Estrip PPD Gombak

TAJUK PROJEK
PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH GOMBAK
Pejabat Pendidikan Daerah Gombak
Latar Belakang Organisasi

Pejabat Pendidikan Daerah (PPD) di Negeri Selangor telah dibentuk hasil daripada
kertas cadangan yang telah dikemukakan pada awal tahun 80-an. Pada tahun 1982,
PPD telah ditubuhkan di beberapa buah daerah sebagai perantara antara daerah
dengan Jabatan Pendidikan Negeri. Tanggungjawab PPD adalah merentasi tugas
dan fungsi di unit-unit berikut:
Unit Pengurusan Sekolah

Unit Pengurusan Akademik
Unit Pembangunan Kemanusiaan
Unit Pembangunan & Perolehan
Unit Pentadbiran dan Perkhidmatan
Unit Kewangan dan Akaun
Unit Pengurusan Maklumat dan Data
Unit Psikologi dan Kaunseling
Unit Pengurusan Kualiti dan Inovasi
Lokasi PPD Gombak
Tingkat 3, Kompleks Selayang Mall, Jalan SU

9, Taman Selayang Utama, 68100 Batu Caves,
Gombak, Selangor
Kami di sini
PELAN PEMBANGUNAN PENDIDIKAN MALAYSIA
Visi, Misi dan Dasar Kualiti

SLOGAN
Menerajui
Transformasi
VISI
MISI
Melestarikan Sistem Pendidikan

Yang Berkualiti Untuk
Membangunkan Potensi Individu
Bagi Memenuhi Aspirasi Negara
Pendidikan Berkualiti,
Insan Terdidik, Negara
Sejahtera
DASAR KUALITI
Komited Dalam Meningkatkan Kecekapan Dan Keberkesanan
Proses Penyampaian Perkhidmatan Bagi Memenuhi Kehendak
Pelanggan Dan Aspirasi Negara
7
Carta Organisasi
PENGURUSAN TERTINGGI
PEN PPD PENG. SEKOLAH
AHMAD SHUKRI BIN MANSOR
PEN PPD PENG. AKADEMIK

ROHANAH BINTI ABDUL RAHIM
PEGAWAI PENDIDIKAN DAERAH
DAYANG FATIMAH BINTI ABANG NARUDIN
PEN PPD PEMB. KEMANUSIAAN
SULAIMAN BUKHARI BIN HJ AMIR
PEN PPD PEMBANGUNAN

JAAFAR BIN ABDULLAH
TIMBALAN PEGAWAI PENDIDIKAN DAERAH

BHAKHARI BIN ABD RAHMAN
PIAGAM PELANGGAN
Memastikan semua pelanggan dilayan dalam 30 minit pertama;
Memastikan setiap aduan bermaklumat lengkap yang diterima dikeluarkan surat akuan terima
kepada pengadu dalam tempoh 1 hari bekerja dari tarikh terima aduan dan surat jawapan hasil
siasatan akan disampaikan kepada pengadu bermaklumat lengkap dalam tempoh 5 hari bekerja
dari tarikh disahkan;
Memastikan permohonan pertukaran murid diproses dan diberikan keputusan dalam tempoh 5
hari jika memenuhi syarat;
Memastikan surat penempatan guru dan pertukaran guru ke negeri atau daerah dapat diuruskan
dalam tempoh 14 hari bekerja dari tarikh senarai guru diterima atau dari tarikh permohonan
diluluskan;
Memastikan keputusan peperiksaan awam diedarkan kepada sekolah pada hari keputusan
dikeluarkan;
Memastikan keputusan peperiksaan awam diedarkan kepada sekolah pada hari keputusan
dikeluarkan;
Memastikan keputusan permohonan rayuan bersekolah semula dikeluarkan dalam tempoh 21
hari bekerja;
Memastikan bayaran kepada pembekal dijelaskan dalam tempoh 14 hari selepas dokumen
lengkap diterima;
Memastikan setiap laporan kerosakan di sekolah diambil tindakan dalam tempoh 5 hari bekerja
dari tarikh terima laporan.
10
SIJIL MS ISO
11
SIJIL MS ISO
12
SIJIL MS ISO
13
14
Profil Kumpulan
Ditubuhkan pada 29 Disember 2012 atas daya usaha dan
sokongan dari Pegawai Pendidikan Daerah Gombak, Puan
Dayang Fatimah Binti Abang Narudin selaku Penasihat
Kumpulan Inovatif dan Kreatif (atau KIK), Pejabat Pendidikan
Daerah Gombak yang dikenali sebagai Gombak Innovative
Squad (GiS) yang dianggotai 10 pegawai dari pelbagai unit
dan dibimbing oleh seorang Fasilitator.
Objektif Kumpulan: Mencapai dasar kualiti Pejabat
Pendidikan Daerah Gombak komited dalam meningkatkan
kecekapan dan keberkesanan proses penyampaian
perkhidmatan bagi memenuhi kehendak pelanggan dan
Aspirasi Negara
15
Profil Kumpulan
NAMA KUMPULAN : GIS (GOMBAK INOVATIF SKUAD)

TARIKH DITUBUHKAN : DISEMBER 2012
JUMLAH AHLI : 10 ORANG
BIDANG TUGAS : PERKHIDMATAN
OBJEKTIF KUMPULAN : MEMASTIKAN PENGURUSAN YANG
BERKUALITI DI PPD
ETIKA : JUJUR, CEKAP, BERKUALITI, BERINTEGRITI, PELANGGAN
DIDAHULUKAN PENCAPAIAN DIUTAMAKAN
MOTO : CEPAT, TEPAT DAN UNGGUL
16
AHLI KUMPULAN
17
Objektif Kumpulan
1
2
3
4
18
Logo Kumpulan dan Definisi
Sedia Berkhidmat Dengan

Jujur & Amanah
Harmoni dan Bersikap
Toleransi
Berani , Gigih Berusaha &
Sanggup Menghadapi
Cabaran
JUJUR
CEKAP
BERKUALITI
BERINTEGRITI
PELANGGAN DIDAHULUKAN
PENCAPAIAN DIUTAMAKAN
19
Moto Kumpulan
20
PENCAPAIAN
ORGANISASI
PENGIKTIRAFAN
PERINGKAT NEGERI
21
PENCAPAIAN
ORGANISASI
PENGIKTIRAFAN PERINGKAT
NEGERI
22
PENCAPAIAN AHLI
KUMPULAN
23
PENYERTAAN
24
25
Proses Pemilihan Ahli

Memo
Borang pemilihan
Tapisan oleh Ketua Jabatan
Mesyuarat Pengurusan
Surat lantikan
26
SURAT
PELANTIKAN KUMPULAN KIK
27
SURAT
PELANTIKAN KUMPULAN KIK
28
AHLI KUMPULAN DAN

PEMBAHAGIAN TUGAS
AHLI
PERANAN
TUGAS
En. Mohd Khir
Fasilitator
Pembimbing pasukan KIK
En. Sulaiman Bukhari bin Hj. Amir
Ketua
Kumpulan
Mengatur tugas,mengumpul data
Pn. Munaliza Binti Zainal
Setiausaha
Catat minit mesyuarat, urusan surat

menyurat dan menyediakan laporan
En. Zul Hilmi Bin Abdul Hamid
Ahli
Penyediaan bahan persembahan
En. Mohd Zulhelmi Bin Bahtiar Jamili
Ahli
Pn. Norhana binti Kulop Mat Ratu
Ahli
Kepiawaian dan dokumentasi
En. Zakaria bin Abd Hamid
Ahli
Penganalisisan data
En. Mohd Firdaus Bin Md Jali
Ahli
En. Muhamad Syahrul Nizam bin Ismail
Ahli
En. Nik Mohd Azrul bin Nik Mohd Anuar
Ahli
Penganalisisan data
En. Mahathir bin Abdul Razak
Ahli
29
Penyediaan sistem atas talian
KRITERIA PEMILIHAN AHLI

