CONTOH SOALAN DAN JAWAPAN

CONTOH SOALAN DAN JAWAPAN

1. Royal Construction Sdn. Bhd. telah mula bertapak dalam industry pembinaan melalui projek
perumahan di utara Semenanjung Malaysia. Struktur pengurusan syarikat ini berbentuk fungsian
iaitu terdiri daripada seorang Pengurus Besar dan seorang pengurus bagi setiap jabatan iaitu
Pembinaan, Kejuruteraan dan Kewangan. Setelah beroperasi selama 10 tahun, syarikat semakin
maju dan mempunyai kedudukan yang kukuh dan mampu mengendalikan beberapa projek
pembinaan secara serentak. Selari dengan perkembangan ini, pihak pengurusan perlu menstruktur
semula organisasi supaya ia dapat beroperasi dengan lancar dan berkesan.

a. Lakarkan carta organisasi bagi Royal Construction Sdn. Bhd. Dan huraikan dengan ringkas tiga
kelebihan struktur organisasi ini. (12 markah)

Lukis Gambarajah Carta Organisasi Matrik

Struktur organisasi di atas ialah struktur matrik.

Antara kelebihan struktur matrik ialah:
i. Kebolehan untuk mengendali dua matlamat serentak kerana terdapat dua penugas autoriti.
Dalam struktur matrik terdapat dua pengurus yang mengawal setiap projek seperti pengurus
pembinaan dan pengurus projek A. Ini membolehkan kedua dua pengurus menjalankan tugas secara
serentak. Kesannya syarikat dapat menjalankan atau mencapai matlamat bagi beberapa jabatan
secara serentak

ii. Organisasi lebih peka kepada perubahan dalam persekitaran.kerjasama antara bidang dapat dilakukan
dengan lebih cekap dan berkesan.
Apabila beberapa projek dapat dijalankan secara serentak maka setiap projek dapat mengesan
perubahan dalam persekitaran dengan mudah kerana berada ditempat yang berlainan. Seterusnya
sebarang tindakan dapat di ambil dengan cepat, cekap dan berkesan.

iii. Ia lebih fleksibel untuk meningkatkan koordinasi dan komunikasi pelbaga jabatan bagi mempercepat
pembangunan projek
Struktur matrik juga dapat meningkatkan koodinasi antara jabatan dalam sesuatu perkara seperti
kewangan, sumber manusia, pemasaran dan sebagainya. Hubungan komunikasi antara jabatan juga
lebih cepat di lakukan dan ia akan meningkatkan keberkesanan sistem pengurusan syarikat.

b. Adakah syarikat ini sepatutnya mengamalkan pemusatan atau pemencaran autoriti? Berikan alasan
anda. (3 markah)

Syarikat menjalankan pemencaran autoriti. Ini adalah kerana autoriti membuat keputusan
didelegasikan oleh pengurus atasan kepada pengurus bawahan. Melalui pemencaran pengurus boleh
membuat keputusan dengan cepat dan berkesan serta pengurus akan menjadi lebih kreatif.

c. Absolute Chemical Company (ACC) memulakan perniagaan pengilangan baja pada 8 tahun lalu.
Syarikat kini telah berkembang pesat dan mempunyai kedudukan yang kukuh dengan tiga produk
utamanya iaitu baja, bahan kimia dan farmasetikal. Objektif syarikat adalah untuk mencapai kenaikan
keuntungan sebanyak 30 peratus dalam tempoh 5 tahun akan datang. Bagi menyokong
strategi tersebut, pihak pengurusan syarikat perlu membuat pengorganisasian dan penstrukturan
semula dengan teliti supaya objektif ini tercapai. Struktur organisasi ACC yang lebih sesuai dan
fleksibel perlu dibentuk supaya syarikat dapat bertindakbalas dengan lebih cepat terhadap sebarang
perubahan dalam persekitaran perniagaan.

i. Terangkan 3 kepentingan pengorganisasian kepada ACC. (6 markah)

- Pengorganisasian penting untuk menghasilkan satu susunan tenaga kerja yang sistematik bagi mencapai
matlamat organisasi. Melalui pengorganisasian ACC dapat menstrukturkan atau menempatkan
 sumber manusianya mengikur keperluan di seteiap bahagian. Sumber manusia tersebut juga
ditempatkan mengikut kreteria yang diperlukan oleh. Penyusunan sumber manusia yang betul dan
tepat akan memudahkan ACC mencapai objektif syarikat dengan mudah iaitu mencapai kenaikan
keuntungan sebanyak 30 peratus dalam tempoh 5 tahun akan datang .

- Pengorganisasian juga memastikan pengagihan sumber di antara jabatan dapat dilakukan secara
saksama. Syarikat mempunyai pelbagai sumber seperti sumber manusia, kewangan, peralatan dan
sebagainya. Sumber ini perlu di agihkan secara saksama antara jabatan bagi menentukan
pencapaian matlamat. Pengurus ACC perlu memastikan pekerja di setiap bahagian mencukupi dan
menepati keperluan agar tiada jabatan yang kurang kakitangan. Oleh itu, syarikat akan
bertindakbalas dengan cepat apabila terdapat perubahan dalam syarikat.

- Selain itu, pengorganisasian juga dapat mengawal tingkah laku pekerja melalui prosedur dan sistem
yang telah ditetapkan. Peraturan dan prosedur akan digubal dan dibentuk oleh Syarikat ACC semasa
pengorganisasian dilakukan. Peraturan dan prosedur ini amat berguna bagi mengawal pekerja serta
melakukan tindakan-tindakan seterusnya.

2. Fara dan Fauzana adalah dua orang eksekutif sebuah syarikat pengeluaran kosmetik. Fara lebih
tertumpu kepada usaha mendorong, memujuk dan mempengaruhi orang lain ke arah pencapaian
sesuatu objektif yang dikehendakinya. Manakala Fauzana pula lebih tertumpu kepada merancang,
mengorganisasi, mengawal, membuat keputusan dan berkomunikasi untuk mencapai matlamat
syarikat.

a. Mengikut Teori Motivasi Herzberg, terdapat dua set faktor yang mempengaruhi gelagat pekerja iaitu faktor penjagaan (hygiene) dan
faktor dorongan (motivation). Jelaskan bagaimanan Fara dan Fauzana memotivasikan pekerja dengan menggunakan kedua
faktor ini. (10 markah)

Faktor penjagaan (hygiene)

Faktor penjagaan adalah faktor-faktor yang jika diberi perhatian, akan mengurangkan atau
menghapuskan ketidakpuasan dan jika diabaikan, akan meningkatkan ketidakpuasan pekerja di
bawah penyeliaan mereka.

i. Kualiti penyeliaan
Melalui faktor ini Fara dan Fauzana perlu mengadakan sistem penyeliaan yang adil dan
menggambarkan kualiti kerja para pekerja seperti membuat penyelian pada setiap minggu dan
mengenalpasti masalah pekerja.

ii. Gaji
Fara dan Fauzana perlu melihat kembali struktur gaji yang diberikan kepada pekerja agar setimpal
dan memuaskan hati mereka. Sistem komesen adalah sesuai bagi meningkatkan kedudukan
kewangan pekerja.

iii. Keadaan fizikal tempat kerja

Tempat kerja yang selesa, persekitaran kerja yang bersih dan selamat amat diperlukan oleh pekerja
bagi membolehkan mereka menjalankan kerja dengan baik. Farad an Fauzana perlu melihat perkara
ini kerana keadaan tempat kerja yang tidak ceria dan tidak selamat akan menyebabkan pekerja tidak
bersemangat untuk membuat kerja.

