Filipino sa Piling Larang (Akademik) – Aralin 3
LECTURE / PPT AND HANDOUTS-BASED
PAGSULAT NG ADYENDA AT KATITIKAN NG
PULONG
- Naranasan mo na bang dumalo sa isang pulong?
Paano mo ilalarawan ang pulong na iyong
dinaluhan?
Ang pagpupulong o miting, lalo na ang business
meeting ay bahagi na ng buhay ng maraming tao
sa kasalukuyan. Ito ay pangkaraniwang gawain ng
bawat samahan, organisasyon, kompanya,
paaralan, institutsyon, at iba pa.
Halos araw-araw ay may nagaganap na pulong sa
opisina, lingguhang board meeting sa kompanya,
seminar, at maging ang pagdaraos ng malalaking
kumperensiya.
Bukod sa regular na pulong kung saan
magkakaharap ang mga taong kabahagi ng miting,
ginagawa na rin sa kasalukuyan, bunga na rin ng
makabagong teknolohiya ang teleconference,
videoconference, at online meeting sa
pamamagitan ng Internet.
Dahil pinaniniwalaang ang susi ng tagumpay ng
mga kompanya, samahan, organisasyon, negosyo,
at trabaho ay ang pagkakaroon ng pagkakaisa at
pagtatrabaho bilang isang team o koponan, labis
na pinahahalagahan sa kasalukuyan ng bawat isa
ang pagbabahagian ng mga ideya at epektibong
pagpaplano ng mga proyekto na mabisang
naisasapagawa o naisasakatuparan.
May tatlong mahahalagang elementong kailangan
upang maging maayos, organisado, at epektibo
ang isang pulong. Ito ay ang memorandum,
adyenda, at katitikan ng pulong. Bilang isang
mag-aaral, mahalagang matutuhan mo kung ano-
ano at kung paano ginagawa ang mga ito.
MEMORANDUM O MEMO
Ayon kay Prof. Ma. Rovilla Sudprasert (2014), sa
kaniyang aklat na English for the Workplace 3, ang
memorandum o memo ay isang mahalagang
impormasyon, gawain, tungkulin, o utos. Sa memo
nakasaad ang layunin ng pulong na nakatala sa
memo ay upang ipabatid lamang sa kanila ang
isang mahalagang desisyon o proyekto ng
kompanya o organisasyon, magiging malinaw
pagkat ito ay pinal na.
Ang pagsulat ng memo ay maituturing ding isang
sining.
• Tandaan na ang memo ay hindi isang liham.
• Ito ay maikli lamang na ang pangunahing
layunin ay pakilusin ang isang tao sa isang
tiyak na alituntunin.
• Ito ay maaaring maglahad ng isang
impormasyon tungkol sa isang balita o
pangyayari at pagbabago sa mga polisiya.
Ayon kay Dr. Darwin Bargo (2014) sa kaniyang
aklat na Writing in the Discipline, ang mga kilala sa
malalaking kompanya at mga institusyon ay
kalimitang gumagamit ng mga colored stationary
para sa kanilang mga memo tulad ng sumusunod:
• Puti – ginagamit sa mga pangkalahatang
kautusan, direktiba, o impormasyon
• Pink o rosas – ginagamit naman para sa
request o order na nanggagaling sa
purchasing department
• Dilaw o luntian – ginagamit naman para sa
mga memo na nanggagaling sa marketing
at accounting department
Sa pangkalahatan, ayon din kay Bargo (2014),
may tatlong uri ng memorandum ayon sa layunin
nito.
a. Memorandum para sa kahiligan
b. Memorandum para sa kabatiran
c. Memorandum para sa pagtugon
Narito ang ilang halimbawa ng memo na ginagamit
sa pagsasagawa ng pulong o pagbibigay ng
kabatiran.
Mula sa mga nakatalang halimbawa, mahalagang
tandan na ang isang maayos at malinaw na memo
ay dapat na magtaglay ng sumusunod na mga
impormasyon. Ang mga impormasyong ito ay
hinango mula sa aklat ni Sudprasert (2014) na
English for the Workplace 3.
