Hosting with Eduphoria 

Hosted   Migration   Process 
What   does   my   district   need   to   do? 
How   will   this   migration   effect   my   district? 
Eduphoria's   Hosted   Environment 
Hosted   vs   Self­hosted   features 
User   Account   Management 
Option   1:   Active   Directory   Remote   Authentication   for   Account   Management 
Eduphoria   Remote   Authentication   Server   Requirements 
Option   2:   SchoolObjects   Authentication   for   Account   Management 
Remote   Roster   Integration 
Remote   Roster   Integration   Requirements 
Customer   Action   Items 

Hosted Migration Process 

We   offer   the   option   to   use   Eduphoria   on   our   hosted   infrastructure   at   no   cost.   Included   below   are 
details   regarding;   an   overview   of   the   migration   process,   what   changes   to   expect,   what   new 
features   are   available,   and   how   you   can   schedule   a  move   to   the   hosted   solution. 

What does my district need to do? 

1. Read   through   the   details   below 
2. Email  s  upport@eduphoria.net  
a. Include   contact   information   for   district   technical   staff 
b. Several   options   for   proposed   migration   date  
c. Subject   line:   Moving   Hosted   ­  District   ISD 
3. Select   your   preferred   user   account   management   option 
a. Active   Directory   Remote   Authentication   tool 
i. Requires   a R  emote   Authentication   Server 
b. SchoolObjects   Authentication   tool 
i. With   Active   Directory   integration  
ii. Without   Active   Directory   integration 
4. Set   up   direct   server   access   for   Eduphoria   technical   team   to: 
a. Current   Eduphoria   Applications   server 
b. Remote   Authentication   Server   (if   using   Active   Directory   Remote   Authentication 
tool) 
5. Setup   Remote   Roster   Integration 

Eduphoria! Inc. 
eduphoria.net | 866-260-1732 
Updated: 2017-07-24 
 
 

How will this migration e ect my district? 

Downtime   during   the   move 
Moving   an   average   size   district   (10­30   campuses)   to   our   hosted   servers   typically   takes 
anywhere   from   6­12   hours.   Larger   and   heavy­use   districts   can   take   considerably   longer.   Your 
Eduphoria   software   will   be   inaccessible   to   users   during   the   migration.   We   can   schedule   the 
migration   at   night   or   on   a  weekend   to   minimize   downtime   for   your   district. 
 
What   is   different   about   being   hosted? 
● Impersonation   becomes   a  right,   no   longer   a  specific   account 
● Remote   Roster   Tool   will   need   to   be   installed   on   a  server   inside   district   (Aware   users 
only)   to   sync   roster   data 
● Depending   on   account   management   preference   (see  O   ptions   for   Account   Management   ) 
○ URL   for   your   district  m   ay   change 
○ Application   specific   password   for   initial   setup   on   iOS   /  Android   apps   and   Aware 
Plain   Paper   Scanning   Applications  
● Login   screen   will   now   have   an   orange   background   instead   of   blue 

Eduphoria's Hosted Environment  

● Eduphoria   does   not   charge   any   extra   fees   for   hosting.  
● Our   technical   team   can   move   you   hosted   for   free,   there   is   no   charge   for   migration.  
● This   process   takes   less   than   a  day,   for   most   districts.  
● The   hosted   solution   now   supports   Active   Directory   passwords. 
● Hosted   customers   receive   updates   as   soon   as   they   are   available. 
● Scalability,   redundancy,   and   performance   exceeds   self­hosted   solution. 
● More   than   90%   of   all   Eduphoria   customers   are   hosted. 

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Updated: 2017-07-24 
 
 

Hosted vs Self-hosted features 

  Hosted   with   Eduphoria  Self­hosted/Onsite 

Cost  No   additional   cost  Server:   License   Fees,   Hardware 

cost 
 
Staff   expense:   IT   management   and 
maintenance   work 
 
Eduphoria   services   to   repair 
customer   servers:   $400+   per/hour, 
3/hr   minimum 

Maintenance   &  Maintained   on   AWS   Infrastructure  Server   redundancy   and   recovery 

Disaster  with   disaster   recovery   at   no   cost   requires   district   configuration 
Recovery     
All   servers   and   data   are   duplicated  Disaster   recovery   assistance   by 
across   no   less   than   3  Eduphoria   staff   on   the   district’s 
geographically   independent   data  server:   $400   per/hr 
centers 
 
Point­in­time   data   backups   going 
back   30   days 
 
Monthly   snapshot   data   backups 
going   back   1  year 

Application  Automatically   scaled   pool   of  Pool   of   servers   is   possible,   but   load 

Scaling  servers,   running   in   3  balancing   must   be   configured   by 
geographically   independent  district.   Auto   scaling   not   supported 
locations,   maintained   at   no   more 
than   35%   CPU   utilization 

Database  Data   split   between   11   master  Only   a  single   master   database   is 

Scaling  databases.   One   read   replica   is  supported  
available   with   each   master   and   
more   can   be   added   within   minutes  No   failover   available 
depending   on   load 
 
Automatic   database   failover, 
typically   in   less   than   1  minute 

Uptime  +99.8%  Depends   on   the   network 

configuration,   services   are   stopped 
for   nightly   updates   and   processes 

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Updated: 2017-07-24 
 
 

