TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM

KHOA KINH TẾ
CHUYÊN NGÀNH LOGISTICS
________________

 
 

BÁO CÁO THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH

QUY TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG FCL TẠI CÔNG TY TNHH

GIAO NHẬN VẬN TẢI HÀ THÀNH – HANOTRANS
 

                  Họ tên SV: Ngô Thị Hà Vi

                  Mã SV: 74936
                  Lớp: LQC58ĐH
        Nhóm: N11
                  Người hướng dẫn: Th.s Vũ Lê Huy

 
HẢI PHÒNG - 2020
 MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT VÀ KÝ HIỆU.....................................................i
DANH MỤC CÁC HÌNH.............................................................................................ii
PHẦN MỞ ĐẦU...........................................................................................................1
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN...................................................................................2
1.1.Giao nhận.............................................................................................................2
1.1.1.Khái niệm.......................................................................................................2
1.2.1.Vai trò và chức năng của người làm dịch vụ giao nhận..................................2
1.2.Giao nhận hàng container.....................................................................................6
1.2.1.Khái niệm container.......................................................................................6
1.2.2.Phân loại container.........................................................................................6
1.2.3.Khái niệm hàng FCL/LCL.............................................................................7
1.2.4.Quy trình xuất khẩu hàng FCL.......................................................................7
1.2.5.Các chứng từ liên quan đến giao nhận hàng FCL...........................................7
CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI
HÀ THÀNH – HANOTRANS HẢI PHÒNG..............................................................11
2.1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty...................................................11
2.1.1.Giới thiệu chung...........................................................................................11
2.1.2 Ngành nghề lĩnh vực kinh doanh.............................................................11
2.1.3 Cơ cấu tổ chức và quản lýGiám đốc chi nhánh.......................................13
2.1.4 Nguồn nhân lực............................................................................................16
2.1.5 Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị......................................................................17
2.1.6 Khách hàng/các đối tác chính của doanh nghiệp..........................................18
2.2 Một số những thuận lợi và khó khăn của công ty...............................................18
2.2.1 Một số thuận lợi...........................................................................................18
2.2.2 Một số khó khăn.........................................................................................19
2.3 Yêu cầu công việc với các vị trí trong công ty....................................................20
2.3.1 Bộ phận kinh doanh.....................................................................................20
2.3.2 Nhân viên chứng từ (Dos - Cus)...................................................................20
2.3.3 Nhân viên hiện trường (Operations - Ops)...................................................21
CHƯƠNG 3: TÌM HIỂU QUY TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG FCL TẠI CÔNG TY
TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI HÀ THÀNH – HANOTRANS................................22
3.1.Sơ đồ quy trình giao nhận hàng xuất khẩu FCL.................................................22
 3.1.1 Sơ đồ mối liên hệ các bên liên quan đến quy trình giao nhận hàng xuất khẩu
của công ty............................................................................................................22
3.1.2 Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty................23
3.2.Phân tích quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty
TNHH giao nhận vận tải Hà Thành – Hanotrans Hải Phòng....................................24
3.2.1.Tìm kiếm khách hàng và ký hợp đồng dịch vụ.............................................24
3.2.2.Liên hệ hãng tàu xin lịch tàu và đặt chỗ với hãng tàu..................................25
3.2.3.Chuẩn bị chứng từ khai Hải quan.................................................................26
3.2.4.Thông quan hàng xuất khẩu.........................................................................27
3.2.5.Lập vận đơn.................................................................................................31
3.2.6.Thực xuất tờ khai.........................................................................................33
3.2.7.Gởi bộ chứng từ cho đại lý ở nước ngoài.....................................................34
3.2.8.Lập chứng từ kết toán...................................................................................34
3.2.9. Quyết toán và lưu hồ sơ...............................................................................35
3.2.10.Đánh giá hiệu quả của quy trình.................................................................35
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ.....................................................................................37
1.Kết luận................................................................................................................. 37
2.Kiến nghị...............................................................................................................37
TÀI LIỆU THAM KHẢO...........................................................................................38
 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT VÀ KÝ HIỆU

