‫دور نظم المعلومات في الرقابة على اإلنتاج‬

‫(‪ :)1‬مفهوم الرقابة‬

‫تُعرف الرقابة " بأنها الوظيفة المعنية بالتأكد من أن كل شيء في المنظمة يسير وفق ما ُخطط له"‪.‬‬

‫(‪ )2‬أهمية مراقبة اإلنتاج‪:‬‬

‫* إن الرقابة على اإلنتاج تستوجب المتابعة المستمرة لمراحل العملية اإلنتاجية ح تى يتمكن الق ائمون‬
‫على المؤسس ة من الوق وف على مواق ع الخل ل واالنح راف وحص رها وتحليله ا ودراس تها واق تراح‬
‫الحلول المناسبة لها‪.‬‬

‫* الرقاب ة على اإلنت اج عب ارة عن قي اس وتص حيح أداء المرؤوس ين للتأك د من أن أه داف المنظم ة‬
‫والخطط الموضوعة لبلوغ هذه األهداف قد تم تنفيذها بشكل مرضي‪ ،‬كما أنها الوظيفة التي تضمن أن‬
‫األنشطة توفر لنا النتائج المرغوبة وتتعلق بوضع وقياس األداء واتخاذ اإلجراء التصحيحي‪.‬‬

‫* يتواجد فى معظم المنظمات) الص ناعية او الخدمي ة (ادارة او قس م او وح دة تنظيمي ة او ح تى أح د‬

‫االفراد يعهد اليه بواجبات التخطيط والرقابة على االنتاج والعملي ات ويطل ق علي ه مس ميات مختلف ة‪،‬‬
‫ولكن الشائع هو ان يطلق عليه مدير تخطيط ورقابة االنتاج‪.‬‬

‫(‪)3‬خصائص الرقابة على اإلنتاج‪:‬‬

‫أ‪ .‬المال ئمة‪:‬‬
‫فمن الضروري أن یتالءم النظام الرق ابي م ع طبيع ة نش اط المنظم ة وحجمه ا وأه دافها وتطلعاته ا‬
‫المستقبلة وطبيعة السلع أو الخدمات المقدمة‪ .‬فالمنظمة الكبيرة الحجم والمعقدة النشاط تحتاج بالتأكي د‬
‫إلى نظام رقابي معقد وشامل‪ ،‬ببنما قد ال تحتاج الشركة الصغيرة إال إلى نظام رقابي مبسط‪.‬‬
‫ب‪ .‬السرعة‪:‬‬
‫فكلما كان النظام الرقابي قادرا على اكتشاف االنحرافات أو من ع ح دوثها‪ ,‬أص بح ذل ك النظ ام أك ثر‬
‫كفاءة في تالفي أكبر قدر ممكن من اآلثار السلبية لتلك االنحرافات‪.‬‬
 ‫جـ‪ .‬الوضوح‪:‬‬
‫وهو من المتطلبات الرئيسية لنجاح أنظمة الرقاب ة الفعال ة ه و اتس امها بالوض وح وس هولة الفهم من‬
‫قبل كافة األفراد المسؤولين عن األداء‪.‬‬
‫د‪ .‬المرونة‪:‬‬
‫حيث يجب أن تتواف ق أنظم ة الرقاب ة م ع المتغ يرات ال تي تح دث في البيئ ة الداخلي ة والخارجي ة‬
‫للمنظمة‪.‬‬
‫ن‪ .‬الفاعلية‬
‫حيث يجب أن يحق ق نظ ام الرقاب ة األه داف المنش ودة من اس تخدامه عن طري ق اكتش اف األخط اء‬
‫ومعرفة أسبابها والعمل على إزالتها فى حالة وقوعها‪.‬‬
‫هـ‪ .‬االستمرارية‪:‬‬
‫فالعمل الرقابي ال يتوقف عند حد معین أو وقت معین‪ ,‬فالرقابة عملية دائمة ومستمرة تمتد مع نش اط‬
‫وعمر المنظمة‪.‬‬
‫و‪ .‬التوازن بين التكلفة والعائد‬
‫حيث يجب أن تتناسب التك اليف الخاص ة بنظ ام الرقاب ة م ع العائ د على المنظم ة ج راء تطبيق ه‪ ،‬فال‬
‫حاجة لنظام الرقابة الذي تفوق تكاليفه العوائد (الفوائد) الناتجة عن تطبيقه‪.‬‬
‫(‪ :)4‬أنواع الرقابة‪:‬‬
‫للرقابة أنواع منها‪:‬‬
‫أ‪ .‬الرقابة الوقائية (رقابة المدخالت)‪:‬‬
‫أو ما يعرف بالرقابة اإليجابية‪ ،‬وتتم عملية الرقابة عن طريق اإلشراف الش امل‪ ،‬به دف توق ع الخط أ‬
‫ومن ع حدوث ه‪ ،‬أو االس تعداد للمواجه ة والتخفي ف من نتائج ه‪ ،‬وتتم ه ذه الرقاب ة عن طري ق القي ام‬
‫بالجوالت التفتيشية والمتابعة‪.‬‬
‫ب‪ .‬الرقابة التشغيلية (رقابة العمليات)‪:‬‬
‫وهي رقاب ة العملي ات التش غيلية به دف التأك د من أن تعم ل بفاعلي ة وكف اءة ومواجه ة أي عوائ ق أو‬
‫أختناقات قد تؤثر على سالسة وتتابع العمليات اإلنتاجية أو جودة المنتجات‪.‬‬
‫جـ‪ .‬الرقابة العالجية (رقابة المخرجات)‪:‬‬
‫أو ما يعرف بالرقابة السلبية‪ ،‬وهذا النوع من الرقابة ينتظر حتى يقع الخطأ ثم يحاول اكتش اف أس بابه‬
‫ثم بعد ذلك عالجه‬

