SENARAI TUGAS JAWATANKUASA SAMBUTAN HARI GURU

PERINGKAT DAERAH KUALA KANGSAR 2016

BIL JAWATANKUASA TUGASAN

1. Pengelola • Mengadakan perbincangan awal dengan
semua pihak yang terlibat.
• Menjadi penyelaras diantara semua
jawatankuasa.
• Menguruskan mesyurat Jawatankuasa
Pengelola.
• Menguruskan semua urusan surat menyurat
diperingkat jawatankuasa pengelola.
• Memastikan kelancaran majlis dan program
secara keseluruhan.
• Menyediakan dan menyusun urus tadbir
keseluruhan program.
• Membentangkan laporan setiap jawatankuasa
dalam Mesyuarat Jawatankuasa Induk.
2. JK Majlis Perasmian • Menentukan kedudukan pasukan kompang,
(Floor Manager) silat (sekiranya ada).
• Menyusun atur cara majlis perasmian
pembukaan / penutup dengan kemas.
• Menyediakan dan memastikan alat perasmian
berfungsi sepenuhnya.
• Menyediakan pelajar untuk menyampaikan
buku cenderamata kepada Tetamu
Kehormat di atas pentas.
• Menyelaraskan dengan JK Hadiah &
Cenderamata untuk cenderamata kepada
Tetamu Kehormat.
• Penyelaras dengan JK Persembahan untuk
persembahan murid
• Menentukan masa dan keperluan untuk
mengadakan raptai
• Menyelaraskan dengan semua Jawatankuasa
yang berkaitan dengan majlis perasmian
(Jawatankuasa hadiah / persembahan /
protokol / sambutan / hiasan / persiapan
pentas / persiapan dewan / juruacara / doa /
siaraya dll
• Menyelaras dengan JK Persiapan pentas
tentang penyediaan; (rostrum, kerusi Tetamu
Kehormat, alas, meja, air, gelas, buku
cenderamata, ‘tray’, ‘back drop’, warna,
tulisan, hiasan, bunga dll)
• Menyediakan tadbir urus perjalanan majlis dari
mula hingga akhir.
3. JK Persiapan Pentas Dan  Mengenalpasti lokasi pentas / dewan yang
Dewan sesuai
 Menyediakan pelan susun atur
 Bekerjasama dengan AJK Sambutan dan
Protokol bagi menyusun dan melabel tempat
duduk tetamu khas mengikut keutamaan
 Menyediakan ‘back drop’
 Menyediakan perhiasan pentas (bendera,
bunga, air mineral, gelas, alas meja, alas

1
 kerusi, karpet dll)
 Menyediakan pelan keseluruhan kedudukan
dewan
 Menyusun atur kerusi di dalam dewan
mengikut jumlah jemputan
4. JK Sambutan & Protokol  Mengenalpasti pegawai / guru / kakitangan
yang bersesuaian untuk
bertugas sebagai penyambut tetamu
 Menentukan Penyambut Tetamu Utama untuk
menyambut Tetamu Kehormat
 Menentukan kedudukan / tempat penyambut
tetamu
 Menentukan pelajar / guru / petugas (penyemat
roset,jambangan bunga, pembuka pintu
kenderaan) berada di tempat yang ditetapkan.
 Mengetahui tempat / lokasi kedudukan tempat
duduk tetamu
 Penyambut tetamu tahu dan mengenali
jemputan terutama jemputan VVIP / VIP
 Memastikan tetamu diiringi ke dewan / ke
khemah yang ditetapkan
 Mengedarkan buku program kepada semua
jemputan
 Mengedarkan kad jemputan jamuan kepada
VVIP / VIP
 Menyediakan pelajar untuk menyerahkan buku
program kepada tetamu kehormat di atas
pentas
 Menentukan kedudukan Tetamu Kehormat
dan jemputan utama di atas pentas dan di
meja utama jamuan.
 Melabelkan kerusi tempat duduk Tetamu
Kehormat dan jemputan di atas pentas dan
meja utama jamuan.
 Menyambut dan menentukan kedudukan
tetamu VIP dibarisan hadapan / utama di
dalam dewan.
 Membantu JK Perasmian untuk melatih pelajar
bagi tujuan penyerahan buku cenderamata
kepada Tetamu Kehormat di atas pentas.
 Memastikan susunan perjalanan majlis
mengikut peraturan / protokol.
 Bekerjasama dengan AJK Buku Program,
Pengacara,Hadiah, Persiapan Dewan / Pentas
 Membantu JK Persiapan Pentas dalam
penyediaan keperluan berikut mengikut
kesesuaian;
(rostrum, kerusi Tetamu Kehormat, alas, meja,
air, gelas, buku cenderamata, ‘tray’, ‘back
drop’, warna, tulisan,
hiasan, bunga dll)

