Uporaba programa SAP v

celovitem poslovnem informacijskem sistemu

Priročnik

Proces oskrbovanja

Mag. Mateja Podlogar

Mag. Primož Gričar

Fakulteta za organizacijske vede

Univerza v Mariboru

Februar, 2003
Vsebina

1 Uvod 1
2 Računalniški program za celovit informacijski sistem - SAP 4

2.1 Zgradba programa SAP 4

2.2 Primer skupine organizacij IDES 7

3 Proces oskrbovanja 8

3.1 Podprocesi procesa oskrbovanja 8

3.2 Udeleženci procesa oskrbovanja 11

3.3 Sporočila v procesu oskrbovanja 11

4 Primer oskrbovalnega procesa 13

! Glavni podatki materiala 16

 Pregledovanje glavnih podatkov materiala 16
 Vnašanje podatkov novega materiala 21

! Glavni podatki dobavitelja 25

 Vnašanje podatkov novega dobavitelja 25
 Spreminjanje podatkov dobavitelja 28

! Povezovanje materiala z dobaviteljem 28

 Vnašanje popustov 31

!Nabavljanje blaga za zalogo 33

 Oblikovanje zahteve za naročilo 33

! Izbiranje dobavitelja 36

! Naročanje
 Prenašanje zahteve za naročilo v naročilo dobavitelju 38
 Pregledovanje podatkov oblikovanega naročila 41
 Predogled tiskanja 41
 Shranjevanje naročila 42

! Prevzemanje blaga 42
 Prevzemanje blaga s povezavo na številko naročila 42
 Prikazovanje odprtih naročil dobavitelja 43
 Knjiženje prevzemnice 44
! Pregledovanje stanja zalog 45
 Pregledovanje trenutnega količinskega stanja zalog za material 45
 Pregledovanje zalog in potreb za material 46
 Pregledovanje trenutnega količinskega in
vrednostnega stanja zalog materialov 48

! Nabavljanje blaga za določeno stroškovno mesto 49

 Oblikovanje zahteve za naročilo 49
 Pretvarjanje zahteve za naročilo v naročilo. 51

! Plačevanje dobavitelju 52
5 Primeri petih vaj 56
Literatura 57
Pojmovnik 59
1 Uvod
V zadnjih 30-ih letih so organizacije uporabljale informacijsko tehnologijo predvsem za
izboljševanje svojih notranjih procesov. Organizacije so skušale najprej preoblikovati
notranje oskrbovalne procese, kot so: naročanje, proizvodnja in distribucija ob podpori
procesov financ in upravljanja virov podatkov. Organizacije so spoznale, da
potrebujejo celovite poslovne informacijske sisteme, ki bodo omogočali izvajanje teh
procesov na elektronski način tako znotraj organizacije kot tudi za njeno povezovanje
navzven.
Tako so nastali programi za celovite poslovne informacijske sisteme (Enterprise
Resource Planning – ERP). Ti programi omogočajo enotno izvajanje poslovnih
procesov znotraj organizacije na vseh lokacijah. Celoviti informacijski sistemi
uporabljajo enotno bazo podatkov, enotni uporabniški vmesnik, ki naj bi pokril celotni
informacijski sistem organizacije (Appelrath in Ritter 2000, Larocca 2002). Primeri
takih programov so: SAP, Baan, Navision, PeopleSoft, Oracle in drugi.
Razlogi za vse večjo uporabo programov za celovite poslovne informacijske sisteme
so predvsem v: globalizaciji, potrebi po povezovanju geografsko razpršenih členov v
oskrbovalni verigi v en sistem, v pritisku na zniževanje stroškov, zastarelosti
pomembnih delov obstoječih informacijskih sistemov, ki ne izpolnjujejo več zahtev
uporabnikov, v združevanju organizacij (Delavnica SAP 2001).
Pred uvedbo programa za celovite poslovne informacijske sisteme in elektronskega
poslovanja je za organizacije zelo pomembno, da se le-te posvetijo preoblikovanju
procesov, ki so osnova za uvajanje teh sistemov in pridobivanje koristi elektronskega
poslovanja. Podatki kažejo, da imajo številne organizacije različno organizirane
procese z različnimi dobavitelji. Zato je najprej potrebno te procese preoblikovati,
poenotiti, združiti v skupne procese, da bodo vsem poslovnim partnerjem omogočali
elektronsko izvajanje procesov in dostop do vseh podatkov, ki jih potrebujejo, in tedaj,
ko jih potrebujejo.
Predvsem je za organizacije pomembno, da dosežejo večjo kontrolo in spremljanje
poslovnih procesov (Hammer in Champy 1995, 45; European Commission 2000, 1-5).
V literaturi je zaslediti, da imajo organizacije samo zaradi neučinkovitih oskrbovalnih
procesov več milijard dolarjev dodatnih stroškov vsako leto (Kalakota in Robinson
1999, 231-232; Ody 2001a, x). Iz zgoraj navedenih razlogov je potrebno pri
preoblikovanju procesov začeti 1. z odpravljanjem tistih procesov, ki ne prinašajo
dodane vrednosti, in 2. s študijem programov in opreme, da bodo izbrani taki
programi, ki bodo najbolje podpirali izboljšane poslovne procese (Sterle 2001, 143-
149; Lesničar 2002, 18) .
Pred uvedbo programa za celovit poslovni informacijski sistem mora organizacija
najprej analizirati procese in ugotoviti razlike z napotitvenimi modeli, ki jih ponujajo
računalniški programi za celovit informacijski sistem. Po ugotovljenih razlikah se
odločijo, ali bodo svoje procese prilagodili napotitvenemu modelu ali bodo program
prilagodili procesom v organizaciji. Prva, zgornja možnost je tista, ki jo uvajalci teh
sistemov priporočajo. Preoblikovanje nekaterih poslovnih procesov je nujno potrebno.
Vsi procesi v organizaciji (ali delu, ki ga pokriva računalniški program za celovit
poslovni informacijski sistem) se morajo skladati z napotitvenim modelom, ki temelji
na “najboljši praksi (“best practices”). Pomembno je, da se organiziranost prilagaja
celovitemu poslovnemu informacijskemu sistemu. Ocenjevalci celovitih informacijskih
sistemov ocenjujejo, da največja korist izvira iz preoblikovanja poslovnih procesov in
da komercialni programi zadovoljujejo do 70% potreb. Ostali procesi so značilni le za
posamezne organizacije (SAP delavnica 2001).

1
Čas uvedbe programov takih sistemov je kar dolg. Ponavadi so mnogo preobsežni, da
bi jih lahko uvajali naenkrat, čeprav je to najbolj uspešen in učinkovit način uvajanja.
Večkrat se uporablja fazni pristop: modul za modulom. Tipičen čas uvajanja je 14
mesecev, velike in razpršene organizacije praviloma več let. Problem teh programov
je, da so zelo splošni in jih je treba z nastavljanjem parametrov prilagajati značilnostim
posameznih uporabnikov.
Celoviti poslovni informacijski sistemi prinašajo “revolucijo” v razvoj informacijskih
sistemov in v poslovanje. So zelo zapleteni; ne smemo jih obravnavati le kot
programe, ampak tudi kot temeljno organizacijsko spremembo. Poglavitni faktorji
uspeha pri njihovem uvajanju so:
− močna podpora vodstva pri spreminjanju poslovnih procesov v skladu s celovitim
poslovnim informacijskim sistemom,
− preoblikovanje poslovnih procesov,
− povezanost posebnih procesov in programov v “hrbtenico”, to je v celovit poslovni
informacijski sistem (SAP delavnica 2001).
Na Fakulteti za organizacijske vede Univerze v Mariboru se zavedamo, da je uvajanje
programov za celovite informacijske sisteme v izobraževalni proces nujno potrebno in
zelo pomembno. Prav zato je prišlo do sodelovanja med fakulteto in organizacijama
SAP Slovenija in IDS Scheer Slovenija (slika 1); sodelovanje poteka od 1. junija 2000.
Takrat so bili dogovorjeni načrti uvajanja in uporabe programa SAP v izobraževalnem
procesu. Tako so bili postavljeni temelji današnjega uspešnega sodelovanja, in ti bodo
povezovali organizacije tudi v prihodnosti.
Organizacija SAP Slovenija je zagotovila namestitev programa SAP na strežnik
Fakultete za organizacijske vede Univerze v Mariboru, namenjen za raziskovanje in
razvoj rešitev s programom SAP. Za hitrejši prenos znanja na fakulteto, ki je pri
spoznavanju programa SAP nujno potreben, fakulteta tesno sodeluje s svetovalci iz
organizacije IDS Scheer Slovenija. Da bi program SAP približali vsem študentom
fakultete, je bila v novembru 2001 organizirana delavnica SAP in njej naj bi vsako leto
sledil podoben dogodek. Fakulteta je zagotovila nov, zmogljiv strežnik, ki je namenjen
izključno uporabi programa SAP v izobraževalne in raziskovalne namene.
Na novi strežnik je nameščena različica programa SAP 4.6c, ki tako študentom kot
profesorjem omogoča kakovostnejše delo. Na fakulteti so zagotovljene vse sestavine,
ki so potrebne za uspešno uvajanje in izvajanje predavanj in vaj. S skupnimi
prizadevanji je približana najnovejša različica programa SAP študentom, ki bodo na ta
način vzpodbujeni za njegovo uporabo pri študiju, izdelavi seminarskih in raziskovalnih
nalog, prototipnih rešitev in diplomskih ter magistrskih nalog. Uporaba bo možna v
učilnicah fakultete in od doma ali iz službe.

2
Slika 1: Sodelovanje med Fakulteto za organizacijske vede Univerze v Mariboru in
organizacijama SAP Slovenija in IDS Scheer

V priročniku je najprej podan kratek opis programa SAP in modula materialno

poslovanje (Materials Management – MM) ter primer skupine organizacij IDES. Temu
sledijo opisi procesa oskrbovanja, udeležencev in sporočil, ki v tem procesu nastajajo,
ter primer oskrbovalnega procesa.
V naslednjem razdobju bodo oblikovani priročniki za dodatne podprocese poslovnega
procesa organizacije, na primer procesa prodaje, spremljanja kadrov in drugih.

