การวางแผนและการบริ หารโครงการ

บทที่ 2 การวางแผนและการบริ หารโครงการ

(Project Planning and Management)

1 2

2.1 ขั้นตอนการวางแผนเบื้องต้นก่อนการสร้าง
การวางแผนและการบริ หารโครงการ ระบบใหม่
ในการวางแผนโครงงานเบื้องต้นประกอบด้วยขั้นตอนต่างๆ ที่ควรทําดังต่อไปนี้
- ขั้นตอนที่ 1 วิเคราะห์ปัญหาหรื อความเป็ นไปได้ของงาน
- ขั้นตอนที่ 2 ระบุขอบเขตและข้อจํากัด
- ขั้นตอนที่ 3 ดําเนินการ
-ขั้นตอนที่ 4 วิเคราะห์ความเป็ นไปได้และการสร้างระบบ
-ขั้นตอนที่ 5 ประเมินต้นทุนและเวลา
-ขั้นตอนที่ 6 นําเสนอในที่ประชุม

3 4
2.2 สิ่ งที่ควรศึกษาก่อนสร้างระบบ 2.2 สิ่ งที่ควรศึกษาก่อนสร้างระบบ
1) กําหนดขอบเขตของโครงงาน (Project scope)
กําหนดขอบเขตงานของระบบ กําหนดแนวทางในการสร้างระบบ รวบรวมข้อมูล
สร้างแนวทางที่เป็ นไปได้ ควบคุมส่ วนประกอบที่ควรมีและที่ไ ม่ควรมีใ นโครงการ
ประโยชน์ที่เห็นได้ชดั อย่างหนึ่งของขอบเขตงานคือ ขอบเขตงานช่วยให้ทีมงานและ
บุคคลที่เกี่ยวข้องสามารถเข้าใจตรงกันว่า ระบบควรจะมีลกั ษณะอย่างไรรวมไปถึง
ขั้นตอนในการดําเนินการ
2) กําหนดเป้าหมาย/วัตถุประสงค์ ของโครงงาน (Project goal)
กําหนดวัตถุประสงค์หลักของระบบ กําหนดจุดมุ่งหมาย เพื่อกําหนดวัตถุประสงค์ใ น
การจัดทําระบบหรื อแก้ปัญหาและมีเป้าหมายในการดําเนินการที่ชดั เจน กําหนด
รายละเอียดแต่ละงานที่ตอ้ งการทําเพื่อบรรลุวตั ถุประสงค์ตามความต้องการ

5 6

2.2 สิ่ งที่ควรศึกษาก่อนสร้างระบบ 2.2 สิ่ งที่ควรศึกษาก่อนสร้างระบบ

3) ระบุปัญหา (Problem identification) 5) การระบุทรัพยากรที่จาํ เป็ นต้ องใช้ (Identify required resources)
กําหนดว่าปัญหาของระบบเดิมคืออะไรปัญหาที่เกี่ยวข้องก่อนการสร้างระบบและปัญหาที่ ระบุถึงทรัพยากรด้านต่างๆ ที่มีความเกี่ยวข้อง เช่น จํานวนบุคคลกรที่จะใช้ดา้ นต่างๆ
เกี่ยวข้องระหว่างการสร้างระบบน่าจะมีอะไรบ้างทั้งนี้เพื่อวิเคราะห์หาทางแก้ไ ขไว้ล่วงหน้า
เพื่อให้การพัฒนาระบบมีความราบรื่ นและสําเร็ จตามเป้าหมายที่วางไว้ สถานที่ เครื่ องมือ และอุปกรณ์ต่างๆ
4) การประมาณต้ นทุน (Cost estimation)
การประมาณต้นทุนของระบบหมายถึงการประเมินราคาหรื อค่าใช้จ่ายในการพัฒนาระบบ
ใหม่ นักวิเคราะห์ระบบควรพิจารณาว่ามีทางไหนที่มีค่าใช้จ่ายน้อยที่สุดและมีประสิ ทธิภาพ
มากที่สุด ได้ผลลัพธ์ที่น่าพึงพอใจ มีอตั ราการใช้งานที่นานเพื่อการประหยัดค่าใช้จ่ายที่อาจ
เกิดขึ้นในอนาคต รวมไปถึงค่าบํารุ งต่างๆในอนาคตด้วยเช่นกัน

