Professional Documents
Culture Documents
Alumni Pda
Alumni Pda
Workshop on:
COMMUNICATION SKILLS
Exclusively prepared for:
1
YOUR FACILITATOR
Management Consultant
2
GROUND RULES
• Time
• Coffee Breaks
• Lunch
• No Smoking
• Restrooms
• Emergency Exits
• Be Open
3
APA YANG DIMAKSUD DENGAN
KOMUNIKASI?
Istilah komunikasi berasal dari kata Latin Communicare
atau Communis yang berarti sama atau menjadikan milik
bersama
Definisi:
Suatu proses dimana 2 atau lebih orang
memberi dan menerima informasi dan
saling mengerti satu sama lain.
4
PRINSIP DASAR KOMUNIKASI
5
PROSES KOMUNIKASI
UMPAN BALIK
Noise
SUMBER PESAN MEDIA PENERIMA EFEK
6
KOMPOSISI PESAN DIDALAM
KOMUNIKASI
7
4 MASALAH PENGHAMBAT
KOMUNIKASI
MENGEMBANGKAN
1 PESAN
MENYAMPAIKAN
2 PESAN
3 MENERIMA PESAN
MENAFSIRKAN
4 PESAN
8
MASALAH
1 MENGEMBANGKAN PESAN
1
Keraguan Isi Pertentangan
Pesan Emosional
2
Asing dengan Kesulitan dalam
Lingkungan Mengekspresik
atau Audience 3 an
Formulasi
Pesan
4
9
MASALAH
2 MENYAMPAIKAN PESAN
1
MEDIA
2
PANJANG
SALURAN
3 MAKNA YANG
BERTENTANGAN
4
10
MASALAH
3 MENERIMA PESAN
1
1 • Masalah Penglihatan
2
2 • Masalah Pendengaran
3 • Kesehatan 3
4 • Konsentrasi
4
11
MASALAH
4 MENAFSIRKAN PESAN
1
• Usia • Hubungan
• emosional dapat
•
Pendidikan
Jenis kelamin
2 mempengaruhi
ketepatan sebuah
• Status Sosial
komunikasi
• Budaya
• dll 3
LATAR REAKSI
BELAKANG EMOSIONAL
4
12
1 • CHANNEL OF
COMMUNICATION
• KEYS TO
2 EFFECTIVE
COMMUNICATION
COMMUNICATION
3 • COMMUNICATION
ETIQUETTE
13
1 • CHANNEL OF
COMMUNICATION
• KEYS TO
2 EFFECTIVE
COMMUNICATION
COMMUNICATION
3 • COMMUNICATION
ETIQUETTE
14
CHANNELS OF
COMMUNICATION
BUSINESS
CORRESPONDENCE
TELEPHONE
15
CHANNELS OF
COMMUNICATION
BUSINESS
CORRESPONDENCE
TELEPHONE
16
PERKENALAN
17
URUTAN PERKENALAN
Pedoman dalam urutan perkenalan adalah: Bicarakan kepada orang yang
lebih penting terlebih dahulu.
Contoh: Anda sedang berjalan dengan atasan Anda dan secara kebetulan bertemu dengan
salah seorang teman Anda. Anda berbicara ke atasan Anda terlebih dahulu, “Bu, ini teman saya,
Anita. Dia teman kuliah saya dahulu.” Lalu berpaling kepada Anita, “Ini bos saya, Ibu Dewiyanti.”
Orang yang lebih penting ini dapat didasari oleh jabatan, usia, atau
pengalaman.
18
BUSINESS CARD BASICS
BUSINESS
CORRESPONDENCE
TELEPHONE
20
MENELEPON
21
MENGGUNAKAN
SPEAKERPHONE
• Jika Anda ingin menggunakan speaker phone, segera minta ijin kepada orang yang sedang
melakukan percakapan telepon dengan Anda.
• Sebutkan pula alasan mengapa Anda ingin menggunakan speakerphone. (misalnya, agar
percakapan Anda dapat didengar juga oleh orang lain yang sedang bersama Anda atau agar
memudahkan Anda untuk membuat catatan.)
