Manual Pengguna

Sistem E-Tukar Bukan Guru

MANUAL PENGGUNA
SISTEM PENGURUSAN PERTUKARAN
KAKITANGAN BUKAN GURU KEMENTERIAN
PENDIDIKAN MALAYSIA
( e-Tukar Bukan Guru)

Disediakan oleh:
Bahagian Pengurusan Sumber Manusia
dan
Bahagian Pengurusan Maklumat

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru

PENDAHULUAN
Manual ini disediakan khas bagi kegunaan kakitangan Kementerian Pendidikan Malaysia sebagai
panduan dalam menggunakan Sistem Pengurusan Pertukaran Kakitangan Bukan Guru
Kementerian Pendidikan Malaysia (e-Tukar Bukan Guru).

Ia mengandungi panduan lengkap beserta skrin antara muka sebenar e-Tukar Bukan Guru bagi
memberi penjelasan yang lebih mudah difahami dan diaplikasi oleh pengguna. Ia juga merupakan
rujukan awal bagi pengguna mengenalpasti kaedah penggunaan e-Tukar Bukan Guru yang betul
dan berkesan.

Semoga manual pengguna ini dapat membantu pengguna membuat permohonan secara atas
talian.

Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru

KANDUNGAN
BAB 1 Pengenalan
1.1

Tujuan

1.2

Skop

1.3

Objektif

1.4

Keterangan modul

1.5

Kategori pengguna

BAB 2 Pemasangan
2.1

Keperluan sistem

2.2

Pemasangan sistem

BAB 3 Ciri-ciri Aplikasi

3.1

Ciri keselamatan

3.2

Keselamatan katalaluan

3.3

Keselamatan sesi

3.4

Panduan keselamatan

BAB 4 MemulakanAplikasi
4.1

PanduanPengguna

4.2

Menentukan Paparan Skrin

4.3

Menghalang Pop-up Window

10

BAB 5 Penggunaan Aplikasi Pemohon

5.1

Log Masuk ke e-Tukar Bukan Guru

11-12

5.2

Tukar Kata Laluan

13

5.3

Modul Permohonan

18

BAB 6 Penggunaan Aplikasi Pengesah 1 dan Pengesah 2

6.1

Modul Pengesah 1 dan Pengesah 2

19-22

BAB 7 PerkhidmatandanSokongan
7.1

Senarai Pegawai Untuk Dihubungi

23

LAMPIRAN

Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru

BAB 1Pengenalan
1.1

Tujuan
e-Tukar Bukan Guru adalah sistem pengurusan pertukaran kakitangan bukan guru di
Kementerian Pendidikan Malaysia. Sistem ini dibangunkan bagi tujuan membuat urusan
pertukaran dan menyimpan data-data permohonan pertukaran kakitangan secara lebih efisien
dan efektif.

1.2

Skop
i.

Pengumpulan maklumat pemohon yang terdiri dari pelbagai skim dan gred; dan

ii. Penghasilan laporan bagi maklumat-maklumat yang berkaitan dengan urusan

permohonan.
1.3

Objektif
e-Tukar Bukan Guru dibangunkan bagi memenuhi objektif seperti berikut :
i.

Menyediakan Sistem Permohonan Pertukaran Bukan Guru Secara AtasTalian;

iii. Memproses permohonan pertukaran secara sistematik dan efisyen melalui pengkalan
data berpusat; dan
iv. Memendekkan tempoh pemprosesan permohonan pertukaran.

Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru

1.4

Keterangan modul
Terdapat 8 modul utama dalam e-Tukar Bukan Guru:
BIL

MODUL

PENERANGAN

1.

Modul Permulaan

2.

Modul Iklan

3.

Modul Permohonan

4.

Modul Pengesah 1

5.

Modul Pengesah 2

Modul ini digunakan oleh Pengesah 2 yang terdiri di kalangan

Pengarah/Setiausaha Bahagian di peringkat Jabatan
Pendidikan Negeri atau Bahagian-bahagian di Kementerian
Pelajaran.