Bil
Nama
Gred
En. Sulaiman Bukhari bin

Hj Amir
DG41
Penolong PPD HEM
Ijazah Sarjana Muda

Pengurusan Pendidikan
Grafik & Slide

Persembahan
Anugerah Perkhidmatan
Cemerlang 2011
En. Mohd Zulhelmi bin

Bahtiar Jamili
DG41
Penolong PPD
(Pendidikan Khas)
Ijazah Sarjana Muda

Pembangunan Manusia
Dokumentasi
Cemerlang 2010
Penyelia Maklumat Dan
Ijazah Sarjana Muda
Data
Bahasa Melayu
Penolong PPD Sains &
Ijazah Sarjana Muda
Matematik (Rendah)
Kejuruteraan Elektrik
Penolong PPD Bahasa
Ijazah Sarjana Muda
Pengurusan
Anugerah Guru Inovatif
Inggeris (Rendah)
(TESL)
Persembahan
2013
DG41
Penolong PPD (Latihan)
Ijazah Sarjana Muda

(TESL)
Dokumentasi
Anugerah Guru Cemerlang

Kurikulum 2014
Dokumentasi
Anugerah Inovatif 2014
4
5
6
En. Zul Hilmi bin Abdul

Hamid
En. Zakaria bin Abd
Hamid
Pn. Nurhana binti Kulob
Mat Ratu
En. Muhamad Syahrul
Nizam bin Ismail
DG42
DG41
DG41
Jawatan
Kelulusan
En. Mohd Firdaus Md Jali
N17
Pembantu Tadbir
Ijazah Sarjana Muda

Sains Pentadbiran
En. Nik Mohd Azrul bin

Nik Mohd Anuar
FT17
Juruteknik Komputer
Sijil Sistem Komputer
En. Mahathir bin Abdul

Razak
FT17
Juruteknik Komputer
Ijazah Sarjana Muda

Sains Komputer
(Kejuruteraan Perisian)
Pn. Munaliza binti Zainal
N17
Pembantu Tadbir
(Perkeranian/Operasi)
Diploma Pengurusan
Perlancongan
10
30
Kemahiran
Pengurusan
Data
Dokumentasi
Teknikal dan
Pembangunan
Sistem
Teknikal dan
Pembangunan
Sistem
Penyediaan
surat-menyurat
& Dokumentasi
Anugerah
Cemerlang 2011
Cemerlang 2013
Anugerah Inovatif 2014

Cemerlang 2010
Cemerlang 2014
KRITERIA PEMILIHAN AHLI

Kriteria
Nama
Disiplin
JADUAL:
PENILAIAN
En. Sulaiman
Bukhari bin Hj
5
Amir
En. Mohd Zulhelmi bin Bahtiar
3
Jamili
Membuat
keputusan
Kreatif
Pengetahu
Kerjasama
an KIK
Celik IT
DIRI AHLI KIK SEBELUM PROJEK

5
En. Zul Hilmi bin Abdul Hamid
En. Zakaria bin Abd Hamid
En. Mohd Firdaus Md Jali
En. Nik Mohd Azrul bin Nik

Mohd Anuar
En. Mahathir bin Abdul Razak
Pn. Norhana binti Kulop Mat

Ratu
En. Muhamad Syarul Nizam
bin Ismail
CARTA RADAR: PENILAIAN AHLI KIK

SEBELUM PELAKSANAAN PROJEK
SEBELUM PROJEK
JUMLAH
32
33
33
32
32
34
PURATA
3.2
3.3
3.3
3.2
3.2
3.4
SKALA SKOR
Sangat lemah
Lemah
Sederhana
Baik
Cemerlang
Bil
Pn. Munaliza binti Zainal
31
Rumusan: Mahir IT, bersikap

terbuka dan bekerjasama
Disahkan,
DAYANG FATIMAH BT ABANG NARUDIN

Pegawai Pendidikan Daerah
Komitmen Ahli Kumpulan
ANALISIS
KEHADIRAN MESYUARAT
12%
88%
TIDAK HADIR
HADIR
Komitmen Ahli Kumpulan
33
Perancangan Kumpulan
KITARAN PDCA ( JANUARI HINGGA 15 OKTOBER 2015 )
9. Penyeragaman
1.
2.
3.
4.
Mengenal pasti projek

Pemilihan projek
Analisis projek
Penetapan objektif/
sasaran projek
5. Cadangan penyelesaian/
penambahbaikan
7. Penilaian
8. Pemantauan
6. Pelaksanaan
34
P PLAN (PERANCANGAN)
JANUARI 2015
Mengenalpasti Masalah/projek
(19-20 Januari 2015)
(26-28 Januari 2015)
-Pemilihan Masalah/Projek
-Analisis Projek
-Penetapan Objektif Projek
-Cadangan Penyelesaian
35
D DO (PELAKSANAAN)
Januari Jun 2015
Mengenal pasti projek

Mengumpul data dan Analisis Projek
Cadangan Penyelesaian
Pembentangan Pengurusan
36
C CHECK (PENYEMAKAN)
Julai - Ogos
Uji Cuba 1
Pengumpuan Data
Penilaian Projek
Persembahan dan
Persetujuan Pihak
Pengurusan
37
A ACTION (TINDAKAN)
September
Tindakan penyeragaman
Penilaian Kumpulan
38
CARTA PERBATUAN JADUAL PERCANGAN & PELAKSANAAN PROJEK 2015
39
40
Pemilihan Projek
Mengenalpasti Masalah
(Brainstoming)
BIL
MASALAH
PENCADANG
HURAIAN MASALAH
M1
Kesesakan di kaunter utama

semasa akhir tahun ketika
proses pertukaran sekolah
En. ZulHelmi
Berlaku banyak permohonan

pertukaran ke tingkatan 1 yang
menyebabkan berlakunya kesesakan di
kaunter utama PPD.
M2
Kelewatan mendapat data

daripada pihak sekolah
En. Zul Hilmi
Kekangan mengumpul data-data

kerana pihak sekolah menghantar
secara manual
M3
Masalah tempahan bilik

mesyuarat
En. Zakaria
Penggunaan buku secara manual

tempahan menyebabkan kesukaran
pegawai/staf untuk mengisi buku
tempahan
41
Pemilihan Projek
BIL
MASALAH
Mengenalpasti Masalah
(Brainstoming)
PENCADANG
HURAIAN MASALAH
M4
Kesukaran mengendalikan
pengurusan stok
En. Firdaus
Pengurusan stok secara manual agak

sukar dikendalikan kerana melibatkan
item yang banyak
M5
Kelewatan mendapatkan
maklumbalas pemantauan
Pn. Nurhana
Maklum balas pemantauan daripada

pihak sekolah sukar mematuhi syarat
14 hari bekerja.
M6
Proses permohonan lawatan

tidak efisien
Pn. Munaliza
Pihak sekolah sukar mematuhi proses

permohonan mengikut syarat-syarat
yang ditetapkan menyebabkan
berlakunya banyak kuiri dan proses
kelulusan tidak dapat ditentukan lebih
awal sehingga pihak sekolah perlu
sentiasa menghubungi PPD berkenaan
status permohonan.
42
ANALISA DATA MATRIK
SMART
KAEDAH
PEMILIHAN
PROJEK
SOAL SELIDIK
KAEDAH ANALISA DATA MATRIK
BIL
MASALAH
JUMLAH
M1
Kesesakan di kaunter utama semasa akhir

tahun ketika proses pertukaran sekolah
24
M2
Kelewatan mendapat data daripada pihak

sekolah
32
17
31
27
44
M3
M4
M5
Masalah tempahan bilik mesyuarat

Kesukaran mengendalikan pengurusan stok
Kelewatan mendapatkan maklumbalas
pemantauan
Proses permohonan lawatan tidak efisien
M6
Disahkan,
SKALA

Tidak Kritikal
Kurang
Kritikal
Kritikal
4
Amat Kritikal
KAEDAH ANALISA DATA MATRIK
BIL
M6
MASALAH
SUSUNAN
MASALAH
44
Kesukaran mengendalikan pengurusan stok

