORGANIZIRANJA UREDSKOG POSLOVANJA

Uredsko poslovanje subjekata, stvaratelja i primatelja akata mora biti organizirano tako
da osigurava ostvarivanje njihovih glavnih zadataka. To je mogue ako pravne osobe rade
sa suvremenim tehnikim sredstvima i pomagalima koja im omoguuju ostvarivanje naela
uredskog poslovanja, osobito naela jednolikosti, tonosti, zakonitosti i ekonominosti.
S obzirom na razliitost subjekata, stvaratelja i primatelja akata, uredsko poslovanje ne
moe biti svagdje jednako organizirano, ali interes pravne sigurnosti i obavljanja odreenih
poslova na jednak nain zahtijeva da se odreeni poslovi, uredsko-tehniki rad, obavljaju na
jednak nain. To omoguuju pravni izvori te naela uredskog poslovanja, kao i meunarodni propisi (Norma ISO 15489 Upravljanje spisima).

NOVI POJMOVI

Pod izvorima razumijevamo sve ono odakle crpimo znanja ili spoznaje o nekom predmetu.
Uredsko poslovanje mora biti organizirano tako da osigurava osobama, stvarateljima i
primateljima akata ostvarivanje njihovih glavnih zadataka.
Pravni izvori te naela uredskog poslovanja omoguuju da se odreeni poslovi,
uredsko-tehniki rad, obavljaju na isti nain.

PITANJA I ZADATCI
1.

to je uredsko poslovanje i koje postupke podrazumijeva?

2.

Koji je temeljni propis u Republici Hrvatskoj o uredskom poslovanju?

3.

Koj su provedbeni propisi o uredskom poslovanju?

4.

Tko su obveznici Uredbe o uredskom poslovanju?

5.

Kako mora biti organizirano uredsko poslovanje?

6.

to omoguuje uspjeno provoenje uredskog poslovanja?

10

a
4. SREDSTVA ZA RAD

4.1. Tiskanice

Tiskanice su unaprijed umnoeni primjeri nekog spisa, evidencije, kartice i sl. koji sadre
otisnute nepromjenjive dijelove, a ostali dijelovi unose se naknadno pri sastavljanju, odnosno upisivanju.
Tiskanice se rabe kad je to propisano ili kad to odredi subjekt, stvaratelj i primatelj akata.
Koristei se tiskanicama, ubrzavamo i olakavamo rad te ga ujednaavamo. U uredskom su
poslovanju propisane razne tiskanice, a osobito su vane one koje se odnose na uredske
knjige, voenje raznih evidencija, klasifikacija itd.
Tiskanice se ispunjavaju samo za one svrhe za koje je to predvieno, i to tako da popu
nimo sva predviena polja, a ono to nije potrebno popuniti prekriimo vodoravnom
crtom.Tiskanice se mogu popunjavati rukopisom, itljivo, velikim tiskanim slovima i pisaim
strojem. Obrasci tiskanica mogu biti izraeni i osobnim raunalom, to znatno olakava i
ubrzava rad.
Tiskanice mogu biti:

tiskanice kojima je nadleno tijelo propisalo obrazac i umnoavanje, pa se nabavljaju

na odreeni nain; unificirane su; imaju oznaku UT i redni broj unifikacije
tiskanice kojima je propisan obrazac, ali ih sami adresati mogu umnoavati
tiskanice vlastite konstrukcije koje tijela sama izrauju po vlastitim potrebama kako
bi se ubrzalo i olakalo poslovanje.

4.2. Evidencije i klasifikacije

Evidencija (od latinske rijei evidens jasan) jest sreen popis podataka o injenicama
i okolnostima nekih osoba, stvari, dogaaja i sl. Subjekti, stvaratelji i primatelji akata vode
razliite evidencije, to ovisi o poslovima koji su im povjereni. Tako se, npr., evidentirati
mogu dravljani, birai, zemljita, uenici itd.
Evidencije se mogu voditi na razliite naine, ovisno o tome to se evidentira, evidentira
(npr. uenici ili zemljita) te koje se injenice i okolnosti (vezane uz uenike ili zemljita)
evidentiraju.
Evidencije se mogu voditi po abecedi, po vremenskom redoslijedu, po strukama, po sku
pinama itd., a mogu se i kombinirati predmeti evidencije i naini evidentiranja.
Evidencije po abecedi vode se tako da su predmeti poredani po nazivu po abecedi.
Tako su, npr., knjige u knjinici razvrstane u kazalu po prezimenu i imenu pisca ili naslovu
knjige abecednim redom.

Evidentirati po vremenskom redoslijedu znai upisivati dogaaje redoslijedom pojav

ljivanja, bez obzira na to kad smo za njih doznali. Takva je, npr., knjiga roenih. Po vremen
skom redoslijedu vode se, npr., upisnici u sudskom i javnobiljenikom dopisivanju.
U evidenciju po strukama podatci se unose razvrstani po strukama, a unutar svake struke
podatke sreujemo po abecedi ili vremenskom redoslijedu.
Evidencije se mogu voditi na razliite naine: u obliku knjige i kartoteke, koje sve vie

11

potiskuje primjena osobnog raunala te voenje evidencija u razliitim bazama podataka.

Podatci uneseni u evidencije, neovisno o nainu voenja, ne smiju se kriati, brisati ili mije
njati. Podatci u evidencijama ispravljaju se na propisan nain.
Uredske evidencije-knjige sredite su uredskog poslovanja. U njima se evidentira ulaz
i izlaz dokumenata, obavlja identifikacija, prati kretanje i slue kao inventar odloenog gra
diva. Uredske evidencije dijelimo na osnovne ili glavne i pomone evidencije.
Osnovne evidencije za pismena u neupravnom postupku jesu urudbeni zapisnici
(djelovodnici ili protokoli), a u upravnom postupku upisnici. Vode se po sustavu brojanih
oznaka (koji se sastoji od klasifikacijske oznake i urudbenog broja) ili po nekom drugom
brojanom sustavu (sudski i javnobiljeniki spisi).
Pomone evidencije slue kao pomo pri pretraivanju podataka unesenih u osnovne
evidencije. To su kazala i imenici koji se vode po abecedi. Osim toga pomone evidencije
ine i dostavne i prijemne knjige. One slue za praenje kretanja predmeta. Pomonim knji
gama pripada i knjiga pismohrane (arhivska knjiga). U nju se kronoloki uvodi gradivo koje
se predaje (odlae) u pimohranu.
Razne pravne osobe ili tijela rabe u svom radu i druge obvezne evidencije u skladu sa zakonima koji propisuju njihovu djelatnost, naprimjer matine knjige u matinim uredima, kola
ma i svim pravnim osobama (matina knjiga zaposlenika), evidencije o kanjavanju i drugo.
Klasifikacija je podjela i razvrstavanje pojmova, predmeta, osoba i dr. na skupine, vrste
itd. po odreenim pravilima. Tako se u uredskom poslovanju primjenjuje jedinstveni plan
klasifikacijskih oznaka i brojanih oznaka stvaratelja i primatelja akata koji je ustrojen tako
da su predmeti razvrstani u odreene skupine prema sadraju na koji se odnose, prema
vremenu, prema vrstama itd., a svakoj skupini ili grupi utvren je odreeni broj.
Klasifikacije mogu biti razliite, kao i evidencije, pa pojmove predmete moemo klasirati po abecedi, po vremenu nastanka nekog dogaaja, po simbolima, po brojanim kla
sifikacijama itd.
U abecednoj klasifikaciji pojmovi se razvrstavaju u skupine po strogoj abecedi, to znai
po prvom, drugom, treem itd. slovu abecede.
U vremenskoj klasifikaciji pojmovi se razvrstavaju u skupine tono po danu, mjesecu,
godini nastanka nekog dogaaja.
U simbolinoj klasifikaciji pojmovi se razvrstavaju u srodne skupine. Svaka skupina ima
odreeni znak - simbol. To moe biti grafiki znak, npr. vaga za pravo, a moe biti i odreeno
slovo abecede, npr. M za medicinu.
Brojane klasifikacije mogu biti razliite. Tako imamo decimalnu i centimalnu klasifikaciju.

U decimalnoj klasifikaciji pojmovi se razvrstavaju na bazi broja 10, od 0 do 9, u glavne

grupe, a onda se svaka grupa razvrstava u nie, opet na bazi broja 10. Na ovaj nain ustrojen
je jedinstveni plan klasifikacijskih oznaka.
U centimalnoj klasifikaciji pojmovi se razvrstavaju na bazi broja 100, od 00 do 99, u glavne
grupe, a onda se svaka grupa razvrstava na niu takoer na bazi broja 100.
Osim decimalne i centimalne klasifikacije pojmovi i predmeti mogu se razvrstavati redom po rednim brojevima. Tako se urudbeni zapisnik i upisnik predmeta upravnog postupka vodi, osim po centimalnoj klasifikaciji, po rednim brojevima unutar svake klasifika
cijske oznake.

12

a
NOVI POJMOVI

Tiskanice su unaprijed umnoeni primjeri nekog spisa, evidencije, kartice i sl. koji sadre
otisnute nepromjenjive dijelove, a ostali dijelovi unose se naknadno pri sastavljanju,
odnosno upisivanju.
Evidencija je sreen popis podataka o injenicama i okolnostima nekih osoba, stvari,
dogaaja i sl.
Klasifikacija je podjela i razvrstavanje pojmova, predmeta, osoba i dr. na skupine, vrste
itd. po odreenim pravilima.

PITANJA I ZADATCI
1.

to su tiskanice?

2.

Kada se rabe tiskanice?

3.

Koje vrste tiskanica postoje?

4.

to je evidencija?

5.

Koje vrste evidencija imamo?

6.

Koje se uredske evidencije vode?

7.

Opii sadraj evidencija.

8.

to je klasifikacija i po emu se razlikuje od evidencije?

9.

Koje vrste klasifikacija imamo?

10.

Objasni brojanu klasifikaciju.

4.3. Dokumentacija

Subjekti, stvaratelji i primatelji akata obavljaju najraznovrsnije poslove. Da bi mogli obaviti

sve te poslove kvalitetno, potrebno je da slubene osobe osim strunih znanja, koja su vezana za njihovu struku, raspolau i svim ostalim znanjima iz raznih drugih djelatnosti i njima se
slue. Sva ta znanja ili informacije o raznim pojmovima, predmetima i sl. nalaze se u raznim
znanstvenim i strunim ostvarenjima, u zapisima o onome to se ve dogodilo ili spoznalo.
Znanja koja su potrebna za kvalitetno obavljanje poslova nalaze se u raznim objavljenim
dokumentima koja moemo nai obraena u raznim strunim i znanstvenim radovima koja
se obino uvaju u knjinicama.
Sluba koja se posebno bavi obradom dokumenata i podataka naziva se dokumentaristika. Ona se kontinuirano i sustavno bavi obraivanjem dokumenata i podataka, koje uklju
uje njihovo lociranje, identifikaciju, nabavu, analizu, pohranjivanje, izdavanje i zatitu. Bez
ove djelatnosti rad bi bio puno tei jer bi pronalaenje potrebnih informacija za obavlja
nje posla bilo tee i dugotrajnije. Dokumentaristika nastoji svim zainteresiranim osobama

13

uiniti pristupanije informacije o raznim predmetima, pojavama, dogaajima i sl. iz naj

razliitijih podruja ljudske djelatnosti. Sva ta graa objavljuje se u raznim izdanjima, npr.
enciklopedijama, leksikonima, udbenicima, strunim asopisima.
Osim u pisanim dokumentima koji se uvaju u arhivima i knjinicama, mnoge informacije
moemo potraiti i putem interneta. Preko baza podataka korisnicima je mogu pristup najrazliitijim informacijama.
Dakle, u najirem smislu mogli bismo rei da bez dokumentaristike i dokumentacije ne
bi bilo mogue brzo, kvalitetno i uspjeno obavljanje raznih poslova, jer se koliina znanja
spoznaja u svim podrujima ljudske djelatnosti toliko brzo poveava da bez ove djelatnosti
ne bismo mogli pratiti taj razvoj.
Za rad u pisarnici potrebno je poznavati i razlikovati pojmove vezane za dokumentaciju.
Osnovni pojmovi s kojima se susreu radnici pisarnice vezani za dokumentaciju u smislu
Zakona o arhivskom gradivu i arhivima jesu:
1. dokument svaki zapis bez obzira na vrstu, oblik i tehniku izrade (tiskani, zvuni,
filmski, rukopis, crte, slika, videozapis, elektroniki zapis i drugo) koji sadrajem i
strukturom ini prepoznatljivu i jednoznano odreenu cjelinu povezanih podataka
2. dokumentacija cjelina svih dokumentacijskih i informacijskih resursa koji se rabe i
nastaju u poslovanju ili u istom sustavu upravljanja
3. spis jedinica dokumentacije sastavljena od jednog ili vie dokumenata koji se
odnose na isti postupak
4. spisi vie jedinica spisa, vie jedinica dokumentacije sastavljenih od dokumenata,
cjelina dokumentacijskih resursa koji se nalaze u istom sustavu upravljanja
5. predmet skup dokumentacije koji nastaje u obavljanju istog postupka ili aktivnosti
6. dosje jedinica dokumentacije u kojoj su spisi ili dokumenti koji se odnose na istu
stvar, osobu, dogaaj ili pojavu

7. serija cjelina dokumentacije koja se sastoji od istovrsnih dokumenata, spisa ili do

sjea ureenih u tematske cjeline ili poredanih po nekom rastuem nizu (brojano,
abecedno ili kronoloki)
8. razredbeni plan dokumentacije hijerarhijski ureen plan organizacije dokumentacije
9. dokumentacijska zbirka spisi, dokumenti, pomona poslovna, tehnika i druga dokumentacija, evidencije i baze podataka koje su ureene i kojima se upravlja kao cjelinom

10. elektroniki dokument bilo koja vrsta elektronikog zapisa koji nema svojstvo
elektronike isprave
11. elektronika isprava jednoznano povezan cjelovit skup podataka koji su elektroniki oblikovani.

Ovi pojmovi razlikuju se od pojmova prikazanih u uredskom poslovanju, pa ih je potrebno istaknuti, posebno za polaganje strunog ispita djelatnika u pismohranama.

14

4.4. Peat, ig, tambilj

Peati su naprave okruglog oblika izraene od gume ili drugog odgovarajueg materijala, a slue za otiskivanje na papir ili drugu podlogu te time potvruju vjerodostojnost
slubenog akta, odnosno spisa.
igovi su naprave okruglog oblika izraene od metala ili drugog odgovarajueg materijala, a slue za utiskivanje u papir ili drugu podlogu te time potvruje vjerodostojnost
slubenog akta, odnosno spisa.
Uporaba peata i iga propisana je Zakonom o dravnom peatu Republike Hrvatske
(Narodne novine, br. 3/95.), Zakonom o peatima i igovima s grbom Republike Hrvatske
(Narodne novine, br. 33/95.) te Pravilnikom za primjenu Zakona o peatima i igovima s
grbom Republike Hrvatske (Narodne novine, br. 93/95.).
Osim peata i igova, subjekti, stvaratelji i primatelji akata rabe i tambilje. tambilji se
nabavljaju po odobrenju odgovorne osobe. tambilji mogu biti razliite veliine i raznih
oblika. Najee su pravokutnog oblika. Sadraj tambilja moe biti razliit, a osnovno je da
olakava i ubrzava rad, pa sadraj tambilja mogu biti razne klauzule, odobrenja itd. Osim
tambilja koji sadre razne tekstove koji se otiskuju na papir, rabe se i razni drugi tambilji,
npr. prijamni tambilj, daktilografski tambilj itd.

NOVI POJMOVI

Dokumentacija je cjelina svih dokumentacijskih i informacijskih resursa.

Dokument je svaki zapis koji sadrajem i strukturom ini cjelinu povezanih podataka.
Dokumentaristika je sluba koja se posebno bavi obradom dokumenata i podataka.
Peati su naprave okruglog oblika izraeni od gume ili drugog odgovarajueg materijala.
igovi su naprave okruglog oblika izraeni od metala ili drugog odgovarajueg materijala.

PITANJA I ZADATCI

1. to je dokumentacija, a to dokument?

2. to su dokumentacijske zbirke ili cjeline?

3. Gdje moemo pronai razliite informacije potrebne za rad?

4. Koristite li se osobnim raunalom za pronalaenje odreenih informacija?

5. Koja se sluba bavi prikupljanjem i obradom dokumenata?

6. to je elektronika isprava?
7. to je peat?
8. to je ig?

9. to je tambilj?

15

a
5. PISMENA I SUDIONICI U DOPISIVANJU

S pojmom i vrstama slubenog dopisivanja ve smo se susreli u uvodu. U uredskom do

pisivanju akt je pismeno kojim tijelo odluuje o predmetu postupka, odgovara na podnesak
stranke, odreuje, prekida ili zavrava neku slubenu radnju te obavlja slubeno dopisivanje
s drugim tijelima, odnosno pravnim osobama koje imaju javne ovlasti. Prema tome, slubeno dopisivanje obuhvaa sve vrste pismena, podnesaka, poziva, zapisnika, zakljuaka,
rjeenja i drugih akata.
U slubenom dopisivanju sudjeluju dva partnera: adresant (poiljatelj) i adresat (primatelj ili naslovnik).
Adresant je u pravilu tijelo uprave ili drugo dravno tijelo, struna sluba ili ustanova koja
izdaje i alje slubeni akt, a adresat je osoba koja ga prima. Adresati su fizike i pravne osobe.
U poslovnom dopisivanju adresant je gospodarska organizacija, trgovako drutvo, poduzetnik koji alje poslovno pismo, a adresat je druga gospodarska organizacija, trgovako
drutvo ili poduzetnik, pravna ili fizika osoba kojoj se alje poslovno pismo.
Da bi pismena bila sadrajno i oblikovno kvalitetna, trebale bi ih pisati struno obrazovane osobe. To su u slubenom dopisivanju referenti, a u poslovnom dopisivanju kore
spondenti. Svaki referent mora poznavati nadlenost tijela u kojem radi, pravne propise na
osnovi kojih se sastavlja i izdaje akt, te mora dobro poznavati uredsko poslovanje tehniki
rad sa spisima. Naravno, sloenije strune i pravne akte sastavlja visokoobrazovani kadar.
Korespondent mora poznavati pravila poslovnog dopisivanja te gospodarsku djelatnost organizacije u kojoj radi. Mora znati pisati na stroju, koristiti se osobnim raunalom kako bi na
temelju kratkih uputa dao, za organizaciju pravilan i koristan, odgovor na pismo. U dananje
vrijeme od korespondenata se trai i poznavanje stranih jezika.

NOVI POJMOVI

Akt je pismeno kojim se pokree, dopunjuje, mijenja, prekida ili dovrava neka slubena
radnja stvaratelja i primatelja akata.
Adresant je poiljatelj, a adresat je primatelj ili naslovnik.

Referenti izrauju slubene akte, a korespondenti poslovna pisma.

PITANJA I ZADATCI

16

1.

to je akt u smislu uredskog dopisivanja?

2.

to obuhvaa poslovno dopisivanje?

3.

Koja je namjena slubenog dopisivanja? Koja je namjena poslovnog dopisivanja?

4.

Tko je adresant, a tko adresat u slubenom dopisivanju?

5.

Tko je adresant, a tko adresat u poslovnom dopisivanju?

6.

Koje osobe izrauju slubene akte, a koje poslovna pisma?

a
6. NAELA DOPISIVANJA

Prilikom sastavljanja slubenih akata i poslovnih pisama treba se pridravati se nekih

naela kako bi se uredski rad obavio to bolje i efikasnije. To su: naelo ekonominosti,
tonosti, zakonitosti, pomoi neukoj stranci, jednolikosti, naelo usmenosti i pismenosti,
naelo uporabe jezika i pisma, naelo poslovnog i slubenog stila pisanja te naelo uvanja
slubene i poslovne tajne.
6.1. Naelo ekonominosti

Naelo ekonominosti zahtijeva da se u odreenom vremenu obavi to vie posla uz

to manje utroka vremena i sredstava. Naelo ekonominosti jest ope naelo koje je za
upravne stvari nalo i svoj pravni izraaj u Zakonu o opem upravnom postupku. Prema Zakonu tijelo mora voditi postupak brzo i sa to manje trokova i gubitka vremena za stranku
i druge osobe koje u njemu sudjeluju, ali tako da se pribavi sve to je potrebno za pravilno
utvrivanje injeninog stanja i za donoenje zakonitog i pravilnog rjeenja. Brzina i tednja
u radu postie se ponajprije eliminiranjem svih radnja koje su nepotrebne. Ovo naelo moe
se ostvariti ponajprije dobrom organizacijom rada i sposobnim kadrom, koje e svojim zna
njem i sposobnostima pojednostaviti postupak i izraditi kvalitetan akt. Brzina u radu ne ovisi samo o organizaciji, nego i o sredstvima rada (npr. osobnim raunalima) kojima tijelo
raspolae. Brzina rada postie se i uvoenjem tiskanica i tipizacijom akata i drugih pisama
za istovrsne poslove koji se svakodnevno pojavljuju gotovo u jednakom obliku. Tako, npr.,
postoje obrasci za razne pozive, zakljuke i rjeenja u slubenom dopisivanju, a u poslovnom dopisivanju postoje razni obrasci za narudbe, za ispostavu rauna itd.
Na brzinu rada utjeu i pravodobne upute za rad. Te upute u pravilu daje rukovoditelj.
Pri davanju uputa mogu se upotrebljavati razni grafiki znaci i kratice. Upute se obino piu
u neposrednoj blizini otiska prijamnog tambilja. Poeljno je da onaj tko daje uputu stavi uz
nju i svoj paraf (skraeni potpis).
6.2. Naelo tonosti

Naelo tonosti nalae da se akti (slubena i poslovna pisma) temelje na stvarnim i

njenicama i utvrenim okolnostima. Zakon o opem upravnom postupku govori da se
moraju utvrditi sve injenice i okolnosti koje su znaajne za rjeenje te se strankama mora
omoguiti ostvarivanje i zatita njihovih prava. Slubena osoba koja vodi postupak moe u
toku cijelog postupka upotpunjavati injenino stanje i izvoditi dokaze o onim injenicama
koje jo nisu utvrene ili iznesene u upravnom postupku. To e biti potrebno radi razja
njenja stvari, jer pravilnost odluivanja ovisi o pravilnoj spoznaji injenica i materijalnog
prava koje e biti primijenjeno. S gledita uredskog poslovanja, da bi se omoguila pravilna
primjena ovog naela, svi spisi, odnosno poslovna pisma o jednom predmetu, trebaju biti
u omotu kod osobe koja ih obrauje. Tako se evidencije vode na propisan nain, na osnovi
tono utvrenih okolnosti, injenica itd.

17

6.3.Naelo zakonitosti

Tijela, ustanove i druge pravne osobe koje postupaju u upravnim stvarima rjeavaju ih
na temelju zakona, drugih propisa dravnih tijela i na temelju opih akata ustanova koje one
donose na temelju javnih ovlasti. Pri voenju postupka tijela su duna strankama omoguiti
zatitu i ostvarivanje njihovih prava, vodei pritom rauna da ostvarivanje njihovih prava ne
bude na tetu prava drugih osoba ni u suprotnosti sa zakonom utvrenim javnim interesima. Dakle, svaki slubeni akt mora se temeljiti na zakonu.
S gledita uredskog poslovanja sav uredsko-tehniki rad te rad sa strankama mora se
odvijati u skladu s propisima, osobito Uredbom o uredskom poslovanju.
6.4. Naelo pomoi neukoj stranci

Svatko ima pravo na jednaku zatitu u postupku pred tijelom uprave. Ovo naelo jednakosti stranaka zahtijeva da se tijelo koje vodi postupak brine da neznanje i neukost stranke
i drugih osoba koje sudjeluju u postupku ne tete pravima koja im po zakonu pripadaju.
Slubena osoba duna je po potrebi upozoriti stranku na njezina prava i uputiti je na pravne
posljedice njezinih radnja ili propusta u postupku. Uredski radnici u okviru ovog naela
moraju upozoriti stranku na, npr., nedostatke u podnesku, uputiti je odgovarajuoj osobi
kako bi svoj zahtjev/podnesak mogla predati na zapisnik, a ako po podnesku koji stranka
predaje tijelu ne odluuje to tijelo, uputiti je odgovarajuem tijelu.
6.5. Naelo jednolikosti

Naelo jednolikosti nalae da, gdje god je to mogue, uredske poslove treba obavljati
jednoliko, tj. na jednak nain. Da bi se uredski poslovi mogli obavljati jednoliko, treba se
pridravati pravnih pravila sadranih u Uredbi o uredskom poslovanju te drugim pravnim
pravilima koja se odnose na uredske poslove, rad s aktima i dr. Naelo jednolikosti osobito
bi trebalo dobiti na znaenju pri obradi akata i voenju uredskih knjiga osobnim raunalom.
Bilo bi uputno da tijela uprave, ustanove i pravne osobe koje na osnovi zakona imaju javne
ovlasti primjenjuju pri radu isti program.
6.6. Naelo usmenosti i pismenosti

Zakon o opem upravnom postupku istie da stranke mogu svoje podneske predati tijelu neposredno, dakle usmeno, na zapisnik, pismeno ili ako nije drukije propisano, telegrafski. Zakonom o elektronikom potpisu propisano je da stranke svoje podneske mogu podnositi i elektronikim putem. Dakle, mogu na razliite naine poduzimati potrebne radnje
u postupku.
U poslovnom dopisivanju stranke esto komuniciraju usmeno, osobito kod ugovaranja
razliitih poslova, a u kasnijoj fazi tako ostvaren poslovni dogovor potvruju pismeno.
Koji e oblik komunikacije stranke izabrati, ovisi o njihovoj dispoziciji u svim onim sluajevima kad zakon ne trai izriito odreenu formu kao uvjet za nastanak valjane radnje.
S gledita uredskog poslovanja i dopisivanja, uredski radnici duni su u svojemu svakodnevnom radu primijeniti propise sadrane u Uredbi o uredskom poslovanju, koja posebno
ureuje rad sa strankama, naine podnoenja podnesaka itd.

18

6.7. Naelo uporabe jezika i pisma

Upravni postupak vodi se na jeziku i pismu koji su u slubenoj uporabi kod tijela kod
kojeg se vodi postupak. Pripadnicima svih naroda i manjina jami se sloboda sluenja njihovim jezikom i pismom u upravnom postupku, pod uvjetima utvrenim posebnim zakonom. Tako Zakon o opem upravnom postupku istie: ako se koje sasluanje obavlja
posredstvom tumaa, oznait e se na kojem je jeziku sasluani govorio i tko je bio tuma.
Uredski radnici, primjenjujui ovo naelo, duni su zaprimiti podnesak napisan na jeziku
i pismu nacionalne manjine te uputiti stranke da su svoje podneske dune prevesti na hrvatski jezik i latinino pismo.
Na podruju na kojem je, uz hrvatski jezik i latinino pismo, u ravnopravnoj slubenoj
uporabi jezik i pismo nacionalne manjine, uredski radnici i slubenici duni su poduiti
stranku o pravu uporabe jezika i pisma nacionalne manjine. Ako se stranka u postupku izjasni za jezik i pismo nacionalne manjine koji su u slubenoj uporabi, tijelo koje vodi postupak
duno je osigurati sudjelovanje stranke u postupku na jeziku i pismu kojim se slui nacional
na manjina, a otpravke akata dostaviti stranci, osim na hrvatskom jeziku i latininom pismu,
i na jeziku i pismu kojim se stranka u postupku sluila.
6.8. Naelo poslovnog i slubenog stila pisanja

Slubeni akti i poslovna pisma piu se na razliite naine, to je i razumljivo, jer je svrha
slubenog akta i poslovnog pisma razliita. Stoga u poslovnom dopisivanju imamo poslovni
stil, odnosno nain izraavanja misli, a u slubenom dopisivanju slubeni stil, odnosno nain
izraavanja misli.
Bez obzira na vrstu dopisivanja, misli moraju biti izraene kratko, jasno, tono, prirodnim
redoslijedom, pristojno, pravilno i ozbiljno.
O stilu, odnosno nainu pisanja slubenih akata, govori se u ovoj knjizi u poglavlju koje
se odnosi na slubeno dopisivanje.
6.9. Naelo uvanja slubene i poslovne tajne

Zakonom o zatiti tajnosti podataka (Narodne novine, br. 108/96.) utvreno je to se

smatra tajnim podatkom, koje vrste tajna imamo, oznaavanje tajnosti podataka, koje oso
be imaju ovlast utvrditi to se smatra tajnom te dunost uvanja tajne.
Tajna je podatak koji je zakonom, drugim propisom, opim aktom ili drugim aktom nad
lenog tijela donesenim na temelju zakona, odreen tajnim. Prema vrsti tajne podatci mogu
biti dravna, vojna, slubena, poslovna ili profesionalna tajna.
Subjekti, stvaratelji i primatelji akata, obavljajui svoje poslove, moraju uvati tajnost podataka koji su kao takvi oznaeni, bez obzira na to o kojem je radniku rije te koje poslove
obavlja. Osoba koja sazna bilo koju vrstu tajne, duna ju je po zakonu uvati.
uvanje slubene tajne moe biti u interesu javnosti, u interesu odreene osobe ili u
obostranom interesu.

19

a
NOVI POJMOVI

Naela dopisivanja jesu naelo ekonominosti, tonosti, zakonitosti, pomoi neukoj

stranci, jednolikosti, naelo usmenosti i pismenosti, naelo uporabe jezika i pisma, naelo poslovnog i slubenog stila pisanja te naelo uvanja slubene i poslovne tajne.
Tajna je podatak koji je zakonom, drugim propisom, opim aktom ili drugim aktom nad
lenog tijela donesenim na temelju zakona, odreen tajnim.

PITANJA I ZADATCI
1.

Navedi naela dopisivanja.

2.

to nalae naelo ekonominosti?

3.

Objasni naelo tonosti.

4.

to nalae naelo zakonitosti?

5.

Objasni naelo pomoi neukoj stranci.

6.

to nalae naelo jednolikosti?

7.

Na koji senain podnesci mogu podnositi? Na kojem jeziku i pismu?

8.

to je tajna?

20

DRUGI DIO: SLUBENO DOPISIVANJE

1. PISMENA ILI AKTI

Prilikom rada javnopravnih tijela koja rjeavaju u upravnim stvarima, nastaju raznovrsni
dopisi, pismena ili akti kojima se oni obraaju fizikim i pravnim osobama, ovisno o tome
kojim se slubenim poslovima ta tijela bave ili, kako smo ve nauili, to je tijelu stavljeno u
nadlenost.
Zato se ti dopisi nazivaju slubenim dopisima. Njima se trae podatci, daju se miljenja,
suglasnosti, prijedlozi te obavljaju razni drugi poslovi.
Ti dopisi ovisno o vrsti posla mogu biti:

dopisi vezani za upravni postupak

dopisi vezani za neupravni postupak.

Stoga razlikujemo slubene dopise u upravnom postupku i slubene dopise u neupravnom postupku. Slubeni dopis nije upravni akt. Upravni su akti rjeenja i zakljuci. O njima
emo posebno govoriti. Slubeni je dopis pisani sastav pismeno i akt koji moe biti dio
upravnog postupka, a moe mu i prethoditi.
Slubenim se dopisom pokree, dopunjuje, mijenja, prekida ili zavrava neka slubena radnja tijela. Sadraj tog dopisa, kao to vidimo, moe biti razliit. Prema tom sadraju
slubeni su dopisi dobili i posebne nazive: zamolnica, pournica, poziv, prijedlog itd.
Osnovna sadrajna jedinica u uredskom poslovanju tijela dravne uprave jest pismeno
(svaki pisani sastav kojim se pokree, dopunjuje, mijenja, prekida ili zavrava neka slubena
radnja i ima jednog poiljatelja, jedan datum i jednu formu).
Pismeno moe biti podnesak ili akt. U praksi i prilikom rada esto se te rijei rabe kao
istoznanice, pa se pod pismenom podrazumijeva i podnesak i akt.
Pismena moemo dijeliti:
a)

na ulazne i izlazne, ovisno o smjeru komunikacije

b) na inicijalne i odgovore, prema redoslijedu u predmetu

c)

na upravne i neupravne, prema vrsti postupka

d) na istopise i koncepte, prema fazi nastanka

e) na izvornike i kopije, prema dokaznoj vrijednosti

f)

na klasificirane i neklasificirane, prema dostupnosti.

Pismena se udruuju u vie osnovne sadrajne jedinice uredskog poslovanja, predmete

(skup pismena iji se sadraj odnosi na temu prvog pismena) i dosjee, koji su hijerarhijski
najvie sadrajne jedinice (osnovna jedinica razvrstavanja i odlaganja, a ini ih skup predmeta koji se odnose na istu materiju ili na istu pravnu ili fiziku osobu).

21

a
2. PODNESAK

Podnesak je pismeno kojim stranka pokree postupak, dopunjuje, mijenja svoj zahtjev,
odnosno drugo traenje ili od njega odustaje.
Pod podnescima razumijevamo zahtjeve, prijedloge, ispunjene obrasce, prijave, molbe,
albe, predstavke, prigovore, obavijesti, priopenja te druge podneske kojima se stranke
obraaju javnopravnim tijelima u vezi s odreenom stvari, razliitog sadraja prema kojem
su dobili poseban naziv.
Pod zahtjevom razumijevamo podnesak kojim se zahtijeva priznavanje nekog prava ili
pravnog interesa (npr. zahtjev za izdavanje osobne iskaznice).
Pod prijedlogom se razumijeva podnesak kojim se potie ili trai izvrenje neke radnje
(npr. prijedlog za povrat u prijanje stanje, prijedlog o obnovi postupka).
Prijava je podnesak kojim se javljaju neki podatci, dogaaji i sl. i trai ostvarivanje nekog
prava (npr. prijava boravka, promjena adrese stanovanja, nesree na radu).
Pod molbom razumijevamo podnesak kojim tijelo molimo neto, a hoe li biti udovo
ljeno zamolbi, ovisi o ocjeni tijela (npr. zamolba za ponovnim polaganjem ispita, dodjelom
socijalne pomoi).
alba je podnesak redovni pravni lijek koji stranka ulae protiv donesenoga upravnog
akta (rjeenja, a iznimno i protiv zakljuka kojim je nezadovoljna).
Osim ovih ima i drugih vrsta podnesaka, a za sve je zajedniko da ih pojedinci ili pravne
osobe, odnosno organizacije, upuuju organima uprave, ustanovama i drugim pravnim
osobama radi rjeavanja poslova koje ta tijela obavljaju, tj. koji su u njihovoj nadlenosti.

NOVI POJMOVI

Pismena su raznovrsni dopisi ili akti kojima se nadlena tijela obraaju fizikim i pravnim
osobama.
Podnesak je pismeno kojim stranka pokree postupak, dopunjuje, mijenja svoj zahtjev
odnosno drugo traenje ili od njega odustaje. Podnesak je osnovna sadrajna jedinica u
uredskom poslovanju.
Pod podnescima razumijevamo zahtjeve, prijedloge, ispunjene obrasce, prijave, molbe,
albe, predstavke, prigovore, obavijesti, priopenja te druge podneske kojima se stranke
obraaju javnopravnim tijelima u vezi s odreenom stvari, razliitog sadraja prema kojem su dobili poseban naziv.
Predmet je skup pismena i osnovna sadrajna jedinica uredskog poslovanja.

Dosje je skup predmeta koji se odnose na istu materiju ili na istu pravnu ili fiziku osobu.

22

PITANJA I ZADATCI
1.

Na koje vrste moemo podijeliti pismena?

2.

Kakvi dopisi mogu biti s obzirom na vrstu posla?

3.

