MODULE PAGSULAT SA FILIPINO SA PILING LARANGAN

KABANATA 6: PAGSULAT NG MEMORANDUM, AGENDA AT KATITIKAN NG

PULONG

LAYUNIN
1. Natutukoy ang kahulugan, kahalagahan ng katitikan ng pulong,
agenda at memorandum.
2. Naiisa-isa ang bahagi ng katitikan ng pulong.
3. Nagagamit ang mga hakbang tungo sa mahusay na pagbuo ng
katitikan ng pulong
4. Nakagagawa ng mahusay at epektibong katitikan ng pulong.

MEMORANDUM o MEMO
 Isang kasulatang nagbibigay ng kabatiran tungkol sa gagawing pulong o paalala
tungkol sa isang mahalagang impormasyon, gawain, tungkulin, o utos.
 Dito nakasaad ang layunin o pakay ng gagawing miting.
 Nagiging malinaw sa mga dadalo ng pulong kung ano ang inaasahan mula sa
kanila.
 Ito ay maaring maglahad ng isang impormasyon tungkol sa isang mahalagang
balita o pangyayari at pagbabago sa mga polisiya.
Tatlong Uri ng Memorandum ayon sa Layunin
1. Memorandum para sa kahilingan
2. Memorandum para sa kabatiran
3. Memorandum para sa pagtugon
HALIMBAWA:

1
 MODULE PAGSULAT SA FILIPINO SA PILING LARANGAN

Ang memo ay karaniwang isinusulat para sa mga taong nasa loob ng isang
organisasyon o kompanya. Gayunman, may mga memo din na ipinapadala sa labas ng
kompanya o organisasyon sa pamamagitan ng e-mail o kaya telefax.
Gamit ng Memo
1. Paghingi ng impormasyon
2. Pagkompirma sa kumbersasyon
3. Pag-aanunsiyo ng mga pagbabago sa mga pulong
4. Pagbati sa kasamahan sa trabaho
5. Pagbubuod ng mga pulong
6. Pagpapadala ng ma dokumento
7. Pag-uulat sa pang-araw-araw na Gawain

Ang pagsulat ng memo ay maituturing ding isang sining. Dapat tandaan na ang memo ay
hindi isang liham. Kadalasang ito ay maikli lamang na ang pangunahing layunin ay
pakilusin ang isang tao sa isang tiyak na alintuntunin na dapat isakatuparan gaya
halimbawa ng pagdalo sa isang pulong, pagsasagawa, o pagsunod sa bagong Sistema
ng produksiyon o kompanya. Ito rin ay maaaring maglahad ng isang impormasyon
tungkol sa isang mahalagang balita o pangyayari at pagbabago sa mga polisiya.

• Ayon kay Dr. Darwin Bargo sa kanyang aklatna Writing in the Discipline (2014),
ang mga kakilala at malalaking kompanya at mga institusyon ay kalimitang
gumagamit ng mga colored stationery para sa kanilang memo tulad ng
sumusunod:
1. Puti – ginagamit sa mga pangkalahatng kautusan, direktiba, o
impormasyon.
2. Pink o rosas – ginagamit naman para sa request o order na
nanggagaling sa purchasing accounting department
3. Dilaw o luntian – ginagamit naman para sa mga memo na nanggaling
sa marketing at accounting department

KATAWAN NG MEMORANDUM O MEMO

PAGSULAT NG PANIMULA
1. Ipakilalaang suliranin o isyu sa panimulang bahagi. Bigyan ang kinauukulan ng
pahapyaw o pasilip sa konteksto sa likod ng aksiyong nais ipagawa sa kanila. Ito
ang thesis statement ng memo, na siyang nagtataglay ng paksa at naglalahad
kung bakit ito mahalaga.
2. Ilagay lamang ang impormasyong kailangan. Hindi ito dapat maging mahaba.
Maging mapanghikayat tungkol sa ipinaliliwanag na problema upang maniwala at
kamubinsi ang mambabasa.
3. Karaniwan ang haba ng panimula ay nasa ¼ kabuuang haba ng memorandum.

