‫ﺩﻭﺭﺓ ﺍﻟﺴﻜﺮﺗﺎﺭﻳﺔ ﻭ ﺍﺩﺍﺭﺓ ﺍﳌﻜﺎﺗﺐ‬

‫إﻋﺪاد أ‪ :‬ﻣﺤﻤﺪ ﺳﻠﯿﻢ اﻟﺒﺒﻼوى‬

‫أﺧﺼﺎﺋﻰ اﻟﻤﻮارد اﻟﺒﺸﺮﯾﺔ‬
‫اﺷﺮاف ‪ :‬د ‪ .‬ﺳﯿﻒ اﻟﺪﯾﻦ ﻓﺮﯾﺪ – اﺳﺘﺸﺎرى ﺗﻄﻮﯾﺮ اﻷﻋﻤﺎل‬
‫ﺑﻤﺠﻤﻮﻋﺔ ﺷﺮﻛﺎت اﻟﻤﺒﻄﻰ ‪ -‬اﻟﺮﯾﺎض‬

‫ﺍﻋﺪﺍﺩ ‪ /‬ﳏﻤﺪ ﺳﻠﻴﻢ ﺍﻟﺒﺒﻼﻭﻯ‬ ‫‪١‬‬

 ‫ﺩﻭﺭﺓ ﺍﻟﺴﻜﺮﺗﺎﺭﻳﺔ ﻭ ﺍﺩﺍﺭﺓ ﺍﳌﻜﺎﺗﺐ‬

‫‪ ‬‬
‫ﻣﺎ ھﻲ اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﯾﺔ وﻣﺎ ھﻲ ﻣﻮاﺻﻔﺎت اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮ ؟‬
‫ﻣﻔﮭﻮم اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﯾﺔ‬
‫ﺗﻌﺮﯾﻒ اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮ‬
‫اﻟﺼﻔﺎت اﻟﻮاﺟﺐ ﺗﻮﻓﺮھﺎ ﻓﻲ اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮ‬ ‫‪ ‬‬
‫ﺑﻄﺎﻗﺔ وﺻﻒ وﻇﯿﻔﻲ ﻟﻠﺴﻜﺮﺗﯿﺮ‬
‫ﺑﻄﺎﻗﺔ وﺻﻒ وﻇﯿﻔﻲ ﻟﻤﺪﯾﺮ ﻣﻜﺘﺐ‬
‫ﺑﻄﺎﻗﺔ وﺻﻒ وﻇﯿﻔﻲ ﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮ ﺗﻨﻔﯿﺬي‬
‫اﻟﺘﻌﺮف ﻋﻠﻰ أﻧﻮاع اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﯾﺔ وأﻋﻤﺎل ﻛﻞ ﻧﻮع‬
‫اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﯾﺔ اﻟﺨﺎﺻﺔ واﻋﻤﺎﻟﮭﺎ‬
‫اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﯾﺔ اﻟﻤﺘﺨﺼﺼﺔ واﻋﻤﺎﻟﮭﺎ‬
‫اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﯾﺔ اﻟﻌﺎﻣﺔ واﻋﻤﺎﻟﮭﺎ‬ ‫‪ ‬‬
‫وﻇﺎﺋﻒ اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮ‬
‫ﻣﻌﺎﻟﺠﺔ اﻻﺗﺼﺎﻻت اﻟﮭﺎﺗﻔﯿﺔ‬
‫ﻣﻌﺎﻟﺠﺔ اﻟﺒﺮﯾﺪ اﻟﺼﺎدر واﻟﻮارد‬
‫وﻇﺎﺋﻒ اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮ‬
‫ﻣﻌﺎﻟﺠﺔ اﻻﺗﺼﺎﻻت اﻟﮭﺎﺗﻔﯿﺔ‬
‫ﻣﻌﺎﻟﺠﺔ اﻟﺒﺮﯾﺪ اﻟﺼﺎدر واﻟﻮارد‬
‫ﺗﻨﻈﯿﻢ ﻣﻘﺎﺑﻼت اﻟﺰوار‪:‬‬
‫• اﻟﺴﯿﺎﺳﺔ اﻟﺘﻲ ﯾﺠﺐ ان ﯾﻨﺘﮭﺠﮭﺎ اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮ ﻓﻲ ﺗﻨﻈﯿﻢ ﻣﻘﺎﺑﻼت‬
‫اﻟﻤﺪﯾﺮ ﻟﺰواره‪.‬‬
‫• ﻛﯿﻔﯿﺔ ﺗﺮﺗﯿﺐ ﻣﻘﺎﺑﻠﺔ اﻟﺮﺋﯿﺲ‪.‬‬
‫• ﻟﻘﺎءات ﻣﻔﺎﺟﺌﺔ ﻟﻠﺮﺋﯿﺲ‪.‬‬
‫ﺗﺮﺗﯿﺒﺎت اﻟﺴﻔﺮ واﻟﺤﺠﺰ‪:‬‬
‫• دور اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮ ﻓﻲ إﻋﺪاد اﻟﺮﺣﻠﺔ ﻟﻠﺮﺋﯿﺲ‬
‫• ﻋﻤﺎل اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮ أﺛﻨﺎء ﻏﯿﺎب اﻟﺮﺋﯿﺲ‬
‫• أﻋﻤﺎل اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮ ﺑﻌﺪ ﻋﻮدة اﻟﺮﺋﯿﺲ‬
‫اﻟﺤﻔﻆ واﻟﺘﺼﻨﯿﻒ واﻟﻔﮭﺮﺳﺔ‬ ‫‪ ‬‬
‫ﺗﻨﻈﯿﻢ اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت‬
‫• ﺗﻌﺮﯾﻒ اﻟﺠﺘﻤﺎع واﻧﻮاﻋﮫ‪.‬‬
‫• وﻇﺎﺋﻒ اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮ ﻗﺒﻞ واﺛﻨﺎء وﺑﻌﺪ اﻻﺟﺘﻤﺎع‪.‬‬
‫ﻛﺘﺎﺑﺔ اﻟﺨﻄﺎﺑﺎت اﻻدارﯾﺔ واﻟﺘﺠﺎرﯾﺔ‪:‬‬
‫• ﺗﻌﺮﯾﻒ واھﻤﯿﺔ اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ اﻻدارﯾﺔ‬
‫• اﻧﻮاع اﻟﺮﺳﺎﺋﻞ اﻻدارﯾﺔ‬
‫• اﺟﺰاء اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ اﻻدارﯾﺔ‬
‫• ﻛﯿﻒ ﯾﺘﻢ ﺗﻨﺴﯿﻘﮭﺎ‬
‫• اﻟﺘﻌﻤﯿﻤﺎت‬
‫• اﻟﻤﺬﻛﺮة اﻟﺪاﺧﻠﯿﺔ‬
‫• اﻟﻘﺮارات‬
‫اﻟﻤﺮﻓﻘﺎت‪ :‬ﻋﺒﺎرة ﻋﻦ ﻧﻤﺎذج ﺧﻄﺎﺑﺎت وﻏﯿﺮھﺎ‬
‫ﺍﻋﺪﺍﺩ ‪ /‬ﳏﻤﺪ ﺳﻠﻴﻢ ﺍﻟﺒﺒﻼﻭﻯ‬ ‫‪٢‬‬
 ‫ﺩﻭﺭﺓ ﺍﻟﺴﻜﺮﺗﺎﺭﻳﺔ ﻭ ﺍﺩﺍﺭﺓ ﺍﳌﻜﺎﺗﺐ‬

‫‪ ‬‬
‫‪ -١‬ﻣﻔﮭﻮم اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﯾﺔ‪:‬‬
‫ھﻲ ذﻟﻚ اﻟﺠﮭﺎز ﻣﻦ اﻟﻌﺎﻣﻠﯿﻦ اﻟﻤﻨﻈﻢ ﻟﻤﻜﺘﺒﺎت اﻻدارة اﻟﺼﺎدرة ﻣﻨﮭﺎ واﻟﻮاردة اﻟﯿﮭﺎ‪.‬‬
‫وﺗﻌﺘﺒﺮ ﺑﻤﺜﺎﺑﺔ اﻟﻤﺴﺎﻋﺪ اﻷﯾﻤﻦ ﻟﻠﻤﺪﯾﺮ واﻟﻤﺴﺆﻟﯿﻦ ﻓﻲ إﻧﺠﺎز وأداء أﻋﻤﺎﻟﮭﻢ‪.‬‬

‫‪ -٢‬ﺗﻌﺮﯾﻒ اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮ‪:‬‬
‫ھﻮ اﻟﻤﻮﻇﻒ اﻟﺬي ﯾﻘﻮم ﺑﻤﺴﺎﻋﺪة رﺋﯿﺴﮫ ﻓﻲ اﻧﺠﺎز اﻋﻤﺎﻟﮫ وﺣﻔ ﻆ اﺳ ﺮاره وﺗﺮﺗﯿ ﺐ وﺗﻨﻈ ﯿﻢ وﻗﺘ ﮫ‬
‫وﺗﺴﺠﯿﻞ ﻣﻌﺎﻣﻼﺗﮫ ﺑﺸﻜﻞ دﻗﯿﻖ وذﻟﻚ ﻟﺘﻨﻔﯿﺬ ﺧﻄﺔ اﻟﻌﻤﻞ ﻓﻲ ﺳﺒﯿﻞ ﺗﺤﻘﯿﻖ اﻻھﺪاف اﻟﻤﻨﺸﻮدة‪.‬‬

‫‪ -٣‬اﻟﺼﻔﺎت اﻟﻮاﺟﺐ ﺗﻮﻓﺮھﺎ ﻓﻲ اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮ‪:‬‬

‫اﻟﺼﻔﺎت اﻟﺸﺨﺼﯿﺔ‪:‬‬
‫• أن ﯾﻜﻮن ﺻﺎدﻗﺎً أﻣﯿﻨﺎً ﯾﺤﻔﻆ أﺳﺮار اﻟﻤﺆﺳﺴﺔ‬
‫• أن ﯾﺘﻤﯿﺰ ﺑﺎﻟﻠﺒﺎﻗﺔ وﺣﺴﻦ اﻟﺘﺼﺮف‪.‬‬
‫• أن ﯾﺘﺼﻒ ﺑﺎﻟﺬﻛﺎء وﻗﻮة اﻟﺬاﻛﺮة‪.‬‬
‫• أن ﯾﺘﺼﻒ ﺑﺎﻟﻄﻼﻗﺔ ﻓﻲ اﻟﺘﻌﺒﯿﺮ وﺣﺴﻦ اﻻﺳﺘﻤﺎع‪.‬‬
‫• أن ﯾﻜﻮن ﯾﺘﻤﺘﻊ ﺑﺎﻟﺜﻘﺔ ﺑﺎﻟﻨﻔﺲ واﻟﺼﺤﺔ اﻟﺠﺴﺪﯾﺔ واﻟﻨﻔﺴﯿﺔ‪.‬‬
‫• أن ﯾﮭﺘﻢ ﺑﺎﻟﻤﻈﮭﺮ اﻟﺤﺴﻦ واﻻﻧﺘﻈﺎم ﻓﻲ اﻟﻌﻤﻞ‪.‬‬
‫• أن ﯾﻜﻮن ﺟﺮﯾﺌﺎ ﺑﻌﯿﺪا ﻋﻦ اﻟﺸﻌﻮر اﻟﺨﻮف واﻟﺨﺠﻞ واﻟﻘﻠﻖ‪.‬‬
‫• دﻗــﺔ اﻟﻤﻼﺣﻈــﺔ وﺳﺮﻋــﺔ اﻟﺒﺪﯾﮭــﺔ‪.‬‬
‫• أن ﯾﻜﻮن ﻟﺪﯾﺔ اﻟﻘﺪرة ﻋﻠﻰ إدارة اﻟﺬات وﺗﺮﺗﯿﺐ اﻷوﻟﯿﺎت‪.‬‬
‫• اﻟﺘﺨﻠﺺ ﻣﻦ اﻟﺴﻠﻮﻛﯿﺎت اﻟﺴﻠﺒﯿﺔ )اﻟﻌﺼﺒﯿﺔ‪ ،‬اﻟﺘﺴﺮع‪ ،‬اﻟﻤﻤﺎﻃﻠﺔ‬

‫اﻟﺼﻔﺎت اﻟﻌﻠﻤﯿﺔ‪:‬‬
‫• ان ﯾﻜﻮن ﺣﺎﺻﻼ ﻋﻠﻰ ﺷﮭﺎدة ﺗﺆھﻠﮫ ﻻﻋﻤﺎل اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﯾﺔ‪.‬‬
‫• أن ﯾﻜﻮن ﻣﻄﻠﻌﺎ ﻋﻠﻰ ﻗﻮاﻧﯿﻦ اﻟﻌﻤﻞ واﻟﻨﻈﺎم اﻟﺪاﺧﻠﻲ وﻗﻮاﻧﯿﻦ اﻟﺪوﻟﺔ‪..‬‬
‫• أن ﯾﻜﻮن واﺳﻊ اﻻﻃﻼع ﻋﻠﻰ ﻣﺎ ﯾﺠﺪ ﻓﻲ ﻣﺠﺎل ﻋﻤﻠﮫ‬
‫• اﻟﻘﺪرة ﻋﻠﻰ اﻟﺘﺤﺪث واﻟﻜﺘﺎﺑﺔ ﺑﻠﻐﺔ اﻟﺒﻠﺪ اﻟﻤﻮﺟﻮد ﺑﮫ ﺑﺎﻻﻇﺎﻓﺔ اﻟﻰ ﻟﻐﺔ اﺟﻨﺒﯿﺔ واﻻﻓﻈﻞ ﻟﻐﺔ اﻟﻌﺎﻟﻤﯿﺔ ‪ :‬اﻟﻠﻐﺔ اﻻﻧﺠﻠﯿﺰﯾﺔ ‪.‬‬
‫• أن ﯾﻜﻮن ﻟﺪﯾﺔ اﻟﺮﻏﺒﺔ ﺑﺎﻟﺘﻄﻮﯾﺮ اﻟﺬاﺗﻲ اﻟﻤﺴﺘﻤﺮ ورﻓﻊ اﻟﻜﻔﺎءة واﻟﺘﺪرﯾﺐ‪.‬‬

‫اﻟﺼﻔﺎت اﻟﻌﻠﻤﯿﺔ‪:‬‬
‫• أن ﯾﻜﻮن اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮ ﻣﻠﻤﺎ ﺑﺄﻣﻮر اﻹدارة اﻟﻤﻜﺘﺒﯿﺔ اﻟﺤﺪﯾﺜﺔ‪.‬‬
‫• أن ﯾﺠﯿﺪ اﺳﺘﺨﺪام ﺑﺮاﻣﺞ اﻟﻜﻤﺒﯿﻮﺗﺮ واﻵﻻت اﻟﻤﻜﺘﺒﯿﺔ وﺻﯿﺎﻧﺘﮭﺎ وﻣﺘﺎﺑﻌﺘﮭﺎ‪.‬‬
‫• أن ﯾﻜﻮن ﻟﺪﯾﺔ إﻟﻤﺎم ﺑﻤﮭﺎرات إﻋﺪاد اﻟﺪراﺳﺎت واﻟﺒﺤﻮث واﻻﺳﺘﺒﯿﺎﻧﺎت‬
‫• أن ﯾﻜﻮن ﻗﺎدرا ﻋﻠﻰ اﻟﺘﻌﺒﯿﺮ وﺻﯿﺎﻏﺔ اﻟﻤﺮاﺳﻼت وإﯾﺼﺎل اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺔ ﺑﺴﻼﺳﺔ‪.‬‬
‫• أن ﯾﻜﻮن ﻟﺪﯾﺔ ﻣﺒﺎدئ اﻟﺘﺮﺟﻤﺔ وإﯾﺠﺎد اﻟﻤﺴﻤﯿﺎت واﻟﻤﺼﻄﻠﺤﺎت واﻟﺘﺄﻟﯿﻒ‪.‬‬
‫• أن ﯾﺠﯿﺪ اﺳﺘﺨﺪام ﻗﻮاﻋﺪ اﻻﺗﺼﺎﻻت واﺳﺘﺨﺪام اﻟﮭﺎﺗﻒ وآداب اﻟﺤﺪﯾﺚ‪.‬‬
‫• أن ﯾﻜﻮن ﻗﺎدرا ﻋﻠﻰ اﻟﺘﻌﺎﻣﻞ ﻣﻊ ﺗﻨﻈﯿﻢ اﻟﺤﺠﻮزات واﻟﻄﯿﺮان واﻟﻔﻨﺎدق‪.‬‬
‫• اﻹﻟﻤﺎم ﺑﻮﺳﺎﺋﻞ اﻟﺤﻔﻆ واﻟﺘﺼﻨﯿﻒ واﻟﻔﮭﺮﺳﺔ‬
‫• اﻟﺨﺒﺮة اﻟﻤﺘﺼﻠﺔ ﺑﺘ ﺼﻤﯿﻢ اﻟﻨﻤ ﺎذج ﻣﺜ ﻞ ‪ /‬ﻧﻤ ﻮذج اﻟﺒﺮﯾ ﺪ اﻟ ﺼﺎدر واﻟ ﻮارد ‪/.‬ﻧﻤ ﻮذج ﺟ ﺪول اﻷﻋﻤ ﺎل ‪/‬ﻧﻤ ﻮذج ﺑﻄﺎﻗ ﺔ دﻋ ﻮة ‪/‬‬
‫ﻧﻤﻮذج ﻣﺤﻀﺮ اﻻﺟﺘﻤﺎع ‪ /‬ﻧﻤﻮذج ﻣﻮاﻋﯿﺪ اﻟﺰوار‪.‬‬
‫• اﻹﻟﻤﺎم ﺑﺎﺟﺮاءات ﺗﻨﻈﯿﻢ اﻻﺟﺘﻤﺎع‬

‫ﺍﻋﺪﺍﺩ ‪ /‬ﳏﻤﺪ ﺳﻠﻴﻢ ﺍﻟﺒﺒﻼﻭﻯ‬ ‫‪٣‬‬

 ‫ﺩﻭﺭﺓ ﺍﻟﺴﻜﺮﺗﺎﺭﻳﺔ ﻭ ﺍﺩﺍﺭﺓ ﺍﳌﻜﺎﺗﺐ‬

‫‪ -٤‬اﻟﻮﺻﻒ اﻟﻮﻇﯿﻔﻲ ﻟﻠﺴﻜﺮﺗﯿﺮ‬

‫ﺭﻤﺯ ﺍﻟﻭﻅﻴﻔﺔ ) ﻋﻠﻰ ﺴﺒﻴل ﺍﻟﻤﺜﺎل ( ‪HD/M101 :‬‬ ‫ﺍﻟﻤﺴﻤﻰ ﺍﻟﻭﻅﻴﻔﻲ‪ :‬ﺴﻜﺭﺘﻴﺭ‬
‫ﺍﻟﻘﺴﻡ‪ :‬ﺍﻹﺩﺍﺭﺓ‬ ‫ﺍﻟﺩﺍﺌﺭﺓ‪:‬ﺍﻟﺸﺌﻭﻥ ﺍﻹﺩﺍﺭﻴﺔ‬ ‫ﺍﻹﺩﺍﺭﺓ‪ :‬ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻴﺔ‬
‫ﻤﺴﻤﻰ ﻭﻅﻴﻔﺔ ﺍﻟﻤﺴﺌﻭل ﺍﻟﻤﺒﺎﺸﺭ‪:‬‬
‫ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻱ‬
‫ﻤﺴﻤﻰ ﺍﻟﻭﻅﺎﺌﻑ ﺍﻟﺘﻲ ﻴﺸﺭﻑ ﻋﻠﻴﻬﺎ‪:‬‬
‫ﺍﻟﺴﻜﺭﺘﺎﺭﻴﺎ‬
‫ﻤﻠﺨﺹ ﺍﻟﻭﻅﻴﻔﺔ‪:‬‬
‫ﺍﻟﻘﻴﺎﻡ ﺒﺎﻻﻋﻤﺎل ﺍﻟﺭﻭﺘﻴﻨﻴﺔ ﻤﻥ ﺍﺴﺘﻘﺒﺎل ﺍﻟﺯﺍﺌﺭﻴﻥ ﻭﺘﺤﺩﻴﺩ ﺍﻟﻤﻭﺍﻋﻴﺩ ﻭﺍﺴﺘﻘﺒﺎل ﺍﻻﺘﺼﺎﻻﺕ ﺍﻟﻭﺍﺭﺩﺓ ﻭﺤﻔﻅ ﺍﻟﻤﻠﻔﺎﺕ‬
‫ﻭﺍﻟﺴﺠﻼﺕ ﻭﺍﻟﺤﻔﺎﻅ ﻋﻠﻰ ﻭﻗﺕ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ‪.‬‬
‫ﻤﻬﺎﻡ ﺍﻟﻭﻅﻴﻔﺔ‪:‬‬
‫‪ .١‬ﺍﺴﺘﻘﺒﺎل ﺍﻟﺯﺍﺌﺭﻴﻥ ﻭﺍﻟﻤﺭﺍﺠﻌﻴﻥ ﺍﻟﺫﻴﻥ ﻴﻘﺩﻤﻭﻥ ﻟﻤﻘﺎﺒﻠﺔ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﻭﺘﺤﺩﻴﺩ ﺍﻟﻤﻭﺍﻋﻴﺩ‪.‬‬
‫‪ .٢‬ﺍﻟﻘﻴﺎﻡ ﺒﺤﻔﻅ ﺍﻟﺭﺴﺎﺌل ﻭﺍﻟﻤﺴﺘﻨﺩﺍﺕ ﻓﻲ ﻤﻠﻔﺎﺘﻬﺎ ﺍﻟﻤﻨﺎﺴﺒﺔ‪ ،‬ﻭﻜﺫﻟﻙ ﺤﻔﻅ ﻭﺘﺭﺘﻴﺏ ﺍﻟﻤﻠﻔﺎﺕ ﺒﻁﺭﻴﻘﺔ ﻤﻨﻅﻤﺔ‬
‫ﻴﺴﻬل ﺍﻟﺭﺠﻭﻉ ﺍﻟﻴﻬﺎ ﻋﻨﺩ ﻁﻠﺒﻬﺎ ﺃﻭ ﺍﻟﺤﺎﺠﺔ ﺍﻟﻴﻬﺎ‪.‬‬
‫‪ .٣‬ﺍﻟﺭﺩ ﻋﻠﻰ ﺍﻻﺘﺼﺎﻻﺕ ﺍﻟﻬﺎﺘﻔﻴﺔ ﺍﻟﻭﺍﺭﺩﺓ ﻟﻠﺸﺭﻜﺔ‪ ،‬ﻭﺘﺤﻭﻴﻠﻬﺎ ﻟﻼﺸﺨﺎﺹ ﺍﻟﻤﻌﻨﻴﻥ ﻭﺘﻭﺜﻴﻘﻬﺎ‪.‬‬
‫‪ .٤‬ﺘﺴﻠﻴﻡ ﺍﻟﺒﺭﻴﺩ ﺍﻟﻴﻭﻤﻲ ﺍﻟﻭﺍﺭﺩ ﻭﺘﺴﺠﻴﻠﻪ ﻭﻓﺭﺯﻩ ﻭﺘﻭﺯﻴﻌﻪ ﻋﻠﻰ ﺍﻻﻗﺴﺎﻡ ﺍﻟﻤﺨﺘﻠﻔﺔ ﻭﻜﺫﻟﻙ ﺍﻟﻌﻨﺎﻴﺔ ﺒﺎﻟﺒﺭﻴﺩ‬
‫ﺍﻟﺼﺎﺩﺭ ﻤﻥ ﺍﻟﻤﺅﺴﺴﺔ ﻭﺘﻭﺜﻴﻘﻪ‪.‬‬
‫‪ .٥‬ﺍﻟﺘﺤﻀﻴﺭ ﻟﻼﺠﺘﻤﺎﻋﺎﺕ‪ ،‬ﻭﻜﺘﺎﺒﺔ ﻤﺤﺎﻀﺭ ﺍﻻﺠﺘﻤﺎﻋﺎﺕ‪.‬‬
‫‪ .٦‬ﺩﺭﺍﺴﺔ ﻤﺎ ﻴﻁﻠﺒﻪ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﻤﻥ ﻤﻭﻀﻭﻋﺎﺕ ﻤﻊ ﺘﻘﺩﻴﻡ ﺍﻟﺘﻘﺭﻴﺭ ﺍﻟﻜﺎﻤل ﺒﺨﺼﻭﺼﻬﺎ‪.‬‬
‫‪ .٧‬ﺍﻻﻁﻼﻉ ﻋﻠﻰ ﺍﻟﺼﺤﻑ ﺍﻟﻴﻭﻤﻴﺔ ﻭﻋﺭﺽ ﺍﻟﻤﻌﻠﻭﻤﺎﺕ ﺍﻟﻌﺎﻤﺔ ﻭﺫﺍﺕ ﺍﻟﻌﻼﻗﺔ ﺒﺎﻋﻤﺎل ﺍﻟﺸﺭﻜﺔ ﻋﻠﻰ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ‪.‬‬
‫‪ .٨‬ﻁﺒﺎﻋﺔ ﺍﻟﻜﺘﺏ ﻭﺍﻟﻤﺭﺍﺴﻼﺕ ﻭﺍﻟﺘﻘﺎﺭﻴﺭ ﺍﻟﺘﻲ ﺘﻁﻠﺏ ﻤﻨﻬﺎ ﻤﻥ ﻗﺒل ﺭﺅﺴﺎﺀ ﺍﻻﻗﺴﺎﻡ ﺒﻌﺩ ﺃﺨﺫ ﻤﻭﺍﻓﻘﺔ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ‬
‫ﻋﻠﻴﻬﺎ‪.‬‬
‫‪ .٩‬ﺍﻟﻘﻴﺎﻡ ﺒﻌﻤﻠﻴﺎﺕ ﺍﻟﻤﺴﺢ ﺍﻟﻀﻭﺌﻲ )ﺍﻟﻨﺴﺦ ﻭﺍﻟﺘﺼﻭﻴﺭ( ﺇﺫﺍ ﻤﺎ ﻁﻠﺏ ﻤﻨﻪ ﺫﻟﻙ‪.‬‬
‫‪ .١٠‬ﺍﻟﻘﻴﺎﻡ ﺒﻭﺍﺠﺏ ﺍﻟﻀﻴﺎﻓﺔ ﻤﻥ ﻤﻨﺘﻭﺠﺎﺕ ﺍﻟﺸﺭﻜﺔ‪.‬‬
‫ﻤﺴﺌﻭﻟﻴﺎﺕ ﺃﺨﺭﻯ‪:‬‬
‫‪ .١‬ﻤﺴﺎﻋﺩﺓ ﺩﺍﺌﺭﺓ ﺍﻟﻤﻭﺍﺭﺩ ﺍﻟﺒﺸﺭﻴﺔ ﻓﻲ ﺘﺠﻬﻴﺯ ﻤﻠﻔﺎﺕ ﺍﻟﻤﻭﻅﻔﻴﻥ‪.‬‬
‫‪ .٢‬ﻤﺴﺎﻋﺩﺓ ﺩﺍﺌﺭﺓ ﺍﻟﻤﺒﻴﻌﺎﺕ ﻓﻲ ﺍﺴﺘﻼﻡ ﻁﻠﺒﻴﺎﺕ ﺍﻟﻭﻜﻼﺀ ﻋﺒﺭ ﺍﻟﻬﺎﺘﻑ‪.‬‬
‫‪ .٣‬ﺃﻱ ﻭﻅﻴﻔﺔ ﺃﺨﺭﻯ ﺘﻁﻠﺏ ﻤﻨﻪ ﺘﺘﻌﻠﻕ ﺒﻤﺠﺎل ﻋﻤﻠﻪ ﻭﺍﺨﺘﺼﺎﺼﻪ‪.‬‬