3
2 Računalniški program za celovit
informacijski sistem - SAP
Sodobne organizacije potrebujejo dinamične strategije za spopad z izzivi današnjega
poslovnega sveta, ki se nenehno spreminja. Sposobnost, da se hitro in pravilno
prilagodijo novim zahtevam svojih strank in s tem obrnejo v svoj prid gibanja na trgu,
je bistvena za preživetje. In kakšna je rešitev? Zanesljiva in odprta informacijska
infrastruktura, ki bo najbolje podpirala poslovne procese in hkrati omogočala
organizaciji prilagajanje spremembam. To je program SAP, najpogosteje uporabljeni
program za celovit poslovni informacijski sistem na svetu (Remic in Gričar 1999, 87-
103).

2.1 Zgradba programa SAP

Program SAP je sestavljen iz različnih modulov programa, ki so oblikovani tako, da v
čim boljši meri izkoristijo zmogljivosti organizacije. Moduli programov povezujejo in
oblikujejo posamezne korake v avtomatizirane verige procesov, hkrati pa nadzorujejo
pretok podatkov med oddelki in združujejo organizacije z njihovimi dobavitelji in kupci.
Procesna usmerjenost povečuje produktivnost. Ker program SAP povezuje procese, ki
sodijo skupaj, ima vsak zaposleni hiter in preprost dostop do podatkov, ki jih potrebuje
pri delu. Podatki so sprotni in natančni. Nadzor nad procesom, ki je vgrajen v program,
omogoča zaposlenim nov način dojemanja delovnega okolja. V programu SAP lahko
uporabnik iz širokega nabora različnih modulov, ki pokrivajo različne poslovne
procese, izbere module programa, ki jih potem na osnovi posebnih potreb poveže v
interni organizacijski sistem. Modularnost programa (slika 2) omogoča izbiro med
postopnim ali enkratnim uvajanjem s hkratno vpeljavo vseh potrebnih modulov
programa (Appelrath in Ritter 2000, Larocca 2002, Remic in Gričar 1999, 87-103).
V nadaljevanju se boste skozi primer srečali z modulom materialnega poslovanja. Na
osnovi preoblikovanja procesov modul omogoča avtomatsko vrednotenje dobaviteljev,
zmanjšuje oskrbovalne in skladiščne stroške z upravljanjem zalog in skladišč,
vključuje funkcije za vrednotenje materialov (metoda vrednotenja zalog po standardnih
in drsečih povprečnih cenah), funkcije za vodenje zalog po metodah vrednotenja zalog
po povratnih cenah (LIFO method of inventory valuation) in po zaporednih cenah
(FIFO method of inventory valuation), plačevanje dobavitelju, vsebuje količinsko in
vrednostno vodenje zalog v organizaciji, podpira večino običajnih tipov premikov blaga
(prevzem, izdaja, preskladiščenje) in vodenje posebnih vrst zaloge, kot sta npr.
konsignacija in vračljiva embalaža. Modul materialno poslovanje je izjemno tesno
povezan z modulom finančnega računovodstva (Financial Accounting – FI), saj je
večina vknjižb v procesu oskrbovanja podprta z avtomatskim knjiženjem v glavno
knjigo računovodstva (Remic in Gričar 1999, 87-103).

4
 RE SV PT PY
Storitve Upravljanje časa Plače
Nepremičnine
ASAP

IS CA PE
PD
Skupne
Specialne aplikacije Razvoj Izobraževanja
rešitve kadrov

BC PA

R/3
Bazni Administracija
sistem kadrov

EC PP
Kontroling
podjetja
ABAP/4 Planiranje
Razvojno okolje proizvodnje

TR CO EHS QM
Zakladništvo Kontroling Varovanje Upravljanje
okolja kakovosti

PS FI IM PM
Finančno Vzdrževanje
SD LO
Projektni računovod- Upravljanje Prodaja in Logistika -
sistem stvo investicij distribucija splošno

RE AC MM
MM LE
Nepremičnine Računovodstvo- Materialno Logistična
splošno poslovanje izvedba

CS
Storitve
strankam

Slika 2: Modularna zgradba programa SAP

Sliki 3 in 4 prikazujeta vstopni zaslon programa SAP in naslovno vrstico ikon.

5
Slika 3: Vstopni zaslon programa SAP

Izhod Najdi naslednje Oblikovanje bližnjice na omizju

Prejšnja stran
Ukazno polje Shrani Natisni Zadnja stran Prilagajanje zaslona
uporabniku

Potrdi Nazaj Prva stran Pomoč

Prekliči Naslednja stran
Najdi Oblikovanje nove seje

Slika 4: Naslovna vrstica ikon

6
2.2 Primer skupine organizacij IDES
Primer oskrbovalnega procesa, ki je opisan v nadaljevanju, boste izvajali na strežniku
Fakultete za organizacijske vede Univerze v Mariboru, kjer je nameščen program
SAP, različica 4.6.c. V program je vključena skupina organizacij IDES ("Internet
Demonstration and Evaluation System") in podatki v zvezi s poslovanjem te skupine
organizacij. Skupina organizacij IDES predstavlja mednarodno organizacijo z
izpostavami v različnih državah. IDES vsebuje podatke za demonstracijo velikega
števila poslovnih scenarijev v programu SAP. Ključni namen je čim bolj realni prikaz
poslovnih scenarijev z močno povezavo med poslovnimi procesi in to zagotavlja SAP.

Na sliki 5 je predstavljen evropski del mednarodne organizacije IDES. Sestavljata ga

organizacija v Nemčiji z oznako 1000 in organizacija v Veliki Britaniji z oznako 2000. V
organizaciji v Nemčiji je pet obratov na ločenih lokacijah.

Skupina organizacij

Številke organizacij
1000 2000
IDES Nemčija IDES Vel. Brit.

Obrati IDES

1000 1100 1200 1300 1400 2000

Nemčija Berlin Dresden Frankfurt Stuttgart Heathrow

Hamburg
Skladiščne lokacije Berlin

0003
0001 0002 0099
Pom. in pot.
Surovine Končni izdelki Prevzem blaga
material

Slika 5: Evropski del mednarodne organizacije IDES

V nadaljevanju so podatki, ki so vključeni v primeru uporabe oskrbovalnega procesa v

SAP, vezani na organizacijo IDES Nemčija (številka organizacije je 1000) in njegov
obrat v Nemčiji pod številko 1000. Povezave med organizacijo, njenimi obrati in
skladiščnimi lokacijami so že ustvarjene, tako da ni priporočljivo, da se spreminja
država in jezik teh že vključenih povezav in nastavitev podatkov v skupini podjetij
IDES.

7
3 Proces oskrbovanja
Proces oskrbovanja je sklenjeno zaporedje podprocesov: zbiranje podatkov o
možnem dobavitelju, pridobivanje ponudbe, izbiranje dobavitelja, sklepanje pogodbe,
naročanje blaga, prevzemanje ter plačevanje blaga. Prične se s potrebo kupca in
konča s plačilom dobavitelju. V procesu oskrbovanje se izmenjajo sporočila v
notranjem procesu in med kupcem ter enim ali več dobavitelji (Van Weele 1998, 31;
Kalakota in Robinson 1999, 233-235; Potočnik 2000, 4; Shaw in ostali 2000, 392; Turk
2000, 283; Čižman 2002, 13-15; Klavžar 2001, 44; Sterle 2001, 143-149 in 2002, 6-8;
Turk 2002, 170). Vsak podproces v procesu oskrbovanja je potrebno izvesti pazljivo in
sistematično, kajti le tako so lahko zadovoljene potrebe kupca, da je blago, ki ga
potrebuje, na voljo pravočasno, v ustrezni količini in po razumni ceni.

3.1 Podprocesi procesa oskrbovanja

Slika 6 na strani 9 prikazuje proces oskrbovanja (sporočila, ki so opisana tudi v
primeru oskrbovalnega procesa v programu SAP so na sliki zapisana s krepko pisavo)
(Jelovčan 1997, 1-18; Andrejčič 1998, 279-287; Van Weele 1998, 71-96; Klavžar
2001, 42-50; Potočnik 2001, 185-223; Lesničar 2002, 51-53; Sterle 2002, 6-10).
Proces oskrbovanja kupca z blagom dobavitelja je razdeljen na sedem podprocesov:
1. Zbiranje podatkov o možnih dobaviteljih. Na podlagi plana potreb po blagu se
prične izvajati proces zbiranja podatkov o možnih dobaviteljih. Nabavni referent
prične z raziskavo nabavnega trga in na podlagi podatkov o dobaviteljih najprej
razvrsti dobavitelje glede na vnaprej postavljene kriterije za izbiranje dobavitelja.
Na podlagi te razvrstitve sestavi seznam možnih dobaviteljev.
2. Pridobivanje ponudbe. V procesu pridobivanja ponudbe dobijo možni dobavitelji
zahtevek za ponudbo. Običajno se izberejo trije do pet dobavitelji od tistih, ki so
se odzvali s ponudbo. Če je treba zaradi okoliščin (npr. potreba po zamenjavi
dobavitelja) ponovno zbrati ponudbe, imajo vsi sodelujoči dobavitelji možnost, da
se ponovno odzovejo.
3. Izbiranje dobavitelja. Pri izbiranju dobavitelja se najprej primerjajo zbrane
ponudbe dobaviteljev z zahtevkom za ponudbo. Nabavni oddelek tehnično in
komercialno ovrednoti ponudbe. Upoštevati je treba predvsem tehnične,
logistične, kakovostne, finančne in pravne vidike.
Pri izbiranju dobavitelja se poudarja izpolnjevanje standardov kakovosti pri
dobavitelju. Na podlagi sporočil in vzorcev se oceni kakovost posameznega
dobavitelja in naredi prva izbira možnih dobaviteljev. Če se po prvem pregledu še
ne more odločiti za izbranega dobavitelja, sledi dodatno preizkušanje vzorcev in
ocenjevanje dobaviteljev. Nato se izdela sporočilo o sprejemu izbranega
dobavitelja. Dobavitelj je izbran in s tem je podana tudi osnova za sklepanje
pogodbe z izbranim dobaviteljem.
Tiste dobavitelje, ki niso bili izbrani, je potrebno obvestiti o razlogih za zavrnitev
njihove ponudbe. Cilj tega procesa je izbrati najprimernejšega dobavitelja. Na tej
stopnji se je potrebno izogibati izjavam, katerih posledica bi bil nastanek
prezgodnje obveznosti do izbranega dobavitelja.

