Hướng dẫn lên kế hoạch làm việc

& quản lý kế hoạch

Bạn đang lên kế
hoạch (planning)
hay thực sự chỉ là
lên lịch làm việc
(scheduling)?
 Xác định mục tiêu Bố trí lịch làm
phát triển & những việc, ngày nào -
hành động cụ thể giờ nào làm việc
để tạo ra sự thay gì
đổi, tiến bộ

Lên kế hoạch công việc v.s. Lên lịch làm việc

PLANNING v.s. SCHEDULING

Tư duy
Chiến lược Tầm nhin - sứ mệnh - 3-5 năm
Strategic chiến lược Lên
chiến
Mục tiêu cho từng giai
đoạn / Milestone
1-3 năm lược
Chủ tịch CEO

Vận hành &

chiến thuật
Mục tiêu năm / Target -
vận hành
goals
1 năm Lên kế hoạch
Operation
& tatics
Chỉ tiêu / Objectives 3 tháng - 1 năm

Chương trình / 3 tháng - 6 tháng

Programs
CEO Manager

Nhiệm vụ / Task 1 tuấn

-> 3 tháng Lên lịch
làm việc
Lịch làm việc / Timetable Hàng ngày /
hàng tuần
Manager
Làm sao để có
được một bản kế
hoạch tốt? B1. Vẽ bản đồ mục tiêu - chỉ tiêu
Khi xác định mục tiêu, đừng đi chi tiết vào hành động. Ghi nhớ:
mục tiêu & chỉ tiêu phải có thước đo rõ ràng

B2. Xác định những hành động cần

thiết
Liệt kê các hành động mà bạn chon là có thể giúp bạn đạt được chỉ
tiêu. Càng nhiều càng tốt.

B3. Chọn lựa các hành động phù

hợp & xác định thời điểm thực hiện
Thảo luận để chọn lựa những hành động tạo kết quả cao mà cần
nguồn lực ít.
B1: xác định mục tiêu, chia nhỏ
thành các mục tiêu con ( chỉ tiêu)
Mục tiêu tài chính

Ví dụ cho mục tiêu

tài chính:
Lợi nhuận?
Doanh số?
Năng suất nhân viên?
….
Mục tiêu tài chính

Mục tiêu khách

hàng

Ví dụ cho MT khách
hàng
Tăng số lượng khách
mới
Tăng Mức độ hài lòng
Tăng số lần mua hàng
Tăng số lần giới thiệu
….
 Mục tiêu tài chính

Mục tiêu khách

hàng
Ví dụ cho MT qui trình:
Xây dựng qui trình bán hàng
Xây dựng qui trình chăm sóc Mục tiêu qui trình,
khách hàng
Xây dựng qui trình triển khai dịch sản phẩm
vụ
…
 Mục tiêu tài chính

Mục tiêu khách

hàng

Mục tiêu qui trình,

Ví dụ cho MT học tập & phát sản phẩm
triển:
Nâng cao kỹ năng giao tiếp
Nâng cao kỹ năng chuyên môn
Nâng cao kỹ năng quản lý Mục tiêu học tập &
… phát triển
Mẫu bản đồ mục tiêu phân nhỏ Nhóm mục tiêu
Tăng lợi tài chính
thành chỉ tiêu nhuận

Tăng
doanh số

Tăng giá trị Giảm chi

Tăng số lần phí
TB mỗi đơn Tăng DS từ mua hàng
hàng KH mới của KH cũ

Nhóm mục tiêu

Tăng sự hài khách hàng
lòng của
khách hàng

Nhóm mục
Áp dụng tốt Áp dụng tốt tiêu qui trình
qui trình qui trình
tiếp cận KH chăm sóc KH
mục tiêu

Nhóm mục
Tăng cường
tiêu học tập &
kỹ năng bán Tăng cường
phát triển
hàng kỹ năng quản
lý bán hàng
PLANNING
Chiến lược Có được một Profitable (có lợi nhuận)
định hướng Repeatable (khách hàng quay lại)
kinh doanh tốt Scalable (dễ dàng mở rộng qui mô lớn)

Nhóm mục tiêu

Xác định đúng khách hàng
phân khúc khách
hàng- pains &
gains

Xây dựng Áp dụng quá Nhóm mục

sản phẩm & trình thử tiêu qui trình
dịch vụ phù nghiệm & đo
hợp lường

Tăng cường Nhóm mục

Tăng cường kỹ tiêu học tập &
kiến thức & kỹ
năng quản trị phát triển
năng chiến
vận hành
lược
Chọn lựa số lượng mục
tiêu vừa phải

Càng có nhiều mục

tiêu tức là càng có
ít mục tiêu nghiêm
túc
S.M.A.R.T
Mục tiêu & chỉ tiêu phải
tuân theo tiêu chí smart,
trong đó đặc biệt là phải
có thước đo rõ ràng
B2: xác định hành động cần thiết
 Để đạt mục tiêu tăng
giá trị trung bình 1
đơn hàng, ta có thể
thực hiện những việc
sau

Khuyến khích KH mua sản phẩm tốt hơn cái họ định mua ban đầu.
● Giảm 50% nếu upgrade từ sản phẩm thấp lên sp cao

Khuyến khích KH mua thêm sản phẩm ngoài kế hoạch ban đầu của họ
● Giảm giá 30% nếu mua sản phẩm khác nằm trong gói combo & đào tạo sales
● Giảm giá 10% nếu mua đủ 200 $
● Miễn phí giao hàng nếu mua đủ số tiền $

Đào tạo sales:

● Gợi ý thêm sản phẩm cho khách hàng & thuyết phục mua thêm
● Thuyết phục khách hàng nâng cấp sản phẩm

Sử dụng bộ công cụ bán hàng cho từng đối tượng KH

● Thiết kế Checklist Các sản phẩm cần có
● Thiết kế Combo, Package
● Thiết kế bảng câu hỏi về nhu cầu của từng nhóm đối tượng
● Thiết kế Catalogue thể hiện FULL danh sách sản phẩm, dịch vụ
● Thiết kế & sử dụng sales script

Charge thêm các phí dịch vụ

● Phí giao hàng, phí đóng gói ..
 Để đạt mục tiêu tăng
doanh số từ khách
hàng cũ, ta có thể
làm một trong những
việc sau

Xây dựng chương trình loyalty program/ thưởng cho KH mua nhiều lần

Xây dựng chương trình cộng tác viên dành cho khách hàng
● lợi ích khi giới thiệu khách hàng & lợi ích dành cho khách hàng được giới thiệu
● Bộ công cụ giúp việc giới thiệu khách hàng được dễ dàng

Đầu tư vào dịch vụ, thực hiện cam kết, hứa ít làm nhiều

Lên lịch gặp mặt với khách hàng cũ định kỳ, xây dựng qui trình chăm sóc khách hàng

Đảm bảo khách hàng biết rõ tất cả sản phẩm dịch vụ của mình

Khi có sản phẩm mới, hãy cho khách mang cũ thử nghiệm. Bạn sẽ có được nhiều phản hồi và có thể bán
được luôn sản phẩm đó cho họ

Ngay khi vừa thực hiện xong giao dịch, hãy nhờ khách hàng giới thiệu khách hàng khác.
B3: chọn lựa hành động
& xác định thời điểm thực hiện
Có những hành
động tốn nhiều
công mà hiệu quả
không bao nhiêu
Phân tích & lựa chọn hành động

Hãy dựa vào bảng

sau để chọn lựa
hành động nào đem
lại hiệu quả cao
nhưng tốn ít ngân
sách

Tên chương trình Tên hành động Người thực hiện Ngân sách Tầm ảnh hưởng
hành động
Tham khảo mẫu kế
hoạch tại đây
Kinh nghiệm
 Dựa trên những mục tiêu S.M.A.R.T
Thế nào là một bản Một bản kế hoạch công việc tốt phải dựa trên những mục tiêu
Smart, theo tiêu chí sau:
kế hoạch công việc S. Specific: cụ thể
M. Measureable: đo lường được
tốt A. Attainable: khả thi, có thể thực hiện được
R. Relevant: giúp ích cho mong muốn cuối cùng/ dài hạn
T. Timely: có thời gian kết thúc

Nêu rõ sự thay đổi & hành động cụ

thể để tạo ra sự thay đổi đó
Một bản kế hoạch tồi là bản kế hoạch chỉ có mục tiêu, không có
hành động. Một bản kế hoạch tốt sẽ chỉ ra mục tiêu là gì, tình hình
hiện nay ra sao, điểm khác biệt giữa thực tại và mục tiêu mong
muốn là gì, và cần phải hành động gì để xóa bỏ điểm khác biệt đó.
● Muốn tạo ra kết quả mới thì cần phải có hành động mới.

Có sự chọn lựa hành động dựa trên

giới hạn của nguồn lực
Có rất nhiều ý tưởng để tạo ra sự đổi mới, nhưng chúng ta sẽ
không thể thực hiện được hết, vì nguồn lực luôn có giới hạn (thời
gian - tiền bạc - con người). Phải xác định được nguồn lực cần có
của mỗi hành động, từ đó chọn những hành động có hiệu quả ( kết
quả / nguồn lực ) cao nhất
 Mục tiêu không rõ ràng
Có nhiều loại mục tiêu rất dễ xây dựng để đạt tiêu chí S.M.A.R.T.
(như doanh số và lợi nhuận), nhưng cũng có nhiều loại mục tiêu
Những sai lầm cần rất khó xác định (vd: mục tiêu làm khách hàng hài lòng, mục tiêu
tránh xây dựng qui trình, mục tiêu đào tạo). Nhưng dù khó đến đâu, bạn
cũng cần phải xác định mục tiêu rõ ràng.

Quá nhiều mục tiêu

Nếu bạn có quá nhiều mục tiêu, bạn sẽ khó tập trung để hoàn
thành, và kết quả là không đạt mục tiêu nào. Mỗi người chỉ nên có
từ 3 đến 5 mục tiêu trong 1 quý. Và nếu được, hãy tận dụng khái
niệm “sức mạnh của sự tập trung” với việc chỉ có 1 mục tiêu duy
nhất trong 1 tháng.

Đưa hành động thường ngày vào

bảng kế hoạch
Nhiều người đưa các công việc hằng ngày vào trong bảng kế
hoạch của mình, và đây là sai lầm lớn. Nên nhớ hành động ở đây
là những hành động tạo ra sự thay đổi về kết quả. Những hành
động hàng ngày là những hành động cũ, và chỉ tạo ra kết quả như
cũ
Hỏi & trả lời
 Quản lý theo mục tiêu thì dễ & phù
hợp với bộ phận sales, nhưng
những bộ phận gián tiếp ( vd hành
Hỏi & trả lời chính nhân sự) thì thiết lập mục
tiêu & đo lường như thế nào?
Trả lời: các bộ phận gián tiếp nên hướng đến các mục tiêu về qui
trình và con người. Xem thêm danh mục gợi ý về cách mục tiêu

Bảng kế hoạch nên kéo dài bao lâu?

Ở mức độ chi tiết thế nào
Trả lời: Một bảng kế hoạch chi tiết nên kéo dài thành quý. 1 Quý có
khoảng 13 tuần và 90 ngày, nên bạn có thể gọi bảng kế hoạch quý
bằng những cách tên khác như kế hoạch 13 tuần hay kế hoạch 90
ngày.

Khi lên kế hoạch năm, bạn không cần hành động chi tiết. Nhưng khi
lên kế hoạch quý, hành động nên ở mức chi tiết theo tuần.
 Câu hỏi khác?
Vui lòng đặt câu hỏi tại đây

Hỏi & trả lời