MANUAL PENGGUNA

SISTEM PENGURUSAN PERTUKARAN KAKITANGAN

BUKAN GURU KEMENTERIAN PENDIDIKAN
MALAYSIA
( e-Tukar Bukan Guru)

Disediakan oleh:

Bahagian Pengurusan Sumber Manusia

dan
Bahagian Pengurusan Maklumat

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

 Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru

PENDAHULUAN

Manual ini disediakan khas bagi kegunaan kakitangan Kementerian Pendidikan Malaysia sebagai
panduan dalam menggunakan Sistem Pengurusan Petukaran Kakitangan Bukan Guru Kementerian
Pendidikan Malaysia (e-Tukar Bukan Guru).

Ia mengandungi panduan lengkap beserta skrin antaramuka sebenar e-Tukar Bukan Guru bagi
memberi penjelasan yang lebih mudah difahami dan diaplikasi oleh pengguna. Ia juga merupakan
rujukan awal bagi pengguna mengenalpasti kaedah penggunaan e-Tukar Bukan Guru yang betul dan
berkesan.

Semoga manual pengguna ini dapat membantu pengguna membuat permohonan secara atas talian.

KANDUNGAN
2
 Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru

BAB 1 Pengenalan
1.1 Tujuan 4
1.2 Skop 4
1.3 Objektif 4
1.4 Keterangan modul 5
1.5 Kategori pengguna 6

BAB 2 Pemasangan
2.1 Keperluan sistem 7
2.2 Pemasangan sistem 7

BAB 3 Ciri-ciri Aplikasi

3.1 Ciri keselamatan 8
3.2 Keselamatan katalaluan 8
3.3 Keselamatan sesi 8
3.4 Panduan keselamatan 8

BAB 4 MemulakanAplikasi
4.1 PanduanPengguna 9
4.2 Menentukan Paparan Skrin 9
4.3 Menghalang Pop-up Window 10

BAB 5 Penggunaan Aplikasi – Pemohon

5.1 Log Masuk ke e-Tukar Bukan Guru 11-12
5.2 Tukar Kata Laluan 13
5.3 Modul Permohonan 18

BAB 6 Penggunaan Aplikasi – Pengesah 1 dan Pengesah 2

6.1 Modul Pengesah 1 dan Pengesah 2 19-22

BAB 7 PerkhidmatandanSokongan
7.1 Senarai Pegawai Untuk Dihubungi 23

LAMPIRAN

BAB 1Pengenalan 3
 Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru

1.1 Tujuan
e-Tukar Bukan Guru adalah sistem pengurusan pertukaran kakitangan bukan guru di
Kementerian Pendidikan Malaysia. Sistem ini dibangunkan bagi tujuan membuat urusan
pertukaran dan menyimpan data-data permohonan pertukaran kakitangan secara lebih efisien
dan efektif.

1.2 Skop
i. Pengumpulan maklumat pemohon yang terdiri dari pelbagai skim dan gred ; dan
ii. Penghasilan laporan bagi maklumat-maklumat yang berkaitan dengan urusan
permohonan

1.3 Objektif
e-Tukar Bukan Guru dibangunkan bagi memenuhi objektif seperti berikut :
i. Menyediakan Sistem Permohonan Pertukaran Bukan Guru Secara AtasTalian;
iii. Memproses permohonan pertukaran secara sistematik dan efisyen melalui pengkalan data
berpusat ;dan
iv. Memendekkan tempoh pemprosesan permohonan pertukaran

1.4 Keterangan modul

4
 Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru

Terdapat 8 modul utama dalam e-Tukar Bukan Guru:

BIL MODUL PENERANGAN

1. Modul Permulaan Modul ini digunakan oleh BPSM bagi pengemaskinian

maklumat kekosongan jawatan.
2. Modul Iklan Modul ini adalah modul yang digunakan oleh BPSM untuk
mengeluarkan Iklan permohonan pertukaran

3. Modul Permohonan Modul ini digunakan bagi pemohon yang terdiri daripada
kakitangan bukan guru yang berhasrat membuat permohonan
pertukaran
4. Modul Pengesah 1 Modul ini digunakan oleh Pengesah 1 yang terdiri di kalangan
Pengetua/Gurubesar/Pengawai/Pengarah/Setiausaha
Bahagian yang melaksanakan tugas sebagai ketua jabatan
bagi pemohon.