6.

Modul Kelulusan

7.

Modul Laporan

8.

Modul Pentadbir

Modul ini adalah modul yang digunakan oleh pihak BPSM

bagi urusan kelulusan pertukaran di antara negeri atau di
antara bahagian.
Modul ini digunakan oleh BPSM bagi urusan laporan
permohonan mengikut kategori jawatan, negeri dan bulan
permohonan. Lain-lain laporan juga disediakan seperti
laporan calon Berjaya, calon gagal dan lain-lain.
Modul ini digunakan oleh pentadbir sistem iaitu pihak BPSM

Modul ini digunakan oleh BPSM bagi pengemaskinian

maklumat kekosongan jawatan.
Modul ini adalah modul yang digunakan oleh BPSM untuk
mengeluarkan Iklan permohonan pertukaran
Modul ini digunakan bagi pemohon yang terdiri daripada
kakitangan bukan guru yang berhasrat membuat permohonan
pertukaran
Modul ini digunakan oleh Pengesah 1 yang terdiri di kalangan
Pengetua/Gurubesar/Pengawai/Pengarah/Setiausaha
Bahagian yang melaksanakan tugas sebagai ketua jabatan
bagi pemohon.

Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru

1.5

Kategori Pengguna
Terdapat tiga(3) kategori utama pengguna e-Tukar Bukan Guru seperti yang dinyatakan
dalam jadual berikut:

BIL.
1.

KATEGORI
Pentadbir Sistem

TAHAP CAPAIAN
Memiliki tahap capaian sepenuhnya bagi mengubahsuai
sistem, mencapai dan mengemaskini data. Pentadbir
juga bertanggungjawab menyelesaikan masalah teknikal
yang dihadapi oleh pengguna sistem.

2.

Pengurusan
-

Pelulus

Melaksanakan proses kelulusan

Pengesah 1

Membuat pengesahan sama ada menyokong atau

atau 2
-

Pendaftar

tidak menyokong permohonan pertukaran.

-

Mendaftarkan kekosongan jawatan yang ada.

Operasi

Membuat permohonan pertukaran

- Pemohon

Mengemaskini data permohonan sebelum tarikh tutup

Kekosongan
3.

permohonan dan selagi permohonan belum dihantar.

Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru

BAB 2 Pemasangan
2.1

Keperluan sistem
2.1.1 Perkakasan :
i.

Keperluan minimum Pentium II ++

ii.

Tetikus.

iii.

Papan kekunci.

iv.

Rangkaian internet.

v.

Kad rangkaian dan alat-alat rangkaian yang lain.

vi.

Pencetak

vii.

Pengimbas

2.1.2 Perisian :

2.2

i.

Internet Explorer 7 ke atas.

ii.

Windows XP ke atas.

iii.

Skrin resolusi 1024 x 768

iv.

Java Runtime Environment

v.

Adobe Reader

Pemasangan sistem
e-Tukar Bukan Guru merupakan sistem berasaskan web dan memerlukan pelayar web
Internet

Explorer.

Alamat

URL

bagi

e-Tukar

Bukan

Guru

ialah

http://apps5.moe.gov.my/etukar

Sila rujuk langkah-langkah memulakan e-Tukar Bukan Guru dalam Bab 4 untuk maklumat
lanjut.

Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru

BAB 3 Ciri-ciri Aplikasi

3.1

Ciri-ciri Keselamatan
e-Tukar Bukan Guru dilengkapi dengan ciri-ciri keselamatan yang terjamin. Antara fungsi
keselamatan dalam e-Tukar Bukan Guru adalah:

3.2

Nama Pengguna dan Kata Laluan

Data disimpan secara automatik di server KPM.

Sesi ditamatkan secara automatik sekiranya sistem tidak aktif.

