LAMPIRAN 1

GARIS PANDUAN
SISTEM PENGURUSAN PERKHIDMATAN KAUNSELING (e2PK)

PENDAHULUAN

Sistem pengurusan maklumat merupakan satu alternatif utama dalam pengurusan

data bagi mengumpul, menyaring, menganalisis dan melapor data maklumat.
Sistem Pengurusan Perkhidmatan Kaunseling (e2PK) adalah satu inovasi
menggunakan sepenuhnya aplikasi sistem data maklumat (ICT) berasaskan input
Perkhidmatan psikologi dan Kaunseling yang digunapakai oleh kaunselor organisasi
dan ketua jabatan di bahagian-bahagian KPM, Jabatan Pendidikan Negeri, Pejabat
Pendidikan Daerah, Institut Pendidikan Guru Kampus, Kolej Matrikulasi, Politeknik dan
Kolej Komuniti.

Justeru itu, Bahagian Psikologi dan Kaunseling, (BPsK) KPM telah mengambil inisiatif
untuk menjadikan sistem ini ditadbir secara atas talian (online) dan ditadbir menerusi
sistem data berpusat yang dikawal selia oleh Bahagian Pengurusan Maklumat (BPM)
bersama-sama Bahagian Psikologi dan Kaunseling Kementerian Pendidikan
Malaysia.

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB

Pengarah Bahagian (BPsK, BPLTV, IPGM, Bahagian Matrikulasi, IAB, ELTC, IPGK, Kolej
Matrikullasi, Politeknik, dan Kolej Komuniti), Pengarah Pendidikan Negeri/ Pegawai
Pendidikan Daerah
1. Menerima laporan analisis data dan maklumat yang dijalankan oleh
kaunselor organisasi di bawah pentadbiran masing-masing.
2. Membantu dan menyedia fasiliti berkaitan komputer dan talian internet di
Unit Psikologi dan Kaunseling di bawah pentadbiran masing-masing.

Pentadbir Utama Sistem di Bahagian Psikologi dan Kaunseling, (BPsK) KPM

1. Mendaftar kaunselor organisasi sebagai pengguna sistem di bawah
pentadbiran Bahagian Psikologi dan Kaunseling, KPM.
2. Mendaftar ketua jabatan sebagai pengguna sistem di bahagian-bahagian
KPM.
3. Mendaftar pegawai meja perkhidmatan dan pegawai meja tatatertib
sebagai pengguna sistem di bahagian KPM sahaja.

1
 LAMPIRAN 1

4. Menyelaras taklimat latihan pengguna sistem kepada semua kaunselor

organisasi, ketua jabatan dan pegawai meja di bawah pentadbiran
Kementrian Pendidikan Malaysia.
5. Mentadbir, memantau, dan menyelaras MODUL PROFIL KAUNSELOR, MODUL
PERKHIDMATAN KAUNSELING, MODUL PSIKOMETRIK, MODUL RUJUKAN DAN
JANJI TEMU, DAN MODUL LAPORAN ANALISIS di bawah pentadbiran Bahagian
Psikologi dan Kaunseling, KPM.
6. Menerima dan memaklumbalas aduan berkaitan sistem di bawah
pentadbiran Bahagian Psikologi dan Kaunseling, KPM.
7. Menjadi pegawai utama yang berhubungan dengan pegawai di Bahagian
Pengurusan Maklumat (BPM) berkaitan aduan, teknikal sistem dan lain-lain
berkaitan.

Kaunselor Kanan Bahagian (BPsK, Bahagian Matrikulasi, IPGM, BPLTV, ELTC dan IAB
1. Melapor, memaskini dan mengambil tindakan bagi fungsi individu pada
semua modul sistem iaitu, MODUL PROFIL KAUNSELOR, MODUL PENGURUSAN
KAUNSELOR, MODUL PERKHIDMATAN KAUNSELING, MODUL PSIKOMETRIK,
MODUL RUJUKAN DAN JANJI TEMU, DAN MODUL LAPORAN ANALISIS.
2. Menyediakan laporan maklumbalas sesi bagi klien rujukan kepada ketua
jabatan (jika diminta).