8
 plan potreb izdelka naročilo
Planiranje zahteva za
potreb zbiranje prevzemnica
naročilo dobavnica
izdelkov podatkov o
možnih račun plačilni nalog
seznam možnih
podatki o dobaviteljih
trg dobaviteljev
dobaviteljih zahtevek za ponudbo
dobavitelj
pridobivanje
ponudbe

zavrnjena ponudba
ponudba dobavitelj
dobavitelj
izbiranje
dobavitelja pgodba z izbranim
zagotavljanje listina o strinjanju ali dobaviteljem
kakovosti sprejemanju dobavitelja pogodba z izbranim dobaviteljem
dobavitelj
sklepanje
pogodbe

planiranje naročilo
plan potreb izdelka dobavitelj
potreb

9
katalog blaga naročanje
izdelkov
blaga
potrditev naročila
dobavitelj

dobavitelj
prevzemanje prevzemnica
blaga
dobavnica
dobavitelj

plačevanje plačilni finančna

dobavitelju nalog ustanova
račun
dobavitelj

Slika 6: Proces oskrbovanja

4. Sklepanje pogodbe. Po izboru dobavitelja se prične proces sklepanja pogodbe,
kjer se opredeli cena blaga in izberejo plačilni in dobavni pogoji, ki so značilni za
izbrano dejavnost organizacije. Številni kupci omenjene pogoje sprejmejo kot
splošne nabavne pogoje, kot so na primer: predpisi o zavarovanju in varnosti,
prenos pravic in obveznosti, sklepanje pogodb s tretjimi osebami, dobavni pogoji.
Na splošno naj bi si kupci prizadevali , da bi lahko sami narekovali nabavne
pogoje. V praksi pa bo dobavitelj pogosto sprejel naročilo le v skladu s svojimi
prodajnimi pogoji.
Vsebina pogodbe je odvisna od blaga, ki ga kupec kupuje. Izbrani komercialni in
pravni pogoji se zaradi nabavne politike, kulture organizacije, tržnih razmer itd. v
pogodbah razlikujejo, zato ovirajo uporabo standardnih oskrbovalnih pogodb.
Proces sklepanja pogodb se zaključi s sklenjeno pogodbo z izbranim
dobaviteljem.
5. Naročanje blaga. Po sklenjenem dogovoru o plačilnih in dobavnih pogojih
pogodbe se ti pogoji najprej potrdijo in nato se blago naroči. Včasih hkrati s
sklenitvijo pogodbe blago tudi že naročimo. Sicer pa sta to dva ločena procesa.
Osnova naročanja je katalog in plan potreb po blagu, ki se primerja s količino
blaga v zalogi, s tekočimi naročili in časom dostave. Tako se lahko izbere količina
blaga za naročilo in se naročilo pošlje dobavitelju. Poglavitne sestavine naročila
so poleg podatkov o dobavitelju še opis blaga, cena na enoto, število enot,
naslov, kam naj se blago dostavi in pošlje račun. Naročilo vključuje osnovne
podatke za dobavnico ali prevzemnico. Dobavitelj potrdi vsebino vsakega naročila
s potrditvijo naročila.
V procesu naročanja blaga predstavljajo največje probleme spremembe naročil in
slabo pregleden tok podatkov. Izboljšave pa so možne v naslednjih smereh:
pridobivanje podatkov o blagu v katalogu dobavitelja, pridobivanje podatkov o
dobaviteljevi zalogi, vodenje zalog in sledenje stanja naročila. Na drugi strani pa
je potrebno dobavitelju omogočiti pridobivanje podatkov o zalogah v organizaciji,
ki blago naroča.
6. Prevzemanje blaga. Na osnovi najavljanja pošiljke se v procesu prevzemanja
blaga najprej preveri dobavnica in če je dostavljeno blago skladno z naročilom,
izda prevzemnica. Osebje v skladišču preveri prispelo količino. Prevzeto blago v
skladišču se nato knjiži v zaloge blaga. Po prevzemu blaga v skladišče se
prevzemnica posreduje procesu plačevanje blaga.
Proces je nekoliko drugačen v primeru, ko gre za blago iz uvoza. V tem primeru
pošlje dobavitelj račun pred dostavo, obvestilo pa pošlje na carino. Carinska
izpostava izbere eno od vrst nadzora: notranji pregled v organizaciji, notranji
pregled ob nadzoru carinikov ali pregled in potrditev v carinski izpostavi.
7. Plačevanje dobavitelju. Po prevzemu prevzemnice v proces plačevanja se
začne obdelava sporočil. Prispeli račun od dobavitelja se primerja s prevzemnico
in pogodbo, ki je sklenjena z izbranim dobaviteljem. Če se račun ne ujema s
prevzemnico, se o tem obvesti dobavitelja, drugače pa se izda plačilni nalog.
Samo plačevanje se izvede preko banke.

10
3.2 Udeleženci procesa oskrbovanja
Vidik udeležencev procesa oskrbovanja je pomemben pri proučevanju povezav v
procesu oskrbovanja znotraj organizacije in navzven v povezavi z dobaviteljem.
Udeleženci procesa so tisti, ki sodelujejo pri pripravljanju končnega predloga za
odločitev v zvezi s procesom.
Z vidika povezovanja organizacije navzven sta udeleženca procesa oskrbovanja
kupec in dobavitelj (slika 7) (Podlogar 2002b, 374-378). Kupec je pravna oseba, ki
kupuje blago pri dobavitelju ter ga je tudi sposobna plačati, oseba, ki je že oddala
naročilo in prevzela obveznost prevzema in plačila, ali ki ga je že kupila in plačala
(Turk 2000, 242). Dobavitelj je pravna oseba, ki na podlagi pogodbe ali sporazuma
dobavlja kupcu naročeno blago lastne proizvodnje ali blago, ki ga je prej kupila od
drugih dobaviteljev (Turk 2000, 80). Med udeleženci procesa oskrbovanja je potrebno
poudariti tudi banko in trg. Banka je finančna inštitucija, ki se ukvarja s finančnimi
posli. Trg je zamišljeno ali dejansko srečanje ponudbe in povpraševanja; za njegovo
opredelitev uporabljamo različna sodila: zemljepisno območje, skupina in količina
blaga, čas, število dobaviteljev (ponudnikov) in kupcev (povpraševalcev), razmerja
med ponudbo in povpraševanjem itd.

Dobavitelj Kupec

Notranji Trženje Oskrbovanje Notranji

procesi procesi

Banke, posredniki, trg, pravno in drugo

svetovanje itd.

Slika 7: Udeleženci v procesu oskrbovanja

(Vir: Segev in ostali 1998, 11)

3.3 Sporočila v procesu oskrbovanja

Kupec, ki se želi oskrbeti z želenim blagom, v procesu oskrbovanja izmenja naslednja
sporočila v povezavi z ostalimi notranjimi procesi organizacije ter dobaviteljem in
tretjim udeležencem:
- Prejeta sporočila: zahteva za naročilo, podatki o dobaviteljih, ponudba,
sporočilo o sprejemu izbranega dobavitelja, katalog blaga, potrditev naročila,
dobavnica in račun;
- Izdana sporočila: zahtevek za ponudbo, zavrnjena ponudba ali pogodba z
izbranim dobaviteljem, naročilo, prevzemnica in plačilni nalog.

11
Tok sporočil prikazuje slika 8. Krepko so zapisana tista sporočila, ki so opisana tudi v
primeru oskrbovalnega procesa v programu SAP (poglavje 4).

Ostali procesi Tretji udeleženec

Kupec Dobavitelj (finančna ustanova, trg)
znotraj podjetja
zahteva za naročilo podatki o dobaviteljih
zahtevek za ponudbo

ponudba

zavrnjena ponudba
sporočilo o sprejemu izbranega ali
dobavitelja pogodba z izbranim
plan potreb izdelka dobaviteljem
katalog blaga

naročilo

potrditev naročila

dobavnica

prevzemnica

račun

plačilni nalog

Slika 8: Tok sporočil

12
4 Primer oskrbovalnega procesa
Uporaba programa SAP je odločen korak v smeri izboljšanja oskrbovalnih procesov.
Ker imajo nabavni oddelek, oddelek materialnega knjigovodstva, oddelek logistike in
ostali oddelki, ki so vpleteni v oskrbovalni proces nabave, skupni dostop do enotne
baze podatkov, se celoten proces oskrbovanja izvede zelo hitro. V okolju, kjer je
proces obdelave rutinskih opravil v procesu nabave občutno skrajšan, ima nabavni
oddelek več časa za posvečanje strateškim usmeritvam nabave, kot so na primer
analiziranje dobaviteljev in izbiranje najprimernejših dobaviteljev, pogajanje z
dobavitelji in ažurno spremljanje naročil. Skrajšani odzivni časi in zmanjšanje stroškov
v nabavi so izjemno pomembne pridobitve v oskrbovalnem procesu (Remic in Gričar
1999, 87-103).
Na sliki 9 je prikazan poenostavljen napotitveni model procesa oskrbovanja v
programu SAP. Proces oskrbovanja se običajno začne z oblikovanjem zahteve za
naročilo (ZZN). Zahteva za naročilo je notranje sporočilo, ki ostane v organizaciji in ga
ne pošiljamo dobavitelju. Zahteva za naročilo mora biti odobrena, preden jo prejme
nabavni oddelek, ki zanjo dodeli primernega dobavitelja, pripravi naročilo in ga pošlje
dobavitelju. Proces je zaključen, ko je dobaviteljev račun knjižen in plačan.

