PANDUAN

PENULISAN
MAKLUM BALAS
MINIT MESYUARAT

Disediakan oleh:
Unit Pengurusan Strategik & Kualiti
Sektor Perancangan
Pejabat Pendidikan Daerah Papar
 DEFINISI MAKLUM BALAS

Laporan status (status report) ke atas perkara-perkara yang

dibangkitkan dalam mesyuarat seperti:

1. perkembangan/penyelenggaraan

2. Laporan semakan semula/kajian semula

3. Laporan kedudukan (perkara sebenar)

4. Perkara yang memerlukan laporan (isu yang perlu

diselesaikan segera)
 KITARAN MAKLUM BALAS
Mesyuarat

Rumusan Maklum Balas Penyediaan

disemak/disahkan oleh Minit & Borang
pengerusi mesyuarat Maklum Balas
Mesyuarat
Menganalisis keseluruhan Edar dalam tempoh
maklum balas yang 7 hari bekerja
disediakan itu sama ada
SELESAI atau dibangkitkan Ditolak untuk penambahbaikan
lagi dalam mesyuarat akan (Jika tidak mematuhi Tindakan Ahli
standard jawapan
datang yang ditetapkan)
Mesyuarat
yang berkenaan

Pengumpulan &
Penyemakan Jawapan
Maklum Balas
Semua maklum balas hendaklah diterima oleh urusetia
dalam tempoh 14 hari selepas minit mesyuarat diedarkan.
 DO’s
• Diambil tindakan segera
• Format – menggunakan
templat maklum balas yang
disediakan
• Jawapan maklum balas
hendaklah berasas,
mempunyai fakta dan data.
• Elakkan kesalahan ejaan.
• Jika diminta untuk
penambahbaikan, sila hantar
semula mengikut tempoh
masa yg ditetapkan.
DON’Ts
• Penghantaran semula maklum balas
mesyuarat yang lewat (melebihi
tempoh tarikh yg ditetapkan)
• Jawapan maklum balas mesyuarat
terlalu umum dan ringkas
• Jawapan maklum balas mesyuarat
terlalu panjang /struktur ayat sukar
difahami
• Tidak menghantar semula jawapan
maklum balas kepada urus setia
mesyuarat
• Fakta dalam maklum balas tidak
kemas kini atau tidak selaras
• Tidak mengambil tindakan ke atas
maklum balas
• Menjawab perenggan/para bagi
maklum balas yang tidak berkenaan
 APAKAH IMPLIKASINYA?

▪ Maklum balas mencerminkan perhatian/

prestasi yang diberikan oleh PGB terhadap
keputusan mesyuarat

▪ Maklum balas yang disediakan secara sambil

lewa berkemungkinan tidak diterima dan
ditegur untuk penambahbaikan

Pihak urus setia mesyuarat berhak menolak jawapan maklum balas atau
meminta maklum balas dikemukakan semula sekiranya maklumat tidak
lengkap/tidak tepat, terlalu ringkas, tidak menepati kehendak isu/perkara
seperti yang dinyatakan dalam maklum balas
 CONTOH MAKLUM BALAS YANG DITERIMA

✔ Taklimat PDPR disampaikan oleh GB kepada semua guru

semasa Mesyuarat Pengurusan Sekolah Bil. 1/2021
pada 2 Mac 2021 bertempat di Bilik Gerakan sekolah.

✔ Pelaksanaan Penilaian Kendiri SKPMg2 dilaksanakan

secara manual pada 24 Mac 2021 sehingga 31 Mac
2021.

✔ Laporan Intergriti telah dihantar ke PPD (Sektor

Pengurusan) pada 30 Mac 2021.
 CONTOH MAKLUM BALAS 5 BINTANG

✔ Pihak sekolah telah mengeluarkan surat pekeliling Bil.

4/2021 tentang arahan kembali ke asrama dan surat
kebenaran merentas daerah pada 11.1.2021 melalui
surat SMKM.100.1/1/1 (04) bertarikh 11.1.2021.

✔ Pelajar asrama telah membuat swab test sebelum

dibenarkan masuk ke asrama pada 15.1.2021. Seramai
47 orang pelajar asrama (T5-T6) telah melapor diri
pada 18.1.2021
PENYEDIAAN MAKLUM BALAS YANG DITOLAK

Pihak sekolah akan …

Sekolah mengambil maklum perkara ini.

Akan diambil tindakan …

Pihak sekolah telah mengambil tindakan berkaitan perkara ini.

Mesyuarat akan dilaksanakan pada/dalam masa terdekat …

PANDUAN SEBELUM MENJAWAB MAKLUM BALAS
1. Semak semula minit mesyuarat

2. Baca dan fahami para yang memerlukan tindakan

3. Pastikan jawapan maklum balas yang diisi mempunyai

fakta sahih (nama, tarikh, tempat)

4. Pastikan jawapan maklum balas sesuai dan menepati

kehendak tindakan

5. Penggunaan struktur ayat ringkas dan mudah difahami

Terima Kasih