‫ﺍﻋﺪﺍﺩ ‪ /‬ﳏﻤﺪ ﺳﻠﻴﻢ ﺍﻟﺒﺒﻼﻭﻯ‬ ‫‪٤‬‬

 ‫ﺩﻭﺭﺓ ﺍﻟﺴﻜﺮﺗﺎﺭﻳﺔ ﻭ ﺍﺩﺍﺭﺓ ﺍﳌﻜﺎﺗﺐ‬

‫‪ -٥‬اﻟﻮﺻﻒ اﻟﻮﻇﯿﻔﻲ ﻟﻤﺪﯾﺮ ﻣﻜﺘﺐ اﻹدارة اﻟﻌﻠﯿﺎ‬

‫ﻜﻭﺩﺍﻟﻭﻅﻴﻔﺔ‪:‬‬ ‫ﺍﻟﺘﺒﻌﻴﺔ ‪ :‬ﺍﻹﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ‬

‫ﺍﻟﻬﺩﻑ ﻭ ﺍﻟﻐﺭﺽ ﻤﻥ ﺍﻟﻭﻅﻴﻔﺔ‪:‬‬
‫ﺘﻨﻅﻴﻡ ﻭ ﺇﺩﺍﺭﺓ ﻤﻜﺘﺏ ﺍﻹﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ ﻭﻤﺴﺎﻋﺩﺓ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﻌﺎﻡ ﻭ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻯ ﻓﻰ ﺍﻷﻋﻤﺎل ﺍﻟﺭﻭﺘﻴﻨﻴـﺔ ﻭ ﺍﻟﺘﺄﻜـﺩ‬
‫ﻤﻥ ﺘﻁﺒﻴﻕ ﺍﻟﻨﻅﺎﻡ ﺍﻟﻤﻌﺘﻤﺩ ﺒﻤﻜﺘﺏ ﺍﻹﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ‬
‫ﺍﻟﺭﺌﻴﺱ ﺍﻟﻤﺒﺎﺸﺭ‪:‬‬
‫‪ -‬ﻤﻤﺜل ﻤﺠﻠﺱ ﺍﻹﺩﺍﺭﺓ )ﺍﻟﻌﻀﻭ ﺍﻟﻤﻨﺘﺩﺏ(‬
‫‪ -‬ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻯ‬ ‫‪ -‬ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﻌﺎﻡ‬
‫ﺍﻟﻤﻬﺎﻡ ﻭ ﺍﻟﻤﺴﺌﻭﻟﻴﺎﺕ‪:‬‬
‫‪ -‬ﺘﺤﺩﻴﺩ ﻭ ﺼﻴﺎﻏﺔ ﺍﻷﻫﺩﺍﻑ ﺍﻟﻤﻁﻠﻭﺒﺔ ﻟﻀﺒﻁ ﺃﺩﺍﺀ ﻤﻜﺘﺏ ﺍﻹﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ ﺒﺎﻟﺘﻌﺎﻭﻥ ﻤﻊ ﺍﻟﺴﻜﺭﺘﺎﺭﻴﺔ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻴﺔ‬
‫‪ -‬ﺍﻟﺘﺨﻁﻴﻁ ﻭ ﺇﻋﺩﺍﺩ ﺍﻟﺒﺭﺍﻤﺞ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻴﺔ ﻟﺘﺤﻘﻴﻕ ﻫﺫﻩ ﺍﻷﻫﺩﺍﻑ ﺒﺎﻟﺘﻌﺎﻭﻥ ﻤﻊ ﺍﻟﺴﻜﺭﺘﺎﺭﻴﺔ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻴﺔ‬
‫‪ -‬ﺘﻘﺩﻴﻡ ﺍﻟﻨﺼﺎﺌﺢ ﻭ ﺍﻟﻤﺸﻭﺭﺓ ﻭ ﺍﻟﺭﺃﻱ ﺍﻟﺴﺩﻴﺩ ﻷﻓﺭﺍﺩ ﺍﻟﺴﻜﺭﺘﺎﺭﻴﺔ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻴﺔ ﻭ ﺃﻓﺭﺍﺩ ﺍﻟﻌﻤـل ﺒﻤﻜﺘـﺏ ﺍﻹﺩﺍﺭﺓ‬
‫ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ‬
‫‪ -‬ﺍﻟﻤﺸﺎﺭﻜﺔ ﻓﻲ ﺼﻴﺎﻏﺔ ﺇﺠﺭﺍﺀﺍﺕ ﺇﺩﺍﺭﺓ ﻤﻜﺘﺏ ﺍﻹﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ ﻭ ﺍﻟﺴﻜﺭﺘﺎﺭﻴﺔ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻴﺔ ﻟﻺﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ ﺒﺎﻟﺘﻌﺎﻭﻥ‬
‫ﻤﻊ ﻤﻤﺜل ﺍﻹﺩﺍﺭﺓ ﻟﻨﻅﺎﻡ ﺍﻟﺠﻭﺩﺓ ﻭ ﻤﺩﻴﺭ ﺘﺨﻁﻴﻁ ﻭ ﺘﻭﻜﻴﺩ ﺍﻟﺠﻭﺩﺓ‬
‫‪ -‬ﺍﺴﺘﻘﺒﺎل ﺯﻭﺍﺭ ﺍﻹﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ ﻭ ﺍﻟﺘﺭﺤﻴﺏ ﺒﻬﻡ ﺴﻭﺍﺀ ﺩﺍﺨل ﺃﻭ ﺨﺎﺭﺝ ﺍﻟﻤﺅﺴﺴﺔ‬
‫‪ -‬ﻤﺭﺍﺠﻌﺔ ﻭ ﺍﻋﺘﻤﺎﺩ ﺘﻨﺴﻴﻕ ﺠﺩﻭل ﺍﻟﻤﻭﺍﻋﻴﺩ ﻭ ﺍﻟﻤﻘﺎﺒﻼﺕ ﺍﻟﺨﺎﺹ ﺒﺎﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﻌﺎﻡ ﻭ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻱ‬
‫‪ -‬ﻤﺭﺍﺠﻌﺔ ﺍﻟﺨﻁﺎﺒﺎﺕ ﻭ ﺍﻟﻤﻜﺎﺘﺒﺎﺕ ﺍﻟﺨﺎﺼﺔ ﺒﺎﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﻌﺎﻡ ﺃﻭ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻱ ﻗﺒل ﻋﺭﻀﻬﺎ ﻋﻠﻴﻪ ﺃﻭ ﺘﻭﺠﻴﻬﻬﺎ‬
‫ﻟﻠﻐﻴﺭ‬
‫‪ -‬ﺍﻟﺘﺄﻜﺩ ﻤﻥ ﺤﻔﻅ ﻭ ﺼﻴﺎﻨﺔ ﺠﻤﻴﻊ ﺍﻟﻤﻠﻔﺎﺕ ﺍﻟﺨﺎﺼﺔ ﺒﻤﻜﺘﺏ ﺍﻹﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ ﺒﺸﻜل ﻴﻀﻤﻥ ﺴﻼﻤﺘﻬﺎ ﻭ ﺴـﺭﻋﺔ‬
‫ﺍﺴﺘﺩﻋﺎﺌﻬﺎ‬
‫‪ -‬ﻤﺭﺍﺠﻌﺔ ﺃﻋﻤﺎل ﺍﺴﺘﻼﻡ ﺍﻟﺒﺭﻴﺩ ﻭ ﺍﻟﻔﺎﻜﺱ ﺍﻟﻭﺍﺭﺩ ﻭ ﻋﺭﻀﻪ ﻋﻠﻰ ﺍﻟﻤﺴﺌﻭل ﻭ ﻓﻬﺭﺴﺔ ﻫﺫﻩ ﺍﻟﻤﺴﺘﻨﺩﺍﺕ‬
‫‪ -‬ﻤﺭﺍﺠﻌﺔ ﺃﻋﻤﺎل ﺍﺴﺘﻼﻡ ﻭ ﺇﺭﺴﺎل ﺭﺴﺎﺌل ﺍﻟﺒﺭﻴﺩ ﺍﻹﻟﻴﻜﺘﺭﻭﻨﻲ ﺍﻟﺨﺎﺼﺔ ﺒﻤﻜﺘﺏ ﺍﻹﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ ﻭ ﻓﻬﺭﺴﺔ ﻫـﺫﻩ‬
‫ﺍﻟﺭﺴﺎﺌل‬
‫‪ -‬ﻤﺭﺍﺠﻌﺔ ﺃﻋﻤﺎل ﺘﺴﺠﻴل ﺍﻟﺒﺭﻴﺩ ﻭ ﺍﻟﻔﺎﻜﺱ ﺍﻟﺼﺎﺩﺭ ﻤﻥ ﻤﻜﺘﺏ ﺍﻹﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ ﻭ ﻓﻬﺭﺴﺔ ﺍﻟﻔﺎﻜﺴﺎﺕ ﺍﻟﺼﺎﺩﺭﺓ‬
‫‪ -‬ﺤﻀﻭﺭ ﺠﻤﻴﻊ ﺍﻻﺠﺘﻤﺎﻋﺎﺕ ﻭ ﺍﻟﺠﻠﺴﺎﺕ ﺍﻟﺘﻲ ﻴﻜﻭﻥ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﻌﺎﻡ ﺃﻭ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻱ ﻁﺭﻓﺎﹰ ﻓﻴﻬﺎ‬
‫‪ -‬ﻤﺭﺍﺠﻌﺔ ﺍﻟﺘﺤﻀﻴﺭ ﻟﻼﺠﺘﻤﺎﻋﺎﺕ ﺍﻟﺨﺎﺼﺔ ﺒﺎﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﻌﺎﻡ ﺃﻭ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻱ ﻭ ﺘﻨﺴﻴﻕ ﻭ ﺘﺠﻬﻴﺯ ﻜل ﺍﻟﻭﺜﺎﺌﻕ‬
‫ﻭﺍﻟﻤﺴﺘﻨﺩﺍﺕ ﺍﻟﺘﻲ ﺘﺨﺹ ﻤﻭﻀﻭﻉ ﺍﻻﺠﺘﻤﺎﻉ‬
‫‪ -‬ﻤﺴﺎﻋﺩﺓ ﻜل ﻤﻥ ﺍﻟﻌﻀﻭ ﺍﻟﻤﻨﺘﺩﺏ ﻭ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﻌﺎﻡ ﻭ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻱ ﻓﻲ ﺠﻤﻴﻊ ﺃﻋﻤﺎﻟﻬﻤﺎ ﻏﻴﺭ ﺍﻟﻤﺩﺭﺠﺔ ﻓﻲ‬

‫ﺍﻋﺪﺍﺩ ‪ /‬ﳏﻤﺪ ﺳﻠﻴﻢ ﺍﻟﺒﺒﻼﻭﻯ‬ ‫‪٥‬‬

 ‫ﺩﻭﺭﺓ ﺍﻟﺴﻜﺮﺗﺎﺭﻳﺔ ﻭ ﺍﺩﺍﺭﺓ ﺍﳌﻜﺎﺗﺐ‬

‫ﻫﺫﺍ ﺍﻟﺘﻭﺼﻴﻑ ﺒﻨﺎﺀﺍﹰ ﻋﻠﻰ ﻁﻠﺒﻪ ﺍﻟﺸﺨﺼﻲ‬

‫‪ -‬ﻤﺭﺍﺠﻌﺔ ﺘﻨﻅﻴﻡ ﻭ ﻓﻬﺭﺴﺔ ﺍﻟﺘﻘﺎﺭﻴﺭ ﺍﻟﺩﺍﺨﻠﻴﺔ ﺍﻟﻭﺍﺭﺩﺓ ﻤﻥ ﺍﻹﺩﺍﺭﺍﺕ ﻭ ﺍﻷﻗﺴﺎﻡ ﺍﻷﺨـﺭﻯ ﻭ ﻋﺭﻀـﻬﺎ ﻋﻠـﻰ‬
‫ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﻌﺎﻡ ﺃﻭ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻱ ﻭ ﻤﺘﺎﺒﻌﺔ ﻗﺭﺍﺭ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﻌﺎﻡ ﺒﺸﺄﻨﻬﺎ ﻭ ﺘﺴﺠﻴﻠﻬﺎ ﻓﻲ ﺍﻟﺴﺠﻼﺕ ﺍﻟﺨﺎﺼـﺔ‬
‫ﺒﻬﺎ‬
‫‪ -‬ﺍﻟﺘﺄﻜﺩ ﻤﻥ ﺃﻥ ﺠﻤﻴﻊ ﺍﻷﺠﻬﺯﺓ ﺍﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ ﻭ ﺍﻟﻜﻬﺭﺒﺎﺌﻴﺔ ﻓﻰ ﺤﺎﻟﺔ ﺼﺎﻟﺤﺔ ﻟﻠﻌﻤل ﺒﺎﺴﺘﻤﺭﺍﺭ ﻭ ﻁﻠﺏ ﻤـﺴﺌﻭﻟﻲ‬
‫ﺍﻟﺼﻴﺎﻨﺔ ﻤﻥ ﺩﺍﺨل ﺍﻟﺸﺭﻜﺔ ﻭ ﻤﻥ ﺨﺎﺭﺠﻬﺎ ﻭ ﻤﺘﺎﺒﻌﺔ ﺃﻋﻤﺎل ﺍﻟﺼﻴﺎﻨﺔ ﻟﺠﻤﻴﻊ ﺍﻷﺠﻬﺯﺓ ﺍﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ ﺍﻟﻤﻭﺠـﻭﺩﺓ‬
‫ﺒﻤﻜﺘﺏ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﻌﺎﻡ‬
‫‪ -‬ﺍﻟﺘﺄﻜﺩ ﻤﻥ ﺘﻭﺍﻓﺭ ﺠﻤﻴﻊ ﺍﻷﺩﻭﺍﺕ ﺍﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ ﻭ ﺍﻟﻜﺘﺎﺒﻴﺔ ﻟﻤﻜﺘﺏ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﻌﺎﻡ ﻭ ﺃﻓﺭﺍﺩ ﺍﻟﻌﻤل ﺒﻤﻜﺘـﺏ ﺍﻟﻤـﺩﻴﺭ‬
‫ﺍﻟﻌﺎﻡ‬
‫‪ -‬ﺘﻭﺠﻴﻪ ﺍﻟﺩﻋﻭﺍﺕ ﻟﻠﻤﺸﺎﺭﻜﻴﻥ ﻓﻲ ﺍﻻﺠﺘﻤﺎﻋﺎﺕ ﺍﻟﺘﻲ ﺘﺩﻋﻭ ﻟﻌﻘﺩﻫﺎ ﺍﻹﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ ﻭ ﺘﺴﺠﻴل ﺫﻟﻙ ﻋﻠﻰ ﺍﻟﻨﻤﺎﺫﺝ‬
‫ﺍﻟﺨﺎﺼﺔ‬
‫‪ -‬ﻤﺭﺍﺠﻌﺔ ﺤﺠﺯ ﺘﺫﺍﻜﺭ ﺍﻟﺴﻔﺭ ﻭ ﺍﻟﻔﻨﺎﺩﻕ ﻭ ﺒﻁﺎﻗﺎﺕ ﺩﺨﻭل ﺍﻟﻤﻌﺎﺭﺽ ﺍﻟﺨﺎﺼـﺔ ﺒﺎﻟﻤـﺩﻴﺭ ﺍﻟﻌـﺎﻡ ﻭ ﺍﻟﻤـﺩﻴﺭ‬
‫ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻱ ﻭ ﺘﻨﻅﻴﻡ ﺭﺤﻼﺕ ﺍﻟﻌﻤل‬
‫‪ -‬ﺘﻌﻠﻴﻡ ﻭ ﺘﻭﺠﻴﻪ ﺃﻓﺭﺍﺩ ﺍﻟﺴﻜﺭﺘﺎﺭﻴﺔ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻴﺔ ﺍﻟﻤﺴﺎﻋﺩﻴﻥ ﻭ ﺍﻻﺭﺘﻘﺎﺀ ﺒﻤﺴﺘﻭﺍﻫﻡ ﺍﻟﻭﻅﻴﻔﻲ ﺒﻤﺎ ﻴﺅﻫﻠﻬﻡ ﻟﺘﺤﻤل‬
‫ﺍﻟﻤﺴﺌﻭﻟﻴﺔ ﺒﻌﺩ ﺘﺭﻗﻴﺘﻪ ﻭ ﺘﻘﺩﻴﻡ ﺘﻘﺎﺭﻴﺭ ﺘﻘﻴﻴﻡ ﺍﻷﺩﺍﺀ ﺍﻟﺨﺎﺼﺔ ﺒﻬﻡ‬
‫‪ -‬ﻜﺘﺎﺒﺔ ﺘﻘﺭﻴﺭ ﺃﺴﺒﻭﻋﻲ ﻟﺒﻴﺎﻥ ﻤﺎ ﺘﻡ ﺇﻨﺠﺎﺯﻩ ﻤﻥ ﺃﻋﻤﺎل ﻭ ﻤﺎ ﺘﻡ ﺘﺄﺠﻴﻠﻪ ﻤﻊ ﺒﻴﺎﻥ ﺍﻟﺴﺒﺏ ﻟﻠﻤـﺩﻴﺭ ﺍﻟﻌـﺎﻡ ﻭ‬
‫ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻱ‬
‫‪ -‬ﺠﻤﻴﻊ ﻤﺎ ﺴﺒﻕ ﺫﻜﺭﻩ ﻴﺠﺏ ﺃﻥ ﻴﺘﻡ ﻁﺒﻘﺎﹰ ﻟﻺﺠﺭﺍﺀ ﺍﻟﺭﺴﻤﻲ ﺍﻟﻤﻌﺘﻤﺩ ﻟﻤﺩﻴﺭ ﻤﻜﺘﺏ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﻌﺎﻡ‬
‫‪ -‬ﻤﺩﻴﺭ ﻤﻜﺘﺏ ﺍﻹﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ ﻤﺴﺌﻭل ﻋﻥ ﺤﻔﻅ ﺠﻤﻴﻊ ﺴﺠﻼﺕ ﻨﻤﺎﺫﺝ ﺍﻟﺠﻭﺩﺓ ﺍﻟﺨﺎﺼﺔ ﺒﺈﺠﺭﺍﺀ ﻤـﺩﻴﺭ ﻤﻜﺘـﺏ‬
‫ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﻌﺎﻡ ﻭ ﺠﻤﻴﻊ ﺃﻋﻤﺎﻟﻪ ﺘﺨﻀﻊ ﻟﻠﻤﺭﺍﺠﻌﺔ ﺍﻟﺩﺍﺨﻠﻴﺔ‬

‫ﻨﻁﺎﻕ ﺍﻟﻤﺴﺌﻭﻟﻴﺔ ﻭ ﺍﻹﺸﺭﺍﻑ‪:‬‬

‫ﻤﺩﻴﺭ ﻤﻜﺘﺏ ﺍﻹﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ ﻴﺠﺏ ﺃﻥ ﻴﺼﺩﺭ ﺃﻭﺍﻤﺭ ﺍﻟﺘﺤﻤﻴل ﻭ ﺃﻭﺍﻤﺭ ﺍﻟﺸﻐل ﻭ ﻫﻭ ﻤﺴﺌﻭل ﻭ ﻤﺸﺭﻑ ﻋﻠﻰ ﻜل ﻤﻥ‪:‬‬
‫‪ -١‬ﺍﻟﺴﻜﺭﺘﻴﺭ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻱ )ﻤﺴﺌﻭﻟﻴﺔ ﻤﺒﺎﺸﺭﺓ(‬
‫‪ -١‬ﻋﺎﻤل ﺍﻟﻨﻅﺎﻓﺔ‬
‫‪ -٢‬ﻋﺎﻤل ﺍﻟﺒﻭﻓﻴﻪ‬
‫‪ -٣‬ﺍﻟﺴﺎﺌﻕ ﺍﻟﺨﺎﺹ ﻟﻠﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﻌﺎﻡ ﺃﻭ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻯ‬
‫‪ -٤‬ﺍﻟﻤﺴﺎﻋﺩﻥ ﺍﻟﻤﺒﺎﺸﺭﻭﻥ ﻟﻠﺴﻜﺭﺘﻴﺭ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻯ‬
‫‪ -٥‬ﺍﻟﻤﻨﺩﻭﺒﻴﻥ ﺒﻤﻜﺘﺏ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﻌﺎﻡ‬

‫ﺍﻋﺪﺍﺩ ‪ /‬ﳏﻤﺪ ﺳﻠﻴﻢ ﺍﻟﺒﺒﻼﻭﻯ‬ ‫‪٦‬‬

 ‫ﺩﻭﺭﺓ ﺍﻟﺴﻜﺮﺗﺎﺭﻳﺔ ﻭ ﺍﺩﺍﺭﺓ ﺍﳌﻜﺎﺗﺐ‬
‫ﺍﻟﺴﻠﻁﺎﺕ ﻭ ﺍﻟﺼﻼﺤﻴﺎﺕ‪:‬‬
‫‪ -‬ﻤﺩﻴﺭ ﻤﻜﺘﺏ ﺍﻹﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ ﻟﻪ ﺴﻠﻁﺔ ﻤﻁﻠﻘﺔ ﻓﻰ ﺇﺼﺩﺍﺭ ﺃﻭﺍﻤﺭ ﺍﻟﺸﻐل ﻟﻸﺸﺨﺎﺹ ﺍﻟﻭﺍﻗﻌﻭﻥ ﺘﺤـﺕ ﻨﻁﺎﻗـﻪ‬
‫ﺍﻹﺸﺭﺍﻓﻲ ﺒﻤﺎ ﻴﻔﻴﺩ ﺼﺎﻟﺢ ﺍﻟﻌﻤل ﻭ ﻟﻪ ﺤﻕ ﺘﻭﻗﻴﻊ ﺍﻟﺠﺯﺍﺀﺍﺕ ﺍﻹﺩﺍﺭﻴﺔ ﻋﻠﻴﻬﻡ ﻭ ﻜﺫﻟﻙ ﺤﻕ ﺇﺼﺩﺍﺭ ﺍﻟﻤﻜﺎﻓﺂﺕ‬
‫ﻭ ﺍﻟﺤﻭﺍﻓﺯ ﻟﻠﻤﺘﻤﻴﺯﻴﻥ ﻤﻥ ﺃﻓﺭﺍﺩ ﺍﻟﻌﻤل ﺒﻤﻜﺘﺏ ﺍﻹﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ )ﺒﻌﺩ ﻤﻭﺍﻓﻘﺔ ﺍﻹﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ(‬
‫‪ -‬ﺇﺼﺩﺍﺭ ﺍﻟﻘﺭﺍﺭﺍﺕ ﺍﻟﻤﻨﺎﺴﺒﺔ ﺒﻤﺎ ﻴﻨﺎﺴﺏ ﻤﺴﺌﻭﻟﻴﺎﺕ ﻤﺩﻴﺭ ﻤﻜﺘﺏ ﺍﻹﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ ﺒﻤﺎ ﻴﺤﻘﻕ ﺍﻷﻫﺩﺍﻑ ﺍﻟﻤﻁﻠﻭﺒﺔ‬
‫ﻭ ﻴﺴﺎﻋﺩﻩ ﻋﻠﻰ ﺇﻨﺠﺎﺯ ﺃﻋﻤﺎﻟﻪ ﻓﻲ ﺃﺤﺴﻥ ﺼﻭﺭﺓ ‪.‬‬
‫‪ -‬ﺇﺼﺩﺍﺭ ﻁﻠﺒﺎﺕ ﺍﻟﺸﺭﺍﺀ ﺍﻟﺨﺎﺼﺔ ﺒﺎﻷﺠﻬﺯﺓ ﺍﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ ﻭ ﺍﻷﺩﻭﺍﺕ ﺍﻟﻜﺘﺎﺒﻴﺔ ﻭ ﺍﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ ﺍﻟﺨﺎﺼﺔ ﺒﺎﻹﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ‬
‫‪ -‬ﻤﺩﻴﺭ ﻤﻜﺘﺏ ﺍﻹﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ ﻻ ﻴﻨﻭﺏ ﻋﻠﻰ ﺍﻹﻁﻼﻕ ﻋﻥ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﻌﺎﻡ ﻭ ﻟﻴﺱ ﻟﻪ ﺴﻠﻁﺔ ﺍﺘﺨﺎﺫ ﻗﺭﺍﺭﺍﺕ ﺇﺩﺍﺭﻴﺔ‬
‫ﺘﺠﺎﻩ ﺍﻹﺩﺍﺭﺍﺕ ﻭ ﺍﻷﻗﺴﺎﻡ ﺍﻷﺨﺭﻯ ﻭ ﻻ ﻴﺤﻕ ﻟﻪ ﺇﺼﺩﺍﺭ ﺃﻭﺍﻤﺭ ﺸﻐل ﻟﻐﻴﺭ ﻤﻥ ﻫﻡ ﺘﺤﺕ ﻨﻁﺎﻕ ﺇﺸﺭﺍﻓﻪ ‪.‬‬
‫ﺍﻟﻤﺅﻫﻼﺕ ﺍﻟﺩﺭﺍﺴﻴﺔ‪:‬‬
‫ﻤﺩﻴﺭ ﻤﻜﺘﺏ ﺍﻹﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ ﻴﺠﺏ ﺃﻥ ﻴﺤﻤل ﺍﻟﻤﺅﻫل ﺍﻟﺘﺎﻟﻲ‪:‬‬
‫‪ -‬ﻤﺅﻫل ﻋﺎﻟﻰ ﻤﻨﺎﺴﺏ‬

‫ﺍﻟﺩﻭﺭﺍﺕ ﺍﻟﺘﺩﺭﻴﺒﻴﺔ‪:‬‬
‫ﻤﺩﻴﺭ ﻤﻜﺘﺏ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﻌﺎﻡ ﻴﺠﺏ ﺃﻥ ﻴﻜﻭﻥ ﻗﺩ ﺇﺠﺘﺎﺯ ﺍﻟﺩﻭﺭﺍﺕ ﺍﻟﺘﺩﺭﻴﺒﻴﺔ ﺍﻟﺘﺎﻟﻴﺔ‪:‬‬
‫‪ -٢‬ﺍﻟﻤﺭﺍﺠﻌﺔ ﺍﻟﺩﺍﺨﻠﻴﺔ‬ ‫‪ -١‬ﻤﻔﺎﻫﻴﻡ ﻨﻅﻡ ﺍﻟﺠﻭﺩﺓ‬

‫ﺍﻟﺨــﺒﺭﺍﺕ‪:‬‬
‫ﻤﺩﻴﺭ ﻤﻜﺘﺏ ﺍﻹﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ ﻴﻔﻀل ﺃﻥ ﻴﻜﻭﻥ ﻟﻪ ﺃﻯ ﻤﻥ ﺍﻟﺨﺒﺭﺍﺕ ﺍﻟﺴﺎﺒﻘﺔ ﺍﻟﺘﺎﻟﻴﺔ‪:‬‬
‫‪ -‬ﺨﺒﺭﺓ ﺒﺎﻟﻌﻤل ﺍﻹﺩﺍﺭﻱ ﻻ ﺘﻘل ﻋﻥ ‪ ٧‬ﺴﻨﻭﺍﺕ ﻤﻨﻬﺎ ﺴﻨﺘﻴﻥ ﻋﻠﻰ ﺍﻷﻗل ﻓﻲ ﻭﻀﻊ ﻭﻅﻴﻔﻲ ﻤﻤﺎﺜل )ﺨﺒﺭﺓ ﺨﺎﺭﺠﻴﺔ(‬
‫‪ -‬ﺨﺒﺭﺓ ﺜﻼﺙ ﺴﻨﻭﺍﺕ ﻜﺴﻜﺭﺘﻴﺭ ﺘﻨﻔﻴﺫﻱ )ﺨﺒﺭﺓ ﺩﺍﺨل ﺍﻟﺸﺭﻜﺔ(‬
‫‪ -‬ﺨﺒﺭﺓ ﺜﻼﺙ ﺴﻨﻭﺍﺕ ﻜﻤﻨﺴﻕ ﺸﺌﻭﻥ ﺇﺩﺍﺭﻴﺔ )ﺨﺒﺭﺓ ﺩﺍﺨل ﺍﻟﺸﺭﻜﺔ(‬

