4.

4 THỰC HIỆN VÀ ĐIỀU HÀNH

4.4.1 Nguồn lực, vai trò, trách nhiệm và quyền hạn

4.4.1.1 Kiến thức cơ bản

Yêu cầu theo mục 4.4.1 của ISO 14001

Lãnh đạo phải đảm bảo luôn cung cấp nguồn lực cần thiết cho việc thiết lập, thực hiện, duy
trì, cải tiến HTQLMT.
Xác định, lập thành văn bản, thông báo vai trò, trách nhiệm, quyền hạn.
Lãnh đạo chỉ định một ĐDLĐ
ĐDLĐ phải đảm bảo các yêu cầu của HTQLMT được lập, thực hiện và duy trì theo ISO 14001.

ĐDLĐ báo cáo kết quả hoạt động môi trường cho giám đốc để xem xét, đề xuất cải tiến.
Diễn giải:

Vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân phải được xác định rõ ràng thì các mục tiêu và chỉ
tiêu môi trường và toàn bộ hoạt động của HTQLMT mới được thực hiện.
4.4.1.2 Thực trạng của công ty

ƒ Công ty chưa thực hiện do chưa có ĐDLĐ về môi trường. Công ty có một ĐDLĐ của
hệ
thống quản lý chất lượng ISO 9001. Các vấn đề môi trường do phòng HACCP quản lý.
ƒ Lãnh đạo có đầu tư trong công tác quản lý môi trường: hệ thống XLNT , báo cáo
giám sát môi trường hàng năm, đo đạc các thông số môi trường mỗi quý, đóng phí
nước thải. Nhưng chỉ làm để đáp ứng một cách thụ động các yêu cầu pháp luật về
môi trường, chưa dốc hết nguồn lực để duy trì và cải tiến công tác quản lý môi
trường.

ƒ Phòng HACCP có báo cáo kết quả hoạt động cho ban giám đốc nhưng chỉ để xin
chữ ký và ban giám đốc cũng không có đề xuất, cải tiến. Điều này là ban giám đốc
chưa thực sự quan tâm đến vấn đề bảo vệ môi trường.
4.4.1.3 Hướng dẫn bước đầu thực hiện
 Bước 1: Lựa chọn ĐDLĐ
Giám đốc lựa chọn một ĐDLĐ từ 4 phó giám đốc hay trưởng phòng hành chánh (những
người có ảnh hưởng lớn trong công ty) trong cuộc họp xem xét hàng năm. Đồng thời, cần
có nhân viên có chuyên môn về môi trường hỗ trợ cho ĐDLĐ.
Bước 2: Xây dựng cơ cấu quản lý môi trường
ĐDLĐ xây dựng cơ cấu quản lý môi trường cho từng phòng ban chức năng. Trong đó:
ƒ Mô tả vai trò, trách nhiệm, quyền hạn về môi trường của các thành viên chính trong
HTQLMT và bổ nhiệm nguồn nhân lực vào các vị trí này
Tham khảo Phụ lục 8-Bảng phân công trách nhiệm, quyền hạn quản lý môi trường
ƒ Vai trò, trách nhiệm, quyền hạn về môi trường phải gắn liền với vai trò, trách
nhiệm, quyền hạn vốn có của các phòng ban chức năng.
ƒ Thiết lập sơ đồ cơ cấu quản lý môi trường thể hiện tóm tắt cơ cấu quản lý môi
trường của công ty

Hình 4.1 – Sơ đồ cơ cấu quản lý môi trường tham khảo cho công ty Hải Nam
Bước 3: Công bố cơ cấu quản lý môi trường
Cơ cấu quản lý môi trường sẽ được ĐDLĐ phân phát cho các phòng ban chức năng trong công
ty để thực hiện vai trò, trách nhiệm, quyền hạn về môi trường của mình.
Trưởng các phòng ban sẽ phổ biến lại và hướng dẫn cho các nhân viên, công nhân ở bộ phân của
mình thực hiện.
Bước 4: Xem xét định kỳ
Cơ cấu quản lý môi trường sẽ được rà soát lại trong cuộc họp xem xét của lãnh đạo hàng năm:
ƒ Nếu có sự không phù hợp của cá nhân nào về vai trò, trách nhiệm, quyền hạn của mình
thì
ĐDLĐ sẽ thay đổi lại cho phù hợp.
ƒ Nếu ĐDLĐ không phù hợp thì giám đốc sẽ lựa chọn một ĐDLĐ khác.
Bước 5: Lưu tài liệu-hồ sơ
Phụ lục 8-Bảng phân công trách nhiệm, quyền hạn quản lý môi trường
4.4.2.2 Thực trạng của
công ty