2
 MODULE PAGSULAT SA FILIPINO SA PILING LARANGAN

PAGSULAT NG BUOD
• Ang ibinubuod sa isang memorandum ay ang pangunahing aksiyong nais ipagawa
ng nagpapadala sa mambabasa. Nagtataglay ito ng ilang ebidensya bilang
pansuporta sa mga rekomendasyong ibinibigay ng nagpapadala. Sa isang
napakailing memo, hindi na kinakailangan ang buod; isinasama na ito sa
pagtalakay na nasa gitnang bahagi nito.

PADRON NG MEMORANDUM

MGA DAPAT TANDAAN SA PAGSULAT NG MEMORANDUM

1. Makikita a letterhead ang logo at pangalan ng kompanya, intituyon, o organiayon
gayun din ang lugar kung aan matatagpuan ito at minan maging ang bilang ng
numero ng telepono.
2. Ang bahaging “Para a/Para Kay/Kina” ay naglalaman ng pangalan ng tao o mga
tao, o kaya naman ay grupong pinag-uukulan ng memo.
3. Ang bahagi naming “Mula Kay” ay naglalaman ng pangalan ng gumawa o
nagpadala ng memo.
4. A bahaging Peta, iwaan ang paggamit ng numero gaya ng 11/25/18 o 30/09/18.
a halip ang buong pangalan ng buwan o ang dinaglat na alita nito tulad ng
Nobyembre o Nob. Kaama ang araw at taon upang maiwaan ang pagkalito.
5. Ang bahaging Paka ay mahalagang maiulat nang payak, malinaw, at tuwiran
upang agad maunawaan ang nai ipabatid nito.

3
 MODULE PAGSULAT SA FILIPINO SA PILING LARANGAN

6. Kadalaang ang “Menahe” ay maikli lamang ngunit kung ito ay iang detalyadong
memo kailangang ito ay nagtataglay ng umuunod:
a. itwayon – ditto makikita ang panimula o layunin ng memo.
b. Problema – nakaaad ang uliraning dapat pagtuunan ng panin. Hindi lahat
ng memo at nagtataglay nito.
c. Oluyon – nagaaad ng inaaahang dapat gawin ng kinauukulan.
d. Paggalang o Paaalamat – wakaan ang memo a pamamagitan ng
pagppaalamat o pagpapakita ng paggalang.
7. Ang huling bahagi ay ang “Lagda” ng nangpadala. Kadalaang inilalagay ito a
ibabaw ng kanyang pangalan a bahaging “Mula kay”

Mga Halimbawa ng Memorandum

4
 MODULE PAGSULAT SA FILIPINO SA PILING LARANGAN

Academy of Saint John

La Salle Green Hills Supervised General Trias, Cavite (046)4376775

MEMORANDUM
Para sa: Mga Guro ng Ikaanim na Baitang

Mula Kay: Nestor S. Lontoc,

Registrar, Academy of Saint John

Petsa: 25 Nobyembre 2015

Paksa: Rebyu para sa National Achievement Test

Ang National Achievement Test para sa mga mag-aaral ng Baitang 6 ay

nakatakda sa Disyembre 12,2015. Mahalagang maihanda natin ang mga
mag-aaral sa pagsusulit na ito.
Sa darating na Sabado, Disyembre 5, 2015 kayo ay
pinakikiusapang magsagawa ng rebyu para sa mga mag-aaral.
Oras Asignatura Guro
08:00 – 10:00 n.u. Filipino Bb. Reyes
10:00 – 10:30 n.u. Malayang Sandali
10:30 – 12:30 n.h. Araling Panlipunan G. Nieras
12:30 – 01:30 n.h. Malayang Sandali
01:30 – 02:30 n.h Matematika G. Pineda
02:30 – 04:30 n.h. Agham Gng. Abundo
Mangyaring sundin ang iskedyul na nakatala sa ibaba.