M4
32
Kelewatan mendapat data daripada pihak sekolah
M2
M5
31
Kelewatan mendapatkan maklumbalas pemantauan
27
Kesesakan di kaunter utama semasa akhir tahun ketika proses pertukaran sekolah
M1
24
M3
17
KEUPAYAAN DAN KRITIKAL
MASALAH
A
B
Proses permohonan lawatan tidak

efisien
pengurusan stok
UPAYA
8
RAJAH MATRIKS
KRITIKAL
8
UPAYA
10
KRITIKAL
Kelewatan mendapat data

daripada pihak sekolah
4
3

semasa akhir tahun ketika proses
pertukaran sekolah

mesyuarat
Disahkan,
10
KAEDAH SMART
ELEMEN
KRITERIA
S SPECIFIC
Masalah yang berlaku adalah sangat jelas dan perlu

diambil tindakan untuk membuat pembetulan bagi
penambahbaikkan serta dalam bidangkuasa.
M MEASURABLE
Penyelesaian masalah dapat memberikan data untuk

diukur dengan menggunakan kaedah yang tertentu.
A ACHIEVABLE
Penyelesaian masalah yang mudah untuk dicapai dan

digunakan oleh semua pihak yang terlibat.
R REALISTIC
Masalah yang cuba diselesaikan adalah sesuatu yang

logik dan realistic.
T TIMEFRAME
Bentuk penyelesaian yang dipilih dapat dilaksanakan

dalam tempoh yang telah ditetapkan.
KAEDAH SMART
BIL
MASALAH
KEPUTUSAN
1.

semasa akhir tahun ketika proses
pertukaran sekolah
DITOLAK
2.
Kelewatan mendapat data daripada

pihak sekolah
DITOLAK
3.
X X
DITOLAK
4.
pengurusan stok
DITERIMA
5.
DITOLAK
6.
Kerumitan menguruskan
permohonan pelancongan murid dari
sekolah
DITERIMA
KAEDAH SOAL SELIDIK
SOAL SELIDIK RESPONDEN
Kesesakan di kaunter
utama semasa akhir
tahun ketika proses
pertukaran sekolah
PEMILIHAN PROJEK
M2
M3
M4
M5
M6
Kelewatan mendapat
data daripada pihak
sekolah

mesyuarat
Kesukaran
mengendalikan
pengurusan stok
Kelewatan
mendapatkan
maklumbalas
pemantauan
Proses permohonan
lawatan tidak efisien
50
44
45
40
RESPONDEN
M1
35
32
31
30
25
20
M1
27
M2
M3
24
M4
M5
17
15
10
5
0
MASALAH-MASALAH
*Sumber Data daripada Soal selidik responden Pegawai dan Staf PPD Gombak
M6
Setelah ketiga-tiga kaedah ini digunakan maka

DIPILIH UNTUK DISELESAIKAN OLEH KUMPULAN GIS
51
PENJELASAN PROJEK
WHAT
HOW
BAGAIMANA IA
BERLAKU?
Masa yang lama untuk
memproses permohonan
lawatan murid dari sekolah.
APA MASALAH?
Kerumitan menguruskan permohonan
pelancongan murid dari sekolah
WHO
5W+1H
SIAPA YANG TERLIBAT?

Pihak Sekolah dan Pejabat
Pendidikan Daerah Gombak.
WHY
MENGAPA BERLAKU?
Ketidakakuran mematuhi
syarat permohonan.
WHEN
BILA MASALAH
BERLAKU?
Semasa dan selepas
WHERE
permohonan
DI MANA BERLAKU?
Sekolah dan Pejabat Pendidikan
Daerah Gombak.
52
Objektif Projek
Proses Permohonan Lawatan Sekolah Tidak Efisien
Selepas
Sebelum
Manual
Atas Talian
Rumit
Mudah
Pembaziran kertas
Penjimatan kertas
Pembaziran masa
Penjimatan Masa
Kos tinggi
Kos efektif
Tiada sistem
Sistematik
53
Sasaran Projek
MASA PEMPROSESAN 6 HARI
PURATA KOS 1 PERMOHONAN

RM 0.40
PELANGGAN SANGAT
BERPUAS HATI
54
Tema Projek
PENGURUSAN
EFISIEN
55
Penjelasan Masalah
PROSES PERMOHONAN PERLANCONGAN MURID
PPD
SEKOLAH
56
Pelan Tindakan- Menyelesaikan Masalah

Mula
MENGENALPASTI
MASALAH
DAPATKAN KELULUSAN
PEGAWAI PENDIDIKAN
PPD GOMBAK
Tidak
PENGUMPULAN &
ANALISA DATA
Mengenal pasti masalah dan pemilihan masalah pada

19 Januari 2015 - 27 Januari 2015
Permohonan dan kelulusan Pegawai Pendidikan Daerah
Gombak - 29 Januari 2015
Lulus
Ya
Maklumat dan data

diperolehi
melalui
soal
selidik,
temuramah
dan
percambahan fikiran
PENGHASILAN
PROJEK
Mencari
penyelesaian
masalah
UJICUBA /
TRIAL RUN
Demonstrasi
57
PENYERAGAMAN
Penggunaan
Sistem e-STrip ke
sekolah-sekolah
Tamat
58
TEKNIK PENYELESAIAN MASALAH
Rajah ISHIKAWA 1
MANUSIA
TIADA KEMAHIRAN
BAHAN
KEUPAYAAN
RUMIT
TIDAK LENGKAP
HILANG
MANUAL
TIDAK TELITI
CUAI
LUPA
ANALISIS
SIKAP
KEKANGAN MASA
BORANG PERMOHONAN
FORMAT TIDAK SERAGAM
BERTANGGUH
KECICIRAN
KERTAS
BEBANAN TUGAS
Proses
permohonan
lawatan tidak
efisien
MANUAL
PEMBAZIRAN
SALAH ISI
PENGISIAN BORANG
TIDAK SISTEMATIK
TERHAD
RUANG KERJA
MENGAMBIL
MASA
MANUAL
TIDAK
LENGKAP
RUANG
PENYIMPANAN
CICIR
LEWAT
TIADA SISTEM
RUMIT
PENGHANTARAN BORANG
TIDAK SESUAI
TIADA
PERSEKITARAN
LAMBAT
MANUAL
PENGURUSAN MASA
SEMAKAN BORANG
LEBIH
TEMPOH
TERLEPAS PANDANG
KAEDAH
59
PEGAWAI TIADA DI PEJABAT

Tapisan Sebab & Akibat
FAKTOR
MANUSIA
SEBAB
KEPUTUSAN
BENAR / TIDAK
BENAR
ALASAN
Bebanan
tugas
Benar
Kekurangan sumber
manusia
Keupayaan
Tidak Benar
Sikap
(Kecuaian)
Tidak Benar
Kekangan
masa
Benar
60
Berlaku dalam bilangan

yang sedikit
Berlaku dalam
bilangan yang sedikit
Pemohon perlu
mematuhi tempoh
masa yang disyaratkan

Faktor
SEBAB
KEPUTUSAN
BENAR /
TIDAK BENAR
Mengambil
Masa Lama
Benar
Permohonan terpaksa
disemak secara manual
Tiada Sistem
Benar
Tiada sistem yang efektif
Benar
Borang diterima tidak

menepati masa yang
ditetapkan (5 minggu
sebelum lawatan)
Benar
Pengisian borang secara

manual yang rumit yang
menyebabkan kesilapan
KAEDAH
Kelewatan
Pengisian
borang yang
rumit
61
ALASAN

Faktor
BAHAN
SEBAB
KEPUTUSAN
BENAR / TIDAK
BENAR
Banyak borang
Benar
Analisis
Tidak Benar
Kehilangan
borang
permohonan
Tidak Benar
Kertas
Benar
62
ALASAN
Terdapat banyak
bahagian borang yang
perlu diisi oleh
pemohon
Terdapat format untuk
menyediakan analisis
secara manual
Bilangan yang sedikit
dan bergantung kepada
kecuaian pemohon /
pegawai
Berlakunya pembaziran
dalam penyediaan
borang dan lampiran

