LAPORAN

KUMPULAN KREATIF DAN INOVATIF

[KIK] PRIMER

eZnote
Oleh
BAYU KINABALU II
INTAN KAMPUS SABAH (INSABAH)
2019
 KANDUNGAN

TAJUK MUKA
SURAT

RINGKASAN PROJEK

1.0 LATAR BELAKANG 1

1.1 Penglibatan Pihak Pengurusan 1
1.2 Kumpulan 1
1.3 Projek 1

2.0 SIGNIFIKAN PROJEK DAN PEMBUKTIAN 2

2.1 Kaitan Dengan Fungsi Utama Jabatan 2
2.2 Memenuhi Kehendak Pelanggan dan Stakehorlder 2
2.3 Kaitan Dengan Agenda Nasional 2
2.4 Kaitan Dengan Keadaan Ekosistem Semasa 3
2.5 Kaedah Pemilihan Projek dan Analisis 3
2.6 Penyataan Sasaran Outcome dan Impak 4

3.0 TINDAKAN PENYELESAIAN DAN PEMBUKTIAN 5

3.1 Penerangan Mengenai Strategi Dan Proses Penyelesaian 5
3.2 Perakuan Daripada Pihak Bertauliah / Berkuasa 9

4.1 KEBERHASILAN PROJEK – OUTCOME PROJEK & 10

PEMBUKTIAN
4.2 Pencapaian Outcome 10
4.3 Faedah Sampingan 13

5.0 KEBERHASILAN PROJEK – IMPAK PROJEK & 14

PEMBUKTIAN
5.1 Pencapaian Outcome 14
5.2 Faedah Sampingan 14

6.0 POTENSI PEMBANGUNAN INOVASI 15

6.1 Tahap Ketersediaan Teknologi / Sistem / Proses 15
Tahap Replikasi Atau Pengkomersialan. 15
 RINGKASAN PROJEK

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) merupakan sebuah pusat latihan yang terletak di
bawah Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) bagi menyediakan latihan kepada anggota
Perkhidmatan Awam dan kerajaan khususnya dalam usaha meningkatkan pengetahuan,
kemahiran dan pemupukan sikap bekerja yang positif. Berdasarkan Ucapan Tahun baru
2019, YBhg. Datuk Seri Dr. Ismail Hj Bakar bahawa

Memodenisasikan Penyampaian Perkhidmatan: Prosedur sedia ada harus diteliti

kewajarannya bagi memastikan ianya sentiada relevan. Media sosial juga harus
dimanfaatkan untuk penyampaian yang lebih cepat dan tepat.

INTAN Kampus Sabah (INSABAH) telah menubuhkan Kumpulan Inovatif dan Kreatif
sebagai salah satu kumpulan yang berdaya cipta bagi menghasilkan idea kreatif untuk
manfaat organisasi bersama seterusnya menjadi peneraju dan meraih peluang yang
maksima.

Pemberian nota rujukan kepada peserta kursus merupakan salah satu item dinilai dalam
skor keseluruhan latihan di INTAN. Berdasarkan analisis dalam sistem itims, pemberian
nota rujukan sering kali menjadi cadangan penambahbaikan yang diterima daripada
peserta kursus.

Dengan pelaksanaan projek eZnote di INSABAH, objektif utama adalah membangunkan

satu sistem yang mesra pengguna agar memudahkan peserta kursus untuk
mendapatkan nota kursus sekaligus memberi impak yang besar kepada semua pihak.
Disamping itu, pemberian nota dapat dilaksanakan secara optimum dan seterusnya dapat
menjimatkan masa dan mengurangkan kos daripada kepuasan hati pelanggan (peserta
kursus). Ia juga dapat membudayakan serta memberi motivasi kepada peserta
penggunaan pada bila-bila masa dan keadaan.

Keberkesanan yang diperoleh kursus terhadapi dengan perlaksanaan eZnote dapat

memberi kepuasan kepada pengguna terhadap perkhidmatan yang ditawarkan di
Bahagian Latihan. Melalui pelaksanaan eZnote, jabatan berjaya meningatkan keyakinan
pengurus kursus terhadap bahagian latihan melalui inovasi yang diaplikasikan. Selaras
dengan itu, kos perbelanjaan percetakan yang tinggi dapat dielakkan untuk pengedaran
nota kursus sekaligus dapat meningkatkan imej jabatan dalam mengurangkan kos
pengurusan.

Justeru, ini merupakan satu usaha jabatan untuk mencapai Misi jabatan sebagai wadah
atau platform untuk melahirkan penjawat awam yang mengurus serta membantu dalam
pembentukan dasar negara melalui pembelajaran berkualiti. Dengan demikian, usaha
menimbah ilmu harus dipertingkatkan dan diteruskan demi mengunggulkan perkhidmatan
awam.
 1.0 LATAR BELAKANG

1.1 PENGLIBATAN PIHAK PENGURUSAN

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) melalui INTAN Kampus Sabah (INSABAH)
memainkan peranan penting bagi menjadi institusi pembelajaran sektor yang unggul.