Cus Customs

Ops Operations

AN Arrival Note

D/O Delivery Order

B/L Bill of Lading

C/O Certificate of Origin

ETA Estimated Time Arrival

ETD Estimated Time Departure

O.F. Ocean Freight

THC/D Terminal Handling Charge or Terminal Handling at Destination

CIC Clean Imbalance Container

VGM Verified Gross Mass

SI Shipping Instruction
 DANH MỤC CÁC HÌNH

Hình 1 - Sơ đồ chung quy trình giao nhận xuất khẩu hàng FCL....................................7
Hình 2- Văn phòng công ty Hanotrans........................................................................11
Hình 3 - Sơ đồ tổ chức công ty TNHH giao nhận vận tải Hà Thành - Hanotrans........13
Hình 4 - Đội xe của công ty TNHH Hanotrans Hải Phòng..........................................18
Hình 5 - Mối quan hệ của các bên liên quan đến quy trình tổ chức thực hiện..............22
Hình 6 - Quy trình xuất khẩu hàng FCL bằng đường biển...........................................23
Hình 7 - Đăng ký thông tin doanh nghiệp xuất khẩu...................................................28
Hình 8 - Đăng ký mới tờ khai......................................................................................28
Hình 9 - Thông tin tờ khai cơ bản................................................................................29
 PHẦN MỞ ĐẦU
Logistics là một thuật ngữ không còn xa lạ gì đối với những ai đã, đang và sẽ
hoạt động trong lĩnh vực kinh tế cũng như với hầu hết mọi người dân trên toàn cầu. Về
cơ bản, trên quan điểm của các nhà kinh doanh, logistics được hiểu là quá trình lên kế
hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt động liên quan đến việc đưa hàng hóa và thông tin
từ nơi nhận đến nơi đến một cách hiệu quả nhất để đáp ứng nhu cầu khách hàng. Lĩnh
vực này đang rất phát triển, đóng góp một phần to lớn vào guồng quay của nền kinh tế
toàn cầu. Và Việt Nam cũng không nằm ngoài guồng quay này.
Logistics bao gồm rất nhiều các hoạt động khác nhau. Tại Việt Nam, một hoạt
động logistics có thể nói là được tuyển dụng nhiều và được nhiều người lựa chọn
chính là nghiệp vụ giao nhận hàng hóa.
Và để hiểu rõ hơn, sâu hơn về các nghiệp vụ trên, đặc biệt là quy trình của
chúng, bài báo cáo này sẽ tổng hợp một cách đầy đủ các nội dung liên quan dựa trên
những gì học hỏi được từ các buổi thực tập, quan sát thực tiễn tại công ty TNHH giao
nhận vận tải Hà Thành – Hanotrans chi nhánh Hải Phòng. Bài báo cáo sẽ chia thành ba
phần chính như sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận
Chương 2: Giới thiệu chung về công ty TNHH giao nhận vận tải Hà Thành –
Hanotrans
Chương 3: Tìm hiểu quy trình xuất khẩu hàng FCL tại công ty TNHH giao
nhận vận tải Hà Thành – Hanotrans
Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Thạc sĩ Vũ Lê Huy, giảng viên
khoa Kinh tế trường Đại học Hàng Hải Việt Nam. Cảm ơn thầy đã tận tình cung cấp
kiến thức, hướng dẫn, theo dõi và chỉnh sửa báo cáo thực tập cho em.
Trong quá trình thực hiện bài báo cáo thực tập này, mặc dù đã cố gắng và nỗ
lực rất nhiều, nhưng do còn non nớt về kinh nghiệm, kiến thức còn nhiều hạn chế nên
sẽ không thể không mắc phải những sai sót, em rất mong nhận được những lời nhận
xét và góp ý chân thành từ quý thầy cô để bài báo cáo của em được hoàn thiện và đạt
kết quả tốt nhất.
Cuối cùng, em xin chúc các thầy cô thật nhiều sức khỏe và thành công!
 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN
1.1.Giao nhận
1.1.1.Khái niệm
Dịch vụ giao nhận là bất kỳ các dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom
hàng, lưu kho, bốc dỡ, bao gói hay phân phối hàng hay các dịch vụ tư vấn liên quan
đến các dịch vụ trên, gồm cả các vấn đề hải quan, tài chính, bảo hiểm, thanh toán,
chứng từ liên quan đến hàng hóa (Theo quy tắc mẫu của Liên đoàn Quốc tế các Hiệp
hội Giao nhận FIATA về dịch vụ giao nhận).
Điều 163, mục 10, luật thương mại số 58/L-CTN được ban hành ngày 10 tháng
5 năm 1997 định nghĩa: “Dịch vụ giao nhận hàng hoá là hành vi thương mại, theo đó
người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá nhận hàng từ người gửi, tổ chức việc vận
chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để
giao hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của
người làm dịch vụ giao nhận khác (gọi chung là khách hàng)”.
Tại Việt Nam, lần đầu tiên dịch vụ giao nhận được Luật thương mại năm 1997
đề cập một cách rõ ràng và cụ thể theo điều 163 với nội dung tương tự như khái niệm
của FIATA. Sau khi Luật thương mại 2005 thay thế cho Luật thương mại 1997 thì dịch
vụ giao nhận được hiểu chính là dịch vụ logistics được định nghĩa như sau: “Dịch vụ
logistics là hoạt động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc
nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải
quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu,
giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hóa theo thỏa thuận với khách
hàng để hưởng thù lao” (Luật thương mại 2005).
1.2.1.Vai trò và chức năng của người làm dịch vụ giao nhận
Theo Liên đoàn quốc tế các hiệp hội giao nhận (FIATA): “Người giao nhận
(Forwarder, Freight forwarder, Forwading Agent) là người thu xếp chuyên chở hàng
hóa theo hợp đồng ủy thác và hoạt động vì lợi ích của người ủy thác mà bản thân
người giao nhận không phải là người vận tải. Người giao nhận cũng đảm bảo thực hiện
mọi công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như bảo quản, lưu kho trung chuyển,
làm thủ tục hải quan, kiểm hóa”.
 Người giao nhận có thể có thể thay mặt người gửi hàng vận chuyển hàng hoá
đến tay người nhận hàng cuối cùng hoặc thay mặt người nhận hàng làm các thủ tục để
nhận hàng. Để thực hiện tốt vai trò của mình người giao nhận có thể làm dịch vụ trực
tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ của người thứ ba khác để thực hiện. Những
dịch vụ mà người giao nhận cần tiến hành là:
- Chuẩn bị hàng hoá để chuyên chở;
- Tổ chức chuyên chở hàng hoá;
- Tổ chức xếp dỡ hàng hoá;
- Tư vấn cho chủ hàng trong việc chuyên chở hàng hoá;
- Ký kết hợp đồng với người vận tải, chuyên chở, thuê tàu, lưu cước;
- Làm thủ tục hải quan, kiểm dịch;
- Mua bảo hiểm hàng hoá;
- Lập, kiểm tra các chứng từ cần thiết trong quá trình gửi hàng, nhận hàng;
- Nhận hàng từ người chuyên chở và giao cho người nhận;
- Gom hàng, lựa chọn tuyến đường vận tải, phương thức vận tải và người
chuyên chở thích hợp;
- Đóng gói bao bì, phân loại, tái chế hàng hoá;
- Lưu kho, bảo quản hàng hoá;
- Thanh toán cước phí, chi phí xếp dỡ, chi phí lưu kho bãi;
- Thông báo tình hình đi và đến của các phương tiện vận tải;
- Thông báo tổn thất nếu có;
- Giúp chủ hàng trong việc khiếu nại đòi bồi thường.
Ngoài ra, người giao nhận có thể cung cấp một số dịch vụ đặc biệt theo yêu cầu
của chủ hàng đối với các loại hàng hoá đặc biệt như: hàng đóng ghép; hàng siêu
trường, siêu trọng; hàng súc vật sống; hàng nguy hiểm; hàng dễ hư hỏng; hàng thực
phẩm
Người giao nhận có thể đảm nhận rất nhiều các chức năng khác nhau trong việc
cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Trong suốt quá trình gửi hàng, người giao nhận có
thể thực hiện các chức năng cơ bản sau đây:
- Môi giới khai thuế hải quan:
 Luật pháp của tất cả các nước đều quy định, hàng hóa xuất nhập khẩu qua biên
giới đều phải thực hiện thủ tục và cơ quan hải quan chịu trách nhiệm về quản lý nhà
nước đối với hoạt động này. Thủ tục hải quan đối với hàng xuất và hàng nhập mỗi
nước đều có những quy định và chính sách khác nhau qua mỗi thời kỳ. Để giảm bớt
những khó khăn này, người giao nhận sẽ thực hiện các yêu cầu của chủ hàng – đây là
chức năng truyền thống của người giao nhận, thực hiện các dịch vụ khai báo hải quan
ở phạm vi trong nước theo ủy quyền của khách hàng.
- Người giao nhận làm đại lý:
Thông thường thì người giao nhận không thừa nhận trách nhiệm của mình với
chức năng như là người chuyên chở mà chỉ thực hiện công việc với mục đích là cầu
nối giữa chủ hàng và người vận chuyển như là đại lý của chủ hàng hoặc đại lý của
người vận chuyển. Trong nhiều trường hợp, người giao nhận vừa là đại lý cho chủ
hàng, vừa là đại lý cho người chuyên chở, và trong những trường hợp như vậy họ có
thể gây ra những phiền toái cho cả hai bên vì người giao nhận sẽ nhận nhiệm vụ đối
với cả hai. Vì vậy, người giao nhận sẽ rất khó khăn khi nhận những chỉ dẫn mâu thuẫn
giữa chủ hàng và người chuyên chở. Chức năng truyền thống của người giao nhận là
một đại lý và họ sẵn sàng thực hiện bất kỳ điều gì theo yêu cầu của bên ủy thác. Người
giao nhận hoặc đại lý của họ không phải chịu trách nhiệm vận chuyển, mà người giao
nhận chỉ chịu trách nhiệm tìm kiếm bên thứ ba để thực hiện các công việc này và miễn
là người giao nhận đã được thực sự cẩn thận một cách hợp lý trong việc lựa chọn
người thứ ba thực hiện để thực hiện hợp đồng.
- Chuyển tiếp hàng hóa:
Bất cứ khi nào hàng hóa được quá cảnh sang nước thứ ba thì người giao nhận sẽ
hỗ trợ và đảm nhận công việc chuyển tiếp hàng hóa từ phương tiện vận tải này sang
phương tiện vận tải khác. Điều này không chỉ liên quan đến việc thu xếp phương tiện
để tiếp tục vận chuyển mà còn liên quan đến cả việc thu xếp và ký kết hợp đồng với
các công ty xếp dỡ, lo liệu các thủ tục cần thiết khác để đưa hàng hóa đến nơi nhận
cuối cùng. Cũng như vậy, người giao nhận có thể thực hiện các công việc đó đối với
hàng hóa ngay trong phạm vi lãnh thổ nước họ. Người giao nhận có thể lo liệu việc
chuyển tiếp hàng hóa đi nước thứ ba cho khách hàng bằng phương tiện của chính họ.
Trong trường hợp này, người giao nhận phải chịu trách nhiệm như là người chuyên
chở, nghĩa là họ phải chịu trách nhiệm như là người chuyên chở, nghĩa là họ phải chịu
trách nhiệm đối với hàng hóa từ khi họ nhận cho đến khi họ giao cho người nhận tại
điểm đích, mối quan hệ của người giao nhận với khách hàng trong trường hợp này
được điều chỉnh bằng vận đơn của người giao nhập
- Lưu kho bảo quản hàng hóa:
Một chức năng quan trọng khác của người giao nhận là lưu kho bảo quản hàng
hóa trước khi xuất khẩu và sau đó là nhập khẩu vào nước cuối cùng. Thông thường thì
hoạt động lưu kho bảo quản hàng hóa này thường thì hoạt động lưu kho bảo quản hàng
hóa này thường xảy ra tại cảng bốc hàng hoặc cảng cuối cùng. Cũng trong tình huống
này người giao nhận có thể khai thác các trang thiết bị kho bãi của riêng mình hoặc họ
hành động như là một đại lý thuê kho bãi từ một hợp đồng khác. Trong một số trường
hợp, người giao nhận có thể phối hợp với người chuyên chở hoặc chủ hàng hóa để tạo
ra một công-xooc-xi-om nhằm giữ quyền kiểm soát hàng hóa được tốt hơn.
- Các dịch vụ gắn liền với dịch vụ vận tải:
Khi người giao nhận đang trong quá trình thực hiện các chức năng của mình,
kiểm soát và quản lý dòng hàng hóa, tự nhiên họ được đặt ử vị thế một số dịch vụ “ăn
theo” vận tải như:
+ Thu xếp mua bảo hiểm cho hàng hóa với chi phí do khách hàng chịu
+ Trợ giúp khách hàng lập hoặc lấy các chứng từ cần thiết cho xuất khẩu như
vận đơn đường biển, chứng nhận xuất sứ và các chứng từ khác có liên quan đến hàng
hóa phục vụ cho việc thanh toán
+ Thu xếp việc đòi tiền và thanh toán các chi phí vào lúc giao hàng và giúp
khách hàng những vấn đề khác có liên quan như lập các biên bản giám định khi hàng
hóa bị tổn thất hoặc thiệt hại trong quá trình giao nhận hàng
+ Tư vấn cho khách hàng những vấn đề về vận tải và phân phối, những vấn đề
có liên quan đến thị trường, chính sách pháp luật của nhà nước sở tại.
- Gom hàng và thông báo biểu cước:
Để thực hiện chức năng này, người giao nhận tiến hành tập hợp các lô hàng
nhỏ, lẻ nằm rải rác tại nhiều nơi khác nhau tập trung vào một địa điểm thuận lợi nhất,
tại đây, người giao nhận sẽ tổ chức, sắp xếp, phân loại hàng và ghép các lô hàng có
cùng địa điểm đích với nhau tạo một lô hàng lớn hơn nhằm tận dụng tối đa năng lực
vận chuyển của phương tiện vận tải. Người giao nhận sẽ ký hợp đồng với người vận
chuyển đường bộ để đưa hàng tới cảng biển và vận chuyển đến cảng đích theo yêu cầu
của khách hàng..
- Là người chuyên chở:
Trong vận tải liên hợp, người giao nhận có thể trở thành một người chuyên chở
tức là người giao nhận sẽ ký hợp đồng vận chuyển với khách hàng và chịu trách nhiệm
như là một người vận tải thực. Trong trường hợp này, người giao nhận chịu trách
nhiệm đối với hàng hóa như là người chuyên chở thực sự kể từ khi nhận hàng, trong
suốt quá trình vận tải cho đến khi hàng được giao cho người nhận tại địa điểm đích. Để
thực hiện chức năng này, người giao nhận có thể là người kinh doanh vận tải công
cộng không sở hữu tàu (NVOCC) hoặc là người kinh doanh vận tải đa phương thức
(MTO).
1.2.Giao nhận hàng container
1.2.1.Khái niệm container
Theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN 7553:2005, ISO 668:1995, container là một
dụng cụ vận tải có những đặc điểm sau đây:
- Có hình dáng cố định và bền chắc để sử dụng lặp lại nhiều lần;
- Được cấu tạo đặc biệt để tiện cho việc chuyên chở bằng một hoặc nhiều
phương thức vận tải mà không phải xếp dỡ ở cảng dọc đường;
- Có các phương tiện riêng biệt cho phép xếp dỡ dễ dàng, đặc biệt là thay đổi
từ phương thức vận chuyển này sang phương thức vận chuyển khác;
- Được thiết kế dễ dàng cho việc xếp hàng và dỡ hàng; -Có dung tích không
dưới 1m3.
1.2.2.Phân loại container
1.2.2.1.Theo kích thước
- Container 20’: Một trong những loại container tiêu chuẩn quốc tế;
- Container 40’: Một trong những loại container tiêu chuẩn quốc tế;
- Container 45’: Loại container có kích thước không tiêu chuẩn.
1.2.2.2.Theo công dụng.
- Container bách hóa (General purpose container);
- Container hàng rời (Bulk container);
 - Container chuyên dụng (Named cargo container);
- Container lạnh (Reefer container);
- Container hở mái (Open-top container);
- Container mặt bằng (Platform container);
- Container bồn (Tank container).
Ngoài ra còn nhiều loại container không tiêu chuẩn khác.
1.2.3.Khái niệm hàng FCL/LCL
Hàng FCL (Full Container Load) là hàng vận chuyển nguyên container. Người
gửi hàng (shipper) có trách nhiệm đóng hàng và người nhận hàng (consignee) có trách
nhiệm dỡ hàng khỏi container. Thường thì các hàng FCL là hàng đồng nhất (giống
nhau), đủ để đóng nguyên 1 container.
Hàng LCL (Less than Container Load) là hàng vận chuyển lẻ. Người gửi hàng
(shipper) có 1 kiện hàng nhỏ nhưng để tiết kiệm chi phí vận chuyển thì sẽ đóng chung
vào 1 container. Người vận chuyển sẽ đứng ra gom hàng của nhiều chủ hàng vào 1
container được gọi là consolidator.
1.2.4.Quy trình xuất khẩu hàng FCL

