Sunny Outlook Printers (HK) Ltd Vaka Çalışması

Bu bölüm, “Sunny Outlook Printers (HK) Ltd.” (SOP) adında hayali bir kuruluş ile ilgili Vaka
Çalışması bilgilerini içermektedir. Bu Vaka Çalışmasında yer alan dokümanlarda yalnızca
eğitim amaçlı olarak hatalar bulunmaktadır. Bu dokümanlar yönetim sistemi dokümantasyonu
oluşturmak için kılavuz olarak kullanılmamalıdır.

*** TETKİKLERİNİZ VE DOKUMANTE EDİLMİŞ BİLGİ KONTROLLERİ İÇİN ŞU AN

KASIM AYINDA OLDUĞUNUZU VARSAYIN ***

Vaka Çalışması İçindekiler

Ana Doküman Kontrol Formu.................................................................................... 2
Ana Doküman Değişiklik Talep Formu. ...................................................................... 4
Genel Müdür’ün Beyanı ve Misyon ............................................................................. 5
Çevre Politikası ........................................................................................................ 6
Kapsam, Görevler ve Sorumluluklar ........................................................................... 7
Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü ve Kayıtları .................................................... 11
ÇYS Proses faaliyetleri ve etkileşimleri ....................................................................... 20
ÇYS İçeriği’ni Anlama ............................................................................................... 21
ÇYS Planlama ......................................................................................................... 30
ÇYS Operasyonları .................................................................................................. 57
İletişimler Prosesi .......................................................................................... 58
Eğitim, Farkındalık ve Yeterlilik ...................................................................... 61
Atık Yönetimi ............................................................................................... 69
İzleme, Ölçme ve Değerlendirme ................................................................... 81
Atık Su Yönetimi ........................................................................................... 83
Satın Alma ................................................................................................... 86
Amaçlar ....................................................................................................... 90
Hava Emisyonları .......................................................................................... 93
İç Tetkik ....................................................................................................... 101
Acil Durum Hazırlığı ve Karşılık........................................................................ 107
Uygunluğun Değerlendirilmesi ....................................................................... 111
Şikayetler ve Uygunsuzluk .............................................................................. 112
Düzeltici Faaliyet ........................................................................................... 115

EMS04101TRTR v2.0 Eylül 2015 ©The British Standards Institution 2015 1

Sunny Outlook Printers Vaka Çalışması

ANA DOKÜMAN KONTROL FORMU – MDC01 – Yayın 1

Bu belge, SOP HK tarafından üretilen, Çevre Yönetim Sistemi (ÇYS) içerisinde kontrol edilmesi gereken,
dokumante edilmiş bilgilere uygulanmaktadır. Amacı tutarlı bir yaklaşım sağlamaktır: dokümanların
yalnızca en güncel versiyonları zaman içerisinde herhangi bir yerde mevcut olacak, ve dokümanların ilgili,
kısa ve geçerli olması sağlanacaktır.

Doküman Yayın Doküman Kategorisi ve Saklama süresi (yıl) Revizyon

No Durumu lokasyon/sorumluluk Gerekli?
Evet/Hayır
Kısa detaylar
MDC01 1 Ana Doküman Kontrol /GSÇK Müdürü Revize edilene kadar
MDC02 1 Ana Doküman Değişiklik Talebi / GSÇK Revize edilene kadar
Müdürü
EM001 3 Misyon Beyanı / Genel Müdür Revize edilene kadar
EM002 2 Politika / GSÇK Müdürü Revize edilene kadar
EM003 1 Kapsam ve ana Görevler ve Revize edilene kadar
Sorumluluklar / GSÇK Müdürü
EM004 1 EMSP 22 Yönetimin Gözden Geçirmesi Revize edilene kadar
Prosedürü/ Fabrika Müdürü
EM005 1 Dış Konular Listesi / Fabrika Müdürü Revize edilene kadar
EM006 1 İç Konular Listesi / Fabrika Müdürü Revize edilene kadar
EM007 4 Çevre El Kitabı/ GSÇK Müdürü Revize edilene kadar
EM008 EMSP 2 Çevre Boyutları Revize edilene kadar
EM009 3 EMSP 3 Uyum Yükümlülükleri Revize edilene kadar
EM010 1 EMSP 7 Çevresel Yapılar ve Revize edilene kadar
Sorumluluklar
EM011 1 EMSP 8 Eğitim, Farkındalık ve Uzmanlık Revize edilene kadar
EM012 2 EMSP 10 Atık Yönetimi Revize edilene kadar
EMO13 1 EMSP 11 Hava Emisyonları Revize edilene kadar
EMO14 1 EMSP12 Atık Su Revize edilene kadar
EMO15 1 EMSP 13 Satın alma Revize edilene kadar
EMO16 1 EMSP16 Acil durumlara hazır olma ve Revize edilene kadar
müdahale
EMO17 1 EMSP18 İzleme, Ölçme ve Revize edilene kadar
Değerlendirme
EMO18 1 EMSP 19 Talepler, Şikayetler ve Revize edilene kadar
Uygunsuzluklar
EMO19 2 EMSP 20 İç Tetkikler Revize edilene kadar
EMO20 1 EMSP 9 İletişimler Prosesi Revize edilene kadar
Proseslerin planlandığı şekilde yürütüldüğüne dair güvence sağlayan dokümante edilmiş bilgiler:
EMSR 2 2 Boyut Listesi / GSÇK Müdürü 3 yıl
EMSR2.1 3 Risk/Fırsatların Derecelendirmesi 3 yıl
EMSR 3 3 Yasal Liste / GSÇK Müdürü 3 yıl
EMSR 4 1 Amaçlar ve Planlar / GSÇK Müdürü 3 yıl
EMSR 5 1 Eğitim Planı /İK ve Eğitim Müdürü 3 yıl
EMSR 1 Eğitim Katılım Kayıtları 3 yıl
5.xx

