KAEDAH PENUBUHAN KELAB/PERSATUAN

1. OBJEKTIF

1.1 Menjelaskan matlamat dan tujuan penubuhan kelab atau persatuan di IPT dalam
konteks kependidikan dan kepimpinan

1.2 Memberi Pengetahuan dan kefahaman kepada peserta bengkel kaedah atau tatacara
untuk menubuhkan persatuan/kelab di IPT masing-masing

1.3 Memberi keyakinan diri kepada peserta untuk memimpin, mengurus,menyelia dan
melaksanakan operasi/kegiatan persatuan/kelab pengguna di IPT masing-masing.

2. PERSATUAN/KELAB

2.1 Definisi:

Sesuatu entiti kumpulan yang berstruktur, berpelembagaan, berperaturan dan

berkepimpinan yang dianggotai oleh Ahli-ahli yang berdaftar, mempunyai minat,
kegemaran, hasrat dan kecenderungan yang sama serta bertujuan untuk saling
bekerjasama, bantu membantu dan berkongsi sumber dalam melaksanakan aktiviti dan
mencapai cita-cita serta matlamat berpersatuan/kelab yang telah ditetapkan dan
dipersetujui bersama.

2.2 Matlamat/Tujuan penubuhan persatuan/kelab

Menyediakan peluang dan ruang kepada rakan pelajar yang mempunyai minat, kegemaran,
hasrat dan kecenderungan yang sama untuk bergabung dan menggembeling tenaga, ilmu
dan idea dibawah satu pimpinan dan pertubuhan. Kemudian berkongsi mengadakan aktiviti
yang lebih besar,sehat dan bermakna supaya boleh dimanaafatkan oleh semua ahli dan
komuniti.

3. BAGAIMANA MENUBUHKAN KELAB ATAU PERSATUAN

Umumnya kita akan juruskan perbincangan kepada 4 langkah tatacara penubuhan

persatuan/kelab yang biasa dilaksanakan.

3.1 LANGKAH 1 : Mewujudkan Jawatankuasa Penaja

3.1.1 Atas kesedaran diri Pemimpin pelajar (semua yang ada dalam bengkel
ini) menubuhkan jawatankuasa Penggerak/Jawatankuasa Penaja
dengan menyenaraikan diri sebagai AJK Penaja .Jawatankuasa Penaja
ini terdiri dari:-
 a. Pengerusi
b. Naib Pengerusi
c. Setiausaha
d. Bendahari
e. 6-7 Ahli AJK biasa

3.1.1 AJK Penaja mengadakan Mesyuarat sesama sendiri bagi membincangkan perkara
berkaitan penubuhan kelab, matlamat dan tujuan, merangka strategi kelulusan,peraturan-
peraturan, perlembagaan,keahlian, kegiatan/aktiviti, dan lain-lain maklumat berkaitan kelab .

3.1.2 Mesyuarat ini mesti ada agendanya, setiap perbincangan diminitkan dan difailkan
/didokumentasikan.

3.1.3 Pelaksanaan tugas hasil mesyuarat ikut adalah mengikut jawatan masing-masing.

3.2 LANGKAH 2 : Hebahan Umum dan Persetujuan/Mandat dari

Warga/Komuniti

3.2.1 AJK Penaja mengadakan Mesyuarat Agung Penajaan/Majlis Pertemuan dengan

keseluruhan pelajar/warga kampus untuk membentangkan hasrat dan mendapat restu
persetujuan semua ahli.

3.2.2 Urusan surat-menyurat , jemputan yang dikeluarkan adalah atas nama

AJK Penaja.

contohnya: Kelab Pengguna IPG Kampus Tuanku Bainun

Alamat:..

3.2.3 Semua surat ditandatangani oleh Pengerusi AJK Penaja.

3.2.4 Cadangan Agenda:

1. Ucapan Aluan Pengerusi
2. Pembentangan Senarai Nama JK Penaja (Bayangan) untuk mendapat persetujuan
ahli mesyuarat.

3. Penjelasan/Penerangan tujuan Penubuhan Kelab

3.2.5 Setia usaha minit dan dokumentasikan mesyuarat.

3.3 LANGKAH 3 : Mendapatkan Kelulusan Pendaftar Kelab/Persatuan

3.3.1 Tanggung Jawab AJK Penaja sebelum mendapat kelulusan Pendaftar
3.3.1.1 Menyediakan Perlembagaan Kelab/Persatuan Mengikut nasihat pendaftaran
(Boleh dapatkan contoh dari pendaftar pertsatuan).
3.3.1.2 Mengadakan Mesyuarat Agung Khas - Membentangkan Perlembagaan untuk
bincang dan meluluskan perlembagaan KECUALI kalau mesyuarat agung yang lalu
telah memberi mandat/kepercayaan sepenuhnya kepada JK penaja untuk meluluskan
perlembagaan itu maka mesyuarat khas ini tidak perlu dibuat.