Koje su osnovne sadrajne jedinice uredskog poslovanja?

4.

Kakav je hijerarhijski odnos izmeu sadrajnih jedinica?

5.

to je podnesak?

6.

Koje vrste akata razumijevamo pod podneskom?

7.

Po emu se podnesci meusobno razlikuju?

8.

to je zahtjev?

9.

to je alba?

23

a
3. RJEENJE

Subjekti, stvaratelji i primatelji akata donose pravne akte meu kojima se osobito istiu
rjeenja. Iz rjeenja se mora vidjeti koje je tijelo donijelo rjeenje, na koje se subjekte ono
odnosi te o kojem se predmetu radi.
Da bi rjeenje bilo pravilno i zakonito, potrebno je:

da tijelo ima ovlast za donoenje rjeenja

da je rjeenje doneseno nakon provedenog zakonom propisanog postupka
da je u postupku pravilno i tono utvreno injenino stanje
da je materijalno-pravni propis pravilno primijenjen
da je rjeenje pravilno oblikovano i ima sve dijelove propisane zakonom.
Pravila o postupku pri izdavanju razliitih vrsta rjeenja sadrana su u Zakonu o opem
upravnom postupku i u pravilu se primjenjuju i vrijede za veinu sluajeva, odnosno predmeta.
Posebni upravni postupci primjenjuju se i vrijede samo za odreene upravne grane ili
za pojedine vrste upravnih stvari, npr. porezne stvari, mirovinsko osiguranje itd. Pravila tih
postupaka nisu cjelovita, pa se i na njih primjenjuju odgovarajue odredbe Zakona o opem
upravnom postupku.
Prema izloenom, subjekti, stvaratelji i primatelji akata donose rjeenja nakon provedenoga upravnog postupka ili odgovarajuih postupaka. No oni donose i rjeenja o stvarima
koje nisu predmet upravnog postupka, pa se on i ne provodi.
Stoga razlikujemo:

rjeenje u upravnom postupku

rjeenje u neupravnom postupku.

3.1. Rjeenje u upravnom postupku

U upravnom postupku donose se dva pravna akta: rjeenje i zakljuak. Rjeenje u upravnom postupku jest formalni pravni akt kojim se autoritativno odluuje o stvari koja je
predmet postupka, pravima, obvezama ili pravnim interesima fizikih i pravnih osoba.
Rjeenje donosi nadleno tijelo uprave, odnosno ustanove, a pravne osobe koje imaju
javna ovlatenja rjeenje donose samo u stvarima koja se odnose na tu ovlast.
Rjeenje se redovito donosi pismeno, a iznimno se moe donijeti i usmeno, i to samo u
sluajevima predvienim zakonom, a i tada se mora izdati pismeno rjeenje.
Tijelo donosi rjeenje na osnovi injenica utvrenih u postupku. Osoba ovlatena za
voenje upravnoga postupka sastavit e i potpisati nacrt rjeenja, ako sama nema ovlast da
donese rjeenje, te e podnijeti nacrt rjeenja tijelu koje ima ovlast za donoenje rjeenja.
Rjeenje u upravnom postupku moe donijeti i kolegijalno tijelo, mogu ga donijeti dva
ili vie tijela, a moe se donijeti i uz prethodnu suglasnost drugog tijela, kao i uz suglasnost
drugog tijela.

24

Ako rjeenje donosi kolegijalno tijelo, ono ga moe donijeti (rjeavati) kad je nazono
vie od polovine njegovih lanova, a rjeenje donosi veinom nazonih lanova, ako zakonom ili drugim propisom nije odreena naroita veina. Rjeenje se izdaje u ovjerovlje
nom prijepisu, a potpisuje ga predsjedajui tijela.
Ako rjeenje donose dva ili vie tijela, svako od njih duno je rijeiti o toj stvari. Ta e se
tijela sporazumjeti koje e od njih izdati rjeenje, navodei u njemu akt drugog tijela.
Ako tijelo rjeava uz prethodnu suglasnost drugog tijela, rjeenje moe donijeti poto je
drugo tijelo dalo suglasnost.
Ako tijelo rjeava u suglasnosti s drugim tijelom, tijelo koje donosi rjeenje sastavlja ga i
alje sa spisima predmeta na suglasnost drugom tijelu koje moe dati suglasnost potvrdom
na samom rjeenju ili posebnim aktom. U takvom sluaju rjeenje je doneseno kad je drugo
tijelo dalo suglasnost, a smatra se kao akt tijela koje ga je donijelo.
Rjeenje se moe donijeti i uz prethodno pribavljeno miljenje, potvrdu ili odobrenje
drugog tijela i moe se izdati tek po pribavljenom miljenju, potvrdi ili odobrenju.
U upravnom postupku vrijedi naelo dvostupnjevitosti, to znai da o svakoj upravnoj
stvari rjeenje donosi prvostupanjsko tijelo, a samo ako je uloena alba, predmet razmatra i
rjeava drugostupanjsko tijelo, ako zakonom alba nije iskljuena. Dakle, razlikujemo prvo
stupanjsko i drugostupanjsko rjeenje.
Zakonom o opem upravnom postupku, osim potpunog rjeenja, predvieno je da
rjeenje moe biti:

djelomino kad se o jednoj stvari rjeava u vie toaka, a samo su neke dozrele
za rjeavanje, a svrsishodno je o njima rijeiti posebnim rjeenjem, nadleno tijelo
moe donijeti rjeenje samo o tim tokama
dopunsko ako nadleno tijelo nije rjeenjem odluilo o svim pitanjima koja su bila
predmet postupka, donijet e rjeenje o pitanjima koja nisu bila obuhvaena ve
donesenim rjeenjem, i to na prijedlog stranke ili po slubenoj dunosti
privremeno kojim se ureuju sporna pitanja ili odnosi na osnovi podataka koji
postoje u trenutku njegova donoenja, ako je to prema okolnostima sluaja neop
hodno, a prije okonanja postupka.

Rjeenje moe biti konano, pravomono i ovrno.

Konano rjeenje jest ono protiv kojega nema redovnoga pravnog lijeka ili je pravni
lijek iscrpljen.
Pravomono rjeenje jest ono protiv kojega se ne moe uloiti alba ni tubom
pokrenuti upravni spor.
Izvrno rjeenje jest ono koje se moe ostvariti prinudnim putem.

Ovjerovljen prijepis rjeenja

Zakonom o opem upravnom postupku propisano je da se rjeenja strankama mogu

izdavati u izvorniku i u ovjerovljenom prijepisu. Ako se rjeenje izdaje u ovjerovljenom
prijepisu, postupa se isto kao i kad se izdaje slubeni dopis u ovjerovljenom prijepisu.

25

3.2. Zakljuak u upravnom postupku

Dok se rjeenjem odluuje o glavnoj stvari, predmetu upravnog postupka, zakljukom

se odluuje:

o pitanjima koja se tiu samog postupka

o pitanjima koja su kao sporedne pojave u svezi s voenjem postupka, a koja se ne

rjeavaju rjeenjem.

Zakljuak donosi slubena osoba koja obavlja onu radnju u postupku pri kojoj se pojavilo pitanje koje je predmet zakljuka, ako nije drukije odreeno Zakonom o opem upravnom postupku ili nekim drugim propisom.
Zakljuak se priopuje zainteresiranim osobama usmeno, a napismeno se izdaje:

kad to stranka zatrai

kad je to nuno radi pravilnog voenja postupka.

Ako se zakljukom nalae izvrenje neke radnje, odreuje se i rok u kojem se radnja ima
izvriti.
Osim zakljuaka u upravnom postupku, postoje i zakljuci u neupravnom postupku.

Sastavni dijelovi pismenog zakljuka u upravnom postupku jesu: zaglavlje, uvod, naziv
akta, dispozitiv, obrazloenje, uputa o pravnom lijeku te zavretak, oznaka privitka, naina
otpreme, adresa naslovnika, oznaka funkcije, ime i prezime osobe koja ima ovlast za potpisivanje zakljuka, njezin potpis i otisak slubenog peata.
Dakle, zakljuak u upravnom postupku ima jednake sastavne dijelove kao i rjeenje u
upravnom postupku.
Zaglavlje zakljuka koje se pismeno izdaje stranci ima jednake dijelove kao i zaglavlje
rjeenja. Ako se zakljuak evidentira u zapisniku ili kao slubena zabiljeka u spisu, nema
zaglavlja.
Uvod (preambula) zakljuka sastoji se od naziva tijela koje donosi zakljuak, pravnog
propisa na osnovi kojeg se donosi te oznaku predmeta postupka. Ako se zakljuak evidentira zapisniki ili kao slubena zabiljeka u spisu, uvod zakljuka ne pie se.
Naziv zakljuak pie se spacionirano u sredini akta, a rije zakljuak istie se i kod evidentiranja zakljuka u zapisniku, kao i u slubenoj zabiljeci u spisu.
Naziv zakljuak pie se verzalom u sredini akta, a rije zakljuak istie se i kod evidentira
nja zakljuka u zapisniku, kao i u slubenoj zabiljeci u spisu.
Dispozitiv je najvaniji i bitan dio zakljuka. Mora biti kratak, odreen i jasan. Zakljukom se, kao to je ve reeno, odluuje o pitanjima koja se odnose na postupak (npr. zak
ljuak o izuzeu slubene osobe) ili se nalae izvrenje neke radnje u odreenom roku.
Obrazloenje. Zakljuak protiv kojeg nije doputena alba ne mora imati pismeno
obrazloenje, ali se ono ipak preporuuje.
Ako se obrazloenje pie, ono mora biti kratko i u njemu treba uglavnom navesti pravne
razloge zbog kojih je donesen zakljuak.

26

Obrazloenje zakljuka moe se stilizirati zajedno s dispozitivom, osobito ako je kratko.

Ako se zakljuak sastavlja i registrira na zapisnik ili kao zabiljeka u spisu, obrazloenje se
sastoji od svega nekoliko rijei i povezuje se s dispozitivom.
Uputa o pravnom lijeku. Protiv zakljuka ne moe se izjaviti alba. Zakljuak se moe
pobijati albom protiv rjeenja kojim se rjeava o upravnoj stvari.
Zavretak zakljuka. Ako se zakljuak sastavlja i izdaje stranci, zavretak zakljuka jednak je kao i u rjeenju.
Ako se zakljuak sastavlja na zapisnik ili kao zabiljeka u spisu, tada se osoba koja ima
ovlast da potpie zakljuak potpisuje u zapisniku, odnosno zabiljeci, uz oznaku datuma.
3.3. Rjeenje u neupravnom postupku

Subjekti, stvaratelji i primatelji akata koji na osnovi zakona imaju ovlast za donoenje
rjeenja ne izdaju rjeenja samo u upravnom postupku, nego i rjeenja u neupravnom postupku. Rjeenjima u neupravnom postupku ne rjeavaju se upravne stvari, pa se na njih ne
primjenjuju odredbe Zakona o opem upravnom postupku. Ta su rjeenja raznovrsna i raz
liitog sadraja, razliitih oblika, a nisu regulirana nekim opim pravilima.
Rjeenja u neupravnom postupku gotovo je nemogue usustaviti jer su poslovi subjekata, stvaratelja i primatelja akata raznovrsni. Primjera radi, moemo navesti neke poslove kojima se ti subjekti bave i donose rjeenja u neupravnom postupku:

o imovinskim poslovima, npr. nabavi osnovnih sredstava, otpisu dotrajalih predmeta, ugovaranju radova, popravaka itd.

o unutarnjim ustrojstvenim poslovima, npr. povjerensta komisije za utvrivanje

tete od elementarnih nepogoda, imenovanju povjerensta za izradu nacrta statuta
ili nekog drugog akta itd.

o izbornim poslovima, npr. raspisivanju izbora, imenovanju izbornog povjerenstva,

birakih mjesta itd.

NOVI POJMOVI

Rjeenje u upravnom postupku jest formalni pravni akt kojim se autoritativno odluuje
o stvari koja je predmet postupka, pravima, obvezama ili pravnim interesima fizikih i
pravnih osoba.
Rjeenje u neupravnom postupku jest akt kojim se ne rjeavaju upravne stvari, pa se
na njih ne primjenjuju odredbe Zakona o opem upravnom postupku.
Zakljukom u upravnom postupku odluuje se o pitanjima koja se tiu samog postupka i pitanjima koja se kao sporedna pitanja pojave u svezi s voenjem postupka, a koja
se ne rjeavaju rjeenjem.

27

PITANJA I ZADATCI

1. to je potrebno da bi rjeenje bilo pravilno i zakonito doneseno?

2.

to je rjeenje?

3.

Koja tijela mogu donositi rjeenja?

4.

Na osnovi ega se donosi rjeenje?

5.

Kada je doneseno rjeenje koje donosi kolegijalno tijelo?

6.

to znai izraz prethodna suglasnost, a to znai izraz uz prethodnu suglasnost?

7.

Koje su vrste postupaka u tijelima s javnim ovlastima?

8.

Koje naelo s obzirom na stupnjevitost vrijedi u upravnom postupku?

9.

Kada se donosi drugostupanjsko rjeenje?

10. to je djelomino rjeenje, a to dopunsko i privremeno?

11. Koje je rjeenje konano, koje pravomono, a koje ovrno?

28

TREI DIO: SPISOVODSTVO

1. POJAM

Uredskim poslovanjem nije obuhvaena sva dokumentacija koja nastaje u poslova

nju nekog stvaratelja, ve samo onaj dio koji se odnosi na slubeno uredovanje s drugim
pravnim i fizikim subjektima. Znaajne dokumentacijske cjeline, kao to su raunovodstvena dokumentacija, zapisnici strunih i poslovodnih tijela, razna druga struna i ostala dokumentacija, ostaju izvan sustava uredskog poslovanja.
Po Pravilniku o zatiti i uvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva takvo se
gradivo vodi u Zbirnoj evidenciji gradiva, popisu sveukupne dokumentacije koju stvaratelj
posjeduje.
Dok pisarnica vodi evidenciju o ukupnoj slubenoj komunikaciji koja prolazi kroz ured
sko poslovanje, a pismohrana evidenciju ukupne dokumentacije u pismohrani, tek sustav
upravljanja dokumentacijom, odnosno spisovodstvo, osigurava potpunu informaciju o
ukupnoj dokumentaciji pojedinog stvaratelja, od nastanka spisa do njegovog vrednovanja,
tj. postupka odabiranja i izluivanja.
Spisovodstvo bismo mogli definirati kao cjelovit sustav upravljanja informacijskim i dokumentacijskim resursima u organizaciji. Cjelovitost se izvodi iz ukupnosti poslovnih funkcija stvaratelja i obuhvaa cjelovitu dokumentaciju stvaratelja.

29

a
2. MEUNARODNA NORMA ISO 15489

Meunarodna organizacija za standardizaciju (ISO) godine 2001. donijela je meunarodni standard za upravljanje dokumentima ISO 15489. Norma ISO 15489 Upravljanje spisima
posebnu panju daje spisovodstvenom sustavu kao onoj funkciji koja bi trebala omoguiti
to uinkovitije upravljanje spisima, odnosno posebnu panju daje obavljanju poslova javnopravnih tijela, tijela uprave, odnosno stvarateljima i primateljima akata. Osim tehnikih
preduvjeta, norma utvruje postupke i znanja koja moraju ispuniti slubene osobe pri
obavljanju svoje slube, dajui posebnu vanost spisovoi, koji bi morao u svakom trenutku
znati gdje se nalazi odreeni dokument, spis, bez obzira na to komunicira li tijelo elektronskim putem ili klasinim pismenim oblicima, meusobno ili sa strankama.
2.1.Svojstva koja mora imati spisovodstveni sustav

Prema Normi ISO 15489 spisovodstveni sustav mora sadravati odreena svojstva:

pouzdanost treba biti u stanju trajno i redovno funkcionirati

integritet mora biti potpun i neizmjenjiv
sukladnost ureen sukladno propisima i normama
cjelovitost mora obuhvatiti cjelokupno poslovanje
sustavnost mora biti kontinuiran i rutinski.

2.2. Spisovodstvene funkcije

Sustav upravljanja spisima treba u cjelini obuhvatiti sljedee spisovodstvene funkcije,

odnosno poslove u upravljanju spisima:
1. utvrivanje politike i programa upravljanja spisima

2. oblikovanje, uvoenje i odravanje spisovodstvenog sustava

3. odreivanje koji spisi i dokumentacija trebaju nastati
4. odreivanje rokova uvanja

5. utvrivanje evidencijskog sustava

6. zaprimanje spisa u sustavu za upravljanje spisima

7. evidentiranje i opis

8. organizacija i klasifikacija spisa

9. upravljanje dokumentacijskim ciklusom

10. pohrana i uvanje spisa

11. pristup i uporaba spisa

12. odluka i postupak sa spisima po isteku roka uvanja

13. dokumentiranje postupaka u upravljanju spisima
14. nadzor i praenje sustava za upravljanje spisima.

30

Svaka od ovih spisovodstvenih funkcija predvia vie aktivnosti. Veina navedenih spi
sovodstvenih funkcija obraena je u poglavljima ovog prirunika. Meu navedenim spi
sovodstvenim funkcijama nuno je posebno istaknuti neke koje nisu detaljnije obraene.
Utvrivanje politike i programa upravljanja spisima. Cilj je ove politike utvrditi mjesto i ulogu u ukupnom poslovanju i organizaciji rada. Politikom upravljanja spisima treba
utvrditi, odnosno raspodijeliti zadae i odgovornosti unutar organizacije: koje je mjesto i
zadaa uprave, tko snosi odgovornost za sustav u cjelini, za njegovo stanje i uinke, tko i
kako obavlja pojedinane spisovodstvene poslove i funkcije, kako radnici trebaju postupati
pri izradi i rukovanju spisima, tko je odgovoran za izradu postupkovnika i osposobljavanje
za njegovu primjenu. Nije dovoljno samo izraditi odreene akte, pravilnike, ve je nuno s
njima upoznati sve radnike koji su u doticaju sa spisima.
Oblikovanje, uvoenje i odravanje spisovodstvenog sustava. Sustav upravljanja
spisima ine norme i pravila, osoblje, mjere i postupci. Rjeenjem o unutarnjem ustroju
utvruje se unutarnja organizacija. Da bi ona bila pravilna, potrebno je obaviti, u skladu s
Normom ISO 15489 Upravljanje spisima, neke predradnje, korake koji e omoguiti dobro
postavljenu unutarnju organizaciju, koja e pritom voditi rauna o svim segmentima poslovanja u pravnoj osobi.
Ti su koraci sljedei:

1. Prethodno istraivanje radi shvaanja konteksta u kojem organizacija djeluje i uoavanje svih imbenika koji utjeu na stvaranje dokumenata.

2. Analiza poslovne aktivnosti pojasnit e veze izmeu poslovnih funkcija organizacije i dokumenata koje ona stvara. Rezultat moe biti dokumentacija koja opisuje
poslovne procese, klasifikacijska shema koja prikazuje funkcije i aktivnosti ili neki drugi prikaz poslovnih procesa. Ovaj korak moe pomoi u izradi liste s rokovima uva
nja.
3. Identifikacija potreba za dokumentima utvruje potrebu organizacije da stvara i
uva dokumente o svojoj poslovnoj aktivnosti.

4. Procjena postojeih sustava jest korak koji uoava slabosti spisovodstvenih sustava.
5. Identifikacijom strategija za zadovoljavanje zahtjeva spisovodstvenog sustava
nastaju standardi, preporuke i druge vrste dokumentacije koje reguliraju naine kako
e dokumenti nastajati, biti zahvaeni sustavom, kako e se upotrebljavati i uvati.

6. U oblikovanju spisovodstvenog sustava prethodni se korak uobliuje u sustav koji

zadovoljava zahtjeve predviene treim korakom.
7. Primjena sustava jest korak kojim u velikoj mjeri treba izbjei ometanje normalnog
obavljanja poslovnih funkcija organizacije.
8. Provjera poslije primjene podrazumijeva analizu uinkovitosti radi uklanjanja
nepravilnosti.

Ova provjera bit e korisna za daljnje unapreenje sustava, a posebno za njegovo odravanje. Sustav je potrebno stalno unapreivati radi prilagoavanja stalnim promjenama u
nainu poslovanja.

31

a
NOVI POJMOVI

Spisovodstvo je sustav upravljanja spisima.

Norma ISO 15489 jest meunarodni standard za upravljanje spisima.

PITANJA I ZADATCI

32

1.

to je spisovodstvo?

2.

Koja je razlika izmeu uredskog poslovanja i spisovodstva?

3.

Koji meunarodni standard definira spisovodstvo?

4.

Opii korake u oblikovanju spisovodstvenog sustava.

5.

Na koji se nain odrava spisovodstveni sustav?

ETVRTI DIO: UREDSKO POSLOVANJE

1. PISARNICA

Subjekti, stvaratelji i primatelji akata uredske poslove obavljaju, u pravilu, u posebno

organiziranoj slubi pisarnici.
Uredsko poslovanje obavlja se iznimno i u onim unutarnjim ustrojbenim jedinicama koje
vode posebne urudbene zapisnike, odnosno upisnike predmeta upravnog postupka ili
imaju odgovarajue baze dokumenata u sluaju da poslove obavljaju osobnim raunalom,
a nalaze se u sastavu tijela ili im je sjedite izvan sjedita tijela uprave.
U kojoj e se mjeri uredsko poslovanje odvijati u pisarnici, a u kojoj mjeri u unutarnjim
ustrojbenim jedinicama, ovisi o vrsti poslova i organizaciji rada u tijelu. Zbog toga propise
o uredskom poslovanju moraju poznavati ne samo radnici koji rade u pisarnici. nego i drugi
radnici jer se, rjeavajui odreeni predmet, moraju pridravati, uz ostale propise, i Uredbe
o uredskom poslovanju da bi kvalitetno obavili svoj posao i da bi mogli izdavati naloge pi
sarnici u vezi sa spisom.
U pisarnici se obavljaju ovi poslovi:

primanje i pregled akata i drugih poiljaka

razvrstavanje i rasporeivanje akata

upisivanje i dostavljanje akata u rad

administrativno-tehnika obrada akata

otpremanje akata

stavljanje predmeta u pismohranu i uvanje.

Radom pisarnice neposredno rukovodi odreeni radnik, koji je odgovoran za njezin rad.
Pisarnica moe imati vie radnika koji obavljaju uredske poslove, to ovisi o veliini tijela i
obujmu poslova. Kod tijela u kojem je uredsko poslovanje manjeg obujma, poslove pisarnice moe obavljati odreeni radnik uz druge poslove.
Prostorije pisarnice u pravilu se nalaze u prizemlju, vidljivo oznaene, blizu ulaza u tijelo
kako bi bile lako pristupane strankama.
Prema vrsti posla koji se u njoj obavlja, pisarnica moe biti organizirana na odjeljke, a
rukovoditelj tijela utvruje koje poslove e obavljati pojedini radnici pisarnice.
Glavni odjeljci u veoj pisarnici jesu: prijamni ured, prijepis, otprema, dostavni ured i
pismohrana.
Prijamni ured jest odjeljak u kojem se svi podnesci i drugi spisi naslovljeni na tijelo predaju,
preuzimaju i upisuju u uredske knjige.
Prijepis (daktilografski ured) jest odjeljak u kojem se piu, prepisuju u istopis prilozi, kopije
i drugi spisi, prima diktat, sravnjuje (usporeuje) sve to je prepisano. Ako se akti u tijelu

33

obrauju osobnim raunalom, u ovom se odjeljku mogu unositi u bazu dokumenata

pomou terminala prijepisi izvornog teksta ili saetci. Kad se unose saetci, izvornik se
snima na mikrofilm koji se posebno pohranjuje, odvojeno od izvornika.

Otprema je odjeljak u kojem se rijeeni, odobreni i prepisani spisi i privitci moraju srediti te
otpremiti. Putem ove slube iz tijela izlaze svi akti. Stoga radnik koji radi na poslovima
otpreme mora pregledati spis, uputu za pisarnicu, istopise, otpravke, privitak i ostalo te
utvrditi je li sve u redu. Potom treba ispisati sve omotnice i dostavnice, ako to nije uinila
sluba prijepisa, te ih upisati u odgovarajue evidencije i otpremiti.
Dostavni ured, koji postoji u veim tijelima, obavlja poslove uruivanja ili dostavljanja
poziva i drugih akata naslovnicima. Dostava se vri putem dostavnog ureda (slube) ako
pozive i druge akte treba hitno uruiti drugim organima, ustanovama ili pravnim osobama te fizikim osobama u mjestu sjedita tijela.
Pismohrana (arhiv, registratura) jest odjeljak pisarnice gdje se uvaju zavreni predmeti,
urudbeni zapisnici, upisnici predmeta upravnog postupka, druge uredske knjige i evidencije te ostali materijali, kao i dokumenti na magnetnom i mikrofilmskom mediju do
predaje nadlenom arhivu ili do njihova izluivanja (unitenja).

NOVI POJMOVI

Pisarnica je posebno organizirana sluba za uredske poslove.

PITANJA I ZADATCI
1.

to je pisarnica?

2.

Koji se poslovi obavljaju u pisarnici?

3.

Koji su glavni odjeljci u veoj pisarnici?

34

a
2. OSNOVNI POJMOVI O UREDSKOM POSLOVANJU

Rije akt latinskog je podrijetla i ima viestruko znaenje. To moe biti in, djelo, crte
nagog ljudskog tijela itd., ali u uredskom poslovanju akt je pismeno kojim tijelo odluuje
o predmetu postupka, odgovara na podnesak stranke, odreuje, prekida ili zavrava neku
slubenu radnju te obavlja slubeno dopisivanje s drugim tijelima, odnosno pravnim osobama koje imaju javne ovlasti.
S obzirom na dostupnost sadraja, akti ili pismena su obini, povjerljivi i strogo povjer
ljivi, a s obzirom na redoslijed u rjeavanju redovni i hitni.
Sadraj pismena ili akata oznaenih odreenim stupnjem povjerljivosti pristupaan je
samo odreenom krugu osoba. Otvara ga rukovoditelj tijela uprave ili radnik kojeg on za to
pismeno ovlasti.
Ako se akti oznaeni odreenim stupnjem povjerljivosti primaju putem osobnog
raunala, pregled tih akata moe obavljati samo radnik koji za to ima dozvolu rada. Dozvola rada jest pisani akt rukovoditelja tijela kojim ovlauje odreenog radnika da pomou
odreene zaporke, koju mu usmeno priopava, pristupi bazi dokumenata (podataka) u kojoj su pohranjeni podatci oznaeni odreenim stupnjem povjerljivosti.
Povjerljivi i strogo povjerljivi akti ili pismena upisuju se u posebne uredske knjige.
Vode se i uvaju odvojeno od ostalih knjiga.
Hitni akti ili pismena jesu oni koji su po propisima hitni, ili su vezani za rok, ili ih je takvima oznaio rukovoditelj tijela. I brzojavi se smatraju hitnim spisima. Hitni se spisi oznaavaju kao takvi u uredskom poslovanju, pa se u gornjem desnom uglu primljenog spisa istie
oznaka hitnosti. To se moe uiniti tako da rukovoditelj napie rok do kojega akt rijeiti, npr.
Danas: 28. 10. 2015., ili Rok do 5. 12. 2015., ili HITNO.
Redovni akti ili pismena rjeavaju se prema redoslijedu kako su pristizali u tijelo.

Prilog je pisani sastav (tabela, grafikon, crte i sl.) ili fiziki predmet koji se dostavlja uz
akt radi dopune, objanjenja ili dokazivanja sadraja akta
Dokument je svaki podatak, odnosno svaki napisani, umnoeni, nacrtani, slikovni,
tiskani, snimljeni, magnetni, optiki, elektroniki ili bilo koji drugi zapis podatka, fiziki predmet, priopenje ili informacija koji sadrajem i strukturom ini raspoznatljivu i jednoznano
odreenu cjelinu povezanih podataka.
Spis (predmet) jest skup svih akata i dokumenata koji se odnose na isto pitanje ili zadatak i ine posebnu cjelinu. Osim ovog znaenja, u uredskom dopisivanju predmet oznaava i kratku, saetu oznaku sadraja nekog akta te se upisuje u urudbeni zapisnik.
Dosje je skup predmeta koji se odnose na istu materiju ili na istu pravnu ili fiziku osobu.
Tako, npr., svaki radnik ima svoj dosje u kojem se nalaze svi akti koji se odnose na njega, npr.
ugovor o radu, rjeenje o godinjem odmoru itd.
Fascikl je skup vie dosjea iste djelatnosti unutar podgrupe koji se poslije zavrenog
postupka uvaju sreeni u istom omotu (kutiji, koricama i dr.).
Elektronika isprava jest isprava ureena posebnim propisima.
Pismeno je podnesak ili akt.

35

a
NOVI POJMOVI

Akt je svaki pisani sastav kojim se pokree, dopunjuje, mijenja, prekida ili zavrava neka
slubena radnja pred dravnim tijelom.
Dokument ine akti i privitci koji se odnose na isto pitanje ili zadatak.

Predmet je skup svih akata i dokumenata koji se odnose na isto pitanje ili zadatak.

Dosje je skup predmeta koji se odnose na istu materiju ili na istu pravnu ili fiziku osobu.
Fascikl je skup vie dosjea iste djelatnosti koji se uvaju sreeni u istom omotu.
Elektronika isprava jest isprava ureena posebnim propisima.

PITANJA I ZADATCI

36

1.

to je akt?

2.

to je prilog?

3.

to je dokument?

4.

to je predmet?

5.

to je dosje?

6.

to je fascikl?

a
3. PRIMANJE I PREGLED AKATA I DRUGIH POILJAKA

Primanje akata i drugih poiljaka (podnesaka, novanih pisama, paketa, brzojava i sl.)
obavlja se, u pravilu, na odreenom mjestu u pisarnici.
Kao to smo ve naglasili, uredski poslovi mogu se obavljati iznimno i u ustrojbenim
jedinicama koje vode urudbeni zapisnik, odnosno upisnik predmeta upravnog postupka,
osobito ako im je sjedite izvan sjedita tijela. Te ustrojbene jedinice primaju akte u tim je
dinicama. Prima ih radnik koji je posebno za to ovlaten.
Poiljke se primaju u redovno radno vrijeme. Izvan radnog vremena, kao i u dane kad
tijelo uprave, ustanove ili druge pravne osobe ne radi, poiljke prima deurni radnik, ako je
organizirana deurna sluba. Takva se poiljka upisuje u knjigu deurstva i predaje prvog
radnog dana voditelju pisarnice, odnosno urudbenog zapisnika, ako nije drukije odreeno.
Poiljke se mogu primati neposredno od stranaka, od potanske slube i od dostavljaa.

3.1. Osobna ili neposredna dostava

Poiljke se mogu predati tijelu osobno u zatvorenoj ili otvorenoj omotnici, putem potanske slube te usmeno na zapisnik.
Ako je poiljka zatvorena, a primatelj nije ovlaten da je otvori, pregledat e samo omotnicu. Na omotnicu, ako je sve u redu, stavit e otisak prijamnog tambilja u kojem e upisati
datum i vrijeme primitka, a u knjigu primljene pote upisat e primitak poiljke. Ako je potrebno potvrditi primitak akta, radnik ovlaten za primanje akata i drugih poiljaka, prijam
e odmah potvrditi datumom, potpisom i slubenim peatom, a dostavnicu odmah vratiti
poiljatelju.
Preporuene poiljke, novana pisma te poiljke iji se prijam potvruje podnositelju
evidentiraju se u knjigu primljene pote. Obine poiljke ne evidentiraju se u knjigu prim
ljene pote.
Putem knjige primljene pote radnik ovlaten za prijam predat e poiljku radniku
ovlatenom da otvori poiljku. Radnik koji je ovlaten da otvara poiljku nee otvoriti onu
poiljku na ijoj je omotnici pokraj naziva tijela oznaeno osobno ime slubene osobe ili rukovoditelja. Takva se poiljka putem knjige primljene pote predaje osobno osobi oznaenoj
na omotnici.
Ako tijelo uprave, ustanova ili pravna osoba nisu nadleni za primanje akta, jer se oigledno ne odnosi na to tijelo, radnik koji neposredno prima akt vratit e omotnicu podno
sitelju i uputiti ga nadlenom tijelu.
Stranke mogu svoje akte, podneske i druge poiljke predavati tijelu i bez omotnice, tj.
kao otvorene poiljke.
Ako radnik ovlaten za primanje utvrdi da je podnesak adresiran na tijelo, a oigledno
je da se ne odnosi na to tijelo, vratit e podnesak podnositelju i uputiti ga gdje se nalazi
adresant.

37

Ako tijelo uprave nije nadleno za rjeavanje podneska, radnik koji neposredno prima
akt upozorit e na to podnositelja i uputiti ga nadlenom tijelu. Ako podnositelj inzistira
da se njegov podnesak primi, radnik ga je duan primiti, s tim da e na kraju akta staviti
zabiljeku o upozorenju. Na takav podnesak tijelo e donijeti zakljuak kojim e odbaciti
podnesak zbog nenadlenosti. Protiv takvog zakljuka doputena je posebna alba.
Ako podnesak sadri koji formalni nedostatak koji spreava postupanje po njemu (npr.
nema potpisa, adrese podnositelja itd.) ili je podnesak nerazumljiv ili nepotpun, ovlateni
radnik upozorit e na to podnositelja. O uinjenom priopenju tijelo e staviti zabiljeku
na spisu. Ako podnositelj ukloni nedostatke u odreenom roku, koje mu je odredilo tijelo,
smatrat e se da je podnesak bio od poetka uredan. Ako ih ne ukloni pa se zbog toga ne
moe po podnesku postupati, smatrat e se da podnesak nije ni podnesen. O tome e tijelo
donijeti zakljuak protiv kojeg se moe izjaviti posebna alba. Na tu posljedicu podnositelj
e posebno biti upozoren u pozivu za ispravak podneska.
Shematski prikaz Knjige primljene pote

Red. Datum
broj primitka
1

akta

preporuke

Prezime i ime odnosno naziv

Mjesto

Organizacijska
jedinica

Broj

Poiljatelj

Potvrda primitka
Datum

Potpis

Stranka moe svoj podnesak predati i usmeno na zapisnik. Radnik koji prima akt uputit
e podnositelja odreenom radniku tijela koji e takav podnesak primiti na zapisnik. Ako
tijelo nije nadleno da primi usmeno priopenje (podnesak) na zapisnik, radnik koji prima
akt upozorit e na to podnositelja. Ako podnositelj i dalje inzistira da se njegovo usmeno
priopenje primi na zapisnik, radnik ga je duan primiti.
Na zahtjev podnositelja koji neposredno predaje akt, bez obzira na nain podnoenja,
radnik koji prima akte mora izdati potvrdu o primitku. To se radi tako da se na kopiju akta
ili na poseban papir stavi otisak prijamnog tambilja u koji se unese oznaka datuma podnoenja, urudbeni broj iz urudbenog zapisnika ili upisnika predmeta upravnog postupka.

PITANJA I ZADATCI

1. Na koji se nain vri primanje i pregled akata i drugih poiljaka u pisarnici?

2. Objasni postupak primanja poiljke ako se radi o osobnoj i neposrednoj dostavi, zatvorenoj omotnici i otvorenoj poiljci.

