前言

小的時候，學校師長常要求我們養成收拾物品的好習慣；長大
後，公司也規定我們要維持辦公桌整潔，桌上文件必須整理得井然有
序。
可是，光想到整理就覺得麻煩。既然有整理東西的時間，還不如
拿來做其他更有用的事情——我想任何人都會這麼認為吧？就連作者
本人我也不例外。
坊間有不少教人整理物品的書籍，我個人對這方面還頗有興趣，
因此閱讀過不少這類書籍。有時看著看著，自己也會產生想要整理的
念頭，其實這樣也不壞（笑）。這些傳授整理術的書籍，都給人一種
作者既擅長又打從心底喜歡整頓環境的感覺。
本書是我第三本以整理術為主題的作品。可是說實話，我對整理
既不擅長也不喜歡，不如說這反而是我的弱項。就連收到本書寫作的
委託時，我也面有難色地問委託人：「又要寫整理術的書嗎？」
⋯⋯打從一開始就滿滿的負能量，讓人不禁懷疑這是什麼樣的書
呢（笑）。還請各位繼續看下去。
整理物品對許多人來說是一件相當困擾的事，我了解各位的需
求。如果讀者當中有對整理感到困擾的人，這本書就是專門為你而
生。
本書適合懶得整理的人閱讀，不過讀者不必完全按照書中內容執
行，我已盡可能將我也能做到的輕鬆整理方法寫入書中，各位只需要
就自己感興趣的部分，試著動手嘗試看看即可。即使生活環境沒有整
理乾淨，也絲毫不會影響日常步調。我們只要將注意力放在自己有興
趣的部分，以輕鬆的方法進行就可以了。
 就我的感覺，不善於整理收拾的人，也不可能靠一本書改掉這個
壞毛病。就算利用本書順利解決長久以來的難題，不久後也會恢復雜
亂不堪的原貌。
看到這裡，可能有人會問，「恢復雜亂原貌」這句話不應該出現
在整理術的書裡吧？然而世界局勢瞬息萬變，工作的工具和規則也在
不斷變化當中。除此之外，每位讀者的情況也有所不同，如果不經常
摸索新的做法，墨守成規而不知變通，想當然很快就會打回原形。現
代社會不時有各種新奇的物品推陳出新，恢復雜亂的風險也會隨之升
高，當然或許也有人能夠想到解決的辦法。
但是，請各位別誤以為本書能解決一切難題，在下可是實話實說
（笑）。不過，我想本書大致上已囊括目前所有能幫助讀者「輕鬆整
理」的有效策略。
各位可以先從目錄開始看起，如果看見「自己想整理」的項目，
不妨直接跳到該項目閱讀，覺得可行再試著動手做做看。
我們不必全部收拾得一乾二淨，只要將想整理的部分收拾整齊。
這麼一來，工作和生活雙方面也會朝著順利的方向發展，不必做到最
完美也無所謂。不妨試著問自己，對你而言，全面整頓得乾乾淨淨、
不容一丁點紊亂，真的有其必要性嗎？
俗話說打鐵要趁熱，請各位趁心情躍躍欲試時持續閱讀下去，如
果感覺「這個方法或許可以試試看！」就立刻放下書，身體力行吧。
最後做個補充，每個整理項目下方的［〇分鐘］，代表只要花費
這些時間便能輕鬆整理完成，各位也可以試著計時比對。
不必事事完美，只要做到「懶」就好

整理很麻煩，有必要這麼做嗎？
抱有這種想法的讀者，不妨繼續看下去。坦白說，某種程度的整
理仍然是必要的，不過只要做到一定程度即可。換句話說，整理不必
做到最完美。
整理的目的，是為了讓自己的工作和生活能夠順利進行，因此是
以能隨時掌握物品位置為原則。
整理好的空間一旦恢復雜亂原貌，就要改變做法，肯定便能從中
發掘適合自己的整理方式。而本書提供的不過是其中一種參考方法。
懶人如我，如果能夠在三十秒內拿到想要的東西，心情就會變得
非常愉快。在三秒內取得是最完美的情形，若兩分鐘以上還找不到東
西時，我寧願選擇放棄。因此我將拿出自己的壓箱絕活，幫助各位遠
離整理上的困擾。
舉例來說，我會利用活動式書架來管理書籍，敦促自己一本接著
一本養成持續閱讀的習慣。這個部分就留待之後說明。

・ ・ ・

對懶人而言，整理的重點並不在於目的，找出唯一的答案才是正
解。我們日常中做出的每個行為，目的各不相同，個中關鍵就在於將
注意力集中在能找出唯一答案的地方，並規劃出相應的做法。
 具體舉例，「穿鞋」這件事本身並不困難，因為鞋子就放在大門
口；但如果把鞋子收進房間的衣櫃裡面，反而會讓出門變成一件麻煩
的事，最後甚至引導出我們怕麻煩而不願出門的結果。我本身就嫌出
門麻煩，若是連穿鞋都變得麻煩，或許我會連外出這件事都不想做
吧。
如果請建築公司或建築師，按照自己的需求來設計鞋櫃，如此一
來想必能讓大門口變得煥然一新。可是各位可曾想過，當我們到別人
家拜訪時，不會覺得別人家的門口有多雜亂，這是因為我們拜訪時只
會有一雙鞋子放在門口，所以完全沒有整理的必要。
有多個相同物品出現在同一個地點時，收拾整齊可以改善雜亂現
象。但因為沒得選擇，所以我們只能靠整理來減輕使用上的負擔。
無論文件、文具，還是電線都一樣，如果這些東西只有單一一種
款式，自然完全沒有整理的必要。然而我們買的多半都是自己喜歡的
物品，使得家中隨處可見形形色色的雜物。
事實上，你愈喜歡的東西，愈有必要整理乾淨，這就是整理時常
常進退兩難的煩惱根源。
正因為喜歡，所以不得不陷入長時間的掙扎。我很喜歡文具，手
邊有堆積如山的精巧文具；但也因為愛不釋手，實在無法輕易拋棄
（苦笑）。相對地，喜歡小配件的人，會不斷購買小配件；喜歡書的
人，家裡總是堆滿書籍和雜誌。即使認為「用不到」，在丟掉時也難
免會猶豫再三，而本書所介紹的整理術，會幫助各位避免走到「丟
棄」這一步。

・ ・ ・
 接下來，另一個不得不整理的物品就是文件。
什麼？你說文件算不上是喜歡的東西？好吧，其實我本身也沒有
特別喜歡，我能理解各位的想法。
合作對象或是機構單位傳遞的文件，在經年累月累積之下不斷疊
高增長，就好比信箱塞滿東西，導致新的信件無法順利投遞一樣，可
是我們卻不能對這種情況假裝視而不見。雖然說只要推掉所有會議，
或許就不會產生這麼多文件了，但如今現代社會習以為常的運作模式
卻不允許我們這麼做。正因如此，我們才更需要輕鬆整理文件的方
法。
多虧科技技術和工具的進步，這些問題已經有了解決方案。一開
始雖然稍嫌麻煩，但只要建立起整理機制，便能為我們帶來舒適的生
活。
電子郵件也是一樣，我們每天都會收到各種郵件，如果能建立好
整理的機制，信箱就能變得一乾二淨。我的信箱也是靠這種方式，每
天維持在清空的狀態。
相片也是如此。由於拍照工具隨手可得，每個人身上都存有大量
的相片。自從數位相機和智慧型手機問世後，拍照變得非常方便，電
腦硬碟或手機裡儲存的相片和影片數量也隨之暴增。不過，這些令人
困擾的整理問題，幾乎都在技術和科技工具進步之下獲得解決。
一般整理書籍只針對整理時遇到的麻煩加以說明，但我建議閱讀
本書的讀者，應該要建立起自己專屬的個人化整理方式。各位不妨試
著在本書列舉的各種例子裡找出自己的整理模式。
以我自身為例，我的手機有四個主畫面，新下載的應用軟體
（APP）會集中放在第四張主畫面，這張主畫面在平時工作中幾乎完
全不會用到。這是因為我常閱讀《MacFan》（Mynavi出版）內有
關iPhone的最新資訊，因此經常測試有趣或方便的新上架應用軟體。
這些新安裝的應用程式，我都是統一放在第四張主畫面，以便管理。
至於手機其他主畫面的用途，我想也能提供給各位讀者參考，就留到
第五章再介紹吧。

・ ・ ・

我從事產品開發顧問工作，除了測試手機應用程式之外，檢驗新
產品也是我的工作內容之一。從不同地方寄來的各種產品，我都會先
放在置物架上，平時只要看架子一眼，便能立刻了解工作量。
我平時檢驗的產品包含文具、數位小配件，另外也包括食品和五
花八門的檢驗品，種類不計其數。這些琳瑯滿目的產品，當然也必須
經過一番整理。只是懶惰如我並不會對這些東西分門別類，和iPhone
的第四張主畫面一樣，這裡也採用相同的整理模式。
例如書籍都是統一放在書架上，這些書的主要來源有兩種，可分
成別人贈送的書和自行購買的書。我通常利用上班以外的閒暇時間閱
讀這些書，其中移動時間占了大部分。因此儘管都是全新的書籍，但
擺放的位置卻可能稍有變化。
簡單來說，擺放時基本上是以「視情況集中一處」作為主要的原
則。例如出差和外出時攜帶的書，便會集中一處，並且安排在隨手可
得之處；其他書籍則另外就近擺放。
除此之外，由於書本的另一個特點是可以隨身攜帶，因此我也會
放在日常行動時會經過的動線附近。這麼一來不但能隨時提醒我帶出
門，臨時想到也不必費心尋找，減少不必要的麻煩。
請各位試想，假使廁所內沒有衛生紙，事情可就大條了，因此備
用衛生紙也是廁所內的基本用品，書籍的收納原則也是大致如此。再
比如說，衛生紙只會出現在廁所內，也是不可缺少的必備品，所以每
個成員都會認真收拾乾淨。整理書籍時，只要採取和廁所相同的思考
邏輯，一旦使用的地方增加，就要稍加整理，以免造成生活麻煩。

・ ・ ・

日常生活中有不少物品可以透過新的道具或工具，讓整理作業變
得輕鬆簡單，唯一麻煩的只是剛開始導入新工具的不適應期。新工具
必須做好詳細的設定、學習使用方法，光是準備作業往往令人裹足不
前；可是當我們設定完成後，未來作業上就會變得輕鬆不少。
本書不會針對工具設定詳細介紹，這是考量到應用程式的使用界
面經常會隨著版本升級而變動，有時甚至連按鈕的位置都玩起大風
吹，大量整理術資訊才是本書主要介紹的內容。
如果各位認為做法可行，不妨利用本書的關鍵字上網搜尋，我想
應該都能找到介紹工具設定的部落格，或是官方網站所附的使用手
冊。
不過，有時為了解決惱人的整理問題，我們或許必須付付費使用
這些工具的進階功能，以便協助改善疑難雜症。本書雖然會提供相關
工具的費用資訊，但書中刊載的金額也可能產生變動；若是不提供資
訊，又怕讀者讀到一半就得強迫闔上書，上網查詢授權費用，平白造
成閱讀干擾。因此先在這裡統一說明，書中所刊載的價格，是以原稿
的撰寫日（二〇一八年十月）為標準，實際價格和規格日後可能會出
現變化，這點務必請大家先了解。
話說回來，現代有許多便利工具足以解決人們生活上的不便，多
多認識這些工具，對自己有益無害。
使整理變輕鬆的「懶人工具」

本書會介紹幾個方便我們整理的必備工具。我經常測試各種不同
工具，這裡介紹給各位的，都是我自認目前最好的選擇。各種值得推
薦、用途廣泛的工具，無論是整理名片還是文件，本書都會一網打
盡。
資訊科技服務可說是日新月異。除了霸主「Dropbox」和
「Evernote」，新的Google服務也不斷推陳出新，過去盛極一時的
「Amazon Drive」，如今卻變得一無是處。網路服務儘管競爭激
烈，但我認為以下介紹的工具，對於懶人來說都是一時之選，如果有
心想改善的話，不妨試著導入看看。

■智慧型手機

從iPhone引發的智慧型手機革命，讓人們出門在外也能完成各種
作業，舉凡收集資訊、發訊息、照相等功能，沒有智慧型手機便無法
做到。智慧型手機能夠輕鬆拍照，雖然連帶增加整理相片的負擔，但
卻也是整理工作中不可或缺的必要工具。雖然我拿的是iPhone手機，
但Android手機一樣可以做到，目前兩種手機作業系統都有類似的應
用程式，功能相去不遠，也能利用iPad或Android平板電腦進行相同
的作業。
我曾經在二〇一七年提著一大袋文件繞地球一圈，但現在只需要
攜帶一支iPhone，無論身在何處都能完成工作。
■Dropbox和Google One

為了使智慧型手機能夠和電腦共用整理好的資料，Dropbox和
「Google One」這兩項工具缺一不可，建議一起使用。
我原先只有使用Dropbox，後來發現Google One的功能和方便
性與日提升，因此就同時使用這兩種工具。有人可能會問，前面我不
是建議「將保管場所集中在一處」嗎？這裡先暫時忘記這條原則吧。
Dropbox提供付費和免費兩種方案，免費方案可享有2GB的儲存
空間，不過Dropbox有各種獲得額外空間的活動，只要持續參與，容
量就能不斷增加。我現在已經有48 GB的空間，但其實用不了這麼
多，目前儲存的容量也只有1.5 GB而已，裡面只存放正在撰寫的稿子
和諮詢文件這類正在使用中的資料。
除此之外，Dropbox還能夠同步更新資料夾內的所有檔案（一般
雲端都採取這種做法），我們可以透過iMac桌上型電腦，抑或外出使
用MacBook、Windows筆記型電腦來編輯同一份文件。由於檔案會
自動同步，因此無論在任何環境下，都能把資料當成存放在電腦上的
主檔案使用，隨時隨地將工作銜接起來。
這項老字號服務能夠儲存各種類型的檔案，我們可以將多種使用
中的文件儲存在Dropbox進行編輯。對於懶人而言，Dropbox可說
是相當便利的工具。

・ ・ ・

借下來介紹Google One。Google One同樣提供兩種方案，付

費方案提供最高1TB的儲存空間。我們可以將凌亂的檔案或是過去的
工作資料，全部放入Google One內保存。不過，Google One不會
和電腦同步，只能透過雲端使用；儘管我們能選擇部分或所有的資料
夾同步處理，但我不建議這麼做，因為這反而會增加檔案管理的複雜
度。基於集中一處的原則，基本上只存放在Google One的雲端上。
話說回來，近年來筆記型電腦為了提升存取速度，多半會使用
SSD硬碟保存資料，不過此舉卻也導致硬碟容量受限。
舉例來說，我的MacBook配置512 GB的SSD硬碟，自然放不
下1TB的資料；桌上型電腦雖然有足夠的硬碟空間，但我只在有需要
時才會使用，主要開啟重要的檔案，因此過去的檔案不會存入桌上型
電腦，全部都上傳Google One內備份。
我檢查自己的Google One空間，發現一共只使用了600 GB。
雖然我所有的電腦資料都存放在這裡，但如果刪除不必要的檔案，使
用量還會減少更多；就是因為懶得整理，才會一股腦全丟在這裡。我
的想法是，就算有朝一日容量爆滿，到時或許又會推出相同價格容量
更大的付費方案，所以不整理這些檔案也無所謂。
我之所以推薦Google One，是因為放在裡面的Word、文字
檔、PDF等文件內的文字都能成為搜尋對象，就算沒有整理，也能使
用關鍵字搜尋找到你想要的文件。例如在檢索欄輸入「出差」，搜尋
列表上就會列出所有包含出差這個關鍵字的文件，因此我們沒有必要
用資料夾整理得有條不紊。整理的目的是希望能輕鬆找到想要的檔
案，既然不用將資料夾分門別類也能查詢，那麼就只需要適當區分資
料夾存放。此外，由於資料夾名稱也可以成為搜尋對象，因此以關鍵
字來命名也不失為一個好辦法。

■Google相簿
 所有的相片和影片，都可以存放在「Google相簿」。我過去的
做法是將沒有分類的相片和影片通通儲存在電腦資料夾或Dropbox
內，現在可以全部丟進Google相簿保存。
Google相簿不僅能免費備份無限量的圖片，最近甚至連影片都
能儲存。雖然後者有容量大小上的限制，但依照一般使用情況便已足
以應付。手機拍攝的影片、影音檔案，都可免費存放在Google相簿
裡。
Google相簿服務的發展程度遠遠超出其他相片儲存服務，可以
預見未來還會更加便利。
我們儲存的照片和影片，在Google獨家壓縮技術的加持下，品
質絲毫沒有受到影響，至少我個人認為看不出差異啦。另外，當我們
要取出檔案時，也能利用「Google Takeout」服務，將全部的照片
和影音檔案打包成一個壓縮檔下載。這個有如祕技般的服務，讓我最
初發現時曾一度感到不知所措（苦笑）。總而言之，所有的Google
資料都能利用Google Takeout全數導出。

■迷你倉庫

實體物品可以透過minikura這類迷你倉庫服務加以保存，這正
是我期盼已久的服務！舉凡充滿回憶的物品、重要的書籍、DVD、不
能丟掉的紙類文件，只要全部塞入迷你倉庫的紙箱，送到迷你倉庫保
管即可。如此一來，家裡便能騰出許多空間。
日本的迷你倉庫（minikura）是由以提供「保管」為主要服務
項目的寺田倉庫負責營運，這間公司很少傳出糾紛，我們大可以放心
將物品交給這間公司。
 寺田倉庫也提供收納的紙箱，一個紙箱只要兩百日圓。我們要做
的只有將東西裝進箱子內寄送，而且寄送免運費，無論是衣物、雜
貨、文件，你想得到的東西都能保管。每個月只須支付兩百日圓，迷
你倉庫就能為我們保管一個紙箱；或是選擇每月兩百五十日圓的付費
方案，便能提供拍攝箱內三十件物品的服務，也能分別取出箱內的物
品。
若是想從倉庫取出保管一年三個月以上的紙箱時，也無須付寄送
回來的運費。以往的保管服務可是要自行負擔八百五十日圓的運費
呢。
「畢竟是重要的物品，不能隨便丟棄，可是仔細想想，平時又實
在沒什麼機會能用到⋯⋯」如果你手邊有這類東西，不妨透過這項服
務，把所有物品一口氣收拾乾淨。
迷你倉庫正是像這樣為我帶來不少幫助，比方來自臺灣、中國、
韓國的譯本，這些都是我的作品在海外出版的成果，對我而言重要性
自然無可比擬，可是卻因看不懂而派不上用場。還有原本收藏在書架
上，一直想找機會送給別人的書，現在都可以透過迷你倉庫加以保
管。另外像是廣瀨鈴和小松菜奈的親筆簽名，以及一些平時不會拿出
來看的電影DVD，也都是利用迷你倉庫好好珍藏。順帶一提，公司的
會計文件只有在稅務署人員檢查時才會用到，所以過去的收據也都存
放在迷你倉庫內。多虧有這項服務，家裡的空間變得清爽不少。