Untuk mendepani gelombang teknologi dalam era digital dan sebagai naratif baharu
perkhidmatan awam, INSABAH telah mengambil usaha dan langkah awal untuk
mentranformasikan perkhidmatan latihan secara digital sejak tahun 2019. Susulan daripada
itu, bermula 13 Januari 2017 pihak jabatan telah memberi sokongan dan kelulusan rasmi
kepada Kumpulan “Bayu Kinabalu II” untuk merakyatkan pengurusan salah satu produk
penting jabatan iaitu eZnote bagi menhadapi cabaran yang semakin kompleks seiring
perkembangan Revolusi Perindustrian ke-4 (Industri 4.0) sebagai projek KIK.

Surat kelulusan dan pelantikan kumpulan ‘Bayu Kinabalu II’ adalah seperti di Lampiran 1.

1.2 KUMPULAN

Nama Kumpulan : Bayu Kinabalu II

Nama Organisasi : INTAN Kampus Sabah [INSABAH]
Alamat : Jalan Sulaman Tuaran, Beg Berkunci 2080
88999 Kota Kinabalu, SABAH
No. Telefon : 088 - 483 500 / 088 – 473651 (F)
Tarikh Kumpulan Ditubuhkan : 13 Januari 2017
Bilangan Ahli : 10 Orang

1.3 PROJEK

Nama Projek : eZnote

Keterangan Projek : eZnote merupakan satu aplikasi kemudahan internet
Kategori Projek : KIK Primer – Inovasi Penyampaian Perkhidmatan

1
 2.0 SIGNIFIKAN PROJEK DAN PEMBUKTIAN

2.1 KAITAN DENGAN FUNGSI UTAMA JABATAN

Projek eZnote berkait secara langsung dengan visi dan misi INTAN adalah seperti
berikut:

a. Visi

Untuk menjadi Institut Pembelajaran Sektor Awam yang Unggul.

b. Misi

Untuk membangunkan Modal Insan Sektor Awam yang kompeten

melalui pembelajaran berkualiti.

Fungsi Utama Jabatan dan Unit Latihan seperti di Lampiran 2.

2.2 MEMENUHI KEHENDAK PELANGGAN DAN STAKEHOLDER

Projek eZnote adalah selaras dalam menyokong dan menyahut seruan YBhg. Tan Sri Dr
Ismail Bakar, Ketua Setiausaha Negara semasa ucapan pada Hari Inovasi dan
Kecemerlangan Jabatan Perdana Menteri 2018 bahawa:

“Penjawat awam perlu berfikir secara kreatif dan inovatif bagi menambahbaik proses
kerja sedia ada dalam memberi penyampaian perkhidmatan yang efisien serta efektif,
pada masa yang sama perlu sentiada mendukung prinsip integriti dan ketelusan
dalam setiap perkara kerja”.

Perkhidmatan awam kini juga dituntut untuk standing dengan sekotr swasta dari segi
kepakaran dan kebolehupayaan untuk menyesuaikan perkhidmatan dengan kehendak
stakeholders.

2.3 KAITAN DENGAN AGENDA NASIONAL

Dalam menghadapi ekosistem pembangunan negara yang semakin mencabar dan

kompleks, perkhidmatan awam perlu melengkapkan diri dengan keupayaan berfikir dan
membuat keputusan demgan cepat, tepat dan bijaksana.

Di peringkat nasional projek eZnote meyokong Pembudayaan penyampaian ini turut selaras
dengan aspirasi kerajaan dalam Rancangan Malaysia ke-11 iaitu,

“Mempertingkatkan Penyampaian Perkhidmatan Dengan Mengutamakan Rakyat,

Dengan Menambah Baik Proses Penyampaian Bagi Meningkat Kepantasan
Bertindak”.

2
 2.0 SIGNIFIKAN PROJEK DAN PEMBUKTIAN

2.4 KAITAN DENGAN KEADAAN EKOSISTEM SEMASA

Sasaran kerajaan sekarang adalah menumpukan ekonomi digital inovatif ialah

merangsang kreativiti manusia dengan teknologi baru, pasaran dan peluang-peluang.
Ekonomi digital akan menjadi pemangkin kepada inovasi dalam produk, perkhidmatan
dan proses; meningkatkan produktiviti individu dan perniagaan selain melonjakkan daya
saing dalam ekonomi digital global. Penggunaan strategi digital yang berjaya adalah
suatu kemestian bagi memastikan Malaysia terus dapat bersaing dan berjaya di arena
antarabangsa.

Sehubungan itu, INTAN perlulah menjadi pemangkin terhadapa inovasi dalam

perkhidmatan, dan projek seumpama eZnote dapat membantu penjawat awam
membudayakan pendigitalan perkhidmatan.

Rujuk keratan akhbar di lampiran 3 mengenai keperluan dan kepentingan Ekonomi Digital
dalam memacu pertumbuhan negara.

