KAIZEN 5 W and 1H

1. 1
 Kaizen = Improvement
• Kaizen (Japanese for “improvement”) focuses
on continuous improvement in all the processes
involved in business and management.
• It is the Japanese method of business
management that the West has adopted.
• The 5 Ws are What, Why, Where, When and
Who.
• This is the basis of the Kaizen philosophy.

What
• Considering what the problem is and what
should be done about it are ways of using this
“W.”
• Another way is to find what is good about
certain processes and build on those good
attributes

1. 2
 Why
• Finding out why something happens is the focus
of this “W.”
• Explanations are required to establish why
something occurred.
• It could be a good or bad thing but there is a
need to know why; if it's good, it can be used
again, and if it's bad, it can be changed or nixed
altogether

When
• When did it happen or when will it happen?
• Establishing time frames is an important part of
business.
• If there is something wrong with timing, then
this step addresses the situation.

1. 3
 Where
• Where will it or did it take place?
• Was it a good location, and if it was not, has a
lesson been learned so that location will not be
used again?
• It could be that the location is not a good one for
a particular project but perfect for another; this
can all be established during the improvement
process.

Who
• Who was involved, and finding out if they were
the right people for the job, is another part of the
process.
• Changing personnel and making sure the right
people are in the right roles, teams and
departments is a vital part of the Kaizen
program.
Note:
Some authors add a sixth question, “HOW,” to the list
8

1. 4
 How
• Each question should have a factual answer -
facts necessary to include for a report to be
considered complete.
• Importantly, none of these questions can be
answered with a simple “yes” or “no”.

tdk masuk akal ketidakbergunaan ketidakmerataan 10

1. 5
 11

12

1. 6
 13

RENCANA KULIAH

SESI MATERI

1 Manajer Dan Organisasi

2 Proses Manajemen
3 Jenis-jenis Manajemen
4 Managerial Roles
14

1. 7
 Apa Itu Organisasi ?
Sekelompok orang (dua atau lebih) yang bekerja
sama dengan terorganisasi, dengan cara yang
terstruktur untuk mencapai tujuan

Manfaatnya apa ?
Lebih Efektif dan Efisien

15

Manfaat Spesifik

Organisasi Melayani masyarakat

Organisasi mencapai tujuan
Organisasi memberi Karir
Organisasi memelihara Ilmu pengetahuan

16

1. 8
 Apa Itu Manajemen ?
Mary Parker Follet :

“…the art of getting things

done trough the others..”
…seni mencapai sesuatu melalui orang lain…

17

Definisi Umum

Manajemen adalah proses merencanakan,

mengorganisasi, mengarahkan, dan
mengendalikan kegiatan untuk mencapai
tujuan organisasi dengan menggunakan
sumberdaya organisasi

18

1. 9
 Kata Kunci

• Proses yg merupakan kegiatan yang

direncanakan
• Fungsi manajemen
• Melalui Aktivitas tersebut
• Sumberdaya Organisasi

19

Kaitan Manajemen & Organisasi

Proses
Manajemen

Input Perencanaan Tujuan

Sumber- Pengorganisasian Efektif dan
daya Pengarahan Efisien
Pengendalian

20

1. 10
 Siapa Manajer ?
Orang yang melakukan kegiatan
manajemen atau proses manajemen.

Manajemen menginginkan tujuan

tercapai dengan efektif dan effisien

21

Efektif & Efisien

Efektif : (…doing the right things…

mengerjakan sesuatu yang benar)

Efisien : (…doing things right …

mengerjakan sesuatu dengan
benar)

22

1. 11
 Proses Manajemen
Peng-
Planning
organisasian

Pengen- Peng-
dalian arahan

23

Perencanaan (Planning)
Kegiatan menetapkan tujuan organisasi dan
memilih cara yang terbaik untuk mencapai tujuan
tersebut. Pengambilan Keputusan (bagian dari perencanaan)

Manfaat :
 Mengarahkan kegiatan organisasi meliputi
penggunaan sumberdaya dan penggunaannya
untuk mencapai tujuan organisasi
 Memantapkan konsistensi kegiatan
anggota organisasi
 Memonitor kemajuan organisasi
24

1. 12
 Pengorganisasian
(Organizing & Staffing)

Kegiatan mengkoordinir sumberdaya, tugas, dan

otoritas diantara anggota organisasi agar tujuan
organisasi dapat dicapai dengan cara yang efisien dan
efektif.

