Kerja-kerja sampingan : TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB EKSEKUTIF KURSUS

- Menjadi AJK bahagian jemputan (pelajar) semasa konvokesyen pelajar. (Konvokesyen 2015 –
Fakulti Warisan, Pelancongan dan Seni Kreatif)
BIL - Mengemaskini data pelajar yang TUGAS
layak DAN TANGGUNGJAWAB
bergraduat untuk kegunaan surat dan kad jemputan bagi
Bertanggungjawab mengendalikan pertanyaan dari pelanggan mengenai program akademik di Kolej
Majlis Konvokesyen
1
5 - Yayasan Pahang
Menjaga pendaftaran yang melibatkan pelajar di bawah fakulti yang terlibat dengan
Bertanggungjawab yang
program/aktiviti dianjurkan
melakukan oleh Jabatan
kerja-kerja Hal Ehwal
pentadbiran Pelajar.
(memo, surat, notis dan minit mesyuarat lain-
- lain).
Menghadiri kursus dan mesyuarat yang dianjurkan dan yang berkaitan.
- Mengambil peralatan
- Menyediakan pejabat
surat seperti
amaran toner,pelajar
kepada kertas sekiranya
A4, kertaspelajar
warna dan sebagainya.
gagal menghadirkan diri ke kelas
2 - Membantu menjawabsebab
tanpa sebarang panggilan luar dan dalam semasa ketiadaan operator (bercuti atau sakit.
yang munasabah.
- Membantu dalam menguruskan aktiviti pelajar.
- Menempah bilik mesyuarat/kelas/dewan/pengangkutan bagi pelajar dan fakulti.
- Mencatat dan menyediakan minit mesyuarat fakulti.
Menjalankan tugas – tugas Bahagian Kemasukan dan Rekod Pelajar.
- Menguruskan hal ehwal berkaitan pendaftaran masuk pelajar menyambung dan pelajar baru.
Membuat salinan Kalendar Akademik berdasarkan jumlah pelajar menyambung untuk diedarkan
pada hari pendaftaran
- Key in biodata pelajar di dalam sistem Estudent KYP, sistem akademik dan sistem IFMS,
3
sistem KPT.
- Key In data (CGPA, SPM BM& BI) untuk Sistem Tracer Study untuk dihantar kepada KPT
- Kemaskini nama pelajar yang tamat, berhenti dan tangguh dari Sistem Pelajar (e-pelajar)
- kemaskini file pelajar baru dan menyambung dalam file rekod kualiti QFSA04 (QFSA04A,
QFSA01A, QFAF05D, QFSA01C, QFSA02A)untuk simpanan fakulti bagi setiap pelajar.
Kerja berkaitan Fail ISO dan fail berkaitan:
- Mengedarkan QFAC7B kepada pelajar dan mengira markah untuk dimasukkan ke dalam
QFAC71.
- Mencetak Masterlist for Registered Students (QFSA01K) dan Masterlist for Continuing
4
Students (QFSA02C) untuk simpanan CE dan Jabatan Pendaftar pada setiap bulan bergantung
kepada perubahan status pelajar\
- fail-fail dokumen semasa Fakulti (Surat Keluar/Masuk, Memo Keluar/Masuk, Surat Pelajar
/umum fakulti, dan lain-lain )