SUBJEK: MPU2071 (PENGURUSAN KOKURIKULUM)

NAMA PELAJAR: NORLAILA BINTI KASUM

NO. MATRIK: D21012087

PROTOKOL DALAM MAJLIS RASMI

Definisi PROTOKOL:

Berasal daripada Bahasa Yunani iaitu Protokollen yang menggabungkan dua kata dasar
protos dan koll. Protos bermaksud yang pertama manakala koll membawa maksud pelekat.
Pelekat yang pertama yang membawa maksud taraf atau status yang membuktikan kesahihan
undang-undang zaman Yunani.

Amalan protokol dalam sesuatu majlis bertujuan menetapkan penghormatan yang

diberikan kepada tetamu kehormat dan para jemputan disamping menetapkan peraturan yang
perlu diikuti dan dipatuhi oleh penganjur sesuatu majlis. Kesempurnaan majlis yang
dianjurkan akan mencerminkan atau melambangkan kreativiti, kredibiliti dan keupayaan
sesebuah agensi tersebut menganjurkan sesuatu majlis.

Jenis-Jenis Majlis:

1. Majlis Penuh Istiadat

2. Majlis Rasmi dan Formal
3. Majlis Rasmi dan Tidak Formal
4. Majlis Tidak Rasmi dan Formal
5. Majlis Tidak Rasmi dan Tidak Formal

Elemen-Elemen Protokol Dalam Majlis Rasmi

1. Susunan Keutamaan Persekutuan dan Negeri

2. Anugerah Darjah Kebesaran, Bintang dan Pingat Persekutuan dan Negeri
3. Panggilan hormat bagi orang-orang kenamaan
4. Penyediaan kad jemputan dan penulisannya
 5. Cara menyediakan senarai jemputan bagi sesuatu majlis mengikut amalan protokol
6. Susunan tempat duduk bagi pelbagai majlis
7. Susunan tempat duduk bagi majlis jamuan makan
8. Susunan majlis dalam dewan dan luar dewan mengikut protokol
9. Protokol dalam pengacaraan majlis formal
10. Penyambut tetamu dalam majlis formal
11. Fungsi pegawai protokol, pegawai pengiring dan pegawai perhubungan
12. Pemilihan menu untuk jamuan
13. Penggunaan Lagu Kebangsaan
14. Pakaian bagi pelbagai majlis
15. Program dan aturcara pentadbiran

Penyediaan Senarai Jemputan Majlis Rasmi

 Senarai jemputan perlu disiapkan 2 hingga 3 bulan sebelum majlis.

 Jenis senarai jemputan: Ringkasan senarai, senarai nama, senarai keutamaan, senarai jawapan
dan senarai kehadiran.
 Jawatankuasa juga akan menyediakan satu ringkasan senarai yang mengandungi maklumat
senarai kategori tetamu dan bilangan tetamu.
 Tujuan penyediaan senarai ialah agar jawatankuasa dapat mengenalpasti kategori tetamu yang
akan hadir, status tetamu dan dapat menentukan ruang penggunaan majlis serta anggaran
perbelanjaan.

Senarai Nama
 Iaitu nama-nama tetamu mengikut kategori atau status masing-masing
 Perlu mengandungi butiran terperinci yang lengkap:
 Nama penuh/ gelaran/ Darjah Kebesaran (jika ada)
 Nama isteri
 Jawatan / pangkat
 Alamat pejabat dan nombor telefon pejabat
 Alamat rumah dan nombor telefon rumah
 Nama setiausaha sulit dan nombor telefon
 Butir-butir lain
  Senarai keutamaan iaitu sesuatu senarai di mana tetamu disenaraikan mengikut susunan
keutamaan.
 Senarai jawapan kehadiran tetamu adalah penting dalam sesuatu majlis.
 Senarai-senarai ini bertujuan agar jawatankuasa dapat mengetahui bila-bila masa tetamu yang
menjawab hadir dan tidak hadir atau yang belum memberikan jawapan.
 Senarai kehadiran iaitu senarai terakhir yang mengandungi senarai tetamu yang menjawab hadir
akan digunakan oleh pembantu majlis atau penyambut tetamu semasa menjalankan tugas.

Peranan Penyambut Tetamu.

 Mendapatkan senarai jemputan yang hadir
 Mengenali tetamu
 Menyambut ketibaan tetamu
 Mengedarkan buku program
 Mengiringi tetamu ke tempat duduk
 Membantu tetamu dalam pelbagai hal
 Menjaga ketenteraman majlis
 Menjaga keselesaan tetamu