‫ﺍﻟﻠـﻐــﺎﺕ‪:‬‬
‫‪ -‬ﺍﻟﻠﻐﺔ ﺍﻟﻌﺭﺒﻴﺔ‪ :‬ﺒﻁﻼﻗﺔ ﺘﺤﺩﺜﺎﹰ ﻭ ﻜﺘﺎﺒﺔ ﻤﻊ ﺇﺠﺎﺩﺓ ﺍﻟﻜﺘﺎﺒﺔ ﺍﻟﺘﻌﺒﻴﺭﻴﺔ‬
‫‪ -‬ﺍﻟﻠﻐﺔ ﺍﻹﻨﺠﻠﻴﺯﻴﺔ‪ :‬ﻴﻔﻀل ﺠﻴﺩ ﺠﺩﺍﹰ ﻋﻠﻰ ﺍﻷﻗل ﺘﺤﺩﺜﺎﹰ ﻭ ﻜﺘﺎﺒﺔ ﻤﻊ ﺇﺠﺎﺩﺓ ﺍﻟﻜﺘﺎﺒﺔ ﺍﻟﺘﻌﺒﻴﺭﻴﺔ ) ‪( Technical Writing‬‬

‫ﺍﻋﺪﺍﺩ ‪ /‬ﳏﻤﺪ ﺳﻠﻴﻢ ﺍﻟﺒﺒﻼﻭﻯ‬ ‫‪٧‬‬

 ‫ﺩﻭﺭﺓ ﺍﻟﺴﻜﺮﺗﺎﺭﻳﺔ ﻭ ﺍﺩﺍﺭﺓ ﺍﳌﻜﺎﺗﺐ‬
‫ﺍﻟﻤﻬــﺎﺭﺍﺕ‪:‬‬
‫ﻤﺩﻴﺭ ﻤﻜﺘﺏ ﺍﻹﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ ﻴﺠﺏ ﺃﻥ ﻴﻜﻭﻥ ﻤﺘﻘﻨﺎﹰ ﻟﻠﻤﻬﺎﺭﺍﺕ ﺍﻟﺘﺎﻟﻴﺔ‪:‬‬
‫‪ -١‬ﺤﻔﻅ ﻭ ﺇﺴﺘﺩﻋﺎﺀ ﺍﻟﻤﺴﺘﻨﺩﺍﺕ ﻭ ﺍﻟﻭﺜﺎﺌﻕ )‪(Filling Skills‬‬
‫‪ -٢‬ﺘﻨﻅﻴﻡ ﺍﻹﺠﺘﻤﺎﻋـﺎﺕ ﻭ ﺇﻋـﺩﺍﺩ ﺍﻷﺠﻨـﺩﺓ ﻭ ﻜﺘﺎﺒـﺔ ﺍﻟﻤﺤﺎﻀـﺭ ) ‪Organizing & Preparing for‬‬
‫‪(Business Meeting‬‬
‫‪ -٣‬ﺍﻟﺘﻌﺎﻤل ﻤﻊ ﺃﺠﻬﺯﺓ ﺍﻟﺤﺎﺴﺏ ﺍﻷﻟﻰ ﺍﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ ﻭ ﺍﻟﻤﺤﻤﻭﻟﺔ ﺒﺈﺤﺘﺭﺍﻑ‬
‫‪ -٤‬ﺍﻟﺘﻌﺎﻤل ﻤﻊ ﺒﺭﻨﺎﻤﺞ )‪ (MS Word‬ﺒﺈﺤﺘﺭﺍﻑ ﻭ ﺒﺴﺭﻋﺔ ﻜﺘﺎﺒﺔ ﻻ ﺘﻘل ﻋﻥ ‪ ٤٠‬ﻜﻠﻤﺔ‪/‬ﺩﻗﻴﻘﺔ‬
‫‪ -٥‬ﺍﻟﺘﻌﺎﻤل ﻤﻊ ﺒﺭﻨﺎﻤﺞ )‪ (Outlook Express‬ﺒﺈﺤﺘﺭﺍﻑ‬
‫‪ -٦‬ﺍﻟﺘﻌﺎﻤل ﻤﻊ ﺒﺭﻨﺎﻤﺞ )‪ (Power Point‬ﻭ ﺇﻋﺩﺍﺩ ﺍﻟﺸﺭﺍﺌﺢ ﻭ ﺍﻟﻌﺭﻭﺽ ﺍﻟﺘﻘﺩﻴﻤﻴﺔ )‪(Presentations‬‬
‫‪ -٧‬ﺍﻟﺘﻌﺎﻤل ﻤﻊ ﺒﺭﺍﻤﺞ ﺘﺼﻔﺢ ﺍﻹﻨﺘﺭﻨﺕ ﺒﺈﺤﺘﺭﺍﻑ‬
‫‪ -٨‬ﺍﻟﺘﻌﺎﻤل ﻤﻊ ﺃﺠﻬﺯﺓ ﺍﻟﻁﺒﺎﻋﺔ ﻭ ﺘﺼﻭﻴﺭ ﺍﻟﻤﺴﺘﻨﺩﺍﺕ ﻭ ﺍﻟﻔﺎﻜﺴﺎﺕ ﻭ ﻤﻔﺎﺭﻡ ﺍﻟـﻭﺭﻕ ﻭ ﻤﺎﻜﻴﻨـﺎﺕ ﺍﻟﺘﻐﻠﻴـﻑ‬
‫ﺒﺩﺭﺠﺔ ﺠﻴﺩﺓ ﺠﺩﺍﹰ‬
‫‪ -٩‬ﻤﻬﺎﺭﺍﺕ ﺇﺩﺍﺭﻴﺔ ﻤﺘﻭﺴﻁﺔ ﻹﺩﺍﺭﺓ ﻤﻥ ﻫﻡ ﺘﺤﺕ ﻨﻁﺎﻕ ﺇﺸﺭﺍﻓﻪ ﻭ ﺘﻭﺯﻴﻊ ﺍﻷﻋﻤﺎل ﻋﻠﻴﻬﻡ‬
‫‪ -١٠‬ﻤﻬﺎﺭﺍﺕ ﺍﻹﺘﺼﺎل ﺍﻟﻔﻌﺎل ﻭ ﺘﻭﺼﻴل ﺍﻟﻤﻌﻠﻭﻤﺎﺕ ﻟﻠﻤﺘﺨﺼﺼﻴﻥ ﻭ ﻟﻐﻴﺭ ﺍﻟﻤﺘﺨﺼﺼﻴﻥ‬
‫‪ -١١‬ﺍﻟﻤﻘﺩﺭﺓ ﻋﻠﻰ ﺇﻨﺠﺎﺯ ﻭﺃﺩﺍﺀ ﺃﻜﺜﺭ ﻤﻥ ﻋﻤل ﻓﻰ ﺘﻭﻗﻴﺕ ﻭﺍﺤﺩ ﺒﺩﻭﻥ ﺇﺭﺘﺒﺎﻙ‬
‫‪ -١٢‬ﺇﻋﺩﺍﺩ ﺍﻟﺼﻴﺎﻏﺎﺕ ﺍﻟﺘﻌﺒﻴﺭﻴﺔ ﺍﻟﻤﻨﺎﺴﺒﺔ ﻟﻠﻤﻜﺎﺘﺒﺎﺕ ﺒﺎﻟﻠﻐﺘﻴﻥ ﺍﻟﻌﺭﺒﻴﺔ ﻭ ﺍﻹﻨﺠﻠﻴﺯﻴﺔ‬
‫ﺍﻟﺴﻤﺎﺕ ﺍﻟﺸﺨﺼﻴﺔ‪:‬‬
‫ﻴﺠﺏ ﺃﻥ ﻴﺘﺤﻠﻰ ﻤﺩﻴﺭ ﻤﻜﺘﺏ ﺍﻹﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ ﺒﺎﻟﺴﻤﺎﺕ ﺍﻟﺘﺎﻟﻴﺔ‪:‬‬
‫‪ -١‬ﺍﻹﻨﻀﺒﺎﻁ ﻓﻰ ﺍﻟﻤﻭﺍﻋﻴﺩ‬
‫‪ -٢‬ﺍﻟﺘﺭﻜﻴﺯ ﻭ ﺍﻟﻤﻨﻁﻘﻴﺔ ﻓﻰ ﺍﻟﺘﻔﻜﻴﺭ‬
‫‪ -٣‬ﻤﻌﺩل ﺫﻜﺎﺀ ﻋﺎﻟﻰ‬
‫‪ -٤‬ﻫﺎﺩﻯﺀ ﺍﻟﻁﺒﺎﻉ ﻭ ﻏﻴﺭ ﺇﻨﻔﻌﺎﻟﻰ‬
‫‪ -٥‬ﻴﻔﻀل ﺃﻻ ﻴﻜﻭﻥ ﻤﺭﻴﻀﺎﹰ ﺒﺎﻟﺴﻜﺭ ﺃﻭ ﺍﻟﻀﻐﻁ ﺃﻭ ﺍﻟﻘﻠﺏ ﺃﻭ ﺍﻟﻘﻭﻟﻭﻥ ﺍﻟﻌﺼﺒﻰ‬
‫‪ -٦‬ﺍﻟﻠﺒﺎﻗﺔ ﻓﻰ ﺍﻟﺤﺩﻴﺙ ﻭ ﺒﺸﺎﺸﺔ ﺍﻟﻭﺠﻪ‬
‫‪ -٧‬ﺤﺴﻥ ﺍﻹﺴﺘﻤﺎﻉ ﻭ ﺍﻟﻔﻬﻡ ﻭ ﺇﺩﺭﺍﻙ ﺍﻟﻤﻭﺍﻗﻑ ﺒﻭﻋﻰ ﻭ ﺘﺭﻜﻴﺯ‬
‫‪ -٨‬ﺤﺴﻥ ﺍﻟﻤﻅﻬﺭ ﻭ ﺍﻷﻨﺎﻗﺔ‬
‫‪ -٩‬ﺍﻟﻘﺩﺭﺓ ﻋﻠﻰ ﻤﻭﺍﺠﻬﺔ ﺍﻟﻤﻭﺍﻗﻑ ﺍﻟﺤﺭﺠﺔ ﺒﺤﻜﻤﺔ‬
‫‪ -١٠‬ﻴﻔﻀل ﺃﻻ ﻴﻘل ﺍﻟﺴﻥ ﻋﻨﺩ ﺍﻟﺘﻌﻴﻴﻥ ﻓﻰ ﻭﻅﻴﻔﺔ ﻤﺩﻴﺭ ﻤﻜﺘﺏ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﻌﺎﻡ ﻋﻥ ‪ ٣٥‬ﺴﻨﺔ ﻭ ﻻ ﻴﺯﻴﺩ ﻋﻥ ‪٤٥‬‬
‫ﺴﻨﺔ‬

‫ﺍﻋﺪﺍﺩ ‪ /‬ﳏﻤﺪ ﺳﻠﻴﻢ ﺍﻟﺒﺒﻼﻭﻯ‬ ‫‪٨‬‬

 ‫ﺩﻭﺭﺓ ﺍﻟﺴﻜﺮﺗﺎﺭﻳﺔ ﻭ ﺍﺩﺍﺭﺓ ﺍﳌﻜﺎﺗﺐ‬
‫ﻤﺩﺓ ﺍﻟﻌﻤل ﻓﻰ ﺍﻟﻭﻅﻴﻔﺔ‪:‬‬
‫ﻻ ﺘﻘل ﻤﺩﺓ ﺍﻟﻌﻤل ﻓﻰ ﻭﻅﻴﻔﺔ ﻤﺩﻴﺭ ﻤﻜﺘﺏ ﺍﻹﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ ﻋﻥ ﺨﻤﺱ ﺴﻨﻭﺍﺕ ﻭ ﻻ ﺘﺯﻴﺩ ﻋﻥ ﻋﺸﺭ ﺴﻨﻭﺍﺕ‬
‫ﺍﻟﺘﺭﻗـﻴﺎﺕ‪:‬‬
‫ﺒﻌﺩ ﺇﻨﺘﻬﺎﺀ ﻤﺩﺓ ﻋﻤل ﻤﺩﻴﺭ ﻤﻜﺘﺏ ﺍﻹﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ ‪ ،‬ﻓﻰ ﺤﺎﻟﺔ ﺤﺼﻭﻟﻪ ﻋﻠﻰ ﻤﻌﺩل ﺘﺭﺍﻜﻤﻰ ﺨﻼل ﻤﺩﺓ ﺨﺩﻤﺘـﻪ ﻻ‬
‫ﻴﻘل ﻋﻥ ‪ %٩٠‬ﻓﻰ ﺘﻘﺭﻴﺭ ﺍﻟﺘﻘﻴﻴﻡ ﺍﻟﺴﻨﻭﻯ‪ ،‬ﻴﺘﻡ ﺘﺭﻗﻴﺘﻪ ﺇﻟﻰ ﻭﻅﻴﻔﺔ ﻤـﺩﻴﺭ ﺍﻟـﺸﺌﻭﻥ ﺍﻹﺩﺍﺭﻴـﺔ ﺃﻭ ﻤﺴﺘـﺸﺎﺭ‬
‫ﻟﻤﺠﻠﺱ ﺍﻹﺩﺍﺭﺓ ﻋﻠﻰ ﺤﺴﺏ ﺍﻟﻤﺅﻫﻼﺕ ﻭ ﺍﻟﺨﺒﺭﺍﺕ‪.‬‬
‫ﻤﻌﺎﻴﻴﺭ ﺍﻟﺘﻘﻴﻴﻡ‪:‬‬
‫‪ -١‬ﻨﺘﺎﺌﺞ ﺍﻟﻤﺭﺍﺠﻌﺎﺕ ﺍﻟﺩﺍﺨﻠﻴﺔ ﺍﻟﺨﺎﺼﺔ ﺒﺈﺠﺭﺍﺀﺍﺕ ﻤﺩﻴﺭ ﻤﻜﺘﺏ ﺍﻹﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ ﻤﻥ ﺨﻼل ﺇﺩﺍﺭﺓ ﻨﻅﺎﻡ ﺍﻟﺠﻭﺩﺓ‬
‫‪ -٢‬ﺘﻘﺎﺭﻴﺭ ﺍﻟﺤﻀﻭﺭ ﻭ ﺍﻟﻐﻴﺎﺏ ﻭ ﺍﻹﻟﺘﺯﺍﻡ ﻤﻥ ﺨﻼل ﺇﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻤﻭﺍﺭﺩ ﺍﻟﺒﺸﺭﻴﺔ‬
‫‪ -٣‬ﺍﻟﺘﻘﺎﺭﻴﺭ ﺍﻷﺴﺒﻭﻋﻴﺔ ﺍﻟﺘﻰ ﻴﺭﻓﻌﻬﺎ ﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﻤﻜﺘﺏ ﻟﺭﺌﻴﺴﻪ ﺍﻟﻤﺒﺎﺸﺭ )ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﻌﺎﻡ ﻭ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻯ(‬
‫‪ -٤‬ﺘﻘﺭﻴﺭ ﺍﻟﺭﺌﻴﺱ ﺍﻟﻤﺒﺎﺸﺭ )ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﻌﺎﻡ ﻭ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻯ(‬

‫ﺍﻋﺪﺍﺩ ‪ /‬ﳏﻤﺪ ﺳﻠﻴﻢ ﺍﻟﺒﺒﻼﻭﻯ‬ ‫‪٩‬‬

 ‫ﺩﻭﺭﺓ ﺍﻟﺴﻜﺮﺗﺎﺭﻳﺔ ﻭ ﺍﺩﺍﺭﺓ ﺍﳌﻜﺎﺗﺐ‬

‫‪ -٦‬اﻟﻮﺻﻒ اﻟﻮﻇﯿﻔﻰ ﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮ ﺗﻨﻔﯿﺬى‬

‫ﻜﻭﺩﺍﻟﻭﻅﻴﻔﺔ ‪:‬‬ ‫ﺍﻟﺘﺒﻌﻴﺔ ‪ :‬ﺍﻹﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ‬

‫ﺍﻟﻬﺩﻑ ﻭ ﺍﻟﻐﺭﺽ ﻤﻥ ﺍﻟﻭﻅﻴﻔﺔ‪:‬‬

‫ﺘﻨﻔﻴﺫ ﺍﻟﺨﻁﻁ ﻭ ﺍﻟﺘﻌﻠﻴﻤﺎﺕ ﻭ ﺘﻨﻅﻴﻡ ﻭ ﺇﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﺸﺌﻭﻥ ﺍﻟﺨﺎﺼﺔ ﺒﻤﻜﺘﺏ ﺍﻹﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ ﻭﻤﺴﺎﻋﺩﺓ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﻌﺎﻡ ﻭ‬
‫ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻯ ﻓﻰ ﺍﻷﻋﻤﺎل ﺍﻟﺭﻭﺘﻴﻨﻴﺔ ﻭ ﺍﻟﺘﺄﻜﺩ ﻤﻥ ﺘﻁﺒﻴﻕ ﺍﻟﻨﻅﺎﻡ ﺍﻟﻤﻌﺘﻤﺩ ﺒﻤﻜﺘﺏ ﺍﻹﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ‬
‫ﺍﻟﺭﺌﻴﺱ ﺍﻟﻤﺒﺎﺸﺭ‪:‬‬
‫‪ -‬ﺃﻋﻀﺎﺀ ﻤﺠﻠﺱ ﺍﻹﺩﺍﺭﺓ‬
‫‪ -‬ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﻌﺎﻡ‬
‫‪ -‬ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻯ‬
‫‪ -‬ﻤﺩﻴﺭ ﻤﻜﺘﺏ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﻌﺎﻡ )ﺍﻟﺭﺌﻴﺱ ﺍﻟﻤﺒﺎﺸﺭ(‬
‫ﺍﻟﻤﻬﺎﻡ ﻭ ﺍﻟﻤﺴﺌﻭﻟﻴﺎﺕ‪:‬‬
‫‪ -‬ﻴﻨﻭﺏ ﻋﻥ ﻤﺩﻴﺭ ﻤﻜﺘﺏ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﻌﺎﻡ ﻓﻲ ﺤﺎﻟﺔ ﻋﺩﻡ ﺘﻭﺍﺠﺩﻩ ﺒﺴﺒﺏ ﻅﺭﻭﻑ ﺍﻟﺴﻔﺭ ﻭ ﺍﻟﻤﺭﺽ ﻭ ﺍﻷﺠﺎﺯﺍﺕ ﺃﻭ‬
‫ﺨﻠﻭ ﺍﻟﻤﻨﺼﺏ‬
‫‪ -‬ﺇﻋﺩﺍﺩ ﺠﺩﻭل ﺍﻟﻤﻭﺍﻋﻴﺩ ﻭ ﺍﻷﻋﻤﺎل ﺍﻟﺸﻬﺭﻱ ﺍﻟﺨﺎﺹ ﺒﺎﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﻌﺎﻡ ﻭ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻱ‬
‫‪ -‬ﺇﻋﺩﺍﺩ ﺍﻟﺨﻁﺔ ﺍﻷﺴﺒﻭﻋﻴﺔ ﻷﻋﻤﺎل ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﻌﺎﻡ ﻭ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻱ‬
‫‪ -‬ﺍﻟﻤﺤﺎﻓﻅﺔ ﻋﻠﻰ ﺍﻟﻤﻅﻬﺭ ﺍﻟﻌﺎﻡ ﻟﻤﻜﺘﺏ ﺍﻹﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ ﻤﻥ ﺤﻴﺙ ﺍﻟﻨﻅﺎﻓﺔ ﻭ ﺍﻟﺘﺭﺘﻴﺏ‬
‫‪ -‬ﺍﺴﺘﻘﺒﺎل ﺯﻭﺍﺭ ﺍﻹﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ ﻭ ﺍﻟﺘﺭﺤﻴﺏ ﺒﻬﻡ‬
‫‪ -‬ﺘﻨﺴﻴﻕ ﺠﺩﻭل ﻤﻭﺍﻋﻴﺩ ﺍﻟﻤﻘﺎﺒﻼﺕ ﺍﻟﺨﺎﺹ ﺒﺎﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﻌﺎﻡ ﻭ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻱ‬
‫‪ -‬ﺘﺤﺭﻴﺭ ﻭ ﻁﺒﺎﻋﺔ ﺍﻟﺨﻁﺎﺒﺎﺕ ﻭ ﺍﻟﻤﻜﺎﺘﺒﺎﺕ ﺍﻟﺨﺎﺼﺔ ﺒﺎﻹﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ‬
‫‪ -‬ﺤﻔﻅ ﻭ ﺼﻴﺎﻨﺔ ﺠﻤﻴﻊ ﺍﻟﻤﻠﻔﺎﺕ ﺍﻟﺨﺎﺼﺔ ﺒﻤﻜﺘﺏ ﺍﻹﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ ﺒﺸﻜل ﻴﻀﻤﻥ ﺴﻼﻤﺘﻬﺎ ﻭ ﺴﺭﻋﺔ ﺍﺴﺘﺩﻋﺎﺌﻬﺎ‬
‫‪ -‬ﺍﺴﺘﻼﻡ ﻭ ﺘﻭﺠﻴﻪ ﺍﻟﺒﺭﻴﺩ ﻭ ﺍﻟﻔﺎﻜﺱ ﺍﻟﻭﺍﺭﺩ ﺒﺎﺴﻡ ﺍﻹﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ ﻭ ﻋﺭﻀﻪ ﻋﻠﻰ ﺍﻟﻤﺨﺘﺹ ﻭ ﻓﻬﺭﺴﺔ ﻫﺫﻩ‬
‫ﺍﻟﻤﺴﺘﻨﺩﺍﺕ‬
‫‪ -‬ﺍﺴﺘﻼﻡ ﻭ ﺘﻭﺠﻴﻪ ﻭ ﺇﺭﺴﺎل ﺭﺴﺎﺌل ﺍﻟﺒﺭﻴﺩ ﺍﻹﻟﻴﻜﺘﺭﻭﻨﻲ ﺍﻟﺨﺎﺼﺔ ﺒﺎﻹﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ ﻭ ﻓﻬﺭﺴﺔ ﻫﺫﻩ ﺍﻟﺭﺴﺎﺌل‬
‫‪ -‬ﺘﺴﺠﻴل ﺍﻟﺒﺭﻴﺩ ﻭ ﺍﻟﻔﺎﻜﺱ ﺍﻟﺼﺎﺩﺭ ﻤﻥ ﻤﻜﺘﺏ ﺍﻹﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ ﻭ ﻓﻬﺭﺴﺔ ﺍﻟﻔﺎﻜﺴﺎﺕ ﺍﻟﺼﺎﺩﺭﺓ‬
‫‪ -‬ﻜﺘﺎﺒﺔ ﻤﺤﺎﻀﺭ ﺠﻤﻴﻊ ﺍﻻﺠﺘﻤﺎﻋﺎﺕ ﻭ ﺍﻟﺠﻠﺴﺎﺕ ﻭ ﺍﻟﺘﻲ ﻴﻜﻭﻥ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﻌﺎﻡ ﺃﻭ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻱ ﻁﺭﻓﺎﹰ ﻓﻴﻬﺎ‬
‫‪ -‬ﺍﻟﺘﺤﻀﻴﺭ ﻟﻼﺠﺘﻤﺎﻋﺎﺕ ﺍﻟﺨﺎﺼﺔ ﺒﺎﻹﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ ﺃﻭ ﺍﻻﺠﺘﻤﺎﻋﺎﺕ ﺍﻟﺩﻭﺭﻴﺔ ﻭ ﺘﻨﺴﻴﻕ ﻭ ﺘﺠﻬﻴﺯ ﻜل ﺍﻟﻭﺜﺎﺌﻕ ﻭ‬
‫ﺍﻟﻤﺴﺘﻨﺩﺍﺕ ﺍﻟﺘﻲ ﺘﺨﺹ ﻤﻭﻀﻭﻉ ﺍﻻﺠﺘﻤﺎﻉ‬
‫‪ -‬ﻤﺴﺎﻋﺩﺓ ﺍﻹﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ ﻓﻲ ﺠﻤﻴﻊ ﺍﻷﻋﻤﺎل ﻏﻴﺭ ﺍﻟﻤﺩﺭﺠﺔ ﻓﻲ ﻫﺫﺍ ﺍﻟﺘﻭﺼﻴﻑ ﺒﻨﺎﺀﺍﹰ ﻋﻠﻰ ﻁﻠﺏ ﺸﺨﺼﻲ‬
‫‪ -‬ﺍﺴﺘﻘﺒﺎل ﻭ ﺇﺠﺭﺍﺀ ﺍﻻﺘﺼﺎﻻﺕ ﺍﻟﺘﻠﻴﻔﻭﻨﻴﺔ ﺍﻟﺨﺎﺼﺔ ﺒﻤﻜﺘﺏ ﺍﻹﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ ﻭ ﻓﻬﺭﺴﺔ ﺃﺭﻗﺎﻡ ﺍﻟﺘﻠﻴﻔﻭﻨﺎﺕ ﻭ ﺍﻟﻌﻨﺎﻭﻴﻥ‬