‫‪2‬‬
 ‫(‪ )5‬مسئوليات ادارة االنتاج‪:‬‬

‫فقد تقوم إدارة اإلنتاج بالتخطيط لعدد من المستويات االجمالية لإلنتاج‪.‬‬

‫او تقوم بمباشرة الواجبات التالية‪:‬‬

‫(التنبؤ بالطلب‪ ،‬التخطيط اإلجمالي‪ ،‬وضع خطة االنت اج و‪ ،‬ض ع الج دول الرئيسي التخطي ط‬
‫للمواد ومس تلزمات االنت اج‪ ،‬القي ام بتخطي ط الطاق ة‪ ،‬التحميل‪ ،‬التت ابع‪ ،‬الج داول التفص يلية‪،‬‬
‫االرسال‪ ،‬المتابعة)‬
‫(‪ :)6‬فوائد الرقابة على اإلنتاج‬

‫إن عملية مراقبة اإلنتاج تتيح عدة فوائد يمكن وضعها في النقاط التالية‪:‬‬

‫التنسيق بين وظائف المؤسسة أو الوحدة اإلنتاجية بما يضمن تكامال وانسجاما في األداء‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تحقيق أقصى ما يمكن من االنتفاع بالطاقات اإلنتاجية المتاحة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تحديد نصيب كل جزء من أجزاء الهيك ل التنظيمي في أداء وممارس ة العملي ة اإلنتاجية‪ ،‬بم ا‬ ‫‪‬‬
‫يسمح من تحقيق وبلورة أهداف المؤسسة واقعيا‪.‬‬

‫(‪ )7‬الوظائف الرئيسية للرقابة على اإلنتاج‪:‬‬

‫تتضمن الرقابة على اإلنتاج وظائف ومهام رئيسية‪ ،‬تتلخص في‪:‬‬

‫جمع البيانات وتحليلها حول األصناف المراد إنتاجه ا أو تص نيعها‪ ،‬وك ذلك الطاق ة اإلنتاجي ة‬ ‫‪‬‬
‫للمؤسسة‪.‬‬
‫وض ع البرن امج اإلنت اجي ع بر تحدي د اآلالت والمع دات والق وى العامل ة‪ ,‬كم ا يش مل ه ذا‬ ‫‪‬‬
‫البرنامج تحديد حجم التشغيل ومواعيده مع عدم إغف ال حرك ة المخ ازن وتموينه ا بالخام ات‬
‫والمواد األولية‪.‬‬
‫استخراج االنحرافات المتحققة من خالل تقارير المتابعة‪ ،‬وب ذلك يتم تنبي ه األجه زة المختلف ة‬ ‫‪‬‬
‫إلى الصعوبات والعقبات التي تعترض العمل خالل التنفيذ‪.‬‬
‫إصدار األوامر ومتابعتها وذلك بكل ما يتعلق بالشراء والتشغيل ومتابعة المخ زون في جمي ع‬ ‫‪‬‬
‫مراحله‪.‬‬
‫‪3‬‬
 ‫(‪ )8‬مستويات الرقابة على اإلنتاج‪:‬‬
‫‪ -‬االستراتيجية‪ :‬متابعة العوامل البيئية الحرجة التي قد تؤثر على الخطط‬
‫االستراتيجية وتتم بواسطة اإلدارة العليا‪.‬‬
‫‪ -‬التكتيكية‪ :‬تركز على تقييم الخطط التكتيكية في اإلدارة الوسطي‬
‫ومتابعة النتائج الدورية وتعديل الخطط وفقا ً لذلك‪.‬‬
‫‪ -‬التشغيلية‪ :‬متابعة تنفيذ الخطط التشغيلية والتعرف على النتائج اليومية‬
‫واتخاذ اإلجراءات التصحيحي‪.‬‬