EMS04101TRTR v2.0 Eylül 2015 ©The British Standards Institution 2015 2

Sunny Outlook Printers Vaka Çalışması

EMSR 6 1 Haftalık Muayene Raporları 3 yıl

EMSR 6.1 3 Atık Envanteri 3 yıl

EMSR 7.1 1 Acil Durum Sondaj Raporu 3 yıl

EMSR 7.2 1 Olay/Kaza Raporu 3 yıl

EMSR 8 İzleme Verileri 6 yıl

EMSR 9 1 DF Kayıt Tablosu 3 yıl
EMSR 10 4 DF Rapor Formları 1 yıl
EMSR 11 3 Tetkik Programı 20 yıl
EMSR 16 2 Yönetimin Gözden Geçirmesi Gündem ve 3 yıl
tutanak
EMSR 17 3 Şikayet Logları 2 yıl
EMSR 18 2 Tetkik Raporu Formu 1 yıl

EMS04101TRTR v2.0 Eylül 2015 ©The British Standards Institution 2015 3

Sunny Outlook Printers Vaka Çalışması

Ana Doküman Değişiklik Talep Formu – MDC02 – Yayın 1

BÖLÜM A – TALEP SAHİBİ

Talep eden: Tarih:

Bölüm: Dahili:
Değişiklik
Değiştirilecek/iptal edilecek Yayın Tarih İstenen
doküman(lar)ın mevcut durumu değişiklik
referansı

Yeni doküman yayınlama önerisi

Doküman değişiklik önerisi
Doküman iptal önerisi
Öneri/değişiklik detayları (ilgili dokümanları ekleyiniz)

BÖLÜM B : PROSES/PROSEDÜR SAHİBİ

Talep kabul edildi / kabul edilmedi (uygun olanı işaretleyiniz)
İmza: Tarih:

BÖLÜM C : PROSESİ/PROSEDÜRÜ ONAYLAYAN

Talep kabul edildi / kabul edilmedi (uygun olanı işaretleyiniz)
İmza: Tarih:

BÖLÜM D : DOKÜMANI KONTROL EDEN

Yeni doküman referansı: Yayın : Tarih:

Yeni ana doküman alındı:

Doküman kontrolcüsü tarafından, doküman kullanıcılara dağıtıldı
Prosedür kayıtları güncellendi

İmza: ________________________________ Tarih:____________________

EMS04101TRTR v2.0 Eylül 2015 ©The British Standards Institution 2015 4

Sunny Outlook Printers Vaka Çalışması

Genel Müdür Beyanı ve Misyon – EM001 Yayın 4

SOP HK Limited Aberdeen Hong Kong’ta yerleşik, uluslararası müşterilere ısmarlama baskı
çözümleri sunan bir basım firmasıdır.

Çin ve geri kalan Asya ana kıtasına geçiş yolu olarak çalışmak üzere coğrafi olarak iyi yerleşmiş
bir firma olarak, Çin Halk Cumhuriyeti Özel İdare Bölgesi içerisinde iş yapmakta olan
pozisyonumuzda tekiz. Bu aynı zamanda yakındaki serbest ticaret limanlarına erişim ve Hong
Kong’un iyi yerleşmiş uluslararası finans pazarı tarafından temsi edilen bir dizi zorlu müşteriye
çok yakınlık sağlamaktadır.

Kuruluşumuzun büyüme stratejisi, Hong Kong mevcut pazarının 1997’deki devir teslim sonrası
dengelenmesinden beri iyi sonuçlar görmüştür. Dünyanın en serbest ekonomisinin bir parçası
olarak, Yönetim Kurulu çalışan başına yıllık 1.5m HK$(£1.2m/US$1.9m) ciro yapmayı taahhüt
etmektedir.

Bu büyüme bizi geleneksel gazete ve dergi pazarında artan dijitalleşme ve küçülme problemiyle
karşı karşıya bırakmaktadır. Isı ile sabitlenen litografik baskıdaki uzun yıllara dayanan tecrübemiz
böylelikle teknolojiye sürekli yatırım yapan politikamız sayesinde daha küçük, daha esnek tabaka
beslemeli şartları ile tamamlanmıştır.Bunu yerel, bölgesel ve ulusal pazarlardaki tecrübemizle
birleştirmek, kısa süreli siparişlerde ısmarlama material üretmedeki tartışılmaz yeteneğimiz
sayesinde satışta gücümüzü arttırmaktadır.

Bitmiş ürünler için düşük sevkiyat ve ileri taşıma maliyetleri de geleneksel olarak uluslararası
müşterilerimize sunduğumuz güçlü bir yönümüz olmuştur. Artan çevresel farkındalık ile birlikte,
bu maliyetler artık kullanılan kaynaklar cinsinden, örneğin salıverilen CO2’nin gram olarak
miktarı gibi, ifade edilmektedir. Sonuç olarak müşterilerimizin ihtiyacı yalnızca kalite değil aynı
zamanda mümkün olan en az karbon ve kaynak ayak izidir. Bizim literatürümüzde ‘ayakİZİNİ
bırakmak’ açıkça belirtildiği için gururluyuz.

Bu amaçla, yalnızca izlemeye yapmayacak ancak karbondioksit miktarı veya bunun potansiyel
sera gazı eş değer miktarını sürekli olarak düşüreceğiz. Açıktır ki, çevre performansımız
uluslararası müşteriler gözünde çekiciliğimizi sürdürmek için kritiktir. Çalışanlarımızın eğitilmesi,
teknolojik ve lojistik açıdan müşterilerimizin ilerisinde olmayı sürdürmek ve müşterilerimizin
taleplerine yanıt verme hızındaki esnekliğimizi sürekli arttırmak bu yaklaşımın bir parçasıdır.

Dünyanın en yoğun deniz limanlarından birine yalnızca birkaç metre uzakta ve Hong Kong
Adası’nın en önemli doğal kaynaklarından birine çok da uzak olmayan bir alanda yerleşmiş
olarak, doğaya karşı sorumluluklarımızın her zaman farkında olduk. Bu nedenle bu verimli kaynak
kullanımının hem ekonomik hem çevresel açıdan fayda sağlayacağının bilincinde olarak, özen
yükümlülüğümüzü kendi çevremiz kadar müşterilerimizinkine de yaymaktayız.