5. JK Jamuan  Mengenalpasti tempat / bilik jamuan yang

bersesuaian
 Bekerjasama dengan AJK Jemputan untuk

2
 menentukan bilangan kehadiran
 Bekerjasama dengan AJK Protokol untuk
menentukan kedudukan jemputan
 Bekerjasama dengan Setiausaha dan
Bendahari untuk mohon peruntukan jamuan /
peralatan / perabot / perhiasan
 Menyusun dan melabelkan tempat duduk VVIP
/ VIP
 Menyediakan tanda arah ke tempat jamuan
dan di dalam dewan jamuan
 Menghias tempat / bilik jamuan
 Menyediakan segala kelengkapan kerusi, meja
dan peralatan yang berkaitan mengikut
kesesuaian secukupnya.
 Bekerjasama dengan AJK Jemputan untuk
menyediakan anggaran perbelanjaan dan
bilangan tetamu yang hadir
 Menyediakan menu yang bersesuaian
 Mengenalpasti pembekal makanan yang
bersesuaian
 Penyediaan peralatan jamuan yang
secukupnya
 Penyediaan peralatan lain dalam bilik jamuan
 Memastikan tetamu selesa dan dewan yang
bersih
 Sediakan pelan susun atur dewan jamuan
untuk rujukan

6. JK Hadiah, Cenderamata &  Kenalpasti kategori hadiah dan penerima

Sijil  Sediakan anggaran perbelanjaan hadiah dan
cenderamata
 Membalut dan menyiapkan hadiah dan
cenderamata
 Taklimat tatacara penyampaian hadiah kepada
semua penerima hadiah (raptai)
 Bekerjasama dengan Bendahari, Pengacara
Majlis dan Protokol
 Sediakan peralatan dan keperluan (alas meja,
alas dulang, dulang,dan petugas)
 Menyediakan hadiah / cenderamata kepada
tetamu kehormat

7. JK Buku Program &  Bekerjasama dengan Setiausaha untuk

Jemputan mendapatkan kandungan buku atur cara;
~ Senarai ahli jawatankuasa
~ Senarai penerima hadiah (jika ada)
~ Senarai atur cara majlis
~ Kandungan lain yang bersesuaian /
berkaitan
 Menentukan pengagihan buku atur cara
mengikut kategori
 Menyemak, meneliti & mengemaskini
maklumat dalam buku atur cara
 Memastikan tiada sebarang kesilapan ejaan
dan susunan protokol dalam buku atur cara

3
  Menguruskan cetakan buku atur cara
 Menyediakan dan menentukan senarai dan
jumlah jemputan
 Menguruskan cetakan kad jemputan, kad
jawapan dan pelekat kereta
 Menguruskan pengedaran kad jemputan
 Mendapatkan maklumat kehadiran jemputan
(VVIP / VIP)
 Menyampaikan senarai nama kehadiran VVIP /
VIP kepada JK Protokol dan Urusetia
 Menyediakan senarai kehadiran terkini
mengikut keutamaan
 Bekerjasama dengan AJK Lalu Lintas,
Sambutan, Jamuan, Pengacara, Protokol