1. Makikita sa letterhead ang logo at pangalan ng
kompanya, institusyon, o organisasyon gayundin
ang lugar kung saan matatagpuan ito at minsan
maging ang bilang ng numero ng telepono.
2. Ang bahaging ‘Para sa/Para kay/Kina’ ay
naglalaman ng pangalan ng tao o mga tao, o kaya
naman ay grupong pinag-uukulan ng memo. Para
sa isang impormal na memo ang Para kay: Ailene
ay sapat na. Ngunit kapag pormal na memo,
mahalagang isulat ang buong pangalan. Kung ang
tatanggap ng memo ay kabilang sa ibang
departamento makakatulong kung ilalagay rin ang
pangalan ng departamento. Di na rin kailangan ng
G., Gng., Bb., atbp maliban nalang kung
napakapormal ng memong ginawa.
3. Ang bahagi namang ‘Mula kay’ ay naglalaman ng
pangalan ng gumawa o nagpadala ng memo.
Halimbawa nito: Mula kay: Nestor. Ngunit kung ito
ay pormal, isulat ang buong pangalan ng
nagpadala. Gayundin, mahalagang ilagay ang
pangalan ng departamento kung ang nagpadala ay
mula sa ibang seksiyon o tanggapan. Hindi rin
kailangan ng G., Gng., Bb., atbp maliban nalang
kung napakapormal.
4. Sa bahaging Petsa, iwasan ang paggamit ng
11/25/15 o 30/09/15. sa halip ay isulat ang buong
pangalan ng buwan o ang dinaglat na salita gaya
ng Nobyembre o Nob. kasama ang araw at taon
upang maiwasan ang pagkalito.
5. Ang bahaging paksa ay mahalagang maisulat
nang payak, malinaw, at tuwiran upang agad
maunawaan ang nais ipabatid nito.
6. Kadalasang ang ‘Mensahe’ ay maikli lamang
ngunit kung ito ay isang detalyadong memo
kailangang ito ay magtaglay ng sumusunod:
Filipino sa Piling Larang (Akademik) – Aralin 3
LECTURE / PPT AND HANDOUTS-BASED
a. Sitwasyon – dito makikita ang panimula o
layunin ng memo.
b. Problema – nakasaad ang suliraning dapat
pagtuonan ng pansin. Hindi lahat ng memo
ay nagtataglay nito.
c. Solusyon – nagsasaad ng inaasahang
dapat gawin ng kinauukulan.
d. Paggalang o pasasalamat – wakasan ang
memo sa pamamagitan ng pagpapasalamat
o pagpapakita ng paggalang.
e. Ang huling bahagi ay ang ‘Lagda’ ng
nagpadala. Kadalasang inilalagay ito sa
ibabaw ng kaniyang pangalan sa bahaling
Mula Kay…
AGENDA O ADYENDA
Ayon kay Sudprasert (2014), ang adyenda ang
nagtatakda ng mga paksang tatalakayin sa pulong.
Ang pagkakaroon ng maayos at sistematikong
adyenda ang isa sa mga susi ng matagumpay na
pulong. Napakahalagang maisagawa ito ng
maayos at mapabatid sa mga taong kabahagi.
Narito ang ilang kahalagahan ng pagkakaroon ng
adyenda ng pulong.
1. Ito ang nagsasaad ng sumusunod na mga
impormasyon:
a. Mga paksang tatalakayin
b. Mga taong tatalakay o magpapaliwanag ng
mga paksa
c. Oras na itinakda para sa bawat paksa
2. Ito rin ang nagtatakda ng balangkas ng pulong
tulad ng pagkakasunod-sunod ng mga paksang
tatalakayin at kung gaano katagal ang pag-
uusapan ang mga ito.
3. Ito ang nagsisilbing talaan o tseklist na lubhang
mahalaga upang matiyak na ang lahat ng paksang
tatalakayin ay kasama sa talaan.