• Jika ada orang lain yang bersama-sama dengan Anda pada saat Anda melakukan percakapan
telepon, segera beri tahukan
• Misalnya: “Saya sedang bersama-sama dengan Wahyu dan Lely dari Pemasaran.”
• Lalu setiap orang yang ikut dalam percakapan ini (Wahyu dan Lely) dalam contoh di atas
sebaiknya memperkenalkan diri juga.
• Ketika menggunakan speakerphone, sebaiknya Anda mengunci pintu ruangan Anda, karena kita
cenderung berbicara lebih keras ketika menelepon dengan speakerphone.
22
KESALAHAN UMUM
DALAM MENELEPON
• Jangan bekerja sambil berbicara di telepon. Hal ini menyiratkan bahwa
perhatian Anda terbagi.
23
MENJAWAB TELEPON
• Jawab sebelum berdering tiga kali.
• Ketika Anda ditelepon pada saat Anda benar-benar sibuk, minta ijin untuk
menelepon balik. Sepakati waktu yang sesuai bagi Anda, dan penuhi janji
Anda!
24
MENCATAT PESAN
• Pastikan Anda mencatat nama dan nomor
penelepon secara benar. Jika ragu, minta
penelepon untuk mengeja namanya.
25
MENGGUNAKAN “HOLD”
• Jangan menekan “HOLD” tanpa meminta ijin dari orang
yang berbicara dengan Anda.
26
MENUTUP TELEPON
27
CHANNELS OF
COMMUNICATION
BUSINESS
CORRESPONDENCE
TELEPHONE
28
MENULIS SURAT BISNIS
29
CHECKLIST UNTUK SURAT
BISNIS
Apakah surat Anda sudah mengikuti format standard
seperti yang ditentukan dalam perusahaan Anda?
EMAIL
FACE TO FACE
BUSINESS
CORRESPONDENCE
TELEPHONE
31
HANDLE WITH CARE
32
MENYUSUN EMAIL
• Walaupun email jelas lebih bersifat informal, bukan
berarti Anda tidak perlu sopan!
33
KEAMANAN EMAIL
• Gunakan software untuk mendeteksi virus.
34
PENULISAN EMAIL
• Pedoman yang sama berlaku untuk penulisan email
seperti untuk penulisan surat.
35
1 • CHANNEL OF
COMMUNICATION
• KEYS TO
2 EFFECTIVE
COMMUNICATION
COMMUNICATION
3 • COMMUNICATION
ETIQUETTE
36
BERKOMUNIKASI DENGAN
TEAM ANDA
Mengetahui
Diri Sendiri
Mengetahui
Memahami Gaya
Komunikasi Anda Orang lain
37
Extrovert
Dominance Influence
Task People
Compliance Steadiness
Introvert
38
KARAKTERISTIK UMUM
DOMINANCE
Berpetualang Inovatif
Bersaing Teguh
D DOMINANCE
Berani
Tegas
Memecahkan Masalah
Berorientasi pada hasil
Dominance Mengarahkan Mandiri
ORIENTASI KETERBATASAN
• Mengutamakan sasaran • Terlalu menggunakan posisi
• Berpikir ke depan • Menetapkan standar yang terlalu
• Berorientasi pada tinggi
tantangan • Kurang taktis dan diplomatis
• Memulai kegiatan • Mengambil terlalu banyak, terlalu
• Inovatif cepat, dan terlalu dini
39
TIPS BERKOMUNIKASI DENGAN
ORANG TIPE D
Berbicaralah secara jelas, spesifik, dan langsung ke
pokok persoalan.
D
Dominance
Hanya membicarakan bisnis, jangan menanyakan
tentang hal-hal pribadi.
40
KARAKTERISTIK UMUM
INFLUENCE
Menarik Optimis
Percaya diri Persuasif
I DOMINANCE
Meyakinkan
Antusias
Populer
Pandai bergaul
Influence Mendorong semangat Mempercayai orang lain
ORIENTASI KETERBATASAN
• Optimis dan antusias • Tidak memperhatikan hal-hal detil
• Memecahkan masalah • Tidak realistis dalam menilai orang
secara kreatif lain
• Memotivasi orang lain ke • Mudah percaya orang lain
arah sasaran • Mendengarkan tergantung pada
• Anggota tim yang baik situasinya
• Menegosiasikan konflik
41
TIPS BERKOMUNIKASI DENGAN
ORANG TIPE I
Lakukan percakapan ringan.