Keselamatan katalaluan
Untuk mencapai e-Tukar Bukan Guru, pengguna perlu memasukkan kata laluan terlebih
dahulu. Sekiranya individu tidak memiliki ID pengguna dan kata laluan yang didaftarkan,
akses adalah tidak dibenarkan.

3.3

Keselamatan Sesi
Sekiranya sistem tidak aktif dalam masa lebih dari 15 minit, pengguna akan dilog keluar
secara automatik. Pengguna perlu log semula untuk mencapai sistem.

3.4

Panduan Keselamatan
Untuk memastikan keselamatan data-data yang disimpan di dalam e-Tukar Bukan Guru
adalah terjamin, pengguna perlu mematuhi panduan keselamatan yang tertentu selain dari
ciri-ciri keselamatan yang sedia ada dalam e-Tukar Bukan Guru.
Antara perkara yang perlu dipatuhi adalah:
i.

Gunakan kata laluan yang tidak mudah diteka dan elakkan daripada mempunyai
ID pengguna dan kata laluan yang sama.

ii. Rahsiakan kata laluan daripada pihak lain.

iii. Pastikan log keluar daripada sistem apabila tidak menggunakan sistem.

Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru

BAB 4 Memulakan Aplikasi

4.1

Panduan Pengguna
i.

Anda dinasihatkan menggunakan pelayar internet Microsoft Internet Explorer versi 7 ke

atas. Aplikasi ini dibangunkan dan diuji sepenuhnya menggunakan pelayar internet
berkenaan.

ii. Sekiranya tiada apa - apa yang berlaku setelah anda menggunakan pelayar internet yang
dicadangkan seperti skrin log masuk ke aplikasi e-Tukar Bukan Guru tidak dipaparkan,
semak penghalang popup pada pelayar internet anda. Rujuk Perenggan 4.3 untuk
maklumat lanjut.
4.2

Menentukan paparan skrin.

i.

Klik kanan di skrin

ii. Pilih Properties

iii. Pilih tab Settings

Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru

iv. Tukar paparan skrin kepada 1024 x 768 pixel

v. Klik butang Apply dan kemudian klik butang OK.

4.3

Menghalang Pop-Up Window.

i.

Buka web browser Internet Explorer.

ii. Taip alamat http://apps5.moe.gov.my/etukar/

iii. Tekan Enter.
iv. Klik pada ikon "blocked". Seterusnya pilih Always allow pop-ups from www.moe.gov.my
dan pilih Always allow pop-ups from apps5.moe.gov.my

10

Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru

BAB 5 Penggunaan Aplikasi Pemohon

5.1

Log masuk ke e-Tukar Bukan Guru

i.

Buka web browser Internet Explorer.

v. Taip alamat http://apps5.moe.gov.my/etukar/

ii. Tekan Enter.
iii. Masukkan ID Pengguna dan Kata Laluan.

iv. Jika ID Pengguna dan Kata Laluan adalah betul, skrin seperti dibawah akan dipaparkan.
Peringatan: Pengguna adalah diingatkan supaya menyediakan dokumen
selengkapnya yang telah diimbas di dalam format pdf/bitmap/jpeg.

11

Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru

v. Jika anda baru pertama kali, login sila daftar terlebih dahulu dengan Klik Login Kali
Pertama.

vi. Masukkan Nama penuh, nombor kad pengenalan, ID pengguna dan katalaluan. Kemudian
klik daftar
Peringatan : Pengguna adalah dinasihatkan menggunakan nombor kad
pengenalan sebagai ID Pengguna dan menggunakan sekurang-kurangnya
10 aksara bagi katalaluan.

12

Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru

vii. Sekarang anda boleh masuk semula menggunakan ID pengguna dan kata laluan tadi.
5.2

Tukar Kata Laluan:

i.

Klik Profil Pengguna

ii.

