myPortfolio

PEMBANTU TADBIR
< NAMA SEKOLAH >

BAHAGIAN : < NAMA SEKOLAH >

ALAMAT : < ALAMAT SEKOLAH >

NO. TELEFON : < NO TEL SEKOLAH >

NO. FAKS. : < NO FAKS SEKOLAH >

LAMAN
SESAWANG : < url sekolah >
 MAKLUMAT PEGAWAI

Nama :

Gelaran Jawatan : Guru Akademik Biasa

Gred Hakiki Jawatan : DG29/ DG32/ DG34/ DG40/ DG41/

DG42/ DG44

Tarikh Penempatan :

DILULUSKAN OLEH

Nama :

Gelaran Jawatan : Pegawai Penilai 1

Gred Jawatan :

Tarikh :
 JADUAL PENGEMASKINIAN

TANDATANGAN
BIL. TARIKH TAJUK
PENYELIA

1. 30 Oktober 2018 Penyediaan MyPortfolio

Catatan: Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa myPortfolio dikaji

semula dan dikemas kini apabila berlaku sebarang perubahan

KANDUNGAN
 MUKA
BIL PERKARA
SURAT
1. Carta Organisasi

2. Carta Fungsi

3. Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi

4. Deskripsi Tugas

5-7. Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak :

Aktiviti 1 :

Aktiviti 2 :

Aktiviti 3 :

Aktiviti 4 :

Aktiviti 5 :

Aktiviti 6 :

Aktiviti 7 :

Aktiviti 8 :

Aktiviti 9 :

8. Senarai Undang-undang, Peraturan dan Punca Kuasa

9. Senarai Borang

10. Senarai
CARTA Jawatankuasa
ORGANISASI yang Dianggotai

1.1 CARTA ORGANISASI SEKOLAH DI BAWAH JPWPP

JABATAN PENDIDIKAN WP PUTRAJAYA

SEKOLAH RENDAH SEKOLAH MENENGAH

SEKOLAH KEBANGSAAN SEKOLAH MENENGAH
PUTRAJAYA PRESINT 5(1) KEBANGSAAN PUTRAJAYA
 PRESINT 5(1)
SEKOLAH MENENGAH
SEKOLAH KEBANGSAAN
KEBANGSAAN PUTRAJAYA
PUTRAJAYA PRESINT 8(1)
PRESINT 8(1)
SEKOLAH MENENGAH
SEKOLAH KEBANGSAAN
KEBANGSAAN PUTRAJAYA
PUTRAJAYA PRESINT 8(2)
PRESINT 9(1)
SEKOLAH MENENGAH
SEKOLAH KEBANGSAAN
KEBANGSAAN PUTRAJAYA
PUTRAJAYA PRESINT 8(3)
PRESINT 9(2)
SEKOLAH MENENGAH
SEKOLAH KEBANGSAAN
KEBANGSAAN PUTRAJAYA
PUTRAJAYA PRESINT 9(1)
PRESINT 11(1)
SEKOLAH MENENGAH
SEKOLAH KEBANGSAAN
KEBANGSAAN PUTRAJAYA
PUTRAJAYA PRESINT 9 (2)
PRESINT 11(2)
SEKOLAH MENENGAH
SEKOLAH KEBANGSAAN
KEBANGSAAN PUTRAJAYA
PUTRAJAYA PRESINT 11(1)
PRESINT 14(1)
SEKOLAH MENENGAH
SEKOLAH KEBANGSAAN
KEBANGSAAN PUTRAJAYA
PUTRAJAYA PRESINT 11(2)
PRESINT 16(1)
SEKOLAH MENENGAH
SEKOLAH KEBANGSAAN
KEBANGSAAN PUTRAJAYA
PUTRAJAYA PRESINT 11 (3)
PRESINT 18(1)
SEKOLAH KEBANGSAAN
SEKOLAH SULTAN ALAM SHAH
PUTRAJAYA PRESINT 14(1)
SEKOLAH MENENGAH
SEKOLAH KEBANGSAAN
KEBANGSAAN AGAMA
PUTRAJAYA PRESINT 15(1)
PUTRAJAYA
SEKOLAH KEBANGSAAN
PUTRAJAYA PRESINT 16(1)
SEKOLAH KEBANGSAAN
PUTRAJAYA PRESINT 16 (2)