Faktor dorongan (motivasi)

Faktor yang jika diberi perhatian, akan meningkatkan kepuasan dan jika diabaikan, akan
mengurangkan atau menghapuskan kepuasan.
i. Pengiktirafan
Fara dan Fauzana perlu memberi pengiktirafan kepada pekerjanya terutamanya kepada pekerja yang
menunjukkan prestasi yang cemerlang. Antara perkara yang boleh dilakukan seperti memberi bonus
atas prestasi, sijil kecemerlangan dan sebagainya.

ii. Peluang untuk berkembang

 Setiap individu mempunyai potensi yang tersendiri. Oleh yang demikian Farad an Fauzana perlu
memberi peluang kepada pekerja untuk menunjukkan dan meningkatkan kemahiran dan
pembangunan diri sendiri. Pekerja akan lebih bermotivasi jika mereka diberi peluang melakukan kerja
dengan cara dan kemahiran sendiri.

iii. Tanggungjawab
Individu akan lebih bermotivasi jika ia diberi kepercayaan dengan memberikan tanggungjawab yang
bersesuaian kepada mereka. Fara dan Fauzana perlu memberi peluang kepada pekerja untuk
membuat keputusan berkaitan tanggungjawabnya.

b. Encik Taufik adalah pengurus jualan di sebuah syarikat pengedar perkakasan dan perkhidmatan
kumputer. Beliau menguruskan 15 pasukan jualan yang bertanggungjawab membuat jualan.
menyediakan khidmat rundingan, memberi sokongan teknikal dan mengumpul maklumbalas daripada
pelanggan untuk disampaikan kepada pihak pengurusan syarikat. Encik Taufik akan menetapkan
matlamat jualan berdasarkan perbincangannya dengan setiap pasukan jualan. Sebelum sesuatu
keputusan dibuat, beliau akan mempertimbangkan pendapat daripada pasukan jualannya. Encik
Taufik amat yakin akan kebolehan setiap jurujualnya dan selalu mendorong mereka mencapai
potensi diri masing-masing. Beliau sentiasa memberi panduan, sokongan dan tunjuk ajar kepada
semua jurujual syarikat. Mereka akan diberi ganjaran secara adil setimpal dengan pencapaian
mereka secara individu atau berpasukan. Melalui hubungan yang erat di kalangan jurujual dan
pengurus serta semangat berpasukan yang tinggi, syarikat ini mampu menghadapi cabaran cabaran
perniagaan dengan lebih cekap.

i. Jelaskan gaya kepimpinan yang dipraktikkan oleh Encik Taufik. (5 markah)

Encik Taufik mempraktikkan gaya kepimpinan demokratik

Pemimpin demokratik menggalakkan penglibatan dan penyertaan pekerjanya dalam membuat
sesuatu tindakan/keputusan. Encik Taufik memberi peluang kepada pekerja untuk memberi
pendapat/ maklumbalas/ide/pandangan/input melalui perbincangan dengan juru jualnya. Walau
bagaimanapun En Taufik membuat keputusan akhir terhadap sesuatu perkara.

ii. Terangkan bagaimana Teori Hirarki Keperluan Maslow dan Teori Y boleh memotivasikan jurujual
syarikat ini. (10 markah)

Teori Hirarki Keperluan Maslow:

Terdapat 5 tingkat keperluan iaitu keperluan fisiologi, keselamatan, sosial, esteem (penghormatan diri)
dan keperluan pencapaian hasrat diri (aktualisasi diri)

i. Keperluan Fisiologi
Melalui keperluan ini En. Taufik perlu membayar gaji yang berpatutan kepada jurujualnya kerana
melaluinya sekurang-kurangnya mereka dapat menggunakannya untuk membeli makanan, menyewa
tempat tinggal dan membeli pakaian. Selain itu pemberian komesyen juga boleh diadakan.

ii. Keperluan Keselamatan

Berhunung dengan keperluan keselamatan Encik Taufik perlu memastikan setiap jurujual dilindungi
oleh insurans dan mereka diberi kemudahan perubatan percuma. Melalui tindakan ini jurujual akan
merasa terjamin dalam menjalankan kerja mereka.

iii. Keperluan Sosial

Melalui keperluan ini En Taufik menggalakkan jurujual bekerja berpasukan supaya mereka dapat
mengeratkan perhubungan antara satu sama lain. Hubungan yang erat menjamin kualiti kerja dan
pencapai matlamat.

iv. Keperluan Esteem (penghormatan diri)

Encik Taufik juga perlu menyediakan peluang-peluang kenaikan pangkat kepada pasukan jurujual
yang cemerlang. Selain itu beliau juga boleh memberi anugerah kepada jurujual yang berprestasi
tinggi supaya jurujual lain lebih bermotivasi.

v. Keperluan Pencapaian Hasrat Diri (aktualisasi diri)

 Encik Taufik juga perlu menggalakkan jurujual untuk menambahkan kemahiran dan pembangunan
diri seperti melanjutkan pelajaran ke peringkat yang lebih tinggi dan melantik mereka ke jawatan
pengurus jualan.

Teori Y:
i. Melalui teori ini Encik Taufik perlu mengadakan kursus motivasi bagi membina minat pekerjanya
terhadap kerja dan sanggup menerima tanggungjawab.
ii. Encik Taufik juga perlu memberi memberi kebebasan kepada pekerja untuk melaksanakan kerja
dengan tidak memaksa dan terlalu dikawal. Ini dapat menghasilkan pekerja yang lebih produktif.
iii. Bagi jurujual yang mempunyai prestasi yang tinggi En Taufik perlu memberi tugasan yang mencabar
supaya mereka dapat menyerlahkan potensi dan kecemerlangan diri mereka.
iv. Jurujual juga perlu diberi kebebasan untuk melaksanakan tugas mengikut cara, kreativiti dan
keupayaan masing-masing supaya mereka lebih bersemangat dan dapat menjalankan tugas dengan
lebih cemerlang.

3 (a) SSB Construction Sdn Bhd sebuah syarikat pembinaan negara sering
menghadapi masalah kekurangan pekerja. Jelaskan empat kaedah yang boleh
dilaksanakan oleh SSBCSB dalam pengrekrutan sumber manusia bagi mengatasi
masalah kekurangan tenaga kerja dalam syarikat. (10
markah)

Berikut adalah kaedah-kaedah yang sesuai dalam pengrekrutan tenaga kerja dalam sektor
pembinaan:

i) Periklanan (Media)
Melalui media massa seperti radio, surat khabar, televisyen dan majalah-majalah terbitan industri.
Dari kajian yang dijalankan oleh Rozlan Othman (1991), kaedah ini didapati sebagai cara yang paling
popular digunakan oleh firma-firma pembuatan di Malaysia. Surat khabar dikenal pasti sebagai media
yang paling kerap digunakan untuk periklanan seperti Berita Harian, New Straits Times, Malay Mail
dan sebagainya. Jawatan kosong akan diiklankan atau dihebahkan kepada orang ramai . Ia
merupakan saluran yang paling berkesan dan ekonomik. Sesuatu iklan perlu memberitahu faedah
yang bakal diperolehi daripada jawatan berkenaan. Ia juga perlu memaklumkan kepada calon
bagaimana untuk memohon jawatan tersebut.

ii) Agensi Pekerjaan

Menggunakan perkhidmatan agensi pekerjaan untuk mencari calon yang berkelayakan. Ia selalunya
digunakan apabila sesuatu organisasi tidak mempunyai Jabatan Sumber Manusia atau memerlukan
pekerja dengan segera. Agensi pekerjaan terdiri daripada swasta dan awam. Contoh agensi
swasta seperti Tele-Temps dan Job Malaysia yang beroperasi di Kuala Lumpur. Ia dapat digunakan
untuk mencari calon yang mempunyai kemahiran atau kepakaran khusus. Agensi awam tidak
mengenakan sebarang bayaran kepada majikan mahupun pekerja di atas perkhidmatannya,
contohnya Jabatan Buruh.
Menggunakan khidmat agensi pekerjaan swasta bagi mendapatkan tenaga kerja dari negara luar
seperti Indonesia, Bangladesh dan Myanmar. Pengambilan tenaga kerja buruh asing perlu dilakukan
mengikut prosedur yang sah. Selain itu, kontrak kerja yang sesuai perlu disepakati bagi menjamin
penempatan tenaga kerja ini dalam syarikat pada sesuatu tempoh masa yang ditentukan.

iii) Pengrekrutan Kampus (Institusi Pengajian Tinggi)

Pihak Pegawai Sumber Manusia akan mempelawa siswazah yang hampir tamat pengajian untuk
menyertai organisasi mereka. Peluang ini selalunya di ambil oleh organisasi pada Hari Kerjaya yang
dianjurkan oleh pihak universiti/kolej seperti Politektik, Pusat Giat Mara, Kolej Komuniti, Institut
Latihan Perindustrian dan IKBN dengan menjemput wakil-wakil organisasi untuk mengadakan
pengrekrutan, pameran dan penerangan berkaitan prospek kerjaya yang ditawarkan oleh organisasi
tersebut.

iv) Rujukan
 SSB boleh mengambil pekerja baru yang dirujuk oleh pekerja yang ada dalam syarikat. Biasanya
pekerja-pekerja akan merujuk saudara mara atau rakan-rakan yang mereka kenali untuk bekerja di
dalam syarikat tersebut.

v) Pemohon tak diundang

Permohonan calon yang dipertimbangkan untuk sesuatu jawatan sekiranya ada kekosongan jawatan.