2.5 KAEDAH PEMILIHAN PROJEK DAN ANALISIS

Kumpulan Bayu Kinabalu II telah mengadakan perbincangan dengan bahagian

Latihan, INSABAH bagi membantu proses pengedaran nota kursus agar dapat
dijalankan dengan lebih lancar dan efisien. Ia bertujuan mengatasi masalah-
masalah akibat tiada pemberian nota kursus diedarkan iaitu:

 Cadangan peserta dalam laporan penilaian peserta kursus

 Pemberian nota secara hardcopy yang kurang kondusif

 Terdapat penilaian yang diberikan oleh peserta 5.69

Berdasarkan analisis cadangan penambahbaikan yang dikutip melalui sistem itims,

kumpulan mendapati bahawa pada tahun 2018, daripada 117 siri kursus, peserta kursus
daripada 34 siri kursus atau 29% daripada keseluruhan kursus yang dijalankan, menerima
cadangan agar pemberian nota yang lebih sistematik perlu diadakan. Untuk makluman
juga pemberian nota dan buku rujukan merupakan salah satu elemen yang dinilai dalam
penyampaian perkhidmatan kepada peserta.

Jumlah Kursus tahun Jumlah kursus menerima Peratusan

2018 cadangan penambahbaikan nota
117 siri 34 siri 29%

Jadual 1: Peratus kursus menerima cadangan penambahbaikan pemberian nota

Pembuktian jumlah kursus dan cadangan penambaikan yang dikutip melalui sistem i-tims
adalah seperti di lampiran 4.

3
 2.0 SIGNIFIKAN PROJEK DAN PEMBUKTIAN

Berdasarkan kepada data i-itms bagi item “NOTA” didapati bahawa 196 ulasan daripada
keseluruhan 1000 ulasan atau 19.6% menyatakan bahawa tiada pemberian nota semasa
kursus dijalankan.

Ulasam bagi Item NOTA Ulasan negatif Peratusan

1000 ulasan 196 ulasan 19.6%

Jadual 2: Peratus ulasan negative bagi item NOTA dalam sistem Itims.

Pembuktian data seperti di lampiran 5.

2.6 PENYATAAN SASARAN OUTCOME DAN IMPAK

Melalui penghasilan projek ini, kumpulan mensasarkan pencapaian seperti berikut:

i. Peningkatan purata skor bagi item NOTA dalam sistem itims daripada 6.3 ke 6.5:

Berdasarkan kepada purata skor bagi item NOTA bagi tahun 2018, purata skor yang
dicapai adalah 6.30 berdasarkan kepada skor penuh 7 bagi NOTA. Pencapaian tahun
2018 adalah seperti Lampiran 7. Pencapaian tersebut adalah pada kadar 90% daripada
markah keseluruhan. Dengan pelaksanaan projek ini, kumpulan mensasarkan sekurang-
kurang pencapaian 6.5 markah purata atau 93% daripada skor penuh bagi penilaian item
NOTA. Sasaran ini adalah seiring dengan visi jabatan iaitu untuk menjadi pusat
pembelajaran yang unggul.

ii. Memastikan penilaian skor latihan dalam sistem itims meningkat daripada 6.49
ke 6.5.

Berdasarkan purata skor LATIHAN bagi tahun 2018, skor purata adalah 6.49 berdasarkan
mata penuh 7. Kumpulan mensasarkan pencapaian 6.5 mata bagi tahun 2019. Walaupun
Objektif kualiti INTAN menetapkan sasaran 5.6 mata, INTAN Kampus Sabah ingin
mengekalkan pencapaian pada mata 6.50. Sasaean ini adalah seiring dengan fungsi
Bahagian Latihan iaitu memastikan Memastikan perancangan Projek Latihan Tahunan
dilaksanakan mengikut skor purata penilaian yang telah ditetapkan.

Rujuk lampiran 7 bagi analisis sasaran outcome dan impak.

4
 3.0 TINDAKAN PENYELESAIAN DAN PEMBUKTIAN
3.1 PENERANGAN MENGENAI STRATEGI DAN PROSES PENYELESAIAN

Kumpulan telah mengunakan Kaedah Design Thinking bagi melaksanakan strategi

penyelesaian. Kaedah Design Thinking ini meliputi lima langkah seperti berikut:

Mengenalpasti Perbincangan
masalah yang dan lakaran
dihadapi peserta kaedah bagi
dan bahagian menyelesaian
Uji cuba kepada
latihan INTAN IDEATE masalah yang
peserta dan
berkaitan nota dihadapi bahagian latihan
bagi tujuan
menguji
PROTOTYPE keupayaan serta
memenuhi
kehendak serta
EMPATHIZE keperluan semasa

Membuat analisa Sistem

daripada data dibangunkan
(penilaian DEFINE mengikut
peserta) yang kesesuaian
diperolehi dan keperluan dan
mengenalpasti kehendak
keperluan peserta serta
peserta penambahbaikan TEST

1. EMPATI (EMPATHY)
Kumpulan telah melaksanakan ketiga-tiga teknik empati iaitu menyelami pengalaman pengguna,
memerhati pengguna dan melibatkan diri dalam aktiviti pengguna.

i. Menyelami: kumpulan telah melaksanakan aktiviti menyelami pengalaman pengguna

dengan menemuramah peserta-peserta kursus di INTAN pada bulan September 2018. Seramai 10
orang peserta telah ditemuramah secara rawak bagi mengetahui masalah-masalah yang dihadapi
oleh peserta ini ketika mendapatkan nota rujukan daripada pengurus kursus. Gambar aktiviti
temuramah seperti di Lampiran 8a.

ii. Memerhati: Selain daripada menyelami pengalaman pengguna, kumpulan turut

memerhati tindak-tanduk peserta ketika mendapatkan nota rujukan. Kumpulan mendapati setiap kali
peserta ingin mendapatkan nota, peserta akan berbaris panjang menunggu giliran bagi
mendapatkan nota daripada pengurus kursus. Gambar aktiviti memerhati seperti di Lampiran 8b.

iii. Melibatkan diri: Kumpulan turut sama melibatkan diri dalam aktiviti mendapatkan nota
rujukan daripada pengurus kursus. Selain perlu beratur, ahli kumpulan turut mendapati bahawa
setiap “pen drive” yang digunakan perlu diimbas terlebih dahulu bagi memastikan “pen drive” bebas
virus. Aktiviti ini sekurang-kurang melibatkan 1-5 minit . Gambar aktiviti seperti di Lampiran 8c.