SEKOLAH KEBANGSAAN
PUTRAJAYA PRESINT 17(1)

SEKOLAH KEBANGSAAN
PUTRAJAYA PRESINT 18(1)

SEKOLAH KEBANGSAAN
PUTRAJAYA PRESINT 18(2)

1.2 CARTA ORGANISASI SEKOLAH < NAMA SEKOLAH >

1. CARTA ORGANISASI PENTADBIRAN < NAMA SEKOLAH >

GURU BESAR

PK KURIKULUM &
PENTADBIRAN

KURIKULUM PENTADBIRAN
PEPERIKSAAN &
PENILAIAN
PANITIA
JAD.WAKTU PENTADBIRAN
B.MELAYU KELAS
KEWANGAN
B.INGGERIS TAMBAHAN
SAINS
PUSAT SUMBER STATISTIK DATA
P.ISLAM
P.SENI PERANCANAGN
BILIK APD
P/MORAL PEMBANGUNAN SEKOLAH
P.MUZIK BBM MAKLUMAT GURU
MATEMATIK
KHB
PROJEK KHAS PERKEMBANGAN STAFF
P.JASMANI
PEMULIHAN
PRA SEKOLAH
CARTA FUNGSI
 AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

1. Menyediakan dokumen pelantikan, pengesahan jawatan dan kemasukan

perjawatan pencen Anggota Pentadbiran.

2. Menyediakan Kew 8 perubahan gaji.

3. Merekod di dalam Buku Rekod Perkhidmatan.

4. Menyelaras dan merekod permohonan cuti pegawai dan kakitangan di

bawah seliaan Bahagian Khidmat Pengurusan ke dalam HRMIS.

5. Membantu menyediakan dokumen persaraan pegawai dan kakitangan di

bawah seliaan Bahagian Khidmat Pengurusan.

6. Membantu menyelaras kemudahan dan elaun-elaun yang dituntut oleh

pegawai dan kakitangan di bawah seliaan Bahagian Khidmat Pengurusan

7. Membantu menjadi urusetia kursus-kursus bagi pegawai dan kakitangan di

bawah seliaan Bahagian Khidmat Pengurusan
 DESKRIPSI TUGAS
*Maklumat ini boleh diperoleh daripada PSM agensi
MAKLUMAT UMUM
PEMBANTU TADBIR
KETUA
GELARAN JAWATAN (PERKERANIAN/OPERAS SUB
PERKHIDMATAN
I)
PEMBANTU TADBIR KEDUDUKAN DI
RINGKASAN GELARAN JAWATAN (PERKERANIAN / WARAN B.63.3.1.4.317
OPERASI) PERJAWATAN
KHIDMAT
GRED JAWATAN N19/N22 BIDANG UTAMA
PENGURUSAN

GRED JD GRED N19 SUB-BIDANG PERKHIDMATAN

TETAP DAN AZIYAH BT. IDRIS

STATUS JAWATAN DISEDIAKAN OLEH
BERPENCEN PT (P/O)
SITI SHAREENA
BAHAGIAN KHIDMAT
HIRARKI 1(BAHAGIAN) DISEMAK OLEH BT. MOHD. NASIR
PENGURUSAN
PSUK
NOOR AZMAN B.
CAWANGAN
HIRARKI 2 MUHAMMAD
PENTADBIRAN DAN DILULUSKAN OLEH
(CAWANGAN/SEKTOR/UNIT) NOOR
KEWANGAN
SUB
SKIM PERKHIDMATAN SOKONGAN TARIKH DOKUMEN

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Melaksanakan hal ehwal sumber manusia bagi membolekan agensi menjalankan fungsi ditetapkan dengan cekap dan berkesan.