3. Kako se vodi knjiga primljene pote?

4. U primjer obrasca primljene pote izvri upis.

38

3.2. Primitak putem potanske slube

Primanje poiljaka koje se tijelima uprave, ustanovama i pravnim osobama dostav

ljaju putem potanske slube, kao i podizanje poiljaka iz potanskog pretinca obavlja se
nainom utvrenim postojeim propisima za obavljanje potanskih, telegrafskih i telefonskih usluga.
Na poetku kalendarske godine tijelo odeuje jednu ili vie osoba koje e biti ovlatene
preuzimati poiljke iz potanskh pretinaca. Njima se izdaje potanska punomo koja vrijedi
do 31. prosinca tekue godine.
Potanski su pretinci ormarii koji su s unutarnje strane otvoreni prema potanskom
uredu tako da radnici mogu odmah nakon njezina prispjea potu razvrstati u potanske
pretince. S vanjske strane potanskog pretinca nalaze se vrataca s kljuem koji dobivaju
korisnici potanskih pretinca kako bi mogli otkljuati pretinac, izvaditi potu i odnijeti je u
tijelo. Potanski pretinci nalaze se u prostoriji koja je lako dostupna osobama koje su ovlatene preuzimati potu u svako doba za vrijeme radnog vremena.
Prilikom primanja i podizanja poiljaka ovlateni radnik ne smije podii poiljku ako utvrdi da je oteena. U takvom sluaju od nadlene potanske slube, tj. potonoe mora zahtijevati da se komisijski utvrdi stanje i sadraj poiljke. Tek e tada preuzeti poiljku zajedno
sa zapisnikom o komisijskom nalazu.
Ako radnik koji prima poiljke nije ovlaten da ih otvara, duan ih je odmah nakon prijama predati radniku koji e putem knjige primljene pote potvrditi primitak.
3.3. Otvaranje i pregled poiljaka

Otvaranje i pregled poiljaka obavlja se u prijamnom uredu na sljedei nain:

sve obine poiljke primljene u zatvorenim omotnicama otvara odreeni radnik pi

sarnice
poiljke oznaene odreenim stupnjem povjerljivosti otvara rukovoditelj tijela ili
ovlateni radnik
novana pisma i druge vrijednosne poiljke otvara radnik odgovoran za materijalno i
financijsko poslovanje tijela, odnosno radnik tijela kojeg on odredi, ako nije drukije
regulirano aktom tijela
poiljke primljene u svezi s raspisanom licitacijom, natjeajima i sl. otvara posebna
komisija za to odreena
poiljke primljene izvan radnog vremena otvara za to odreeni radnik.
Pota na kojoj je, uz naziv tijela, oznaeno osobno ime rukovoditelja ili slubene osobe,
predaje se putem knjige primljene pote neotvorena. Nakon to je rukovoditelj ili slubena
osoba otvorila takvu poiljku, predaje ju na upis u urudbeni zapisnik ili upisnik predmeta
upravnog postupka i na daljnji postupak.
Prije otvaranja omotnice preporuene poiljke, omota, paketa i drugih poiljaka ovlateni radnik treba izvana pregledati prispjelu poiljku. Ako uoi nedostatak ili oteenje, a postoji sumnja o neovlatenom i zlonamjernom otvaranju, o tome e sastaviti kratak zapisnik u
nazonosti jo dvoje radnika u kojem e konstatirati vrstu i opseg oteenja.

39

Prilikom otvaranja omotnice treba paziti da se ne oteti njezin sadraj, da se privitci raznih akata ne pomijeaju, da pojedini akt ili privitak ne ostane u omotnici i sl.
U gornjem lijevom kutu na omotnici pie se klasifikacijska oznaka i urudbeni broj akta
koji se nalazi u omotnici pa e radnik prilikom otvaranja provjeriti odgovaraju li ovi brojevi akata koji su napisani na omotnici brojevima primljenih akata. Ako neki akt oznaen na
omotnici nedostaje, ili ako su primljeni samo privitci bez akta, ili ako se ne vidi tko je poi
ljatelj, radnik e to potvrditi slubenom zabiljekom uz koju e priloiti i omotnicu. O svim
ovim sluajevima pisarnica e obavijestiti poiljatelja.
Omotnica e se priloiti u svim sluajevima kad je datum predaje potanskoj slubi od
vanosti za raunanje rokova (npr. albe, natjeaji i sl.).
Omotnica e se priloiti i u sluajevima kad se iz samog akta ne moe utvrditi mjesto
odakle je akt upuen ili ime i prezime podnositelja, a ovi su podatci oznaeni na omotnici.
Ako je u jednoj omotnici prispjelo vie akata uz koje bi trebalo priloiti omotnicu, omotnica e se prlloiti uz jedan od ovih akata. Na ostale akte upisat e se klasifikacijska oznaka i
urudbeni broj akta uz koji je priloena omotnica.
Ako se u omotnici nae akt naslovljen na drugo tijelo ili fiziku osobu, stavit e se na njega
zabiljeka, npr. Pogreno dostavljeno. Ispod zabiljeke ovlatenog radnika o pogrenom
dostavljanju stavlja se otisak slubenog peata tijela, a nakon toga akt treba na najpogodniji
nain uputiti onome na koga je naslovljen.
Ako se prilikom otvaranja poiljke utvrdi da je uz akt priloen novac ili neka druga vrijed
nost, npr. biljezi, treba kratkom zabiljekom konstatirati njihovu vrstu, a iznos upisati u
odgovarajuu rubriku prijamnog tambilja. Nakon upisa akta u urudbeni zapisnik ili upi
snik predmeta upravnog postupka, ove vrijednosti predat e se radniku odgovornom za
materijalno i financijsko poslovanje tijela.
Ako je uz akt priloena dostavnica, na njoj treba potvrditi primitak stavljanjem datuma,
potpisa i otiska slubenog peata i odmah je vratiti poiljatelju.

PITANJA I ZADATCI

1. Tko i kako obavlja prijam i pregled poiljaka dostavljenih putem potanske slube?
2. Koja se poiljka ne smije preuzeti iz potanskog pretinca?

3. Kako se postupa s oteenom poiljkom?

4. Kada se omotnica prilae spisu?

40

3.4. Postupak s aktima koji podlijeu plaanju upravnih pristojba

Za spise i radnje pred subjektima, stvarateljima i primateljima akata plaaju se upravne

pristojbe.
Zakonom o upravnim pristojbama i tarifom upravnih pristojba utvreno je za koje se
spise i radnje plaa pristojba, u kolikom iznosu te je li temeljem ovog Zakona stranka osloboena plaanja pristojba.
Prilikom preuzimanja akata i drugih poiljaka, s obzirom na naine na koje se akti mogu
podnositi i preuzimati, radnik pisarnice postupa na sljedei nain:

kod osobne ili neposredne predaje (otvorena omotnica) radnik ne smije primiti podnesak ako nije biljegovan ili je biljegovan u nedostatnom iznosu, te je duan vratiti
ga stranci i upozoriti je na obvezu biljegovanja te visinu iznosa
ako je stranka osloboena od obveze plaanja pristojbe, navest e zakonsku osnovu
za oslobaanje, i to zabiljekom uz otisak prijamnog tambilja
ako akt stigne potom, a nije biljegovan ili je nedostatno biljegovan, a nema zakonske osnove za oslobaanje od plaanja pristojbe, radnik pisarnice to e zabiljeiti
uz otisak prijamnog tambilja; ovlatena osoba pozvat e pristojbenog obveznika
pismenom opomenom da u roku od 15 dana od dana primitka opomene plati pristojbu i pristojbu za opomenu; ako pristojbeni obveznik uplati pristojbu, smatrat e
se da je pristojba plaena uredno od poetka, a ako ne plati dunu pristojbu, naplata
pristojbe obavit e se prije uruivanja zatraenog rjeenja ili druge isprave (prisilnim
putem ako je potrebno).
Pristojbe se plaaju u dravnim biljezima ili gotovom novcu. Ako se pristojbe plaaju u
biljezima, stranka ih u pravilu lijepi na podnesak, i to u gornjem lijevom kutu.
Biljezi se ponitavaju slubenim peatom tijela tako da otisak peata zahvati biljeg.

Osim ovlatene osobe koja prima akte, na obvezu biljegovanja moraju paziti i radnici koji
rade na odgovarajuem spisu.

PITANJA I ZADATCI
1.

Kako se postupa s aktima koji podlijeu plaanju upravnih pristojba?

3.5. Prijamni tambilj

Nakon zavrenog pregleda prispjele poiljke (otvaranja omotnica i pregledavanja primljenih akata), radnik tijela na svaki primljeni akt koji e biti upisan u urudbeni zapisnik ili u
upisnik predmeta upravnog postupka, odnosno u odgovarajuu bazu dokumenata, stavlja
otisak prijamnog tambilja.
Otisak prijamnog tambilja stavlja se u pravilu u gornji desni kut prve strane akta. Ako
ondje nema dovoljno mjesta, otisak prijamnog tambilja treba staviti na pogodno mjesto
prve stranice akta tako da tekst ostane itav i razumljiv. Ako na prednjoj strani akta nema
dovoljno mjesta, otisak prijamnog tambilja treba staviti na poleinu akta u gornji lijevi kut.
Ako ni na poleini nema mjesta, jer su stranice u potpunosti popunjene tekstom, otisak
prijamnog tambilja stavlja se na poseban papira koji se privruje uz akt.

41

a
prva stranica

xxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxx

poleina

ist papit

Poloaj prijamnog tambilja na aktu

Otisak prijamnog tambilja ne stavlja se na priloge akata.

Ako je tekst primljenog akta pisan u produenju akta (izvorno rjeavanje), prijamni tambilj stavlja se, u pravilu, desno ispod teksta posljednjeg akta pisanog u produenju.
U otisku prijamnog tambilja upisuju se ovi podatci:

u rubriku Primljeno datum prijama

u rubriku Klasifikacijska oznaka klasifikacijska oznaka

u rubriku Urudbeni broj urudbeni broj

u rubriku Organizacijska jedinica brojana oznaka unutarnje organizacijske jedinice u koju se akt rasporeuje, odnosno brojana oznaka referenta kojem se akt
rasporeuje (npr. 02, odnosno 02/5)

u rubriku Prilozi ukupan broj primljenih priloga; ako se prilog sastoji od vie listova, treba oznaiti i broj listova takvog akta; omotnica koja se prilae uz akt i biljezi
ne smatraju se prilozima

u rubriku Vrijednosti ukupan iznos novca ili drugih vrijednosti (biljezi koji su
poniteni) koje se prilau aktu.

Primljeno

Klasifikacijska oznaka
Urudbeni broj

42

Org. jed.

Pril.

Vrij.

a
NOVI POJMOVI

Osobna dostava jest nain predaje podneska kad stranka osobno u zatvorenoj ili otvorenoj omotnici te usmeno na zapisnik predaje svoj podnesak nadlenom tijelu.
Zatvorena omotnica jest nain predaje podneska kad je omotnica zatvorena.
Otvorena poiljka jest nain predaje podneska bez omotnice.

Potvrda o primitku akta jest ovjera pisarnice o primitku bez obzira na nain predaje.
Prijamni tambilj jest naprava pravokutnog oblika koja slui za otiskivanje na papir, a u
otisku se upisuju potrebni podaci.

PITANJA I ZADATCI

1. Kako i kada se rabi prijamni tambilj?

2. Izvri potreban upis u primjer otiska prijamnog tambilja.

43

a
4. RAZVRSTAVANJE I RASPOREIVANJE AKATA
Organizacija i izvoenje poslovnih procesa

Svi spisi koji stignu tijelu uprave, organizaciji ili pravnoj osobi koja na osnovi zakona ima
javne ovlasti, najprije se razvrstavaju na spise upravnog postupka i na spise neupravnog
postupka, a zatim se rasporeuju na unutarnje ustrojbene jedinice ili referente kojima e
poslije upisivanja u upisnik predmeta upravnog postupka ili u urudbeni zapisnik akt biti
dostavljen u rad.
Primljene akte razvrstava i rasporeuje, u pravilu, radnik pisarnice koji otvara i pregledava primljenu poiljku. Iznimno, rukovoditelj tijela moe ovlastiti da razvrstavanje i raspored
akata stalno ili privremeno obavljaju i drugi radnici.
Rukovoditelj tijela rjeenjem utvruje oznaku za svaku ustrojbenu jedinicu na osnovi
plana klasifikacijskih oznaka i brojanih oznaka stvaratelja i primatelja akata na poetku ka
lendarske godine. Utvrene oznake ne mogu se mijenjati tijekom godine, a ako se tijekom
godine osnuje nova ustrojbena jedinica, oznaava se sljedeim novim brojem.
Raspored akata na unutarnje ustrojbene jedinice obavlja se stavljanjem brojane oznake
unutarnje ustrojbene jedinice u rubriku Ustr. jed. prijamnog tambilja, a oznaavaju se
dvoznamenkastim arapskim brojevima, poevi od 01 do 09, zatim 10, 11 itd.
Nakon zavrenog rasporeivanja akti se predaju odreenom radniku pisarnice radi upisa
u upisnik predmeta upravnog postupka ili urudbeni zapisnik.
Spisi s odreenim rokovima te hitni spisi rasporeuju se i predaju na upis odmah nakon
primitka i odmah se dostavljaju u rad.

PITANJA I ZADATCI

1. Opii postupak razvrstavanja i rasporeivanja akata.

44

Primjer rjeenja o utvrivanju brojanih oznaka stvaratelja i primatelja akata te broj

anih oznaka unutarnjih ustrojbenih jedinica

REPUBLIKA HRVATSKA
URED DRAVNE UPRAVE
U ZADARSKOJ UPANIJI
Klasa: 035-01/02-01/01
Urbroj: 2198-01-02-1
Zadar, 17. svibnja 2014.

Na temelju lanka 5. Stavak 1. Pravilnika o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i broj

anim oznakama stvaralaca i primalaca akata (Narodne novine, broj 38/88), predstojnik Ureda dravne uprave u Zadarskoj upaniji donosi

RJEENJE

o utvrivanju brojanih oznaka

lanak 1.

Ovim rjeenjem utvruju se brojane oznake stvaralaca i primalaca akata u Uredu

dravne uprave u Zadarskoj upaniji.
2198 - 01

PREDSTOJNIK

2198 - 02

SLUBA ZA ZAJEDNIKE POSLOVE

2198 - 02 - 01

Odsjek za ope, kadrovske, admninistrativne, pomono-tehnike

poslove i poslove nadzora

2198 - 02 - 02

Pododsjek za informatike poslove

2198 - 02 - 03

Pododsjek za planske, materijalno-financijske i raunovodstvene

poslove

2198 - 03

SLUBA ZA GOSPODARSTVO

2198 - 03 - 01 Odsjek za gospodarstvo

2198 - 03 - 02

Odsjek za turizam i pomorstvo

2198 - 03 - 03 Odsjek za statistiku

2198 - 04

SLUBA ZA DRUTVENE DJELATNOSTI

2198 - 04 - 01

Odsjek za rad, zdravstvo i socijalnu skrb

45

2198 - 04 - 02 Odsjek za prosvjetu, kulturu, informiranje, port i tehniku kulturu

2198 - 04 - 03 Odsjek hrvatskih branitelja

2198 - 05

SLUBA ZA PROSTORNO UREENJE, ZATITU OKOLIA, GRADITELJ

STVO I IMOVINSKO-PRAVNE POSLOVE

2198 - 05 - 01

Odsjek za prostorno ureenje i graditeljstvo

2198 - 05 - 02

Odsjek za imovinsko-pravne poslove

2198 - 05 - 03

Odsjek za obnovu

2198 - 06

SLUBA ZA OPU UPRAVU

2198 - 06 - 01

Odsjek za osobna stanja graana i matiarstvo

2198 - 06 - 02

Pododsjek za udruge graana i popise biraa

2198 - 07

ISPOSTAVA BENKOVAC

2198 - 08

ISPOSTAVA BIOGRAD NA MORU

2198 - 09

ISPOSTAVA GRAAC

2198 - 10

ISPOSTAVA OBROVAC

2198 - 11

ISPOSTAVA PAG

lanak 2.

Ovo Rjeenje stupa na snagu danom donoenja, a primjenjivat e se od 27. svibnja 2014.
godine.

46

PREDSTOJNIK:

Ivo Ivi

(potpis)

M.P.

a
5. UPISIVANJE AKATA U UREDSKE KNJIGE

Primljeni, razvrstani i rasporeeni akti upisuju se u uredske knjige. Uredske knjige koje
moraju voditi subjekti, stvaratelji i primatelji akata propisane su i vode se na odreenom
obrascu (tiskanici). Uredske knjige koje moraju voditi tijela jesu:
1.

Upisnik predmeta upravnog postupka

2. Urudbeni zapisnik
3. Registar

4. Interna dostavna knjiga

5. Knjiga primljene pote

6. Dostavna knjiga za mjesto

7. Dostavna knjiga za potu

8. Knjiga pismohrane / arhivska knjiga

9. Knjiga deurstva

10. Evidencija peata, igova i tambilja.

Uredske knjige vode se na propisanim obrascima i na propisan nain. Knjige se redovito

tvrdo uvezuju i imaju toan natpis, osim upisnika predmeta upravnog postupka i urudbe
nog zapisnika, koji se vode na listovima.
U uredske knjige upisuje se tintom i itljivim rukopisom. Ako se akti obrauju osobnim
raunalom, moraju imati iste propisane podatke kao i knjige koje je tijelo obvezno voditi.
U knjigama se ne smiju ostavljati nepotrebne praznine. Ako se preskoi rubrika ili stranica,
ovlateni radnik mora preskoeno prekriiti tintom dijagonalno unakrsnim crtama i ispisati
poniteno, uz navod datuma i svoj cjeloviti potpis. Imena i prezimena osoba treba pisati itljivo. Datumi se redovito upisuju arapskim brojevima. Podatci koji se upisuju u knji
ge moraju biti potpuni, a upisuju se tako da podatak iz jednog polja ne prelazi u drugo
polje. Potpisi moraju biti itljivi, nije dovoljno samo staviti paraf (skraeni potpis), nego je
potrebno potpisati se cjelovitim imenom i prezimenom. Za pojedine nazive mogu se upo
trebljavati kratice koje su opepoznate i koje se lako mogu proitati i razumjeti.
Uredske knjige moraju biti iste, uredne i aurne. U knjigama se ne smije brisati pogreno upisane rijei ili brojeva, lijepiti papire preko pogreno popunjenih rubrika, brisati korekturnim lakom i sl. Ispravlja se tako da se preko pogreno upisanog teksta povuku dvije
paralelne tanke crte, a tekst ispod crta ostane razumljiv i itljiv. Iznad prekrienoga teksta
upisuje se ispravan tekst. Nakon obavljenog ispravka ovlateni radnik pie datum ispravka
i potpisuje se.
Ako se akti obrauju osobnim raunalom, podatke u formatiziranim poljima i tekst u
aktu, po nalogu korisnika, ispravlja rukovoditelj pisarnice, a o tome izvjetava stranke i
slubene osobe kojima dostavlja preslik ispravljenoga teksta.

47

Ako se akti obrauju osobnim raunalom te se upis akata obavlja u elektronikom

urudbenom zapisniku, odnosno upisniku predmeta upravnog postupka, tijelo je duno
voditi samo te knjige, a rukovoditelj utvruje koje e se jo baze podataka voditi.
5.1. Spisi upravnog i neupravnog postupka

Svi akti i drugi spisi koje tijelo prima mogu biti predmetom upravnog postupka ili predmetom neupravnog postupka.
Predmeti upravnog postupka upisuju se u upisnik predmeta prvostupanjskog postupka
ili upisnik predmeta drugostupanjskog postupka, to ovisi o tome radi li se o predmetu koji
rjeava prvostupanjsko ili drugostupanjsko tijelo.
Predmeti upravnog postupka jesu oni predmeti koji nastaju zahtjevom stranke koja
trai ostvarivanje nekoga svojeg materijalnog prava, npr. prava na mirovinu, prava na promjenu osobnog imena, izdavanje vozake dozvole itd. Predmeti upravnog postupka jesu i oni
u kojima se rjeavaju obveze ili pravni interesi pojedinaca ili pravnih osoba, npr. plaanje
poreza.
U svim ovim sluajevima tijela moraju voditi postupak po Zakonu o opem upravnom
postupku te po posebnim propisima, to ovisi o kojim pravima, obvezama ili pravnim inte
resima odluuju.
Predmeti neupravnog postupka jesu svi oni u kojima se ne vodi upravni postupak,
dakle stranke ne ostvaruju neko svoje materijalno pravo ili pravni interes niti se odluuje o njihovim obvezama na autoritativan nain. Takve predmete upisujemo u urudbeni
zapisnik. To su, npr., predmeti koji se odnose na radni odnos, raspisivanje natjeaja, molbe
kandidata, na zahtjeve stranaka za izdavanje raznih prijepisa, izdavanje izvadaka iz knjige
roenih, pozivi na razne sjednice, normativni akti itd.

NOVI POJMOVI

Uredske knjige jesu propisane tiskanice u kojima se vode svi spisi.

PITANJA I ZADATCI

1. Gdje se i kako moraju voditi uredske knjige?

2. Koje su vrste uredskih knjiga?

3. U koje se knjige se upisuju predmeti upravnog postupka, a u koje predmeti neupravnog postupka?
4. Koje knjige mora voditi tijelo ako akte obrauje osobnim raunalom?

48

5.2. Jedinstvene klasifikacijske oznake i brojane oznake stvaratelja i primatelja akata

Osnovni alat kojim se uspostavlja struktura dokumentacije jest klasifikacijski plan. On
pokazuje koje sve jedinice dokumentacije mogu nastati i kako se udruuju na vioj razini. Istovremeno on pokazuje i hijerarhijske odnose meu jedinicama i viim cjelinama dokumentacije. Klasifikacijskim se planom olakava odlaganje, pretraivanje, vrednovanje,
izluivanje i dostupnost gradiva.
Upisnik predmeta upravnog postupka i urudbeni zapisnik vode se po sustavu klasifi
kacijskih oznaka i urudbenog broja.
Klasifikacijska oznaka sastavljena je od triju grupa oznaka:

klasifikacije prema sadraju

klasifikacije prema vremenu
klasifikacije prema obliku.
Klasifikacija prema sadraju utvruje se na osnovi sadraja akta u skladu s planom kla
sifikacijskih oznaka i brojanih oznaka stvaratelja i primatelja akata.
Svi predmeti koji se pojavljuju u radu subjekata, stvaratelja i primatelja akata, svrstavaju
se u glavne grupe, podgrupe i djelatnosti unutar podgrupe prema sadraju prvog akta kojim se osniva predmet.
Glavna grupa dijeli se na bazi broja deset poevi od 0 do broja 9:
0

drutvo, dravni ustroj i uprava

rad i radni odnosi

unutarnji poslovi

gospodarstvo

financije

zdravstvo i socijalna zatita

prosvjeta, znanost, kultura i informatika

pravosue

obrana

predmeti koji ne spadaju u glavne grupe 0 8.

Unutar glavne grupe obavlja se podjela na grupe, takoer na bazi broja deset poevi od
0 do broja 9, odnosno do potrebnog broja na koji se pojmovi iz glavne grupe dalje klasiraju.
Npr. unutar glavne grupe 6, koja se odnosi na prosvjetu, znanost, kulturu i informatiku:
0 prosvjeta
1

kultura

fizika kultura

tehnika kultura

znanost

informatika.

49

Grupu dalje dijelimo na podgrupe takoer na bazi broja deset, od 0 do broja 9, odnosno
do potrebnog broja. Tako grupu 0, koja se odnosi na prosvjetu, dalje dijelimo:
0

prosvjeta i prosvjetne slube

predkolski odgoj

kolstvo

javna predavanja i tribine

stipendije

suradnja s inozemstvom na podruju prosvjete.

Oznaka klase sastoji se od triju brojeva. Prvi broj jest broj glavne grupe, npr. broj 6, koji
se odnosi na prosvjetu, kulturu, znanost i informatiku. Drugi broj oznake klase jest broj
grupe unutar glavne grupe, npr. 0, koji se odnosi na prosvjetu, a trei broj oznake klase jest
broj podgrupe unutar grupe, npr. broj 2 ako je rije o predmetu ili spisu koji se odnosi na
kolstvo, pa bi klasifikacijska oznaka predmeta prema sadraju bila 602 ako je rije o aktu
koji se odnosi na kolstvo.
Da bismo dobili cijeli klasifikacijski broj, potrebno je jo utvrditi djelatnost unutar
odreene podgrupe, npr. onu djelatnost koja se odnosi na kolstvo:
01 openito

02 osnovno obrazovanje
03 srednje obrazovanje
04 visoko obrazovanje

05 priznavanje diploma i svjedodaba

06 nostrifikacija i ekvivalencija svjedodaba

07 obrazovanje odraslih

08 obrazovanje djece naih graana u inozemstvu

09 udbenici
10 autokole
11 ostalo.

Unutar podgrupe nalazimo razliite djelatnosti kojima se poblie oznaava sadraj predmeta, odnosno spisa, pa bi spis u kojem se radi o srednjem obrazovanju imao oznaku klase
prema sadraju 602-03.
Na ovaj smo nain utvrdili broj klase prema sadraju predmeta. Potrebno je jo utvrditi
oznaku klase prema vremenu nastanka akta. Klasifikacija prema vremenu oznaava godinu
u kojoj smo otvorili predmet, a oznaava se dvama posljednjim brojevima kalendarske godine u kojoj je predmet otvoren. Od klasifikacije prema sadraju odvaja se kosom crtom (/),
npr. 602-03/14 ako je predmet otvoren 2014. godine. Iza ovih dvaju brojeva pie se crtica (-).
Klasifikacija prema obliku utvruje broj dosjea i broj predmeta unutar klasifikacije prema sadraju i vremenu, a odreuje se planom klasifikacijskih oznaka i brojanih oznaka stva
ratelja i primatelja akata koji donosi rukovoditelj tijela.

50

a
Klasifikacijsku oznaku prema obliku ini:

broj dosjea koji se oznaava s dva ili vie brojeva, od 01 nadalje do potrebnog broja
broj predmeta koji se oznaava s dva ili vie brojeva, od 01 nadalje, do potrebnog
broja.
Broj dosjea oznaava pripadnost skupa predmeta istoj materiji ili fizikoj ili pravnoj osobi unutar klasifikacije prema sadraju i vremenu, a broj predmeta oznaava pojedini predmet unutar tog dosjea. Brojevi dosjea i predmeta odvajaju se kosom crtom (/).

Svaki akt koji se odnosi na isti predmet ima istu klasifikacijsku oznaku i svoj posebni
urudbeni broj.
Urudbeni broj ini:

brojana oznaka mjesta nastajanja akta

brojana oznaka godine nastajanja akta
redni broj akta unutar predmeta.
Brojana oznaka mjesta nastajanja akta oznaava stvaratelja akta, u skladu s Pravilnikom
i planom klasifikacijskih oznaka i brojanih oznaka stvaratelja i primatelja akata. Brojane
oznake subjekata, stvaratelja i primatelja akata na podruju upanija utvruje upan rjee
njem od 01 pa dalje do potrebnog broja, a brojane oznake unutarnjih ustrojbenih jedinica
utvruju rukovoditelji.
Brojane oznake mjesta nastajanja meusobno se odvajaju crticama (-).

5.3. Primjer brojanog oznaavanja

Brojana oznaka Zadra prema Jedinstvenom planu klasifikacijskih oznaka i brojanim

oznakama stvaratelja i primatelja akata jest 2198. Na osnovi rjeenja predstojnika Ureda
dravne uprave u Zadarskoj upaniji utvruje se za Slubu za drutvene djelatnosti brojana
oznaka 04. Ako postoje pretpostavke za osnivanje unutarnjih ustrojbenih jedinica, utvruje
se i brojana oznaka unutarnje ustrojbene jedinice. Npr. Odsjek za prosvjetu, kulturu, informiranje, port i tehniku kulturu ima brojanu oznaku 02, pa Odsjek za prosvjetu, kulturu, informiranje, port i tehniku kulturu u Uredu dravne uprave u Zadarskoj upaniji ima
brojanu oznaku 2198-04-02.
U unutarnjim ustrojbenim jedinicama moe se obavljati klasiranje i na neposredne
izvritelje, slubene osobe ili referente tako da se iza brojane oznake unutarnje ustrojbene
jedinice stavi kosa crta (/) i brojana oznaka referenta, npr. 2198-04-02/5, gdje broj 5 oznaava tono odreenog radnika u tijelu.
Ako u tijelu uprave nema unutarnjih ustrojbenih jedinica, brojana oznaka referenta,
odnosno slubene osobe, stavlja se iza brojane oznake tijela uprave, odnosno ustanove. U
naem bi primjeru bila 2198-04/5.
Brojana oznaka godine nastajanja akta odreuje godinu nastanka, odnosno primitka
akta i oznaava se posljednjim dvama brojevima kalendarske godine u kojoj je akt nastao ili
je primljen (npr. 2198-04-02/5-14 za 2014. godinu).

51

Redni broj akta unutar predmeta oznaava redoslijed akata unutar pojedinog predmeta
(tzv. podbroj) oznaenog klasifikacijskom oznakom i sastoji se od jednog ili vie brojeva, od
broja 1 pa dalje, do potrebnog broja (npr. 2198-04-02/5-14-2 ako se radi o drugom aktu u
predmetu).
Brojane oznake mjesta nastajanja, godine nastajanja i rednog broja akta odvajaju se
crticama (-).
Klasifikacijska oznaka odreuje se prilikom evidentiranja prvog akta kojim se osniva
predmet, a urudbeni broj prilikom evidentiranja svakoga pojedinog akta.
Klasifikacijska oznaka i urudbeni broj odreuju se i upisuju u pisarnici tijela.

Klasifikacijska oznaka i urudbeni broj mogu se odreivati i u unutarnjim ustrojbenim

jedinicama (na mjestu nastajanja akta) ako se akti obrauju osobnim raunalom.
5.4. Vanost primjene plana klasifikacijskih oznaka

Poznavajui konstrukciju oznake klase i urudbenog broja iz slubenog dopisa, mogli

bismo ispustiti zaglavlje tijela i stvarnu oznaku predmeta jer se oni iitavaju iz klasifikacij
ske oznake i urudbenog broja.
Prema Uredbi o uredskom poslovanju te Naputku za primjenu uredbe, Planu klasifikacij
skih oznaka i brojanih oznaka stvaratelja i primatelja akata i Naputku za primjenu, izvrna
tijela nadlena su za donoenje rjeenja o utvrivanju brojanih oznaka stvaratelja i primatelja akata u okviru nadlenosti tijela, pa tako svaki subjekt, stvaratelj i primatelj akata,
ima svoju brojanu oznaku.
Rukovoditelj subjekata, stvaratelja i primatelja akata, na poetku kalendarske godine
donosi i utvruje brojane oznake unutarnjih ustrojbenih jedinica (obavlja prvo oznaava
nje ili signiranje) pa oznaku klase sputa prema neposrednim izvriteljima odreenih poslova, to se utvruje drugim oznaavanjem ili signiranjem, brojanim oznaavanjem pojedi
nih slubenih osoba, referenata kojima je povjereno rjeavanje odreenih predmeta.
Ako obavljamo elektronsku obradu podataka i upis akata u upisnike i druge uredske
knjige, rukovoditelj tijela u svakom trenutku moe obaviti uvid u stanje predmeta koji su
povjereni na rjeavanje odreenoj slubenoj osobi, naravno ako su osobna raunala meusobno povezana ili umreena.
Da bismo ubrzali i olakali rad slubenih osoba, a time ostvarili i veu efikasnost, predmete upravnog i neupravnog postupka moemo obraivati osobnim raunalom.
Podneske koje stranke predaju tijelima, razne prijave (npr. poreza), zamolbe, zahtjeve
kojima trae ostvarivanje nekoga svojeg prava ili pravnog interesa moemo unijeti nakon
upisa u uredske knjige u osobnom raunalu tako da pisarnica unese potrebne podatke u
polja predviena za to ili u rubrike odreenog programa, a moe i skenirati podnesak.
Ako se podnesci skeniraju, moemo postupiti na dva naina:

52

podnesak ostavimo u izvornom obliku kao sliku, jer na izvorniku ne smijemo nita
dodavati, prepravljati i sl., to zauzima puno diskovnog prostora
podnesak ostaje prepoznat kao tekst, a pisarnica eventualno korigira tekst pohra
njujui izvornik posebno u spis.

Ve smo prije istaknuli da stranke svoje podneske mogu podnositi i putem osobnog
raunala ako imaju elektroniki potpis, odnosno certifikat ili kvalificirani certifikat. Tako pi
sarnica ne mora obavljati upis/prijepis podneska ili slubenog dopisa u bazu podataka jer je
on dostavljen elektronikim putem. Pisarnica tada takav podnesak samo upisuje u uredske
knjige i prosljeuje slubenoj osobi koja e postupati po podnesku ili slubenom dopisu.
Predmeti upravnog postupka obrauju se tako na jednom mjestu jer se svi akti jednog
predmeta pohranjuju pod istim brojem, pa, listajui predmet, znamo u kojoj se fazi se predmet nalazi i u koje slubene osobe. Dakle, akti koji se nalaze u spisu predmeta listaju se ili u
izvornom obliku ili ih iitavamo iz raunala.
Iz uredskih knjiga koje su tijela obvezna voditi imamo pregled primljenih spisa, podatak
komu su povjerena na rjeavanje, u kojoj su fazi rjeavanja, kao i dovrene spise te podatak
o pohranjivanju spisa u pismohrani.
Ako se predmeti obrauju elektronikim putem, tada, osim pisarnice, oznaku klase i
urudbenog broja mogu i morale bi isticati i slubene osobe koje vode upravni postupak,
odnosno rjeavaju predmete vezane za neupravni postupak. Tako bi uredske knjige bile
objedinjene jer bi se unos podataka u njih mogao obavljati sa svih raunala, naravno ako su
umreena.
Ako osobna raunala nisu umreena, upis akata obavlja se u urudbene knjige u pisarnici
u elektronikome urudbenom zapisniku ili upisniku predmeta upravnog postupka.

NOVI POJMOVI

Jedinstvena klasifikacijska oznaka i brojana oznaka stvaratelja i primatelja akata

je vrsta klasifikacije koja se primjenjuje pri upisivanju akata u uredske knjige.

PITANJA I ZADATCI

1. Koji su klasifikacijski sustavi i to je njihova svrha?

2. Objasni znaenje klasifikacijske oznake te njezine sastavne dijelove.

3. Zato je vana klasifikacijska oznaka?

4. Tko utvruje i kada brojane oznake unutarnjih ustrojbenih jedinica, a tko oznake
neposrednih izvritelja?
5. Tko moe i mora isticati klasifikacijsku oznaku?

