PENUBUHAN PERSATUAN/KELAB 1. OBJEKTIF 1.

1 Menjelaskan matlamat dan tujuan penubuhan kelab atau persatuan di IPT dalam konteks kependidikan dan kepimpinan 1.2 Memberi Pengetahuan dan kefahaman kepada peserta bengkel kaedah atau tatacara untuk menubuhkan persatuan/kelab di IPT masing-masing 1.3 Memberi keyakinan diri kepada peserta untuk memimpin, mengurus,menyelia dan melaksanakan operasi/kegiatan persatuan/kelab pengguna di IPT masingmasing. 2. PERSATUAN/KELAB 2.1 Definisi: Sesuatu entiti kumpulan yang berstruktur, berpelembagaan, berperaturan dan berkepimpinan yang dianggotai oleh Ahli-ahli yang berdaftar, mempunyai minat, kegemaran, hasrat dan kecenderungan yang sama serta bertujuan untuk saling bekerjasama, bantu membantu dan berkongsi sumber dalam melaksanakan aktiviti dan mencapai cita-cita serta matlamat berpersatuan/kelab yang telah ditetapkan dan dipersetujui bersama. 2.2 Matlamat/Tujuan penubuhan persatuan/kelab Menyediakan peluang dan ruang kepada rakan pelajar yang mempunyai minat, kegemaran, hasrat dan kecenderungan yang sama untuk bergabung dan menggembeling tenaga, ilmu dan idea dibawah satu pimpinan dan pertubuhan. Kemudian berkongsi mengadakan aktiviti yang lebih besar,sehat dan bermakna supaya boleh dimanaafatkan oleh semua ahli dan komuniti. 3. BAGAIMANA MENUBUHKAN KELAB ATAU PERSATUAN Umumnya kita akan juruskan perbincangan kepada 4 langkah tatacara penubuhan persatuan/kelab yang biasa dilaksanakan. 3.1 LANGKAH 1 : Mewujudkan Jawatankuasa Penaja

3.1.1 Atas kesedaran diri Pemimpin pelajar (semua yang ada dalam bengkel ini) menubuhkan jawatankuasa Penggerak/Jawatankuasa Penaja dengan menyenaraikan diri sebagai AJK Penaja .Jawatankuasa Penaja ini terdiri dari:a. Pengerusi b. Naib Pengerusi c. Setiausaha d. Bendahari e. 6-7 Ahli AJK biasa 3.1.1 AJK Penaja mengadakan Mesyuarat sesama sendiri bagi membincangkan perkara berkaitan penubuhan kelab, matlamat dan tujuan, merangka strategi kelulusan,peraturan-peraturan, perlembagaan,keahlian, kegiatan/aktiviti, dan lainlain maklumat berkaitan kelab . 3.1.2 Mesyuarat ini mesti ada agendanya, setiap perbincangan diminitkan dan difailkan /didokumentasikan 3.1.3 Pelaksanaan tugas hasil mesyuarat ikut adalah mengikut jawatan masingmasing.

3.2 LANGKAH 2 : Hebahan Umum dan Persetujuan/Mandat dari Warga/Komuniti 3.2.1 AJK Penaja mengadakan Mesyuarat Agung Penajaan/Majlis Pertemuan dengan keseluruhan pelajar/warga kampus untuk membentangkan hasrat dan mendapat restu persetujuan semua ahli. 3.2.2 Urusan surat-menyurat , jemputan yang dikeluarkan adalah atas nama AJK Penaja. contohnya: Kelab Pengguna IPG Kampus Tuanku Bainun Alamat:.. 3.2.3 Semua surat ditandatangani oleh Pengerusi AJK Penaja. 3.2.4 Cadangan Agenda: 1. Ucapan Aluan Pengerusi 2. Pembentangan Senarai Nama JK Penaja (Bayangan) untuk mendapat persetujuan ahli mesyuarat.