‫(‪)9‬مجاالت الرقابة على اإلنتاج‪:‬‬

‫ﺗﺸﻤﻞ اﻟﺮﻗﺎﺑﺔ ﻋﻠﻰ االنتاج ﻣﺨﺘﻠﻒ ﻣﺮاﺣﻞ اﻹﻧﺘﺎج وذﻟﻚ ﻣﻨﺬ إﻋﺪاد وﺗﺤﻀﻴﺮ ﻣﺴﺘﻠﺰﻣﺎت وﻋﻨﺎﺻﺮ‬
‫اﻹﻧﺘﺎج ﺣﺘﻰ إﺗﻤﺎم اﻟﻤﻨﺘﺞ اﻟﻨﻬﺎﺋﻲ‪ ،‬وﺑﺼﻔﺔ ﻋﺎﻣﺔ ﻳﻤﺘﺪ ﻧﺸﺎط اﻟﺮﻗﺎﺑﺔ ﻋﻠﻰ اﻹﻧﺘﺎج ﻟﻴﺸﻤﻞ مايلى‪:‬‬
‫أ‪ -‬الرقابة على المخزون‪:‬‬
‫ﻳﺘﻢ ﻓﻴﻬﺎ ﻣﺮاﻗﺒﺔ اﻟﻤﺨﺰون ﻟﻠﺘﻌﺮف ﻋﻠﻰ ﻣﺴﺘﻮى اﻟﻤﺨﺰون ومعرفة حجم مخزون األمان‪ ،‬ﻓﺎﻟﻤﺨﺰون‬
‫يعتبر رأس اﻟﻤﺎل اﻟﻤﺮﺗﺒﻂ ﺑﺎﻹﻧﺘﺎج وتصاحبه عدة تكاليف مثل التأمين والعمالة والمناولة والتقادم‪.‬‬

‫ب‪ -‬اﻟﺮﻗﺎﺑﺔ ﻋﻠﻰ ﺗﻜﺎﻟﻴﻒ اﻹﻧﺘﺎج واﻟﻌﻤﻠﻴﺎت ‪:‬‬

‫ﺗﺘﻢ ﻋﻠﻰ أﺳﺎس رﻗﺎﺑﺔ كل ﻃﻠﺒﻴﻪ ﺑﻤﻔﺮدها أو ﻋﻠﻰ أﺳﺎس رﻗﺎﺑﺔ كل امر إﻧﺘﺎﺟﻲ ﻋﻠﻰ ﺣﺪﻩ‪ ،‬وﺗﺘﻄﻠﺐ‬
‫اﻟﺮﻗﺎﺑﺔ ﻋﻠﻰ اﻹﻧﺘﺎج ﺳﻮاء ﻓﻲ اﻟﻤﻨﻈﻤﺎت اﻟﺘﻲ ﺗﺘﺒﻊ ﻧﻈﺎم اﻹﻧﺘﺎج اﻟﻤﺴﺘﻤﺮ أو ﻧﻈﺎم إﻧﺘﺎج اﻟﻄﻠﺒﻴﺎت‪،‬‬
‫ﻣﻘﺎرﻧﺔ اﻟﺘﻜﺎﻟﻴﻒ اﻟﻔﻌﻠﻴﺔ ﺑﺎﻟﺘﻜﺎﻟﻴﻒ اﻟﻨﻤﻄﻴﺔ ﻟﻠﻜﺸﻒ ﻋﻦ اﻻﻧﺤﺮاﻓﺎت‪.‬‬