5
 3.0 TINDAKAN PENYELESAIAN DAN PEMBUKTIAN

2. TAKRIFAN (DEFINE)

Kumpulan telah mentakrifkan setiap dapatan yang diperolehi daripada langkah EMPATI dan telah
menghasilkan satu sudut pandangan (Point of View )(POV). Lampiran 6.

Pengguna Maklumat Menarik Penemuan Kami hendak

membantu
Betny, 45 tahun dari • Merupakan ketua Rasa trauma kerana Memudahkan Puan
Klinik Pergigian jabatan pen drive rosak Betny untuk
Luyang • Tidak mendapat akibat mendapatkan dan
nota yang menggunakan menyimpan nota
diemelkan awal. komputer orang lain rujukan yang boleh
• Tidak membawa untuk mengakses digunakan semasa
pendrive untuk dokumen dalam pen berkursus.
menyalin nota drive
rujukan. Keperluan nota
• Terpaksa ambil kursus yang boleh
gambar slide dirujuk pada bila-
dengan telefon. bila masa
• Pernah menggunakan
kehilangan data- telefon mudah alih.
data dalam
pendrive kerana
terkena virus
semasa
menggunakan
computer orang
lain.
• Sangat berhati-
hati sekiranya
terpaksa
menggunakan
pen drive di
computer orang
lain.

3. JANA IDEA (IDEATE)

Kumpulan telah menggunakan POV di atas sebagai panduan bagi menjana idea-idea
kreatif yang boleh digunakan bagi menyelesaikan isu cara pemberian nota yang dilihat
kurang efektif dan kurang efisien. Berdasarkan POV di atas, kumpulan hendaklah
membantu Puan Betny untuk mendapatkan dan menyimpan nota rujukan yang boleh
digunakan semasa berkursus. Untuk itu, kumpulan telah menggunakan tools SCAMPER
bagi membantu menghasilkan idea-idea kreatif.

Perbincangan kumpulan telah menggabung idea-idea terkini di mana penggunaan QR

Code, Google Drive dan telefon pintar telah digabungkan bagi menghasil idea kreatif bagi
penyelesaian masalah. Akhirnya projek Eznote terhasil dan dipilih oleh kumpulan.

6
 3.0 TINDAKAN PENYELESAIAN DAN PEMBUKTIAN

4. PROTOTYPE

Seterusnya kumpulan telah membangunkan prototype yang pertama dengan menggunakan

applikasi QR code, Google Form, Google Drive dan penggunaan telefon pintar.

QR KOD

GOOGLE
FORM

FOLDER
NOTA

PROTOTYPE 1 PROTOTYPE 2

7
 3.0 TINDAKAN PENYELESAIAN DAN PEMBUKTIAN

Kumpulan telah membina dua prototaip iaitu:

Prototaip 1 menggabungkan fungsi QR Code, Google form dan Google Drive.

Prototaip 2 menggabungkan fungsi QR Code dan Pocket Data JPA.

Berikut keselamatan dari segi dokumen dan penggunaan pangkalan data luar, kumpulan telah
beralih kepada penggunaan pangkalan data JPA iaitu PocketDatav2. Data yang tersimpan lebih
selamat kerana menggunakan pangkalan data dalam jabatan sahaja. Walau bagaimanapun,
pangkalan data tersebut masih boleh diakses oleh penjawat awam lain selagi mana pegawai
tersebut mendapat pautan ke simpanan data tersebut.

5. TEST

Kumpulan telah melaksanakan ujian pertama pada 31.10.2018. Berdasarkan ujian tersebut,
kumpulan telah menggunakan eZnote versi 1 bagi memberikan nota-nota kursus kepada peserta
kursus.

Sumber: Google Form bagi EZnote Peserta sedang ujicuba

Ujian kedua eZnote versi 2 telah dilaksanakan pada bulan Julai 2019. Versi terakhir eZnote
adalah menggunapakai QR Code dan Pocket data Jabatan Perkhidmatan Awam.

3.2

Sumber: PocketData bagi eZnote

8
 3.0 TINDAKAN PENYELESAIAN DAN PEMBUKTIAN

3.2 PERAKUAN DARIPADA PIHAK BERTAULIAH/BERKUASA

Merujuk kepada surat edaran daripada Ketua Pengarah, Unit Pemodenan Tadbiran dan
Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU) bil. MAMPU. BDPICT (S) 700-6/1/3 (7) bahawa
Penggunaan smartphone serta alat-alat komunikasi mudah alih yang mempunyai tahap
penggunaan yang meluas berupaya meningatkan sistem penyampaian perkhidmatan dengan
menyediakan saluran komunikasi yang cepat dan mudah untuk berhubung di antara kerajaan
dengan pelanggan dan di antara penjawat-penjawat awam yang lain.

