SISTEM DISTRIBUSI BERKAS REKAM MEDIS

UNTUK KEPERLUAN RAWAT JALAN DI RS HERMINA PANDANARAN

SEMARANG TAHUN 2015

Reno Rizky Andhika*),

Retno Astuti Setijaningsih, SS, MM**)

*) Alumni Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang

**) Pengajar Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Jl. Nakula I No 5 – 11

Semarang

Email : seventeenreno@gmail.com

ABSTRACT

Based on preliminary survey it obtained thatbrm service in hermina hospital

pandanaran semarang for the purpose of outpatient is prepared by the record medical
officersby referring theappointment dataand patients who have no appoitmen / agreement or
come directly to the hospital.The number of Brm that comes out for outpatient service is
unknown.There is nobrm book expedition for the outpatient, instead the officers uses the
tracer . If the patient who have appointmentdid not come for t medical treatment, then brm is
not written in the book of doctor’s assistance. At the time of returning brm to the polyclinic,
the record medical officers only need to compare theexisting brm with the assistant book. It
causes the number of brm for the purpose of outpatient is unknowso that the number of
incoming BRM is unequal to outgoing brm. Analyzing the distribution system of medical
record file in the filing for the purpose of outpatient.
This research is descriptive and uses observation and interviews method. The variable
of the research is the function offiling officers as tracer of thebrm existence,brm distribution
policy, spo of brm distribution, brm distribution facilities, brm distribution for the purpose of
outpatient. The subject is officers filing and head record medical the object is ungsi officers
filing as tracer the existence of brm, distribution brm policy, spo distribution brm, distribution
brm facilities, distribution brm for the purpose of outpatient. The instrument of the research
are observation guidelines and interview guidelines. The analysis of the data is descriptive
and next it will be compared to the theory.
Based on the results of the research in the hermina pandanaran hospital in semarang ,
this hospital has not the filing officers.The distribution of duty in medical record unit isdone
concurrently.There has been a policy governing of the brm distribution and the officers are
already based on procedure.The instrument used for the distribution of incoming brm is
incomplete. There has been no books and the tracer expedition. There are spo which
regulates brm distribution, and fit for the brm distribution.The officers have carried out the
work well.
The suggestion for hermina pandanaran hospital in semarang are to recruit filing
officers, so that it will not disturbother officer service performance in health services , making
expedition book and makes the new tracer which is thicker and clear.
Keywords : Outpatient, Medical record document, Distribustion system
Bibliography : 16 (1990 - 2015)
PENDAHULUAN jalan disiapkan oleh petugas rekam
Di bagian filing dalam medis dengan melihat data appoitmen
mengeluarkan Berkas Rekam Medis dan pengambilan langsung untuk
(BRM) baik untuk keperluan pasien yang tidak melakukan
pengobatan rawat jalan, peminjaman appoitmen / perjanjian (langsung
dan perawatan pasien harus datang). BRM yang keluar untuk
menggunakan tracer dan ditulis di pelayanan rawat jalan tidak diketahui
buku peminjaman agar BRM yang berapa jumlahnya, karena tidak ada
keluar dari bagian filing bisa diketahui buku ekspedisi BRM untuk keperluan
keberadaanyaa. BRM yang keluar rawat jalan petugas hanya
dari filing untuk keperluan apapun menggunakan tracer saja. Jika pasien
harus ada penggontrolnya untuk yang sudah appoitmen tidak jadi
keperluan rawat jalan / pasien kontrol datang/berobat, BRM tidak ditulis di
di RS Hermina Pandanaran buku asiten dokter. Pada saat
Semarang tidak ditulis di buku, hanya pengembalian BRM dari poliklinik
memakai tracer saja pada saat BRM petugas rekam medis hanya
pulang kembali ke RM petugas hanya mencocokkan BRM yang ada dengan
mencocokkan BRM dengan data yang buku asisten dokter, sehingga BRM
ada di buku asisten dokter di instalasi yang keluar untuk keperluan rawat
RM bagian filing tidak ada buku jalan tidak diketahui jumlahnya, bisa
ekspedisi untuk BRM yang keluar jadi BRM yang kembali tidak sama
untuk keperluan rawat jalan / kontrol dengan BRM yang keluar. Maka atas
ulang sehingga instalasi RM tidak data tersebut peneliti tertarik untuk