13
 ZAHTEVA ZA NAROČILO
NA OSNOVI PLANIRANJA
ROČNO KREIRANA MATERIALNIH POTREB
ZAHTEVA ZA NAROČILO (MRP)

ZAHTEVA ZA NAROČILO
(ZZN)

DA STRATEGIJA
LANSIRANJA
ZAHTEV
Kriteriji:
- Količina
- Vrednost postavke POTRDITEV
- Obrat nabave ZAHTEVE ZA
- Blagovna skupina NAROČILO NE
- Kategorija postavke
- Kategorija kontiranja
- ...............
IZBOR DOBAVITELJA

DA DOBAVITELJ NE ZAHTEVA ZA PONUDBO

ZNAN (ZZP)

DOBAVITELJ A DOBAVITELJ B DOBAVITELJ C

Q
uo
S
ta

RAZPOREDITEV
ou

A
O

rr
rc

DELEŽEV
an
e
ut

NE
"Q

lL
Pu

ge

PONUDBA PONUDBA PONUDBA

lin

is

m
e
SO

t
rc

en

A B C
Pu
ha

t
rc
P"

si

h
ng

DA
as
k

e
In
as

Ag
f o

re
R
ka

SEZNAM
ec

em
dn

or

IZVOROV
en
d

NE
i

t
pr
in

SPREJEM PONUDB
ci
p

DA

OKVIRNI
SPORAZUM NE
VNOS PONUDB V ZZP
(cene, pogoji)
DA

NABAVNI INFO
ZAPIS
PRIMERJAVA CEN

DA

DA NE
PONUDBA ZAVRNITVENA
DOBAVITELJ IZBRAN
IZBRANA PISMA

NAROČILO

PREVZEM
BLAGA

PREVZEM
RAČUNA

VERIFIKACIJA
RAČUNA

RAČUN NE POSTOPEK NE
ZAVRNITEV
SKLADEN Z USKLAJEVANJA ODOBRITEV
NAROČILOM RAČUNA
NESKLADNOSTI

DA
DA
KNJIŽENJE RAČUNA

AVTOMATSKI
PLAČILNI
PROGRAM

Slika 9: Napotitveni model procesa oskrbovanja v programu SAP

14
V nadaljevanju je podan primer oskrbovalnega procesa, ki zajema: oblikovanje
podatkov o materialu in dobavitelju, povezovanje materiala z dobaviteljem, nabavljanje
blaga za zalogo, izbiranje dobavitelja, naročanje, prevzemanje blaga, pregledovanje
stanja zalog, nabavljanje blaga za določeno stroškovno mesto in plačevanje
dobavitelju (slika 10). V primeru pa niso zajete vse možnosti, ki jih v oskrbovalnem
procesu ponuja program SAP v modulu materialno poslovanje. Nekaj izmed dodatnih
možnosti je nakazanih v primerih vaj na koncu priročnika.
Primer oskrbovalnega procesa v programu SAP temelji na možnem ponovnem
naročanju, zagotavlja pravočasne in točne podatke o materialnih potrebah v
organizaciji. Potrebe po zunanji oskrbi z materialom in storitvami se oblikujejo v
različnih oddelkih organizacije. Logistični programi, kot so npr.: Prodaja in distribucija,
Vzdrževanje, Načrtovanje proizvodnje in Projektni sistem, neposredno preko naročila
kupca, vzdrževalnega naloga, proizvodnega naloga ali projektnega naloga oblikujejo
zahteve za naročilo.
Program SAP posreduje tako nastale zahteve za naročilo nabavnemu oddelku, kjer
jim nabavni referent dodeli najprimernejšega dobavitelja in jih preoblikuje v naročilo.
Nabavnemu referentu so na voljo posebni deli programa, kot na primer ocenjevanje
dobaviteljev, seznam izvorov s prioritetnimi ali blokiranimi dobavitelji, obdelovanje
ponudb, okvirni sporazumi ipd. S temi deli lahko primerja cene in pogoje različnih
dobaviteljev ali pa razporedi naročila za isti material različnim dobaviteljem naenkrat -
v skladu z napotitvenim modelom procesa oskrbovanja v programu SAP. Nabavnim
sporočilom je lahko dodan elektronski podpis, kjer nadrejeni v programu potrdi
zahtevo za naročilo. Naročilo je lahko poslano dobavitelju v papirnati obliki, preko
faksa ali pa v elektronski obliki. Podatki, povezani s prevzemanje blaga,
prevzemanjem dobaviteljevega računa, se vpišejo v naročilo, tako da ima nabavni
oddelek vedno na voljo točen podatek o stanju naročila.
Dobaviteljev račun, ki ga je moč prejeti na papirju ali v elektronski obliki, je v programu
avtomatsko kontroliran. Če se pri vnosu računa sklicujemo na naročilo, potem
program medsebojno primerja podatke iz naročila, prevzema blaga in računa ter
ugotovi morebitna količinska in vrednostna nesoglasja med naročenim, prejetim in
zaračunanim. Onemogočeno je avtomatično plačilo knjiženega računa, če se pojavijo
nedovoljena odstopanja, kot na primer napačen datum dobave, nepravilna količina ali
neskladje z dogovorjeno ceno (Remic in Gričar 1999, 87-103).
Vsak korak, ki vas vodi skozi primer oskrbovalnega procesa v programu SAP, ima
najprej zapisan namen, nato je podana pot, kako pridete do posamezne transakcije, ki
jo želite izvesti. Zatem sledi oznaka transakcije. SAP transakcija je ukaz za izvajanje
določenega dela programa; določenega dela poslovnega procesa (Larocca 2002, 9) in
je označena z .

15
 Nabavni
Račun nalog
dobavitelja? Material
10 10

20 20
30 30

10 Plačevanje dobavitelju 1 Glavni podatki materiala

Dobavitelj
10
20
30
Nabavljanje blaga za
9 2 Glavni podatki dobavitelja
določeno stroškovno mesto

Primer
? oskrbovalnega
Zaloge
procesa Povezovanje materiala z
8 Pregledovanje stanja zalog 3 dobaviteljem

7 Prevzemanje blaga 4 Nabavljanje blaga za zalogo

Naročilo

6 Naročanje 5 Izbiranje dobavitelja

Slika 10: Prikaz glavnih korakov izdelave prototipne rešitve "Primer oskrbovalnega
procesa"
Vir: Remic in Gričar 1999, 87-103

! Glavni podatki materiala

− Pregledovanje glavnih podatkov materiala

Namen tega koraka je pregledovanje podatkov materiala (slika 11) računalniški
pomnilnik s številko R-1220, katerega podatki so že sestavina podatkov v okviru
skupine organizacij IDES.
Pot: Logistics / Materials Management / Material Master / Material / Display / Display Current
Oznaka SAP transakcije: MM03

16
Slika 11: Pot do pregledovanja podatkov materiala
Vnesite številko materiala R-1220 (slika 12), nato pritisnite ali ENTER za
nadaljevanje.

Slika 12: Vnašanje številke materiala, ki ga želite pregledovati

Za posamezni material si lahko pogledate različne skupine podatkov. Označite

naslednje skupine podatkov (slika 13):
" Osnovni podatki (Basic Data 1)
" Nabavni podatki (Purchasing)
" Računovodski podatki (Accounting 1)
Skupino podatkov o materialu označite tako, da pritisnete kvadratek pred imenom
skupine.

17
Slika 13: Izbiranje zavihkov izbranega materiala

Pritisnite .
V oknu na sliki 14 navedite obrat (Plant), za katerega želite pregledovati glavne
podatke materiala.

Slika 14: Vnašanje podatkov o obratu

Pritisnite in odprite seznam obratov (slika 15), za katere je bil odprt material R-
1220.

Slika 15: Seznam obratov izbranega materiala

Gre za pregled podatkov materiala, vezanih na obrat Atlanta, zato v tem primeru
označite obrat, ki se skriva pod številko obrata 3200 (Atlanta) in pritisnite . Nato
pritisnite in s tem ste izbrali obrat za izbrani material (slika 16).

18
Slika 16: Izbiranje obrata
Pred vami je prvi pogled z osnovnimi podatki o izbranem materialu R-1220 (Basic
Data 1) (slika 17).

Slika 17: Osnovni podatki o izbranem materialu

S pritiskom na ali ENTER se pomikate med skupinami podatkov o izbranem

materialu, ki ste jih predhodno označili.

Pritisnite na mesto desno ob imenih zavihkov, , da prikažete seznam vseh skupin

podatkov za izbrani material (slika 18).

Slika 18: Seznam vseh skupin podatkov za izbrani material

19
Preglejte vse predhodno označene zavihke, poiščite podatke, ki so navedeni v spodnji
tabeli in vrednosti vpišite v preglednico 1.

Ime polja Podatek

Osnovna enota mere (Base unit of measure)

Blagovna skupina (Material group)

Nabavna skupina (Purchasing group)

Kontrola cene (Price control)

Drseča povprečna cena (Moving average price)

Celotna zaloga (Total stock)

Celotna vrednost zaloge (Total value)

Preglednica 1: Podatki o izbranem materialu

Ko končate pregledovanje podatkov materiala, zapustite transakcijo tako, da pritisnete
.

20
− Vnašanje podatkov novega materiala
V tem koraku boste vnesli nov glavni zapis materiala (slika 19). Izbrali boste vrsto
materiala “trgovsko blago” in material poimenovali MM## Splošna oznaka ## pomeni
vašo številko skupine. Primer: skupina 03 bo oblikovala material MM03.
Pot: Logistics / Materials Management / Material Master /Material / Create (Special) / Trading
Goods
Številka transakcije: MMH1

Slika 19: Pot do vnosa podatkov novega materiala

Vnesite številko izbranega – novega materiala, kot je prikazano na sliki 20.

Vnesite vašo številko materiala MM##

(namesto splošne oznake ## navedite vašo
zaporedno številko skupine).

V polju Industry sector izberite Mechanical

Engineering.

Slika 20: Vnašanje podatkov novega materiala

Za nadaljevanje pritisnite ali ENTER.

21
Na naslednjem zaslonu izmed skupin podatkov, ki jih je možno vzdrževati za vrsto
materiala trgovsko blago (Trading goods - HAWA), označite samo naslednje skupine
podatkov (slika 21):
" Osnovni podatki (Basic Data 1)
" Nabavni podatki (Purchasing)
" Računovodski podatki (Accounting 1)

Slika 21: Izbiranje pogledov novega materiala

Za nadaljevanje pritisnite .

Označite obrat (Plant) v Nemčiji (oznaka: 1000) in pritisnite (slika 22).

Slika 22: Izbiranje obrata

Pritisnite .
V polje na vrhu zavihka vpišite naziv materiala

22
.

Upoštevajte, da je vnos v polja z oznako obvezen in da ne morete na naslednji

zavihek, dokler ne vnesete vseh obveznih podatkov (slika 23).