9
4.0 KEBERHASILAN PROJEK – OUTCOME PROJEK & PEMBUKTIAN

4.1 PENCAPAIAN OUTCOME

i. Meningkatkan skor penilaian item “NOTA” dalam sistem i-itims:

Skor penilaian bagi item NOTA bagi tahun 2019 ialah 6.41 mata daripada mata
keseluruhan 7. Peningkatan daripada sebelum iaitu pencapaian 6.30 mata (90%),
meningkat ke 6.41 mata (91.6%). Perolahan data rasmi dijana melalui sistem ITIMS
INTAN.
Skor Penilaian NOTA dalam Sistem ITIMS Skor Penilaian NOTA dalam Sistem ITIMS 2019
BIL. Skor NOTA BIL. Skor NOTA BIL. Skor NOTA BIL. Skor NOTA BIL. Skor NOTA
1 6.83 21 6.19 41 6.50 1 6.67 21 6.81
2 6.73 22 5.86 42 6.16 2 6.60 22 6.16
3 6.48 23 6.53 43 6.70 3 6.33 23 6.05
4 6.53 24 6.20 44 6.47 4 5.85 24 7.00
5 6.10 25 6.50 45 6.15 5 6.47 25 6.55
6 6.29 26 6.67 46 6.65 6 6.69 26 6.22
7 6.00 27 5.81 47 6.44 7 6.25 27 6.44
8 6.31 28 5.80 48 6.40 8 6.50 28 6.38
9 6.15 29 5.70 49 6.57 9 6.52 29 6.31
10 6.32 30 6.18 50 6.52 10 6.62 30 6.83
11 6.75 31 6.07 51 6.06 11 6.19 31 6.57
12 6.68 32 6.07 52 6.81 12 6.73 32 6.46
13 5.90 33 6.32 53 6.25 13 6.34 33 6.86
14 5.67 34 4.40 54 6.80 14 5.71 34 6.06
15 6.33 35 5.17 55 6.70 15 6.41 35 6.17
16 6.63 36 6.28 56 6.40 16 7.00 36 5.69
17 6.53 37 6.41 57 6.49 17 6.16 37 6.55
18 6.37 38 5.92 58 6.25 18 5.95 38 6.34
19 6.59 39 7.00 59 6.41 19 6.64
20 6.06 40 6.59 20 6.60

JUMLAH 371.65 JUMLAH 243.68

PURATA 6.30 PURATA 6.41
Sebelum (2018) Selepas (2019)

ii. Mengurangkan aduan pelanggan/cadangan penambahbaikan mengenai pemberian nota

rujukan.

Pada tahun 2018, sebanyak 196 aduan dan cadangan penambahbaikan diterima daripada
1000 aduan/cadangan penambahbaikan adalah berhubung pemberian nota rujukan
kepada peserta. Setelah pelaksanaan eZnote pada tahun 2019, pihak INTAN telah
menerima 24 aduan/cadangan daripada keseluruhan 245 aduan/cadangan berhubung
penambahbaikan cara pemberian nota rujukan kepada peserta. Penurunan yang amat
ketara sebanyak 9.8% pada tahun 2019. Perolehan data rasmi dijana melalui Sistem ITIMS
INTAN.

2018 2019

Jumlah Cadangan diterima pelbagai kategori 1000 245

Aduan Penambahbaikan 196 24

Peratus 19.6% 9.8%

10
4.0 KEBERHASILAN PROJEK – OUTCOME PROJEK & PEMBUKTIAN
iii. Penjimatan kos percetakan –

Kos pencetakan bagi nota-nota rujukan adalah sebanyak RM3,099.82 bagi

tahun 2019 berbanding RM 4,727.45 pada tahun 2018. Pengurangan sebanyak
34.43 % pada tahun 2019. Data rasmi diperoleh daripada Unit Kewangan,
INTAN Kampus Sabah. Rujuk Lampiran 16.

PERKARA 2018 2019

Bayaran mesin Photostat RM RM

4,727.45 3099.82

iv. Pengurangan penggunaan kertas

Kos pembelian kertas bagi pencetakan nota-nota rujukan adalah sebanyak

RM 576.00 bagi tahun 2019 berbanding RM720.00 pada tahun 2018.
Pengurangan sebanyak 20% pada tahun 2019. Data rasmi diperoleh daripada
Unit Kewangan, INTAN Kampus Sabah. Rujuk Lampiran 17.

PERKARA 2018 2019

Pengurusan Penggunaan Kertas 50 40

v. Penjimatan masa

Berdasarkan kepada ujicuba yang dijalankan oleh kumpulan bagi mengenalpasti

tempoh masa yang diperlukan oleh seorang peserta bagi mengakses nota
softcopy dengan menggunakan pen drive, didapati seorang peserta mengambil
masa 1:12.01 minit bagi menyimpan nota dalam pen drive. Setelah inovasi
diperkenalkan, seorang peserta hanya memerlukan masa 00:06.76 saat bagi
mengimbas QR code dan memuatturun nota rujukan untuk digunakan semasa
kelas berlangsung. Pengurangan masa sebanyak 94.06% berbanding sebelum
inovasi diperkenalkan. Perbezaan masa adalah 52.506 minit. Data rasmi
diperoleh daripada hasil pemerhatian kumpulan semasa Kursus Horizon baharu
Kumpulan KIK pada 2 hingga 4 Julai 2019 dan Kursus Pemantapan Pengurusan
Tatatertib. Rujuk Lampiran 8.

