ASPEK-ASPEK PENGURUSAN

PELBAGAI MAJLIS RASMI

ATAU FORMAL
Muhammad Mu’izz Muhaimin Bin Suhaimee
 JAWATANKUASA
jawatankuasa tetap yang mempunyai ahli yang terhad bilangannya dan mempunyai tugas
dan tanggungjawab yang ditetapkan.
Peringkat persekutuan
semua majlis rasmi kerajaan
dikelolakan oleh sebuah jawatankuasa
yang dikenali sebagai Jawatankuasa
Majlis Rasmi atau 'Official Functions'
Committee
TEMPAT MAJLIS
Penentuan tempat majlis perlu dibuat awal/bilangan tetamu
anggaran perbelanjaan
1. Diketahui umum dan mudah dituju
2. Mempunyai tempat letak kereta yang mencukupi
3. Mempunyai ruang legar yang luas
4. Mempunyai kemudahan asas yang mencukupi
5. Sesuai dengan jenis majlis yang hendak diadakan
Penggunaan protokol bergantung kepada jenis majlis dan
lokasi majlis
tempat yang terbuka atau ibadat protokol adalah terhad dan
ada kalanya terpaksa diubah suai.
Peringkat agensi
-jawatankuasa majlis rasmi yang tetap yang
akan merancang dan melaksanakan semua
majlis rasmi bagi agensi berkenaan.
-Bilangan ahli - 7 orang dan terdiri daripada
pegawai di agensi yang berkenaan sahaja.
PENYEDIAAN SENARAI JEMPUTAN
Aspek Penerangan
Ringkasan Senarai senarai kategori dan bilangan tetamu.
dapat mengetahui kategori tetamu, bilangannya, kombinasi dan peringkat tetamu.
Senarai Nama Senarai nama disertai nama dan mengandungi butir lain yang lengkap
\ Nama penuh dengan gelaran/Darjah Kebesaran yang disandang, Nama isteri
Jawatan atau pangkat, Alamat Pejabat Nombor Telefon Pejabat, Alamat Rumah
Nombor Telefon Rumah, Nama Setiausaha Sulit dan Nombor Telefon
Senarai Mengikut berpandukan panduan dan susunan Keutamaan Persekutuan atau negeri, atau
Keutamaan agensi mana yang berkenaan.
Tidak perlu ditulis secara terperinci
Senarai Jawapan Sama dengan + dua ruangan di sebelah kanan untuk ditandakan hadir/tidak hadir.
Kehadiran Ruang ini hendaklah serta-merta ditandakan, sebaik sahaja menerima
Senarai Hadir Senarai yang mengandungi senarai tetamu yang menjawab hadir sahaja.
Nombor kerusi tetamu biasanya tercatit dalam senarai ini dan .
Penyambut tetamu perlu ada senarai ini.
 ATURCARA MAJLIS
Aturcara majlis ialah urutan cara dalam sesuatu majlis dari mula PENULISAN DAN PENGEDARAN KAD JEMPUTAN
hingga akhir. Kad Jemputan hendaklah mengandungi butir-butir berikut:
• Majlis rasmi kerajaan malam : 8.00-11.30 pm 1. Nama majlis
• Majlis sebelah pagi hari Jumaat (pagi)-12.15 pm 2. Penganjur atau yang menjemput
• Majlis yang diadakan sebelah petang >2.45 pm 3. Logo agensi
4. Tempat majlis
Cara membuat atur cara majlis 5. Ruang nama jemputan
1. menyenaraikan dahulu acaranya mengjkut urutannya. 6. Tarikh majlis diadakan
2. Tetapkan masa akhirnya dan kemudian dari waktu akhir 7. Masa majlis bermula dan masa majlis berakhir
rnembawa ke waktu permulaan. 8. Masa ketibaan tetamu
3. ditentukan jangka masa bagi setiap acara. 9. Panduan pakaian
10.Nama dan nombor telefon rujukan
PEMILIHAN MENU 11.Aturcara majlis/plan tempat majlis (mengikut keperluan)
Kategori jamuan iaitu: 12.Kad jawapan (mengikut keperluan)
a) Jamuan ringan dlm sesuatu majlis 13.Plan Lokasi (mengikut keperluan)
Menu tidak perlu berat/jamuan ringan di pertengahan majlis
masa rehat/Makan berbungkus tidak sesuai. Nama tetamu di kad jemputan ditulis dengan tangan dan
b)Majlis khas jamuan ringan sampulnya ditaip
Diadakan secara duduk menu yang lebih berat dan jenis buffet, diedarkan 4 minggu sebelum majlis
c) Jamuan makan tarikh jawapan seminggu sebelum majlis diadakan.
Makanan China tidak sesuai bagi majlis rasmi dan formal-cara jika masa lewat kad jemputan hendaklah dihantar dengan
menghidangnya sukar mengikut amalan protokol di Malaysia, tangan.
Menu Barat hanya digunakan apabila terdapat ramai tetamu
luar negeri.