Analisis Kebutuhan Tenaga Berdasarkan Beban Kerja Sebagai Dasar
Perencanaan SDM Di Instalasi Farmasi RS. X Semarang Bagus Ronggonundarmo*, Sutopo Patria Jati**, Farid Agushybana** *RS. Permata Medika Semarang, ** Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Diponegoro, Semarang Email : bagusroonkgo@gmail.com Manajemen Kesehatan Manajemen Kesehatan Abstract Indonesia work duration. However, the Hospital has Since X Hospital had an imbalance designed a new information management number of prescriptions and pharmacy system to improve the resource effectiveness. technicians, patients often complaints on To sum up, the number of resources in the prescription waiting time which was high up to Pharmacy Unit of X Hospital is lacking. It is 58,10% in 2016 and 45,65% in 2017. This suggested that they should arrange work study aimed to analyze whether workload schedule, provide adequate facilities in given is balance with the number of human general and specifically for pharmaceutical resources, and it also identified some obstacles purposes, and apply other alternatives to in providing the ideal number of human increase the effectiveness of human resources. resources. Keywords : Human Resources, HR This was descriptive study with Planning, WISN, Pharmacy. qualitative methods through an in-depth interview and direct observation. The key PENDAHULUAN informans are pharmacist and pharmacy Upaya kesehatan merupakan semua technicians, and the triangulated informans aktivitas yang ditujukan untuk memelihara involve the Head of Medical Support Division, dan meningkatkan kesehatan sehingga the Head of Human Resource, and the Hospital Director. The data of workload were akan mewujudkan derajat kesehatan yang analyzed using WISN (workload indicators of baik dan optimal kepada masyarakat1. staffing needs) method. Ketersediaan sumber daya manusia yang Results explained that the Pharmacy Unit sesuai dengan kebutuhan yang memiliki of X Hospital lacks human resources. kemampuan dan kualitas yang tinggi, According to WISN method, there are 11.15 professional sesuai dengan tugas serta outpatient pharmacy technicians needed by the fungsinya merupakan indikator unit. Recently, the Outpatient Pharmacy Unit keberhasilan pengelolaan farmasi yang has 9 pharmacy technician and need to add 2 efektif dan efisien di rumah sakit2. Setiap more pharmacy technicians. In the Inpatient tahunnya terjadi peningkatan jumlah resep Pharmacy Unit, there are 11.11 pharmacy yang dilayani di farmasi namun technicians required. Only 10 pharmacy technicians work in the Unit, so there is one peningkatan pelayanan resep ini tidak more pharmacy technician required. In the diimbangi dengan penambahan jumlah Drug Storage Unit, only one more pharmacy tenaga sehingga terjadi peningkatan beban technician is needed. Fulfilling human kerja di farmasi. Peningkatan beban kerja resources in the Pharmacy Unit is still difficult ini membuat waktu tunggu obat jadi because of cost efficiency and inadequacy of menjadi lebih lama dari indikator mutu 205 yang ditetapkan oleh rumah sakit sehingga penanggungjawab sebagai kepala instalasi komplain pasien terhadap pelayanan farmasi dan tenaga teknis kefarmasian farmasi meningkat. yang melakukan kegiatan pelayanan Dari data kepegawaian disebutkan farmasi, sedangkan yang merupakan bahwa tenaga farmasi tahun 2016 informan triangulasi (diberikan kode IT) sebanyak 22 tenaga yang terdiri dari 1 yaitu kepala seksi penunjang medis, kepala apoteker, 19 asisten apoteker dan 2 petugas bidang kepegawaian dan direktur rumah di gudang farmasi. Dengan jumlah resep sakit. yang dilayani