ƒ Công ty chưa thực hiện đào tạo nhận thức về môi trường cho nhân viên cũng như các
quản lý.
ƒ Hiện tại, sở KHCN và sở TNMT của tỉnh thường mời các cấp lãnh đạo của công ty
tham dự
các hội thảo, khóa đào tạo ngắn hạn về các vấn đề môi trường. Vì vậy, công ty cần tận
dụng
4.4.2.3 Hướng dẫn bước đầu thực hiện

Bước 1: Xác định nhu cầu đào tạo

Phòng môi trường và phòng tổ chức có trách nhiệm xác định nhu cầu đào tạo cho toàn thể
nhân viên trong công ty dựa vào các yếu tố sau:
ƒ Các văn bản pháp luật về môi trường đã và mới ban hành.
ƒ Các yêu cầu của công ty và những sử đổi kèm theo (nếu có): thủ tục, HDCV, CSMT,
các mục
tiêu, chỉ tiêu và chương trình môi trường.
ƒ Các yêu cầu của bên hữu quan về môi trường: khách hàng, chính quyền địa phương,
cộng
đồng dân cư.
ƒ Thay đổi quy trình sản xuất, nguyên nhiên liệu, thiết bị máy móc mới.
ƒ Thay đổi trong cơ cấu quản lý môi trường, cơ cấu tổ chức hành chánh, nhân sự.
ƒ Các sự cố môi trường đã xảy ra trong tình trạng bất thường và khẩn cấp.
ƒ Kết quả của các hoạt động giám sát và đo lường môi trường.
ƒ Kết quả đánh giá nội bộ HTQLMT của công ty, bảng báo cáo những sự KPH và các
hành
động khắc phục và phòng ngừa.
 ƒ Các hoạt động đào tạo trước và kết quả của nó.
ƒ Các đề xuất cải tiến HTQLMT.
ƒ Phiếu yêu cầu đào tạo của nhân viên, trưởng phòng các phòng ban chức năng.
Có 2 dạng đào tạo chính:
¾ Đào tạo cơ bản: cung cấp các kiến thức cơ bản về HTQLMT cho tất cả cán bộ, công
nhân và nhân viên trong công ty nhằm nâng cao nhận thức của họ về việc bảo vệ môi
trường. Nội dung đào tạo tối thiếu phải gồm:
ƒ Quá trình hình thành và phát triển của công ty.
ƒ Giới thiệu về tiêu chuẩn ISO 14001
ƒ Giới thiệu về HTQLMT, CSMT, mục tiêu, chỉ tiêu và các chương trình môi trường
của
công ty.
ƒ Vai trò, trách nhiệm, quyền hạn của nhân viên công ty trong HTQLMT.
ƒ Lợi ích của việc xây dựng HTQLMT theo tiêu chuẩn ISO 14001
ƒ Hậu quả tiềm ẩn do đi chệch khỏi các thủ tục đã quy định.
ƒ Các KCMT đáng kể của công ty và tác động của nó đối với môi trường.
¾ Đào tạo chuyên sâu: cung cấp kiến thức chuyên sâu về các hoạt động kiểm soát điều hành,
ứng
phó tình huống khẩn cấp, các biện pháp ngăn ngừa và kiểm soát ô nhiễm cho các nhân viên,
công
nhân có công việc gắn liền với các KCMT đáng kể. Giúp họ có đủ năng lực, trách nhiệm