V polju osnovna enota mere (Base unit of measure) pritisnite in iz seznama enot
izberite enoto kos (Piece), iz seznama blagovnih skupin (Material group) pa izberite
Elektronika (Electronics). Iz seznamov razpoložljivih enot mere in blagovnih skupin
lahko izberete tudi kakšno drugo osnovno enoto mere in blagovno
skupino.

Slika 23: Vnašanje osnovnih podatkov novega materiala

Za nadaljevanje pritisnite ali ENTER.

Na zavihku z nabavnimi podatki (Purchasing) izberite številko nabavnega referenta
(Purchasing group), ki ustreza zaporedni številki vaše skupine (slika 24).

23
Slika 24: Vnašanje številke nabavnega referenta
Za nadaljevanje pritisnite ali ENTER.
Na zavihku z računovodskimi podatki (Accounting 1) vnesite poljubno drsečo
povprečno ceno za kos tega materiala (Moving price) (slika 25).

Slika 25: Vnašanje drseče povprečne cene

Za nadaljevanje pritisnite ali ENTER.
Dosegli ste zadnjo skupino podatkov o materialu (slika 26).

24
 Slika 26: Zaključevanje vnosa podatkov novega materiala
Pritisnite in zaključite z vnosom podatkov za nov material.
V statusni vrstici na dnu zaslona se izpiše sporočilo, da so bili vneseni podatki novega
materiala.

Pritisnite in zapustite transakcijo MMH1 za vnašanje podatkov novega materiala.

! Glavni podatki dobavitelja

− Vnašanje podatkov novega dobavitelja

Namen tega koraka je vnašanje podatkov dobavitelja, ki ga boste kasneje uporabljali v
ostalih podprocesih oskrbovanja. V obravnavanem primeru boste vnesli dobavitelja v
državi (Trade Payable – domestic). Dobavitelja boste oblikovali za izbrano številko
organizacije (Company Code) 1000 (IDES Germany, Frankfurt, Nemčija). Dobavitelja
boste oblikovali za nabavno organizacijo (Purchasing Organization) številka 1000
(IDES Germany).
Dobavitelju boste dodelili številko 80##, kjer splošna oznaka ## ponovno pomeni
zaporedno številko vaše skupine. Skupina 03 bo npr. oblikovala dobavitelja številka
8003.
Pot: Logistics / Materials Management / Purchasing / Master Data / Vendor / Central / Create
Številka transakcije: XK01

Na prvem zaslonu vnesite podatke, kot je navedeno v zgornjem navodilu (slika 27). V
polju skupina knjigovodskih računov (Account Group) odprite seznam in izberite
skupino knjigovodskih računov dobavitelji organizacije v Nemčiji (LIEF – Vendors).

25
Slika 27: Vnašanje osnovnih podatkov novega dobavitelja
Za nadaljevanje pritisnite ali ENTER.
Vnesite podatke v obvezna polja (slika 28). Dobavitelju dodelite poljubno ime, izberite
angleški jezik. Številka pošte je petmestna.

Slika 28: Vnašanje podrobnejših podatkov novega dobavitelja

26
Večkrat pritisnite ali ENTER in se pomaknite do zaslona z računovodskimi podatki
(Create vendor: Accounting information Accounting).
V polju podatkov poravnalnega knjigovodskega računa (Reconciliation. Account) (slika
29) izberite poravnalni knjigovodski račun za dobavitelja v državi (Trade payables –
domestic, kto. 160000) in skupino za gospodarjenje z denarjem - domači (Cash
Management Group, A1 – Domestic).

Slika 29: Vnašanje poravnalnega knjigovodskega računa za novega dobavitelja

Pritisnite ali ENTER in se pomaknite preko več računovodskih zaslonov, na katerih
ne boste vnašali podatkov, do zaslona z nabavnimi podatki (Purchasing Data).
Vnesite podatke, kot je prikazano na sliki 30.

Označite to polje. Oznaka se bo prenesla na

nabavne info zapise za tega dobavitelja in
pomeni, da bo fakturo za naročilo mogoče
poknjižiti šele po vnosu prevzemanja blaga v
SAP.

Slika 30: Vnašanje nabavnih podatkov novega dobavitelja

27
 Pritisnite ali ENTER in se pomaknite preko zaslona funkcije partnerja (Partner
functions) na shranjevanje podatkov. Pritisnite in s tem shranite podatke.

− Spreminjanje podatkov dobavitelja

V tem koraku boste spreminjali podatke izbranega dobavitelja.
Pot: Logistics / Materials Management / Purchasing / Master Data / Vendor / Central / Change
Številka transakcije: XK02

Vnesite podatke o dobavitelju in označite tiste skupine podatkov, ki jih želite

spreminjati (slika 31). Podatke lahko spreminjate le za izbranega dobavitelja.

Slika 31: Spreminjanje podatkov izbranega dobavitelja

Pritisnite ali ENTER.

Pritisnite in zapustite transakcijo XK02 za spreminjanje podatkov dobavitelja.

! Povezovanje materiala z dobaviteljem

Potem ko vnesete podatke o materialu in dobavitelju, ju morate med seboj povezati,
oblikovati nabavni informacijski zapis. Povezava vsebuje podatke, ki opredeljujejo
pogoje nabave tega materiala pri dobavitelju. Za vsak material je potrebno oblikovati
toliko povezav, kot je dobaviteljev, ki ta material dobavljajo.
Pot: Logistics / Materials Management / Purchasing / Master Data / Info record / Create
Številka transakcije: ME11

28
Vnesite številko materiala, številko dobavitelja, nabavno organizacijo in obrat, za
katerega boste oblikovali povezavo materiala z dobaviteljem (slika 32). Ista
kombinacija materiala in dobavitelja ima lahko v različnih nabavnih organizacijah ali
obratih različne pogoje nabave. Polje za povezavo (Info record) pustite prazno, saj
bo povezava šele nastala in bo prejela naslednjo zaporedno številko v opredeljenem
območju številčenja povezav. Skupine povezave (info category) ne spreminjajte in naj
ostane na Standard.

Slika 32: Vnašanje podatkov za oblikovanje povezave materiala z dobaviteljem

Pritisnite ali ENTER.
Na zaslonu z glavnimi podatki (General data) (slika 33) ne vnesete nobenih novih
podatkov. Opazili boste, da so se nekateri podatki prenesli iz glavnih podatkov
materiala in dobavitelja.

29
Slika 33: Prenašanje nekaterih podatkov iz glavnih podatkov materiala in dobavitelja
Pritisnite ali ENTER.
Na zaslonu s podatki nabavne organizacije (Purch. Organization Data 1) vnesite
planirani čas dobave, standardno količino naročila, davčno stopnjo in neto ceno, kot je
prikazano na sliki 34.

30
 Planirani čas dobave

Standardna količina naročila

Davčna stopnja:
V1 – 15 % vstopni davek

Neto cena (brez davka) za enoto

mere

Slika 34: Vnašanje podatkov nabavne organizacije

V naslednjem koraku boste vnesli popust, ki ga je odobril dobavitelj.

− Vnašanje popustov
Dobavitelj nam je odobril 5% popust na dogovorjeno ceno (slika 35).

Za vnašanje dogovorjenih pogojev z izbranim dobaviteljem pritisnite in

nato izberite Novo obdobje veljavnosti .

Cenovnim pogojem vedno

opredelimo obdobje veljavnosti.
Datum 31.12.9999 pomeni, da pogoj
navzgor časovno nima omejitve.

Slika 35: Vnašanje pogoja: 5% popust na dogovorjeno ceno

31
V zaslon s cenami dodate novo postavko. V stolpcu vrsta pogoja (Condition Type)
odprite tabelo in izberite pogoj RA01 (Discount & on Gross) (slika 36).

Slika 36: Vnašanje nove postavke na seznamu pogojev

Nato vnesite še vrednost pogoja (5%) (slika 37) in pritisnite ENTER.

Slika 37: Vnašanje pogoja: popust 5%

Predpostavite še, da je dobavitelj ponudil naslednji pogoj: Pri nabavi več kot 1000
kosov je cena materiala 8 EUR za kos.
Označite postavko PB00 v pogoju (vrstica se obarva, ko je označena), kajti nanjo se
nanaša količinski popust. Nato pritisnite .
Vnesite vrednosti, kot je prikazano na sliki 38.

Slika 38: Vnašanje pogoja: Pri nabavi več kot 1000 kosov je cena materiala 8 EUR za
kos

Nato pritisnite in se vrnite na prejšnji zaslon.

Če želite ponovno preveriti podatke o nabavni organizaciji (Purchasing organization
Data 1) ponovno pritisnite in izberite zavihek: podatki o nabavni organizaciji.
Opazili boste, da sta neto in veljavna cena sedaj sivi in ju ni mogoče popravljati, ker
imata v ozadju opredeljene pogoje (popust) (slika 39).

Slika 39: Preverjanje vnesenih podatkov nabavne organizacije

32
 Večkrat pritisnite ENTER in se pomaknite preko preostalih zaslonov, na katere ne
vnašajte nobenih podatkov. Na koncu povezavo materiala z dobaviteljem shranite.
V statusni vrstici na dnu zaslona se izpiše sporočilo, da je bila povezava materiala z
dobaviteljem oblikovana, dodeljena ji je nova zaporedna številka.

!Nabavljanje blaga za zalogo

− Oblikovanje zahteve za naročilo

V tem koraku boste oblikovali enostavno zahtevo za naročilo. Glavne sestavine, ki jih
morate zagotoviti v vsaki zahtevi za naročilo, so (slika 40):
" KDO naroča blago
" KATERO blago naročate
" Kakšno KOLIČINO blaga naročate
" DO KDAJ mora biti blago dobavljeno
Pot: Logistics / Materials Management / Purchasing / Purchase requisition / Create
Številka transakcije: ME51N

Sporočilo: Zahteva za naročilo (ZZN) je

sestavljena iz treh delov:
1) Glava sporočila (besedilo)
2) Postavke
3) Sestavine postavk

Slika 40: Vnašanje podatkov: zahteva za naročilo

Posamezne dele sporočila odprete s pritiskom na ali zaprete s pritiskom na ob

levem robu okna.
Na začetku morate nastaviti prevzete vrednosti (Default Values) (slika 41), ki bodo
veljale za vse zahteve, ki jih boste oblikovali odslej.
33
Pritisnite in vnesite podatke, kot je prikazano na spodnji sliki. Vnesite
številko obrata in vaše ime kot ime naročnika blaga.