‫ﺍﻋﺪﺍﺩ ‪ /‬ﳏﻤﺪ ﺳﻠﻴﻢ ﺍﻟﺒﺒﻼﻭﻯ‬ ‫‪١٠‬‬

 ‫ﺩﻭﺭﺓ ﺍﻟﺴﻜﺮﺗﺎﺭﻳﺔ ﻭ ﺍﺩﺍﺭﺓ ﺍﳌﻜﺎﺗﺐ‬

‫‪ -‬ﺘﻨﻅﻴﻡ ﻭ ﻓﻬﺭﺴﺔ ﺍﻟﺘﻘﺎﺭﻴﺭ ﺍﻟﺩﺍﺨﻠﻴﺔ ﺍﻟﻭﺍﺭﺩﺓ ﻤﻥ ﺍﻹﺩﺍﺭﺍﺕ ﻭ ﺍﻷﻗﺴﺎﻡ ﺍﻷﺨﺭﻯ ﻭ ﻋﺭﻀﻬﺎ ﻋﻠﻰ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﻌﺎﻡ ﺃﻭ‬
‫ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻱ ﻭ ﻤﺘﺎﺒﻌﺔ ﻗﺭﺍﺭ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﻌﺎﻡ ﺃﻭ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻱ ﺒﺸﺄﻨﻬﺎ ﻭ ﺘﺴﺠﻴﻠﻬﺎ ﻓﻲ ﺍﻟﺴﺠﻼﺕ ﺍﻟﺨﺎﺼﺔ ﺒﻬﺎ‬
‫‪ -‬ﺍﻟﺘﺄﻜﺩ ﻤﻥ ﺃﻥ ﺠﻤﻴﻊ ﺍﻷﺠﻬﺯﺓ ﺍﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ ﻭ ﺍﻟﻜﻬﺭﺒﺎﺌﻴﺔ ﻓﻲ ﺤﺎﻟﺔ ﺼﺎﻟﺤﺔ ﻟﻠﻌﻤل ﺒﺎﺴﺘﻤﺭﺍﺭ ﻭ ﻁﻠﺏ ﻤﺴﺌﻭﻟﻲ‬
‫ﺍﻟﺼﻴﺎﻨﺔ ﻤﻥ ﺩﺍﺨل ﺍﻟﺸﺭﻜﺔ ﻭ ﻤﻥ ﺨﺎﺭﺠﻬﺎ ﻭ ﻤﺘﺎﺒﻌﺔ ﺃﻋﻤﺎل ﺍﻟﺼﻴﺎﻨﺔ ﻟﺠﻤﻴﻊ ﺍﻷﺠﻬﺯﺓ ﺍﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ ﺍﻟﻤﻭﺠﻭﺩﺓ ﺒﻤﻜﺘﺏ‬
‫ﺍﻹﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ‬
‫‪ -‬ﺍﻟﺘﺄﻜﺩ ﻤﻥ ﺘﻭﺍﻓﺭ ﺠﻤﻴﻊ ﺍﻷﺩﻭﺍﺕ ﺍﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ ﻭ ﺍﻟﻜﺘﺎﺒﻴﺔ ﻟﻺﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ ﻭ ﺃﻓﺭﺍﺩ ﺍﻟﻌﻤل ﺒﻤﻜﺘﺏ ﺍﻹﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ‬
‫‪ -‬ﺘﻭﺠﻴﻪ ﺍﻟﺩﻋﻭﺍﺕ ﻟﻠﻤﺸﺎﺭﻜﻴﻥ ﻓﻲ ﺍﻻﺠﺘﻤﺎﻋﺎﺕ ﺍﻟﺘﻲ ﻴﺩﻋﻭ ﻟﻌﻘﺩﻫﺎ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﻌﺎﻡ ﺃﻭ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻱ ﻭ ﺘﺴﺠﻴل ﺫﻟﻙ‬
‫ﻋﻠﻰ ﺍﻟﻨﻤﺎﺫﺝ ﺍﻟﺨﺎﺼﺔ‬
‫‪ -‬ﺤﺠﺯ ﺘﺫﺍﻜﺭ ﺍﻟﺴﻔﺭ ﻭ ﺍﻟﻔﻨﺎﺩﻕ ﻭ ﺒﻁﺎﻗﺎﺕ ﺩﺨﻭل ﺍﻟﻤﻌﺎﺭﺽ ﺍﻟﺨﺎﺼﺔ ﺒﺎﻹﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ ﻭ ﺘﻨﻅﻴﻡ ﺭﺤﻼﺕ ﺍﻟﻌﻤل‬
‫‪ -‬ﺘﻌﻠﻴﻡ ﻭ ﺘﻭﺠﻴﻪ ﺃﻓﺭﺍﺩ ﺍﻟﺴﻜﺭﺘﺎﺭﻴﺔ ﺍﻟﻤﺴﺎﻋﺩﻴﻥ ﻭ ﺍﻻﺭﺘﻘﺎﺀ ﺒﻤﺴﺘﻭﺍﻫﻡ ﺍﻟﻭﻅﻴﻔﻲ ﺒﻤﺎ ﻴﺅﻫﻠﻬﻡ ﻟﺘﺤﻤل ﺍﻟﻤﺴﺌﻭﻟﻴﺔ‬
‫ﺒﻌﺩ ﺘﺭﻗﻴﺘﻪ ﻭ ﺘﻘﺩﻴﻡ ﺘﻘﺎﺭﻴﺭ ﺘﻘﻴﻴﻡ ﺍﻷﺩﺍﺀ ﺍﻟﺨﺎﺼﺔ ﺒﻬﻡ‬
‫‪ -‬ﻜﺘﺎﺒﺔ ﺘﻘﺭﻴﺭ ﺃﺴﺒﻭﻋﻲ ﻟﺒﻴﺎﻥ ﻤﺎ ﺘﻡ ﺇﻨﺠﺎﺯﻩ ﻤﻥ ﺃﻋﻤﺎل ﻭ ﻤﺎ ﺘﻡ ﺘﺄﺠﻴﻠﻪ ﻤﻊ ﺒﻴﺎﻥ ﺍﻟﺴﺒﺏ ﻭ ﺭﻓﻌﻪ ﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﻤﻜﺘﺏ‬
‫‪ -‬ﺠﻤﻴﻊ ﻤﺎ ﺴﺒﻕ ﺫﻜﺭﻩ ﻴﺠﺏ ﺃﻥ ﻴﺘﻡ ﻁﺒﻘﺎﹰ ﻟﻺﺠﺭﺍﺀ ﺍﻟﺭﺴﻤﻲ ﺍﻟﻤﻌﺘﻤﺩ ﻟﻠﺴﻜﺭﺘﺎﺭﻴﺔ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻴﺔ‬
‫‪ -‬ﺍﻟﺴﻜﺭﺘﻴﺭ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻱ ﻤﺴﺌﻭل ﻋﻥ ﺤﻔﻅ ﺠﻤﻴﻊ ﺴﺠﻼﺕ ﻨﻤﺎﺫﺝ ﺍﻟﺠﻭﺩﺓ ﺍﻟﺨﺎﺼﺔ ﺒﺈﺠﺭﺍﺀ ﺍﻟﺴﻜﺭﺘﺎﺭﻴﺔ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻴﺔ ﻭ‬
‫ﺠﻤﻴﻊ ﺃﻋﻤﺎﻟﻪ ﺘﺨﻀﻊ ﻟﻠﻤﺭﺍﺠﻌﺔ ﺍﻟﺩﺍﺨﻠﻴﺔ‬

‫ﻨﻁﺎﻕ ﺍﻟﻤﺴﺌﻭﻟﻴﺔ ﻭ ﺍﻹﺸﺭﺍﻑ‪:‬‬

‫ﺍﻟﺴﻜﺭﺘﻴﺭ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻯ ﻟﻺﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ ﻴﺠﺏ ﺃﻥ ﻴﺼﺩﺭ ﺃﻭﺍﻤﺭ ﺍﻟﺘﺤﻤﻴل ﻭ ﺃﻭﺍﻤﺭ ﺍﻟﺸﻐل ﻭ ﻫﻭ ﻤـﺴﺌﻭل ﻭ ﻤـﺸﺭﻑ‬
‫ﻋﻠﻰ ﻜل ﻤﻥ‪:‬‬
‫‪ -١‬ﻋﺎﻤل ﺍﻟﻨﻅﺎﻓﺔ‬
‫‪ -٢‬ﻋﺎﻤل ﺍﻟﺒﻭﻓﻴﻪ‬
‫‪ -٣‬ﺍﻟﺴﺎﺌﻕ ﺍﻟﺨﺎﺹ ﻟﻠﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﻌﺎﻡ ﺃﻭ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻯ‬
‫‪ -٤‬ﺍﻟﻤﺴﺎﻋﺩﻥ ﺍﻟﻤﺒﺎﺸﺭﻭﻥ ﻟﻠﺴﻜﺭﺘﻴﺭ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻯ‬
‫‪ -٥‬ﺍﻟﻤﻨﺩﻭﺒﻴﻥ ﺒﻤﻜﺘﺏ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﻌﺎﻡ‬

‫ﺍﻋﺪﺍﺩ ‪ /‬ﳏﻤﺪ ﺳﻠﻴﻢ ﺍﻟﺒﺒﻼﻭﻯ‬ ‫‪١١‬‬

 ‫ﺩﻭﺭﺓ ﺍﻟﺴﻜﺮﺗﺎﺭﻳﺔ ﻭ ﺍﺩﺍﺭﺓ ﺍﳌﻜﺎﺗﺐ‬
‫ﺍﻟﺴﻠﻁﺎﺕ ﻭ ﺍﻟﺼﻼﺤﻴﺎﺕ‪:‬‬
‫‪ -‬ﺍﻟﺴﻜﺭﺘﻴﺭ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻱ ﻟﻺﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ ﻟﻪ ﺴﻠﻁﺔ ﻤﻁﻠﻘﺔ ﻓﻲ ﺇﺼﺩﺍﺭ ﺃﻭﺍﻤﺭ ﺍﻟﺸﻐل ﻟﻸﺸـﺨﺎﺹ ﺍﻟﻭﺍﻗﻌـﻭﻥ ﺘﺤـﺕ‬
‫ﻨﻁﺎﻗﻪ ﺍﻹﺸﺭﺍﻓﻲ ﺒﻤﺎ ﻴﻔﻴﺩ ﺼﺎﻟﺢ ﺍﻟﻌﻤل ﻭ ﻟﻪ ﺤﻕ ﻁﻠﺏ ﺘﻭﻗﻴﻊ ﺍﻟﺠﺯﺍﺀﺍﺕ ﺍﻹﺩﺍﺭﻴﺔ ﻋﻠـﻴﻬﻡ ﻭ ﻜـﺫﻟﻙ ﺤـﻕ‬
‫ﺍﻟﺘﻭﺼﻴﺔ ﺒﺎﻟﻤﻜﺎﻓﺂﺕ ﻭ ﺍﻟﺤﻭﺍﻓﺯ ﻟﻠﻤﺘﻤﻴﺯﻴﻥ ﻤﻥ ﺃﻓﺭﺍﺩ ﺍﻟﻌﻤل ﺒﻤﻜﺘﺏ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﻌﺎﻡ ﻭﺫﻟﻙ ﺒﻌﺩ ﻤﻭﺍﻓﻘﺔ ﺭﺌﻴـﺴﻪ‬
‫ﺍﻟﻤﺒﺎﺸﺭ‬
‫‪ -‬ﺇﺼﺩﺍﺭ ﻁﻠﺒﺎﺕ ﺍﻟﺸﺭﺍﺀ ﺍﻟﺨﺎﺼﺔ ﺒﺎﻷﺠﻬﺯﺓ ﺍﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ ﻭ ﺍﻷﺩﻭﺍﺕ ﺍﻟﻜﺘﺎﺒﻴﺔ ﻭ ﺍﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ ﺍﻟﺨﺎﺼﺔ ﺒﺎﻹﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ‬
‫‪ -‬ﺍﻟﺴﻜﺭﺘﻴﺭ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻱ ﻻ ﻴﻨﻭﺏ ﻋﻠﻰ ﺍﻹﻁﻼﻕ ﻋﻥ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﻌﺎﻡ ﺃﻭ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻱ ﻭ ﻟﻴﺱ ﻟﻪ ﺴـﻠﻁﺔ ﺍﺘﺨـﺎﺫ‬
‫ﻗﺭﺍﺭﺍﺕ ﺇﺩﺍﺭﻴﺔ ﺘﺠﺎﻩ ﺍﻹﺩﺍﺭﺍﺕ ﻭ ﺍﻷﻗﺴﺎﻡ ﺍﻷﺨﺭﻯ ﻭ ﻻ ﻴﺤﻕ ﻟﻪ ﺇﺼﺩﺍﺭ ﺃﻭﺍﻤﺭ ﺸﻐل ﻟﻐﻴﺭ ﻤﻥ ﻫـﻡ ﺘﺤـﺕ‬
‫ﻨﻁﺎﻕ ﺇﺸﺭﺍﻓﻪ‬

‫ﺍﻟﻤﺅﻫﻼﺕ ﺍﻟﺩﺭﺍﺴﻴﺔ‪:‬‬
‫ﺍﻟﺴﻜﺭﺘﻴﺭ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻯ ﻟﻺﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ ﻴﺠﺏ ﺃﻥ ﻴﺤﻤل ﺍﻟﻤﺅﻫل ﺍﻟﺘﺎﻟﻲ‪:‬‬
‫‪ -‬ﻤﺅﻫل ﻋﺎﻟﻰ ﻤﻨﺎﺴﺏ‬
‫ﺍﻟﺩﻭﺭﺍﺕ ﺍﻟﺘﺩﺭﻴﺒﻴﺔ‪:‬‬
‫ﺍﻟﺴﻜﺭﺘﻴﺭ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻯ ﻟﻺﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ ﻴﺠﺏ ﺃﻥ ﻴﻜﻭﻥ ﻗﺩ ﺇﺠﺘﺎﺯ ﺍﻟﺩﻭﺭﺍﺕ ﺍﻟﺘﺩﺭﻴﺒﻴﺔ ﺍﻟﺘﺎﻟﻴﺔ‪:‬‬
‫‪ -١‬ﻤﻔﺎﻫﻴﻡ ﻨﻅﻡ ﺍﻟﺠﻭﺩﺓ‬
‫‪ -٢‬ﺍﻟﻤﻭﺍﺭﺩ ﺍﻟﺒﺸﺭﻴﺔ ﻭ ﺸﺌﻭﻥ ﺍﻟﻤﻭﻅﻔﻴﻥ‬

‫ﺍﻟﺨــﺒﺭﺍﺕ‪:‬‬
‫ﺍﻟﺴﻜﺭﺘﻴﺭ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻯ ﻟﻺﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ ﻴﻔﻀل ﺃﻥ ﻴﻜﻭﻥ ﻟﻪ ﺃﻯ ﻤﻥ ﺍﻟﺨﺒﺭﺍﺕ ﺍﻟﺴﺎﺒﻘﺔ ﺍﻟﺘﺎﻟﻴﺔ‪:‬‬
‫‪ -‬ﺨﺒﺭﺓ ﺒﺄﻋﻤﺎل ﺍﻟﺴﻜﺭﺘﺎﺭﻴﺔ ﻻ ﺘﻘل ﻋﻥ ‪ ٥‬ﺴﻨﻭﺍﺕ ﻤﻨﻬﺎ ﺴﻨﺔ ﻋﻠﻰ ﺍﻷﻗل ﻓﻰ ﻭﻀﻊ ﻭﻅﻴﻔـﻰ ﻤﻤﺎﺜـل‬
‫)ﺨﺒﺭﺓ ﺨﺎﺭﺠﻴﺔ(‬
‫‪ -‬ﺨﺒﺭﺓ ﺜﻼﺙ ﺴﻨﻭﺍﺕ ﻜﺴﻜﺭﺘﻴﺭ ﻤﺴﺎﻋﺩ )ﺨﺒﺭﺓ ﺩﺍﺨل ﺍﻟﺸﺭﻜﺔ( ﺃﻭ ﺍﻥ ﻴﻜﻭﻥ ﻤﻠﻤﺎ ﺒﺎﻋﻤﺎل ﺍﻟﺸﺭﻜﺔ ﻭ ﺘﺘﺩﺭﺏ‬
‫ﻋﻠﻴﻬﺎ ‪.‬‬
‫ﺍﻟﻠـﻐــﺎﺕ‪:‬‬
‫‪ -‬ﺍﻟﻠﻐﺔ ﺍﻟﻌﺭﺒﻴﺔ‪:‬ﺒﻁﻼﻗﺔ ﺘﺤﺩﺜﺎﹰ ﻭ ﻜﺘﺎﺒﺔ ﻤﻊ ﺇﺠﺎﺩﺓ ﺍﻟﻜﺘﺎﺒﺔ ﺍﻟﺘﻌﺒﻴﺭﻴﺔ‬
‫‪ -‬ﺍﻟﻠﻐﺔ ﺍﻹﻨﺠﻠﻴﺯﻴﺔ‪:‬ﺠﻴﺩ ﺠﺩﺍﹰ ﻋﻠﻰ ﺍﻷﻗل ﺘﺤﺩﺜﺎﹰ ﻭ ﻜﺘﺎﺒﺔ ﻤﻊ ﺇﺠﺎﺩﺓ ﺍﻟﻜﺘﺎﺒﺔ ﺍﻟﺘﻌﺒﻴﺭﻴﺔ )‪(Technical Writing‬‬

‫ﺍﻋﺪﺍﺩ ‪ /‬ﳏﻤﺪ ﺳﻠﻴﻢ ﺍﻟﺒﺒﻼﻭﻯ‬ ‫‪١٢‬‬

 ‫ﺩﻭﺭﺓ ﺍﻟﺴﻜﺮﺗﺎﺭﻳﺔ ﻭ ﺍﺩﺍﺭﺓ ﺍﳌﻜﺎﺗﺐ‬
‫ﺍﻟﻤﻬــﺎﺭﺍﺕ‪:‬‬
‫ﺍﻟﺴﻜﺭﺘﻴﺭ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻯ ﻟﻺﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ ﻴﺠﺏ ﺃﻥ ﻴﻜﻭﻥ ﻤﺘﻘﻨﺎﹰ ﻟﻠﻤﻬﺎﺭﺍﺕ ﺍﻟﺘﺎﻟﻴﺔ‪:‬‬
‫‪ -١‬ﺤﻔﻅ ﻭ ﺇﺴﺘﺩﻋﺎﺀ ﺍﻟﻤﺴﺘﻨﺩﺍﺕ ﻭ ﺍﻟﻭﺜﺎﺌﻕ )‪(Filling Skills‬‬
‫‪ -٢‬ﺘﻨﻅﻴﻡ ﺍﻹﺠﺘﻤﺎﻋـﺎﺕ ﻭ ﺇﻋـﺩﺍﺩ ﺍﻷﺠﻨـﺩﺓ ﻭ ﻜﺘﺎﺒـﺔ ﺍﻟﻤﺤﺎﻀـﺭ ) ‪Organizing & Preparing for‬‬
‫‪(Business Meeting‬‬
‫‪ -٣‬ﺍﻟﺘﻌﺎﻤل ﻤﻊ ﺃﺠﻬﺯﺓ ﺍﻟﺤﺎﺴﺏ ﺍﻷﻟﻰ ﺍﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ ﻭ ﺍﻟﻤﺤﻤﻭﻟﺔ ﺒﺈﺤﺘﺭﺍﻑ‬
‫‪ -٤‬ﺍﻟﺘﻌﺎﻤل ﻤﻊ ﺒﺭﻨﺎﻤﺞ )‪ (MS Word‬ﺒﺈﺤﺘﺭﺍﻑ ﻭ ﺒﺴﺭﻋﺔ ﻜﺘﺎﺒﺔ ﻻ ﺘﻘل ﻋﻥ ‪ ٤٠‬ﻜﻠﻤﺔ‪/‬ﺩﻗﻴﻘﺔ‬
‫‪ -٥‬ﺍﻟﺘﻌﺎﻤل ﻤﻊ ﺒﺭﻨﺎﻤﺞ )‪ (Outlook Express‬ﺒﺈﺤﺘﺭﺍﻑ‬
‫‪ -٦‬ﺍﻟﺘﻌﺎﻤل ﻤﻊ ﺒﺭﻨﺎﻤﺞ )‪ (Power Point‬ﻭ ﺇﻋﺩﺍﺩ ﺍﻟﺸﺭﺍﺌﺢ ﻭ ﺍﻟﻌﺭﻭﺽ ﺍﻟﺘﻘﺩﻴﻤﻴﺔ )‪(Presentations‬‬
‫‪ -٧‬ﺍﻟﺘﻌﺎﻤل ﻤﻊ ﺒﺭﺍﻤﺞ ﺘﺼﻔﺢ ﺍﻹﻨﺘﺭﻨﺕ ﺒﺈﺤﺘﺭﺍﻑ‬
‫‪ -٨‬ﺍﻟﺘﻌﺎﻤل ﻤﻊ ﺃﺠﻬﺯﺓ ﺍﻟﻁﺒﺎﻋﺔ ﻭ ﺘﺼﻭﻴﺭ ﺍﻟﻤﺴﺘﻨﺩﺍﺕ ﻭ ﺍﻟﻔﺎﻜﺴﺎﺕ ﻭ ﻤﻔﺎﺭﻡ ﺍﻟـﻭﺭﻕ ﻭ ﻤﺎﻜﻴﻨـﺎﺕ ﺍﻟﺘﻐﻠﻴـﻑ‬
‫ﺒﺩﺭﺠﺔ ﺠﻴﺩﺓ ﺠﺩﺍﹰ‬
‫‪ -٩‬ﻤﻬﺎﺭﺍﺕ ﺇﺩﺍﺭﻴﺔ ﻤﺘﻭﺴﻁﺔ ﻹﺩﺍﺭﺓ ﻤﻥ ﻫﻡ ﺘﺤﺕ ﻨﻁﺎﻕ ﺇﺸﺭﺍﻓﻪ ﻭ ﺘﻭﺯﻴﻊ ﺍﻷﻋﻤﺎل ﻋﻠﻴﻬﻡ‬
‫‪ -١٠‬ﻤﻬﺎﺭﺍﺕ ﺍﻹﺘﺼﺎل ﺍﻟﻔﻌﺎل ﻭ ﺘﻭﺼﻴل ﺍﻟﻤﻌﻠﻭﻤﺎﺕ ﻟﻠﻤﺘﺨﺼﺼﻴﻥ ﻭ ﻟﻐﻴﺭ ﺍﻟﻤﺘﺨﺼﺼﻴﻥ‬
‫‪ -١١‬ﺍﻟﻤﻘﺩﺭﺓ ﻋﻠﻰ ﺇﻨﺠﺎﺯ ﻭﺃﺩﺍﺀ ﺃﻜﺜﺭ ﻤﻥ ﻋﻤل ﻓﻰ ﺘﻭﻗﻴﺕ ﻭﺍﺤﺩ ﺒﺩﻭﻥ ﺇﺭﺘﺒﺎﻙ‬
‫‪ -١٢‬ﺇﻋﺩﺍﺩ ﺍﻟﺼﻴﺎﻏﺎﺕ ﺍﻟﺘﻌﺒﻴﺭﻴﺔ ﺍﻟﻤﻨﺎﺴﺒﺔ ﻟﻠﻤﻜﺎﺘﺒﺎﺕ ﺒﺎﻟﻠﻐﺘﻴﻥ ﺍﻟﻌﺭﺒﻴﺔ ﻭ ﺍﻹﻨﺠﻠﻴﺯﻴﺔ‬
‫ﺍﻟﺴﻤﺎﺕ ﺍﻟﺸﺨﺼﻴﺔ‪:‬‬
‫ﻴﺠﺏ ﺃﻥ ﻴﺘﺤﻠﻰ ﺍﻟﺴﻜﺭﺘﻴﺭ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻯ ﻟﻺﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ ﺒﺎﻟﺴﻤﺎﺕ ﺍﻟﺘﺎﻟﻴﺔ‪:‬‬
‫‪ -١‬ﺍﻹﻨﻀﺒﺎﻁ ﻓﻰ ﺍﻟﻤﻭﺍﻋﻴﺩ‬
‫‪ -٢‬ﺍﻟﺘﺭﻜﻴﺯ ﻭ ﺍﻟﻤﻨﻁﻘﻴﺔ ﻓﻰ ﺍﻟﺘﻔﻜﻴﺭ‬
‫‪ -٣‬ﻤﻌﺩل ﺫﻜﺎﺀ ﻋﺎﻟﻰ‬
‫‪ -٤‬ﻫﺎﺩﻯﺀ ﺍﻟﻁﺒﺎﻉ ﻭ ﻏﻴﺭ ﺇﻨﻔﻌﺎﻟﻰ‬
‫‪ -٥‬ﺃﻻ ﻴﻜﻭﻥ ﻤﺭﻴﻀﺎﹰ ﺒﺎﻟﺴﻜﺭ ﺃﻭ ﺍﻟﻀﻐﻁ ﺃﻭ ﺍﻟﻘﻠﺏ ﺃﻭ ﺍﻟﻘﻭﻟﻭﻥ ﺍﻟﻌﺼﺒﻰ‬
‫‪ -٦‬ﺍﻟﻠﺒﺎﻗﺔ ﻓﻰ ﺍﻟﺤﺩﻴﺙ ﻭ ﺒﺸﺎﺸﺔ ﺍﻟﻭﺠﻪ‬
‫‪ -٧‬ﺤﺴﻥ ﺍﻹﺴﺘﻤﺎﻉ ﻭ ﺍﻟﻔﻬﻡ ﻭ ﺇﺩﺭﺍﻙ ﺍﻟﻤﻭﺍﻗﻑ ﺒﻭﻋﻰ ﻭ ﺘﺭﻜﻴﺯ‬
‫‪ -٨‬ﺤﺴﻥ ﺍﻟﻤﻅﻬﺭ ﻭ ﺍﻷﻨﺎﻗﺔ‬
‫‪ -٩‬ﺍﻟﻘﺩﺭﺓ ﻋﻠﻰ ﻤﻭﺍﺠﻬﺔ ﺍﻟﻤﻭﺍﻗﻑ ﺍﻟﺤﺭﺠﺔ ﺒﺤﻜﻤﺔ‬
‫‪ -١٠‬ﻻ ﻴﻘل ﺍﻟﺴﻥ ﻋﻨﺩ ﺍﻟﺘﻌﻴﻴﻥ ﻓﻰ ﻭﻅﻴﻔﺔ ﺴﻜﺭﺘﻴﺭ ﺘﻨﻔﻴﺫﻯ ﻟﻤﻜﺘﺏ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﻌﺎﻡ ﻋﻥ ‪ ٢٥‬ﺴﻨﺔ ﻭ ﻻ ﻴﺯﻴﺩ ﻋـﻥ ‪٣٥‬‬
‫ﺴﻨﺔ‬

‫ﺍﻋﺪﺍﺩ ‪ /‬ﳏﻤﺪ ﺳﻠﻴﻢ ﺍﻟﺒﺒﻼﻭﻯ‬ ‫‪١٣‬‬

 ‫ﺩﻭﺭﺓ ﺍﻟﺴﻜﺮﺗﺎﺭﻳﺔ ﻭ ﺍﺩﺍﺭﺓ ﺍﳌﻜﺎﺗﺐ‬
‫ﻤﺩﺓ ﺍﻟﻌﻤل ﻓﻰ ﺍﻟﻭﻅﻴﻔﺔ‪:‬‬
‫ﻻ ﺘﻘل ﻤﺩﺓ ﺍﻟﻌﻤل ﻓﻰ ﻭﻅﻴﻔﺔ ﺍﻟﺴﻜﺭﺘﻴﺭ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻯ ﻟﻺﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ ﻋﻥ ﺜﻼﺙ ﺴﻨﻭﺍﺕ ﻭ ﻻ ﺘﺯﻴﺩ ﻋﻥ ﺨﻤﺱ ﺴﻨﻭﺍﺕ‬

‫ﺍﻟﺘﺭﻗـﻴﺎﺕ‪:‬‬
‫ﺒﻌﺩ ﺇﻨﺘﻬﺎﺀ ﻤﺩﺓ ﻋﻤل ﺍﻟﺴﻜﺭﺘﻴﺭ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻯ ﻟﻺﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ‪ ،‬ﻓﻰ ﺤﺎﻟﺔ ﺤﺼﻭﻟﻪ ﻋﻠﻰ ﻤﻌﺩل ﺘﺭﺍﻜﻤﻰ ﺨﻼل ﻤﺩﺓ ﺨﺩﻤﺘـﻪ‬
‫ﻻ ﻴﻘل ﻋﻥ ‪ %٩٠‬ﻓﻰ ﺘﻘﺭﻴﺭ ﺍﻟﺘﻘﻴﻴﻡ ﺍﻟﺴﻨﻭﻯ‪ ،‬ﻴﺘﻡ ﺘﺭﻗﻴﺘﻪ ﺇﻟﻰ ﻭﻅﻴﻔﺔ ﻤﺩﻴﺭ ﻤﻜﺘﺏ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﻌﺎﻡ‪.‬‬
‫ﻤﻌﺎﻴﻴﺭ ﺍﻟﺘﻘﻴﻴﻡ‪:‬‬
‫‪ -١‬ﻨﺘﺎﺌﺞ ﺍﻟﻤﺭﺍﺠﻌﺎﺕ ﺍﻟﺩﺍﺨﻠﻴﺔ ﺍﻟﺨﺎﺼﺔ ﺒﺈﺠﺭﺍﺀﺍﺕ ﺍﻟﺴﻜﺭﺘﺎﺭﻴﺔ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻴﺔ ﻤﻥ ﺨﻼل ﺇﺩﺍﺭﺓ ﻨﻅﺎﻡ ﺍﻟﺠﻭﺩﺓ‬
‫‪ -٢‬ﺘﻘﺎﺭﻴﺭ ﺍﻟﺤﻀﻭﺭ ﻭ ﺍﻟﻐﻴﺎﺏ ﻭ ﺍﻹﻟﺘﺯﺍﻡ ﻤﻥ ﺨﻼل ﺇﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻤﻭﺍﺭﺩ ﺍﻟﺒﺸﺭﻴﺔ‬
‫‪ -٣‬ﺍﻟﺘﻘﺎﺭﻴﺭ ﺍﻷﺴﺒﻭﻋﻴﺔ ﺍﻟﺘﻰ ﻴﺭﻓﻌﻬﺎ ﺍﻟﺴﻜﺭﺘﻴﺭ ﺍﻟﺘﻨﻔﻴﺫﻯ ﻟﺭﺌﻴﺴﻪ ﺍﻟﻤﺒﺎﺸﺭ )ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﻌﺎﻡ ﺃﻭ ﻤﺩﻴﺭ ﻤﻜﺘﺏ ﺍﻟﻤـﺩﻴﺭ‬
‫ﺍﻟﻌﺎﻡ(‬
‫‪ -٤‬ﺘﻘﺭﻴﺭ ﺍﻟﺭﺌﻴﺱ ﺍﻟﻤﺒﺎﺸﺭ )ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﻌﺎﻡ ﺃﻭ ﻤﺩﻴﺭ ﻤﻜﺘﺏ ﺍﻟﻤﺩﻴﺭ ﺍﻟﻌﺎﻡ(‬

