HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

1.1 Quá trình hình thành và xu hướng phát triển HTTTKT
Xu hướng phát triển:
- HTTT kế toán sẽ không đơn thuần là HTTT xử lý nghiệp vụ
- Bên cạnh các dữ liệu tài chính còn thu thập thêm các dữ liệu phi tài chính
- Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động kế toán
- HTTT kế toán kết hợp với các hệ thông chức năng khác trong httt quản lý
trở thành hệ thống hoạch định, kiểm soát nguồn lực (ERP- enterprise
resource planning)
- Đối phó với nhiều rủi ro phát sinh
1.2 Khái niệm, đặc điểm và vai trò của HTTTKT
Khái niệm:
- Hệ thống là một tập hợp các thành phần có quan hệ với nhau, tác động
nhằm đạt được mục tiêu
- Hệ thông thông tin là một hệ thống gồm các thành phần có quan hệ với
nhau nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ dữ liệu tạo thông tin hữu ích cho người
sử dụng
 Hệ thống thông tin (information system) là:
- Một tập hợp những con người, phần cứng, phần mềm máy tính, mạng lưới
trao đổi và nguồn dữ liệu.
- Lưu trữ, kết xuất, chuyển hóa và cung cấp thông tin trong tổ chức
- Để đạt được mục đích
IS và IT
- Hệ thống thông tin: Bao gồm những nguồn lực và bộ phận cấu thành cần
thiết để cung cấp thông tin và quá trình xử lý thông tin của tổ chức
- Công nghệ thông tin (information technology): Bao gồm những phần cứng
và phần mềm máy tính cần thiết để hệ thống có thể hoạt động
Một hệ thống sẽ có nhiều hệ thống con tương ứng với các mục tiêu bộ
phận.
 Mẫu thuẫn mục tiêu (goal conflict) xảy ra khi các hoạt động của hệ thống
con không thống nhất với các hoạt động của hệ thống khác trong một hệ
thống hoặc mẫu thuẫn với chính mục tiêu của hệ thống chính
  Phù hợp mục tiêu (goald congruence) xuất hiện khi mục tiêu của hệ thống
con là đồng nhất với mục tiêu của tổ chức.
 Hệ thống càng lớn, càng phúc tạp thì càng khó để đạt được sự phù hợp về
mục tiêu.
Các đặc tính cần thiết của thông tin
1) Phù hợp
2) Tin cậy
3) Xác thực
4) Đầy đủ
5) Đúng lúc
6) Có thể hiểu được
7) Có thể truy cập được
1.2.1 Lợi ích của thông tin
- Giảm sự không chắc chắn
- Cung cấp thông tin tốt hơn
- Cải thiện năng suất lao động, chất lượng dịch vụ
- Cải thiện các quyết định
- Cải thiện khả năng lập kế hoạch và chương trình hoạt động
- Gia tăng lợi thế cạnh tranh
Chi phí tạo ra thông tin
- Thu thập dữ liệu
- Xử lý dữ liệu
- Lưu trữ dữ liệu
- Cung cấp thông tin cho người sử dụng
Thông tin được cung cấp cho
- Người sử dụng bên ngoài:
+ Thông tin bắt buộc: Được yêu cầu bởi các cơ quan quản lý nhà nước; ví
dụ: Báo cáo tài chính
+ Thông tin cần thiết: Được yêu cầu để tiến hành các hoạt động kinh doanh
với đối tác; ví dụ: đơn đặt hàng, xin vay vốn
 Người sử dụng thông tin nội bộ thường sử dụng rất nhiều thông tin
 Mục tiêu của việc sử dụng thông tin này là nhằm đảm bảo lợi ích đạt
được lớn hơn chi phí bỏ ra.
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN:
1) Doanh nghiệp
Thực hiện các hoạt động cung cấp hàng hóa dịch vụ có giá trị cho khách
hàng
2) Kế toán
Cung cấp các thông tin hỗ trợ hoạch định, thực hiện, kiểm soát, đánh giá
các hoạt động của doanh nghiệp
3) Hệ thống thông tin kế toán
Là tập hợp gồm các thành phần được sử dụng nhằm thu thập, xử lý và
lưu trữ các dữ liệu cần thiết của quá trình SXKD nhằm cung cấp các
thông tin kế toán, tài chính hữu ích cho người sử dụng trong và ngoài
doanh nghiệp.