‫ج‪ -‬الرقابة على جودة اإلنتاج‪:‬‬

‫ﻳﺘﻢ ﻓﻴﻬﺎ اﻟﺮﻗﺎﺑﺔ ﻋﻠﻰ ﺟﻮدة المنتج النهائي وحجم الوحدات المعيبة والقدرة علي تنفيذ طلبات العمالء‬
‫في الوقت المطلوب‪.‬‬
‫(‪ :)10‬أسباب االنحرافات التى تكشف عنها الرقابة وطرق عالجها‬
‫‪ ‬أسباب ترجع إلى المعيار‪:‬‬
‫حيث إن المعيار أو الخطة قد تكون غير مالئمة‪ ،‬فالمعيار ذو المستوى العالى الصعب التحقيق ينتج‬
‫عنه دائما ً انحراف سالب‪ ،‬أى أن اإلنجاز يكون دون المستوى المطلوب‪ .‬والعالج يجب أن ينصب‬
‫على المعيار ويجعله من الممكن الوصول إليه‪.‬‬
‫‪4‬‬
 ‫‪ ‬أسباب ترجع إلى المنفذين‪:‬‬
‫قد يكون المعيار سليماً‪ ،‬ويكون االنحراف من العاملين أنفسهم وذخاصة إذا كان العمل جديداً بالنسبة‬
‫لهم ويكون االنحراف فى هذه الحالة غالبا ً بالسالب‪ .‬والعالج فى هذه الحالة هو تدريب العاملين على‬
‫الطريقة الصحيحة بشكل يجعلهم قادرين على القيام بالعمل كما يجب‪.‬‬
‫‪ ‬أسباب ترجع إلى ظروف ال عالقة لها بالعاملين أو المعيار‪:‬‬
‫حيث قد تنشأ ظروف تجعل اإلنجاز منحرفا ً عن المعيار‪ ،‬وال دخل للعاملين بها مثل نقص المواد‬
‫الخام أو نشوء اضطرابات سياسية أو ركود اقتصادى‪ .‬والعالج فى مثل هذه الحاالت يجب أن يركز‬
‫على إزالة تأثير مثل هذه الظروف إن أمكن احتوائها أو التكيف معها إذا كان من المتوقع أن تدوم‬
‫طويالً وفشلت المنظمة فى تعديلها أو احتوائها‪.‬‬
‫(‪ )11‬طبيعة المعلومات الالزمة لوظيفة الرقابة‪:‬‬

‫تمر وظيفة الرقابة وتقويم األداء بالمراحل الفرعية اآلتية‪:‬‬

‫‪ -1‬يراقب المديرون األنشطة التنظيمية بمقارنة األداء الفعلي مع األداء المخطط آما يحدد الم ديرون‬
‫التصرفات التصحيحية للعالج‪ .‬وتتضمن الرقابة ثالث أنشطة رئيسية‪:‬‬
‫أ ‪-‬تسجيل األحداث الفعلية‪ ،‬أو تحديد مؤشرات األداء الفعلي‪.‬‬
‫ب ‪-‬مقارنة األداء الفعلي بالنتائج المتوقعة أو باألداء المعياري المخطط‪.‬‬
‫ج‪ -‬عمل خطوات تصحيحية لتعديل النتائج لكي يتم تحقيق النتائج المرغوبة‬
‫‪ -2‬تقوم نظم المعلومات بتقييم األنشطة الفعلية الناتجة عن التنفيذ الفعلي للخطة‪.‬‬
‫‪ -3‬تحدد نظم المعلومات أوجه القصور في الخطط الموضوعة‪ ،‬وبالتالي يمكن تعديلها وتطويرها‬
‫‪ 4-‬تحدد نظم المعلومات مدي دقة معايير الجودة أو األداء المحددة سلفاً‪.‬‬
‫‪ 5-‬يتطلب نظام الرقابة أن تق دم المعلوم ات في ت وقيت س ليم‪ ،‬وان تح دد اإلدارات أو الم وارد ال تي‬
‫تحتاجها المنظمة لعمل هذه التعديالت‪.‬‬

‫وتتمثل المعلومات المطلوبة لهذه المراحل فيما يلي‪:‬‬

‫أ ـ كمية المبيعات الفعلية وظروف السوق‪.‬‬

‫ب ـ مستوى اإلنتاج الفعلي‪.‬‬
‫جـ ـ مستوى الكفاءة اإلنتاجية للعنصر البشرى‪.‬‬
‫د ـ مصادر التمويل المختلفة وتكلفتها‪.‬‬