Ketua Unit dan Kaunselor Organisasi Negeri di Unit Psikologi dan Kaunseling JPN
1. Mendaftar kaunselor organisasi daerah sebagai pengguna sistem di bawah
pentadbiran Jabatan Pendidikan Negeri masing-masing.
2. Mendaftar ketua jabatan sebagai pengguna sistem di JPN, PPD dan Sekolah
di bawah pentadbiran Jabatan Pendidikan Negeri masing-masing.
3. Mendaftar pegawai meja perkhidmatan dan pegawai meja tatatertib
sebagai pengguna sistem di JPN sahaja.
4. Menyelaras taklimat latihan pengguna sistem kepada kaunselor daerah,
ketua jabatan dan pegawai meja di bawah pentadbiran Jabatan
Pendidikan Negeri masing-masing.
5. Melapor, memaskini dan mengambil tindakan bagi fungsi individu pada
semua modul sistem iaitu, MODUL PROFIL KAUNSELOR, MODUL PENGURUSAN
KAUNSELOR, MODUL PERKHIDMATAN KAUNSELING, MODUL PSIKOMETRIK,
MODUL RUJUKAN DAN JANJI TEMU, DAN MODUL LAPORAN ANALISIS.
6. Menyediakan laporan maklumbalas sesi bagi klien rujukan kepada ketua
jabatan (jika diminta)
7. Mentadbir, memantau, dan menyelaras MODUL PROFIL KAUNSELOR, MODUL
PERKHIDMATAN KAUNSELING, MODUL PSIKOMETRIK, MODUL RUJUKAN DAN
JANJI TEMU, DAN MODUL LAPORAN ANALISIS di bawah pentadbiran Jabatan
Pendidikan Negeri masing-masing.

2
 LAMPIRAN 1

8. Menerima dan memaklumbalas aduan berkaitan sistem di bawah

pentadbiran Jabatan Pendidikan Negeri masing-masing.

Kaunselor Organisasi Daerah di Unit Psikologi dan Kaunseling PPD

1. Membantu Kaunselor Organisasi Negeri mendaftar ketua jabatan sebagai
pengguna sistem di PPD dan Sekolah di bawah pentadbiran Pejabat
Pendidikan Daerah masing-masing.
2. Membantu Kaunselor Organisasi Negeri menyelaras taklimat latihan
pengguna sistem kepada kaunselor daerah, ketua jabatan dan pegawai
meja di bawah pentadbiran Pejabat Pendidikan Daerah masing-masing.
3. Melapor, memaskini dan mengambil tindakan bagi fungsi individu pada
semua modul sistem iaitu, MODUL PROFIL KAUNSELOR, MODUL PENGURUSAN
KAUNSELOR, MODUL PERKHIDMATAN KAUNSELING, MODUL PSIKOMETRIK,
MODUL RUJUKAN DAN JANJI TEMU, DAN MODUL LAPORAN ANALISIS.
4. Menyediakan laporan maklumbalas sesi bagi klien rujukan kepada ketua
jabatan (jika diminta)
5. Menerima dan memaklumbalas aduan berkaitan sistem di bawah
pentadbiran Pejabat Pendidikan Daerah masing-masing.

Kaunselor Organisasi atau Pegawai Psikologi di Unit Psikologi dan Kaunseling (IPGK,
Kolej Matrikullasi, Politeknik, dan Kolej Komuniti)
1. Melapor, memaskini dan mengambil tindakan bagi fungsi individu pada
semua modul sistem iaitu, MODUL PROFIL KAUNSELOR, MODUL PENGURUSAN
KAUNSELOR, MODUL PERKHIDMATAN KAUNSELING, MODUL PSIKOMETRIK, DAN
MODUL LAPORAN ANALISIS.

Ketua Jabatan (Bahagian-bahagian KPM, JPN, PPD dan Sekolah)

1. Memberi taklimat kepada semua staf di bawah petadbiran masing-masing,
berkaitan kemudahan sistem khususnya cara membuat JANJI TEMU untuk
berjumpa kaunselor.
2. Merujuk staf di bawah pentadbiran masing-masing kepada kaunselor
organisasi di Bahagian, JPN dan PPD.
3. Melihat status tindakan yang telah diambil oleh kaunselor dan berhak
mendapatkan maklumbalas sesi klien (staf yang dirujuk).
4. Peranan ketua jabatan pada sistem ini terdiri darpada;
a. Pengarah, atau Setiausaha Bahagian di bahagian-bahagian KPM
b. Pengarah, Timbalan-timbalan pengarah, dan ketua-ketua sektor di JPN
c. Pegawai dan Timbalan Pegawai di PPD
d. Guru Besar dan Pengetua di sekolah.