3. Penjelasan/Penerangan tujuan Penubuhan Kelab 3.2.5 Setia usaha minit dan dokumentasikan mesyuarat. 3.3 LANGKAH 3 : Mendapatkan Kelulusan Pendaftar Kelab/Persatuan 3.3.1 Tanggung Jawab AJK Penaja sebelum mendapat kelulusan Pendaftar 3.3.1.1 Menyediakan Perlembagaan Kelab/Persatuan Mengikut nasihat pendaftaran (Boleh dapatkan contoh dari pendaftar pertsatuan). 3.3.1.2 Mengadakan Mesyuarat Agung Khas - Membentangkan Perlembagaan untuk bincang dan meluluskan perlembagaan KECUALI kalau mesyuarat agung yang lalu telah memberi mandat/kepercayaan sepenuhnya kepada JK penaja untuk meluluskan perlembagaan itu maka mesyuarat khas ini tidak perlu dibuat. 3.3.1.3 Jawatankuasa penaja menulis permohonan rasmi kepada Pendaftar (Pengarah,Pengetua atau Guru Besar) dengan menyertakan dokuman termasuk perlembagaan yang telah dipersetujui di atas. 3.3.1.4 Merancang/merangka aktiviti Tahunan. (Aktiviti hanya boleh dilaksanakan apabila persatuan/kelab telah diluluskan dan didaftarkan secara sah oleh pendaftar surat kelulusan sebagai dokumen bukti disimpan untuk rujukan) 3.3.2 Selepas Mendapat Kelulusan 3.3.2.1 JK Penaja mengadakan Mesyuarat AGUNG 3.3.2.2 Membuat dan mengedar Notis Mesyuarat Agung dan borang cadangan usul. 3.3.2.3 Draf Aktiviti/kegiatan persatuan/kelab 3.3.2.4 Membuat Surat jemputan Mesyuarat Agung kepada semua ahli. 3.3.2.5 Melaksanakan & Mengendali Mesyuarat Agung Antara Agenda Mesyuarat:1. Ucapan Aluan Pengerusi 2. Pengesahan Minit Mesyuarat 3. Perkara Berbangkit 4. Melantik JK Persatuan/Kelab (bilangan AJK hendaklah mengikut perlembagaan) AJK Penaja boleh diganti jika ada persetujuan.

5. Membentang & membaca kandungan perlembagaan untuk maklumat ahli (Sekiranya terdapat pindaan yang dibuat oleh pihak pendaftar) 6. Membentang & mengesahkan Laporan Kewangan persatuan/Kelab berakhir pada..(jika sebelum ini JK penaja mendapat sumbangan/kutipan kewangan drp mana-mana pihak). 7. Bincang Usul-usul yang diterima termasuk usul-usul dari JK 8. Ucapan Penangguhan

3.4 LANGKAH 4 : Melaksana Tanggungjawab sebagai AJK Baru 3.4.1 JK persatuan/kelab yang telah dilantik dalam mesyuarat agung perlu mengadakan Mesyuarat JK secepat mungkin untuk membincang, melaksanakan usul atau aktiviti yang telah dirancangkan. 3.4.2 Contoh Agenda Mesyuarat JK ialah:1. Ucapan Aluan Pengerusi 2. Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat JK yang lalu 3. Perkara Berbangkit 4. Membentang & mengesahkan Penyata Kewangan yang berakhir pada:. 5. Membincangkan usul-usul dan tindakan pelaksanaan (usul yang telah diluluskan dlm mesyuarat agung yang lalu). 6. Membincangkan aktiviti tahunan 7. Hal-hal lain 3.4.3 Perbincangan perlu diminitkan utuk tujuan rekod dan rujukan tindakan.