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

Melaksanakan urusan pelantikan pegawai baru, penempatan, 1. Membantu menyediakan dokumen.

pengesahan pelantikan dan perkhidmatan, pemberian taraf
berpencen dan pelanjutan tempoh percubaan pegawai,
kenaikan pangkat, memangku dan bersara wajib / pilihan
kumpulan P&P dan pengurusan tertinggi bagi membolehkan
agensi menjalankan fungsi ditetapkan dengan cekap dan
berkesan.
2. Membantu menyemak dan mengumpulkan
dokumen.
3. Menyediakan Kew.8 , surat atau memo.
4. Mendapatkan pengesahan dan perakuan KJ.
5. Merekodkan di dalam Buku Perkhidmatan
Kerajaan.

Melaksanakan urusan permohonan pertukaran, permohonan 1. Membantu menyediakan dokumen.

jawatan baru, pelepasan jawatan dengan izin dan perletakan
jawatan pegawai kumpulan P&P dan pengurusan tertinggi bagi
membolehkan agensi menjalankan fungsi ditetapkan dengan
cekap dan berkesan.
2. Membantu menyemak dan mengumpulkan
dokumen.
3. Menyediakan Kew.8 , surat atau memo.
4. Mendapatkan pengesahan dan perakuan KJ.
5. Merekodkan di dalam Buku Perkhidmatan
Kerajaan.

Melaksanakan segala urusan tuntutan bayaran dan kemudahan
mengikut kelayakan pegawai bagi membolehkan agensi
menjalankan fungsi ditetapkan dengan cekap dan berkesan.
1. Membantu menyediakan dokumen.
2. Membantu menyemak dan mengumpulkan
dokumen.
3. Menyediakan Kew.8 , surat atau memo.
4. Mendapatkan pengesahan dan perakuan KJ.
5. Merekodkan di dalam Buku Perkhidmatan
Kerajaan.

DIMENSI

1. Bilangan Perjawatan:
2. Bilangan Pengisian:
3. Bilangan Skim Perkhidmatan:

KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS
Sijil Pelajaran Malaysia (SPM) atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya.

KOMPETENSI

1. Berkemahiran dalam penggunaan Microsoft Words dan Excell.

PENGALAMAN

Minimum 0-2 Tahun pengalaman dalam bidang Pengurusan Sumber Manusia.

 PROSES KERJA

Aktiviti 1 : Mengurus Pentadbiran Pejabat - Aset

PEGAWAI
UNDANG-
LAIN YANG
TANGGUNG UNDANG,
PROSES KERJA ADA
JAWAB PERATURAN DAN
BIL. HUBUNGAN
PUNCA KUASA
/ DIRUJUK
Mengurus pelantikan Pegawai
Aset, Pegawai Pemeriksa Aset 1PEKELILING
1. PGB PPD
dan Lembaga Pemeriksa PERBENDAHAR
Pelupusan. AAN (1PP):
Pegawai Penerima Aset Pengurusan Aset
menerima aset bersama
2. GAB PT
dokumen lain dan menyemak
butiran dalam dokumen.
Memeriksa, mengira,
menimbang, mengukur dan
menguji aset seperti dalam
GAB
3. senarai bagi memastikan aset PGB
menepati spesifikasi.
(Pemeriksaan teknikal oleh
pegawai bertauliah jika perlu).
Menyediakan laporan
penerimaan jika terdapat
4. GAB PGB
perkara yang tidak memenuhi
spesifikasi.
Daftar aset dalam tempoh 2
5. GAB GAB
minggu dari tarikh penerimaan.
Menyediakan senarai daftar aset
6. GAB (Harta Modal / Aset Alih Bernilai PT
Rendah).
Menanda pengenalan aset
(melabel/ mengecat/ mencetak
7 PT GAB
timbul) dengan “Hak Kerajaan
Malaysia”
Menempatkan Aset /
8 GAB Mengemaskini penempatan PT
aset.
Merekod dan mengawal
9 PT GAB
pergerakan aset.