3.3.1.3 Jawatankuasa penaja menulis permohonan rasmi kepada Pendaftar

(Pengarah,Pengetua atau Guru Besar) dengan menyertakan dokuman termasuk
perlembagaan yang telah dipersetujui di atas.

3.3.1.4 Merancang/merangka aktiviti Tahunan. (Aktiviti hanya boleh dilaksanakan

apabila persatuan/kelab telah diluluskan dan didaftarkan secara sah oleh pendaftar
surat kelulusan sebagai dokumen bukti disimpan untuk rujukan)
3.3.2 Selepas Mendapat Kelulusan

3.3.2.1 JK Penaja mengadakan Mesyuarat AGUNG

3.3.2.2 Membuat dan mengedar Notis Mesyuarat Agung dan borang cadangan usul.
3.3.2.3 Draf Aktiviti/kegiatan persatuan/kelab
3.3.2.4 Membuat Surat jemputan Mesyuarat Agung kepada semua ahli.
3.3.2.5 Melaksanakan & Mengendali Mesyuarat Agung

Antara Agenda Mesyuarat:-

1. Ucapan Aluan Pengerusi
2. Pengesahan Minit Mesyuarat
3. Perkara Berbangkit
4. Melantik JK Persatuan/Kelab (bilangan AJK hendaklah mengikut perlembagaan)
AJK Penaja boleh diganti jika ada persetujuan.

5. Membentang & membaca kandungan perlembagaan untuk maklumat ahli (Sekiranya

terdapat pindaan yang dibuat oleh pihak pendaftar)

6. Membentang & mengesahkan Laporan Kewangan persatuan/Kelab berakhir

pada..(jika sebelum ini JK penaja mendapat sumbangan/kutipan kewangan
drp mana-mana pihak).

7. Bincang Usul-usul yang diterima termasuk usul-usul dari JK

8. Ucapan Penangguhan
3.4 LANGKAH 4 : Melaksana Tanggungjawab sebagai AJK Baru

3.4.1 JK persatuan/kelab yang telah dilantik dalam mesyuarat agung perlu mengadakan
Mesyuarat JK secepat mungkin untuk membincang, melaksanakan usul atau aktiviti
yang telah dirancangkan.

3.4.2 Contoh Agenda Mesyuarat JK ialah:-

1. Ucapan Aluan Pengerusi

2. Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat JK yang lalu
3. Perkara Berbangkit
4. Membentang & mengesahkan Penyata Kewangan yang berakhir
pada:.
5. Membincangkan usul-usul dan tindakan pelaksanaan (usul yang telah diluluskan dlm
mesyuarat agung yang lalu).
6. Membincangkan aktiviti tahunan
7. Hal-hal lain

3.4.3 Perbincangan perlu diminitkan utuk tujuan rekod dan rujukan

tindakan.

LAMPIRAN 1 : RUMUSAN PROSEDUR PENUBUHAN PERSATUAN/KELAB

Prosedur Penubuhan:

1. Mewujudkan/Penubuhan Jawatankuasa Penaja (Minimum 7 org Ahli)

2. Mengadakan Mesyuarat JK Penaja- Bincang Persediaan Penubuhan.
3. Membina dan menyediakan Draf Perlembagaan Persatuan dan Peraturan
Persatuan Kelab/Persatuan.
4. Draf Aktiviti Tahunan.
5. Mengadakan Majlis perjumpaan / Mesyuarat Agung Penajaan dgn ahli
5. Surat Permohonan Penubuhan Kelab dan Persatuan (Penaja).
6. Surat Kelulusan Penubuhan oleh Pendaftar Kelab dan Persatuan
(Pengarah/Pengetua/Guru Besar) institusi masing-masing.
7. Pengendalian Mesyuarat Agung (Tjwb Jawatankuasa Penaja):
i. Notis Mesyuarat Agung, Edar borang Usul
ii. Surat Jemputan Mesyuarat
iii. Mesyuarat Agung.

a. Pelantikan pengerusi dan AJK

b. Perbincangan Perlembagaan (persetujuan/pindaan)
c. Peraturan-peraturan
 d. Sumber Kewangan Persatuan
e. Cadangan Aktiviti

Hal-hal lain
iv.Mencatat Minit
8. Pengurusan, Pelaksanaan aktiviti kelab dan Pemantauan(T/Jwb AJK Kelab)
9. Dokumentasi dan system fail
10. Pengauditan.