53

6. URUDBENI ZAPISNIK I UPISNIK PREDMETA UPRAVNOG

POSTUPKA

Urudbeni zapisnik jest glavna uredska knjiga u kojoj se evidentiraju svi spisi koji nisu
predmetom upravnog postupka. U njega se upisuju predmeti neupravnog postupka.
Upisnik predmeta upravnog postupka jest glavna uredska knjiga u kojoj se vodi evi
dencija, odnosno upis predmeta upravnog postupka, posebno za prvostupanjske predmete, a posebno za drugostupanjske predmete.
Urudbeni zapisnik vodi se na propisanom obrascu, tiskanici veliine 250 x 353 mm, u
neuvezanim listovima za svaku godinu posebno.
Upisnik predmeta prvostupanjskoga upravnog postupka i upisnik predmeta drugostu
panjskoga upravnog postupka vode se takoer na propisanim obrascima, tiskanicama u
neuvezanim listovima za svaku godinu posebno.
Urudbeni zapisnik i upisnik predmeta upravnog postupka vodi radnik pisarnice koji prima, otvara, pregledava i oznaava potu prijamnim tambiljem.
U urudbeni zapisnik i upisnik predmeta upravnog postupka upisuje se tintom i itljivim
rukopisom, a moe i pisaim strojem.
Ve smo napomenuli da se urudbeni zapisnik i upisnik predmeta upravnog postupka mogu voditi i osobnim raunalom. Ako se uredske knjige vode na osobnom raunalu,
moraju sadravati iste podatke kao i propisani obrazac ili tiskanica urudbenog zapisnika,
odnosno upisnika predmeta upravnog postupka.
Prilikom upisa u uredskim se knjigama ne smiju ostavljati nepotrebne praznine. Ako se
preskoi rubrika ili ostane nepopunjena stranica, radnik koji ima ovlast voditi uredske knji
ge, rukovoditelj pisarnice, praznine e prekriiti dijagonalnim unakrsnim crtama te naspisati
poniteno, datum i svoj cjeloviti potpis. Prezimena i imena osoba u uredskim knjigama
treba pisati itljivim rukopisom, najbolje velikim tiskanim slovima. Datumi se piu arapskim
brojevima, npr. 15. 3. 2014. Podatci koji se trae upisuju se u polja predviena za njih tako da
se ne prelazi u druga polja. Potpisi moraju biti itljivi i cjeloviti, a nikako skraeni (paraf). Za
pojedine nazive mogu se rabiti opepoznate kratice, odnosno kratice naziva koje se mogu
bez tekoa proitati i razumjeti, npr. MUP (Ministarstvo unutranjih poslova). Ako je rije o
vlastitom aktu, ne treba navoditi cjelovit slubeni naziv tijela, ve pisarnica upisuje kraticu
vl.
Uredske knjige moraju biti iste, uredne i aurne. U knjigama se ne smiju brisati pogreno upisane rijei ili brojevi, ne smije se lijepiti papir preko pogreno upisanog teksta te
rabiti korekturni lak. Ako se u uredskoj evidenciji neto upie pogreno, ispravak obavlja
ovlatena osoba tako da prekrii pogrean upis dvjema tankim vodoravnim crtama, a iznad
prekrienog teksta ispie ispravan tekst ostavljajui prvobitni tekst itljivim. Uz ispravljeni
tekst ispravlja pie rije ispravio, datum i svoj cjeloviti potpis.
Ako se akti upisuju u elektronike uredske knjige, podatke u formatiziranim poljima i
tekst ispravlja rukovoditelj pisarnice. Nakon izvrenog ispravka u elektronikim uredskim
knjigama, o tome mora obavijestiti stranke i slubene osobe kojima dostavlja preslik isprav
ljenog upisa.

54

Uredskim knjigama listovima mora se rukovati tako da se ne otete. Moraju se uvati

na odreenom mjestu u pisarnici. Kad se akti obrauju osobnim raunalom, uredske knjige
prenose se na magnetske vrpce svaka tri dana, a otisnuti primjerak snima se na mikrofilm.
Tako je evidencija pohranjena na tri razliita naina i svaki se od njih odvojeno pohranjuje.

NOVI POJMOVI

Urudbeni zapisnik jest glavna uredska knjiga za upis predmeta neupravnog postupka.

Upisnik je glavna uredska knjiga za upis predmeta upravnog postupka.

PITANJA I ZADATCI

1. to je urudbeni zapisnik, a to upisnik predmeta upravnog postupka? Kako se vode?

2. Tko i kako obavlja ispravak pogreno upisanog teksta u urudbenom zapisniku i upi
sniku predmeta upravnog postupka?
3. Tko obavlja ispravak u elektronskom urudbenom zapisniku i upisniku predmeta upravnog postupka?

6.1. Poetak voenja, voenje i zakljuivanje urudbenog zapisnika i upisnika

predmeta upravnog postupka
U urudbeni zapisnik, kao to smo ve rekli, upisuju se svi primljeni spisi neupravnog
postupka, podnesci i slubeni dopisi koji tijelu mogu biti dostavljeni na razliite naine, o
emu smo ve govorili u poglavlju o nainu dostavljanja i primitka poiljke.
U upisnike predmeta upravnog postupka upisuju se predmeti upravnog postupka.

Spisi se upisuju onog dana kad su primljeni, i to onim redoslijedom kako su primani,
odnosno kako su stigli, osim ako nije rije o brzojavima, hitnim spisima i onima koji su vezani uz neki rok. Potonji se spisi upisuju prije svih ostalih i odmah se dostavljaju u rad.
Ako se zbog velikog broja primljenih spisa ili iz drugih opravdanih razloga svi primljeni
spisi ne mogu upisati istog dana kad su primljeni, upisat e se najkasnije sljedeega radnog
dana prije upisa novoprimljenih akata, i to pod datumom kad su primljeni.
Osim podnesaka i slubenih dopisa koje tijelo prima, u urudbeni se zapisnik upisuju i
akti koje tijelo upuuje drugim pravnim i fizikim osobama, a nisu predmetom upravnog
postupka.
U urudbeni zapisnik ne upisuju se spisi, odnosno akti koji ne predstavljaju slubeno
dopisivanje, npr. vraene dostavnice, povratnice, akti internog znaenja, razna glasila i sl.
Na kraju tekue godine, zakljuno s 31. prosincem, urudbeni zapisnik i upisnik predmeta upravnog postupka zakljuuju se.

55

Urudbeni zapisnik i upisnik predmeta upravnog postupka vode se prema klasifikacij

skim oznakama na neuvezanim listovima. Pisarnica tako za svaku klasifikacijsku oznaku otvara poseban list urudbenog zapisnika, odnosno upisnika predmeta upravnog postupka, a
prema potrebi dodaje listove. Unutar klasifikacijske oznake od broja 01 pa dalje vri se upis
predmeta u urudbeni zapisnik, odnosno upisnik predmeta upravnog postupka.
Kod ovakvog naina voenja uredskih knjiga potrebno je prije zakljuivanja svaku kla
sifikacijsku oznaku zakljuiti tako da se prekrie neispunjene rubrike i napie biljeka o broju
predmeta upisanih unutar pojedine klasifikacijske oznake. Biljeka se ovjerava datumom,
potpisom ovlatene osobe i otiskom slubenog peata. Ispod biljeke o ukupnom broju upisanih predmeta u urudbenom zapisniku i upisniku predmeta upravnog postupka
odreene klasifikacijske oznake ispisuju se brojevi svih nerijeenih predmeta iz te godine.
Kad smo na ovaj nain zakljuili sve klasifikacijske oznake, zakljuujemo urudbeni
zapisnik, odnosno upisnik predmeta upravnog postupka piui slubenu biljeku o ukupnom broju predmeta upisanih u urudbeni zapisnik, odnosno upisnik predmeta upravnog
postupka, i to brojem i slovima. Biljeka se ovjerava datumom, potpisom ovlatene osobe
i otiskom slubenog peata. Ispod biljeke o zakljuivanju ispisuju se sve klasifikacijske
oznake nerijeenih predmeta iz te godine.
Kad ovi nerijeeni predmeti budu rijeeni u narednoj godini, klasifikacijske oznake tih
nerijeenih predmeta, nakon izvrenog razvoenja u uredskim knjigama, prekrie se crve
nom tintom ili olovkom.
Ako se akti obrauju osobnim raunalom, elektronski urudbeni zapisnik, odnosno upis
nik predmeta upravnog postupka zakljuuje se tako da rukovoditelj pisarnice u bazu dokumenata unese biljeku o ukupnom broju upisanih akata, predmeta po klasifikacijskim
oznakama i urudbenim brojevima. Biljeka se snima na magnetnu traku te mikrofilm, a
prilae joj se kompjutorska lista nerijeenih predmeta iz te godine sastavljena po oznakama
Predmet.

56

a
7. KONSTRUKCIJA I UPIS U URUDBENI ZAPISNIK

Urudbeni zapisnik vodi se na propisanim obrascima, tiskanicama u neuvezanim svescima za svaku godinu posebno.
Obrazac urudbenog zapisnika

Oznaka klase

___________________

Stranica ______

Klasifikacijska
oznaka

Predmet

Urudbeni
broj

Datum
primitka

Datum
nastanka
akta

Organizacijska
jedinica

Razvoenje

Datum

Oznaka

Prijenos

Prijenos

Urudbeni zapisnik horizontalno je i vertikalno podijeljen na odgovarajua polja. Na

vrhu stranice urudbenog zapisnika s lijeve strane na crtu iznad rubrike 1 upisuje se dio
klasifikacijske oznake, u pravilu do oznake dosjea.
Iznimno, kad se oekuje manji priljev predmeta u odreenoj glavnoj grupi, grupi, podgrupi ili djelatnosti unutar podgrupe, upisat e se samo dio klasifikacijske oznake koji
oznaava tu glavnu grupu, grupu i podgrupu, odnosno djelatnost unutar podgrupe (npr.
6, 60, 602 ili 602-03).
Ako se u nekom predmetu oekuje vei broj akata (opseniji predmet), na crtu u gornjem
lijevom kutu obrasca upisat e se itava klasifikacijska oznaka ukljuujui i broj predmeta, i
u tom se sluaju rubrika 1 nee popunjavati, a urudbeni e se brojevi u rubrici 3 upisivati
kontinuirano.
Na isti nain postupit e se i kod izdavanja raznih potvrda ili uvjerenja. Oznaka predmeta
bit e, npr., Uvjerenje o...
U gornji desni kut obrasca tiskanice upisuje se redni broj stranice unutar te klasifikacijske
oznake.
Rubrika 1 podijeljena je na dva polja. U gornje polje upisuje se broj predmeta unutar
klasifikacijske oznake, odnosno onaj dio klasifikacijske oznake koji nije istaknut na vrhu
stranice s lijeve strane iznad rubrike 1 (gdje se klasifikacijska oznaka obino pie do dosjea).

57

U donje polje rubrike 1 upisuju se oznake prijenosa i povezivanja. Budui da povezivanje

i prijenos mogu biti viestruki, oznaku prijenosa i povezivanja treba upisivati malim broj
kama, odozgo prema dolje, tik ispod rijei prijenos. O prijenosu i povezivanju bit e rijei
pod naslovu Prijenos i povezivanje.
Rubrika 2 podijeljena je u tri polja. U nju se upisuje saeta oznaka predmeta. Kao to
smo ve istaknuli, oznaka predmeta sastoji se od dvaju dijelova.
Prvi dio oznake predmeta oznaava predmet kao cjelinu i sadri osobni i stvarni dio
predmeta, tj. prezime, ime i prebivalite fizike osobe, odnosno naziv i sjedite pravne
osobe te stvar na koju se predmet odnosi. Prezime i ime, odnosno naziv, piu se velikim
tiskanim slovima. Oznaka predmeta moe se sastojati i samo od stvarnog dijela, dakle bez
osobnog dijela ako se predmet ne odnosi ni na koju konkretnu fiziku ili pravnu osobu, ili je
neogranien broj stranaka, ili su one neodreene, odnosno nepoznate.
Prvi dio oznake predmeta stalno ostaje isti i od drugog dijela odvaja se crticom (-).

Drugi dio oznake predmeta sadri pobliu oznaku konkretnog akta i opisuje njegov
sadraj, npr. trai se, daje se miljenje i slino u odnosu na sam predmet, npr. IVI IVO, rodni
list trai se.
Predmet utvruje radnik pisarnice pri upisu u urudbeni zapisnik. Iz sadraja podneska
on treba izabrati rije koja e upuivati na stvarni dio i pomou koje se predmet moe lako
pronai u registru. Ako je oznaka predmeta ve istaknuta u podnesku ili slubenom dopisu,
radnik pisarnice ocijenit e je li oznaka predmeta dobro sastavljena, a ako nije, radnik e sam
sastaviti novu oznaku predmeta.
Ako u predmetu ima vie zainteresiranih osoba, u oznaku predmeta ulazi prvopotpisana
ili prvospomenuta osoba s dodatkom.
Ime punomonika i zakonskog zastupnika ne ulazi u osobni dio oznake predmeta i ne
upisuje se u urudbeni zapisnik.
Rubrika 3 podijeljena je na tri polja. U nju se upisuje urudbeni broj akta unutar predmeta.

Kao to smo istaknuli, urudbeni broj sastoji se od oznake mjesta nastajanja akta, odnosno oznake stvaratelja akta, brojane oznake godine nastajanja akta te rednog broja akta
unutar pojedinog predmeta (tzv. podbroj) oznaenog klasifikacijskom oznakom. Sastoji se
od jednog ili vie brojeva od broja 1 nadalje do potrebnog broja, o emu smo ve pisali.
Ako se akti obrauju osobnim raunalom, redni broj akta moe se odrediti i prema
mjestu nastajanja akta u tijelu uprave. Ako su osobna raunala povezana (umreena), taj se
podatak evidentira i u elektronskom urudbenom zapisniku, pa pisarnici preostaje obaviti
ili otpremu spisa, ili pohranjivanje spisa u rokovnik ili pismohranu te izvriti razvoenje u
uredskim knjigama.
Rubrika 4 podijeljena je na tri polja. U nju se upisuje datum prijama akta. Taj je datum
jednak datumu iz prijamnog tambilja, dostavnice, dostavne knjige i sl. u kojoj je potvren
primitak spisa.
Rubrika 5 podijeljena je na tri polja. U nju se upisuje datum nastanka akta.

U rubriku 6 upisuje se oznaka unutarnje ustrojbene jedinice kojoj se predmet upuuje

na rad te eventualno oznaka referenta kojem se predmet u unutarnjoj ustrojbenoj jedinici
dostavlja u rad.

58

Ako se akti obrauju osobnim raunalom, raspored akata na referente, odnosno slubene osobe, obavlja ovlateni radnik upisujui brojanu oznaku unutarnje ustrojbene jedinice
i referenta u elektronski urudbeni zapisnik.
U rubrike 7 i 8 upisuje se oznaka razvoda. Pisarnica u oznaci razvoda evidentira datum
kad je spis pohranjen u pismohranu (rubrika 7), a u rubrici 8 pie oznaku a.a te do kada se
spis ima uvati u pismohrani.
Sve podatke od rubrike 1 do ukljuivo rubrike 6 radnik pisarnice upisuje odmah prije
davanja spisa u rad. Kod prvog primljenog akta nekog predmeta tako e se upisati svi podatci u navedenim rubrikama, a kod svakog daljnjeg upisa spisa tog predmeta upisuju se
samo podatci iz rubrika 2 6, onim redoslijedom kako su spisi stizali. Kad je radnik pisarnice
obavio upis u urudbeni zapisnik, jo treba obaviti upis podataka iz urudbenog zapisnika u
otisak prijamnog tambilja na spisu.

PITANJA I ZADATCI

1. Popuni primjer obrasca urudbenog zapisnika.

7.1. Rezervacija urudbenih brojeva

Ako se za neki predmet moe sa sigurnou predvidjeti da e imati vie od 3 urudbena

broja, moe se unaprijed rezervirati potrebno mjesto za njihovo upisivanje. Npr., ako se u
svezi s predmetom odreene klasifikacijske oznake oekuje 6 ili 5 urudbenih brojeva, za
njihovo upisivanje moe se rezervirati mjesto predvieno za upis sljedeeg predmeta te
klasifikacijske oznake. U tom sluaju u gornjem polju rubrike 1 napisat emo crticu kako ne
bismo upisali sljedei predmet koji upisujemo iza tog rezerviranog mjesta.
7.2. Prijenos broja predmeta odreene klasifikacijske oznake

Ve smo istaknuli da se urudbeni zapisnik vodi na neuvezanim listovima tako da pisarnica za svaku klasu otvara poseban list, a po potrebi dodaje stranice za odreene klasifikacij
ske oznake. Ako su kod nekog predmeta odreene klasifikacijske oznake popunjena sva
tri mjesta (polja) predviena za urudbene brojeve, a nije izvrena rezervacija urudbenih
brojeva, upisivanje daljnjih urudbenih brojeva obavlja se prijenosom, i to tako da se iza
posljednjeg upisanog broja predmeta odreene klasifikacijske oznake (npr. predmeta pod
brojem 952) upie broj predmeta koji treba prenijeti (npr. predmeta pod brojem 537). Ispod
tako prenesenog predmeta obavlja se daljnje upisivanje (dakle, sljedei predmet bi imao
broj 953). U preneseni predmet trebamo izvriti upis podataka koji se odnose na oznaku
predmeta koju prepisujemo iz rubrike 2 prethodnog upisa. U rubriku 3 upisujemo tekui
urudbeni broj akta po redu kako slijedi (dakle, broj 4). Ostale podatke upisujemo kako slijedi po rubrikama. Da bismo znali da je obavljen prijenos, to moramo oznaiti u donjoj polovini prve rubrike tik ispod rijei prijenos, i to tako da napiemo broj stranice urudbenog
zapisnika ili upisnika predmeta upravnog postupka na kojoj se nalazi prethodni upis. Kod
toga prethodnog upisa napiemo broj stranice na kojoj se nalaze sljedei upisi predmeta odreene klasifikacijske oznake. Kako bismo olakali traenje, bilo bi uputno oznaiti i
izmeu kojih smo brojeva predmeta izvrili sljedei upis.

59

Prijenos broja predmeta moe biti jednostruk i viestruk. Kod jednostrukog prijenosa
broj predmeta prenosi se samo jedanput, a kod viestrukog prijenosa vie puta. Brojeve
stranica na kojima se nalazi prethodni upis, odnosno sljedei upis trebamo pisati jedne ispod drugih malim brojkama kako bi, ako je potrebno vie puta obaviti prijenos, imali do
voljno mjesta.
7.3. Povezivanje broja predmeta odreene klasifikacijske oznake

Povezivanje znai spajanje u urudbenom zapisniku i upisniku predmeta upravnog

postupka dvaju ili vie predmeta, odnosno njihovih klasifikacijskih brojeva tako da ine cjelinu i dalje se vode pod posljednjim klasifikacijskim brojem. Ostali klasifikacijski brojevi smatraju se u tom sluaju zatvorenima.
Povezivati se mogu klasifikacijski brojevi iz dviju kalendarskih godina te klasifikacijski
brojevi unutar jedne kalendarske godine.
Povezivanje unutar jedne kalendarske godine ini se:

kad se za vie predmeta, od kojih je svaki upisan pod posebnim klasifikacijskim brojem, donosi zajedniko rjeenje, a tad u rjeenju navodimo sve klasifikacijske brojeve
pod kojima su predmeti zaprimljeni, a rjeenje se izdaje pod zajednikim klasifikacij
skim brojem, zadnjim upisanim

kad se naknadni spis, koji se odnosi na ve prije upisan predmet, ponovo pogreno
upie pod posebnim klasifikacijskim brojem kao novi predmet umjesto da dobije
poseban urudbeni broj

kad se neki predmet prenosi iz urudbenog zapisnika u upisnik predmeta upravnog

postupka ili obratno.

Povezivanje predmeta iz dviju kalendarskih godina mogue je kad se u nekom predmetu

koji je otvoren u prethodnoj godini te je imao svoj klasifikacijski broj u narednoj godini
primi daljnji spis i upie pod novim klasifikacijskim brojem.
Predmeti se povezuju tako da na prije upisani predmet stavimo klasifikacijsku oznaku
i stranicu urudbenog zapisnika, odnosno upisnika predmeta upravnog postupka poslije
izvrenog upisa i obratno, a predmet vodimo pod novim brojem. Povezivanje predmeta
prenosi se i u oznaku veze u aktu.

PITANJA I ZADATCI

1. Kako se obavlja prijenos broja predmeta odreene klasifikacijske oznake?

2. Izvri prijenos predmeta iz jedne kalendarske godine u drugu u primjeru obrasca

urudbenog zapisnika.
3. Kako se povezuju predmeti odreene klasifikacijske oznake?

60

8. UPIS SPISA U UPISNIKE PREDMETA UPRAVNOG POSTUPKA

8.1. Upisnik UP/I

Upisnik predmeta prvostupanjskoga upravnog postupka vode sva tijela uprave i ustanove koje rjeavaju upravne stvari u prvom stupnju.
U upisnik predmeta prvostupanjskoga upravnog postupka predmeti se upisuju na
sljedei nain:

na crtu iznad rubrike 1 u gornjem lijevom kutu obrasca pie se klasifikacijska oznaka
do dosjea, a ostatak klasifikacijske oznake broj predmeta upisuje se u rubriku 1
obrasca od broja 01 pa dalje, do potrebnog broja; u gornjem desnom kutu obrasca
pie se redni broj stranice unutar te klasifikacijske oznake
u rubriku 2 upisuju se urudbeni brojevi akata
u rubriku 3 upisuje se datum primitka zahtjeva i drugih akata u postupku, tj. datum
upisan u otisku prijamnog tambilja; ispod datuma u ovoj rubrici bilo bi poeljno
upisati brojanu oznaku unutarnje ustrojbene jedinice kojoj se zahtjev dostavlja u
rad kako bismo znali kome je predmet dostavljen na rjeavanje ve samim uvodom
u upisnik UP/I
u rubriku 4 upisuje se velikim tiskanim slovima ime i prezime, odnosno naziv i mjesto podnositelja zahtjeva, odnosno drugih poiljatelja akata, dakle samo osobni dio
oznake predmeta; ako je rije o pravnoj osobi, upisujemo naziv i sjedite pravne oso
be, ako je rije o vlastitom aktu, rjeenju ili zakljuku, stavljamo kraticu vl. za vlastiti
spis
u rubriku 5 upisuje se kratki sadraj predmeta, odnosno pojedinih akata u tom predmetu, dakle stvarni dio oznake predmeta, npr. brisanje obrta i sl.
u rubrike 6, 7, 8, 9 i 10 upisuju se podatci koji se odnose na odluku o zahtjevu, i to kad
je odluka donesena ovisno o tome je li zahtjev odbaen, odbijen ili usvojen te jesu li
rjeenje ili zakljuak doneseni u roku prema lanku 218. ZUP-a:
u rubriku 6 je li zahtjev odbaen
u rubriku 7 je li zahtjev odbijen
u rubriku 8 je li zahtjev usvojen
u rubriku 9 i 10 je li u roku iz lanka 218. ZUP-a donesena odluka ili nije
u rubrike 11, 12 i 13 upisuju se podatci o radu prvostupanjskog tijela po albi i datum
odluke, i to:
u rubriku 11 je li alba odbaena
u rubriku 12 je li rjeenje zamijenjeno novim
u rubriku 13 je li alba dostavljena drugostupanjskom tijelu.
alba kao podnesak upisuje se i u rubrike urudbenog broja, i to: datum primitka albe,
ime i prezime podnositelja albe, mjesto podnositelja albe. U oznaci sadraja upisuje se
rije alba. Rubrike 6, 7, 8, 9 i 10 ne popunjavaju se.

61

u rubrike 14 i 15 upisuju se podatci o administrativnom izvrenju i datumu izvrenja,

i to:
u rubriku 14 zakljuak o dozvoli izvrenja
u rubriku 15 prisilno izvrenje
urubriku 16 upisuje se razvoenje, odnosno biljeka o obustavi postupka.
Shematski primjer Upisnika UP/I

311-01/01-01

Strana 52

Klasifikacijska
oznaka

Urudbeni broj

Datum primitka
zahtjeva

15-01-1
02-01-2

19. 10.
25. 10.

511

Ime i prezime, odnosno naziv i

mjesto podnositelja zahtjeva

Kratak sadraj
zahtjeva

IVO IVI, Zadar

- vl.

- brisanje obrta
- rjeenje

Rad tijela prvog stupnja po albi i

datum odluke

Odluka o zahtjevu i datum odluke

Administrativno
izvrenje i datum
izvrenja

alba doU roku iz

Rjeenje stavljena Zakljuak
Zahtjev Zahtjev Zahtjev lanka 218. alba
Prisilno
zamijenjetijelu
o dozvoli
ZUP-a
izvrenje
odbaen odbijen usvojen
odbaena no novim drugog
izvrenja
Da Ne
stupnja

Razvoe
nje

10

11

12

13

14

15

16

15. 10.

Da

23. 11. 14.

a.a

8.2. Upisnik UP/II

Upisnik predmeta drugostupanjskoga upravnog postupka vode sva tijela uprave i ustanove koje rjeavaju upravne stvari u drugom stupnju.
U upisnik predmeta drugostupanjskoga upravnog postupka (UP/II) predmeti se upisuju
na sljedei nain:

62

na crtu iznad rubrike 1 u gornjem lijevom kutu obrasca pie se odgovarajui dio kla
sifikacijske oznake do dosjea, a ostatak klasifikacijske oznake (broj predmeta) upisuje
se u rubriku 1 obrasca od broja 01 pa dalje do potrebnog broja, dok se u gornjem
desnom kutu obrasca pie redni broj stranice unutar te klasifikacijske oznake
u rubriku 2 upisuju se urudbeni brojevi akata
u rubriku 3 upisuje se datum primitka albe i drugih akata u postupku; to je datum identian onom u prijamnom tambilju; ispod datuma u rubrici bilo bi poeljno upisati broj
anu oznaku unutarnje ustrojbene jedinice kojoj se alba, odnosno drugi akt dostavlja

u rubriku 4 velikim tiskanim slovima upisuje se ime i prezime, odnosno naziv i mjesto
podnositelja albe i drugih poiljatelja akata
u rubriku 5 upisuje se naziv tijela koji je donio ili nije donio prvostupanjsko rjeenje
u rubrike 6, 7, 8, 9 i 10 upisuje se datum donoenja odgovarajue odluke
u rubrike 11 i 12 upisuje se je li upravna stvar rijeena u roku iz lanka 247. ZUP-a ili
nije
u rubriku 13 upisuje se razlog usvajanja albe (povreda pravila postupka, pogreno ili
nepotpuno utvreno injenino stanje, pogrena primjena materijalnog prava)
u rubriku 14 upisuje se razvoenje i biljeka o obustavi postupka.

Shematski primjer Upisnika UP/II

Klasifikacijska oznaka

___________________

Stranica ______

Klasifikacijska
oznaka

Urudbeni broj

Datum
primitka
albe

Ime i prezime, odnosno

naziv i mjesto alitelja

Naziv tijela koje je donijelo

ili nije donijelo prvostu
panjsko rjeenje

alba

U roku (l.
247. ZUP-a)

Odluka o albi i datum odluke

Rjeenje
Rjeenje Rjeenje
alba od- alba
proglaeizmije poniteDa
baena odbijena
no nitanjeno
no
vim
6

10

11

Razlozi usvajanja albe

Ne

Povreda
pravila
postupka

12

13

Pogreno ili
Pogrena
nepotpuno
primjena
utvreno
materijalinjenino
nog prava
stanje
14

15

Razvoe
nje

16

63

a
9. UVEZIVANJE URUDBENOG ZAPISNIKA, ODNOSNO
UPISNIKA PREDMETA UPRAVNOG POSTUPKA

Na kraju godine svesci urudbenog zapisnika, odnosno upisnici predmeta upravnog

postupka uvezuju se u jednu ili vie knjiga.
Ako se akti obrauju osobnim raunalom, iz mikrofilmskih rola formira se mikrojacket
urudbenog zapisnika, odnosno upisnika upravnog postupka.
Na prednjoj strani knjige urudbenog zapisnika, odnosno upisnika predmeta upravnog postupka pie se velikim tiskanim slovima naziv tijela uprave, ustanove ili pravne oso
be koja na osnovi zakona ima javne ovlasti. Ako se u tijelu, ustanovi ili pravnoj osobi vodi
vie urudbenih zapisnika, odnosno upisnika predmeta upravnog postupka, pie se i naziv unutarnje ustrojbene jedinice koja vodi poseban urudbeni zapisnik, odnosno upisnike
predmeta upravnog postupka.
Ispod naziva pie se godina u kojoj je voen urudbeni zapisnik, odnosno upisnik predmeta upravnog postupka.

PITANJA I ZADATCI

1. Objasni postupak upisa spisa u upisnike predmeta upravnog postupka.

2. Popuni primjer obrasca upisnika predmeta upravnog postupka.

3. Kada se i kako vri uvezivanje urudbenog zapisnika, odnosno upisnika predmeta upravnog postupka?

64

10. POVJERLJIV I STROGO POVJERLJIV URUDBENI ZAPISNIK

Za akte oznaene odreenim stupnjem povjerljivosti vodi se poseban urudbeni zapisnik.

Urudbeni zapisnici u kojima se evidentiraju akti odreenog stupnja povjerljivosti vode

se na jednakom obrascu i na jednak nain kao i obian urudbeni zapisnik. Njih vodi za to
ovlateni radnik. Ovi urudbeni zapisnici vode se u tvrdo ukorienoj i ovjerenoj knjizi koja
se moe rabiti vie godina, no rukovoditelj tijela svaku godinu posebno zakljuuje svojim
potpisom i slubenim peatom. Urudbeni zapisnici u kojima se vode predmeti odreenog
stupnja povjerljivosti uvaju se odvojeno od obinoga urudbenog zapisnika i njima rukuje
radnik za to ovlaten.
U urudbeni zapisnik u kojem se evidentiraju predmeti odreenog stupnja povjerljivosti
treba upisati svaki akt koji je primljen pod Pov., Str. pov. ili Interno. Ako predmet koji je
upisan u obian urudbeni zapisnik tijekom postupka postigne odreeni stupanj povjerljivosti, upisat e se u odgovarajui urudbeni zapisnik, a u prethodno upisanom urudbenom
zapisniku u rubriku Razvoenje ili napomena napisat e se slubena zabiljeka. O promjeni stupnja povjerljivosti odluuje za to ovlateni radnik.
Poslije upisa akta oznaenog odreenim stupnjem povjerljivosti, stavlja se u otisku prijamnog tambilja ispred klasifikacijske oznake kratica Pov., Str. pov. ili Interno.
Urudbeni zapisnici u kojima se vodi evidencija akata odreenog stupnja povjerljivosti
osnivaju se tako da se tiskanice urudbenog zapisnika uvezuju prije upisa u tvrdo ukorienu
knjigu s brojanim oznakama stranica. Broj stranica ovjerava svojim potpisom uz oznaku
datuma i peata na unutarnjoj strani prednjih korica, rukovoditelj tijela ili radnik koji ima
ovlast voditi ovaj urudbeni zapisnik.
Povjerljiv i strogo povjerljiv urudbeni zapisnik moe se voditi i na osobnom raunalu.
Pristup tim urudbenim zapisnicima, kao i aktima odreenog stupnja povjerljivosti, ima radnik za to ovlaten pismenim aktom rukovoditelja tijela, koji mu usmeno priopuje zaporku
kojom pristupa bazi dokumenata u kojoj su pohranjeni podatci.

PITANJA I ZADATCI

1. Kako se vode povjerljivi i strogo povjerljivi urudbeni zapisnici?

65

a
11. OMOT PREDMETA (SPISA)

Nakon upisivanja akata, odnosno spisa u urudbeni zapisnik ili upisnike predmeta uprav
nog postupka, radnik pisarnice upisani akt stavlja u omot spisa (kouljicu) u koju se kasnije
ulau i ostali akti istog predmeta.
Omot spisa, odnosno predmeta vodi se na propisanim obrascima, tiskanicama veliine
230 x 310 mm. Omoti predmeta upravnog postupka uoljivo se razlikuju od predmeta
neupravnog postupka.
Na prvoj vanjskoj strani omota pie se u gornjem lijevom kutu naziv tijela, odnosno unu
tarnje ustrojbene jedinice kojoj se akt dostavlja na rjeavanje, prema Jedinstvenom planu
klasifikacijskih oznaka i brojanih oznaka stvaratelja i primatelja akata, godina primitka te
urudbeni broj akta. Ako se radi o predmetu upravnog postupka, pie se i oznaka UP/I ili
UP/II, ovisno o tome radi li se o prvostupanjskom ili drugostupanjskom postupku.
Ispod oznake tijela i oznake upravnog predmeta ne piu se podatci iz urudbenog
zapisnika, odnosno upisnika predmeta upravnog postupka koji se odnose na oznaku unu
tarnje ustrojbene/organizacijske jedinice, klasifikacijska oznaka te oznaka predmeta.
Shematski prikaz omota predmeta u neupravnom i upravnom postupku

_______15-01-1________________
(naziv tijela peat)

Signatura organizacijske jedinice _____05_____

Klasifikacijska oznaka ___350-01/01-01/242___
Predmet IVI IVO poloaj .z. u prostornom planu
________________________________________

OMOT SPISA neupravni predmeti

66

a
Rok za rjeenje:
ZAHTJEV:
a)odbaen
b)odbijen
c) usvojen

_______15-01-1______
UP/I

Dana ___18. 10. 2014.___

Signatura organizacijske jedinice ___02___

Klasifikacijska oznaka __311-01/01-01/520__
Predmet ____Marko Mari Zadar________
____________odjava obrta_______________

ALBA PO PRVOSTUPNOM TIJELU:

a) odbaena
b) rjeenje zamijenjeno novim
c) alba dostavljena drugostupnom tijelu
Dana: _______________

ALBA PO DRUGOSTUPNOM TIJELU:

a) odbaena
b) odbijena
c) rjeenje izmijenjeno
d) rjeenje poniteno
1. povreda pravila postupka
2. pogreno ili nepotpuno utvreno
injenino stanje
3. pogrena primjena materijalnog prava
e) rjeenje proglaeno nitavnim
Dana _____________

OMOT SPISA upravni predmeti

Na omotu spisa upravnog predmeta, osim ovih podataka, upisuju se i podatci koji se
odnose na to do kojeg datuma predmet treba rijeiti te podatci iz UP/I i UP/II koji se odnose
na zahtjev te albu na prvostupanjsko ili drugostupanjsko rjeenje.
Unutarnja strana omota spisa i upravnog i neupravnog postupka identine su i sadre
evidenciju svih akata/spisa koji se odnose na predmet, a ta evidencija sadri: urudbeni broj,
datum primitka, kratku oznaku sadraja, priloge te napomenu.
Shema unutarnje strane omota predmeta

Urudbeni
broj

PRILOZI

Datum
primitka

POPIS AKATA
(kratka oznaka sadraja)

Naziv

Koliina

priloga

NAPOMENA

listova

67

U omote spisi se ulau po datumu primitka tako da se odozgo nalazi akt koji je primljen
pod najnovijim datumom.
Spisi koji se stavljaju u omot mogu se, ali i ne moraju, spajati spajalicom. Opsenije predmete uputno je spojiti konopiem (jamstvenikom), i to tako da se na lijevoj strani papira
probue dvije rupice, proiju konopiem i njime veu. Povezujui ovako predmet, moramo
voditi rauna o tome da dokumente trajne vrijednosti ne otetimo.
Svrha je omota spisa da se spisi odreenog predmeta nalaze na odreenome mjestu, na
okupu i da se ne oteuju.