Hình 1 - Sơ đồ chung quy trình giao nhận xuất khẩu hàng FCL

- Bước 1: Sau khi book được tàu, người xuất khẩu lên hãng tàu xin cấp vỏ.
- Bước 2: Sau khi được cấp vỏ, người xuất khẩu điều xe xuống cảng lấy về kho.
- Bước 3: Vỏ về kho, người xuất khẩu đóng hàng vào vỏ.
- Bước 4: Sau khi đóng hàng, người xuất khẩu sẽ khai báo hải quan và thông
quan hàng hóa.
- Bước 5: Sau khi thông quan, người xuất khẩu xuất trình chứng từ cho đội giám
sát cơ động.
 - Bước 6: Sau khi hoàn tất mọi công việc, hãng tàu sẽ bốc hàng lên tàu và phát
hành B/L.
1.2.5.Các chứng từ liên quan đến giao nhận hàng FCL
1.2.5.1.Hóa đơn thương mại (Commercial invoice)
Hóa đơn thương mại là yêu cầu của người bán đòi hỏi người mua phải trả số
tiền hàng đã được ghi trên hóa đơn. Hóa đơn nói rõ đặc điểm hàng hóa, đơn giá và
tổng trị giá của hàng hóa; điều kiện cơ sở giao hàng; phương thức thanh toán; phương
thức chuyên chở hàng.
1.2.5.2.Hóa đơn (Invoice)
Là một giấy tờ yêu cầu thanh toán các mặt hàng với số lượng và đơn giá liệt kê
trong giấy tờ đó. Hóa đơn này do bên bán phát hành.
1.2.5.3.Vận đơn đường biển (Bill of lading)
Là chứng từ do người chuyên chở (chủ tàu, thuyền trưởng) cấp cho người gửi
hàng nhằm xác nhận việc hàng hóa đã được tiếp nhận để vận chuyển. Nội dung chính
của vận đơn:
- Ở mặt trước ghi rõ tên người gửi hàng, tên tàu, số hiệu của chuyến đi, tên
hàng, ký mã hiệu, số lượng kiện, trọng lượng cả bì, tên người nhận hàng
(hoặc “theo lệnh”,…), tình hình trả cước, tình hình xếp hàng, số bản gốc đã
được lập, ngày tháng cấp vận đơn.
- Ở mặt sau in sẵn những điều khoản được áp dụng vào vận đơn.
1.2.5.4.Tờ khai hải quan (Customs declaration)
Là khai báo của chủ hàng cho cơ quan hải quan để thực hiện thủ tục hải quan
khi xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa. Theo điều lệ Hải quan Việt Nam, tờ khai hải
quan phải được nộp cho cơ quan hải quan ngay sau khi hàng đến cửa khẩu Việt Nam.
1.2.5.5.Danh sách container đủ điều kiện qua khu vực giám sát hải quan
Là chứng từ mà hải quan sẽ cấp khi hàng hóa được phép thông quan. Thông tin
trên này lấy từ Tờ khai hải quan và sẽ kèm theo một mã vạch hải quan.
1.2.5.6.Biên lai nộp thuế
Do cơ quan có thẩm quyền phát hành, nhằm mục đích quản lý, kiểm soát hàng
xuất nhập khẩu cũng như tạo nguồn thu ngân sách nhà nước.
1.2.5.7.Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin)
Là chứng từ do tổ chức có thẩm quyền (Bộ Thương mại, Phòng Thương mại và
Công nghiệp) cấp để xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác ra hàng hóa. Nội dung của
chứng từ này gồm: tên, địa chỉ người mua; tên, địa chỉ người bán; tên hàng, số lượng,
ký mã hiệu; lời khai của chủ hàng về nơi sản xuất, khai thác hàng; xác nhận của tổ
chức có thẩm quyền. Tùy theo yêu cầu của việc thực hiện chế độ ưu đãi mậu dịch và
thuế quan mà giấy chứng nhận xuất xứ xuất hiện nhiều các mẫu (form).
1.2.5.8.Giấy giới thiệu
Là loại giấy tờ có ý nghĩa về mặt thủ tục hành chính, nhằm giới thiệu cá nhân
hay tổ chức thực hiện một công việc hay thủ tục nào đó theo yêu cầu. Giấy giới thiệu
ghi đích danh người được giới thiệu, thời hạn hiệu lực của giấy kèm theo dấu xác nhận
của người giới thiệu.
1.2.5.9.Giấy xác nhận công bố phù hợp quy định an toàn thực phẩm
Là giấy tờ do Cục an toàn thực phẩm thuộc Bộ Y tế cấp cho doanh nghiệp
nhằm xác nhận hàng hóa xuất nhập khẩu có đủ điều kiện về an toàn thực phẩm. Giấy
này ghi rõ chi tiết về thành phần, nhãn hiệu của hàng hóa.
1.2.5.10.Biên nhận cược container (Container deposit receipt)
Là chứng từ do hãng tàu phát hành trên mục đích đảm bảo nếu cont bị hư hỏng
trong quá trình vận chuyển, hãng tàu sẽ dùng tiền cược cont để sửa chữa, khôi phục
cont về trạng thái ban đầu.
1.2.5.11.Phiếu giao nhận container (EIR)
Là một loại phiếu ghi lại tình trạng của cont khi chủ hàng lấy hoặc trả cont khỏi
depot (ICD – nơi tập kết container). Phiếu này ghi tình trạng cont tốt xấu hay thủng
rách, ngoài ra có các thông tin khác như số cont, số xe ô tô kéo cont ra, chủ hàng…
1.2.5.12.Giấy báo hàng đến (Arrival Notice)
Là giấy thông báo chi tiết của hãng tàu, đại lý hãng tàu hay một công ty
logistics thông báo về lịch trình, thời gian, số lượng, chủng loại, trọng lượng, tên tàu,
chuyến… của lô hàng mà người nhập khẩu nhập từ nước ngoài về.
1.2.5.13.Lệnh giao hàng (Delivery order)
Là chứng từ mà người nhập khẩu nhận được từ hãng tàu để trình cho cơ quan
giám sát kho hàng (cảng đến) trước khi có thể rút hàng ra khỏi container, kho, bãi,…
Nội dung của chứng từ này được lập dựa trên Vận đơn đường biển và ghi rõ thời hạn
hiệu lực chứng từ.
1.2.6.14.Booking receipt notice
Là chứng từ được hãng tàu phát hành sau khi chủ hàng đã hoàn thành việc đặt
chỗ trên tàu để vận chuyển hàng. Chứng từ này thể hiện rõ các thông tin cơ bản như
tên hàng, tên tàu, chuyến, cảng bốc, dỡ, trọng lượng hàng,…
1.2.6.15.Debit note
Là 1 chứng từ thương mại mà người mua gửi cho người bán. Người bán cũng
có thể sử dụng chứng từ này để điều chỉnh giá trị hóa đơn khi bị sai. Chứng từ này ghi
rõ các khoản chi phí mà người mua phải thanh toán cho người bán.
1.2.6.16.Thông tin phát hành vận đơn (SI)
Là các thông tin hướng dẫn vận chuyển của nhà xuất khẩu (Shipper) đến công
ty giao nhận để đảm bảo người giao nhận vận chuyển hàng hóa theo đúng yêu cầu của
người gửi hàng và hạn chế những sai xót trên trên các chứng từ giao nhận khác, đặc
biệt là vận đơn đường biển B/L.
1.2.6.17.Thông báo nộp phí và biên lai thu tiền phí
Là các chứng từ thể hiện khoản phí mà người nhập khẩu phải nộp để sử dụng
công trình kết cấu hạ tầng cho hoạt động vận chuyển hàng hóa qua cửa khẩu Việt
Nam.
1.2.6.18.Biên bản giao hàng.
Là chứng từ mà người nhập khẩu hoặc xuất khẩu cấp cho người vận chuyển
hàng để xác nhận việc hoàn tất việc giao hàng. Biên bản này sẽ có dấu xác nhận của
người nhận hàng.
1.2.6.19.Lệnh cấp vỏ
Là lệnh hãng tàu gửi cho bãi container (Depot) của mình yêu cầu cấp vỏ cho
khách hàng có tên ghi trên lệnh.
1.2.6.20. Xác nhận khối lượng toàn bộ container vận chuyển quốc tế (VGM)
Là quy định trong công ước SOLAS yêu cầu toàn bộ chủ hàng(shipper) phải
thực hiện việc xác định khối lượng cont chứa hàng. Chứng từ này thể hiện chủ yếu về
số lượng, khối lượng cont chứa hàng.
 CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN
VẬN TẢI HÀ THÀNH – HANOTRANS HẢI PHÒNG
2.1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty
2.1.1.Giới thiệu chung
Công ty TNHH giao nhận vận tải Hanotrans được thành lập năm 2014,là công
ty con với 100% vốn đầu tư của công ty VNT Logistics. Là một trong những công ty
trẻ ở miền Bắc Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực logistics với giải pháp toàn diện từ
giao nhận vận tải đến kho bãi. Trải qua quá trình hình thành và phát triển, Hanotrans
hiện có 6 chi nhánh tại 6 thành phố lớn trên cả nước: Hà Nội, Hải Phòng, Quảng Ninh,
Hồ Chí Minh, Đà Nẵng và Quy Nhơn. Trong đó chi nhánh Hanotrans Hải Phòng là chi
nhánh hoạt động năng động và hiệu quả nhất.
- Tên công ty: Công ty TNHH giao nhận vận tải Hà Thành- Hanotrans Hải
Phòng.
- Mã số thuế: 0101352858005
- Địa chỉ: Tầng 8 tòa nhà MB – Lê Hồng Phong – Hải Phòng
- Số điện thoại: Tel : (84) 337324570
- Fax : (84) 337324691
- Email : info@hanotrans.com.vn
- Website : http://www.hanotrans.com.vn/
- Người đại diện: Nguyễn Thanh Bình (giám đốc)

Hình 2- Văn phòng công ty Hanotrans

2.1.2 Ngành nghề lĩnh vực kinh doanh

Các sản phẩm dịch vụ của công ty:
 Giao nhận vận tải biển ( Sea frieght fowarding): Hanotrans tin tưởng sẽ
mang tới dịch vụ tối ưu nhất từ đóng gói tới vận chuyển các loại hàng hoá đặc thù
trong thời gian đúng hạn qua hình thức vận chuyển hàng hoá đường biển.
- Dịch vụ FCL (vận chuyển nguyên container) và LCL (vận chuyển hàng
lẻ) trên toàn thế giới
- Ðại lý người mua
- Thủ tục hải quan
- Ðóng gói và dán nhãn
- Vận chuyển đường bộ
- Sắp xếp bảo hiểm hàng hóa và khảo sát
- Triển lãm và xử lý dự án
- Quá cảnh hàng hóa đến Lào và Campuchia
Giao nhận vận tải hàng không (Frieght fowarding by air): Hanotrans là
một trong những doanh nghiệp đầu tiên đầu tư vào lĩnh vực vận tải hàng không tại
Việt Nam. Với sự nỗ lực không ngừng nghỉ để đem tới dịch vụ tốt nhất cho khách
hàng, Hanotrans ngày một phát triển với vị thế là một doanh nghiệp vận tải sở hữu hệ
thống đối tác uy tín trên toàn thế giới.
Không dừng lại ở đó, Hanotrans còn tự hào là doanh nghiệp có dịch vụ vận tải
hàng không nhanh, chất lượng với giá cả cạnh tranh trên thị trường. Hanotrans cam kết
mang gói hàng của bạn tới noi nhanh chóng, an toàn tuyệt đối áp dụng cho mọi kích
thước và trọng lượng hàng hoá.
Giao nhận vận chuyển Bắc Nam (North-South freight forwarding): Dịch
vụ vận chuyển nội địa Bắc Nam tại Hanotrans sẵn sàng phục vụ khách hàng bất kể
ngày đêm. Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp tận tình và việc ứng dụng hệ thống
EDI trong công tác vận chuyển, Hanotrans cam kết đem lại dịch vụ đáng tin cậy và
hiệu quả đến với khách hàng trong và ngoài nước. Bao gồm:
- Ðại lý vận chuyển
- Vận chuyển nông sản, cho thuê tàu và môi giới (ship husbandry,
chartering and brokerage)
- Kiểm đếm và dịch vụ hàng hải
- Phi hành đoàn thuê/ cho thuê và hồi hương
 Dịch vụ kho bãi (Warehouse services): Hệ thống kho bãi của Hanotrans
luôn được các khách hàng và đối tác đặc biệt tin tưởng. Với vị trí giao thông thuận tiện
cho dịch chuyển hàng hoá và lưu trữ các kiện hàng, cùng hệ thống thiết bị kiểm tra tân
tiến có khả năng đáp ứng tối đa yêu cầu của khách hàng.
Bên cạnh đó, chúng tôi cung cấp các gói dịch vụ lưu trữ kho bãi đa dạng phù
hợp với nhiều nhu cầu và hình thức ký gửi:
- Tấn/tháng
- Mét vuông/ tháng
- Container/ ngày
- Thuê toàn bộ kho bãi
2.1.3 Cơ cấu tổ chức và quản lý