7 8
2.3 การบริ หารโครงการ
การบริ หารโครงการคืองานที่นกั วิเคราะห์ระบบต้องคอยจัดการโครงงานให้เสร็ จ
ภายในระยะเวลาที่กาํ หนดและควบคุมการทํางานของทีมงานให้ไ ปในทิศทางที่กาํ หนด
ไว้ การบริ หารโครงการประกอบด้วยงานหลักๆ ดังต่อไปนี้
1) การวางแผนโครงการ (Project planning)
การวางแผนโครงการที่ดีทาํ ให้เกิดความสําเร็ จของโครงการ ซึ่งจะต้องเข้าใจตัวแปร
สําคัญของการดําเนินโครงการ
2) การกําหนดตารางเวลาของงาน (Project scheduling)
การกําหนดตารางเวลาของโครงการการกําหนดวันเริ่ มต้นและวันเสร็ จสิ้ นของแต่ละ
งาน
9 10
2.3.1 การวางแผนโครงการ
1) การระบุงานทีต่ ้ องทํา (Task identification)
เป็ นการระบุงานต่างๆ ที่ตอ้ งทํา อย่างไรก็ตามการพิจารณาว่าโครงการหนึ่งๆ ประกอบด้วย
งานอะไรบ้างนั้นไม่ใ ช่เรื่ องง่ายนัก นักวิเคราะห์ตอ้ งพยายามพิจารณาให้รอบคอบ หากมีงาน
ใดหายไปจะทําให้การคํานวณเวลาในการส่ งมอบงานผิดพลาดได้ วิธีหนึ่งที่นกั วิเคราะห์ระบบ
นิยมใช้กนั คือ การวาดแผนงานในลักษณะของโครงสร้างลําดับชั้น (Hierarchy) โดยเริ่ มจาก
งานหลักๆ ก่อน หลังจากนั้นให้แตกออกเป็ นงานย่อยๆ วิธีการนี้เรี ยกว่า “Work breakdown
structure” หรื อ “Task decomposition”หมายถึง การวางแผนว่าระบบประกอบด้วยงานย่อยๆ
อะไรบ้างมองระบบในภาพองค์รวมและแตกย่อยลงไปเรื่ อยๆ ด้วยโครงสร้างลําดับชั้น
11
2.3 การบริ หารโครงการ
3) การตรวจสอบและควบคุม (Monitoring and Controlling)
การตรวจสอบและควบคุมได้แก่การตรวจสอบและดูแลการทํางานของทีมงานให้
เป็ นไป ตามทิศทางที่กาํ หนดไว้
4) การรายงาน (Reporting)
การรายงานความก้าวหน้าของโครงการแสดงตารางเปรี ยบเทียบผลการดําเนินงานตาม
แผนการดําเนินงานวิจยั ที่ไ ด้เสนอไว้กบั งานวิจยั ที่ไ ด้ ดําเนินการจริ ง
2.3.1 การวางแผนโครงการ
2) การประมาณเวลาของแต่ ละงาน (Estimating task completion time)
เป็ นการประมาณเวลาที่จะใช้ทาํ งานของแต่ละงาน จะประมาณเวลาทํางานของแต่ละ
งานจาก 3 ตัวแปร คือ
- เวลาที่คิดว่าจะทําเสร็ จเร็ วที่สุด(Best-case estimate: B)
- เวลาที่คิดว่าจะทําเสร็ จช้าที่สุด (Worst-case estimate: W) และ
-เวลาจริ งที่คิดว่าจะทําเสร็ จ (Probable-case estimate: P)
จากตัวแปรทั้งสามตัวแปร ให้ใ ช้สูตรการคํานวณที่ 2-1 เพื่อหาเวลาที่เหมาะสมในการ
ทํางานดังกล่าวให้เสร็ จ
12
 2.3.2 การกําหนดตารางเวลาของงาน 2.3.2 การกําหนดตารางเวลาของงาน
การกําหนดเวลาหรื อวางแผนเวลางานคือการกําหนดตารางเวลาสําหรับงานหลักทังหมด
้ แกรนท์ ช าร์ ต (Gantt Charts)
ของโครงการ ดังนันก่
้ อนที่จะสร้ างตารางเวลาสําหรับงานต่างๆ จะต้ องทําการประมาณเวลา แกรนท์ชาร์ ตเป็ นแผนภูมิแท่งที่ใช้ ในการวางแผนและกําหนดเวลาในการ
ของแต่ละงานให้ ถกู ต้ องเสียก่อน โดยใช้ สตู รการคํานวณในหัวข้ อที่ผา่ นมา หลังจากนัน้ ทํางานของโครงการ เราสามารถดูเวลาที่ใช้ ทํางานทังหมดของโครงการได้
้ จากแผนภูมิ
ชนิดนี ้และสามารถดูได้ วา่ งานใดสามารถทําพร้ อมกัน งานใดต้ องรอให้ งานอื่นเสร็จ
ให้ นํางานเหล่านันมาจั
้ ดลําดับการทํางานก่อนหลัง นักวิเคราะห์ระบบนิยมใช้ แสดงแผนการ ก่อนจึงจะเริ่ มทําได้ แต่จะไม่ได้ แสดงความสัมพันธ์ระหว่างงานให้ เห็นได้ อย่างชัดเจน
ทํางานของงานต่างๆ ในรูปแบบของแผนภาพหรื อไดอะแกรม แผนภาพที่นิยมใช้ กนั ได้ แก่ อย่างไรก็ตามข้ อจํากัดของแกรนท์ชาร์ ตคือไม่สามารถบอกได้ วา่ งานใดเป็ นงานที่ไม่
สามารถล่าช้ า (Delay) ได้ เนื่องจากจะมีงานบางงานหากเกิดความล่าช้ าจะส่งผลให้
- Gantt Charts โครงการทังระบบล่
้ าช้ าตามไปด้ วยนักวิเคราะห์ระบบจึงมักนําเทคนิคของ PERT และ
- Pert/CPM Chart CPM มาประยุกต์การใช้ งานร่วมด้ วย