‫‪‬‬
‫ﺍﻋﺪﺍﺩ ‪ /‬ﳏﻤﺪ ﺳﻠﻴﻢ ﺍﻟﺒﺒﻼﻭﻯ‬ ‫‪١٤‬‬
 ‫ﺩﻭﺭﺓ ﺍﻟﺴﻜﺮﺗﺎﺭﻳﺔ ﻭ ﺍﺩﺍﺭﺓ ﺍﳌﻜﺎﺗﺐ‬

‫‪‬‬
‫‪ ‬‬

‫‪ -١‬اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﯾﺔ اﻟﺨﺎﺻﺔ واﻋﻤﺎﻟﮭﺎ‪:‬‬

‫ھ ﻮ ﻣﻮﻇ ﻒ ﯾﺨﺘ ﺎره رﺋﯿ ﺴﮫ ﻣ ﻦ ﺟﮭ ﺎز اﻟ ﺴﻜﺮﺗﺎرﯾﺔ ﻟﺘﻨﻈ ﯿﻢ اﻟﻌﻤ ﻞ ﺿ ﻤﻦ ﻣﻮاﺻ ﻔﺎت ﻣﻌﯿﻨ ﺔ ﻧﻈ ﺮاً‬
‫ﻟﺜﻘﺔ رﺋﯿﺴﮫ ﺑﮫ وﻟﻜﻔﺎءﺗﮫ ﻓﻲ اﻟﻌﻤﻞ‪.‬‬

‫وﺗﺘﻠﺨﺺ أﻋﻤﺎﻟﮫ ﻓﯿﻤﺎ ﯾﻠﻲ‪:‬‬

‫• اﺳﺘﻘﺒﺎل اﻟﺰوار وﻓﻖ ﺟﺪول ﻣﺤﺪد‪..‬‬
‫• اﻟﺮد ﻋﻠﻰ اﻟﻤﻜﺎﻟﻤﺎت اﻟﮭﺎﺗﻔﯿﺔ ‪ ،‬وﺗﺴﮭﯿﻞ ﻣﻜﺎﻟﻤﺎت اﻟﺮﺋﯿﺲ ﻣﻊ اﻵﺧﺮﯾﻦ‬
‫• ﺗﻨﻈﯿﻢ وﻗﺖ اﻟﺮﺋﯿﺲ ﺧﺎرج اﻟﻤﺆﺳﺴﺔ‪..‬‬
‫• ﺣﻔﻆ اﻟﻮﺛﺎﺋﻖ اﻟﺨﺎﺻﺔ ﺑﺎﻟﺮﺋﯿﺲ ﻓﻲ ﻣﻠﻔﺎت ﻣﺤﺪدة‪..‬‬
‫اﻟﻘﯿﺎم ﺑﺎﻷﻋﻤﺎل اﻟﻜﺘﺎﺑﯿﺔ اﻟﺨﺎﺻﺔ ﺑﺎﻟﺮﺋﯿﺲ‪..‬‬ ‫•‬
‫• ﻣﺴﺎﻋﺪة اﻟﺮﺋﯿﺲ ﻓﻲ ﺗﺮﺗﯿﺒﺎت اﻟﺴﻔﺮ‬
‫• ﻣﺴﺎﻋﺪة اﻟﺮﺋﯿﺲ ﻓﻲ ﻋﻘﺪ اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت واﻟﺤﻔﻼت‬

‫‪ -٢‬اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﯾﺔ اﻟﻤﺘﺨﺼﺼﺔ واﻋﻤﺎﻟﮭﺎ‪:‬‬

‫اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮ اﻟﻤﺘﺨﺼﺺ ھﻮ اﻟﺬي ﯾﻘﻮم ﺑﻌﻤﻞ ﻣﻌﯿﻦ ﻣﻦ اﻋﻤﺎل اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﯾﺔ‪.‬‬
‫ھ ﺬا اﻟﻨ ﻮع ﻣ ﻦ اﻧ ﻮاع اﻟ ﺴﻜﺮﺗﺎرﯾﺔ ﯾﺘﻄﻠ ﺐ ﺧﺒ ﺮة ﻛﺒﯿ ﺮة ﻓ ﻲ ﻣﺠ ﺎل اﻟﻌﻤ ﻞ اﻟ ﺬي ﯾﻘ ﻮم ﺑ ﮫ اﻟ ﺴﻜﺮﺗﯿﺮ‬
‫ﻓﯿﺘﺨﺼﺺ ﻓﯿﮫ وﯾﺘﻘﻨﮫُ ﺑﺪرﺟﺔٍ ﻛﺒﯿﺮةٍ‪ ،‬وﻟﻨﻌﻄ ﻲ ﻣﺜ ﺎﻻً ﻋﻠ ﻰ ذﻟ ﻚ ‪:‬اﻟ ﺴﻜﺮﺗﺎرﯾﺔُ اﻟﻄﺒﯿ ﺔُ‪ :‬ﯾﺠ ﺐُ ﻋﻠ ﻰ اﻟ ﺴﻜﺮﺗﯿﺮ اﻟ ﺬي‬
‫ﯾﻘﻮم ﺑﮭﺬا اﻟﻌﻤﻞ ان ﯾﻠﻢ ﺑﺎﻗﺴﺎم اﻟﻤﺴﺘﺸﻔﻰ او اﻟﻌﯿﺎدة وﻏﯿﺮ ذﻟﻚ ﻣﻦ ﻣﺼﻄﻠﺤﺎت ﻃﺒﯿﺔ‪.‬‬
‫اﻋﻤﺎل اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮ اﻟﻤﺘﺨﺼﺺ ﺷﻜﻞ ﻋﺎم‪:‬‬
‫• دراﺳﺔ ﻣﺎ ﯾﻘﺪم ﻟﮫ ﻣﻦ ﻗﺒﻞ رﺋﯿﺴﮫ ﻓﻲ ﻣﺠﺎﻟﮫ اﻟﺨﺎص ﻣﻊ ﺗﻘﺪﯾﻢ ﺗﻘﺮﯾﺮ ﻓﻨﻲ ﻣﻮﺟﺰ‬
‫• ﻣﻼزﻣﺔ اﻟﺮﺋﯿﺲ ﻓﻲ ﺣﻀﻮر اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت اﻟﻔﻨﯿﺔ ﻟﺘﻘﺪﯾﻢ اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت اﻟﻼزﻣﺔ ﻟﮫ‬
‫• اﻻﻃﻼع ﻋﻠﻰ ﻣﺎ ﯾﺴﺘﺠﺪ ﻓﻲ ﻣﺠﺎﻟﮫ ﺗﺨﺼﺼﮫ ﻣﻦ اﻷﺑﺤﺎث واﻟﺘﻘﺎرﯾﺮ اﻟﻌﻠﻤﯿﺔ وﺗﻘﺪﯾﻤﮭﺎ ﻟﻠﺮﺋﯿﺲ‬
‫• ﺣﻔﻆ وﺗﺮﺗﯿﺐ وﺗﺼﻨﯿﻒ اﻟﻮﺛﺎﺋﻖ واﻷوراق اﻟﻔﻨﯿﺔ ﻓﻲ ﻣﻠﻔﺎت ﺧﺎﺻﺔ ﻟﯿﺴﮭﻞ اﻟﻮﺻﻮل إﻟﯿﮭﺎ‬

‫‪ -٣‬اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﯾﺔ اﻟﻌﺎﻣﺔ واﻋﻤﺎﻟﮭﺎ‪:‬‬

‫ﻓ ﻲ ﺟﻤﯿ ﻊ اﻟﻤﺆﺳ ﺴﺎت اﻟﻜﺒﯿ ﺮة واﻟ ﺼﻐﯿﺮة ﻧﺠ ﺪ ادارة ﻟﻠ ﺴﻜﺮﺗﺎرﯾﺔ‪ ،‬وﯾﺨﺘﻠ ﻒ ﺣﺠ ﻢ ھ ﺬه اﻻدارة ﺑﺤ ﺴﺐ ﺣﺠ ﻢ‬
‫اﻟﻤﺆﺳ ﺴﺔ واﻟﻨ ﺸﺎط اﻟ ﺬي ﺗﻤﺎرﺳ ﮫ‪،‬وﻟﻜﻦ ﻋ ﺎدة ﻣ ﺎ ﺗﻮﺟ ﺪ ھﻨ ﺎك اﻧ ﺸﻄﺔ رﺋﯿ ﺴﯿﺔ ﺗﻘ ﻮم ﺑﮭ ﺎ اﻟ ﺴﻜﺮﺗﺎرﯾﺔ واﻻﻓ ﺮاد‬
‫اﻟﻌﺎﻣﻠﻮن ﺑﮭﺎ‪.‬‬
‫وﯾﻤﻜﻦ ان ﻧﺨﺘﺼﺮھﺎ ﻓﻲ اﻟﻔﺮوع اﻟﺘﺎﻟﯿﺔ‪:‬‬
‫وﺣﺪة اﻻﺳﺘﻌﻼﻣﺎت ‪ -‬وﺣﺪة اﻟﻄﺒﺎﻋﺔ ‪ -‬وﺣﺪة اﻟﺼﯿﺎﻧﺔ ‪ -‬وﺣﺪة اﻟﺘﻌﻘﯿﺐ ‪ -‬وﺣﺪة اﻟﺤﺮﻛﺔ ‪ -‬وﺣﺪة ﺧﺪﻣﺎت اﻟﻤﺒﻨﻰ ‪-‬‬
‫وﺣﺪة اﻟﻤﺤﻔﻮﻇﺎت ‪ -‬وﺣﺪة اﻻﺗﺼﺎل ‪ -‬وﺣﺪة ﻣﺮاﻗﺒﺔ اﻟﺪوام ‪.‬‬

‫ﺍﻋﺪﺍﺩ ‪ /‬ﳏﻤﺪ ﺳﻠﻴﻢ ﺍﻟﺒﺒﻼﻭﻯ‬ ‫‪١٥‬‬

 ‫ﺩﻭﺭﺓ ﺍﻟﺴﻜﺮﺗﺎﺭﻳﺔ ﻭ ﺍﺩﺍﺭﺓ ﺍﳌﻜﺎﺗﺐ‬

‫‪‬‬
‫‪ ‬‬

‫‪ -١‬ﻣﻌﺎﻟﺠﺔ اﻻﺗﺼﺎﻻت اﻟﮭﺎﺗﻔﯿﺔ‪:‬‬

‫• اداب اﺳﺘﺨﺪام اﻟﮭﺎﺗﻒ ﻋﻨﺪ ﻃﻠﺐ اﻻﺗﺼﺎل ﺑﺎﻟﻐﯿﺮ‬
‫‪ -١‬اﻟﺘﺄﻛﺪ ﻣﻦ ﺻﺤﺔ اﻟﺮﻗﻢ اﻟﻤﻄﻠﻮب ‪.‬‬
‫‪ -٢‬اﻻﯾﺠﺎز ﻓﻲ اﻟﺤﺪﯾﺚ ‪.‬‬
‫‪ -٣‬ﻗﻢ ﻗﺒﻞ اﺟﺮاء اﻟﻤﻜﺎﻟﻤﺔ ﺑﻜﺘﺎﯾﺔ رؤوس اﻟﻤﻮﺿﻮﻋﺎت اﻟﺘﻲ ﺗﺮﯾﺪ ان ﺗﺒﻠﻐﮭﺎ اﻟﻰ اﻟﻄﺮف اﻻﺧﺮ‬
‫‪ -٤‬ﻛﻦ ﻣﺒﺘﺴﻤﺎ ﻛﺎﻧﮫ ﯾﺮاك‬
‫‪ -٥‬ادا اﻇﻄﺮرت ﻟﻘﻄﻊ اﻟﻤﻜﺎﻟﻤﺔ اﻋﺘﺬر ﻟﻠﻤﺘﺤﺪث وﺑﯿﻦ ﻟﮫ ﺳﺒﺐ اﻻﻧﻘﻄﺎع‪.‬‬
‫‪ -٦‬اﻧﮭﺎء اﻟﻤﻜﺎﻟﻤﺔ ﺑﻄﺮﯾﻘﺔ ﻣﺆدﺑﺔ‬
‫• اداب اﺳﺘﺨﺪام اﻟﮭﺎﺗﻒ ﻋﻨﺪ اﻟﺮد ﻋﻠﻰ اﻟﻤﻜﺎﻟﻤﺔ‬
‫‪ -١‬ارﻓﻊ اﻟﻤﻜﺎﻟﻤﺔ ﺑﻌﺪ اﻟﺮﻧﺔ اﻟﺜﺎﻧﯿﺔ‬
‫‪ -٢‬ﺣﻲ اﻟﻤﺘﺼﻞ ﻛﺎﻧﮫ ﯾﺪﺧﻞ ﺑﯿﺘﻚ‬
‫‪ -٣‬ﻻ ﺗﻨﮫ اﻟﻤﻜﺎﻟﻤﺔ ﻗﺒﻞ ان ﯾﻨﮭﯿﮭﺎ اﻟﻤﺘﺼﻞ‬
‫‪ -٤‬اﻻﻋﺎن ﻋﻦ اﺳﻢ اﻟﻤﺆﺳﺴﺔ او اﻟﻤﻜﺘﺐ‬
‫‪ -٥‬ﻓﻲ ﺣﺎﻟﺔ ﻋﺪم وﺟﻮد اﻟﺮﺋﯿﺲ ﺗﺮك رﺳﺎﻟﺔ ﻟﮫ‬
‫‪ -٦‬ﻋﻨﺪ ورود ﻣﻜﺎﻟﻤﺘﯿﻦ ﻓﻲ ان واﺣﺪ اﻻﻋﺘﺬار ﻻﺣﺪﯾﮭﻤﺎ‬
‫• ﻋﻠﻰ اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮ أن ﯾﺄﺧﺬ ﺑﻌﯿﻦ اﻻﻋﺘﺒﺎر اﻷﻣﻮر اﻟﺘﺎﻟﯿﺔ ﻋﻨﺪ اﻟﺘﺤﺪث ﺑﺎﻟﮭﺎﺗﻒ‪:‬‬
‫‪ -١‬اﻟﺘﻜﻠﻢ ﺑﺄﺳﻠﻮب ھﺎدئ وواﺿﺢ وﻣﺆدب‬
‫‪ -٢‬ﺗﺪوﯾﻦ ﻣﻌﻠﻮﻣﺎت اﻟﻤﺘﺼﻞ ﻛﺎﻣﻠﺔ ﻓﻲ دﻓﺘﺮ ﺧﺎص ﻣﻌﺪ ﻣﺴﺒﻘﺎً‪.‬‬
‫‪ -٣‬اﻹﺻﻐﺎء وﻋﺪم اﻟﻤﻘﺎﻃﻌﺔ ﻓﻲ اﻟﺤﺪﯾﺚ‪.‬‬
‫‪ -٤‬ﻋﺪم اﻻﺳﺘﻌﺠﺎل ﻓﻲ إﻧﮭﺎء اﻟﻤﻜﺎﻟﻤﺔ‬
‫‪ -٥‬ﯾﺠﺐ اﻻﺑﺘﻌﺎد ﻋﻦ اﻟﻤﺠﺎﻣﻼت اﻟﻤﺒﺎﻟﻎ ﻓﯿﮭﺎ‬
‫‪ -٦‬ﻋﺪم اﻟﻐﻀﺐ أﺛﻨﺎء اﻟﺤﺪﯾﺚ‬

‫ﺍﻋﺪﺍﺩ ‪ /‬ﳏﻤﺪ ﺳﻠﻴﻢ ﺍﻟﺒﺒﻼﻭﻯ‬ ‫‪١٦‬‬

 ‫ﺩﻭﺭﺓ ﺍﻟﺴﻜﺮﺗﺎﺭﻳﺔ ﻭ ﺍﺩﺍﺭﺓ ﺍﳌﻜﺎﺗﺐ‬
‫ﻣﻌﺎﻟﺠﺔ اﻟﻤﻜﺎﻟﻤﺎت اﻟﺼﺎدرة‬ ‫‪١-١‬‬
‫اﻟﻤﮭﻤﺔ اﻻوﻟﻰ‪:‬‬
‫ﻗﺒﻞ ﻛﻞ ﺷﻲء ﯾﺠ ﺐ اﻋ ﺪاد دﻟﯿ ﻞ ﺧ ﺎص ﺑﺎﻟﻌﻨ ﺎوﯾﻦ وارﻗ ﺎم اﻟﮭﻮاﺗ ﻒ اﻟﺘ ﻲ ﯾﺘ ﺼﻞ ﺑﮭ ﺎ اﻟﻤ ﺪﯾﺮ ﺣﺘ ﻰ ﯾ ﺴﮭﻞ‬
‫اﻟﺮﺟﻮع اﻟﯿﮭﺎ وﺗﻘﺴﯿﻢ اﻟﺪﻟﯿﻞ اﻟﻰ ﻣﺠﻤﻮﻋﺎت ﺣﺴﺐ اﻟﻨﻮع ) ﺷﺨﺼﯿﺔ‪ ،‬ﺟﮭﺎت ﺧﺎرﺟﯿﺔ‪ ،‬داﺧﻞ اﻟﻤﻨﺸﺎة‪(...‬‬
‫اﻟﻤﮭﻤﺔ اﻟﺜﺎﻧﯿﺔ‪:‬‬
‫اﻟﺘﺨﻄﯿﻂ ﻟﻠﻤﻜﺎﻟﻤﺔ‬ ‫‪-١‬‬
‫اﻟﺒﺤﺚ ﻋﻦ اﻟﺮﻗﻢ ﻟﻤﻄﻠﻮب وﻃﻠﺐ اﻟﻤﻜﺎﻟﻤﺔ‬ ‫‪-٢‬‬
‫اﻟﺘﻌﺮﯾﻒ ﺑﺎﻟﻨﻔﺲ‬ ‫‪-٣‬‬
‫ﺗﺪوﯾﻦ اﻟﻤﻜﺎﻟﻤﺎت اﻟﺼﺎدرة‬ ‫‪-٤‬‬

‫) ﻧﻤﻮذج ﺳﺠﻞ اﻟﺮﺳﺎﺋﻞ اﻟﮭﺎﺗﻔﯿﺔ اﻟﺼﺎدرة(‬

‫ﻧﻤﻮذج ﺳﺠﻞ اﻟﺮﺳﺎﺋﻞ اﻟﮭﺎﺗﻔﯿﺔ اﻟﺼﺎدرة‬

‫ﻋﻨﻮاﻧﮫ ورﻗﻢ‬
‫ﻣﻼﺣﻈﺎت‬ ‫ﻣﻮﺿﻮع اﻻﺗﺼﺎل ﺗﻮﻗﯿﻊ اﻟﻤﺘﺼﻞ‬ ‫اﺳﻢ اﻟﻤﺘﺼﻞ ﺑﮫ‬ ‫اﻟﺴﺎﻋﺔ‬ ‫اﻟﯿﻮم واﻟﺘﺎرﯾﺦ‬ ‫م‬
‫ھﺎﺗﻔﮫ‬

‫ﻣﻌﺎﻟﺠﺔ اﻟﻤﻜﺎﻟﻤﺎت اﻟﻮاردة‬ ‫‪٢-١‬‬

‫اﻟﺴﺮﻋﺔ و اﻻﺳﺘﻌﺪاد ﻻﺳﺘﻘﺒﺎل اﻟﻤﻜﺎﻟﻤﺎت اﻟﻮاردة‬ ‫•‬
‫اﻟﺘﻌﺮﯾﻒ ﺑﺎﻟﻨﻔﺲ‬ ‫•‬
‫ﻓﺮز اﻟﻤﻜﺎﻟﻤﺎت‪:‬‬ ‫•‬
‫ھﺎﻣﺔ‪:‬ﺗﺤﻮﯾﻠﮭﺎ ﻟﻠﺮﺋﯿﺲ‬ ‫‪o‬‬
‫روﺗﯿﻨﯿﺔ ‪ :‬ﺗﻘﻮم ﺑﺄداﺋﮭﺎ اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮة ﻛﺎﻟﻌﺎدة‬ ‫‪o‬‬
‫ﺗﺪوﯾﻦ اﻟﻤﻜﺎﻟﻤﺔ اﻟﻮاردة ‪.‬‬ ‫•‬

‫) ﻧﻤﻮذج ﺳﺠﻞ اﻟﺮﺳﺎﺋﻞ اﻟﮭﺎﺗﻔﯿﺔ اﻟﻮاردة(‬

‫ﻧﻤﻮذج ﺳﺠﻞ اﻟﺮﺳﺎﺋﻞ اﻟﮭﺎﺗﻔﯿﺔ اﻟﻮاردة‬

‫ﻣﻮﺿﻮع‬
‫ﻣﻼﺣﻈﺎت‬ ‫ﻋﻨﻮاﻧﮫ ورﻗﻢ ھﺎﺗﻔﮫ‬ ‫اﺳﻢ اﻟﻤﺘﺼﻞ‬ ‫اﻟﺴﺎﻋﺔ‬ ‫اﻟﯿﻮم واﻟﺘﺎرﯾﺦ‬ ‫م‬
‫اﻻﺗﺼﺎل‬

‫ﺍﻋﺪﺍﺩ ‪ /‬ﳏﻤﺪ ﺳﻠﻴﻢ ﺍﻟﺒﺒﻼﻭﻯ‬ ‫‪١٧‬‬

 ‫ﺩﻭﺭﺓ ﺍﻟﺴﻜﺮﺗﺎﺭﻳﺔ ﻭ ﺍﺩﺍﺭﺓ ﺍﳌﻜﺎﺗﺐ‬

‫ﻧﻤﻮذج رﺳﺎﻟﺔ ھﺎﺗﻔﯿﺔ واردة‬

‫ﻧﻤﻮذج رﺳﺎﻟﺔ ھﺎﺗﻔﯿﺔ واردة‬

‫ﺻﺒﺎﺣﺎ‬ ‫اﻟﺴﺎﻋﺔ‪:‬‬ ‫اﻟﺘﺎرﯾﺦ ‪:‬‬

‫ﻣﺴﺎءا‬

‫ﻣﻜﺎﻟﻤﺔ ﻟﻠﺴﯿﺪ ‪ .....................‬وﻇﯿﻔﺘﮫ ‪ ..........................‬ھﺎﺗﻒ‪.........:‬‬

‫ﻣــﻦ اﻟﺴــﯿﺪ ‪ ....................‬وﻇﯿﻔﺘﮫ ‪ ...........................‬ھﺎﺗﻒ‪..........:‬‬
‫ﻋـﻨـﻮاﻧــــﮫ ‪..............................................................‬‬

‫ﯾﺮﺟﻮ اﻻﺗﺼﺎل ﺑﮫ اﻟﺴﺎﻋﺔ ) (‬ ‫(‬ ‫اﺗﺼﻞ ﺑﻜﻢ ھﺎﺗﻔﯿﺎ اﻟﺴﺎﻋﺔ )‬

‫) (‬ ‫ﯾﻌﺘﺬر ﻋﻦ اﻟﺤﻀﻮر‬ ‫(‬ ‫ﺣﻀﺮ ﻟﺮؤﯾﺘﻜﻢ اﻟﺴــﺎﻋﺔ )‬
‫ﯾﻮم ‪................. :‬‬ ‫(‬ ‫ﯾﺮﺟﻮ اﻧﺘﻈﺎره اﻟﺴـــﺎﻋﺔ )‬
‫ﯾﻮم ‪.................. :‬‬ ‫(‬ ‫ھﻮ ﻓﻲ اﻧﺘﻈﺎرك اﻟﺴﺎﻋﺔ )‬

‫اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ‪........................................................................................ :‬‬
‫‪.....................................................................................................‬‬

‫ﺗﻮﻗﯿﻊ اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮ ‪................:‬‬

‫ﻧﻤﻮذج ﺗﺪوﯾﻦ رﺳﺎﻟﺔ ھﺎﺗﻔﯿﺔ ﻋﻨﺪ ﻏﯿﺎب اﻟﺮﺋﯿﺲ‬

‫ﻧﻤﻮذج اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ اﻟﮭﺎﺗﻔﯿﺔ‬

‫ﺻﺒﺎﺣﺎ‬ ‫اﻟﺴﺎﻋﺔ‪:‬‬ ‫اﻟﺘﺎرﯾﺦ ‪:‬‬

‫ﻣﺴﺎءا‬
‫ﻋﻨﺪﻣﺎ ﻛﻨﺘﻢ ﺧﺎرج اﻟﻤﻜﺘﺐ أﺗﺼﻞ ﺑﻜﻢ‬
‫اﻟﺴﯿﺪ ‪.......................................:‬‬
‫ﻣﻦ ‪.........................................:‬‬
‫رﻗﻢ ھﺎﺗﻔﮫ ‪.................................:‬‬
‫ﺳﯿﻌﻮدﺑﺎﻻﺗﺼﺎل‬ ‫اﺗﺼﺎل ﻷﻣﺮ ھﺎم‬ ‫ﯾﺮﺟﻮ اﻻﺗﺼﺎل ﺑﻜﻢ‬ ‫اﺗﺼﻞ ﺑﻜﻢ‬
‫أﺧﺮى‬ ‫ﯾﺮﻏﺐ ﻓﻲ ﻣﻘﺎﺑﻠﺘﻜﻢ‬

‫ﻧﺺ اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ ‪............................................................................................:‬‬

‫‪..............................................................................................‬‬

‫ﺗﻮﻗﯿﻊ اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮ ‪................:‬‬

‫ﺍﻋﺪﺍﺩ ‪ /‬ﳏﻤﺪ ﺳﻠﻴﻢ ﺍﻟﺒﺒﻼﻭﻯ‬ ‫‪١٨‬‬

 ‫ﺩﻭﺭﺓ ﺍﻟﺴﻜﺮﺗﺎﺭﻳﺔ ﻭ ﺍﺩﺍﺭﺓ ﺍﳌﻜﺎﺗﺐ‬

‫ﺑﻌﺾ اﻻﺟﺎﺑﺎت او اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت ﻋﻨﺪ اﻟﺮد ﻋﻠﻰ رﺳﺎﻟﺔ واردة واﻟﻤﺘﺼﻞ ﯾﺮﯾﺪ اﻟﺮﺋﯿﺲ ﻓﻲ ﻋﺪم وﺟﻮده‬