Faktor
SEBAB
KEPUTUSAN
BENAR /
TIDAK BENAR
Tidak
sistematik
Tidak Benar
Ruang kerja
PERSEKITARAN
Ruang
penyimpanan
rekod
Tidak Benar
Tidak Benar
63
ALASAN
Terdapat proses
kerja
Ruang kerja yang
kondusif
disediakan bagi
setiap pegawai
Boleh dibaiki
untuk
penyimpanan
yang lebih efektif
Rajah ISHIKAWA 2
MANUSIA
TIADA KEMAHIRAN
BAHAN
KEUPAYAAN
RUMIT
TIDAK LENGKAP
HILANG
MANUAL
KEKANGAN MASA
KECICIRAN
KERTAS
SIKAP
BORANG
PERMOHONAN
FORMAT TIDAK SERAGAM
TIDAK TELITI
CUAI
LUPA
ANALISIS
BERTANGGUH
BEBANAN TUGAS
Proses
permohonan
lawatan tidak
efisien
MANUAL
PEMBAZIRAN
SALAH ISI
PENGISIAN BORANG
TIDAK SISTEMATIK
TERHAD
RUANG KERJA
RUANG
PENYIMPANAN
CICIR
PENGHANTARAN
BORANG
TIDAK SESUAI
TIADA
PERSEKITARAN
LAMBAT
MENGAMBIL
MASA
MANUAL
TIDAK
LENGKAP
LEWAT
TIADA SISTEM
RUMIT
MANUAL
PENGURUSAN MASA
SEMAKAN BORANG
LEBIH
TEMPOH
TERLEPAS PANDANG
KAEDAH
64
FAKTOR BAHAN (REKOD PERMOHONAN HILANG)

BIL
MASALAH
1 Pengurusan
Rekod
Penyimpanan
PENCADANG
CADANGAN
Buku Rekod
BAIK
Rekod
Mudah
dikesan
Menyediakan Rekod
bilik khas
terkumpul
serta mudah
dikesan
BURUK
Bilangan yang
banyak
KEPUTUSAN
Tidak Terima
Ruang
Penyimpan
Kos bilik
Masalah ruang
Penambahan
staf
Tidak Terima
FAKTOR KAEDAH (PERMOHONAN LAWATAN SECARA MANUAL)
BIL
MASALAH
1 Lambat
Kurang Tepat
PENCADANG
CADANGAN
Membangu
nkan satu
sistem
berdasark
an konsep
atas talian
BAIK
Menjimat
Masa
Mencipta
sistem
semakan
yang
efektif
Penjimata
n masa
Lebih
Mudah
BURUK
Masalah
komputer
KEPUTUSAN
Terima
Lebih
Tepat
Lebih
mudah
Lebih tepat
Terima
Masalah
komputer
FAKTOR KAEDAH (PROSES PENYEMAKAN BORANG PERMOHONAN SECARA

MANUAL)
BIL
MASALAH
Susun
Atur
PENCADANG
CADANGAN
Mewujudkan
Jawatankuasa
Pengelasan
BAIK
Teratur
Lebih kemas
BURUK
KEPUTUSAN
Kos
Penambahan
staf
Terima
Lebih tepat
Susah
Akses
Mencipta
sistem
pengelasan
yang efektif
Menjimatkan
masa
Lebih mudah
Masalah
komputer
Terima
FAKTOR KAEDAH (TIADA SISTEM)

BIL
MASALAH
Pengurusan
Masa
PENCADANG
CADANGAN
BAIK
Mengeluarkan Mendapat
arahan
Kerjasama
penggunaan
pentadbir
BURUK
Kepatuha
n arahan
KEPUTUSAN
Terima
Urusan
kerja tepat
Tiada Sistem
Mencipta
sistem yang
efektif
Menjimtkan Masalah
masa
komputer
Lebih
mudah
Lebih tepat
Terima
FAKTOR MANUSIA (BEBANAN TUGAS)

BIL
MASALAH
Pengurusan
Masa
Kekurangan
sumber
manusia
PENCADANG
CADANGAN
BAIK
BURUK
Membangunk
an sistem
sistem yang
efektif
Mengurang
kan masa
proses
Mencipta
sistem yang
efektif
Menjimatka Capaian
n masa
aplikasi
sistem
Lebih
mudah
Capaian
aplikasi
sistem
KEPUTUSAN
Terima
Pengurusa
n lebih
cekap
Tidak
melibatkan
pertambah
an sumber
manusia
Terima
FAKTOR MANUSIA (KEKANGAN MASA)

BIL
MASALAH
Pengurusan
Masa
PENCADANG
CADANGAN
Membangunk
an sistem
sistem yang
efektif
BAIK
Dapat
membantu
masa
proses
BURUK
Capaian
aplikasi
sistem
KEPUTUSAN
Terima
Menjimatka
n masa
penghantar
an
Tidak
menepati
syarat
tempoh
waktu
permohonan
Mencipta
sistem yang
efektif
Menjimatka Capaian
n masa
aplikasi
sistem
Mematuhi
syarat
lawatan
Terima
Rajah ISHIKAWA 3
MANUSIA
TIADA KEMAHIRAN
KEUPAYAAN
TIDAK TELITI
CUAI
LUPA
SIKAP
KEKANGAN MASA
BERTANGGUH
Proses
permohonan
lawatan tidak
efisien
BEBANAN TUGAS
SALAH ISI
LAMBAT
PENGISIAN BORANG
CICIR
PENGHANTARAN
BORANG
MENGAMBIL
MASA
MANUAL
TIDAK
LENGKAP
LEWAT
TIADA SISTEM
RUMIT
MANUAL
PENGURUSAN MASA
SEMAKAN BORANG
LEBIH
TEMPOH
TERLEPAS PANDANG
KAEDAH
71
Pengumpulan Data
Semakan Data Sebelum Projek
Borang Soal Selidik mengenal pasti masalah proses permohonan

pelancongan murid peringkat sekolah
Temuramah antara Pegawai di PPD Gombak dengan penyelaras

lawatan di sekolah
72
Semakan Data
A
Pemerhatian mengikut bilangan statistik permohonan lawatan

sekolah yang ditolak oleh pegawai penyemak
JENIS PENOLAKAN
BILANGAN
a. Dokumen usang
27
b. Dokumen tidak mengikut

format
43
c. Tidak mencukupi tempoh

minima permohonan
d. Tiada tandatangan pentadbir

sekolah
20
e. Tidak menghantar laporan

selepas lawatan
13
73
Semakan Data
B
Borang Soal Selidik mengenal pasti masalah proses

permohonan pelancongan murid peringkat sekolah
74
PARETO
75
Semakan Data
C
Temuramah antara Pegawai di PPD Gombak dengan penyelaras

lawatan di sekolah
76
77
Kitaran PDCA
Cadangan Penyelesaian
DO
PLAN
19 Jan 201530 Jan 2015
CHECK
01 Julai 201521 Ogos 2015
DO
30 Jan 201530 Jun 2012
ACTION
14 September
16 Okt 2015
78
ANALISIS
PRO
KONTRA
(Kaedah Pro
Dan&Kontra)
BIL
MASALAH
PENCADANG
CADANGAN
BAIK
BURUK
KEPUTUSAN
Pengurusan
dokumen
Hana
Buku rekod
Rekod mudah
dikesan
Bilangan yang
banyak
Ruang
penyimpanan
Tidak
diterima
Penyimpanan
Aznul
Menyediakan
bilik khas
Rekod
terkumpul
serta mudah
dikesan
Kos bilik
Masalah ruang
Penambahan
staf
Tidak
diterima
Lambat
Mahathir
Membangunkan
satu sistem
berdasarkan
konsep atas
talian
Menjimat masa
Lebih mudah
Lebih tepat
Masalah
komputer
Terima
79
(Kaedah Pro Dan Kontra)

BIL
MASALAH
Semakan dokumen
yang rumit
PENCADANG
CADANGAN
BAIK
Munaliza
Mencipta
sistem
semakan yang
efektif
Penjimatan
masa
Lebih mudah
Lebih tepat
Masalah
komputer
Terima
Pengurusan masa
Sulaiman
Mengeluarkan
arahan
penggunaan
Mendapat
kerjasama
pentadbir
Kepatuhan
arahan
Terima
Sistem
permohonan
secara manual
Zulhelmi
Mencipta
sistem yang
efektif
Menjimatkan
masa
Lebih mudah
Lebih tepat
Masalah
Komputer
Terima
80
BURUK
KEPUTUSAN
Kekuatan
Kelemahan
Peluang
Ancaman
mudah digunakan
menjimatkan masa
pengurangan kadar penggunaan kertas
Pengurangan kadar query dan kegagalan permohonan
Menjimatkan masa, tenaga dan kos
pengurusan pelancongan yang lebih cekap dan efektif
Perlukan peranti atau alat
Gangguan server
Kemahiran asas penggunaan ICT
Kerosakan peralatan
mempunyai kepakaran pembina sistem
sokongan daripada pihak pengurusan
sistem boleh digunakan oleh pelbagai agensi lain
mematuhi peraturan arahan pengurusan pelancongan
mewujudkan jaringan dengan vendor
sistem dicerobohi atau diserang virus
capaian internet lemah 81
JADUAL SWOT
SWOT
MATRIK
KEKUATAN (K)
KELEMAHAN(L)
o mudah digunakan
o menjimatkan masa
o pengurangan kadar penggunaan
o
o
o
kertas
Pengurangan kadar query dan
kegagalan permohonan
Menjimatkan masa, tenaga dan kos
Pengurusan pelancongan yang lebih
cekap dan efektif
PELUANG(P)
Strategi KP
mempunyai kepakaran pembina sistem

