Katitikan ng Pulong

Saysay at Gamit ng Katitikang ng Pulong

Ang katitikan ng pulong o minutes of the meeting kung tawagin sa wikang Ingles
ay isang uri ng dokumentasyon na makikita sa lahat ng organisasyon at institusyon.
Itinuturing din ito na isa sa mga anyo ng komuniksyong teknikal na kinakailangang pag-
aralan upang higit na mapagbuti ang kasanayan bilang paghahanda sa buhay
propesyunal.
Pangunahing gampanin ng katitikan ng pulong ang sumusunod:
1. Nagsisilbi itong opisyal na tala hinggil sa napagpasyahan sa pulong.
2. Naidodokumento nito ang mga kapasyahan at responsibilidad ng bawat
miyembro ng pulong.
3. Nagsisilbi itong paalala sa mga miyembro kung ano ang mga inasasahang
gawain na nakaatang sa kanila, gayundin ang mga takdang petsa na inaasahan
nilang matapos ang gawain.
4. Nababatid din kung sinu-sino ang aktibo at hindi aktibong dumadalo sa pulong.
5. Tumatayo bilang dokumentong batayan para sa susunod na pulong.
Ang isang organisasyon o institusyon na mahusay itong naisasagawa ay
maituturing na dinamikong samahan. Sa pamamagitan nito, makikita ang kanilang pag-
unlad at mababatid na sila ay seryoso sa kanilang trabaho o anumang gawain.
Masusukat din ang kridibilidad ng using samahan batay sa yaman ng kasaysayan ng
kanilang katitikan ng pulong bilang indikasyon ng pagkakaroon nila ng mayayamang
talakayan at mga kapasyahan.
Sa pagsasagawa ng katitikan ng pulong, may limang pangunahing hakbang na
dapat na isaalang-alang. Ito ay ang sumusunod:
1. Paunang pagpaplano. Ang isang planadong pulong ay nagdudulot ng mainam
na resulta sa samahan at sa buong miyembro nito. Higit sa lahat, napapadali nito
ang paraan ng pagtatala ng kalihim lalo na kung detalyadong naisasaayos ng
tagapamuno ang hanay ng mga usapin. Upang matamo ang paunang
pagpaplano, kinakailangan na tukuyin ang mga usapin o agenda; haba ng
pulong, oras, iskedyul, at lugar kung saan gagawin ang pagpupulong; mga
usapin na bibigyan ng higit na prayoridad; at mga inaasahang mosyon o
pagpapasya.

2. Pagrerekord ng mga napag-usapan. Bago simulan ang recording, alamin

muna kung anu-anong impormasyon o datos ang kinakailangan maitala.
Tandaan, hindi lahat ng napag-usapan ay kailangang maging bahagi ng katitikan
ng pulong, lalo na kung ang mga ito ay maliliit at hindi gaanong mahalagang mga
ideya. Gayunman, sa pangkalahatan, ang katitikan ng pulong ay kakikitaan ng
sumusunod na mga bahagi:
  Iskedyul at oras ng pulong;
 tala ng mga dumalo, hindi nakadalo, nahuli, at naunang umalis;
 pagwawastong ginawa sa mga nakaraang katitikan ng pulong;
 resulta ng mga kapasyahang isinagawa;
 mga hakbang na isasagawa;
 mga usapin mula sa nakaraang pulong at mga bagong usapin; at
 iskedyul ng susunod na pulong.

3. Pagsulat ng napag-usapan o transkripsyon. Ang kalihim ang may tungkuling

magtala ng katitikan. Sa sandaling matapos ang pulong, mainamn na maisulat
niya agad ang ,mga impormasyong batay sa isinasagawang recording upang
sariwa pa sa alala niya ang lahat ng impormasyon. Kinakailangang tiyaking
naitala niya ang lahat ng mahahalagang kapasyahan, mosyon, at mga dapat
maisagawa. Makakabuti ring isaalang-alang ang pagiging obhetibo at pagtatala
gamit ang tiyak na panahunan o tenses. Gayundin, iwasan ang paggamit ng
pangalan ng tao maliban kung ang kanyang sinasabi ay isang mosyon at iwasan
ang personal na obserbsyon. Makakatulong din ang paglalagay ng mga apendiks
kung kinakailangan at paggamit ng detalyadong paglalagom.

4. Pamamahagi ng sipi ng katitikang ng pulong. Bilang opisyal na tagpagtala,

bahagi ng responsibilidad ng kalihim ang pamamahagi ng katitikan ng pulong sa
mga opisyal ng samahan. Bago ito isagawa, inaasahan na ito ay nalagdaan na
niya at nabatid ng tagapamuno para sa pagpapatibay ng kapulungan. Ang
pamamahagi ng sipi ay maraming pamamaraan gaya ng hard copy, e-copy, o
shared copy gamit ang cloud based tool.
.
5. Pag-iingat ng sipi o pagtatabi. Isa rin ito sa maaaring responsibilidad ng
tagapagtala ang makapagtabi ng sipi bilang reperensiya sa hinaharap.
Makakabuti ito sa isang samahan upang mabalikan nila ang kasaysayan at pag-
unlad ng kanilang organisasyon.
Upang higit na mapaigting ang kabatiran, narito ang ilang tip sa pagsulat ng katitikan ng
pulong:

21 Gabay para sa Mabisang Pagsulat ng Ktitikan ng Pulong

1. Ihain ang mga usapin bago pa man simulan ang nakaiskedyul na pulong.
2. Tukuyin ang pangunahing layunin ng pulong.
3. Ilatag ang mga usapin o agenda.
4. Piliin ang pinakainam na metodo ( laptop, notebook, recording, at iba pa).
5. Siguraduhing handa ang lahat ng kinakailangan.
6. Maglaan ng espasyo sa pagkuha ng mga detalye.
7. Itala ang lahat ng mga kalahok sa pulong.
8. Kilalanin ang lahat ng dadalo sa pulong, gayundin ang kanilang
pangangailangan.
 9. Bukod sa pangangailangan, mainam na gawaing pamilyar ang sarili sa mga
tanggapan ng kanilang kinakatawan.
10. Gumawa ng template ng katitikan upang mas mapabilis ang proseso ng
pagtatala.
11. Making ng may pag-iingat upang walang makaligtaang detalye.
12. Itala lamang ang katotohanan at iwasan ang pagkuha sa mga opinyong walang
tiyak na batayan.
13. Gawing simple at malinaw ang pagkakasulat.
14. Maging tiyak.
15. Itala ang mga mahahalagang mosyon.
16. Itala rin ang mga hindi natapos ng mga usapin, gayundin ang mga nabinbing
talakayan.
17. Linawin ang iyong partisipasyon sa pulong.
18. Lagumin ang lahat ng mahahalagang detalye.
19. Sa oras na matapos ang pulong, gawin agad ang katitikang upang walang
makaligtaang datos.
20. Basahing mabuti ang katitikan bago ito ipamahagi. Mainam na tiyak at tumpak
ang lahat ng detalye gaya ng pangalan ng mga dumalo, pagpapasya, at mga
mosyon.
21. Hingin ang aprubal ng tagapamuno ng pulong bago ito ipamahagi

Mula sa: Business Training Works Inc. 2016

Binuksan noong January 2016.https:// www.businesstrainingworks.com

Sa katunayan, marami o iba’t iba ang pormat ng katitikan ng pulong dahil

ibinabatay ito sa pangangailanagn o hinihingi ng isang organisayon o institusyon. Ang
mahalaga, tinataglay nito ang mga pangunahing bahagi gaya ng makikita sa ibaba.
PAMBANSANG KOMISYON PARA SA KULTURA AT MGA SINING
SUBKOMISYON SA PAGPAPALAGANAP PANGKULTURA

Pambansang Lupon sa Wika at Salin Organisasyon,

Ikalawang Regular na Pulong Para sa Taong 2015
Bilang ng Pulong,
Golden Valley Hotel, Lungsod ng Cebu
Setyembre 4, 2015 4-6 ng gabi Lugar, Oras at
petsa

Mga Dumalo Liban

Dr. Virgilio Almario, Pangalawang Dr. Mario Miclat, Tagapangulo

Tagapangulo Dr. Roberto Torres, Kasapi

Dr. Christian George Francisco, Kalihim Mga

Prop. Ramilio Correa, Katuwang na Kalihim
Kalihiman ng Seksiyon sa Kalahok
Pagpapalaganap Pangkultura
G. Roberto Anonuevo, Kasapi
Agenda,
Dr. Rosario Baria, Kasapi
Daloy ng
Talakayan at Lawrence Charles Salazar, Puno
Dr. Purificacion Delima, Kasapi mga Tala o
Prop. Jose Julie Ramirez, Kasapi kapasyhan Michaela de Castro, Culture and Arts Officer
Dr. Erlinda San Juan, Kasapi Jayson Septimo, Culture and Arts Officer
Dr. David San Juan, Kasapi PMED