và hành động phù hợp để giảm thiểu, ngăn ngừa, kiểm soát các KCMT do hoạt động của
mình gây ra. Từ đó có thể hoàn thành các mục tiêu, chỉ tiêu và chương trình môi trường
đề ra. Nội dung đào tạo tối thiếu phải gồm các thủ tục kiểm soát điều hành và HDCV.
Mọi nhu cầu đào tạo sau khi đã được xác định rõ thì ghi nhận vào Phiếu yêu cầu đào tạo và
chuyển cho ĐDLĐ xem xét và phê duyệt.
Bước 2: Lãnh đạo xem xét
ƒ Nếu ĐDLĐ không đồng ý thì kết thúc quy trình và lưu lại các Phiếu yêu cầu đào tạo.
ƒ Nếu ĐDLĐ đồng ý thì phòng môi trường sẽ xây dựng chương trình đào tạo.
Bước 3: Xây dựng chương trình đào tạo
Dựa vào hình thức và nội dung đào tạo đã được phê duyệt, phòng môi trường sẽ xây dựng
chương trình đào tạo bao gồm: thời gian, địa điểm, người chịu trách nhiệm đào tạo, người
được đào tạo, nội
dung đào tạo.
Bước 4: ĐDLĐ phê duyệt
ƒ Nếu ĐDLĐ duyệt chương trình đào tạo thì phòng tổ chức và phòng môi trường sẽ
triển khai thực hiện.
ƒ Nếu ĐDLĐ không duyệt thì phòng môi trường phải sửa lại chương trình đào tạo.
Bước 5: Triển khai thực hiện
ƒ Phòng tổ chức sẽ ra thông báo thời gian và chương trình đào tạo cho nhân viên ở
từng khu vực/phòng ban chức năng.
ƒ Phòng môi trường sẽ trực tiếp đào tạo, giảng dạy hay mời các tổ chức tư vấn bên
ngoài.
ƒ Các nhân viên có tên trong danh sách đào tạo có trách nhiệm tham gia đầy đủ các
chương
trình đào tạo.
ƒ Chương trình đào tạo đầu tiên sẽ được tiến hành cùng với việc xây dựng HTQLMT
của công ty. Sau đó sẽ các chương trình đào tạo tiếp theo sẽ được thực hiện hàng năm
với nội dung và hình thức tùy theo nhu cầu của công ty.
Bước 6: Đánh giá kết quả đào tạo
¾ Nhân viên tham gia chương trình đào tạo sẽ làm bài thi kết thúc chương trình đào tạo
dưới hình thức trắc nghiệm, điền vào chổ trống hay kỹ năng thực hành trong thực tế
công việc.
¾ Phòng môi trường có trách nhiệm đánh giá kết quả đào tạo và ghi vào Phiếu đánh giá kết
quả
ƒ Nếu kết quả đào tạo không đạt thì sẽ tiếp tục đào tạo vào khóa đào tạo
tiếp theo.
ƒ Nếu kết quả đào tạo đạt thì phòng tổ chức nên có chính sách khen thưởng để
khuyến
khích, động viên tinh thần của nhân viên, giúp họ hăng say và phấn đấu học tập
trong
 những lần đào tạo tiếp theo.
Bước 7: Lưu tài liệu-hồ sơ
Phiếu yêu cầu đào tạo.
Phiếu đánh giá kết quả đào tạo. Phụ lục 9-Chương trình đào tạo.
4.4.3 Thông tin liên lạc