5. Modul Pengesah 2 Modul ini digunakan oleh Pengesah 2 yang terdiri di kalangan
Pengarah/Setiausaha Bahagian di peringkat Jabatan
Pendidikan Negeri atau Bahagian-bahagian di Kementerian
Pendidikan.

6. Modul Kelulusan Modul ini adalah modul yang digunakan oleh pihak BPSM bagi
urusan kelulusan pertukaran di antara negeri atau di antara
bahagian.
7. Modul Laporan Modul ini digunakan oleh BPSM bagi urusan laporan
permohonan mengikut kategori jawatan, negeri dan bulan
permohonan. Lain-lain laporan juga disediakan seperti laporan
calon Berjaya, calon gagal dan lain-lain.
8. Modul Pentadbir Modul ini digunakan oleh pentadbir sistem iaitu pihak BPSM

1.5 Kategori Pengguna

5
 Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru

Terdapat tiga(3) kategori utama pengguna e-Tukar Bukan Guru seperti yang dinyatakan
dalam jadual berikut:

BIL. KATEGORI TAHAP CAPAIAN

1. Pentadbir Sistem Memiliki tahap capaian sepenuhnya bagi mengubahsuai
sistem, mencapai dan mengemaskini data. Pentadbir juga
bertanggungjawab menyelesaikan masalah teknikal yang
dihadapi oleh pengguna sistem.
2. Pengurusan
- Pelulus - Melaksanakan proses kelulusan
- Pengesah 1 - Membuat pengesahan sama ada menyokong atau
atau 2 tidak menyokong permohonan pertukaran.
- Pendaftar - Mendaftarkan kekosongan jawatan yang ada.
Kekosongan
3. Operasi - Membuat permohonan pertukaran
- Pemohon - Mengemaskini data permohonan sebelum tarikh tutup
permohonan dan selagi permohonan belum dihantar.

BAB 2 Pemasangan 6
 Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru

2.1 Keperluan sistem

2.1.1 Perkakasan :
i. Keperluan minimum Pentium II ++
ii. Tetikus.
iii. Papan kekunci.
iv. Rangkaian internet.
v. Kad rangkaian dan alat-alat rangkaian yang lain.
vi. Pencetak
vii. Pengimbas

2.1.2 Perisian :
i. Internet Explorer 7 ke atas.
ii. Windows XP ke atas.
iii. Skrin resolusi 1024 x 768
iv. Java Runtime Environment
v. Adobe Reader

2.2 Pemasangan sistem

e-Tukar Bukan Guru merupakan sistem berasaskan web dan memerlukan pelayar web Internet
Explorer. Alamat URL bagi e-Tukar Bukan Guru ialah http://apps5.moe.gov.my/etukar

Sila rujuk langkah-langkah memulakan e-Tukar Bukan Guru dalam Bab 4 untuk maklumat
lanjut.

BAB 3 Ciri-ciri Aplikasi

7
 Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru

3.1 Ciri-ciri Keselamatan

e-Tukar Bukan Guru dilengkapi dengan ciri-ciri keselamatan yang terjamin. Antara fungsi
keselamatan dalam e-Tukar Bukan Guru adalah:
 Nama Pengguna dan Kata Laluan
 Data disimpan secara automatik di server KPM.
 Sesi ditamatkan secara automatik sekiranya sistem tidak aktif.