‫‪5‬‬
 ‫هـ ـ الربحية والخسائر لكل مركز ربح وللمنشأة ككل‪.‬‬
‫و ـ تحليل أسباب االنحرافات‪.‬‬
‫(‪ )12‬دور نظام معلومات اإلنتاج في مراقبة اإلنتاج‪:‬‬

‫تعتبر مراقبة اإلنتاج من الوظائف المهمة لتس يير اإلنت اج‪ ،‬فهي تعت بر الوظيف ة المس ؤولة عن متابع ة‬
‫تنفيذ المنتج خالل مروره بالمراحل الصناعية‪ ،‬ابتداءاً من المواد الخام حتى إتم ام اإلنت اج‪ ،‬ويمت د إلى‬
‫مابعد ذل ك ح تى االس تخدام بواس طة العمالء‪ ،‬وذل ك عن طري ق تجمي ع المعلوم ات عن تق دم التنفي ذ‬
‫وتحليلها‪ ،‬للتأكد من إتمام التنفيذ بالكميات المطلوبة‪ ،‬وفي المواعي د المح ددة‪ ،‬وبالمواص فات والج ودة‬
‫المطلوب ه والتع رف على المعوق ات واإلنحراف ات عن المس تويات المس موح به ا لوض ع اإلج راءات‬
‫التصحيحية بشأنها‪.‬‬

‫تبدأ وظيفة الرقابة مع بداية التنفيذ الفعلى للمهام المختلفة وتتض من متابع ة عملي ات التنفي ذ الفعلى عن‬
‫طريق مقارنة األداء الفعلى باألداء المخطط ثم بيان االنحرافات وتحليلها ومعرفة مسبباتها ثم بعد ذلك‬
‫إعداد تقارير مقارن ة لإلدارة التخ اذ الق رارات الص حيحة‪ .‬يلى ذل ك مرحل ة تق ويم األداء عن طري ق‬
‫تحليل النتائج الفعلية وإبداء الرأى نحو تنمية اإليجابيات ومعالجة السلبيات‪ ،‬وألداء هذه المه ام تحت اج‬
‫اإلدارة إلى معلومات‪ ،‬لذلك يجب أن يكون بجانب النظام اإلدارى نظام للمعلومات يمد المس ئولين عن‬
‫أداء الوظائف المختلفة بالمعلومات الالزمة فى الوقت المناسب ‪.‬‬

‫مما يتطلب توفر معلومات صحيحة ودقيقة وشاملة وحديثة‪ ،‬وفي الوقت المناسب‪ ،‬س واء تعل ق األم ر‬
‫بمعلوم ات ح ول كمي ة اإلنت اج ووقت ه وال تي يتم تحدي دها من ط رف المس ؤولين على االالت داخ ل‬
‫ورشات اإلنتاج‪ ،‬وتحديد كمية اإلنتاج بدقة لكل آلة‬

‫أو المعلومات المتعلقة بجودة المنتج والتي يوفرها المسؤولون عن مراقبة الجودة جراء تجارب معينة‬
‫على المنتج‪ ،‬والمطلوب استخدام مؤشرات لقياس الجودة وأيضا وضع مؤشرات مناسبة لج ودة المنتج‬
‫واستخدام طرق فعالة لقياس الجودة‬

‫ويس اهم نظ ام معلوم ات اإلنت اج بص ورة فعال ة في مراقب ة اإلنت اج إذا تمكن من توف ير المعلوم ات‬
‫بالمواصفات السابقة الذكر‪ ،‬والتي تسمح بتحقيق رقابة فعال ة‪ ،‬فالمعلوم ة القديم ة أو الخاطئ ة أو غ ير‬
‫الدقيقة أو التي لم تصل في الوقت المناسب‪ ،‬يك ون له ا أث ر س لبي على وظيف ة مراقب ة اإلنت اج داخ ل‬
‫المؤسسة‪ ،‬حيث ال يمكن تحديد االنحرافات بدقة‪ ،‬وبالتالي أي إجراء تصحيحي لهذه االنحرافات قد‬
‫‪6‬‬
 ‫ال يكون فعاالً أو يفي بالغرض‪.‬‬

‫‪7‬‬