Slika 41: Vnašanje prevzetih vrednosti

V primeru, da na zgornjem zaslonu (slika 41) nimate vseh podatkov za vnašanje
določenih vrednosti, pritisnite More Fields (slika 42). V oknu za oddajanje želenih polj
(Change Layout) dodajte želena polja tako, da jih najprej označite in nato pritisnete
. S tem ste izbrana polja prenesli iz skritih polj (Hidden Fields) v prikazana polja
(Display Fields). Nato pritisnite .

Slika 42: Dodajanje polj na zaslon za vnašanje privzetih vrednosti

Ko končate z vnosom, podatke shranite s pritiskom na .

34
V prvo postavko vnesite številko materiala, ki ga naročate, količino in datum, do
katerega mora biti blago dobavljeno (slika 43).

Slika 43: Vnašanje postavke izbranega blaga

Ko vnesete te tri podatke, pritisnite ENTER, da program prenese v ustrezna polja še
ostale podatke o materialu, ki ga naročate.
V postavko so se prenesli podatki iz glavnega zapisa materiala (slika 44).

Slika 44: Prenašanje podatkov iz glavnega zapisa materiala v postavko

Slika 45 prikazuje sestavine postavke, ki so vsebinsko razvrščene na več zavihkih.

Slika 45: Pregledovanje sestavine postavke

Pritisnite in shranite zahtevo za naročilo.

V vrstici stanja se izpiše naslednja tekoča zaporedna številka zahteve za naročilo.

35
! Izbiranje dobavitelja
V tem koraku boste dodelili dobavitelja zahtevi za naročilo, ki ste jo oblikovali v
prejšnjem koraku. Najprej boste poiskali, katerim zahtevam za naročilo dobavitelj še ni
bil dodeljen. Iskali boste s pomočjo številke nabavne skupine (slika 46).
Pot: Logistics / Materials Management / Purchasing / Purchase requisition / Follow-on Functions
/ Assign
Številka transakcije: ME56

Vnesite vašo številko nabavne skupine.

Tako boste v sistemu poiskali vse
zahteve za naročilo, katerim dobavitelj
še ni dodeljen.

Slika 46: Iskanje zahtev za naročilo, katerim dobavitelj še ni dodeljen; iskanje preko
številke nabavne skupine

Za nadaljevanje pritisnite ali F8.

Izpiše se seznam vseh odprtih zahtev za vašo nabavno skupino, katerim še ni bil
dodeljen dobavitelj (slika 47).

36
 Glava seznama

Postavka

Slika 47: Seznam odprtih zahtev za naročilo izbrane nabavne skupine

Prikaz sestavin posamezne postavke:
" Označite postavko tako, da označite stikalo ob številki materiala
" Pritisnite .
Avtomatična dodelitev dobavitelja: Program SAP bo avtomatično dodelil dobavitelja na
osnovi razpoložljivih podatkov (slika 48). Poiskal bo vse povezave z dobavitelji za
izbran material. Če je povezav med materialom in dobavitelji več, se v oknu prikaže
seznam možnih dobaviteljev, iz njega pa izberete želenega.

Postavko označite tako, da označite stikalo ob številki materiala. Nato v

orodni vrstici pritisnite .

Slika 48: Avtomatično dodeljevanje dobavitelja

V obravnavanem primeru je v programu samo ena povezava materiala z dobaviteljem
in je dobavitelj avtomatično dodeljen zahtevi. Postavka dobi novo vrstico in v njej so
navedeni podatki o dobavitelju: tip sporočila (povezava materiala z dobaviteljem),
številka povezave materiala z dobaviteljem, številka dobavitelja (8099), nabavna
organizacija (1000) (slika 49).

Slika 49: Navedba podatkov o dobavitelju

Pritisnite in shranite spremembe ter zapustite transakcijo s pritiskom na .

37
! Naročanje

− Prenašanje zahteve za naročilo v naročilo dobavitelju

V tem koraku boste na osnovi zahteve za naročilo oblikovali naročilo (slika 50).
Pot: Logistics / Materials Management / Purchasing / Purchase order / Create / Vendor-Supplying
plant known
Številka transakcije: ME21N

Slika 50: Okno za oblikovanje naročila

Pritisnite , da dobite na zaslon okno za iskanje sporočil v zvezi

s procesom oskrbovanja (slika 51). V obravnavanem primeru boste naročilo oblikovali
s sklicevanjem na zahtevo za naročilo.

38
 Pritisnite roletni gumb in izberite varianto Purchase requisitions.

Slika 51: Oblikovanje naročila s sklicevanjem na zahtevo za naročilo

Na naslednjem oknu ne vnašajte vrednosti. Označite le polje Assigned, Open, and

Release in pritisnite , da sprožite iskanje vseh zahtev za naročilo z dodeljenim
dobaviteljem (slika 52).

Slika 52: Iskanje vseh zahtev za naročilo z dodeljenim dobaviteljem

V nekaterih primerih zaradi nepojasnjenih razlogov dobite obvestilo o napaki(slika 53).
Takrat morate iz vseh polj, ki se nahajajo na prejšnjem zaslonu, (slika 52) v delu
zaslona, poimenovanem Program selections, izbrisati podatke, razen v polju Obrat
(Plant), kjer pustite izbrani obrat v Nemčiji (1000), in v polju Material, kjer pustite
ustrezno številko vašega izbranega materiala.

Slika 53: Obvestilo o napaki

V levem oknu se prikaže seznam dodeljenih zahtev za naročilo. Razvrščene so po
hierarhiji: Nabavna organizacija # Nabavna skupina # Postavka zahteve za naročilo.

39
Seznam s pritiskanjem na trikotnik poglobite, dokler ne dosežete postavke zahteve
za naročilo, ki ste jo vi oblikovali.
Nato je potrebno prenesti postavko zahteve za naročilo v odprto naročilo (slika 54).

Pritisnite z miško na oznako postavke

zahteve za naročilo, da jo označite. Pritisnite
levi gumb na miški, ga držite pritisnjenega,
povlecite postavko in jo odvrzite v
nakupovalni voziček v zgornjem levem
vogalu na desni polovici zaslona.

Slika 54: Prenašanje podatkov zahteve za naročilo v odprto naročilo

Postavko zahteve za naročilo prenesete po načelu “povleci in spusti”. S tem se podatki
zahteve za naročilo prenesejo v odprto naročilo.

S pritiskom na zaprete levo polovico zaslona, v kateri imate

pregledovanje odprtih zahtev za naročilo.

40
− Pregledovanje podatkov oblikovanega naročila
Naročilo je sestavljeno iz glave sporočila, postavk in sestavin posamezne postavke
(slika 55).

Podatki glave naročila

Postavke

Sestavine
postavke

Slika 55: Pregledovanje podatkov oblikovanega naročila

− Predogled tiskanja
Za predogled tiskanja naročila pritisnite (slika 56).

41
 Slika 56: Predogled oblikovanega naročila

Predogled oblikovanega naročila zapustite s pritiskom na .

− Shranjevanje naročila

Ko ste zaključili z obdelavo naročila, ga shranite s pritiskom na .

! Prevzemanje blaga

− Prevzemanje blaga s povezavo na številko naročila

V naslednjem koraku boste prevzeli blago s povezavo na številko naročila (slika 57).
Pot: Logistics / Materials Management / Inventory management / Goods movement / MIGO -
Goods Movement
Številka transakcije: MIGO

42
Slika 57: Okno za prevzemanje blaga s povezavo na številko naročila
Kombinacija polj zagotavlja, da ste izbrali transakcijo prevzemanja blaga za naročilo. S
pomočjo teh dveh polj lahko izvedete tudi druge transakcije, kot npr. izdajanje blaga iz
skladišča, prikazovanje materialnega sporočila, razveljavljanje materialnega sporočila,
vračanje blaga dobavitelju, naknadno dobavljanje ipd.

− Prikazovanje odprtih naročil dobavitelja

Za pregledovanje odprtih naročil pritisnite . V polje Dobavitelj (Vendor) vpišite

številko dobavitelja 80## in pritisnite (slika 58).

Slika 58: Vpisovanje številke dobavitelja

Nato pritisnite , da poiščete vsa odprta naročila izbranega dobavitelja.

43
Seznam se odpre v spodnjem delu zaslona in je pogosto skrit povsem spodaj.

V primeru, da vidite le vrstico z gornjimi ikonami, postavite kazalec miške na zgornji

rob te orodne vrstice (kurzor dobi obliko dvostranske puščice) in povlecite rob navzgor,
dokler ne vidite vsebine naročil.

Izberite želeno številko naročila in pritisnite Privzemi (Adopt) . S tem ste postavke
naročila prenesli v prevzemnico (slika 59). Seznam naročil lahko sedaj ponovno
zaprete navzdol, da vam ne ovira pregledovanja vsebine prevzemnice.

Slika 59: Seznam odprtih naročil za izbranega dobavitelja

− Knjiženje prevzemnice
V sestavinah postavke (slika 60) pritisnite zavihek Where, izberite skladiščno lokacijo,
na katero nameravate namestiti blago, in označite izbirno polje Item OK. Nato
pritisnite ENTER.

44
 Slika 60: Izbiranje skladiščne lokacije

Prevzemnico shranite s pritiskom na .

V vrstici stanja se izpiše naslednja zaporedna številka materialnega sporočila
(prevzemnice), ki ste ga ravnokar knjižili.

! Pregledovanje stanja zalog

− Pregledovanje trenutnega količinskega stanja zalog za

material
V tem koraku boste pregledali trenutno količinsko stanje zalog za material. Najprej
vnesite številko tistega materiala, za katerega želite pregledati stanje zalog (slika 61).

Pot: Logistics / Materials Management / Inventory management / Environment / Stock / Stock

overview
Številka transakcije: MMBE

45
Slika 61: Vnašanje številke tistega materiala, za katerega želite pregledati stanje zalog

Vnesite številko materiala in pritisnite . Na zaslonu se izpiše stanje zalog (slika 62).