Klik butang Tukar Kata Laluan

Katalaluan mestilah sekurangkurangnya 10 aksara

Peringatan : Pengguna adalah dinasihatkan tidak mendedahkan ID

Pengguna dan Katalaluan kepada mana-mana pihak.
iii. Skrin seperti berikut akan dipaparkan selepas maklumat berjaya dikemaskini.

13

Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru

5.3

Modul Permohonan
Klik Modul Permohonan dalam Senarai Menu:

5.3.1

Tab Peribadi
i.

Klik butang Mohon untuk membuat permohonan tukar.

ii.
Skrin seperti berikut akan dipaparkan. Maklumat Tab Peribadi perlu
dilengkapkan oleh pemohon.

iii.
Maklumat-maklumat lain di dalam Tab Peribadi adalah Alamat Tetap,
Alamat Surat Menyurat, Status Perkahwinan, dan Maklumat Pasangan
Suami/Isteri.
iv.
Untuk ruangan Status Perkahwinan sijil nikah yang telah di imbas ke dalam
format pdf/jpeg/bitmap perlu di muat naik.
v.
Akhir sekali pemohon perlu klik butang Simpan untuk menyimpan maklumat
di Tab Peribadi.
vi.
Maklumat Pasangan Suami/Isteri juga wajib diisi. Setiap pemohon perlu
mendapat persetujuan pasangan sebelum Klik butang PERSETUJUAN
PASANGAN.
Peringatan : Semua maklumat yang mempunyai tanda * adalah maklumat
penting yang wajib diisi oleh pengguna

14

Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru

5.3.2

Tab Perkhidmatan
i.

Klik Tab Perkhidmatan di dalam Modul Permohonan. Melalui Tab ini

semua maklumat perkhidmatan seperti nama jawatan, tarikh lantikan, tarikh

pengesahan dalam perkhidmatan, dan tarikh berkhidmat ditempat sekarang perlu
dilengkapkan. Pemohon perlu memastikan semua maklumat yang diberikan adalah
sah. Sebarang pemalsuan maklumat atau dokumen akan menyebabkan permohonan
tidak akan dipertimbangkan.

ii.

Setelah semua maklumat dilengkapkan di dalam Tab Perkhidmatan klik

butang Simpan untuk menyimpan maklumat berkenaan.

15

Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru

5.3.3

Tab Asas Permohonan

i.

Klik Tab Asas Permohonan dan lengkapkan semua maklumat yang

berkaitan. Semua dokumen berkaitan asas permohonan juga perlu dimuat
naik. Seterusnya klik butang Simpan.
Peringatan :Semua asas permohonan tukar perlu di muat naik bersamasama dokumen yang telah diimbas di dalam format pdf/bitmap/jpeg.

ii.
Di dalam Tab Permohonan juga terdapat pilihan Asas Permohonan yang lain
seperti dipaparan berikut.

16

Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru

5.3.4

Tab Tempat Dipohon

i.

Klik Tab Tempat Permohonan dan pemohon boleh memilih tiga tempat
yang dipohon untuk bertukar.Seterusnya klik butang Simpan.

5.3.5

Tab Pengakuan Pemohon.

Butang
Hantar

i.

Klik Tab Pemohonan dan skrin seperti berikut dipaparkan.

ii.

Klik HANTAR untuk memastikan permohonan dihantar ke Pengesah 1.

Peringatan : Butang HANTAR yang telah diklik akan memastikan
permohonan telah dihantar ke Pengesah 1.
Pengguna tidak boleh
membatalkan permohonan atau membuat sebarang kemaskini maklumat
selepas butang HANTAR diklik.

17

Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru

iii.

Setelah butang Hantar di klik, slip permohonan pertukaran akan kelihatan

seperti paparan berikut. Slip berkenaan boleh digunakan oleh pemohon untuk
simpanan sebagai bukti permohonan telah dibuat. Setiap slip mempunyai nombor
permohonan yang boleh dijadikan nombor rujukan permohonan
Maklumat bahawa permohonan
diajukan kepada Pengesah 1 dan
Pengesah 2 terlebih dahulu

Nombor permohonan pertukaran

Peringatan : Slip permohonan perlu dicetak atau disimpan oleh pemohon

untuk rujukan pada masa hadapan. Setiap slip mempunyai nombor unik
tersendiri iaitu nombor permohonan pertukaran.

18

Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru

BAB 6 Penggunaan Aplikasi Pengesah 1 dan 2

6.1.1

Modul Pengesah 1 dan 2

i.

Pengesah 1 adalah Ketua Jabatan di tempat pemohon bertugas. Pengesah 1

perlu membuat pengesahan dalam tempoh 2 minggu sebelum permohonan
berkenaan dimajukan kepada Pengesah 2.

ii.

Paparan berikut adalah apabila Pengesah 1, login ke akaun Pengesah 1.

iii.

Pengesah 1 perlu klik butang senarai pengesahan untuk melihat senarai

permohonan tukar.

iv.

Pengesah 1 seterusnya perlu klik butang pengesahan untuk membuat

pengesahan dan paparan seperti dibawah akan dipaparkan.

19

Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru

v.

Jika lebih dari satu permohonan yang wujud sistem akan mempaparkan
kesemua permohonan seperti dibawah.

vi.

Bagi Pengesah 2 terutamanya JPN, semua permohonan yang memohon

keluar dari negeri JPN berkenaan akan dipaparkan. Semua permohonan ini
perlu disahkan oleh pihak JPN, bagi memastikan permohonan berkenaan
sampai ke BPSM.

vii.

Maklumat permohonan akan dipaparkan seperti di atas. Pengesah 1 atau 2

perlu klik nama pemohon dan membuat pengesahan sama ada menyokong
atau tidak permohonan berkenaan. Pengesahan yang dibuat membolehkan
permohonan berkenaan akan sampai kepada Pelulus di BPSM.

viii.

Jika pengesah 1 atau 2 tidak membuat pengesahan di dalam tempoh yang

diberikan permohonan berkenaan tidak akan sampai ke Pelulus di BPSM.
BPSM hanya akan memproses permohonan yang telah mendapat pengesahan
dari kedua-dua peringkat pengesahan.

20

Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru

ix.

Paparan dibawah adalah paparan yang membolehkan Pengesah 1 atau 2

melihat semua maklumat permohonan yang telah diisi oleh pemohon.

x.

Pengesah 1 atau 2 perlu memastikan maklumat yang diberikan adalah tepat,

lengkap dan benar.

xi.

Seterusnya Pengesah 1 atau 2 perlu membuat catatan(jika perlu) di ruang

catatan

xii.

Kemudian Klik butang Status Permohonan untuk membuat sokongan dengan

memilih sama ada SAP(Sokong Ada Pengganti), STP(Sokong Tanpa
Pengganti), SPK(Sokong Pengganti Hantar Kemudian) atau TS (Tidak
Disokong).

xiii.

Kemudian Pengesah perlu Klik butang perakuan bahawa semua maklumat

yang diberikan adalah benar.

xiv.

Akhirnya Pengesah perlu Klik butang DIPERAKUI untuk memastikan

permohonan dihantar ke peringkat kelulusan.

21

Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru

i.

Berikut adalah carta aliran proses permohonan bagi maklumat tambahan

pemohon dan pengesah. Untuk maklumat lanjut berkenaan Pengesah 1 dan
Pengesah 2 sila rujuk Lampiran A.

PROSES

TEMPOH MASA

Pemohon membuat permohonan

1 Bulan
(1 30 April)

Pengesah 1 membuat pengesahan

14 Hari
( 2- 15 Mei )

Pengesah 2 membuat pengesahan

14 Hari
(16-31 Mei)

Proses Kelulusan Di BPSM

14 Hari
(1 14 Jun )

Keputusan Permohonan

7 Hari
(15 23 Jun )

Arahan Pertukaran

(1 Julai )

Peringatan : Permohonan yang gagal boleh membuat permohonan semula

pada sesi Julai yang akan dibuka mulai 1 Julai 2011. ID Pengguna dan
katalaluan yang sama boleh digunakan semula.

