Rapportdokument VUFA - Grupp 10

Förändringsarbete och design av informationssystem
VUFA - Grupp 10
Skribenter;
Fredrik Hansson
Gabriel Jansson
David Johansson
Martin Kristensson
Moa Lagerqvist
Jenny Lien
Kurs: Förändringsarbete i design av informationssystem

Lärosäte: Högskolan i Borås
Institution: Bibliotek, information, pedagogik & IT
Kursbeteckning: Förändringsarbete i design av informationssystem
Kurskod: 21FD1B
Läsår: VT2022
Handledare: Malin Nilsson
Kursansvarig: Patrik Hedberg
1
Innehållsförteckning
Syfte 3
Metod 3
Antaganden 3
Sammanfattning av analysområde 4
4.1 Förutsättningsdokument 4
4.2 Verksamhetsdefinition 5
4.3 Handlingsgrafer 6
4.4 Styrkor 14
4.5 Problem 18
4.6 Mål 26
Sammanfattande värdering 27
Åtgärdslistan 31
Grupperingar av åtgärdspaket 36
Gruppens rekommendationer 41
2
1. Syfte
Syftet med rapporten är att analysera verksamheten utifrån mål, styrkor och problem och
utifrån resultatet ta fram flera åtgärdsförslag.
2. Metod
En kvalitativ metod i form av en skrivbordsundersökning har genomförts för att samla in
användbar information. En dokumentanalys genomfördes på en verksamhetsbeskrivning och
ett transkriberat mötesprotokoll.
Företaget modellerades i en handlingsgraf som en visuell grund för verksamhetens flöden och
att skapa en gemensam syn kring verksamhetens flödes.
Verksamheten har granskats enligt FA/SIMM-metoden. Resultatet har formulerats i en lista

med åtgärdsförslag, samt olika paketeringar baserade på företagets potentiellt varierade
förutsättningar och behov. Åtgärderna är baserade på mål, problem, styrkor och behov som
identifierats hos verksamheten.
3. Antaganden
Problemlista
● *Det är själva leveransen och inte produktens kvalitet
● *Eftersom orderbekräftelser har missats att skickats, finns det oklarheter i
arbetsfördelningen på företaget
3
4. Sammanfattning av analysområde
4.1 Förutsättningsdokument
Serie: Förutsättningsdokument
Utfärdare: Datum: Version: Sid/Ref:
FH, DJ, GJ, JL, MK, ML 2022/05/25 2 F-Dok
Avser:
Förutsättningsdokument
Syfte Syftet med arbetet är att genomföra en förändringsanalys

med åtgärdsförslag. Analysen ska grundas i ett
affärsprocesstänkande, där fokus ligger på att effektivisera
verksamheten och göra den mer konkurrenskraftig. En
helhetssyn på verksamhetsutveckling ska tillämpas. Fokus
för detta ligger på kommunikation, kvalitét,
verksamhetsförståelse, personalutveckling och
effektivisering. Till stöd för fokusområdena kommer ett
eventuellt IT-stöd att undersökas.
Ett ytterligare syfte för arbetet är att öka slutkonsumentens
nöjdhet med leveranser och produkter, samt att undvika
onödiga förseningar och mänskliga fel.
Avgränsning - Verksamhetsområde: Försäljning, Inköp, Tillverkning ,

Lager och Fakturering
- Fokus: Offerering, Orderhantering, Tillverkning, Inköp
och Lagerhantering
- Utanför: Leverans och Marknadsföring
Berörda - Försäljningschef
verksamhetsaktörer - Innesäljare
- Utesäljare
- Inköpare
- Beredare/Designer
- Lagerpersonal
- Utlastningspersonal
- Faktureringspersonal
Beställare - Marknadschefen
4
4.2 Verksamhetsdefinition
Serie: Verksamhetsdefinition
FH, DJ, GJ, JL, MK, ML 2022/05/25 3 V-Def
Avser:
Verksamhetsdefinition
Produkter Sadlar och andra produkter med koppling till hästar eller
stallvård
Kunder Butiker och butikskedjor som säljer produkter i samma kategori.