PERKARA SEBELUM SELEPAS

Manual (eZnote)
(Pemacu Pena)
Tempoh masa untuk
mendapatkan nota dalam 56.005 minit 3.5 minit
setiap kursus (50 peserta)

11
4.0 KEBERHASILAN PROJEK – OUTCOME PROJEK & PEMBUKTIAN

vi. Meningkatkan kepuasan pelanggan dalam penggunaan eZnote.

Berdasarkan kepada kajian kepuasan pelanggan yang telah dilaksanakan sepanjang

tahun 2019, didapati bahawa skor penilaian kepuasan pelanggan bagi penggunaan
eZnote adalah pada mata 4 berdasarkan mata penuh 5. Memandangkan eZnote
adalah pada tahun pertama pelaksanaan, maka data kepuasan pelanggan tidak ada
bagi tahun sebelumnya. Data rasmi diperoleh melalui edaran Borang Kali Selidik
seperti di lampiran 9.

Bil. Skop Penilaian Markah Purata

1 Adakah anda mudah untuk 4

memasuki aplikasi ini?
2 Adakah pengggunaan eZnote ini 5
memudahkan anda memuat turun
nota pembelajaran kursus?
3 Adakah penggunggan eZnote ini 5
menjimatkan kos anda?

vii. Peningkatkan penggunaan eZnote bagi mengakses nota rujukan:

Penggunaan eZnote telah digunakan secara rasmi pada sejak Januari 2019 sebagai
inisiatif penambahbaikan mutu penyampaian perkhidmatan di INTAN Kampus
Sabah.Semenjak digunakan secara rasmi, seramai 183 orang peserta telah memuat
turun data melalui kaedah ini. Data rasmi ini diperolehi melalui jumlah penggunaan
eZnote yang direkodkan dalam google form. Rujuk Lampiran 10.

Bil. Senarai kursus Jumlah muat turun

1 Kursus Horizon Baharu KIK 35

2 Kursus WeServe 1

3 Kursus Perkhidmatan Kaunter 12

Cemerlang
4 Kursus Design Thinking 44

5. Kursus Myportfolio 5

6. Kursus Pengurusan Stor 34

7. Kursus Pemantapan Tatatertib 51
8. Kursus Kewangan 1

12
4.0 KEBERHASILAN PROJEK – OUTCOME PROJEK & PEMBUKTIAN

4.2 FAEDAH SAMPINGAN

i. Repositori nota dan slide bagi INSABAH

Penggunaan eZnote sekaligus telah menyediakan satu repositori Bahan-

Bahan Pembelajaran bagi semua kursus yang diadakan di INTAN Kampus Sabah.
Data pembuktian melalui Folder eZnote yang disimpan dalam PocketData.
Penyimpanan Bahan-Bahan Pembelajaran ini dapat memastikan bahan-bahan ini
tersimpan selamat dan dapat diakses oleh tenaga pengajar yang lain pada bila-bila
masa selagi mana pegawai tersebut bertugas dalam INTAN.

Sebelum (2018) Selepas (2019)

13
5.0 KEBERHASILAN PROJEK – IMPAK PROJEK & PEMBUKTIAN

5.1 PENCAPAIAN OUTCOME

i. Peningkatan skor penilaian kursus keseluruhan

Skor penilaian kursus telah meningkat daripada 6.30 mata berdasarkan 7 mata penuh
kepada 6.60 mata pada tahun 2019. Rujuk jadual di sebelah bagi data perbandingan tahun
2018 dan 2019. Rujuk lampiran 11 untuk data perbandingan tahun 2018 dan 2019. data
dijana melalui Sistem iTims INTAN.

ii. Peningkatan Imej Jabatan

Pada tahun 2019, INTAN Sabah telah menerima lawatan daripada 5 jabatan bagi
sesi benchmarking bersama INTAN Sabah dalam inovasi penyampaian perkhidmatan.
Jabatan-jabatan yang terlibat adalah jabatan Pendaftar Universiti Malaysia Sabah, Jabatan
Perangkaan Sabah, Majlis Perbandaran Tawau, INSAN Negeri Sabah dan Pasukan Projek
Sabah. Inovasi sebegini secara tidak langsung telah meningkatkan imej INTAN sebagai
peneraju kecemerlangan dalam perkhidmatan awam dan sebagai jabatan yang boleh
dicontohi. Gambar-gambar lawatan seperti di Lampiran 12.