3.2 Keselamatan katalaluan

Untuk mencapai e-Tukar Bukan Guru, pengguna perlu memasukkan kata laluan terlebih
dahulu. Sekiranya individu tidak memiliki ID pengguna dan kata laluan yang didaftarkan, akses
adalah tidak dibenarkan.

3.3 Keselamatan Sesi

Sekiranya sistem tidak aktif dalam masa lebih dari 15 minit, pengguna akan dilog keluar secara
automatik. Pengguna perlu log semula untuk mencapai sistem.

3.4 Panduan Keselamatan

Untuk memastikan keselamatan data-data yang disimpan di dalam e-Tukar Bukan Guru adalah
terjamin, pengguna perlu mematuhi panduan keselamatan yang tertentu selain dari ciri-ciri
keselamatan yang sedia ada dalam e-Tukar Bukan Guru.
Antara perkara yang perlu dipatuhi adalah:
i. Gunakan kata laluan yang tidak mudah diteka dan elakkan daripada mempunyai
ID pengguna dan kata laluan yang sama.
ii. Rahsiakan kata laluan daripada pihak lain.
iii. Pastikan log keluar daripada sistem apabila tidak menggunakan sistem.

BAB 4 Memulakan Aplikasi

8
 Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru

4.1 Panduan Pengguna

i. Anda dinasihatkan menggunakan pelayar internet Microsoft Internet Explorer versi 7 ke
atas. Aplikasi ini dibangunkan dan diuji sepenuhnya menggunakan pelayar internet
berkenaan.
ii. Sekiranya tiada apa - apa yang berlaku setelah anda menggunakan pelayar internet yang
dicadangkan seperti skrin log masuk ke aplikasi e-Tukar Bukan Guru tidak dipaparkan,
semak penghalang popup pada pelayar internet anda. Rujuk Perenggan 4.3 untuk
maklumat lanjut.
4.2 Menentukan paparan skrin.
i. Klik kanan di skrin
ii. Pilih Properties

iii. Pilih tab Settings

iv. Tukar paparan skrin kepada 1024 x 768 pixel

9
 Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru

v. Klik butang Apply dan kemudian klik butang OK.

4.3 Menghalang Pop-Up Window.

i. Buka web browser Internet Explorer.

ii. Taip alamat http://apps5.moe.gov.my/etukar/

iii. Tekan Enter.
iv. Klik pada ikon "blocked". Seterusnya pilih “Always allow pop-ups from www.moe.gov.my”
dan pilih “Always allow pop-ups from apps5.moe.gov.my”

BAB 5 Penggunaan Aplikasi – Pemohon

10
 Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru

5.1 Log masuk ke e-Tukar Bukan Guru

i. Buka web browser Internet Explorer.

v. Taip alamat http://apps5.moe.gov.my/etukar/

ii. Tekan Enter.
iii. Masukkan ID Pengguna dan Kata Laluan.

iv. Jika ID Pengguna dan Kata Laluan adalah betul, skrin seperti dibawah akan dipaparkan.

Peringatan: Pengguna adalah diingatkan supaya menyediakan dokumen

selengkapnya yang telah diimbas di dalam format pdf/bitmap/jpeg.

11
 Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru

v. Jika anda baru pertama kali, login sila daftar terlebih dahulu dengan Klik Login Kali
Pertama.

vi. Masukkan Nama penuh, nombor kad pengenalan, ID pengguna dan katalaluan. Kemudian
klik daftar
Peringatan : Pengguna adalah dinasihatkan menggunakan nombor kad
pengenalan sebagai ID Pengguna dan menggunakan sekurang-kurangnya
10 aksara bagi katalaluan. 12
 Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru

vii. Sekarang anda boleh masuk semula menggunakan ID pengguna dan kata laluan tadi.

5.2 Tukar Kata Laluan:

i. Klik Profil Pengguna
ii. Klik butang Tukar Kata Laluan

Katalaluan mestilah sekurang-

kurangnya 10 aksara

Peringatan : Pengguna adalah dinasihatkan tidak mendedahkan ID

Pengguna dan Katalaluan kepada mana-mana pihak.

iii. Skrin seperti berikut akan dipaparkan selepas maklumat berjaya dikemaskini.

