Manpower Planning

By IMAN NB., MM., CBSCP., CPHR., CPLP., CG., CODP., CCP., CHRM.

© SHRM 2-1
 IMAN N.BAJUASIJADJI.,MM., CBSCP., CPHR., CPLP., CG., CODP., CCP., CHRM.

 Komisaris PT. Mitra Karya Swadaya Surabaya,

 Komisaris PT. Human in Partner Surabaya,
 Direktur LSP MSDM Nusantara
 Management & Human Resource Management Consultant
 HR Club Indonesia Chairman;
 Asersor Kompetensi BNSP (Badan Nasional Sertifikasi Profesi)
 Asesor Lisensi BNSP (Badan Nasional Sertifikasi Profesi)
 Pelatihan Arbiter Ketenagakerjaan (Asosiasi Arbiter Ketenagakerjaan Indonesia/AAKI)
 Modular in Plant Training Designer (InWent Germany)
 CBSCP/Certified Balanced Scorecard Professional (Indonesia BSC School/APO Model)
 CPHR/Certifed Professional Human Resources (SDM - Indonesia/SHRM-Model)
 CPLP Master Trainer (ASTD Model)
 Certified Graphologist (Rumah Grafologi – Dr. Erika Karohs Model)
 Certified Organizational Development Professional (HRCI, Psi. Unair., ITATS., Unitomo)
 Certified KPI (BNSP)
 Certified Competency Designer (BNSP)
 Certified Remuneration (BNSP)
 Certified HRM (BNSP)
Keterkaitan Strategy Perusahaan dg MPP
HR Planning = Manpower Planning = Workforce
Planning ?

© SHRM 2-4
 Manpower Planning (MPP)
▪ Proses bisnis untuk memastikan perusahaan mempunyai akses pada sumber
daya manusia yang unggul (talent) untuk menjamin keberhasilan perusahaan di-
masa mendatang
▪ Akses tersebut dalam ranah semua hal.
▪ Talent: Ketrampilan, pengetahuan, serta kemampuan untuk menjalankan
aktifitas proses dalam perusahaan termasuk dalam pengambilan keputusan

5
 Tahapan Manpower Planning

Step 1 Step 2
Supply Analysis Demand Analysis
▪ Staffing levels ▪ Workforce skills needed
▪ Workforce skills ▪ Staffing patterns
▪ Workforce demographics\ ▪ Anticipated workload changes
▪ Employment trends

Step 3
Gap Analysis
▪ Compare supply analysis with demand analysis
▪ Determine future gaps (shortages) and surpluses (excesses)
▪ Identify future changes in workforce demographics
▪ Identify areas in which management action will be needed

Step 4
Strategy Development
▪ Plan
o Recruiting
o Succession
o Employee development and retraining
o Organizational change
© SHRM 2-6
 Forecasting: merupakan elemen penting dalam
perencanaan
• Forecasting meliputi:
a. forecasting kebutuhan/demand sdm
b. forecasting supplai/supply sdm
c. Penyeimbangan antara supply dan demand

© 2007 Thomson/South-Western. All

2–7
rights reserved.
 Forecasting Demand

Quantitative Methods

Forecasting Demand

Qualitative Methods

© SHRM 2-8
 Nominal Group Technique

Penentuan pertanyaan dalam survey

Identifikasi siapa yang disebut expert

Memberitahukan pada expert hal apa saja yang menjadi perhatian HR

Mulai membuat estimasi kebutuhan sdm melalui pendapat2 para expert

Bertemu langsung dengan para expert

Mendiskusikan dengan mrk tentang demand sdm

Memutuskan demand sdm sesuai dengan saran dari para expert

9
 Regression Analysis

▪ Sebuah hubungan linier antara independent variables dengan dependent variable,

misalnya kebutuhan SDM/HR demand
▪ Linieritas adalah hubungan antara independent dan dependent variables.

10
 Regression Analysis

Y = dependent variable (HR demand)

A = constant (Y intercept)
B = slope of linear relationship between X and Y
X = independent variable (e.g. level of sales)

11
 Regression Prediction

Y = A + BX
Y = dependent variable (HR demand)
A = constant (Y intercept)
B = slope of linear relationship between X and Y
X = independent variable (e.g. level of sales)
Where

𝑋𝑌 − 𝑁 𝑋 (𝑌 )
𝐵=
(𝑋 2 ) − 𝑁(𝑋 )2

12
 Exercise
Data

X Y
Sales # of Marketing Personnel
($ Millions)
2.0 25
2.5 28
3.5 30
5.0 38
6.5 54

5 Sets of observations

13
 Exercise Step 1
Calculate XY, X2, average X and average Y

X Y XY X2
Sales # of
($ Millions) Employees
2.0 25 50 4.00
2.5 28 70 6.25
3.5 30 105 12.25
5.0 38 190 25.00
6.5 54 351 42.25