68

a
12. ZDRUIVANJE AKATA

Radi pravilnog i potpunog rjeavanja odreenog predmeta svi spisi, odnosno akti koji
stignu tijelu moraju se zdruiti ili prikljuiti ranijim spisima toga istog predmeta.
Ve smo ranije istaknuli da stranke u svojim podnescima mogu i ne moraju isticati oznaku
veze, pa e pisarnica morati utvrditi je li rije o novom spisu, predmetu ili je rije o spisu u
kojem ve postoji raniji spis, odnosno predmet.
Da bismo provjerili postoji li raniji spis odreenog predmeta, pisarnica e, prema oznaci
predmeta, potraiti u pomonoj uredskoj knjizi, u registru, je li taj predmet, osoba, sa svojim podneskom evidentirana u registru. Ako jest, u registru emo pronai i klasifikacijsku
oznaku i urudbeni broj pod kojim je raniji spis evidentiran u uredskim knjigama, urudbe
nom zapisniku, odnosno upisniku predmeta upravnog postupka. U uredskim knjigama potrait emo i podatak kojoj je unutarnjoj ustrojbenoj jedinici predmet dostavljen u rad. Ako
u uredskim knjigama nema oznake razvoda, predmet se jo uvijek nalazi na rjeavanju u
unutarnjoj ustrojbenoj jedinici, to emo provjeriti u internoj dostavnoj knjizi, gdje emo
nai i podatak tko je preuzeo spis.
U internoj dostavnoj knjizi nai emo i podatak, ako je slubena osoba obradila spis, koji
je radnik pisarnice preuzeo spis. Slubena osoba koja je radila na spisu dala je naputak to
treba dalje uiniti sa spisom, odnosno predmetom, pa se predmet moe nalaziti u rokovniku ili u pismohrani.
Ako je predmet pohranjen u pismohrani, u oznaci razvoda nai emo kraticu a.a i tada
emo spis potraiti u pismohrani.
Ako je u oznaci razvoda upisana kratica R i datum, trait emo spis u rokovniku. Ako je
rok na koji upuuje datum ve proao, provjerit emo u internoj dostavnoj knjizi je li pisarnica vratila spis ustrojbenoj jedinici te kada je i koja slubena osoba preuzela spis, odnosno
predmet na daljnje rjeavanje.
Ako je u stupcu za razvod upisan datum i oznaka izvorno te naziv odreenog tijela,
znai da je cijeli spis upuen tomu tijelu, to se moe vidjeti u dostavnoj knjizi za potu ili
dostavnoj knjizi za mjesto, gdje emo nai i potvrdu o preuzimanju spisa, datum i potpis.
Kad smo ustanovili gdje se spis, odnosno predmet nalazi, novi emo spis prikljuiti,
odnosno zdruiti s prethodnim spisima istog predmeta tako da u omot spisa na vrh stavimo
novi spis s prilozima.
Ako se predmet kojemu treba pridruiti novi spis nalazi u unutarnjoj ustrojbenoj jedinici,
uz otisak prijamnog tambilja trebamo napisati datum otkad se predmet nalazi u njoj.
Ako upis akata, odnosno spisa obavljamo u elektronskim uredskim knjigama, vrlo brzo i
jednostavno, po oznaci predmeta, odnosno osobe, ako nije istaknuta klasifikacijska oznaka
i urudbeni broj, moemo provjeriti postoji li raniji spis ili predmet te gdje se nalazi.

69

PITANJA I ZADATCI

1. to se pie na omot spisa upravnog postupka, odnosno neupravnog postupka?

2. Kako se i gdje obavlja evidencija svih akata koji se odnose na odreeni predmet?
3. Kako se spisi ulau u omot predmeta?

4. to se podrazumijeva pod pojmom zdruivanje akata?

70

a
13. REGISTAR

Radi lakeg i breg pronalaenja klasifikacijske oznake predmeta te urudbenog broja,

vodi se registar ili kazalo.
Podatci u registru upisuju se po oznaci predmeta, a po potrebi i po poiljatelju.
Po oznaci predmeta podatci se u registar upisuju:

a) prema poetnom slovu prezimena fizike osobe, odnosno naziva tijela, ustanove ili
pravne osobe na koju se predmet odnosi
b) prema poetnom slovu rijei koja oznaava bitni sadraj predmeta.

Po poiljatelju, tj. prema poetnom slovu naziva poiljatelja, podatci se u registar upisuju
ako to zahtijeva specifinost poslovanja tijela.
Registar se, jednako kao i uredske knjige, vodi u nepovezanim arcima, koji se na kraju
godine uvezuju u knjigu.
Registar se osniva tako da se za svako slovo abecede uzme potreban broj listova tako da
se izreu slova koja se nalaze ispod onog na koje se arak odnosi. Ako se za pojedino slovo
abecede predvia vei broj upisa, registar se moe ralaniti jo i po samoglasnicima, npr.
Ma, Me itd. U gornjem dijelu u rubrici obrasca Nain upisivanja upisuje se nain voenja
registra ili po oznaci predmeta ili po poiljatelju.
Ako se registar vodi po predmetu, rukovoditelj tijela moe odrediti da se upisivanje
u registar kod istog slova vri posebno prema poetnom slovu prezimena fizike osobe,
odnosno naziva pravne osobe, tijela ili ustanove na koju se predmet odnosi, a posebno prema poetnom slovu rijei koja oznaava bitni sadraj predmeta. U takvom sluaju u rubrici
Nain upisivanja treba istaknuti odgovarajui nain voenja registra, npr. Po prezimenu,
Po nazivu ili Po sadraju.
Podatci se u registar upisuju iz urudbenog zapisnika, odnosno iz upisnika predmeta
upravnog postupka.
Shematski prikaz registra

Nain upisivanja _______________________________

Mjesec

Predmet
Mjesto
poiljatelj poiljatelja
2

Klasifika
cijska
oznaka

Poiljatelj
predmet

Str.
urudb.
zapisnika

71

Upisivanje podataka u registar Po predmetu obavlja se na sljedei nain:

u rubriku 1 upisuje se rimskim brojem mjesec u kojem je predmet upisan u urudbeni zapisnik, odnosno upisnik predmeta upravnog postupka (to je iznimka jer se u
pravilu svi brojevi upisuju arapskim brojkama)
u rubriku 2 upisuje se najprije prezime i ime fizike osobe, odnosno naziv tijela, ustanove ili pravne osobe na koju se predmet odnosi, a ispod toga upisuje se oznaka
predmeta onako kako je upisana u urudbenom zapisniku, odnosno upisniku predmeta upravnog postupka; ako se predmet odnosi na vie osoba, upisuju se po potrebi sve osobe
u rubriku 3 upisuje se mjesto (prebivalite, odnosno sjedite) podnositelja
u rubriku 4 ne upisujemo podatke jer vodimo registar po oznaci predmeta
u rubriku 5 upisuje se klasifikacijska oznaka, a u rubriku 6 upisuje se urudbeni broj
akta upisanog u urudbeni zapisnik, odnosno upisnik predmeta upravnog postupka
u rubriku 7 upisuje se stranica urudbenog zapisnika, odnosno upisnika predmeta
upravnog postupka na kojoj je upisana klasifikacijska oznaka i urudbeni broj akta.
Upisivanje podataka u registar Po poiljatelju obavlja se tako da se u rubriku 2 upie
naziv poiljatelja, a u rubriku 4 kratak sadraj predmeta onako kako je upisan u urudbeni
zapisnik, odnosno upisnik predmeta upravnog postupka; ostale se rubrike popunjavaju jednako kao i u registru Po predmetu.
Pri kombiniranom nainu voenja registra upisivanje podataka u registar Po prezimenu
ili Po nazivu obavlja se tako da se u rubriku 2 upisuje samo prezime i ime fizike osobe,
odnosno naziv tijela, ustanove ili pravne osobe na koju se akt odnosi; u rubriku 3 upisuje
se njihovo prebivalite, odnosno sjedite; u rubriku 4 upisuje se kratka oznaka predmeta.
Ostale rubrike popunjavaju se jednako kao i u registru Po predmetu.
Upisivanje podataka u registar Po sadraju obavlja se tako da se u rubrike 2 i 3 upiu
najvanije rijei iz sadraja predmeta, a u rubriku 4 blii podatak o predmetu (npr. u rubriku
2: uredsko poslovanje, a u rubriku 4: naputak za primjenu). Rubrike 1, 5, 6 i 7 ispunjavaju se
jednako kao i u registru Po prezimenu ili Po nazivu.

NOVI POJMOVI

Registar je pomona uredska knjiga koja se vodi radi lakeg i breg pronalaenja
odreenog predmeta.

PITANJA I ZADATCI
1. Zato se i kako vodi registar?

2. Kako se upisuju podatci u registar?

72

a
14. DOSTAVLJANJE AKATA U RAD

Dostavljanje akata u rad obavlja se preko interne dostavne knjige.

Nakon primitka spisa, odnosno predmeta, pisarnica ih upisuje u urudbeni zapisnik,

odnosno upisnik predmeta upravnog postupka. Podatke iz urudbenog zapisnika, odnosno upisnika predmeta upravnog postupka upisuje u internu dostavnu knjigu i dostavlja ih
unutarnjim ustrojbenim jedinicama u rad isti dan kad su upisani u uredske knjige.
Ako je rije o hitnim spisima, spisima vezanim za rok, pisarnica e odmah po primitku
spisa izvriti upis u uredske knjige i internu dostavnu knjigu te dostaviti spis, odnosno predmet u rad.
Prijam akata potvruje svojim potpisom i datumom radnik unutarnje ustrojbene jedinice
koji za to ima pismenu ovlast rukovoditelja tijela.
Svaka unutarnja ustrojbena jedinica treba imati jednu, a po potrebi i vie internih dostavnih knjiga. Interna dostavna knjiga nalazi se na odreenome mjestu u unutarnjoj ustroj
benoj jedinici i mora se staviti na raspolaganje pisarnici u vrijeme upisivanja novih akata
kako bi obavila upis.
Preko interne dostavne knjige obavlja se i dostava spisa koji se nalaze u rokovniku predmeta.
Interna dostavna knjiga vodi se na propisanim obrascima iz kojih je vidljivo kolanje akata
od pisarnice prema slubenoj osobi, odnosno unutarnjoj ustrojbenoj jedinici i obratno.
Shematski prikaz interne dostavne knjige

Red.
broj

Datum
upisa

Broj akta

Klasif.
oznaka

Urudb.
broj

Potvrda
primitka

Referenti

Vraeno pisarnici

Datum

Potpis

Datum

Potpis

Primjedba
10

Ako se akti obrauju osobnim raunalom i upis spisa vri u elektronske uredske knjige,
preuzimanje spisa mogue je i osobnim raunalom ako su raunala umreena.

NOVI POJMOVI

Interna dostavna knjiga jest pomona uredska knjiga kojom se predmeti predaju u rad
odreenoj osobi.

PITANJA I ZADATCI

1. to je interna dostavna knjiga i to se u nju unosi?

2. Mogu li se predmeti, odnosno spisi predavati u rad bez interne dostavne knjige?

73

a
15. PREGLED I RASPODJELA SPISA U RAD

Radnik ustrojbene jedinice koji ima pismenu ovlast preuzimati akte od pisarnice, duan
je akte, nakon njihova prijama, rasporediti na pojedine referente, odnosno slubene oso
be. Raspored akata na referente unutar unutarnje ustrojbene jedinice naziva se drugim
signiranjem, o emu smo ve ranije govorili.
Raspored akata na referente obavlja se tako da rukovoditelj ili ovlateni radnik u otisak
prijamnog tambilja, uz oznaku ustrojbene jedinice, napie oznaku referenta kojemu se spis
daje u rad. Osim u otisku prijamnog tambilja, ovaj se podatak unosi i u internu dostavnu
knjigu. Prilikom preuzimanja akta u rad referent e se potpisati i napisati datum preuzima
nja spisa u internoj dostavnoj knjizi.
Ako se akti obrauju osobnim raunalom, rukovoditelj ili ovlateni radnik obavlja raspo
djelu spisa u rad upisivanjem brojane oznake unutarnje ustrojbene jedinice i referenta u
brojanu oznaku primatelja akata u elektronskom urudbenom zapisniku, odnosno upisniku predmeta upravnog postupka.

PITANJA I ZADATCI

1. Na koji se nain obavlja pregled i raspodjela spisa u rad?

74

a
16. VRAANJE RIJEENIH PREDMETA PISARNICI

Svi rijeeni, odobreni i potpisani predmeti koje treba otpremiti, arhivirati ili ustupiti nekoj
drugoj ustrojbenoj jedinici tijela u rad, vraaju se pisarnici preko interne dostavne knjige.
Privremeno ustupanje predmeta nekoj drugoj ustrojbenoj jedinici tijela, npr. radi davanja
miljenja ili podataka, obavlja se neposredno.
Na primjerku akta koji ostaje za pismohranu, ispod zavretka teksta na lijevoj strani re
ferent stavlja oznaku uputa pisarnici, u kojoj oznaava nain otpreme (npr.: preporueno).
Ispod upute pisarnici, ako je akt dovren, referent je duan jo istaknuti, u skladu s posebnim propisima o zatiti arhivske grae, uz oznaku za arhiviranje (a.a) i oznaku koliko godina
akt treba uvati. Referent je duan istaknuti i to treba li ga uvati trajno kao arhivsku grau.
Ispod upute pisarnici i podataka koji se odnose na arhiviranje referent se potpisuje se i
pie datum.
Ako je jednim aktom rijeeno vie zasebnih predmeta, referent je duan na vrhu prve
stranice primjerka akta koji ostaje za pismohranu, na vidnome mjestu ispisati klasifikacijske
oznake i urudbene brojeve svih zajedno rijeenih predmeta.
Prilikom primanja predmeta preko interne dostavne knjige, radnik u pisarnici duan je
potvrditi primitak predmeta potpisom i datumom. Nakon toga radnik pisarnice duan je
provjeriti formalnu ispravnost predmeta i na eventualne nedostatke upozoriti referenta,
odnosno vratiti mu predmet na nadopunu. Ovako e radnik pisarnice postupiti:
ako je adresa nepotpuna
ako predmet nije cjelovit
ako nedostaje oznaka kratkog sadraja akta, odnosno predmeta
ako nije istaknuta oznaka veze
ako nedostaje oznaka priloga
ako nedostaje potpis radnika koji ima ovlast za potpisivanje akta
ako nedostaje potpis referenta koji je izradio nacrt, odnosno koncept odobrenog akta
ako predmet nije sloen po kronolokom redu
ako nedostaje uputa pisarnici.
Na primjerku akta koji ostaje tijelu, ispod upute pisarnici, pisarnica stavlja otisak daktilografskog tambilja. Kao to ve znamo, taj se otisak stavlja i na odobrene koncepte (nacrte)
rjeenja te na slubene dopise koje treba prepisati. Nakon izvrenog rada preuzimanja,
prepisivanja i kolacioniranja, odnosno usporeivanja u posljednjem stupcu popunjava
se rubrika otpremljeno u kojoj se potpisuje, uz pisanje datuma, radnik pisarnice nakon
otpreme spisa/akta.

PITANJA I ZADATCI

1. Na koji se nain predmeti vraaju pisarnici?

2. to sadri uputa pisarnici?

3. Na to treba paziti radnik pisarnice prilikom preuzimanja predmeta?

75

a
17. OTPREMANJE AKATA

Otpremanje akata putem potanske slube ili dostavljaa obavlja odreeni radnik pi
sarnice. Povjerljive i strogo povjerljive akte otprema posebno odreeni radnik. Iznimno,
unutarnje ustrojbene jedinice koje vode poseban urudbeni zapisnik, odnosno upisnik
predmeta upravnog postupka, a prostorno su odvojene od tijela, mogu samostalno otpremati svoje akte.
Radnik pisarnice koji otprema spise mora ih prije otpreme pregledati i provjeriti (vidi:
Vraanje rijeenih predmeta pisarnici). Nakon to je provjerio akte/spise, ispisat e sve omotnice i dostavnice, ako ve nisu napisane, i upisati spise u odgovarajue otpremne knjige.
Svi akti preuzeti tijekom dana moraju biti toga istog dana i otpremljeni. Akti koji su primljeni nakon zakljuivanja otpremnih knjiga otpremit e se iduega radnog dana. Ako je rije
o hitnom spisu, odnosno aktu, njega moramo otpremiti istog dana.
Nakon izvrenog upisivanja u otpremne knjige, u otisku daktilografskog tambilja na
primjerku akta koji ostaje tijelu, u pismohrani, u rubriku Otpreme radnik e potpisati i
napisati datum.
Akti koji se istog dana otpremaju na istu adresu, stavljaju se u istu omotnicu. Ako je potrebno neki spis uputiti preporueno, u zajedniku emo omotnicu uloiti i ostale akte koje
bismo inae otpremili kao obinu poiljku.
Ako se na istu adresu istovremeno otpravlja vea koliina akata ili neki drugi materijali
koji ne mogu stati u zajedniku omotnicu, treba ih upakirati i otpremiti kao paket na nain
odreen propisima potanske slube.
Otpravci se, u pravilu, otpremaju u omotnici. Omotnica u kojoj se otpremaju slubeni
akti u gornjem lijevom kutu na prednjoj strani treba sadravati toan i potpun naziv poi
ljatelja (tijela uprave, ustanove ili pravne osobe koja na osnovi zakona ima javne ovlasti).
Ispod naziva piu se oznake svih klasifikacijskih i urudbenih brojeva akata koji se nalaze u
omotnici. Naziv primatelja pie se velikim tiskanim slovima itljivim rukopisom ili pisaim
strojem u skladu s adresom u spisu. Ispod toga pie se njegovo mjesto stanovanja, odnosno
sjedite, potanski broj, adresa, odnosno broj potanskog pretinca.
Ako tijelo treba od pote dobiti potvrdu o primitku spisa, upotrebljava se propisana
omotnica s povratnicom.
Ako akte/spise otpremamo osobnim raunalom (elektronskom potom), akt/spis ne
mora imati otisak slubenog peata, a umjesto potpisa moe se staviti oznaka v.r. (vlastoruno).
Dokumenti, neponiteni biljezi i druge vrijednosti te povjerljiva pota otpremaju se
uvijek preporueno.
Omotnice s povjerljivom potom moraju biti zapeaene ili na drugi pogodan nain
osigurane. Peaenje omotnica obavlja se tako da se akti prije stavljanja u omotnicu zatite
komadom istog papira, a zatim se na sredinu poleini omotnice utisne mjedeni ig preko
rastopljenog peatnog voska ili plastelina. Prilikom peaenja omotnica sa strogo povjer
ljivim aktima, stavljaju se peati i na sastavke u svakom kutu na poleini omotnice. Peatiti

76

se moe i tako da se preko otiska slubenog peata na sastavima omotnice nalijepi prozirna
folija ili folija na kojoj je otisnut peat.
Unutarnje ustrojbene jedinice koje vode poseban urudbeni zapisnik, odnosno upisnik
predmeta upravnog postupka, a ne otpremaju akte samostalno, predaju svoje akte preko
dostavne knjige za potu pisarnici tijela uprave radi otpreme. Akti se predaju bez omotnica,
izuzev akata povjerljive prirode. U potonjem se sluaju u dostavnu knjigu za potu upisuju
samo klasifikacijske oznake i urudbeni brojevi akata koji se predaju radi otpreme. Primanje
tih akata na otpremu potvrdit e radnik pisarnice tijela datumom i potpisom.

PITANJA I ZADATCI
1. Tko i na koji nain otprema akte?

2. Kako se otpremaju dokumenti, neponiteni biljezi i druge vrijednosti, a kako povjer

ljiva pota?

77

a
18. DOSTAVLJANJE

Svrha dostave jest da akt, odnosno spis bude uruen osobi kojoj je namijenjen. Postupak
dostave propisan je Zakonom o opem upravnom postupku. Propisi koji se primjenjuju na
dostavu akata u upravnom postupku primjenjuju se i na dostavu akata u neupravnom postupku.
Dostava se moe izvriti putem potanske slube, putem dostavne slube tijela, neposredno uruivanjem stranci u tijelu te na druge propisane naine. Ve smo istaknuli da
se dostava akata moe obavljati i elektronikim putem ako osoba ili tijelo imaju elektroniki
potpis, odnosno certifikat ili kvalificirani certifikat. Ako se dostavljaju elektronikim putem,
akti se ne upisuju u dostavne knjige niti je propisana obveza potvrde primitka akta, pa tijelo
nema pouzdanu povratnu informaciju je li akt preuzet.
Pisarnica je duna akt, odnosno spis otpremiti prema uputi za pisarnicu koju je sastavio
referent utvrujui i nain otpreme.
Svi akti koji se otpremaju potanskom slubom razvrstavaju se u tri skupine:
I. obina poiljka

II. potanski pretinac

III. preporuene poiljke.

Ovim se redoslijedom i upisuju u dostavnu knjigu za potu. Obrazac dostavne knjige

za potu propisan je, a slui za evidentiranja otpreme akata potanskom slubom te radi
pravdanja utroenih novanih sredstava na ime potanskih trokova.
Shematski prikaz dostavne knjige za pote

Datum
otpreme
1

Broj akta

P r i m a t e lj

Klasif.
oznaka

Urudb.
broj

Prezime i ime,
odnosno naziv

Mjesto

Potarina

Broj
preporuke

Shematski prikaz kontrolnika potarine

78

Datum

Opis

Vrijednost

Primljeno

Utroeno

Stanje

Ovjera
6

Poiljke koje se otpremaju potom upisuju se u dostavnu knjigu za potu. Nakon otpremanja akata potanskom slubom, treba zbrojiti koliko je novca utroeno za potarinu i taj
iznos upisati u predvienu rubriku kontrolnika potarine.
Prigodom svakog novog traenja novca za potarinu, kontrolnik potarine treba zakljuiti i predati ga zajedno s dostavnom knjigom za potu radniku tijela koji je zaduen za materijalno-financijsko poslovanje radi kontrole i odobravanja novanog iznosa za potarinu.
Kontrolnik potarine vodi se u ukorienoj knjizi s numeriranim stranicama te se proiva
konopiem (jamstvenikom) i ovjerava.
Pisarnice tijela koje upotrebljavaju stroj za frankiranje ne trebaju voditi kontrolnik
potarine. Pravdanje trokova potarine u tom sluaju obavlja se prema utvrenim propisima o financijsko-materijalnom poslovanju tijela.
Svi akti/spisi koje treba hitno dostaviti drugim tijelima, ustanovama, pravnim osobama i
fizikim osobama u istome mjestu gdje se nalazi sjedite tijela koje vri otpremu, dostavljaju
se putem dostavne knjige za mjesto i otpremaju se dostavnom slubom tijela, odnosno
dostavljaem.
Shematski prikaz dostavne knjige za mjesto

Red.
broj

Datum
upisa

Broj akta

Primatelj

Potvrda primitka

Klasif.
oznaka

Urudb.
broj

Prezime i ime, odnosno

naziv

Adresa

Datum

Potpis

U dostavnu knjigu za mjesto upisuju se svi akti, osobito pozivi i poiljke koje e se strankama uruiti preko dostavnice. Prijem poiljke potvrdit e se potpisom u dostavnoj knjizi za
mjesto i na dostavnici..
Dostavnica je potvrda o izvrenoj dostavi koju stranka ovjerava cjelovitim potpisom i
datumom. Osim stranke dostavnicu potpisuje i osoba koja je obavila dostavljanje. Ako je
osoba nepismena ili se ne moe potpisati, dostavlja na dostavnici ispisuje njezino ime i
prezime, datum predaje te razlog zbog kojeg dostavnica nije potpisana. Ako stranka ne eli
potpisati dostavnicu, dostavlja e to zabiljeiti u dostavnici i napisati datum. Time je dostava izvrena.

79

a
Shematski prikaz dostavnice
(Naziv organizacije/ustanove)

Klasa _________________

DOSTAVNICA

Broj urudbenog
zapisnika

Vrsta poiljke i
broj priloga

Kome se akt dostavlja adresa

Datum primitka
i potpis primatelja

Napomena ________________________________________________________________________________

______________________________

______________________________

(Potpis svjedoka ako primatelj ne moe

ili nee potpisati dostavnicu)

(Potpis dostavljaa)

Ve smo istaknuli da je postupak dostave propisan Zakonom o opem upravnom postupku. Ako se dostavu obavlja potanska sluba, pota je duna pridravati se zakonom
propisanog naina dostavljanja.
Primljene i potvrene dostavnice i povratnice ulau se u spis ako je rije o osobnoj dostavi. Ako nije rije o osobnoj dostavi, dostavnice i povratnice spremaju se u pisarnici.

PITANJA I ZADATCI
1. to je svrha dostave?

2. Kako se razvrstavaju akti koji se otpremaju potanskom slubom?

3. Koji se sve podatci unose u dostavnu knjigu za potu?

4. Koji se sve podatci unose u dostavnu knjigu za mjesto?

80

a
19. RAZVOENJE AKATA U UREDSKIM KNJIGAMA

Prema uputama koje je pisarnici dao referent, nakon izvrenog otpremanja akti se razvode u urudbenom zapisniku, odnosno upisniku predmeta upravnog postupka. Akti koji
su rijeeni Izvorno odnosno u produenju primljenog akta, bez primjerka za arhivu, razvode se prije otpreme.
Razvoenje oznaava izraz koji govori to treba uiniti s predmetom, odnosno spisom
ili aktom nakon to ga je referent obradio. Predmet moe biti u cijelosti dovren, pa e ga
biti potrebno pohraniti u pismohranu, to se u rubrici za razvod oznaava oznakom a.a i
pisanjem datuma do kojeg se predmet treba uvati (npr. a.a 10 godina).
U sluaju kad je referent je obradio predmet, ali ga nije dovrio, u uputi za pisarnicu
stavlja se oznaka roka i datuma do kojega se pretpostavlja da e se po traenju postupiti ili
do kojega se predmet treba ponovo uzeti u obradu (npr. R 10. 5. 2014.). Do navedenoga
datuma predmet je ulaen u rokovnik.
Ako je predmet ustupljen drugoj ustrojbenoj jedinici istog tijela, u rubrici razvoda stavit
e se oznaka unutarnje ustrojbene jedinice kojoj je predmet ustupljen.
Ako je predmet Izvorno rijeen, u oznaci razvoda upisuje se rije Izvorno, a ispod nje
toan naziv i sjedite tijela kojem se spis otprema.
Datumi i oznake razvoda piu se vremenskim redoslijedom, sitnim slovima, odozgo prema dolje.
Razvoenje akata obavlja se tako da se u urudbeni zapisnik i upisnik predmeta uprav
nog postupka upie datum razvoenja u odgovarajuu rubriku te oznaka koja e omoguiti
da se spis, odnosno akt brzo i lako pronae.
Nakon obavljenog razvoda u uredskim knjigama, radnik pisarnice spis e pohraniti u pismohranu ili rokovnik, ili e ga otpremiti.

PITANJA I ZADATCI

1. Na koji se nain i gdje razvode akti u uredskim knjigama?

81

a
20. ROKOVNIK PREDMETA

Rokovnik predmeta jest posebna evidencija u pisarnici u koju se stavljaju nedovreni

predmeti do odreenoga roka kad ponovno budu uzeti u obradu.
Rokovnik predmeta sastoji se od fascikala. U fascikle se predmeti stavljaju prema datumu roka iz tekueg mjeseca. Za predmete s datumom rokova iz sljedeih mjeseci osniva se
posebni fascikl razni rokovi. Svi predmeti, bez obzira na datume rokova, moraju biti sloeni u fasciklu po prvim trima brojevima klasifikacijske oznake.
Umjesto fascikla, za rokovnike predmeta mogu se upotrebljavati i ormari s pregradama.

Na dan roka radnik pisarnice mora na poetku radnog vremena izvaditi sve predmete
i predati ih u rad unutarnjim ustrojbenim jedinicama putem interne dostavne knjige. Ako
dan roka pada u nedjelju ili na dravni praznik, predmete treba izvaditi iz rokovnika dan
ranije i predati ih unutarnjim ustrojbenim jedinicama u rad.
Ako tijelu stigne neki akt u vezi s predmetom koji se nalazi u rokovniku, a nije rok da
predmet predamo u rad, nakon zdruivanja, odnosno povezivanja s novim aktom, cijeli
predmet s novim aktom odmah emo dostaviti u rad odgovarajuoj ustrojbenoj jedinici.
Rokovnik predmeta moe se rabiti i kao podsjetnik za pravovremeno obavljanje drugih
poslova tijela koje tijelo obavlja u unaprijed predvienim rokovima.

NOVI POJMOVI

Rokovnik predmeta jest posebna evidencija u pisarnici u koju se stavljaju nedovreni

predmeti do odreenoga roka.

PITANJA I ZADATCI
1. to je rokovnik predmeta?

2. Kako se vodi rokovnik predmeta?

82

a
21. ODLAGANJE PREDMETA

Unutarnje ustrojbene jedinice tijela koje vode posebne urudbene zapisnike, odnosno
upisnike predmeta upravnog postupka mogu drati dovrene predmete u svojoj pisarnici najdue dvije godine. Poslije tog roka dune su te predmete, zajedno s odgovarajuim
uredskim knjigama, predati na daljnje uvanje pismohrani pisarnice tijela. Za dranje due
od dviju godina potrebno je odobrenje rukovoditelja tijela uprave, ustanove ili pravne oso
be koja na osnovi zakona ima javne ovlasti.
Ako se akti obrauju osobnim raunalom, rijeeni predmeti snimaju se na mikrofilm i
uvaju u obliku jacketa i mikrofilmske role, dislocirano od pisarnice, u drugoj zgradi. U tom
sluaju u izvornom obliku na papiru uvaju se samo oni dokumenti za koje je to utvreno
Pravilnikom o vrednovanju te postupku odabiranja i izluivanja arhivskoga gradiva.
Subjekti, stvaratelji i primateljii akata predmete koji su dovreni uvaju, u prvom redu,
radi kasnije upotrebe kao predspis, radi dokaza ili dokumentacije za potrebe tijela, ustanove ili pravne osobe koja na osnovi zakona ima javne ovlasti. Spise treba uvati savjesno i
struno te ih osigurati od oteenja sve dok se ne predaju nadlenom arhivu, ako drukije
nije propisano.
21.1. Postupak prije stavljanja predmeta u pismohranu

Arhivsko i registraturno gradivo predaje se u pismohranu u sreenom stanju, u tehniki

oblikovanim i oznaenim jedinicama te uz popis obuhvaen primopredajnim zapisnikom.
Dakle, prije stavljanja u pismohranu gradivo treba srediti. Temeljni princip sreivanja jest
prema podrijetlu ili provenijenciji, to znai da se gradivo slae u cjeline prema stvarate
ljima. Nakon toga slijedi razdvajanje na manje evidencijske cjeline (neupravne i upravne
predmete i dr.). Unutar cjelina potrebno je srediti predmete, znai sve spise tog predmeta
sloiti po vremenskom redoslijedu prema urudbenim brojevima kako su nastajali ili stizali
tijelu, ako to pisarnica ve nije obavila. Nadalje treba provjeriti jesu li prilozi akata sloeni uz
spis na koji se odnose, odnosno kojem su priloeni. Treba provjeriti je li spis dovren, nalazi
li se u njemu neki prilog ili dokument koji bi trebalo vratiti strankama te nalazi li se, grekom,
u njemu neki drugi predmet, tj. pojedini akti ili prilozi drugoga predmeta.
Ako je omot spisa oteen, predmete treba prije stavljanja u pismohranu staviti u novi
omot, a podatke iz omota prepisati.
21.2. Stavljanje predmeta u pismohranu

Dovreni predmeti stavljaju se u pismohranu po klasifikacijskim oznakama.

Plan klasifikacijskih oznaka i brojanih oznaka stvaratelja i primatelja akata za pojedino

tijelo donosi rukovoditelj tijela na osnovi Pravilnika o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojanim oznakama stvaratelja i primatelja akata.
Plan klasifikacijskih oznaka i brojanih oznaka treba biti sastavljen tako da obuhvati sve
poslove iz djelokruga tijela. Klasifikacijske i brojane oznake tijekom godine ne smiju se
mijenjati ni brisati, ali se mogu dodavati nove, ako je to potrebno. S planom klasifikacij
skih oznaka i brojanih oznaka moraju biti upoznati svi referenti, odnosno slubene osobe

83

i radnici pisarnice. Za svaku klasifikacijsku oznaku treba u pismohrani predvidjeti poseban

fascikl u kojem e se predmeti uvati i slagati po broju predmeta unutar dosjea. U tako organiziranoj dokumentaciji lake e se nai odreena dokumentacija, to je uloga klasifikacije i
preduvjet vrednovanja gradiva, odreivanja rokova uvanja i izluivanja gradiva.
U pismohranu se posebno odlau predmeti upravnoga postupka, a posebno predmeti
neupravnoga postupka.
Na svaki fascikl (jedinicu dokumentacije) pie se naziv tijela uprave, ustanove ili pravne
osobe koja na osnovi zakona ima javne ovlasti te klasifikacijska oznaka.
Predmeti odreenog stupnja povjerljivosti, kao i urudbeni zapisnik za ove predmete,
uvaju se odvojeno od obinih predmeta i to nainom koji osigurava njihovu povjerljivost,
po mogunosti u zakljuanom ormaru.

PITANJA I ZADATCI

1. Kako se gradivo iz pisarnice predaje u pismohranu?

2. Koja je uloga klasifikacije u odlaganju i pretraivanju?

3. Koja je uloga klasifikacije u vrednovanju i odabiranju?

4. Koji je temeljni princip sreivanja gradiva?

5. Koji je tijek sreivanja i popisivanja gradiva?

6. Kako se oznaavaju jedinice dokumentacije?

84

PETI DIO: ZATITA, OBRADA I POSTUPCI S

ARHIVSKIM I REGISTRATURNIM GRADIVOM
1. OPI POJMOVI

U prethodnim poglavljima obradili smo pojmove i postupke vezane za dopisivanje,

slubeno dopisivanje, spisovodstvo i uredsko poslovanje u pisarnici. Pratili smo put od nastanka spisa do njegovog odlaganja u pismohranu. Zakljuili smo da se po zavretku svih
radnja spis odlae u pismohranu. Tu ne zavrava ivotni ciklus spisa. Spisi koji su pohranjeni
u pismohrani esto su ponovno potrebni za rad stvaratelja ili imatelja, ali i ire. Zato je bitno
kako se ti spisi uvaju, odlau, sreuju i daju na uporabu.
Temeljni arhivski propis u Republici Hrvatskoj jest Zakon o arhivskom gradivu i arhivima
(NN, 105/97) s Izmjenama i dopunama Zakona o arhivskom gradivu i arihvima (NN, 64/00).
Njime se ureuju: zatita i uvjeti koritenja, uvanje, uporaba i obrada arhivskog gradiva, javna arhivska sluba te nadlenosti i zadae arhiva, kao i obveze stvaratelja i imatelja javnog i
privatnog arhivskog i registraturnog gradiva. Zakonom su predviene prekrajne i kaznene
odredbe za nepridravanje zakonskih odredaba. Na temeljni zakonski propis veu se mnogi
pravilnici koji detaljnije odreuju pojedine zakonske lanke. Osim toga za upravljanje spisima postoji i rabi se Meunarodna norma ISO 15489 Upravljanje spisima.
Registraturno gradivo jest cjelina zapisa ili dokumenata nastalih ili primljenih djelova
njem i radom pojedine pravne ili fizike osobe. Nakon odabiranja arhivskog gradiva, u registraturnom gradivu ostaju zapisi ili dokumenti koji imaju ogranieni rok uvanja. Iz tog gradi
va izluuje se gradivo kojemu je protekao rok uvanja.
Arhivsko su gradivo zapisi ili dokumenti koji su nastali djelovanjem pravnih ili fizikih
osoba u obavljanju njihove djelatnosti, a od trajnog su znaenja za kulturu, povijest i druge
znanosti, bez obzira na mjesto i vrijeme njihova nastanka, neovisno o obliku i tvarnom
nosau na kojem su sauvani.
Arhivskim i registraturnim gradivom izvan arhiva smatra se gradivo u posjedu fizikih
osoba i onih pravnih osoba koje nisu osnovane za obavljanje arhivske djelatnosti temeljem
Zakona o arhivskom gradivu i arhivima, odnosno nisu upisne u Upisnik arhiva u Republici
Hrvatskoj.
Stvarateljima arhivskog i registraturnog gradiva smatraju se pravne ili fizike osobe
ijim djelovanjem i radom ono nastaje.
Imateljima arhivskog i registraturnog gradiva smatraju se pravne ili fizike osobe
koje su vlasnici ili posjednici gradiva, koje njime upravljaju ili ga dre s bilo kojeg naslova.
Arhivsko i registraturno gradivo dijeli se na dvije osnovne vrste: javno i privatno.

Javnim arhivskim ili registraturnim gradivom smatra se gradivo nastalo djelovanjem

i radom tijela dravne vlasti, tijela jedinica lokalne samouprave i uprave, javnih ustanova i
javnih poduzea, trgovakih drutava koja su nastala iz bivih javnih poduzea, javnih bi
ljenika i drugih osoba koje obavljaju javnu slubu ili imaju javne ovlasti.