3
 LAMPIRAN 1

Pegawai Meja Perkhidmatan (Bahagian KPM, dan JPN)

1. Mengambil dan melapor tindakan semasa bagi staf yang dirujuk oleh ketua
jabatan di Bahagian-bahagian KPM, JPN, PPD dan Sekolah.
2. Peranan pegawai meja pada sistem ini terdiri daripada;
a. Pegawai meja Perkhidmatan di Bahagian KPM
b. Pegawai meja Tatatertib di Bahagian KPM
c. Pegawai meja Perkhidmatan di JPN
d. Pegawai meja Tatatertib di JPN

4
 LAMPIRAN 1

MANUAL PENGGUNA
SISTEM PENGURUSAN PERKHIDMATAN KAUNSELING (e2PK)

KAUNSELOR

1. MENU UTAMA

1.1. Log Masuk

i. Taip URL sistem: https://e2pk.moe.gov.my.

ii. Masukkan ID Pengguna dan Kata Laluan, kemudian klik butang .

iii. Laman utama akan memaparkan menu-menu bagi semua modul dalam
sistem e2PK.

5
 LAMPIRAN 1

2. MODUL PROFIL KAUNSELOR

Profil Individu
2.1 Papar Profil

i. Klik pada menu Profil Individu > Papar Profil

ii. Klik pada butang dan lengkapkan maklumat Profil Kaunselor.

6
 LAMPIRAN 1

iii. Kemudian, klik butang untuk mengemaskini maklumat tersebut.

iv. Klik pada butang untuk mencetak Maklumat Profil Kaunselor/

Pegawai Psikologi.

2.2 Kemaskini Profil

i. Klik pada menu Profil Individu > Kemaskini Profil

ii. Kemudian, klik butang untuk mengemaskini maklumat Profil

Kaunselor.

2.3 Kompetensi Kaunselor

i. Klik pada menu Kompetensi Kaunselor.

ii. Lengkapkan maklumat kompetensi kaunselor kemudian klik butang .

7
 LAMPIRAN 1

3. MODUL PENGURUSAN KAUNSELOR

Pelaporan

3.1 Program/Aktiviti

i. Klik pada menu Pelaporan > Program/Aktiviti.

ii. Lengkapkan maklumat Program/Aktiviti, kemudian klik butang .

iii. Klik butang untuk melihat senarai Program/Aktiviti.

8
 LAMPIRAN 1

iv. Klik butang untuk mengemaskini maklumat Program/Aktiviti.

v. Kemudian, klik butang .

3.2. Minit Curai Mesyuarat

i. Klik pada menu Pelaporan > Minit Curai Mesyuarat.

ii. Lengkapkan maklumat Minit Curai Mesyuarat, kemudian klik butang .

iii. Klik butang untuk melihat senarai Program/Aktiviti.

9
 LAMPIRAN 1

iv. Klik butang untuk mengemaskini maklumat Program/Aktiviti.

v. Kemudian, klik butang .

3.3. Tugas Pelbagai

i. Klik pada menu Pelaporan > Tugas Pelbagai.

10
 LAMPIRAN 1

ii. Lengkapkan maklumat Tugas Pelbagai, kemudian klik butang .

iii. Klik butang untuk melihat senarai Tugas Pelbagai.

iv. Klik butang untuk mengemaskini maklumat Program/Aktiviti.

v. Kemudian, klik butang .

3.4. Senarai Pelaporan Pengurusan Kaunselor

i. Klik pada menu Senarai Pelaporan Pengurusan Kaunselor.

11
 LAMPIRAN 1

ii. Klik pada ikon untuk muat turun maklumat Pelaporan.

iii. Klik pada butang untuk muat turun Senarai Pelaporan

Pengurusan Kaunselor.