‫ﻣﻌﻠﻮﻣﺎت ﻣﺤﺪدة ‪:‬‬

‫* اﻟﺮﺋﯿﺲ ﻓﻲ اﺟﺘﻤﺎع ﻣﻊ ﻓﻼن ‪.‬‬
‫* اﻧﮫ ﯾﺘﻜﻠﻢ ﻣﻊ اﻟﻄﺎﺋﻒ ‪.‬‬
‫* اﻧﮫ ﻓﻲ ﺟﺪة ﻓﻲ ﻣﮭﻤﺔ رﺳﻤﯿﺔ ‪.‬‬
‫* ﻟﻘﺪ ﻏﺎدر ﻣﻜﺘﺒﮫ ھﺬا اﻟﺼﺒﺎح ﻟﻌﻤﻞ ﺧﺎص ‪.‬‬
‫* اﻧﮫ ﻓﻲ ﻣﻜﺘﺐ ﻓﻼن وﯾﻤﻜﻨﻨﻲ ﺗﺤﻮﯾﻠﻚ اﻟﯿﮫ ‪.‬‬
‫* اﻧﮫ ﻓﻲ اﻟﺒﯿﺖ ﺑﺴﺒﺐ اﺻﺎﺑﺘﮫ ﺑﺎﻟﺰﻛﺎم ‪.‬‬

‫ﻣﻌﻠﻮﻣﺎت ﻋﺎﻣﺔ ‪:‬‬

‫* اﻟﺮﺋﯿﺲ ﻏﯿﺮ ﻣﻮﺟﻮد ﻓﻰ ﻣﻜﺘﺒﮫ اﻵن ‪.‬‬
‫* أﻧﮫ ﯾﺘﻜﻠﻢ ﻣﻊ ﺧﻂ أﺧﺮ‪.‬‬
‫* أﻧﮫ ﺧﺎرج اﻟﺮﯾﺎض اﻟﯿﻮم ‪.‬‬
‫* أﺗﻮﻗﻊ ان ﯾﻌﻮد اﻟﻰ اﻟﻤﻜﺘﺐ ھﺬا اﻟﯿﻮم ‪.‬‬
‫* أﻋﺘﻘﺪأﻧﮫ ﯾﻤﻜﻨﻨﻰ اﻷﺗﺼﺎل ﺑﮫ و اﺑﻼﻏﮫ ﺑﺎﻻﺗﺼﺎل ﺑﻚ ﻓﯿﻤﺎ ﺑﻌﺪ ‪.‬‬
‫* ﻟﻦ ﯾﻌﻮد اﻟﻰ ﻣﻜﺘﺒﮫ ﻗﺒﻞ ﯾﻮﻣﯿﻦ ‪.‬‬

‫ﻣﻌﺎﻟﺠﺔ اﻟﻤﻜﺎﻟﻤﺎت اﻟﺪوﻟﯿﺔ‬ ‫‪٣-١‬‬

‫ﻗﺒﻞ ﻛﻞ ﺷﻲء ﯾﺠﺐ ﻋﻠﻰ اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮ اﻻﺣﺘﻔﺎظ ﺑ ﺪﻟﯿﻞ ﯾﺤﺘ ﻮي ﻋﻠ ﻰ ﺟﻤﯿ ﻊ اﻟ ﺪول اﻟﺘ ﻲ ﯾﺘﻌﺎﻣ ﻞ ﻣﻌﮭ ﺎ اﻟ ﺮﺋﯿﺲ او ﺳ ﺠﻞ‬
‫ﯾﺪون ﻓﯿﮫ‪:‬‬

‫رﻗﻢ اﻟﺮﻣﺰي‬ ‫رﻗﻢ اﻟﺮﻣﺰي‬

‫رﻗﻢ اﻟﺠﮭﺔ او اﻟﺸﺨﺺ اﻟﻤﻄﻠﻮب‬ ‫اﺳﻢ اﻟﺸﺮﻛﺔ‬ ‫اﺳﻢ اﻟﻤﺪﯾﻨﺔ‬ ‫اﺳﻢ اﻟﺒﻠﺪ‬
‫ﻟﻠﻤﺪﯾﻨﺔ‬ ‫اﻟﺪوﻟﺔ‬

‫ﻗﻞ وﻻ ﺗﻘﻞ‬

‫* ﺻﺒﺎح اﻟﺨﯿﺮ – ﻣﻜﺘﺐ ‪ .... /‬ﺑﻤﺎ اﺧﺪﻣﻚ‬ ‫* أﻟﻮ ﻣﯿﻦ ﺣﻀﺮﺗﻚ‬

‫* ﻏﯿﺮ ﻣﻮﺟﻮد ﺑﺎﻟﻤﻜﺘﺐ اﻵن‬ ‫* ﻟﻢ ﯾﺤﻀﺮ ﺑﻌﺪ‬
‫* ﻣﻦ اﻟﻤﻤﻜﻦ ﺗﺮك رﺳﺎﻟﺔ ؟!‬ ‫* ﺧﺮج ﻟﺘﻨﺎول اﻟﻘﮭﻮة ‪ /‬اﻟﻐﺪاء‬
‫* أﻧﮫ ﻋﻠﻰ ﺳﻔﺮ ھﻞ ﯾﻤﻜﻨﻨﻰ ﻣﺴﺎﻋﺪﺗﻚ ؟‬ ‫* أﻧﮫ ﻓﻰ اﺟﺎزة‬
‫* أﺳﻒ إذ أﻧﻰ ﻻ أﺳﻤﻌﻚ ﺟﯿﺪاً‪.‬‬ ‫* أرﻓﻊ ﺻﻮﺗﻚ ﻵﻧﻰ ﻻ اﺳﻤﻊ‬
‫* ھﻞ ﻣﻦ اﻟﻤﻤﻜﻦ إﻋﺎدة ﻣﺎ ﻗﻠﺖ ﻟﻠﺘﺄﻛﯿﺪ ؟‬ ‫* ﻟﻢ أﻓﮭﻢ ﺷﯿﺌﺎً ﻣﻤﺎ ﻗﻠﺖ‬
‫* أرﺟﻮ أن ﺗﺨﺒﺮ ﺳﯿﺎدﺗﮫ أن ﯾﺘﺼﻞ ﺑﻰ ﻋﻠﻰ اﻟﺮﻗﻢ ‪...... /‬‬ ‫* أﺧﺒﺮه أن ﯾﺘﺼﻞ ﺑﻰ ﻓﻰ اﻟﺮﻗﻢ‬

‫ﺍﻋﺪﺍﺩ ‪ /‬ﳏﻤﺪ ﺳﻠﻴﻢ ﺍﻟﺒﺒﻼﻭﻯ‬ ‫‪١٩‬‬

 ‫ﺩﻭﺭﺓ ﺍﻟﺴﻜﺮﺗﺎﺭﻳﺔ ﻭ ﺍﺩﺍﺭﺓ ﺍﳌﻜﺎﺗﺐ‬

‫‪ -٢‬ﻣﻌﺎﻟﺠﺔ اﻟﺒﺮﯾﺪ اﻟﻮارد واﻟﺼﺎدر‪:‬‬

‫‪ ٢-١‬اﻟﺒﺮﯾﺪ اﻟﻮارد‬
‫‪ -‬ھﻲ اﻟﺨﻄﺎﺑﺎت واﻟﻤﺮاﺳﻼت اﻟﺘﻲ ﺗﻮرد إﻟﻲ اﻟﻤﺆﺳﺴﺔ وﺗﺤﺘﺎج إﻟﻲ رد‪.‬‬
‫‪ - A‬ﺧﻄﻮات ﻣﻌﺎﻟﺠﺔ اﻟﺒﺮﯾﺪ اﻟﻮارد‬
‫‪ -١‬وﺻﻮل اﻟﺒﺮﯾﺪ وذﻟﻚ ﻋﻦ ﻃﺮﯾﻘﺔ‬
‫‪-‬اﻟﺴﻌﺎة ﺳﺎﻋﻲ اﻟﺒﺮﯾﺪ‬
‫‪-‬اﻟﻔﺎﻛﺲ اﻟﺘﻠﻜﺲ‬
‫‪-‬ﺑﺸﻜﻞ ﺷﺨﺼﻲ‬
‫‪-‬اﺳﺘﺌﺠﺎر ﺻﻨﺪوق ﺑﺮﯾﺪ‬
‫‪ -٢‬ﻓﺘﺢ اﻟﻤﻐﻠﻔﺎت ) اﻟﺮﺳﺎﺋﻞ (‬
‫ﯾﺘﻢ ﻓﺘﺢ اﻟﻤﻐﻠﻔﺎت ﻋﻦ ﻃﺮﯾﻖ ﻃﺮف اﻟﺮﺳﺎﺋﻞ ﻣﻦ أﺳﻔﻞ اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ ﺛﻢ ﺑﻌﺪ ذﻟﻚ ﯾﺘﻢ ﻓﺘﺤﮭﺎ إﻣﺎ ﺑﺸﻚ‬
‫ﯾﺪوي أو ﺑﺸﻜﻞ آﻟﻲ‬
‫‪ -٣‬اﺳﺘﺨﺮاج اﻟﻤﻐﻠﻔﺎت‬
‫ﯾﺘﻢ اﺳﺘﺨﺮاﺟﮭﺎ ﺑﻘﻠﯿﻞ ﻣﻦ اﻟﺸﺪة ﻻﺳﺘﺨﺮاج اﻟﻤﻠﺤﻘﺎت واﻟﺸﯿﻜﺎت واﻟﻤﺮﻓﻘﺎت‬
‫‪ -٤‬ﺗﺴﺠﯿﻞ وﻗﺖ وﺻﻮل اﻟﻤﻜﺎﺗﺒﺎت ) اﻟﻤﺮاﺳﻼت(‬
‫ﻋﻨﺪ ﻓﺘﺢ اﻟﻤﺮاﺳﻼت ﯾﺘﻢ ﺗﺴﺠﯿﻞ ‪ :‬اﻟﺘﺎرﯾﺦ اﻟﻮﺻﻮل ‪ /‬وﻗﺖ اﻟﻮﺻﻮل ‪ /‬رﻗﻢ اﻟﻮارد ‪ /‬رﻗﻢ اﻟﻤﻠﻔﺎت ‪ /‬ﺟﮭﺔ‬
‫اﻻﺧﺘﺼﺎص‬
‫‪ -٥‬ﺳﺠﻞ اﻟﺒﺮﯾﺪ اﻟﻮارد‬
‫ﻛﻞ ﻣﺮاﺳﻼت ﯾﺘﻢ ﺗﺴﺠﯿﻠﮭﺎ ﻓﻲ ﺳﺠﻞ اﻟﺒﺮﯾﺪ اﻟﻮارد أﺻﺒﺤﺖ ﻣﻠﻜﺎً ﻟﻠﻤﺆﺳﺴﺔ وإﻧﮭﺎ وﺻﻠﺖ ﻓﻌﻼ‬
‫ﻟﻠﻤﺆﺳﺴﺔ واﻧﮫ ﺳﯿﺘﻢ اﻟﺮد ﻋﻠﯿﮭﺎ ﻓﻌﻼ ﻓﻲ اﻟﺘﺎرﯾﺦ اﻟﻤﺨﺼﺺ‬
‫‪ -٦‬ﺗﻮزﯾﻊ اﻟﺒﺮﯾﺪ ﻋﻠﻲ اﻟﺠﮭﺔ اﻻﺧﺘﺼﺎص‬
‫ھﻨﺎك ﺑﻌﺾ اﻟﻤﺆﺳﺴﺎت ﺗﺮﺳﻞ اﻟﺮﺳﺎﺋﻞ واﻟﺨﻄﺎﺑﺎت اﻟﺘﻲ ﺗﺮد إﻟﯿﮭﻢ إﻟﻲ اﻟﻤﺪﯾﺮ وﻣﻦ ﺛﻢ اﻟﻤﺪﯾﺮ‬
‫ﯾﻮﺟﮭﮭﻢ إﻟﻲ اﻹدارات اﻟﻤﺨﺘﻠﻔﺔ ﻟﻠﺮد ﻋﻠﯿﮭﺎ ‪.‬‬
‫وھﻨﺎك ﺑﻌﺾ اﻟﻤﺆﺳﺴﺎت ﺗﺮﺳﻞ اﻟﺮﺳﺎﺋﻞ واﻟﺨﻄﺎﺑﺎت إﻟﻲ اﻹدارات اﻟﻤﺨﺘﻠﻔﺔ ﻟﻠﺮد ﻋﻠﯿﮭﺎ‬
‫ﻓﻲ إﻃﺎر اﻟﺨﻄﻮة اﻟﺴﺎﺑﻘﺔ ﻧﻼﺣﻆ اﻷﺗﻲ‪:‬‬
‫‪ -١‬أن ﺑﻌﺾ اﻟﻤﺆﺳﺴﺎت ﺗﻘﻮم ﺑﺈرﺳﺎل اﻷﺻﻞ إﻟﻲ اﻟﺠﮭﺔ اﻟﻤﺨﺘﺼﺔ وﺛﻢ ﯾﺘﻢ ﺗﺼﻮﯾﺮھﺎ واﻻﺣﺘﻔﺎظ ﺑﮭﺎ ﻓﻲ ﻣﻠﻒ‬
‫اﻟﺒﺮﯾﺪ اﻟﻮارد‬
‫‪ -٢‬ﺑﻌﺾ اﻟﻤﺆﺳﺴﺎت ﺗﺤﺘﻔﻆ ﺑﺎﻷﺻﻞ وﺗﺮﺳﻞ اﻟﺼﻮرة‬
‫‪ -٣‬اﻟﺮ ﺳﺎﺋﻞ اﻟﺘﻲ ﺗﻮﺟﮫ ﻣﻦ ﻗﺴﻢ إﻟﻲ آﺧﺮ أو ﻣﻦ إدارة إﻟﻲ أﺧﺮي داﺧﻞ اﻟﻤﺆﺳﺴﺔ ﺗﺄﺧﺬ ﺷﻜﻞ اﻟﻤﺬﻛﺮة‬
‫‪ -٤‬اﻟﺴﯿﺎﺳﺔ اﻟﺘﻲ ﯾﺠﺐ ان ﯾﻨﺘﮭﺠﮭﺎ اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮ ﻓﻲ ﺗﻨﻈﯿﻢ ﻣﻘﺎﺑﻼت اﻟﻤﺪﯾﺮ ﻟﺰواره‪.‬‬
‫‪ -٥‬ﻛﯿﻔﯿﺔ ﺗﺮﺗﯿﺐ ﻣﻘﺎﺑﻠﺔ اﻟﺮﺋﯿﺲ‪.‬‬
‫‪ -٦‬ﻟﻘﺎءات ﻣﻔﺎﺟﺌﺔ ﻟﻠﺮﺋﯿﺲ‪.‬‬

‫‪ -B‬ﻣﺘﺎﺑﻌﺔ اﻟﺒﺮﯾﺪ اﻟﻮارد‬

‫ﻛﻞ وارد اﻟﻤﺆﺳﺴﺔ ﺗﺤﺘﺎج إﻟﻲ ردود ‪ ،‬وﯾﺠﺐ اﻟﺘﺄﻛﺪ ﻣﻦ إن اﻟﺠﮭﺎت اﻟﻤﺨﺘﺼﺔ ﻗﺪ ﻗﺎﻣﺖ ﺑﺎﻟﺮد ﻓﻲ اﻟﻮﻗﺖ‬
‫اﻟﻤﻨﺎﺳﺐ أو اﻟﻤﺤﺪد‪ .‬وﻛﻞ رد ﯾﻌﺘﺒﺮ ﺑﺎﻟﻨﺴﺒﺔ ﻟﻠﺸﺮﻛﺔ رﺳﺎﻟﺔ ﺻﺎدرة‪.‬‬

‫ﺍﻋﺪﺍﺩ ‪ /‬ﳏﻤﺪ ﺳﻠﻴﻢ ﺍﻟﺒﺒﻼﻭﻯ‬ ‫‪٢٠‬‬

 ‫ﺩﻭﺭﺓ ﺍﻟﺴﻜﺮﺗﺎﺭﻳﺔ ﻭ ﺍﺩﺍﺭﺓ ﺍﳌﻜﺎﺗﺐ‬

‫‪ ٢-٢‬اﻟﺒﺮﯾﺪ اﻟﺼﺎدر‬
‫‪ -‬وھﻮ ﻛﻞ ﻣﺎ ﯾﺼﺪر ﻋﻦ اﻟﻤﺆﺳﺴﺔ ﻣﻦ ﻣﻠﻔﺎت ورﺳﺎﺋﻞ‬
‫‪ -‬ھﻮ اﻟﺒﺮﯾﺪ اﻟﺬي ﺗﻘﻮم اﻟﻤﺆﺳﺴﺔ ﺑﺈرﺳﺎﻟﮫ ﻣﺒﺘﺪﺋﺔ ﺑﺬﻟﻚ ﺧﻄﻮات اﻟﺮد ﻋﻠﻲ اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ‪:‬‬
‫‪-‬ﺟﻤﻊ اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت‬
‫‪-‬إﻣﻼء اﻟﺨﻄﺎب وﻛﺘﺎﺑﺔ‬
‫‪-‬ﺗﻮﻗﯿﻊ اﻟﺨﻄﺎب‬
‫‪-‬اﻟﻤﺮﻓﻘﺎت‬
‫‪-‬إرﺳﺎل اﻟﻤﻜﺎﺗﺒﺎت إﻟﻲ وﺣﺪة اﻟﺒﺮﯾﺪ‬

‫ﻣﻼﺣﻈﺔ‪ :‬ﻛﺘﺎﺑﺔ اﻟﺮﺳﺎﺋﻞ ﺗﻜﻮن ﻣﻦ ﻗﺒﻞ اﻟﺠﮭﺔ اﻟﻤﺨﺘﺼﺔ أو اﻟﻤﻮﻇﻒ اﻟﻤﺨﺘﺺ إﻣﺎ اﻟﺘﻮﻗﯿﻊ ﻓﯿﻜﻮن ﻣﻦ ﻗﺒﻞ اﻟﻤﺪﯾﺮ‬
‫اﻟﻤﺮﻓﻘﺎت ‪ -:‬ھﻲ اﻟﻤﺴﺘﻨﺪات واﻷوراق واﻟﻮﺛﺎﺋﻖ اﻟﺘﻲ ﺗﺮﻓﻊ ﻣﻊ اﻟﺮﺳﺎﺋﻞ إﻟﻲ اﻟﺠﮭﺎت اﻟﺨﺎرﺟﯿﺔ اﻟﻤﻌﻨﯿﺔ‪.‬‬
‫ﯾﺠﺐ أن ﯾﻜﻮن ﻣﺸﺎر إﻟﻲ ﻋﺪد وﻧﻮع اﻟﻤﺮﻓﻘﺎت ﻓﻲ اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ‪.‬‬
‫ﻣﺘﻰ ﯾﺘﻢ إرﺳﺎل اﻟﻤﻜﺎﺗﺒﺎت إﻟﻲ وﺣﺪة اﻟﺒﺮﯾﺪ ؟‬
‫ﺑﻌﺪ أن ﯾﺘﻢ ﺗﻮﻗﯿﻌﮭﺎ ﻣﻦ ﻗﺒﻞ اﻟﻤﺪﯾﺮ‬
‫‪ – A‬ﺧﻄﻮات ﻣﻌﺎﻟﺠﺔ اﻟﺒﺮﯾﺪ اﻟﺼﺎدر‬
‫‪ -١‬ﺟﻤﻊ اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺖ اﻟﻤﺘﻌﻠﻘﺔ ﺑﻤﻮﺿﻮع اﻟﻜﺘﺎﺑﺔ وﻃﺒﺎﻋﺘﮭﺎ‬
‫‪ -٢‬ﻛﺘﺎﺑﺔ اﻟﺨﻄﺎب‬
‫‪ -٣‬ﺗﻮﻗﯿﻊ اﻟﺨﻄﺎب‬
‫‪ -٤‬ﺗﻔﺮﯾﻎ ﻣﺤﺘﻮﯾﺎت اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ ﻓﻲ ﺳﺠﻞ اﻟﺼﺎدرات وﯾﺤﺘﻮي ﻋﻠﻲ‪:‬‬
‫رﻗﻢ اﻟﺨﻄﺎب ‪/‬ﺗﺎرﯾﺦ اﻹرﺳﺎل ‪/‬اﺳﻢ اﻟﻤﺮﺳﻞ إﻟﯿﮫ وﻋﻨﻮاﻧﮫ ‪/‬اﻟﻤﻮﺿﻮع اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ ‪ /‬اﻟﻤﺮﻓﻘﺎت وﻋﺪدھﺎ‬
‫وﻧﻮﻋﮭﺎ ‪/‬ﻃﺮﯾﻘﺔ اﻹرﺳﺎل ‪/‬ﻗﯿﻤﺔ اﻟﻄﻮاﺑﻊ اﻟﺒﺮﯾﺪ‪.‬‬
‫‪ -٥‬ﻃﻲ اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ ووﺿﻌﮭﺎ ﻓﻲ اﻟﻐﻼف اﻟﻤﻨﺎﺳﺐ‬
‫‪ -٦‬ﻃﺒﺎﻋﺔ اﻟﻌﻨﻮان اﻟﻤﺮﺳﻞ اﻟﯿﮫ ﻋﻠﻰ اﻟﻐﻼف‬
‫‪ -٧‬ﺗﺸﻤﯿﻊ اﻟﻐﻼف ووﺿﻊ اﻟﻄﻮاﺑﻊ اﻟﺒﺮﯾﺪﯾﺔ ﻋﻠﯿﮫ‬
‫‪ -٨‬إرﺳﺎل اﻟﻤﻜﺎﺗﺒﺎت ‪ :‬ﻧﺤﺪد اﻟﺮﺳﺎﺋﻞ اﻟﻤﺴﺘﻌﺠﻠﺔ واﻟﺮﺳﺎﺋﻞ اﻟﻌﺎدﯾﺔ ﻓﺎﻟﺴﺎﺋﻞ اﻟﻤﺴﺘﻌﺠﻠﺔ ﺗﺮﺳﻞ ﻗﺒﻞ‬
‫اﻟﺮﺳﺎﺋﻞ اﻟﻌﺎدﯾﺔ‬
‫‪ -٣‬ﺗﻨﻈﯿﻢ ﻣﻘﺎﺑﻼت اﻟﺰوار‪:‬‬
‫ﻻ ﯾﺴﻤﺢُ وﻗﺖُ اﻟﻤﺪﯾﺮِ ﻋﺎدةً ﺑﻤﻘﺎﺑﻠﺔِ ﺟﻤﯿﻊِ اﻟﺰاﺋﺮﯾﻦَ‪ ،‬ﻓﻀﻼً ﻋﻦ أﻧّﮫ إذا ﻗﺎمَ ﺑﻤﻘﺎﺑﻠﺘِﮭﻢ ﺟﻤﯿﻌًﺎ ﻓﻘﺪْ ﯾﺘﺴﺒﺐُ ذﻟﻚ ﻓﻲ‬
‫ﺗﻀﯿﯿﻊِ وﻗﺘِﮫِ اﻟﺜﻤﯿﻦِ‬
‫ﻟﺬا ﻓﻌﻠﻰ اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮ ﺗﻨﻈﯿﻢ ﻣﻘﺎﺑﻼت اﻟﻤﺪﯾﺮ‪.‬‬

‫أ ‪ -‬اﻟﺴﯿﺎﺳﺎتُ اﻟﺘﻲ ﯾﺠﺐُ أن ﯾﻨﺘﮭﺠَﮭﺎ اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮُ ﻓﻲ ﺗﻨﻈﯿﻢِ ﻣﻘﺎﺑﻼتِ اﻟﻤﺪﯾﺮِ ﻟﺰوارِهِ ﻣﻨﮭﺎ‪:‬‬

‫‪ -‬ﻣﻼﺣﻈﺔ ﯾﺠﺐ اﻟﺘﻘﯿﺪ ﺑﮭﺎ ﻋﻨﺪ أﺧﺬ اﻟﻤﻮاﻋﯿﺪ‪:-‬‬

‫أ ‪ -‬أن ﺗﻜﻮن اﻟﻤﻘﺎﺑﻠﺔ ﻣﺤﺪدة ﺑﺸﻜﻞ ﻣﺴﺒﻖ وان ﺗﻜﻮن ھﻨﺎك ﻓﺘﺮة زﻣﻨﯿﺔ ﻣﺎ ﺑﯿﻦ اﻟﻤﻘﺎﺑﻠﺔ واﻷﺧﺮى‬
‫ﻟﻜﻲ ﯾﻜﻮن‪:-‬‬
‫‪ -١‬ﻓﯿﮭﺎ راﺣﺔ اﻟﻤﺪﯾﺮ‬
‫‪ - ٢‬اﻹﻋﺪاد ﻟﻠﻤﻘﺎﺑﻠﺔ اﻟﻘﺎدﻣﺔ‬
‫‪ - ٣‬ﺗﻤﺪﯾﺪ ﻓﺘﺮة اﻟﻤﻘﺎﺑﻠﺔ‬
‫‪ - ٤‬ﻟﻠﻤﺮاﺟﻌﺎت اﻷﺧﺮى‬
‫‪ - ٥‬اﻟﻘﯿﺎم ﺑﺒﻌﺾ اﻷﻋﻤﺎل اﻟﺮﺳﻤﯿﺔ‪.‬‬
‫ب ‪ -‬أن ﺗﻜﻮنَ اﻟﺰﯾﺎراتُ ﺑﻤﻮاﻋﯿﺪ ﻣﺤﺪدةٍ ﻣﻘﺪﻣًﺎ‪.‬‬

‫ﺍﻋﺪﺍﺩ ‪ /‬ﳏﻤﺪ ﺳﻠﻴﻢ ﺍﻟﺒﺒﻼﻭﻯ‬ ‫‪٢١‬‬

 ‫ﺩﻭﺭﺓ ﺍﻟﺴﻜﺮﺗﺎﺭﻳﺔ ﻭ ﺍﺩﺍﺭﺓ ﺍﳌﻜﺎﺗﺐ‬
‫ج ‪ -‬ﻻ ﯾﻨﺒﻐﻲ ﺗﺤﺖَ أﯾﺔِ ﻇﺮوفٍ اﻟﺴﻤﺎحُ ﺑﺪﺧﻮلِ اﻟﺰاﺋﺮِ إﻟﻰ ﻣﻜﺘﺐِ اﻟﻤﺪﯾﺮِ ﻗﺒﻞَ إﺑﻼﻏِﮫِ‬
‫د ‪ -‬ﻋﻠﻰ اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮِ أن ﯾﺴﺘﻘﺒﻞَ ﻛﻞﱠ زاﺋﺮٍ ﻗﺒﻞَ اﻟﺴﻤﺎحِ ﻟَﮫُ ﺑﺎﻟﺪﺧﻮلِ ﻋﻠﻰ رﺋﯿﺴِﮫِ‬
‫ھـ ‪ -‬ﯾﻘﻮمُ ﺑﺘﺴﺠﯿﻞِ ﺑﯿﺎﻧﺎتٍ ﻋﻦ ﻛﻞﱢ زاﺋﺮٍ ﻓﻲ »ﺑﻄﺎﻗﺔِ اﻟﺰﯾﺎرةِ« أو »ﺳﺠﻞِ أﺳﻤﺎءِ اﻟﺰاﺋﺮﯾﻦ« ﺣﺘﻰ ﯾﻤﻜﻦَ‬
‫ﺗﺮﺗﯿﺐُ اﻟﻮﻗﺖِ اﻟﻤﻨﺎﺳﺐِ ﻟَﮫُ‪.‬‬
‫وﻗﺖ اﻟﺰﯾﺎرة‬ ‫اﻟﻌﻨﻮان ورﻗﻢ ﺗﻠﻔﻮن ﻣﻮﺿﻮع اﻟﺰﯾﺎرة‬ ‫اﻟﻮﻇﯿﻔﺔ‬ ‫اﻻﺳﻢ‬