(b) Apakah maksud orientasi dan jelaskan kepentingan orientasi kepada pekerja dan SSB Construction
Sdn Bhd. (5 markah)

Orientasi adalah satu proses memperkenalkan, menyesuaikan dan membudayakan pekerja baru
kepada organisasi. Melalui orientasi ini pekerja dapat diperkenalkan dengan organisasi dan pekerja
baru juga dapat menyesuaikan diri dengan tugas, suasana persekitaran dan kumpulan kerja yang
baru.

Antara tujuan orientasi dilakukan adalah seperti berikut:

• Orientasi yang diadakan dapat membantu pekerja menyesuaikan diri dengan keadaan persekitaran
tempat kerja yang baru. Tempat atau jabatan-jabatan tertentu perlu dimaklumkan kepada pekerja
baru.
• Memperkenalkan pekerja kepada ketua dan pekerja yang lain. Pekerja baru perlu di perkenalkan
kepada semua kakitangan dalam organisasi terutamanya rakan sejabatan. Ini adalah untuk
mengeratkan hubungan interpersonal antara mereka.
• Menerangkan polisi, prosedur dan peraturan organisasi kepada pekerja. Pengurus juga perlu memberi
penerangan yang lengkap berhubung polisi syarikat, prosedur dan peraturan-peraturan yang
diamalkan oleh syarikat. Ini akan menjamin pekerja tidak melakukan kesilapan.
• Menerangkan struktur organisasi kepada pekerja. Pekerja baru juga perlu mengetahui hubungan
autoriti mereka dalam organisasi iaitu siapa ketua mereka, kepada siapa memberi laporan dan dari
siapa mereka akan menerima arahan.
• Menerangkan aspek-aspek penting yang berkaitan dengan kerja atau jawatan kepada pekerja.
Pekerja juga diberi penerangan tentang tugas dan tanggungjawab mereka. Apakah kerja-kerja
yang mereka perlu buat dan peraturan-peraturan berhubung dengannya.

(c) Jelaskan apakah bentuk analisis pekerjaan yang perlu dilaksanakan oleh
SSB Construction Sdn Bhd sebelum membuat pengambilan pekerja. (10 markah)

Analisis pekerjaan merupakan satu teknik yang digunakan untuk mengumpul dan menganalisis maklumat berkenaan kerja, tugas dan
tanggungjawab kemahiran, pengetahuan dan keupayaan yang diperlukan oleh seseorang penjawat jawatan untuk melaksanakan
sesuatu kerja yang telah ditawarkan.

Dalam analisis pekerjaan terdapat dua perkara yang perlu dititikberapkan oleh pihak pengurusan iaitu huraian kerja (Job Description)
dan spesifikasi kerja (Job Specification)

i. Huraian Kerja (Job Description)

Huraian kerja merupakan dokumen formal yang menerangkan tentang kerja, tugas dan tanggungjawab yang perlu dilaksanakan oleh
seseorang penjawat pekerjaan. Di dalamnya mengandungi maklumat seperti jawatan kerja, ringkasan kerja, tanggungjawab kerja dan
hubungan autoriti pekerja.
Huraian kerja ini digunakan sebagai sumber rujukan semasa proses merancang dan mengambil pekerja, menjalankan induksi untuk
pekerja baru dan menentukan faedah, ganjaran dan pampas an kepada pekerja.

ii. Spesifikasi Kerja (Job Specification)

Spesifikasi kerja adalah dokumen yang menerangkan tentang kemahiran, pendidikan dan pengalaman yang perlu dimiliki oleh
seseorang individu yang akan menjawat sesuatu jawatan.
Antara perkara yang biasanya di titikberapkan adalah kelulusan akademik yang perlu ada untuk sesuatu jawatan, pengalaman yang
perlu ada bagi sesuatu jawatan, kemahiran-kemahiran teknikal, kemahiran bahasa, umur, taraf warganegara dan sebagainya.

4. Metro Bayu Sdn. Bhd. adalah merupakan sebuah syarikat pengangkutan bas di Bandar Ipoh. Syarikat
ini telah beroperasi selama 5 tahun dan mempunyai 100 orang pemandu. Sehingga kini syarikat
belum pernah menjalankan penilaian prestasi.
(a) Sebagai Pengurus Sumber Manusia di syarikat ini, anda menyedari kepentingan menjalankan
penilaian prestasi pemandu-pemandu bas bagi meningkatkan produktiviti syarikat. Namun begitu,
sebelum penilaian prestasi dapat dijalankan, persetujuan daripada Ahli Lembaga Pengarah syarikat
perlu diperolehi. Terangkan kepada mereka lima tujuan menjalankan penilaian
prestasi. (10 markah)

i) Memberi maklum balas kepada pekerja berhubung prestasi mereka.

Melalui penilaian prestasi yang dibuat pekerja dapat mengetahui prestasi sebenar mereka. Ini adalah
kerana setiap individu tidak dapat mengetahui prestasi diri sendiri selagi ia tidak dinilai oleh pihak lain.
ii) Menyediakan langkah-langkah tertentu untuk meningkatkan prestasi mereka.
Keputusan penilaian prestasi yang dibuat akan menjadi titik permulaan pihak pengurusan untuk
membuat perancangan program kepada pekerja bagi meningkatkan prestasi terutamanya pekerja
yang berprestasi rendah.
iii) Memberi asas kepada pihak pengurusan dalam menentukan ganjaran kepada pekerja.
Keputusan penilaian prestasi juga akan digunakan oleh pihak pengurusan dalam membuat ketetapan
pemberian ganjaran kepada setiap pekerjanya agar pemberian ganjaran tersebut adil dan saksama.
iv) Memberikan maklumat berhubung dengan keberkesanan aktiviti-aktiviti pemilihan, latihan dan
pembangunan pekerja.
Keputusan dari penilaian prestasi juga dapat memberi gambaran dan makluman kepada pihak
pengurusan terhadap proses pemilihan pekerja yang dijalankan serta keberkesanan tindakan
pembetulan yang dilakukan.
v) Memberikan maklumat kepada pengurus tentang kualiti sumber manusia yang ada untuk tujuan
pertumbuhan organisasi.
Kualiti sumber manusia dalam sesebuah organisasi tidak dapat diketahui sehinggalah proses
penilaian dilakukan. Proses penilaian prestasi pekerja dapat memberi maklum balas yang penting
berhubung tahap kualiti sumber manusia yang sebenar.

(b) Anda juga ingin memberikan program latihan dan pembangunan kepada pemandu-pemandu bas
syarikat. Bentangkan cadangan anda kepada Ahli Lembaga Pengarah dengan
menghuraikan tiga jenis latihan semasa kerja (on the job training) yang bersesuaian dengan tugas
pemandu-pemandu bas syarikat. (15 markah)

Tiga jenis latihan semasa kerja (on the job training) yang bersesuaian dengan tugas pemandu-
pemandu bas syarikat ialah:

i) Program Perantisan
Program yang perlu dilalui oleh pemandu baru dalam masa yang telah ditetapkan dengan
mempelajari dan melakukan tugas-tugas yang telah ditentukan sebelum diterima sebagai pekerja
tetap.
Contoh: Pemandu baru bertugas sebagai pemandu kedua/gantian ataupun pemandu baru menjadi
pemandu pelatih selama dua bulan.

ii) Mentor
Pemandu baru dibimbing oleh pemandu lama dan berpengalaman dalam waktu bekerja untuk suatu
tempoh tertentu.
Contoh: Mentor membimbing mentee mengenai pemanduan berhemah, mengenal pasti laluan-laluan
selamat dan langkah-langkah keselamatan yang perlu di ambil sewaktu kemalangan.

iii) Pusingan Kerja

Latihan kepada pekerja melalui pemindahan secara sistematik dari satu bahagian ke bahagian yang
lain. Pekerja dapat memperolehi pelbagai kemahiran dan pengetahuan.
 Contoh: Pemandu memandu bas yang berbeza (bas besar, bas baru, bas lama, bas automatik, bas
manual atau bas bertingkat) di laluan yang berlainan.