Organizational Design
Kegiatan menyesuaikan struktur organisasi
dengan tujuan dan sumberdaya organisasi

25

Bagan Organisasi

Direktur Utama

Manajer Manajer Manajer Manajer

Pemasaran Keuangan Produksi Adm. Persoanlia

Departemen Departemen Departemen Departemen

Pemasaran Keuangan Produksi Adm & Person

26

1. 13
 Pengarahan (Leading)

Kegiatan memberi pengarahan (directing),

mempengaruhi orang lain (influencing), dan
memotivasi orang tersebut untuk bekerja
(motivating)
Pengarahan merupakan kegiatan paling
menantang karena behadapan dengan
manusia

27

Pengendalian (Controlling)

Kegiatan yang bertujuan untuk melihat

apakah kegiatan organisasi sesuai dengan
rencana.

Fungsi Pengendalian :

• Menentukan standart prestasi

• Mengukur prestasiyg telah dicapai
• Membandingkan point-2 dengan point-1
• Melakukan perbaikan jika ada penyimpangan

28

1. 14
 Proses Manajemen
dalam praktek
1. Dalam praktek gambaran proses
manajemen tersebut tidak begitu terlihat
2. Seringkali manajer sibuk kesana-kemari, yg
sepertinya tdk punya waktu utk berfikir dan
merencanakan sesuatu dengan tenang
3. Aktivitas manajer dalam praktek sepertinya
reaktif (action oriented)
4. Keempat fungsi manajemen dilakukan
secara interaktif kadang-kadang secara
simultan.
29

Jenis-jenis Manajemen
Berdasarkan Hirarki :
• Top Management
• Middle Level Management
• Lower Level / First Line

Berdasarkan Fungsi :
• Manajer Umum
• Manajer Fungsional

30

1. 15
 Manajemen Puncak

• Bertanggung jawab terhadap

organisasi secara keseluruhan
• Menentukan tujuan, strategi, dan
kebijakan secara umum
• Menentukan keputusan-keputusan
strategis

31

Manajemen Menengah

Melaksanakan tujuan, strategi, dan

kebijakan yang telah ditetapkan oleh
manajer puncak serta
mengkkordinasikan dan
mengarahkan aktivitas manajer
tingkat bawah dan juga karyawan
operasional

32

1. 16
 Manajemen Tk. Bawah

Mengawasi karyawan secara langsung

Mengawasi dan mengkoordinasi
kegiatan operasional yang dilakukan
oleh karyawan

33

Manajer Umum

Mengawasi unit (divisi) tertentu

yang mempunyai beberapa
bidang sekaligus
Bertanggung jawab terhadap aktivitas
(pemasaran, keuangan, operasi)
divisinya
34

1. 17
 Tingkatan dan Ketrampilan
Manajemen

Konseptual Tk. Atas

Hub. MAnusiawi Tk. Menengah

Opersional Tk. Bawah

35

Ketrampilan Manajemen
Conseptual Skills :
Kemampuan mengkoordinasikan dan mengin-tegrasikan
kegitan serta kepentingan organisasi.
Melihat organisasi secara keseluruhan, ketergantungan
antar bagian, melihat masa depan, dan bagaimana
lingkungan mempengaruhi organisasi

Human Skills :
Kemampuan memahami orang lain, bekerjasama dengan
orang lain, mendorong serta memotivasi orang lain, baik
secara individual maupun kelompok

Tehnical Skills :
Kemampuan memahami serta melakukan kegiatan
operasional
36

1. 18
 Managerial Role

Otoritas
Formal

Interpersonal Informasi Pengambilan

Keputusan
37

Interpersonal Roles
Figureheat :
Peran figur bapak, lebih merupakan peranan manajer
sebagai simbol “pimpinan” serta menjadi simbol dan
personifikasi organisasi yang dipimpinnya.
Leader :
Manajer diharapkan menjadi pemimpin anak buahnya;
melakukan rekruitmen, training, memberikan motivasi
untuk bekerja mencapai tujuan organisasi
Liaison :
Memainkan peranan penghubung baik dengan pihak di
dalam organisasi maupun dengan pihak diluar organisasi. 38

1. 19
 Informational Roles
Monitor :
Manajer selalu aktif mencari informasi yg bermanfaat
untuk organisasi.

Disseminator :
Manajer mendistribusikan informasi yang diperolehnya
kepada pihak lain, khususnya kepada bawahanya.

Spokesman :
Manajer sebagai wakil organisasi dalam menyampaikan
informasi ke pihak luar.
39

Decision Roles
Enterpreunership :
selalu berusaha memajukan organisasinya

Disturbance hadler :
mampu menyelesaikan gangguan yg mungkin muncul

Resource Allocator :
mampu mengalokasikan sumberdaya yg terbatas

Negotiator :
mampu melakukan negoisasi dgn pihak terkait
40

1. 20