‫‪ -‬اﻋﺪادُ ﺳﺠﻞٍ ﻟﻠﻤﺪﯾﺮِ ﻋﻦ ﻣﻮاﻋﯿﺪِ اﻟﻤﻘﺎﺑﻼتِ واﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎتِ اﻟﺘﻲ ﺳﯿﻘﻮمُ ﺑﺎﻻرﺗﺒﺎطِ ﺑِﮭﺎ إﻣﺎ ﻓﻲ‪:‬‬
‫• أﺟﻨﺪةٍ ﻣﻜﺘﺒﯿﺔٍ‬
‫• أو ﻓﻲ ﻛﺸﻮفٍ ﺧﺎﺻّﺔٍ ﯾﻮﺿﺢُ ﻓﯿﮭﺎ‪ :‬ﺳﺠﻞ ﯾﻮﻣﻲ ﻟﻼرﺗﺒﺎﻃﺎت اﻟﻰ اﻟﻤﺪﯾﺮ او ﻛﺸﻒ اﻻرﺗﺒﺎﻃﺎت اﻟﯿﻮﻣﯿﺔ‬
‫وﺗﺎرﯾﺦُ ووﻗﺖُ‬ ‫اﺳﻢُ اﻟﺰاﺋﺮِ أو ﻣَﻦ‬
‫ﻣﻮﺿﻮع اﻟﺰﯾﺎرة‬ ‫ﻋﻨﻮاﻧُﮫ‬ ‫ووﻇﯿﻔﺘُﮫُ أو ﻋﻤﻠُﮫُ‬
‫اﻟﺰﯾﺎرةِﻣﺪﺗُﮫ‬ ‫ﺳﯿﺰوره اﻟﺮﺋﯿﺲُ‬

‫• ﺑﻌﺪ اﻋﺪاد اﻟﺴﺠﻞ ﯾﻌﺮﺿﮫ ﻋﻠﻰ ﻣﺪﯾﺮه ﻻﺑﺪاء اي ﻣﻼﺣﻈﺎت او ﺗﻌﺪﯾﻼت وذﻟﻚ ﻓﻲ اﻟﻮﻗﺖ اﻟﻤﻨﺎﺳﺐ وﻗﺒﻞ ﺑﺪا‬
‫اﻟﻤﻮاﻋﯿﺪ ﺑﻮﻗﺖ ﻛﺎﻓﻲ‪.‬‬
‫ﻋﻠﻰ ان ﯾﺠﮭﺰ ﻣﻌﮫ‪:‬‬
‫َ‪ -‬اﻟﻤﺴﺘﻨﺪاتِ واﻟﺒﯿﺎﻧﺎتِ اﻟﺘﻲ ﻗﺪ ﯾﺤﺘﺎجُ إﻟﯿﮭﺎ ﻣﺪﯾﺮُهُ أﺛﻨﺎءَ اﻟﻤﻘﺎﺑﻠﺔِ ﻓﯿﺮﻓﻘﮭﺎ‪:‬‬
‫* ﻣﻊ ﺳﺠﻞ اﻻرﺗﺒﺎﻃﺎت اﻟﯿﻮﻣﯿﺔ ‪.‬‬
‫* او ﯾﻘﺪﻣﮭﺎ ﻋﻨﺪ ﻛﻞ او ﺑﺪاﯾﺔ ﻛﻞ ﻣﻘﺎﺑﻠﺔ‬

‫ب ‪ -‬ﻛﯿﻔﯿﺔ ﺗﺮﺗﯿﺐ ﻣﻘﺎﺑﻠﺔ اﻟﺮﺋﯿﺲ‪:‬‬

‫‪ -‬ﺗﺤﺪﯾﺪُ ﻣﻮﻋﺪِ اﻟﻤﻘﺎﺑﻠ ِﺔ‬

‫وھﻮ ﯾﺘﻢﱡ إﻣﺎ ﺑﺤﻀﻮرِ اﻟﺸﺨﺺِ اﻟﺮاﻏﺐِ ﻓﻲ اﻟﺰﯾﺎرةِ إﻟﻰ ﻣﻜﺘﺐِ اﻟﻤﺪﯾﺮِ؛ ﻟﯿﺤﺪدَ اﻟﻤﯿﻌﺎدَ ﺑﻨﻔﺴِﮫِ أو ﯾﺘﺼﻞَ ﺑﺎﻟﺘﻠﯿﻔﻮ ِ‬
‫ن‬
‫ﺳﻮاء ﺷﺨﺼﯿ‪‬ﺎ أو ﻋﻦ ﻃﺮﯾﻖِ ﺳﻜﺮﺗﯿﺮٍ‪ .‬ﯾﺠﺐ اﺧﺪ ﺗﻠﻔﻮن اﻟﺰاﺋﺮ ﺿﺮوري‬

‫‪ -‬ﺣﻀﻮرُ اﻟﺰاﺋ ِﺮ‬

‫ﻋﻨﺪ ﺣﻀﻮرِ اﻟﺰاﺋﺮِ ﻓﻲ اﻟﻤﻮﻋﺪِ اﻟﻤﺤﺪدِ ﻟﮫ‪ ،‬ﯾﺠﺐُ ﻋﻠﻰ اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮِ إﺗﻤﺎمُ اﻟﻤﻘﺎﺑﻠﺔِ ﻓﻮرًا ﻣﺎ دامَ اﻟﻤﺪﯾﺮُ ﻋﻠﻰ اﺳﺘﻌﺪادٍ‬
‫ﻟﻤﻘﺎﺑﻠﺘِﮫِ‪ ،‬وإﻻ ﻃﻠﺐ ﻣﻨﮫ ﺑﻠﺒﺎﻗﺔٍ اﻻﻧﺘﻈﺎرَ ﻟﺒﻌﺾِ اﻟﻮﻗﺖِ‪ ،‬وﯾﻘﻮمُ اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮُ ﺑﺎﺻﻄﺤﺎﺑِﮫِ إﻟﻰ ﺣﺠﺮةِ اﻻﺳﺘﻘﺒﺎلِ ﻟﺤﯿﻦِ‬
‫اﺳﺘﻄﺎﻋﺔِ اﻟﺮﺋﯿﺲِ ﻣﻘﺎﺑﻠﺘﮫ‪.‬‬

‫‪ -‬ﻣﻘﺎﺑﻠﺔُ اﻟﺰاﺋ ِﺮ‬

‫اذا واﻓﻖَ اﻟﻤﺪﯾﺮُ ﻋﻠﻰ اﻟﺰﯾﺎرةِ‪ ،‬ﯾﻘﻮمُ اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮُ ﺑﺘﻘﺪﯾﻢِ اﻟﺰاﺋﺮِ إﻟﯿﮫ‪،‬وﯾﺘﻢ ذﻟﻚ ﺑﺎﻟﻄﺮﯾﻘﺔ اﻟﺘﺎﻟﯿﺔ‪:‬‬
‫أ( ﻗﺮع اﻟﺒﺎب ﺑﺸﻜﻞ ﺧﻔﯿﻒ واﻟﺘﺄﻛﺪ ﺑﺄن اﻟﻤﺪﯾﺮ ﻟﺪﯾﺔ اﺳﺘﻌﺪاد ﻟﻠﻤﻘﺎﺑﻠﺔ‪.‬‬
‫ب( ﺗﻘﺪﯾﻢ اﺳﻢ اﻟﺸﺨﺺ ووﻇﯿﻔﺘﮫ وﻣﺎ ﯾﺘﻌﻠﻖ ﺑﮫ‪.‬‬
‫ج( ﯾﺘﻢ إدﺧﺎﻟﮫ وﯾﻔﻀﻞ ﻣﺮاﻓﻘﺘﮫ ‪.‬‬
‫د( ﺗﻘﺪﯾﻢ واﺟﺐ اﻟﻀﯿﺎﻓﺔ ‪.‬‬
‫وﺗﺰوﯾﺪه ﺑﺎﻟﺒﯿﺎﻧﺎتِ واﻟﻤﺴﺘﻨﺪاتِ اﻟﺘﻲ ﻗﺪ ﯾﺤﺘﺎجُ إﻟﯿﮭﺎ أﺛﻨﺎءَ اﻟﺰﯾﺎرةِ ﻋﻼوةً ﻋﻠﻰ ﻣﺎ ﻗﺪ ﯾﻄﻠﺒﮫُ ﻣﻦ ﺑﯿﺎﻧﺎتٍ أﺛﻨﺎءَ‬
‫اﻟﺰﯾﺎرةِ‪.‬‬

‫ﺍﻋﺪﺍﺩ ‪ /‬ﳏﻤﺪ ﺳﻠﻴﻢ ﺍﻟﺒﺒﻼﻭﻯ‬ ‫‪٢٢‬‬

 ‫ﺩﻭﺭﺓ ﺍﻟﺴﻜﺮﺗﺎﺭﻳﺔ ﻭ ﺍﺩﺍﺭﺓ ﺍﳌﻜﺎﺗﺐ‬

‫‪ -‬اﻻﻋﺘﺬار ﻋﻦ اﻟﻤﻘﺎﺑﻠﺔ‬
‫ﻗﺪ ﯾﻌﺘﺬرُ اﻟﻤﺪﯾﺮُ ﻋﻦ ﻣﻘﺎﺑﻠﺔِ اﻟﺰاﺋﺮِ ذي اﻟﻤﯿﻌﺎدِ اﻟﻤﺤﺪدِ ﺳﺎﺑﻘًﺎ‪ ،‬وذﻟﻚ ﻟﻌﺬرٍ ﻃﺎرئٍ‪ ،‬ﻓﻌﻠﻰ اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮِ أن ﯾﻌﺘﺬرَ ﻟﮫ‬
‫ﺑﻠﺒﺎﻗﺔٍ وأن ﯾﺘﻮﻟّﻰ ﺗﻌﻠﯿﻞَ ھﺬا اﻟﺘﺼﺮفِ ﺗﻌﻠﯿﻼً ﻣﻘﻨﻌًﺎ وﻣﮭﺬﺑًﺎ ﺑﺤﯿﺚُ ﻻ ﯾﺴﻲء إﻟﯿﮫ‪ ،‬أﻣﺎ إذا ﻛﺎن ھﻨﺎك ﻣﺘﺴﻌًﺎ ﻣﻦ‬
‫اﻟﻮﻗﺖِ ﻓﯿﻘﻮمُ ﺑﺘﻘﺪﯾﻢِ اﻻﻋﺘﺬارِ ﻋﻦ اﻟﻤﻘﺎﺑﻠﺔِ ﺗﻠﯿﻔﻮﻧﯿ‪‬ﺎ أو ﻛﺘﺎﺑﺔً ﻣﻊ اﻗﺘﺮاحِ ﻣﻮﻋﺪٍ ﺟﺪﯾﺪٍ‪.‬‬

‫ج‪ -‬اﻟﻤﺮاﺟﻌﯿﻦ واﻟﺰوار داﺧﻞ اﻟﻤﺆﺳﺴﺔ ﺑﻤﻮﻋﺪ ﻣﺴﺒﻖ او ﺑﻐﯿﺮ ﻣﻮﻋﺪ‬

‫اﻟﻤﺮاﺟﻌﯿﻦ اﻟﺬﯾﻦ ﻟﺪﯾﮭﻢ ﻣﻮﻋﺪ ﻣﺴﺒﻖ‪:‬‬

‫اذا ﺣﻀﺮ اﻟﺰاﺋﺮ ﻓﻲ ﻣﻮﻋﺪة اﻟﻤﺤﺪد ﻓﻌﻠﻲ اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮ إدﺧﺎﻟﮫ ﻋﻠﻲ اﻟﺮﺋﯿﺲ إذا ﻛﺎن اﻟ ﺮﺋﯿﺲ ﻣ ﺴﺘﻌﺪا ﻻﺳ ﺘﻘﺒﺎﻟﮫ وإذا‬
‫ﻛﺎن اﻟﺮﺋﯿﺲ ﻣﺸﻐﻮل ﻟﺴﺒﺐ ﻣﺎ ﻓﻌﻠﻲ اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮ اﻻﻋﺘﺬار ﻣﻦ اﻟﺰاﺋﺮ وﻃﻠﺐ ﻣﻨﮫ اﻻﻧﺘﻈﺎر‪.‬‬
‫اﻟﻤﺮاﺟﻌﯿﻦ واﻟﺰوار ﻣﻦ اﻟﺬﯾﻦ ﻟﯿﺲ ﻟﺪﯾﮭﻢ ﻣﻮﻋﺪ ﻣﺴﺒﻖ‬
‫ﯾﻄﻠﺐ ﻣﻨﮭﻢ اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮ ﺗﺤﺪﯾﺪ ﻣﻮﻋﺪ ﻣﻊ اﻟﺮﺋﯿﺲ ﻣﻦ اﺟﻞ اﻟﻤﻘﺎﺑﻠﺔ‬

‫رﺟﺎل اﻷﻋﻤﺎل‬
‫إذا أﺗ ﻲ رﺟ ﻞ اﻷﻋﻤ ﺎل وﻟ ﮫ ﻣﻮﻋ ﺪ ﻣ ﺴﺒﻖ ﺑﻌ ﺪ اﻟﺘﺄﻛ ﺪ ﻣ ﻦ أن اﻟﻤ ﺪﯾﺮ ﻣ ﺴﺘﻌﺪ ﻻﺳ ﺘﻘﺒﺎﻟﮫ ﯾ ﺘﻢ إدﺧﺎﻟ ﮫ‬
‫وإذا أﺗﻲ رﺟﻞ اﻷﻋﻤﺎل وﻟﯿﺲ ﻟ ﮫ ﻣﻮﻋ ﺪ ﻣ ﺴﺒﻖ ﯾﺘﺤﻘ ﻖ اﻟ ﺴﻜﺮﺗﯿﺮ ﻣ ﻦ أھﻤﯿ ﺔ ﻣﻮﺿ ﻮع وﻋ ﺮض ﻣﻮﺿ ﻮﻋﺔ ﻋﻠ ﻲ‬
‫اﻟﻤﺪﯾﺮ ﻓﺈذا ﻛﺎن ﻣﻮﺿﻮﻋﺔ ﻣﮭﻢ ﯾﺘﻢ إدﺧﺎﻟﮫ ﻋﻠﻲ اﻟﻤﺪﯾﺮ واذا ﻛﺎن ﻣﻮﺿﻮﻋﺔ ﻏﯿﺮ ﻣﮭﻢ ﯾﺘﻢ اﻻﻋﺘﺬار ﻣﻨﮫ‪.‬‬

‫ﻃﻼب اﻟﻮﻇﯿﻔﺔ‬
‫ﯾﺠﺐ أن ﯾﻜﻮن اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮ ﺻﺎدﻗﺎ ﻣﻌﮫ ﻓﺈذا ﻛﺎن ھﻨﺎك وﺿﯿﻔﺔ ﯾﺠﺐ أن ﯾﻮﺟﮭﮫ إﻟﻲ أي ﻗﺴﻢ ﯾﺘﻮﺟﮫ وان ﻟ ﯿﺲ ھﻨ ﺎك‬
‫داﻋﻲ ﻋﻠﻲ إدﺧﺎﻟﮫ ﻋﻠﻲ اﻟﻤﺪﯾﺮ‪.‬‬

‫اﻷھﻞ واﻷﺻﺪﻗﺎء‬
‫ﯾﺠﺐ ﻋﻠﻲ اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮ أن ﯾﺄﺧﺬ اﻟﺘﻌﻠﯿﻤﺎت ﻣﻦ اﻟﻤﺪﯾﺮ ﺑﻜﯿﻔﯿﺔ اﻟﺘﻌﺎﻣﻞ ﻣﻊ ھﺬه اﻟﻔﺌﺔ وذﻟﻚ ﻟﺨﺮوج اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮ ﻣﻦ‬
‫اﻹﺣﺮاج‪.‬‬

‫اﻟﺼﺤﻔﯿﯿﻦ‬
‫ﯾﺠﺐ ﻋﻠﻰ اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮ ان ﯾﻜﻮن ﺣﺬرا ﻓ ﻲ اﻟﺘﺨﺎﻃ ﺐ ﻣﻌﮭ ﻢ ﻓ ﻼ ﯾ ﺼﺮح ﺑ ﺎي ﺷ ﻲء ﻟﻠﻨ ﺸﺮ ﻗﺒ ﻞ ﻋﺮﺿ ﮫ ﻋﻠ ﻰ رﺋﯿ ﺴﮫ‬
‫وﯾﺎﺧﺪ اﻟﻤﻮاﻓﻘﺔ‪.‬‬

‫زاﺋﺮ ﻣﻦ اﻟﻌﺎﻣﻠﯿﻦ‬
‫ﯾﺠﺐ اﻟﺘﺤﻘﻖ ﻣﻦ ان ﺳﺒﺐ اﻟﺰﯾﺎرة ﯾﺘﻌﻠﻖ ﺑﺎﻣﻮر اﻟﻌﻤﻞ ﻓﺈﻧﱠﮫُ ﯾُﺨﻄﺮُ ﻣﺪﯾﺮَهُ ﺑﺎﻟﻤﻮﻗﻒِ ﻓﻲ اﻟﺤﯿﻦِ‪.‬‬
‫اﻣﺎ إذا ﻛﺎن اﻟﺮاﻏﺐُ ﻓﻲ اﻟﺰﯾﺎرةِ ﻣﻦ اﻟﻌﺎﻣﻠﯿﻦ اﻟﺬﯾﻦ ﯾﻌﻠﻮنَ اﻟﻤﺪﯾﺮَ ﻓﻲ اﻟﻤﺮﻛﺰِ أو ﯾﺴﺎووﻧَﮫُ؛ ﻓﻌﻨﺪﺋﺬٍ ﯾﻌﻤﻞُ اﻟ ﺴﻜﺮﺗﯿﺮُ‬
‫ﻋﻠﻰ إﺗﻤﺎمِ اﻟﻤﻘﺎﺑﻠﺔِ ﻓﻮرًا ﺣﺘﻰ وﻟﻮ ﻛﺎﻧﺖْ دونَ ﻣﯿﻌﺎدٍ ﺳﺎﺑﻖٍ‪.‬‬

‫إﻧﮭﺎءُ اﻟﺰﯾﺎراتِ اﻟﺘﻲ ﻃﺎﻟﺖْ ﻋﻤّﺎ ھﻮ ﻣﺤﺪدٌ ﻟﮭﺎ‬

‫ﻗﺪ ﺗﻄ ﻮلُ اﻟﺰﯾ ﺎرةُ ﻷﺣ ﺪِ ﺿ ﯿﻮفِ اﻟﻤ ﺪﯾﺮِ ﻋﻤ ﺎ ھ ﻮ ﻣﻘ ﺮرٌ ﻟﮭ ﺎ إﻣ ﺎ ﻟﻨ ﺴﯿﺎنِ اﻟﻤ ﺪﯾﺮِ اﻟﻤﻮاﻋﯿ ﺪ اﻷﺧ ﺮى‪ ،‬وإﻣ ﺎ ﻟﺘﻤ ﺎدي‬
‫اﻟﺰاﺋ ﺮِ ﻓ ﻲ ﻣﻨﺎﻗ ﺸﺎتٍ ﻻ ﻃﺎﺋ ﻞَ ﻣﻨﮭ ﺎ؛ ﻣﻤ ﺎ ﻗ ﺪ ﯾﻨ ﺘﺞُ ﻋﻨ ﮫ ﺗ ﻀﺎربٌ ﻓ ﻲ اﻟﻤﻮاﻋﯿ ﺪِ اﻷﺧ ﺮى‪ ،‬وھﻨ ﺎ ﻻ ُﺑ ﺪّ أن ﯾﺘ ﺪﺧﻞَ‬
‫اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮُ ﻹﻧﮭﺎءِ ھﺬه اﻟﺰﯾﺎرةِ اﻟﺘﻲ ﻃﺎﻟﺖْ ﻣ ﺪﺗُﮭﺎ‪ ،‬وﻃﺒﯿﻌ ﻲﱞ أن ﻣﻌﺎﻟﺠ ﺔَ ُﻛ ﻞﱢ ﺣﺎﻟ ﺔٍ ﺗﺨﺘﻠ ﻒُ ﺣ ﺴﺐَ ﻇ ﺮوفِ ﻛ ﻞﱢ زاﺋ ﺮٍ‪،‬‬
‫وﻟﻜﻦ ﻓﻲ ﻛﻞﱢ اﻟﺤﺎﻻتِ ﯾﺠﺐُ ﻣﺤﺎوﻟﺔُ ﻋﺪمِ إﺣﺮاجِ اﻟﺰاﺋﺮِ‪.‬‬

‫ﺍﻋﺪﺍﺩ ‪ /‬ﳏﻤﺪ ﺳﻠﻴﻢ ﺍﻟﺒﺒﻼﻭﻯ‬ ‫‪٢٣‬‬

 ‫ﺩﻭﺭﺓ ﺍﻟﺴﻜﺮﺗﺎﺭﻳﺔ ﻭ ﺍﺩﺍﺭﺓ ﺍﳌﻜﺎﺗﺐ‬

‫وﯾﻜﻮن اﻧﮭﺎء ھﺬه اﻟﻤﻘﺎﺑﻠﺔ ﻋﻦ ﻃﺮﯾﻖ‪:‬‬

‫‪ -‬اﻻﺗﺼﺎلُ ﺑﻤﺪﯾﺮِهِ ﻋﻦ ﻃﺮﯾﻖِ اﻟﮭﺎﺗﻒِ اﻟﻔﺮﻋِﻲﱢ وإﺧﻄﺎرُهُ ﺑﺎﻧﺘﮭﺎءِ وﻗﺖِ اﻟﺰﯾﺎرةِ‬
‫‪ -‬إدﺧﺎلُ ورﻗﺔٍ إﻟﻰ اﻟﻤﺪﯾﺮِ )أو ﻧﻤﻮذجٍ ﻣُﻌﺪﱟ ﻟﺬﻟﻚ( دونَ إﺑﺪاءِ أﯾﺔِ إﺷﺎرةٍ‬
‫‪ -‬إﺧﺒﺎرُ اﻟﻤﺪﯾﺮِ أن ھﻨﺎك زاﺋﺮًا آﺧﺮَ ﻗﺪ ﺣﺎنَ ﻣﻮﻋﺪُ زﯾﺎرﺗِﮫِ‬

‫‪ -٧‬ﺗﺮﺗﯿﺒﺎت اﻟﺴﻔﺮ واﻟﺤﺠﺰ‪:‬‬

‫• دور اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮ ﻓﻲ إﻋﺪاد اﻟﺮﺣﻠﺔ ﻟﻠﺮﺋﯿﺲ‬
‫*ﺗﺤﺪﯾﺪ ﻣﻜﺎن وزﻣﺎن اﻟﺴﻔﺮ وﻓﻖ اﻟﻮﺛﺎﺋﻖ اﻟﻼزﻣﺔ‬
‫‪ -‬ﺗﺤﺪﯾ ﺪ اﻟ ﺮﺋﯿﺲ ﻟﻠ ﺴﻜﺮﺗﯿﺮ ﻣﻮﻋ ﺪ وﻣﻜ ﺎن اﻟﺰﯾ ﺎرة ﻓﯿﻘ ﻮم ﻣﺒﺎﺷ ﺮة اﻟ ﺴﻜﺮﺗﯿﺮ ﺑﺘﺤ ﻀﯿﺮ‬
‫ﻣ ﺴﺘﻠﺰﻣﺎت اﻟﺰﯾ ﺎرة ﻓ ﻲ اﻟﻮﻗ ﺖ اﻟﻤﻨﺎﺳ ﺐ ﻣ ﻦ ﺗ ﺬاﻛﺮ اﻟ ﺴﻔﺮ واﻟﻤﻠﻔ ﺎت واﻟﻮﺛ ﺎﺋﻖ واﻟﻤﻌﻠﻮﻣ ﺎت‬
‫اﻟﻀﺮورﯾﺔ اﻟﻤﺘﻌﻠﻘﺔ ﺑﻄﺒﯿﻌﺔ اﻟﻌﻤﻞ ﻓﻲ ﺗﻠﻚ اﻟﻤﻨﻄﻘﺔ‪.‬‬
‫‪ -‬وأﯾ ﻀﺎً ﺗﺠﮭﯿ ﺰ وﺳ ﯿﻠﺔ اﻟﻨﻘ ﻞ اﻟﺘ ﻲ ﯾﺮﯾ ﺪھﺎ اﻟ ﺮﺋﯿﺲ وﻋ ﻦ ﻣﻮﻋ ﺪ اﻟ ﺴﻔﺮ ﺑ ﺎﻟﯿﻮم واﻟ ﺸﮭﺮ و اﻟ ﺴﺎﻋﺔ‬
‫ﺻ ﺒﺎﺣﺎ ‪ ،‬ﻣ ﺴﺎء" وأن ﯾﺴﺘﻔ ﺴﺮ ﻋ ﻦ أﻣ ﺎﻛﻦ اﻟﺘﻮﻗ ﻒ وﻋ ﻦ اﻟﻤﻘ ﺎﺑﻼت اﻟﺘ ﻲ ﺳ ﯿﺠﺮﯾﮭﺎ اﻟﻤ ﺪﯾﺮ‬
‫ﻓﻲ أﻣﺎﻛﻦ اﻟﺘﻮﻗﻒ‪.‬‬

‫* إﺟﺮاءات ﺣﺠﺰ وﺳﯿﻠﺔ اﻟﻨﻘﻞ وﻣﻜﺎن اﻹﻗﺎﻣﺔ‬

‫ﯾﻘ ﻮم اﻟ ﺴﻜﺮﺗﯿﺮ ﺑ ﺎﻟﺤﺠﺰ ﻓ ﻲ ﻛ ﻞ ﻣﺤﻄ ﺔ ﺗﻮﻗ ﻒ أو ﻗﯿ ﺎم ‪ ،‬إﻣ ﺎ ھﺎﺗﻔﯿ ﺎً أو ﺷﺨ ﺼﯿﺎً أو ﺑﻮاﺳ ﻄﺔ‬
‫و ﻛﻼت اﻟﺴﻔﺮ ‪..‬ﻛﺬﻟﻚ ﺗﺤﺪﯾﺪ اﻟﻔﻨﺎدق اﻟﺘﻲ ﯾﺮﻏﺐ اﻟﺮﺋﯿﺲ ﻓﻲ اﻹﻗﺎﻣﺔ ﺑﮭﺎ ‪ .‬ﻓﻲ اﻟﺠﮭﺔ اﻟﻤﺴﺎﻓﺮ اﻟﯿﮭﺎ اذا ﻟﻢ ﯾﻜ ﻦ‬
‫ﻟﻠﺸﺮﻛﺔ ﻓﻨﺪق ﻣﻌﯿﻦ ﯾﺘﻢ اﻟﺮﺟﻮع اﻟﻲ دﻟﯿﻞ اﻟﺴﯿﺎﺣﻲ وﺑﻌﺪﻣﺎ ﯾﺘﻢ ﺣﺠﺰ اﻟﻔﻨﺪق ﯾﺠﺐ ﻋﻠﯿﮫ إﺑﻼغ اﻟﻔﻨﺪق ﺑﺎﻻﺗﻲ‪:‬‬
‫اﺳﻢ اﻟﺮﺋﯿﺲ وﻣﺮﻛﺰه وﻣﻮﻋﺪ وﺻﻮﻟﮫ ‪ .‬وﻧﻮع اﻟﺨﺪﻣﺔ‪.‬‬
‫ﻛﻤ ﺎ ﯾﺤ ﺎول اﻟ ﺴﻜﺮﺗﯿﺮ اﻟﺤ ﺼﻮل ﻋﻠ ﻰ ﻣﻮاﻓﻘ ﺔ اﻟﻔﻨ ﺪق ‪ confirmation‬ﻛﺘﺎﺑ ﺔ ﺗﺮﻓ ﻖ ﺑ ﺎﻻوراق اﻟﺘ ﻲ ﯾﺎﺧ ﺪھﺎ‬
‫اﻟﺮﺋﯿﺲ ﻣﻨﮫ‪.‬‬