I
Influence
Tanyakan tentang persoalan-persoalan pribadi.
Gunakan humor.
Tanyakan pendapatnya.
42
KARAKTERISTIK UMUM
STEADINESS
Bersahabat Tulus
Ramah Stabil
S DOMINANCE
Pendengar yang baik
Sabar
Mantap
Anggota tim yang baik
Steadiness Rileks Mau mengerti
ORIENTASI
• Anggota tim yang dapat KETERBATASAN
diandalkan • Menyerah untuk menghindari
• Mau bekerja untuk suatu kontroversi
tujuan tertentu • Sulit menetapkan prioritas
• Sabar dan empati • Tidak menyukai perubahan yang sulit
• Berpikir logis • Sulit menangani situasi yang beragam
• Berorientasi pada
pelayanan
43
TIPS BERKOMUNIKASI DENGAN
ORANG TIPE S
Lakukan percakapan ringan untuk memecahkan
kekakuan.
S
Steadiness
Tunjukkan minat pada dirinya sebagai pribadi.
C DOMINANCE
Teliti
Sopan
Dewasa
Sabar
Compliance Diplomatis Tepat
ORIENTASI KETERBATASAN
• Mempertahankan standar yang • Terlalu defensif ketika dikritik
tinggi • Terbenam dalam hal-hal detil
• Teliti dan mantap • Terlalu mengikuti situasi
• Mendefinisikan, memperjelas dan • Terkesan jauh dan dingin
menguji informasi
• Objektif
• Memecahkan masalah secara
menyeluruh
45
TIPS BERKOMUNIKASI DENGAN
ORANG TIPE C
Berbicaralah secara sistematis.
C
Compliance
Tunjukkan sikap yang hati-hati dan penuh perhatian
terhadap detail.
46
DISC PERSONALITY GAMES
47
1 • CHANNEL OF
COMMUNICATION
• KEYS TO
2 EFFECTIVE
COMMUNICATION
COMMUNICATION
3 • COMMUNICATION
ETIQUETTE
48
RUANG
PRIBADI
ETIKET DI
TEMPAT
KERJA
ETIKET MENGHORMATI
KOMUNIKASI POSISI
49
RUANG
PRIBADI
ETIKET
MENGHORM
KOMUNIKAS
ATI POSISI
I
50
RUANG
PRIBADI
MENGHORMATI ETIKET
ETIKET DI
TEMPAT
KERJA
MENGHORM
POSISI
KOMUNIKAS
ATI POSISI
I
51
RUANG
PRIBADI
ETIKET MENGHORM
KOMUNIKASI ATI POSISI
52
RUANG
PRIBADI
– Ketika orang tua rekan Anda sakit, tunjukkan perhatian. Jangan mengeluh ketika ia datang
terlambat atau tidak ke kantor.
– Bantu orang tersebut jika Anda dapat (berikan informasi tentang lowongan kerja, bantu dia
membuat resume baru, dll.)
– Tetapi hati-hati jangan sampai terlibat dalam tindakan yang negatif seperti menulis di koran, dll.
53
MENANGANI GOSIP
Ketika mendengar gosip:
• Katakan: “Jujur saya tidak begitu tertarik dengan kehidupan pribadi orang lain.”
• Konfrontasikan sumber gosip ini secara empat mata. Lakukan secara positif, bukan
dengan marah.
• Contoh: “San, saya dengar kamu memberitahukan beberapa orang di sini saya
sedang cari-cari pekerjaan baru dan minggu lalu saya sudah pergi untuk wawancara.
Itu tidak benar. Saya ketemu teman lama saya, dan dia memang manajer HRD di
perusahaannya, tetapi saya bukan pergi untuk wawancara. Menyebarkan berita
seperti itu bisa mempersulit saya.”
54
THANK YOU 55
Notes:
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
Notes:
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
Notes:
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
Notes:
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
Notes:
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________