5. Syarikat MajuIndah Berhad bercadang membuka cawangan baru di Kedah pada tahun hadapan.
Encik Mahamad Jala, Pengurus Jabatan Sumber Manusia telah diarahkan membuat persediaan awal
bagi membuat pemilihan dan latihan kerja bagi kakitangan baru syarikat.

(a) Terangkan maksud huraian kerja dan spesifikasi kerja. (5 markah)

Huraian Kerja (Perihal Kerja)

Huraian kerja merupakan dokumen formal yang menerangkan tentang kerja, senarai tugas dan senarai tanggungjawab yang perlu
dilaksanakan oleh seseorang penjawat pekerjaan. Di dalamnya mengandungi maklumat seperti jawatan kerja, ringkasan kerja,
tanggungjawab kerja dan hubungan autoriti pekerja.

Huraian kerja ini digunakan sebagai sumber rujukan semasa proses merancang dan mengambil pekerja, menjalankan induksi untuk
pekerja baru dan menentukan faedah, ganjaran dan pampas an kepada pekerja.

Spesifikasi Kerja (Perihal Individu)

Spesifikasi kerja adalah dokumen yang menerangkan tentang keperluan kemanusiaan bagi sesuatu
kerja seperti kemahiran, pendidikan dan pengalaman, ciri ciri fizikal dan personality yang perlu
dimiliki oleh seseorang individu yang akan menjawat sesuatu jawatan.
Antara perkara yang biasanya di titikberapkan adalah kelulusan akademik yang perlu ada untuk sesuatu jawatan, pengalaman yang
perlu ada bagi sesuatu jawatan, kemahiran-kemahiran teknikal, kemahiran bahasa, umur, taraf warganegara dan sebagainya.

(c) Jelaskan proses pemilihan kakitangan yang boleh dilaksanakan oleh Encik Mahamad
Jala. (15 m)
i. Borang Permohonan
Borang permohonan yang mengandungi segala data peribadi pemohon yang akan digunakan
sebagai alat untuk menyaring calon yang sesuai. Encik Mahamad Jala boleh menggunakan borang
permohonan untuk mendapatkan maklumat seperti maklumat peribadi, kelayakan akademik, serta
pengalaman bekerja calon.

ii. Saringan
Berdasarkan huraian kerja dan spesifikasi kerja, pihak pengurusan dapat mengenalpasti calon yang
lebih sesuai untuk dipertimbangkan daripada sekumpulan permohonan itu. Encik Mahamad Jala perlu
membuat saringan supaya dapat memilih pekerja yang benar-benar layak untuk memegang jawatan
di dalam Syarikat MajuIndah Berhad.

iii. Ujian
Terdapat beberapa jenis ujian yang boleh dijalankan oleh Encik Mahamad Jala bersesuaian
dengan jawatan yang akan disandang oleh calon. Antara ujian tersebut adalah ujian
pencapaian,ujian kecerdasan dan ujian perwatakan. Hasil daripada ujian harus dapat
menggambarkan prestasi calon semasa menjalankan tugas yang sebenar.

iv. Temuduga
Temuduga bertujuan untuk menilai calon dan menjelaskan kepada calon jangkaan organisasi. Sesi
temuduga membolehkan Encik Mahamad Jala melihat beberapa aspek yang tidak dapat diketahui
melalui borang permohonan calon seperti perwatakan, keyakinan diri dan kemahiran berkomunikasi.

v. Semak Rujukan dan Latar Belakang

Semak rujukan dan latar belakang adalah bertujuan untuk mengetahui kemampuan pemohon untuk
melaksanakan tanggungjawab selain untuk memastikan maklumat yang diberikan semasa memohon
semuanya benar dan sahih. Encik Mahamad Jala perlu menghubungi perujuk-perujuk yang diberikan
oleh calon untuk memastikan bahawa calon layak untuk menjawat jawatan yang dipohon.

vi. Ujian Fizikal dan Kesihatan

Ujian fizikal dan kesihatan adalah untuk memastikan bahawa calon bukan sahaja berkelayakan tetapi
mempunyai tahap kesihatan yang baik. Encik Mahamad Jala perlu memastikan bahawa pekerja yang
dilantik adalah bebas daripada penagihan dadah serta AIDS. Setelah proses pemilihan selesai, calon
 yang berjaya akan ditawarkan kerja oleh Syarikat MajuIndah Berhad mengikut permohonan yang
telah dibuat.

(d) Huraikan latihan semasa kerja (on the job training) sebagai bentuk latihan efektif bagi kakitangan
baru. (5 m)

Definisi (1 m)
Latihan semasa kerja adalah latihan yang dijalankan semasa pekerja sedang bekerja.

Keberkesanan (2 m)
Kelebihan jenis latihan ini termasuk:
i. Kakitangan baru yang kurang berpengalaman mudah memahami kehendak tugas. Latihan semasa
kerja dapat membantu pekerja-pekerja baru di Syarikat MajuIndah Berhad kerana situasi latihan
sama dengan situasi kerja.
ii. Syarikat MajuIndah Berhad akan dapat menjimatkan kos latihan kerana tidak perlu menyediakan
kemudahan atau kelengkapan latihan yang khas.

Kaedah (2 m)
Kaedah latihan semasa kerja yang biasa diamalkan ialah:
i. Program Perantisan.
Satu program yang perlu dilalui oleh pekerja baru di mana pekerja tersebut dikehendaki bekerja untuk
satu tempoh yang ditetapkan dengan mempelajari dan melakukan tugas-tugas yang ditentukan
sebelum diterima sebagai pekerja tetap. Encik Mahamad Jala boleh membentuk program ini bagi
membantu pekerja baru mengkaji dan menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh syarikat mereka.

ii. Mentor.
Pekerja baru dibimbing oleh pekerja yang lebih kanan dan berpengalaman dalam waktu bekerja
untuk suatu tempoh tertentu. Pekerja yang lebih berpengalaman di dalam Syarikat MajuIndah Berhad
membimbing pekerja baru supaya lebih yakin dengan tugas dan tanggungjawab yang baru mereka
sandang.

iii. Pusingan kerja.

Encik Mahamad Jala boleh menyediakan latihan kepada pekerja baru melalui pemindahan secara
sistematik dari satu bahagian ke bahagian yang lain. Pekerja baru akan dapat memperolehi pelbagai
kemahiran dan pengetahuan.

6 a Cadangkan jenis-jenis latihan semasa kerja (on the job training) dan di luar waktu kerja (off the
job training) sebagai proses peningkatan kemahiran untuk memenuhi keperluan semasa yang boleh
menyumbang ke arah pencapaian matlamat Syarikat Beta Adelphi Sdn. Bhd. (10 m)
Latihan semasa kerja
i) Program Perantisan
Satu program yang perlu dilalui oleh pekerja
baru di mana pekerja tersebut dikehendaki bekerja untuk satu tempoh yang ditetapkan dengan memp
elajari dan melakukan tugas-tugas yang ditentukan sebelum diterima sebagai pekerja tetap.

ii) Mentor
Kakitangan baru akan dibimbing oleh seorang kakitangan yang lebih kanan supaya pembelajaran
dapat dilakukan semasa kerja dengan berkongsi pendapat, kemahiran dan kepakaran di antara
mereka.

iii) Coaching
Menyamai kaedah mentor iaitu individu yang sudah lama dalam organisasi, akan memilih seorang
individu yang berpotensi untuk dilatih dengan mencurahkan segala ilmu dan pengalaman serta
kemahiran yang dimilikinya. Kaedah ini melibatkan interaksi ‘satu dengan satu’ dan ia memerlukan
masa yang panjang untuk dilaksanakan.

iv) Pusingan Kerja

 Kakitangan yang sedia ada dalam organisasi diberi latihan melalui pemindahan secara sistematik dari
satu bahagian kepada bahagian yang lain.