Zaloga na nivoju organizacije

Zaloga na nivoju obrata

Zaloga na nivoju
skladiščne lokacije
Slika 62: Pregledovanje stanja zalog

− Pregledovanje zalog in potreb za material

V tem koraku boste pregledali zaloge in potrebe za material.
Pot: Logistics / Materials Management / Inventory management / Environment / Stock / Stock-
requirements list
Številka transakcije: MD04

46
Na zavihku [Individual Access] vnesite številko materiala in obrat, za katerega želite
prikaz zalog in potreb (slika 63).

Slika 63: Vnašanje številke materiala in obrata, za katerega želite prikaz zalog in
potreb
Nato pritisnite ENTER. Na zaslonu se prikaže pregled potreb po materialu in
sestavine posamezne postavke (slika 64).

Z dvojnim pritiskom na posamezni

postavki pogledate sestavine postavke

S pomočjo gumbov v orodni vrstici

ahko preklopite v prikaz ali spremembo
zahteve za naročilo. Zahtevo za
naročilo lahko pretvorite tudi v naročilo.

Slika 64: Pregledovanje potreb za material in sestavine posamezne postavke

47
− Pregledovanje trenutnega količinskega in
vrednostnega stanja zalog materialov
V tem koraku boste pregledali trenutno količinsko in vrednostno stanje zalog
materialov.
Pot: Logistics / Materials Management / Inventory management / Environment / Inventory
controling / Environment / Documentevaluations / Stock Value / Current stock value
Številka transakcije: MC48

Najprej vnesite številko obrata, za katerega želite prikazati trenutno količinsko in

vrednostno stanje zalog materialov (slika 65).

Slika 65: Vnašanje številke obrata

Vnesite številko obrata 1000 in pritisnite . Na zaslonu se prikaže trenutno

količinsko in vrednostno stanje zalog materialov (slika 66).

48
 V orodni vrstici pritisnite [Double line],
da poleg vrednosti zaloge za
posamezen material, program prikaže
tudi količino blaga v zalogi.

Slika 66: Prikazovanje trenutnega količinskega in vrednostnega stanja zalog

materialov v izbranem obratu

! Nabavljanje blaga za določeno stroškovno mesto

V nadaljevanju je prikazano nabavljanje blaga za določeno stroškovno mesto. Nabavni
proces se prične z oblikovanjem zahteve za naročilo, ki ga nabavni oddelek pretvori v
naročilo dobavitelju.

− Oblikovanje zahteve za naročilo

Transakcija: ME51N
Zahtevo za naročilo oblikujete enako kot pri nabavi za zalogo.
Razlika je v tem, da je potrebno pri nabavi za porabo pri vsaki postavki zahteve za
naročilo določiti ustrezno skupino knjiženja (Account assignement category) (slika 67).
Od izbire skupine knjiženja je odvisno, kateri objekt knjiženja (stroškovno mesto,
osnovno sredstvo, kontrolinški nalog itd.) bo potrebno v nadaljevanju še izbrati za to
postavko.

49
Slika 67: Določanje stroškovnega mesta
Podatke vnesite, kot je prikazano na sliki 67, in pritisnite ENTER.
Na zavihku [Account assignement] izberite še številko stroškovnega mesta (slika 68).

50
Slika 68: Izbiranje stroškovnega mesta
Poglejte si, kako lahko že na stopnji oblikovanja zahteve za naročilo izberete
dobavitelja. Na zavihku [Source of supply] pritisnite Izbira dobavitelja
(slika 69). V primeru, da obstaja samo ena povezava med
materialom in dobaviteljem za izbrani material, se številki te povezave in dobavitelja
vpišeta v ustrezna polja na tem zavihku. Če je dobaviteljev več, program ponudi okno,
v katerem izberete dobavitelja.

Slika 69: Izbiranje dobavitelja

Shranite zahtevo za naročilo s pritiskom na .

− Pretvarjanje zahteve za naročilo v naročilo

V tem koraku boste pretvorili zahtevo za naročilo v naročilo (slika 70) (glejte ustrezni
korak).
Transakcija: ME21N

51
 Slika 70: Prenašanje podatkov zahteve za naročilo v naročilo
Izberite želeno postavko in jo prenesite v nakupovalno košarico naročila.

Shranite naročilo s pritiskom na .

! Plačevanje dobavitelju
Plačevanje dobavitelju je zadnji podproces v procesu oskrbovanja. Vsebuje vnašanje
podatkov iz prejetega računa od dobavitelja v program SAP in vzpostavljanje
povezave s predhodno vnesenim sporočilom (naročilom ali prevzemnico). Preden se
izpelje proces plačevanja dobavitelju, program SAP avtomatsko primerja vsebino
naročila in vsebino dobaviteljevega računa (iskanje morebitne neskladnosti med
naročenim/prevzetim blagom in zaračunanim blagom). Nato sledi knjiženje na
knjigovodske račune glavne knjige.
V primeru se boste pri plačevanju dobavitelju sklicevali na številko nabavnega
naročila. Najprej vnesite podatke računa (slika 71).
Pot: Logistics / Materials Management / Logistis Invoice Verification / Document Entry / Enter
Invoice
Številka transakcije: MIRO

52
 Datum prejema računa v organizacijo.

Dobaviteljeva številka računa

Vnesite bruto znesek z računa

(vključno z DDV), izberite valuto EUR
in označite polje Izračun davka
(Calculate tax), kar pomeni, da bo
sistem sam preračunaval znesek

Z miško pritisnite na polje za vnos

številke naročila in nato pritisnite F4.

Slika 71: Vnašanje podatkov računa

Pazite, da bo datum prejema računa (Posting date) kasnejši kot datum izstavitve
računa (Invoce date).
Nato vnesite številko dobavitelja (slika 72).

Vpišite (ali poiščite) številko

dobavitelja.

Slika 72: Vnašanje številke dobavitelja

53
Pritisnite ali F8. Nato pritisnite Kopiraj (Copy). S tem ste številko izbranega
naročila prenesli v proces plačevanja dobavitelju (slika 73). Nato pritisnite še ENTER,
da se poleg številke naročila prenesejo še postavke iz naročila v proces plačevanja
dobavitelju.

Označite številko naročila, za katerega

knjižite dobaviteljev račun

Slika 73: Označevanje številke naročila, za katerega plačujete dobavitelju

Sedaj boste simulirali knjiženje na knjigovodske račune glavne knjige (slika 74).

Pritisnite [Simulate] za prikaz

simulacije knjiženja na knjigovodske
račune glavne knjige.

Slika 74: Zahteva za prikaz simulacije knjiženja na knjigovodske račune glavne knjige
Na zaslonu se prikažejo podatki simulacije vknjižb na knjigovodske račune glavne
knjige (slika 75).

54
 Postavke simulacije vknjižbe:
1) Obveznost do dobavitelja
2) Zapiranje odprte postavke
na prehodnem
knjigovodskem računu
nabave materiala
3) Obračun vstopnega davka
(15% - Nemčja!)

Polje Balance ima vrednost 0, saj sta

vrednosti Debit in Credit na levi strani
enaki in to je pogoj, da bo račun
mogoče poknjižiti.

Slika 75: Prikazovanje podatkov simulacije knjiženja na knjigovodske račune glavne

knjige
Pritisnite Nazaj (Back) in tako izklopite zaslon za simulacijo.
V podatkih glave izberite še zavihek Davek (Tax), da se dopolnijo podatki o obračunu
vstopnega davka (slika 76).

Slika 76: Dopolnjevanje podatkov o obračunu vstopnega davka

Pritisnite in s tem račun shranite in knjižite na knjigovodske račune glavne knjige.

Prikaže se sporočilo, ki pomeni, da je račun zadržan za plačilo (Blocked for payment).

Pri vajah boste pogosto naleteli na to obvestilo, saj boste blago prevzeli in dobaviteljev
račun knjižili nemudoma za tem, ko boste oblikovali nabavno naročilo, ne pa skladno z
datumom dobave, ki ga boste navedli v naročilu, kot bi to bilo v realnem primeru.

55
5 Primeri petih vaj:

! Vaja 1:
Pripravite zahtevo za naročilo za material, ki ste jo oblikovali v programu SAP. Zahteva
za naročilo naj vsebuje tri postavke za nabavo enakega materiala v količinah 100, 200
in 300 kosov. Za posamezne postavke predvidite datume dobave v obdobju enega,
dveh in treh mesecev od dne oblikovanja zahteve za naročilo.

! Vaja 2:
Izberite poljubnega dobavitelja v okviru nabavne organizacije 1000 in povežite vaš
material z dobaviteljem, ki bo vseboval pogoje nabave vašega materiala pri tem
dobavitelju. Ceno materiala v pogojih povezave opredelite tako, da bo znašala 1 EUR
za količine od 1 do 199 kosov, 0,8 EUR za količine od 200 do 299 kosov in 0,75 EUR
za količine, ki so enake ali večje od 300 kosov. Nato postavkam zahteve za naročilo
dodelite dobavitelja.

! Vaja 3:
Oblikujte tri naročila, pri čemer naj vsako naročilo vsebuje po eno postavko iz zahteve
za nabavo. Poiščite naročila v pregledu zalog in potreb (SAP transakcija MD04). Nato
ponovno odprite zadnje naročilo in količino zmanjšajte iz 300 na 250 kosov. Preverite,
kako se nastala sprememba odraža v pregledu zalog in potreb.

! Vaja 4:
Dobavitelj vam je blago za vsa tri vaša naročila poslal z enkratno pošiljko. Prevzemite
blago in knjižite prevzemnico tako, da se pri tem sklicujete na vsa tri naročila. Blago
namestite na poljubno skladiščno lokacijo obrata številka 1000.

! Vaja 5:
Knjižite še račun za dobavo blaga iz vaje 4. Tudi tu ne pozabite, da se morate
sklicevati na vse tri številke naročil.

