Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)

National Institute of Public Administration

PENGENDALIAN &
PENGURUSAN
MAJLIS RASMI KERAJAAN

PUSAT PERUNDINGAN STRATEGIK DAN KOMUNIKASI

INTAN BUKIT KIARA
PERINGKAT-PERINGKAT MAJLIS
Majlis
antarabangsa
Melibatkan negara lain
Cth:- Persidangan Pertubuhan Negara-
negara Islam

Majlis kebangsaan
Negeri turut mengambil bahagian
Cth:- Majlis Hari Guru Peringkat Kebangsaan
PERINGKAT-PERINGKAT MAJLIS
Majlis negeri
Majlis dianjur di peringkat negeri oleh
Jabatan Persekutuan di negeri
Cth:- Majlis Hari Belia Peringkat Negeri Sembilan

Majlis daerah
Majlis diadakan diperingkat daerah
dimana Jabatan Persekutuan peringkat
daerah atau negeri menjadi urusetia
sambutan
Cth:- Majlis Hari Peladang Peringkat Daerah Setiu
Protokol Dalam Konteks Majlis
Protokol – Protos (utama) Kolla (pelekat)

Tanda Mohor atau status kepada satu-satu

dokumen pemerintah

Sistem adab dalam pengurusan majlis

yang perlu dipatuhi

Satu susunan keutamaan status serta

prosedur dalam upacara negara
dan diplomatik

Etika dan peraturan bersandarkan adab

dan ketertiban
APAKAH
PERSEDIAAN
AWAL
SEBELUM MAJLIS ?
 SENARAI JEMPUTAN
 Senarai Penuh - Mengikut Susunan Keutamaan

 Senarai Ringkas - Mengikut kumpulan jemputan

Jenis Jemputan
 Jemputan seorang- Bila Tetamu Kehormat hadir seorang

 Jemputan Berpasangan
CONTOH SENARAI RINGKAS
PENUTUPAN KEMERDEKAAN TAHUN 2008

BIL. JEMPUTAN SEORANG SUAMI/ISTERI CATATAN

A
1. Perdana Menteri 1 2
2. Timbalan Perdana Menteri 1 2
3. Ahli S.M.N. & S.S.M. 11 22
4. Yang Di-Pertua Dewan Negara & Rakyat 2 4
5. Ahli Jemaah Menteri 31 61
6. Ketua Setiausaha Negara 1 2
7. Menteri Besar 13 26
8. Peguam Negara/PAT/KPN & KPPA 4 8
9. Timbalan-timbalan Menteri 38 73
Timbalan Yang Di-Pertua Dewan Negara &
10. Rakyat 3 6
11. Presiden Mahkamah Rayuan 1 2
12. Hakim Besar Malaya 1 2
13. Hakim Besar Sabah & Sarawak 1 2
14. Ketua Pembangkang 1 2
15. Bekas-bekas Ketua Setiausaha Negara 6 12
Sambungan…

16. Pegawai Gred Utama Turus I, II dan III 25 50

17. Pengerusi Suruhanjaya 3 6

Gabenor Bank Negara/Pengerusi Majlis

18. Rasmi/Mufti 3 6
Penyimpan Mohor & Datuk Paduka Maharaja
19. Lela 2 4

20. Ahli-ahli PMN & PSM 35 70

21. Ahli-ahli PJN & PSD 40 80

22. Ahli Dewan Negara & Dewan Rakyat 50 100

23. Pegawai Gred Utama A, B & C 150 300

JUMLAH 423 842
B
24. Duta-Duta 100 200
25. Jemputan Negeri 210 420
26. Mega Fam 150 150

27. Ahli Jawatankuasa Pelancaran 50 50

JUMLAH 510 820

JUMLAH KESELURUHAN 933 1,662
 KAD JEMPUTAN & JAWAPAN
 Diserta bersama pelekat kereta & pelan lokasi

 Lazim mengandungi logo, jawatan tuan rumah,ruang nama

jemputan,majlis,tempat,tarikh,masa, pakaian, no. telefon&fax
atau email,masa ketibaan dan aturcara

 Kad jawapan lazim mengandungi ruang nama,catatan

kehadiran,ruang tandatangan,tarikh dan alamat penuh penerima
jawapan

 Nama penuh penerima ditaip di sampul kad dan dicatatkan

no.rujukan di penjuru kanan sampul.