5
 MODULE PAGSULAT SA FILIPINO SA PILING LARANGAN

AGENDA o ADYENDA
• Ayon kay Sudapraet (2014, ang adyenda ang nagtatakda ng mga pakang
tatalakayin sa pulong. Ang pagkakaroon ng maayos at sistematikong adyenda ang
isa sa mga susi sa matagumpay na pulong.
Kahalagahan ng Adyenda
1. Ito ang nagsasaad ng sumusunod na mga impormasyon:
a. Paksang tatalakayin
b. Mga taong tatalakay o magpapaliwanag ng mga paksa
c. Oras na itinakda para sa bawat paksa
2. Ito rin ang nagtatakda ng balangkas ng pulong tulad ng pagkakasunud-sunod ng
mga paksang tatalakayin at kung gaano katagal pag-uusapan ang mga ito.
3. Ito ay nagsisilbing talaan o tseklist na lubhang mahalaga upang matiyak ang lahat
ng paksang tatalakayin ay kasama sa talaan.
4. Ito ay nagbibigay rin ng pagkakataon sa mga kasapi sa pulong na maging handa
sa mga paksang tatalakayin o pagdedesisyunan.
5. Ito ay nakatutulong nang Malaki upang manatiling nakapokus sa mga paksang
tatalakayin sa pulong.
Mga Hakbang sa Pagsulat ng Adyenda
1. Magpadala ng memo na maaaring nakasulat sa papel o kaya naman ay isang e-
mail na nagsasaad na magkaroon ng pulong tungkol sa isang tiyak na paksa o
layunin sa ganitong arw, oras, at lugar.
2. Ilahad ang memo na kailangan nilang lagdaan ito bilang katibyan ng kanilang
pagdalo o kung e-mail naman kinakailangang magpadala sila ng kanilang tugon.
Ipaliwanag din sa memo na sa mga dadalo, mangyaring ipadala o ibigay sa
gagawa ng adyenda ang kanilang concerns o paksang tatalakayin at maging ang
bilang ng minute na kanilang kailangan upang pag-usapan ito.
3. Gumawa ng balangkas ng mga paksang tatalakayin kapag ang lahat ng mga
adyenda o paksa ay napadala na o nalikom na. higit na magiging sistematiko kung
ang talaan ng agenda ay nakalatag sa talahanayan o naka-table format kung saan
makikita ang agenda o paksa, taong magpapaliwanag, at oras kung gaano ito
katagal pag-uusapan.

• Ang taong naatasang gumawa ng agenda ay kailangang maging matalino at

mapanuri kung ang mga isinumiteng agenda o paksa ay may kaugnayan sa
layunin ng pulong. Kung sakaling ito ay malayo sa p[aksang pag-uusapan,

6
 MODULE PAGSULAT SA FILIPINO SA PILING LARANGAN

ipagbigay-alam sa taong nagpadala nito na ito ay maaaring talakayin sa susunod

na pulong.
4. Ipadala ang sipu ng adyenda sa mga taong dadalo, mga dalawa o isang araw
bago ang pulong. Bilang paalala ay muling ilagay rito ang layunin ng pulong, at
kung kalian at saan ito gaganapin.
5. Sundin ang agenda sa paggawa ng pulong.

Mga Dapat Tandaan sa Paggamit ng Agenda

1.Tiyaking ang bawat dadalo sa pulong ay nakatanggap ng sipi ng mga adyenda.
2. Talakayin sa unang bahagi ng pulong ang higit na mahahalagang paksa.
3. Manatili ng iskedyul ng adyendangunit maging flexible kung kinakailangan.
4. Magsimula at magwakas sa itinakdang oras na nakalagay sa sipi ng adyenda.
5. Ihanda ang mga kinakailangang dokumento kasama ang adyenda.