Hình 3 - Sơ đồ tổ chức công ty TNHH giao nhận vận tải Hà Thành - Hanotrans

(Nguồn: Phòng nhân sự)

2.1.4 Giám đốc chi nhánh

- Là người quyết định tối cao trên cơ sở phát huy ý kiến của các thành viên
trong Ban Giám đốc và các phòng ban. Đồng thời, Giám đốc cũng là người
trực tiếp chịu trách nhiệm toàn bộ những hoạt động của Công ty.
- Chỉ đạo, điều hành toàn bộ hoạt động của Công ty.
- Quyết định phương hướng kế hoạch, dự án kinh doanh và các chủ trương
lớn của Công ty.
- Quyết định về việc chuyển nhượng, mua bán, cầm cố các loại tài sản cố
định.
- Quyết định về việc tuyển dụng, phân công, sử dụng lao động và các vấn đề
khác như khen thưởng, kỷ luật.
- Giám đốc là chủ tài khoản của Công ty, ký kết các hợp đồng kinh tế với các
đơn vị kinh tế trong và ngoài nước.
- Ban hành quy chế nội bộ và bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh trong
Công ty.
Phó giám đốc
Phó Giám đốc giúp việc cho Giám đốc, thay mặt Giám đốc chỉ đạo, điều
hành công việc khi Giám đốc vắng mặt. Trực tiếp phụ trách một số công việc cụ thể
được Giám đốc phân công.
Bộ Phận Kinh doanh (sales)
- Đây là phòng phụ trách công việc nghiên cứu thị trường; giới thiệu với
khách hàng hình ảnh của Công ty cùng các loại hình dịch vụ mà Công ty
cung cấp và có các nhiệm vụ sau: Tham mưu cho Ban Giám đốc ký kết
các hợp đồng kinh tế với các đơn vị trong và ngoài nước.
- Giúp Ban Giám đốc kiểm tra và tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch,
phát hiện các vấn đề và đề xuất hướng giải quyết.
- Theo dõi việc thực hiện các hoạt động và đôn đốc việc thanh toán các
công nợ có liên quan.
- Tìm kiếm các khách hàng mới có tiềm năng trên các website, báo, đài... và
thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ của mình.
 - Giữ vững và liên lạc thường xuyên với các khách hàng cũ củng cố niềm
tin để khách hàng tiếp tục giao dịch với Công ty.
- Lấy thông tin về lô hàng.
- Luôn tạo mối quan hệ tốt với khách hàng, xác định thế mạnh của Công ty
để tung ra giá cước ưu đãi kèm theo những dịch vụ hậu mãi nhằm thỏa
mãn yêu cầu của khách và biết được các nhu cầu còn tiềm ẩn của họ. Giới
thiệu, quảng cáo và phát triển thương hiệu của liner mà mình đang làm
đại lý.
- Nhân viên phòng kinh doanh phải luôn thống kê lại lượng hàng mà khách
đặt chỗ trong tháng, trong quý, trong năm nhằm đưa ra những chiến lược
mới và những dịch vụ chăm sóc khách hàng thích hợp.
Bộ phận logistis
Đây là bộ phận quan trọng nhất của công ty bao gồm các công việc kinh
doanh, giao nhận hàng, gom hàng lẻ.
Liên lạc với khách hàng để thu thập thông tin và yêu cầu khách hàng cung
cấp những chứng từ cần thiết có liên quan đến lô hàng để làm dịch vụ hải quan (khi
khách hàng yêu cầu) như: B/L ( Bill of lading- vận đơn), Contract (hợp đồng),
Invoice (hóa đơn), Packing List (phiếu đóng gói), C/O (Certificate of Origin – giấy
chứng nhận xuất xứ hàng hóa)…
Sau khi nhận được thông tin lô hàng cua khách hàng thì bộ chứng từ sẽ được
thông qua bộ phận logistics đến các phòng ban khác.
Nhân viên chứng từ nhận và kiểm tra thông tin nhận có được từ bộ phận
Logistics đã tổng hợp lại, bộ chứng từ phải đạt tính chính xác và trùng khớp tuyệt đối
với thông tin của khách hàng. Nhân viên khai báo hải quan dựa vào bộ chứng từ đó sẽ
thực hiện công việc khai hải quan điện tử bằng phần mềm khai báo hải quan VNACCS
ECUS5.
Nhân viên hiện trường sẽ thực hiện các bước còn lại trong quy trình giao nhận
hàng hóa: lấy lệnh giao hàng, cược container rỗng, thông quan hàng hóa tại cảng, các
thủ tục với hải quan giám sát và nâng hạ container, trả container rỗng cho hãng tàu và
lấy lại tiền cược. Nhân viên vận tải sẽ chịu trách nhiệm giao hàng cho khách hàng.
Bộ phận kế toán
- Chịu trách nhiệm về các khoản chi của công ty và các khoản thu từ khách
hàng. Bộ phận kế toán gồm kế toán trưởng, thủ quỹ và kế toán viên
(trong đó có kế toán chuyên công nợ và kế toán chuyên theo dõi hoạt
động thu chi của Công ty).
- Theo dõi sổ sách kế toán và các giấy báo nợ (Debit Note) của các đại lý
nước ngoài và khách hàng.
- Nhận và kiểm tra chứng từ: tổng phí, giá bán, điều kiện thanh toán, đối
tượng xuất hóa đơn (trong nước hay ngoài nước).
- Xuất hóa đơn phác thảo (Debit, bảng tổng kết) cho khách hàng.
- Liên lạc với khách hàng để kiểm tra tính chính xác của hóa đơn phác thảo.
- Xuất hóa đơn gốc.
- Kết hợp và hỗ trợ tài chính cho các phòng ban khác trong việc thanh toán
các chi phí dịch vụ, cước phí vận chuyển hoặc tính toán và chi tiền hoa
hồng cho khách hàng đối với những lô hàng tự khai thác.
- Báo cáo cho Giám Đốc tình hình hoạt động của công ty, cũng như tình
hình công nợ cuối tháng và kế hoạch truy thu công nợ.
- Tổng kết cuối tháng tình hình trả lương, thưởng cho nhân viên.
- Lưu lại các tài liệu, chứng từ cần thiết.
2.1.4 Nguồn nhân lực
Để áp ứng yêu cầu chuyên môn cao của ngành dịch vụ logistics, đội ngũ nhân
sự tại Hanotrans nói chng và Hanotrans Hai Phòng nói riêng luôn được đào tạo kỹ
lưỡng về kỹ năng nghiệp vụ và sự tận tâm với Đối tác/ Khách Hàng, luôn bắt kịp với
xu hướng phát triển của ngành Logistics như hiện nay cũng như cạnh tranh với các
hãng giao nhận khác. Họ tự tin có đội ngũ công nhân viên nhiệt huyết và tận tâm với
công việc, tin tưởng vào sẽ mang đến cho khách hàng các dịch vụ chất lượng nhất.
Với định hướng phát triển dài hạn, đội ngũ nhân sự có ít nhất 10 năm kinh
nghiệm trong lĩnh vực giao nhận và vận chuyển hàng hóa, trình độ Tiếng Anh tốt dễ
dàng giao dịch với những đối tác nước ngoài, luôn giữ được mối liên hệ chặt chẽ với
khách hàng và các cơ quan chức năng và luôn có một niềm tin vào sự phát triển thịnh
vượng của ngành Logistics nói chung và của công ty nói riêng.
 Số lượng nhân sự hiện tại của công ty là: 160 người
Công ty đánh giá cao uy tín và tôn trọng lẫn nhau trong mối quan hệ giữa
công ty và khách hàng để trở thành đối tác tin cậy lâu dài. Mỗi thành viên trong
công ty đều luôn sẵn sàng và ý thức trong sự phục vụ khách. Công ty luôn đặt chất
lượng dịch vụ lên hàng đầu với sự đúng hẹn, an toàn, đảm bảo về mặt thời gian và
phân phối đúng nơi cho khách hàng.
2.1.5 Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị
Hanotrans tự hào là công ty có trang thiết bị khá đầy đủ đáp ứng được nhu cầu
vận tải hay lưu trữ hàng hóa theo nhu cầu của khách hàng.
Hệ thống nơi thu - giao nhận hàng hóa CFS có diện tích lên đến 5000 sqm.
Hệ thống kho bãi: 4000 sqm cho diện tích mặt sàn và 5000 sqm cho cả sân bãi
trong đó:
- Kho CFS (cho cả đường biển và đường hàng không) có tổng diện tích là:
2500 m2
- Hệ thống kho có diện tích là 10.000 m2 là kho được bảo hiểm (bao gồm cả
kho CFS và kho ngoại quan), 50.000 m2 sàn bê tông để lưu trữ hàng
- Với hệ thống kho bãi như vậy thì công ty cũng có những thiết bị hỗ trợ như:
- Đầu kéo container: 60 chiếc.
- Cần cẩu, xe nâng: 22 chiếc.
- Xe tải và xe container: 80 chiếc
Bên cạnh cơ sở hạ tầng tốt rộng rãi đảm bảo đáp ứng tốt nhu cầu giao nhận và
lưu trữ hàng hóa và trang thiết bị hỗ trỡ đắc lực trên thì công ty cũng sở hữu số lượng
phương tiện vân chuyển đủ để đáp ứng được nhu cầu của khách hàng bao gồm:
Xe bán tải: 10 đơn vị
Máy động lực: 5 đơn vị
Xe nâng 3 đơn vị, dùng để xử lý các container hàng hoặc container rỗng.
 Hình 4 - Đội xe của công ty TNHH Hanotrans Hải Phòng
2.1.6 Khách hàng/các đối tác chính của doanh nghiệp
Mặc dù hoạt động trong nền kinh tế ngày càng khó khăn, cạnh tranh lớn đã
ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động của các doanh nghiệp trong nước nói chung và
các doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực giao nhận nói riêng nhưng HANOTRANS đã
ngày càng nâng cao vị thế và đang trên bước đà chuyển mình gây dựng thương hiệu
làm nên uy tín trong lòng khách hàng hướng đến một HANOTRANS ngày càng
phát triển. Chính vì thế họ đã có những khách hàng thân thiết và vô cùng tiềm năng
cả trong và ngoài nước như: Viettel, Hòa Phát, Nokia, SamSung, Piaggio, PASF…
2.2 Một số những thuận lợi và khó khăn của công ty
2.2.1 Một số thuận lợi
Với vị trí công ty nằm gần trung tâm thành phố, gần các cơ quan hành chính,
