Annex 1 to RFP_006_2013 

TERMS OF REFERENCES  
Annex 1 to RFP_006_2013 
 
Cisco IP PBX and Network Devices Maintenance Services for UNDP Lao PDR Office. 
 
1. OBJECTIVE 
The  objective  is  to  contract  a  qualified  firm  for  the  provision  of  IP  Telephone  and  Network  Systems 
Maintenance and related services hereafter. The maintenance service shall include but not limited to: 
 General preventive maintenance and Warranty for Cisco IP PBX and Network Equipment’s. 
 
2.  BACKGROUND 
UNDP is the UN's global development network, an organization advocating for change and connecting 
countries  to  knowledge,  experience  and  resources  to  help  people  build  a  better  life.  We  are  on  the 
ground in 177 countries, working with them on their own solutions to global and national development 
challenges.  As  they  develop  local  capacity,  they  draw  on  the  people  of  UNDP  and  our  wide  range  of 
partners. 
 
The UNDP Lao PDR Country Office's vision is to be a trusted partner, supporting Lao PDR to achieve the 
Millennium Development Goals. 
 
3. SCOPE OF WORK 
The maintenance is intended to provide UNDP with the maintenance &warranty services for to Cisco IP 
telephony software maintenance and  hardware network equipment specified in TOR as per described 
below : 
 Fault resolution by call service. 
 Fault resolution by remote diagnostic of hardware and software if the problem can not be solved 
by call service.  Software fixes will be provided via remote diagnostic if possible and appropriate. 
 Shall provide Network engineer on site at UNDP Lao PDR, if the problem cannot be resolved by 
remote diagnostic service to provide the following functions. 
‐ Mechanical and/or electrical adjustment as necessary. 
‐ Fault parts or modules will be dissemble and replaced with the new spare parts or modules. 
‐ Fault modules or parts will be carry back. 
‐ Modules or boxes with equivalent or higher specification will be provided in case there is no 
direct match between the fault and spare modules or boxes.  The fault modules or boxes will 
be  carrying  back  to  return  to  factory  for  replacement.    Re‐installation  of  the  replacement 
modules  or  boxes  will  be  providing  at  UNDP’s  location.    Expected  date  of  returning  will  be 
notified to UNDP as advice by factory. 
 