Privatpersoner (liten del)
Uppgifter - Inköp
- Beredning
- Försäljning
- Tillverkning
- Fakturering
- Lagerhållning av produkter
- Material
- Komponenter
Leverantörer Material-producerare
Input - Komponenter
- Rått material
- Behandlat läder
- Skruvar, nitar och dylikt
Affärsprocesser - Tillverkningsplanering
- Tillverkning (Automatisk)
- Tillverkning (Manuell)
- Orderhantering
- Fakturering
- Design
- Lagerhantering
- Inköp och Beredning
- Försäljning av standard- och specialsortiment
5
4.3 Handlingsgrafer
Försäljning och Offerering
Serie: Handlingsgraf
FH, DJ, GJ, JL, MK, ML 2022/05/25 1 H-Graf
Avser:
Graf 1. Försäljning.
6
Beredning och Inköp
Avser:
Beredning och Inköp
Graf 2. Beredning och inköp.
7
Order
Avser:
Order
Graf 3. Order.
8
Tillverkning
Avser:
Tillverkning
Graf 4. Tillverkning
9
Lager
Avser:
Lager
Graf 5. Lager.
10
Fakturering
Avser:
Graf 6. Fakturering.
11
4.4 Styrkor
En styrkelista har skapats utifrån en verksamhetsbeskrivning, samt de styrkor som personalen
upplever att verksamheten. Utifrån denna lista har fem grafer skapats där styrkesamband
visualiseras.
Serie: Styrkelista
FH, DJ, GJ, JL, MK, ML 2022/05/25 1 S-Lista
Avser:
Styrkelista
Styrkelista 1. Brett sortiment (standard och specialsortiment)

2. Lång erfarenhet (100 år)
3. Marknadsledande i Sverige
4. Populär fabriksförsäljning
5. Trogna kunder
6. Satsning på modern teknik
7. Låg personalomsättning
8. Satsar på medarbetarna
9. Samlat på samma geografiska plats
10. Goda relationer med fyra leverantörer
11. Delvis automatiserade processer (datorstyrd
tillverkningsutrustning)
12. Går med vinst (5% av omsättningen)
13. Hög problemlösningsförmåga
14. Gott renomé
15. Leverantörer som levererar med kort varsel
16. Självklara valet för travbanor
17. Planerad expansion i norden
18. Tackar aldrig nej på produktionsförfrågningar
19. Kunder är medvetna om leveranstider och villiga att
vänta
20. Omsättning 60 miljoner
21. Kompetent personal
22. Kringresande säljare
23. Ponnytravaren köper produktionskapacitet
12
Slutkundsrelationer
Graf 1. Slutkundsrelationer.
Leveranskapacitet
Graf 2. Leveranskapacitet.
13
Teknik
Graf 3. Teknik.
Ekonomi
Graf 4. Ekonomi.
14
Kompetens
Graf 5. Kompetens.
15
4.5 Problem
En problemlista har skapats utifrån en beskrivning av verksamheten samt de problem som
personalen själva upplever i verksamheten och deras dagliga arbetsuppgifter. Utifrån dessa
har sex grafer skapats för att hitta kopplingar mellan problemen och dess orsaker samt effekt
de har på verksamheten.
Serie: Problemlista
FH, DJ, GJ, JL, MK, ML 2022/05/25 2 P-Lista
Avser:
Problemlista
Problemlista ProblemLista
1. Kompetensbrist hos säljare
2. Säljare använder egna/separata system där
produktionsförutsättningar inte visas
3. Säljaren känner inte till produktionskapaciteten
4. Säljarna har fått direktiv att sälja allt de kan
5. Tackar aldrig nej till en order
6. Säljare ger overkliga löften
7. Jobbigt att hitta leveranser hos DHL till lovade
leveransdatum
8. Försenade utleveranser
9. Lastbilar lämnar företaget halvfulla
10. Beredning- och inköpsavdelningen får sent veta vad som
behövs till tillverkning
11. Måste beställa leveranser med kort varsel
12. Företaget förlorar lönsamhet
14. Leveranslöften upprätthålls inte
16. Produktionen måste planeras om ofta
17. Omställning av en maskin tar 1-3 dagar
18. “Flaskhals” i tillverkningen
19. Beredning och produktion tvingas arbeta övertid
20. “Folk mår dåligt”
21. Missar att skicka ordrar
22. Varierande leveranstider
23. Leveranserna motsvarar inte kundens
förväntning*(Antagande)
24. Kunder har “blivit brända av företaget"
25. Föråldrat tillverkningsmaterial
26. Svårt att argumentera för produkterna
27. Säljarna har svårt att förhandla med kunder
28. Ökade klagomål
29. Inga nyanställningar
16
30. Kompetensbrist hos medarbetare
31. Svårigheter med alla "nymodigheter"
32. Dålig struktur/ordning på ordermottagning
33. Oklart vem som utför vilka arbetsuppgifter*(Antagande)
34. Orderbekräftelser missas att skickas
35. Manuell överföring av offert till order
36. Komplicerat att skriva in order
37. Ofullständiga ordrar
38. Orderbekräftelse matchar inte kundens önskemål
39. Faktureringsansvarig måste “jaga” säljare om
tilläggsinformation till fakturor
40. Fakturor skickas till fel adress
41. Tillägg missas att faktureras
42. Företaget förlorar pengar
43. Specialbeställda varor finns ej på plocklistor
44. Dålig koll på specialbeställda leveranser
45. Specialbeställda varor blir liggande på avsändningslagret
46. Kundens slutprodukt överensstämmer inte med
beställningen
47. Ökat antal produktreklamationer
48. Misstag sker
17
ProblemGraf Säljare och Leverans.
18
ProblemGraf Säljare och Leverans.fortsättning
19
ProblemGraf Klagomål
20
ProblemGraf Ordrar.
21
ProblemGraf Specialbeställningar.
22
4.6 Mål
Serie: Mållista
FH, DJ, GJ, JL, MK, ML 2022/05/25 1 Mållista
Avser:
Mållista
Mållista 1. God lönsamhet