iii. Membudayakan Revolusi Perindustrian 4.0 di kalangan penjawat

Awam

Salah satu outcome yang ingin dicapai dalam Pelan Strategik Latihan ICT Sektor
Awam 2016-2020 adalah melahirkan penjawat awam yang digital savvy ke arah kerajaan
digital. INTAN merupakan institusi utama bagi penjawat awam untuk menimba ilmu
pengetahuan. Sebagai sebuah institusi latihan kerajaan yang utama, usaha penggunaan
automasi dan cloud computing seperti eZnote telah membantu melonjakkan lagi
pencapaian ke arah melahirkan penjawat awam yang digital savvy. Berdasarkan kaji
selidik yang dijalankan ke atas penggunaan eZnote, 90% bersetuju bahawa usaha
memperkenalkan penggunaan cloud computing, big data analysis dalam eZnote dan
seumpamanya akan dapat membuka minda dan keterbukaan penjawat awam untuk
menerima perubahan ke arah kerajaan digital dalam era Revolusi Perindustrian 4.0. Rujuk
Lampiran 13 untuk perincian PSLISA 2016-2020

5.2 FAEDAH SAMPINGAN

Jabatan tidak perlu melantik atau membayar vendor untuk membangunkan sistem
eZnote tersebut. Dengan kepakaran ICT INSABAH yang ada, sistem ini dibuat
dengan mudah dan menepati kehendak pelanggan serta tidak mempunyai kos.

14
 6.0 POTENSI PEMBANGUNAN INOVASI

6.1 TAHAP KETERSEDIAAN TEKNOLOGI / SISTEM/ PROSES

Penggunaan eZnote merupakan platform rasmi bagi perkongsian nota rujukan

di INTAN Kampus Sabah. eZnote telah dimasukkan ke dalam proses kerja
bagi setiap Perunding Latihan dan Penolong Perunding Latihan yang
bertindak sebagai Pengurus Kursus bagi menggunakan eZnote sebagai
platform perkongsian nota rujukan. Rujuk Lampiran 14 sebagai pembuktian
bagi tahap ketersediaan proses bagi penggunaan eZnote.

6.2 TAHAP REPLIKASI ATAU PENGKOMERSIALAN

Kumpulan Bayu Kinabalu telah bersedia untuk replikasi Projek eZnote kepada
instituasi latihan awam yang lain seperti Pusat Latihan Rela, Institut Perguruan Kent,
INSAN, Institut Aminudin Baki cawangan Sabah. Emel hebahan untuk jabatan-jabatan
ini adalah seperti di lampiran 15.

15
 6.0 LAMPIRAN

LAMPIRAN 1: SURAT KELULUSAN DAN PELANTIKAN KUMPULAN ‘BAYU KINABALU II’

 6.0 LAMPIRAN

LAMPIRAN 1: SURAT KELULUSAN DAN PELANTIKAN KUMPULAN ‘BAYU KINABALU II’

 6.0 LAMPIRAN

LAMPIRAN 2: FUNGSI UTAMA JABATAN DAN UNIT LATIHAN

Sumber: laman sesawang INTAN Bukit Kiara

https://www.intanbk.intan.my/iportal/index.php/
ms/32-faq/am/213-1-apakah-fungsi-intan
 6.0 LAMPIRAN