 Annex 1 to RFP_006_2013 
 

 
List of Equipment’s and software  
No of 
   Call Manager  Units  

Top Level Part For Unified Communications Manager 
UNIFIED‐CM‐6.0  Ordering  2 

MCS7825H3‐K9‐CMB1  Unified CM 6.0 7825‐H3 Appliance, 0 Seats  2 

CCX‐50‐CM‐BUNDLE  5 Seat CCX ENH CCM Bundle ‐ AVAILABLE ONLY WITH CCM  2 

CUOMSM‐EVAL‐K9  Cisco Unified Operations Mgr And Service Monitor Eval CD  2 

SW‐CUP6.0‐K9P  Unified Presence 6.0 Software ‐ available with CCM  2 

LIC‐CM6.0‐7825=  License Unified CM 6.0 7825 Appliance, 1,000 seats  2 

LIC‐CM‐DL‐500=  Call Manager Device License ‐ 400 units  1 

LIC‐CM‐DL‐10=  Call Manager Device License ‐ 10 units  8 

   End Point Station    

CP‐7911G  Cisco IP Phone 7911  110 

CP‐7961G  Cisco IP Phone 7961  21 

SW‐IPCOMM‐E1  Cisco IP Communicator ‐ Communications Client  20 

CP‐7914=  7914 IP Phone Expansion Module  2 

CP‐DOUBLFOOTSTAND=  Foot stand kit for 2 7914s  1 

CP‐PWR‐CUBE‐3=  IP Phone power transformer for the 7900 phone series  1 

CP‐PWR‐CORD‐NA  7900 Series Transformer Power Cord, North America  1 

   IP Phone to Analog Adapter    

ATA186‐I2‐A  Cisco ATA 186 2‐Port Adaptor, Complex Impedance  2 

ATACAB‐NA  ATA Power Supply Cable for North America  2 

   Voice Messaging System    

UNITY‐5.X‐K9  Unity Release 5  1 
 Annex 1 to RFP_006_2013 
 

UNITYU5‐100USR‐E  Unity UM Exchange, 100 users, 16 session  1 

UNITYU5‐USR‐E  One Unity UM for Exchange User  30 

UNITY5.X‐EXCH‐KIT  Message Store 2003  1 

MCS‐7825‐H3‐ECS1  7825‐H3 for Cisco Unity  1 

UNITY‐PWR‐US  Power Cord ‐ US, Can, Mex, PR, Phil, Ven, Tai, Col, Ecu  1 

UNITY‐SYSDISK  Unity Operating System 2003  1 

   Voice Gateway    

CISCO2811‐V/K9  2811 Voice Bundle,PVDM2‐16,SP Serv,64F/256D  1 

NM‐CUE   Cisco Unity Express Network  Module (includes SCUE‐12‐VM)  1 

SCUE‐NM‐3.0  Cisco Unity Express base release ‐ 3.0  1 

Unity Express License 12 Voice Mailbox‐Auto Attendant ‐
SCUE‐LIC‐12CCM  CCM  1 

CUE‐LANG‐ENU  Cisco Unity Express ‐ North American English  1 

PVDM2‐16U64  PVDM2 16‐channel to 64‐channel factory upgrade  1 

VWIC2‐1MFT‐T1/E1  1‐Port 2nd Gen Multiflex Trunk Voice/WAN Int. Card  ‐ T1/E1  2 

CAB‐E1‐RJ45BNC  E1 Cable RJ45 to Dual BNC (Unbalanced)  2 

S28NSPSK9‐12403  Cisco 2800 SP SERVICES  1 

PWR‐2811‐AC  Cisco 2811 AC power supply  1 

ROUTER‐SDM  Device manager for routers  1 

256MB DDR DRAM Memory factory default for the Cisco 
MEM2800‐256D‐INC  2800  1 

MEM2800‐64CF‐INC  64MB CF default for Cisco 2800 Series  1 

   Core Switches    

WS‐C4507R‐E  Cat4500 E‐Series 7‐Slot Chassis, fan, no ps, Red Sup Capable  2 

WS‐X4516  Catalyst 4500 Supervisor V (2 GE),Console(RJ‐45)  2 
 Annex 1 to RFP_006_2013 
 

WS‐X4548‐GB‐RJ45  Catalyst 4500 Enhanced 48‐Port 10/100/1000 Base‐T (RJ‐45)  2 

S45IPBK9‐12240SG  Cisco CAT4500 IOS IP BASE SSH  2 

PWR‐C45‐1400AC  Catalyst 4500 1400W AC Power Supply (Data Only)  2 

Catalyst 4500 1400W AC Power Supply Redundant(Data 
PWR‐C45‐1400AC/2  Only)  2 

S45IPBK9‐12240SG  Cisco CAT4500 IOS IP BASE SSH  2 

CAB‐7513AC  AC POWER CORD NORTH AMERICA (110V)  4 

   Power over Ethernet Switches    

WS‐C3560‐48PS‐S  Catalyst 3560 48 10/100 PoE + 4 SFP Standard Image  6 

GLC‐T=  1000BASE‐T SFP  12 

WS‐C3560‐48PS‐S  Catalyst 3560 48 10/100 PoE + 4 SFP Standard Image  1 

Catalyst 2960S 48 GigE PoE 370W,4xSFP LAN Base (Product 
Cisco WS‐C2960‐48LPS‐L  ID WS‐C2960S‐48LPS‐L)  1 

