KOLEJ VOKASIONAL KENINGAU

BEG BERKUNCI NO.4

89009 KENINGAU
SABAH

KERTAS PENERANGAN
KOD DAN NAMA
PROGRAM / PROGRAM BUSINESS MANAGEMENT
CODE AND NAME
TAHAP / LEVEL

NO DAN TAJUK
MODUL/ MODULE NO BPP 704 OFFICE POLICIES ADMINISTRATION
AND TITLE
1. IDENTIFY OFFICE POLICIES
ADMINISTRATION REQUIREMENTS
STANDARD 2. PLAN OFFICE POLICIES
ADMINISTRATION
KANDUNGAN/
3. PERFORM OFFICE POLICIES
CONTENT STANDARD
ADMINISTRATION
4. REPORT OFFICE POLICIES ADMINISTRATION

1.1 DETERMINE OFFICE POLICIES ADMINISTRATION

REQUIREMENTS
OBJEKTIF MODUL
1.2 DETERMINE OFFICE POLICIES ADMINISTRATION
/MODULE OBJECTIVES WORKFLOW

BPP 704-1-P-(1/ )
NO KOD / CODE NO Muka : Drp :
TUJUAN:
Pelajar-pelajar akan dapat:
1. Tentukan permintaan polisi pentadbiran pejabat
2. Tentukan carta alir dalam polisi pentadbiran pejabat

PENERANGAN:

Tentukan permintaan polisi pentadbiran pejabat

1.0 POLISI DAN PERATURAN SYARIKAT

1.1 Apa itu polisi?

Dr. Azahari, Pengarah IDEAL UPM

- satu persetujuan yang dicapai dlm perundingan politik dan wujud consensus
untuk bergerak ke arah kebaikan bersama.

Harold Lasswell & Abraham Kaplan- ahli sains politik & falsafah.
- polisi sbg satu jangkaan program yang terdiri drpd matlamat, nilai dan amalan.
- Polisi ialah satu peraturan atau undang-undang yang diwujudkan untuk mencapai satu arah
atau tujuan sesebuah organisasi / jabatan.

- satu permit kepada pihak pengurusan bawahan untuk menyelesaikan masalah atau isu tanpa
berurusan dengan pihak atasan dalam membuat keputusan.

- Polisi hendaklah ;

i. Disampaikan dan dipaparkan kepada semua pihak yang berkenaan dengan bahasa
yang mudah dan jelas.
ii. Sentiasa disemak dan dikemaskini sejajar dengan keadaan dan perubahan semasa.
iii. Disemak, dikemaskini dan ditandatangani oleh pihak pengurusan tertinggi syarikat
apabila terdapat pertukaran pada pucuk pimpinan
iv. Dipantau dan dinilai dari segi pelaksanaan dan keberkesanannya

1.2 Enam bentuk polisi :

i. Polisi yang jelas

ii. Polisi boleh dikuatkuasa

iii. Polisi mesti konsisten (tidak kerap diubah dalam jangka masa yang singkat)

iv. Polisi berasaskan undang-undang

v. Polisi ada pengecualian (Tidak perlu terlalu tegar sehingga tiada ruang untuk
keadaan-keadaan yang diluar jangka kawalan. Contohnya : polisi bekerja 8.00 pagi
hingga 5.00 Petang, jika ada bajir kilat dan pekerja perlu pulang awal tiada
pemotongan gaji)

vi. Polisi secara bertulis

1.3 Kenapa polisi perlu dibentuk :

1. Untuk menjaga kepentingan pihak-pihak tertentu dlm sesebuah organisasi/jabatan.

2. Mengambil kira keperluan ramai

3. Mengelakkan perkara-perkara buruk dari berlaku

4. Untuk mendisiplinkan masyarakat dlm ssebuah organisasi/jabatan

5. Membimbing/ memandu masyarakat ssebuah organisasi/jabatan mengikut peraturan yg telah

ditetapkan untuk menjayakan matlamat organisasi/ jabatan.

Tentukan carta alir dalam polisi pentadbiran pejabat

1.0 MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA

• Satu Alat Pengurusan.

• Manual Prosedur Kerja - MPK dan Fail Meja - FM bukanlah satu perkara baru.

• Konsep Fail Meja (Desk Fail) telah wujud dalam Perkhidmatan Awam sejak dahulu lagi.

• Dalam beberapa bentuk dan rupa:-

– Prosedur Jabatan.

– Arahan Tetap Jabatan.

– Garis Panduan Bekerja.

2.0 KONSEP PROSEDUR KERJA

 Dokumen rujukan/panduan untuk semua peringkat Jabatan/pejabat.

• Memberi gambaran menyeluruh mengenai organisasi.

– Fungsi

– Objektif

• Merekodkan cara bekerja secara sistematik.

• Prosedur yang jelas bagi tiap-tiap aktiviti.

• Ketua-ketua Bahagian perlu ada Manual Prosedur Kerja.

3.0 KEBAIKAN PROSEDUR KERJA

• Merekodkan prosedur dan peraturan kerja sebagai rujukan rasmi.

• Keseragaman sistem/kaedah kerja.

• Menentukan peraturan dipatuhi.

• Mengurangkan kesilapan.
 • Sebagai alat latihan informal.

• Menyenangkan pertukaran pekerja - proses ambilalih tugas.

• Memudahkan kajian mengenai sistem kerja.

• Mengurangkan arahan secara lisan.

• Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan Pegawai lain.

4.0 PERBEZAAN MPK DAN FM

Contoh 1:

CARTA ORGANISASI JABATAN (MPK)

 CARTA ORGANISASI BAHAGIAN PENTADBIRAN (FM)

Contoh Carta Alir Perlantikan Jawatan Pekerja (Unit Perkhidmatan dan Perjawatan)