Latihan di luar waktu kerja

i) Seminar
Mengadakan seminar seperti seminar motivasi, kepimpinan dan pengurusan kewangan.

ii) ‘Business Games’

Latihan yang diberi kepada pengurus-pengurus untuk meningkatkan kemahiran mereka dalam
membuat keputusan.

iii) Simulasi
Dilakukan di dalam persekitaran simulasi di mana pelatih akan mempelajari teknik atau cara bekerja
yang sebenar dengan menggunakan model yang sama dengan peralatan sebenar.
Contoh: ‘vestibul training’

iv) Latihan Industri *(jawapan yang dicadang oleh skema)

Bertujuan memberi pendedahan dan membuka minda pekerja baru mengenai operasi dan aktiviti
sebenar di tempat kerja.

b Sektor pembinaan negara sering menghadapi masalah kekurangan pekerja. Jelaskan kaedah-
kaedah yang boleh dilaksanakan oleh Royal Construction Sdn. Bhd. dalam pengrekrutan sumber
manusia bagi mengatasi masalah kekurangan tenaga kerja dalam syarikat. (10 m)

Berikut adalah kaedah-kaedah yang sesuai dalam pengrekrutan tenaga kerja dalam sektor
pembinaan:

vi) Periklanan (Media)

Melalui media massa seperti radio, surat khabar, televisyen dan majalah-majalah terbitan industri.
Dari kajian yang dijalankan oleh Rozlan Othman (1991), kaedah ini didapati sebagai cara yang paling
popular digunakan oleh firma-firma pembuatan di Malaysia. Surat khabar dikenal pasti sebagai media
yang paling kerap digunakan untuk periklanan seperti Berita Harian, New Straits Times, Malay Mail
dan sebagainya. Jawatan kosong akan diiklankan atau dihebahkan kepada orang ramai . Ia
merupakan saluran yang paling berkesan dan ekonomik. Sesuatu iklan perlu memberitahu faedah
yang bakal diperolehi daripada jawatan berkenaan. Ia juga perlu memaklumkan kepada calon
bagaimana untuk memohon jawatan tersebut.

vii) Agensi Pekerjaan

Menggunakan perkhidmatan agensi pekerjaan untuk mencari calon yang berkelayakan. Ia selalunya
digunakan apabila sesuatu organisasi tidak mempunyai Jabatan Sumber Manusia atau memerlukan
pekerja dengan segera. Agensi pekerjaan terdiri daripada swasta dan awam. Contoh agensi
swasta seperti Tele-Temps yang beroperasi di Kuala Lumpur. Ia dapat digunakan untuk mencari
calon yang mempunyai kemahiran atau kepakaran khusus. Agensi awam tidak mengenakan
sebarang bayaran kepada majikan mahupun pekerja di atas perkhidmatannya, contohnya Jabatan
Buruh.

viii) Pengrekrutan Kampus (Institusi Pengajian Tinggi)

Pihak Pegawai Sumber Manusia akan mempelawa siswazah yang hampir tamat pengajian untuk
menyertai organisasi mereka. Peluang ini selalunya di ambil oleh organisasi pada Hari Kerjaya yang
dianjurkan oleh pihak universiti/kolej seperti Politektik, Pusat Giat Mara, Kolej Komuniti dan IKBN
dengan menjemput wakil-wakil organisasi untuk mengadakan pengrekrutan, pameran dan
penerangan berkaitan prospek kerjaya yang ditawarkan oleh organisasi tersebut.

ix) Rujukan
Mengrekrut calon-calon yang dirujuk oleh pekerjanya sendiri.

x) Pemohon tak diundang

Permohonan calon yang dipertimbangkan untuk sesuatu jawatan sekiranya ada kekosongan jawatan.
 Lain-lain sumber

i) Agensi Pekerjaan
Menggunakan khidmat agensi pekerjaan swasta bagi mendapatkan tenaga kerja dari negara luar
seperti Indonesia, Bangladesh dan Myanmar. Pengambilan tenaga kerja buruh asing perlu dilakukan
mengikut prosedur yang sah. Selain itu, kontrak kerja yang sesuai perlu disepakati bagi menjamin
penempatan tenaga kerja ini dalam syarikat pada sesuatu tempoh masa yang ditentukan.

ii) Agensi bantuan kerja sementara

Agensi ini membekalkan tenaga kerja sementara yang mungkin diperlukan untuk sesuatu projek
tertentu bagi tempoh masa yang terhad atau pendek.

iii) Organisasi lain

Syarikat boleh membuat kontrak untuk menyewa pekerja dari organisasi lain. Kaedah ini agak
fleksibel kerana syarikat boleh mendapatkan pekerja-pekerja yang mempunyai kepakaran dan
pengalaman yang sesuai dengan sesuatu kerja.

iv) Agensi pekerjaan awam

Syarikat boleh memohon bantuan agensi pekerjaan awam bagi mendapatkan maklumat warga
tempatan yang masih belum mendapat pekerjaan. Kaedah pengrekrutan ini murah dan boleh
membantu syarikat memperolehi tenaga kerja dengan kelayakan yang sesuai serta dengan kadar
yang segera.

v) Rujukan pekerja
Syarikat Royal Construction boleh mengambil pekerja baru yang dirujuk oleh pekerja yang ada
dalam syarikat. Biasanya pekerja-pekerja akan merujuk saudara mara atau rakan-rakan yang mereka
kenali untuk bekerja di dalam syarikat tersebut.
 BAB 3 PENGENALAN PERANCANGAN (NEW 2015)
BAB 3 PENGENALAN PERANCANGAN

Definisi Perancangan

Perancangan adalah proses di mana pengurus menentukan matlamat yang ingin dicapai dan
menentukan tindakan yang paling sesuai untuk diambil di semua peringkat organisasi untuk mencapai
matlamat organisasi.

“Aktiviti yang berorientasikan masa depan, iaitu apa yang hendak diperolehi pada masa hadapan
dengan mula melaksanakan programnya sekarang.”

a. JENIS-JENIS PERANCANGAN

• Perancangan Jangka Panjang (Strategik)

• Perancangan Jangka Sederhana (Taktikal)

• Perancangan Jangka Pendek (Operasian)

Perancangan Jangka Panjang (Strategik)

Dilakukan oleh pengurusan atasan. Merupakan perancangan menyeluruh bagi

mencapai matlamat organisasi. Ia melibatkan proses pembuatan keputusan berkaitan
matlamat jangka panjang organisasi. Tempoh masa melebihi tiga tahun.

Perancangan ini melibatkan risiko yang tinggi kerana melibatkan perancangan keseluruhan.

Memerlukan kemahiran konseptual yang tinggi.

Perancangan Jangka Sederhana (Taktikal)

Merupakan perancangan yang diterjemah dan dibuat oleh pengurusan pertengahan daripada
perancangan jangka panjang . Ia adalah perancangan yang direkabentuk bagi melaksanakan
perancangan strategik.

Tempoh perancangan ini lebih singkat berbanding perancangan strategik iaitu antara satuhingga tiga
tahun.

Juga dikenali sebagai rancangan fungsian yang meliputi perancangan sesuatu jabatan seperti
perancangan pemasaran, perancangan kewangan, perancangan sumber manusia dll.
 Perancangan Jangka Pendek (Operasian)

Adalah perancangan terperinci yang dilakukan oleh pengurusan bawahan.

Perancangan ini memberi penekanan terhadap tugas-tugas rutin yang berkaitan dengan aktiviti
pengeluaran.

Jangka masa perancangan adalah paling pendek iaitu kurang daripada satu tahun.

Dilakukan secara berulang-ulang contohnya kerja harian, mingguan, bulanan.

b. KEPENTINGAN PERANCANGAN

Menyediakan Hala Tuju Organisasi

Melalui perancangan , pengurusan menentukan visi, misi, objektif, rancangan operasi, keperluan
kewangan, keperluan sumber manusia bagi mencapai matlamat organisasi.

Perancangan yang dibentuk membantu pengurus menentukan matlamat kumpulan kerja dan
membangunkan strategi yang menyeluruh bagi mencapai matlamat organisasi.

Pengurus juga dapat mengagih dan mengguna sumber-sumber dengan lebih efektif dan efisien.