sebanyak 83.868 resep Pengambilan data dilakukan dengan ditahun 2016. Pada tahun 2017 dengan observasi secara langsung menggunakan peningkatan jumlah resep menjadi 84.291 form observasi time and motion study dilayani oleh 22 orang petugas farmasi untuk mengetahui waktu kerja dan yang terdiri dari 2 apoteker, 19 asisten aktivitas kerja di instalasi farmasi serta apoteker dan 1 petugas gudang farmasi 3. melakukan wawancara mendalam terhadap Data dari Humas Marketing para informan. menyebutkan bahwa pada tahun 2016 Analisis data dengan menggunakan terjadi 74 komplain pasien dimana 43 metode WISN berdasarkan data yang komplain terkait dengan farmasi (58,10%) didapat selama observasi. Langkah- dan tahun 2017 sebanyak 46 komplain langkah untuk melakukan perhitungan pasien dimana 21 komplain terkait dengan tenaga dengan metode WISN adalah farmasi (45,65%). sebagai berikut4,5,6,7 : (1) Menentukan unit Berdasarkan wawancara yang kerja yang akan diamati. (2) Menentukan dilakukan dengan beberapa petugas aktivitas kerja pada unit. (3) Menghitung farmasi menyebutkan bahwa pelayanan waktu kerja tersedia (WKT). (4) farmasi rawat jalan masih lama Menghitung standar beban kerja yang dikarenakan ketidakseimbangan antara merupakan kuantitas beban kerja pokok jumlah resep yang dilayani dengan jumlah (aktivitas produktif) yang dihitung selama petugas. Sedangkan wawancara yang satu tahun untuk tiap kategori SDM. (5) dilakukan pada beberapa pasien di Menghitung standar kelonggaran yang poliklinik rawat jalan menyebutkan bahwa merupakan kegiatan atau aktivitas yang waktu tunggu obat jadi masih lama tidak berhubungan dengan pelayanan sehingga menyebabkan bebebrapa pasien pasien (6) Perhitungan kebutuhan tenaga menjadi tidak puas dan akhirnya dengan metode WISN. Sedangkan untuk mengajukan komplain ke bagian Humas data hasil wawancara dilakukan Marketing rumah sakit. kategorisasi data, verifikasi data dan Berdasarkan hal tersebut perlu menarik kesimpulan. dilakukan penelitian untuk menganalisis Penelitian ini sudah mendapatkan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban persetujuan Ethical Clearence nomor kerja di farmasi dan kendala dalam 234/EA/KEPK-FKM/2018 yang pemenuhan jumlah tenaga yang ideal. diterbitkan oleh Komite Etik Penelitian Kesehatan Fakultas Kesehatan Masyarakat METODE PENELITIAN Universitas Diponegoro. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif kualitatif dengan melakukan HASIL DAN PEMBAHASAN observasi secara langsung dengan metode Instalasi farmasi RS. Permata medika time motion study untuk mengetahui beban dibagi menjadi beberapa unit fungsional kerja yang ada di farmasi dan melakukan antara lain pelayanan farmasi rawat jalan, wawancara mendalam pada informan. farmasi rawat inap (satelit), dan gudang Informan utama (diberikan kode IU) pada farmasi. Sumber daya manusia yang ada di penelitian ini yaitu apoteker farmasi sebanyak 22 orang yang terdiri 206 dari 5 apoteker (dimana 1 apoteker sebagai dari WKT yang ada di masing-masing kepala instalasi farmasi), 15 tenaga rumah sakit dan perbedaan waktu kefarmasian dan 2 tenaga gudang farmasi. pengerjaan obat racikan. Semua tenaga tersebut sudah memiliki Standar kelonggaran farmasi rawat kompetensi yang ssuai dan perijinan untuk jalan sebesar 0,20 dengan 7 aktivitas non melakukan pekerjaan kefarmasian. produktif. Standar kelonggaran farmasi Jumlah resep yang dilayani di unit satelit (rawat inap) sebesar 0,23 dengan 7 farmasi rawat jalan dan di farmasi rawat aktivitas non produktif yang sama dengan inap (satelit) diamati dan dicatat selama rawat jalan. Sedangkan standar dilakukan pengamatan. kelonggaran