Dữ liệu: là những sự kiện, con số, hình ảnh… chưa có

ý nghĩa phù hợp với người sử dụng
Dữ liệu

Xử lý dữ liệu: là quá trình thu thập, phân loại, tổng

Xử lý dữ liệu hợp, lưu trữ dữ liệu và truyền thống

Thông tin: DL được sắp xếp lại cho có ý nghĩa phù

Thông tin hợp với người sử dụng

Người sử dụng
thông tin

MỘT SỐ KHÁI NIỆM LIÊN QUAN ĐẾN HỆ THỐNG THÔNG TIN

- Dữ liệu: là các sự kiện thô, được thu thập, ghi nhận lưu trữ và xử lý bởi một
hệ thống thông tin
- Nhập liệu: nhập liệu bằng tay hoặc quét tự động để chuyển dữ liệu theo
dạng có thể đọc được trên máy tính
- Xử lý thông tin (information processing): ghi nhận, sắp xếp, cập nhật dữ liệu
- Dữ liệu đầu ra (output data): dữ liệu được chuyển hóa thành thông tin
 Các tổ chức thu thập dữ liệu về:
- Những sự kiện xảy ra
- Những nguồn lực bị ảnh hưởng bởi các sự kiện này
- Những đối tượng tham gia vào sự kiện\
Dữ liệu gồm những sự kiện và quan sát đơn thuần về hiện tượng hoặc
giao dịch kinh tế
Phản ánh những sự kiện về quá khứ và hiện tại.
 Thông tin: là dữ liệu được xử lý và sắp xếp để cấp nội dung có ý nghĩa với
người sử dụng -> thông thường, thông tin chất lượng tốt có thể mang lại
các quyết định tốt hơn.
Đối tượng của HTTTKT là nội dung của quá trình SXKD
Quá trình SXKD tập hợp theo 1 chuỗi các hoạt động cùng liên quan đến
1 nội dung -> các hoạt động của chu trình doanh thu -> các hoạt động
của chu trình chi phí -> các hoạt động của chu trình sản xuất -> các hoạt
động của chu trình khác
Chức năng HTTTKT
1) Thu thập, lưu trữ dữ liệu về các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
2) Xử lý, cung cấp thông tin hữu ích
3) Kiểm soát
 Tuân thủ quy trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
 Bảo vệ tài sản vật chất, thông tin
 Hoạt động xử lý thông tin, đảm bảo chất lượng thông tin
Vai trò của HTTTKT
1) Tự động hóa và tích hợp quy trình kinh doanh, sản xuất chính
2) Chia sẻ dữ liệu, thông tin trong phạm vi doanh nghiệp
3) Cung cấp và truy vấn thông tin trực tuyến
Phân loại đối tượng theo cung cấp thông tin
- Hệ thống thông tin kế toán tài chính -> cho người sử dụng bên ngoài doanh
nghiệp
- Hệ thống thông tin kế toán quản trị -> cho người sử dụng bên trong doanh
nghiệp => nội bộ
Phân loại theo phương tiện xử lý:
- Hệ thống bằng tay (thủ công)
- HTTTKT bán thủ công
- Hệ thống thông tin trên nền máy tính
 CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP MÔ TẢ HTTTKT
2.1 Ý nghĩa và vai trò của mô tả HTTTKT
Ý nghĩa: Việc mô tả HTTTKT sẽ trả lời cho các câu hỏi ai, cái gì, khi nào,
tại đâu, vì sao và như thế nào của:
- Quá trình nhập liệu (Data entry)
- Quá trình xử lý dữ liệu (processing)
- Lưu trữ dữ liệu (Storage)
- Thông tin báo cáo (Information output)
- Kiểm soát hệ thống (System controls)
Vai trò:
- Mô tả cách thức mà hệ thống hoạt động một cách khoa học và dễ hiểu
- Hỗ trợ việc hiểu và phân tích các thủ tục, quy trình xử lý các chu trình và hệ
thống
- Hỗ trợ tích cực cho hoạt động đào tạo tại doanh nghiệp
- Xác định điểm yếu trong hệ thống kiểm soát nội bộ, cải thiện hiệu quả hoạt
động của hệ thống kế toán và hoạt động kinh doanh
- Cung cấp các thông tin cho quá trình thiết lập hệ thống và phát triển hệ
thống
 Người làm kế toán sử dụng mô tả HTTTKT như thế nào?
- Họ tối thiểu phải biết đọc các mô tả được ghi chép để hiểu hệ thông hoạt
động như thế nào
- Học có thể cần đánh giá điểm mạnh, điểm yếu của hệ thống kiểm soát nội
bộ của một doanh nghiệp
- Đòi hỏi sự tin cậy của các văn bản mô tả
2.2 Nội dung các phương pháp mô tả HTTTKT
Khái niệm: Sơ đồ dòng dữ liệu (Data flow diagram- DFD) mô tả các thành phần
của hệ thống thông qua các hình vẽ mô tả:
o Đối tượng bên ngoài
o Dòng luân chuyển
o Hoạt động xử lý/ đôi tượng bên trong
o Lưu trữ
Đối tượng bên ngoài:
 Biểu thị tổ chức hoặc cá nhân gửi hoặc nhận dữ liệu sử dụng hoặc được xử
lý bởi hệ thống
 Một đối tượng vừa có thể là nguồn và đích.
 Dòng dữ liệu biểu thị dòng dữ liệu giữa nguồn và đích, quá trình xử lý và
lưu trữ
 Phải được ghi chú rõ ràng
 Nếu dòng dữ liệu là 2 chiều, sử dụng mũi tên 2 đầu, hoặc nhiều mũi tên thể
hiện dòng dữ liệu khác nhau.
 Nếu 2 đối tượng dữ liệu cùng lưu chuyển với nhau, sử dụng một dòng dữ
liệu và ghi chú 2 đối tượng dữ liệu.
- Đối tượng bên trong biểu thị các nhân viên tham gia xử lý hệ thống, hoặc
noie xử lý, hoặc vật, thiết bị xử lý
- Hoạt động xử lý biểu thị hoạt động hay nhiệm vụ hệ thống thực hiện.
o Hoạt động xử lý dữ liệu bao gồm: Truy xuất, chuyển hóa, lưu trữ dữ
liệu. Các hoạt động nhập liệu, sắp xếp, xác nhận, tính toán, tổng
hợp…
o Các hoạt động chức năng: Nhập xuất, bán hàng, mua hàng…không
phải là hoạt động xử lý dữ liệu.
 Đối với mỗi đối tượng bên trong/ hoạt động xử lý, phải có ít nhất một
luồng dữ liệu vào và 1 luồng dữ liệu ra.
Phân cấp DFD
o Các quá trình xử lý DFD (hình tròn) sẽ được chi tiết hóa thành
nhiều cấp
o Quá trình xử lý cấp chi tiết đánh số theo cấp cao hơn (1.1, 1.2,
1.3…)
o Dòng dữ liệu vào ra và các cấp chi tiết khi tổng hợp lại sẽ trùng với
cao cấp hơn
o Phân cấp DFD sẽ thấy được các hoạt động xử lý chi tiết trong của
hệ thống
 Sơ đồ dòng dữ liệu DFD khái quát (cấp 0)
o Sơ đồ cấp cao nhất, mang tính tổng quát
o Mô tả khái quát nội dung của hệ thống và các hoạt động bên
trong của nó bởi một hình tròn
- Các bước vẽ sơ đồ dòng dữ liệu cấp 0:
 o B1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn văn bản mô tả
o B2: Lập bảng đối tượng và các hoạt động liên quan đến đối tượng đó
o B3: Nhận diện đối tượng bên ngoài hệ thống, đây là các đối tượng
không thực hiện hoạt động xử lý dữ liệu nào trong hệ thống mà chỉ
đơn thuần là chuyển và nhận dữ liệu cho và từ hệ thống.
o B4, B5...B9
 Không có lưu trữ dữ liệu trong sơ đồ cấp 0
Sơ đồ dòng dữ liệu DFD luận lý
o Biểu diễn hệ thống bằng hình vẽ bao gồm các hoạt động xử lý,
dòng dữ liệu đi vào, đi ra các hoạt động xử lý đó.
o DFD luận lý cho biết dữ liệu được xử lý qua các quá trình ntn mà
không cần quan tâm đến do ai làm, dưới hình thức và ở đâu
o DFD luận lý, chú trọng đến các chức năng mà hệ thống thực hiện
Note:
- DFD không thể bắt đầu bằng một xử lý (hình tròn)
- Dữ liệu không thể trực tiếp:
o Từ nơi lưu trữ này snag nơi lưu trữ khác
o Từ thực thể bên ngoài hệ thống vào nơi lưu trữ
o Từ noi lưu trữ đến thực thể bên ngoài hệ thống
o Giữ các thực thể bên ngoài hệ thống
 CHƯƠNG 3: QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ CƠ BẢN TRONG HTTTKT
3.1 Trình tự xử lý nghiệp vụ cơ bản
- Thu thập dữ liệu là hoạt động thu thập các dữ liệu từ hoạt động kinh doanh và
chuyển dữ liệu thu thập vào hệ thống được thực hiện các hoạt động xử lý dữ liệu
A THU THẬP DỮ LIỆU
1) Nội dung dữ liệu thu thập:\
-> thông tin phục vụ nhu cầu người sử dụng
-> Thông tin cơ bản về hoạt động, sự kiện, kinh tế
-> Thông tin nhu cầu đặc biệt
2) Phương pháp thu thập dữ liệu
-> Miệng, điện thoại, quan sát => ưu điểm: Nhanh >< Nhược điểm: Không xác
thực.
-> Giấy tờ: chứng từ
-> Tự động: Thiết bị thu thập Dl tự động (POS; bar coding reader); thẻ từ, tập tin
dữ liệu
3) Yêu cầu kiểm soát dữ liệu thu thập
-> Phải được xét duyệt, có thực, đầy đủ
-> Chính xác, kịp thời khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh
QUY TRÌNH XỬ LÝ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN TRUYỀN THỐNG
 Sự kiện kinh tế Chứng từ gốc