Perancangan membantu pengurus mengenalpasti operasi yang perlu dan diperlukan serta bagaimana
ia boleh mempengaruhi organisasi.

Tanda aras untuk mencapai objektif

Tanda aras adalah satu standard atau piawaian yang ditentukan untuk dicapai. Penentuan tanda aras
adalah berasaskan kepada ciri-ciri produk, perkhidmatan atau proses yang terbaik berbanding
pesaing.

Perancangan yang dibentuk membolehkan tanda aras ditetapkan untuk dicapai oleh organisasi atau
individu.

Contohnya jika firma telah menetapkan penguasaan pasaran antara 10 hingga 15 peratus tetapi
prestasi sebenar ialah 17 peratus maka ini menunjukkan bahawa prestasi firma telah melebihi
matlamat yang telah ditetapkan .

Bertindak kepada persekitaran yang dinamik

Sesebuah organisasi sentiasa menghadapi suasana persekitaran tugas dan persekitaran umum yang
sentiasa berubah. Melalui perancangan pengurus dapat mengenalpasti peluang dan
masalah/ancaman yang dihadapi oleh perniagaan pada masa sekarang dan masa depan
 Penyesuaian, tindakan dan penambahbaikan boleh dilakukan dengan segera bagi memastikan operasi
organisasi berjalan lancar untuk menjimatkan kos, mengurangkan pembaziran dan risiko disebabkan
perubahan kepada persekitaran.

Sebagai Alat Kawalan Pengurus

Dengan membuat perancangan, pengurus dapat membentuk/ mewujudkan satu sistem kawalan.

Melalui penggunaan alat perancangan, pengurus dapat memastikan pencapaian organisasi selaras
dengan perancangan yang telah dibuat.

Tindakan pembetulan dapat dilakukan dari semasa ke semasa.

c. KAITAN PERINGKAT PENGURUSAN DENGAN PERANCANGAN

Setiap jenis perancangan dilakukan oleh setiap peringkat pengurusan.

Perancangan strategik dilaksanakan oleh pengurus peringkat atasan, perancangan taktikal

dilaksanakan oleh pengurus peringkat pertengahan dan perancangan operasi dilaksanakan oleh
pengurus bawahan.

Pengurusan Atasan (Perancangan Strategik)

Pengurusan atasan melakukan perancangan strategik (jangka panjang) iaitu perancangan yang
meliputi keseluruhan organisasi.

Dalam situasi ini pengurus atasan perlu mempunyai kemahiran konseptual yang tinggi berbanding
pengurus peringkat lain.

Ini adalah kerana pengurus perlu memantau persekitaran tugas dan umum antaranya seperti
ekonomi, teknologi, kebudayaan, pelanggan, pekerja, pesaing dan sebagainya.

Pengurusan Pertengahan (Perancangan Taktikal)

Pengurus pertengahan bertanggungjawab membentuk atau membuat perancangan taktikal (jangka

sederhana). Kemahiran kemanusiaan amat diperlukan di sini.

Perancangan ini adalah menyokong perancangan jangka panjang yang dibuat oleh pengurus atasan.
Ia lebih kepada perancangan setiap jabatan yang wujud dalam organisasi.
 Pengurus akan menentukan bagaimana syarikat akan menggunakan sumber-sumber yang ada bagi
mencapai matlamat yang ditetapkan.

Pengurusan Bawahan (Perancangan Operasian)

Pengurus bawahan bertanggungjawab menyediakan perancangan operasian (jangka pendek)

dengan memiliki kemahiran teknikal.

Perancangan yang dibuat perlu selaras dengan perancangan yang dibuat oleh pengurus peringkat
atasan dan pertengahan.

Disediakan dengan tujuan untuk mengawal operasi harian.

d. OBJEKTIF ORGANISASI

VISI

• Visi adalah satu pernyataan yang menyeluruh tentang penubuhan sesebuah organisasi.

• Visi adalah satu tanggapan dan pandangan yang jauh dan mendalam, terutamanya yang berkaitan
dengan perkembangan masa depan dan sebagainya.[kamus dewan edisi 4]

• Visi yang dibentuk adalah sesuatu yang ideal dan unik untuk dicapai dan merupakan matlamat jangka
panjang sesebuah organisasi.

Ciri-ciri

• Ringkas, padat dan jelas (tidak melebihi 25 perkataan)

• Realistik dan menimbulkan semangat

• Menjawab persoalan apa, untuk siapa dan bila

MISI

• Misi merupakan tujuan utama sesebuah organisasi ditubuhkan.

• Biasanya misi dinyatakan dalam bentuk yang umum, luas dan memperlihatkan nilai-nilai kepercayaan,
keluaran utama, pasaran utama, sifat orang yang memegang kepentingan dalam firma dan
masyarakat dan falsafah pengurusan.
• Membentuk identiti dan imej organisasi.

• Misi adalah penting kepada sesebuah organisasi untuk dijadikan sebagai panduan dan motivasi
kepada ahli organisasi, menjadi hala tuju yang dikongsi bersama dan dapat memfokus kepada usaha
yang dijalankan.

• Kepada pengurus, ia menjadi ukuran bagi menilai kejayaan organisasi – sejauh mana pengurus
berjaya memenuhi misi tersebut melalui usaha pekerja bawahannya.

OBJEKTIF

• Objektif merupakan sasaran atau hasil akhir yang cuba/dijangka dicapai oleh sesebuah
organisasi. Ia terbentuk daripada misi.

• Biasanya objektif dinyatakan dalam bentuk yang lebih khusus berbanding misi organisasi
yang mana dimensi masanya lebih jelas.

• Biasanya setiap bahagian atau unit akan menetapkan objektif masing-masing selari dengan
misi organisasi.

• Ciri objektif – Spesifik, Boleh diukur, Boleh dicapai, Dikaitkan dengan Ganjaran dan
Mempunyai tempoh masa.

’’SMART”

Specific, Measureable, Achievable, Reward & Timely

Jenis-Jenis Objektif

• Objektif Organisasi

Objektif keseluruhan firma.

Dipertanggungjawabkan kepada pengurusan atasan.

Tergolong dalam perancangan jangka panjang.

Contoh: Syarikat AAA Bhd. ingin meluaskan pasaran ke Eropah 5 tahun akan datang

• Objektif Jabatan
 Objektif sesuatu jabatan.

Ditetapkan berdasarkan objektif organisasi

Dipertanggungjawabkan kepada pengurusan pertengahan.

Contoh: Jabatan Pengeluaran syarikat AAA Bhd. mensasarkan peningkatan volum pengeluaran
sebanyak 20% dalam tempoh 2 tahun.

Objektif Unit

Objektif bagi unit-unit kecil di dalam jabatan.

Dipertanggungjawabkan kepada pengurusan bawahan.

Penting untuk menyokong objektif jabatan dan seterusnya objektif organisasi.

Contoh:Unit Produk A mensasarkan peningkatan volum pengeluaran produk A sebanyak 10%

setiap bulan

Kepentingan objektif

• Motivasi/Komitmen

Objektif yang jelas akan memperincikan tugas pekerja dan pekerja mengetahui tugas yang perlu
dilakukan dalam mencapai matlamat sesebuah organisasi. Ia akan menyebabkan pekerja akan lebih
bermotivasi dan komited dalam menjalankan tugas.

Pekerja juga akan lebih bermotivasi apabila mereka sedar sumbangan mereka penting untuk
memastikan pencapaian matlamat organisasi.

• Piawaian

Objektif boleh dijadikan sebagai tanda aras atau kayu ukur bagi menilai kemajuan kerja agar tindakan
pembetulan dapat diambil jika perlu.

Ia berfungsi sebagai satu piawaian dalam membuat penilaian.

• Rasional

Melalui objektif yang ditetapkan, pengurus mengetahui apa tindakan yang perlu diambil oleh
organisasi mengikut kesesuaian atau kerasionalan tanpa dipengaruhi oleh emosi

Segala keputusan dibuat adalah untuk memastikan polisi dalaman, peranan, struktur dan juga
perbelanjaan dan sebagainya dibuat menjurus kepada hasil yang hendak dicapai.
 Keputusan organisasi mestilah selari dengan perancangan.

