‫خطوات التخطيط لإلحالل الوظيفي‬

‫الخطوة األولى‪ :‬تقوم دائرة الموار البشرية بتحديد المناصب ‪ /‬الوظائف الرئيسة والموظفين الرئيسيين في‬
‫الشركة حسب النموذج التالي‪:‬‬

‫مالحظات‬ ‫المسؤول‬ ‫المنصب‬ ‫‪#‬‬

‫مدير عام‬ ‫‪.1‬‬
‫مدير مالي‬ ‫‪.2‬‬
‫مدير تطوير‬ ‫‪.3‬‬
‫مدير ‪IT‬‬ ‫‪.4‬‬
‫مدير موارد بشرية‬ ‫‪.5‬‬
‫مهندس مدني‬ ‫‪.6‬‬
‫محاسب رئيس‬ ‫‪.7‬‬
‫‪.8‬‬
‫‪.9‬‬
‫‪.10‬‬

‫الخطوة الثانية‪ :‬يتم تصميم استبيان ونموذج تقييم للمرشحين وتوزيعه على المدراء لتعبئته‬
‫الرئيسيين حسب النماذج التالية‪:‬‬

‫بسم اهلل الرحمن الرحيم‬

‫السادة‪ /‬المدراء ومدراء الدوائر األقسام المحترمين‪.‬‬

‫الموضوع‪ :‬خطة اإلحالل الوظيفي‬

‫تحية طيبة وبعد‪،،،‬‬
 ‫تقوم دائرة الموارد البشرية بعمل دراسة لإلحالل (التعاقب ) الوظيفي في الشركة ‪ -‬بمعنى‬
‫إيجاد الشخص البديل الذي يمكنه إشغال المنصب أو ينوب عنكم في حال تغيبكم عن العمل ألي‬
‫سبب من األسباب‪ ،‬وذلك لتجنب الفراغ والمخاطر التي يمكن أن تنشأ عن ذلك التغيب‪.‬‬

‫لذا نرجو من حضرتكم ترشيح اسم الشخص الذي ترونه مناسباً ويمكنه أن ينوب عنكم في‬
‫حال التغيب عن العمل ألي سبب من خالل تعبئة االستمارة المرفقة وإ رجاعها إلى دائرة الموارد‬
‫البشرية حتى تاريخ‪.............................:‬‬

‫وفي حال عدم وجود شخص مناسب من داخل الشركة يمكنه أن ينوب عنكم يرجى تعبئة القسم‬
‫األول والثاني والثالث‪ ،‬وارفاق المواصفات المطلوبة في الشخص لينوب عنكم في حال تغيبكم‪.‬‬

‫شاكرين لكم حسن تعاونكم‪6‬‬

‫وتفضلوا بقبول فائق االحترام والتقدير‬

‫دائرة الموارد البشرية‬

‫عبد الهادي قعقور‬

‫استبيان االحالل الوظيفي‬

‫القسم األول‪ :‬بيانات المدير‪/‬المسئول‬
‫العمر‬ ‫االسم‬
‫الفرع‬ ‫المسمى الوظيفي‬
‫القسم‬ ‫الدائرة‬
‫التخصص‬ ‫المؤهل العلمي‬
‫عدد سنوات الخبرة‬ ‫عدد سنوات الخبرة‬
‫الخارجية‬ ‫الداخلية‬

‫االقسم ألثاني‪ :‬هي أهم المهام والمسؤوليات الموكلة إليك ؟‬

‫‪.............................................................................................................................. .1‬‬
‫‪.............................................................................................................................. .2‬‬
‫‪.............................................................................................................................. .3‬‬
‫‪.............................................................................................................................. .4‬‬
 ‫‪.............................................................................................................................. .5‬‬
‫‪.............................................................................................................................. .6‬‬
‫‪.............................................................................................................................. .7‬‬
‫‪.............................................................................................................................. .8‬‬
‫‪.............................................................................................................................. .9‬‬
‫‪.............................................................................................................................. .10‬‬

‫القسم الثالث‪:‬ما هي المشاكل والمخاطر التي يمكن أن تنشأ في حال تغيبكم عن العمل ألي سبب كان ؟‬
‫‪.............................................................................................................................. .1‬‬
‫‪.............................................................................................................................. .2‬‬
‫‪.............................................................................................................................. .3‬‬
‫‪.............................................................................................................................. .4‬‬
‫‪.............................................................................................................................. .5‬‬
‫‪.............................................................................................................................. .6‬‬