Phân tích nghiệp vụ ảnh

Sổ nhật ký
hưởng tình hình tài chính ntn

Ghi chép để lưu trữ dl về đối Sổ tài khoản

tượng bị ảnh hưởng

Tổng hợp tạo thông tin Báo cáo

truyền đạt tới ng sử dụng

HTTTKT xử lý bằng máy:

- Tạo các dữ liệu và được ghi ban đầu trên chứng từ liên quan
- DL được lưu trữ trong các tập tin liên quan
- Người sử dụng lựa chọn hay tạo báo cáo về thông tin yêu cầu
B XỬ LÝ DỮ LIỆU
- Các hoạt động xử lý dữ liệu được thực hiện trên các tập tin chính:
 Thêm dữ liệu (adding)
 Cập nhật dữ liệu (updating)
 Thay đổi dữ liệu (changing)
 Hủy dữ liệu (deleting)
Ví dụ hoạt động cập nhật dữ liệu:
 Kiểm tra dữ liệu chính xác
 Tìm kiếm khóa chính tương ứng
 Cộng số tiền nghiệp vụ vào số dư hiện hành
 So sánh số dư mới và giới hạn bán chụi
 Lập lại bước 1 cho tất cả các nghiệp vụ
 In báo cáo
  Phương pháp xử lý dữ liệu
o Xử lý theo lô – Batch processing => Xảy ra định kỳ or khi nhiệm
vụ vừa xảy ra.
 Ưu điểm: Hiệu quả hơn nếu nghiệp vụ lớn -> Yêu cầu về phần cứng, quy
trình xử lý và kiểm soát đơn giản.
 Nhược điểm: Cung cấp thông tin chậm
Tập hợp các chứng từ thành lô -> Nhập lô nghiệp vụ sắp xếp tập tin -> Tập tin
nghiệp vụ (lô nghiệp vụ) -> Cập nhất lô dữ liệu (định kỳ) -> Báo cáo
o Xử lý theo thời gian thực (online real-time Processing)
 Ưu điểm: Cung cấp thông tin nhanh
 Nhược điểm: Hiệu quả thấp nếu khối lượng nghiệp vụ lớn -> Yêu cầu về
phần cứng, quy trình xử lý và kiểm soát phức tạp -> Đòi hỏi phương tiện
lưu trữ cho phép truy xuất ngẫu nhiên.
Chứng từ -> Nhập nv kinh tế -> tập tin nv -> Cập nhật dữ liệu (Thực hiện ngay khi
nhập liệu) -> Báo cáo
 Căn cứ lựa chọn phương pháp xử lý dữ liệu
1) Thời gian phản hồi
2) Thiết bị lưu trữ
3) Tính hữu hiệu
4) Sự phức tạp hoạt động kiểm soát
C CUNG CẤP THÔNG TIN
KẾT XUẤT VÀ CUNG CẤP THÔNG TIN LÀ KẾT QUẢ QUY TRÌNH XỬ LÝ THÔNG TIN
 Các loại kết xuất: Chứng từ, báo cáo, kết quả của một truy vấn nào đó
 Mục đích/ nội dung kết xuất
o Thông tin tài chính cho đối tượng bên ngoài
o Thông tin kế toán quản trị đối tượng nội bộ
- Lập kế hoạch
- Thực hiện hoạt động
- Kiểm soát
- Đánh giá thực hiện hoạt động, đánh giá thực hiện kế hoạch
 Hình thức trình bày: Văn bản, bảng biểu, đồ thị
 D LƯU TRỮ
Khái niệm tổ chức dữ liệu trong HTTTKT
 Tổ chức dữ liệu là việc sắp xếp các dữ liệu của hệ thống theo những nguyên
tắc nhất định tại các nơi lưu trữ dữ liệu
Tổ chức dữ liệu theo truyền thống
 Dữ liệu các hoạt động kinh tế được thu thập, lưu trữ và xử lý riêng biệt ở