bisa mengetahui atau mengecek membahas mengenai sistem
jumlah BRM yang keluar untuk rawat pendistribusian berkas rekam medis
jalan atau kontrol. untuk keperluan rawat jalan di RS
Di RS Hermina Pandanaran Hermina Pandanaran Semarang
Semarang prosedur tentang Tahun 2015.
peminjaman diatur dalam standar
prosedur operasional peminjaman TUJUAN PENELITIAN
BRM dan sistem distribusi BRM rawat 1. Tujuan Umum
jalan diatur dalam Standar Prosedur Menganalisis sistem
Oprasional (SPO) pendistribusian pendistribusian berkas rekam
BRM rawat jalan. Berdasarkan survei medis dibagian filing untuk
awal diketahui pelayanan BRM di keperluan rawat jalan.
Rumah Sakit Hermina Pandanaran
Semarang untuk keperluan rawat 2. Tujuan Khusus
 a. Mendeskripsikan tentang pelacak keberadaan BRM, kebijakan
fungsi petugas filing yang
distribusi BRM , SPO distribusi BRM,
menjalankan pelayanan di
sarana distribusi BRM, distribusi BRM
bagian filing RS Hermina
untuk keperluan rawat jalan.
Pandanaran Semarang.
Pengumpulan data dengan
b. Mendeskripsikan kebijakan
wawancara dan observasi kemudian
distribusi BRM di RS Hermina
dianalisis dan dibandingkan dengan
Pandanaran Semarang. teori.
c. Mendeskripsikan SPO tentang
distribusi rawat jalan. HASIL DAN PEMBAHASAN
d. Mendeskripsikan sarana yang 1. Fungsi petugas filing sebagai
digunakan untuk pelayanan di pelacak keberadaan BRM
bagian filing. Berdasarkan hasil
e. Mendeskripsikan distribusi observasi dan wawancara di
BRM untuk keperluan rawat Rumah sakit Hermina
jalan. Pandanaran Semarang tidak
mempunyai petugas tetap di
METODE PENELITIAN bagian filing karena pembagian
Penelitian ini termasuk penelitian tugas di instalasi rekam medis
deskriptif, yaitu menggambarkan data masih saling merangkap. Tugas
sesuai dengan objek yang diteliti. pokok di bagain filing adalah
Metode yang digunakan adalah sebagai berikut : mengambil BRM
observasi, yakni suatu usaha untuk yang dibutuhkan untuk keperluan
mengumpulkan data yang dilakukan rawat jalan atau rawat inap,
secara sistematis, dengan prosedur menyediakan BRM yang dipinjam
standar. Dengan pendekatan cross instalasi lain atau petugas lain
sectional adalah penelitian dilakukan sepengetahuan atau persetujuan
pada satu waktu terhadap beberapa dari kepala rekam medis,
kelompok. Waktu pelaksanaan mencatat semua BRM yang
penelitian pada bulan oktober 2015 di keluar dari filing dibuku ekspedisi
Rumah Sakit Hermina Pandanaran peminjaman BRM, memonitor
Semarang. Populasi pelaksanaan BRM yang dipinjam untuk
distribusi BRM tahun 2015 di Rumah keperluan rawat jalan 1x24 jam
Sakit Hermina Pandanaran Semarang harussudahkembali.,
dengan subjek petugas filing dan melaksanakan koding dan
Kepala Instalasi Rekam Medis dan indeksing, dan mengembalikan
objek fungsi petugas filing sebagai BRM ke filing rawat jalan. Dari
 uraian diatas di Rumah Sakit saranan yang digunakan dalam
Herminan Pandanaran Semarang kegiatan distribusi BRM di RS
belum mempunyai petugas tetap. Hermina Pandanaran Semarang
belum sesuai dengan teori,
2. Kebijakan distribusi BRM karena alat yang digunakan
Berdasarkan hasil belum memadai, hanya ada buku
observasi dan wawancara ekspedisi, buku peminjam BRM,
Rumah Sakit Herminan buku register rawat jalan, bukti
Pandanaran Semarang sudah transaksi sebagai tracer.
mempunyai kebijakan distribusi
BRm yang berisi, berkas rekam 5. Ditribusi BRM untuk keperluan
medis rawat jalan yang rawat jalan
dikeluarkan harus sesuai dengan Berdasarkanhasil
nomor rekam medis dan nama wawancara dan observasi
pasien yang tertera pada daftar pelaksanaan distribusi BRM
pasien perjanjian perdokter dan untuk keperluan rawat jalan
pada bukti transaksi. Petugas dilakukan dengan cara berikut :
sudah mengerjakan kebijakan pasien mengisi formulir untuk
sesuai dengan prosedur. mendapatkan nomor rekam
medis, pasien dibuatkan berkas
3. SPO distribusi BRM rekam medis, identitas pasien
Berdasarkan hasil dicatat didalam berkas
observasi dan wawancara rekammedis dan didalam buku
Rumah sakit Hermina register, petugas pendaftaran
Pandanaran Semarang sudah pasien melakukan perintah cek
mempunyai SPO tentang bukti layanan keprinter, berkas
distribusi BRM yang berisi rekam medis beserta bukti
petugas rekam medis yang layanan dan label bercode rawat
mendistribusikan berkas rekam jalan didistribusikan oleh petugas
medis rawat jalan ke nurse rekam medis ke NS / poliklinik.
station (NS) / poliklinik sesuai
dengan nama dokter dan SIMPULAN DAN SARAN
poliklinik yang dituju. A. Kesimpulan