‫ﻓﻲ ﺣﺎﻟﺔِ اﻟﺴﻔﺮِ إﻟﻰ اﻟﺨﺎر ِ‬

‫ج‬
‫ﯾﻀﺎفُ إﻟﻰ ﻣﺎ ﺗﻘﺪّمَ اﻟﺨﻄﻮاتُ اﻟﺘﺎﻟﯿﺔُ‪:‬‬
‫‪ -١‬ﺷﺮاءُ ﺗﺬاﻛﺮِ اﻟﺴﻔﺮِ اﻟﻤﻄﻠﻮﺑﺔِ )ﺟﻮ‪‬ا أو ﺑﺤﺮ‪‬ا(‬
‫‪ -٢‬إﻋﺪادُ اﻟﺘﺮﺗﯿﺒﺎتِ اﻟﻤﺎﻟﯿﺔِ ﻟﻠﺮﺣﻠﺔِ‪ ،‬وھﺬه ﺗﺨﺘﻠﻒُ ﺑﺎﺧﺘﻼفِ اﻟﺮﺣﻠﺔِ وﻣﺪﺗﮭﺎ وﯾﺘﻢ اﻟﺤﺼﻮل ﻋﻠﻰ اﻟﻌﻤﻠﺔ اﻻزﻣﺔ‬
‫ﺑﺎﻟﻄﺮق اﻟﺘﺎﻟﯿﺔ‪:‬‬
‫• ﺷﯿﻜﺎتُ أرﺻﺪةٍ داﺋﻨﺔٍ‪:‬‬
‫وھﻲ ﻋﻠﻰ ﺷﻜﻞِ ﺑﻄﺎﻗﺎتٍ ﺗﻤﺜﻞُ أرﺻﺪةً ﻟﺪى اﻟﻔﻨﺎدقِ اﻟﺘﻲ ﯾﻨﺰلُ ﺑﮭﺎ‬
‫• ﺷﯿﻜﺎتٌ ﺳﯿﺎﺣﯿﺔٌ‪:‬‬
‫ﯾﻘﻮم اﻟﻤﺪﯾﺮ ﺑﺸﺮاءھﺎ ﺑﻨﻔﺴﮫ ﻟﻀﺮورة ﺗﻮﻗﯿﻌﮫ ﻓﯿﮭﺎ‪ .‬وھﻲ ﻛﺜﯿﺮةُ اﻻﺳﺘﻌﻤﺎلِ ﻓﻲ اﻟﺴﻔﺮِ ﻟﻠﺨﺎرجِ‪ ،‬وﻋﺒﺎرةٌ‬
‫ﻋﻦ ﻣﺒﺎﻟﻎَ داﺋﺮﯾﺔٍ‪ ،‬وﺗﺼﺪرھﺎ اﻟﺒﻨﻮك اﻟﻜﺒﺮى واﻟﻔﻨﺎدق اﻟﺘﻲ ﯾﺴﻤﺢ ﻟﮭﺎ ﺑﺘﺒﺎدل اﻟﻨﻘﺪ‪.‬‬
‫• ﺧﻄﺎﺑﺎت اﻻﻋﺘﻤﺎد‪:‬‬
‫وﺗﺼﺪرُھﺎ اﻟﺒﻨﻮكُ وﺗﻮﺟﮭُﮭﺎ إﻟﻰ ﻣُﺮاﺳﻠﯿﮭﺎ أو ﻓﺮوﻋِﮭﺎ ﺑﺎﻟﺨﺎرجِ؛ ﻟﯿﻀﻌﻮا ﺗﺤﺖَ ﺗﺼﺮفِ ﺣﺎﻣﻞِ‬
‫اﻟﺨﻄﺎبِ ﻣﺒﻠﻐًﺎ ﻣﻦَ اﻟﻤﺎلِ‪ .‬وﯾﺠﺐُ أﯾﻀًﺎ إﻋﺪادُ اﻷﻣﺘﻌﺔِ ﻓﻲ اﻟﺤﺪودِ اﻟﻤﺼﺮحِ ﺑﮭﺎ دونَ أﺟﺮٍ‪ ،‬وﻛﺬﻟﻚ‬
‫اﻟﻘﯿﻮد واﻷﺣﺠﺎم اﻟﺨﺎﺻﺔ ﺑﺎﻷﻣﺘﻌﺔِ ﺑﮭﺎ‪ ،‬وﯾﻤﻜﻦُ اﻟﺤﺼﻮلُ ﻋﻠﻰ ھﺬه اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎتِ ﻣﻦ ﺟﺪولِ اﻟﻤﻮاﻋﯿﺪِ‬
‫اﻟﺬي ﺗﺼﺪرَهُ ﺷﺮﻛﺔُ اﻟﻄﯿﺮانِ واﻟﻤﻼﺣﺔُ اﻟﺒﺤﺮﯾﺔُ‪.‬‬

‫ﺍﻋﺪﺍﺩ ‪ /‬ﳏﻤﺪ ﺳﻠﻴﻢ ﺍﻟﺒﺒﻼﻭﻯ‬ ‫‪٢٤‬‬

 ‫ﺩﻭﺭﺓ ﺍﻟﺴﻜﺮﺗﺎﺭﻳﺔ ﻭ ﺍﺩﺍﺭﺓ ﺍﳌﻜﺎﺗﺐ‬

‫* ﺗﻨﻈﯿﻢ ﺑﺮﻧﺎﻣﺞ اﻟﺴﻔﺮ او ﺟﺪول ﯾﻔﺼﻞ ﻣﻮاﻋﯿﺪ اﻟﺴﻔﺮ‬

‫‪ -‬ﯾﻈﻢ ھﺬا اﻟﺠﺪول اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت واﻟﻮﺛﺎﺋﻖ واﻻوراق واﻟﻤﺴﺘﻨﺪات اﻟﺨﺎﺻﺔ ﺑﺎﻟﻌﻤﻞ واﻟﺘﻲ ﻗ ﺪ ﯾﺤﺘﺎﺟﮭ ﺎ اﻟﻤ ﺪﯾﺮ‬
‫ﻓﻲ اﻟﻤﮭﻤﺔ اﻟﻤﺴﺎﻓﺮ ﻣﻦ اﺟﻠﮭﺎ ﻓﻲ ﻣﻠﻒ ﺧﺎص ‪.‬‬
‫‪ -‬ﯾﻘﺪم اﻟﺮﺋﯿﺲ ﻗﺎﺋﻤﺔ ﺑﺎﺳﻤﺎء اﻻﺷﺨﺎص او اﻟﮭﯿﺌﺎت اﻟﺘﻲ ﺳﯿﻘﻮم ﺑﺎﻻﺗﺼﺎل ﺑﮭﺎ ﺧﻼل اﻟﺮﺣﻠﺔ وﻋﻤ ﺎ اذا ﻛ ﺎن‬
‫ﻗﺪ ﺗﻘﺎﺑﻞ ﻣﻊ ھﺬه اﻻﺷﺨﺎص ام ﻻ ﺳﺎﺑﻘﺎ وﻇﺮوف ﻣﻘﺎﺑﻠﺔ ﻛﻞ ﻣﻨﮭﻢ واﻟﮭﺪف ﻣﻦ اﻟﻤﻘﺎﺑﻠﺔ‪.‬‬
‫‪ -‬ﻛﻤﺎ ﯾﻘﻮم اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮ ﺑﺎﺑﻼغ ﻛﺎﻓﺔ اﻟﺸﺨﺼﯿﺎت واﻟﻤﺆﺳﺴﺎت اﻟﺘﻲ ﺳ ﯿﺰورھﺎ اﻟ ﺮﺋﯿﺲ ﺑﺎھ ﺪاف اﻟﺰﯾ ﺎرة ﻻﺧ ﺪ‬
‫اﻟﻤﻮاﻓﻘﺔ اﻟﻤﺴﺒﻘﺔ ﻟﮭﺎ‪.‬‬
‫‪ -‬وﻋﻠﻰ اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮ ان ﯾﻌﺪ ﺑﺠﺎﻧ ﺐ ﻣ ﺎ ﺗﻘ ﺪم ﺟﻤﯿ ﻊ اﻻدوات اﻟﻤﻜﺘﺒﯿ ﺔ ﻣ ﻦ اﻗ ﻼم واوراق وﻏﯿ ﺮه ﻣ ﻦ اﻻدوات‬
‫اﻟﺘﻲ ﻗﺪ ﯾﺤﺘﺎﺟﮭﺎ اﻟﻤﺪﯾﺮ وودﻓﺘﺮ ﻃﻮاﺑﻊ وﻛﺎﺷﻲ ودﻟﯿﻞ اﻟﻄﯿﺮان واﻟﺴﻜﻚ اﻟﺤﺪﯾﺪﯾﺔ واﻟﺨﺮاﺋﻂ اﻟﺒﻠﺪان‪.‬‬
‫‪ -‬ﻛﻤﺎ ﯾﺠﺐ ﻋﻤﻞ ﺑﯿﺎن ﺑﺨﻂ ﺳﯿﺮ اﻟﺮﺣﻠﺔ وﻃﺒﻌﺎ اﻟﻮﻛﺎﻟﺔ ھﻲ اﻟﺘﻲ ﯾﻤﻜﻦ اﻻﺳﺘﻔﺴﺎر ﻣﻨﮭﺎ وھﻮ ﯾﺘﻀﻤﻦ‪:‬‬
‫ﺳ ﯿﺮ اﻟﺮﺣﻠ ﺔ اﺑﺘ ﺪاء ﻣ ﻦ ﺳ ﺎﻋﺔ اﻟ ﺴﻔﺮ واﻟﻄﺮﯾ ﻖ اﻟ ﺬي ﺳﯿ ﺴﻠﻜﮫ و ﻣﺤﻄ ﺔ اﻻﻗ ﻼع ورﻗ ﻢ اﻟﺮﺣﻠ ﺔ وﺳ ﺎﻋﺔ‬
‫اﻟﻮﺻﻮل واﻟﻔﻨﺎدق اﻟﺘﻲ ﺳﯿﻨﺰل ﺑﮭﺎ ﺧﻼل اﻟﺮﺣﻠﺔ ﺣﺘﻰ وﻗﺖ اﻟﻌﻮدة‪.‬‬
‫‪ -‬اﻋﺪاد ﺟﺪول اﻟﻤﻘﺎﺑﻼت واﻟﺰﯾﺎرات اﻟﻤﺮﺗﺒﻂ ﺑﮭﺎ اﻟﺮﺋﯿﺴﻮﻛﻞ ﻣﻮﻋﺪ ﻟﮫ ﻣﻠﻒ ﺧﺎص ﺑﺎﻟﻮﺛﺎﺋﻖ اﻻزﻣﺔ ﻟﮫ‪.‬‬
‫‪ -‬ﯾﺠﺐ ﻓﻲ ﺟﺪول اﻟﺰﯾﺎرات ان ﯾﺘﻀﻤﻦ ﻛﺬﻟﻚ اﺳﻤﺎء اﻣﺎﻛﻦ اﻟﺰﯾﺎرة وﺗﺎرﯾﺦ واﻟﻮﻗﺖ اﻟﺰﯾﺎرة‪.‬‬
‫واﺧﯿﺮا‪ :‬اﻻﺣﺘﻔﺎظ ﺑﺼﻮر ﻣﻦ ﻣﺤﺘﻮﯾﺎت ﻣﻠﻒ اﻟﺮﺣﻠﺔ‪.‬‬

‫• دور اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮ اﺛﻨﺎء ﻏﯿﺎب ﻟﻠﺮﺋﯿﺲ‬

‫‪ -‬ﯾﻘﻮم ﺑﺈﻧﺠﺎز اﻟﻤﻮﺿﻮﻋﺎت اﻟﺘﻲ ﻟﻢ ﺗﺘﻢ إذا ﻛﻠﻒ ﺑﺬﻟﻚ‬
‫‪ -‬ﺗﺤﻮﯾﻞ اﻷﻋﻤﺎل اﻟﺘﻲ ﻻ ﯾﺴﺘﻄﯿﻊ ﺣﻠﮭﺎ إﻟﻰ اﻟﺠﮭﺎت اﻟﻤﺨﺘﺼﺔ‬
‫‪ -‬ﺗﺠﻤﯿﻊ اﻷﻣﻮر اﻟﺒﺎﻗﯿﺔ واﻟﺘﻲ ﻟﻢ ﯾﺘﺨﺬ ﻗﺮارا ﺑﺸﺄﻧﮭﺎ ﻓﻲ ﻣﻠﻒ ﺧﺎص ﻟﻠﻤﺘﺎﺑﻌﺔ ﻣﻊ اﻟ ﺮﺋﯿﺲ ﺳ ﻮاء ھﺎﺗﻔﯿ ﺎ او‬
‫ﺑﻌﺪ ﻋﻮدﺗﮫ‪.‬‬
‫‪ -‬إﻋﺪاد ﻗﺎﺋﻤﺔ ﺑﺄﺳﻤﺎء اﻟﺰوار واﻟﻤﺮاﺟﻌﯿﻦ اﻟﺬﯾﻦ زارو اﻟﻤﻜﺘﺐ أو اﺗﺼﻠﻮا ﺑﮫ أﺛﻨﺎء ﻏﯿﺎب اﻟﺮﺋﯿﺲ‬
‫ﻛﺘﺎﺑﺔ ﺗﻘﺎرﯾﺮ اﻷﻋﻤﺎل اﻟﮭﺎﻣﺔ اﻟﺘﻲ ﺟﺮت أﺛﻨﺎء ﻏﯿﺎب اﻟﺮﺋﯿﺲ‬ ‫‪-‬‬
‫‪ -‬اﻃﻼع اﻟﺮﺋﯿﺲ ﻋﻠﻰ اﻻﻣﻮر اﻟﮭﺎﻣﺔ اﻟﺘﻲ اﺗﺨﺪت ﻓﻲ ﻏﯿﺎﺑﮫ ﻓﻮر ﻋﻮدﺗﮫ‪.‬‬
‫• دور اﻟﺴﻜﺮﺗﯿﺮ ﺑﻌﺪ ﻋﻮدة اﻟﺮﺋﯿﺲ‬
‫‪ -‬ﻋﺮض اﻟﻤﻠﻔﺎت واﻻوراق اﻟﮭﺎﻣﺔ ﻋﻠﻰ اﻟﺮﺋﯿﺲ‬
‫‪ -‬ﻋﺮض ﻣﻠﺨﺺ اﻻﻣﻮر اﻟﮭﺎﻣﺔ ﺧﻼل ﻓﺘﺮة ﻏﯿﺎﺑﮫ‬
‫‪ -‬ﻓﺮز وﺣﻔﻆ اﻻوراق اﻟﺨﺎﺻﺔ ﺑﺴﻔﺮ اﻟﺮﺋﯿﺲ‬
‫‪ -‬ﻣﺴﺎﻋﺪة اﻟﺮﺋﯿﺲ ﻓﻲ اﻋﺪاد ﺗﻘﺮﯾﺮ اﻟﺮﺣﻠﺔ‬
‫‪ -‬اﻋﺪاد رﺳﺎﺋﻞ ﺷﻜﺮ ﻟﻠﺬﯾﻦ ﻗﺎﺑﻠﮭﻢ اﻟﻤﺪﯾﺮ‪.‬‬
‫‪ -٨‬اﻟﺤﻔﻆ واﻟﺘﺼﻨﯿﻒ واﻟﻔﮭﺮﺳﺔ‪:‬‬
‫اﻟﺤﻔﻆ ‪ -:‬ھﻮ ﺗﺮﺗﯿﺐ اﻷوراق واﻟﻤﺴﺘﻨﺪات وﺗﺨﺰﯾﻨﮭﺎ وﺣﻔﻈﮭﺎ ﺑﻄﺮﯾﻘﺔ ﻣﻌﯿﻨﮫ ﺑﺤﯿﺚ ﯾﻤﻜﻦ اﻟﺮﺟﻮع إﻟﯿﮭﺎ‬
‫ﺑﺴﺮﻋﺔ ﻛﺒﯿﺮة واﻟﻤﺤﺎﻓﻈﺔ ﻋﻠﯿﮭﺎ ﻣﻦ اﻟﺘﻠﻒ واﻟﻀﯿﺎع‪.‬‬

‫ﺍﻋﺪﺍﺩ ‪ /‬ﳏﻤﺪ ﺳﻠﻴﻢ ﺍﻟﺒﺒﻼﻭﻯ‬ ‫‪٢٥‬‬

 ‫ﺩﻭﺭﺓ ﺍﻟﺴﻜﺮﺗﺎﺭﻳﺔ ﻭ ﺍﺩﺍﺭﺓ ﺍﳌﻜﺎﺗﺐ‬
‫اﻟﺘﺼﻨﯿﻒ ‪ -:‬ھﻮ ﺗﻘﺴﯿﻢ اﻷوراق واﻟﻤﺴﺘﻨﺪات إﻟﻲ ﻣﺠﻤﻮﻋﺎت ذات ﺻﻔﺎت ﻣﺸﺘﺮﻛﺔ ووﺿﻌﮭﺎ ﻓﻲ ﻣﻠﻒ واﺣﺪ‬
‫ﺗﺤﺖ اﺳﻢ واﺣﺪ ﻟﯿﺴﮭﻞ اﻟﺮﺟﻮع إﻟﯿﮭﺎ وﻗﺖ اﻟﺤﺎﺟﺔ‪.‬‬
‫اﻟﻔﮭﺮﺳﺔ‪ -:‬ﻣﺠﻤﻮﻋﺔ اﻟﻘﻮاﻋﺪ اﻟﺘﻲ ﺗﺘﺒﻊ ﻓﻲ وﺻﻒ اﻟﻤﻮاد وﺗﻨﻈﯿﻤﮭﺎ ﺑﻐﺮض ﺳﮭﻮﻟﺔ اﺳﺘﺮﺟﺎﻋﮭﺎ ﻋﻦ ﻃﺮﯾﻖ‬
‫اﻟﻔﮭﺎرس اﻟﺘﻲ ﯾﺘﻢ اﻧﺸﺎؤھﺎ‪.‬‬
‫ﻃﺮق اﻟﺘﺼﻨﯿﻒ ‪-:‬‬
‫اﻟﺘﺼﻨﯿﻒ اﻟﻤﻮﺿﻮﻋﻲ‬
‫ﻛﻞ اﻷوراق واﻟﻤﺴﺘﻨﺪات اﻟﻤﺘﻌﻠﻘﺔ ﺑﻤﻮﺿﻮع ﻣﻌﯿﻦ ﺗﻮﺿﻊ ﻓﻲ ﻣﻠﻒ واﺣﺪ‪.‬‬
‫ﺛﻢ ﺗﻘﺴﯿﻤﮫ ﻟﻤﻮﺿﻮﻋﺎت ﻓﺮﻋﯿﺔ ﻣﺜﺎل‪:‬‬
‫‪ -‬اﻟﺸﺆون اﻟﻘﺎﻧﻮﻧﯿﺔ‪ :‬ﻗﻀﺎﯾﺎ‪ /‬ﺗﺤﻘﯿﻘﺎت‪ /‬ﻋﻘﻮد‪...‬‬
‫‪ -‬اﻟﺸﺆون اﻟﻤﺎﻟﯿﺔ‪ :‬ﻣﯿﺰاﻧﯿﺔ‪ /‬ﺣﺴﺎﺑﺎت‪/‬ﻣﺸﺘﺮﯾﺎت‬
‫‪ -‬ھ ﺬه اﻟﻄﺮﯾﻘ ﺔ ﺗﻘ ﻮم ﻋﻠ ﻰ اﺳ ﺎس ﺗﻘ ﺴﯿﻢ اﻟﻤﻮﺿ ﻮﻋﺎت اﻟ ﻰ اﺑ ﻮاب واﻻﺑ ﻮاب اﻟ ﻰ ﻓ ﺼﻮل واﻟﻔ ﺼﻮل اﻟ ﻰ‬
‫ﻣﻮﺿﻮﻋﺎت‪.‬‬
‫‪ -‬ﻋﯿﺒﮭﺎ اﻟﺒﻂء اذ ان اﻟﻤﻮﻇﻒ ﯾﺤﺐ ﻋﻠﯿﮫ ﻗﺮاءة اﻟﻤﺴﺘﻨﺪ ﺟﯿﺪ ﻟﻠﺘﺎﻛﺪ ﻣﻦ ﻧﻮﻋﯿﺔ اﻟﻤﻮﺿﻮع‪.‬‬

‫اﻟﺘﺼﻨﯿﻒ اﻟﻨﻮﻋﻲ‬
‫ﺗﺼﻨﯿﻒ اﻟﻮﺛﺎﺋﻖ او اﻟﻤﻮاد ﻻﻧﻮاع ﻣﺤﺪدة ﯾﻤﻜﻦ ﺗﻌﺮﯾﻒ اﻟﻨﻮع اﻧﮫ اﻟﻠﻔ ﻆ او ﻋﺒ ﺎرة ﺗﻄﻠ ﻖ ﻋﻠ ﻰ ﻣﺠﻤﻮﻋ ﺔ اﻓ ﺮاد‬
‫ﻟﮭﻢ ﺻﻔﺎت ﻣﺸﺘﺮﻛﺔ ﻣﺜﺎل‪ :‬اﻟﻤﻮﻇﻔﯿﻦ اﻟﺠﺪد‬

‫اﻟﺘﺼﻨﯿﻒ ﻋﻠﻰ اﺳﺎس اﻻﺳﻢ‬

‫ﻣﺜ ﺎل‪ :‬ﻣﻠ ﻒ ﻣﻮﻇ ﻒ‪ :‬ﯾﺠﻤ ﻊ ﻓﯿ ﮫ ﺗﺮﻗﯿﺎﺗ ﮫ وﺷ ﮭﺎداﺗﮫ وﻛ ﻞ ﻣ ﺎ ﯾﺘﻌﻠ ﻖ ﺑ ﮫ ﺷﺨ ﺼﯿﺎ‪ .‬ﯾﻤﻜ ﻦ ﺗﻌﺮﯾﻔ ﮫ اﻧ ﮫ اﻟﻠﻔ ﻆ او‬
‫اﻟﻌﺒﺎرة اﻟﺘﻲ ﺗﻄﻠﻖ ﻋﻠﻰ ﻓﺮد واﺣﺪ ﻟﮫ ذاﺗﯿﺔ ﻣﺤﺪدة‪.‬‬

‫اﻟﺘﺼﻨﯿﻒ اﻟﺠﻐﺮاﻓﻲ‬
‫ﯾﺘﻢ ﺗﻘﺴﯿﻢ اﻟﻤﻠﻔﺎت اﻟﻰ ﻣﺠﻤﻮﻋﺎت ﺣﺴﺐ اﻟﻤﻮﻗﻊ اﻟﺠﻐﺮاﻓﻲ ﻓﺘﻮﺿﻊ ﻣﻠﻔﺎت اﻻﺷﺨﺎص اﻟﺬﯾﻦ ﯾﻘﻄﻨﻮن ﻣﺜﻼ ﺑﺤ ﻲ‬
‫او ﻣﺪﯾﻨﺔ او اي ﻣﺤﺎﻓﻈﺔ ﻓﻲ ﻣﻠﻒ ﺧﺎص ﺑﺎﻟﻤﻜﺎن ﻧﻔﺴﮫ‪.‬‬
‫ﻛﻞ وﺛﯿﻘﺔ ﻟﮭﺎ ﻣﻮﺿﻮع ﺑﻄﺒﯿﻌﺔ اﻟﺤﺎل ﻟﺬا ﻣﻤﻜﻦ ان ﻧﺼﻨﻒ ﻣﻠ ﻒ ﻣ ﺜﻼ‪ :‬ﻟﺘﻮﻇﯿ ﻒ ﻣﻤﻜ ﻦ ان ﯾﻜ ﻮن ﻋﺎﻣ ﺎ وﻣﻤﻜ ﻦ‬
‫ان ﻧﻘﺴﻤﮫ اﻟﻰ ﺗﺼﻨﯿﻒ ﺟﻐﺮاﻓﻲ وﻧﻘﻮم ﺑﻌﻤﻞ اﻟﺘﻮﻇﯿﻒ ﻗﺎھﺮة‪ /‬اﻟﺘﻮﻇﯿﻒ ﻓﯿﻮم وھﻜﺬا‪.‬‬

‫اﻟﺘﺼﻨﯿﻒ اﻟﺘﺎرﯾﺨﻲ‬
‫ﯾﺘﻢ ﺗﺮﺗﯿﺐ اﻟﻮﺛﺎﺋﻖ ﻃﺒﻘﺎ ﻟﻠﺘﺴﻠﺴﻞ اﻟﺘﺎرﯾﺨﻲ ﺳﻨﺔ‪ /‬ﺷﮭﻮر‪ /‬اﯾﺎم‪.‬‬
‫ﻛﺎﻟﺘﻘﺎرﯾﺮ اﻟﺪورﯾﺔ وﻣﺤﺎﺿﺮ اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت‪....‬‬
‫ﻟﻜﻦ ﻋﯿﺒﮫ اﻟﺮﺋﯿﺴﻲ ھﻮ اﻧﮫ ﯾﺠﺐ ﻋﻠﻰ اﻟﻤﺼﻨﻒ ان ﯾﻜﻮن ﻋﻠﻰ ﻋﻠﻢ ﺑﺘﺎرﯾﺦ اﻟﻮﺛﯿﻘﺔ اﻟﺬي ﯾﺒﺤﺚ ﻋﻨﮭ ﺎ واﻻ وﺟ ﺪ‬
‫ﻧﻔﺴﮫ ﻓﻲ داﺋﺮة اﻟﺒﺤﺚ اﻟﻄﻮﯾﻠﺔ ﻣﻦ اﻟﺘﻮارﯾﺦ ﻟﺤﯿﻦ اﻟﻮﺻﻮل ﻟﻠﻮﺛﯿﻘﺔ اﻟﻤﻄﻠﻮﺑﺔ‪.‬‬

‫اﻟﺘﺼﻨﯿﻒ ﻋﻠﻰ اﺳﺎس ﻓﺘﺮةزﻣﻨﯿﺔ ﻣﺤﺪدة ﺳﻨﻮﯾﺎ ﻣﺜﻼ‬

‫اﻟﺴﻨﺔ اﻟﻤﺎﻟﯿﺔ‪ :‬ﻣﻦ ‪ ٠٧/١‬اﻟﻰ اﺧﺮ ﺷﮭﺮ ‪ ٦‬ﻣﻦ اﻟﺴﻨﺔ اﻟﺘﺎﻟﯿﺔ‪.‬‬
‫اﻟﺴﻨﺔ اﻟﺘﺸﺮﯾﻌﯿﺔ‪ :‬ﻣﻦ اول ﯾﻨﺎﯾﺮ اﻟﻰ اﺧﺮ ‪.١٢‬‬

‫اﻟﺘﺼﻨﯿﻒ ﻋﻠﻰ اﺳﺎس اﻟﺸﻜﻞ اﻟﺨﺎرﺟﻲ‬

‫ﻣﺜﺎل‪ :‬ﻓﺘﻮﻏﺮاف‪/‬ﺧﺮاﺋﻂ‪/‬او ﻗﺼﺎﺻﺎت ﺻﺤﻔﯿﺔ‪.‬‬

‫ﺍﻋﺪﺍﺩ ‪ /‬ﳏﻤﺪ ﺳﻠﻴﻢ ﺍﻟﺒﺒﻼﻭﻯ‬ ‫‪٢٦‬‬