EMS04101TRTR v2.0 Eylül 2015 ©The British Standards Institution 2015 5

Sunny Outlook Printers Vaka Çalışması

Çevre Politikası - EM002 Yayın 2

Honk Kong’taki en yoğun matbaalardan biri olan Sunny Outlook, faaliyetlerinin çevre
boyutlarının farkındadır ve bunları ISO 14001 Çevre Yönetim Sistemi ile uyumlu girişimlerle en
aza indirmeyi amaçlamaktadır.
Sunny Outlook firması; kirlilik kaynaklarını azaltarak ve ortadan kaldırarak kirliliği önlemeyi
taahhüt etmektedir. Uyum yükümlülüklerine, tüm faaliyetlerinin gözden geçirmesine, çevre
boyutlarının ve etkilerinin değerlendirilmesine ve bunun devamında bunlara yönelik faaliyetleri
yürütmeye uymayı taahhüt etmekteyiz. Kuruluş, sürdürülebilirliği tüm operasyonlar genelinde
stratejiler ve politikalara entegre etmeyi ve böylece çalışanlar, tedarikçiler ve yükleniciler
genelinde sürdürülebilir ve çevre ile dost bir dünya görüşünü desteklemeyi amaçlamaktadır.
Kuruluş yedi önemli odak alanını önceliklendirmiştir:
 Enerji  Sürdürülebilir Satın Alma
 Atık Yönetimi  Emisyonlar ve Deşarjlar
 Bio-çeşitlilik  Su
 Nakliye 
Kuruluşun Çevre Politikası, çevre yönetim sisteminin sürekli iyileştirmesini destekleyen Üst
Yönetim Ekibi tarafından tam olarak desteklenmektedir. Sunny Outlook çalışan ve paydaşların
politikayı öğrenimi, katılımı ve kabulünün, başarı ve kararlaştırılan hedeflere ulaşmada esas
olduğunu bilmektedir. Tüm çalışanlar ve yükleniciler bu sorumluluğu paylaşmakta ve iyi
uygulamaları, iyileştirmeyi ve performans izlemeyi teşvik eden anahtar personelce
desteklenmektedir. Bu, belirtilen altı alan genelinde çevre performansını iyileştirmek için sürekli
bir odak sağlayacak, bir sahiplenme duygusu ve sürekli geçerli bir strateji yaratacaktır.

GSÇK Müdürü kuruluşun tüm alanlarıyla etkileşim halindedir ve bu politikaya uygunluğu

izlemekle yükümlüdür. Amaçlar ve hedeflere yönelik performans, yılda en az bir kez, üst
yönetime raporlanacaktır. Bu politika yıllık olarak gözden geçirilecek ve kuruluşun sosyal
sorumluluk sürdürülebilirlik internet sitesi aracılığıyla tüm paydaşlarca ulaşılabilir hale
getirilecektir.

Genel Müdür

Charles Lee
Charles K Lee.

EMS04101TRTR v2.0 Eylül 2015 ©The British Standards Institution 2015 6

Sunny Outlook Printers Vaka Çalışması

Kapsam ve Ana Görev ve Sorumluluklar – EM003 Yayın 1

Entegre yönetim sistemi kapsamımız, müşteri ihtiyaçlarına odaklı yüksek kaliteli ve çevreye
duyarlı hassas bir dizi baskı çözümleri sunmayı içermektedir: baskı işi ısmarlama olarak
hazırlanabilir veya bir dizi standartlaşmış teklif içerisinde seçilebilir.

Organizasyon Şeması

Başkan ve
GM
Yönetim Kurulu

Muhasebe ve Satın
Pazarlama Müdürü Fabrika Müdürü Operasyon Müdürü
Alma Müdürü
Tony Kwok Anthony Yiu
Ming

GSÇK Müdürü
6 Satış Üretim 5
Runme
Temsilcisi Süpervizörü Web/Levh
Tsang
a

42 Baskı
Operatörü

Şekil 1 Çevre Raporlama Hatları (KOYU olanlar)

Herkes kendi uygun seviyelerinde çevre ile ilgili sorumlu olduğu için, Çevre Yönetim Sistemi bu
yönetim yapısına tam olarak entegre durumdadır.

Özet olarak: (daha fazla detay için lütfen Prosedür EMSP 7’ye bakınız)

Genel Müdür
Kuruluşun çevre performansı için politika ve amaçlara ulaşmasını sağlamak Genel Müdür’ün
sorumluluğundadır.

Fabrika Müdürü
Kuruluşun müşteri şartlarını yasal uyum çerçevesi içerisinde ve kuruluşun çevre amaçlarına ters
düşmeyecek şekilde yerine getirerek baskı çözümleri sağlamak Fabrika Müdürü’nün
sorumluluğundadır. Fabrika Müdürü atanmış ‘Yönetim Temsilcisi’dir, Genel Müdüre rapor
vermektedir ve aşağıdaki ilave sorumlulukları bulunmaktadır:

a) Bu ÇYS El Kitabı’nın hazırlanması ve sürdürülmesi.

b) ÇYS’nin ISO 14001 şartlarıyla uyumlu olmasının sağlanması.
c) ÇYS ile ilgili uygunluk konularının ve iyileştirme ihtiyaçlarının yönetime raporlanması.
d) Enerji performansının izlenmesi ve iyileştirilmesi

EMS04101TRTR v2.0 Eylül 2015 ©The British Standards Institution 2015 7

Sunny Outlook Printers Vaka Çalışması

Ek olarak, Fabrika Müdürü tüm üretim bölümlerine tetkiki izleme, analitik hizmetler ve yararlı
bilgileri sağlamaktan sorumludur: böylece bölümler hedeflerini sürekli olarak yerine getirebilecek
ve daha fazla iyileştirme için çaba göstereceklerdir. Günlük bazda, bu iş Fabrika Müdürü’ne
doğrudan raporlama yapan GSÇK Müdürü’ne delege edilmiştir.