1. Di RS Hermina Pandanaran
4. Sarana distribus BRM
Berdasrakan hasil Semarang belum mempunyai

observasi dan wawancara Untuk

 petugas tetap di bagian filing. 2. Pembuatan buku ekspedisi

Pembagian tugas di instalasi dan membuat tracer baru yang

rekam medis masih saling lebih tebal dengan ukuran 200

merangkap. gram dan jelas.

2. Sudah ada kebijakan yang 3. Memperbarui SPO distribusi

mengatur tentang distribusi BRM.

BRM dan petugas sudah

sesuai prosedur.
DAFTAR PUSTAKA
3. Sarana yang digunakan dalam
1. Pedoman Penyelenggaraan
pelaksanaan distribusi BRM Rekam Medis, RS Hermina

masuk belum lengkap, belum Pandanaran, Semarang – 2015.

2. Departemen Kesehatan Republik
ada buku ekspedisi dan tracer.
Indonesia, Pedoman Pengelolaan
4. Sudah ada SPO yang Rekam Medis Rumah Sakit di
Indonesia. Jakarta. 1997.
mengatur tentang distribusi
3. Departemen Kesehatan Republik
BRM
Indonesia Direktorat Jendral
5. Pelaksanaan distribusi BRM Pelayanan Medik, Petunjuk Teknis
Penyelenggaraan Rekam Medis,
sudah sesuai dan petugas
Jakarta. 1993.
sudah melaksanakan dengan
4. Departemen Kesehatan Republik
baik. Indonesia Direktorat Jendral Bina
Pelayanan Medik, Jakarta. 2006.
5. Pedoman Penyelenggaraan
B. Saran
Rekam Medis, RS Hermina
1. Menyarankan adanya petugas Pandanaran, Semarang – 2014.
6. Departemen Kesehatan Republik
filing yang tetap supaya tidak
Indonesia, Pedoman Pengelolaan
menganggu kinerja petugas Rekam Medis Rumah Sakit di
yag lain saat pelayanan Indonesia. Jakarta. 2002.
7. Dessler, Gary, Manajemen Sumber
kesehatan.
Daya Manusia, 7e, Jilid 1.
8. Suharsini Arikunto, Prosedur
Penelitian Suatu Pendekatan
 Praktik, Bina Aksara, Jakarta,
1989.
9. GR Terry & LW Rue, Dasar-Dasar
Manajemen, Bumi Aksara, Jakarta.
2010.
10. PeraturanMenteri Kesehatan
RepublikIndonesia.Nomor
377/Menteri kesehatan/Surat
Keputusan/III/2007.Jakarta.
11. Kebijakan Rumah Sakit Hermina
Pandanaran Semarang.
12. Standar Operasional Prosedur
Rekam Medis Rumah Sakit
Hermina Pandanaran Semarang.
13. Martono, Boedi. Sistem Kearsipan
Praktis, Pustaka Sinar Harapan,
Jakarta 1990
14. Azwar. Azrul. Pengantar
Administrasi Kesehatan. Binarupa
Aksara. Jakarta 1996.
15. Notoadmodjo,S.Metode
Penelitian Kesehatan.
Jakarta:Rineka Cipta, 2007.
16. Basir,Borhos,Manajemen
Kearsipan Untuk Lembaga
Negara, Swasta, dan Perguruan
Tinggi, Bumi Aksara, Jakarta 2007.