nhiều nơi
- Nhược điểm:
o Trùng lặp
o Mẫu thuẫn dữ liệu
o Dữ liệu thiếu liên kết
o Tốn chi phí lưu trữ, xử lý, cập nhật
o Khó khan khi thay đổi hệ thống
- Hạn chế:
o Dữ liệu chỉ liên quan đến BCTC, lưu trữ thông tin số dư, số phát sinh
trên sổ chi tiết, sổ cái.
Tổ chức dữ liệu theo từng ứng dụng
 Được sử dụng trong môi trường dữ liệu lưu trữ riêng biệt theo từng ứng
dụng
- Nhược điểm:
o Trùng lặp
o Mẫu thuẫn dữ liệu
o Dữ liệu thiếu liên kết
o Tốn chi phí lưu trữ, xử lý, cập nhật
o Khó khan khi thay đổi hệ thống
- Hạn chế:
o Dữ liệu chỉ liên quan đến BCTC, lưu trữ thông tin số dư, số phát sinh
trên sổ chi tiết, sổ cái.
Tổ chức dữ liệu theo quản trị CSDL
- Cơ sở dữ liệu: là tất cả các dữ liệu của một tổ chức (hay một phạm vi nào
đó) được sử dụng trong hệ thống thông tin của tổ chức hay phạm vi đó
- Hệ quản trị CSDL (DBMS): Tập hợp gồm các chương trình cho phép người
sử dụng tạo mới, cập nhật, truy xuất thông tin từ CSDL thông qua các
chương trình ứng dụng.
3.2 VẬN DỤNG XỬ LÝ QUY TRÌNH KẾ TOÁN CHỦ YẾU
Các chu trình kinh doanh
- Quá trình SXKD trong doanh nghiệp được phân thành các chuổi hoạt động
có quan hệ (liên quan) với nhau -> Chu trình kinh doanh hay còn gọi là chu
trình kế toán (doanh thu, chi phí…)
- Mỗi chu trình kế toán là một chuổi các hoạt động tạo bởi sự kiện có nội
dung liên quan
- Mỗi chu trình kế toán không tồn tại độc lập mà có quan hệ với các chu trình
kế toán khác.
Ý nghĩa tiếp cận kế toán theo chu trình:\
- Nhấn mạnh tính liên tục của hoạt động kinh doanh và xử lý kế toán
- Chỉ ra mối quan hệ giữa các sự kiện trong chu trình hay giữa các chi trình
- Dễ dàng phân tích, thiết kế hệ thống kế toán xử lý nghiệp vụ
Chu trình doanh thu:
Hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu bao gồm:
- Trao đổi hàng hóa, dịch vụ với khách hàng
- Thu tiền bán hàng
Các sự kiện trong chu trình doanh thu
- Xử lý đặt hàng -> Căn cứ vào nhu cầu của KH
- Xuất kho, gửi hàng -> Căn cứ vào nhu cầu của KH đối với hàng hóa
- Lập hoa đơn -> chu trình dùng thông tin trong quá trình doanh thu của
doanh nghiệp.
- Thu tiền
1) Xử lý đặt hàng
Nhận đơn hàng của khách hàng -> Ghi nhận thông tin đặt hàng -> Kiểm tra
hàng tồn kho -> Xét duyệt bán chụi (Dựa vào chính sách bán chụi + Xem xét
và xét duyệt bán chụi) -> Trả lời khách hàng -> Thông báo các bộ phân liên
quan.
2) Xuất kho, gửi hàng
 Kho
o Xuất kho
o Thông báo hoạt động xuất kho