sokongan daripada pihak pengurusan
sistem boleh digunakan oleh pelbagai
agensi lain.
Gunakan kekuatan untuk merebut

peluang.
ANCAMAN (A) /Cabaran
Strategi KA
sistem dicerobohi atau diserang virus

capaian internet lemah
Gunakan kekuatan bagi menghadapi

ancaman (jika ada)
82
Perlukan peranti atau alat

Gangguan server
Kemahiran asas
penggunaan ICT
Kerosakan peralatan
Strategi LP
Atasikan kelemahan dengan
mengambil peluang yang
ada
Strategi LA
Cuba meminimumkan
kelemahan di samping
mengelak ancaman.
Analisis SMART
ELEMEN
KRITERIA
Masalah yang akan diselesaikan adalah jelas iaitu

S SPECIFIC
mengurangkan masalah pengurusan pelancongan yang
tidak efisyen
Penyelesaian ini boleh diukur dengan melihat perbezaan
M MEASURABLE tempoh waktu pengurusan fpelancongan dengan
menggunakan sistem atas talian dan kaedah manual.
Penyelesaian masalah boleh dicapai kerana sistem yang
A ACHIEVABLE
akan dibangunkan boleh dilaksanakan.
R REALISTIC
Penyelesaian masalah yang dipilih adalah realistik dan

kumpulan GiS berupaya untuk menyelesaikan masalah
dengan menggunakan kaedah yang telah dipilih.
T TIMEFRAME
Tempoh masa yang diperlukan untuk membangunkan

sistem, membuat ujicuba, membuat penambahbaikan
serta digunakan adalah selama 1 tahun.
83
Permohonan lawatan secara

manual
Kesukaran
kepada
pelanggan &
pegawai
Sikap pemohon
Kurang Prihatin tentang
tarikh penghantaran dan
pengisian borang
Pembaziran kertas
Terlalu banya kertas yang digunakan
di dalam proses permohonan
TIADA SISTEM
84
Punca Kuasa Pihak Pengurusan (Pengurusan Rekod)
(Malaysia Standard 2223-2:2009) Satu bidang pengurusan

yang bertanggungjawab bagi mengadakan kawalan secara
efisien dan sistematik ke atas pewujudan, penggunaan,
penyelenggaraan
dan
pelupusan
rekod.
Kawalan
ini
termasuklah penawanan bukti dan maklumat mengenai aktiviti
dan transaksi sesebuah organisasi.
85
86
Jalan Penyelesaian Telah Diberi

Mencuba Yang Terbaik Itulah Matlamat Kami
Inilah Inovasi Yang Kita Cari
e-STrip
(Permohonan Lawatan Sekolah Secara Atas Talian)
87
Penjelasan Projek
Apa Itu e-STrip ?

Penambahbaikan Sistem Permohonan Lawatan Sekolah
Dalam Negara
Permohonan Lawatan Secara Sistematik

Permohonan Lawatan Secara Atas Talian
Menjimatkan Masa, Tenaga & Kos

Lebih Pantas, Cepat & Tepat
Mesra Pelanggan
89
ISTILAH UMUM DAN KHUSUS SISTEM e-STrip

ISTILAH UMUM
PERMOHONAN
LAWATAN
PROFIL
ISTILAH KHUSUS
STATUS
PERMOHONAN
ISTILAH KHUSUS
Nama
sekolah &
Kelulusan
Permohonan meminjam fail bermula dari

permohonan online, semakan, kelulusan dan
penghantaran kepada penerima serta akur tarikh
pemulangan semula
Log Masuk Pengguna
Sistem
Status untuk tindakan pentadbir sek:
Status yang telah dipohon tetapi belum
disahkan oleh pentadbir
Status permohonan yg sedang diproses
Status yang telah dihantar kepada sekolah dan
sedang menunggu kelulusan
Status yang telah diluluskan
Status yang telah diluluskan oleh pelulus dan
diterima oleh penyedia untuk tindakan
selanjutnya
Surat Kelulusan
90
KELEBIHAN e-STrip
Sistem Bersepadu
Kemudahan Sistem
Penyampaian Atas
Talian
Ruang Kerja
Lebih Selesa
Kemudahan Kepada
Semua Warga
Sekolah
e-STrip
Pematuhan Peraturan
yang diwujudkan
Mudah,Cepat
Dan Tepat
Sifar Kehilangan
Borang
Percuma
91
Mula
Memproses
segala
maklumat dan
dokumen
Menunggu
kelulusan
Mengisi borang
permohonan
Masa diberi 7 hari
Menunggu
kelulusan Pengetua
/ Guru Besar
Semakan dokumen
di PPD
Tamat
Surat kelulusan tiba

di sekolah
92
Hantar ke PPD
PPD cop terima
PELAKSANAAN PROJEK MANUAL e-STrip
Log Masuk
1
2
Rajah 1
Masukkan ID Pengguna dan Kata laluan.
Klik Submit.
Sistem akan membuat akses bagi anda untuk ke Sistem Permohonan Lawatan
Sekolah.
Rajah 2
Pandangan Pemohon
Seterusnya, paparan menu akan terpapar, makluman , kemaskini

maklumat , kemaskini kata laluan serta jumlah permohonan yang telah
dibuat dan kelulusan yang telah diberikan
KEMASKINI MAKLUMAT
Kemaskini maklumat disini
Menu Muat Turun Borang
1. Semua borang yang berkaitan boleh di Muat Turun (klik Link

berkaitan)
Menu : Permohonan Baru
1. Pilih Kategori Aliran yang dipecahkan iaitu Prasekolah, Perdana , Pendidikan Khas, Tingkatan
6/Pra U atau Vokasional
Rajah 2
Menu : Permohonan Baru
Kemudian Pilih Kategori Jenis Lawatan yang ingin dipohon Lawatan

Sambil Belajar, Perkhemahan, Jemputan Agensi Luar atau Pdp Luar Bilik
Darjah. Seterusnya tekan Next
Kemudian sila masukkan Maklumat Perincian Lawatan , Semua

maklumat merupakan medan wajib perlu di isi. Seterusnya
tekan Next.
Penghantaran melalui e-STrip perlu mengupload segala

dokumen dengsn menggunakan format .pdf, seterusnya
tekan hantar.
PENGHANTARAN MELALUI EMAIL
Segala dokumen berkaitan perlu diemailkan ke e-STrip.ppdg@btpnsel.edu.my dan ,

seterusnya tekan hantar.
Satu paparan akan dihantar dengan menyatakan permohonan

telah Berjaya dihantar. Sila semak status permohonan dari
semasa ke semasa.
MENU: STATUS PERMOHONAN
Permohonan lawatan boleh dilihat di status permohonan
Untuk melihat Permohonan dibuat sila telan Papar, perubahan

status boleh dilihat di sini untuk tindakan pentadbir sekolah ,
Permohonan dalam proses, Permohonan diluluskan atau
Permohonan di tolak.
Maklumat permohonan yang telah diisi boleh dilihat di sini.
SETELAH PERMOHONAN DILULUSKAN
Setelah Permohonan diluluskan menu cetak surat dan

Laporan Lawatan akan dipaparkan.
CETAK SURAT
Sila cetak untuk digunakan semasa lawatan.
CETAK LAPORAN LAWATAN
Kitaran PDCA
Perlaksanaan Uji Cuba
19 Jan 201530 Jan 2015
PLAN
DO
DO
30 Jan 201510 Julai 2015
ACTION
13 Julai 201521 Ogos 2015
CHECK
14 September
16 Okt 2015
107
PELAKSANAAN UJI CUBA
TARIKH
03/07/2015
07/08/2015
11 dan 12/08/2015
14/08/2015
17 hingga
19/08/2014
AKTIVITI
Arahan
pelaksanaan
ke
buah
sekolah
rintis
berkuatkuasa 03 hingga 24 Julai 2015