 Jemputan untuk berpasangan ditulis nama pasangannya

 Kad dihantar 3 minggu sebelum majlis dan urusetia akan

mengesah kehadiran jemputan.
CONTOH KAD JEMPUTAN ( DEPAN)
BELAKANG
BELAKANG
Kad jawapan
CONTOH PELEKAT KENDERAAN
 Kaedah Jemputan
 SPB Yang di-Pertuan Agong/DDYMM
Raja/Permaisuri/TTYT Yang di-Pertua Negeri
(Warkah dibawa mengadap)

 YAB PM/TPM – surat jemputan

 YAB MB/KM – surat / kad jemputan

 JEMPUTAN LAIN – Kad jemputan

 PENGESAHAN KEHADIRAN

Melalui :

 kad jawapan

 Telefon

 Email

 Fax
 SUSUNAN SENARAI JEMPUTAN

SUSUNAN KEUTAMAAN
 Susunan ini wujud disemua peringkat bermula diperingkat
Negara sehingga ke jabatan dan daerah

 Asas kpd penghormatan dan adab dalam sesuatu majlis

SUSUNAN KEUTAMAAN PERSEKUTUAN

 Dikuatkuasa melalui warta P.U.(B) 29 bertarikh 22 Jan 1998

 Senarai keutamaan masyarakat yang ditetapkan Kerajaan

Persekutuan
 Digunapakai dalam semua majlis rasmi Persekutuan
 Penentuan jemputan,susunan tempat duduk, masa ketibaan dan
sebutan hormat
 SUSUNAN KEUTAMAAN NEGERI-NEGERI

 Dikuatkuasakan di peringkat negeri berkenaan

 Senarai keutamaan masyarakat yang ditetapkan kerajaan

negeri berkenaan

 Digunapakai dalam semua majlis rasmi anjuran kerajaan

negeri atau secara bersama dgn Kerajaan Persekutuan

 Penentuan jemputan,susunan tempat duduk, masa

ketibaan dan sebutan hormat
 PROTOKOL MAJLIS RASMI
MENGIKUT LOKASI

 Majlis Persekutuan( SKP Persekutuan)

Berlangsung di W/Persekutuan/Negeri/Daerah

 Majlis Bersama Persekutuan dan Negeri

( SKP Persekutuan dan negeri berkenaan)

 Majlis Kerajaan Negeri( SKP Negeri)

Berlangsung di Negeri/Daerah
 JENIS PAKAIAN BAGI MAJLIS RASMI
KERAJAAN
Pakaian lelaki
 Pakaian Istiadat Siang (Jaket Putih)
 Pakaian istiadat Malam (Mess Kit @ monkey jaket)
 Pakaian Black Tie
 Pakaian Kebangsaan Hitam/Pakaian Kebangsaan
 Pakaian Lounge Suit Gelap/ Lounge Suit
 Pakaian Kerja/Batik lengan Panjang
 Pakaian Casual
 Di Istana perlu bersongkok
PROTOKOL MAJLIS RASMI
MENGIKUT LOKASI
PROTOKOL MAJLIS RASMI
MENGIKUT LOKASI
 PROTOKOL MAJLIS RASMI
MENGIKUT LOKASI

PAKAIAN PADA SAMBUTAN HARI PAHLAWAN

 JENIS PAKAIAN BAGI MAJLIS
RASMI KERAJAAN

Pakaian Wanita
 Pakaian Istiadat Siang(Jaket Putih)
 Pakaian Istiadat malam (Mess Kit)
 Pakaian Kerja
 Pakaian Baju Kurung
 Pakaian Baju Kebaya Labuh

 Di Istana perlu berselendang.

PROTOKOL MAJLIS RASMI
MENGIKUT LOKASI
PROTOKOL MAJLIS RASMI
MENGIKUT LOKASI
 PENETAPAN PAKAIAN BAGI MAJLIS
 Pakaian Istiadat Siang/ Pakaian Kebangsaan Rasmi/ Morning Coat
Cth:- Pertabalan,Mengarak Panji-panji

 Pakaian Istiadat Malam/Pakaian Kebangsaan Rasmi atau Pakaian

Kebangsaan Hitam/Black Tie
Cth:- Jamuan Negara/Negeri

 Pakaian Kebangsaan Hitam/Lounge Suit Gelap

Cth:- Jamuan Y.A.B. PM meraikan Ketua Kerajaan Asing

 Pakaian Kebangsaan/Lounge Suit

Cth:- Sambutan Maal Hijrah,Tahlil

 Pakaian Kebangsaan Hitam/Lounge Suit Gelap

Cth:- Jamuan YAB PM meraikan Ketua Kerajaan Asing
 PENDAFTARAN
 Semakan tempat duduk boleh dilakukan
sama ada secara :