  Hosted   with   Eduphoria  Self­hosted/Onsite 

%   of   Eduphoria  97%  3% 

Districts 

Update   Schedule  Daily,   no   downtime  Monthly   releases   installed   after 

hours 

Database  Eduphoria   maintains   30   days   of  Backups   performed   and   maintained 

Backups  point   in   time   and   a  year   of   monthly  by   district 
backups  
 
Backups   stored   in   5 
geographically   independent 
locations 

File   Storage  Duplicated   across   10  Stored   only   on   the   Eduphoria   web 

geographically   independent  server,   unless   backed   up   by   the 
locations,   with   multiple   copies   in  district 
each   location 

Error   Monitoring  All   exceptions   are   captured   and  Stored   on   the   application   server, 

stored   for   review  not   reported   to   Eduphoria 

Performance  24/7   monitoring   of   services,   with  None 

Monitoring  email   alerts   to   infrastructure   staff   if 
performance   is   degraded 

Equipment  None   for   Eduphoria's   built­in  Windows   Server   2016  o   r   Windows 

requirements  SchoolObjects   Authentication  Server   2012   R2   X64   is   required 
for   Account   Management 
 
Active   directory   integration   see: 
Eduphoria   Remote   Authentication 
Server   Requirements 
 

User Account Management 

Our   hosted   solution   provides   2  main   options   for   account   management: 
 
1. Eduphoria's  A   ctive   Directory   Remote   Authentication   tool   ­  Use   district’s   Active 
Directory   accounts   for   login 
2. Eduphoria's   built­in  S   choolObjects   Authentication 
 

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  Active   Directory   Remote  SchoolObjects   Authentication 
Authentication   Tool 

User   accounts   match  Yes  No 

active   directory? 

Passwords   match  Yes  No 

active   directory? 

Server   requirements  Yes   ­  see  E
  duphoria   Remote  No  
Authentication   Server 
Requirements 

Onsite   installed   tools  Yes   ­  Active   Directory   Remote  No 

Authentication   tool 

District   URL  District   can   choose   URL,   it   can   be  district.schoolobjects.com 

the   same   as   current   onsite   server 
URL 

Aware   Plain   Paper  Application   specific   password   for  User   Email   Address 

Scanning   and   iOS   /  initial   setup  
Android   apps 
 

Option 1: Active Directory Remote Authentication Account 

Management 
Overview   of   the  A
  ctive   Directory   Remote   Authentication   Tool 

Eduphoria Remote Authentication Server Requirements 

Districts   must   provide   a  web   server   that   meets   the   following   minimum   requirements: 
● Windows   Server   2016  o   r   Windows   Server   2012   R2   X64 
● Server   Grade   Intel   Processor 
● 8GB   of   RAM 
● 80GB   HDD   Space   on   C 
● HTTP   (80)   and   HTTPS(443)   access   from   the   internet 
● Public   DNS   entry   (ex.   eduphoria. districtisd .org) 
● Valid   SSL   certificate 
● Access   on   443   for   SSL 
● Member   of   Active   Directory   Domain 
● AD   Group   or   Groups   that   will   be   allowed   to   login 
● AD   Accounts   that   will   be   logging   in   must   have   email   address   defined   in   Active   Directory 

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Option 2: SchoolObjects Authentication Account Management 

When   using   SchoolObjects   Authentication   for   account   management   users   login   with   their   email 
address.   You   have   2  options   for   user   passwords:  
● Set   a  default   password   for   all   users   and   require   a  password   change   at   first   login 
● Have   the   system   email   every   user   a  unique   alphanumeric   password   and   require   a 
password   change   at   first   login 
Users   can   change   their   password   at   any   time.   Clicking   “forgot   password”   link   on   the   login 
screen   will   email   them   a  temporary   password.   System   Admins   can   reset   passwords   for   any   user 
in   Management   >  Manage   Users. 

Remote Roster Integration 

● The   last   step   in   the   installation   process   is   the   remote   roster   setup 
● This   is   the   process   that   imports   your   roster   data   from   your   student   information   system 
into   our   hosted   organization   for   Aware 
● If   you   are   using   a  student   information   system   that   is   exporting   data   files   for   this 
integration   you   will   need   to   redirect   that   export   to   the   server   on   which   the   remote   roster 
tool   is   being   installed. 

Remote Roster Integration Requirements 

This   client   must   be   installed   on   a  server   where   it   can   access   the   data   files   being   exported   from 
your   SIS   or   the   local   SIS   database   in   the   case   of   a  direct   to   database   connection. 
Note :  Remote   Roster   tool   can   be   installed   on   the   same   server   as   the   AD   Authentication   client 

Customer Action Items 

1. Email  s
  upport@eduphoria.net   of   intent   to   move   hosted 
a. Include   technical   contact   information   and   desired   move   date 
b. Subject   line:   Moving   Hosted   ­  District   ISD 
2. Provide   Eduphoria   remote   access   to   your   current   Eduphoria   server(s).  
Note:  M
  ust   begin   at   least   2  weeks   prior   to   your   desired   move   date. 
3. Determine   account   Management 
a. Option   1:   Active   Directory   Remote   Authentication 
i. Begin   building   server   and   Provide   access   to   Eduphoria 
b.  O   ption   2:   SchoolObjects   Authentication 
i. Decide   whether   users   should   have   1  default   password   or   if   you   want   us   to 
email   each   user   a  unique   password. 
4. Work   with   Eduphoria   Tech   support   to   install   and   activate   Remote   Roster   Integration 

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