Bengkel pengumpulan data
Laporan Pelaksanaan berdasarkan data dari borang
kaji selidik
Analisis laporan
Penambahbaikan sistem
PELAN PELAKSANAAN UJI CUBA
Mengenal Pasti
Pelanggan Terlibat
Pemberitahuan
Kepada 5 Sekolah
Rintis
Pemantauan Uji
Cuba Selama 18
Hari
Analisa data dan

penambahbaikan
sistem dikemukakan
dalam Mesyuarat
Pengurusan
PELAKSANAAN UJI CUBA
UJICUBA 5 SEKOLAH RINTIS
UJIAN RINTIS 5 BUAH SEKOLAH
TINDAKAN PENYERAGAMAN
KAEDAH PEMANTAUAN YANG SISTEMATIK
BIDANG
TUGAS
MASA
PEMERIKSAAN
PEMBAHAGIAN
TUGAS
Memantau keadaan semasa

melalui kestabilan dan
kebolehpercayaan sistem.
01 24 Julai 2015
En. Mohd Zulhelmi Bin Bahtiar
Jamili
Sepanjang Minggu
Pn. Munaliza Binti Zainal
Sepanjang Minggu
LAPORAN
PEMANTAUAN
Pembentangan hasil pemerhatian

dan pemantauan dalam mesyuarat
mingguan untuk diambil tindakan
segera.
RAJAH PARETO KENAL PASTI

MASALAH PROSES PERMOHONAN PELANCONGAN
30
100%
25
80%
KEKERAPAN
20
60%
15
40%
10
MASALAH
Akumulatif
20%
0%
Sukar tahu
status
Format
borang tak
selaras
Lewat
tandatangan
pengesahan
Lewat
hantar ke
PPD
Sukar tahu
jumlah hari
layak mohon
Silap kira
jumlah hari
MASALAH
26
22
17
13
10
Akumulatif
27%
50%
68%
81%
92%
100%
80% RULE
80%
80%
80%
80%
80%
80%
Disahkan,
112
80% RULE
RAJAH PARETO PERBANDINGAN

PENCAPAIAN HASIL PROJEK
ANALISIS SURVEY SOAL-SELIDIK PENGGUNAAN e-STrip (PARETO)
PRA e-STrip
Disahkan,
PASCA e-STrip
PENCAPAIAN HASIL PROJEK PENGGUNAAN SISTEM e-STrip

113
PERBANDINGAN PENCAPAIAN HASIL PROJEK

ANALISIS PENGGUNAAN e-STrip (PARETO)
AKTIVITI
Semakan Dokumen di PPD

Menunggu Kelulusan
Kelulusan Pengetua
Mengisi Borang
Surat Kelulusan Tiba di
Sekolah
Hantar ke PPD
JUMLAH
SELEPAS SELEPAS PENJIMATA

(HARI)
(HARI)
N
10
7
5
5
2
2
1
1
2 Hari
2 Hari
25
Hari
31
Disahkan,
114
8
6
4
3
Hari
Hari
Hari
Hari
115
Kitaran PDCA
PLAN
19 Jan 201530 Jan 2015
CHECK
01 Julai 201521 Ogos 2015
DO
30 Jan 201530 Jun 2015
ACTION
14 September
16 Okt 2015
ACTION
116
TINDAKAN SUSULAN
MESYUARAT PENGURUSAN
PPD GOMBAK BIL 8/2015
diberi taklimat dan tatacara
mengakses e-STrip
Bengkel Pengurusan Lawatan
Murid
Makluman penggunaan dan

pelaksanaan e-STrip bagi
Penolong Kanan Hal Ehwal
Murid
PELAN PENGAWASAN PROJEK

TINDAKAN
Menghantar surat arahan
penggunaan sistem
OBJEKTIF
cara penggunaan permohonan
e-STrip kepada sekolah
03/07/2015
lawatan murid dengan
rintis yang terlibat.

Mengadakan demo
Memberi maklumat serta manual
TARIKH
menggunakan sistem e-STrip.
Memberi gambaran sebenar cara
penggunaan e-STrip
untuk membuat permohonan
14/09/2015-
kepada Penolong Kanan
lawatan murid dengan
15/09/2015
Hal Ehwal Murid.
menggunakan sistem e-STrip.
Mendapatkan laporan
Mengenalpasti tahap
penggunaan e-STrip di
keberkesanan dan mengesan
PPDG
kelemahan.
15/10/2015
120

SEBELUM
SELEPAS
PENJIMATAN
Mengisi Borang
5 Hari
1 Hari
4 Hari
Kelulusan Pengetua
7 Hari
1 Hari
6 Hari
Hantar ke PPD
2 Hari
0 Hari
2 Hari
Semakan Dokumen di PPD
10 Hari
2 Hari
8 Hari
Menunggu Kelulusan
5 Hari
2 Hari
3 Hari
2 Hari
0 Hari
2 Hari
31 Hari
6 Hari
25 Hari
AKTIVITI
Surat Kelulusan Tiba di Sekolah
JUMLAH
121
PENINGKATAN OUTPUT
Jimat
Masa
Kos
berkurangan
kepuasan
pelanggan
122
PENJIMATAN HARI PROSES KELULUSAN
31 HARI
6 HARI
123
KOS OPERASI PERMOHONAN LAWATAN

2014
BULAN
JANUARI
FEBRUARI
MAC
APRIL
MEI
JUN
JULAI
OGOS
SEPTEMBER
OKTOBER
NOVEMBER
DISEMBER
JUMLAH
JUM. KESELURUHAN
SR
49
55
20
36
27
22
60
66
61
36
1
6
SM
34
63
68
49
47
15
38
39
52
30
4
1
439
440
PEMBELIAN
Bahan
Kertas A4 dan
Dakwat Pencetak
RM
879 x 6.00 = 5,274
Tuntutan Perjalanan 879 x 30 = 26,370

( 25 KM pergi balik)
Tuntutan Lebih Masa
(kerani di PPD)
80 X 9
Anggaran JUMLAH
879
124
= 720.00
32364.00
2015
FAEDAH-FAEDAH YANG DIPEROLEHI
PENGURANGAN KOS OPERASI SATU PERMOHONAN LAWATAN

CONTOH: SK TAMAN BUKIT INDAH
SEBELUM
PROJEK
PEMBELIAN
Bahan
Kertas A4 dan
Dakwat Pencetak
Tuntutan Perjalanan
(25 KM pergi balik)
Anggaran JUMLAH
SELEPAS
PROJEK
RM
6.00
30.00
PEMBELIAN
Bahan
Kertas A4 dan
Dakwat Pencetak
(Senarai nama dan Surat
Kelulusan)
Anggaran JUMLAH
36.00
125
RM
0.40
0.40 sen
2015

PENGURANGAN KOS OPERASI PERMOHONAN LAWATAN SEBANYAK
SEHINGGA SEPTEMBER 2015
CONTOH: SK TAMAN BUKIT INDAH
SEBELUM
PROJEK
PEMBELIAN
Bahan
Kertas A4 dan
Dakwat Pencetak
Tuntutan Perjalanan
Anggaran JUMLAH
8 KALI
SELEPAS
PROJEK
RM
48.00
240.00
PEMBELIAN
Bahan
Kertas A4 dan
Dakwat Pencetak
Kelulusan)
Anggaran JUMLAH
288.00
126
RM
0.40
0.40 sen
2015

PENGURANGAN KOS OPERASI PERMOHONAN LAWATAN DALAM TEMPOH SEBULAN
SEBELUM
PROJEK
PEMBELIAN
Bahan
Kertas A4 dan
Dakwat Pencetak
SELEPAS
PROJEK
PEMBELIAN
Bahan
Kertas A4 dan
Dakwat Pencetak
Kelulusan)
RM
60 x 6 = 360.00
Tuntutan Perjalanan 60 x 30 = 1800.00

Anggaran JUMLAH
Tuntutan Lebih Masa
(kerani di PPD)
Anggaran JUMLAH
= 80.00
2240.00
127
RM
0.40
0.40 sen
PENINGKATAN OUTPUT
Kecekapan Pengurusan Lawatan Murid
Perlindungan Rekod Lawatan Murid Lebih