Manual
Berkomputer

 Tindakan/Perkara yang perlu dibuat serta

disediakan :

 Hand Card
 Pelan Tempat Duduk
 Senarai Penuh Jemputan Yang HADIR
CONTOH SENARAI KEHADIRAN (MENGIKUT ABJAD)
SENARAI JEMPUTAN UNTUK MAJLIS RUMAH TERBUKA BERSAMA
KETUA SETIAUSAHA NEGARA PADA 17 OKTOBER 2009, JAM 2.00 PETANG

BIL. NAMA NO. MEJA

A
1. Ahmad Danial Bin Azran B3

2. Azlan Imran Bin Zaidi A4

B
3. Bakhtiar Bin Azizan C4

4. Bashah Mazlinda Binti Kasim F3

5. Basiron Bakar Bin Bidin A2

6. Chee Lock Peng B4

7. Che Wan Ahmad Bin Che Wan Cheek C2

8. Daud Bin Ali A3

CONTOH KAUNTER PENDAFTARAN ( MANUAL)

Pelan
Tempat
Duduk
 Senarai
Hand Card
Kehadiran
Pendaftaran
mengikut
kategori
 Papan
Kenyataan/maklumat
 CONTOH KAUNTER PENDAFTARAN
( BERKOMPUTER)

Senarai
Senarai kehadiran dalam
Kehadiran
bentuk softcopy
 PENGGUNAAN KAD JEMPUTAN DENGAN KOD
WARNA

Kad Kod Warna

Merah
SUASANA SEWAKTU MAJLIS
Pembantu
Majlis
 PENETAPAN MASA
 Mengawal perjalanan majlis
 Tempoh sesuai 90-120 minit
 Majlis malam mula jam 8.30 mlm dan tamat 10.30 mlm
 Majlis petang tamat sebelum maghrib

PEMBAHAGIAN MASA
 Sambutan 5 min
 Persembahan 10-15min
 Ucapan 25-35min
 Perasmian/cenderamata 10 min
 Jamuan 50 min
 Meninggalkan majlis 5min
 PEMBACA DOA
 Dibaca awal majlis dlm Bahasa Melayu/
Inggeris/ Arab di rostrum
 Pembaca doa berdasarkan Tetamu kehormat

CENDERAMATA
 Boleh disampaikan dalam majlis/dalam bilik
minum.
 Disampaikan oleh tuan rumah dengan tertib.

 Dulang + alas, Penyambut ( 2 orang)

 ROSTRUM
 Lazimnya 2/3 rostrum-kiri/ kanan dan satu untuk
juruacara di tempat yang sesuai
 Elakkan daripada meletak jambangan bunga di
atas untuk mengelak ketidakselesaan

PANDU ARAH/ BILIK AIR

 Lokasi tempat duduk untuk semakan tetamu
 Pandu arah bilik air wajar diberi perhatian bagi
tempat persendirian selain hotel
 BACK DROP
 Dalam Bahasa Melayu
 Bahasa Inggeris boleh diguna bagi majlis
antarabangsa
 Darjah Kebesaran tidak dicatat pada back drop
CONTOH BACKDROP
CONTOH BACKDROP
CONTOH BACKDROP
 PASUKAN PERUBATAN
 Bergantung kepada Tetamu kehormat
 Hospital,Pegawai perubatan, Jururawat,
attendan dan pemandu ambulan ( VVIP)
 Pasukan sokongan seperti St. John’s
Ambulance ( Orang ramai/awam)

PASUKAN KESELAMATAN
 Fizikal (tempat majlis berlangsung)
 Peribadi (tetamu kenamaan)
 Trafik (laluan & parkir VIP)
 SUSUNAN DAN KIBARAN
BENDERA DALAM MAJLIS RASMI
 Bendera merupakan lambang
kepimpinan, simbol penghormatan, martabat
dan kewarganegaraan semua kaum bagi
sebuah negara.

 Susunan Keutamaan Bendera Persekutuan

dan Negeri-negeri ditentukan mengikut
susunan kekananan D.Y.M.M. Raja-raja
Melayu dan T.Y.T. Yang di-Pertua Negeri
seperti yang termaktub dalam Perkara 70
Perlembagaan Persekutuan.
MAJLIS PERSEKUTUAN YANG DIADAKAN DENGAN
KERJASAMA KERAJAAN NEGERI …… APA
KESILAPAN PADA PENTAS INI?