85

Privatnim arhivskim gradivom smatra se arhivsko gradivo nastalo djelovanjem privatnih pravnih i fizikih osoba ako nije nastalo u obavljanju javnih ovlasti ili javne slube i ako
nije dravno vlasnitvo.
Arhivsko gradivo nastalo djelovanjem i radom pojedine pravne ili fizike osobe ini cjelinu i u naelu se ne moe dijeliti. Ta cjelina zove se arhivski fond.
Stvaratelji i imatelji arhivskog i registraturnog gradiva duni su:

1. savjesno uvati gradivo u sreenom stanju i osigurati ga od oteenja do predaje

nadlenom arhivu
2. dostavljati na zahtjev nadlenog arhiva popis gradiva i javljati sve promjene u svezi s njim
3. pribavljati miljenje nadlenog arhiva prije poduzimanja mjera koje se odnose na
gradivo
4. redovito odabirati arhivsko gradivo iz registraturnog

5. omoguiti ovlatenim djelatnicima nadlenog arhiva obavljanje strunog nadzora

nad uvanjem njihova gradiva
6. pridravati se uputa nadlenoga dravnog arhiva.

Stvaratelji i imatelji arhivskog i registraturnog gradiva sva pitanja organizacije, zatite,

odlaganja, obrade i uvanja, odabiranja, izluivanja i koritenja ureuju svojim pravilnikom
o zatiti i obradi arhivskog i registraturnog gradiva. To je zakonska obveza. Nakon izrade
takvog pravilnika stvaratelj je duan dostaviti ga nadlenom dravnom arhivu na suglasnost. Pravilnik se ne moe primjenjivati prije nego se ta suglasnost pribavi. Sastavni dio
pravilnika jest i poseban popis gradiva s rokovima uvanja.
Za nepridravanje propisa Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima predviene su
kaznene odredbe. Tako je za onoga tko uniti, prikriva ili uini neupotrebljivim arhivsko
gradivo, ili ga iznese u inozemstvo bez prethodnog odobrenja nadlenog dravnog tijela
predviena kazna zatvora do pet godina. Osim kaznene, Zakonom su predviene prekraj
ne novane kazne za stvaratelje i imatelje koji se ne pridravaju Zakona. Osim po Zakonu o
arhivskom gradivu i arhivima, kazne se mogu izrei i po Zakonu o zatiti i ouvanju kulturnih
dobara.

NOVI POJMOVI

Arhivsko gradivo jest gradivo trajne vrijednosti.

Registraturno gradivo jest cjelina gradiva nastala radom pravne ili fizike osobe.
Stvaratelji jesu osobe ijim radom gradivo nastaje.

Imatelji jesu osobe koje posjeduju gradivo po bilo kojoj osnovi.

Arhivski fond jest cjelina arhivskog gradiva pojedinog stvaratelja.

86

PITANJA I ZADATCI
1.

Kako se zove temeljni arhivski propis?

2.

Koja se meunarodna norma bavi upravljanjem spisima?

3.

to je arhivsko, a to registraturno gradivo?

4.

to je javno arhivsko gradivo?

5.

to je privatno arhivsko gradivo?

6.

Koja ke r azlika izmeu stvaratelja i imatelja gradiva?

7.

to je arhivski fond?

8.

Koje su obveze stvaratelja/imatelja arhivskog gradiva?

9.

Koje su sankcije za prekritelje Zakona o arhivskom gradivu i arhivima?

87

2. ZATITA ARHIVSKOG I REGISTRATURNOG GRADIVA

Prva zadaa imatelja i stvaratelja arhivskog i registraturnog gradiva jest zatititi to gra
divo od mogueg propadanja i osigurati optimalne uvjete za uvanje. Gradivo, a posebno
arhivsko, jest nacionalno bogatstvo naroda i njegovo je ouvanje od nacionalnog interesa.
Propis koji regulira zatitu gradiva jest Pravilnik o zatiti i uvanju arhivskog i registraturnog
gradiva izvan arhiva (NN, 63/04 i NN, 106/07). Zbog ega se toliko panje posveuje zatiti
arhivskog i registraturnog gradiva? Koje su opasnosti i uzroci oteenja koja mogu dovesti
do propadanja gradiva?
2.1. Uzroci oteenja arhivskog i registraturnog gradiva

Uzroke oteenja moemo svrstati u dvije osnovne skupine:

1. unutarnji uzroci (koji ovise o kvaliteti materijala na kojemu je pisano)

2. vanjski uzroci oteenja (nepovoljni uvjeti uvanja i koritenja gradiva).

Pod unutarnjim uzrokom oteenja misli se na posljedice prirodnog starenja. Kao i sve
u prirodi, i arhivsko i registraturno gradivo podlono je promjenama. Radi se o razliitim kemijskim i fizikalnim promjenama koje je nemogue izbjei. Brzina starenja razliitih materijala nije jednaka. Ovisi o kvaliteti, svojstvima i strukturi materijala, tj. o kvaliteti sirovine od
koje je papir nastao. Tijekom vremena pisalo se na razliitim materijalima: na kamenu, glini,
kovinama, kori drveta, papirusu, palminom liu, svili, pergameni i papiru. Veina arhivskog
gradiva napisana je na razliitim vrstama pergamena i papirusa.
Papir se proizvodi tisuama godina, ali nije se uvijek proizvodio od jednakog materijala.
Povijest proizvodnje papira vodi nas u Kinu, gdje je poela proizvodnja papira oko poetka
nove ere. Stoljeima su Kinezi uvali tajnu proizvodnje. Tek u sedmom stoljeu proizvodnja
se iri po dravama Azije. Preuzimaju je i Arapi, koji je ire svojim podrujima. U Europu ulazi
preko panjolske polovinom 10. stoljea. Do naih podruja papir dolazi u 13. stoljeu. U
to se vrijeme proizvodio od tkanine. Kao osnovni materijal za papir tkanina se rabila sve
do 19. stoljea. Pri izradi papira rabila su se prirodna ljepila. Poetkom 19. stoljea poela
su se upotrebljavati umjetna ljepila. S uporabom umjetnih ljepila poinje opadati kvaliteta i trajnost papira. Papiri izraeni od lanenih i pamunih tkanina, gotovo bez dodavanja
bilo kakvih kemikalija, bili su iznimno kvalitetni i trajni. Moramo imati na umu da je potra
nja papira stalno rasla. Do otkria tiskarskog stroja u 15. stoljeu potranja je bila relativno
malena. Tiskanjem knjiga ona raste. Razvojem moderne uprave i rastom industrije potranja
je sve vea. Vie nije bilo dovoljno starih tkanina koje bi se rabile kao sirovina. Promjenu
donosi otkrie stroja za fino usitnjavanje drveta. Od takve drvne mase (drvenjae), dodavanjem kemikalija, dobiva se papir koji je zadovoljavao sve veu potranju. Taj je papir bio
i mnogo jeftiniji od onoga proizvedenog od tkanine. Papir koji u velikom postotku sadri
drvenjai najkrae traje. Danas se veina papira proizvodi od te drvne smjese, ali papir za
izradu novanica i dalje je nainjen od lana i pamuka. Loa ili nepravilna uporaba sirovine u
izradi papira izaziva najvee i najtee vrste oteenja, koja se teko mogu sprijeiti. Ako uz
to idu i loi uvjeti uvanja i koritenja, onda e se proces starenja jo vie ubrzati. Pravilnom
zatitom moe se znaajno produljiti rok trajanja tih materijala.

88

Za razliku od unutarnjeg uzroka oteenja, kao to je starenje, vanjskih uzroka ima znatno vie. Svrstani su u pet osnovnih skupina, od kojih neke imaju svoje podskupine:
a) fizikalno-kemijski uzroci oteenja
b) bioloki uzroci

c) mehanika oteenja
d) ovjek

e) katastrofe.

a) Pod fizikalno-kemijskim uzrocima oteenja smatraju se tetni utjecaji vlage, topline,

svjetlosti i oneieni zrak.
Vlaga je voda u plinovitom stanju. Apsloutna vlaga jest koliina vodene pare u zraku, a
mjeri se gramima po prostornom metru zraka. Koliina vodene pare u zraku ovisna je o
temperaturi. Topliji zrak prima vie vodene pare. Hlaenjem zraka dolazi do zasienja
parom i dolazi do kondenzacije: vodena para prelazi iz plinovitog stanja u tekue. Vlaga
ima znaajan utjecaj na veinu materijala na kojima je napisano arhivsko i registraturno gradivo. Pod utjecajem vlage na materijalu dolazi do razliitih promjena: promjena
veliine i oblika, biorazgradnja i kemijske reakcije. Papir djelovanjem vlage bubri, po
veava svoje dimenzije, to rezultira deformacijom listova. Kod knjiga vie stradaju uvezi
zato to korice (kone ili kartonske) jae upijaju vlagu. U vlanim uvjetima papir gubi mehaniku vrstou. Sva ljepila u vodi bubre i postupno se otapaju, to smanjuje vrstou
papira, a dolazi i do sljepljivanja listova. Od vlage stradava i tekst jer se veina tinta otapa
u vodi. Takav vlaan materijal pogoduje i biolokom oteenju.

Oteenja izazvana vlagom

Toplina je oblik energije vezan za posebno gibanje molekula nekog tijela, za razliku od
temperature, koja karakterizira njegovo toplinsko stanje. Toplina u prirodi stalo tei izjednaavanju temperature, pa tako neprestano postoji izmjena topline od mjesta vie
prema mjestu nie temperature. Posljedica toga jest irenje i skupljanje materijala, to
dovodi do deformacija papira, ukljuujui pucanje. Pod utjecajem topline voda ispara-

89

va iz materijala, to moe biti korisno ako se sui viak vlage u materijalu. Pretjeranim
isuivanjem materijal gubi vlastitu vodu, postaje krut, tvrd i lomljiv. Toplina ubrzava i
veinu kemijskih reakcija, koje zovemo prirodnim starenjem. Osim toga, toplina zajedno
s vlagom pogoduje razvoju plijesni, bakterija, kukaca i glodavaca.
Osim topline i vlage, i svjetlost moe biti jedan od bitnih uzroka oteenja papira. Sunevo elektromagnetsko zraenje sastoji od toplinskog (IC), vidljivog i ultraljubiastog (UV)
zraenja. Djelovanjem svjetlosti papir postaje ut, krhak i lomljiv, a pergamene i koa
tvrde, pa pucaju. Ostavi li ispisani papir na svjetlu (posebno Sunevu), tekst e izblijediti.
Papir koji je izloen svjetlosti bre stari od onog koji je zatien. Osobito je tetan utjecaj
ultraljubiastih zraka, neovisno o tome dolaze li od Sunca ili iz umjetnih izvora. Izazivaju
razgradnju vlakana, izbljeivanje crnila i pigmenata na dokumentima i knjigama. U dananje je doba oteenje od UV zraenja tee i uestalije s obzirom na nastanak ozonskih
rupa u atmosferi, zbog ega je omogueno lake i jae prodiranje UV zraka.
Umjetni izvori svjetla, kao to su obine arulje, fluorescentne, halogene, HID arulje,
optika vlakna i arulje bez elektroda, takoer emitiraju toplinske i ultraljubiaste zrake.
Zato ih treba obloiti folijama s UV i IC filtrima. Obine arulje s volframovom niti zrae
manju koliinu UV zraka od fluorescentnih arulja, ali jae griju zbog IC zraenja. U novije se vrijeme zamjenjuju fluorescentnim, halogenim i HID aruljama zbog tednje elektrine energije.
Oneieni zrak mogui je uzrok oteivanja gradiva. Kako je zrak mjeavina plinova i
vodene pare, on prima u svoj sastav i druge plinove i krute tvari. U veim sredinama,
osobito u industrijskim sreditima, zrak je oneien raznim plinovitim i krutim tvarima, kao to su ugljini monoksid i dioksid, klor, sumporni i ugljini oksidi, dim raznog
podrijetla (od sagorijevanja drveta, ugljena, zemnog plina, naftnih derivata) i vodena
para. To oneienje zovemo atmosferskim oneienjem. Prisutnost oneienoga
zraka oituje se u biolokim i kemijskim oteenjima arhivskog i registraturnog gradiva. Na ovo oneienje posebno su osjetljivi zapisi pisani suvremenim crnilima na bazi
organskih pigmenata, ali i stariji zapisi iluminirani pigmentima na osnovi organskih spojeva. Oneien zrak sadri vodenu paru i prainu. Praina se tijekom vremena taloi na
gradivu te u prisutnosti vlage prodire u strukturu papira. Na tim mjestima stvaraju se
mrlje koje se esto ne mogu odstraniti. U oneienom zraku nerijetko se nalazi plijesni,
bakterije i kukci. Spore plijesni i jajaca kukaca mogu godinama ouvati svoju ivotnu
aktivnost te se iz njih u povoljnim uvjetima razvijaju novi organizmi.

b) Pod biolokim uzrocima oteenja podrazumijevamo djelovanje bakterija, plijesni, kukaca i glodavaca.
1) Bakterije su organizmi nevidljivi oku. (Veliina bakterija kree se od jednog do nekoliko mikrona, a mikron je tisuiti dio milimetra.) Iz jedne bakterije u povoljnim uvjetima u samo 24 sata moe nastati koliina bakterija volumena 1 kubinog centimetra.
U nepovoljnim uvjetima one stvaraju vrlo otporne spore pomou kojih se opet mogu
razmnoavati. Bakterije pomou svojih enzima razgrauju organske tvari, koje im
slue kao hrana. Ako kao hranu rabe materijale koji su u sastavu papira, mogu nanijeti
nepopravljiva oteenja. Osim to oteuju dokumente i knjige, neke vrste bakterija
koje su opasne po zdravlje ovjeka takoer se mogu nai na gradivu. To su patogene
bakterije i ako se sumnja u njihovo postojanje, trebaobaviti dezinfekciju.

90

2) Plijesni su viestanini organizmi na viem su stupnju razvoja od bakterija. Njihovo

tijelo sastavljeno je od tankih niti koje se nazivaju hife, ija debljina varira od 1 do 10
mikrona, a duljina moe biti i vie od 10 cm. Tijelo plijesni zove se micelij, obino je
bijele boje, ali moe biti i neke druge. Plijesni se razvijaju se na podlozi, ali se mogu
dizati i iznad nje. Razmnoavaju se fragmentacijom micelija ili pomou spora koje se
stvaraju u posebnim sporonosnim organima na hifama. Spore plijesni brzo se razvijaju, vrlo su lagane i mogu se prenositi zrakom na velike udaljenosti. Tijelo plijesni u
nepovoljnim uvjetima brzo ugiba, dok spore preivljavaju. Za unitenje spora potrebna je visoka temperatura ili jaka dezinfekcijska sredstva.
Plijesni pomou enzima razgrauju spojeve od kojih se sastoji gradivo (celulozu,
krob, bjelanevine) nanosei pritom veliku tetu. Postoji oko 200 vrsta plijesni i bakterija. U spremita dospijevaju primarnom infekcijom (kada je zaraen sam materijal
na kojem e nastati knjige i dokumenti) ili sekundarnom infekcijom (putem zraka).
Kao hrana slui im papir, ljepila, tkanine, pergamene, koa, konac, drvo. Najopasnije
su one vrste koje se hrane celulozom. U razdoblju od samo tri mjeseca mogu unititi
i preko 50 % vlakana u papiru. Papirna podloga pretvara se u prainu, a moe doi do
sljepljivanja listova.

3) Kako se danas posveuje vea panja ureenju i odravanju istoe u spremitima, pojava kukaca sve je rjea. Treba znati da nisu svi kukci opasni za gradivo. Buhe i mravi,
npr., ne nanose tetu gradivu, ali su vrlo neugodni za ljude koji rade u spremitu. Kukci u spremita dospijevaju na vie naina: kroz otvorene prozore, preko odjee osob
lja koje ondje radi, u samome gradivu kod primopredaje. Tato treba pri preuzimanju
pregledati gradivo i utvrditi eventualnu prisutnost kukaca te provesti mjere dezinfekcije. Najopasniji su oni kukci koji se hrane materijalima od kojih je sainjeno gradivo.
Velike tete mogu nanijeti ohari ako se namnoe u velikom broju.
4) Glodavci, za razliku od opisanih biolokih uzroka oteenja, ne rabe papir za hranu.
Njima papir slui za izgradnju gnijezda, ime nanose veliku tetu gradivu.

Oteenja koja je prouzroio glodavac

91

esto se u registratoru nae gnijezdo mieva. To je i jedan od naina na koji ulaze u

spremita. Osim to grizu papir, oni obavljaju i nudu na papiru, pa kiselina oteuje
papir. Brzo se mnoe, teko ih je uhvatiti i zbog toga su vane preventivne mjere koje
obavljaju specijalizirane slube.

c) Mehanika oteenja najee nastaju zbog nestrunog i nepaljivog rukovanja gra

divom (pad s visine, udarci, guvanje, kidanje). Mehanika oteenja nastaju i ako gradivo pohranjujemo u kutije neodgovarajue veliine (u premalenima se gradivo guva, a u
prevelikima iskrivljuje). Dakle mehanikim je oteenjima uzrok ovjek.

Mehanika oteenja na matinoj knjizi nastala zbog uporabe; knjiga prije restauracije i poslije nje

d) ovjek je opasniji uzronik oteivanja i propadanja arhivskog i registraturnog gradiva

od svih drugih uzronika. ovjek, kojemu to gradivo za njegove potrebe slui i koji bi ga
trebao tititi od oteivanja, najee dovodi do stradavanja gradiva.
Ljudska je povijest prepuna primjera kada je ovjek iz raznih razloga masovno unitavao
gradivo.
Od najstarijih vremena, od paljenja poznate Aleksandrijske knjinice, do danas, ogromno
ljudsko bogatstvo pisane rijei unitio je sam ovjek. Iz politikih, vjerskih i inih uvjerenja
ovjek je tijekom povijesti bio spreman unitavati gradivo i knjige. Osvajai su zatirali na
osvojenim podrujima sve to su zatekli. Crkva je iz vjerskih razloga spaljivala heretike i
njihove knjige. U vrijeme nacizma u Njemakoj je spaljivanje idovskih knjiga popraeno
javnim priredbama. Ni drugi totalitarizmi nisu bili milostiviji prema svemu to je bilo u
suprotnosti s njihovom ideologijom.
Dogaa se da se gradivo namjerno unitava i izrezivanjem pojedinih dijelova, podcrtavanje teksta i sl.
Osim namjernog unitavanja, postoji i ono unitavanje koje je izraz nemara, nepanje
i ponajvie neznanja onih koji gradivom upravljaju i rukuju. Nepoznavanje propisa koji
ovu problematiku tretiraju dovodi esto do toga da se uniti gradivo koje ima trajnu vrijednost. Namjernim se unitavanjem smatra nepoduzimanje mjera zatite gradiva ako je
vidljivo da je zatita potrebna.

92

e) Povijest ovjeanstva puna je katastrofa koje su, meu ostalim posljedicama, imale i
posljedicu unitavanja arhivskog i registraturnog gradiva. Katastrofe uzrokuju razliite
vrste oteenja. Katastrofe dijelimo na prirodne i one kojima je uzronik ovjek. Prirodne
katastrofe jesu: poplave, poari, potresi, oluje, vulkanske erupcije. Katastrofe koje uzrokuje ovjek jesu: ratovi i terorizam, vandalizam, poari, eksplozije i kvarovi (puknua
cijevi, loe instalacije i dr.). U katastrofama dolazi do masovnog oteivanja velikih koliina gradiva, koje treba spasiti i sanirati u to kraem vremenu, za to je potreban vei broj
izvritelja, prostor i novac.
Kako bi se smanjila mogua teta kao posljedica katastrofe (elementarne nepogode),
potrebno je provesti preventivne mjere. Svaki je stvaratelj/imatelj gradiva duan izraditi
plan preventivnih mjera i predvidjeti postupak spaavanja.
Plan treba sadravati:

procjenu ugroenosti
preventivne mjere zatite
mjere pripravnosti
naine spaavanja
naine saniranja posljedica nakon prestanka opasnosti.
Sastavni dio plana jest topografski plan i inventar gradiva s oznaenim prioritetima za
evakuaciju i spaavanje. Osim za gradivo, on se odnosi i na spaavanje vrijedne opreme
i inventara.

Oteenje izazvano vatrom

Na prethodnoj je slici dokument stradao u poaru izazvanom bombardiranjem pismohrane u II. svjetskom ratu. Papir je izgorio sa svih strana, dio teksta nepovratno je uniten.
Ovaj je papir spaen jer je bio u veem svenju dokumenata. Oni s vrha i s dna potpuno su
izgorjeli. U ovom sluaju uzrok poara bio je ovjek.

93

2.2 Snimanje arhivskog i registraturnog gradiva

Uporaba arhivskog i registraturnog gradiva dovodi do oteenja, habanja materijala na

kojemu je gradivo nastalo. Tako je mnogo gradiva nestalo. Da bi se to sprijeilo, gradivo
se uglavnom runo prepisivalo. Otkriem tiskarskog stroja i izradom veeg broja primje
raka, opasnost se smanjila, ali nije nestala. Osim toga, opasnost od ratova, poara i drugih katastrofa, kraa i drugih naina unitavanja dovela je do potrebe da se gradivo zatiti
sigurnosnim snimanjem. Od sredine 19. stoljea otkriem fotografije otvorila se mogunost
izrade preslika izvornoga arhivskog gradiva. Napretkom tehnike mikrofilmiranja, a sada i
digitalnom tehnikom, otvorile su se velike mogunosti zatite. Mnogim stvarateljima koji
dnevno proizvode na desetke tisua dokumenata digitalizacija gradiva omoguila je lako
pohranjivanje. Sve ove promjene i brojnost raznih medija na kojima se gradivo nalazi dovele
su i do podjele gradiva na konvencionalno i nekonvencionalno. Konvencionalno gradivo
jest svako gradivo koje moemo proitati bez uporabe dodatnih tehnikih sredstava (gra
divo na pregameni, papiru, fotografija i dr.), a nekonvencionalno je ono gradivo koje ne
moemo proitati bez uporabe tehnike (mikroitai, mikroitai-pisai, raunalna tehnika i
dr.).
Razliiti su uzroci i namjere snimanja registraturnog i arhivskog gradiva. Razlikujemo:
a) zatitno snimanje, koje se provodi radi zatite izvornika ija se sigurnost uporabom
ugroava
b) sigurnosno snimanje izrada kopija matinog snimka za sluaju nestanka, gdje se
podrazumijeva i izrada kopija za uporabu korisnicima

c) dopunsko i zamjensko snimanje, koje se provodi za potrebe naruitelja.

Najee rabljeni oblik zatitnog snimanja jest mikrofilmiranje, koje se obavlja koranim
ili protonim kamerama. Starije i uvezano gradivo snima se koranim kamerama, a gradivo
koje nije uvezano protonim. Protone kamere mogu na dan snimiti desetke tisua snimaka. Tehnikom mikrofilmiranja dolazimo do analognih snimaka koji dugo traju (preko sto godina), oitavaju se uz najjednostavnija pomagala, uzimaju se kao vjerodostojni dokument
na sudu i lako ih je prebaciti u digitalni oblik. Digitalnom tehnikom dolazimo do digitalne
slike i prednosti u brzom pretraivanju baze podataka, mogunosti poboljanja itljivosti,
mogunosti izrade kvalitetnih kopija i viekratnog kopiranja. Ipak, kod digitalne tehnike
postoji visok stupanj rizika zbog estih promjena softvera i hardvera i potrebe da se neprestanim konverzijama osigura itljivost i razumljivost informacije, a trajnost tih slika nije
kao kod mikrofilma.
2.3. Konzervacija i restauracija arhivskog gradiva

Konzervacija (ouvanje, odranje) jest skup metoda i postupaka u zatiti gradiva. Njome
se nastoji zadrati nepromijenjeno trenutno stanje. Pohrana, uvanje, koritenje i dostupnost arhivskog i registraturnog gradiva u optimalnim uvjetima koji se postiu preventivnim
mjerama, uvjet su za dugotrajnu opstojnost gradiva. U optimalnim uvjetima, koje smo u
prethodnim poglavljima naveli, najbolje se provodi konzervacija, jer se starenje i propada
nje materijala bitno usporava, a tako i oteivanje zdravog materijala.

94

Ni uz najbolje mjere zatite ne moe se do kraja sprijeiti propadanje materijala na kojemu se nalaze zapisi. Osim toga, kao posljedicu prije navedenih uzroka oteenja, imamo
velike koliine oteena gradiva. Ako mjere konzervacije nisu do kraja uspjele i ako je gradi
vo oteeno, sljedei je korak restauracija.
Restauracija (popravljanje, obnavljanje ) jest skup postupaka i radnja kojima se gradivo
nastoji vratiti u priblino prvobitno stanje. To je posljednji korak u zatiti arhivskog i registraturnog gradiva. Znai da preventivne mjere nisu dale oekivani rezultat.
Restauracija je spor postupak jer se njome mora obnavljati svaki pojedini list oteenog
gradiva. Osim to je spor, on je i dugotrajan i skup postupak. Tijekom restauracije primjenju
ju se razliite kemijske i fizikalne metode, razliiti materijali i kemikalije, skupa oprema. To
ograniava restauriranje samo na najvanije spise. Zbog toga je jedan od najvanijih postupaka u restauraciji odabir gradiva koje e se restaurirati. Na osnovi procjena vrijednosti
gradiva izadit e se prioritetne liste ili redoslijed kojim e se gradivo restaurirati.
Redoslijed kojim e se gradivo restaurirati jest:

a) teko oteeno gradivo najvee vrijednosti bez obzira iz kojeg je razdoblja

b) gradivo koje ide na izlobe, posudbu, preformatiranje

c) gradivo koje nije od nacionalne vanosti, ali ima posebno znaenje za kraj ili ustanovu
u kojoj se uva.

Postupak restauracije i konzervacije obavlja se u specijaliziranim odjelima dravnih arhiva. U njima rade specijalizirani strunjaci za obavljanje tog posla, a to su: restauratori,
konzervatori, knjigovee i drugi. Kako je to kompleksan posao sa skupom opremom, svega
nekoliko arhiva ima odjele za restauraciju i konzervaciju.

NOVI POJMOVI

Drvenjaa je usitnjena drvna masa od koje se radi papir.

Topografski plan jest pisani popis gradiva u pismohrani po policama i redovima.

Konvencionalno gradivo jest ono koje moemo proitati bez uporabe posebnih tehnikih sredstava.
Nekonvencionalno gradivo jest ono koje je itljivo samo uz uporabu tehnikih sredstava.
Restauracija je skup postupaka kojima se gradivo nastoji vratiti u prvobitno stanje.
Konzervacija je skup postupaka kojima se eli zadrati nepromijenjeno trenutno stanje.

95

PITANJA I ZADATCI
1. Koji su uzroci oteenja gradiva?

2. Koji su unutarnji uzroci oteenja, koji vanjski?

3. Koji su bioloki uzroci oteanja?

4. Koji su mehaniki uzroci oteenja?

5. Koji su fizikalno-kemijski uzroci oteenja?

6. Kako ovjek moe biti uzrok oteenja i propadanja gradiva?

7. Zato se provodi zatitno i sigurnosno snimanje gradiva?

8. Koja je temeljna razlika izmeu konvencionalnog i nakonvencionalnog gradiva?

9. to je analogni, a to digitalni snimak?

10. to je konzervacija?
11. to je restauracija?

96

a
3. PISMOHRANA

Rijeeni predmeti stavljaju se u pismohranu. Pismohrana je poseban prostor s isklju

ivom namjenom pohrane arhivskog i registraturnog gradiva do predaje nadlenom arhivu.
esto se za pismohranu kae i arhiv ili arhiva, to nije ispravno.
Arhivi su ustanove za uvanje, zatitu, obradu i koritenje arhivskog gradiva. U Republici
Hrvatskoj oni se zovu dravni arhivi i spadaju u javne i kulturne ustanove. Osim dravnih
postoje i specijalizirani i privatni arhivi.
Za razliku od arhiva, pismohrane postoje kod svakog stvaratelja gradiva kao ustrojbene
jedinice u kojima se arhivsko i registraturno gradivo odlae i uva do predaje nadlenom
arhivu.
Pismohrana treba osigurati:

uvanje arhivskog i registraturnog gradiva u potpunoj sigurnosti

dostupnost arhivskog i registraturnog gradiva djelatnicima i drugim korisnicima.

3.1. Prostor pismohrane

Svi imatelji i stvaratelji arhivskog i registraturnog gradiva duni su osigurati primjeren

prostor i opremu za pohranu i zatitu gradiva. Primjerenim prostorom smatraju se prostorije:
1. koje su suhe, zrane i zatiene od prodora nadzemnih i podzemnih voda

2. koje su udaljene od mjesta otvorenoga plamena, od prostora u kojima se uvaju lako

zapaljive tvari, od izvora praenja i oneienja zraka
3. koje su udaljene od energetskih postrojenja, instalacija i vodova (plinskih, vodovodnih i kanalizacijskih)
4. u kojima ne boravi i ne kree se drugo osoblje osim osoba zaduenih za pismohranu
5. u koje je zaprijeen pristup neovlatenim osobama.

Imatelji/stvaratelji arhivskog i registraturnog gradiva mogu pohranu i uvanje gradiva

povjeriti i drugoj osobi ili ustanovi pod uvjetom da taj prostor udovoljava uvjetima smjetaja i uvanja koji su utvreni propisima. Dakle, stvaratelji mogu pohraniti svoje gradivo kod
specijaliziranih pravnih osoba za uvanje gradiva. To se gradivo pohranjuje kao depozit i
za to se plaa dogovorena ugovorna naknada. Pravne osobe koje se bave iznajmljivanjem
prostora za smjetaj javnog i privatnog gradiva kategoriziranih stvaratelja moraju imati
dopusnicu Hrvatskoga dravnog arhiva. Dopusnicom se utvruje da iznajmljiva ima pro
pisani prostor, opremu i osposobljene zaposlenike za rad na skladitenju i uvanju gradiva.
Pri bilo kakvom izvoenju radova u prostorijama gdje se uva arhivsko gradivo, kao i pri
ienju tih prostorija, ne smiju se rabiti sredstva koja mogu biti tetna za gradivo (agresivnih
kemijskih sredstava, zapaljive tvari, pretjerano vlaenje, uporaba otvorenog plamena), ako
gradivo prije toga nije sklonjeno na mjesto sigurno od primjene tih sredstava i postupaka.

97

a
Slijedi opis primjereno ureenog prostora.

1. Na pismohrani vrata trebaju biti vatrootporna i vodonepropusna. Vrata moraju biti

iroka najmanje 90 centimetara, trebaju se otvarati samo iznutra, a izvana kljuem.
Bilo bi poeljno da se zakljuavaju automatski u sluaju da se zaborave zakljuati. Radi
zatite od svjetla najbolje bi bilo da pismohrana nema prozora. Ako ih ima, prozori
trebaju biti vrsti i nepropusni, trebaju imati zatitne kapke, rolete, zavjese ili folije
s UV filtrima radi zatite od UV zraka (suneve svijetlosti) i toplinskog zraenja koje
dolazi izvana.
2. Zidovi pismohrane trebaju biti obojeni svijetlim, vatrootpornim bojama (da se vidi
svaka promjena i pojava vlage). Podovi mogu biti od razliitog materijala. Ako su
drveni, treba ih je lakirati radi odravanja. Ako su betonski, trebaju biti premazani
zatitnim vatrootpornim i antistatikim premazom kako ne bi privlaili prainu. Po
podovima pismohrane ne smiju se stavljati nikakve prostirke.

Za uvanje gradiva u pismohrani iznimno su vani optimalni mikroklimatski uvjeti. Oni

su razliiti za razliite vrste gradiva. Za gradivo na papiru optimalna je relativna vlanost (RV)
45-55 %, a temperatura (T) 16-20 stupnjeva. Za gradivo na pergameni (tavljena koa koja je
u srednjem vijeku sluila kao materijal po kojemu se pie) optimalni su uvjeti su 50-60 % RV,
a temperatura 2-18 stupnjeva. Gradivo se na drugim medijima uva u prostorijama u kojima
vlanost i temperatura ne prelaze vrijednosti koje preporua nadleni arhiv ili proizvoa
medija. Te se vrijednosti kreu za optike diskove 20-50 % RV te 10-23 stupnja T, a za izvorno
mikrofilmsko, filmsko i fotografsko gradivo 30 % RV uz 2-5 stupnjeva T uz odvojeno uva
nje crno-bijelog gradiva od gradiva u boji. Za kopije mikrofilmskog, filmskog i fotografskog
gradiva preporua se 30-40 % RV uz temperaturu 10-20 stupnjeva.
Radi zatite gradiva nisu poeljne velike oscilacije temperature i vlanosti u pismohrani.
Zato treba biti oprezan kod otvaranje prozora i vrata kada je velika razlika temperature i
vlage u pismohrani i izvan nje.
3.2. Oprema pismohrane

Prostor pismohrane treba osigurati:

1. optimalne uvjete uvanja gradiva

2. zatitu od nepovoljnih vanjskih utjecaja

3. klimatizaciju (kao poseban ureaj) ili mogunost valjanog provjetravanja

4. kontrolirani dovod zraka.

Da bi se osigurali gore navedeni uvjeti, potrebno je pismohranu opremiti odgovarajuom opremom i ureajima. Pod tim se podrazumijevaju:
1. ureaji za kontrolu i mjerenje mikroklime (temperatura i vlaga), kao to su termometri, higrolozi i termohigrometri
2. ureaji za odravanje mikroklime (u sluaju da vrijednosti odstupaju od doputenih),
kao to su klima-ureaji i odvlaivai
3. rasvjetna tijela umjetna rasvjeta u spremitima ne smije biti prejaka, dovoljno je
50-200 luksa; rasvjetna tijela postavljaju se izmeu svaka dva reda polica i na uda
ljenosti 4-5 metara; instalacije moraju biti nadbukne, a arulje u zatitnom staklu

98

4. ureaji za filtriranje zraka koji onemoguavaju ulazak praine i drugog oneienja

5. senzori za vlagu i vodu

6. protuprovalni ureaji
7. vatrodojavni ureaji

8. odgovarajui ureaji za gaenje poara (aparati za gaenje na suhu tvar)

9. odgovarajua oprema za pohranu gradiva police i ormari na kojima se pohranjuje

gradivo trebaju biti izraeni od metala koji je zatien od korozije; police moraju biti
odmaknute od zidova tako da se omogui cirkulacija zraka; najnia pregrada na polici
treba biti odmaknuta od poda najmanje 15 cm, razmak izmeu polica najmanje
80 cm, a hodnici izmeu redova polica 1,20 m.

3.3. Pohrana gradiva u pismohrani

Gradivo u pismohrani treba slagati tako da se omogui preglednost i laka uporaba.

Gradivo se u pismohrani odlae i uva u sreenom stanju, tehniki opremljeno i oblikovano u arhivske jedinice. One se ulau u omot ili drugu prikladnu ambalau i trebaju biti
sloene po primjerenom redu. Na omotu jedinice trebaju biti ispisani odgovarajui podatci.
Omoti se odlau u tehnike jedinice (mapa, fascikl, arhivska kutija i drugo) koje takoer
trebaju biti oznaene. Na tehnikim jedinicama na vidnom mjestu treba navesti: naziv stva
ratelja, naziv dokumentacijske cjeline ili zbirke, redni broj tehnike jedinice, godinu ili raspon godina nastanka gradiva te oznake ili raspon oznaka arhivskih jedinica koje se nalaze
u tehnikoj jedinici.