8. JK Publisiti & Seranta  Menyediakan papan tanda arah di

persimpangan jalan sebagai panduan kepada
jemputan untuk hadir ke majlis berkenaan
 Menghubungi media cetak dan elektronik untuk
membuat liputan untuk hari sebelum dan
semasa
 Menyediakan kain rentang, poster atau
sebarang maklumat hebahan kepada
masyarakat sekeliling
 Menguruskan kebenaran / permit menggantung
kain rentang
 Bertanggungjawab memasangnya serta
menanggalkannya
 Menyediakan bilik sidang akhbar jika
diperlukan

9. JK Pengurus Penerima  Mengenal pasti senarai penerima hadiah.

Hadiah  Mengenalpasti tempat duduk penerima hadiah
di dalam dewan.
 Menyusun atur penerima hadiah sewaktu
majlis penyampaian hadiah.
 Bekerjasama dengan JK Protokol, Pengacara
Majlis dan JK Hadiah.

10. JK Letak Kereta &  Menyediakan pelan letak kereta untuk semua
Keselamatan jemputan mengikut keutamaan
 Menyediakan pelekat kereta mengikut kategori
dan lokasi (selaraskan dengan JK Jemputan)
 Menyediakan papan tanda penunjuk arah
 Melabelkan tempat letak kereta mengikut
kategori
 Memilih dan menentukan petugas.
 Pastikan petugas berada di lokasi yg
ditetapkan
 Menguruskan permohonan untuk mendapatkan
khidmat Polis dan Rela.

11. JK Siaraya & P.A. Sistem  Menghubungi Jabatan Penerangan / syarikat

swasta untuk bantuan siaraya.

4
  Memohon dan menyediakan peruntukan
kewangan untuk sewaan siaraya
 Menyediakan Juruteknik yang berkemahiran
untuk mengendalikan siaraya dan memastikan
semua lagu yang diperlukan seperti Lagu
Negaraku, Lagu Kebesaran Negeri Perak dan
Lagu Guru Malaysia disediakan.
 Menyediakan segala peralatan yang berkaitan
siaraya secukupnya mengikut keperluan
(speaker, pembesar suara, dsbnya)
 Memastikan peralatan siaraya yang sebenar
dapat digunakan semasa raptai penuh.
 Bekerjasama dengan JK Perasmian, Protokol
dan JK Persembahan.

12. JK Gimik/Montaj Pelancaran  Merancang dan menyediakan gimik/montaj

pelancaran sewaktu perasmian.
 Menyediakan anggaran perbelanjaan.
 Memastikan gimik/montaj berjalan dengan
lancar dan sempurna.
 Bekerjasama dengan JK Perasmian.

13. JK Pengacara Majlis  Menyediakan teks / skrip pengacara majlis.

 Memilih dan menentukan dua orang pengacara
majlis.
 Dapatkan senarai protokol daripada JK
Sambutan / Urusetia / Protokol
 Menghadiri raptai sepenuhnya
 Sentiasa bersedia dari masa ke semasa
khususnya dari segi kesihatan, ketepatan
masa, penampilan diri, suara dan maklumat
yang berkaitan dengan majlis berkenaan
 Bekerjasama dengan Setiausaha, AJK
Persiapan, AJK Siaraya dan Protokol;
~ masa untuk mengacarakan majlis
~ tempat untuk mengacarakan
 Menyediakan pembantu pengacara majlis
sekiranya berlaku sesuatu kecemasan

14. JK Persembahan  Kenalpasti persembahan yang sesuai (elakkan

penggunaan senjata tajam dalam
persembahan berkenaan)
 Menyediakan dan melatih pelajar yang terlibat
 Menyediakan peralatan dan keperluan
persembahan
 Menentukan raptai untuk persembahan
berkenaan
 Bekerjasama dengan Juruacara dan Protokol

15. JK Teks Ucapan  Sediakan draf teks ucapan untuk Tetamu

kehormat dan PPD.
 Mengemaskini teks ucapan
 Tentukan teks ucapan ada dalam simpanan
(standby)
 Sediakan susunan ucapan protokol(salutasi)

5
 dan serahkan kepada pihak yang akan
berucap (disemak dan disahkan oleh pegawai
protokol)
 Bekerjasama dengan AJK Jemputan,
Sambutan, Atur Cara, Siaraya, Hadiah,
Persembahan dan protokol.