LAMPIRAN 1 : RUMUSAN PROSEDUR PENUBUHAN PERSATUAN/KELAB

Prosedur Penubuhan: 1. Mewujudkan/Penubuhan Jawatankuasa Penaja (Minimum 7 org Ahli) 2. Mengadakan Mesyuarat JK Penaja- Bincang Persediaan Penubuhan. 3. Membina dan menyediakan Draf Perlembagaan Persatuan dan Peraturan Persatuan Kelab/Persatuan. 4. Draf Aktiviti Tahunan. 5. Mengadakan Majlis perjumpaan / Mesyuarat Agung Penajaan dgn ahli 5. Surat Permohonan Penubuhan Kelab dan Persatuan (Penaja). 6. Surat Kelulusan Penubuhan oleh Pendaftar Kelab dan Persatuan (Pengarah/Pengetua/Guru Besar) institusi masing-masing. 7. Pengendalian Mesyuarat Agung (Tjwb Jawatankuasa Penaja): i. Notis Mesyuarat Agung, Edar borang Usul ii. Surat Jemputan Mesyuarat iii. Mesyuarat Agung. a. Pelantikan pengerusi dan AJK b. Perbincangan Perlembagaan (persetujuan/pindaan) c. Peraturan-peraturan d. Sumber Kewangan Persatuan e. Cadangan Aktiviti f. Hal-hal lain iv. Mencatat Minit 8. Pengurusan, Pelaksanaan aktiviti kelab dan Pemantauan(T/Jwb AJK Kelab) 9. Dokumentasi dan system fail 10. Pengauditan.LAMPIRAN 2 : Contoh Surat Permohonan Penubuhan Persatuan

ALamat JK Penaja ______________________________________________________________________ ___ Ruj kami : IPGKTB/KOKO/KG/08/5(2)

Tarikh : 06 Januari 2010 Pengarah, IPG Kampus Tuanku Bainun, 14000 Bukit Mertajam, Pulau Pinang. Tuan , PERMOHONAN PENUBUHAN KELAB PENGGUNA Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa saya ( nama). berdasarkan Peraturan (4) dalam Warta Kerajaan bertarikh 21 Mei 1998,P.U. (A) 196, yang berkait dengan Seksyen 130, Akta Pendidikan 1996 dengan ini memohon untuk menubuhkan Kelab Pengguna, di Institusi ini (IPG Kampus Tuanku Bainun , Bukit Mertajam, Pulau Pinang) mulai 25 Ogos 2010. 2. Sehubungan itu , bersama-sama ini dikemukakan maklumat-maklumat berikut: 2.1 Draf Perlembagaan 2.2 Draf Aktiviti Asas Kelab 2.3 Senarai Nama Jawatankuasa Penaja Kerjasama dan jasa baik tuan bagi meluluskan perkara di atas terlebih dahulu diucapkan ribuan terima kasih Sekian. BERKHIDMAT UNTUK NEGARA BERSAMA MENINGKATKAN KUALITI PENDIDIKAN Saya yang menurut perintah,

(Don Fairuz bin Marzuki) Pengerusi JK Penaja, Kelab Pengguna IPG Kampus Tuanku Bainun, 14000 Bukit Mertajam , Penang. LAMPIRAN 3 : Tanggungjawab JK Penaja PENUBUHAN PERSATUAN/KELAB 1. Menubuhkan Jawatankuasa Penaja (minimum 7 orang Ahli)

2. Apakah tanggung jawab Jawatankuasa Penaja ini? Mengadakan Mesyuarat JK Penaja Penyediaan Dokumen-dokumen Tujuan dan Persetujuan Perlantikan Jawatankuasa Perlembagaan Menubuh pertubuhan Meluluskan nama pertubuhan. (selaras dengan tujuan dan keahlian) meluluskan alamat pertubuhan (surat kebenaran tuan pemunya alamat) Memohon kelulusan pendaftar 3. Mesyuarat Agung kali Pertama Bincang Tentang Penubuhan kelab, (nama, logo, alamat) Kelulusan Pertubuhan/akta Pembentangan & Perbahasan Perlembagaan Pernyataan & Penjelasan Peraturan-peraturan Pelantikan Peresiden & Ahli Jawatan kuasa & Tanggung jawab Keahlian Yuran Draf Aktiviti-aktiviti/kegiatan Aset Dll 4. Pelaksanaan 5. Kepimpinan 6. Pemantauan & audit