• Keberkesanan kos

Objektif yang ditentukan biasanya mempertimbangkan pelbagai perkara seperti memastikan sumber-
sumber digunakan dengan cekap bagi mengurangkan kos dan mengelakkan pembaziran dalam
organisasi.

Sebarang pembaziran kos dapat dikesan dari awal dan ianya dapat diperbetulkan sebelum berlaku.

• Keformalan

Objektif yang ditetapkan secara formal akan memberitahu pekerja secara rasmi apa yang perlu
dilakukan untuk mencapai matlamat yang ditetapkan.

Pekerja akan dapat menyusun aktiviti mereka dan bekerja sama secara berkumpulan.

Memastikan struktur yang bersistematik untuk mencapai matlamat organisasi.

Ciri Objektif

• Spesifik

• Boleh diukur

• Boleh dicapai

• Dikaitkan dengan ganjaran

• Mempunyai tempoh masa

i.Spesifik ( specific )
Objektif organisasi yang ditetapkan perlulah khusus, fokus, jelas dan konkrit. Objektif tidak boleh
ditentukan secara kabur dan terawang-awang.

Objektif yang ditentukan perlulah dengan mengenalpasti bidang-bidang utama dan aktiviti-aktiviti
yang boleh menyumbang kepada prestasi syarikat. (prestasi kewangan, perkhidmatan dan kepuasan
pelanggan dan inovasi)

Biasanya berlandaskan atau berdasarkan kepada visi dan misi syarikat

i i. Boleh Diukur ( Measurable )

Objektif yang dibentuk perlu dinyatakan dalam bentuk kuantitatif supaya dapat diukur dengan apa
cara sekalipun.
 Ini adalah untuk memudahkan ukuran dibuat ke atas kejayaan atau kegagalannya pencapaian
objektif

Objektif yang boleh diukur

Cth: Sasaran jualan 150,000 unit dalam tempoh satu tahun.

Objektif yang tidak boleh diukur

Cth: Syarikat mendapat untung dalam tempoh satu tahun.

i ii. Boleh Dicapai ( Attainable )

Matlamat mestilah mencabar tetapi boleh dicapai (realistik). Objektif yang ditentukan tidak boleh
yang bukan-bukan sehingga mustahil untuk dicapai.

Ia semestinya tidak terlalu tinggi dan tidak terlalu rendah untuk dicapai serta berdasarkan keupayaan
organisasi.

Contohnya Jabatan Pengeluaran sebelum menetapkan objektif perlu mengambilkira keupayaan

menghasilkan barangan melalui sumber-sumber yang dimiliki oleh organisasi.

iii. Dikaitkan Dengan Ganjaran ( Reward )

Objektif yang ditentukan perlu dikaitkan dengan ganjaran sebagai faktor pendorong kepada
pelaksana.

Tujuannya supaya pelaksana/ pekerja yang melaksanakan tugas-tugas bagi mencapai objektif yang
ditetapkan akan cuba melakukan kerja dengan sebaik mungkin bagi mendapatkan ganjaran yang
dijanjikan seperti bonus, pakej percutian, wang tunai dan lain-lain.

Cth: Jurujual yang berjaya mencapai kuota bulanan akan diberikan pakej percutian di Bali secara
percuma.

iv. Mempunyai Tempoh Masa ( Timely )

Objektif yang ditetapkan mesti mempunyai had masa bila ia perlu diselesaikan.

Tempoh masa diperlukan bagi mengukur pencapaian organisasi semasa proses kawalan untuk
membolehkan penilaian prestasi dilakukan.

Sekiranya tempoh tidak dinyatakan, maka akan terdapat pelbagai tanggapan tentang tempoh masa
yang sepatutnya diambil dan ini akan menjejaskan pencapaian organisasi.

Cth: Organisasi menetapkan untuk mencapai peningkatan keuntungan sebanyak 20% dalam
tempoh 3 tahun.
 e. ALAT-ALAT PERANCANGAN

i. Belanjawan

Satu bentuk perancangan yang memperuntukkan sumber kewangan untuk pelaksanaan sesuatu
aktiviti, projek atau program bagi sesuatu tempoh tertentu.

Kegunaan:

Merupakan alat pengurusan yang penting bagi tujuan pengagihan sumber kewangan yang
terhad untuk pelbagai kegunaan.

Merancang perbelanjaan organisasi bagi suatu tempoh tertentu.

ii. Titik Pulang Modal (TPM)

DEFINISI – Analisis yang digunakan untuk mengkaji hubungan antara jualan (hasil) dengan kos untuk
menentukan titik di mana jumlah jualan akan menyamai jumlah kos iaitu titik pulang modal.

• Ia tercapai bila Jumlah Hasil= Jumlah Kos

• Firma akan mempastikan output yang dijual melebihi titik yang telah ditetapkan supaya
memperolehi keuntungan.

Kegunaan:

• TPM digunakan untuk menentukan unit minima yang patut dikeluarkan atau dijual untuk mendapat
pulangan modal.

TPM boleh ditunjukkan dalam nilai wang (ringgit) atau volum jualan mengikut formula berikut:

TPM (unit) = KT

H – KB

TPM (ringgit) = TPM (unit) x H

Analisis TPM boleh juga ditunjukkan dengan grafik (lakaran graf) - merupakan titik persilangan di
antara garis jumlah hasil (JH) dengan garis jumlah kos (JK).

Contoh :
 Syarikat Azza dan Nadjmi menjual satu jenis barang pada harga RM10 seunit. Kos berubah seunit
barangan tersebut ialah RM7. Bagi pengeluaran antara 700 unit hingga 1,500 unit, kos tetap
ialah RM3,000 seminggu. Hitungkan titik pulang modal (TPM) dalam sebutan unit dan RM dalam
masa seminggu

Jawapan:

TPM (unit) = KT

H – KB

RM3000

RM10-RM7

=1000 unit

TPM (ringgit) = TPM (unit) x H

= 1000 x RM10

= RM10 000

iii. Carta Gantt

DEFINISI – Carta berbentuk bar yang menunjukkan susunan langkah-langkah atau aktiviti di dalam
suatu projek dan masa yang diperuntukkan bagi menyelesaikan setiap langkah atau aktiviti tersebut

Kegunaan:

Sebagai panduan dalam melaksanakan projek mengikut masa yang ditetapkan.

Merancang kemajuan projek.

Merancang pelaksanakan projek bagi meminimumkan kos.

Aktiviti yang dijalankan Membuat Baju

Kerja Masa
 Melakar 1/6/2012 – 7/6/2012

Menggunting 7/6/2012 -14/6/2012

Menjahit 8/6/2012 – 21/6/2012

Membungkus 15/6/2012 – 28/6/2012

iv. Carta PERT dan CPM

Ialah rajah yang menggunakan garisan bagi mewakili turutan aktiviti-aktiviti dan masa yang
diperuntukkan di dalam menyiapkan sesuatu projek di mana melaluinya masa terpanjang (laluan
genting) projek dapat disiapkan boleh diketahui.

Kegunaan

o Merancang kemajuan projek dari segi tempoh masa yang diperlukan untuk menyiapkan sesuatu aktiviti
dalam projek.

o Merancang kos pelaksanaan projek berdasarkan tempoh masa penyiapan projek.

o Sebagai panduan dalam melaksanakan projek mengikut rancangan masa yang ditetapkan.

o Merancang kegiatan yang penting yang perlu dilaksanakan dahulu.

Aktiviti Aktiviti Masa

Terdahulu (hari)

A Tiada 4

B Tiada 8

C A 6

D B,C 3

E D 4
 Carta sila rujuk dalam buku nota yang diedarkan

BAB 2 : PENGENALAN PENGURUSAN (NEW 2015)

BAB 2 : PENGENALAN PENGURUSAN

Definisi Organisasi

Gabungan dua atau lebih orang yang bekerja secara sistematik dan berstruktur untuk
mencapai matlamat organisasi.