16. JK Rakaman Dan  Menyediakan kamera SLR dan kamera Video

Dokumentasi  Menyediakan petugas yang berkelayakan
 Membuat pengambaran untuk Tokoh Guru dan
Program Ziarah Guru.
 Menentukan lokasi penggambaran bersama
tetamu kehormat
 Menguruskan segala urusan penyucian
gambar dan memproses rakaman video
 Menyediakan gambar tokoh guru dan
dibingkaikan.
 Bekerjasama dengan JK Tokoh Guru, JK
Ziarah Guru, JK Perasmian dll.

17. JK Bacaan Al-Quran dan  Memi;ih dan menentukan ayat-ayat suci Al-
Doa Quran yang sesuai.
 Menyediakan teks bacaan doa.
 Memilih dan menentukan pembaca ayat-ayat
suci Al-Quran dan pembaca doa.
 Menghadiri raptai sepenuhnya
 Sentiasa bersedia dari masa ke semasa
khususnya dari segi kesihatan, ketepatan
masa, penampilan diri dan suara.
 Bekerjasama dengan Setiausaha, AJK
Persiapan, AJK Siaraya dan Protokol;
~ masa untuk membaca doa
~ tempat untuk membaca doa
 Menyediakan pembantu pembaca Al-Quran
dan doa sekiranya berlaku sesuatu
kecemasan

18. JK Tiang Dan Kibaran  Menyediakan tiang dan bendera untuk majlis
Bendera perasmian.
 Mamastikan tiang dan bendera berada dalam
keadaan baik.
 Bekerjasama dengan JK Perasmian untuk
menentukan tempat dan kedudukan tiang
bendera.
 Menyediakan petugas untuk menaikkan
bendera.

19. JK Bacaan Ikrar  Menyediakan teks bacaan ikrar.

 Memilih ketua pembaca ikrar.
 Memilih guru-guru dari pelbagai kaum untuk
membaca ikrar.
 Memastikan pakaian pembaca ikrar mengikut
kebudayaan kaum masing-masing.
 Menghadiri raptai sepenuhnya

6
  Sentiasa bersedia dari masa ke semasa
khususnya dari segi kesihatan, ketepatan
masa, penampilan diri dan suara.
 Bekerjasama dengan Setiausaha, AJK
Persiapan, AJK Siaraya dan Protokol;
~ masa untuk membaca ikrar
~ tempat untuk membaca ikrar

20. JK Khemah & Peralatan  Bertanggungjawab kepada semua keperluan

peralatan
 Mengedarkan borang maklumat mendapatkan
senarai keperluan peralatan
 Menyediakan rekod penerimaan dan
pemulangan peralatan
 Memastikan semua peralatan dalam keadaan
baik semasa penerimaan dan pemulangan
 Memastikan peralatan yang diperlukan dapat
disediakan dengan secukupnya
 Menyediakan pelan kedudukan khemah
 Bekerjasama dengan Setiausaha dan
Bendahari untuk mohon bantuan peralatan
daripada agensi luar / beli
 Bekerjasama dengan AJK Jemputan dan
Protokol untuk menentukan bilangan dan
kedudukan khemah
 Menyediakan kerusi tetamu secukupnya
 Menyediakan label / tanda arah ikut kategori
(khemah utama / khemah jemputan khas /
khemah tetamu)
 Menghias khemah
 Menyediakan anggaran pembelian dan sewaan