gudang farmasi sebesar 0,11 Pada instalasi rawat jalan diketahui dengan 4 aktivitas non produktif. Pada bahwa pelayanan resep paling tinggi penelitian lain didapatkan standar terdapat pada hari kamis dengan total resep kelonggaran sebesar 0,18 dengan 7 yang dilayani sebanyak 582 resep dengan aktivitas non produktif 9. perbedaan ini puncak pelayanan resep terdapat pada jam disebabkan karena perbedaan waktu 10 sampai dengan jam 12 untuk shif pagi masing-masing aktivitas non produksi dan dan puncak pelayanan resep pada jam 18 sebarapa banyak aktivitas tersebut sampai jam 20 untuk shif siang. Hal ini dilakukan. disebabkan karena dokter yang melakukan Perhitungan kebutuhan tenaga dengan praktek di poliklinik sudah lebih banyak. metode WISN diperlukan data meliputi Sedangkan pada instalasi rawat inap waktu kerja tersedia (WKT), kuantitas diketahui bahwa pelayanan resep paling kegiatan pokok (produktif), standar beban tinggi sekitar jam 9 sampai dengan jam 11 kerja, dan standar kelonggaran yang dikarenakan pada jam tersebut dokter dihitung selama satu tahun 10,11. Kebutuhan spesialis sudah melakukan visite pasien tenaga farmasi rawat jalan adalah 11 orang dan perawat mulai menurunkan resep nanun saat ini jumlah tenaga yang ada dalam bentuk KPPO ke farmasi rawat inap pada farmasi rawat jalan sebanyak 9, (satelit). sehingga kekurangan 2 tenaga. Ratio Observasi dilakukan untuk WISN sebesar 0,8 yang berarti bahwa tiap mengetahui aktivitas yang ada di unit tenaga hanya mampu memenuhi beban farmasi dan kemudian dihitung rerata kerja sebesar 80 persen. waktu kerja tiap aktivitas (baik aktivitas Kebutuhan tenaga farmasi rawat inap produktif dan aktivitas non produktif) yang (satelit) sebanyak 11 orang dengan kondisi akan digunakan untuk menentukan standar saat ini, tenaga yang ada di farmasi rawat beban kerja dan standar kelonggaran serta inap (satelit) sebanyak 10 orang. Ratio Waktu Kerja Tersedia (WKT) sebanyak WISN sebesar 0,9 yang berarti tiap tenaga 2.072 jam yang kemudian dikonversi hanya mampu memenuhi beban kerja menjadi 124.320 menit per tahun. sebanyak 90 persen. Kebutuhan tenaga Salah satu standar beban kerja yang gudang farmasi sebanyak 3 orang namun didapatkan pada penelitian ini Standar jumlah tenaga gudang farmasi saat ini beban kerja untuk membuat obat racikan di hanya berjumlah 2 orang sehingga masih instalasi farmasi sebesar 24.864 kali kekurangan 1 tenaga. Ratio WISN sebesar setahun dengan waktu pengerjaan obat 0,6 yang berarti tiap tenaga hanya mampu racikan rata-rata 5 menit. Berbeda dengan memenuhi beban kerja sebanyak 60 persen. penelitian lain yang dilakukan di instalasi Proses wawancara mendalam farmasi RS. Grha Permata Ibu dimana dilakukan pada dua kelompok informan, standar beban kerja pembuatan obat yaitu informan utama (terdiri dari kepala racikan sebesar 12.054 dengan waktu instalasi farmasi dan tenaga teknik pengerjaan obat racikan rata-rata 10 menit kefarmasian) dan informan triangulasi 8 . Hal ini diakibatkan karena perbedaan (terdiri dari kepala seksi penunjang medis, 207 kepala bidang kepegawaian, dan direktur yang sesuai dengan kompetensinya dan rumah sakit) yang diperlukan untuk harus mempunyai surat ijin untuk dapat melakukan uji silang terhadap hasil melakukan kegiatan kefarmasian17,18. wawancara yang didapatkan dari informan Tenaga yang ada saat ini memiliki latar utama12, 13. pendidikan dan kompetensi yang sesuai Variable masukan dalam manajemen untuk melakukan pelayanan farmasi ketenagaan pada instalasi farmasi adalah dan semuanya sudah mendapatkan ijin sebagai berikut : dari instansi terkait. 