4.4.3.1 Kiến thức cơ bản

Yêu cầu theo mục 4.4.3 của ISO 14001

Về các KCMT và HTQLMT của mình, tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì các thủ tục
nhằm:
ƒ TTLL nội bộ giữa các cấp và bộ phận chức năng khác nhau của tổ chức.
ƒ Tiếp nhận, lập văn bản và phản hồi lại các thông tin từ các bên hữu quan bên ngoài.

Tổ chức tự quyết định việc thông tin với bên ngoài về các KCMT đáng kể và lập văn bản
quyết định này.

Diễn giải

Công ty phải xác định phương pháp TTLL với bên ngoài và nội bộ:

ƒ TTLL nội bộ sẽ được nhận dạng, giải thích và truyền đạt các yêu cầu pháp luật
về môi trường, những cam kết tự nguyện tới tất cả các nhân viên, nhà cung cấp, nhà
thầu (những người mà công việc của họ có thể ảnh hưởng đến việc đáp ứng các yêu
cầu và cam kết của công ty.

ƒ TTLL bên ngoài sẽ cung cấp cho các bên hữu quan bên ngoài các thông tin về các
hoạt động môi trường của công ty để họ đóng góp ý kiến giúp công ty khắc phục
những sự KPH trong HTQLMT của mình. (Nếu công ty thấy cần thiết)

4.4.3.2 Thực trạng của công ty

ƒ Công ty có thực hiện và duy trì việc TTLL nhưng chưa lập thủ tục.
ƒ Công ty có hệ thống mạng điện tử đa chiều LAN, mạng điện thoại, bảng thông báo ở
nhà ăn
 và các phân xưởng giúp việc thông tin liên lạc nội bộ nhanh chóng.
ƒ Chỉ mới tiếp nhận, lập văn bản và phản hồi thông tin từ các cấp chính quyền, thông
tin khiếu nại từ cộng đồng dân cư xung quanh chưa được tiếp nhận và giải quyết.
ƒ Chỉ mới thông tin với bên ngoài là sở TNMT qua việc báo cáo môi trường định kỳ,
các bên hữu quan khác chưa được quan tâm.

4.4.3.3 Hướng dẫn bước đầu thực hiện

Bước 1: Nhận dạng các bên hữu quan

Đối tượng của việc TTLL là các bên hữu quan. Đó là bất kỳ người nào có liên quan đến các
hoạt
động môi trường của công ty. Có 2 hình thức của các bên hữu quan:
™ Bên hữu quan nội bộ của công ty:
ƒ Nhân viên, công nhân trong công ty.
ƒ Nhà cung cấp nguyên vật liệu cho công ty.
ƒ Nhà đầu tư và công ty bảo hiểm.
ƒ Nhà thầu và nhà thầu phụ
ƒ Trung tâm tư vấn.
™ Bên hữu quan bên ngoài của công ty:
ƒ Khu dân cư xung quanh
ƒ Tổ chức của quần chúng (Tổ dân phố, hợp tác xã muối)
ƒ Khách hàng trong nước và ngoài nước.
ƒ Các cơ quan chính quyền nhà nước (Sở TNMT, Sở KHCN tỉnh Bình Thuận).
ƒ Phương tiện truyền thông đại chúng (đài phát thanh truyền hình tỉnh Bình
Thuận).
ƒ Các tổ chức phi chính phủ (DANIDA)
Bước 2: Xác định vai trò của các bên hữu quan trong HTQLMT của công ty
Sự tham gia của tất cả các bên hữu quan sẽ làm tăng sự tín nhiệm, sự minh bạch và giá trị cho
HTQLMT của công ty, giúp công ty xây dựng, duy trì, cải tiến HTQLMT:
ƒ Bên hữu quan nội bộ (ví dụ như nhân viên) sẽ tham gia thực hiện các mục tiêc, chỉ
tiêu và chương trình môi trường dể dàng hơn khi họ được đào tạo thích hợp.
 ƒ Bên hữu quan bên ngoài sẽ giúp công ty có cái nhìn khách quan hơn về các hoạt
động môi trường và HTQLMT của mình.
ƒ Việc TTLL giúp công ty và các bên hữu quan hiểu nhau và cùng nhau giải quyết
những vấn
đề chung về môi
trường.
Bước 3: Thực hiện việc thông tin liên lạc với các bên hữu quan
Công ty nên tạo và duy trì một danh sách về các bên hữu quan có quan tâm đến hoạt động môi
trường của công ty. Công ty sẽ tiến hành việc TTLL dựa trên danh sách này. Tham khảo Phụ
lục 11- Chương trình TTLL
Trước khi TTLL với các bên hữu quan, công ty phải xem xét:
ƒ Mục đích của việc TTLL
ƒ Yêu cầu của công ty đối với họ và yêu cầu của họ đối với công ty.
ƒ Vai trò của họ trong các hoạt động môi trường của công ty.
ƒ Nội dung cần thông tin cần trao đổi.
ƒ Hình thức TTLL.
ƒ Thời gian thực hiện việc TTLL.
Các vấn đề môi trường mà các bên hữu quan quan tâm có thể khác xa so với suy nghĩ của công
ty:
nghiêm trọng hay ít nghiêm trọng hơn. Do đó, công ty cần thảo luận trực tiếp với họ bằng cách
tổ
chức một hay nhiều cuộc họp cho đến khi vấn đề được giải quyết.
Để việc TTLL hiệu quả thì cần phải:
ƒ Thực hiện TTLL ngay từ lúc mới bắt đầu xây dựng HTQLMT. Việc này sẽ giúp các
bên hữu quan thừa nhận kết quả hoạt động của HTQLMT.
ƒ Xây dựng các mục tiêu về TTLL.
ƒ Xây dựng thủ tục TTLL.
ƒ TTLL thường xuyên, kết hợp việc TTLL của HTQLMT với các nội dung TTLL khác.
ƒ Tận dụng và phát huy tối đa tối đa các kênh TLLL sẵn có của công ty.
Bước 4: Lưu tài liệu/hồ sơ
Phụ lục 10-Thủ tục TTLL
Phụ lục 11-Chương trình TTLL
4.4.4 Hệ thống tài liệu