các cơ quan Hải quan và các hãng tàu lớn, các trung tâm kho vận điều đó đã tạo
điều kiện thuận lợi cho công ty cũng như khách hàng của công ty trong việc giao
dịch với các hãng tàu, các đại lý giao nhận và các cơ quan Hải quan.
Một trong những thế mạnh của HANOTRANS là có mạng lưới đại lý giao
nhận hàng hóa khắp nơi trên thế giới. Đây chính là cầu nối trung gian quan trọng
góp phần thúc đẩy hỗ trợ nhau trong hoạt động giao nhận hàng hóa của
HANOTRANS.
HANOTRANS luôn đổi mới mình và tạo ra sự khác biệt trong chính sách thu
hút khách hàng thông qua các dịch vụ giá trị tăng thêm đặc biệt như dịch vụ tư vấn
kê khai hải quan, miễn phí lưu container, lưu bãi trong thời gian lâu....
Công ty đánh giá cao uy tín và tôn trọng lẫn nhau trong mối quan hệ giữa
công ty và khách hàng để trở thành đối tác tin cậy lâu dài. Mỗi thành viên trong
công ty đều luôn sẵn sàng và ý thức trong sự phục vụ khách. Công ty luôn đặt chất
lượng dịch vụ lên hàng đầu với sự đúng hẹn, an toàn, đảm bảo về mặt thời gian và
phân phối đúng nơi cho khách hàng.
Bộ máy công ty gọn nhẹ, các phòng ban được sắp xếp hợp lý, logic rất thuận
tiện cho việc trao đổi đóng góp ý kiến khi có vấn đề cần giải quyết chung. Đồng
thời với đội ngũ nhân viên trẻ rất nhiệt huyết trong công việc và mối quan hệ hòa
đồng giữa các nhân viên tạo nên một môi trường làm việc hợp tác, hỗ trợ lẫn nhau
giúp nâng cao hiệu quả công việc.
Công ty đã có trang web riêng điều này giúp cho khách hàng có thể biết đến
các loại hình dịch vụ mà công ty cung cấp. Khách hàng có thể đặt hàng và giao dịch
thông qua website của công ty. Trang web được thiết kế rất sinh động và bố trí hợp
lý, thuận lợi cho việc truy cập. Đặc biệt còn cung cấp thêm các điều kiện Incorterm
tạo điều kiện cho khách hiểu hơn trong việc áp dụng các điều kiện này.
2.2.2 Một số khó khăn
Bên cạnh những thế mạnh HANOTRANS vẫn còn một số mặt hạn chế sau:
- HANOTRANS chưa thành lập bộ phận Marketing riêng biệt. Thành viên của
bộ phận Marketing chủ yếu là do các nhân viên của bộ phận kinh doanh và
bộ phận Logistics thực hiện. Do vậy việc tiếp thị, giao dịch và ký hợp đồng
với các doanh nghiệp lớn chủ yếu là do Giám Đốc đảm nhận làm cho công
việc của Giám Đốc rất bận rộn mà còn hạn chế khả năng và cơ hội đào tạo
chuyên sâu vào lĩnh vực Marketing cho nhân viên.
- Tuy có các phòng ban được phân công trách nhiệm rõ ràng nhưng chưa có
từng phòng riêng về mặt hình thức và chưa có người chịu trách nhiệm của
từng phòng.
- Do Công ty có quy mô còn nhỏ, số lượng nhân viên chưa nhiều khiến cho
công việc của mỗi nhân viên rất tất bật và một số nhân viên còn kiêm nhiệm
nhiều
nhiệm vụ khác khiến họ khó lòng toàn tâm, toàn lực cho công việc và đặc
biệt vào mùa cao điểm họ phải làm việc cật lực, bị áp lực về thời gian, đặc
biệt là bộ phận kế toán và bộ phận logistics.
2.3 Yêu cầu công việc với các vị trí trong công ty
2.3.1 Bộ phận kinh doanh
Để được nhận vào vị trí bộ phận kinh doanh của công ty thì phải đáp ứng đầy
đủ các yêu cầu về trình độ và kỹ năng, có đầy đủ kinh nghiệm làm việc cần thiết để
xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc. Phải đạt được những yêu cầu
tói thiểu sau nếu muốn ứn tuyển vào vị trí này:
- Tối thiểu bằng tốt nghiệp trung cấp ngành logstics, vận tải biển hoặc ngành có
liên quan.
- Kinh nghiệm xử lý tình huống, hiểu biết về các tiêu chuẩn an toàn.
- Kỹ năng công nghệ thông tin (CNTT), đặc biệt là thành thạo Microsoft Excel.
- Kỹ năng giao tiếp: Công việc của một nhân viên kinh doanh giao nhận bao gồm
sự tiếp xúc khách hàng nội bộ và bên ngoài, vì vậy điều quan trọng là họ phải
có kỹ năng giao tiếp tuyệt vời.
- Quản lý căng thẳng: Nhân viên kinh doanh giao nhận làm việc trong môi
trường có nhịp độ nhanh và buộc phải đáp ứng các mục tiêu trong khung thời
gian quy định nên họ cần phải làm việc tốt dưới áp lực.
- Kỹ năng tổ chức: Để làm nhân viên kinh doanh giao nhận, ứng viên phải có kỹ
năng lập kế hoạch và đa tác vụ để ưu tiên và xử lý hiệu quả nhiều nhiệm vụ.
2.3.2 Nhân viên chứng từ (Dos - Cus)
Nhân viên chứng từ là một vị trí quan trọng trong ngành xuất nhập khẩu, đây là
vị trí được tuyển khá nhiều, công việc là nhập chứng từ hàng xuất nhập khẩu như làm
Bill, làm giấy thông báo hàng đến, Invoice, Packing List,… cho các khách hàng của
công ty.
Công việc đòi hỏi bạn phải chạy liên tục, thường xuyên xuống cảng làm việc
với hải quan.
Ngoài kinh nghiệm thì đòi hỏi phải có một mối quan hệ tốt vì công việc này vì
có thể sẽ thường xuyên gặp vấn đề những lô hàng khó thông quan và làm việc với cơ
quan nhà nước.
Bạn cũng thường xuyên làm việc với khách hàng, tư vấn chăm sóc khách hàng
vè thủ tục hành chính nhất là lieen quan đến vấn đề miễn giảm thuế, xin giấy phép hạn
ngạch, hối chiếu, ... Ngoài ra cần phải có tính cẩn thận vì thủ tục, giấy tò khá nhiều
phải kiểm tra thật kỹ trước khi giao cho khách hàng và các bên có liên quan.
Yêu cầu đối với nhân viên chứng từ nếu ứng tuyển vị trí này trong công ty:
- Tốt nghiệp từ trung cấp trở lên về xuất nhập khẩu, logistics, luật, nghiên cứu
quốc tế và liên quan
- Có kinh nghiệm làm nhân viên chứng từ, nhân viên xuất nhập khẩu.
- Kỹ năng xử lý số liệu và thống kê, thành thạo máy tính
2.3.3 Nhân viên hiện trường (Operations - Ops)
Nhiên viên hiện trường hay còn gọi là nhân viên giao nhận và còn được gọi với
tên khác là nhận viên “chạy lệnh”.
Công việc không đòi hỏi bằng cấp nên được các bạn sinh viên muốn đi làm để
học hỏi thêm lấy kiến thức sau khi ra trường. Đây là vị trí thường xuyên phải đi ra
ngoài thích hợp cho nam nhiều hơn.
Công việc của một nhân viên hiên trường là đi giao nhận các bộ chứng từ, đi
nộp thuế, đi nộp phí cơ sở hạ tầng, ra cảng biển, cảng hàng không đổi lệnh, các cửa
khẩu hải quan, chuyển phát nhanh các hồ sơ thủ tục cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu,
thậm chí là đi làm C/O, bảo hiểm và hun trùng… Chính vì công việc khá là “tay chân”
như vậy thì đòi hỏi phải có sức khỏe tốt, nhanh nhẹn, tính toán thời gian và đường đi
hợp lý để nhanh chóng hoàn thiện thủ tục cho lô hàng.
 CHƯƠNG 3: TÌM HIỂU QUY TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG FCL TẠI
CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI HÀ THÀNH – HANOTRANS
3.1.Sơ đồ quy trình giao nhận hàng xuất khẩu FCL
3.1.1 Sơ đồ mối liên hệ các bên liên quan đến quy trình giao nhận hàng xuất khẩu
của công ty

Hãng tàu
Hãng tàu

Chi cục HQCK Forwarder Forwarder

cảng Công ty TNHH giao Đại lý tàu tại nước
nhận và vận tải người nhập khẩu.
Hanotrans

Người xuất khẩu Người nhập khẩu

Hình 5 - Mối quan hệ của các bên liên quan đến quy trình tổ chức thực hiện

hợp động xuất khẩu hàng FCL

Qua sơ đồ mối liên hệ giữa các bên liên quan, ta thấy công ty TNHH giao nhận
và vận tải Hanotrans Hải Phòng (Hanotrans) đóng vai trò là một Freight Forwarder cho
nước người xuất khẩu, Hanotrans sẽ nhận vận chuyển, hoặc thuê một công ty vận tải
khác chuyển chở hàng hóa của chủ hàng nước xuất khẩu sang nước của người nhập
khẩu.
Công ty Hanotrans sẽ liên hệ với đại lý của mình tại nước người nhập khẩu để
hoàn thành các thủ tục tại nước nhập khẩu. Công ty Hanotrans có trách nhiệm thuê tàu,
vận chuyển hàng đúng theo lịch trình của khách hàng và làm hồ sơ thông quan.
Mối quan hệ giữa các bên theo sơ đồ:
 (1): Công ty nước xuất khẩu (XK) ký hợp đồng xuất khẩu hàng hóa với Công ty
nước nhập khẩu (NK). Việc ký hợp đồng được thực hiện giữa hai bên mà không có sự
can thiệp của công ty Hanotrans.
(2): Công ty nước XK sẽ liên hệ ký hợp đồng giao nhận với công ty Hnotrans,
đồng thời cung cấp các thông tin cần thiết liên quan đến lô hàng.
(3): Công ty Hanotrans sẽ tìm lịch tàu phù hợp theo lịch trình đã trao đổi với
khách hàng và sẽ liên hệ đặt chỗ với hãng tàu. Hãng tàu sẽ liên hệ công ty Hanotrans
để xác nhận đặt chỗ cho lô hàng.
(4): Công ty Hanotrans sẽ liên hệ lấy container rỗng, làm thủ tục xuất khẩu,
thông quan hàng hóa, giao hàng lên tàu…
(5): Công ty Hanotrans và công ty đại lý của mình tại nước người NK cùng trao
đổi thông tin về lô hàng.
3.1.2 Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty

Tìm kiếm khách hàng và Liên hệ hãng tàu xin và

ký hợp đồng dịch vụ đặt lịch tàu

Làm thủ tục mượn

Thông quan hàng Chuẩn bị chứng từ khai
container rỗng và đóng
xuất khẩu hải quan
hàng

Gởi bộ chứng từ cho

Lập vận đơn Thực xuất tờ khai
đại lý ở nước ngoài

Quyết toán và lưu hồ

sơ Lập chứng từ kết toán

Hình 6 - Quy trình xuất khẩu hàng FCL bằng đường biển
3.2.Phân tích quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty
TNHH giao nhận vận tải Hà Thành – Hanotrans Hải Phòng
3.2.1.Tìm kiếm khách hàng và ký hợp đồng dịch vụ
Khách hàng sẽ liên hệ với công ty qua bộ phận Sales và được báo giá, book lịch
tàu. Đối với những khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty lần đầu sẽ được ký hợp
đồng dịch vụ giao nhận theo những điều khoản đã được hai bên đồng ý và thỏa thuận
với hình thức bằng văn bản, có chữ ký đóng dấu của hai bên và được lập thành hai
bản, mỗi bên giữ một bản. Về sau, khi có phát sinh những thay đổi về những điều
khoản của hợp đồng thì sẽ thực hiện thỏa thuận qua email, fax, hoặc điện thoại. Tuy
nhiên, sau đó vẫn được xác nhận bằng văn bản dưới hình thức phụ lục đi kèm hợp
đồng để tránh những tranh chấp phát sinh không đáng có.
Khâu ký kết hợp đồng dịch vụ là khâu đầu tiên, đồng thời cũng là khâu rất quan
trọng trong cả quy trình nghiê ̣p vụ giao nhâ ̣n, vì ký kết hợp đồng mới có thể đảm bảo
được viê ̣c thực hiê ̣n cho các khâu còn lại của quy trình. Thông thường, sau khi ký hợp
đồng dịch vụ, đại lý của công ty Hanotrans sẽ gửi mail thông báo về thông tin Người
xuất khẩu nào có lô hàng nào chuẩn bị xuất cho Người nhập khẩu ở nước ngoài. Sau
đó, nhân viên chứng từ ( bộ phận CUS) của công ty sẽ trực tiếp gửi mail cho Người
xuất khẩu để kiểm tra một số thông tin về: tên hàng, khối lượng hàng, ngày đóng hàng
(Ready cargo/ETD)…. Các thông tin cần có khi ký kết hợp đồng dịch vụ giao nhận
này là:
- Thông tin người xuất khẩu (Shipper):
+ Tên công ty: PUS VIETNAM TRADING AND MANUFACTURING
JSC
+ Địa chỉ: Tầng 2 số 27, ngách 17/25, ngõ 322 đường Mỹ Đình, Phường
Mỹ Đình 1, Quận Nam Từ Liên, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
+ Mã số thuế: 0106988502
+ Số điện thoại: 0965606783
- Người nhập khẩu (Consignee):
+ Tên công ty: SJ CLASSIC INDUSTRIES SDN BHD
 + Địa chỉ: Kg Parit Ju, Mk 4, Simpang Kiri, 83050 Batu Pahat, Johor,
Malaysia
- Miêu tả hàng hóa:

Tên hàng Màng nhựa mỏng PE OPP Keo dán

Mã HS 39211999 35069900
Dạng cuộn, loại xốp, dùng để cách Dạng lỏng, màu vàng nhạt dùng để
Mô tả nhiệt mái tôn, mới 100% sản xuất dán lớp PE OPP lên mái tôn hàng
tại Việt Nam mới 100%, sản xuất tại Việt Nam
860mm x 2mm gồm 28 cuộn
Kích thước
500m/cuộn
Số lượng 28 cuộn (14 mét) 12 thùng (2040 KGM)
Đơn giá hóa đơn 0,42 USD/ mét 4,7 USD/KGM
Trị giá hóa đơn 5880 USD 9588
- Ngày đi dự kiến (ETD): 09/08/2020
3.2.2.Liên hệ hãng tàu xin lịch tàu và đặt chỗ với hãng tàu
Sau khi có một số thông tin sơ lược về số lượng hàng xuất, khả năng đáp ứng
hàng, thời gian giao hàng,…công việc sẽ được chuyển sang cho bộ phận CUS phụ
trách việc thuê tàu sẽ tiến hành đặt tàu. Thông thường, nhân viên sẽ lên các trang web
của các hãng tàu hoặc các công ty giao nhận để tham khảo lịch tàu và giá giao dịch.
Sau đó xem xét cái nào phù hợp với khả năng tài chính và thời gian hàng đến cảng
nhập khẩu thì sẽ liên lạc và đàm phán giá cả với hãng tàu, nếu phù hợp thì tiến hành
đặt tàu bằng cách gửi Booking Note (B/N) và nhận Giấy xác nhận đặt chỗ (Booking
Confirmation) từ hãng tàu. Tuy nhiên, do công ty Hanotrans đã có mối quan hệ thân
thiết với rất nhiều hãng tàu nên cũng nắm bắt được giá của các hãng như thế nào, dao
động ra sao theo từng thời điểm. Vì vậy, khi có nhu cầu đặt tàu, nhân viên chỉ cần gọi
điện cho nhân viên bên hãng tàu và đưa ra yêu cầu về trọng lượng container, thời gian
tàu đến cảng xuất và cảng nhập, giá cả… Từ đó, công ty sẽ tiến hành đặt chỗ trên tàu
và hãng tàu sẽ gửi lại email xác nhận kèm theo là Booking Confirmation.
Công ty Hanotrans thường thực hiện hai kiểu cước tàu sau:
- Công ty sẽ chịu trách nhiệm thuê tàu và nhờ đại lý của mình thu cước từ
Người nhập khẩu.
 - Đại lý của công ty ký kết hợp đồng với hãng tàu và chỉ định công ty đặt lịch
tàu qua hãng tàu đó. Sau đó, họ sẽ cung cấp số hợp đồng cho công ty để lấy
Booking.
- Sau khi nhận được email, Hanotrans sẽ gửi “Booking Confirmation” cho
công ty người xuất khẩu với những thông tin cần lưu ý:
- Số xác nhận đặt chỗ tàu: 7225360370
- Ngày đặt tàu: 29/07/2020
- Địa chỉ kho CFS để chở hàng đến đóng hàng vào container
+ Email kho CFS: npquynh@coscon.com
+ Nội dung: đóng hàng vào Container
- Tên và số hiệu tàu: BANGKOK 002S
- Cảng xếp hàng: Cát Lái / Hồ Chí Minh
+ Ngày dự kiến tàu đến (ETA): 14/08/2020
+ Công ty người nhập khẩu phải chuẩn bị xong hàng, vận chuyển hàng
đến kho đúng thời gian như trên B/N.
+ Hoàn thành chi tiết của vận đơn đường biển và gửi cho hãng tàu (DOC
cut-off) để hãng tàu lập Vận đơn gốc.
+ Ngày dự kiến tàu đi (ETD): 09/08/2020
- Nhân viên chứng từ kiểm tra lại toàn bộ thông tin và các yêu cầu, nếu hợp lý
thì tiến hành làm các bước tiếp theo.
3.2.3.Chuẩn bị chứng từ khai Hải quan
Tiến hành nhận bộ chứng từ của khách hàng gồm:
- Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract): 01 bản chính;
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 01 bản chính;
- Phiếu đóng gói (Packing List): 01 bản chính;
- Giấy lưu cước tàu chợ (Booking Note);
- Giấy phép xuất khẩu (nếu có).
Nhân viên phụ trách sẽ kiểm tra tính hợp lệ, thống nhất của những chứng từ
trên. Từ đó, sẽ tiến hành kê khai thông tin trên tờ khai hải quan (nếu khai báo truyền
thống) hoặc thực hiện truyền dữ liệu qua hệ thống máy tính (nếu khai báo qua mạng
hải quan điện tử).
3.2.4.Thông quan hàng xuất khẩu
a) Tạo thông tin khai báo, truyền dữ liệu điện tử, kiểm tra, tiếp nhận và phân luồng hồ
sơ
Nhân viên giao nhận sẽ tiến hành tạo thông tin khai hải quan điện tử trên máy
tính theo đúng các tiêu chí và khuôn dạng chuẩn theo hướng dẫn của Tổng cục hải
quan và chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin khai hải quan điện tử. Sau đó,
gửi các thông tin khai hải quan điện tử đến Chi cục hải quan điện tử nơi đăng ký tham
gia.
Khi nhận được thông tin khai hải quan điện tử của công ty, trên cơ sở phân tích
thông tin và các tiêu chí kiểm tra theo quy định, cơ quan hải quan sẽ thực hiện việc
kiểm tra và chấp nhận thông tin khai hải quan điện tử hoặc thông báo từ chối chấp
nhận có nêu rõ lý do thông qua hệ thống xử lý dữ liệu hải quan điện tử.
Trường hợp chấp nhận thông tin khai điện tử thì cơ quan hải quan sẽ cấp số tờ
khai hải quan điện tử và phân luồng theo một trong các hình thức sau:
- Chấp nhận thông quan trên cơ sở thông tin khai hải quan điện tử (luồng
xanh).
- Kiểm tra chứng từ giấy thuộc hồ sơ hải quan trước khi thông quan hàng hóa
(luồng vàng).
- Kiểm tra chứng từ giấy thuộc hồ sơ hải quan và kiểm tra thực tế hàng hóa
trước khi thông quan hàng hóa (luồng đỏ).
- Sau đó, cơ quan hải quan sẽ gửi Thông báo hướng dẫn làm thủ tục hải quan
điện tử. Công ty sẽ nhận và thực hiện các công việc theo Thông báo hướng
dẫn làm thủ tục hải quan điện tử, cụ thể:
- Sửa đổi, bổ sung các nội dung thông tin khai điện tử theo yêu cầu của cơ
quan hải quan.
- In tờ khai (02 bản) dựa trên thông tin khai điện tử đã được cơ quan hải quan
chấp nhận, ký và đóng dấu vào tờ khai.
Các bước khai báo hải quan điện tử
Quy trình khai hải quan điện tử đòi hỏi nhân viên giao nhận phải rất cẩn thận,
tập trung và tỉ mỉ. Việc khai hải quan sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới quá trình làm thủ tục
hải quan tại cảng. Sau khi nhận và tổng hợp đầy đủ các chứng từ cần thiết để khai hải
quan, nhân viên giao nhận sẽ thực hiện việc khai hải quan bằng phần mềm
ECUS5/VNACCS của công ty Thái Sơn.
Bước 1: kích chuột vào ô “hệ thống”/ “7.1 danh sách khách hàng (với đại lý)”
sau đó chọn “thêm mới” để thêm thông tin người xuất khẩu.