56
Literatura
Andrejčič, R.; Brekić, J.; Devetak, G.; Florjančič, J.; Gričar, J.; Jesenko, J.; Kaltnekar,
Z.; Kavčič, B.; Ljubič, T.; Marolt, J.; Mayer, J.; Melavc, D.; Mikeln, P.; Pavlin,
N.; Repovž, L.; Slabe, F.; Štrajhar, M.; Vila, A.; Vukovič, G.(1998): "Operativni
management." Jože Florjančič, urednik, Kranj, Moderna organizacija.
Appelrath, H.-J.; Ritter, J. (2000): "SAP R/3 Implementation. Methods and Tools."
Heidelberg, Springer-Verlag Berlin.
Čižman, A. (2002): "Logistični management v organizaciji." Založba Moderna
organizacija v okviru Fakultete za organizacijske vede Univerze v Mariboru,
Kranj, 13-15.
Delavnica SAP (2001): "Predstavitev programa SAP študentom Fakultete za
organizacijske vede Univerze v Mariboru." 12. november, Kranj.
European Commission (2000): "EcaTT Final Report, Electronic Commerce and
Telework Trends: Benchmarking Progress on New Ways of Working and
New Forms of Business across Europe." EMPIRICA, Project EcaTT98,
EP29299, julij.
Hammer M., Champy J. (1995): "Preurejanje podjetja: Manifest revolucije v
poslovanju". Ljubljana, Gospodarski vestnik.
Jelovčan, M. (1997): "Elementi poslovnega modela in predlog izboljšav procesov."
Projekt RKC, Kranj: Merkur – trgovina in storitve, d.d., 1-18.
Kalakota, R., Robinson, M. (1999): "e-Business, Roadmap for Success."
Massachusetts, Addison-Wesley Longman Inc.
Klavžar, M. (2001): "Model elektronskega naročanja opreme v sistemu vojaškega
letalstva in zračne obrambe Republike Slovenije." Magistrsko delo. Kranj:
Univerza v Mariboru, Fakulteta za organizacijske vede.
Larocca, D. (2002): Naučite se sami. SAP R/3 v 24.urah." prevedel Kuster, D.,
samozaložba.
Lesničar, T. (2002): "Vpliv elektronskega poslovanja na oskrbne verige." Magistrsko
delo. Ljubljana: Univerza v Ljubljani, Ekonomska fakulteta.
Ody, P. (2001a): “Supply Chain Collaboration.” Financial Times, Twice –monthly
review of Information and Comunications Technology, sreda, 5. december
2001, x.
Podlogar, M. (2002b): "Mrežne povezave med udeleženci v procesu oskrbovanja."
Organizacija, letnik 35, številka 6, junij, 374-378.
Potočnik, V. (2000): "Trženje storitev." Ljubljana, Gospodarski vestnik.
Potočnik, V. (2001): "Trženje v trgovini." Ljubljana, Gospodarski vestnik.
Remic, B.; Gričar, P. (1999): “Spremljanje materialnega poslovanja v informacijskem
sistemu SAP R/3.” Računovodstvo za notranje potrebe podjetij, zbornik,
LMVERITAS, Portorož, oktober, 87-103.
Segev, A.; Gebauer, J.; Beam, C. (1998): "Procurement in the Internet Age – Current
Practices and Emerging Trends (Results From a Field Study)." CMIT Working
Paper WP-98-1033, Haas School of Business, University of California,
Berkley.
Shaw, M.; Blanning, R.; Strader, T.; Whinston, A. (2000): "Handbook on Electronic
Commerce." Berlin, Springer-Verlag.

57
Sterle, V. (2001): "Elektronsko poslovanje v nabavnem procesu Ministrstva za
obrambo s primerom Združenih držav Amerike." Organizacija, letnik 34,
številka 3, 143-149.
Sterle, V. (2002): "Uvajanje elektronskega poslovanja v nabavni proces Ministrstva za
obrambo Republike Slovenije". Magistrsko delo. Ljubljana: Univerza v
Ljubljani, Ekonomska fakulteta.
Turk, I. (2000): "Pojmovnik računovodstva, financ in revizije." Ljubljana, Slovenski
inštitut za revizijo, julij.
Turk, I. (2002): "Pojmovnik uporabniške informatike." Ljubljana, Slovenski inštitut za
revizijo, marec.
Van Weele, A. (1998): "Nabavni management." Ljubljana, Gospodarski vestnik

Spletne strani:
www.sap.com
help.sap.com
www.sap.si
www.ids-scheer.com/si/

58
Pojmovnik
Blago (Goods)
so proizvodi, ki so namenjeni za prodajo na trgu.
Celovit poslovni informacijski sistem (Enterprise Resource Planning - ERP)
je zanesljiv in odprt informacijski sistem, ki omogoča enotno izvajanje poslovnih
procesov znotraj organizacije na vseh lokacijah.
Dobavitelj (Supplier)
je pravna oseba, ki na podlagi pogodbe ali sporazuma dobavlja kupcu naročeno blago
lastne proizvodnje ali blago, ki ga je prej kupila od drugih dobaviteljev.
Drseča povprečna cena (Moving average price)
je povprečna cena količinske enote, ugotovljena ob vsaki novi nabavi, ko je seštevek
vrednosti prejšnjih količin in vrednosti na novo prejetih količin razdeljen s seštevkom
prejšnjih količin in na novo prejetih količin; spreminja se ob vsaki novi nabavi.
Finančna ustanova (Financial Institution)
je banka, zavarovalnica ali druga gospodarska družba, ki se ukvarja s finančnimi posli;
pri njih je izvajanje finančnega področja nalog razvito v samostojne poslovne
dejavnosti, kot so: opravljanje finančnih storitev, naložbena dejavnost, plačilni promet,
financiranje itd.
Informacijski sistem (Information System)
je informacijska ureditev, ki zahteva uskaljevanje podatkov v različnih temeljnih
procesih poslovanja organizacije.
Kupec (Buyer)
je pravna oseba, ki kupuje blago pri dobavitelju ter ga je tudi sposobna plačati, oseba
ki je že oddala naročilo in prevzela obveznost prevzema in plačila, ali ki ga je že kupila
in plačala.
Material (Material)
je nabavljeni osnovni in pomožni material, polproizvodi, deli, nadomestni deli, gorivo in
mazivo ter odpadki iz odpisanih stvari lastne proizvodnje, namenjeni prodaji.
Modul materialnega poslovanja (Materials Management – MM)
je modul programa SAP, ki preoblikuje proces oskrbovanja tako, da uvaja vodenje na
osnovi delovnih tokov, omogoča avtomatsko vrednotenje dobaviteljev, zmanjšuje
oskrbovalne in skladiščne stroške z upravljanjem zalog in skladišč. Modul
materialnega poslovanja vključuje funkcije za vodenje zalog (LIFO, FIFO) in
plačevanje dobavitelju, vsebuje količinsko in vrednostno vodenje zalog v organizaciji,
podpira večino običajnih tipov premikov blaga (prevzem, izdaja, preskladiščenje) in
vodenje posebnih vrst zaloge, kot sta npr. konsignacija in vračljiva embalaža.
Modul programa (Modul)
je del računalniškega programa. Moduli so med seboj povezljivi in sestavljajo celoten
računalniški program.
Nabavni referent (Procurement Clerk)
je uslužbenec nabavnega oddelka, ki se ukvarja s procesom oskrbovanja.
Napotitveni model (Reference model)
je rodovni (generični) okvir za razmišljanje o problemu.
Oddelek (Department)
je organizacijska enota na nižji ravni, ki zajema vsa delovna mesta, na katerih se
izvajajo sicer istovrstne delovne naloge in opravila, vendar različne težavnosti,
zapletenosti in zahtevnosti.

59
Organizacija (Organization)
je razmeroma samostojna celota ljudi ali sredstev, ki si prizadeva doseči postavljene
cilje in tako uresničiti namen. Celota je npr. podjetje, zavod.
Podproces oskrbovanja (Procurement Sub-process)
je vsak proces, ki je del skupnega procesa oskrbovanja. Podprocesi oskrbovanja so:
zbiranje podatkov o možnih dobaviteljih, pridobivanje ponudbe, izbiranje dobavitelja,
sklepanje pogodbe, naročanje blaga, prevzemanje blaga in plačevanje dobavitelju.
Privzeta vrednost (Default Value)
je vrednost, ki jo računalnik upošteva samodejno, če ni določena drugačna.
Proces (Process)
je zbirka dejavnosti, ki zahteva eno ali več vrst vložkov in ustvarja rezultat, ki za
odjemalca pomeni neko vrednost
Proces oskrbovanja – oskrbovanje (Procurement Process)
je sklenjeno zaporedje podprocesov (odločanje o količini, kakovosti, izbiri med
možnimi znamkami, odločanje o ceni in izbiranje dobaviteljev -lahko tudi znotraj
organizacije-, pogajanje z njimi in usklajevanje njihove ponudbe s potrebami pri
proizvajanju in/ali prodajanju. Proces se prične s potrebo kupca in konča s plačilom
dobavitelju. V procesu oskrbovanja se izmenjajo sporočila v notranjem procesu in med
kupcem ter enim ali več dobavitelji.
Računalniški program (Computer Program)
je zapis zaporedja programskih ukazov za računalniško obdelovanje podatkov;
razdeljen je na module.
SAP (Systems Administration and Products in Data Processing)
je eden izmed programov za celovit poslovni informacijski sistem.
SAP transakcija (SAP Transaction)
je ukaz v programu SAP za izvajanje določenega dela programa; določenega dela
poslovnega procesa.
Skupina organizacij IDES (Internet Demonstration and Evaluation System)
je program za izobraževanje, namenjen šolski uporabi programa SAP. Sestavlja ga
model mednarodne organizacije z izpostavami v mnogih državah. IDES vsebuje
podatke za demonstracijo velikega števila poslovnih scenarijev v programu SAP.
Ključni namen je čim bolj realni prikaz poslovnih scenarijev z močno povezavo med
poslovnimi procesi; povezavo zagotavlja SAP.
Sporočilo (Message)
je zapis na papirju ali drugem sredstvu z uradno veljavnostjo in kaže ali potrjuje
pojavitev ali obstoj nečesa.
Trg (Market)
je zamišljeno ali dejansko srečanje ponudbe in povpraševanja; za njegovo opredelitev
uporabljamo različna sodila: zemljepisno območje, skupina in količina blaga, čas,
število dobaviteljev (ponudnikov) in kupcev (povpraševalcev), razmerja med ponudbo
in povpraševanjem itd.
Trgovsko blago (Trading Goods)
je blago, kupljeno pri proizvajalcih za prodajo v trgovini.
Udeleženec procesa (Process Participant)
je tista oseba, ki sodeluje pri pripravljanju končnega predloga za odločitev v zvezi s
procesom.

60