Arhivske kutije u koje se odlae gradivo

Po pravilu gradivo se slae kronoloki, po serijama i brojevima, klasama ili arhivskim znako
vima za starije gradivo. Na poetku svake serije slau se i pripadajue knjige (ur. zapisnici, ime
nici ili dr.). Na policama se gradivo slae od najgornje police slijeva udesno i tako redom s vie
prema nioj polici. Ako gradivo ne stane na tu stranu police, istim principom slae se na drugoj
strani police. Ako se neko gradivo esto upotrebljava (podatci o plaama, ugovori, razne dozvole i dr.), mogue je to gradivo sloiti na mjestu gdje e biti lake dostupno, ali u tom sluaju
treba oznaiti da se gradivo tu nalazi. Isto pravilo vrijedi i za slaganje gradiva u ormarima.

99

Izgled prostora pismohrane kod imatelja sa sloenim arhivskim i registraturnim gradivom

Prostorija arhiva sa sreenim i tehniki opremljenim arhivskim gradivom

Kod samog unosa gradiva u pismohranu najbolje bi bilo odmah trajno arhivsko gradivo
odvojiti od registraturnog gradiva tako da se slae na posebnoj polici po principu koji smo
upoznali. Takvim slaganjem ve u poetku smanjujemo mogunost zabune ili pogreke
kada doe do izluivanja. Kod nekih stvaratelja pismohrane su veliki prostori u kojima se nije
uvijek lako snai. Na policama se nalaze velike koliine registraturnog i arhivskog gradiva.
Da bi se znalo to se i gdje na kojoj polici nalazi, pravi se topografski (lokacijski, spremini)

100

plan pismohrane. On podrazumijeva oznaavanje prostorije, ako ih je vie, svake police i

reda u polici s podatcima koje se gradivo nalazi sloeno na kojoj polici i kojem redu. Police i
redovi na polici mogu se oznaavati brojano i abecedno.
Gradivo u elektronikom obliku pohranjuje se tako da se podatci izdvoje iz izvornog sustava, odnosno sustava koji omoguuje brisanje, mijenjanje i dodavanje podataka, i pohrane
u sustavu koji to onemoguuje. Elektroniki podatci pohranjuju se u najmanje dvije kopije,
od kojih jedna treba biti u sustavu koji omoguuje pristup, pretraivanje i prikazivanje podataka, a jedna izvan tog sustava. Prije pohrane elektronikog gradiva, u pisanom se obliku
opisuje format i struktura zapisa, nain uvanja i zatita od neovlatenog pristupa, nain na
koji e se voditi izluivanje te oblik i nain predaje nadlenom arhivu. Prije pohrane obvezno se provjerava itljivost i cjelovitost svih kopija elektronikih zapisa.
Pohranjivanje elektronikih zapisa ne svodi se samo na preuzimanje medija sa zapisima.
Da bi elektroniki zapisi bili preuzeti, nuno je preuzeti zapis, metapodatke (podatci o podatcima) koji ga identificiraju, opisuju, omoguuju pronalaenje i razumijevanje sadraja i
konteksta te, to je najvanije, omoguuju pristup, uporabu i upravljanje zapisima. Metapodatci se iroko primjenjuju kod pretraivanja velike koliine podataka.

NOVI POJMOVI

Pismohrana je prostor u kojem se odlae gradivo.

Arhiv je ustanova u kojoj se uva gradivo trajne vrijednosti.

Higrolozi, termohigrometri, termometri jesu ureaji za mjerenje temperature i vlage.

Odvlaiva je ureaj za izvlaenje vlage iz zraka.
Metapodatci su podatci o podatcima.

PITANJA I ZADATCI
1. to je pismohrana?

2. to je arhiv?

3. Kakvi trebaju biti prostori pismohrane?

4. Kolika je propisana vlanost i temperatura u pismohrani?

5. to ini opremu pismohrane?

6. Od kojega se materijala izrauju police i ormari za pismohranu? Kako ih postaviti u

prostoru?
7. Koji se mjerni instrumenti upotrebljavaju u pismohrani?

8. Koja se sredstva protupoarne zatite upotrebljavaju u pismohrani?

9. Kako se pohranjuju elektroniki podatci?

10. Po kojem se principu slae gradiva u pismohrani?

11. to je topografski plan pismohrane?

101

a
12. Kako se provodi zatita i uvanje vjerodostojnosti elektronikoga gradiva?
13. to su metapodatci?

14. Kako se provodi tehniko opremanje i odlaganje jedinica gradiva?

3.4. Evidentiranje gradiva i poslovanje u pismohrani

Svi stvaratelji i imatelji javnog ili privatnog arhivskog gradiva duni su voditi odreene
evidencije, popise gradiva koje posjeduju. Osnovna su tri oblika evidencije gradiva:
a) popis gradiva

b) knjiga pismohrane / arhivska knjiga

c) knjiga posudbe/reversa.

a) Popis gradiva

Sukladno Pravilniku o zatiti i uvanju arhivskoga i registraturnog gradiva izvan arhiva,

svaki je stvaratelj/imatelj duan jednom godinje nadlenom arhivu dostaviti popis svih
dokumentacijskih cjelina koje posjeduje sa stanjem na posljednji dan prethodne godine.
Takav popis koji obuhvaa sve gradivo jednog stvaratelja, ukljuujui i ono u pismohrani,
zove se zbirni popis. Takav popis obvezno mora sadravati naziv, stvaratelja, vrijeme
nastanka i koliinu gradiva, medij i vrstu zapisa, opis sadraja te popis manjih skupina
na koje je dokumentacijska cjelina/zbirka podijeljena. Dopunama Pravilnika odreeno
je dostavljanje podataka u elektronikom obliku. Ovakav je nain uveden radi aurnijeg
voenja evidencije gradiva te boljih mogunosti pretraivanja i iskoristivosti podataka.
Pravilnik predvia dva naina dostave podataka u elektronikom obliku: izravnim upi
som u bazu podataka nadlenog arhiva ili u obliku elektronikog obrasca (xml datoteke
sa strukturiranim podatcima popisa) to ga utvruje Hrvatski dravni arhiv. Imatelji koji
se odlue za izravni upis u bazu podataka, na mreno dostupnom posluitelju arhiva,
nisu duni voditi i vlastite popise.

b) Knjiga pismohrane / arhivska knjiga

Svi stvaratelji gradiva (pisarnice tijela uprave i ustanova, svi javni i privatni stvaratelji)
duni su voditi knjigu pismohrane / arhivsku knjigu.
Arhivska knjiga ili knjiga pismohrane vodi se na propisanom obrascu kao opi inventarni
pregled cjelokupnog materijala pohranjenog u pismohrani.
Shematski prikaz arhivske knjige

Red.
broj
1

102

Datum
upisa Godina
2

Arhivski materijal
Opis

Ukup.
broj

Primjedba

a
Upisivanje u arhivsku knjigu obavlja se na sljedei nain:

u rubriku 1 upisuje se redni broj pod kojim se odreeni materijal upisuje u arhivsku
knjigu; arhivska knjiga ne zakljuuje se na kraju kalendarske godine, pa se redni brojevi upisuju kontinuirano bez obzira na godinu u kojoj se upisuje

u rubriku 2 upisuje se datum upisa arhivskog materijala u arhivsku knjigu

u rubriku 3 upisuje se godina na koju se odnosi arhivski materijal koji se upisuje u

arhivsku knjigu

u rubriku 4 upisuje se oznaka od ega se sastoji arhivski materijal, npr. urudbeni

zapisnik (knjiga ili akti predmeta neupravnog postupka, fascikl itd.)

u rubriku 5 upisuje se koliina odgovarajueg dijela arhivskog materijala (npr. ako

urudbeni zapisnik ima 5 knjiga, upisuje se broj 5, ako predmet upravnog postupka
ima 75 dosjea, upisujemo broj 75 itd.)

u rubriku Primjedba upisuju se olovkom podatci o mjestu gdje se dri i uva upi
sani arhivski materijal (npr. u ormaru i sl.); upisuje se olovkom kako bi se moglo brisati ako se materijal premjesti.

Ako se arhivski materijal predaje na uvanje nadlenom arhivu ili drugom tijelu ili se
unitva, broj akta o predaji, odnosno o unitenju upisuje se tintom u rubriku Primjedba.
Na svaki dio arhivskog materijala stavlja se oznaka rednog broja iz arhivske knjige pod
kojim je predmet upisan u nju.
Pisarnice tijela uprave dune su voditi evidenciju mikrofilmskih rola i evidenciju mikrofilmskog snimanja.
Na uvanje mikrofilmskih rola i jacketa primjenjuju se propisi o uvanju arhivske grae.

c) Knjiga posudbe

Koritenje gradiva za potrebe slube odobrava odgovorna osoba za rad pismohrane,

odnosno zaposlenik u pismohrani. Arhivsko i registraturno gradivo moe se upotrebljavati u prostorijama pismohrane samo i jedino uz nazonost odgovorne osobe ili zaposlenika pismohrane. Koritenje se ostvaruje neposrednim uvidom u traeno gradivo, izdavanjem preslika ili izdavanjem izvornika. Izvorno arhivsko i registraturno gradivo moe
se izdati na privremenu uporabu jedino uz odgovarajuu potvrdu (revers) i obvezan upis
u Knjigu posudbe, dok je za uvid i izdavanje kopije potreban samo upis u evidenciju.
Shematski prikaz knjige posudbe

Red.
broj

Datum

Klasa

Urudbeni
broj

Ime i prezime
preuzimatelja

Potpis
preuzi
matelja

Datum
povratka
spisa

Potpis
djelatnika
u pismohrani

103

a
Upisivanje u knjigu posudbe obavlja se na sljedei nain:

u rubriku 1 upisuje se redni broj posudbe koji se zakljuuje na kraju kalendarske godine

u rubriku 2 upisuje se datum posudbe

u rubrike 3 i 4 upisuju se klasa i urudbeni broj dokumenta

u rubriku 5 upisuje se tiskanim slovima ime i prezime posuditelja

u rubriku 6 posuditelj se potpisuje kada preuzme dokument

u rubriku 7 upisuje se dan povratka spisa

u rubrici 8 odgovorna osoba ili zaposlenik pismohrane potpisom potvruje da je spis

vraen.

Potvrda/revers izdaje se u tri primjerka. Jedan primjerak ostavlja se na mjestu gdje je

gradivo izvaeno, drugi primjerak ostaje kod djelatnika pismohrane, a trei uzima korisnik
gradiva. Kada se gradivo vrati na mjesto odakle je uzeto, revers se vadi i ponitava.
Na kraju kalendarske godine provjerava se je li posueno gradivo vraeno u pismohranu.
Utvrdi li se da gradivo nije vraeno, trai se negov povrat. Ako je posueno gradivo i dalje
potrebno posuditelju za rad, obavlja se prijenos u sljedeu kalendarsku godinu.
3.5. Uporaba gradiva u pismohrani i arhivima

Pravo na uporabu javnoga arhivskog gradiva imaju svi zainteresirani korisnici pod jednakim uvjetima. Uporabom gradiva smatra se pregled gradiva, prepisivanje, objavljivanje,
izlaganje, izrada preslika, posudba i izdavanje ovjerovljenih prijepisa ili preslika. Ona moe
biti u slubene, ali i privatne svrhe. Meutim, nije sve gradivo jednako dostupno korisnicima. Dostupnost gradiva regulira vie zakona i pravilnika. Prvi je Zakon o pravu na pristup
informacijama, koji ureuje pravo, ali i iznimke od prava na pristup informacijama. Drugi
je Zakon o zatiti osobnih podataka, koji ureuje zatitu osobnih podataka fizikih osoba
te nadzor nad prikupljanjem, obradom i uporabom osobnih podataka. Zatita osobnih podataka u Republici Hrvatskoj osigurana je svakoj fizikoj osobi bez obzira na dravljanstvo i
prebivalite te neovisno o rasi, boji koe, spolu, jeziku, vjeri, politikom ili drugom uvjerenju,
nacionalnom ili socijalnom podrijetlu, imovini, roenju, naobrazbi, drutvenom poloaju
ili drugima osobinama. I Zakon o arhivskom gradivu i arhivima, kao i Pravilnik o koritenju
arhivskog gradiva, regulira pravo na koritenje gradiva, ali i ogranienja.
Javno arhivsko gradivo u pravilu je dostupno za uporabu 30 godina nakon nastanka.
Ono se moe rabiti i prije isteka tog roka ako je od nastanka namijenjeno javnosti ili ako to
odobri stvaratelj. Naprimjer, svaki graanin ima pravo vidjeti graevinsku dozvolu nekog
objekta jer je to javni dokument koji se mora istai i na gradilitu. Odreena koncesijska davanja takoer su javni dokumenti u koje svaki graanim ima pravo uvida.
Arhivsko i registraturno gradivo koje sadri podatke vezane za obranu, nacionalnu si
gurnost, odravanje reda i mira, gospodarske interese drave, a ijim bi objavljivanjem mogle nastupiti tetne posljedice za nacionalne interese Republike Hrvatske, dostupno je po
isteku 50 godina od njegova nastanka, ako posebnim propisom nije drukije odreeno. Pod
ovim se podrazumijeva odavanje podataka o obrambenim planovima, planovima tijela za
odravanje reda i mira i sl.

104

Javno arhivsko i registraturno gradivo koje se odnosi na osobne podatke, kao to

su matine knjige, lijenika dokumentacija, osobni dosjei, sudski, porezni, financijski
podatci i slino, dostupno je za koritenje 70 godina nakon nastanka, odnosno 100 godina
od roenja osobe na koju se odnosi. Ono se moe rabiti i prije predvienog roka ako je od
nastanka namijenjeno javnosti ili ako na to pristane osoba na koju se ono odnosi. U sluaju
da je osoba umrla pristanak daju brani drug, djeca ili roditelji. (U praksi to znai da nitko neovlaten nema pravo uvida u porezno stanje druge osobe, u neiji osobni dosje u poduzeu
ili ustanovi gdje je zaposlen; da ne moe nitko u bolnikom arhivu dobiti podatke o bolesti
svojega susjeda i sl.)
Ako znanstveni razlozi zahtijevaju koritenje gradiva prije isteka predvienog roka, uz
prethodno pribavljeno miljenje Hrvatskoga arhivskog vijea, odnosno njegova Povjeren
stva za davanje miljenja o prijevremenoj dostupnosti gradiva, ravnatelj arhiva moe odobriti uporabu arhivskog gradiva. U sluaju da zahtjev za prijevremenu dostupnost bude
odbijen, podnositelj zahtjeva moe podnijeti albu Ministarstvu kulture.
Ista zakonska rjeenja odnose se i na sve druge imatelje i stvaratelje gradiva.

3.6. Djelatnici u pismohrani

Djelatnicima u pismohrani smatraju se osobe koje obavljaju poslove na zatiti i obradi

arhivskog i registraturnog gradiva u pismohranama stvaratelja i imatelja gradiva.
Poslovi na zatiti i obradi arhivskog i registraturnog gradiva jesu:

zaprimanje, evidentiranje, oznaavanje i tehniko opremanje gradiva

voenje uredskih evidencija i drugih evidencija o gradivu
sreivanje i popisivanje gradiva
osiguranje materijalno-fizike zatite
odabiranje arhivskog gradiva
izluivanje gradiva kojemu je proao rok uvanja
priprema za predaju arhivskog gradiva arhivu
izdavanje gradiva na koritenje.
Djelatnici u pismohrani duni su u svom radu pridravati se etikog kodeksa arhivista, a
posebno:

uvati integritet gradiva tako da ono predstavlja trajno i pouzdano svjedoanstvo

dokumentirati svoje postupke pri obradi gradiva
potivati slobodu pristupa informacijama i propise u svezi s povjerljivou podataka
i zatitom privatnosti
povjerenjem koje imaju koristiti se na dobro svih i ne sluiti se svojim poloajem za
vlastitu ili bilo iju neopravdanu korist
nastojati postii najbolju strunu razinu sustavnim i stalnim obnavljanjem i proiriva
njem svojega znanje iz podruja arhivistike.
Stvaratelji i imatelji javnoga arhivskog gradiva duni su odrediti djelatnika odgovornog
za rad pismohrane, a po potrebi i djelatnika ili djelatnike u pismohrani. To mogu odrediti i
ostale pravne i fizike osobe.

105

Zakonom je odreeno da te osobe moraju imati poloen struni ispit za djelatnika u pismohrani. Program strunog ispita obuhvaa:

propise i norme koje se odnose na uredsko poslovanje, zatitu, obradu i dostupnost

gradiva
klasifikaciju, organizaciju, sreivanje i popisivanje gradiva
zatitu i uvanje gradiva
zatitu i upravljanje elektronikim zapisima
vrednovanje, izluivanje i predaju gradiva.
Da bi mogla pristupiti strunom ispitu, osoba mora imati najmanje srednju strunu
spremu i najmanje est mjeseci radnog iskustva na poslovima zatite i obrade gradiva. Djelatnik u pismohrani duan je poloiti struni ispit u roku od godinu dana od dana stupanja na
posao u pismohrani. Stvaratelji ili imatelji gradiva duni su omoguiti pristupanje ispitu tim
osobama i snositi sve trokove vezane za polaganje strunog ispita. Da bi olakali polaganje
ispita, veina arhiva organizira pripremne teajeve na kojima se polaznici detaljno upoznaju
sa sadrajem ispita.

NOVI POJMOVI

Knjiga pismohrane / arhivska knjiga jest zbirni popis gradiva u pismohrani.

Knjiga posudbe jest popis posudbe i povrata gradiva.

Potvrda/revers jest dokument koji se sainjava prilikom posudbe.

Djelatnik u pismohrani jest osoba koja radi na zatiti i obradi gradiva.

Struni ispit jest provjera strunog znanja za odreeno radno mjesto.
Etiki kodeks jest skup dogovorenih pravila ponaanja i rada.

PITANJA I ZADATCI

1. Koje strune uvjete trebaju zadovoljavati djelatnici u pismohrani?

2. to je arhivska knjiga / knjiga pismohrane i kako se vodi?

3. Upis urudbeni zapisnik za 2014. godinu u shematski prikaz knjige pismohrane.

4. Kako se rabi gradivo u pismohrani?

5. Koja su ogranienja koritenja gradiva prema Zakonu o arhivskom gradivu i arhivima?

6. Koje evidencije vode stvaratelji ili imatelji gradiva?

7. O emu govori etiki kodek?

8. Nakon kojega se roka moe rabiti javno arhivsko gradivo, a nakon kojega roka osobni
podatci pojedinaca?

106

4. VREDNOVANJE, ODABIRANJE I IZLUIVANJE GRADIVA

4.1. Vrednovanje gradiva u pismohrani

U pismohrani se pohranjuje sve gradivo nastalo kod pojedinog stvaratelja. Osim spisa
upravnog i neupravnog postupka, u pismohrani se pohranjuju i spisi raunovodstva, kao
i svi ostali spisi nastali djelovanjem stvaratelja. Sva ta dokumentacija nema jednaku vrijednost i ne treba se sve jednako uvati. Kada bi se sve gradivo trajno uvalo, pismohrane bi
bile ogromni prostori u kojima bi radilo brojno osoblje. Upravo se zbog toga obavlja postupak vrednovanja dokumentacije.
Propis kojim se utvruju kriteriji vrednovanja, kategorizacije, odabiranja i izluivanja
zove se Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izluivanja arhivskoga gradiva
(Narodne novine 90/02).
Vrednovanje je cijeli postupak kojim se procjenjuje vrijednost zapisa, utvruje rok do
kojega e se uvati odreena vrsta gradiva ili jedinice gradiva te se utvruje postupanje
sa svakom vrstom, odnosno jedinicom gradiva po isteku roka uvanja. Vrednovanjem se
dolazi do odabiranja onih zapisa koji imaju trajnu vrijednost, odnosno zapisa koji su odraz
vremena u kojima su nastali i koji najbolje svjedoe o tom vremenu. Taj postupak zove se
i mikrovrednovanje gradiva. Cilj je vrednovanja s minumumom dokumenata osigurati
maksimum dokumentiranosti. Smatra se da je ukupna koliina arhivskog gradiva priblino
5-8% od ukupne koliine stvorenog gradiva.
Vrednovanje se obavlja tako da se odredi vrijednost spisa po vie osnova. Vrednovanje
spisa obavlja se na osnovi sljedeih kriterija:
a) primarna vrijednost spisa jest ona koju spisi imaju za ustanovu u kojoj su nastali radi
praenja i nadzora, kontinuiteta poslovanja, zatite prava i interesa

b) sekundarna vrijednost spisa jest ona koju spisi imaju kao povijesni izvor, tj. izvor za
znanstvena, publicistika, osobna i druga istraivanja, izvor za ostvarivanje prava
pravnih ili privatnih osoba
c) evidencijska vrijednost spisa jesu obavijesti koje spis sadrava, a koje omoguuju
cjelovit, pouzdan i autentian uvid u nain obavljanja djelatnosti tijekom koje je gra
divo nastalo
d) informacijska vrijednost spisa jesu obavijesti o osobama, mjestima, dogaajima,
drutvenim prilikama i drugom koje spis sadrava.

Osim vrednovanja gradiva, iji je rezultat poseban popis gradiva s rokovima uvanja,
vrednuju se i stvaratelji gradiva. Taj se postupak zove makrovrednovanje ili kategorizacija.
Stvaratelji gradiva svrstavaju se u tri kategorije.

Prvu ine stvaratelji nadleni za utvrivanje politike, ciljeva i naina obavljanja pojedine
djelatnosti te stvaratelji ije gradivo prua uvid u nain, opseg i uvjete obavljanja pojedinih funkcija u okviru iste djelatnosti. To su stvaratelji na visokom ili nadreenom
poloaju u podruju svoje djelatnosti i imaju veliki utjecaj na drutvena zbivanja u tom
podruju.

107

Drugu ine stvaratelji nadleni za provoenje utvrene politike i obavljanje operativnih i

tekuih poslova, a iji nain rada nije dovoljno dokumentiran gradivom stvaratelja prve
kategorije. To su ustanove manjeg opsega i nieg ranga, ali vane za pojedina podruja
gospodarskog, drutvenog i kulturnog ivota. U drugoj su kategoriji i stvaratelji uzeti kao
reprezenti za sve stvaratelje jednakoga djelokruga (jedna osnovna kola ili jedan javni
biljenik).
Treu ine stvaratelji iji su opseg i djelovanje dokumentirani gradivom stvaratelja prve i
druge kategorije. To su manje ustanove ogranienog opsega i niskog ranga. Informacije
o njima nalaze se u gradivu veih, odnosno matinih ustanova prve ili druge kategorije.
Kategorizaciju stvaratelja utvruje Hrvatsko arhivsko vijee na prijedlog dravnih arhiva.
Popis stvaratelja prve i druge kategorije objavljuje se u slubenim glasilima. Po objavi kategorizacije nadleni arhivi izdaju stvaratelju ili imatelju rjeenje o kategorizaciji.
Osim vrednovanja i odabiranja gradiva trajne vrijednosti, vrednuju se i odreuju rokovi
uvanja gradiva koje nema trajnu vrijednost. Rezultat vrednovanja gradiva jest izrada popisa gradiva s rokovima uvanja. Postoje tri osnovne vrste popisa:
1. opi popis popis s rokovima uvanja onih vrsta spisa koji su prisutni kod svih stvaratelja, kao to su podruje rada i radnih odnosa, financije, imovina, oprema, organizacija i slino

2. granski popis popis s rokovima uvanja za podruje neke djelatnost koji obuhvaa
specifine zapise za pojedinu djelatnost (zdravstvo, bankarstvo, kolstvo, pravosue i
dr.)
3. poseban popis popis s rokovima uvanja koji pojedinano donosi svaki pravni subjekt, stvaratelj ili imatelj gradiva i sadrava sve vrste gradiva koje posjeduje; obuhvaa
i stavke opeg i granskog popisa; svaki je stvaratelj po zakonu duan napraviti poseban popis s rokovima uvanja gradiva i dostaviti ga nadlenom dravnom arhivu na
suglasnost; poto dravni arhiv utvrdi da je popis napravljen u skladu s propisima i
izda suglasnost, poseban popis stupa na snagu.

Opi i granski popis gradiva s rokovima uvanja donosi Hrvatsko arhivsko vijee na
prijedlog Hrvatskoga dravnog arhiva, a poseban popis svaki stvaratelj za sebe uz suglasnost nadlenoga dravnog arhiva.
Osim ove triju osnovnih vrsta popisa, poznajemo i neke druge vrste popisa, koji su rijee
primijenjuju. To su:

pozitivni popisi (sadre samo popis gradiva trajne vrijednosti)

negativni popisi (sadre popise samo onog gradiva koje se ne uva trajno)

mjeoviti popisi (kombinacija prvih dvaju popisa).

Konaan rezultat vrednovanja i izrade popisa gradiva s rokovima uvanja jesu dva zna
ajna postupka u poslovanju pismohrane: odabiranje i izluivanje gradiva.

108

4.2. Odabiranje

Odabiranje je postupak kojim se iz registraturnog gradiva, temeljem utvrenih propisa,

odabire arhivsko gradivo. Ponovimo to je registraturno, a to arhivsko gradivo.
Registraturno gradivo jest cjelina zapisa ili dokumenata nastalih ili primljenih djelova
njem i radom pojedine pravne ili fizike osobe. Nakon odabiranja arhivskog gradiva, u registraturnom gradivu ostaju zapisi ili dokumenti koji imaju ogranieni rok uvanja. Iz tog gradi
va obavlja se izluivanje gradiva kojemu je protekao rok uvanja.
Arhivsko su gradivo zapisi ili dokumenti koji su nastali djelovanjem pravnih ili fizikih
osoba u obavljanju njihove djelatnosti, a od trajnog su znaenja za kulturu, povijest i druge
znanosti, bez obzira na mjesto i vrijeme njihova nastanka, neovisno o obliku i tvarnom
nosau na kojem su sauvani.
Zapisi ili dokumenti jesu svi spisi, isprave, poslovne knjige, kartoteke, karte, nacrti, crtei,
plakati, tiskovnice, slikopisi, pokretne slike (filmovi i videozapisi), zvuni zapisi, mikrooblici, strojno itljivi zapisi, datoteke te programi i pomagala za njihovu uporabu. Na arhivsko
gradivo primjenjuju se propisi o zatiti kulturnih dobara. Arhivsko gradivo nastalo djelova
njem i radom pojedine pravne ili fizike osobe ini cjelinu (arhivski fond) i u naelu se ne
smije dijeliti. Postoje dvije kategorije arhivskog gradiva: javno i privatno.
Nakon odabiranja arhivskog gradiva iz registraturnog, ostalo je gradivo koje ima
ogranieni rok uvanja i koje se po isteku roka treba izluiti.
4.3. Izluivanje

Izluivanje je postupak kojim se iz neke cjeline gradiva izdvaja ono gradivo kojemu su
protekli rokovi uvanja. Izluivanje ima dvije faze:
a) postupak i pripremu izluivanja

b) postupak unitavanja izluenoga gradiva.

a) Postupak i priprema izluivanja

Postupak odabiranja i izluivanja gradiva provodi stvaratelj na osnovi posebnog popisa
gradiva s rokovima uvanja. Stvaratelj gradiva obvezan je redovito provoditi izluivanje
gradiva iji je rok protekao, a najkasnije 5 godina od posljednjeg provedenog postupka.
Postupak izluivanja obvezno se provodi prije predavanja gradiva nadlenom arhivu.
Jedna od temeljnih pretpostavka za izluivanje jest sreenost i popisanost gradiva.

Stvaratelji gradiva obvezni su za svako izluivanje ishoditi prethodno pismeno odobrenje

nadlenog arhiva. Kako bi dobili odobrenje, stvaratelji su obvezni dostaviti nadlenom
arhivu prijedlog za izluivanje. Prijedlog sadrava navode o nainu, vremenu i mjestu
izluivanja i unitavanja izluenoga gradiva s pravnom osnovom izluivanja. Prijedlogu
se obvezno prilae popis gradiva za izluivanje. Popis gradiva sadrava sljedee podatke:
1. naziv stvaratelja gradiva

2. redni broj popisa

3. vrstu gradiva (opis)

4. redni broj u popisu gradiva (knjiga pismohrane ili arhivska knjiga)

109

a
5. klasifikacijsku oznaku (ako je obveznik uredbe)

6. starost gradiva (godina nastanka)

7. koliinu (izraena u broju svenjeva, registratora, kutija i sl.)

8. razlog izluivanja (protekao rok uvanja od 5, 7 ili 11 godina).

Shematski to izgleda ovako:

Opina X ili Ured dravne uprave u X upaniji

Popis gradiva koji je predloen za izluivanje

Redni
broj

Vrsta gradiva

Redni broj
arhivske
knjige

Klasa

Godina
nastanka

Koliina

Rok uvanja

1.

Glavna financijska knjiga

4.

401-02

1993.

2 knjige

11 god.

2.

Izvodi banke

15.

401-03

2001.

20 regist.

7 god.

3.

Knjiga pote

111.

1997.1999.

1 knjiga

5 god.

Nadleni arhiv obvezan je u roku od najvie 30 dana od zaprimanja prijedloga izdati

rjeenje o odobrenju izluivanja. Rjeenjem arhiva prijedlog se moe u cijelosti odobriti, u
cijelosti odbiti (uz obvezno obrazloenje i uputu za ispravljanje nedostataka) ili djelomino
odobriti (uz obrazloenje zato se pojedine stavke popisa ne mogu izluiti). U sluaju da arhiv ne izda rjeenje u datom roku, smatra se da je izluivanje odobreno. Odluku o izluivanju
donosi odgovorna osoba stvaratelja, u skladu s rjeenjem nadlenog arhiva.
b) Postupak unitavanja izluenoga gradiva
U odluci odgovorne osobe stvaratelja o izluivanju obvezno se navodi i nain unitavanja izluenoga gradiva. Izlueno gradivo moe se unititi na vie naina. Prije se to
uglavnom radilo spaljivanjem. U dananje vrijeme, zbog razvoja ekoloke svijesti, unitavanje se uglavnom obavlja preko specijaliziranih ustanova za otkup i reciklau papira. U
unitavanju gradiva posebno treba paziti da se gradivo koje sadri povjerljive podatke
uniti tako da podatci ne budu dostupni osobama koji u njih nemaju pravo uvida. O
provoenju unitenja sastavlja se zapisnik, iji se jedan primjerak dostavlja nadlenom
arhivu. Dokumentacija o postupku izluivanja uva se trajno. Nakon izluivanja unosi se
biljeka o izluenom gradivu u knjigu pismohrane / arhivsku knjigu za svaku izluenu
stavku u rubrici Primjedba s datumom i brojem rjeenja o odobrenju izluivanja.

110

a
NOVI P MOVI
OJ

Vrednovanje

je postupak utvrivanja vrijednosti zapisa.

Kategorizacija je vrednovanje stvaratelja i imatelja gradiva.

Opi popis jest popis s rokovima uvanja onih vrsta spisa koji su prisutni kod svih stvaratelja.
Granski popis jest popis koji vrijedi za odreenu djelatnost.

Poseban popis jest popis s rokovima uvanja koji pojedinano donosi svaki pravni subjekt, stvaratelj ili imatelj gradiva.
Javno arhivsko gradivo jest gradivo tijela javnih sluba i tijela s javnim ovlastima.

Privatno arhivsko gradivo jest gradivo nastalo radom privatnih pravnih i fizikih osoba.
Odabiranje jest odvajanje zapisa trajne vrijednosti.

Izluivanje jest odvajanje i unitenje zapisa iji je rok uvanja proao.

PITANJA I ZADATCI
1. to je vrednovanje?

2. Koji su kriteriji vrednovanja?

3. Izrada kojega je popisa zakonska obveza svih stvaratelja, a koji popis odobrava nad
leni dravni arhiv?
4. to je makrovrednovanje ili kategorizacija?

5. Koliko kategorija ima i to svaka obuhvaa?

6. Koje su tri osnovne vrste popisa?
7. to sadrava pozitivan popis?

8. Koja je razlika izmeu arhivskog i registraturnog gradiva?

9. to je odabiranje?

10. to je izluivanje?

11. Tko kod stvaratelja pokree postupak izluivanja?

12. Koje su obveze stvaratelja gradiva kod izluivanja?

13. Kakva rjeenja nadlenog arhiva mogu biti u postupku izluivanja?

14. Koji je rok nadlenom arhivu za izdavanje rjeenja?

111

a
5. PREDAJA ARHIVSKOG GRADIVA ARHIVIMA

Prije je navedeno da su arhivi specijalizirane ustanove za uvanje, zatitu, obradu i koritenje arhivskoga gradiva. Navedeno je da se arhivsko gradivo uva u pismohranama do
predaje nadlenom arhivu. U pravilu gradivo se predaje dravnim arhivima na podruju
upanija. To je predaja po teritorijalnoj nadlenosti. Postoji i predaja po stvarnoj nadlenosti, kada se gradivo predaje sredinjemu dravnom arhivu ili specijaliziranim arhivima (stranaki arhivi, arhivi vjerskih zajednica, sveuilini i dr.). Recimo, gradivo policijskih uprava i
gradivo vojnih jedinica i slubi predaje se Arhivu Ministarstva unutarnjih poslova i Arhivu
Ministarstva obrane. Postupak predaje gradiva arhivima reguliran je Pravilnikom o predaji
arhivskog gradiva arhivima (NN, 93/04).
5.1. Razlozi primopredaje

Vie je razloga primopredaje arhivskog gradiva arhivima. Navodimo osnovne razloge.

1. Predaja gradiva arhivu po slubenoj dunosti. Odnosi se na gradivo javnopravnih
osoba koje se predaje arhivu po isteku minimalno 30 godina uvanja kod stvarate
lja. Tijekom vremena kod svakog stvaratelja poveava se koliina arhivskog gradiva u
pismohrani. Kod nekih stvaratelja, kao to su dravna tijela i sudovi, koji svojim radom
stvaraju velike koliine arhivskog gradiva, pismohrane ne mogu uvati tolike koliine
gradiva. Mogue je da arhivi preuzmu gradivo i u kraem roku od 30 godina, ako se
tako dogovori arhiv sa stvarateljem.
2. Prisilno preuzimanje gradiva radi zatite. Ako stvaratelj ne uva gradivo na pro
pisani nain i ne poduzima mjere koje mu je arhiv naloio, arhivi mogu prisilno
preuzeti gradivo od takvih stvaratelja radi zatite.
3. Prisilno preuzimanje od nelegitimnih imatelja gradiva. Ako netko u posjedu ima
gradivo koje mu ne pripada, arhivi ga mogu oduzeti.
4. Ukidanje, steaj ili likvidacija javnopravnih osoba. Svjedoci smo da mnoga poduzea propadaju. Tada arhivi po sili zakona preuzimaju arhivsko gradivo.
5. Promjena vlasnike strukture. U posljednjih 20 godina mnoga su poduzea priva
tizirana.

6. Prijenos nadlenosti na drugu ustanovu. U sluaju promjene unutarnjeg ustrojstva

stvaratelja, prenoenja dijela ili svih njegovih poslova na drugog stvaratelja, moe
doi do podjele ili spajanja gradiva, a uz prethodno miljenje nadlenoga dravnog
arhiva. Tijelo ili osoba koja donese odluku duna je utvrditi imatelja za svaki dio po
dijeljenog gradiva.
7. Dobivanje gradiva na temelju meunarodnih sporazuma. Restitucija povrat
gradiva koje je u prolim vremenima zavrilo u nekoj drugoj dravi i sukcesija podjela gradiva nastalog u bivoj Jugoslaviji, a odnosi se na Hrvatsku.
8. Razgranienje gradiva meu arhivskim institucijama. Osnovani su mnogi novi
dravni arhivi koji razgranienjem mogu, od arhiva koji su prije bili nadleni, preuzeti
gradivo koje se odnosi na podruje njihove nadlenosti.

