Arkib Negara Malaysia

KANDUNGAN

PERANAN  Sejarah Penubuhan ANM

PEGAWAI REKOD JABATAN  Punca Kuasa
DALAM PENGURUSAN REKOD  Pelantikan PRJ
 Peranan dan Tanggungjawab PRJ
 Kepentingan PRJ
 Cabaran
 Masa Depan PRJ dan Pengurusan Rekod
 Kesimpulan

2
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia

SEJARAH PENUBUHAN ANM

1957 - Ditubuhkan pada 1 Disember 1957 (Pejabat Rekod Awam) 1957 1963 1966 1996 2003 2011 2014
1963 - Ditukar nama kepada Arkib Negara Malaysia C
-Public -ANM - Akta -MSC - Akta -DDMS
Arkib A
Records (7 Flagships Arkib -MAMPU+
1966 - Akta Arkib Negara Malaysia No. 44/1966 diluluskan B
Office Negara + Kerajaan Negara ANM
A
No.44/1966 Elektronik) 2003
2003 - Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629) diluluskan R
A
2004 - Arkib Negara di bawah Kementerian Kebudayaan, Kesenian N
dan Warisan 1974 - 1997 - Peraturan 2007 - 2013 -
PRJ 1966 -
Surat Pekeliling Am Arahan Pemeliharaan Rekod- Panduan Jawatan
2008 - Arkib Negara di bawah Kementerian Perpaduan,
Bil.20 Tahun 1966 Perkhidmatan rekod Kerajaan Pengurusan Kader
Kebudayaan, Kesenian dan Warisan Pejabat

2009 - Arkib Negara di bawah Kementerian Penerangan,

Rekod Konvensional > Rekod
Komunikasi dan Kebudayaan Elektronik

2013 - Arkib Negara di bawah Kementerian Pelancongan dan

Kebudayaan
3 4
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia

PUNCA KUASA SURAT PEKELILING AM BIL. 20

TAHUN 1966 - PEMINDAHAN
 Surat Pekeliling Am Bil. 20 Tahun 1966 - Pemindahan
REKOD-REKOD KERAJAAN KE
Rekod-Rekod Kerajaan ke Arkib Negara ARKIB NEGARA
 Arahan Perkhidmatan, Tahun 1974, Bab 5 –
Memelihara dan Menyimpan Rekod-rekod Kerajaan
 Surat Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 1997 - Peraturan  Meminta Ketua Jabatan melantik pegawai senior
Pemeliharaan Rekod-rekod Kerajaan menjadi PRJ
 Pekeliling Perkhidmatan Am Bil. 5 Tahun 2007,  PRJ bertanggungajwab ke atas rekod apabila
Bahagian VII, Panduan Pengurusan Pejabat diwujudkan/ diterima hingga peringkat pelupusan sama
 MS 2223:2015 – Maklumat dan Pendokumenan ada dimusnahkan atau dipindahkan ke ANM
Pengurusan Rekod

5 6
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia

1
 Arkib Negara Malaysia

ARAHAN PERKHIDMATAN
SURAT PEKELILING AM BIL. 1 TAHUN
TAHUN 1974, BAB 5
1997 – PERATURAN PEMELIHARAAN
MEMELIHARA DAN MENYIMPAN
REKOD-REKOD KERAJAAN
REKOD-REKOD KERAJAAN
Perkara 3: Pegawai Rekod Jabatan Perkara 6.1: Penyelarasan di Peringkat Agensi

 Ketua-ketua Jabatan hendaklah melantik seorang  Memudahkan perhubungan antara Kementerian/

pegawai untuk menjadi PRJ Jabatan dengan ANM
 Pegawai tidak harus dilantik daripada Kumpulan lebih  Melantik sekurang-kurangnya Gred 5 sebagai PRJ
rendah dari Kumpulan Kerja dan Separa Ikhtisas  Bertanggungjawab sepenuhnya ke atas rekod
 Nama pegawai yang dilantik hendaklah disampaikan
kepada Arkib Negara
7 8
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia

PEKELILING PERKHIDMATAN BIL. 5 MS 2223:2015 – MAKLUMAT DAN

TAHUN 2007, BAHAGIAN VII, PENDOKUMENAN PENGURUSAN REKOD
PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT
 Bahagian 1: Am
 Bhg. VII (8) – Penyelenggaraan, Pemeliharaan dan Klausa 6.3 – Tanggungjawab dan kuasa dalam pengurusan
Pelupusan Rekod Awam rekod
- 8.2 Tanggungjawab Ketua Jabatan  Bahagian 2 : Garis Panduan
d) melantik Gred 27 dan ke atas dan perlu maklum Klausa 2.3.2 Kuasa dan tanggungjawab dalam organisasi
kepada ANM (d) Pengurus unit atau perkumpulan organisasi
 Pelantikan biasa secara individu – Unit/ Seksyen/ bertanggungjawab untuk memasti kakitangan
Pentadbiran mereka mewujud dan menyimpan rekod sebagai
 Mengurus rekod – sebahagian daripada tugas hakiki sebahagian penting dalam menjalankan tugas
mengikut dasar, prosedur dan standard yang ditetap