4. Ito ay nagbibigay rin ng pagkakataon sa mga
kasapi sa pulong na maging handa sa mga
paksang tatalakayin o pagdedesisyunan.
5. Ito ay nakatutulong nang Malaki upang
manatiling makapokus sa mga paksang tatalakayin
sa pulong.
MGA HAKBANG SA PAGSULAT NG
ADYENDA
1. Magpadala ng memo na maaaring nakasulat sa
papel o kaya naman ay isang e-mail na nagsasaad
na magkakaroon ng pulong tungkol sa isang tiyak
na paksa o layunin sa ganitong araw, oras, at lugar.
2. Ilahad sa memo na kailangan nilang lagdaan ito
bilang katibayan ng kanilang pagdalo o kung e-mail
naman, kinakailangang nagpadala sila ng kanilang
tugon. Ipaliwanag din sa memo na sa mga dadala,
mangyaring ipadala o ibigay sa gagawa ng
adyenda ang kanilang concerns o paksang
tatalakayin pati na rin ang bilang ng minuto.
3. Gumawa ng balangkas ng mga paksang
tatalakayin kapag ang lahat ng mga adyenda o
paksa ay napadala o nalikom na. Higit na magiging
sistematiko kung ang talaan ng adyenda ay
nakalatag sa talahanayan o naka-table format kung
saan makikita ang adyenda o paksa.
4. Ipadala ang sipi ng adyenda sa mga taong
dadalo, mga dalawa, o isang araw bago ang
pulong. Bilang paalala ay muling ilagay rito ang
layunin ng pulong, at kung kailan at saan ito
gaganapin.
5. Sundin ang nasabing adyenda at pagsasagawa
ng pulong.
Mga Dapat Tandaan sa Paggamit ng Adyenda
1. Tiyaking ang bawat dadalo sa pulong ay
nakatanggap ng sipi ng mga adyenda. –
ginagawa ito upang lahat ng dadalo sa
pulong ay may kaalaman hinggil sa mga
pagkasang pag-uusapan.
2. Talakayin sa unang bahagi ng pulong ang
higit na mahahalagang paksa. – sa
pagpaplano, higit na makabubuti kung sa
unang bahagi ng miting tatalakayin ang
pinakamahalagang adyenda. Ito ay
ginagawa para kung sakaling kulangin sa
oras ay natalakay na ang mahalagang
paksa.
3. Manatili sa iskedyulng agenda ngunit
maging flexible kung kinakailangan. –
Tiyakin na nasusunod ang itinakdang oras
para sa mga adyenda o paksang
tatalakayin. Maging “conscious” sa oras na
napagkasunduan.
4. Magsimula at magwakas sa itinakdang oras na
nakalagay sa sipi ng adyenda. – ang pagsunod sa
itinakdang oras ay nangangahulugan ng
pagrespeto sa oras ng iyong kasama.
5. Ihanda ang mga kakailanganing dokumento
kasama ng adyenda. – Makatutulong nang Malaki
kung nakahanda na rin kasama ng adyenda ang
mga kakailanganing dokumento para sa mga
paksang nangangailangan ng estadistika,
kompyutasyon, atbp upang mas madali itong
maunawaan.
KATITIKAN NG PULONG
Ang pulong ay mababalewala kung hindi maitatala
ang mga napag-usapan o napagkasunduan. Ang
opisyal na tala ng isang pulong ay tinatawag na
katitikan ng pulong. Ito ay kalimitang isinasagawa
nang pormal, obhetibo, at komprehensibo o
nagtataglay ng lahat ng mahahalagang detalyeng
tinatalakay sa pulong.
Matapos itong maisulat at mapagtibay sa susunod
na pagpupulong, ito ay nagsisislbing opisyal at
legal na kasulatan ng Samahan, kompanya, o
organisayong maaaring magamit bilang prima facie
evidence sa mga legal na usapin o sanggunian
para sa susunod na mga pagpaplano at pagkilos.