Terpelihara
Kecekapan Sistem Dapat Mengelakkan
Kecacatan
128
PENINGKATAN OUTPUT
Transaksi permohonan lawatan yang

cepat
Memudahkan pemantauan jumlah
bilangan lawatan sekolah
Sifar kehilangan rekod permohonan
129
FAEDAH LAIN
Penjimatan kertas dan dakwat pencetak

Meningkatkan imej organisasi
Meminimumkan penggunaan ruang
Permohonan Lawatan Murid dapat dibuat

dengan cepat dan lebih bersistematik.
130
SUMBANGAN PELAKSANAAN CADANGAN PENYELESAIAN

KEPADA PENCAPAIAN OBJEKTIF ORGANISASI (IMPAK)
PENINGKATAN KUALITI PERKHIDMATAN
MENYELESAIKAN MASALAH PENGURUSAN
MENEPATI PIAGAM PELANGGAN
KESAN KEPADA SEKTOR AWAM
Membantu meningkatkan kredibiliti Sektor Awam produktiviti
Meningkatkan kualiti kerja penjawat awam
Meningkatkan semangat / motivasi
Meningkatkan imej perkhidmatan sektor awam
131
KEPUASAN HATI PELANGGAN
ANALISIS BORANG SOAL SELIDIK PENGGUNAAN

DAN KEMUDAHAN SISTEM e-STRIP
PENILAIAN FAEDAH PROJEK
SOALAN 1
ANALISIS SURVEY SOAL SELIDIK PENGGUNAAN e-STrip (PARETO)
PRA e-STrip
PASCA e-STrip
Sistem e-Strip tiada masalah

capaian dari komputer di sekolah
anda.
- SOALAN 2
PRA e-STrip
PASCA e-STrip
Laman Sesawang e-STrip sangat

mudah diakses dan mesra pelanggan
- SOALAN 3
PRA e-STrip
PASCA e-STrip
Penggunaan sistem e-STrip dapat

mempercepatkan proses permohonan
- SOALAN 4
PRA e-STrip
PASCA e-STrip
Permohonan melalui e-STrip dapat memberi

kefahaman yang jelas tentang tatacara
permohonan lawatan murid
- SOALAN 5
PRA e-STrip
PASCA e-STrip
Penggunaan sistem e-STrip dapat membantu

mengenalpasti cara pengiraan sebenar tempoh
permohonan lawatan murid
- SOALAN 6
PRA e-STrip
PASCA e-STrip
Pemohon dapat mengetahui status

permohonan lawatan dengan segera.
- SOALAN 7
PRA e-STrip
PASCA e-STrip
Sistem makluman permohonan melalui laman

sesawang e-Strip lebih baik dari kaedah
manual bagi anda.
- SOALAN 8
PRA e-STrip
PASCA e-STrip
Pemohon menerima surat kelulusan dengan

segera dan tidak perlu menghubungi pihak
PPD
- SOALAN 9
PRA e-STrip
PASCA e-STrip
Pemohon dapat merancang dan membuat lawatan

murid dengan mudah dan efisien
- SOALAN 10
PRA e-STrip
PASCA e-STrip
Adakah penggunaan sistem e-STrip

membantu menyelesaikan masalah
permohonan lawatan murid yang dialami oleh
anda sebelum ini?
SUMBANGAN KEPADA ORGANISASI LUAR
KUNJUNGAN PPD KUALA LANGAT SELANGOR
KUNJUNGAN PPD KUALA TERENGGANU
KUNJUNGAN PPD KULAI, JOHOR

143
KEPUASAN HATI PELANGGAN

Kesilapan format semasa menyediakan dokumen permohonan
lawatan sekolah dapat diatasi
Proses permohonan
lawatan sekolah
dapat dibuat dengan
lebih efisien
FAEDAHFAEDAH
LAIN
e-STrip
Meningkat imej
organisasi
Penyeragaman
kaedah permohonan
lawatan
Meningkatkan kualiti
hasil kerja
144
SUMBANGAN PROJEK
Peningkatan Kualiti Perkhidmatan
Permohonan
Lawatan
Sekolah
dapat dijalankan dengan
cepat,
tepat dan telus selaras dengan
Piagam Pelanggan PPD Gombak
Kesan Kepada
Sektor Awam
Membantu
meningkatkan
kredibiliti Sektor Awam
Meningkatkan
kualiti
kerja
penjawat awam
Menyelesaikan Masalah
Pengurusan
SUMBANGAN
e-STrip
Membantu menyelesaikan
masalah dalam pengurusan
permohonan lawatan sekolah di
organisasi.
Menepati Piagam Pelanggan

Impak perlaksanaan projek ini, bukan sahaja
dari sudut penjimatan kos dan masa, tetapi
juga dapat memuaskan hati pelanggan serta
meningkatkan imej organisasi.
Kesan Alam Sekitar

Mengurangkan penggunaan kertas
145
ANALISA BORANG SOAL SELIDIK PENGGUNAAN

DAN KEMUDAHAN e-STrip
146
PENILAIAN KUMPULAN
Jadual: Penilaian Kumpulan Sebelum Projek

Sikap dan Kemahiran
Kriteria
Pakar
Disiplin
Nama
Kerja
sama
Kreatif
Pengetahuan
KIK
Upaya
Buat
Ke-
Mahir
IT
putusan
En. Sulaiman Bukhari
Bin Haji Amir
Tools
En. Zakaria Bin Abdul

Hamid
ICT
En. Muhamad Syahrul

Nizam Bin Ismail
Kualiti
Pn Norhana Bt Kulub
Mat Ratu
Analisa
En Mohd Firdaus Bin

Md Jali
Analisa
En. Zulhielmi Bin

Bakhtiar Jamili
Bahasa
Pn Munaliza Bt Zainal
En.. Zulhilmi Bin
Abdul Hamid
Mahathir Bin Abdul
Razak
Nik Mohd Azrol Bin
Nik Mohd Anuar
JUMLAH
PURATA
Bahasa
ICT
Komunikasi
Dokume
ntasi
3
3
3
3
4
4
3
3
3
3
3
3
3
32
3.2
3
33
3.2
3
33
3.3
3
35
3.5
4
33
3.3
3
33
3.3
148
KEMAHIRAN ICT
DISIPLIN
5
4
3
2
1
0
KERJASAMA
MEMBUAT
KEPUTUSAN
SELEPAS KIK
SEBELUM KIK
KREATIVITI
PENGETAHUAN
KIK
PENILAIAN KUMPULAN SELEPAS PROJEK
Sikap dan Kemahiran
Kriteria
Pakar
Disiplin
Nama
En. Sulaiman Bukhari Bin

Haji Amir
Kerja
sama
Kreatif
Penge-
Upaya
tahuan
Buat Ke-
KIK
putusan
Mahir
IT
Alat-alat kualiti
En. Zakaria Bin Abdul Hamid
ICT
En. Muhamad Syahrul Nizam

Bin Ismail
Pn Norhana Bt Kulub Mat
Ratu
Alat-alat Kualiti
Analisa Data
En Mohd Firdaus Bin Md Jali
Analisa
En. Zulhielmi Bin Bakhtiar

Jamili
Bahasa
Pn Munaliza Bt Zainal
Bahasa
En.. Zulhilmi Bin Abdul

Hamid
ICT
Mahathir Bin Abdul Razak
Komuni-kasi
Nik Mohd Azrol Bin Nik Mohd

Anuar
Dokumentasi
4
47
4.7
47
4.7
45
4.5
50
5
45
4.5
50
5
JUMLAH
PURATA
SKALA SKOR
Sangat lemah
Lemah
Sederhana
Baik
Cemerlang
Bil
149
CABARAN YANG DIHADAPI SEMASA MELAKSANAKAN

PROSES KIK
Terdapat ahli yang belum mahir mengenai pelaksanaan dan konsep
KIK.
Kesukaran mengumpulkan ahli kumpulan yang mahir dan jelas tentang

pelaksanaan KIK.
Kekurangan idea dan sukar memberi tumpuan.
Ketiadaan peruntukan kewangan bagi menampung projek ini.
Kekangan kerja dan beban tugas ahli yang banyak. Tugasan yang
mendatang mesti diselesaikan secara mendadak.
Kesuntukan masa. Tugasan sukar diselesaikan mengikut tempoh.
150
PENGAJARAN YANG DIPEROLEHI OLEH AHLI KUMPULAN
1. Mengeratkan hubungan antara ahli kumpulan