13
 Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru

5.3 Modul Permohonan

Klik Modul Permohonan dalam Senarai Menu:

5.3.1 Tab Peribadi

i. Klik butang Mohon untuk membuat permohonan tukar.

ii. Skrin seperti berikut akan dipaparkan. Maklumat Tab Peribadi perlu
dilengkapkan oleh pemohon.

iii. Maklumat-maklumat lain di dalam Tab Peribadi adalah Alamat Tetap, Alamat
Surat Menyurat, Status Perkahwinan, dan Maklumat Pasangan Suami/Isteri.
iv. Untuk ruangan Status Perkahwinan sijil nikah yang telah di imbas ke dalam
format pdf/jpeg/bitmap perlu di muat naik.
v. Akhir sekali pemohon perlu klik butang Simpan untuk menyimpan maklumat
di Tab Peribadi.
vi. Maklumat Pasangan Suami/Isteri juga wajib diisi. Setiap pemohon perlu
mendapat persetujuan pasangan sebelum Klik butang PERSETUJUAN PASANGAN.

Peringatan : Semua maklumat yang mempunyai tanda * adalah maklumat

penting yang wajib diisi oleh pengguna

14
 Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru

5.3.2 Tab Perkhidmatan

i. Klik Tab Perkhidmatan di dalam Modul Permohonan. Melalui Tab ini semua
maklumat perkhidmatan seperti nama jawatan, tarikh lantikan, tarikh pengesahan dalam
perkhidmatan, dan tarikh berkhidmat ditempat sekarang perlu dilengkapkan. Pemohon
perlu memastikan semua maklumat yang diberikan adalah sah. Sebarang pemalsuan
maklumat atau dokumen akan menyebabkan permohonan tidak akan dipertimbangkan.

15
 Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru

ii. Setelah semua maklumat dilengkapkan di dalam Tab Perkhidmatan klik

butang Simpan untuk menyimpan maklumat berkenaan.

5.3.3 Tab Asas Permohonan

i. Klik Tab Asas Permohonan dan lengkapkan semua maklumat yang
berkaitan. Semua dokumen berkaitan asas permohonan juga perlu dimuat
naik. Seterusnya klik butang Simpan.

Peringatan :Semua asas permohonan tukar perlu di muat naik bersama-

sama dokumen yang telah diimbas di dalam format pdf/bitmap/jpeg.

ii. Di dalam Tab Permohonan juga terdapat pilihan Asas Permohonan yang lain
seperti dipaparan berikut.

16
 Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru

5.3.4 Tab Tempat Dipohon

i. Klik Tab Tempat Permohonan dan pemohon boleh memilih tiga tempat yang
dipohon untuk bertukar.Seterusnya klik butang Simpan.

5.3.5 Tab Pengakuan Pemohon.

17
 Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru

i. Klik Tab Pemohonan dan skrin seperti berikut dipaparkan.

Peringatan : Butang HANTAR yang telah diklik akan memastikan

permohonan telah dihantar ke Pengesah 1. Pengguna tidak boleh
membatalkan permohonan atau membuat sebarang kemaskini maklumat
selepas butang HANTAR diklik.

Butang
Hantar

ii. Klik HANTAR untuk memastikan permohonan dihantar ke Pengesah 1.

iii. Setelah butang Hantar di klik, slip permohonan pertukaran akan kelihatan
seperti paparan berikut. Slip berkenaan boleh digunakan oleh pemohon untuk
simpanan sebagai bukti permohonan telah dibuat. Setiap slip mempunyai nombor
permohonan yang boleh dijadikan nombor rujukan permohonan

Maklumat bahawa permohonan Nombor permohonan pertukaran

diajukan kepada Pengesah 1 dan
Pengesah 2 terlebih dahulu

18
 Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru

Peringatan : Slip permohonan perlu dicetak atau disimpan oleh pemohon

untuk rujukan pada masa hadapan. Setiap slip mempunyai nombor unik
tersendiri iaitu nombor permohonan pertukaran.