‫القسم الرابع‪ :‬في حال تغيبكم عن العمل من هو الشخص الذي تراه مناسبا ُ وترشحه ليحل محلك؟‬

‫القسم الخامس‪ :‬بيانات المرشح؟‬

‫العمر‬ ‫األسم‬
‫الفرع‬ ‫المسمى الوظيفي‬
‫القسم‬ ‫الدائرة‬
‫التخصص‬ ‫المؤهل العلمي‬
‫عدد سنوات الخبرة‬ ‫عدد سنوات الخبرة‬
‫الخارجية‬ ‫الداخلية‬

‫القسم السادس‪ :‬ما هي أهم المهام والمسؤوليات الموكلة للمرشح؟‬

‫‪........................................................................................................................ .1‬‬
‫‪........................................................................................................................ .2‬‬
‫‪........................................................................................................................ .3‬‬
‫‪........................................................................................................................ .4‬‬
‫‪........................................................................................................................ .5‬‬

‫القسم السابع‪ :‬تقييم المرشح‬

‫‪..........................................................‬‬ ‫الترشيح من قبل‪:‬‬ ‫‪...........................................................‬‬ ‫اسم المرشح‪:‬‬

‫ممتاز‬ ‫جيد جداً‬

‫العالمة‬ ‫جيد‬ ‫مقبول‬
‫‪5‬‬ ‫‪4‬‬ ‫عناصر التقييم‬ ‫‪#‬‬ ‫‪#‬‬
‫المعطاة‬ ‫‪ 3‬عالمة‬ ‫‪ 2‬عالمة‬
‫عالمات‬ ‫عالمات‬
‫االهتمام بالمظهر العام‬ ‫‪1‬‬
‫الثقة بالنفس وقوة الشخصية‬ ‫‪2‬‬
‫الصفات الشخصية‬

‫التواصل بوضوح وفعالية‬ ‫‪3‬‬

‫التصرف مع المسؤولين والجمهور والزمالء‬ ‫‪4‬‬
‫التعامل بدبلوماسية مع اآلخرين‬ ‫‪5‬‬
‫التعاون مع الزمالء في مجال العمل و العمل بروح الفريق‬ ‫‪6‬‬
 ‫الحفاظ على أسرار العمل‬ ‫‪7‬‬
‫يتقبل األوامر من مرؤوسيه‬ ‫‪8‬‬
‫يتقبل النقد البناء‬ ‫‪9‬‬
‫مقبول لدى الزمالء اآلخرين‬ ‫‪10‬‬
‫التحمس للعمل والقيادة‬ ‫‪1‬‬

‫الصفات القيادية‬
‫تقبل مهام القيادة ومسؤولياتها‬ ‫‪2‬‬
‫القدرة على وضع األهداف والخطط وتنفيذها‪C‬‬ ‫‪3‬‬
‫القدرة على تنظيم وقيادة وتحفيز فريق العمل‬ ‫‪4‬‬
‫المهارة في التفاوض و القدرة على اإلقناع‬ ‫‪5‬‬
‫استخدام الحاسوب بشكل عام‬ ‫‪1‬‬
‫استخدام البرامج التي تلزمه في العمل‬ ‫‪2‬‬

‫مهارات فنية‬
‫استخدام أدوات العمل‬ ‫‪3‬‬
‫القدرة على إعداد التقارير‬ ‫‪4‬‬
‫مهارات اللغة االنجليزية‬ ‫‪5‬‬
‫الفهم ألهداف ومهام العمل‬ ‫‪1‬‬
‫المعرفة بنظم وإجراءات العمل‬ ‫‪2‬‬
‫االلتزام بأنظمة وسياسة الشركة‬ ‫‪3‬‬
‫يتعلم بسرعة من المهام الجديدة‬ ‫‪4‬‬
‫لديه خبرة جيدة في مجال العمل‬ ‫‪5‬‬
‫لديه إلمام بأسرار العمل‬ ‫‪6‬‬

‫األداء في العمل‬
‫يقدم اقتراحات مفيدة لتطوير العمل‬ ‫‪7‬‬
‫لديه القدرة على حل المشاكل و اتخاذ القرارات المناسبة‬ ‫‪8‬‬
‫يعتمد على نفسه في إنجاز األعمال الموكلة إليه‬ ‫‪9‬‬
‫تحمل ضغط العمل واالستعداد للعمل خارج أوقات الدوام‬ ‫‪10‬‬
‫المتابعة لما يستجد في العمل‬ ‫‪11‬‬
‫انجاز العمل بالمستوى المطلوب‬ ‫‪12‬‬
‫الترتيب‪ C‬والنظام في العمل‬ ‫‪13‬‬
‫لديه االستعداد لتحمل مسؤوليات أعلى‬ ‫‪14‬‬
‫إمكانية االعتماد عليه‬ ‫‪15‬‬