Monica Flaviano, Project Assistant

Agenda Talakayan Mga tala

1.Simula ng pulong Pormal na binuksan ni Dr.
Almario ang pulong sa ganap na
ika-4 ng hapon
2.Pagpapatibay ng Pinagtibay ng komite ang
panukalang panukalang adjenda.
adjenda
3.Pagbasa ng Iwinasto ang mga sumusunod: Nabatid. Pinagtibay ng lupon ang
katitikan, ilang pagwawasto.
pagwawasto, at  ispeling ng pangalan nina
pagpapatibay Prop. Ramirez, Dr. Baria at
Dr. Delima
 dinaminismo- dinamismo
 mother tongue based
education mother tongue
multilingual eduaction.
 dayalekto-diyalekto
 papel ng pagsasalin sa
programang 12- papel ng
pagsasalin sa programang K-
 12
 tinanong-itinanong
 Mindanao-western Mindanao
4. Pag-uulat ukol sa Ang FIT ay nanghingi ng ekstensiyon
istatus ng mga hinggil sa pagpapasakatuparan ng
proyekto ng lupon kanilang proyekto.
noong 2104-2015
Humingi rin ng ekstensiyon ang
proponent ng proyektong Talalay-
ukay na proyekto.
Humiling ng kanselasyon si Ms.
Amoncio hinggil sa proyektong
kanyang ginagawa.
Naisakatuparan na rin ang
panukalang proyekto ng PUP hinggil
sa pagsasagawa ng forum ukol sa
wika, kultura, at sining.
Matagumpay nang naidaos ng UP-
Iloilo ang kanilang proyekto ukol sa
Kongreso ng pagsasalin
Ang huling proyekto hinggil sa
Sulong: Dangal ng Filipino 2014 ay
matagumpay na ring naisagawa.
Proyektong “ Pamana ng Sining Arts
Heritage, Inc.”
The Tales of Grand Maria
FIT- Pangunahing Sanggunian para
sa General Education.
PUP- Pananaliksik sa iba’t ibang
disiplina
Nabatid.
Hinihiling ng komite na
makakuha ng tagasuri hinggil sa
nabuong diksiyonaryo
Hihintayin ng komite ang pinal na
abiso mula kay Ms. Amoncio.
Iminumungkahi rin ng komite na
magsumite si Ms. Amoncio ng
ulat hinggil sa mga nauna na
niyang gastusin.
Hihintayin na lamang ng komite
ang kabuang ebalwasyon ng mga
tagapag organisa gaya ng:
abstrak, listahan ng dumalo, at
iba pa.
Hindi pa natatanggap ng UP Iloilo
ang huling bahagdan ng ponding
naaprubahan para sa kanila.
Paglilimbag ng dalawang aklat
ang inaasahan ngayong taon na
ito.
Hindi pa naisusumite ang
manuskripto. Iminungkahi ni Dr.
Delima na lagyan ng grid ang
pormolaryo taglay ang mga puna
ng komite hinggil sa mga
inaprubahang proyekto.
Hinihintay pa ang pagsusumite
ng eligibility requirements.
Hindi pa natatapos ang
likwidasyon ng proyekto.
Kasalukuyang ipinoproseso ang
likwidasyon.
5.2016 NCAA Iniulat ni Mr. Charles Salazar ang (tignan ang lakip na dokumento)
Grants Program 2016 NCAA Grants Program na
naging produkto ng inter komite ng
pulong.

Kategorya A: may tiyak na ouput at

deliverables. Ito rin ay itinuturing na
NCAA initiated projects na
sumasaklaw sa NCR, Luzon,
Visayas, Mindanao.

Kategorya B: tumutukoy sa mga

proyekto ng competitive-basis na
maaaring lahukan ng kahit sinong
indibidwal, institusyon o
organisasyon.

Nagsumite na ng proyekto ang Tatasahin ito ng KWF

DepEd Pangasinan hinggil sa
pagbuo ng diksyonaryong
Pangasinan-Filipino.
6.Status ng Ipinakita ni Mr. Salazar ang istatus
membership ng ng membership ng mga miyembro ng
mga kasapi komite. Layunin nito na maihanda
ang komite para sa mga posibleng
mga miyembro sa taong 2017
7.NCLT Iprinisinta rin ang Rules of
membership Membership ng NCLT upang
guidelines rebyuhin na paunlarin pa ito.
8.Resolusyon sa Tinalakay ni Dr. David San Juan ang
pagpapatibay ng debelopment ng resolusyong
Filipino isinumite hinggil sa pag-aalis ng 9
yunit na Filipino. Inisa isa niya ang
mga petisyong naisumite sa CHED
at Korte Suprema.
9.Ulat mula sa UP-Iloilo Halos lahat ng paaralan sa
rehiyon/institusyon Rehiyon 6 ay hindi handa sa K12.
( tignan ang lakip na dokumento)
Nabatid.
Ipinankala ni Dr. Almario na pag
aralang mabuti ang kwalipikasyon
ng magiging miyembro sa
sususnod na termino. Kaugnay
nito, magpapadala ng e-mail ang
kalihim sa lahat ng miyembro
uoang masuri ang lahat ng
detalye ng membership.
Nabatid:
Hinikayat niyang magsama-sama
ang NCAA, NCLT, KWF, Tanggol
Wika, at iba pang samahan
upang mapalakas ang tinig ng
mga nagsususlong na mapanatili
ang Filipino sa Kolehiyo.

Sisimulan na ang restorasyon ng

Metropolitan Theater na maaaring
tumagal sa loob ng dalawang taon.
 Ito ay mangangailangan ng 300
milyong piso.

Maglalabas na rin ang Korte

Suprema ng kapasyahan ukol sa
kaso ng Torre de Manila

Isinailalim na rin sa Filipino ng NCCA

ang ilang pormolaryo nito
10.Iba pang usapan Ang susunod na pulong ay Nabatid: Iskedyul ng
gaganapin sa ika-6 ng Nobyembre
susunod na pulong
2015.
11.Pagtatapos ng Pormal na natapos ang pulong sa Nabatid.
Pulong ganap na ika-6 ng gabi.

Pangalang at
Inihanda ni: Inaprubahan: Lagda ng
kalihim at
Cristian George Francisco Dr. Virgilio Almario tagapamuno
Kalihim Pangalawang Tagapangulo