LAMPIRAN 3: KAITAN DENGAN EKOSISTEM SEMASA

Keratan Akhbar The Malaymail, 18 April 2019

Sumber: Keratan Akhbar The Malaymail,

18 April 2019
 6.0 LAMPIRAN

LAMPIRAN 4: JUMLAH KURSUS 2018 DALAM SISTEM ITEMS

Sumber: Sistem ITIMS INTAN

 6.0 LAMPIRAN

LAMPIRAN 4: JUMLAH KURSUS 2018 DALAM SISTEM ITIMS- Sambungan

Sumber: Sistem ITIMS INTAN

 6.0 LAMPIRAN
LAMPIRAN 5: CADANGAN PENAMBAHBAIKAN YANG DITERIMA MELALUI SISTEM
ITIMS

Sumber: Sistem ITIMS INTAN

 6.0 LAMPIRAN
LAMPIRAN 5: CADANGAN PENAMBAHBAIKAN YANG DITERIMA MELALUI SISTEM
ITIMS- samb,

Sumber: Sistem ITIMS INTAN

 6.0 LAMPIRAN
LAMPIRAN 5: CADANGAN PENAMBAHBAIKAN YANG DITERIMA MELALUI SISTEM
ITIMS- samb.

Sumber: Sistem ITIMS INTAN

 6.0 LAMPIRAN
LAMPIRAN 5: CADANGAN PENAMBAHBAIKAN YANG DITERIMA MELALUI SISTEM
ITIMS- samb.

Sumber: Sistem ITIMS INTAN

 6.0 LAMPIRAN
LAMPIRAN 5: CADANGAN PENAMBAHBAIKAN YANG DITERIMA MELALUI SISTEM
ITIMS- samb.

Sumber: Sistem ITIMS INTAN

 6.0 LAMPIRAN

LAMPIRAN 6: Analisis Ulasan NOTA dalam Sistem Itims

Sumber: Sistem ITIMS INTAN

 6.0 LAMPIRAN

LAMPIRAN 6: Analisis Ulasan NOTA dalam Sistem Itims

Sumber: Sistem ITIMS INTAN

 6.0 LAMPIRAN

LAMPIRAN 7: SASARAN OUTCOME DAN IMPAK

Jadual 3: Skor NOTA bagi tahun 2018

Skor Penilaian NOTA dalam Sistem ITIMS

BIL. Skor NOTA BIL. Skor NOTA BIL. Skor NOTA
1 6.83 21 6.19 41 6.50
2 6.73 22 5.86 42 6.16
3 6.48 23 6.53 43 6.70
4 6.53 24 6.20 44 6.47
5 6.10 25 6.50 45 6.15
6 6.29 26 6.67 46 6.65
7 6.00 27 5.81 47 6.44
8 6.31 28 5.80 48 6.40
9 6.15 29 5.70 49 6.57
10 6.32 30 6.18 50 6.52
11 6.75 31 6.07 51 6.06
12 6.68 32 6.07 52 6.81
13 5.90 33 6.32 53 6.25
14 5.67 34 4.40 54 6.80
15 6.33 35 5.17 55 6.70
16 6.63 36 6.28 56 6.40
17 6.53 37 6.41 57 6.49
18 6.37 38 5.92 58 6.25
19 6.59 39 7.00 59 6.41
20 6.06 40 6.59

JUMLAH 371.65
PURATA 6.30
Sumber: Sistem ITIMS INTAN

Jadual 4: Skor latihan bagi tahun 2018

SKOR KURSUS BAGI TAHUN 2018
BULAN SKOR KURSUS
JANUARI 6.67
FEBRUARI 6.53
MAC 6.53
APRIL 6.39
MEI 6.48
JULAI 6.33
OGOS 6.40
SEPTEMBER 6.55
OKTOBER 6.59
NOVEMBER 6.41
DISEMBER -
PURATA 6.49
Sumber: Sistem ITIMS INTAN
 6.0 LAMPIRAN

LAMPIRAN 8: KAEDAH PENGHASILAN PROJEK

Lampiran 8a. Gambar Aktiviti Menyelami

Lampiran 8b. Gambar Aktiviti Memerhati

Masa 1:12.01 minit

Peserta beratur panjang di meja komputer untuk mendapatkan nota

Masa 00:06.76 saat

Peserta serentak mendapat nota dengan menggunakan eZnote
 6.0 LAMPIRAN

LAMPIRAN 8: KAEDAH PENGHASILAN PROJEK

Lampiran 8c. Gambar Aktiviti Melibatkan Diri

Aktiviti imbas pen drive Aktiviti salin nota rujukan

eZnote
 6.0 LAMPIRAN

LAMPIRAN 9: BORANG KAJI SELIDIK PENGGUNAAN APLIKASI EZNOTE DI INTAN

KAMPUS SABAH
 6.0 LAMPIRAN

LAMPIRAN 10: DATA PENGGUNAAN EZNOTE MELALUI GOOGLE FORM

Sumber: Google Form EZNote

 6.0 LAMPIRAN

LAMPIRAN 11: JADUAL PERBANDINGAN SKOR PENILAIAN KURSUS

SKOR KURSUS BAGI TAHUN 2018 SKOR KURSUS BAGI TAHUN 2019
BULAN SKOR KURSUS BULAN SKOR KURSUS
JANUARI 6.67 JANUARI 6.64
FEBRUARI 6.53 FEBRUARI 6.59
MAC 6.53 MAC 6.62
APRIL 6.39 APRIL 6.60
MEI 6.48 MEI 6.60
JULAI 6.33 JULAI 6.54
OGOS 6.40 OGOS 6.66
SEPTEMBER 6.55 SEPTEMBER 6.54
OKTOBER 6.59 OKTOBER 6.61
NOVEMBER 6.41 NOVEMBER -
DISEMBER - DISEMBER -
PURATA 6.49 PURATA 6.60 Sumber: Sistem ITIMS INTAN

LAMPIRAN 12: PENINGKATAN IMEJ JABATAN

Majlis Perbandaran Tawau INSAN Negeri Sabah

Jabatan Perangkaan Negeri

Pasukan Projek Sabah
Sabah

Sumber: Unit Percetakan dan Penerbitan

INTAN
Jabatan Pendaftar, UMS
 6.0 LAMPIRAN

LAMPIRAN 13: MENYOKONG KE ARAH PENCAPAIAN PELAN STRATEGIK

LATIHAN ICT SEKTOR AWAM (PSLISA) 2016-2020

Sumber: Pelan Srategik Latihan ICT Sektor Awam (PSLISA) 2016-2020

 6.0 LAMPIRAN

LAMPIRAN 14: Myportfolia Perunding Latihan dan Penolong Perunding Latihan INTAN
Kampus Sabah

Sumber: MyPortfolio Perunding Latihan dan Penolong Perunding Latihan

INTAN Kampus Sabah
 6.0 LAMPIRAN

LAMPIRAN 15: EMEL HEBAHAN EZNOTE KE INSTITUT LATIHAN AWAM YANG

LAIN DI SABAH

Sumber: MyPortfolio Perunding Latihan dan Penolong Perunding Latihan

INTAN Kampus Sabah
 6.0 LAMPIRAN

LAMPIRAN 16: DATA PENGURUSAN PENGGUNAAN KERTAS A4

SUMBER : KAD KAWALAN STOK

 6.0 LAMPIRAN

LAMPIRAN 17: DATA KOS PERCETAKAN

Bacaan Mesin Photostat 2018 Bacaan Mesin Photostat 2019

SUMBER : BAUCAR BAYARAN MESIN PHOTOSTAT