2. Kesabaran semasa menyelesaikan tugasan
3. Berkongsi idea dan menerima idea orang lain
4. Berani memberi idea dan pandangan yang baik
Pengajaran
Kepada Ahli
5. Belajar membuat keputusan secara sistematik

6. Meningkatkan pengetahuan dan kecekapan
7. Meningkatkan disiplin dan jati diri
8. Mempamerkan kreativiti dalam menghasilkan bahan
9. Melahirkan pegawai bertaraf dunia yang berdaya saing

10. Menjalankan kerja secara harmoni dan kondusif
151
FAEDAH KEPADA ORGANISASI

1. Belajar menghormati pemimpin
2. Bekerja menuju kecemerlangan organisasi

3. Belajar bekerja sebagai satu pasukan
4. Menggunakan idea bernas untuk membantu organisasi
Faedah
Kepada
Organisasi
5. Mudah memberi pandangan kepada yang perlu

6. Membantu rakan organisasi dalam melaksanakan
tugas
7. Menyelesaikan tugas dengan dedikasi

8. Menunjukkan contoh teladan pada rakan seorganisasi
9. Mempamerkan kerja berdaya saing
10. Membantu organisasi mencapai KPI
152
DAPATAN AHLI
Tindakan mengatasi
ISU
TINDAKAN
Konsep KIK kurang difahami dan sukar

dihayati
Bimbingan fasilitator dan manual KIK
Kekurangan idea dan sukar memberi

tumpuan
Percambahan fikiran dan mendapatkan

maklum balas melalui emel
Tugasan mendatang yang mesti

diselesaikan secara mendadak
Menyesuaikan tarikh perjumpaan

mengikut kesesuaian majoriti
Tugasan sukar diselesaikan mengikut

tempoh
Pembahagian tugasan dan semakan

secara atas talian
153
PENILAIAN KUMPULAN
Mengadakan sesi ceramah dan

bengkel KIK oleh penceramah
jemputan untuk memberi
pengetahuan kepada semua
ahli.
TINDAKAN
PENINGKATAN
PRESTASI
Memaksimakan penggunaan
sumber bagi membolehkan
projek ini dilaksanakan
dengan lancar.
Menyediakan jadual perjumpaan

secara berkala untuk semua ahli
yang disokong oleh Ketua PPD.
Semua ahli sentiasa bersedia

menghadiri sesi perjumpaan
ringkas yang tidak
dijadualkan.
Semua ahli memberikan

komitmen dan keutamaan yang
tinggi terhadap projek ini.
154
PENILAIAN KUMPULAN
PROGRAM PENINGKATAN PRESTASI AHLI TERHADAP KEMAHIRAN

ASPEK
Disiplin
Membuat
keputusan
Kreativiti
Pengetahuan
KIK
Kerjasama
Celik IT
PROGRAM / TINDAKAN
Semua ahli sentiasa diingatkan agar menyediakan

tugasan dalam tempoh yang ditetapkan
Semua ahli diberi peluang untuk memberi idea terhadap
isu yang timbul. Keputusan diambil secara kolektif
daripada semua ahli KIK
Semua ahli diberi peluang samarata untuk menampilkan
kreativiti masing-masing mengikut tugasan yang
diberikan
Semua ahli sentiasa bersedia untuk meningkatkan
pengetahuan mengenai KIK melalui pelaksaan projek
dan tugasan ini
Semua ahli sentiasa bekerjasama demi memastikan
projek yang dirancang dapat dilaksanakan dengan baik
Semua ahli diberi pendedahan mengenai penggunaan
aplikasi ICT bagi memastikan projek KIK dapat
dilaksanakan dengan baik. Perkongsian ilmu sentiasa
diamalkan dalam kumpulan ini.
155
PERANCANGAN MASA DEPAN
LANGKAHLANGKAH TINDAK SUSUL YANG AKAN DILAKSANAKAN

Menambahbaik Sistem e-STrip :
1. Menghubungkan sistem dengan emel dan sms
2. Mengisi permohonan perlancongan atas talian tanpa memuat naik
borang
3. Sistem dimasukkan dalam Apple Apps Store dan Google Play Store
yang boleh diakses melalui peranti mudah alih
Perluasan penggunaan sistem;

Memperluaskan penggunaan sistem di peringkat PPD Gombak dan
seluruh PPD Di Negeri Selangor.
Memperluaskan penggunaan sistem di sekolah (perkongsian pintar).
Menyebarluas lagi penggunaan di Peringkat Negeri.
157
PENUTUP
Projek Sistem e-STrip yang dibangunkan ini sudah pasti

menghadapi pelbagai cabaran dan kekangan namun kami
telah dapat mengatasinya dengan kerjasama dan sikap
positif semua ahli GiS2. Impak pelaksanaan projek ini
bukan sahaja dari sudut kos dan masa dapat dijimatkan,
tetapi juga dapat membantu meningkatkan dan
memuaskan hati pelanggan kami serta meningkatkan imej
organisasi PPD Gombak. Semua ahli juga bersedia untuk
menambahbaik dan menyebarluas penggunaan sistem ini
untuk digunapakai di semua peringkat.
158
PENUTUP
Sistem e-STrip yang dihasilkan ini dapat merealisasikan

Standard Piagam Pelanggan Pejabat Pendidikan Daerah
Gombak iaitu memberi penerangan dan maklumat yang
tepat dan jitu berdasarkan maklumat yang terkini dapat
dilaksanakan oleh semua pegawai di PPD khususnya
dalam urusan permohonan pelancongan sekolah. Semoga
inovasi ini dapat memberi manfaat yang menyeluruh
kepada semua organisasi dan dapat meningkatkan
professional semua staf terutamanya penjawat awam.
159
www.pelajarangombak.net

Estrip PPD Gombak

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Estrip PPD Gombak

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

TAJUK PROJEK

PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH GOMBAK

Pejabat Pendidikan Daerah Gombak

PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH GOMBAK

Latar Belakang Organisasi

Unit Pengurusan Sekolah

PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH GOMBAK

Lokasi PPD Gombak

Tingkat 3, Kompleks Selayang Mall, Jalan SU

PELAN PEMBANGUNAN PENDIDIKAN MALAYSIA

PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH GOMBAK

Visi, Misi dan Dasar Kualiti

Melestarikan Sistem Pendidikan

PEN PPD PENG. AKADEMIK

PEN PPD PEMBANGUNAN

TIMBALAN PEGAWAI PENDIDIKAN DAERAH

PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH GOMBAK

NAMA KUMPULAN : GIS (GOMBAK INOVATIF SKUAD)

Pejabat Pendidikan Daerah Gombak

PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH GOMBAK

Logo Kumpulan dan Definisi

Sedia Berkhidmat Dengan

PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH GOMBAK

PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH GOMBAK

PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH GOMBAK

PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH GOMBAK

PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH GOMBAK

PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH GOMBAK

PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH GOMBAK

Proses Pemilihan Ahli

PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH GOMBAK

PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH GOMBAK

AHLI KUMPULAN DAN

PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH GOMBAK

En. Mohd Khir

Pembimbing pasukan KIK

En. Sulaiman Bukhari bin Hj. Amir

Mengatur tugas,mengumpul data

Pn. Munaliza Binti Zainal

Catat minit mesyuarat, urusan surat

En. Zul Hilmi Bin Abdul Hamid

Penyediaan bahan persembahan

En. Mohd Zulhelmi Bin Bahtiar Jamili

Penyediaan bahan persembahan

Pn. Norhana binti Kulop Mat Ratu

Kepiawaian dan dokumentasi

En. Zakaria bin Abd Hamid

En. Mohd Firdaus Bin Md Jali

Penyediaan bahan persembahan

En. Muhamad Syahrul Nizam bin Ismail

Penyediaan bahan persembahan

En. Nik Mohd Azrul bin Nik Mohd Anuar

En. Mahathir bin Abdul Razak

Penyediaan sistem atas talian

KRITERIA PEMILIHAN AHLI

En. Sulaiman Bukhari bin

Penolong PPD HEM

Ijazah Sarjana Muda

Grafik & Slide

En. Mohd Zulhelmi bin

Ijazah Sarjana Muda

Penyelia Maklumat Dan

Ijazah Sarjana Muda