■文件掃描器ScanSnap

文件掃描器「ScanSnap iX1500」，讓文件整理有了更聰明的
選擇。舉凡收據、名片、廣告傳單、會議資料、書籍和雜誌的重要頁
面、影印文件等等，都能利用ScanSnap轉換為PDF檔。
 掃描器的程式也可以自動幫我們將文件內的文字截取出來。雖然
每份文件的排版和字體各有不同，轉換結果未必盡善盡美，但大體而
言問題不大。尤其是印刷文件，在字體辨識方面的精確度相當不錯，
轉換成PDF就能有效避免無謂的紙張浪費，還能一舉變成可供電腦搜
尋的資料，真是太棒了！
我一開始不知道轉換成電子檔的好處，直到文件變得愈來愈少，
享受到電子化帶來的快感和便利性之後，才發現生活中已經不能沒有
ScanSnap了。
我的ScanSnap目前放在置物架上，在富士通推出ScanSnap的
雲端服務後，我們還可以透過Wi-Fi直接連上網路，無須透過電腦；
還能根據不同的文件類型，自動將檔案傳送到設定好的雲端服務上。
例如一般資料會傳送到Evernote，收據上傳至家計簿應用程式
「Dr.Wallet」，名片則傳送到名片管理應用程式「Eight」。只要設
定好這些服務，以後只需要打開ScanSnap的蓋子，放入文件，按下
掃描按鈕，便可以一鍵完成。
將收據轉換為家計簿、名片按規則記入電話簿，紙類文件轉眼間
便成為可隨時搜尋的數位資料，多餘的紙類文件就丟進碎紙機銷毀。
儘管市面上還有其他文件掃描器可供選擇，但我仍想將
ScanSnap iX1500推薦給大家。

■Evernote

坦白告訴大家，我剛開始使用Evernote時，完全不知道它的優
點何在（苦笑）。直到資料堆積到某個程度後，我才了解到它所帶來
的便利性。
 Evernote每個月都有檔案上傳大小的限制，隔月又能繼續堆放
資料，有點類似手機網路流量的概念。
我一開始並不知道使用方式，所以沒有充分利用它的容量，直到
慢慢了解便利性後，才逐漸增加使用空間。不管是聲音檔、Excel、
PowerPoint、文字、圖片，任何資料都能存進Evernote，我所有的
資料都存放在Evernote內，只要在裡面搜尋內容便能找到需要的文
件，使用起來非常方便。
前面提過，利用ScanSnap掃描的紙類文件、書籍、剪下來的書
報雜誌、以後可能用得到的資料，全部都能做成PDF放入Evernote
當中。反正不管之後有沒有實際派上用途，總之先將文件保留下來比
較放心，有需要時再從這堆文件中搜尋即可，紙本資料就不用客氣，
全扔了吧。
此外，Evernote推出的手機應用程式，也能存放拍攝下來的照
片，大型文件更可以利用手機拍照功能儲存下來。
另外，瀏覽器若是安裝Evernote的擴充功能，就能在利用
Google搜尋時，提示我們保存在Evernote裡面的文章。多虧這項功
能，有時我會在無意間翻出塵封已久的文件，每每讓我心中湧現無比
的感動。不必整理就能找到需要的資訊，就算每天存放文件也不必擔
心容量問題。
因為一本筆記本最大容量約200 MB，所以我選擇月繳六百日圓
的付費方案。而一本電子書的大小約50 MB，200 MB便足以應付收
納需要。各位可以從免費方案開始入門，上手後再升級成付費會員，
想必就能感受到它帶來的便利性。
數位相片的整理［15分鐘］

數位相機普及，加上智慧型手機的拍照功能不斷進化，人們手邊
累積的相片愈來愈多。
裝滿回憶的相片，是作為紀錄留念的重要物品，必須好好珍藏；
然而，整理相片的作業卻相當麻煩。
大部分的人也許認為，相片等到有空時再整理就好，便索性一直
丟著不管。如今，懶得整理相片的人有福了——Google相簿的出
現，可以說徹底解決數位相片的整理問題。
有關相片的整理煩惱，統統都能丟給Google相簿來解決。只要
將相片放進應用程式內，Google便會自動幫我們整理，完全無須手
動分類，這項免費服務讓生活變得方便不少。以下就先從手機相片的
使用方式開始說明。
我有不少用iPhone拍攝的相片，剛開始是用iPhoto和iCloud備
份，可是保存檔案需要不少記憶體空間，而iCloud的儲存空間必須付
費才能使用。現在我的相片已不再備份到iCloud，而是保存在
Google相簿裡。
Google相簿是免費服務，沒有空間限制。儘管最近的相片檔案
變得愈來愈大，不過免費方案提供Google的獨家壓縮技術，不僅能
減少檔案容量，也讓相片維持在一定的品質，因此在個人使用上完全
沒有問題。當然如果想保留原來的畫質，比方有商業使用的需求時，
也可以付費選擇其他方案，不過一般情況下使用免費方案即綽綽有
餘。

①在手機上安裝Google相簿應用程式
 ②設定為Wi-Fi環境下自動進行備份
③每天或每週選擇一天，在Wi-Fi環境下打開Google相簿

總共以上三個步驟，便可以輕鬆完成相片整理。設定完成後，只
要打開Google相簿，手機內的所有相片就會上傳到Google相簿，我
們平時只須執行步驟③。
第一次使用時，可能會因相片太多而花費許多時間，所以最好挑
晚上時段進行備份。這麼一來即便中斷，也能在任何時間繼續上傳，
這點不必擔心。
以後只要每天定時打開Google相簿備份相片，即使手機不小心
泡水損壞或遺失，相片仍然好端端地保留在雲端上，不用煩惱這些回
憶從此消失不見，也無須浪費時間再三整理了。

・ ・ ・

Google相簿不只有保存相片的功能，還具備強大的搜尋圖片功
能，只要輸入關鍵字就能找到相關圖片。假設搜尋「棒球」，它就會
列出有棒球的圖片；搜尋「寶可夢」也會出現《精靈寶可夢GO》的
遊戲畫面（苦笑）。
Google的圖片比對技術，甚至能夠深入相片內容當中。當我搜
尋「冰箱」時，除了找出在便利商店拍攝的寶特瓶相片之外，甚至翻
出我過去在大分縣豐後高田市拍攝的「昭和之町」（重現昭和三〇年
代街景）相片，連當地的三神器（電視、冰箱、洗衣機）都找出來
了。雖然偶爾會出現錯誤的搜尋結果，但我們還是可以人工篩選，不
用花費多少時間，幾乎不會造成影響。另外，撰寫部落格或報告時，
只要利用關鍵字搜尋功能，即可取得免費授權的圖片；當然肖像權另
當別論，有人物出現的相片還是得注意是否有侵權問題。
順帶一提，Google相簿有時會找出和關鍵字毫無關係的相片，
建議各位修改錯誤的搜尋結果，這麼做可以幫助Google相簿學習。
透過使用者的協助，逐漸提升搜尋精準度，這正是Google的一貫作
風。
以往人們需要浪費不少時間整理相片，有了Google相簿之後，
幾乎不再需要特意花時間整理，便能自動幫我們從大頭照區分每個人
的照片。舉例來說，我參加福山雅治的演唱會時，曾拍攝海報這類活
動商品，但沒想到Google相簿竟然能完全分辨出福山雅治和我的
臉！雖然這也是理所當然啦⋯⋯（苦笑）。儘管它有時會搞不清楚高
畑充希和有村架純，或者將廣瀨鈴和廣瀨愛麗絲混為一談，但經過學
習之後，辨識精準度會不斷提升，就算是團體照，也能清楚區分每個
拍照對象。所以像家庭照就只需要登記每位成員的名字，接下來
Google就會自動幫你整理。
圖片搜尋找不到的相片，也能輸入日期準確查詢出來。例如搜尋
「一九九八年九月二十七日」，所有附有時間戳記且符合該日期的相
片，就會全數展示在你的眼前。iPhone是在二〇〇七年推出，若各位
手邊有老舊的數位相機，或許還能發現一九九八年拍攝的相片也說不
定。
數位相機的相片也能上傳到Google相簿保存，我們只要到
Google相簿的網站，登入自己的帳號，找到上傳按鈕，選擇或拖曳
檔案即可執行上傳。無論幾千、幾萬張，過去拍攝的相片一旦上傳到
Google相簿，不管身在何處，只要在網路環境下就能好好欣賞一
番。
 ・ ・ ・

若是使用數位相機拍攝的相片，檔案本身也會附帶數位相機的資
訊。另外，相片除了能用相機名稱來搜尋之外，當然也能用
iPhoneSE或iPhone7等手機型號來搜尋，我想，未來Google相簿
的功能還會不斷增加吧。
現在有些數位相機也有內置GPS裝置，能夠像手機一樣在相片檔
案中紀錄拍照位置等資訊，所以我們也能以地點為條件進行搜尋。想
購買數位相機的人，記得只要選擇內置GPS裝置的機種，便能節省更
多的整理時間；如果習慣用手機拍照，別忘了打開相機應用程式的定
位功能。
有了位置資訊，不但能夠以拍攝地點作為搜尋條件，Google相
簿還可以自動幫我們收進不同的相簿內。我過去曾提著一大袋文件環
繞地球一圈，當時用手機拍攝的相片，因為附有位置資訊，就算沒有
整理，Google相簿也會自動按照西雅圖、紐約、倫敦、維也納、斯
德哥爾摩、莫斯科、伊斯坦堡、杜拜、緬甸、新加坡等地名加以分
類。
利用手機拍攝相片時，只要附上GPS資訊，整理相片可說是完全
不費吹灰之力。接著再把相片放進Google相簿中，就能解決整理方
面的問題。從安裝應用程式到初期設定，整個過程只要十五分鐘，往
後只要定期打開應用程式，一秒就能輕鬆搞定。
紙本相片的整理［30分鐘］

「唉呀，又找到從前用相紙印刷的相片⋯⋯」有人和我一樣有相
同的困擾嗎？在數位相機問世之前，相機一般都是使用底片拍攝，之
後再請照相館沖洗相片，想必不少人手上都有這類老舊的相片吧。
相片本身價格昂貴，許多人都會保存在厚實笨重的相簿裡。如果
能將這些相片數位化、上傳Google相簿的話，後面的整理作業就能
比照數位相片輕鬆完成了。
然而，紙本相片的數位化也是相當麻煩的工程，也許有讀者認
為，反正相簿本來就是塵封在櫃子深處的物品，不去動它也無所謂，
這些回憶又不可能憑空消失。
如果各位有心想花點時間整理，我推薦不妨試試Google推出的
手機應用程式「PhotoScan」。紙本相片在轉換成數位相片時，常會
碰到表面眩光的問題。放在相簿內的相片，表面薄膜反射的眩光往往
非常厲害，想要避開眩光拍攝其實比想像中還要困難。話雖如此，但
想從相簿拿出相片，反而有可能造成相片破碎損毀，建議還是維持現
狀比較好。而PhotoScan這款手機應用程式，便能夠幫助我們解決拍
攝相簿照片時產生的眩光問題。
這個應用程式的原理是透過拍攝數張相片，自動避開眩光部分，
把畫質優良的部分拼接起來，轉眼間便完成一張相片的數位化作業。
一本相簿的數位化作業，大約花上半小時到一小時便可以拍攝完畢。
在作業的一開始或是最後拍攝相簿封面，內容也能一目瞭然，畢竟相
簿本身也是一種回憶。
不過，比較棘手的是日期。最後得到的數位相片日期會變成
PhotoScan的拍攝日期，所以我們得在電腦上打開Google相簿，從
最新上傳的檔案中選擇所有剛才拍攝的相片，並在設定項目中選擇
「編輯日期」，把日期修改成對應的日子。像是元旦或自己的生日，
比方「一九七一年一月一日」或「一九七一年六月二十四日」，便能
以大致日期展開搜尋，時序也會根據年分排列。
沒錯，六月二十四日正是在下的生日，謝謝各位的祝福，我很期
待各位送的禮物。粉絲來信請寄到a16.misaki@gmail.com這個信
箱。
不小心離題了，還是讓我們回到主題吧。也許有人會問：「已經
數位化的相簿又該怎麼處理呢？」這點也有解決辦法，本書會在第45
頁詳加介紹，這裡只簡單告訴各位——只要放進紙箱就可以了。
我們一般不會頻繁拿出相簿觀賞，只有沉浸在美好回憶時，才會
將相簿拿出來細細品味一番。當然也有人認為數位化後的相片就可以
丟進垃圾桶了，如何抉擇全視個人的需求，而我選擇暫時放置於紙箱
內。
如果各位手邊有半小時到一小時的閒暇時間，不妨花在一本相簿
的數位化整理工作上吧。
CD的整理［10分鐘］

我是B'z的歌迷，過去收藏了不少CD。除了B'z的CD之外，其他
的CD不知道還有沒有機會聽，可是又捨不得丟掉（苦笑）。但如果
有空享受這些音樂，也就無須煩惱這些問題了。
其實我們也可以將CD數位化，只要打開電腦的iTunes，把CD插
入光碟機即可，整個作業時間只需要十分鐘。這樣一來，雖然CD已
轉換為數位檔案，但仍有實體形狀；CD內的音樂匯入iTunes內便看
不見實體，這時才猛然發現它已經成為數位檔案了。
打開iCloud的音樂資料庫，接下來讓我們見證自動整理的奇蹟。
蘋果會自動管理類似的音樂資料，以便宜的價格幫我們把音樂保存在
雲端上，不會占據電腦的硬碟空間。如此一來，無論手機、平板、電
腦，都能享受相同的音樂；即便是使用Android設備的人，也能透過
蘋果官方提供的應用程式「Apple Music」，聆聽相同的音樂。
如果想進一步欣賞CD的封面，還需要稍微改變整理方式，但只
是做好初始化設定的話，一張CD的整理時間連十五分鐘都不到，
iTunes會在閒置時間自動完成所有工作。我對CD包裝毫不講究，因
此數位化後便將所有CD扔掉。想留下CD的人，也可以存放在紙箱內
保存下來。
事實上，數位化作業進行到這裡還有一個問題，那就是歌詞。不
過這個問題我們也可以透過手機應用程式輕鬆解決。

♪討厭的問題 莫大的損害 繞路而行的人生不值一哂♪

 如果想了解B'z的名曲〈Wonderful Opportunity〉這句歌詞，
這時CD內附歌詞本就顯得非常重要了。但我們不必為此而抱著CD專
輯不放，有專門的解決辦法可以幫我們處理歌詞問題。只要安裝手機
應用程式「PetitLyrics」，便能讓現在欣賞的歌曲以卡拉OK的形式
呈現歌詞。看吧，整理CD一點也不麻煩。
影片動畫的整理［30分鐘］

透過攝影機拍攝的影片，事後整理起來也十分麻煩。我從以前開
始就很喜歡新奇的事物，家裡堆滿各種Hi8或MiniDV等攝影機，現
在光看都覺得整理起來很麻煩而懶得動手。不過接下來介紹的整理
術，就連VHS錄影帶這類物品也套用相同方式處理。
我試過各種方式，最後還是建議各位委託專業轉錄的店家處理，
價格便宜又方便。自己動手DIY的話，老舊的錄影帶有可能不小心斷
裂；而且設置機器和讀取錄影帶也要花上好幾個小時，處理途中一旦
發生問題，時間拖得更久。如今請專家協助轉錄的費用相當便宜，一
支錄影帶只要大約三百五十日圓到兩千日圓的處理費用。除了委託店
家轉錄之外實在別無他法呢。
我們要做的只有寫下注意事項，將錄影帶送到店家，等待店家轉
換成DVD或可供下載的影音檔案，過程只要十五分鐘。不放心的人，
也可以先拿幾支錄影帶測試店家的轉檔效果如何。我一開始也半信半
疑，所以先委託幾支錄影帶，後來獲得的轉檔品質相當符合我的期
待，因此便全數拜託店家幫忙處理。處理完畢後，原本的錄影帶也會
一併交還，不過我選擇請對方幫忙銷毀，畢竟影片內容才是我需要的
東西，而非錄影帶本身。
攝影機拍攝的影片經過數位化後，剩下的作業只剩上傳到
Google相簿，這麼一來就能隨時隨地觀賞了。
首先使用電腦登錄Google相簿的網站，將轉換完成的影片全部
上傳，雖然要花上一點時間，但完全不花任何一毛錢。儲存在
Google的影音檔案會經過壓縮，可是畫質幾乎不會受到影響，在一
般情況下使用完全沒有問題。當然，有心想完整保留的人，也可以將
原始資料備份在硬碟或DVD內。不過DVD總有一天終究會遭到淘
汰，不如把檔案上傳雲端，至少不必煩惱以後的問題。
雖然錄影帶數量較多，需要花費較高的成本，但我認為不必急著
動手，等到有空時再慢慢整理就好。反正留著這些錄影帶也不是一天
兩天的事了（笑）。總之，這類物品沒有立刻處理的必要。
紀念品的整理［60分鐘］

手機或電腦檔案這類不會占用實體空間的物品，就算數量再多，
也不會影響空間。但是具有紀念價值的物品可就不一樣了，一旦數量
增加就會造成困擾，不僅不能隨意丟棄，還會占用不少生活空間。雖
然平時完全用不到卻非得收藏不可，然而可供儲藏的空間有限，就算
想整理也無計可施。
整理紀念品的作業超乎我們想像，尤其在決定是否要丟掉時，更
會讓人猶豫不決。整理的過程中必須和紀念品好好道別，所以花費的
時間總是一拖再拖。
這裡教各位一個簡單的方法，這招不僅讓你有時間慢慢決定，還
能有效增加生活空間。

①訂購迷你倉庫的紙箱（數日內即送達）
②決定入庫日期（和宅配員預約時間）
③選出三十件放進紙箱的物品

整個作業過程約一小時。選擇前述的minikura的紙箱寄放紀念
品時，不妨利用minikuraMONO服務，可以幫我們一一拍攝所有存
放的物品。而且拍攝的影像非常清楚，就算實際物品不在手上，只要
登入minikura的網站，便能隨時欣賞存放品的相片。
這項服務的優點，就是能讓我們輕鬆透過手機或電腦欣賞保管的
紀念品。把每個放進紙箱內的物品拿出來觀賞，難免需要費一番工
夫，但拍攝成相片時，便能夠隨時隨地觀看；即使無論如何都想看見
實物，也能通知minikura立即取出物品寄到我們手上。
 如果手邊有三十件以上的物品需要託管，可以追加訂購紙箱，增
加存放物品數量，否則就只能想辦法將物品縮減到三十件以內了。
多訂購紙箱便無須一一思考哪些物品需要丟棄，減少許多作業上
的負擔。花個六十分鐘整理紀念品，就能挪出更多的可用空間。如果
想託管重要的紀念品，並且將紀念品拍攝成照片，我認為每月支付兩
百五十日圓保管費的minikuraMONO服務擁有相當高的CP值。
不只紀念品，任何物品都能利用這項服務。例如查稅時需要用到
的收據，全都交給minikura保管；平時不會拿出來欣賞的攝影相
片，則利用不提供拍攝服務的minikuraHAKO。無論是夏季用不到
的冬衣、不常使用的物品，通通都能塞進紙箱交由minikura保管，
存放一年三個月後選擇免費寄送回府，偶爾像打開時間膠囊一樣回味
也不賴。
書桌的整理［1分鐘］

整理書桌堪稱是一項永遠的挑戰，就連我也是經過不斷煩惱、改
良、再改善，才得出現在的結論。我建議先從清空書桌開始行動，這
項作業需時一分鐘。

①準備一個紙袋
②把桌上所有物品全部扔進紙袋內

以上做法雖然有些粗暴，卻能在一分鐘內把書桌清理得一乾二淨。
一個星期內需要使用的物品，就從紙袋內拿出來，擺在三秒內可
隨時拿到的方便之處。
書桌總會在不知不覺間變得凌亂不堪，這是因為我們不可能一直
採用相同的工作方式，當我們接到新的工作任務時，有可能會想嘗試
新的做法，書桌的擺放物也就會隨之改變。
我最近讀一本書，裡面提到「嚼口香糖對減肥很有效」。有時我
在寫作時，注意力會變得較為渙散，我過去通常會靠吃甜食來集中精
神。如今多虧嚼口香糖，讓我的體重有如泡沫經濟時的股價般狂跌。
嘴裡嚼著東西，腦袋思路也會變得比較清晰，這麼看來口香糖或許是
不錯的選擇，所以我在桌上擺放混合各種口味的口香糖盒，以便在閱
讀時享用。這些口香糖即使全部吃完，熱量也只有兩百五十八卡，對
體重幾乎不會造成影響。
老實說，我過去不嚼口香糖，後來發現這個方法很對我的胃口，
如今口香糖盒已經成為書桌上不可或缺的物品了。
 順帶一提，由於我是右撇子，慣用右手取東西吃東西，所以通常
會把口香糖盒放在右手邊，方便隨時享用。