13 14

2.3.2 การกําหนดตารางเวลาของงาน 2.3.2 การกําหนดตารางเวลาของงาน

Pert/CPM
PERT (Program Evaluation Review Technique) เป็ นเทคนิคที่ใ ช้แสดงความสัมพันธ์
ของงานที่ตอ้ งทําทั้งหมดในระบบที่เชื่อมต่อกันในลักษณะของกราฟ เพือ่ ให้เห็นว่างาน
ใดบ้างที่ทาํ ต่อกัน โดยงานจะถูกแทนด้วยโหนด (node) ซึ่งแต่ละโหนดจะประกอบส่ วน
ต่างๆ ดังนี้

15 16
 Pert/CPM Pert/CPM
ลักษณะความสัมพันธ์ของงานต่างๆ ลักษณะความสัมพันธ์ของงานต่างๆ ในไดอะแกรม 2. งานหลายงานขึ้นกับงานก่อนหน้าเพียงงานเดียว (Multiple successor tasks) และงาน
PERT โดยทัว่ ไปแบ่งได้ 3 แบบ ดังนี้ เหล่านี้สามารถที่เริ่ มทําได้ใ นเวลาเดียวกัน หรื อเรี ยกว่า concur-rent tasks แสดงดังรู ปที่
2-6
1. งานหนึ่งไปขึ้นอยูก่ บั อีกงานหนึ่ง (Dependent task) จากรู ปที่ 2-5 หมายความว่า
งานที่ 2 จะเริ่ มทําได้ตอ้ งทํางานที่ 1 ให้เสร็ จก่อน

โหนด 2 และ 3 จะเริ่ มทําได้ตอ้ งทํางานในโหนด1ก่อนและโหนด 4 และโหนด 5 จะต้อง

ทํางานในโหนด 2 ก่อน โหนด 6 ต้องทํางานในโหนด 3 ก่อน

17 18

Pert/CPM 2.4 การสร้างไดอะแกรม PERT

3. งานที่ข้ ึนอยูก่ บั งานก่อนหน้าหลายงาน (Multiple predecessor tasks) เช่น งานที่ 9 จะ
เริ่ มทําได้ ต้องทํางานที่ 7 และ 8 ให้เสร็ จก่อน ดังรู ปที่ 2-7
ไดอะแกรม PERT เป็ นแผนภาพที่แสดงถึงการจัดการด้ านเวลาของแต่ละกิจกรรมที่ใช้
ในการสร้ างระบบ ดังนันในการสร้
้ างไดอะแกรม PERT นักวิเคราะห์ระบบจะพิจารณา
งานแต่ละงานที่ใช้ เวลาในการทํากิจกรรม มีขนตอนดั
ั้ งนี ้
1. พิจารณาว่างานใดบ้ างที่ต้องทําในระบบและเขียนแทนโดยสัญลักษณ์วงกลมแทน
โดยวงกลมต้ องใส่หมายเลขงาน ชื่องาน และเวลา
2. พิจารณาว่างานใดเป็ นกิจกรรมที่ต้องทําก่อนหรื อทําหลัง (Predecessor tasks) เขียน
แทนโดยสัญลักษณ์เครื่ องหมายลูกศรใช้ ไปยังงานที่ต้องทําต่อไป