7
 MODULE PAGSULAT SA FILIPINO SA PILING LARANGAN

KAHALAGAHAN NG AGENDA NG PULONG

1. Ito ang nagsasaad ng sumusunod na mga impormasyon.
a. mga paksang tatalakayin
b. mga taong tatalakay o magpapaliwanag ng mga paksa
c. oras na itinakda para sa bawat paksa
2. Ito rin ang nagtatakda ng balangkas ng pulong tulad ng pagkakasunod-sunod ng
mga paksang tatalakayin at kung gaano katagal pag-uusapan ang mga ito.
3. Ito ay nagsisilbing talaan o tseklist na lubhang mahalaga upang matiyak na ang
lahat ng paksang tatalakayin ay kasama sa talaan.
4. Ito ay nagbibigay rin ng pagkakataon sa mga kasapi sa pulong na maging handa
sa mga paksang tatalakayin o pagdedesisyunan.
5. Ito ay nakatutulong nang malaki upang manatiling nakapokus sa mga paksang
tatalakayin sa pulong.
HAKBANG SA PAGSULAT NG AGENDA
1. Magpadala ng memo na maaring nakasulat sa papel o kaya naman ay isang
email na nagsasaad na magkakaroon ng pulong tungkol sa isang tiyak na paksa
o layunin sa ganitong araw, oras at lugar.
2. Ilahad ang memo na kailangan nilang lagdaan ito bilang katibayan ng kanilang
pagdalo o kung email naman kailangang magpadala sila ng kanilang tugon.
3. Gumawa ng balangkas ng mga paksang tatalakayin kapag ang lahat ng mga
adyenda o paksa ay napadala na o nalikom na.
4. Ipadala ang sipi ng agenda sa mga taong dadalo, mga dalawa o isang araw
bago ang pulong.
5. Sundin ang nasabing agenda sa pagsasagawa ng pulong.

KATITIKAN NG PULONG
(Minutes of the Meeting)
 Ang opisyal na tala ng isang pulong ay tinatawag na katitikan ngulong. Ito ay
kalimitang isinasagawanang pormal, obhetibo, at komprehensibo o nagtataglay ng
lahatng mahahalagang detalayeng tinalakay sa pulong.
 Ito ang nagsisilbing opisyal at legal na kasulatan ng samahan, kompanya, o
organisasyon na maaaring magamit bilang prima facie evidence sa mga legal na
usapin o sanggunian para sa mag susunod na pagpaplano at pagkilos.

8
 MODULE PAGSULAT SA FILIPINO SA PILING LARANGAN

Pangunahing gampanin ng katitikan ng pulong ang sumusunod:

1. Nagsisilbi itong opisyal na tala hinggil sa nagpagpasyahan sa pulong.
2. Naidodokumento nito ang mga kapasyahanat responsibilidad ng bawat
miyembro ng pulong.
3. Nagsisilbi itong paalala sa mga miyembro kung ano ang mga inaasahang
Gawain na nakalatang sa kanila, gayundin ang mga takdan petsa na inaasahan
nilang matapos ang Gawain.
4. Nababatid din kung sino-sino ang aktibo at hindi aktibong nakadadalo sa pulong.
5. Tumatayo bilang dokumentong batayan para sa susunod na pulong.

Pangunahing Hakbang sa Pagsulat ng Katitikan ng Pulong

1. Paunang pagpaplano – ang isang planadong pulong ay nagdudulot ng mainam
na resulta sa samahan at sa buong miyembro nito. Higit sa lahat, napapadali nito
ang paraan ng pagtatala ng kalihim lalo at kung detalyadong naisasaayos ng
tagapamuno ang hanay ng mga usapin. Upang matamo ang paunang pagpaplano,
kinakailangang tukuyin ang mga usapin o agenda; haba ng pulong; oras; iskedyul;
at lugar kung saan gagawin ang pagpupulong; mga usapin na bibigyan ng higit na
payoridad; at mga inaasahang mosyon o pagpapasya.
2. Pagrerekord ng mga napag-usapan – bago simulant ang recording, alamin
muna kung ano-anong impormasyon o datos ang kinakailangang maitala.
Tandaan, hindi lahat ng napag-usapan ay kailangang maging bahagi ng katitikan
ng pulong, lalo na kung ang mga ito ay maliliit at hindi gaanong mahalagang mga
ideya. Gayunman, sa pangkalahatan, ang katitikan ng pulong ay kakikitaan ng
sumusunod na mga bahagi:
1. Iskedyul at oras ng pulong;
2. Talang mga dumalo, hindi nakadalo, nahuli, at naunang umalis;
3. Pagwawasto ng ginawa sa mga nakaraang katitikan ng pulong;
4. Resulta ng mga kapasyahang isinagawa;
5. Mga hakbang na isasagawa;
6. Mga usapin mula sa nakaraang pulong at mga bagong usapin; at
7. Iskedyul ng susunod na pulong.
3. Pagsulat ng napag- usapan o transaksyon – ang kalihim ang may tungkuling
magtala ng katitikan. Sa sandaling atapos angpulong, mainam na maisulat niya
agad ang impormasyon batay sa isinagawang recording upang sariwa pa sa alaala
niya ang lahat ng impormasyon. Kailangang tiykaing naitala niya ang
mahahalagang kapasyahan, mosyon, at mga dapat na maisagawa.