・ ・ ・

必需品要配置在日常行經的動線上，至於整個星期都用不到的物
品，代表暫時沒有使用的必要，因此便把這些東西收進桌底或抽屜
內，便能提升實際的工作效率。將桌面收拾乾淨，增加工作空間，不
僅能省去不必要的麻煩，也能避免時常陷入在一堆雜物中尋找物品的
窘境。
舉例來說，我現在的桌上有滑鼠、鍵盤和擺放iMac的螢幕架，左
邊三條充電線是用磁鐵掛在桌架上，螢幕架為LIHIT LAB.出品的抽
屜式桌架，整理充電線的磁鐵則是PuniLabo的新產品。我習慣用伸
縮式除塵撣子直接在桌面上滾動，方便每天早上擦拭桌面，旁邊則擺
放百圓商店購買的酒精除菌溼巾。
為了方便隨時擦拭清理，我都將清潔用品擺在桌上。雖然清潔工
作非常麻煩，但只要將清潔用品放在眼前隨手可拿的位置，便能在髒
污擴大前先行處理乾淨。
筆筒內擺放剪刀、可切開紙板的裁紙器、Jetstream按壓式原子
筆、FRIXION light螢光筆、FRIXION按壓式三色鋼珠筆、滾輪資
料保護章、Xstamper印章。
coco fusen便利貼黏貼在iMac上，旁邊則放置Post-it抽取式便
條紙。這兩個都是能夠輕鬆用單手抽取合適數量的便利貼，讓我愛不
釋手。而且便利貼擺放的位置，也方便我在三秒鐘內寫下紀錄事項。
 除此之外還有許多筆和文具，全都收進抽屜裡面；使用頻率較少
的物品，也可以放在不方便拿取之處。
以我為例，為了將紙類文件數位化，剛開始是將ScanSnap擺放
在桌上。雖然找到文件的處理方式，但我當時尚未習慣數位化工作，
所以將它擺在三秒內就能使用的醒目處。自從習慣數位化作業之後，
實際上花在掃描文件的時間，一天最多不超過五分鐘，這時將掃描器
擺在桌上就顯得太占空間，因此便將它移往置物架上。後來
ScanSnap又提供雲端功能，已經沒有必要放在電腦旁，隨意擺在任
何角落就可以了。
發現好用的工具，順勢改變自己的工作風格，便能讓空間煥然一
新。
書籍的整理［30分鐘］

書籍是人們獲取資訊的來源，因此我認為整理書籍的工作需要分
成兩個階段。
首先，挑出目前正在閱讀和經常使用的書，因為我們通常只能使
用書架八成的空間。我的書架是在IKEA購買的，大小為長寬各三十
三公分，因此只能收納二十六公分大小的書籍，剩下的七公分則是用
來擺放其他額外物品的空間。
我在書架右側擺放A4大小的檔案架，方便衡量這七公分的空間。
基本上，剛拿到不久的書會放在這個檔案架內，當書籍擺進書架時，
原有的書就必須進入第二階段的處理。
我的整理原則是盡量讓書本在三十三公分的書架上移動，假設每
本書的厚度有兩公分，那麼就能收納約十六本書。閱讀一本書大約需
要兩小時，全部必須花上三十二個小時閱讀，就算一天花一小時閱
讀，全部讀完也要花費一個月，由此便可以換算我們能獲取的資訊量
有多少。對我而言，書籍和雜誌的價值，就在於它能帶來有用的資
訊。
當然我們也能像大學教授一樣，在房間書架上擺放大量的書籍，
藉此展示自己具備豐富的知識，如此一來自然希望書本愈多愈好。不
過，我的做法是將讀過的書全部轉換成PDF檔案，這也是出於工作考
量。如果從事的是作家或顧問工作，書籍和雜誌內有不少日後派得上
用場的資料，因此必須能隨時隨地取來閱讀。
在我尚未成為作家、仍是沒沒無聞的上班族時，多半是將書籍賣
給二手書店，雜誌則是看完就丟。剩下的一般書籍，閱讀完畢即可丟
掉，想留下來的書就收進紙箱內，以免妨礙空間。如果這些收藏書冊
影響到生活空間，各位不妨按照一開始的說明，把紙箱寄放在迷你倉
庫，等到有需要時再取出即可。除非是絕版書，否則一般能立即在亞
馬遜書店買到的書，還不如有需要時再購買一次，這樣反而能節省保
管成本。
因為我是右撇子，所以剛購入的新書一定會擺在最右邊，方便我
從右邊的空間拿取。最近我剛好讀完祥傳社出版、小野正譽先生的著
作《丸龜製麵為何能獲得成功？提升效率和減少浪費的方法》（丸亀
製麺はなぜNo.1になれたのか? 非効率の極め方と正しいムダのな
くし方，祥伝社），閱讀完畢後，便以上下顛倒、不容易看出標題的
方式，將書放回書架右側，還沒看完的書則依照正常方式擺放。
我訂下「要閱讀的書擺在右邊」的規則，把最近不會閱讀的書擺
在書架左邊，如此一來，當書架擺滿時，只要從左邊的書開始處理即
可，輕鬆痛快。另外，顛倒放置的書籍或雜誌，代表我已經閱讀完
畢，可以不用考慮直接丟掉或賣掉，或是通通放進倉庫裡收藏。
如果各位想好好整理閱讀過的書籍，就得花費一番工夫了。這裡
我推薦一個手機應用程式「Booklog」，只需要在閱讀期間抽空掃描
封底的條碼，就能紀錄閱讀資訊，協助我們了解這本書的閱讀進度。
我們所要做的只有在書籍或雜誌閱讀到一半或閱讀完畢時，使用
Booklog掃描條碼即可。雖然也可以用相同的方式處理從前閱讀的
書，不過最好別指望一開始就做到最完美。畢竟，先從能輕鬆整理的
地方開始著手，空出讀書的時間才是首要之務。
文具的整理

接著讓我們回到書桌前。書桌上總會擺滿各式各樣的文具，那麼
問題來了，文具有整理的必要嗎？
我自己寫過好幾本有關文具的書，自認對文具有一定程度的了
解，手上也有相當數量的文具，每年都會在文具業界的活動中舉辦講
座，文具也是我每天早上的必用工具，可說是眾所周知的文具迷。既
然身為文具迷，當然就無法停止持續購買文具的行為，如果沒有定期
整理，桌上和抽屜很快便被各式各樣的文具占領。
對文具沒特別喜好的人，看到上面這段描述時，心中不免會浮現
「這到底是什麼情況？」之類的疑惑。因此沒有這類煩惱的人，跳過
本節內容也無妨。

・ ・ ・

坊間以斷捨離為主題的整理書籍比比皆是，這類書多半建議我們
把東西丟掉。不過，若是有人問我是否有整理文具的必要時，我會給
予肯定的答案，但我拒絕用丟掉的方式來處理。文具原本就是因為出
於喜愛才廣泛收集，當然想一直留在身邊，然而平時卻鮮少有機會用
到。雖然使文具維持在隨時可能派得上用場也算是一種樂趣，但既然
登場機會極低，還不如將它們整理得井然有序。

・ ・ ・
 關於整理文具的具體做法，我們必須先弄清楚目的，再根據這個
目的設計整理形式，這就是整理文具的重點所在。
首先視不同的使用場景，將文具分為常用和備用兩大類。以我本
身為例，我會用FRIXION按壓式三色鋼珠筆和FRIXION柔色系三色
鋼珠螢光筆做筆記，其中又特別喜歡顏色不會過於醒目的柔色系螢光
筆。柔粉紅色、柔綠色、柔藍紫色是目前使用的顏色，我會每次更換
柔藍紫色，作為寫記事本時的小小樂趣。
放置筆電的工作區也是使用記事本的場景之一。因為我會利用郵
件或聊天軟體討論見面時間，並用電腦紀錄行程表，所以常用來寫記
事本的筆，全都放在工作區右邊的筆筒內。
外出是另一個使用記事本的場景。這時會根據實際會議或手機郵
件內容，在記事本上紀錄或修改預定事項，因此需要將記事本常用的
文具裝在文具袋內，這就是為何我有兩組相同文具的原因。我自認個
性比較懶散，要我在工作區從工具袋拿出筆都嫌麻煩，同時也是為了
避免外出時面臨無筆可用的窘境。或許有些讀者會覺得使用兩組文具
未免有些浪費，但就結果來看，文具若能獲得充分使用，和用完再買
其實沒有什麼差別。

・ ・ ・

接下來再想想其他場景。當我們收到包裹或信件時，以往會使用
美工刀切開外面的紙箱，可是笨手笨腳如我，最近卻在割紙箱時不小
心劃傷手指，儘管傷勢不嚴重，但這也讓我決定將美工刀移出常用文
具的名單（苦笑）。我後來購買長谷川刃物推出的紙箱專用切刀，這
種刀子有特別設計的鋸齒形狀，不僅能切開紙板及膠帶，也能防止手
指割傷，於是我將它放進常用文具的名單裡；再加上這把切刀也能作
為拆信刀使用，因此過去常用的拆信刀便放回備用名單內。我將紙箱
專用切刀放入筆筒，以便隨時使用。如果是迫不及待、收到包裹時就
立刻在門口開箱的人，也可以把專用切刀放在門口隨時待命。總之，
常用文具得放在用得到的地方，此乃不變的鐵則。
 接著再讓我們想像一個情境。你拿出信封和信紙，將郵票黏貼上
去，再用膠帶封住封口，如此便完成寄信前的準備工作。這時候，我
們便要將常用的信封、信紙、膠帶通通放在同一個地方。我使用無印
良品的收納盒來收納這些文具，至於備用的信封和信紙，同樣以無印
良品的收納盒整理妥當，放在置物架上。我平時會先從常用的文具開
始消耗，只有在需要替換時才打開備用收納盒。
這裡先告訴各位，備用文具組建議全放進同一個收納盒內，可以
的話，最好使用小尺寸的盒子分別收納相同類型的文具，這時候像是
伴手禮的點心盒就是不錯的選擇。盒子只要按種類，分為筆、筆記、
便利貼分開擺放，有需要時再從盒子拿出來補充即可。
我們之所以會浮現整理的念頭，往往是因為作業時無法立即找到
需要的物品，以致浪費不少時間在尋找東西上。其實，只要事先思考
各個工具會派上用場的時機和場景、各項工作的環節，準備好相應的
常用物品，同時備妥備用工具，就不必在整理時忍痛割愛了。
如果整理途中想放鬆一下，不妨以開箱的心情，一一檢視收納盒
內的物品，判斷是否需要替換或丟棄。對於文具愛好者而言，文具不
只是工作道具，也是有趣的玩具，如果搶走小孩子手上的玩具，他一
定會當場嚎啕大哭。這麼一想，各位還會認為文具有丟掉的必要嗎？
具體想像使用的場景，有助於規劃工作所需的文具組合，這個步
驟非常重要。但說來可惜，沒有獲得青睞的文具，一旦收入盒子或抽
屜內，就只能期待下次重獲登場的機會了。
電線的整理［15分鐘］

我很喜歡購買3C產品，所以手邊累積不少3C產品的電線，比方
USB、HDMI、充電線。相信各位手邊應該也都累積多條相同類型的
電線吧？這些電線設備不僅整理起來十分麻煩，還經常在關鍵時刻翻
天覆地卻怎麼找也找不到。
抱有同樣煩惱的讀者們，這節將會針對電線的整理說明一番。首
先，我們會用到紙袋、橡皮筋和夾鏈袋三樣物品。

①把所有電線塞入紙袋
②購買橡皮筋和夾鏈袋（有大有小）
③找時間將電線纏繞起來，用橡皮筋固定
④把相同種類、相同組合的電線放進夾鏈袋

完成步驟①，可以暫時解決惱人的電線問題，待需要時再翻出紙
袋，便可以找出當下所要的目標電線。別忘了找時間將電線纏繞起
來，用橡皮筋固定，裝進夾鏈袋內，這樣就不會發生多條電線纏繞在
一起，又得花時間解開的情況了。像Micro USB或Mini USB這些相
同類型的電線，必須放在同一個袋子裡。
另外，像硬碟的電源線和傳輸線，屬於同一組電線，所以也要放
在一起。夾鏈袋從百圓商店便買得到，只要準備不同大小的夾鏈袋，
便能因應各種不同組合。透明的夾鏈袋也方便我們在取用時檢查是哪
種電線，記性不好的人，也可以用油性筆在夾鏈袋寫上「硬碟專用」
等等備註說明，這對尋找電線很有幫助。
 至於橡皮筋，則選用矽膠或聚氨酯材質，千萬不要購買天然橡膠
製成的橡皮筋。雖然特殊材質的價格會略高於天然橡膠製作的橡皮
筋，但這類橡皮筋不會因為時間一長而劣化、沾黏在電線上，堪稱是
整理電線的必備工具。天然橡膠製成的橡皮筋雖然也能用來整理電
線，但過了一段時間後，橡皮筋就會融化，甚至黏在電線上，反而造
成更多不必要的困擾，所以我建議使用合成橡膠製成的橡皮筋。
除了橡皮筋之外，也可以使用束線帶（外觀有如鐵絲，可用來固
定電線的工具）來固定。可是打開束線帶需要花費一些時間，因此我
比較傾向方便綑綁的橡皮筋，不過想用哪種固定工具都可以，端視個
人偏好。
另外再補充一點，用來捆綁USB線的橡皮筋，最多應該不會超過
五條。所以當電線增加時，可以簡單判斷一下需不需要更換橡皮筋。
以防萬一，各位也可以留下橡皮筋，或者多準備幾條以備交換。
整理常用電線又是另一項令人煩惱的問題，我們該如何整理手邊
的電線呢？最好的辦法是利用磁鐵收納束帶來整理。像我就很喜歡
LIHIT LAB.的PuniLabo系列，它的前端為附有磁鐵的可愛動物造
型，靠矽膠束帶固定電線接頭，可吸附在桌面的金屬部分，目前沒有
使用的電線就有了歸屬位置。
除了購買現成的工具，你也可以製作個人風格的收納束帶，只要
將金屬夾安裝在矽膠帶上，在固定位置擺放磁鐵，便能發揮同樣的效
果。如果實在很在意露出來的電線，也可以用橡皮筋或束線帶綁在一
起，頓時就變得清爽許多。
手提包的整理［30分鐘］

休閒和上班所使用的手提包，需視情況而改變。上班使用的手提
包，基本上只會裝通勤時會用到的物品，通常只有一個；反觀休閒用
的手提包，因為需要搭配不同的服裝和場合，所以數量較多，必須加
以整理。
手提包不像紙袋那麼容易破損，總是找不到機會丟棄，結果一直
不斷增加。針對數量眾多的手提包，我建議使用百圓商店的商品，以
垂直收納的方式整理。如果家中門框上設有連結門柱的橫梁（長押）
就再好不過了，只要利用長押掛勾或鴨居掛勾牢牢地固定，再搭配吊
帶和大型S掛勾懸掛在上面；即便使用需要在長押上打洞的鋼釘掛
勾，從外觀上也完全看不出來。
不過，這裡要特別留意每種掛勾的承重能力不同，一般來說，一
條吊帶通常可以承受大約五個手提包的重量；而一個手提包的重量約
一公斤，基本上都在掛勾的可承重範圍之內。把手提包的提把掛在S
掛勾上，若袋子內空無一物，幾乎沒有多少重量。
掛手提包時，包包裡面禁止擺放任何物品。如果擔心提把在吊掛
時磨損，可以利用手帕或是任何布料包住提把部位，就能有效避免吊
掛而損傷提把的問題了。另外，若是想進一步想保持手提袋清潔、擔
心日照曬壞皮革材質的人，不防將手提包放入紙袋內，再吊掛於S掛
勾上。不過這麼做不容易看出紙袋內的手提包，所以最好使用購買時
附贈的紙袋，方便我們從外觀辨別內容物。
總之，手提包要稍微花些巧思吊掛起來，這是唯一不占空間的方
法。下一節將會介紹手提包內的整理技巧，這個部分才是重點。
手提包內的整理［30分鐘］

手提包內的整理工作非常重要，基本上所有物品每天都要拿出來
檢查一遍，這時手邊只要備有一個百圓商店購買的托盤，就足以幫助
我們進行整理了。
在前一晚或當天早上，一面確認行程，一面將需要攜帶的物品放
入托盤內。舉例來說，我準備明天前往九州大分縣出差，需要攜帶的
物品有換洗衣物和筆電。我平時很少攜帶筆電外出，但考量到這次出
差中間有一段工作的空檔，因此我打算利用閒暇時寫作，而攜帶筆電
便能將時間做最有效的利用。
可是，既然攜帶笨重的筆記型電腦，為避免增加重量，我決定不
帶實體書，而是將電子書存在iPad mini內，準備在飛機上閱讀。另
外我還準備索尼的降噪耳機，以便在搭乘巴士時觀賞電影。所有物品
都要拿出來檢查一遍，若實在沒有時間，全部塞進手提包也無所謂；
但既然有空檢查，就要從「用不到」和「可能用到」兩大方向整理。
隨著行程內容不同，包內物品也會有變化，只要每次重複取出檢查、
整理放入，手提包內便不會累積多餘物品。
差旅包的整理［15分鐘］

接著介紹差旅包和行李箱等隨身物品的整理術。各位記得，這些
整理項目不必立即付諸實踐，只要在空閒時候，抽出大約十五分鐘的
空檔整理即可。
首先，拿出寫有行程表的筆記本或是Google Calender，將需要
的物品逐一寫下來，避免之後出現「找不到」或是「忘了帶」的窘
境。即使不在行程表內記下需要攜帶的物品，至少也能滿足大致上的
需求。雖然第一次這麼做多少有些麻煩，但卻能讓日後出差的準備工
作變得輕鬆許多，建議各位一定要花時間這麼做。
以下介紹具體實例。我預計將前往金澤和富山進行演講，我的計
畫是在前一天搭乘北陸新幹線，於中途下車，參訪曾在大河劇《真田
丸》中登場的岩櫃城和群馬的城堡。
我開始想像出差當天走出家門、前往車站的情景，這個過程會用
到的物品有：

鑰匙／錢包／交通IC卡／新幹線車票

想像從車站搭乘電車和新幹線，需要的物品有：

閱讀用書／手機充電組／眼罩和口罩（車上睡眠使用）

到群馬參觀城堡時，下面這些物品不可或缺：

毛巾／瓶裝水（在當地購買即可）／錢包／《續日本100名
城完全制霸》的集章本
 按照這個做法，模擬自己在移動的過程中要做哪些事，依序寫出
詳細資訊。
之後抵達金澤時，要在旅館完成入住手續，因此需要：

旅館會員證

如果旅館離車站有一段距離，必須靠計程車移動，還要準備：

零錢／千圓紙鈔

像這樣將自己需要的物品逐一列出，針對旅程中的一切行動，列
出所有需要的物品，例如到旅館後會做什麼事、會用到哪些東西。寫
完物品清單後，再把清單放在行李箱和旅行包的旁邊，方便我們打包
時檢查。第一次打包時，往往會搞不清楚行李內放了哪些東西，儘管
想整理得井然有序，卻還是很容易發生「不知道那個東西究竟帶了
沒」這類考驗記憶力的問題。
如果實在懶得列出清單，你也可以在網路搜尋「出差行李清單」
諸如此類的關鍵字，參考其他人公開在網路上的檢查清單，再依照自
己的工作內容和習慣需求追加、刪除項目，輕鬆完成整理清單。
以往在我還提著一大袋文件環繞世界的時候，也是參考其他人的
國外出差物品清單，製作屬於我的個人準備清單。我不習慣到國外旅
行，無法想像旅途的具體樣貌，所以便借用其他前輩的經驗。下次當
我準備利用日本航空所屬的「寰宇一家」航空聯盟環遊世界時，行李
的打包仍然會以之前製作的準備清單為基礎。只要整理好這份準備清
單，無論在下次出差或下下次出差，都能重複運用。
製作一張準備清單，能幫助我們每次出差整理行李的作業變得輕
鬆不少。順便一提，我也會把這份準備清單放入Evernote保存，需
要時再找出來。
錢包的整理［30分鐘］

除了手提包之外，錢包也有每日整理的必要。我每天早上都會整
理錢包，把現金、各種卡片、收據，全部都拿出來整理一番。
錢包內累積的收據，會在整理時用掃描器建立數位檔案。有關收
據的整理，會在第四章詳細說明，這項作業所花時間不到一分鐘。
自從我的錢包換成長夾之後，裡面便只放固定張數的新鈔。我會
從抽屜內的舊錢包拿出新鈔，把一定金額的新鈔放進錢包當中，這樣
便能輕鬆確認錢包內有多少錢；也因為捨不得使用新鈔，自然能減少
不必要的支出（苦笑）。銀行ATM提供一千日圓和一萬日圓的新鈔，
先將新鈔提領出來，改存在自家的錢包內，而且從已開戶的銀行ATM
提款不需要任何手續費。
一天所有的消費只使用錢包裡的現金支付，花費金額一目瞭然。
換句話說，從錢包內提款，相對於刷卡更能掌握實際開銷的狀況。
除了現金以外，錢包裡面只放信用卡和點數卡這些有用的東西，
便能減少外出許多不必要的負擔。針對每日的外出行程，例如今天出
差需要全日空（ANA）和日本航空（JAL）的會員卡→來回搭乘不同
航空公司的飛機，所以需要兩張卡→晚上住在西鐵集團的旅館，要記
得帶飯店會員卡。針對這些流程稍加思考，決定出差時只需要攜帶這
三張卡片就夠了。
出差時會用到的卡片專門收納在卡片夾內，整理起來會比較方
便。不過每個人持有的卡片數量不同，我建議最好準備兩個卡片夾。
我使用的是普樂士的totoco和LIHIT LAB.的卡片夾，totoco卡片夾
可以將折價券這類臨時拿到的票券收進外側的臨時袋，我習慣將住宿
折價券或股東優待券這類出差使用的物品放在這裡。卡片夾能夠像手
風琴一樣完全攤開來，一眼便能分辨出卡片的類型。我的醫院掛號證
也會和點數卡放在一起，方便有需要時拿出來使用。畢竟醫院掛號證
只有在看診時才會用到，所以平時不會放進錢包裡面。
手機配件的整理［15分鐘］

包包內的手機配件總是雜亂不堪，像是行動電源、行動分享器、
相關的電線、變壓器等等。每每需要時卻找不到這些東西，不得已只
好臨時跑去超商購賣。
如果平時不好好整理這些配件，早上出門時就弄不清楚有哪些東
西帶在身邊，找不到時又令人頭痛不已。有時也會遇到電池剛巧放在
包包內，可是拿出來使用時卻發現沒電了。諸如此類的困擾想信各位
也多有經驗。
如果各位經常想不起來行動配件放在哪裡，不妨按照我的建議，
到百圓商店購買收納袋，將所有需要攜帶的行動配件都收進收納袋
裡。出門時只要將收納袋放進包包內，便無須重複購買了。
帶上平時用得到的行動配件，到百圓商店購買足以收納所有行動
配件的拉鍊收納袋。基本上，只要將所有隨身攜帶的物品放在同一個
收納袋內，便不容易丟三落四，方便我們隨時翻找出來。也許有些人
會想用二或三個袋子分門別類收納妥當，可是這麼一來就容易發生這
個東西忘記放在哪個袋子裡、隨手拿一個收納袋出門，卻不知道帶了
哪些東西的問題，所以最好將全部配件都帶到百圓商店，挑選大小合
適的收納袋。
下一步是整理家中和辦公室的充電處。我們可以在家電大賣場或
網路商店購買各種對應USB的多孔充電器，讓所有行動設備都能在同
一處一次充飽。在不同地點，利用零碎時間充電的做法，反而容易搞
混哪些設備已經充飽、哪些電力已經用罄，集中一處同時充電，便能
夠有效減少不必要的麻煩。收納袋最好擺在行動裝置的充電處旁，經
過一晚的充電，或是在離開辦公室前，只要將電線從充電器上拔下，
裝進收納袋內即可。
如果覺得麻煩，也可以將電線分為充電用和攜帶用兩種類型。隨
身攜帶的電線專門準備一組，便不會出現外出臨時找不到電線的窘
境。因為我生性懶惰，所以會準備一組專門在演講時用來簡報的工
具，並用夾鏈袋收納，裡面只放連接投影機的連接器和簡報用的電
線。建議使用能從外側看見內容物的收納袋，例如透明或是網狀設
計，都可以清楚看見袋子內的物品，方便我們不用特地打開袋子就能
辨識內容物。
我小時候喜歡將所有需要的文具都放進鉛筆盒內，心想這麼做應
該就不會忘東忘西了。可是回家寫功課時，我會從鉛筆盒拿出文具使
用，用完卻忘記放回鉛筆盒內，結果就經常找不到文具。同樣的道
理，行動裝置只要以外出使用為前提，搭配有如鉛筆盒的容器收納，
即可達到整理的目的。不過由於充電時必須拿出來使用，因此最好要
確保在固定的地點充電，以免造成整理上的麻煩。每個充電處都要準
備一套充電設備嗎？乍看之下這種做法感覺似乎頗浪費，但一開始做
好準備，總比沒電時跑到便利商店購買行動電源，反而累積更多設備
要來得好吧。
名片的整理［15分鐘］

我嘗試過各種方式來整理名片，最後決定使用Eight這個工具。
只要用智慧型手機拍攝名片，這個應用程式就會自動幫我們紀錄公司
名稱、單位、姓名、地址、聯絡方式等資訊；更重要的是，這個神奇
的工具還是完全免費呢！
只是，免費軟體向來令我懷疑背後是否有某些不可告人的祕密，
所以使用之前我會特地調查一下軟體的獲利模式，自然也對Eight調
查一番。Eight是由Sansan公司提供，主要靠企業的月費服務來獲
利，而Eight是這間公司針對個人推出的服務，無論是個人版或企業
版，功能大同小異，這樣的獲利模式可說相當成功。
以往業務員多半會將交換得來的名片，整理成自己專屬的個人資
料庫，一旦業務員離職，工作交接便會變得非常麻煩。如果業務員能
做好名片管理的工作，至少對公司的影響不大；相反地，若名片簿隨
著業務員離開，公司就會失去相關的業務資訊。如今只要利用
Sansan提供的服務，全公司的職員就能共享名片資訊，交接工作也
變得簡單許多。而且Sansan採用月費制，經營狀況也相對穩定。
此外，Eight也提供人工編輯的功能，只有當名片轉換成文字
時，才會出現手動修改的作業，不過一般需要調整的地方不多。同樣
的機制也免費提供給大眾，讓一般人也能在工作空檔進行人工編輯作
業。免費的個人方案會由Sansan的團隊協助數位化，這個過程需要
等待一段時間，就我的實際經驗來看，沒有特別問題的話，通常在不
知不覺間就完成了。
以下是整理名片的步驟，準備好你的名片，整個過程約十五分
鐘。
 ①下載手機應用程式Eight
②登錄自己的名片資訊
③登錄完成後，拿出一張名片，打開Eight進行拍攝

完成步驟①②的所需時間約十五分鐘，也可以只輸入最基本的個
人資訊。總之，先將基本資訊登錄進去，詳細資訊可以在日後追加或
修改。
登錄完成後，剩下就只有輕鬆的拍照作業。如果一次和好幾個人
交換名片，我通常會在出差的下榻飯店或附近的咖啡廳拍照，之後再
將名片裁碎丟棄，畢竟聯絡資訊才是名片最重要的部分，名片本身一
點也不重要。
有趣的名片、有紀念價值的名片、留著有好處的名片，這類無論
如何都想保存下來的名片，便通通放進名片簿保管。例如武田早雲先
生的名片字體相當優美、Design Barcode公司的名片可以做成火柴
盒，像這類特殊的名片我都會留下來。事實上，名片只有在需要時才
會拿出來，紀錄工作不妨交給Eight處理。
如果懶得一一輸入舊名片，也能利用Eight的付費方案協助我們
完成數位化工作。Eight有時還會推出免費活動，如果想將手邊的名
片數位化，除了利用免費方案自行整理之外，也能透過付費方案，委
託Eight輕鬆完成數位化。值得一提的是，根據我的調查，現在已經
有推出一次處理五百張名片的付費方案，所需費用為三千日圓。
通常交換名片後，我們只須執行步驟③的動作即可，待拍攝完
畢，就能將名片扔掉。如果需要和名片上的人聯絡，可以附上簡單訊
息傳送電子郵件給對方。這些程序都能透過Eight這項應用程式輕鬆
做到。
 活用人脈可是業務交流不可少的一環，名片上的情報自然相當重
要。然而光是收集整理名片上的資料，無法帶給我們任何有用的情
報。這些基本的個人資訊只要實際碰面或向他人打聽，就能直接或間
接地取得，之後只要主動寄電子郵件給對方，便已經充分發揮名片的
效用了。
如果我們能夠將輸入名片資訊的作業交由手機應用程式處理，便
能節省更多可利用的時間，更能突顯這項整理作業的價值。
筆記的整理［3分鐘］

我的商業書處女作就是以做筆記的技巧為主題，身邊也有不少人
常問我要如何整理筆記。對上班族而言，筆記的內容整理並不重要，
然而在學生時期，為了應付考試，為了牢牢記住學習內容，我們必須
整理筆記，把重點記在腦海當中。
上班族之所以需要寫筆記，是為了避免自己忘記重要的事項。必
須再三確認的重要事項，除了寫下重點紀錄之外，更重要的是一定要
立刻在該頁黏貼便利貼，以便提醒自己不要忘記；待事情告一段落
後，再將便利貼撕掉。我們最後只需要針對貼有便利貼的頁面確認即
可——也就是說，整理工作要在寫筆記的當下完成。
不過，我們寫筆記的地點未必就能隨手取得便利貼，因此想要順
利整理筆記，最好事先在筆記本的封面折口處準備幾張便利貼。儘管
市面上也有像Kanmido的coco fusen這種好用的卡片式便利貼可供
選擇，但只要將一疊普通的便利貼黏貼在折口，便可以隨時隨地滿足
寫筆記的需要。這項麻煩的整理作業，所需時間只要短短的三分鐘。
如果沒有事先在折口備妥便利貼，當有需要時反而得花時間在尋
找便利貼上。事前準備好便利貼，不僅讓整理作業變得輕鬆，還能附
加不錯的效果呢。
各位可以在回顧黏貼便利貼的頁面或工作進行的途中，把工作的
進展或想法等等，寫在之前做好的筆記後面。儘管和學生時代的筆記
方式有些差異，不過各位可以透過不同的筆或各種顏色，和後來補充
的筆記內容加以區分，再根據這些紀錄，整理手頭上的工作，最後製
成作業手冊，製作出整理作業的標準流程。
收據的整理［30分鐘］

整理收據只有「麻煩」兩字可以形容，紀錄家計簿這件事做來更
是煩人。雖然公司一般會委託會計人員和會計師處理帳務，但我最近
也開始紀錄起類似家計簿的東西，這項作業只要用掃瞄器或手機拍攝
即可完成，懶人如我也能辦到。這樣一來，每天紀錄家計簿的時間只
要一分鐘左右，我們只需要在前面介紹的錢包整理過程中順便紀錄，
透過手機應用程式，連結Dr.Wallet網路服務，即可輕鬆完成。不過
第一次要處理的收據比較多，最好趁手邊有「三十分鐘的空檔」再著
手整理。

①在電腦上搜尋Dr.Wallet，完成註冊
②安裝手機應用程式
③利用手機應用程式拍攝兩到三張收據

三十分鐘，便足以完成上面三個步驟，往後整理收據就只需要重
複步驟③，這項作業費時約一分鐘。
不過，如果要將手寫收據電子化，作業就稍微麻煩了些。雖然我
們還可以靠人工輸入，但每個月最多只能免費輸入一百張收據；換算
下來，一天大約可以免費輸入三張。
假若輸入量超過一百張，不妨透過付費方案，擴充可轉換的張
數。不想付費的使用者，只能想辦法節省用量。當然你也可以自己一
筆一筆慢慢輸入，但這種整理收據的方式反而更加麻煩，既然有輕鬆
整理的方法，各位不妨嘗試看看。免費方案會顯示廣告，不過這並不
影響家計簿的紀錄作業，畢竟廣告也是應用程式的收入來源之一。
 順利註冊完成之後，還可以抽空登錄信用卡資訊，如此一來
Dr.Wallet就會自動連線網路追加信用卡的付款明細。大多數的家計
簿或帳簿服務都具備這項功能，不過自動追加的信用卡明細並不會計
入每月的使用張數限制，因此如果和信用卡明細一起計算，每月一百
張收據的額度便足以應付個人所需了。
利用手機應用程式和網路服務整理收據的好處，就在於它會自動
幫我們計算每個月的支出，預防過度消費。除此之外，應用程式還能
透過商店名稱，自動將當月消費內容分類為治裝費、娛樂費、餐費、
水電費等項目。儘管偶爾會出點小錯，但我們也可以自行手動修正。
我個人認為大致上能掌握內容即可，所以幾乎不曾修改。
有讀者或許會納悶，公司既然已經請會計師協助處理帳務，還有
必要使用Dr. Wallet記帳嗎？我的答案是肯定的——因為這項服務能
夠幫我們將收據轉換為文字訊息，只要在手機應用程式輸入
「UNIQLO」或「吉野家」搜尋，就能夠找出我們在UNIQLO購物
或是在吉野家用餐的明細與收據；如果需要退貨，也能馬上知道店家
的聯絡電話。
不僅如此，我們也能利用收據來搜尋餐廳的地址。我使用的是每
月六百日圓的付費方案，這項方案會自動登錄收據內的詳細資訊。舉
例來說，吉野家的大碗牛丼飯一份是四百八十日圓，我用八十日圓的
折價券和四百日圓的股東優待券支付餐費，這些細節便會按照收據內
容，如實紀錄起來。就連便利商店購買的商品，也會根據收據內容，
逐一轉換為文字，如果日後需要確認當時的付費方式時，便能檢索商
品名稱，讓程式為我們解答。
值得一提的是，我只要將收據放在ScanSnap上，按下掃瞄按鈕
便可以完成輸入。只要事先設定好用Dr.Wallet處理收據，
ScanSnap就會自動辨識文字，將資訊傳送至Dr.Wallet，整個過程
花不到三十秒。這項服務搭配ScanSnap一起使用可以說相當便利。
差旅費用的整理［30秒］

製作差旅費用的文件非常麻煩，因為外出移動時，我們會購買車
票，或是利用IC卡支付交通費用。這些費用若沒有整理成文件，便無
法向公司請款。
現在有了智慧型手機，讓這項作業變得方便不少。雅虎的免費應
用程式「乘換案內」，裡面便附有公車等交通工具的資訊，只要知道
公車站名，就能搜尋公車的停靠時間。
為了省去計算差旅費用的麻煩，這裡需要花費三十秒的作業時
間。搜尋完移動路徑之後，便將結果紀錄在行事曆上，或者寄電子郵
件提醒自己，而我自己是選擇將搜尋結果紀錄在行事曆上。
將交通方式的相關搜尋結果紀錄在行事曆內，並設定成行事曆的
預定事項，不僅可以紀錄預定時間，也能一併輸入旅費金額。最後計
算差旅費用時，只要看行事曆就能輕鬆計算出來，就連路徑和金額也
都能詳細列出。如果沒有這個應用程式，我們就得回到辦公桌前，拼
命回想究竟整趟旅程花了多少錢、去過哪些車站，全部都要再重新計
算一次。
只要以預定事項的方式紀錄在行事曆上，一打開便能看見詳細的
金額，複製貼上後即可完成差旅費用的計算。
我建議大家不妨多加利用各種交通運輸應用程式，確認電車抵達
時間等交通資訊，只要把搜尋結果紀錄在行事曆或轉發電子郵件給自
己，即可省去重新計算的麻煩。如果不小心忘記留紀錄，也能透過時
間軸功能，協助我們回憶起當時的移動路徑。
廣告傳單的整理［10分鐘］

廣告傳單整理起來有點麻煩，畢竟傳單尺寸往往並不一致，不是
太大，就是印刷成左右兩頁，無法利用文件掃瞄器簡單完成掃瞄作
業。
當想收藏的廣告傳單尺寸過大時，我們還可以透過Evernote的
手機應用程式處理。這個時候只需要打開手機的應用程式，對準傳單
拍攝，上面的廣告資訊便能保存在Evernote裡面。
雖然Evernote會以JPG格式儲存影像，而不是一般掃瞄器常見的
PDF檔案，但它也可以協助我們辨識出圖片中的文字。順帶一提，手
機的拍照功能能夠拍下一張報紙大小的文件，也能分成好幾個區塊拍
攝以便閱讀，或是幫忙裁切多餘的部分。拍攝完畢後，便可以將廣告
紙丟掉，畢竟最重要的訊息已經保存起來，留下紙本用處也不大。
我從事的是研發新產品的工作，除非是形狀或設計十分討喜、值
得留作紀念的少見廣告，我才會放進資料夾內保存，當然也會數位化
存檔。不過當影響到工作空間時，我會二話不說直接丟掉，反正想看
的時候，隨時能打開Evernote，觀看之前保存的圖片。
紙類文件全放進Evernote整理，可以說已經是本書的基本規
則。
文件（檔案）的整理［60分鐘］

一旦習慣將紙類文件數位化，放在電腦內保存，便再也回不去
了。最初執行時雖然有些麻煩，但之後反而慢慢體味出一番樂趣。這
裡用到的工具有ScanSnap和Evernote。
最初的設定時間大約需要一個小時，之後每日的例行作業時間僅
約五分鐘。俗話說得好，萬事起頭難，剛開始請各位忍耐一下。
利用Evernote將文件數位化，從紙堆中解放出來。雖然我使用
的是Evernote的六百日圓（月費）付費方案，但我建議新手從免費
方案開始入門。免費方案提供每月60 MB的使用量，付費方案則為每
月10 GB；對一般使用者而言，每月10 GB的使用量便已經能滿足大
部分的需求。
第二個必備工具為文件掃瞄器，經過各種測試，我認為
ScanSnap iX1500是目前最好的選擇。有了文件掃瞄器，我們就能
隨時閱讀文件，不再受到紙本限制，得以享受方便舒適的生活。
我曾經實際測試文件在置物架上的累積速度，文件在短短三天內
就堆疊了大約十二公分高，高度和六捆膠帶差不多。恰巧當時有展示
會等活動，因此拿到不少型錄，這使文件又增高好幾公分；到了第七
天，文件已高達十八公分，和九捆膠帶疊起來差不多高。
有些文件平時完全用不到，但只要一想到「搞不好哪天能派得上
用場⋯⋯」，結果就捨不得丟棄，最終不斷累積反而害我們找不到想
要的文件。因為現在的印刷技術相當便利，導致手邊的文件愈積愈
多，所以最好儘早做出因應對策。
文件掃瞄器可以輕鬆解決這個問題。即使是用釘書機固定的文
件，只要先將釘書針一帶的邊角裁切剪除，接下來只要設定文件掃瞄
器，按下掃瞄按鈕即可。掃瞄完成的檔案會透過OCR技術，辨識出
PDF檔內的文字，轉換為可供搜尋的文字檔。以這本書的企劃書為
例，它的檔名叫作「20180913_美崎榮一郎先生書籍企劃
案.pdf」。
除了自動以文件的開頭文字作為標題之外，檔名前面還會加上掃
瞄日期，我們只要看檔名，便可以得知這個檔案是在二〇一八年九月
十三日掃瞄製作。
基本上我回到書桌時，會將所有紙類文件放在文件掃瞄器旁，一
張張放進去掃瞄，掃瞄完畢後直接扔掉。機密文件放進碎紙機，一般
文件則直接扔進資源回收筒。碎紙機和資源回收筒都擺在文件掃瞄器
旁，這樣配置後便不會讓文件留在桌上了。
ScanSnap會自動幫我們將文件上傳至Evernote，只要在
Evernote中搜尋，便能輕鬆找到你要的文件。處理好囤積的紙類文
件，空間就會變得寬敞不少。
廣告信和一般信件的整理［10分鐘］