o Ghi nhận hoạt động xuất kho
 Gửi hàng
o Đóng gói hàng
o Giao hàng/ gửi hàng cho khách hàng; nhận tin phản hồi giao hàng
gửi thông tin/ ghi nhận giao hàng
3) Xử lý hóa đơn và theo dõi công nợ
 Bộ phận lập hóa đơn
o Kiểm tra, đối chiếu chứng từ
o Lập hóa đơn, ghi sổ nhật ký bán hàng
 Bộ phận theo dõi phải thu
o Ghi sổ chi tiết phải thu khách hàng
o Theo dõi công nợ thanh toán
4) Xử lý thu tiền
 Thủ quỹ
o Nhận tiền/ xác nhận và gửi thông tin nhận tiền
o Ghi sổ nhận tiền
o Gửi ngân hàng
 Kế toán
o Ghi sổ
5) Xử lý trả hàng
 Khách hàng -> trả lại hàng
 Bộ phận nhận hàng
o Kiểm hàng
o Lập PNK
o Ghi sổ nhận hàng và chuyển thông tin nhận hàng
 Kế toán
o Ghi sổ
Hệ thống thông tin kế toán xử lý chu trình doanh thu:
o Thông tin gì được tạo ra? => doanh thu sản phẩm, khách hàng
mua là người nào, thông tin khách hàng..
o Dữ liệu thu thập được là gì? =>
 o Tổ chức chi tiết xử lý thông tin
o Làm sao đảm bảo KSNB thông tin?
Tổ chức HTTTKT xử lý chu trình doanh thu
- Mục tiêu xủa lý của chu trình doanh thu:
o Kiểm soát hoạt động bán hàng, thanh toán: Hiệu quả, kịp thời
o Ghi nhận bán hàng, thanh toán kịp thời, chính xác, đầy đủ
o Xử lý hoạt động bán hàng, ghi nhận doanh thu kịp thời
o Xác định nợ phải thu theo từng khách hàng
o Ghi chép đầy đủ những thông tin về khách hàng
o Ghi chép đầy đủ thanh toán
- Dự toán:
o Doanh thu
o Tiền thu vào
 Mục tiêu xử lý đặt hàng
 Hoạt động:
- Bán chụi:
=> Xây dựng chính sách bán chụi: Thời gian, hạn mức, điều kiện khác;
=> chập nhận bán chụi: So sánh đặt hàng và chính sách -> chấp nhận/
từ chối
- Kiểm kê hàng tồn kho
- Chấp nhận đặt hàng
 Mục tiêu xử lý đặt hàng:
- Đáp ứng yêu cầu khách hàng về số dư tài khoản và tình trạng đặt hàng
- Quyết định có mở rộng giới hạn bán chụi cho một khách hàng cụ thể
- Xác định mức sẵn sàng của hàng tồn kho
- Lựa chọn phương pháp giao hàng
 Có chấp nhận bán hàng hay không?
 Mục tiêu xử lý xuất kho, giao hàng
 Hoạt động:
- Xuất kho, giao hàng
 Mục tiêu:
- Xuất hàng, gửi hàng đúng lệnh bán hàng
- Kiểm soát hoạt động gửi hàng, xuất kho và hàng hóa trong quá trình luân
chuyển.
 Mục tiêu lập hóa đơn và theo dõi công nợ
 Hoạt động: Lập hóa đơn và theo dõi công nợ
 Mục tiêu:
- Theo dõi công nợ chính xác, kịp thời
- Thu hồi nợ kịp thời
TỔ CHỨC LẬP HÓA ĐƠN
Có 2 kiểu tổ chức xử lý lập HĐ
1) Hệ thống lập hóa đơn sau (postbilling system) Phiếu xuất kho/ giấy gửi hàng
hóa và hóa đơn riêng biệt => sử dụng nhiều hơn