BAB 6 Penggunaan Aplikasi – Pengesah 1 dan 2

6.1.1 Modul Pengesah 1 dan 2
i. Pengesah 1 adalah Ketua Jabatan di tempat pemohon bertugas. Pengesah 1
perlu membuat pengesahan dalam tempoh 2 minggu sebelum permohonan
berkenaan dimajukan kepada Pengesah 2.
ii. Paparan berikut adalah apabila Pengesah 1, login ke akaun Pengesah 1.
iii. Pengesah 1 perlu klik butang senarai pengesahan untuk melihat senarai
permohonan tukar.

19
 Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru

iv. Pengesah 1 seterusnya perlu klik butang pengesahan untuk membuat

pengesahan dan paparan seperti dibawah akan dipaparkan.

v. Jika lebih dari satu permohonan yang wujud sistem akan mempaparkan
kesemua permohonan seperti dibawah.
vi. Bagi Pengesah 2 terutamanya JPN, semua permohonan yang memohon keluar
dari negeri JPN berkenaan akan dipaparkan. Semua permohonan ini perlu
disahkan oleh pihak JPN, bagi memastikan permohonan berkenaan sampai ke
BPSM.

20
 Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru

vii. Maklumat permohonan akan dipaparkan seperti di atas. Pengesah 1 atau 2 perlu
klik nama pemohon dan membuat pengesahan sama ada menyokong atau tidak
permohonan berkenaan. Pengesahan yang dibuat membolehkan permohonan
berkenaan akan sampai kepada Pelulus di BPSM.
viii. Jika pengesah 1 atau 2 tidak membuat pengesahan di dalam tempoh yang
diberikan permohonan berkenaan tidak akan sampai ke Pelulus di BPSM. BPSM
hanya akan memproses permohonan yang telah mendapat pengesahan dari
kedua-dua peringkat pengesahan.

ix. Paparan dibawah adalah paparan yang membolehkan Pengesah 1 atau 2

melihat semua maklumat permohonan yang telah diisi oleh pemohon.
x. Pengesah 1 atau 2 perlu memastikan maklumat yang diberikan adalah tepat,
lengkap dan benar.
xi. Seterusnya Pengesah 1 atau 2 perlu membuat catatan(jika perlu) di ruang
catatan
xii. Kemudian Klik butang Status Permohonan untuk membuat sokongan dengan
memilih sama ada SAP(Sokong Ada Pengganti), STP(Sokong Tanpa
Pengganti), SPK(Sokong Pengganti Hantar Kemudian) atau TS (Tidak
Disokong).
xiii. Kemudian Pengesah perlu Klik butang perakuan bahawa semua maklumat
yang diberikan adalah benar.

21
 Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru

xiv. Akhirnya
Pengesah perlu
Klik butang DIPERAKUI untuk memastikan permohonan dihantar ke peringkat
kelulusan.

22
 Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru

i. Berikut adalah carta aliran proses permohonan bagi maklumat tambahan

pemohon dan pengesah. Untuk maklumat lanjut berkenaan Pengesah 1 dan
Pengesah 2 sila rujuk Lampiran A.

PROSES TEMPOH MASA

Pemohon membuat permohonan 1 Bulan

(1 – 30 April)

Pengesah 1 membuat pengesahan 14 Hari

( 2- 15 Mei )

Pengesah 2 membuat pengesahan 14 Hari

(16-31 Mei)

Proses Kelulusan Di BPSM 14 Hari

(1 – 14 Jun )

Keputusan Permohonan 7 Hari

(15 – 23 Jun )

Arahan Pertukaran (1 Julai )

Peringatan : Permohonan yang gagal boleh membuat permohonan semula

pada sessi Julai yang akan dibuka mulai 1 Julai 2011. ID Pengguna dan
katalaluan yang sama boleh digunakan semula.