我們每天都會收到許多廣告信或信件，如果其中有值得參考的資
料，就更想留在身邊了。
大部分的人收到廣告信，大多不會留意內容，看都不看便直接丟
棄。感覺有用的廣告資訊，一旦收入觸手可得的地方，這些紙張反而
會在不知不覺間悄悄堆積成山。如果各位無法對這種情況視而不見，
不妨依照前面提過的文件整理規則，利用文件掃瞄器轉換成PDF檔
案，或是用手機拍攝保存，製作成數位檔案，再將紙本文件丟棄。
明信片和信封的處理方式一模一樣，也都能用這種方法轉換為數
位檔案。畢竟裡面的資訊才是我們真正需要的東西，而非紙張本身。
當然像親筆信這類想留下來作為紀念的物品，可以用收納盒妥善保
存，但有一點必須注意，如果將收納盒放在隨手可得的位置，只會讓
不重要的信件愈堆愈多，因此最好準備小小的收納盒擺在身邊，等到
盒子裝滿之後，再把信件移往櫃子內的大收納盒。藉由這項規則，讓
信件的整理作業不再是一件惱人的事。
簡單總結一下整理流程，大致如下：看一眼廣告信→稍微有點興
趣→先轉換成PDF檔案→會不會看以後再說（苦笑）。這就是讓我擺
脫紙類文件束縛的整理規則，假若有需要，我也能透過搜尋查找出相
關資訊。
文件掃瞄器可說是將文件轉換成數位檔案的必備工具。前面已多
次提過，市面上有各種不同類型的文件掃瞄器，當中我認為富士通的
ScanSnap iX1500最值得推薦。舊型的iX500，二手價約兩萬五千
日圓，新型的iX1500，全新品約四萬七千日圓，無論選擇全新還是
二手都能夠滿足我們的需求。我幾乎每天都會使用掃瞄器，使用超過
五年以上，目前為止完全沒有遇過任何問題。

①購買文件掃瞄器
②登入Evernote

Evernote能將數位檔案儲存成單一記事，對我來說簡直是萬用
的雲端工具。
即使拿到用釘書機固定的廣告傳單，也可以用剪刀剪掉釘書針所
在的邊角，再逐一分頁掃瞄。若是想掃描用膠水裝訂成書本的文件，
可以利用裁紙機切去裝訂邊。經常裁切文件的人，不妨考慮普樂士的
ハンブンコ裁紙機，這臺裁紙機不僅不占空間，還具備安全不割手的
設計巧思。
利用文件掃瞄器，將紙類文件全部上傳Evernote，堪稱是最方
便、最輕鬆的整理方式。我再提醒各位一次，只要從紙類文件中解放
出來，就能享受極度舒適的生活。
建立清空庫存的機制［10分鐘］

一旦耗材的備用品增加，就會占用多餘的庫存空間，最後導致效
率不彰，所以人們總是希望將庫存縮減到最小。舉例來說，我通常只
會準備一個噴墨印表機的備用墨水匣，當墨水耗盡時，再從庫存中拿
出來替換，更換完畢後，便立即打開紀錄所有耗材的備忘錄應用程
式，更新庫存紀錄。我使用的備忘錄應用程式叫作
「Simplenote」，它能幫我們把資料保存在雲端上。我的備忘錄內
容如下：

A4影印紙 五百張
Yodobashi https://goo.gl/DjHa5Q
噴墨印表機墨水匣
BCI-351 BCI-350
Amazon https://goo.gl/J6NqYN
Yodobashi https://goo.gl/Thq2oT
分開購買
BCI-351XLGY［灰色墨水匣］ https://goo.gl/qZHVf0
BCI-350XLPGBK［黑色墨水匣］ https://goo.gl/MyVs1T

像這樣在備忘錄附上購物網站的商品頁面網址，之後只要打開頁
面，選擇要購買的商品，不出幾日就能完成補充。親自到實體店面購
買耗材，比你想像中還要麻煩，因為必須從大批墨水匣中仔細尋找自
己需要的墨水匣型號，整個挑選過程需要花費不少時間，當然前往實
體店面的時間也必須計算進去。沒有其他購物需求，卻前往實體商店
購買，反而可能因一時衝動而入手不少其他商品（苦笑）。只要在網
站輸入型號，便能更準確地找到我們需要的耗材；為了方便下次購買
時不必再次輸入型號，在備忘錄附上網址，很快就能完成補充。
我的備忘錄裡也紀錄著FRIXION鋼珠筆筆芯等耗材，儘管最近
也能在便利商店購買，但用這種方式紀錄下來，不僅不會買錯，也能
快速買到我想要的筆芯。筆芯可以等到用完後再訂購，畢竟隨處都有
可以替代的筆；可是印表機沒有墨水的話，就沒有其他印表機可以替
代。不常列印的人，只要到便利商店就能列印好文件，但是我在校正
書籍或雜誌的內容時，需要大量輸出紙本文件，所以印表機對我來說
絕對不可或缺。
如果各位也想透過網路購買文具，我推薦不妨利用「友都八喜電
器行」（ヨドバシ．com），價格比亞馬遜要實惠，而且就算只有訂
購一支筆也免運費。不過只下單一支筆對店家實在有點不好意思，所
以我在購買耗材時，通常會在耗材備忘錄中（按種類區分）挑選幾個
快用完的備品放進購物車內，比方Jetstream原子筆、Post-it便條
紙、口腔清潔劑、清潔耗材、充電式電池等等。順帶一提，每當電子
產品的電池耗盡，我就會將電池換成充電式電池，這是考量到回收電
池很麻煩，也非常不環保，若更換成充電式電池，就能減少備用的一
般電池。傳統電池用完不免讓人有些心急，但使用充電式電池，就能
即時充電，無須額外購買電池，省去不少麻煩。
友都八喜電器行目前除了搶占亞馬遜的家電網購市場之外，也提
供小配件的銷售，致力提升消費者的使用頻率，我希望它日後還能繼
續提供更多的便利服務。
預留緩衝空間［10分鐘］

預測有哪些多餘的物品，擺放在緩衝空間內，就是保持整理習慣
的訣竅。我敢斷言，如果沒有預留緩衝空間，整理時一定會出現漏
洞。
其實大致概念已經在整理書籍的章節裡介紹過，但因為這個觀念
非常重要，所以這裡要獨立成一個單元深入探討。
例如書架旁的檔案架，便是作為擺放書籍的緩衝空間，以便讓整
理書籍的作業能順利持續下去。書架上若整齊擺滿所有的書籍，雖然
會給人一種井然有序的感覺，可是每當多了一本新書，書架上卻找不
到任何擺放的空間。假如沒有緩衝空間，這個看似完美整理的方式隨
即便會出現破綻。
回想一下實際展開整理的行動動線吧。新書擺上書架，如果早已
準備好該如何處理多餘的書，這就是最理想的方案。根據我多方嘗試
的經驗，一般在買到新書的當下，心情會非常愉快，根本懶得再思考
其他書籍的去處，因此大部分的人會將新書隨意擺放，造成書籍的整
理作業出現漏洞。剛開始整理時充滿幹勁，最後卻產生令人失望的結
果。
無論是鞋櫃、衣櫃、文件盒都一樣，尤其是頻繁取用的物品，更
需要預留百分之十到二十的緩衝空間，否則當物品增加時，整理作業
就會出現漏洞，慢慢愈擴愈大。
各位看到這裡，想必心中已經有預留緩衝空間的念頭了吧？不管
是整理抽屜、書架、文件盒，最好先清掉一些物品，預留百分之十到
百分之二十的緩衝空間。各位不妨抽出十分鐘的時間，試著利用這短
短的十分鐘清除多餘的物品。
 剛開始動手時雖然會有點麻煩，但整理後便能增加更多的緩衝空
間，這對日後的整理作業很有幫助。
行程的整理［3分鐘］

自我離開公司自行創業，從事顧問工作以來，每天都有機會在不
同的地點，挑戰各種類型、各個領域的工作。上週的工作地點在金
澤，這週在大分，下個月還得到廣島和中國的青島出差。因此不分行
前或行後，行程的整理對我來說都非常重要，能減少不必要的麻煩。
前幾天會計師問我：「你知道這張收據是什麼項目嗎？」仔細一
看原來是在臺灣出差時的收據，難怪完全看不懂上面的字。從收據上
面的時間來看，約莫是中午時分，我不禁好奇那天的午餐究竟吃了什
麼？
我打開「Google地圖」，藉由它的時間軸功能，試著回想起當
時的足跡。

・ ・ ・

Google地圖的時間軸功能，可透過手機的GPS定位回傳，自動
記錄我們的行蹤，內容大致為幾點到幾點在A地，接著移動到B地，簡
單易懂。
我從Google地圖得知，當時曾前往臺灣的溫泉勝地（日本統治
期間，由日本人開發的溫泉地）視察，隨即便想起這是在溫泉勝地消
費的收據。確認消費地點後，接著只要將這張收據計入調查費用的項
目即可，縱使看不懂中文也無所謂，順利完成報帳。
 無論旅行或出差，這項服務都能自動幫我們把時間、地點、餐廳
依序紀錄下來，不用自己一一寫在備忘錄上，真是太棒了。
在織田信長活躍的時代裡，隨軍出征的記錄官必須詳細記載每項
行動，否則便無法完成傳記。如今只要一臺智慧型手機在手，即可輕
鬆辦到。雖然平時沒事做的時候，這種紀錄沒有什麼值得參考之處，
但外出時可就另當別論了。Google地圖能夠記錄你到過的所有地
方，就算事後回想不起來，也能靠時間軸的詳細紀錄來喚起記憶。
Google地圖的設定並不複雜，眨眼間即搞定。

①打開Google地圖的手機應用程式
②在設定中打開時間軸和位置資訊通知功能

只要短短三分鐘，就能為我們帶來便利生活。
另外補充一點，我們雖然無法追加紀錄，但如果有刪除紀錄的需
要，也可以在操作介面上輕鬆將紀錄刪除。
計畫的整理［60分鐘］

整理行程可以靠Google地圖的時間軸功能輕鬆完成，可若是事
情仍然在計劃的階段，就必須事先整理好工作計畫。
這項作業比想像中還要麻煩，也沒有什麼好辦法可以解決，只能
採取一般的做法，每天花上大約六十分鐘紀錄。雖然每天要花不少時
間，但不踏實整理的話，後面就會有更麻煩的問題等著你，只能硬著
頭皮做了（苦笑）。

・ ・ ・

我在整理計畫時，會同時用到記事本和Google日曆兩項工具，
如果各位願意的話，不妨選用「美崎榮一郎的『成功商務人士』的記
事本」（美崎栄一郎の結果を出す人のビジネス手帳，永岡書店）來
紀錄，但其實任何格式的記事本都無所謂，只要依個人喜好，選擇合
適的記事本即可。大家大概會很意外作者本人居然不強力推薦自己監
修的記事本吧⋯⋯。總之，預定事項可以快速掃過一遍，這是我推薦
使用記事本紀錄的主要原因。
由於會同時使用數位化的Google日曆，加上一天的工作頂多只
有五項，因此我只使用月曆形式的記事本。
五項工作各一小時，總共需要五個小時，一天能完成的工作項
目，大致上都能囊括進來。我的記事本每天基本上只有五行字，例如
八月十四日的預定工作為《Mac Fan》的連載討論取材，一段九十分
鐘，分三段討論，中間沒有休息的話，工作時間合計四小時三十分
鐘。工作結束後，晚上預定有場聚餐。光是這些活動就占了四行，從
計畫中可以看出，當天早上有空。但因為一天只能寫五個項目，所以
只剩下一個項目可以填寫。
不過，和人會面時，必須尋找話題引導談話順利進行，從事這類
工作需要使腦袋保持在靈活狀態，通常我會先好好休息一番再上場，
因此早上不會安排工作，也不會在記事本上紀錄預定事項。

・ ・ ・

我現在用Google相簿搜尋二〇一八年八月十四日的紀錄，發現
當天早上我在欣賞竹內涼真和濱邊美波主演的愛情喜劇《老師君主》
（東寶）。沒錯！我想起來了，這部電影真好看！當天我在前往
《Mac Fan》位於神保町的編輯部辦公室時，途經日比谷車站附近的
TOHO戲院，我在整理計畫時發現可以利用這個空檔看完電影，時間
正好可以銜接取材工作，於是便臨時決定觀賞這部電影。
看電影的時間並不重要，所以記事本沒有留下紀錄，畢竟我只是
臨時想看個電影，而不是事先和竹內先生與濱邊小姐約好見面。我計
劃一年要看一百部電影，為了達成這個目標，我會在電影首映日當天
以透明便利貼標示片名。舉例來說，十月十九日會上映《億男》（東
寶）、二十六日上映《小資女孩奮鬥記：遊樂園的奇蹟》（HIGH
BROW CINEMA／Phantom Film）、二十八日上映《7 girls》
（星塵傳播），總之我會先將便利貼黏貼在記事本上。
姑且不論會不會實際前去觀賞，至少先把看電影的計畫整理在行
事曆上，如此便能充分利用空閒時段觀賞想看的電影。由於我從事產
品開發的顧問工作，必須儘早掌握如何創造熱門電影，也得預測熱門
電影可能造成哪些迴響，因此我自己經常在電影上映日當天搶先一步
嘗鮮。
這裡舉個重要的實例。例如客戶每個月會不定期開會，所以我在
標籤貼寫上「會議，〇〇公司」等內容，黏貼在月曆記事本的欄位之
外。一旦決定好開會的具體時間後，我只要再將它黏貼於當日，便完
成了紀錄。至於貼在欄位外的內容，表示這件事尚未決定日期，也可
以達到提醒作用。雖然日期尚未確定，但只要事先將當月的重要計畫
以標籤貼備註，就能避免不小心遺忘。順帶一提，這裡使用的標籤貼
我推薦NICHIBAN公司的Rimuka標籤，有各種不同的大小可供選
擇。

回到主題。這一天的重點在於《Mac Fan》的討論取材工作，所
以我在記事本的隔天寫下「整天，撰稿日」等內容。這是確保有足夠
時間將前一天的取材內容寫成三篇原稿，根據行事曆內容，一面整理
工作計畫，一面分配時間。我之所以把《Mac Fan》的取材分為三
段，是因為九月和十月有不少出差計畫，為了避免連載開天窗，必須
事前做好準備才行。儘管我也試著用相同方式預定《廣報會議》的連
載取材工作，卻一直無法決定取材對象，後來看了八月的計畫，我才
明白這項調整作業花了不少時間。
手頭上的工作愈多，能否在計畫階段安排妥當便成為整理的重要
關鍵，我想大概沒有比前述更好的做法了。工作的量與範圍儘管可透
過經驗累積不斷進步，但整理工作計畫始終是不可或缺的關鍵。
若沒有事先整理好工作計畫，就會浪費無謂的作業時間，自己不
但左支右絀，終日忙得不可開交，手邊事務也容易變得愈發複雜。
工作的整理［15分鐘］

將具體的行動寫在便利貼上，黏貼於記事本——這就是利用時間
軸來整理工作的重要訣竅。
一般人習慣以「待辦事項清單」來整理一天的工作內容，可是光
靠待辦事項清單，其實並不算是做好整理工作。下面列出我的待辦事
項清單的具體內容，各位試著看看問題出在哪裡吧。

①撰寫《懶人最需要的高效率「極簡整理術」》的原稿
②打電話取消因颱風影響而無法飛往宮崎的航班
③製作在臺灣舉辦個人讀書會的公告網頁
④閱讀業界報紙《新文化》

我在大致思考過後，寫出這四個重要事項，待辦事項清單大致上
就是這樣。雖然內容本身沒有問題，但直接套用在工作上時卻有個問
題——清單裡缺少時間的概念。
③是只要花個十五分鐘就能完成的工作，④也是一樣。儘管實際
上有可能需要花上超過十五分鐘的時間才能全數閱讀完畢，但可以試
著將閱讀目標訂在十五分鐘，待時間一到，將想看的頁面拍攝下來，
直接把報紙扔掉。
②只要花五分鐘去電就能解決。雖然颱風影響到不少航班，航空
公司的電話有可能無法接通，如果超過四十分鐘仍然打不通，不如直
接宣告放棄。畢竟還有其他作業事項，時間可是相當寶貴，通話費就
不計較了（苦笑）。原本還有其他要確認的事項，既然電話打不通，
只好改在網路上取消。將「打電話取消」改為「上網取消」，過程也
只需要五分鐘。
④閱讀業界報紙、③通知臺灣的讀書會、②取消航班這類不到十
五分鐘即可完成的工作，寫在待辦事項清單內也無所謂，因為這些都
是能利用工作空檔處理的作業。
其中①的問題最大，這項作業不可能在十五分鐘內完成，會一直
占據待辦事項清單的頂部。占著不放看起來很礙眼，心中也難免會留
下這件事很棘手的陰影，一旦讓人覺得作業起來很麻煩，自然就會疏
於懶散而不願執行了。
因此，但凡超過十五分鐘的作業，最好再細分成多個待辦事項。
舉例來說，寫下①「撰寫《懶人最需要的高效率「極簡整理術」》的
原稿」之後，如果預估作業時間可能超過十五分鐘，就以十五分鐘為
單位拆解作業內容，一一條列項目。按照整理錢包的訣竅列舉出來，
或是根據Dr.Wallet的付費機制確認。利用這個拆解方法細分工作，
就能提升作業的效率。
「撰寫連載文章」這項作業，基本流程包括構思新梗、預約面
談、取材、撰寫文章、校正錯誤。其中取材和寫作都屬於費時十五分
鐘以上的作業，必須先在記事本紀錄並安排時間，不能當成一般的作
業項目處理。
待辦事項清單的問題點，就在於短時間的作業或許可以趁著空檔
完成，但長時間的作業若沒有將時間紀錄在記事本上，日後反而會被
工作追著跑。我之所以在記事本上安排撰稿日，就是基於這個原因。
電腦鍵盤的憂鬱［15分鐘］

