Poslovi prodajne službe

Poslovi prodajne službe su:

1. Sastavljanje plana prodaje
2. Vođenje evidencije potencijalnih kupaca
3. Evidencija prodaje kroz knjigu evidencije KEPU
4. Sastavljanje upita
5. Obrada prispelih upita
6. Sastavljanje profakture I fakture
7. Izdavanje naloga skladištu za otpremu robe
8. Sastavljanje rešenja reklamacije
9. Sastavljanje izveštaja o prodaji robe

 Planiranje prodaje je prvi korak planiranja u okviru svake kompanije, a od njega zavise
svi ostali planovi (nabavke, proizvodnje, marketinga, finansija…). Često se, veoma
pogrešno, planiranje prodaje svede na slepo sprovođenje želja vlasnika ili top
menadžmenta da sledeća godina bude 10 ili 20% bolja od tekuće i to se primeni na
podatke sa kojima se u prodaji raspolaže tako da se svaki segment poveća za tih željenih
10 ili 20%. Kada se već u prvim mesecima pokaže da je praksa mnogo drugačija od plana,
da je nabavka pogrešno nabavljala, da je proizvodnja nedovoljno proizvodila ono što se
prodaje a previše onoga što se slabo prodaje, kada je marketing forsirao pogrešne stvari,
finansijski rezultati su mnogo lošiji nego što je planirano. Da se tako nešto ne bi
događalo, ne treba „izmišljati toplu vodu“ već primeniti ono što je svuda u svetu sasvim
normalno, ono što dugoročno uspešne kompanije razlikuje od kratkoročno uspešnih, a
to je sprovođenje procesa planiranja prodaje na bazi jasnih pokazatelja i analiza iz
prošlosti.
 Sektor prodaje preduzeća mora dobro poznavati svoje kupce. Prikupljanje podataka o
kupcima osnova je za formiranje baze podataka o klijentima, pojedinačne ili
potencijalne. Ti bi podaci trebali biti ažurni, dostupni i primjenjivi. Podaci bi trebali
omogućiti kvalitetne planove prodaje, dugoročne odnose s kupcima, rast i razvoj
poslovanja. Treba razlikovati popis kupaca i bazu podataka kupaca. Popis kupaca samo
je popis imena, adresa, telefonskih brojeva, e-adresa i još mnogo toga. Baza podataka
sadrži mnogo više podataka o kupcima prikupljenih tokom procesa prodaje, telefonom,
istraživanjem podataka itd. Vođenje i ažuriranje popisa kupaca gotovo je svakodnevni
posao prodajnog osoblja preduzeća, a moguće je to raditi s različitim podacima: mobilni
telefoni kupaca, e-pošta, vrsta kupaca, glavne grupe proizvoda koje kupuju itd.
 U knjigu evidencije unose se podaci o poslovnim promenama vezanim za promet robe i
vršenje usluga (nabavka, prodaja, povraćaj, otpis, rashod, promena cena itd.) najdocnije
narednog dana za prethodni dan.
Primljenom robom ne sme se raspolagati pre evidentiranja u Knjizi evidencije. Knjiženje
u Knjizi evidencije vrši se na osnovu verodostojnih knjigovodstvenih isprava (fakture,
dostavnice, prijemnice, dnevnog izveštaja fiskalne kase, odnosno fiskalnog dokumenta,
zapisnika, popisne liste, reversa, potvrda, ugovora o izvršenoj usluzi i dr.).
Isprava koja prati robu i na osnovu koje se vodi evidencija mora biti u originalu i, pored
ostalog, obavezno sadrži podatke o odgovornom licu koje tu ispravu potpisuje, odnosno
overava je pečatom i odgovara za tačnost podataka unetih u tu ispravu .
Otpremnica, faktura, dostavnica, prijemnica ili druga odgovarajuća isprava za robu
obavezno sadrži: naziv, sedište i žiro-račun isporučioca robe odnosno prodavca, mesto i
adresu objekta iz koga se roba otprema sa imenom i prezimenom i potpisom lica koje je
izdalo robu, broj pod kojim je isprava evidentirana u propisanoj evidenciji i datum
izdavanja isprave, naziv i adresu primaoca robe i potpis lica koje je robu zaprimilo, naziv
robe, količinu, cenu po jedinici mere, ukupnu vrednost robe i podatke o prevozniku
robe.

 Upit kupca je poslovno pismo kojim se kupac obraća prodavcu, sa molbom da ga

obavesti o odredjenoj robi ili usluzi i o uslovima njene prodaje. Kupac može istovremeno
da traži da mu prodavac pošalje cenovnik, katalog, prospekt, uzorke robe i sl., da bi se
bolje upoznao sa robom i doneo odluku o kupovini robe.Kupac šalje upit prodavcu sa
kojim je imao imao poslovne veze (obnavlja poslovnu saradnju), ali i onom sa kojim želi
da uspostavi poslovne odnose (otpočinje poslovnu saradnju). Prodavac odgovara
pozitivno ili negativno na ovaj upit.
 Obrada prispelih upita se vrši da bi se proverilo stanje robe, količina ili odgovarajuća
cena. Prvenstveno zbog odgovora na upit koji može biti pozitivan ili negativan. Posle
obrade upita I odabira odgovarajućeg, šalje se ponuda.

 Faktura ili račun predstavlja dokument koji svjedoči da je zaključen posao odnosno da je
stvorena obaveza plaćanja robe ili usluge (roba je prodata, usluga je izvršena). Faktura
obavezuje kupca da iznos koji je naznačen u fakturi plati prodavcu, u skladu sa uslovima
plaćanja. Osim pojma fakture važno je poznavati i pojam profakture ili predračuna
kao vrlo često korišćenog dokumenta u poslovnim odnosima. Naime profaktura nema
obavezujući značaj kao faktura i predstavlja dokument kojim jedno pravno lice daje
cijenovnu ponudu za određenu uslugu ili proizvod drugom licu.Profaktura je korisna iz
mnogo razloga, prevashodno zbog toga što ne obavezuje izdavaoca da plati PDV, za
razliku od fakture kada obaveza plaćanja PDV-a postoji bez obzira dali je faktura plaćena
ili ne.
 Prodajna služba kada dobije porudžbinu od kupca izdaje nalog skladištu za otpremu
robe. Skladište po tom nalogu odvaja robu I sastavlja otpremnicu.
 Reklamacija se sastavlja kada isporučena roba ne odgovara ugovorenom kvalitetu ili
kada stigne veća ili manja količina robe od ugovorene. Komisija za prijem robe
konstatuje nedostatke I sastavlja reklamaciju.
 U izveštaju o prodaji robe prikazuju se informacije o artiklima koji su prodati u
određenom periodu: prodata količina, nabavna cena, prodajna cena, ostvarena razlika u
ceni... U ovom izveštaju korisnik može da prati prodaju određenih artikala ili grupe
artikala, da ustanovi koji su najprodavaniji artikli ili koji artikli imaju najveću razliku u
ceni u određenom vremenskom periodu.