Operasyon Müdürü
Doğrudan müşterilere sağlanan baskı işleri ve çözümlerinin mümkün olan en yüksek çevre
standardında teslim edilmesini sağlamak Operasyon Müdürü’nün sorumluluğundadır.

Pazarlama Müdürü
SOP HK’nın çevresel mükemmeliyeti ile ilgili olarak pazarın bilgilendirilmesini sağlamak
Pazarlama Müdürü’nün sorumluluğundadır: yeni müşteriler ve işler yaratmak için ve mevcut
müşterilere standartları sürekli olarak iyileştirecek şekilde hizmet vermek için.

Muhasebe & Satınalma Müdürü

Sürdürülebilir satınalmayı ve değerle ilgili hedefleri başarmak ve kuruluşun genel satış
büyümesini başarmak için müşterilere doğru bilgi ve spesifikasyonların iletilmesini sağlamak
Muhasebe ve Satınalma Müdürü’nün sorumluluğundadur.

Muhasebe ve Satınalma Müdürü ayrıca tedarikçilerin mükemmel, yasal olarak uyumlu ürün
ve/veya hizmet sağlama yeteneğine bağlı olarak seçmekten sorumludur: Müdür aynı zamanda
şeffaflığın teşvik edilmesi ile hem kuruluş hem de müşterinin fayda sağlayacağı güvenilir ve etkin
bir iç idare ve destek hizmeti (yönetim, izlenebilirlik, teknik gelişim, vb)sağlanmasından
sorumludur.

İK/Eğitim Müdürü
Tüm personel için uygun çevre eğitimlerinin tasarlanması ve verilmesinden İK ve Eğitim Müdürü
sorumludur.

EMS04101TRTR v2.0 Eylül 2015 ©The British Standards Institution 2015 8

Sunny Outlook Printers Vaka Çalışması

Prosedür EMSP 7 - EM010 Yayın 2

ÇEVRESEL YAPI VE SORUMLULUKLAR

Amaç
Bu prosedürün amacı çevresel yapının ve sorumlulukların oluşturulması ve sürdürülmesinde
kullanılan yöntemleri tanımlamaktır.
Kapsam
Personelin, sahanın önemli boyutlarını etkileyebilecek çevresel sorumluluklarının farkında
olmasını sağlamak
Sorumluluk
Organizasyon Şeması (EM003) çevresel konulardan sorumlu olan personeli göstermektedir.
Bölüm Müdürleri kendi belirli sorumluluk alanlarındaki çevre performansını sürdürmekten ve
Çevre Amaçları ve Hedeflerine ulaşmaya yardımcı olma konusunda taahhütte bulunmaktan
sorumludur.

Çevresel Konulardan Sorumlu Direktör

 Kurumsal seviyede çevresel konular için genel sorumluluk Genel Müdür’e aittir.

 Kuruluş Çevre Politikasına onaylar ve imzalar

 Kuruluşun Çevresel Performans Gösterge Hedeflerini onaylar

 ÇYS gereklilikleri için sorumluluklar ve yetki ile birlikte GSÇK Müdürünü atar

 ÇYS’nin etkin olması ve çevre iyileştirme programlarının uygulanması için gerekli kaynakların
mevcut olmasını sağlama sorumluluğu vardır
 Fabrika Müdürü ve GSÇK Müdürü’nden gelen tavsiye ve yönlendirmeler ile birlikte, uygun bir
ÇYS’nin varlığını sağlamak için politika ve ilgili prosedürleri oluşturur

Fabrika Müdürü
 İlgili bölüm müdürleri tarafından çevre yönetim sisteminin yeterli şekilde uygulanmasını
sağlamak.
 Çevre Yönetim Sisteminin koordinasyonu için sorumluluklar
 Çevre Yönetim Programı ve Aksiyon Planına göre ilerlemenin yılda bir kez gözden
geçirilmesinden sorumludur.
 Fabrika Müdürü GSÇK Müdürü ile ortaklaşa olarak enerji kullanımı genel olarak izlenmesi ve
kullanımı azaltmak için sistemlerin uygulanmasından sorumludur.
 Fabrika Müdürü GSÇK Müdürü ile birlikte Tehlikeli Atıklar dahil yasal şartlara uygun olarak
doğru atık yönetimi yapılması ve atık kargolarının dikkatli yönetilmesinden sorumludur.
Taşeronların kendi Tehlikeli atıklarını mevcut mevzuatlar, firma ve müşteri standartlarına
uygun olarak bertaraf etmeleri gerekmektedir.

EMS04101TRTR v2.0 Eylül 2015 ©The British Standards Institution 2015 9

Sunny Outlook Printers Vaka Çalışması

Operasyon Müdürü
 Çevre konuları için operasyonel olarak tüm sorumluluk kendisine aittir.
 Saha Çevre Performans Gösterge Hedeflerini kabul eder
 Çevre ile ilgili saha taahhüdünü ve bunu başarmak için yeterli kaynakları sağlar
 Atık azaltımı / enerji tasarrufu ve atıkların doğru idaresi ve depolanmasından sorumludur.
 Sahaya gelen tüm Taşeronların, Çevre, Sağlık ve Güvenlik konuları açısından iyi
uygulamalara uyum da dahil yönetiminden sorumludur.
 Operasyon Müdürü GSÇK Müdürü ile birlikte enerji kullanımının genel olarak izlenmesi ve
kullanımın azaltılması için sistemlerin uygulanmasından sorumludur.

GSÇK Müdürü
 Çevre mevzuatlarına ve ilgili uygulama ilkelerine uygun etkin bir çevre yönetim sistemi
geliştirmek ve sürdürmek
 Kuruluşa çevre konuları ile ilişkili olarak geniş kılavuzluk ve tavsiye sağlamak
 Müşterilerle, yasal yetkililerle ve diğer çevre ile ilgili taraflar ile ilişki kurmak
 İyileştirilmiş kontrol önlemlerini almak ve tekrar ortaya çıkmalarını önlemek için tüm çevre
olaylarının etkilerini ve sebeplerini izlemek
 Çevre Boyutları Sicilini geliştirmek ve gözden geçirmek, yıllık yasal uyum tetkiki (EMSP No.
5), tetkikler, performans göstergeleri, very toplama ve analizi (ve raporlanması) aracılığıyla
ilgili Çevre Kanunu veya Firma Standartlarına uymak.
 Çevre Yönetim Sistemi’nin doküman kontrolü ve SOP HK, müşteriler ve tedarikçiker
arasındaki çevresel arayüzleri yönetmek.