‫)‬ ‫مجموع العالمات = (‬

‫ممتاز‬ ‫جيد جدا‬ ‫جيد‬ ‫التقدير العام‪:‬‬

‫القسم الثامن‪ :‬تحديد أهم نقاط القوة لدى المرشح‬

‫‪........................................................................................................................ .1‬‬
‫‪........................................................................................................................ .2‬‬
‫‪........................................................................................................................ .3‬‬
‫‪........................................................................................................................ .4‬‬
‫‪........................................................................................................................ .5‬‬

‫القسم التاسع‪ :‬تحديد أهم نقاط الضعف لدى المرشح‬

‫‪........................................................................................................................ .1‬‬
‫‪........................................................................................................................ .2‬‬
‫‪........................................................................................................................ .3‬‬
‫‪........................................................................................................................ .4‬‬
‫‪........................................................................................................................ .5‬‬

‫القسم العاشر‪ :‬حدد األعمال التي يمكن للمرشح أن يقوم بها بمهنية ويمكن االعتماد عليه؟‬
‫‪........................................................................................................................ .1‬‬
‫‪........................................................................................................................ .2‬‬
‫‪........................................................................................................................ .3‬‬
‫‪........................................................................................................................ .4‬‬
‫‪........................................................................................................................ .5‬‬

‫القسم الحادي عشر‪ :‬حدد األعمال التي ال يمكن فيها االعتماد على المرشح للقيام بها؟‬
‫‪........................................................................................................................ .1‬‬
‫‪........................................................................................................................ .2‬‬
‫‪........................................................................................................................ .3‬‬
‫‪........................................................................................................................ .4‬‬
‫‪........................................................................................................................ .5‬‬

‫القسم الثاني عشر‪ :‬حدد الدورات التدريبية التي يحتاجها الموظف لتطوير قدراته ومهاراته؟‬
‫‪........................................................................................................................ .1‬‬
‫‪........................................................................................................................ .2‬‬
‫‪........................................................................................................................ .3‬‬
‫‪........................................................................................................................ .4‬‬
‫‪........................................................................................................................ .5‬‬

‫الخطوة الثالثة‪ :‬تفريغ االستبيان‬

‫‪ .1‬المخاطر التي يمكن أن تنشأ عن تغيب كل مسؤول كما وردت من المسؤولين ‪.‬‬

‫المخاطر التي يمكن أن تنشأ في حال التغيب المفاجئ‬ ‫المنصب‬

‫‪........................................................................... .1‬‬ ‫مدير عام‬ ‫‪.1‬‬
‫‪........................................................................... .2‬‬
‫‪........................................................................... .3‬‬
‫‪........................................................................... .4‬‬
‫‪........................................................................... .5‬‬
‫‪........................................................................... .1‬‬ ‫مدير مالي‬ ‫‪.2‬‬
 ‫‪...........................................................................‬‬ ‫‪.2‬‬
‫‪...........................................................................‬‬ ‫‪.3‬‬
‫‪...........................................................................‬‬ ‫‪.4‬‬
‫‪............................................................................‬‬ ‫‪.5‬‬
‫‪...........................................................................‬‬ ‫‪.1‬‬ ‫مدير تطوير‬ ‫‪.3‬‬
‫‪...........................................................................‬‬ ‫‪.2‬‬
‫‪...........................................................................‬‬ ‫‪.3‬‬
‫‪...........................................................................‬‬ ‫‪.4‬‬
‫‪...........................................................................‬‬ ‫‪.5‬‬
‫‪...........................................................................‬‬ ‫‪.1‬‬ ‫مدير ‪IT‬‬ ‫‪.4‬‬
‫‪...........................................................................‬‬ ‫‪.2‬‬
‫‪...........................................................................‬‬ ‫‪.3‬‬
‫‪...........................................................................‬‬ ‫‪.4‬‬
‫‪...........................................................................‬‬ ‫‪.5‬‬
‫‪...........................................................................‬‬ ‫‪.1‬‬ ‫مدير موارد بشرية‬ ‫‪.5‬‬
‫‪...........................................................................‬‬ ‫‪.2‬‬
‫‪...........................................................................‬‬ ‫‪.3‬‬