9
 MODULE PAGSULAT SA FILIPINO SA PILING LARANGAN

4. Pamamahagi ng sipi ng katitikan ng pulong – bilang opisyal na tagapagtala,

bahagi ng responsibilidad ng kalihim ang pamamahagi ng katitikan ng pulong sa
mga opisyal ng samahan. Bago itoisagawa, inaasahan na ito ay nalagdaan na niya
at nabatid ng tagapamuno para a pagpapatibay ng kapulungan, ang pamamahagi
ng sipi ay maraming pamamaraan gaya ng hard copy, e-copy, o shared copy gamit
ang cloud-based tool.
5. Pag – iingat ng sipi o pagtatabi - isa rin ito sa maaaring responsibilidad ng
tagapagtala – ang makapagtabi ng sipi bilang reperensya sa hinaharap.
Makabubuti ito sa isang samahan upang mabalikan nila ang kasaysayan at pag-
unlad ng kanilang organisasyon.

21 Gabay para sa Mabisang Pagsulat ng Katitikan ng Pulong

1. Ihain ang mga usapin bago paman simulant ng nakaiskedyul na pulong.
2. Tukuyin ang pangunahing layunin ng pulong.
3. Ilatag ang mga usapin o agenda.
4. Piliin ang pinakamainam na metodo (laptop, notebook, recording, at iba pa)
5. Siguraduhing handa ang lahat ng kinakailangan.
6. Maglaan ng espasyo sa pagkuha ng mga detalye.
7. Itala ang lahat ng mga kalahok sa pulong.
8. Kilalanin ang lahat ng dadalo sa pulong, gayundin anh kanilang
pangangailangan.
9. Bukod sa pangangailangan, mainamna gawing pamilyar ang sarili sa mga
tanggapanna kanilang kinakatawan.
10. Gumawa ng template ng katitikan upang mapabilis ang proseso ng pagtatala.
11. Makinig nang may pag-iingat upang walang makaligtaang detalye.
12. Itamalamang ang katotohanan at iwasan ang pagkuha sa mga opinyong walang
tiyak na batayan.
13. Gawing simple at malinaw ang pagkakasulat.
14. Maging tiyak.
15. Itala ang mga mahahalagang mosyon.
16. Itala rin ang mag hindi natapos na usapin, gayundin ang mga nabinbing
talakayan.
17. Linawin ang iyong partisipasyon sa pulong.

10
 MODULE PAGSULAT SA FILIPINO SA PILING LARANGAN

18. Lagumin ang lahat ng mahahalagang detalye.

19. Sa oras na matapos ang pulong, gawin agad ang katitikan upang walang
makaligtaang datos.
20. Basahing mabuti ang katitikan bagoito ipamahagi. Mainam na tiyak at tumpak
ang lahat ng detalye gaya ng pangalan ng mga dumalo, pagpapasya, at mga
mosyon.
21. Hingin ang aprubal ng tagapamuno ng pulong bago ito pamahagi.

Lagom:
Madalas marinig na ang mabisang komunikasyon ang buhay ng isang samahan o
organisasyon. Kung walang maayos na daloy ng komunikasyon sa loob ng isang
samahan, kadalasan ito ay walang kaayusan. Gayundin naman, kung ang komunikasyon
ang buhay ng samahan, itinuturing namang pinakapuso at isip nito ay ang pagpupulong.
Sa pamamagitan ng epektibong pagpupulong nauunawaan at nadarama ng bawat
bahagi ng samahan ang mga lithiin at nais tahakin nito. Kaya naman, napakahalagang
maisagawa ang isang maayos, organisado, at sistematikong pagpupulong ito man ay
isang business meeting, one-on-one meeting, o company or school meeting.