整理書桌時，電腦鍵盤也是一大麻煩。現在大部分的工作都會用
到電腦，而電腦需要透過鍵盤才能操作；反過來看，當我們不用電腦
時，鍵盤反而會變成多餘的工具。
在書桌上占據大片空間的電腦鍵盤，可說是導致書桌看起來凌亂
不堪的元凶之一，除非鍵盤廠商能推出解決這項問題的產品，否則我
們只能利用巧思和周邊工具，自己想辦法解決。
有些人會像書本一樣直立擱著鍵盤，但鍵盤這項設備原本就不適
合這麼擺放，很容易因為重心不穩而翻倒，反而得花更多心思留意擺
放的地點。畢竟是工作會使用的工具，基本上應避免選用需要額外花
心思的類型，因此建議還是從其他地方下手比較好。
雖然市面上也有販售直立設計的鍵盤，但這其實是倒果為因的做
法，因為我們購買鍵盤時往往是以順手程度作為主要考量，而非是否
具備直立設計。
總之，就結果來看，我建議大家另外準備能夠將電腦螢幕墊高的
螢幕架。只要稍微將螢幕墊高，就能在螢幕下方創造出足夠放置鍵盤
的空間；不使用鍵盤時，便收進這個收納空間內，增加桌面的作業空
間。

・ ・ ・
 話說回來，螢幕如果採用左右腳架的設計，中間空出來的部分或
許就能解決這項問題吧？但不知為何，市面上的螢幕卻幾乎都設計成
中間一根腳架的形狀，這方面還請螢幕製造商多多努力。
我過去曾自己試著製作螢幕架，目前桌上使用的是LIHITLAB.公
司製的螢幕架。不少廠商推出擁有各種額外功能的螢幕架，例如附有
USB充電插座，便是不錯的選擇。
畢竟手機和電腦早已成為現代人生活中不可或缺的科技設備，只
要將手機擺在能隨時充電的固定位置，就不會出現臨時發現忘記充電
的窘境，也能大幅減少離開座位時遍尋不著手機的尷尬情況。順帶一
提，USB充電座的插頭設計有多面和單面等類型，選擇適合工作使用
的款式，我想應該不難找到正好用來擺放手機的絕佳位置。
儘管螢幕架的功能只不過是墊高螢幕，但工作時的坐姿卻很容易
隨著螢幕的高度而改變，而且螢幕架的體積也不小，因此在實際購買
前，最好先確認一下高度是否合適，以免購入後發現不適用，造成不
必要的困擾。
 在購買螢幕架之前，最好先用雜誌或書本將工作螢幕墊高，試著
用這樣的螢幕高度作業一至二天看看。這也是考量到坐姿不良，會導
致工作效率明顯下降，反而違背當初整理桌面的初衷。抬高螢幕，基
本上對伸展背部肌肉能夠發揮不錯的效果；再加上疊書本確認螢幕高
度不必花費任何成本，奉勸各位最好先確認螢幕架的高度後再行購
買。
大部分的螢幕架高度約十五公分，一時找不到尺的人，可以先用
手邊的紙鈔比較一下，例如一千日圓紙鈔長度正好是十五公分[1] ，儘
管有若干差異，但舊版紙鈔的誤差較大。

1. 編註：新臺幣貳百圓紙鈔的長度為十五公分，壹百圓紙鈔為十四點五公分，伍百圓紙鈔
則是十五點五公分。
電腦桌面的整理［5分鐘］

電腦桌面的檔案，正是電腦硬碟最需要整理的部分。畢竟檔案可
以輕鬆拖曳到桌面，方便開啟檢視或處理，所以通常在作業完成後依
然會留在桌面，久而久之檔案一多，自然變得亂七八糟。
我建議大家將桌面設定為依「更新日期」自動排列，這種設定方
式能讓最新修改的檔案移到最上面，沒有使用的檔案則不斷向後排
列。
最上面一定是近期更新的檔案，這樣便能督促我加快作業的腳
步。如此一來，原先混亂不堪的電腦桌面，也能以一套規律大致排列
整齊。至於不會再更新的檔案，我便全都放進「桌面2018年10月」
資料夾裡。這個資料夾是以日期命名，專門收納當月的工作用檔。
現在，我們便可以利用電腦的搜尋功能來尋找檔案，不必特意再
將資料夾內的檔案一一細緻分類，節省不少整理的時間。總而言之，
如果是重要的檔案，與其任由散放桌面，還不如直接丟進資料夾內，
即便隨意存放也不會妨礙搜尋檔案。畢竟整理檔案時，難免會猶豫是
否要刪除目前不會用到的檔案，還是需要花一些時間判斷，而且資料
夾分門別類也很麻煩。
雖然暫時用不到，但日後可能會派上用場，反正先把檔案丟進
「桌面2018年10月」的資料夾內，這麼做應該能讓桌面變得乾淨不
少。再怎麼說，十月分的工作都放入「桌面2018年10月」內，日後
若需要查詢這段時間的工作內容，只要到這個資料夾裡面尋找即可。
順便一提，我現在的電腦桌面非常簡單，只有存放與本書相關文
件的資料夾捷徑（Windows系統稱為「捷徑」，在Mac電腦系統則
是稱「替身」）、手冊指南的PDF檔，以及兩份連載中的雜誌文稿。
雖然兩份文稿內容已經確認完畢了，但我預計之後會將這些檔案分別
移往不同的位置，所以還是暫時留在桌面，待日後再處理。
大致整理下來，我從桌面就能看出目前還有三項工作等著處理，
兩份文稿只要趁有空時，花個五到十五分鐘即可完成。
一旦有工作進來，電腦桌面的檔案就會隨之增加，只要採由上而
下的順序按部就班執行，所有的作業處理起來會比想像中還要來得順
利。最初可能會不太習慣檔案的位置，但只要知道最新的檔案在最上
方，應該不會產生多大影響。電子郵件也採取相同的排列方式，我想
各位應該很快就能適應了。
到了十一月後，就把「桌面2018年10月」資料夾上傳至Google
One保存。雖然電腦內沒有這些檔案，但放在隨時都可下載取用的雲
端上，便可以在需要時隨時隨地取出來查看，當然檔案內容的搜尋上
也相當便利。
資料夾的整理［30秒］

這裡介紹電腦資料夾的整理方式。工作專案成立後，我們只需要
建立一個資料夾，將相關檔案全丟進裡面即可。資料夾內可以再建立
子資料夾進一步分類，或是直接將所有檔案集中放在同一個資料夾也
無所謂。
總之，專案文件全裝進同一個資料夾，專案結束後便將資料夾移
至Google One保存，如此就能減少電腦內累積許多不必要的檔案。
我的做法是將檔案放在能和Dropbox同步的資料夾內，在專案結束之
前都利用這個資料夾進行作業。如果工作時只會固定使用Mac或
Windows電腦作業的人，也可以利用蘋果或微軟提供的雲端服務來
儲存檔案。我個人是希望能在Mac、Windows、Android、iPhone
等不同設備使用相同的資料，所以才會選擇Dropbox來滿足我的需
求。只需要將檔案放入單一資料夾內，即可輕鬆完成整理作業。
每個專案使用的資料夾，只要維持一個就足夠了，不必特意用多
個資料夾整理檔案，之後只要透過搜尋功能便能找到你所要的檔案。
當檔案不再使用時，便上傳至Google One的雲端保存。這麼一
來，即使是儲存空間有限的筆記型電腦，也能透過雲端服務使用所有
需要的檔案。
另外，只要把檔案儲存在Dropbox或Google One上，就能透過
手機的應用程式瀏覽，甚至進行簡單的編輯作業。
除此之外，紙類文件掃瞄成PDF傳送至Evernote後，內容同樣
也能透過手機應用程式瀏覽。只要建立這些簡單的作業流程，資料就
能獲得妥善的整理。
 最後，密碼的整理也是一個令人頭痛的問題。儘管密碼與一般檔
案在性質上有若干差異，但也能透過後面將介紹的「LastPass」服
務，同時在手機和電腦兩端共享資訊。只要完成設定，就算只有手
機，也能輕鬆完成各種作業。
電子郵件的整理［30分鐘］

必要的資訊、重要的資訊、不需要的資訊，電子郵件中有各式各
樣的資訊，想必有不少人都有整理電子郵件的打算。
順便一提，現在的時間為十月六日凌晨十二點，我的電子郵件收
件匣一封信也沒有。

・ ・ ・

電子信箱和待辦事項清單的性質大同小異，有些電子郵件屬於用
來提醒的待辦事項，有些則必須採取因應對策，還有以夾帶附加檔案
的形式、提醒我們要下載檔案至電腦保存的電子郵件。
堆積在電子信箱內的郵件，尋找起來非常麻煩，因為必須靠眼睛
一封封地瀏覽尋覓；收件匣內還有一些目前用不到的電子郵件，這些
都浪費我們不少時間。
不過，只要利用Google的Gmail電子信箱，透過其中的「封
存」功能，便能幫我們保留郵件，郵件卻不會出現在收件匣中，能像
取出文件般輕鬆找出來使用。如果各位慣用的電子信箱不具備這類功
能，也可以將郵件傳送至Evernote，或者拖曳到電腦桌面，以副檔
名msg的電子郵件檔案格式儲存。
Gmail是我經常使用的電子信箱，免費空間幾乎都要被郵件塞滿
了。在我還是上班族時，因為公司的電子信箱伺服器有空間限制，所
以我每個月都會將郵件儲存成msg檔案，全部放進資料夾內。資料夾
同樣也是以月分命名，例如「2013年10月」。現在電子信箱都有足
夠的空間，因此就不推薦這種古早的做法了。除非電子信箱的伺服器
空間有限，各位用這種方式輕鬆備份和整理，作業時間只需約五分
鐘。

・ ・ ・

我的電子郵件不會留在收件匣內，當一天結束時，收件匣內會呈
現清空狀態。有些人可能會問：「郵件在一天內全部處理完畢？有可
能嗎？」我的答案是當然不可能。我只是利用Gmail的排程功能，讓
郵件暫時從收件匣消失罷了。
電子信箱的排程就有如鬧鐘的定時功能。將鬧鐘定在早上六點，
沒有立刻起床關掉鬧鐘的話，五分鐘後又會再度響起，想必沒人想迎
接早上被鬧鐘鈴聲持續吵到不得不起床吧？
Gmail的排程功能就像鬧鐘，可以將目前無法處理的郵件延後接
收。例如收到預訂機票的郵件時，將其設定為延後接收，郵件就會在
搭機日的早上再度出現在收件匣內。到了搭機當天，收件匣收到該電
子郵件，內容包含可在搭機時使用的QR Code。使用延後接收功能，
便能在收到郵件時選擇以後再接收，讓收件匣完全清空。電子郵件並
非以刪除的方式處理，而是延至需要的時間再處理。
事實上，電子郵件可視為工作的收集器，提示每項工作相對應的
處理地點和時間底限。利用電子郵件的延後接收功能，郵件就能快速
處理完畢，透過「下午再回覆」、「工作結束時回覆」或是「明天早
上處理」等分時段，讓電子郵件在適當的時機再度出現。至少就結果
來看，這種做法比分好幾回處理郵件的速度更快。
 郵件數量減少後，收件匣內只剩下應該立即處理的電子郵件，在
作業的同時逐一回信，就能同時完成郵件的整理工作。
或許有人會認為：「這只不過是暫時延後處理吧？」我承認這句
話一點也沒錯，因為我處理工作的能力有限，所以來不及處理的案件
會一直留在收件匣內，最後反而錯過處理時間。但若是能有效運用電
子信箱的延後功能，反而能夠達到鞭策自己的效果，因為突然出現的
新郵件也會顯示原本指定的時間。
電子郵件不留在收件匣內，改為突然出現的形式，不僅能帶來新
鮮感，也有提升幹勁的功用。只要在設定延後接收時想一下要在哪一
天處理這項作業，後續產生的正面效果遠遠超乎你的想像。
收到延後的郵件，但仍舊沒空處理時，也可以不斷延後，直到放
棄處理為止。總之，不必急著處理郵件，按自己的步調慢慢來就好。
訊息和郵件的整理［5分鐘］

人們在討論事情時，近來多半會利用臉書的Messenger，或是
LINE、Slack、ChatWork這類通訊軟體，問題是現在人們寫電子郵
件的方式，也開始變得和通訊軟體一樣。
寄送電子郵件時，最好加上符合內容的主旨，否則之後便不容易
從滿滿的電子信箱挖掘出單獨一封郵件。然而，習慣使用通訊軟體的
人，往往卻不知道該如何為電子郵件加上適當的主旨。最糟糕的範例
是用「公司名＋姓名」當作郵件的主旨，可是這類資訊在簽名檔就能
找到了，這樣的郵件主旨實際上一點幫助也沒有。主旨基本上要讓人
一眼就看出郵件的大致內容，如果收到「公司名＋姓名」的電子郵
件，最好在回信時順便修改主旨，方便日後的整理作業。
本書的重點並非教人如何寫電子郵件，所以不會針對這部分詳細
介紹。寄送郵件的對象如果是位大忙人，懂得清楚寫出郵件主旨，對
我們的工作進展會很有幫助。想深入了解這類主題的人，我建議可以
參考村上龍先生的作品《成為電子郵件達人》（eメールの達人にな
る，集英社），書內有許多村上龍和忙碌名人往來的電子郵件內容和
主旨的範例。

・ ・ ・

前面提到，電子郵件可以透過搜尋功能查詢，沒有整理的必要，
但如果郵件內容像聊天軟體一樣不斷來回寄送，要找出其中的重要資
訊就會變成一項浩大工程。想要整理這類電子郵件，就必須在每次回
信時加上新的郵件主旨。

「有事要拜託您」
「有事要詢問您」
「前幾天謝謝您的照顧」

像這類郵件主旨很常見，但建議最好寫清楚要拜託或詢問對方什
麼事情，像是前幾天是在什麼樣的場合遇見對方？一一具體寫明。不
少人寫電子郵件時，往往習慣採「進入正文再說明就好」的做法，但
這種心態實在不可取。若無法在郵件主旨表明這封信的目的，郵件很
容易就此淹沒在眾多郵件之中了。
電子郵件可不像需要帶給人們驚喜的蘋果新產品發表會，最好的
做法是將郵件主旨當成檔案架上的索引，或是資料夾封面的標題，讓
使用者一目瞭然。
我認為用「有事要拜託您」當成資料或企劃書封面的標題，應該
不合適吧？電子郵件又不是貼郵票的手寫信。電子郵件也算是一種正
式文件，為了避免讓通信對方搞不清楚郵件內容的主旨，可以在回信
時自行修改主旨內容，畢竟我們總不能強迫對方修改吧。養成這個習
慣，無論日後需要找出這份郵件，抑或收到回信時，都能在第一時間
快速因應。

・ ・ ・
 通訊軟體的訊息雖然不必附上主旨，但如果不用＠標注相關人員
的話，往往會在不知道要麻煩何人、不知道該不該回覆訊息的情況
下，如斷了線的氣球般一去不復返。傳送到群組的訊息多半不會被注
意到，倘若對方懶得打開或行程滿檔，最好直接以一對一的方式傳送
訊息給對方，這比起在群聊訊息中一一爬樓搜索要來得輕鬆多了。
另外，用「釘選」方式也能在訊息中找到重要事項，但這和對方
是否回信或做出反應沒有直接關係，只是利用釘選或按讚功能進行訊
息內的情報整理罷了。釘選功能在LINE裡面稱為「公告」，
ChatWork無法釘選個別評論，不過可以作為網址紀錄下來，這也算
是一種釘選功能；Slack雖然有釘選功能，但釘選過多內容反而造成
整理不便。之後有機會回顧的案件內容，我會用手機截取螢幕畫面，
保存成圖片檔案，這類圖片我多半會列入喜好清單當中。
雖然會產生多餘的圖片檔案，卻能將眼前的資訊直接保留下來，
當需要回信時，只要透過圖片，就能輕鬆找到原本的資訊，對我而言
比較容易做出回應。
比起改變交談對象的習慣，自己養成習慣要來得容易多了，因此
通訊軟體的資訊整理作業基本上得自行花一番工夫整理。現在的科技
日新月異，每天都會出現不同的做法，請大家務必跟上科技發展的腳
步。
Evernote的整理［60分鐘］

有些讀者開始註冊使用Evernote後，會湧現想要好好整頓記事
的念頭，但我個人認為其實不整理也無所謂。信件、產品目錄、文件
不斷增加，就會不由得想要分類整理。如果閱讀本書的各位也抱有同
樣的念頭，下面便教大家兩種做法，一種是依各個專案分類在不同的
「記事本」，另一種是在記事上添加標籤。而我個人推薦第二種方
式。
如果是企業委託諮詢的文件，我會在記事添加以該公司命名的標
籤，書籍用書名、雜誌用雜誌名，保證書和收據也分別以各自的名稱
來命名。我建議可以用簡單易懂的英語當成標籤名，例如信件用
「letter」、點子用「idea」來表示，在輸入「i」這個字母時，idea
的標籤就會立刻出現在眼前，省去輸入整個單字的麻煩。或許有人一
時半刻想不出保證書和收據的英文單字，如果改以漢字作為標籤名，
可以在前面加上「＋」這類符號，以「＋保證書」、「＋收據」、
「＋廣告傳單」的方式來命名，只要在搜尋時輸入「＋」，
Evernote就會列出以「＋」開頭的所有標籤，接下來選擇你要搜尋
的標籤即可。
添加標籤，就能利用標籤進行搜尋，讓Evernote的文件查詢能
力更加提升。覺得麻煩的人不添加標籤也無所謂，有興趣的人不妨試
著分類看看吧。
密碼的整理［30分鐘］

無論是訂購票券、機票、預約飯店，如今都能透過網路完成作
業。儘管網路為人們帶來便利生活，但每回輸入密碼的步驟，實在令
人感到痛苦不堪；有些人甚至為避免麻煩，會在多個網站使用相同的
密碼。習慣這麼做的人可要小心了，一旦其中一個網站密碼遭到竊
取，所有網站的個人資訊都會門戶洞開，事情變得一發不可收拾。
有人看了社群網站的貼文後，不小心便安裝會發送垃圾郵件的手
機應用程式，結果手機便不斷發送某家太陽眼鏡廠商的活動招待廣
告。假如在其他網站也使用相同的帳號密碼，光想像就令人毛骨悚
然。

・ ・ ・

我會透過手機應用程式來管理密碼，把所有網站都改成不同的密
碼，這麼一來便不會造成記密碼的負擔，只要記住管理所有密碼的手
機應用程式密碼即可。對日本人來說，要找到合用的密碼管理軟體有
點麻煩，原先只有國外的應用程式，而且沒有日語界面，雖然對英語
底子不錯的人來說毫無障礙，但像我這種只看得懂「I have an
apple.」這種簡短句子的人而言，使用起來有一定的難度（苦笑）。
我向來使用「1password」這個老牌應用程式，現在，我要推薦
Lastpass這款具備日語界面的手機應用程式，如今總算出現造福眾多
日本人的應用程式了。或許有人會問，選擇哪家公司的軟體會比較好
呢？我是認為營運穩定的公司所推出的產品比較能令人放心，至少發
生問題時不至於求助無門。
iPhone的手機應用程式中，有好幾種下載次數多又具備日語界面
的密碼管理應用程式，可是這些多半都是個人製作的軟體，擔心密碼
遭竊的我完全不敢使用。網路世界的危險無處不在，最終仍是要由自
己承擔選擇安裝軟體的風險。
手邊的Mac、Windows、iPhone、Android等裝置，若找不到
適用的軟體就很麻煩。無論是電腦或手機，都需要用密碼登入網站，
因此軟體若能對應自己手上所有的設備，就能從密碼地獄中解放出
來。
就二〇一八年的情況來看，Lastpass的使用步驟比較簡單，老牌
的1password收費機制較複雜，給人不容易上手的感覺。儘管兩個軟
體一開始都是免費使用，但將重要物品委託他人保管卻無需付費，到
時出了問題反而投訴無門。截至目前為止，我沒有遇到任何問題，所
以沒辦法告訴各位因應方式⋯⋯。
無論電腦或手機，在使用密碼管理應用程式後，每當需要輸入密
碼時，只要打開密碼管理應用程式，它就會自動幫我們輸入密碼，輕
輕鬆鬆登入完畢。啊，真是的！過去的密碼地獄是怎麼回事呀！
「忘記密碼了嗎？」「需要重新設定密碼嗎？」如今總算可以脫
離這些似曾相識的夢魘迴圈了⋯⋯ （苦笑）。
興趣的整理［30分鐘］