Higit na nagpapatibay ang mga napag-usapan at
napagkasunduan kung ito ay maingat na naitala at
naisulat. Kaya naman napakahalagang
Filipino sa Piling Larang (Akademik) – Aralin 3
LECTURE / PPT AND HANDOUTS-BASED
maunawaan kung paano gumawa ng isang
organisado, obhetibo, at sistematikong katitikan ng
pulong. Ito ay hindi lamang Gawain ng kalihim ng
Samahan o organisasyon, ang bawat kasapi ay
maaaring maatasang gumawa nito.
Mahahalagang bahagi ng katitikan ng Pulong
1. Heading – ito ay naglalaman ng pangalan ng
kompansya, Samahan, organisasyon, o 5. Nakapokus o nakatuon lamang sa nakatalang
kagawaran. Makikita rin dito ang petsa, ang
lokasyon, at maging ang oras ng pagsisimula ng
pulong.
2. Mga kalahok o dumalo – dito nakalagay kung
sino ang nanguna sa pagpapadaloy ng pulong
gayundin ang lahat ng mga dumalo kasama na ang
panauhin. Maging ang mga liban
3. Pagbasa at pagpapatibay ng nagdaang
katitikan ng pulong – Dito makikita kung ang
nakalipas na katitikan ng pulong napagtibay o may
mga pagbabagong isinasagawa sa mga ito.
4. Action items o usaping napagkasunduan –
(kasama sa bahaging ito ang mga hindi pa natapos
o nagawang proyekto) dito makikita ang
mahahalagang tala hinggil sa paksang tinalakay.
5. Pabalita o patalastas – hindi ito lagging nakikita
sa katitikan ng pulong ngunit kung mayron mang
pabalita o patalastas mula sa mga dumalo tulad
halimbawa ng mga suhestiyong adyenda sa
susunod na pulong ay maaaring ilagay sa bahaging
ito.
6. Iskedyul ng susunod na pulong – itinatala sa
bahaging ito kung kailan at saan gaganapin ang
susunod na pulong.
7. Pagtatapos – inilalagay sa bahaging ito kung
anong oras nagwakas ang pulong.
8. Lagda – mahalagang ilagay sa bahaging ito ang
pangalan ng taong kumuha ng katitikan ng pulong
at kung kailan ito isusumite
MGA DAPAT GAWIN NG TAONG KUMUHA NG
KATITIKAN NG PULONG
Ayon kay Bargo (2014), dapat tandaan ng
sinumang kumukuha ng katitikan ng pulong na
hindi niya trabahong ipinaliwanag o bigyang-
interpretasyon ang mga napag-usapan sa pulong,
sa halip, ang kaniyang tanging gawain ay itala at
iulat lamang ito.
Napakahalang na siya ay maging obhetibo at
organisado sa pagsasagawa nito. Narito ang ilang
bagay na dapat isaalang-alang ng mga taong
kumukuha ng katitikan ng pulong na hinango mula
sa aklat ni Sadprasert (2014) na English for the
Workplace 3. Ang kumukuha ng katitikan ng pulong
ay kinakailangang:
1. Hangga’t maaari ay hindi participant sa
nasabing pulong.
2. Umupo malapit sa tagapanguna o presider ng
pulong.
3. May sipi ngmga pangalan ng mga taong dadalo
sa pulong.
4. Handa sa mga sipi ng adyenda at katitikan ng
nakaraang pulong.
adyenda.
6. Tiyaking ang katitikan ng pulong na ginagawa
ay nagtataglay ng tumpak at kompletong
heading.
7. Gumamit ng recorder kung kinakilangan.
8. Itala ang mga mosyon o pormalna suhestiyon
nang maayos.
9. Itala ang lahat ng paksa at isyung
napagdedesisyunan ng koponan.