4.4.4.1 Kiến thức cơ bản

Yêu cầu theo mục 4.4.4 của ISO 14001

Tài liệu của HTQLMT phải bao gồm:

ƒ Chính sách, mục tiêu, chỉ tiêu môi trường.
ƒ Bản mô tả phạm vi của HTQLMT.
ƒ Bản mô tả các yếu tố chính của HTQLMT cũng như mối tương tác của chúng và các
tài liệu tham khảo có liên quan.
ƒ Các tài liệu gồm các hồ sơ được quy định bởi Tiêu Chuẩn.

ƒ Các tài liệu, bao gồm các hồ sơ được xác định bởi tổ chức là rất cần thiết để đảm
bảo việc lên kế hoạch, điều hành và kiểm soát hiệu quả các qui trình có liên quan tới
các KCMT có ý nghĩa của tổ chức.

Diễn giải

Toàn bộ HTTL của HTQLMT thường được trình bày dưới dạng Sổ tay môi trường, có
hiệu lực trong khắp công ty và rất quan trọng đối với sự thành công của HTQLMT vì:
ƒ Sự phù hợp: Thông tin truyền miệng thường không được truyền đạt chính xác. Trong
khi thông tin được viết thành văn bản thì phù hợp với mọi người và mọi lúc. Do đó
HTTL đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự phù hợp này. Ngoài ra HTTL chính
xác sẽ giúp công ty dể dàng duy trì một HTQLMT hiệu quả và linh động trước những
thay đổi trong quá trình hoạt động.
ƒ Đánh giá quá trình thực hiện HTQLMT: Do sự KPH chỉ xuất hiện khi ý kiến/tuyên bố
của công ty được ghi vào giấy nên việc có HTTL sẽ giúp công ty dể dàng đánh giá kết
quả và kiểm tra quá trình thực hiện HTQLMT.
ƒ Chứng nhận: HTTL sẽ là một phần bằng chứng xác thực để chứng minh sự phù hợp liên
tục và hiệu quả hoạt động của HTQLMT của mình nếu công ty muốn có giấy chứng nhận
ISO 14001

4.4.4.2 Thực trạng của công ty

Hiện tại, HTTL về môi trường của công ty chỉ có các báo cáo đánh giá tác động môi trường,
các báo cáo giám sát môi trường định kỳ, kết quả đo đạc các thông số môi trường. Các tài
liệu khác trong công ty được quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001 về hệ thống quản lý chất
lượng.

4.4.4.3 Hướng dẫn bước đầu thực hiện

Thiết lập Sổ tay môi trường và làm theo các bước sau.
Bước 1: Hợp nhất HTTL của HTQLMT với các tài liệu hiện có (Nếu có thể)
Hiện tại công ty có HTTL của hệ thống quản lý chất lượng và HTTL của chương trình
HACCP. Việc hợp nhất ở đây nghĩa là dùng chung các dạng biểu mẫu, chuẩn trình bày trong
tất cả HTTL.
Bước 2: HTTL của HTQLMT phải phù hợp với các nguồn lực sẵn có của công ty
Công ty cần xem xét các vấn đề sau:
ƒ Hệ thống máy vi tính của công ty.
ƒ Các biện pháp bảo mật thông tin trên máy vi tính.
ƒ Hạn chế tạo ra nhiều loại tài liệu mới, tận dụng tối đa các dạng tài liệu sẵn có của hệ
thống
quản lý chất lượng và chương trình HACCP.
Bước 3: Xác định một chuẩn trình bày chung cho HTTL của HTQLMT
ƒ Công ty có thể sử dụng lại cách trình bày của các HTTL sẵn có. Nếu thấy không phù
hợp, Khi đã có cách trình bày chung thì bất kỳ ai biên soạn, chỉnh sửa tài liệu phải
tuân theo chuẩn này.
ƒ HTTL phải có tổ chức và thống nhất. Điều quan trọng nhất là phải dể đọc và dể hiểu.
công ty phải tạo ra một chuẩn trình bày khác phù hợp với yêu cầu của HTQLMT.