我有時會產生整理有趣點子的念頭，可是如此龐大的數量，往往
讓人感覺麻煩而懶得動手。我建議不妨找個提供收集網路有趣事物的
服務，來幫助我們整理興趣。以我自己為例，我打算每年觀賞一百部
電影，因此希望能找到整理電影資訊的網站。
「KINENOTE」是發行電影雜誌《電影旬報》（電影旬報社）
的公司所提供的服務，我們可以透過電影名，查詢觀賞日期、地點，
發表觀後感。但因為我本人很懶，基本上只會紀錄觀賞日期，如果不
嫌麻煩，也可以將在哪家電影院觀看，還是利用亞馬遜Prime Video
或租借DVD觀看等詳細資訊全都紀錄下來。利用這項服務，將自己看
過的電影紀錄下來，便能查詢今年或這個月看過幾部電影。這個網站
還會自動幫忙分類整理，讓我知道目前已經觀賞了二十一部有村架純
的電影，還看過十七部由清野菜名主演的電影。而我只需要註冊網站
會員，之後後台就會自動整理所有的資訊。

・ ・ ・

享受美食堪稱是普羅大眾的興趣，而「Tabelog」便紀錄不少值
得推薦的餐廳。如果想再度光顧上次去過的餐廳，只要以地點這類模
糊資訊進行搜尋，便能從過往紀錄中找到餐廳資訊。不過餐廳數量不
計其數，建議最好在用餐的當下記下來。
 看見雜誌刊載心儀的店家時，雖然不能利用這項服務將餐廳「加
入我的最愛」，但卻能夠幫我們將餐廳資訊徹底整理一番。舉例來
說，我準備進行人生第二次的環球旅行，決定先在日本習慣各國料
理，因為之前已經將去過的餐廳都紀錄下來，所以查詢起來不費吹灰
之力，像是金澤的捷克料理「DUB」、原宿的祕魯餐廳「ペポカ」都
是我大力推薦的名店。可是我最近很容易忘東忘西，有時甚至連店名
都想不起來，必須查詢自己的Tabelog紀錄才得以介紹給大家。
另外像是海鮮餐廳，我推薦德島的「はる坊」或長崎的「鮨幸
三」，料理十分美味，一試就成主顧。將美食紀錄在Tabelog這類網
路服務上，每當想推薦給別人時，只要利用手機或電腦，就能快速告
知對方店名和地點。

・ ・ ・

下面再介紹一項服務給各位參考。常參加演唱會的人，不妨安裝
「Live Fans」這個手機應用程式，只要在程式內輸入像是「2018年
橫濱體育館參加B'z演唱會」等訊息，紀錄自己曾去過的演唱會，之
後只要搜尋歌手名字，程式就會列出所有清單，接下來點選即可。完
成紀錄後，程式便會自動加入設定清單，提供歌手的相關資訊供你參
考。
往後想找出相關紀錄時，只要像網路搜尋般輸入關鍵字即可，作
業一點也不麻煩。Live Fans會自動將參加演唱會的紀錄整理完成，
就連在夏日嘉年華登場的歌手，也能夠以「當時看到的歌手有哪些」
為條件深入搜尋。利用這項服務，紀錄自己所有參與過的演唱會，可
以為生活帶來許多便利性。
 其他還有各種讓人意想不到的有趣服務，各位不妨試著將自己的
興趣記錄整理一下。
網站資訊的整理［10分鐘］

如果在網路上看見喜歡的網站，我建議可以用Evernote Web
Clipper加以整理。只要利用這項功能擷取網頁內容，便無須在廣大
的網路之海中搜尋，有效將搜尋範圍縮小至Evernote的記事內，令
搜尋作業變得更加便利。只要在瀏覽器安裝Evernote這項擴充功
能，按下工具列的按鈕，就能擷取當前的網頁內容，整理起來相當輕
鬆。
花個十分鐘，就能將Evernote的擴充功能安裝完畢，擷取網頁
也只要十秒，輕輕按一下工具列上的按鈕即可完成。我之所以如此推
薦Evernote的擴充功能，是因為只要在安裝擴充功能的瀏覽器搜尋
關鍵字，它也會幫我們查找Evernote裡面的記事內容，以搜尋結果
的形式呈現。比方當我搜尋「富士軟片」時，網路檢索列表上除了富
士軟片的搜尋結果之外，連我過去在演講時提到的富士軟片資料，以
及《廣報會議》取材工作時的拍立得相機資料，都會一併顯示在旁
邊。換句話說，我們可以藉由這個機會檢視塵封已久的資訊。
整理資訊的目的是為了要充分活用，而Evernote的擷取網頁功
能可以自動活用收藏的資訊。我在一開始提到，只要安裝Evernote
的擴充功能，便能在搜尋關鍵字時顯示之前擷取的網站資訊。即使忘
記查看原先收藏的網頁內容，它也會自動躍出，展示在我們的眼前。
以我自身為例，光靠Evernote還不足以讓我回顧內容，我還會
將近期需要回顧的資訊紀錄在「Google Keep」的服務當中。
Google Keep和Evernote的性質非常相似，不過它的功能比較接近
暫時收藏，而非永久保存。Google Keep能夠以便利貼的形式列出資
訊，等有空時再逐一瀏覽，因此我會將需要保留的資訊紀錄在
Evernote，用不到的資訊則直接放在Google Keep上。
智慧型手機的整理［15分鐘］

現代人幾乎人手一支智慧型手機，任何工作都能透過智慧型手機
完成，電車內不可能沒半個人滑手機。雖然智慧型手機帶給人們便利
的生活，但想必不少人多少都有整理應用程式和檔案的想法吧？
我在第二章曾寫到，手機內的檔案以相片為最大宗。誠如之前所
介紹，利用Google相簿便能瞬間將相片整理完畢。

・ ・ ・

其次是電子郵件。這可以透過安裝Gmail或Inbox等應用程式來
解決。Inbox具備延後接收郵件等全新功能，這項作為Gmail試驗性
質的服務，在二〇一九年三月宣告終止，由於這些新功能已整合在
Gmail內，因此Inbox可說是功成身退。雖然我們能隨時隨地透過手
機接收電子郵件，但它也有麻煩的一面，例如要傳送印刷文件、下載
大型檔案時，必須透過一些小技巧，才能順利完成這些作業。
我長期在海外出差，身上只帶智慧型手機，所以熟知使用手機的
技巧。諸如需要回到辦公室或家裡才能處理的郵件，就設定在適當的
時間延後接收即可。這一點只要安裝Gmail或Inbox的手機應用程式
就能辦到。

・ ・ ・
 接著再復習一下我前面提到的整理技巧。手機常用的應用程式，
請放在第一個主畫面，千萬別放在需要滑動翻頁的其他主畫面。
第一個主畫面放最常使用的應用程式，只要導入這個原則，就可
以大大提升使用的便利度。使用頻繁、但必須控制投入時間的休閒應
用程式（例如社群軟體或遊戲），建議最好用資料夾全數收納起來。
這麼做雖然麻煩，但卻可以避免手滑而不小心開啟。
有時間耗在社群軟體或遊戲上，不如拿來多閱讀一封郵件或一則
新聞，還更來得有意義呢。當然工作並非人生的全部，「別碰遊戲和
社群網站」也絕非我的主張，我只是想強調方便開啟的應用程式，往
往會流於疏忽而不小心花太多時間沉溺其中罷了。

・ ・ ・

我最近安裝了幾個提供優惠資訊的應用程式，這些也都放在同一
個主畫面。像是便利超商、餐廳、藥妝店、自動販賣機，也都陸續推
出可透過手機介面享有優惠的應用程式，我將這些應用程式擺在第二
個主畫面。前面提到用來紀錄電影的應用程式也放在這裡，旁邊排著
預訂電影票的應用程式，以及Netflix和亞馬遜的Prime Video。這
些應用程式之所以不放在第一個主畫面，主要原因是我不想一個個尋
找，也不想讓自己一瞄到主畫面時就觸發想點開的念頭。
第三個主畫面擺放和出差有關的應用程式。舉凡全日空或日本航
空的預訂機票APP、Booking.com和樂天Travel的訂房APP、預購
新幹線車票的APP、叫計程車或Uber的APP、飯店的會員服務APP
等等，全都放在這個主畫面當中。因為我很常出差，所以才採用這種
排列方式，各位不妨根據自己的實際需求稍加改變。從預訂機票到訂
飯店一連串的作業，都能在同一個畫面完成，這樣是不是有效率多
了？
第四個主畫面主要是用來測試新的應用程式，第五個主畫面擺放
和銀行支付相關的應用程式。不過，在第四章整理收據的單元裡介紹
的Dr.Wallet並不在這裡，而是放在能以最快速度開啟的第一個主畫
面當中。自己常用的應用程式，必須擺在優先位置，我之所以將銀行
支付相關的應用程式移往後面的主畫面，是考量到無論位置在前或
後，進行匯款操作時，都還是得找到作業所需的應用程式，加上我也
不常使用手機支付的緣故。
下載許多遊戲的人，不妨把遊戲全放在同一個主畫面；安裝好幾
個修圖APP的人，也可以按這種方式排列。只要將會在相同情境使用
的應用程式擺在一起，手機的便利性即能大大提升。排列好一個主畫
面的作業時間，約為十五分鐘。
手機備忘錄的整理［15分鐘］

習慣利用手機寫備忘錄的人，如果手上拿的是iPhone，多半會使
用蘋果原廠的備忘錄應用程式吧？就連我也是一樣。可是紀錄的事情
愈多，通常會變得愈難管理；雖然能夠透過搜尋機制找到我們要的紀
錄，但搜尋過程難免需要花一些時間。
如果想在不同裝置之間移動備忘錄，我建議使用Simplenote這
個備忘錄應用程式，它不僅提供網頁版，也有Windows和Mac的軟
體可供安裝，當然Android和iPhone也有相對應的應用程式，因此我
寫的備忘錄能夠在所有的設備上同步。
我最近希望在備忘錄貼上網址後，點一下即可跳轉至該網頁，而
Simplenote剛好能滿足我的需求。此外，它還會在增加項目時自動
分類，其分類規則並非按資料夾區分，而是在備忘錄上添加標籤，這
讓我們可以透過兩到三種途徑找到想要的備忘錄。
舉例來說，像是「聯絡人清單」這個標籤，會分別關聯到我手邊
專案的相關人員聯絡資訊，我要做的只有把簽名檔複製貼上而已；而
在聯絡資訊的備忘錄中，也附有「廣報會議」、「MONOQLO」、
「出版社」等等標籤。清單上如果出現太多標籤難免會影響閱讀，但
我們可以將常用的書籤往上移動，如此便能立即找到想要的備忘錄資
訊。我的耗材購買資訊清單也都是用這個備忘錄來管理。
有新點子時，輕便的Simplenote可以讓我用最快的速度紀錄在
手機上，只需要在「idea」的標籤下紀錄即可。而這些點子的內容最
後不會放在Simplenote，我會移到Evernote保存。如果想到的點子
和其他標籤的專案有關，也只要將這兩個標籤都添加上去即可。此
外，Simplenote的所有紀錄都能下載儲存在裝置裡，也能輕鬆在網
頁上操作，因此在這裡推薦給大家。
腦內的整理（其一）［3小時］

借鑑前人智慧，可說是最有效的腦內整理，而閱讀書籍就是整理
腦袋最快速的方法。讀完一本書大約需要花上三個小時，光靠自己整
理思緒，往往花了好幾個小時仍沒有任何成效。至於不擅於閱讀的
人，可以透過聽演講來吸收知識，但卻可能會出現思考跟不上講者的
情況，這也是必須留意的一點。
下面先從聽演講的方法開始談起。我曾參加由雜誌《WORK
MILL with Forbes JAPAN》（President社）主辦的演講活動，
顧問山口周先生針對「創新」與「實用」這類名詞的定義，提出具體
實例，並和大家一起討論。我很喜歡這種演講方式，因為這能實際感
受到腦內正在整理資訊的活絡狀態。山口先生是《美意識：為什麼商
界菁英都在培養「美感」？》（三采出版）一書的作者，他面對
WORK MILL的總編輯提出「美術對商業有幫助嗎？」的問題時，他
回答：「儘管可以站在客觀的角度，透過數字看待一件事有沒有幫
助，但美術這種東西無法客觀評斷，因此有無幫助的問題完全不切實
際。」
後來話題又延伸到「能客觀評斷是否有幫助的事物，未來都會逐
漸改以人工智慧來判斷」。我在大學時期也曾經修過人工智慧的相關
課程，了解到事物只要有一定的判斷準則，就能編寫成程式碼，透過
電腦計算出來。現在的電腦運算速度足以應付各種挑戰，因此有不少
工作都被人工智慧所取代。
山口先生說：「正因為美術無法客觀評斷，才更能突顯出人類的
價值，這是人工智慧無法比擬的。」一旦了解這個標準，就能輕鬆分
辨出哪些工作適合交由人工智慧處理，哪些不適合，這就是思考的整
理。透過言語表達出自己說不上來的感覺，不僅讓我恍然大悟，也改
變我未來看待事物的面向。
基本上，我會透過閱讀書籍，在心中建立起衡量事物的標準。我
建議挑選適合自己閱讀速度的書，以便整理思緒。和演講不同，一本
書的好壞自有公眾評論，可作為是否值得閱讀的參考。
我最近因為有腰痛症狀，所以看了加藤文雄先生所寫的《腰痛教
室》（同文書院），裡面提到「腰痛的機制至今仍不明朗」。可是一
般人卻往往受限於思考邏輯，例如裡面有一段寫道：「一般人會在腰
痛時說自己的腰部不好，卻沒有人在頭痛時說自己的腦袋不好。」這
句話說的一點也沒錯，讓我完全摒棄將腰痛問題全推給腰部的思維。
我們人體的肌肉和神經疼痛問題，之所以不容易對症下藥，是因為人
類面臨疼痛時會本能地停止動作，所以肌肉或神經才會以產生疼痛的
機制來阻止人類行動。這讓我了解到當身體疼痛時，必須做出違反身
體本能的動作，哪怕是稍微活動也行。當然，研究身體的活動機制才
是治療的首要之務，了解這樣的思考方式，可以幫助我解決腰痛問
題。
無論是商業模式還是身體機制，透過熟悉該領域的專家說明，能
幫助我們突破思考限制、整理思緒，並轉化為實際行動。紛雜無序的
思緒經過整理之後，腦袋不僅變得靈活，同時也更加清晰，效果相當
顯著。
我要稍微偏離主題，向各位分享個人經驗。每當我詢問讀者，請
教大家想知道哪方面的整理術時，大部分的人都希望能了解如何整理
工作。以「整理工作」為主題，足以用一整本書的篇幅來介紹，光靠
本書無法介紹所有內容，不過，我向各位推薦一本我前幾天剛讀完的
書，這是由著名創意總監水野學先生所寫，書名叫《很重要卻沒人告
訴你，教你如何安排工作的教科書》（いちばん大切なのに誰も教え
てくれない段曲りの教科書，鑽石社）。
 日本最廣為人知的吉祥物「熊本熊」，就是由水野學先生一手設
計，這本書可以帶領我們一窺這位知名設計師的思考方式。名人的工
作相當有趣，如果將其工作內容整理成冊，就會成為一本有趣又實用
的書。整理專案時，隨時把內容寫下來，整理完畢後列出工作清單，
製作成工作手冊——我在本書提到的內容，也和水野先生的做法如出
一轍。像這樣閱讀他人寫下來的工作紀錄，就能在整理自己的思緒時
帶來意想不到的幫助。
腦內的整理（其二）［15分鐘］

我想在這個章節，以文字表達會影響整理作業的思考方式，下面
舉一個簡單的實例。我的錢包裡有飯店提供的折價券，可能有不少人
拿到這類折價券時都捨不得丟掉，尤其特別節省的人更是如此。
可是從結果來看，這麼做只會累積大量用不到的折價券，錯過使
用期限的機會也會大幅提升。如果是節省的人，不妨試著整理自己認
為可能造成浪費的物品，把這些東西一字排開，逐一檢查。

・ ・ ・

折價券還算是微不足道的問題，畢竟它既不占空間、還有使用期
限，過期的折價券就形同作廢，整理出來丟掉就好。但是有些人生性
節省，即使是路邊發放的隨身面紙都不想浪費。隨身面紙沒有使用期
限，捨不得丟掉，不知不覺就囤積了大量的面紙。不過若到花粉症的
流行季節，隨身面紙很快就擦完了，實際上這樣的節省習慣仍能帶來
好處。
問題在於購買的商品，因為不想浪費而保留下來，反而造成整理
上的困擾。在前面的電線整理篇時，我在收納處發現尚未使用的
DVD-R和藍光光碟，當初貪圖一組二十片光碟的特價優惠，結果全都
浪費了（苦笑）。
我現在都是透過雲端將資料分享給別人，電影也能在網路上觀
看，就連電視節目也是使用硬碟錄影，實際上完全沒有機會能用到光
碟片。可是我卻覺得既然都買了，就這麼丟掉實在很浪費，於是便都
保留下來。我想各位身邊應該多少都有這類煩惱。
我在浪費思考和現實思考之間天人交戰許久，就在剛剛，我終於
將DVD-R等等光碟都扔了（苦笑）。儘管擺脫光碟，我身邊卻還有用
不到的小容量SD記憶卡仍待處理，但短時間內找不到可用之處，只好
暫時原封不動⋯⋯。這些覺得可惜而捨不得丟掉的物品，最好盡可能
將同類型的集中在一起，如此一來就不會造成整理上的麻煩。
假若認為這麼做可能事後會忘記，可以像SD記憶卡一樣暫時先放
進收納箱，接著拍攝相片，再用Gmail寄信給自己，並且設定延後接
收功能，把收信時間延後一年。
沒錯，這就是不必埋進土裡的簡便時間膠囊。一年後，這張相片
會在你早已忘得一乾二淨時，突然蹦入眼前。如果這整整一年你從未
打開這件物品，代表它對你一點用都沒有，就算丟掉也無所謂。你
看，花一點時間整理害怕浪費的心情，壓力減輕不少，對吧？
嫌收納箱占空間的人，不妨考慮利用minikura存放吧。保管一
年三個月後，minikura能免費幫我們運送到府，或許在看過這些一
年以上都用不到的物品後，會更能夠堅定做出丟掉的決定。當然，對
自己具有特殊意義的紀念物品，自然又另當別論了⋯⋯。
Zaurus、Palm，或是附有隨身聽功能的索尼功能型手機，丟掉
有點可惜，又多少保有某些紀念價值，所以我依然將這些留在收納箱
內，即便這輩子完全不會用到⋯⋯（笑）。
順帶一提，我的腦波也很弱，對「優惠情報」這四個字毫無抵抗
能力，腦內幾乎不曾響起「這麼做就虧大了！」的警報鈴聲。只要聽
到「便宜商品」、「價格優惠」等關鍵字，立刻就落入商人的圈套。
像我手邊就有好幾臺Kindle電子書閱讀器（苦笑）。
我現在收藏的大部分電子書，都是在honto購買，Kindle裡面只
存放Kindle專用的電子書。但是我多半會用iPad mini來閱讀Kindle
電子書，不會特地使用Kindle閱讀器。可是因為無法抵抗商品的優惠
攻勢，才導致用不到的工具不斷增生。會購買大量耗材的人，也是因
為拜倒在優惠攻勢之下，才買了好幾年份的庫存品。我也曾在購入許
多噴墨印表機的墨水匣後才後悔不已，對自己的腦波之弱實在無言以
對。
最近為了改掉衝動購物的壞毛病，我試著轉變思考方式，像是購
買前問自己：「雖然便宜沒錯，但買回家要放在哪裡？」「是很便宜
啦，但這東西我什麼時候才會用到？」讓自己想亂花錢的心情冷靜下
來。
逛亞馬遜等購物網站時，我也會盡量克制自己，只將商品加入購
物清單，不會立刻放入購物車裡。如果一時衝動按下購買按鈕，只會
造成占空間的多餘物品有增無減。雖然商人的銷售話術很吸引人，但
為了避免增加不必要的困擾，先讓腦袋冷靜一下絕對是必要的。
我並非奉勸各位絕對不要消費，而是「可以買，但要避免當下購
買」。保留一段思考時間，整理心中「覺得超值」的想法，在買和不
買之間做出抉擇。
前面提過有關耗材的整理項目，我們了解到現在可以隨時利用網
路輕鬆購買商品，所以沒有必要準備大量的備用品。如果備用品經常
在不知不覺中愈堆愈多，往後購物時，不妨試著透過購物清單，進一
步整理思緒。
對未來不安的整理［15分鐘］