1. Sumber Daya Manusia Sumber daya manusia merupakan 2. Kebijakan Rekruitmen, Penempatan salah satu sumber daya yang terdapat dan Distribusi Tenaga dalam suatu organisasi yaitu meliputi Dalam manajemen sumber daya semua orang yang melakukan manusia salah satu kegiatan adalah 14 aktivitas . Tenaga yang ada dalam mengatur jumlah kebutuhan tenaga pelayanan farmasi meliputi apoteker, dengan melakukan penempatan dan tenaga teknis kefarmasian, dan tenaga pendistribusian ketenagaan pada suatu farmasi lain15. Apabila jumlah tenaga organisasi19,20. tidak terpenuhi dengan baik dan Standar prosedur operasional (SPO) kualitas SDM sesuai dengan standar dan pedoman yang mengatur mengenai yang ditetapkan maka mutu pelayanan ketenagaan sudah ada dan dikelola oleh yang dihasilkan akan tidak sesuai bagian ketenagaan. Namun dengan yang diharapkan16. pelaksanaannya masih belum sesuai Hasil wawancara dengan informan dengan SPO dan pedoman yang sudah utama mengatakan masih terjadi dibuat. Pernyataan ini sama seperti kekurangan tenaga baik tenaga yang dikemukakan oleh informan apoteker atau tenaga teknis sebagai berikut. kefarmasian. Namun hasil yang berbeda didapatkan dari informan “SPO dan Pedoman rekruitmen tenaga triangulasi yang mengatakan bahwa farmasi sama dengan proses rekruitmen hanya tenaga apoteker saja yang tenaga yang lain, tapi untuk penempatan kurang namun tenaga teknis dan distribusi tenaga sepertinya belum kefarmasian masih cukup jika ada ya.” (IU1) dibandingkan dengan jumlah resep “Sudah ada kebijakan untuk rekruitmen yang ada. Hal ini terdapat dalam tenaga dan sudah dijalankan sesuai SPO. kutipan sebagai berikut. Tapi memang untuk proses penempatan dan distribusi tenaga masih belum sesuai “Untuk apoteker saat ini masih kurang 4 dengan SPO/Pedoman yang ada.” (IT3) dari yang dipersyaratkan sesuai klasifikasi rumah sakit dan masih kurang tenaga Beberapa kebijakan ketenagaan assisten apoteker sehingga apoteker yang yang ada di farmasi antara lain SPO ada bisa bertugas sebagai assisten apoteker.” (IU1) dan Pedoman tentang penerimaan “farmasi rumah sakit masih mempunyai karyawan, penetapan karyawan, pola kekurangan jumlah apoteker yang ketenagaan dan evaluasi karyawan seharusnya 8 tapi saat ini baru ada 5 orang. Untuk petugas farmasi selain 3. Beban Kerja Farmasi apoteker dirasakan sudah cukup sesuai.” Perhitungan beban kerja farmasi (IT1) perlu memperhatikan faktor yang berpengaruh pada kegiatan yang Tenaga pada instalasi farmasi harus dilakukan salah satunya adalah jumlah mempunyai latar belakang pendidikan resep yang dilayani riap harinya18. 208 Menurut informan utama untuk menambah peralatan yang ada. didapatkan ketidaksesuaian antara Untuk ruang farmasi satelit memang volume pekerjaan yang meningkat termasuk sempit karena jumlah obat- dikarenakan banyaknya resep yang obatan yang disimpan cukup banyak sehingga ada wacana untuk farmasi satelit dilayani dengan jumlah tenaga. Namun untuk dipisah menjadi dua unit farmasi berbeda dengan yang disampaikan oleh lain, farmasi rawat inap dan farmasi informan triangulasi dimana satelit.” (IT1) peningkatan jumlah resep masih dapat teratasi dengan jumlah tenaga saat ini. 5. Kendala Dalam Pemenuhan Tenaga Apabila jumlah tenaga tidak “sekarang ini jumlah pasien semakin meningkat tiap tahunnya pak. Kondisinya terpenuhi dengan baik dan kualitas menjadi tidak sesuai dengan jumlah SDM sesuai dengan standar yang tenaga farmasi yang ada. Untuk mengatasi ditetapkan maka mutu pelayanan yang kekurangan tenaga kami biasanya dihasilkan akan tidak sesuai dengan melemburkan petugas farmasi.” (IU1) yang diharapkan11. Pemenuhan kecukupan tenaga “jumlah tenaga farmasi