Bước 4: Biên soạn mỗi dạng tài liệu

Biên soạn nghĩa là hình dung ra công ty sẽ cần những nội dung chủ yếu nào trong mỗi loại
tài liệu, tạo ra một khung đề cương để khi có thông tin chỉ cần điền vào.
Vì có nhiều loại tài liệu trong cùng một HTTL và mỗi loại tài liệu ứng với một hoạt động
riêng biệt nên những người liên quan đến các hoạt động chức năng là những người biên
soạn tài liệu tốt nhất. Khi đó, tài liệu được biên soạn sẽ phù hợp với HTTL của
HTQLMT.Khi biên soạn tài liệu thì công ty cần phải chú ý:
ƒ Mục đích của tài liệu.
ƒ Đối tượng và phương pháp sử dụng tài liệu.
ƒ Thời gian lưu của tài liệu.
ƒ Tính thực tế của tài liệu.
ƒ Trình tự sắp xếp thông tin trong tài liệu.
Bước 5: Lưu tài liệu/ hồ sơ

Sổ tay môi trường.

4.4.5 Kiểm soát tài liệu

4.4.5.1 Kiến thức cơ bản

Yêu cầu theo mục 4.4.5 của ISO 14001

Thiết lập, thực hiện và duy trì các thủ tục nhằm:
ƒ Phê duyệt sự phù hợp của tài liệu trước khi ban hành.
ƒ Soát xét và cập nhật khi cần thiết và tái kiểm duyệt tài liệu.
ƒ Bảo đảm tình trạng thay đổi và phiên bản hiện hành của tài liệu phải được xác định.
ƒ Bảo đảm phiên bản tương ứng củac các tài liệu phù hợp luôn sẵn có ở các điểm sử
dụng.
ƒ Bảo đảm các tài liệu luôn rõ ràng dể đọc và dể nhận biết.
ƒ Bảo đảm việc tổ chức có thể xác định được các tài liệu có nguồn gốc bên ngoài, từ đó
xác định được việc lên kế hoạch và điều hành HLQLMT và kiểm soát được sự phân phối
các tài liệu này.

Ngăn chặn việc vô ý sử dụng các tài liệu đã lỗi thời và áp dụng biện pháp nhận dạng thích
hợp cho các tài liệu này nếu chúng được lưu giữ vì một lý do nào đó.
Diễn giải

Để kiểm soát các KCMT đáng kể có liên quan đến công việc của các nhân viên trong công
ty, công ty phải cung cấp cho họ các công cụ thích hợp và chính xác. Trong HTQLMT, các
công cụ đó chính là HTTL bao gồm các thủ tục, HDCV, biểu mẫu. Các nhân viên trong
công ty sử dụng các tài liệu này để thực hiện nghĩa vụ của mình có trách nhiệm quản lý
chúng theo phương pháp thích hợp.

4.4.5.2 Thực trạng của công ty

ƒ Công ty chưa có thủ tục kiểm soát các tài liệu môi trường.
ƒ Hiện tại, các tài liệu về quá trình sản xuất trong công ty được thực hiện theo mục 4.2.3
Kiểm soát tài liệu trong điều 4.2 Yêu cầu về hệ thống tài liệu của tiêu chuẩn ISO 9001 mà
công ty đã triển khai thực hiện.

ƒ Các tài liệu về môi trường được phòng HACCP quản lý.