10 GAB Mengemaskini senarai aset. PT

Memeriksa kerosakan aset (jika

11 GAB PT
ada).
12 PGB Pemeriksaan aset sekurang- GAB
kurangnya sekali dalam setahun
dan mengemukakan Laporan
Pemeriksaan Aset kepada
 Ketua Jabatan.
Mengadakan Mesyuarat JK
Pengurusan Aset Alih Kerajaan
13 PGB (JKPAK) sekurang-kurangnya 4 GAB
kali setahun atau sekali dalam
tempoh tiga (3) bulan.
Mengemukakan KEW. PA-10
dan KEW. PA-11 bersama-sama
Sijil Tahunan Pemeriksaan
14 PGB GAB
Harta Modal Dan Aset Alih
Bernilai Rendah KEW. PA-12
kepada Pegawai Pengawal.

CARTA ALIR
 Mula

Aktiviti 1 : Mengurus Pentadbiran Pejabat - Aset

Proses Kerja Tempoh

Tanggungjawab
Tidak penuhi Masa
sepesifikasi
Sediakan
laporan
Urus lantikan Pegawai Aset

PGB
Laporan lengkap

Penerimaan aset

GAB

Semak spesifikasi aset

GAB

Laporan penerimaan
2 hari
GAB 60 hari
Kemaskini Tidak lengkap
laporan Daftar aset
Lengkap
GAB

Sediakan Daftar Aset

GAB

Tanda pengenalan

PT

Penempatan aset

GAB

Tamat
Rekod dan kawal pergerakan

PT

Kemaskini senarai aset

SENARAI
GABSEMAK

Aktiviti 1 : Mengurus Pentadbiran Pejabat - Aset

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mengurus pelantikan Pegawai Aset, Pegawai

Pemeriksa Aset dan Lembaga Pemeriksa
1. Pelupusan.
● Permohonan Pelantikan
● Surat Lantikan
Pegawai Penerima Aset menerima aset
bersama dokumen lain dan menyemak butiran
dalam dokumen.
2. ● Dokumen berkaitan
● Borang Penerimaan Aset Alih
● Borang Penolakan Aset Alih
Memeriksa, mengira, menimbang, mengukur
dan menguji aset seperti dalam senarai bagi
memastikan aset menepati spesifikasi.
(Pemeriksaan teknikal oleh pegawai bertauliah
3 jika perlu).
● Lantikan pegawai penerima
● Dokumen pemeriksaan penerimaan
● Surat lantikan teknikal (jika perlu)
Menyediakan laporan penerimaan jika terdapat
4. perkara yang tidak memenuhi spesifikasi.
Daftar aset dalam tempoh 2 minggu dari tarikh
penerimaan.
5. ● Dokumen pendaftaran
● Nombor siri pendaftaran aset
Menyediakan senarai daftar aset (Harta Modal /
6. Aset Alih Bernilai Rendah).
● Rekod daftar aset
Menanda pengenalan aset dengan “Hak
Kerajaan Malaysia”
● Tanda pengenalan aset;
7. - melabel, atau
- mengecat
- cetak timbul
Menempatkan Aset / Mengemaskini
penempatan aset.
8. ● Dokumen penempatan aset di lokasi
● Pamerkan
● Kemaskini
Merekod dan mengawal pergerakan aset.
9. ● Dokumen pergerakan aset

Mengemaskini senarai aset.

10. ● Laporan
 Memeriksa kerosakan aset (jika ada).
11. ● Borang aduan kerosakan
Pemeriksaan aset sekurang-kurangnya sekali
dalam setahun dan mengemukakan Laporan
Pemeriksaan Aset kepada Ketua Jabatan.
● Dokumen Laporan Pemeriksan
12. ● Laporan Tindakan hasil penemuan
pemeriksaan
● Sijil Tahunan Pemeriksaan
● Buku Daftar Pemeriksaan Mengejut
Mengadakan Mesyuarat JK Pengurusan Aset
Alih Kerajaan (JKPAK) sekurang-kurangnya 4
kali setahun atau sekali dalam tempoh tiga (3)
bulan.
13. ● Senarai Jawatankuasa
● Surat panggilan
● Senarai kehadiran
● Minit mesyuarat
● Maklum balas mesyuarat
Mengemukakan KEW. PA-10 dan KEW. PA-11
bersama-sama Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta
14. Modal Dan Aset Alih Bernilai Rendah KEW. PA-
12 kepada Pegawai Pengawal.