Çalışanlar
 Tüm SOP HK çalışanları, saha düzeyinde, çevresel etkileri minimum indirmekten sorumludur.

Prosedür
Bu sorumluluklar Yönetimin Gözden Geçirmesi sırasında Genel Müdür tarafından gözden
geçirilir, değiştirilir veya onaylanır.

Destek Bilgiler
Acil Durum Planı
Medya ile iletişim, Acil Durum Planı’nda belirtilen kişilerce GSÇK Müdürüne danışılarak
yürütülebilir.
Çevre konuları ile ilgili eğitimler GSÇK Bölümü Müdürü ve İK/Eğitim müdürü tarafından Fabrika
Müdürüne danışılarak koordine edilecektir.

EMS04101TRTR v2.0 Eylül 2015 ©The British Standards Institution 2015 10

Sunny Outlook Printers Vaka Çalışması

Yönetimin Gözden Geçirmesi – EM004 Yayın 1

Çevre Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü – EMSP No. 22

Amaç
Bu prosesin amacı Çevre Yönetim Sistemi’ni gözden geçirmek için adapte edilen yöntemleri
tanımlamaktır.
Kapsam
Tüm faaliyetlerimizi, ürünlerimizi ve hizmetlerimizi içeren, uygunluk, yeterlilik ve etkinliğin
sürdüğünden emin olmak için çevre yönetim sisteminin gözden geçirilmesini hedefleyen bir
sistem.
Müşterilerimizin çevre şartları da bu gözden geçirmenin bir parçası olarak dikkate alınacaktır.

Sorumluluk
Çevre Yönetim Sistemi Gözden Geçirmesinin periyodik olarak yürütülmesi Genel Müdür,
Operasyon Müdürü, Fabrika Müdürü ve Satınalma Müdürü’nün sorumluluğundadır.

Referanslar
ISO 14001 – Bölüm 9.3
Çevre Yönetim Sistemi gözden geçirme kaydı – EMSR No. 16

Prosedür
Çevre Yönetimi Gözden Geçirmesi şunları içermelidir (ancak bunlarla sınırlı değildir):-
 Kuruluşun Çevre Politikası
 Proses/prosedürdeki değişiklikler
 Amaçlar ve programlarla ilgili ilerleme
 Uygunsuzluklar
 Acil Durum Olayları
 Tetkik sonuçları
Yukarıdaki bilgi ve önerilerin Fabrika Müdürü’nün gözden geçirmesi sonrası GSÇK Müdürü
tarafından bir özet formunda dolaşımı sağlanmalıdır.

Gözlemler, sonuçlar ve öneriler gerekli aksiyonlar için dokümante edilmelidir.

Ortaya çıkan tüm aksiyon noktaları; düzeltici faaliyetin zamanında tamamlanmasını sağlamak için
sorumlu alan ve kişiler ile zaman ölçütlerini belirleyecektir.
Sistem dokümantasyonu ile ilgili değişiklikler GSÇK Müdürü tarafından yürütülecektir.

EMS04101TRTR v2.0 Eylül 2015 ©The British Standards Institution 2015 11

Sunny Outlook Printers Vaka Çalışması

EMSR 16 Yayın 1
TOPLANTI: ÇYS Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantısı

İsim Unvan Var

Charles Lee ED 
Tony Kwok Facilities Manager 
Anthony Yiu Ming Operations Manager 
TARİH, ZAMAN, Tarih Zaman Yer
YER:

Tetkikten 9 ay önce SOP HK Ofisi

HAZIRLIK: Doküman gözden geçirme, tetkik gözden geçirme ve analiz, çevre amaç performansı ve ÇYS dahil
çevre performansı.
GETİRİLECEK  Önceki toplantının tutanağı.
MATERYALLER:  Sistem dokümantasyonu (el kitabı ve proses/prosedürler).
 Tüm iç ve dış tetkik raporları.
 Çevre kayıt dosyası (şikayetler, uygunluk değerlendirmesi, düzeltici faaliyet raprları,
aksiyon planları, önerilen iyileştirmeler vs dahil).
TOPLANTI AMACI: Uygunluk, yeterlilik ve etkinliğin sağlanması için SOP HK’nı yönetim sisteminin üst yönetim
tarafından gözden geçirmesi. Gözden geçirme; iyileştirme fırsatlarının ve çevre politikası ve
amaçları dahil ÇYS’deki potansiyel değişikliklerin değerlendirmesi ve bunların iş hedefleri ve
stratejisi ile uyumlandırılmasını içerecektir.

GÖZDEN GEÇİRME 1. Önceki toplantı tutanakları/aksiyonlar

GÜNDEMİ:

2. ÇYS Uygulama Projesinin Durumu

3. El kitabı, politika ve prosedürlerin durumu
4. İç tetkiklerin sonuçları – Eğilimler, tetkik programları
5 Müşteri geri bildirimleri
i. Müşteri şikayetleri
ii. Müşteri memnuniyeti değerlendirmeleri
iii. Diğer dış taraf geri bildirimleri

6. Proses performansı
7. Çevre performansı ve uygunluk değerlendirme
8. ÇYS’yi etkileyen değişiklikler
9. İyileştirme önerileri
10. Çevre amaçları
11. İlgili diğer konular (anahtar tedarikçi permormansı dahil)
Bir Sonraki Toplantı Kararı
Tarih Zaman Yer
Bu toplantıdan 3 ay sonra Belirlenecek SOP HK Ofisi

EMS04101TRTR v2.0 Eylül 2015 ©The British Standards Institution 2015 12

Sunny Outlook Printers Vaka Çalışması
TUTANAK:

GÜNDEM ÇIKTILAR / KARARLAR ALINACAK AKSİYONLAR,

KONUSU GEREKLİ İLETİŞİM
1. ÖNCEKI Yok – bu ilk toplantıdır
TOPLANTI
TUTANAKLARI/AKSI
YONLAR

ÇYS uygulaması yolunda gitmekte ve programa uygun

ilerlemektedir. Henüz İç Tetkik yapılmamıştır, ancak 3
2. ÇYS
ay içerisinde gerçekleşecek eğitime katılacak kişiler
UYGULAMANIN
belirlenmiştir. O zaman kadar, GSÇK Müdürü uygun iş
DURUMU
uygulamalarını oluşturmak için haftalık kontrolleri ve
aylık deneme tetkiklerini yürütecektir.
Çevre El Kitabı güncellenmiş (2 ay önce) ve bir sonraki Güncellemiş olan dokümantasyonun
revizyon / yayın 3 yayımlanmıştır. Ana basılı kopya digital kopyalarının da sistemde
3. EL KİTABI,
yeniden imzalanmıştır ancak sistemdeki dijital kopyanın güncellenmesi gerekmektedir.
POLİTİKA ….
güncellenmesi gerekmektedir. Aksiyon: GSÇK Müdürü
DURUMU
Çevre proses/prosedürleri sürekli kontrole tabi olacaktır
ve gelecekte gerektiğinde tekrar bir üst baskı
yapılacaktır.
Çevre Politikası (EM002) bu alandaki yeni çalışmaların
sonucu olarak ortaya çıkan yeni çevre boyutlarını
içerecek şekilde (3 ay önce) yeniden yazılmıştır. Bu
haliyle gözden geçirilmiş ve genel olarak ISO
Standardının şartlarını karşıladığı belirlenmiştir. Ancak
politikanın imzalı bir kopyasının ana ofis alanlarında
sergilenmediği farkedilmiştir. Bunun ötesinde (çevresel Güncellenmiş Politika görülür bir
açıdan bakılırsa) politika SOP HK’nin internet yere konacak ve internet sitesinde
sayfasında da yayınlanmalıdır. yayınlanacaktır.
Aksiyon: Fabrika Müdürü
Dış standart olan ISO 14001 gözden geçirilmiş ve en son
revizyon olmadığı (:2004) görülmüştür. Ayrıca SOP
HK’nın geçerli olan ISO 14001’in bir kopyasına da sahip
olduğu görülmüştür.

Yorumlar için yukarıdaki 2.maddeye bakınız Kayıtlar takip eden kapatma / tetkik
bulguları ile güncellenecektir.
4. İÇ TETKİK
Aksiyon: Operasyon Müdürü
SONUÇLARI

EMS04101TRTR v2.0 Eylül 2015 ©The British Standards Institution 2015 13

Sunny Outlook Printers Vaka Çalışması

GÜNDEM ÇIKTILAR / KARARLAR ALINACAK AKSİYONLAR,

KONUSU GEREKLİ İLETİŞİM
i) Müşteri şikayetleri ……
5. MÜŞTERİ Müşteri ile ilgili konuların/şikayetlerin hepsinin şikayet
GERİ sisteminde kayıt edilemeyebileceğinden /
BİLDİRİMLERİ yakalanamayabileceğinden şüphelenilmektedir. Her ne
kadar müşterilerin en sonunda istediklerini aldıkları
belirtilmişse de, yönetim sistemi içerisinde şikayetlerin
yakalanmasının önemi hatırlatılmalıdır.

ii) Müşteri Memnuniyeti (CSAT) izleme ve sonuçlar…

High King Finans sözleşmesinde “çevre konuları ve atık

yönetimi ile ilgili daha fazla odaklanma” ihtiyacı ile ilgili
bir yorum ile geri bildirim olduğu belirlenmiştir.
Anahtar problematik prosesleri şunlar olarak devam Kontrol/tetkik bulguları aracılığıyla
edeceği belirtilmiştir: proses uygunluğu izlemesi analiz
6. PROSES
edilecektir.
PERFORMANSI  Atık toplama hizmetleri. Aksiyon: GSÇK Müdürü
 Malzeme Geri Dönüşüm hizmetleri.
Çevre Amaçları, Hedefleri ve Programları tablosunda Çevre Amaçları, hedefleri ve
detaylandırılan önemli çevre boyutları ve etkileri ile ilgili Programları tablosu gözden
7. ÇEVRE
olarak çevre performansı izleme. Bu, Çevre Boyutları geçirilecek / iç tetkik sonrası
PERFORMANSI
prosesinin bir parçası olarak gözden geçirildi ve güncellenecektir.
VE UYGUNLUK
sonrasında güncellendi.
DEĞERLENDİR Aksiyon: Fabrika Müdürü
ME

El kitabında dokümante edilen yönetim sistemi kapsamı

yalnızca sahadaki faaliyetleri içerecek şekilde
8. YÖNETİM
düzenlenmiştir.
SİSTEMİNİ
ETKİLEYEN
Daha sonra gelebilecek geri bildirimler ışığında kapsam
DEĞİŞİKLİKLER
dikkatle izlenmeye devam edilecektir.
İyileştirme önerileri genellikle yukarıda belirlenmiş
olanlardır.
9. IYILEŞTIRME
ÖNERILERI

Çevre Boyutlaru, Amaçları ve Hedefleri Amaçlar,

Hedefler ve Programlar tablosunda dokümante edilmiştir
10. ÇEVRE
ve bunlara göre performans uygun olan yerlerde gözden
AMAÇLARI
geçirilmiştir. Ancak, bu kadar erken aşamada henüz çok
az ilerleme yapıldığı not edilmiştir.

Başka herhangi bir konu not edilmemiştir.

11. ILGILI DIĞER
KONULAR

Gözden Geçirme Çıktıları Özeti

 6/7. YS’deki iyileştirmeler ve performansı analiz edilecek prosesler
 4. İç tetkikler – …
 2. Eğitimlerin verilmesi …
 5. Müşteri memnuniyeti ve hizmet sağlamadaki iyileştirmeler

EMS04101TRTR v2.0 Eylül 2015 ©The British Standards Institution 2015 14

Sunny Outlook Printers Vaka Çalışması

İmza: Charles K Lee İmza: A Kwok

ÇD Yönetim Temsilcisi
Tarih: tetkikten 9 ay önce. Tarih: tetkikten 9 ay önce.

EMS04101TRTR v2.0 Eylül 2015 ©The British Standards Institution 2015 15

Sunny Outlook Printers Vaka Çalışması

EMSR 16 Yayın 1
TOPLANTI: ÇYS Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantısı

İsim Unvan Var

Charles Lee ED 
Tony Kwok Facilities Manager 
Richard Batchelor Marketing Manager 
TARIH, ZAMAN, YER: Tarih Zaman Yer
Tetkikten 3 ay önce SOP HK Ofisleri

HAZIRLIK : Doküman gözden geçirme, tetkik gözden geçirme ve analiz, çevre amaç performansı ve ÇYS dahil
çevre performansı.
GETIRILECEK
MATERYALLER :  Önceki toplantının tutanağı.
 Sistem dokümantasyonu (el kitabı ve proses/prosedürler).
 Tüm iç ve dış tetkik raporları.
 Çevre kayıt dosyası (şikayetler, uygunluk değerlendirmesi, düzeltici faaliyet raporları,
aksiyon planları, önerilen iyileştirmeler vs dahil).
TOPLANTI AMACI : Uygunluk, yeterlilik ve etkinliğin sağlanması için SOP HK’nın yönetim sisteminin üst yönetim
tarafından gözden geçirmesi. Gözden geçirme; iyileştirme fırsatlarının ve çevre politikası ve
amaçları dahil ÇYS’deki potansiyel değişikliklerin değerlendirmesi ve bunların iş hedefleri ve
stratejisi ile uyumlandırılmasını içerecektir.

GÖZDEN GEÇIRME 1. Önceki toplantı tutanakları/aksiyonlar

GÜNDEMI :

2. EMS Implementation Project Status

3. El kitabı, politika, proses ve prosedürlerin durumu
4. İç tetkiklerin sonuçları – Eğilimler, tetkik programları
5 Müşteri geri bildirimleri
i. Müşteri şikayetleri
ii. Müşteri memnuniyeti değerlendirmeleri
iii. Diğer ilgili taraf geri bildirimleri

6. Proses performansı
7. Çevre performansı ve uygunluk değerlendirme
8. ÇYS’yi etkileyen değişiklikler
9. İyileştirme önerileri
10. Çevre amaçları
11. A.O.B (including key supplier performance)
Bir Sonraki Toplantı Kararı
Tarih Zaman Yer
Bu toplantıdan 3 ay sonra Belirlenecek SOP HK Ofisi

EMS04101TRTR v2.0 Eylül 2015 ©The British Standards Institution 2015 16

Sunny Outlook Printers Vaka Çalışması
TUTANAK:

GÜNDEM KONUSU ÇIKTILAR / KARARLAR ALINACAK AKSİYONLAR,

GEREKLİ İLETİŞİM
ISO 14001 ve EMSP22 şartlarına uygun olarak daha Önce YGG’den açık olan / devam
önce bu tutanak şablonu ve sayfa 1’deki gündem eden aksiyonlar bu toplantının bir
1. ÖNCEKI TOPLANTI
kullanılarak resmi bir Yönetimin Gözden Geçirmesi çıktısı olarak pekiştirilecek veya
TUTANAKLARI/
yapılmıştır (6 ay önce) yeniden atanacaktır (aşağıya
AKSIYONLAR
bakınız).
Bir önceki YGG tutanağı gözden geçirilmiş ve
aksiyonların çoğu için ilerleme not edilmiştir. Aksiyon: Fabrika Müdürü
Aşağıdaki aksiyonlar için daha fazla ilerleme ve
kapatma gerektirdiği not edilmiştir:
1. Çevre Politika’ının imzalanması ve görünür
bir yerde sergilenmeye ve ayrıca web
sayfasına konması gereklidir.
2. Q4’te (bu yıl) yeni bir memnuniyet analizi
yapılacaktır.
3. Çevre tetkikinin bir parçası olarak uygunluk
değerlendirmesi gözden geçirilecektir
(aşağıda daha fazla değerlendirme
verilmektedir).

Proje artık tamamlandı ve sistem en az 3 aydır

çalışıyor. İç tetkikler yapılmıştır ve bunun sonucu
2. ÇYS
olarak düzeltici faaliyetler yürütülmüştür. Ayrıca
UYGULAMANIN
aşağıda belirtildiği gibi belirlenen amaçlar ve
DURUMU
hedeflere yönelik ilerleme kaydedilmektedir. Üst
yönetim üçüncü taraf belgelendirme alınıp
alınmayacağı sorusunu müşteri geri bildirimleri
doğrultusunda gözden geçirecektir.
Çevre El Kitabı güncellenmiştir (2 ay önce) ve bir üst Güncellenmiş Politika sergilenecek
seviye yayınlanmıştır (Yayın 4). Çevre prosedürleri ve web sitesinde yayınlanacaktır.
3. EL KİTABI,
iç tetkiklerden gelen geri bildirimlere uygun olarak Aksiyon: GSÇK Müdürü
POLİTİKA ….
değiştirilmiştir.
DURUMU
Çevre Politikası hala ana ofis alanlarında da, web
sitesinde de görülebilir durumda değildir.