Memorandum o Memo
Ayon kay Prof. Ma Rovilla Sudaprasert, sa kanyang aklat na English for the Workplace 3
(2014), ang memorandum o memo ay isang kasulatang nagbibigay kabatiran tungkol sa
gagawing pulong o paalala tungkol sa isang mahalagang impormasyon, gawain,
tungkulin, o utos. Sa memo nakasaad ang layunin o pakay ng gagawing miting. Sa
pamamagitan nito, naging malinaw sa mga dadalo ng pulong kung ano ang inaasahan
mula sa kanila. Kung ang layunin ng pulong na nakatala sa memo ay upang ipabatid
lamang sa kanila ang isang mahalagang desisyon o proyekto ng kompanya o
oraganisasyon, magiging malinaw para sa lahat na hindi na kailangan ang kanilang ideya
o suhestiyon sapagkat pinal na ang nasabing desisyon o proyekto.
Ang pagsulat ng memo ay maituturing ding isang sining Dapat tandaan na ang memo ay
hindi isang liham. Kadalasang ito ay maikli lamang na ang pangunahing layunin ay
pakilusin ang isang tao sa isang tiyak na alituntunin na dapat isakatuparan gaya
halimbawa ng pagdalo sa isang pulong, pagsasagawa, o pagsunod sa bagong sistema
ng produksyon o kompanya. Ito rin ay maaaring maglahad ng isang impormasyon tungkol
sa isang mahalagang balita o pangyayari at pagbabago sa mga polisiya.

11
 MODULE PAGSULAT SA FILIPINO SA PILING LARANGAN

Pagsulat ng Adyenda
Ayon kay Sudaprasert (2014), ang Adyenda ang nagtatakda ng mga paksang tatalakayin
sa pulong. Ang pagkakaroon ng maayos at sistematikong adyenda ay isa sa mga susi ng
matagumpay na pulong. Napakahalagang maisagawa ito nang maayos at maipabatid sa
mga taong kabahagi bago isagawa ang pulong.
PAGSULAT NG KATITIKAN NG PULONG
Ang pulong ay mababalewala kung hindi maitala ang mga napag-usapan o
napagkasunduan. Ang opisyal na tala ng isang pulong ay tinatawag na katitikan ng
pulong. Ito ay kalimitang isinasagawa nang pormal, obhetibo, organisado, sistematiko at
komprehensibo o nagtataglay ng lahat ng mahahalagang detalyeng tinalakay sa pulong.
Matapos itong maisulat at mapagtibay sa susunod na pagpupulong, ito ay nagsisilbing
opisyal at legal na kasulatan ng samahan, kompanya, o organisasyon na maaaring
magamit bilang prima facie evidence sa mga legal na usapin o sanggunian para sa
susunod na pagpaplano at pagkilos.

VIDEO LINKS
PAANO GUMAWA NG MEMORANDUM
https://www.youtube.com/watch?v=DAvEmipdb_s
MEMORANDUM
https://www.youtube.com/watch?v=HwPq4IpyZkg
PAGSULAT NG AGENDA
https://www.youtube.com/watch?v=g7lkDZde5ws
PAGSULAT NG AGENDA AT KATITIKAN NG PULONG
https://www.youtube.com/watch?v=rrQV8B0HjJY.
PAGSUSULAT NG KATITIKAN NG PULONG
https://www.youtube.com/watch?v=IbPMqDErWJ0

12
 MODULE PAGSULAT SA FILIPINO SA PILING LARANGAN

SANGGUNIAN
ONLINE
https://www.scribd.com/presentation/413524690/Katitikan-Ng-Pulong-at-
Memorandum-Agenda
https://pytnpndportfolio.wordpress.com/mga-akademikong-sulatin/
https://www.academia.edu/30931039/Filipino_sa_Piling_Larang_Akademik

AKLAT
Ailene Baisa-Julian et.al Pinagyamang Pluma Filipino sa Piling Larangan (Akademik)
Phoenix Publishing 2016
Pamela C.Constantino et.el Filipino sa Piling Larangan (Akademik)Rex Book Store
2016 Edition

13
MODULE PAGSULAT SA FILIPINO SA PILING LARANGAN

14