 
List of tasks to be performed 
 To carry out maintenance services on telephone systems and all parts replacements will be done 
with genuine original parts approved by the manufacturer. 
 Remote diagnostic of hardware and software provide remote fix to the problem. 
  Monitor performance and repair of telephone system under maintenance. 
 Provide online Training to   UNDP IT staff on the operation of IP Telephony systems when 
required. 
 Provide a list of actions undertaken during preventive maintenance periods. 
  Advice UNDP of faults identified during maintenance work and any improvements required. 
 In event the supplier identifies any potential problems that could cause equipment downtime; 
these should be reported to UNDP and corrected immediately. 
 To ensure all technical staff or standby personnel are: 
i. Familiar with UNDP’s location and business needs. 
ii. Capable of repairing equipment. 
iii. Able to respond to UNDP’s call within agreed service levels. 
 Annex 1 to RFP_006_2013 
 

 Provide UNDP dedicated qualified engineers and technicians to support maintenance service 
and provide adequate spares as and when necessary. 
 Provide technical advice on current and proposed systems at no extra cost. 
 To carry out Software and Patch Upgrades periodically at no additional cost. 
 To ensure all the system features and applications are working up to UNDP's satisfaction. 
  All maintenance and service work shall be carried out through remote diagnostics and 
assessment. Incase services cannot practically be carried out remotely the vendor shall inform 
UNDP in writing and UNDP shall give express permission to vendor authorizing vendor to take 
appropriate action. 
 Provide preventive maintenance service quarterly. 
 
Tasks to be done under Preventive maintenance will include: ‐ 
 
i. Routine hardware diagnostic testing. 
ii. Preparation and submission of an after‐service report 
iii. Inspection of system Ethernet connection. Analyzing System Alarms, events, system 
history information and corrective measures if necessary. 
iv. Advice UNDP IT Unit for backup the systems and procedures. 
 
4. DELIVERABLES 
During the Contract period, the overall outputs that are expected from the firm are the following: 
 Provide UNDP Cisco IP Telephone System & Network Equipment maintenance & Warranty.   
5. QUALIFICATIONS 
The potential IT Equipment maintenance firm(s) with specialty in Cisco IP Telephone System and 
hardware must demonstrate the following qualifications and experience: 
 
Qualification requirement for Company 
a) Should be authorized Cisco Service provider listed on Cisco website. 
b) Company should demonstrate the capacity to perform the service described in the TOR 
c) At least five (5) years’ experience in the field of Cisco IP Telephony Installation and 
Maintenance. 
d)  A track record in serving international organizations, embassies and multinational corporations; 
 Annex 1 to RFP_006_2013 
 

 
Qualification Requirement for the Technical Engineer. 
a. Curriculum Vitae; 
b. Qualified Cisco Certified Engineer  
c. Should be able to communicate through English Language is mandatory and knowledge 
of Lao language is an asset. 
d. Minimum three years of experience in supporting Cisco IP PBX system 
6. Pricing Models 

The Proposers financial proposal should be structured as follows: 
The company should provide the fee all cost inclusive for one year period and for three years period. 
The prices shall remain in effect for a period of three years from the Entry into Force of the Long Term 
Agreement. The proposal should cover the maintenance and warranty support for the IP PBX system 
and Cisco Devices mentioned under the TOR.  

 
7. Payment. 
Payment for the services can be made quarterly or every six months after provision of services for the 
period and upon submission of invoices to UNDP.  

8. Currency of payment. 

Payment  will  be  done  in  US  dollars  to  foreign  companies  based  outside  of  Lao  PDR  or  in  Lao  Kip  to 
company based in Lao PDR.    

 
9. Criteria for awarding the contract 
Lowest  price  method  –  where  the  award  will  be  made  to  the  qualified/responsive  proposer/s 
who offers the lowest priced financial proposal.  

10. Contract duration.  

The  expected  total  contract  duration  is  three  (3)  years.   The  successful  proposer(s)  shall  be 
contracted for an initial period of one year, with the contract renewable for another two years 
upon satisfactory performance in the first year.