EMS04101TRTR v2.0 Eylül 2015 ©The British Standards Institution 2015 17

Sunny Outlook Printers Vaka Çalışması

GÜNDEM KONUSU ÇIKTILAR / KARARLAR ALINACAK AKSİYONLAR,

GEREKLİ İLETİŞİM
Mevcut tetkik programı gözden geçirilmiş ve son Kayıtlar takip eden aksiyon
çeyrek sonuçlarını yansıtacak şekilde güncellendiği kapatmalar / tetkik bulgularını
4. İÇ TETKİK
görülmüştür. içerecek şekilde güncellenecektir.
SONUÇLARI
Aksiyon: Operasyon Müdürü
Bu YGG’den önce çevre tetkikleri döngüsünün bir
kısmı tamamlanmıştır. Bu, geçen yıl Q4’te yürütülen
Çevre Boyutları ve Etkileri, Acil Durum Hazırlık ve
Sistemler tetkikine dahil edilmiştir.

Tetkik gözden geçirme ve veri analizi

En yüksek uygunluk seviyesine sahip tetkik Sistemler
Tetkiki olarak not edilmiştir – bu en son tetkiktir ve
proses tetkiklerinde ele alınmayan şartlara
uygunluğun doğrulanması için kullanılmıştır.
Burada ISO 14001 standardına uygun seviyede
uyumu göstermiştir.

Tüm tetkik bulguları artık Düzeltici Faaliyet Özet

Loguna kaydedilmektedir – bunun daha yeni tetkik
bulgularını ve ilgili aksiyon kapatmalarını içerecek
şekilde güncellenmesi gerekmektedir.

i) Müşteri şikayetleri ……
5. MÜŞTERİ GERİ Aksiyon gerekli değil
BİLDİRİMLERİ
ii) Müşteri Memnuniyeti (CSAT) izleme ve
sonuçlar…
Çevresel müşteri iletişim prosesi ve alınan geri
bildirimler olumlu devam etmektedir. Yukarıda
belirtilen memnuniyet izleme yöntemine ilave olarak,
olumlu müşteri geri bildirimleri kaydedilmeye devam
etmektedir.
Genellikle SOP HK tarafından sağlanan hizmet ve
ürünler ile ilgili iyi seviyede Müşteri Memnuniyeti
alınmaya devam etmektedir. Bu ayrıca uluslararası
pazarın ilgi seviyesi ile desteklenmektedir.
Genel olarak, müşteri geri bildirimleri ve iç tetkikler Tetkik bulguları aracılığıyla
aracılığıyla görüldüğü gibi, gözden geçirilen tüm edinilen proses uygunluk izlemeleri
6. PROSES
proseslerin genellikle başarılı olduğu analiz edilecektir.
PERFORMANSI
düşünülmektedir. Aksiyon: GSÇK Müdürü
Şimdiye kadar tamamlanan ilk tetkikler için tetkik
uygunluk veri analizi yapılmıştır. Takip eden
analizler yıl sonunda yapılacak ve uygunluk
seviyeleri karşılaştırılacaktır.

EMS04101TRTR v2.0 Eylül 2015 ©The British Standards Institution 2015 18

Sunny Outlook Printers Vaka Çalışması

GÜNDEM KONUSU ÇIKTILAR / KARARLAR ALINACAK AKSİYONLAR,

GEREKLİ İLETİŞİM
Çevre Amaçları, Hedefleri ve Programları tablosunun Çevre Mevzuatı üyeliği bu
iç tetkik sonrası güncellendiği belirlenmiştir. toplantıdan sonra gözden
7. ÇEVRE
geçirilecek ve güncellenecektir.
PERFORMANSI VE Uygunluk Değerlendirmesinin Çevre Boyutları,
UYGUNLUK Hukuk ve İletişim tetkiki aracılığıyla gelecek yıl Aksiyon: Fabrika Müdürü
DEĞERLENDİRME Q1’de yapılacak olan Çevre Sistemleri tetkiki ile
desteklenerek yapılması planlanmıştır. Ancak SOP
HK için geçerli yasal şartlara uygunluk
değerlendirmesinin bu yönetim gözden geçirmesinin
bir parçası olarak yapılmasına karar verilmiştir. Daha
ileride, uygunluk değerlendirme hem iç tetkiklere ve
hem de yönetimin gözden geçirmesine dahil
edilmesine ve bunun yılda en az 3 değerlendirme
noktasını desteklemesine karar verilmiştir.
Kapsamda herhangi bir değişiklik belirtilmemiştir.
8. YÖNETİM
SİSTEMİNİ
ETKİLEYEN
DEĞİŞİKLİKLER
İyileştirme öneriler genel olarak yukarıda
belirtilmiştir
9. IYILEŞTIRME
ÖNERILERI

Amaçlar ve hedeflere yönelik ilerleme belirlenmiştir.

10. ÇEVRE AMAÇLARI
VE HEDEFLERI

Aşağıdakilerde özel bir değişiklik olmamıştır:

 çevre yönetim sistemiyle ilişkili iç ve dış
11. ILGILI DIĞER
konular;
KONULAR
 uyum yükümlülükleri;
 önemli çevre boyutlar ve risk ve fırsatlar;
Gözden Geçirme Çıktıları Özeti
 YS ve ilgili proseslere yönelik iyileştirmeler kaydedilmiştir
 Müşteri çevresel memnuniyet seviyeleri korunmaktadır.
 Eğitim yaklaşımı, uygun seviyede bilgi kaydedilerek iyileştirilmeye devam edilmektedir. Eğitim Tablosu’ndaki
iyileştirmeler ve işe giriş prosesleri sürmektedir.

İmza: Charles K Lee İmza: A Kwok

ÇD Yönetim Temsilcisi

Tarih: Tetkikten 3 ay önce. Tarih: Tetkikten 3 ay önce.

EMS04101TRTR v2.0 Eylül 2015 ©The British Standards Institution 2015 19

 Sunny Outlook Printers Vaka Çalışması

ÇYS Proses faaliyetleri ve etkileşimleri

İlgili Taraf İhtiyaçları ve

Beklentileri Üst Yönetim Stratejisi/ÇYS
Lidelik

ÇYS İyileştirme

İç Konular

ÇYS İçeriğini Anlamak

ÇYS Performansını Anlamak

ÇYS Planlama

ÇYS Operasyonları

EMS04101TRTR v2.0 Eylül 2015 ©The British Standards Institution 2015 20