4. MODUL PERKHIDMATAN KAUNSELING

Khidmat Kaunseling
4.1. Sesi Individu

i. Klik pada menu Khidmat Kaunseling > Sesi Individu

12
 LAMPIRAN 1

ii. Masukkan No Kad Pengenalan klien kemudian klik butang untuk

menyemak maklumat klien yang telah wujud di dalam sistem.

iii. Klik ikon untuk mendaftar klien baharu bagi Sesi Individu.

iv. Isi maklumat peribadi klien kemudian klik butang .

v. Kemudian, klik butang .

vi. Pilih Tarikh Sesi, kemudian klik butang .

13
 LAMPIRAN 1

vii. Klik pada Nama Klien.

viii. Klik pada ikon untuk mengemaskini Laporan Sesi Individu.

ix. Lengkapkan Maklumat Sesi, Laporan Sesi dan Penilaian Sesi Individu.
Kemudian, klik butang .

x. Notifikasi berikut akan dipaparkan selepas maklumat berjaya disimpan.

14
 LAMPIRAN 1

xi. Untuk mencetak Laporan Sesi, Klik Nama Klien pada senarai Rekod Laporan Sesi
Individu.

xii. Laporan Sesi Individu akan dipaparkan.

4.2. Sesi Kelompok

i. Klik pada menu Khidmat Kaunseling > Sesi Kelompok

15
 LAMPIRAN 1

ii. Masukkan No Kad Pengenalan klien kemudian klik butang untuk

menyemak maklumat klien yang telah wujud di dalam sistem.

iii. Klik ikon untuk mendaftar klien baharu bagi Sesi

Kelompok.

iv. Isi maklumat peribadi klien kemudian klik butang .

v. Notifikasi berikut akan dipaparkan selepas maklumat berjaya disimpan.

16
 LAMPIRAN 1

vi. Klik pada ikon untuk menambah klien untuk sesi

kelompok.

vii. Masukkan No. Rujukan Kelompok (NO.KP KAUNSELOR / TAHUN SEMASA /

K(BILANGAN KELOMPOK TAHUN SEMASA) Contoh: 888888888888 / 2019
/ K01) dan Tarikh, kemudian tandakan √ pada lajur Pilih.

viii. Klik butang untuk mendaftar Sesi Kelompok bagi klien yang telah
dipilih.

ix. Lengkapkan maklumat Laporan Sesi Kelompok.

17
 LAMPIRAN 1

x. Kemudian klik butang .

xi. Klik ikon untuk menambah ahli sesi kelompok.

xii. Klik pada No. Rujukan Kelompok untuk mengemaskini maklumat Laporan Sesi
Kelompok.
xiii. Klik pada butang untuk melihat senarai rekod Sesi
Kelompok yang telah selesai pelaporan.

xiv. Klik pada No. Rujukan Kelompok untuk memuatturun Laporan Sesi Kelompok.

18
 LAMPIRAN 1

4.3. Senarai Klien Mendapatkan Perkhidmatan

i. Klik pada menu Senarai Klien Mendapatkan Perkhidmatan.

19
 LAMPIRAN 1

ii. Masukkan No Kad Pengenalan klien, kemudian klik butang untuk

menyemak maklumat klien yang mendapatkan sesi perkhidmatan.

iii. Klik pada Nama Klien.

iv. Kemudian, klik pada butang untuk memuatturun maklumat klien.

v. Klik pada ikon untuk memindahkan klien ke Arkib.

4.4. Arkib

i. Klik pada menu Arkib.

ii. Klik pada menu Meminta Aktif pada lajur Tindakan.

20
 LAMPIRAN 1

iii. Kemudian muatturun Surat Persetujuan Klien.

5. MODUL PSIKOMETRIK

5.1. Instrumen i2PK

i. Klik pada menu i2PK > Instrumen i2PK.

ii. Isi maklumat Profil Peribadi dan jawab semua soalan Instrumen i2PK.

21
 LAMPIRAN 1

iii. Tanda √ pada tab PENGESAHAN.

iv. Kemudian klik butang .

22
 LAMPIRAN 1

v. Mesej pengesahan akan dipaparkan.

vi. Kemudian, emel akan diterima oleh pengguna.