Hình 7 - Đăng ký thông tin doanh nghiệp xuất khẩu

Trên tờ khai hải quan yêu cầu phải sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt. Trong đó, kê
khai đầy đủ những thông tin được yêu cầu cho tất cả các loại hàng xuất khẩu cùng một
đợt.
Bước 2: Trên giao diện chương trình, người khai hải quan sẽ chọn menu “Tờ
khai xuất nhập khẩu”, sau đó chọn “Đăng ký mới tờ khai xuất khẩu (EDA)”

Hình 8 - Đăng ký mới tờ khai

Bước 3: Khi giao diện “Đăng ký mới tờ khai xuất khẩu (EDA)” xuất hiện, chúng ta
lần lượt điền thông tin vào các ô như sau:
- Nhập thông tin Tờ khai cơ bản:

Hình 9 - Thông tin tờ khai cơ bản

+ Mã loại hình là do công ty xuất khẩu cung cấp.

+ Cơ quan hải quan phụ thuộc vào kho CFS khi đóng hàng thuộc quyền quản lý
của cơ quan hải quan nào.

+ Mã bộ phận xử lý tờ khai: luôn luôn để là 00

+ Mã hiệu phương thức vận chuyển: có tất cả 7 mã hiệu nhưng công ty

hanotrans thường hay có khách hàng sử dụng phương thức vận chuyển đường
biển để vận chuyển hàng.

1: đường không

2: đường biển (container)

3: đường biển (không container)

4: đường bộ (xe tải)

5: đường sắt

6: đường sông
 9: loại khác

- Nhập thông tin công ty xuất nhập khẩu

Thông tin Người xuất khẩu được hệ thống lấy tự động khi đăng ký thông tin
doanh nghiệp. Bên cạnh đó, thông tin của Người xuất khẩu có thể viết thường hoặc in
hoa nhưng thông tin của Người nhập khẩu bắt buộc phải viết in hoa tất cả.
Nhập thông tin Vận đơn:
Trong đó các thông tin trên dựa trên chứng từ và nhà xuất khẩu cung cấp.
Ngoài ra, người khai hải quan cần phải nhập một số thông tin khác như: thông
tin hóa đơn, thông tin hợp đồng, thông tin cảng lưu container và số container, thông tin
hàng hóa…
Sau các bước nhập thông tin, phải nhấn nút “Ghi” để lưu lại.
Sau khi đã nhập đầy đủ thông tin, chọn “Khai trước thông tin tờ khai (EDA)”,
hệ thống sẽ trả về bản nháp tờ khai hải quan (chưa có kết quả phân luồng do thông tin
chưa cập nhật vào hệ thống). Người khai kiểm tra một cách cẩn thận toàn bộ dữ liệu đã
cập nhật và gửi qua cho nhân viên của công ty người xuất khẩu kiểm tra lại vì nếu
thông tin đã được cập nhật vào hệ thống hải quan, một khi phát hiện sai sót cần sửa lại
thì rất khó khăn, vì tờ khai sẽ bị cơ quan hải quan nghi ngờ và công ty cũng rất vất vả
để xử lý.
Sau khi kiểm tra thông tin, người khai hải quan sử dụng chữ ký số mà công ty
đã đăng ký với hải quan để xác nhận danh tính. Ở mỗi chữ ký số đều có mã pin để đảm
bảo tính bảo mật của thông tin.
Người khai hải quan sau khi đã xác nhận chữ ký số, tiến hành kiểm tra lại thông
tin được hệ thống trả về. Nếu chính xác thì bắt đầu “Khai chính thức tờ khai (EDC)”
với hệ thống hải quan. Sau khi khai chính thức, hải quan sẽ trả về số tờ khai và kết quả
phân luồng.
b) Thông quan hàng hóa
Lô hàng của công ty được phân luồng xanh nên quy trình thông quan tại cảng
gồm các bước đơn giản như sau:
- Nhân viên hiện trường tiến hành in tờ khai hải quan điện tử thành 02 bản,
mang tờ khai đến cho khách hàng ký tên và đóng dấu xác nhận. Sau đó,
 mang bộ chứng từ đến Hải quan. Bộ chứng từ gồm có: Giấy giới thiệu, 02
tờ khai hải quan, 01 Packing List, 01 Invoice…
- Hải quan sẽ tiếp nhận bộ hồ sơ do nhân viên hiện trường mang đến và tiến
hành kiểm tra việc chấp hành pháp luật hải quan của công ty trên hệ thống
mạng hải quan. Sau đó, nhân viên hải quan tiếp tục kiểm tra sự phù hợp
thống nhất giữa việc kê khai trên tờ khai với chứng từ và xem lô hàng xuất
khẩu này có thuộc danh mục hàng cấm hay không.
- Tiếp đến, Hải quan sẽ đóng dấu vào tờ khai và tiếp tục chuyển sang bộ
phận trả tờ khai.
- Người làm thủ tục hải quan có trách nhiệm đóng lệ phí hải quan.
- Sau khi kiểm tra xong, Hải quan sẽ trả lại cho nhân viên hiện trường 01 tờ
khai và giữ lại tờ khai.
 Kết thúc quá trình làm thủ tục thông quan tại cảng.
3.2.5.Lập vận đơn
Vận đơn là một chứng từ không thể thiếu trong buôn bán hàng hóa quốc tế. Nó
được xem là bằng chứng về việc người vận chuyển đã nhận hàng hóa với số lượng,
chủng loại và tình trạng như ghi trên vận đơn để vận chuyển đến nơi trả hàng. Ngoài
ra, vận đơn còn là chứng từ quan trọng trong thanh toán quốc tế, bảo hiểm và khiếu nại
đòi bồi thường tổn thất, mất mát của hàng hóa. Vì thế, khâu lập vận đơn là cực kì quan
trọng, đòi hỏi thông tin được ghi trong vận đơn phải thật sự chính xác. Cụ thể,
Hanotrans sẽ đảm nhận việc phát hành House Bill of Lading (HBL). Sau đây là quy
trình lập vận đơn tại Công ty Hanotrans, việc lập vận đơn sẽ do nhân viên chứng từ
phụ trách:
3.2.5.1.Gởi mail xin công ty PUS thông tin chi tiết để lập vận đơn (Shipping
Instruction - SI)
Công ty Hanotrans sẽ gởi Booking Confirmation cho công ty PUS cùng với đại lý
của mình và xin thông tin chi tiết bill để làm HBL nháp (Draft HBL).
Trên Draft HBL sẽ gồm một số thông tin chủ yếu sau:
- Người xuất khẩu (shipper): Công ty cổ phần sản xuất và thương mại PUS Việt
Nam
 - Địa chỉ: Tầng 2 số 27, ngách 17/25, ngõ 322 đường Mỹ Đình, Phường Mỹ Đình
1, Quận Nam Từ Liên, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
- Người nhập khẩu (consignee): Tên công ty: SJ CLASSIC INDUSTRIES SDN
BHD
- Địa chỉ: Kg Parit Ju, Mk 4, Simpang Kiri, 83050 Batu Pahat, Johor, Malaysia
- Số booking: 7225360370

- Nơi nhận hàng (place of receipt): Pasir Gudang,Johor, Malaysia

- Tên con tàu: BANGKOK 002S
- Cảng chất hàng (port of loading): Cát Lái, Việt Nam
- Cảng chuyển tải (port of discharge): Pasir Gudang / Johor Port Container
Terminal (JCT)

- Cảng đích (place of delivery): Pasir Gudang,Johor, Malaysia

- Phương thức vận chuyển (Type of movement): FCL/FCL CY/CY: hàng nguyên
container và chuyển cảng
- Số container/số seal: CCLU4953240
- Mô tả hàng hóa (Description of goods):