23
 Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru

BAB 7Perkhidmatan Dan Sokongan

7.1 Senarai Pegawai Untuk Dihubungi
Perkhidmatan dan sokongan bagi sistem ini adalah berterusan. Pengguna boleh menghubungi
pegawai yang bertanggungjawab sekiranya menghadapi masalah ketika menggunakan e-
Tukar Bukan Guru. Buat masa ini, pihak yang boleh dihubungi adalah seperti berikut:

BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA (BPSM)

No Nama Jawatan No Telefon E-mel

1. Encik Mohd Amin bin Penolong Setiausaha, 03-8872 1543 amin.nawawi@moe.gov.my

Nawawi BPSM

2. Puan Alia Aqilah Binti Penolong Setiausaha, 03-88847846 aqilah.othman@moe.gov.my

Othman BPSM

BAHAGIAN PENGURUSAN MAKLUMAT (BPM)

No Nama Jawatan No Telefon E-mel

1. Cik Nurul Amarriena Penolong Setiausaha, 03-8884 3575 amarriena.zul@moe.gov.my

binti Zulkarnain Unit Aplikasi Generik
& Sokongan, BPM

24
 LAMPIRAN A

Mula

P E M O H O N P E M O H O N

SMT/ SBP/SB SABK SEK SEK SRPK/ BTPN/ MATRIK 1. IPG JNJK AUDIT PPD JPN BAHAGI SEKOLA SEK
SMV/ PI/SK/S SENI SUKAN SMPK PKG 2. ELTC SEKOLA AN H BIMBIN
PPA BT/SMS H HARIAN GAN
JALINA
N KASIH

P E N G E S A H 1 P E N G E S A H 1 P E N G E S A H 1

PENGET PENGET GURU PENGET GURU GURU PEGAW PENGA PENGA PEGAW PEGAW PEGAW PENGA SETIAUS GURU GURU
UA UA BESAR/ UA BESAR/ BESAR/ AI RAH RAH AI AI AI RAH AHA/ BESAR BESAR/
PENGET PENGET PENGET BTPN MATRIK 1. IPG JNJK AUDIT PPD JPN PENGA PENGET PENGET
UA UA UA NEGERI ULASI 2. ELTC NEGERI SEKOLA RAH UA UA
H BAHAGI
AN

P E N G E S A H 2 P E N G E S A H 2 P E N G E S A H 2

PENGA PENGA PENGA PENGA PENGA PENGA PENGA PENGA REAKTO KETUA SUB PENGA TIADA TIADA PENGA BAHAGI
RAH RAH RAH RAH RAH RAH BP RAH RAH R NAZIR BAHAGI RAH RAH AN
BPTV BPSBPS JPN BHG BHG KHAS BAHAGI BAHAGI IPG AN JPN JABATA PENGU
K KOKURI SUKAN AN AN INDUK AUDIT N RUSAN
KULUM TEKNOL MATRIK SEKOLA PELAJA SEKOLA
DAN OGI ULASI H RAN H
KESENI PENDIDI NEGERI HARIAN
AN KAN

BPSM Tamat

P EL U L U S

CARTA ALIRAN PROSES PERMOHONAN E-TUKAR BUKAN GURU

25BAGI PEMOHON YANG BERKHIDMAT DI BAHAGIAN-BAHAGIAN KEMENTERIAN ATAU
SETIAP PERMOHONAN PERLU MENDAPAT PENGESAHAN DARI PENGESAH 1 DAN PENGESAH 2.
JABATAN PELAJARAN NEGERI PENGESAHAN DILAKUKAN OLEH PENGESAH 1 SAHAJA SEBELUM PERMOHONAN DIHANTAR KE BPSM.
Kemaskini sehingga 8 April 2020