Professional Documents
Culture Documents
Protokol Dalam Pengurusan Majlis
Protokol Dalam Pengurusan Majlis
PENDAHULUAN
Aspek protocol dalam pengurusan pelbagai majlis rasmi atau formal akan meliputi perkara-perkara
berikut:
1. Jawatankuasa
2. Tempat Majlis
3. Penyediaan Senarai Jemputan
4. Aturcara Majlis
5. Kesesuaian Pakaian Dalam Majlis
6. Penulisan Dan Pengedaran Kad Jemputan
7. Pemilihan Menu
8. Susunan Keutamaan
9. Panggilan Hormat
10. Susunan Tempat Duduk
11. Pengacaraan Majlis Formal
12. Penyediaan Aturcara Pentadbiran
13. Peranan Penyambut Tetamu
14. Raptai
15. Nilai-Nilai Islam
16. Post-Mortem
1. JAWATANKUASA
Dalam perlaksanaan sesuatu majlis, jawatankuasa adalah penting. Jawatankuasa yang
dimaksudkan di sini bukanlah jawatankuasa yang ditubuhkan khas untuk sesuatu majlis atau
jawatankuasa yang ditubuhkan secara `adhoc, tetapi satu jawatankuasa tetap yang mempunyai
ahli yang terhad bilangannya dan mempunyai tugas dan tanggungjawab yang ditetapkan. Di
peringkat persekutuan, semua majlis rasmi kerajaan dikelolakan oleh sebuah jawatankuasa yang
dikenali sebagai Jawatankuasa Majlis Rasmi atau `Official Functions Committee. Jawatankuasa
ini mempunyai ahli-ahli seperti berikut:
Pengerusi - Timbalan Ketua Setiausaha Kanan,
Jabatan Perdana Menteri.
Timbalan Pengerusi - Ketua Protokol, Kementerian Luar Negeri
Setiausaha - Setiausaha Bahagian Istiadat,
Jabatan Perdana Menteri.
Ahli-Ahli -i) Setiausaha Bahagian Pentadbiran dan Kewangan,
Jabatan Perdana Menteri.
ii) Pengarah Belanjawan, Kementerian Kewangan.
iii) Pengarah Jabatan Kerja Raya, Wilayah Persekutuan.
iv) Ketua Pengarah, Dewan Bandaraya Kuala Lumpur.
v) Pengarah Pengurusan,
Polis DiRaja Malaysia, Bukit Aman.
vi) Ketua Staff Jawatan Anggota, Kementerian Pertahanan.
vii) Timbalan Ketua Setiausaha, Kementerian Penerangan.
Bahagian Istiadat di Jabatan Perdana Menteri menjadi urusetia kepada Jawatankuasa ini. Bagi
melicinkan pelaksanaan perjalanan sesuatu majlis di peringkat agensi maka adalah perlu setiap
agensi mempunyai satu jawatankuasa majlis rasmi yang tetap yang akan merancang dan
(1)
4 2 1 3 5
(2)
2 1 3
8 6 4 5 7 9
Rajah 2 menunjukkan bahawa bilangan (1) ialah tetamu kehormat manakala bilangan (4) hingga
seterusnya merupakan tetamu lain. Tetamu di bilangan (4) dan (5) adalah merupakan tetamu
yang terkanan yang duduk bersetentangan dengan tetamu kehormat kerana kedudukan yang
paling hampir dengan tetamu kehormat selepas bilangan (2) dan (3). Dalam keadaan ini bilangan
(4) adalah lebih kanan daripada bilangan (5) kerana bilangan (4) ialah di sebelah kanan tetamu
kehormat.
(3)
4 2 1 3 5
8 9
10 11
Rajah 3 menunjukkan bahawa bilangan (1) ialah tetamu kehormat dan bilangan (2) hingga (5)
ialah tetamu yang duduk di pentas khas manakala bilangan (6) hingga (11) ialah tetamu yang lain.
Kedudukan ini secara seiring. Dalam situasi ini tetamu di bilangan (6) dan (7) ialah tetamu yang
terkanan selepas tetamu bilangan (4) dan (5) kerana mereka duduk berhampiran dengan tetamu
kehormat walaupun secara mengiring. Di antara bilangan (6) dan (7), bilangan 6 ialah lebih
kanan kerana ia di sebelah kanan tetamu kehormat. Kekananan bermula dari sebelah tetamu
kehormat hanya terpakai bagi bilangan angka ganjil (3), (5), (7) dan seterusnya. Bagi bilangan
angka genap pula, kekananan bermula dari sebelah kiri tetamu kehormat.
3 1 2 4
Rajah 4 menunjukkan bahawa kekananan bermula dari kiri tetamu kehormat kerana jumlah
bilangan tetamu di pentas ialah angka genap.
(5)
Pasangan 3
Pasangan 1
Pasangan 2
Rajah 5 menunjukkan semua isteri duduk dalam deretan sebelah kiri manakala semua suami
duduk dalam deretan sebelah kanan. Jika jemputan tersebut atas nama isteri dan suami hadir
kerana mengikut jemputan isteri, maka kedudukannya berlainan sedikit iaitu suami akan
mengambil tempat duduk dalam deretan isteri.
(6)
Pasangan 1
Pasangan 2
Pasangan 3
Rajah 6 menunjukkan keadaan di mana tetamu nombor (2) ialah perempuan dan kerana jemputan
di atas namanya, maka suaminya duduk di deretan isteri tetamu lain. Ini menunjukkan bahawa
status isterinya pada masa itu lebih tinggi dari suaminya. Bagi tetamu yang tidak di pentas khas,
kekananan bermula dari sebelah kanan tetamu kehormat.