19 20
2.5 การจัดการงานบนเส้นทางวิกฤต
ในการทํางานจริ งงานบางงานที่ได้ ออกแบบไว้ เป็ นงานที่สําคัญและไม่สามารถปล่อย
ให้ เกิดความล่าช้ าได้ เนื่องจากจะมีผลกระทบต่องานอื่นๆ ในโครงการและส่งผลให้
โครงการเสร็จไม่ทนั ตามกําหนด ในขณะที่บางงานสามารถที่จะล่าช้ าได้ และไม่สง่ ผล
กระทบต่อเวลารวมทังหมดของโครงการ
้ ดังนันนั
้ กวิเคราะห์ระบบจึงต้ องคอยเฝ้าระวัง
กิจกรรมที่สําคัญเหล่านันการแสดงงานต่
้ างๆ ในรูปแบบของไดอะแกรม PERT จะช่วย
ให้ นกั วิเคราะห์ระบบสามารถค้ นพบงานที่ไม่สามารถปล่อยให้ เกิดความล่าช้ าได้ ซงึ่
เป็ นส่วนสําคัญทําให้ PERT ต่างจากๆ Gantt Chart
2.5 การจัดการงานบนเส้นทางวิกฤต
เส้ นทางวิกฤตคือ “เส้นทางที่ใ ช้เวลาในการทํางานรวมมากที่สุดและงานใดๆที่อยูบ่ น
เส้นทางวิกฤตนี้จะไม่สามารถล่าช้าได้”
เส้นทางที่ใ ช้เวลามากที่สุดและจะเรี ยกเส้นทางนี้วา่ “เส้นทางวิกฤต (Critical path)” งาน
ใดๆ ที่อยูบ่ นเส้นทางวิกฤตนี้จะไม่สามารถล่าช้ากว่าแผนที่กาํ หนดไว้ไ ด้ เพราะจะทํา
ให้โ ครงการล่าช้าตามไปด้วย แต่ใ นความเป็ นจริ งโครงการอาจจะเกิดความล่าช้าได้
เนื่องจากเหตุการณ์ที่ไ ม่คาดคิดมาก่อน ดังนั้นเมื่อเกิดเหตุการณ์ที่ทาํ ให้โ ครงการล่าช้า
กว่ากําหนด นักวิเคราะห์ระบบจะต้องพยายามจัดการเพื่อให้โ ครงการเสร็ จทันเวลาที่
วางแผนไว้

21 22

2.6 การใช้เงินเพื่อเร่ งให้โครงการเสร็ จทัน

กําหนดเวลา
ในการทํางานจริ งนัน้ ถึงแม้ วา่ นักวิเคราะห์ระบบจะพยายามควบคุมไม่ให้ เกิดความ
ล่าช้ าขึ ้นในกิจกรรมใดๆ แต่อย่างไรก็ตาม อาจจะมีปัญหาที่ไม่คาดคิดเกิดขึ ้น เช่น
พนักงานป่ วยหรื อเสียชีวิต ทําให้ เกิดความเสี่ยงที่งานจะล่าช้ ากว่ากําหนดได้ ดังนัน้
นักวิเคราะห์ระบบจะต้ องใช้ เทคนิคบางอย่างเพื่อให้ โครงการเสร็ จภายในเวลาที่
กําหนด เช่น จ้ างพนักงานเพิ่มหรื อให้ พนักงานทํางานล่วงเวลา การจัดการโครงการใน
ลักษณะนี ้ทําให้ โครงการมีต้นทุนที่สงู ขึ ้น ดังนันนั
้ กวิเคราะห์จงึ มีความจําเป็ นและ
สามารถคํานวณได้ วา่ ต้ นทุนที่เพิ่มขึ ้นนัน้ เพิ่มขึ ้นเท่าไหร่ และอยูใ่ นเกณฑ์ที่ยอมรับได้
หรื อไม่

23 24
 2.6 การใช้เงินเพื่อเร่ งให้โครงการเสร็ จทัน
กําหนดเวลา
ตัวอย่ างที่ 2-7 จากรูปที่ 2-9 นี ้จงคํานวณหาต้ นทุนต่อวันของการใช้
เงินเข้ าไปเร่งกิจกรรมให้ เสร็จเร็วขึ ้น

25 26

เอกสารอ้ างอิง
ไกรศักดิ์ เกษร. (2556). การวิเคราะห์และออกแบบสารสนเทศในยุคปั จจุบนั .
พิมพ์ครัง้ ที่ 1. พิษณุโลก : บริ ษัท โฟกัส พริ น้ ติ ้ง จํากัด

27