4.4.5.3 Hướng dẫn bước đầu thực hiện

Xem chi tiết trong Phụ lục 12-Thủ tục kiểm soát tài liệu và hồ sơ
4.4.6 Kiểm soát điều hành

4.4.6.1 Kiến thức cơ bản

Yêu cầu theo mục 4.4.6 của ISO 14001

Định rõ và lập kế hoạch cho các hoạt động liên quan đến các KCMT đáng kể đã được xác
định của tổ chức nhằm đảm bảo là chúng được tiến hành trong các điều kiện quy định bằng
cách:
ƒ Thiết lập, thực hiện, duy trì thủ tục đã được lập thành văn bản để kiểm soát các
tình huống do thiếu các thủ tục này dẫn đến việc đi chệch khỏi chính sách, mục tiêu
và chỉ tiêu môi trường.
ƒ Ban hành các chuẩn cứ hoạt động cho các thủ tục.
Thiết lập, thực hiện, duy trì các thủ tục liên quan đến các KCMT có ý nghĩa có thể xác định
của hàng hóa và dịch vụ được tổ chức sử dụng và thông tin các thủ tục và các yêu cầu tương
ứng cho các nhà cung cấp kể cả những nhà thầu.
Diễn giải
Để thực hiện theo đúng những cam kết trong CSMT và đạt được các mục tiêu đề ra, các hoạt
động vận hành của công ty có liên quan đến các KCMT đáng kể phải được kiểm soát. Công
ty phải xác định cách thức kiểm soát chúng và cách thực hiện các hoạt động này trong điều
kiện được kiểm soát bằng các hoạt động kiểm soát điều hành. Các hoạt động kiểm soát điều
hành được thể hiện qua các thủ tục, hướng dẫn công việc, tranh cổ động,…

4.4.6.2 Thực trạng của công ty

Về cơ bản công ty có thực hiện một số hành động kiểm soát điều hành đối với các KCMT đáng
kể:
ƒ Nước thải sản xuất được xử lý trước khi thải ra nguồn tiếp nhận.
ƒ Phế phẩm trong các phân xưởng chế biến được thu gom và đem ra ngoài liên tục để
bán cho công ty chế biến thức ăn gia súc Xuân Đào
ƒ Rác thải trong công ty được thu gom mỗi ngày.
Bên cạnh đó, do chưa nhận dạng đầy đủ các KCMT đáng kể nên công ty đã bỏ qua, không
kiểm soát các KCMT đáng kể sau:
ƒ Khí thải do các hoạt động đốt dầu DO để chạy lò hơi và máy phát điện.
ƒ Nước thải sinh hoạt của công ty không được xử lý mà xả thẳng ra nguồn tiếp nhận.
ƒ Chất thải nguy hại và rác y tế.

4.4.6.3 Hướng dẫn bước đầu thực hiện

Bước 1: Nhận dạng các hoạt động cần thưc hiện kiểm soát điều hành
Các hoạt động cần thưc hiện kiểm soát điều hành có liên quan đến:
ƒ CSMT
ƒ Các KCMT đáng kể.
ƒ Các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác mà công ty cam kết tuân thủ.
ƒ Các mục tiêu, chỉ tiêu môi trường.
ƒ Các hoạt động của nhà thầu trong công ty.
Bước 2: Thiết lập thủ tục kiểm soát điều hành
 Phòng môi trường kết hợp với những người có liên quan đến các hoạt động gây ra các KCMT
đáng kể biên soạn thủ tục kiểm soát điều hành để đảm bảo các hoạt động kiểm soát điều hành
phù hợp với công việc thực tế.
Bước 3: Triển khai thực hiện
Sau khi biên soạn xong, thủ tục kiểm soát điều hành sẽ được ĐDLĐ phê duyệt và triển khai
thực hiện ở các phòng ban/khu vực có liên quan.
Bước 4: Rà soát lại sự phù hợp của thủ tục kiểm soát điều hành
Việc rà soát được thực hiện khi việc đánh giá định kỳ môi trường phát hiện ra các KCMT đáng
kể mới hay khi có báo cáo về sự KPH trong các hoạt động kiểm soát điều hành.
Bước 5: Lưu tài liệu/ hồ sơ
Phụ lục 13-Thủ tục kiểm soát điều hành.

4.4.7 Sự chuẩn bị sẵn sàng và ứng phó với tình huống khẩn cấp

4.4.7.1 Kiến thức cơ bản

Yêu cầu theo mục 4.4.7 của ISO

Thiết lập, thực hiện và duy trì thủ tục xác định các tình huống khẩn cấp và các tai nạn tiền ẩn
có thể gây ra các tác động đến môi trường và cách thức ứng phó chúng.
Ứng phó với các tình huống khẩn cấp và tai nạn thực tế, đồng thời ngăn ngừa hoặc giảm nhẹ
tác
động môi trường bất lợi có liên quan.
Xem xét định kỳ, nếu cần thì điền chỉnh việc chuẩn bị sẵn sàng cho các tình huống khẩn cấp và
các thủ tục ứng phó, cụ thể là tiến hành sau khi xảy ra sự cố hoặc các tình huống khẩn cấp.
Tiến hành thử nghiệm định kỳ các thủ tục nói trên mỗi khi có thể.