sekarang jika berdasarkan beban kerja pada instalasi dibandingkan dengan jumlah resep yang farmasi masih mengalami beberapa dilayani masih mencukupi, pengaturan kendala yaitu adanya efisiensi yang tenaga dalam hal penjadwalan petugas dilakukan rumah sakit untuk menekan masih bisa mengatasi jumlah resep yang biaya yang dikeluarkan dan waktu semakin meningkat.” (IT2) kerja petugas farmasi masih belum efektif dikarenakan petugas bekerja 4. Sarana dan Prasarana setelah ada resep yang dilayani yakni Instalasi farmasi rumah sakit menunggu pelayanan pasien di memerlukan kelengkapan sarana dan poliklinik. prasarana agar pelayanan farmasi yang Rumah sakit saat ini bekerja sama diberikan kepada pasien dapat berjalan dengan vendor IT dalam membuat efektif dan efisien dengan selalu system informasi manajemen (SIM) RS memperhatikan keselamatan pasien18,21. baru yang diharapkan dapat Semua informan mengatakan mempermudah dan membantu tenaga bahwa sarana dan prasarana sudah farmasi melakukan pekerjaan/aktivitas sesuai untuk melakukan kegiatan sehari-hari. Hal tersebut dapat pelayanan farmasi namun untuk ruang diketahui dari transkrip wawancara farmasi rawat inap masih terlalu kecil berikut. dan sempit sedangkan jumlah obat- obatan yang disimpan terlalu banyak. “Kebijakan pemilik RS sekarang ini Hal ini dapat terlihat dari transkrip adalah efiseinsi biaya. Sedangkan wawancara berikut. penambahan tenaga akan meningkatkan cost RS, jadi untuk penambahan tenaga “Tempat farmasi satelit masih kurang luas memang belum menjadi jalan keluar untuk pak. Padahal obat-obat yang ditaruh di kekurangan tenaga. Beliau meminta untuk farmasi satelit banyak karena melayani meningkatkan efektifitas kerja karyawan kebutuhan dari IGD dan rawat inap. Jadi dulu.” (IT1) susah ngatur penempatan obat-obatan.” “RS dan vendor IT sedang membuat (IU5) SIMRS yang baru yang disesuaikan dgn “Kebutuhan sarana dan prasarana sudah kondisi RS. Nantinya SIMRS ini akan sesuai dengan kebutuhan untuk melakukan banyak membantu tenaga-tenaga yang ada pelayanan kefarmasian. Kalau pasien dalam melakukan aktifitas pekerjaan semakin banyak dan jumlah peralatan sehari-hari.” (IT2) sudah kurang memadai ada kemungkinan 209 KESIMPULAN 3. Menteri Kesehatan Republik Indonesia, Hasil penelitian terkait analisis 2014, Peraturan Menteri Kesehatan kebutuhan tenaga berdasarkan beban kerja Nomor 56 Tahun 2014 tentang yang ada di instalasi farmasi RS. X, Klasifikasi dan Perijinan Rumah Sakit. Semarang diketahui bahwa instalasi Jakarta: Departemen Kesehatan. farmasi masih mengalami kekurangan 4. World Health Organization. 2010, tenaga. Unit farmasi rawat jalan WISN (Workload Indicators of Staffing kekurangan tenaga sebanyak 2 orang Need. User manual.: p 12-29. dengan ratio 0,8 (tiap tenaga farmasi hanya 5. Hagopian, Amy, et al. "Applying mampu memenuhi 80 persen beban kerja), WHO’s ‘workforce indicators of farmasi rawat inap (satelit) kekurangan 1 staffing need’(WISN) method to tenaga dengan ratio WISN 0,9 (tiap tenaga calculate the health worker hanya mampu memenuhi 90 persen beban requirements for India’s maternal and kerja), dan gudang farmasi kekurangan 1 child health service guarantees in tenaga dengan ratio WISN sebesar 0,6 Orissa State." Health policy and (tiap tenaga hanya mampu memenuhi 60 planning 27.1 2011: 11-18. persen beban kerja). 6. Pandey, Anuja Awadh, and Swati Pemenuhan jumlah tenaga ideal sesuai Chandel. "Human resource assessment dengan perhitungan metode WISN masih of a district hospital applying WISN sulit untuk dilakukan. Hal ini disebabkan method: Role of laboratory adanya kebijakan pemilik RS untuk technicians." International Journal of melakukan efisiensi biaya RS dan waktu Medicine and Public Health 3.4. 