2) Hệ thống lập hóa đơn trước (preblling system) Hóa đơn kiểm phiếu xuất
kho/ giấy gửi hàng hóa => rủi ro nhiều nhưng tiết kiệm chi phí
XÂY DỰNG HỆ THỐNG BÁO CÁO CHI TRÌNH DOANH THU
Yêu cầu thông tin chu trình doanh thu:

Thông tin phục vụ hoạt đông: Thông tin phục vụ hoạt động

- Xử lý đặt hàng, chấp nhận đặt - Xử lý lập hóa đơn và theo dõi
hàng công nợ
- Xử lý xuất kho, giao kho - Xử lý hoạt động thu tiền

Thu thập và lưu trữ những dữ liệu gì??

Thông tin phục vụ quyết định chiến lược Thông tin phục vụ đánh giá hoạt động:

- Phục vụ xây dựng giá bán
- Thiết lập chính sách bảo hành và
trả lại hàng
- Xây dựng các chính sách bán chụi
- Lập kế hoạch chiến dịch quảng cáo
- Đáp ứng yêu cầu khách hàng
- Thời gian thực hiện xử lý đặt hàng
- Tỷ lệ % bán hàng cần yêu cầu mua
hàng bổ sung
Mực độ hài long của khách hàng
 Phân tích thị phần và khuynh
hướng mua hàng
 Phân tích chi phí nợ phải thu
khó đòi hoặc xóa nợ bán chụi
và chính sách bán chụi
 Phân tích hiệu quả quảng cáo
Báo cáo chu trình doanh thu
- Báo cáo thông tin phục vụ báo cáo tài chính
- Báo cáo quản lý tài sản và nguồn lực
o Công nợ theo khách hàng
o Hàng tồn kho
o Khách hàng
3.2 Vận dụng xử lý quy trình kế toán chủ yếu
Kiểm soát trong chu trình doanh thu
Một HTTT kế toán AIS được thiết kế tốt nhằm mục đích cung cấp kiểm soát đầy
đủ để đạt được mục tiêu như sau:
- Toàn bộ nghiệp vụ được ủy quyền đúng đắn
- Ghi chép đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ thực sự xảy ra
- Tài sản và thông tin được bảo vệ an toàn
- Cung cấp thông tin hữu ích để giúp hoạt động kinh doanh được thực hiện
hiệu năng và hiệu quả
- An toán tài sản, thông tin
- Kiểm soát hoặt động xử lý của HTTTKT
 Kiểm soát nội bộ xử lý đặt hàng

Rủi ro: Thủ tuc:

- Bán chụi cho khách hàng khong
có khả năng thanh toán
- Không đảm bảo tính hợp pháp
của hợp đồng
- Nhận đơn hàng nhưng không có
khả năng thực hiện
- Xử lý đơn hàng được thực hiện
bởi người không có nhiệm vụ
- Cập nhật đầy đủ, kịp thời công
nợ của khách hàng
- Kiểm tra thông tin pháp qui
trên đh: chứ kỹ, dấu
- Kiểm tra hàng tồn kho
- Thiết lập qui trình ủy quyền,
xét duyệt các chứng từ
- Phân chia bộ phận nhận đặt
hàng và bộ phận tín dụng
- Thiết lập qui trình ủy quyền,
xét duyệt các chứng từi