我在整理紙類文件時，向來會不由自主地對未來感到憂慮，經常
浮現「之後或許用得到」的念頭。然而事實上，有機會重見天日的文
件數量有限，雖然「有可能用得到」的文件能夠轉換為PDF檔保存，
但在知道這項整理技巧之前，家中的紙類文件可說是堆積如山。
若是弄丟自己的簡報資料影本，只要再影印一份就可解決；但從
他人手上拿到的資料，日後或許有機會用到。正因為無法整理這種對
未來的不安，才會導致文件不斷累積。可是，如今對未來的不安都能
一掃而空，因為所有的文件都能利用ScanSnap轉換為PDF檔案，全
數保留下來。
老實說，我轉換成這個整理方法後，大部分的資料都沒有機會使
用，只有受別人拜託時才會拿出來看。可以說，未來的事情完全無法
預測，只要做好準備，就能放下心中一塊大石。
自我啟發的書籍常會告訴我們，只要對未來抱持希望，便不會感
到不安。可是從事商業活動時，我們為了以防萬一，已經養成準備替
代方案或降低風險的習慣；不斷累積的文件和物品，正是這種習慣下
的衍生物。
佐藤可士和先生以操刀UNIQLO和LOFT的設計著稱，他的公司
會將專案分為一箱箱的檔案，即便專案增加各種需要的物品，整理起
來也毫不費力，這些內容都可以在《佐藤可士和的超整理術》（木馬
文化出版）一書中找到。我實際到佐藤先生的辦公室參觀，從裡面可
以一覽他極致的整理美學。需要使用時再從箱子內取出即可，所以他
的辦公桌總是收拾得一乾二淨。
 一般的工作或許不容易騰出空間，但我們可以試著建立因應機
制，針對將來的不安進行整理；就我的情況來看，minikura就是我
建立的因應機制之一。
雜訊的整理［15分鐘］

不分工作或休閒場合，需要整理的雜訊都會不斷湧入。雜訊的整
理，是指該如何遠離造成雜訊的原因；如果不適時整理雜訊，工作效
率就會大大降低。
比如在社群網站看見一篇不感興趣的貼文，這篇內容於我而言就
是雜訊。閱讀臉書的動態時報時，總會顯示一些讓人感到不協調的多
餘貼文。
假使有人貼出我不想看的負面貼文，我就會退讚，取消追蹤此
人，讓這類貼文不再出現在我的眼前。中年大叔的自拍照對我來說也
是一種雜訊（笑），所以常貼自拍照的人也是我退讚的目標。貼文本
身並沒有問題，我只是排除會對我造成干擾的事物，藉以減少內心多
餘的雜念。我之所以這麼做，並非是想打造只讓感興趣的事物出現的
環境，我只是透過減少擾亂心情的因素，來維持自己的工作效率罷
了。
假設你在通勤電車看見不守規矩的人，若因上班途中遇到此人而
搞壞一整天的心情，即便到了公司，也無法用平常心開始一天的工
作。為了避免這種情況，就要盡可能讓影響我們心情的雜訊遠離身
邊。例如上班日利用電車通勤時，為了排除雜訊，我會刻意提前出
發，搭乘六點左右的電車，好避開尖峰時刻。
另外，也有些人會在推持上傳成人影片，如果這對自己來說也算
是一種雜訊的話，就取消追蹤會轉推成人影片的人。雖然這麼做有點
麻煩，但我經常會取消追蹤。我針對的並非成人影片本身，而是因為
我在外面打開推特，時常被突如其來的成人影片嚇了一跳，說不定還
會不小心被旁邊的人看見。
 取消追蹤並不是將我想批評的對象除之而後快，這裡只是想告訴
各位，只要覺得某些事物會形成雜訊，乾脆眼不見為淨，這就是我整
理雜訊的做法。
使用推特和臉書這類工具，只要取消追蹤就能達到整理雜訊的目
的，但電子郵件卻無法這麼做。有不少企業團體會自動發送電子報，
一開始只是交換名片或參加活動，結果每週、甚至每天都會收到對方
的電子郵件，這不是雜訊又是什麼？
使用Gmail的人，可以透過篩選設定，過濾經常收到的擾人郵
件，使其不再出現在收件匣當中。設定完畢之後，Gmail就會自動將
雜訊清空。雖然我本身也有發行電子報，但我不會隨便發送給只有一
面之緣的人，因為這麼做就違背我的整理主張。
只要在Gmail內選擇設定項目，就能有效利用過濾郵件的功能。
我現在的設定是將指定的電子郵件地址和特定網址寄來的郵件立刻刪
除，Gmail會自動幫我把郵件移往合適的資料夾當中。
剛開始設定雖然有點麻煩，但和每次都要處理垃圾郵件相比，設
定信箱比較能有效地整理雜訊。
待辦作業的整理［15分鐘］

待辦作業一旦增加，辦公桌和工作空間就會變得亂七八糟。我在
工作上往往浪費不少時間，所以手上累積不少待辦作業。雖然這些工
作只要有心就能立刻處理完畢，但懶得動手時，工作便容易停滯不
前，使得待辦作業有增無減。
以下將目前手邊的待辦作業一一列舉出來。

①昨天外出攜帶的銀行存摺（本來想在移動途中找機會刷簿子，
結果卻抽不出時間來）
②昨天取材對象的名片
③昨天取材對象的資料
④紀錄要邀請商業書籍作者共進午餐的記事本
⑤在昨天參加的活動中拿到的雜誌《WORK MILL with
Forbes JAPAN》
⑥紀錄昨天取材內容的筆記本
⑦委託Paul Smith修理手提包的委託單
⑧jetfi的Wi-Fi路由器

我將這些東西從包包中拿出來，全部攤在桌子上。
昨天取材時聽到各種有趣的故事，幾乎快把我的腦袋塞爆，因此
工作結束後遲遲沒有動手整理。如果沒有安排撰寫本書的工作，①～
⑧的作業只要整理一下即可完成，但我現在的專注力全放在本書的撰
寫工作上，希望能維持當前充滿幹勁的狀態。
 冷靜思考之後，我發現④的作業只要和對方聯繫即可立刻完成。
三浦將先生是我相當尊敬的一位作家，我還沉浸在準備和對方共進午
餐的喜悅當中，反而將邀約這件事擱在一旁，我的記事本和
Messenger的應用程式視窗也因此保持在開啟狀態。
如果就這麼持續下去，而不分配時間給這些待辦作業，零碎的待
辦作業反而會變成需要浪費不少時間處理的工作。
下定決心後，便開始進行整理。
首先從⑧的充電作業開始進行，⑦用手機拍攝後直接丟掉，②用
ScanSnap掃瞄後上傳Eight，③用ScanSnap掃瞄後上傳
Evernote，⑤放進書架右側。目前為止共花了三分鐘。
剩下⑥④①需要處理。我發訊息給商業書籍作者後，趁著等待回
信的這段時間翻閱筆記本和記事本，並將iPad mini和兩百零八公克
重的鍵盤放進公事包內，以便在今天出差的下榻飯店撰寫草稿。收到
三浦先生回覆的訊息後，邊看記事本邊回覆訊息。
看來對方在我提議的午餐時間之外才有空檔，我一面思考如何安
排見面時間，一面享受這段悠閒時光。差不多花了我十五分鐘。
回覆訊息之後，時間來到九點，我趁散步時順便到ATM刷存摺，
如此一來①的作業也完成了。十五分鐘後，我回到工作區前。
整理待辦作業總共花了我至少三十分鐘的時間，可是若按照本書
介紹的整理方式，只需花幾分鐘就能處理完畢。之所以用掉那麼多時
間處理，是因為這些都是我喜歡做的事，希望大家別誤會，我只是喜
歡散步，順便利用ATM罷了。
一旦有大量的待辦作業，工作區就會持續呈現凌亂不堪的狀態，
因此要避免把時間浪費在自己喜歡的工作上。有些待辦作業只要三分
鐘即可完成，也有得花十五分鐘以上、卻能慢慢享受的工作。
檢查手上的待辦作業，自己應該整理的項目一目瞭然。在待辦狀
態下的工作，通常會讓我們產生「究竟該維持現狀好？如果不處理會
不會造成麻煩？」的矛盾心情。如果決定當場處理，就能把待辦作業
全部清空。如何將待辦作業依序消除，正是減少麻煩的關鍵。
專案的整理［15分鐘］

不同於一般的待辦作業，專案是需要長時間處理的待辦事項。以
現在的情況來說，我手上有四本正在撰寫的書，還有十三篇雜誌和網
站的連載，這些都一直處於待辦狀態。連載不會間斷，寫完一本書後
還會有其他的寫作邀約，新的工作只會不斷追加。
不過這些寫作專案對我而言還算是比較容易處理的工作，因為做
法我早已了然於胸。雖然剛啟動的新專案有許多麻煩事需要處理，但
只要上軌道之後，工作就能按原本相同的作業方式進行下去。
在所有專案當中，又以自己經營的公司和提供諮詢的公司專案最
為棘手。因為手邊會不斷冒出新的事物，每次都必須整理問題，提出
因應對策。
當一件新的專案開始執行後，首先要將該處理的事項寫在紙本筆
記本上。以雜誌開啟新的連載為例。在雜誌《MONOQLO》（晉遊
舎）中，我有一篇名叫「桶狹間智慧住宅計畫」的連載專題。這篇連
載的主題是介紹在家中安裝物聯網設備，透過網路和手機遙控，實現
居家環境完全自動化的構想。
首先，我需要一位名古屋的攝影師協助，於是便寫下「尋找攝影
師＠名古屋」。
「思考新梗」
「撰寫原搞」
將想到的事順便紀錄下來，在連載開始日之前，確認何時方便攝
影和驗證物聯網設備。
「8月5日，攝影」
 寫下附有日期的工作內容。一旦決定好工作日期，就能依序決定
之前必須完成的前置作業。雖然剛開始只是邊想邊列出項目，但在工
作日期確定下來後，前面寫下的工作也能以日期重新整理一遍。
「8月6日，撰寫原稿」
「7月2日，思考新梗」
「7月3日，購買物聯網設備」
依這樣的方式逐一訂下工作日期，也順便紀錄在記事本上。由於
需要時間驗證和確認可用性，因此針對購買的商品也必須追加工作項
目，寫下「7月3日～17日前，驗證」，並在這一頁黏貼便利貼。之
所以寫在筆記本內，是因為當靈光乍現或想增加資訊時，可以適度寫
下新增內容。
連載時可以估計還能連載幾回、哪些商品要花多少時間。差不多
到了第四回，準備清單大抵完成，只要依照順序準備，連載便能順利
寫完。
準備清單最後會紀錄在Simplenote，並添加標籤「全年」。當
然，這個專案清單也會附有「MONOQLO」的標籤。
點子的整理［15分鐘］

只要把所有點子都紀錄在Evernote，Evernote就會幫我們自動
做好整理，整理關鍵在於決定唯一用來收集之處。
無論是用Evernote還是紙本筆記本紀錄，都讓我很放心。我過
去就是習慣把紀錄隨手寫在紙本筆記本，不管怎麼說，集中在一處才
是重點。就算再棒的點子，紀錄的地方七零八落，在需要時根本找不
到。
原則上，只要一想到好點子就要隨手紀錄下來，因為這些靈光一
閃的點子很快就會從腦袋中消失不見。如果我在居酒屋突然靈機一
動，便會將想到的點子寫在裝免洗筷的紙袋上，並黏貼在筆記本內。
如今可以用手機拍攝，甚至以文字或聲音的形式記錄下來，省去不少
麻煩。另外，當我使用電腦瀏覽網站時，若發現有趣的資訊，只要按
下Chrome瀏覽器的Evernote擴充功能按鈕，就能立刻將網頁的內
容擷取至Evernote保存。
我認為好的點子不必特別仔細整理，當然時間充裕時就另當別論
了。整理時自然也會重新審視一遍，或許有機會延伸出更多意料之外
的點子也不一定。有興趣分類的人，不妨試著用Evernote的標籤稍
加整理。點子的分類其實適度就好，畢竟整理這個動作，並不會憑空
創造出新的點子。
碰到工作所需必須想出點子時，不妨活動身體，將應該完成的作
業做好，而非乾坐在桌子前絞盡腦汁苦思。日常生活或工作時想到有
趣的點子，便隨時紀錄下來，累積靈感。有趣的創意便能夠進一步發
展，運用在自己的工作當中，讓自己成為靈感源源不絕的點子王。
 雖然我參與過許多產品製作和服務的工作，但要想出好的點子，
必須先將頭腦整理過一遍，在想出點子之前，先整理出限制條件。
對！你沒聽錯。對我來說，想出點子和整理限制條件的意義相同。
實際試著整理限制條件吧，假設在思考大分縣要研發什麼產品的
方案中，「使用大分縣的名產」即方案的限制條件。
接著調查當地名產，發現大分擁有日本第一的香菇產量，因此衍
生出下一個限制條件，也就是「利用香菇打造新產品」。而且產品必
須是「沒有作為當地名產販售」，這也是限制條件之一。
不斷追加限制條件，就是限制條件的整理。思考滿足限制條件的
點子，就能創造出新的點子。點子本身不必經過整理，而是不斷整理
限制條件，最終便可以得出不錯的點子。
後記

對於懶得整理的人而言，整理是一件麻煩的事，可是不整理又難
免不安，猶豫著「這樣不要緊嗎？」「會不會造成將來的困擾」。
無論是辦公場所還是居家，環境不經一番整理，就需要頻繁翻找
各種物品。歷經諸多困擾後，有些人自然會產生想好好整頓乾淨的念
頭。這本以整理術為主題的書，希望能為大家帶來幫助。
書中所舉的例子，是我詢問許多人：「有哪些想整理的物品？」
最後得到這些結論，例如想整理相片的人就不在少數。相片屬於私人
物品，沒有人可以幫你整理；再加上現在能輕鬆用手機或數位相機拍
照，結果大家手上的相片不斷增加。雖然只要使用內文介紹的
Google相簿，就能一口氣解決相片的問題，但我卻是在歷經幾番波
折後，才找到這個解決辦法。
若不知道這項服務的存在，我只能不厭其煩地花時間整理相片，
一直掛念還有相片需要整理。感謝Google推出這項了不起的服務，
讓我省事不少。

・ ・ ・

本書是針對工作和休閒兩方面的整理技巧加以介紹，這是考量到
工作和休閒的思考方式其實沒有兩樣，把工作和休閒時間加在一起，
就是自己一天可運用的時間。如果想更有效利用自己的時間，光是提
升其中一方的效率一點意義也沒有。
 例如，喜歡閱讀的人經常問我該如何整理書架，因為我本身也是
閱讀愛好者，所以對這方面也有相同的困擾。讀書可能是發自內心喜
歡，也可能是工作需要，好不容易抽出的時間必須用來閱讀，沒有其
他時間拿來整理書架。
然而，隨便擺放也有個問題。沒有整理便找不到想看的書，也需
要花不少時間才能找到，一般人在這種情況下都會認為差不多該整理
書架了。但正因為不喜歡整理書架，才會在不知不覺中變成這副亂七
八糟的景象。
有鑑於此，本書盡最大努力，將輕鬆省力的整理方法一一介紹給
各位。一般介紹整理術的書，多半會告訴讀者對物品進行分類、搭配
尺寸，甚至勸人丟掉，我基本上不會介紹造成讀者不便或無法接受的
方法，本書的整理方法相當簡單，只需要將閱讀完畢的書上下顛倒，
置於書架右側。

・ ・ ・

本書針對不同主題，提示需要花費多少時間，例如「花十五分鐘
就能完成」或「利用一小時的空檔整理」。雖然很麻煩，但只要導入
這些整理機制，相信這些問題日後便不再對生活造成困擾。
雖然有不少人會在整理途中放棄，但如果能堅持將相同類型的物
品整理乾淨，下次整理該類別的物品時就有一定的方向，比較能輕鬆
整理完成。
總之，這是一本專為懶人提供老實意見的書，不像坊間的整理類
書籍，多半打著「不再恢復雜亂原貌」的宣傳口號。物品的數量一旦
增加，整理方式也勢必做出改變，本書所介紹的整理方法並非唯一的
真理。畢竟科技產品日新月異，讀者有興趣的事物也會改變，興趣一
旦改變，身邊的物品和生活型態也會隨之變化，到時又必須制定出新
的整理方法。
因為本書並非教人打掃收拾的書，所以內容沒有提及掃地機器
人。我曾經在自宅導入物聯網設備的雜誌連載文章上，將掃地機器人
的打掃觀念引進家中。雖然掃地機器人能夠自動幫我們打掃家裡，但
前提是家中地板必須保持清空才行，剛開始引進時費了我不少工夫，
現在為了讓掃地機器人能充分發揮效用，我也想盡各種辦法，避免讓
電線等雜物留在地板上。由此看來，採用全新整理機制固然可以為生
活帶來便利，但生活型態也必須因應新的機制而做出變化，所以也會
產生適不適合自己的問題。
比方說，本書建議將所有紙類文件都製成PDF檔，上傳雲端保
存，但其實導入這項整理機制大概和掃地機器人一樣困難。面對不斷
增加的文件，雖然剛開始有些麻煩，但若能成功建立起整理機制的
話，往後的日子就會變得輕鬆不少。
整理本身並非主要目的，我曾再三強調，我本身也很討厭整理，
整理只是為了減少浪費尋找物品的時間，增加自己可利用的時間罷
了。
若本書能為讀者帶來不錯的整理巧思，身為作者的我也會替各位
感到開心。
美崎 榮一郎
美崎 榮一郎

1971年出生，畢業於大阪府立大學工學研究科研究所。過去任職於
日本花王商品開發部門，曾負責衣物清潔劑「一匙靈」和化妝品牌
「Sofina」等暢銷系列商品。曾以專案負責人的身分和Nikon公司共
同研發「多視角影像解析系統」。

初入花王時，對工作相當狂熱，每個月加班超過100個小時；而後從
業務改善課程中重新審視時間的優先順序，奠定提升工作效率的方
法，成功實現「12點上班、5點下班」的零加班目標。

2011年獨立創業，以產品開發顧問的角色重新出發。除了輔導大中
小型企業研發多數產品，也受邀成為企業和機關團體的講師，舉辦研
討會，題目範圍涵蓋工作效率、筆記術、3C產品的使用等等。電視和
廣播節目也經常可見他活躍的身影。