‫مهندس مدني‬ ‫‪.6‬‬

‫محاسب رئيس‬ ‫‪.7‬‬

‫‪ .2‬تحديد أسماء المرشحين للخالفة ونقاط القوة والضعف واالحتياجات التدريبية حسب‬
‫النموذج التالي‪-:‬‬

‫االحتياجات التدريبية‬ ‫نقاط الضعف‬ ‫نقاط القوة‬ ‫االسم‬ ‫‪ #‬المرشح لمنصب‬

‫‪......................... ......................... .........................‬‬ ‫‪ 1‬مدير عام‬
‫‪......................... ......................... .........................‬‬ ‫‪.‬‬
‫‪.......................... .......................... ..........................‬‬
‫‪......................... ......................... .........................‬‬ ‫‪ 2‬مدير مالي‬
‫‪......................... ......................... .........................‬‬ ‫‪.‬‬
‫‪.......................... .......................... ..........................‬‬
 ‫‪.........................‬‬
‫‪.........................‬‬
‫‪..........................‬‬
‫‪.........................‬‬
‫‪.........................‬‬
‫‪..........................‬‬
‫‪.........................‬‬
‫‪.........................‬‬
‫‪..........................‬‬
‫‪.........................‬‬
‫‪.........................‬‬
‫‪..........................‬‬
‫‪.........................‬‬
‫‪.........................‬‬
‫‪..........................‬‬
‫‪.........................‬‬
‫‪.........................‬‬
‫‪..........................‬‬
‫‪.........................‬‬
‫‪.........................‬‬
‫‪..........................‬‬
‫‪.........................‬‬
‫‪.........................‬‬
‫‪..........................‬‬
‫‪.........................‬‬ ‫‪ 3‬مدير تطوير‬
‫‪.........................‬‬ ‫‪.‬‬
‫‪..........................‬‬
‫‪.........................‬‬ ‫‪ 4‬مدير ‪IT‬‬
‫‪.........................‬‬ ‫‪.‬‬
‫‪..........................‬‬
‫‪.........................‬‬ ‫‪ 5‬مدير تدقيق‬
‫‪.........................‬‬ ‫‪.‬‬
‫‪..........................‬‬
‫‪.........................‬‬ ‫‪ 6‬مدير جودة‬
‫‪.........................‬‬ ‫‪.‬‬
‫‪..........................‬‬

‫‪ .3‬تفريغ االستبيان حسب النوذج التالي‪.‬‬

‫التخصص سنوات مالحظات‬ ‫المؤه‬ ‫‪ #‬المنصب المسئول العمر سنوات المرشح العمر الوظيفة‬
‫الخبرة‬ ‫ل‬ ‫الحالية‬ ‫الخبرة البديل‬ ‫الحالي‬
‫العلمي‬

‫الخطوة الرابعة‪ :‬رفع خطة اإلحالل للمدير العام ومن بعدها لمجلس اإلدارة العتمادها‬
‫وإقرارها‪.‬‬

‫الخطوة الخامسة‪ :‬بعد إعتماد خطة االحالل من مجلس اإلدارة يتم إعداد خطة تدريبية للصف‬
‫الثاني (المرشحين) لتأهيلهم ليكونوا على استعداد لتسلم مهامهم في حالة خروج أحد المدراء‪.‬‬
‫حيث يتم إطالع المرشحين على كافة األعمال التي يقوم بها المدير ويتم إطالعه على اسرار‬
‫العمل ونقاط الخطر‪.‬‬

‫الخطوة السادسة‪:‬‬
‫‪ -‬بعد االنتهاء من عملية التدريب والتأهيل يمكن عمل اآلتي‪-:‬‬
‫‪ -‬إعطاء إجازة للمدراء الرئيسين لمدة معينة وتسليم‪ X‬األعمال لنوابهم لتقييم ادائهم‬
‫من قبل لجنة يترأسها المدير العام‪.‬‬
‫‪ -‬وفي حال اخفاق النائب في إدارة العمل وكان دون المتوقع‪ X‬يتم استثنائه من‬
‫الخطة والبحث عن بديل آخر‪.‬‬

‫‪ -‬في حال عدم وجود مرشح بديل ألحد المدراء يتم اإلشارة إلى ذلك في الخطة ويتم اقتراح‬
‫اشخاص من خارج الشركة ممكن أن يكونوا معروفين لديهم من شركات منافسة‪.‬‬
‫للمزيد من النماذجال تنسو زيارتنا على موقع مشروع ‪www.machro3.com :‬‬