2013: kerja instalasi farmasi yang masih belum 267-270. efektif. Manajemen rumah sakit perlu mengambil alternatif pemecahan masalah 7. NM, Ravhengani, and Mtshali, MG. terhadap kekurangan tenaga yang ada. "Implementing workload indicators of Beberapa alternatif yang dapat dilakukan staffing need (WISN) tool to determine adalah dengan pengaturan penjadwalan human resources in primary health care shif kerja, melakukan penambahan sarana settings in South Africa: a concept dan prasarana yang diperlukan, serta analysis. " IOSR Journal of nursing membuat program jangka panjang untuk and health science 6. 6. 2017: 65-73. perbaikan pelayanan di instalasi farmasi. 8. Verawaty. Analisis Kebutuhan Tenaga Kefarmasian Di Instalasi Farmsi UCAPAN TERIMA KASIH Rumah Sakit Graha Permata Ibu. Penulis mengucapkan banyak terima Jurnal Ilmiah Ibnu Sina. 2017: 313- kasih kepada RS. X dan semua informan 326. yang telah berpartisipasi pada penelitian 9. Krisna, Melfita. Analisis Beban Kerja ini. dan Kebutuhan tenaga Di Instalasi Farmasi Rumah sakit Jiwa Daerah DAFTAR PUSTAKA Provinsi Lampung Tahun 2012. (Tesis). 1. Pemerintah Republik Indonesia, 2009, Jakarta: Universitas Indonesia; 2012. Undang Undang Republik Indonesia 10. Shivam, Swapnil, et al. "Nursing Nomor 36 Tahun 2009 tentang personnel planning for rural hospitals Kesehatan. Jakarta: Pemerintah in Burdwan District, West Bengal, Republik Indonesia India, using workload indicators of 2. Ilyas, Y. Perencanaan SDM Rumah staffing needs." Journal of health, Sakit, Teori, Metode, dan Formula. population, and nutrition 32.4. 2014: Cetakan ketiga. Jakarta: Penerbit FKM 658. UI Depok; 2011. 11. Musau, P., et al. "Workload Indicators of Staffing Need method in 210 determining optimal staffing levels at Moi Teaching and Referral Hospital." East African medical journal 85.5. 2008: 232-239. 12. Ghozali I. Aplikasi Analisis Multivariat dengan Program SPSS. Semarang: Badan Penerbit Universitas Diponegoro; 2006. 13. Bungin, B. Metodologi Penelitian Kualitatif. Jakarta: Raja Grafindo Persada; 2002. 14. Azwar, Azrul. Pengantar Administrasi Kesehatan: Edisi Ketiga. Jakarta: Binarupa Aksara; 1996. 15. Hasibuan, Malayu. Manajemen Sumber Daya Manusia. Cetakan keenambelas. Jakarta: PT. Bumi Aksara; 2012. 16. Donabedian, A. Basic Approaches to Assesment : Structure, Process, and Outcome. The Definition Quality and Approaches Its Assesment Health Administration Press; 1980. 17. Pemerintah Republik Indonesia, 2009, Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 51 Tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian. Jakarta: Pemerintah Republik Indonesia. 18. Menteri Kesehatan Republik Indonesia, 2004, Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 1197/MENKES/SK/X/2004 tentang Standar Pelayanan Farmasi Di Rumah Sakit. Jakarta: Departemen Kesehatan. 19. Marwansyah. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung: Penerbit ALFABETA; 2010. 20. Siagian S. Manajemen Sumber Daya Manusia. Cetakan kelima belas. Bumi aksara; 2008. 21. Sekretariat Jendral Republik Indonesia, 2007, Pedoman Sarana dan Prasarana Rumah Sakit. Jakarta: Departemen Kesehatan.
Level of Pharmacist Knowledge On Writing Integrated Patient Progress Notes in One of The Government Hospital in The City of Bukittinggi, West Sumatra, Indonesia
International Journal of Innovative Science and Research Technology
Aplication of Internal Control System On Risk of Fraud in Procurement of Drugs in Pharmaceutical Installation (Case Study in District X General Hospital)