22

Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru

BAB 7Perkhidmatan Dan Sokongan

7.1

Senarai Pegawai Untuk Dihubungi

Perkhidmatan dan sokongan bagi sistem ini adalah berterusan. Pengguna boleh
menghubungi pegawai yang bertanggungjawab sekiranya menghadapi masalah ketika
menggunakan e-Tukar Bukan Guru. Buat masa ini, pihak yang boleh dihubungi adalah seperti
berikut:
No

Nama

Jawatan

No Telefon

E-mel

1.

Encik Mohd Amin bin

Penolong Setiausaha

03-8872 1543

amin.nawawi@moe.gov.my

Penolong Setiausaha

03-8872 1519

ruzaimee.abdrashid@moe.

Nawawi
2.

Encik Ahmad
Ruzaimee bin Abdul

gov.my

Rashid
3.

4.

Puan Kholijah binti

Pegawai Teknologi

Norbib

Maklumat

Encik Adam bin Che

Penolong Pegawai

Husin

Teknologi Maklumat

03-8884 3678

kholijah.norbib@moe.gov.
my

23

03-8884 3674

adam.husin@moe.gov.my

LAMPIRAN A
Mula

P E M O H O N

SMT/
SMV/
PPA

SBP/SBPI
/SK/SBT/
SMS

SABK

SEK SENI

SEK
SUKAN

SRPK/
SMPK

BTPN/
PKG

GURU
BESAR/
PENGETUA

GURU
BESAR/
PENGETUA

P E N G E S A H 1
PENGETUA

PENGETUA

GURU
BESAR/
PENGETUA

PENGARAH
BPSBPSK

PENGARAH
BPI

IPG

JNJK

PEGAWAI
BTPN
NEGERI

PENGARAH
MATRIKULASI

PENGARAH
IPG

PEGAWAI
JNJK
NEGERI

P E N G E S A H 2
PENGARAH BHG
KOKURIKULUM
DAN KESENIAN

PENGARAH
BHG
SUKAN

PENGARAH
BP KHAS

PENGARAH
BAHAGIAN
TEKNOLOGI
PENDIDIKAN

PENGARAH
BAHAGIAN
MATRIKULASI

AUDIT
SEKOLAH

PPD

JPN

BAHAGIAN

SEKOLAH
HARIAN

P E N G E S A H 1

P E N G E S A H 1
PENGETUA

P E N G E S A H 2
PENGARAH
BPTV

MATRIK

P E M O H O N

REAKTOR
IPG
INDUK

BPSM

KETUA
NAZIR

PEGAWAI
AUDIT
SEKOLAH

PEGAWAI
PPD

PENGARAH
JPN

P E N G E S A H
SUB
PENGARAH
2
BAHAGIAN
AUDIT
SEKOLAH

TIADA

JPN

SETIAUSAHA/
PENGARAH
BAHAGIAN

TIADA

GURU
BESAR
PENGETUA

PENGARAH J
JABATAN
PENDIDIKAN
NEGERI

Tamat

P EL U L U S
CARTA ALIRAN PROSES PERMOHONAN E-TUKAR BUKAN GURU
SETIAP PERMOHONAN PERLU MENDAPAT PENGESAHAN DARI PENGESAH 1 DAN PENGESAH 2.24
BAGI PEMOHON YANG BERKHIDMAT DI BAHAGIAN-BAHAGIAN KEMENTERIAN ATAU
JABATAN PENDIDIKAN NEGERI PENGESAHAN DILAKUKAN OLEH PENGESAH 1 SAHAJA SEBELUM PERMOHONAN DIHANTAR KE BPSM.