112

5.2. Pravni oblici preuzimanja

Preuzimanje se moe obavljati:

a) po slubenoj dunosti (u pravilu najranije 30 godina od nastanka)

b) otkupom (arhivi imaju pravo prvokupa, tj., otkupa gradiva od privatnih imatelja i
stvaratelja)
c) darovanjem (pojedinci ili privatne fizike i pravne osobe mogu darovati svoje gradivo)

d) pohranom (arhivi mogu preuzeti gradivo samo na pohranu, to se regulira ugovorom).

U prvim trima sluajevima arhivi postaju vlasnici preuzetoga gradiva, a kad je rije o
pohrani, vlasnik ostaje pohranitelj gradiva.
5.3. Temeljni uvjeti primopredaje

Stvaratelji i imatelji javnoga arhivskog gradiva i pravne i fizike osobe koje posjeduju
arhivsko gradivo, obvezne su arhivsko gradivo predati pod sljedeim uvjetima:
1. gradivo za predaju treba biti administrativno dovreno, tj. nad njim se nee provoditi
nikakva poslovna aktivnost kojom bi se mijenjao sadrajni kontekst ili redoslijed dokumentacije
2. u izvorniku, tj. prvotnom zapisu s oznakama pravne valjanosti, bez obzira na podlogu
i vrstu zapisa

3. nakon obavljenog postupka odabiranja i izluivanja, osim u sluajevima hitne zatite

(kod steajeva), kada se odabiranje i izluivanje moe obaviti u arhivu
4. sreeno gradivo u kojem se pojedinani zapisi ili osnovne jedinice udruivanja nalaze
na mjestu odreenom nainom upravljanja spisima te njihova odlaganja

5. popisano

6. tehniki opremljeno (separatorima papirnim ovitcima i tehnikim jedinicama arhivskim kutijama, mapama, bez metalnih i plastinih dijelova)
7. jasno obiljeenih tehnikih jedinica, s nazivom stvaratelja, ustrojbenom jedinicom,
oznakom i opisom sadraja, vremenskim rasponom i rednim brojem tehnike jedinice

8. u naelu, u zaokruenim vremenskim ili nekim drugim logikim cjelinama.

Od navedenih temeljnih uvjeta u primopredaji osobito je vaan popis gradiva koje arhiv
preuzima. Popis ima strukturu koja minimalno mora sadravati sljedee:
a) redni broj popisa

b) naziv popisne jedinice

c) vrijeme nastanka gradiva

d) sadraj gradiva u jedinici (uz popis se uobiajeno predaje i popis jedinica, brojeva
dokumenata koji nedostaju)
e) koliinu gradiva (npr. predaje se 36 knjiga, 128 registratora, 46 mapa ili 127 arhivskih
kutija, to iznosi 22 duna metra gradiva).

113

5.4. Primopredajna dokumentacija

O svakoj primopredaji gradiva arhivu vodi se dokumentacija koja ovisi o pravnoj transakciji. Kod preuzimanja privatnog arhivskog gradiva, bez obzira na to radi li se o otkupu,
darovanju ili pohrani, sklapa se pisana isprava, tj. ugovor koji naznaava prava i obveze
ugovornih stranaka. Obvezatan sastavni dio ugovora jest popis preuzetoga arhivskog gra
diva s naznakom sadraja, razdoblja nastanka i koliine gradiva. U popisu se mora posebno
oznaiti gradivo koje sadrava osobne podatke, kao i gradivo za koje je utvren stupanj
tajnosti te rok dostupnosti javnosti. Ako se preuzima javno arhivsko gradivo, sastavlja se
primopredajni zapisnik. On sadrava sljedee podatke:
datum i mjesto primopredaje
naziv javnopravne osobe koja predaje gradivo, ime i prezime odgovorne osobe
naziv arhiva koji preuzima gradivo, ime i prezime odgovorne osobe
imena i prezimena osoba koje su obavile primopredaju
zakonsku osnovu primopredaje
naziv, sjedite i vrijeme djelovanja stvaratelja gradiva koje se predaje
naziv, odnosno sadraj arhivskog gradiva
vrijeme nastanka gradiva koje se predaje
koliinu gradiva koje se predaje
napomenu o sauvanosti i cjelovitosti gradiva
napomenu o uvjetima koritenja gradiva.
Osim navedenih dijelova zapisnika, njegov je sastavni dio takoer:

114

popis gradiva koje je predmet primopredaje

popis gradiva koje je privremeno ostalo kod predavatelja (ako ga ima) i rok do kojega
e biti predano arhivu.

Primjer primopredajnog zapisnika izmeu stvaratelja Prekrajnog suda u XXX i Dravnog

arhiva u XXX:
REPUBLIKA HRVATSKA
DRAVNI ARHIV U XXX
Ulica XXX bb
potanski broj, mjesto
Klasa: 036-02/12-01/12
Ur. broj:XXXX-1-XX-5/1-12-1

ZAPISNIK

o primopredaji arhivskoga gradiva izmeu Prekrajnog suda u XXX i Dravnog arhiva

u XXX izvrenoj 13. studenog 2012. godine u (mjestu)

Primopredaja se obavlja u skladu s lancima 14. i 15. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (NN, br. 105/97) i Pravilnikom o predaji arhivskoga gradiva arhivima (NN, br. 90/02).
Prisutne odgovorne osobe:

Prisutni od strane predavatelja:

1. ime i prezime

Prisutni od strane Dravnog arhiva u XXX:

1. ime i prezime

1. Spisi se preuzimaju po slubenoj dunosti zbog proteka roka od 30 godina. Spisi se

odnose na razdoblje 1956. 1981. godine.
2. Gradivo koje je predmet preuzimanja sainjavaju knjige upisnika, pomone knjige i
spisi Prekrajnog suda u XXX.

3. Za preuzeto gradivo postoji popis u prilogu. U popisu su navedeni svi brojevi predmeta koji nedostaju ili nisu predani.
4. Ukupno se preuzima gradiva u koliini od 48 upisnika, 42 pomone knjige i 387 sve
njeva spisa, to iznosi 53 duna metra gradiva.
5. U koritenju gradiva nema ogranienja.

Ovaj zapisnik napravljen je u pet (5) primjeraka, od kojih dva (2) idu predavatelju,
jedan (1) se dostavlja Hrvatskomu dravnom arhivu, a dva (2) ostaju u Dravnom arhivu u
XXX.
U XXX 13. studenog 2012. god.
za Prekrajni sud u XXX:

ime i prezime odgovorne osobe

za Dravni arhiv u XXX:

ime i prezime odgovorne osobe

115

Primopredajni zapisnik sastavlja se u pet primjeraka, od kojih dva zadrava predavatelj,

dva arhiv, a jedan primjerak dostavlja se Hrvatskom dravnom arhivu. Trokove predaje, ukljuujui prijevoz, trokove sreivanja i izrade popisa te tehnikog opremanja gradiva, ako
to nije prije provedeno, snosi predavatelj gradiva.
Primopredajna dokumentacija uva se trajno kod stvaratelja i nadlenog arhiva.

5.5. Promet privatnim arhivskim gradivom

Dravni arhivi imaju pravo prvokupa arhivskog gradiva u privatnom vlasnitvu. Ako vlasnici ele prodati privatno arhivsko gradivo, duni su ga najprije ponuditi arhivu na ijem
podruju imaju svoje sjedite. U ponudi moraju navesti cijenu i druge uvjete prodaje. Ako
nadleni arhiv ne eli koristiti pravo prvokupa, duan je u roku od 30 dana o ponudi izvijestiti Hrvatski dravni arhiv, koji ima takoer 30 dana za oitovanje. Ako proe taj zajedniki
rok od 60 dana, vlasnik moe svoje gradivo prodati drugoj pravnoj ili fizikoj osobi uz uvjet
da cijena nije nia od one koju je zatraio od arhiva. Vlasnici koji namjeravaju svoje privatno
gradivo iznijeti u inozemstvo, duni su zatraiti odobrenje koje rjeenjem izdaje ministar
kulture. Ministar kulture moe odobriti privremeni ili trajni izvoz arhivskog gradiva nakon
pribavljenog miljenja nadlenoga dravnog arhiva.

NOVI POJMOVI

Restitucija je povrat gradiva iz drugih drava.

Sukcesija je podjela gradiva bive drave.
Izvornik je prvotni zapis.

Primopredajni zapisnik jest pisana isprava izmeu predavatelja i arhiva o predaji gradiva.

PITANJA I ZADATCI
1. Koji propis regulira predaju gradiva?

2. Koji su rokovi predaje arhivskog gradiva arhivima?

3. Kako se obavlja zatita podataka u gradivu koje se predaje?

4. Kada je mogua predaja prije zakonskog roka?
5. Koji su razlozi predaje gradiva arhivima?
6. Koji su temeljni uvjeti primopredaje?
7. to je izvornik?

8. Koje dijelove sadrava primopredajni zapisnik?

9. U koliko se primjeraka sastavlja primopredajni zapisnik?

10. Kako se izrauje popis gradiva za primopredaju?

11. Tko snosi trokove primopredaje?

12. Tko potpisuje primopredajni zapisnik?

116

a
13. Koji su pravni oblici preuzimanja?

14. Koji nain predaje ne pretpostavlja promjenu vlasnitva nad gradivom?

15. Kako se postupa s gradivom u sluaju prestanka djelatnosti ili prijenosa nadlenosti
na drugo tijelo?

16. Kako se postupa s gradivom prilikom iznoenja u inozemstvo?

117

a
6. ARHIVSKA SLUBA U REPUBLICI HRVATSKOJ

6.1. Povijest arhivske slube

Iz prethodnih poglavlja vidjeli smo da se cjelokupno upravljanje spisima u pismohrani

vodi uz suradnju i nadzor dravnih arhiva kao dijela arhivske slube.
Arhivska je sluba jedna od najstarijih sluba. Praktino, ona postoji od trenutka nastajanja prvih pisanih dokumenata (spomenika). Njezin je zadatak uvanje, zatita, obrada
i koritenje arhivskog gradiva. U Hrvatskoj, na podruju Dalmacije i Istre, sustavnu i organiziranu zatitu moemo pratiti u kontinuitetu od 12. stoljea. Stvaratelji su se sami brinuli
za trajno uvanje svojega gradiva zato to im je ono sluilo kao dokaz raznovrsnih prava i
interesa. Samostani su uvali razne darovnice kojima su dobili posjede od kraljeva ili drugih
velikaa. Gradovi su uvali dokumente kojima su dobivali razne privilegije o slobodnom upravljanju ili slobodnoj trgovini, a koje su isto dobivene od kraljeva ili drugih zemaljskih gospodara. Notari (javni biljenici), koji postoje u nas od 13. stoljea, uvali su gradivo nastalo
njihovim radom, a koje je bilo od velike vanosti. To su kupoprodajni ugovori o nekretninama i pokretninama, oporuke kojima se odreivalo nasljeivanje, darovni ugovori, brani
ugovori izmeu enika i razna druga svjedoanstva. Ti su se dokumenti upotrebljavali sto
ljeima u raznim parnicama meu strankama. Radi trajnog uvanja takve dokumentacije,
koja iz objektivnih razloga nije mogla trajno ostajati kod svojih stvaratelja (smrt, ukidanje
samostana i dr.), mnoge komune (lokalne samouprave, gradovi) u svojim su statutima odredile mjesto i nain uvanja.

Matina knjiga roenih iz druge polovine 17. stoljea pisana glagoljicom

118

U arhivima se uva naa povijesna pisana batina. Najstariji su spisi ak iz 10. stoljea. U
Dravnom arhivu u Zadru postoji dokument na papiru iz 918. godine, 7 godina prije nego
je Tomislav okrunjen za kralja. U arhivima se uvaju darovnice hrvatskih kraljeva, narodne, a
poslije i tuinske krvi. Tu se uvaju spisi javnih biljenika od 13. stoljea, komuna (gradova),
sudski i upravni spisi, matine knjige i ostalo vrijedno pisano gradivo. U arhivima se uva
i gradivo ukinutih samostana. U posljednje vrijeme preuzeto je gradivo poduzea koja su
nestala u pretvorbi.
Najstariji arhivi u Republici Hrvatskoj jesu arhiv u Dubrovniku (osnovan u 16. st.) i arhiv u
Zadru (osnovan 1624. godine). Zaetkom Hrvatskoga dravnog arhiva smatra se izrada kri
nje povlastica Hrvatskog Kraljevstva godine 1643. U krinji su uvane isprave znaajne za
Kraljevinu Hrvatsku, Dalmaciju i Slavoniju. Do kraja Drugoga svjetskog rata (1945.) na podruju dananje Republike Hrvatske djelovale su samo etiri arhivske ustanove: Dravni arhivi
u Zadru i Dubrovniku, Hrvatski dravni arhiv i Dravni arhiv u Zagrebu (osnovan 1907.). U
razdoblju od 1945. do 1990. godine osnovano je devet arhiva, a od 1990. do danas jo est, pa
danas mrea arhiva obuhvaa 18 arhivskih ustanova na elu s Hrvatskim dravnim arhivom.
Arhivska sluba obavlja se kao javna sluba obvezno na cijelom podruju Republike
Hrvatske. Arhivsku slubu obavljaju, kao javne ustanove, Hrvatski dravni arhiv, podruni
dravni arhivi te arhivi jedinica lokalne uprave i samouprave ako su ih te jedinice osnovale.
Odreene poslove arhivske slube mogu, kao ustanove, obavljati specijalizirani arhivi i privatni arhivi u onom opsegu koji je ureen zakonom i drugim propisima. Upravne i druge
strune poslove iz svojeg djelokruga u odnosu na arhivsku slubu obavlja Ministarstvo kulture putem arhivske uprave kao upravne organizacije u svom sastavu. Cjelokupna arhiv
ska djelatnost i arhivska sluba smatraju se kulturnom djelatnosti, iako u mnogim svojim
poslovima imaju obiljeja dravne uprave.

Darovnica iz 1069. godine pisana na pergameni, poznata kao Mare nostrum (Nae more),
kojom kralj Petar Kreimir IV. daruje samostanu svetoga Krevana u Zadru otok Maun;
uva se u Dravnom arhivu u Zadru

119

6.2. Podruni dravni arhivi (dravni arhivi)

Podruni dravni arhivi ili dravni arhivi, kako im je slubeno ime, obavljaju arhivsku
slubu u odnosu na arhivsko i registraturno gradivo dravnih tijela, pravnih osoba s javnim
ovlastima i javnih sluba koje obavljaju djelatnost na podruju jedne ili vie zajednica lokalne uprave i samouprave, i u odnosu na sve gradivo koje nastaje na podruju djelovanja
toga arhiva. Dakle, dravni arhivi imaju pravo nadzora i nad svim privatnim imateljima i stva
rateljima gradiva, kao i nad fizikim osobama ako su imatelji arhivskog gradiva. Podruja
nadlenosti na kojima arhivi obavljaju arhivsku slubu odreena su jo godine 1963., kada
je na podruju Hrvatske postojalo 12 historijskih arhiva. Sada je mrea arhiva u Hrvatskoj
usmjerena tome da svaka upanija ima dravni arhiv. U Hrvatskoj trenutno ima 18 dravnih
arhiva, to znai da pojedini arhivi obavljaju arhivsku slubu i na podruju vie upanija.
To su dravni arhivi u Bjelovaru, Dubrovniku, Gospiu, Karlovcu, Osijeku, Pazinu, Rijeci, Sis
ku, Slavonskom Brodu, Splitu, ibeniku, trigovi (Dravni arhiv za Meimurje), Varadinu,
Virovitici, Vukovaru, Zadru, Zagrebu te Hrvatski memorijalno-dokumentacijski centar Domovinskog rata. S obzirom na velika podruja na kojima obavljaju arhivsku slubu, dravni
arhivi mogu osnivati sabirne arhivske centre kao svoje podrunice radi prikupljanja, uvanja
i sreivanja registraturnog i arhivskog gradiva. Oni se osnivaju na podruju vie lokalnih uprava i samouprava kao meuarhivi. Od nekih sabirnih centara s vremenom su nastali dravni
arhivi (Gospi, ibenik, Virovitica, Vinkovci). Osnivakim aktom novih arhiva odreeno je i
podruje na kojem obavljaju arhivsku slubu.
Dravni arhivi:

1. provode mjere zatite arhivskog gadiva u arhivu

2. sreuju, popisuju i objavljuju arhivsko gradivo i daju ga na koritenje

3. obavljaju struni nadzor nad uvanjem i odabiranjem arhivskog gradiva izvan arhiva
i odreuju mjere zatite
4. provode nadzor nad radom arhiva i drugih imatelja gradiva izvan sustava dravnih
arhiva
5. preuzimaju javno arhivsko gradivo

6. prikupljaju privatno gradivo otkupom, pohranom ili darivanjem

7. obavljaju sigurnosno i zatitno snimanje, restauratorske i konzervatorske poslove u

svezi s arhivskim gradivom
8. daju zainteresiranima izvatke iz dokumenata i ovjerovljene prijepise

9. izrauju obavijesna pomagala za pojedine arhivske fondove i zbirke

10. organiziraju predavanja i druge oblike strunog osposobljavanja i usavravanja arhivskog osoblja

11. prireuju izlobe, predavanja i druge oblike kulturne djelatnosti, surauju s drugim
znanstvenim i srodnim ustanovama.

Osim dravnih arhiva postoje i specijalizirani arhivi i privatni arhivi koji na temelju pri
bavljene suglasnosti mogu prikupljati i uvati arhivsko i registraturno gradivo nastalo radom svojih osnivaa i drugih domaih pravnih i fizikih osoba. To su, npr., sveuilini arhivi
(Arhiv Sveuilita u Zagrebu), arhivi vjerskih zajednica (Arhiv Zadarske nadbiskupije i Nad
biskupijski arhiv u Zagrebu), Arhiv Hrvatske akademije znanosti i umjetnosti u Zagrebu, gos-

120

podarski arhivi. Primjer specijaliziranog arhiva jest Hrvatski memorijalno-dokumentacijski

centar Domovinskog rata, koji se bavi prikupljanjem, obradom i objavljivanjem dokumenata iz razdoblja 1990. 1995. godine. Jedinice lokalne uprave i samouprave mogu osnivati
svoje arhive u kojima uvaju, zatiuju, obrauju i koriste javno arhivsko gradivo tijela lokal
ne smouprave i uprave i njihovih javnih sluba. U tim arhivima gradivo se uva do predaje
nadlenomu dravnom arhivu.
Da bi se sve navedene zadae arhiva uspjeno ostvarile, potrebni su strunjaci raznih
profila. To je podruje regulirano Pravilnikom o uvjetima smjetaja, opreme, zatite i obrade
arhivskog gradiva, broju i strukturi strunog osoblja arhiva, (NN, br. 65/04). U arhivima rade
strunjaci visoke strune spreme u zvanju arhivista, viih arhivista i arhivskih savjetnika,
restauratora, konzervatora, informatiara, knjiniara te strunjaci iz drugih podruja. Svi
oni duni su poloiti struni ispit iz arhivske struke, kao i svi ostali slubenici vie i srednje
strune spreme s odgovarajuim zvanjima (arhivski tehniari, vii arhivski tehniari i dr.).
Postoji studij arhivistike koji obrazuje strunjake iskljuivo za arhivsku struku.
Prije se arhivistika smatrala pomonom povijesnom znanosti, no sada je to posebna znanost. Arhivistika je znanost koja se bavi prouavanjem principa i metoda zatite i
obrade arhivskog i registraturnog gradiva radi njegovog koritenja u znanosti i opedrut
venim potrebama. S obzirom na predmet prouavanje arhivistika dijeli se na arhivsku teoriju, arhivsku praksu, arhivsku tehniku, povijest institucija i arhivsko zakonodavstvo.
6.3. Hrvatski dravni arhiv

Hrvatski dravni arhiv, kao sredinji i matini dravni arhiv, obavlja arhivsku slubu u
odnosu na arhivsko i registraturno gradivo dravnih tijela, ustanova, poduzea, pravnih
osoba, obitelji i pojedinaca ija se djelatnost prostirala ili prostire na veem dijelu Republike
Hrvatske, odnosno koja ima znaenje za Republiku Hrvatsku.
U sastavu Hrvatskoga dravnog arhiva djeluju: Hrvatska kinoteka kao nacionalni film
ski arhiv, Sredinji laboratorij za fotografiju, mikrografiju i reprografiju, Sredinji laboratorij
za konzervaciju i restauraciju arhivskog gradiva, Zavod za arhivistiku i pomone povijesne
znanosti te razvojna sluba.
Hrvatski dravni arhiv obavlja struni nadzor nad radom podrunih dravnih arhiva i daje
miljenje ministru kulture o programima rada dravnih arhiva.
Osim poslova koje obavljaju i svi ostali arhivi, Hrvatski dravni arhiv obavlja i poslove koji
se odnose na cjelokupno podruje Republike Hrvatske.
Hrvatski dravni arhiv:

vodi registar arhivskih fondova i zbirka RH

obavlja informativno-dokumentacijsku slubu o arhivskom gradivu na podruju RH
vodi evidencije o arhivskom gradivu u inozemnim arhivima koje je od znaenja za
RH, kao i o arhivskom gradivu iseljene Hrvatske
vodi Upisnik svih arhiva u RH
vodi Upisnik vlasnika arhivskog gradiva RH u privatnom vlasnitvu
vodi evidencije osoba zaposlenih u dravnim arhivima
izrauje plan kolovanja i drugih oblika izobrazbe strunog arhivskog osoblja
obavlja i druge strune poslove.

121

6.4. Ministarstvo kulture

Ministarstvo kulture obavlja struni nadzor nad radom Hrvatskoga dravnog arhiva i
obavlja upravni nadzor nad radom dravnih arhiva. Ministar kulture imenuje i razrjeava
ravnatelje dravnih arhiva. Ministar kulture ima kao savjetodavno tijelo Hrvatsko arhivsko
vijee, koje obavlja savjetodavne i odreene strune poslove u arhivskoj djelatnosti:
a) raspravlja o opim pitanjima, daje preporuke i miljenja o unapreenju djelatnosti
b) razmatra srednjorone i dugorone programe razvitka arhivske djelatnosti
c) razmatra programe rada i godinja izvjea dravnih arhiva

d) daje miljenje o potrebi osnivanja arhiva

e) daje miljenje o ostvarivanju znanstvene i kulturne funkcije arhiva, daje miljenje o

koritenju arhivskog gradiva u arhivima prije isteka predvienog roka
f) potie donoenje i promjene zakona, daje miljenje o provedbenim propisima to ih
donosi ministar kulture
g) predlae ministru kulture dodjeljivanje zvanja vieg arhivista i arhivskog savjetnika
h) daje miljenje o meunarodnoj suradnji

i) obavlja i druge poslove.

Nadlenost i hijerarhija pojedinih dijelova arhivske slube prikazane su sljedeim dijagramom.

Upravni ustroj arhivske slube
MINISTARSTVO KULTURE

HRVATSKO ARHIVSKO VIJEE

HRVATSKI DRAVNI ARHIV

DRAVNI ARHIVI

SPECIJALIZIRANI ARHIVI

122

PISMOHRANE IMATELJA I STVARATELJA

a
NOVI POJMOVI

Arhivska sluba jest javna sluba koja se obavlja na cijelom podruju Republike Hrvatske.
Hrvatski dravni arhiv jest sredinji i matini dravni arhiv.

Podruni dravni arhivi jesu arhivi nadleni na podruju jedne ili vie upanija.
Hrvatsko arhivsko vijee jest savjetodavno i struno tijelo ministra kulture.
Arhivistika je znanost koja se bavi principima i metodama zatite gradiva.

PITANJA I ZADATCI
1. to zna o povijesti arhivske slube?

2. Koji arhiv u Republici Hrvatskoj obavlja matinu slubu?

3. Koliko u Republici Hrvatskoj ima dravnih arhiva?

4. Koja ustanova uva i obrauje gradivo Domovinskog rata?

5. Koje su glavne zadae dravnih arhiva?
6. to su specijalizirani arhivi?

7. Tko osniva Hrvatsko arhivsko vijee i koje su mu nadlenosti?

8. to je arhivistika i ime se bavi?

123

a
REGISTAR POJMOVA

Adresant je poiljatelj.

Adresat je primatelj ili naslovnik.

Akt je svaki pisani sastav kojim se pokree, dopunjuje, mijenja, prekida ili zavrava neka
slubena radnja pred dravnim tijelom.
Arhiv je ustanova u kojoj se uva gradivo trajne vrijednosti.

Arhivistika je znanost koja se bavi principima i metodama zatite gradiva.

Arhivska sluba jest javna sluba koja se obavlja na cijelom podruju Republike Hrvatske.
Arhivski fond jest cjelina arhivskog gradiva pojedinog stvaratelja.
Arhivsko gradivo jest gradivo trajne vrijednosti.

Djelatnik u pismohrani jest osoba koja radi na zatiti i obradi gradiva.

Dokument je svaki zapis koji sadrajem i strukturom ini cjelinu povezanih podataka.
Dokumentacija je cjelina svih dokumentacijskih i informacijskih resursa.

Dokumentaristika je sluba koja se posebno bavi obradom dokumenata i podataka.

Dopisivanje je pismena razmjena misli.

Dosje je skup predmeta koji se odnose na istu materiju ili na istu pravnu ili fiziku osobu.
Drvenjaa je usitnjena drvna masa od koje se radi papir.

Elektronika isprava jest isprava ureena posebnim propisima.

Etiki kodeks jest skup dogovorenih pravila ponaanja i rada.

Evidencija je sreen popis podataka o injenicama i okolnostima nekih osoba, stvari,

dogaaja i sl.

Fascikl je skup vie dosjea iste djelatnosti koji se uvaju sreeni u istom omotu.

Granski popis jest popis koji vrijedi za odreenu djelatnost.

Hrvatski dravni arhiv jest sredinji i matini dravni arhiv.

Hrvatsko arhivsko vijee jest savjetodavno i struno tijelo ministra kulture.

124

Imatelji jesu osobe koje posjeduju gradivo po bilo kojoj osnovi.

Interna dostavna knjiga jest pomona uredska knjiga kojom se predmeti predaju u rad
odreenoj osobi.
Izluivanje je odvajanje i unitenje zapisa iji je rok uvanja proao.
Izvornik je prvotni zapis.

Javno arhivsko gradivo jest gradivo tijela javnih sluba i tijela s javnim ovlastima.

Jedinstvena klasifikacijska oznaka i brojana oznaka stvaratelja i primatelja akata je vrsta

klasifikacije koja se primjenjuje pri upisivanju akata u uredske knjige.

Kategorizacija je vrednovanje stvaratelja i imatelja gradiva.

Klasifikacija je podjela i razvrstavanje pojmova, predmeta, osoba i dr. na skupine, vrste itd.
po odreenim pravilima.
Knjiga pismohrane / arhivska knjiga jest zbirni popis gradiva u pismohrani.
Knjiga posudbe jest popis posudbe i povrata gradiva.

Konvencionalno gradivo jest ono koje moemo proitati bez uporabe posebnih tehnikih
sredstava.
Konzervacija je skup postupaka kojima se eli zadrati nepromijenjeno trenutno stanje.

Metapodatci su podatci o podatcima.

Naela dopisivanja jesu naelo ekonominosti, tonosti, zakonitosti, pomoi neukoj stranci,
jednolikosti, naelo usmenosti i pismenosti, naelo uporabe jezika i pisma, naelo poslovnog i slubenog stila pisanja te naelo uvanja slubene i poslovne tajne.
Nekonvencionalno gradivo jest ono koje je itljivo samo uz uporabu tehnikih sredstava.
Norma ISO 15489 jest meunarodni standard za upravljanje spisima.

Odabiranje jest odvajanje zapisa trajne vrijednosti.

Odvlaiva je ureaj za izvlaenje vlage iz zraka.

Opi popis jest popis s rokovima uvanja onih vrsta spisa koji su prisutni kod svih stvaratelja.
Osobna dostava jest nain predaje podneska kad stranka osobno u zatvorenoj ili otvorenoj
omotnici te usmeno na zapisnik predaje svoj podnesak nadlenom tijelu.
Otvorena poiljka jest nain predaje podneska bez omotnice.

125

Peati su naprave okruglog oblika izraeni od gume ili drugog odgovarajueg materijala.
Pisarnica je posebno organizirana sluba za uredske poslove

Pismena su raznovrsni dopisi ili akti kojima se nadlena tijela obraaju fizikim i pravnim
osobama.
Pismohrana je prostor u kojem se odlae gradivo.

Podnesak je pismeno kojim stranka pokree postupak, dopunjuje, mijenja svoj zahtjev
odnosno drugo traenje ili od njega odustaje. Podnesak je osnovna sadrajna jedinica u
uredskom poslovanju.
Podruni dravni arhivi jesu arhivi nadleni na podruju jedne ili vie upanija.

Poseban popis jest popis s rokovima uvanja koji pojedinano donosi svaki pravni subjekt,
stvaratelj ili imatelj gradiva.
Poslovno dopisivanje jest pismena razmjena misli izmeu poslovnih partnera o poslov
nim stvarima.
Potvrda/revers jest dokument koji se sainjava prilikom posudbe.

Potvrda o primitku akta jest ovjera pisarnice o primitku bez obzira na nain predaje.
Pravni izvori i naela uredskog poslovanja omoguuju da se odreeni poslovi, uredsko-tehniki rad, obavljaju na isti nain.
Predmet je skup svih akata i dokumenata koji se odnose na isto pitanje ili zadatak.

Prijamni tambilj jest naprava pravokutnog oblika koja slui za otiskivanje na papir, a u
otisku se upisuju potrebni podaci.
Primopredajni zapisnik jest pisana isprava izmeu predavatelja i arhiva o predaji gradiva.
Privatno arhivsko gradivo jest gradivo nastalo radom privatnih pravnih i fizikih osoba.
Privatno dopisivanje jest pismena razmjena misli izmeu poznanika, prijatelja i dr. o privatnim stvarima.

Referenti izrauju slubene akte, a korespondenti poslovna pisma.

Registar je pomona uredska knjiga koja se vodi radi lakeg i breg pronalaenja odreenog
predmeta.
Registraturno gradivo jest cjelina gradiva nastala radom pravne ili fizike osobe.

Restauracija je skup postupaka kojima se gradivo nastoji vratiti u prvobitno stanje.

Restitucija je povrat gradiva iz drugih drava.

Rjeenje u neupravnom postupku jest akt kojim se ne rjeavaju upravne stvari, pa se na

njih ne primjenjuju odredbe Zakona o opem upravnom postupku.
Rjeenje u upravnom postupku jest formalni pravni akt kojim se autoritativno odluuje o stvari
koja je predmet postupka, pravima, obvezama ili pravnim interesima fizikih i pravnih osoba.

126

Rokovnik predmeta jest posebna evidencija u pisarnici u koju se stavljaju nedovreni predmeti do odreenoga roka.

Slubeno dopisivanje sadri dopisivanje tijela dravne uprave i drugih dravnih tijela.
Spisovodstvo je sustav upravljanja spisima.

Struni ispit jest provjera strunog znanja za odreeno radno mjesto.

Stvaratelji jesu osobe ijim radom gradivo nastaje.
Sukcesija je podjela gradiva bive drave.

Tajna je podatak koji je zakonom, drugim propisom, opim aktom ili drugim aktom nad
lenog tijela donesenim na temelju zakona, odreen tajnim.
Tiskanica je unaprijed umnoeni primjerak nekog spisa, evidencije, kartice i sl. koji sadre
otisnute nepromjenjive dijelove, a ostali dijelovi unose se naknadno pri sastavljanju, odnosno upisivanju.
Topografski plan jest pisani popis gradiva u pismohrani po policama i redovima.

Upisnik je glavna uredska knjiga za upis predmeta upravnog postupka.

Uredske knjige jesu propisane tiskanice u kojima se vode svi spisi.

Uredsko poslovanje mora biti organizirano tako da osigurava osobama, stvarateljima i primateljima akata ostvarivanje njihovih glavnih zadataka.
Urudbeni zapisnik jest glavna uredska knjiga za upis predmeta neupravnog postupka.

Vrednovanje je postupak utvrivanja vrijednosti zapisa.

Zakljukom u upravnom postupku odluuje se o pitanjima koja se tiu samog postupka

i pitanjima koja se kao sporedna pitanja pojave u svezi s voenjem postupka, a koja se ne
rjeavaju rjeenjem.
Zatvorena omotnica jest nain predaje podneska kad je omotnica zatvorena.

igovi su naprave okruglog oblika izraeni od metala ili drugog odgovarajueg materijala.

127

a
LITERATURA

Zakon o opem upravnom postupku, Narodne novine, br. 47/09.

Zakon o sustavu dravne uprave, Narodne novine, br. 150/11.
Zakon o lokalnoj i podrunoj (regionalnoj) samoupravi, Narodne novine, br. 19/13.
Zakon o arhivskom gradivu i arhivima, Narodne novine, br. 105/97.
Zakon o izmjenama i dopunama zakona o arhivskom gradivu i arhivima, Narodne novine,
br. 64/00.
Zakon o izmjenama i dopunama zakona o arhivskom gradivu i arhivima, Narodne novine,
br. 65/09.
Zakon o pravu na pristup informacijama, Narodne novine, br. 25/13.
Zakon o zatiti osobnih podataka, Narodne novine, br. 106/12.
Uredba o uredskom poslovanju, Narodne novine, br. 7/09.
Pravilnik o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojanim oznakama stvaralaca i primalaca akata, Narodne novine, br. 38/88.
Pravilnik o predaji arhivskog gradiva arhivima, Narodne novine, br. 90/02.
Pravilnik o strunom usavravanju i provjeri strune osposobljenosti djelatnika u pismo
hranama, Narodne novine, br. 93/04.
Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izluivanja arhivskog gradiva, Narodne
novine, br. 90/02.
Pravilnik o zatiti i uvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva, Narodne novine,
br. 63/04.
Pravilnik o dopunama Pravilnika o zatiti i uvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan
arhiva, Narodne novine, br. 107/07.
Pravilnik o uvjetima smjetaja, opreme, zatite i obrade arhivskog gradiva, broju i strukturi
strunog osoblja arhiva, Narodne novine, br. 65/04.
Odluka o odreivanju podruja na kojima arhivi vre arhivsku slubu, Narodne novine, br. 28/63.
Zakon o zatiti tajnosti podataka, Narodne novine, br. 108/96.
Zakon o uporabi jezika i pisma nacionalnih manjina u Republici Hrvatskoj, Narodne novine,
br. 51/00.
Zakon o elektronikom potpisu, Narodne novine, br. 10/02., 80/08. i 30/14.
Avijani, D., Praktikum upravnog prava Republike Hrvatske, Veleuilite u Splitu, Split, 2002.
Matovi, I., Upravni postupak 1, Centar za dopisno obrazovanje Birotehnika, Zagreb, 1997.
Matovi, I., Upravni postupak 2, Centar za dopisno obrazovanje Birotehnika, Zagreb, 1998.
Plenkovi, M., Poslovna komunikologija, NIP Alinea, Zagreb, 1991.
Gaea, D., Komorec, M., Butkovi-Krni, S., Birotehnika 2, Centar za dopisno obrazovanje
Birotehnika, Zagreb, 1995.
Gaea, D., Gojeta, N., Komorec, M., incek, M., Tehnika komuniciranja, Centar za dopisno
obrazovanje, Zagreb, 1998.
Paver, J., Erinik, D., Arhivistika za djelatnike u pismohranama, Arhiv Hrvatske, Zagreb, 1992.
Rubi, D., aban, J., Ivanovi, J., Vodi za arhiviranje dokumentacije, Informator, Zagreb,1999.
Struni ispit za zatitu i obradu arhivskog gradiva, Hrvatski dravni arhiv, Zagreb, 2010.

128