9 10
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia

PELANTIKAN PRJ
Mula

Pelantikan secara rasmi oleh Ketua Jabatan mengikut

ketetapan Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007
PRJ yang dilantik hendaklah memaklumkan ke Arkib Negara
Malaysia dengan mengisi maklumat di dalam Borang SKL8
Menerima Surat Pengesahan Pelantikan daripada Arkib Negara
Malaysia beserta senarai tugas PRJ
Menghadiri Kursus Asas Pengurusan Rekod yang dianjur atau
anjuran bersama dengan Jabatan Arkib Negara
Memohon Sijil Pelantikan PRJ daripada Arkib Negara Malaysia
selepas menghadiri Kursus Asas Pengurusan Rekod
Menerima Sijil Pengesahan Pelantikan PRJ

Selesai

11 12
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia

2

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB
PEGAWAI REKOD JABATAN
Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) bertanggungjawab atas
keadaan kesemua rekod-rekod di pejabatnya dan
melaksanakan tugas-tugas berikut:
1) Menjadi pegawai perantara dan berhubung dengan
Arkib Negara Malaysia bagi mendapatkan maklumat
berkaitan pengurusan rekod, undang-undang dan
peraturan yang masih berkuatkuasa
2) Menyelaras aktiviti khidmat konsultansi dan latihan
pengurusan rekod dengan kerjasama Arkib Negara
Malaysia.
13
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB
PEGAWAI REKOD JABATAN (samb…)
4) Memantau penjagaan dan penyimpanan setiap rekod
awam di jabatan supaya selamat dan terpelihara
mengikut piawaian dan prosedur yang ditetapkan
 Bilik Fail
 Bilik Rekod
5) Memastikan aktiviti pelupusan rekod tidak aktif bagi
tujuan pemusnahan dan pemindahan dilaksanakan
mengikut undang-undang dan peraturan
15
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB
PEGAWAI REKOD JABATAN (samb…)
8) Mengurus dan menyelaras kumpulan rekod yang
disimpan dan dibaikpulih di syarikat swasta
 Pendaftaran Kod Bidang Perkhidmatan
Penyimpanan Rekod (221310)
 Perkhidmatan Membaikpulih Bahan Terbitan dan
Manuskrip (221311)
17
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
Arkib Negara Malaysia
PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB
PEGAWAI REKOD JABATAN (samb…)
3) Menyelaras dan melaksanakan program dan aktiviti
pengurusan rekod jabatan
 Taklimat/ Latihan Pengurusan Rekod
 Kursus Pengurusan Rekod
 Bengkel Pembangunan Klasifikasi Fail
 Bengkel Penyediaan Jadual Pelupusan Rekod
 Bengkel/ Aktiviti Pelupusan Rekod
 Audit/ Inspektorat Pengurusan Rekod
 Menyelenggara Bilik Fail/ Bilik Rekod Secara
Berpusat atau Tidak Berpusat
14
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB
PEGAWAI REKOD JABATAN (samb…)
6) Menyelia kerja-kerja pelaksanaan pengurusan rekod
yang dijalankan oleh Pembantu Tadbir Rekod Jabatan /
Kerani Fail
7) Mengurus dan melaksanakan pinjaman rekod jabatan
dan pemulangannya semula ke Arkib Negara Malaysia
16
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
PERSIDANGAN
PRJ
18
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia
3
 Arkib Negara Malaysia

MAJLIS SEPETANG CAKNA

BERSAMA PRJ PENGURUSAN
REKOD

19 20
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia

KEPENTINGAN PRJ
KLINIK
KONSULTANSI
 Untuk membantu ANM memberi kesedaran mengenai
pengurusan rekod di Jabatan – sebagai duta kecil ANM
 Untuk memastikan good governance
 Untuk membantu ANM menyelamatkan khazanah
warisan sejarah negara daripada dimusnahkan

21 22
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia

CABARAN MASA DEPAN PRJ DAN

PENGURUSAN REKOD
 Tugas yang dilaksanakan oleh PRJ merupakan tugas
sampingan  Keputusan – Mesyuarat JK Pembangunan Organisasi
 Pengurusan Rekod kurang diberi keutamaan No. 9 Tahun 2012 bersetuju pewujudan jawatan Kader
 Perubahan PRJ Pegawai Arkib untuk mengetuai Seksyen Pengurusan
- sukar untuk memberi kursus lanjutan Rekod di Kementerian
 Latihan dan kemahiran  Pengurus Rekod sepenuh masa
 Kuasa yang terhad  Strategi masa hadapan ANM – Jawatan Kader di semua
Jabatan
 Bajet
 Rekod elektronik

23 24
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia

4
 Arkib Negara Malaysia

KESIMPULAN SESI SOAL JAWAB

• PRJ - pegawai penghubung antara Kementerian/ Jabatan &

ANM
• PRJ - digalakkan menimba ilmu pengurusan rekod secara
berterusan
• PRJ - melaksana Pengurusan Rekod berdasarkan peraturan
dan perundangan
• PRJ - menyumbang kepada usaha menyelamatkan rekod
khazanah warisan sejarah negara
• Tanggungjawab mengenai pengurusan rekod bukan hanya
dengan ANM tetapi jalinan kerjasama (NBOS) antara
Kementerian/ Jabatan

25 26
© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia © Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia

SEKIAN
TERIMA KASIH
Hakcipta Terpelihara. Tidak dibenarkan mengeluar ulang mana-mana kandungan slaid ini dalam apa bentuk dan dengan cara apa jua sama
ada secara elektronik, fotokopi, mekanik atau cara lain sebelum mendapat izin bertulis daripada
Arkib Negara Malaysia

© Hak Cipta Terpelihara Arkib Negara Malaysia