21. JK Penghargaan Guru-Guru  Mendapatkan dan menyediakan senarai guru-

Bersara guru bersara dalam Daerah Kuala Kangsar dari
tempoh 17 Mei 2015 hingga 16 Mei 2016.
 Menguruskan segala permohonan untuk
mendapatkan maklumat guru-guru bersara dari
semua sekolah.
 Menentukan jenis penghargaan yang hendak
diberikan kepada guru-guru bersara.
 Menguruskan jemputan kepada guru-guru
bersara untuk Sambutan Hari Guru Daerah.
 Menentukan tempat duduk guru-guru bersara
di dalam dewan.
 Bekerjasama dengan JK Hadiah, JK Pengurus
Penerima Hadiah, JK Protokol dan Pengacara
Majlis.

22. JK Kebajikan dan Ziarah  Mendapatkan maklumat guru-guru yang sakit

Guru-Guru Yang Sakit sama ada yang sudah bersara atau masih
berkhidmat.
 Mengadakan mesyuarat penyelarasan untuk
memastikan tiada guru yang tertinggal.
 Menentukan tarikh lawatan / ziarah.
 Membahagikan kumpulan ziarah mengikut

7
 kelompok / parlimen.
 Memilih dan menentukan bentuk sumbangan /
hadiah yang hendak diberikan kepada guru-
guru sakit.
 Menyediakan anggaran perbelanjaan.
 Bekerjasama dengan JK Rakaman dan
Dokumentasi.

23. JK Derma Darah  Menentukan tarikh dan lokasi.
 Menguruskan permohonan dengan pihak
hospital untuk mengadakan program derma
darah.
 Bertanggungjawab untuk memaklumkan /
menghebahkan program ini kepada semua
warga pendidik.
 Menyediakan anggaran perbelanjaan.
24. JK Majlis Tahlil & Bacaan  Menentukan tarikh, masa dan lokasi untuk
Yaasin majlis tahlil dan bacaan Yaasin.
 Menyediakan anggaran perbelanjaan.
 Menguruskan surat kepada para jemputan.
 Memastikan perjalanan majlis berjalan lancar.
25. JK Ceramah Pendidikan  Menentukan tarikh, masa dan lokasi untuk
membuat ceramah.
 Memilih dan menentukan penceramah.
 Menguruskan surat jemputan kepada
penceramah dan warga pendidik.
 Menyediakan anggaran perbelanjaan.
 Memastikan program berjalan lancar.
26. JK Permainan Hari Guru  Memilih dan menentukan jenis permainan.
 Menentukan tarikh, masa dan lokasi
permainan.
 Memilih dan menentukan jenis hadiah.
 Menyediakan anggaran perbelanjaan.
 Memastikan program berjalan baik dan lancar.

27. JK Tokoh Guru/Pingat  Menguruskan pencalonan Tokoh Guru/Pingat

Penghormatan Guru Penghormatan Guru.
 Mengadakan mesyuarat JK untuk memilih dan
menentukan Tokoh Guru/Pingat Penghormatan
Guru.
 Memastikan kerahsiaan terpelihara.
 Menguruskan surat jemputan kepada semua
penenerima anugerah untuk Majlis Sambutan
Hari Guru Daerah.
 Menyediakan pengiring (LO) dan menjaga
kebajikan tokoh semasa Majlis Sambutan
Perayaan Hari Guru.
 Bekerjasama dengan JK Rakaman dan
Dokumentasi untuk pengambaran.

28. JK Penajaan dan  Berusaha untuk mendapatkan tajaan dan

Sumbangan sumbangan dari pihak-pihak tertentu untuk
menampung kos perjalanan majlis.
 Menguruskan sumbangan hamper dari semua

8
 sekolah.(Jika ada).
 Menguruskan surat permohonan untuk
mendapatkan sumbangan.
 Bekerjasama dengan Bendahari untuk
penerimaan sumbangan wang.