Definisi Pengurusan

Pengurusan ialah pencapaian matlamat organisasi secara efektif dan efisien melalui
proses merancang, mengorganisasi, memimpin dan mengawal sumber-sumber organisasi.

a. FUNGSI PENGURUSAN

i. Merancang

Proses di mana pengurus menentukan matlamat yang ingin dicapai dan menentukan
tindakan yang paling sesuai untuk diambil di semua peringkat organisasi untuk mencapai
matlamat organisasi.

ii. Mengorganisasi

Proses di mana pengurus menyusun dan mengagihkan sumber-sumber organisasi untuk

melaksanakan tugas yang telah ditetapkan agar dapat mencapai matlamat organisasi.
iii. Memimpin/mengarah

Proses di mana pengurus cuba mempengaruhi gelagat pekerja agar mereka dapat
melaksanakan tugas yang diberikan dengan efektif dan efisien untuk mencapai matlamat
organisasi.

iv. Mengawal

Proses di mana pengurus memantau prestasi semasa dan mengambil tindakan pembaikan
untuk memastikan hasil akhir kerja tercapai seperti yang dijangkakan.

b. PERINGKAT PENGURUSAN

i. Pengurusan atasan

Mereka bertanggungjawab ke atas pengurusan untuk mengawal dan menyelia seluruh

organisasi.

Mereka menentukan matlamat organisasi, membuat perancangan jangka panjang

(perancangan strategik), membuat dasar syarikat dan keputusan mengenai hala tuju
perniagaan, menetap dan menggariskan visi, misi, dan polisi serta membimbing organisasi
agar interaksinya dengan persekitaran adalah baik.

Lazimnya dipanggil Ketua Pegawai Eksekutif (CEO), Presiden, Naib Presiden dan sebagainya

ii. Pengurusan pertengahan

Pengurusan pertengahan bertanggungjawab untuk melaksanakan segala keputusan yang

dibuat oleh pengurusan atasan.

Peringkat pengurusan ini merangka keputusan jangka sederhana berpandukan objektif

pengurusan atasan.

Pengurusan pertengahan menyelia serta menyelaras aktiviti pengurus bawahan dan

membuat laporan kepada pengurus atasan dan kadangkala bertanggungjawab ke atas
pekerja organisasi.

Cth; Pengurus Pengeluaran, Pengurus pemasaran, Ketua Jabatan Pembangunan Produk,

Ketua Jabatan Sumber Manusia.

iii. Pengurusan bawahan

 Bertanggungjawab secara langsung ke atas pengeluaran produk dan perkhidmatan.

Bertanggungjawab ke atas pekerja-pekerja organisasi bukan pengurusan.

Tumpuan kepada perancangan jangka pendek.

Memberi penekanan terhadap tugas penyeliaan kerja-kerja operasi dan pelaksanaan tugas-
tugas harian pekerja agar matlamat organisasi tercapai.

Cth; Ketua Juruteknik, Penyelia Tapak, Ketua Kerani, Penyelia Jualan.

c. PERANAN PENGURUSAN

Maksud Peranan

Merupakan satu set gelagat yang berkaitan dan bersesuaian dengan jawatan yang
disandang.

Berdasarkan Henry Mintzberg terdapat 10 peranan pengurus yang boleh dikelaskan

kepada 3 bahagian.

3 Peranan Pengurusan

i. PENGURUS SEBAGAI PENJALIN HUBUNGAN PERORANGAN

• Peranan pengurus sebagai pemimpin (leader)

Tugas pengurus untuk mengarah, mengkoordinasi dan memotivasikan pekerja bagi

melaksanakan kerja.

Pengurus memastikan kerja-kerja yang dilaksanakan mematuhi apa yang telah dirancang

• Peranan pengurus sebagai tunggak (figurehead)

Pengurus menjalankan beberapa tugas yang berbentuk simbolik atau upacara.

 Seperti menghadiri majlis, menyampaikan sijil, menyampaikan anugerah dan
menandatangani dokumen rasmi.

• Peranan pengurus sebagai pegawai perhubungan (liaison)

Pengurus bertanggungjawab mengekalkan hubungan jaringan (networking) sama ada di

dalam atau di luar organisasi melalui e-mel,panggilan telefon atau mesyuarat.

Contohnya pengurus berinteraksi dengan pekerja, pelanggan, pembekal dsb.

ii. PENGURUS SEBAGAI PEMBUAT KEPUTUSAN

• Peranan pengurus sebagai usahawan (entrepreneur)

Berperanan sebagai pemula (initiator), pereka dan penggalak kepada perubahan dan inovasi.

Contoh : CEO sentiasa memperolehi idea-idea baru dan kreatif untuk memperbaiki produk
syarikat.

• Peranan pengurus sebagai menangani gangguan (disturbance handler)

Membuat keputusan atau tindakan yang tepat terhadap krisis yang timbul dalam organisasi
supaya persekitaran organisasi yang bermasalah dapat diselesaikan.

Contohnya Tindakan menyelesaikan konflik dalam kalangan pekerja seperti mogok,

rungutan pekerja, ketidakpuasan hati pekerja dan pelanggan.

• Peranan sebagai pengagih sumber (resource allocator)

Menetapkan bagaimana sumber organisasi yang terhad diagih dan digunakan oleh semua
ahli organisasi untuk mencapai matlamat organisasi.

Contoh: Pengurus mengagihkan sumber-sumber dana, masa, peralatan dan sumber

manusia mengikut keutamaan.

• Peranan pengurus sebagai perunding (negotiator)

Mewakili organisasi dalam perundingan yang melibatkan bidang kuasa yang dimiliki.
 Contoh: CEO berunding dengan wakil kesatuan pekerja. Pengurus jualan berunding
dengan Jabatan Pengeluaran untuk mendapatkan tawaran istimewa bagi pelanggan
utamanya.

iii. PENGURUS SEBAGAI PEMBERI MAKLUMAT (INFORMATIONAL ROLE)

• Peranan pengurus sebagai pemantau (monitor)

Mencari dan menerima maklumat, mengimbas laporan berkala dan mengekalkan hubungan
perorangan.

Cth: Pengurus sentiasa memantau keadaan sekeliling seperti perubahan dasar kerajaan dan
peluang pelaburan baru yang mempengaruhi organisasinya.

• Peranan sebagai penyebar maklumat (disseminator)

Menyebar maklumat penting yang diperolehi sama ada dari dalam atau luar organisasi
kepada ahli organisasi melalui memo,laporan atau panggilan telefon..

Contoh: Pengurus memaklumkan sasaran jualan kepada penyelia jualan melalui memo..

• Peranan sebagai jurucakap (spokesperson)

Mewakili unit/jabatan untuk memberi maklumat yang jelas kepada pihak pengurusan atasan
dalam organisasi atau berkomunikasi dengan individu/kesatuan pekerja di luar organisasi.

Cth: Pengurus menyampaikan maklumat kepada ahli organisasi dan orang luar melalui
ucapan, laporan dan memo.

d. KEMAHIRAN PENGURUSAN

i. Kemahiran Konseptual

Kemampuan untuk melihat organisasi secara keseluruhan dan mengintegrasikan hubungan

antara bahagian-bahagian dalam organisasi.

Melibatkan proses perancangan dan pengurusan strategik untuk mencapai matlamat

organisasi.

Melibatkan pembuatan keputusan yang kompleks yang melibatkan kesan jangka panjang.
ii. Kemahiran Kemanusiaan

Memimpin, memotivasi, mengurus konflik dan mempengaruhi individu dengan memahami

perasaan, tingkah laku dan sikap individu lain.

Kebolehan berkomunikasi dengan pelbagai golongan manusia atau masyarakat seperti

bertemu dengan pelbagai jenis pelanggan, bermesyuarat dengan pegawai atasan,
berbincang dan berhubung dengan pekerja.

Cth: Pengurus sumber manusia perlu berusaha menangani masalah prestasi pekerja,
membekalkan maklumbalas kepada pekerja, memotivasi pekerja dan mengawal aktiviti-
aktiviti yang membabitkan pengurusan prestasi pekerja.

iii. Kemahiran Teknikal

Kebolehan untuk mengaplikasikan kaedah, prosedur dan teknik dalam bidang tertentu.

Mempunyai kaitan yang rapat dengan aktiviti harian organisasi.

Penguasaan kemahiran teknikal membantu pengurusan atasan untuk merangka polisi, dasar
dan objektif organisasi.

Dapat membantu pengurus peringkat bawahan untuk memberi nasihat, penjelasan dan
tunjuk ajar tentang aspek teknikal secara terperinci kepada pekerja.