Pasangan 3
Pasangan 2
Pasangan 1
3 2 1 1 2 3
12 11 10 9 8 7 7 8 9 10 11 12
18 17 16 15 14 13 13 14 15 16 17 18
A B
Rajah 7 menunjukkan bahawa semua suami atau yang dijemput duduk di sebelah Blok A
manakala isterinya (atau pasangan hidupnya, jika jemputan nama isteri) duduk di Blok B pada
umumnya semua suami duduk di Blok A dan semua isteri duduk di Blok B mengikut susunan
keutamaan masing-masing. Susunan keutamaan suami mengikut susunan keutamaan isteri dan
susunan keutamaan isteri mengikut susunan keutamaan suami.
(8)
3 2 1 4
I S I S I S S I S I S I
I S I S I S S I S I S I
A B
(9)
MEJA KHAS
Rajah 9 menunjukkan kedudukan tetamu kehormat dan tuan rumah serta isteri masing-masing.
Dalam keadaan demikian, tetamu kehormat akan berpeluang untuk bercakap dengan orang lain
iaitu di sebelah kanannya isteri tuan rumah manakala di sebelah kirinya tuan rumah. Bagi tuan
rumah pula, kanannya ialah tetamu kehormat manakala di sebelah kirinya ialah isteri tetamu
kehormat.
( 10 )
Suami Isteri
Isteri Suami
Suami Isteri
Isteri Suami
Suami Isteri
9 7 5 3 1 2 4 6 8 10
MEJA KHAS
Rajah 10 menunjukkan kedudukan bagi tetamu lain yang duduk di meja khas, suami isteri
hendaklah duduk berjauahan dan berselang seperti dalam rajah.
11 9 7 5 3 1 2 4 6 8 10 12
(I) (S) (I) (S) (I) (S) (S) (I) (S) (I) (S) (I)
MEJA KHAS
( 12 )
11 9 7 5 3 1 2 4 6 8 10 12
(S) (I) (S) (I) (S) (S) (I) (I) (S) (I) (S) (I)
MEJA KHAS
Rajah 12 menunjukkan bahawa bilangan (10) ialah lelaki dan bilangan (12) ialah perempuan dan
ini boleh ditukar iaitu bilangan (10) berpindah ke bilangan (12) dan bilangan (12) berpindah ke
bilangan (10). Andainya perbezaan status mereka terlampau jauh, maka hendaklah dibiarkan.
Pertukaran hanya dibuat apabila status mereka lebih kurang sama.
4 2 1 3 5
S I I S S I S I I S
MEJA KHAS
S S S S
1 2 4 3
I I I I
S S S S
5 6 8 7
I I I I
MEJA MEJA
PANJANG PANJANG
S S S S
9 10 12 11
I I I I
S S S S
13 14 16 15
I I I I
S S S S
17 18 20 19
I I I I
( 14 )
9 7 5 3 1 2 4 6 8 10
(S) (I) (S) (I) (S) (S) (I) (I) (S) (I)
MEJA KHAS
1 S S 2 4 S S 3
5 I I 6 8 I I 7
9 S S 10 12 S S 11
13 I I 14 16 I I 15
17 S S 18 20 S S 19
21 I I 22 24 I I 24
25 S S 26 28 S S 27
29 I I 30 32 I I 31
33 S S 34 36 S S 35
37 I I 38 40 I I 39
1 2
Tetamu Utama Tuan Rumah
3 4
Isteri Isteri
Tetamu Utama Tuan Rumah
5 6
Suami Suami
Isteri 7 8 Isteri
Rajah 15, Jika tetamu utama dan tuan rumah duduk bersebelahan dengan isteri masing-masing
maka tetamu-tetamu yang lain pun duduk sedemikian seperti dalam rajah. Ini adalah bagi meja
utama.
( 16 )
ISTERI DUDUK BERSILANG
1 3
Tetamu Utama Tuan Rumah
2 4
Isteri Isteri
Tuan Rumah Tetamu Utama
5 6
Suami Suami
7 8
Isteri Isteri
Isteri Duduk Bersilang
( 17 )
SUSUNAN MEJA BULAT BAGI MAJLIS DIRAJA
PENTAS
22 14 13 21
12 11
20 10 PENTAS 9 19
8 TARIAN 7
BUDAYA
18 6 5 17
4 3
16 2 1 15
MEJA UTAMA
( 18 )
SUSUNAN MEJA TANPA PENTAS KEBUDAYAAN
PENTAS
P
22 14 E 13 21
12 R 11
H
20 10 I 9 19
8 A 7
S
18 6 A 5 17
4 N 3
16 2 1 15
MEJA UTAMA
Masa
Keterangan yang merupakan urutan acara secara terperinci.
Pegawai yang bertanggungjawab.
Aturcara pentadbiran adalah dokumen yang sangat penting kerana ianya menggariskan secara
terperinci semua tindakan yang perlu dilakukan oleh seseorang yang terlibat bagi sesuatu acara.
Tetamu khas
Juruacara
iv) Troli hadiah dan alas
v) Dulang hadiah dan alas
vi) Persembahan
Multimedia
Koir/nasyid
vii) Hiasan bunga-bunga hidup
Tangga pentas
Rostrum
viii) Lain-lain
19. PERKARA-PERKARA LAIN YANG JUGA PENTING
i) Merancang beberapa alternatif: Jika hujan atau terputus bekalan letrik?
ii) Memastikan disiplin terjamin: Memaklum kepada orang bawahan dan pergerakan keluar
masuk dewan yang palin minimal.
iii) Memstikan khidmat seranta kemas:
Arahan duduk
Tidak puashati dengan keadaan
Tertib ketika majlis sedang berjalan
Cara mula makan (dalam majlis jamuan)
vi) Majlis tamat