10. Isulat o isaayos agad ang mga datos ng
katitikan pagkatapos ng pulong. Tatlong uri ng
pagsulat ng katitikan ng pulong:
a. Ulat ng katitikan
b. Salaysay ng katitikan
c. Resolusyon ng katitikan
Ayon kay Dawn Rosenberg McKay, isang editor at
may-akda ng The Everything Practice Interview
Book at ng The Everything Get-a-job Book, sa
pagkuha ng katitikan ng pulong mahalagang
maunawaan ang mga bagay na dapat gawin bago
ang pulong, habang isinasagawa, at pagkatapos ng
pulong.
MGA DAPAT TANDAAN SA PAGSULAT NG
KATITIKAN NG PULONG
Bago ang pulong
 Magpasiya kung anong paraan ng pagtatala ng
katitikan ang iyong gagamitin. Maaaring
gumamit ng bolpen at papel, laptop, tablet,
computer o recorder.
 Tiyaking ang gagamitin mong kasangkapan ay
nasa maayos na Kung ikaw ay gagamit ng
laptop siguraduhing ito ay may sapat na
bateryang kakailanganin para sa kabuoan ng
pulong.
 Gamitin ang adyenda para gawin nang mas
maaga ang outline o balangkas ng katitikan ng
pulong. Maglaan ng sapat na espasyo para sa
bawat paksa, makatutulong ito upang mabilis
na maitala ang mga mapag-uusapan kaugnay
ng mga ito.
Habang Isinasagawa ang Pulong
 Ipaikot ang listahan ng mga taong kasama sa
pulong at hayaang lagdaan ito ng bawat isa.
Mula rito madali mong matutukoy kung sino ang
liban sa pulong at maging ang panauhin sa
araw na iyon.
Filipino sa Piling Larang (Akademik) – Aralin 3
LECTURE / PPT AND HANDOUTS-BASED
 Sikaping makilala kung sino ang bawat isa
upang maging madali para sa iyo na matukoy
kung sino ang nagsasalita sa oras ng pulong.
 Itala kung anong oras nagsimula ang pulong.
 Itala lamang ang mahahalagang ideya o
puntos. Hindi kailangang isulat ang bawat
impormasyong maririnig sa pulong gayunman
maging maingat sa pagtatala ng mahahalagang
puntos. Tandaan na ang katitikan ng pulong ay
isang opisyal at legal na dokumento ng
samahan o organisasyon.
 Itala ang mga mosyon o mga suhestiyon,
maging ang pangalan ng taong nagbanggit nito,
gayundin ang mga sumang-ayon, at ang naging
resulta ng botohan.
 Itala at bigyang-pansin ang mga mosyong
pagbobotohan o pagdedesis- yunan pa sa
susunod na pulong.
 Itala kung anong oras natapos ang pulong.
Pagkatapos ng Pulong
 Gawin o buoin agad ang katitikan ng pulong
pagkatapos na pagkatapos habang sariwa pa
sa isip ang lahat ng mga tinalakay. Kung may
hindi malinaw sa iyong mga talâ ay maaaring
linawin ito sa iba na dumalo rin sa nasabing
pulong.
 Huwag kalimutang itala ang pangalan ng
samahan o organisasyon, pangalan ng komite,
uri ng pulong (lingguhan, buwanan, taunan, o
espesyal na pulong), at maging ang layunin
nito.
 Itala kung anong oras ito nagsimula at natapos.
 Isama ang listahan ng mga dumalo at maging
ang pangalan ng nanguna sa pagpapadaloy ng
pulong. Sa katapusan ng katitikan ay huwag
kalimutang ilagay ang "Isinumite ni:", kasunod
ang iyong pangalan.
 Basahing muli ang katitikan ng pulong bago
tuluyang ipasa sa kinauukulan para sa huling
pagwawasto nito. Maaaring ipabasa ito sa
kasamahan na nakadalo rin sa nasabing pulong
upang kung mayroon ka mang nakaligtaang
puntos o ideyang hindi naisama ay maaari niya
ito makita at ipagbigay-alam sa iyo.
 Ipasa ang sipi ng katitikan ng pulong sa
kinauukulan o sa taong nanguna sa
pagpapadaloy nito.