6. MODUL RUJUKAN DAN JANJI TEMU

A. PERANAN KETUA JABATAN

6.1. Log Masuk Modul Rujukan Klien

i. Taip URL sistem: https://e2pk.moe.gov.my.

23
 LAMPIRAN 1

ii. Klik pada menu Ketua Jabatan/Pegawai Meja.

iii. Masukkan ID Pengguna dan Kata Laluan, kemudian klik butang .

Modul Rujukan Klien/Pegawai

6.2. Daftar Kes Klien Rujukan

i. Klik pada menu Daftar Kes Klien Rujukan.

ii. Lengkapkan borang Daftar Kes Klien Rujukan, kemudian klik butang .

24
 LAMPIRAN 1

iii. Notifikasi berikut akan dipaparkan selepas maklumat berjaya disimpan.

iv. Klik ikon pada lajur KAUNSELING, PERKHIDMATAN atau TATATERTIB untuk
melihat Maklumat Rujukan Klien.

6.3. Senarai Klien Rujukan

i. Klik pada menu Senarai Klien Rujukan untuk melihat senarai klien rujukan.

25
 LAMPIRAN 1

ii. Klik pada lajur KAUNSELING, PERKHIDMATAN atau TATATERTIB untuk

melihat Maklumat Rujukan Klien.

B. PERANAN KAUNSELOR

6.4. Senarai Klien Rujukan

i. Klik pada menu Rujukan > Senarai Klien Rujukan.

ii. Klik pada Nama Klien untuk ke laman Pengemaskinian Klien Rujukan.
26
 LAMPIRAN 1

iii. Kemaskini Status Tindakan kes klien rujukan, kemudian klik butang .

6.5. Senarai Janji Temu Klien

i. Klik pada menu Janji Temu > Senarai Janji Temu Klien.

27
 LAMPIRAN 1

ii. Pilih Tahun, Tahun dan Bulan atau masukkan No Kad Pengenalan Klien,
kemudian klik butang .

iii. Klik pada Nama Klien untuk memuatturun Borang Temujanji Sesi yang telah
dihantar oleh klien.

28
 LAMPIRAN 1

C. PERANAN PEGAWAI MEJA UNIT PERKHIDMATAN

6.6. Log Masuk Modul Rujukan Klien

i. Taip URL sistem: https://e2pk.moe.gov.my.

ii. Klik pada menu Ketua Jabatan/Pegawai Meja.

iii. Masukkan ID Pengguna dan Kata Laluan, kemudian klik butang .

29
 LAMPIRAN 1

Modul Rujukan Klien/Pegawai

6.7. Senarai Klien Rujukan

iv. Klik pada menu Senarai Klien Rujukan.

v. Pilih Tempat Berkhidmat atau masukkan No Kad Pengenalan Klien, kemudian

klik butang .

vi. Klik pada Nama Klien untuk ke laman Pengemaskinian Rujukan Klien.

vii. Kemaskini Status Tindakan kes klien rujukan dan Maklum Balas Pegawai Meja,
kemudian klik butang .

D. PERANAN PEGAWAI MEJA UNIT TATATERTIB

6.8. Log Masuk Modul Rujukan Klien

i. Taip URL sistem: https://e2pk.moe.gov.my.

30
 LAMPIRAN 1

ii. Klik pada menu Ketua Jabatan/Pegawai Meja.

iii. Masukkan ID Pengguna dan Kata Laluan, kemudian klik butang .

Modul Rujukan Klien/Pegawai

6.9. Senarai Klien Rujukan

i. Klik pada menu Senarai Klien Rujukan.

ii. Pilih Tempat Berkhidmat klien, kemudian klik butang .

iii. Klik pada Nama Klien untuk ke laman Pengemaskinian Rujukan Klien.

31
 LAMPIRAN 1

iv. Kemaskini Status Tindakan kes klien rujukan dan Maklum Balas Pegawai Meja,
kemudian klik butang .

JANJI TEMU KAUNSELOR

6.10. Borang Temujanji Sesi

i. Klik pada menu Janji Temu Kaunselor.

ii. Isi maklumat Janji Temu Kaunselor kemudian klik butang .

iii. Notifikasi berikut akan dipaparkan selepas maklumat berjaya dihantar.