Tên hàng Màng nhựa mỏng PE OPP Keo dán

Mã HS 39211999 35069900
Dạng cuộn, loại xốp, dùng để cách Dạng lỏng, màu vàng nhạt dùng để
Mô tả nhiệt mái tôn, mới 100% sản xuất dán lớp PE OPP lên mái tôn hàng
tại Việt Nam mới 100%, sản xuất tại Việt Nam
860mm x 2mm gồm 28 cuộn
Kích thước
500m/cuộn
Số lượng 28 cuộn (14 mét) 12 thùng (2040 KGM)
Đơn giá hóa đơn 0,42 USD/ mét 4,7 USD/KGM
Trị giá hóa đơn 5880 USD 9588
- Ngày tàu chạy cũng là ngày phát hành vận đơn: 09/08/2020
3.2.5.2.Gởi Draft HBL cho Shipper (công ty TNHH Prostar) kiểm tra
Dựa trên SI, nhân viên chứng từ tiến hành làm Draft HBL gởi Shipper kiểm tra.
Đồng thời, gởi mail cho hãng tàu về thông tin chi tiết lô hàng để hãng tàu làm Draft
MBL và yêu cầu họ gởi lại sớm. Sau đó, hãng tàu sẽ gửi lại Draft MBL cho công ty
Hanotrans kiểm tra và hỏi công ty muốn hãng tàu phát hành loại bill nào. (Original
Bill, Seaway Bill hay Telex Release). Thông thường, công ty Hanotrans sẽ không lấy
Original MBL, chỉ lấy Seaway Bill/ Surrendered/ Telex Released.
3.2.5.3. Kiểm tra HBL
- Nếu công ty PUS có yêu cầu chỉnh sửa thông tin trên HBL, nhân viên chứng từ sẽ
yêu cầu họ xác nhận lại nội dung cần chỉnh sửa và gửi qua email. Sau đó, công ty
sẽ làm Draft BL Amendment gởi lại cho Shipper.
- Sau khi Shipper xác nhận thông tin trên HBL là đúng. Nhân viên chứng từ sẽ tiến
hành xin thông tin để xuất hóa đơn và chuyển qua bộ phận kế toán.
- Tiếp đến, nhân viên chứng từ sẽ in HBL làm 07 bản gồm: 03 bản gốc (original) và
04 bản copy. Lưu ý là phải lưu lại số serie trên 03 bản gốc. Sau đó ký tên, đóng
dấu vào 03 bản gốc cùng với 01 bản copy.
- Photo 01 bản gốc để khi Shipper đến lấy HBL thì sẽ ký xác nhận vào.
- Scan 01 bản gốc đã ký tên đóng dấu gởi Shipper (nếu được yêu cầu).
- Đối với MBL, nếu có chỉnh sửa thông tin trên MBL thì phải báo trước cho hãng
tàu trước deadline nếu không sẽ phải đóng tiền phạt cho hãng tàu. Nếu nộp trễ hơn
Closing time thì hãng tàu sẽ yêu cầu đóng phí SI (phí nộp trễ chứng từ). Trong đó,
Closing time là thời hạn cuối cùng mà Shipper phải thanh lý container cho cảng để
cảng bốc xếp container lên tàu. Cũng có một số hãng tàu gọi là cut off time, hay
còn gọi là “giờ cắt máng”.
3.2.6.Thực xuất tờ khai
Sau khi tàu chạy, hãng tàu sẽ gởi vận đơn cho bộ phận chứng từ của công ty.
Bộ phận chứng từ sẽ đưa cho nhân viên giao nhận vận đơn để thực xuất. Sau đó, nhân
viên giao nhận đến Chi cục Hải quan nộp tờ khai và vận đơn để Hải quan đóng dấu
xác nhận thực xuất. Ops sẽ phải đi thực hiện và nộp các khoản phí sau:
Cước biển USD/CBM
Phí xếp dỡ 90/ cont 20’
180/cont 40’
Bill fee 40 USD/Bill
Seal (chì) 8 USD/pcs
Telexa 250.000VND/Bill
3.2.7.Gởi bộ chứng từ cho đại lý ở nước ngoài
Nhân viên của Hanotrans sẽ thực hiện Pre-alerts cho phía đại lý. Trong đó, Pre-
alerts là chứng từ forwarder bên xuất gởi cho forwarder bên nhập, bao gồm các thông
tin sau:
- Các bên liên quan:
Người xuất khẩu (Shipper): Công ty cổ phần sản xuất và thương mại PUS Việt
Nam
Người nhập khẩu (Consignee): Tên công ty: SJ CLASSIC INDUSTRIES SDN
BHD
Người vận chuyển (Carrier): Hãng tàu COSCO
- Chi tiết về lô hàng:
Cảng chất hàng (Pick up address / POL): Cát Lái, Hồ Chí Minh
Cảng dỡ hàng (POD / Delivery address): Pasir Gudang,Johor, Malaysia
Lượng hàng (Volume): 40 kiện
Tên hàng (Commodity): PE OPP FOAM & Glue
Trọng lượng cả bì (Gross weight): 3.152.00 KGS;
- Lịch tàu:
Vessel / Voyage: BANGKOK 002S
ETD: 09/08/2020
ETA: 14/08/2020
- Chứng từ đính kèm:
01 MBL;
01 HBL (nhân viên ALI sẽ scan bản gốc có chữ ký và đóng dấu của công ty);
01 Debit/Credit Note.
3.2.8.Lập chứng từ kết toán
Dựa vào Booking Profile, điều khoản về cước phí là “ Freight collect” nên nhân
viên chứng từ sẽ làm Giấy báo nợ (Debit note) gửi đại lý (Agent) và chuyển cho bộ
phận kế toán để theo dõi thu công nợ.
Nội dung Debit Note mà Hanotrans gửi cho đại lý của mình là các khoản phí,
gọi là Local Charges như: phí THC, phí Seal, phí B/L ở đầu người bán. Chỉ khi nào
đại lý thanh toán cước phí thì nhân viên chứng từ mới gửi vận đơn gốc cho bên phía
đại lý. Phía hãng tàu COSCO vì điều khoản về cước phí được ghi trên MB/L là Freight
collect nên hãng tàu sẽ gửi Debit Note cho đại lý để thu tiền cước vận tải biển.
Cụ thể, nhân viên Hanotrans sẽ thực hiện các công việc sau:
- Liên hệ hãng tàu Cosco để xin Debit note/Invoice từ họ. Sau đó, làm
Chuyển khoản (Payment Order) hoặc Giấy đề nghị thanh toán (nếu là tiền
mặt) rồi tiếp tục chuyển qua bộ phận kế toán: 01 Payment Order, 01 Debit
note từ hãng tàu và 01 MBL.
- Tiếp theo, nhân viên phụ trách sẽ gởi mail xin xác nhận đã hoàn thành thanh
toán từ hãng tàu hoặc qua hãng tàu đóng tiền. Đồng thời, cập nhật Seaway
Bill hoặc Telex Release.
- Sau khi bộ phận kế toán hoàn tất thủ tục thanh toán, nhân viên Hanotrans sẽ
tiếp tục yêu cầu hãng tàu phát hành (release) Seaway Bill/ Surrendered và
gởi Seaway Bill/ Surrendered cho đại lý của mình là Reliable Shipping (Pre-
alert) để giải phóng hàng.
- Chứng từ Pre-alert gồm: 01 bản scan HBL, 01 MBL, 01 Debit Note.
3.2.9. Quyết toán và lưu hồ sơ
Đây là bước cuối cùng trong quy trình thực hiện chứng từ vận tải hàng xuất
bằng đường biển. Bộ phận chứng từ sẽ thực hiện trích xuất một Phiếu yêu cầu thanh
toán (Shipping Request) sau khi hoàn tất mỗi lô hàng dựa trên các hóa đơn thanh toán
cước phí giữa các bên tham gia trong suốt quá trình giao nhận. Trong đó, Shipping
Request sẽ là cơ sở tính lời lỗ khi công ty Hanotrans phụ trách vận chuyển một lô hàng
nào đó. Sau khi hoàn tất, Shipping Request sẽ được chuyển về bộ phận kế toán. Trên
cơ sở lời lỗ đó, bộ phận kế toán tổng hợp và báo cáo kết quả hoạt động, kinh doanh
của công ty.
Cuối cùng, bộ phận chứng từ dựa trên Shipping Request để trích xuất một bảng
Báo cáo lợi nhuận (Profit Statement) để lưu lại vào hồ sơ lô hàng, làm cơ sở báo cáo
sau này. Kiểm tra và sắp xếp lại các chứng từ thành một bộ hoàn chỉnh.
3.2.10.Đánh giá hiệu quả của quy trình
Ưu điểm
- Nhân viên của công ty làm việc rất chăm chỉ, nghiêm túc, cẩn thận, tính chuyên
nghiệp cao và rất tận tình với khách hàng. Bên cạnh đó, nhân viên giao nhận
 còn có kinh nghiệm lâu năm, giám đốc có nhiều mối quan hệ nên giải quyết
được nhiều vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng.
- Công việc trong mỗi quy trình đều được giám đốc chỉ đạo, phân công rõ ràng.
Không khí làm việc tại công ty rất vui vẻ, mọi người đều thân thiện và nhiệt
tình giúp đỡ lẫn nhau. Giám đốc luôn quan tâm đến nhân viên, giúp mọi người
phát huy tối đa năng lực của bản thân.
- Hệ thống máy móc, thiết bị của công ty như: máy tính, máy in, máy scan,…
luôn được bảo trì sửa chữa hàng tháng nên góp phần làm cho tiến độ làm việc
của nhân viên được trôi chảy, không bị trì trệ do hư hỏng.
Nhược điểm

- Vẫn xảy ra tình trạng chậm trễ do khách hàng gởi thiếu một số chứng từ hoặc
thông tin trong một vài chứng từ còn sai sót cần chỉnh sửa.
- Vì số lượng nhân viên tương đối ít nên những lúc khách hàng nhiều sẽ không
đáp ứng kịp thời, nhanh chóng nên dễ gây ra nhiều thiếu sót.
- Công ty chưa có kho bãi riêng để thực hiện cho việc đóng hàng khi khách hàng
yêu cầu. Việc thuê kho bãi đóng hàng có thể làm giảm lợi nhuận của công ty.
- Công ty chưa có phương tiện vận tải phục vụ cho công tác vận chuyển hàng hóa
nên thường xuyên phải đi thuê từ bên ngoài. Dẫn đến không chủ động được
phương tiện vận tải và tốn nhiều chi phí hơn cho việc này.
 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
1.Kết luận
Qua đợt thực tập chuyên ngành logistics vào mùa hè năm 2020 vừa rồi, được
tiếp cận, gặp gỡ trực tiếp một doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics thực tế, được
trải nghiệm cũng như đi thực tế hiện trường, điều này góp phần bồi đắp thêm được
phần nào kiến thức về quy trình nghiệp vụ thực tế mà một doanh nghiệp logistics thực
hiện và sâu hơn cả là về nghiệp vụ giao nhận và khai thuê hải quan.
Ngoài ra, với cơ hội được cùng làm việc trong một môi trường doanh nghiệp
thực tế đã giúp mở mang tri thức, hình thành ý thức, trách nhiệm đối với vị trí, công
việc được giao phó và tăng khả năng làm việc nhóm, nhìn nhận, quan sát, học hỏi văn
hóa doanh nghiệp.
2.Kiến nghị
Thông qua việc quan sát, đánh giá thực tế từ một đơn vị thực tập, dưới đây là
một số kiến nghị với các doanh nghiệp thực tập nói chung:
- Tạo thêm cơ hội, điều kiện để thực tập sinh có thể dễ dàng tiếp cận với
doanh nghiệp, các phòng ban, bộ phận, khai thác nguồn thông tin cụ thể,
chính xác.
- Đào tạo một cán bộ nhân viên chuyên dẫn dắt, hướng dẫn thực tập sinh một
cách cụ thể nhất, điều này không những có lợi cho thực tập sinh tiếp cận
kiến thức thực tế mà doanh nghiệp có thể có cơ hội tuyển nhân viên lành
nghề ngay khi thực tập sinh tốt nghiệp.
Em chân thành cảm ơn nhà trường, thầy Vũ Lê Huy (giảng viên hướng dẫn) và
đặc biệt anh Hoàng Tùng (Trưởng phòng thuộc bộ phận logistics của công ty giao
nhận vận tải Hà Thành - Hanotrans) đã nhiệt tình giúp đỡ, giải đáp mọi thắc mắc của
em về quy trình giao nhận để giúp cho bài báo cáo này hoàn thiện nhất có thể.
 TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. GS.TS ĐOÀN THỊ HỒNG VÂN – Th.S KIM NGỌC ĐẠT, Quản trị Xuất nhập
khẩu, NXB Tổng hợp TPHCM năm 2011
2. Songanhlogs (2016). Khác nhau giữa FCL và LCL: vận chuyển hàng lẻ và full
container
https://songanhlogs.com/khac-nhau-giua-fcl-va-lcl-van-chuyenhang-le-va-full-
container.html
3. Bộ Khoa học và Công nghệ (2006). Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 7553:2005.
17-02-2006.
4. Chủ tịch nước (1997). Luật thương mại số 58/L-CTN. Hà Nội, 10-05-1997.
5. Vũ Hữu Tửu (2007). Giáo trình Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương. Nhà xuất bản

Giáo dục, Hà Nội, 2007.