PROSES KERJA
 Aktiviti 2 : Pengurusan Aduan

PEGAWAI LAIN
UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/
PUNCA KUASA
DIRUJUK

1. PK HEM Menerima dan merekod aduan PGB

2. PGB/PK
Mengeluarkan surat akuan PK/GAB
terima (SAT) kepada pengadu.

3. PGB
Menyalurkan aduan kepada PK/GAB
pihak berkaitan.

4. PK/GKMP/GAB Menjalankan siasatan PGB

5. PK/GKMP/GAB Melaporkan hasil siasatan . PGB

6. PK/GKMP/GAB Menyediakan ulasan. PK

7. PGB Mengesahkan laporan PK/GKMP/GAB

Menghantar keputusan
8. PK/GKMP/GAB siasatan aduan bersama PGB
Borang Maklum Balas kepada
pengadu
Menyediakan analisis aduan
9. GKMP/GAB setiap bulan dan dilaporkan PK
dalam mesyuarat pengurusan

10. GAB/PT Rekod dan dokumentasi PGB

CARTA ALIR
Aktiviti 2 : Pengurusan Aduan

TANGGUNGJAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH

MULA

PK HEM Menerima dan merekod aduan 60 minit

Mengeluarkan surat akuan terima (SAT) kepada 30 minit

PGB/PK pengadu.

Menyalurkan aduan kepada pihak berkaitan. 90 minit

PGB

Menjalankan siasatan 2730 moniti

PK/GKMP/GAB

PK/GKMP/GAB Melaporkan hasil siasatan . 60 minit

PK/GKMP/GAB Menyediakan ulasan. 120 minit

TAMAT
PGB
Pengesahan laporan 30 minit

PK/GKMP/GAB Menghantar keputusan siasatan aduan bersama 390 minit

Borang Maklum Balas kepada pengadu

GKMP/GAB Menyediakan analisis aduan setiap bulan dan 300 minit

dilaporkan dalam mesyuarat pengurusan
 GAB/PT Rekod dan dokumentasi 60 minit

SENARAI SEMAK
Aktiviti 2 : Pengurusan Aduan

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

1. Menerima dan merekod aduan

2. Mengeluarkan surat akuan terima (SAT) kepada

pengadu.

3. Menyalurkan aduan kepada pihak berkaitan.

4. Menjalankan siasatan

5. Melaporkan hasil siasatan .

6. Menyediakan ulasan.

7. Menghantar keputusan siasatan aduan bersama

Borang Maklum Balas kepada pengadu

8 Menyediakan analisis aduan setiap bulan dan

dilaporkan dalam mesyuarat pengurusan

9 Rekod dan dokumentasi

 SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA

1. Arahan Perkhidmatan

2. Perintah-Perintah Am
Bab A – Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan
Perkhidmatan
Bab G - Cuti

3. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA)

4. Pekeliling-Pekeliling Ikhtisas yang sedang berkuatkuasa

 SENARAI BORANG

BIL. BORANG KOD BORANG

1. Surat tawatan jawatan / pelantikan

2. Surat permohonan pelepasan

jawatan

3. Laporan Perubahan (Kew. 8)

4. Sijil Gaji Akhir (Kew.8)

5. Ringkasan Kenyataan Perkhidmatan

Pegawai Yang Diperakukan

6. Borang (Am. 42. Pindaan 2/91) –

Borang Cuti Rehat

7. Borang Pinjaman Perumahan,

Kenderaan dan Komputer
SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI