PENGURUSAN ACARA – PESK3013

Pengurusan acara merupakan suatu upacara, perjumpaan, keramaian atau

perhimpunan yang dianjurkan secara rasmi ataupun tidak rasmi oleh sesuatu pihak
untuk tujuan atau matlamat tertentu yang dirancangkan, dengan penglibatan dan
penyertaan oleh pelbagai pihak yang lain dan peserta yang ramai (Ramlan Abdul
Wahab, 2004). Contohnya, sebuah majlis persaraan pensyarah yang dikendalikan
oleh jabatan beliau. Matlamat majlis persaraan tersebut dianjurkan adalah bertujuan
untuk memberi penghargaan terhadap jasa beliau. Ia merangkumi gerak kerja yang
sangat luas seperti merancang idea, menentukan acara, pengisian acara, kertas
kerja, melantik urusetia dan organisasi lain dalam mengendalikan sesuatu acara
ataupun majlis. Dengan adanya pengurusan majlis, perjalanan majlis akan berjalan
dengan lebih lancar tanpa sebarang masalah. Melalui rangka kerja yang telah
disediakan dan mesyuarat yang telah dikendalikan, organisasi yang terlibat dapat
membuat persiapan dengan segala kemungkinan yang akan berlaku.

Pengurusan Acara merupakan suatu cabang pengurusan yang penting bagi

memastikan sesuatu acara yang dikendalikan oleh badan atau jawatankuasa
tertentu dapat berjalan dengan jayanya (Samsudin Wahab, 2006). Dengan itu,
dalam mengendalikan sesuatu majlis rasmi seperti majlis persaraan, pihak
penganjur harus memiliki pengetahuan dalam protokol majlis ataupun acara.
Sebagai contoh, majlis persaraan salah seorang pensyarah di IPG Kampus Ilmu
Khas, Pn. Woo, merupakan satu majlis rasmi yang dikendalikan oleh pensyarah dan
siswa guru dari Jabatan Pengkhususan Inggeris.

Majlis persaraan yang diadakan merupakan majlis rasmi dan formal. Sumber
peruntukkan untuk majlis tersebut pula diperolehi daripada Kerajaan Sumber.
Semasa proses pengendaliaan majlis tersebut, beberapa elemen protokol perlu
diambil perhatian bagi kelancaran dan kesesuaian majlis. Menurut Mokhtar Tohar
(2006), protokol ialah peraturan yang diterima oleh semua pihak sama ada dalam
perhubungan antarabangsa, hubungan harian dalam masyarakat ataupun dalam
pelbagai istiadat serta majlis yang formal dan yang tidak formal. Pada awalnya,
mesyuarat akan diadakan untuk melantik jawatankuasa dimana urus setia
memainkan peranan untuk menggerakkan pengurusan majlis dengan menyediakan
kertas kerja dan menyelaraskan pelaksanaan sesuatu majlis (Panduan Pengurusan
Majlis dan Acara, 2014). Setelah itu, tugas kerja akan diagihkan kepada setiap ahli
PENGURUSAN ACARA – PESK3013

jawatankuasa. Urusetia juga bertanggunjwab untuk memastikan ahli dapat

memahami skop kerja masing-masing dengan jelas.

Seterusnya, jawatankuasa yang telah ditubuhkan akan memulakan gerak

kerja ke arah pengendalian majlis. Struktur jawatankuasa yang ditubuhkan terdiri
daripada Jawatankuasa Induk yang diketuai oleh Pengarah IPG Kampus Ilmu Khas
diikuti dengan Jawatankuasa Pelaksana yang akan diketuai oleh Ketua Jabatan
Pengkhususan Bahasa Inggeris. (Sila rujuk Lampiran 1 bagi contoh struktur
Jawatankuasa Majlis Persaraan Pn. Woo).

Selain itu, penyediaan kertas kerja akan menentukan hala tuju sesuatu majlis.
Kertas kerja mengandungi perkara-perkara penting seperti nama majlis, pengenalan
majlis, maklumat majlis, impak majlis, anggaran peruntukkan dan syor untuk
pertimbangan dan kelulusan. Apabila kertas kerja telah diluluskan, Jawatankuasa
Pelaksana akan menjalankan tugasan yang telah diagihkan.

Sebelum bermulanya majlis, persiapan tempat dan logistik perlu

dititikberatkan kerana hal ini akan mempengaruhi kelancaran majlis, pergerakan
petugas, tetamu kehormat serta keselesaan tetamu. Maka dengan itu, tapak perlulah
sesuai dengan majlis yang dijalankan. Misalnya, majlis persaraan tersebut akan
diadakan di Dewan Dato’ Razali Ismail (DDRI) berserta dengan pelan lantai bagi
memastikan majlis berjalan mengikut perancangan. Seterusnya, bagi memeriahkan
lagi majlis, backdrop dan pentas perlu disediakan dengan lengkap termasuklah
kerusi, meja tetamu, Rostrum, perhiasan dan sebagainya. Susunan tempat duduk
merupakan ciri yang penting dalam protokol kerana susunan haruslah mengikuti
senarai Susunan Keutamaan Persekutuan yang mengatur kedudukan kekananan
antara pelbagai golongan masyarakat (Mokhtar Tohar, 2007). Bilangannya
hendaklah ganjil bagi memudahkan pengenalpastian tetamu utama di samping
memudahkan pelaksanaan protokol. Sebagai contoh, bilangan kedudukan dalam
majlis persaraan tersebut adalah bertiga (Rujuk Rajah 1). Pengukuran kekananan
dikira daripada tengah yang diisi oleh Tuan Pengarah, manakala sebelah kanan
beliau akan diisi oleh watak utama majlis, Puan Woo. Di bahagian kiri Tuan
Pengarah pula akan diisi oleh Ketua Jabatan Jabatan Pengkhususan Bahasa
Inggeris. Untuk meja makan pula dan meja meja yang digunakan ialah meja bulat,
kedudukan akan disusun seperti Rajah 2.
PENGURUSAN ACARA – PESK3013

2 3

4 5

6 7

8 9

Rajah 2 menunjukkan susunan kedudukan di meja makan bulat

Tetamu khas, iaitu Pn. Woo akan duduk di tengah dan di sebelah kanannya ialah
Tuan Pengarah lalu diikuti dengan tetamu kenamaan seterusnya.

pentas

3 1 2
Rajah 1 menunjukkan susunan kedudukan mengikut keutamaan

Bukan itu sahaja, ahli jawatankuasa teknikal atau siaraya perlu memastikan
sistem audio, paparan digital dan pencahayaan berfungsi sepenuhnya sebelum
majlis bermula untuk memastikan kelancaran majlis. Sistem audio sangat penting
dalam sesuatu majlis terutama sekali apabila tetamu jemputan akan memberikan
ucapan. Sistem audio yang baik akan membantu memeriahkan majlis, menarik
perhatian penonton dan juga satu keperluan asas dalam penyelarasan majlis yang
akan menimbulkan keselesaan tetamu (Sound, 2019).

Bagi aspek jemputan, senarai jemputan majlis perlu disediakan bagi

memastikan tetamu yang akan hadir pada majlis persaraan tersebut dan
PENGURUSAN ACARA – PESK3013

pengurusan kad jemputan untuk menjemput tetamu kehormat. Maka itu, AJK
publisiti bertangggungjawab dalam menyediakan kad jemputan yang bersesuaian.

Dalam sesuatu majlis, sudah tentu perlu ada pengisiannya mengikut jenis
majlis tersebut. Bagi majlis persaraan, antara perkara yang sering dimasukkan
dalam pengisian majlis adalah seperti berikut:

i. Atur cara;
ii. Bacaan doa;
iii. Ucapan daripada Pengarah dan Puan Woo;
iv. Persembahan multimedia;
v. Persembahan daripada siswa guru atau pensyarah
vi. Penyampaian cenderamata; dan
vii. Jamuan

Bagi cenderamata pula, ahli jawatankuasa hadiah mempunyai tanggungjawab untuk

menyediakan cenderamata mengikut kesesuaian majlis, menyediakan dulang dan
pembawa dulang. Sehubungan dengan itu, buku atur cara majlis penting kepada
tetamu khas dan tetamu jemputan kerana buku atur cara tersebut mengandungi
maklumat mengenai majlis yang dianjurkan. Untuk Pengacara Majlis, teks
mengacara perlu disediakan dengan rujukan daripada AJK buku program dan
disemak oleh Penyelaras keranan kelancaran perjalanan sesuatu majlis bergantung
kepada kebolehan dan kemahiran seseorang Pengacara Majlis.

Majlis persaraan ini akan diakhiri dengan jamuan makan. Oleh yang
demikian, pemilihan menu seharusnya mengikuti kesesuaian majlis dan dipersetujui
oleh Ketua Penyelaras. Pemilihan pembekal makanan hendaklah dibuat mengikut
peraturan kewangan semasa dan kehadiran tetamu juga akan mempengaruhi
bilangan makanan yang akan disediakan bagi mengelakkan pembaziran makanan.

Jawatankuasa Pelaksanaan hendaklah memastikan perkara dalam senarai semak

telah dilaksanakan. Senarai semak disediakan bagi memastikan segala persiapan
berada dibawah kawalan.

Beralih kepada semasa majlis sedang berjalan pula, ahli jawatankuasa

sambutan dan protokol perlu memastikan setiap penyambut tetamu berada di posisi
masing-masing dan buku atur cara telah diedarkan sebelum majlis bermula diikuti
PENGURUSAN ACARA – PESK3013

dengan liaison officer yang akan menyambut ketibaan tetamu. Liaison officer akan
memastikan tempat duduk hadapan diisi penuh serta mereka turut mengiring tetamu
jemputan dan tetamu kehormat ke temput duduk yang telah disediakan apabila
pengacara majlis mengumumkan ketibaan tetamu. Di samping itu, penyambut
tetamu juga perlu sentiasa bersiap sedia untuk membantu tetamu dalam pelbagai
perkara semasa majlis berjalan. Pengacara Majlis pula perlu peka dengan
perjalanan majlis supaya majlis berlangsung dengan lancer. Pengurus pentas perlu
sentiasa selaras dengan Pengerusi Majlis semasa penyampaian cenderamata
kepada Pn. Woo untuk mengelakkan kekeliruan. Seterusnya, AJK dokumentasi
ataupun fotografi ditugaskan untuk mengambil gambar bagi setiap slot sebagai
tujuan dokumentasi.

Pada pengakhiran majlis, mesyuarat post-mortem perlu diadakan bagi tujuan

penilaian semula untuk melihat kepada kelebihan dan kekurangan perjalanan majlis.
Selain itu, setiausaha bertanggungjawab membuat laporan berkaitan dengan
penambahbaikan. Laporan ini perlu direkodkan sebagai rujukan pada masa
hadapan.

Kesimpulannya, Pengurusan Acara berperanan dalam memastikan objektif

majlis/acara yang telah dirancang tercapai dan berjalan mengikut masa yang
ditetapkan. Sekiranya Pengurusan Acara tidak dilaksanakan dengan maka majlis
tidak akan berjalan dengan lancar. Oleh yang demikian, apabila seseorang individu
telah mengetahui cara untuk melaksanakan majlis dengan betul, perjalanan majlis
akan berjalan dengan lancar.

(1100 patah perkataan)

PENGURUSAN ACARA – PESK3013

RUJUKAN 1
Jabatan Perdana Menteri. (2014). Panduan Pengurusan Majlis dan Acara (1st ed.).

Mokhtar Tohar. (2007). Protokol di Malaysia (2nd ed.). DBP.

Ramlan Abd. Wahab. (2004). Panduan pengurusan kokurikulum di sekolah. Kuala

Lumpur: Banter.

Samsudin Wahab. (2006). Belajar berucap. Kuala Lumpur: PTS Professional.

Sound. (2019). Dimuat turun pada 16 October 2019, daripada

http://eventmanagement.com/planning/sound/
PENGURUSAN ACARA – PESK3013

LAMPIRAN 1

Penyediaan kertas kerja

Pengerusi JK Induk
Tuan Pengarah IPIK

Ketua Penyelaras
Ketua Jabatan Jabatan
Pengkhususan Bahasa Inggeris

JK Protokol JK JK Makanan
JK Pengurus JK Atur Cara
dan Teknikal/Sia
Sambutan Pentas raya

JK Hadiah JK
JK Pengurus
Persembahan
Pelan Lantai