Diễn giải

Dù công ty có nỗ lực thực hiện ngăn ngừa ô nhiễm nhưng vẫn không thể tránh khỏi những sự
cố môi trường xảy ra trong tình huống khẩn cấp mà công ty không thể nào lường trước được.
Vì vậy, sự chuẩn bị sẵn sàng và ứng phó các tình huống khẩn cấp là rất cần thiết. Nó giúp
công ty:
ƒ Ngăn ngừa và giảm đến mức tối thiểu các tác động môi trường.
 ƒ Bảo vệ nhân viên công ty và cộng đồng xung quanh.
ƒ Giảm thiệt hại về tài sản.
ƒ Giảm đến mức tối thiểu thời gian ngừng hoạt động của công ty do sự cố gây ra.
Sự chuẩn bị sẵn sàng và ứng phó các tình huống khẩn cấp hiệu quả phải chú ý các vấn đề sau:
ƒ Đánh giá khả năng xảy ra của các tình huống khẩn cấp.
ƒ Các biện pháp ngăn ngừa chúng và giảm thiểu các tác động môi trường của chúng.
ƒ Biên soạn và định kỳ kiểm tra các thủ tục và HDCV ứng phó tình huống khẩn cấp.
Để phù hợp với nguyên tắc cải tiến liên tục, công ty nên xem xét lại việc thực hiện ứng phó tình
huống khẩn cấp sau khi một sự cố thực xảy ra để sửa chữa những thiếu sót trong hành động và
thủ tục hay cần phải đào tạo thêm cho những người có liên quan.

4.4.7.2 Thực trạng của công ty

ƒ Công ty chưa lập thủ tục tương ứng.

ƒ Công ty có trang bị các thiết bị ứng phó tình huống cháy nổ như bình chữa cháy, phuy
cát, xẻng ở các phân xưởng làm việc.

4.4.7.3 Hướng dẫn bước đầu thực hiện

Bước 1: Xác định các tình huống khẩn cấp

Phòng môi trường xác định các KCMT có tình huống khẩn cấp từ Phụ lục 5-Bảng đánh giá
các KCMT và thông báo cho các phòng ban có liên quan biết các tình huống khẩn cấp của khu
vực mình.
Bước 2: Soạn thảo thủ tục ứng phó tình huống khẩn cấp
ƒ Phòng môi trường phối hợp với các phòng ban liên quan để soạn thảo thủ tục này.
ƒ Nội dung của thủ tục dựa trên các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác mà công ty
tuân thủ và bao gồm các hành động cần thực hiện khi xảy ra tình huống khẩn cấp như cháy
nổ, tràn đổ hóa chất, thiên tai.
Bước 3: Xem xét tài liệu soạn thảo
Thủ tục ứng phó tình huống khẩn cấp sẽ được ĐDLĐ xem xét:
ƒ Nếu đồng ý thì triển khai áp dụng.
ƒ Nếu không đồng ý thì người biên soạn sẽ chỉnh sửa theo yêu cầu của ĐDLĐ.
Bước 4: Triển khai thực hiện
Phòng môi trường hay chuyên gia bên ngoài sẽ đào tạo cho các nhân viên, công nhân ở các
khu vực có liên quan về các hành động ứng phó tình huống khẩn cấp.
Song song với việc đào tạo, các cuộc diễn tập ứng phó tình huống khẩn cấp sẽ được thực
hiện ngay tại hiện trường hàng năm.
Bước 5: Kiểm tra việc thực hiện
Phòng môi trường kiểm tra việc thực hiện qua các hồ sơ diễn tập, đào tạo ứng phó tình
huống khẩn cấp.
Bước 6: Lưu tài liệu-hồ sơ
Phụ lục 14 -Thủ tục ứng phó tình huống khẩn cấp
Hồ sơ diễn tập, đào tạo ứng phó tình huống khẩn cấp
Hồ sơ ghi nhận tình huống khẩn cấp