32
 LAMPIRAN 1

7. MODUL LAPORAN ANALISIS

7.1. Statistik Pengurusan Kaunselor

i. Klik pada menu Statistik Pengurusan Kaunselor.

ii. Klik ikon pada lajur Laporan Individu untuk menjana Laporan Pengurusan
Kaunselor bagi kaunselor individu.

iii. Pilih Tahun kemudian klik butang .

iv. Klik ikon untuk memuat turun laporan Statistik Tahunan Tugas
Pengurusan Kaunselor bagi kaunselor individu.

33
 LAMPIRAN 1

v. Klik ikon pada lajur Laporan Keseluruhan Organisasi / Negeri untuk

menjana Laporan Pengurusan Kaunselor bagi kaunselor di bahagian atau
negeri.

vi. Pilih Tahun dan Negeri/Bahagian, kemudian klik butang .

vii. Klik ikon untuk memuat turun laporan Statistik Tahunan Tugas
Pengurusan Kaunselor bagi kaunselor di bahagian atau negeri.

Statistik Perkhidmatan Psikologi dan Kaunseling

7.2. Analisis Sesi Pekhidmatan

i. Klik pada menu Statistik Perkhidmatan Psikologi dan Kaunseling > Analisis
Sesi Perkhidmatan.

34
 LAMPIRAN 1

ii. Klik ikon pada lajur Laporan Individu untuk menjana Laporan Analisis Sesi
Perkhidmatan bagi kaunselor individu.

iii. Pilih Tahun dan Jenis Sesi kemudian klik butang .

iv. Klik ikon untuk memuat turun laporan Laporan Analisis Sesi
Perkhidmatan bagi kaunselor individu.

v. Klik ikon pada lajur Laporan Organisasi / Negeri untuk menjana Laporan
Analisis Sesi Perkhidmatan bagi kaunselor di bahagian atau negeri.

35
 LAMPIRAN 1

vi. Pilih Tahun, Jenis Sesi dan Negeri/Bahagian kemudian klik butang .

vii. Klik ikon untuk memuat turun laporan Laporan Analisis Sesi
Perkhidmatan bagi kaunselor di bahagian atau negeri.

viii. Klik ikon pada lajur Laporan Keseluruhan Organisasi / Negeri untuk menjana
Laporan Analisis Sesi Perkhidmatan bagi kaunselor di keseluruhan bahagian
dan negeri.

36
 LAMPIRAN 1

ix. Pilih Tahun dan Jenis Sesi, kemudian klik butang .

x. Klik ikon untuk memuat turun laporan Laporan Analisis Sesi

Perkhidmatan bagi kaunselor di keseluruhan bahagian dan negeri.

7.3. Analisis Bilangan Klien

i. Klik pada menu Statistik Perkhidmatan Psikologi dan Kaunseling > Analisis
Bilangan Klien.

37
 LAMPIRAN 1

ii. Klik ikon pada lajur Laporan Individu untuk menjana Laporan Analisis
Bilangan Klien bagi kaunselor individu.

iii. Pilih Tahun dan Bulan kemudian klik butang .

iv. Klik ikon untuk memuat turun laporan Laporan Analisis Bilangan
Klien bagi kaunselor individu.

v. Klik ikon pada lajur Laporan Organisasi / Negeri untuk menjana Laporan
Analisis Bilangan Klien bagi kaunselor di bahagian atau negeri.

38
 LAMPIRAN 1

vi. Pilih Tahun, Bulan dan Negeri/Bahagian kemudian klik butang .

vii. Klik ikon untuk memuat turun laporan Laporan Analisis Bilangan
Klien bagi kaunselor di bahagian atau negeri.

viii. Klik ikon pada lajur Laporan Keseluruhan Organisasi / Negeri untuk menjana
Laporan Analisis Bilangan Klien bagi kaunselor di keseluruhan bahagian dan
negeri.

39
 LAMPIRAN 1

ix. Pilih Tahun dan Bulan, kemudian klik butang .

x. Klik ikon untuk memuat turun laporan Laporan Analisis Bilangan

Klien bagi kaunselor di keseluruhan bahagian dan negeri.

40