19.5 175 766 89.75

Average X = 19.5/5 = 3.9 Average Y = 175/5 = 35

N=5

14
 Exercise Step 2
Calculate the value of B (slope of the linear relationship between X and Y)

XY X2 N=5 Average X = 3.9 Average Y = 35

50 4.00
70 6.25
105 12.25
190 25.00
351 42.25

766 89.75

766 − 5 3.9 (35) 766 − 683

𝐵= 𝐵= 𝐵 = 6.09
89.75 − 5(3.9)2 89.75 − 76.05
𝑋𝑌 − 𝑁 𝑋 (𝑌 )
𝐵=
(𝑋 2 ) − 𝑁(𝑋 )2
15
 Exercise Step 3
Calculate A (constant or intercept)

Average X = 3.9 Average Y = 35 B = 6.09

IF AND
Y = A + BX A = 35 – (6.09)(3.9)
Then A = 11.23
𝐴 = 𝑌 − 𝐵𝑋

16
 Exercise Step 4
Determine the regression prediction equation

Y = A + BX Variabel independen X
(mis., penjualan) DAN
A = 11.23 Variabel terikat Y
B = 6.09 (mis., prediksi # personel)
X = Dependent Variable Sekalipun penjualan nol, nilai A adalah 11,23 (dibulatkan
Y = 11.23 + (6.09)(X) menjadi 11,0) atau 11 orang.

Untuk setiap peningkatan unit ($ 1 Juta) penjualan (X)

diperkirakan ada peningkatan 6,09 staf (Y) terkait dengan
perubahan itu.

17
 HITUNGLAH BERAPA JUMLAH KARYAWAN
YANG DIBUTUHKAN

No Jumlah Omset (000.000) Jumlah Salesman

1 5.500 35
2 5.950 40
3 6.000 40
4 7.000 43
5 9.000

© SHRM 2-19
Manpower Supply

20
Methode untuk menentukan supply karyawan baik yang berasal dari eksternal
maupun internal perusahaan.

Beberapa metode sebagai berikut :

Replacement analysis/management,
Movement/Flow analysis,
Vacancy/renewal

21
 Replacement Management

▪ Proses untuk memastikan dimana perusahaan mempunyai karyawan yang cukup yang
sudah terlatih dengan baik didalam mencapai tujuan perusahaan (definisi : SUKSESI)
▪ Proses untuk mengidentifikasikan karyawan untuk posisi kunci managerial.
1. Long-term succession
a) Training dan pengalaman kerja yang memberikan kemampuan seorang karyawan , di-asumsikan
untuk penugasan dengan level yang lebih tinggi di-masa mendatang
2. Short-term emergency replacement
a) Penggantian karyawan yang keluar baik karena problem kinerja, meninggal, maupun sebab2
lain.

22
 Replacement Analysis (SUKSESI)

President
Jack Newland
S. Landar (A1)
K. Chow (A2)

VP Sales VP Operations VP Marketing

J. Obrey (A2) A. Chang (A2) T. Sherman (A1)
B. Andrews (B3) E. Singh (B1) U. Lau (C1)
D. Jeffers (C1) K. Peters (C3) H Yuen (D2)

Readiness Performance
A Ready now 1 Outstanding
B Ready in 1 year 2 Above average
C Ready in 2 years 3 Average/good
D Not suitable for this job 4 Below Average
5 Unacceptable

23
 Flow Analysis

Projects future movement.

Inflow Current Outflow

Staff

Promotions 5
Resignations 13
Transfers 5 Demotions 0
Promotions 4 Retirements 4
New hires 15 Terminations 3
Recalls 10 Layoffs 15

Total 34 Total 40
© SHRM 2-24
 Supply dan Program Retensi

▪ Monitor dan kontrol absensi serta turnover

▪ Program Retensi sangat vital untuk menjaga dan
mempertahankan karyawan yang berpengalaman
serta mempunyai kinerja unggul

25
 Biaya Recruitment

Hard Costs Soft Costs

▪ Advertisements ▪ Lost business and customer contacts
▪ Headhunter, recruiting fees ▪ Decreased productivity due to training and
▪ Interview training learning curve gaps
▪ Travel costs ▪ Orientation and training time
▪ Admin expenses ▪ Decline in team morale and productivity
▪ Costs of lost production ▪ Increased turnover due to the “follow-me”
▪ Bonuses effect
▪ Increased salaries
▪ Cost to replace a fully proficient employee - 70-
200% annual salary

26
 Program-2 Retensi

▪ Program komunikasi yang efektif

▪ Lingkungan kerja yang nyaman serta membangun
hubungan kolegial yang sehat
▪ Disain pekerjaan yang menantang
▪ Sistem Kinerja dan Kompensasi sebagai penghargaan atas
kinerja
▪ Program work-life balance
▪ Pengembangan kemampuan

27
MANPOWER PLANNING
 CONSULTANT

iman.bayu.adji@gmail.com
WA : 081357997936

32