2. Hög flexibilitet för kunder
3. Låga materialkostnader
4. Låga leveranskostnader
5. Effektiv Verksamhet
6. Hög leveranssäkerhet
7. Få antal leverantörer
8. Mer automatiserat arbetssätt
9. Koll på resursutnytting
10. Effektiv tidsplanering
11. God arbetsmiljö
12. Hög noggrannhet i orderhantering
13. Strukturerat arbetssätt
14. God kommunikation mellan avdelningar
23
Mål-graf.
24
5. Sammanfattande värdering
BEHOV 1
Serie: Sammanfattande Värdering
FH, DJ, GJ, JL, MK, ML 2022/05/25 2 S-Värd
Avser:
Sammanfattande Värdering
Mål: Mgraf:
1) Koll på resursutnyttjning - Mnr: 3
2) Effektiv tidsplanering - Mnr: 7
3) Få leverantörer - Mnr: 9
4) Låga materialkostnader - Mnr: 10
Problem:
● Beredning- och inköpsavdelningen Pgraf: Säljare och Leverans
får sent veta vad som behövs till - Pnr: 1
tillverkning, vilket medför att
företaget gör sig beroende av ett Pgraf: Säljare och Leverans forts.
stort antal leverantörer för att - Pnr: 16
säkerställa att material levereras
inom ett pressat tidsschema. Detta
kostar extra pengar då företaget inte
kan köpa in större mängder/per
köptillfälle och därigenom få rabatt.
Produktionen måste också ställas om
ofta vilket leder till ökade
leveranstider.
Styrka: Har underleverantörer som vid Sgraf: Leveranskapacitet/2

tillfälle kan leverera beställningar samma Snr: 10
dag. Detta medför ökad flexibilitet i Snr: 15
produktion. Snr: 23
Behov 1: Skapa förutsättningar för att

säljare, samt beredning- och
inköpsavdelningen ska ha en effektiv
orderhantering.
25
BEHOV 2
Avser:
Mål: Mgraf:
1) Mer automatiserat - Mnr: 8
arbetssätt - Mnr: 12
2) Centraliserat System
Problem: Pgraf: Säljare och leverans

● Säljare använder ett eget separat - Pnr: 2
CRM-system. Detta medföljer att de
har dålig koll på vilken kapacitet
som krävs vid olika
arbetsuppgifterna. Ordrar är
komplicerade att skriva in och gör
att orderdetaljer missas.
Styrka: Sgraf: Teknik/3

● Företaget satsar på modern teknik, Snr: 6
främst genom att utveckla rit- och Snr: 11
visualiseringsmöjligheter. Företaget
har även delvis automatiserade
system i nuläget.
Behov 2:
● Skapa förutsättningar för att
avdelningarna skall kunna arbeta på
ett strukturerat och effektivt vis,
samt att ordar ej skall missas.
BEHOV 3
Avser:
Mål: Mgraf:
1) God arbetsmiljö - Mnr: 11
2) God kommunikation mellan - Mnr: 14
avdelningar
Problem: Pgraf: Säljare och leverans forts.

● Säljare känner inte till - Pnr: 19
26
produktionskapaciteten. Detta bidrar - Pnr: 20
till att beredning och produktion
behöver arbeta övertid, vilket leder Pgraf: Ordrar
till att medarbetarna mår dåligt. Det - Pnr: 33
är också oklart vem som skall göra
vilka arbetsuppgifter på företaget.
Styrka: Sgraf: Kompetens/4

● Företaget planerar kring Snr: 2
kompetenshöjande utbildningar för Snr: 8
sina medarbetare och har avsatt Snr: 13
budget och tid för detta. Kompetent Snr: 21
personal tillsammans med lång
erfarenhet leder till att personalen
har hög problemlösningsförmåga.
Behov 3:
● Skapa förutsättningar för att
personalen skall kunna
kommunicera på ett effektivt vis
samt klargöra ansvar inom de olika
arbetsprocesserna.
BEHOV 4
Avser:
Mål: Mgraf:
1) Hög leveranssäkerhet - Mnr: 6
2) Hög noggrannhet i orderhantering - Mnr: 13
3) Strukturerad arbetssätt - Mnr: 15
Problem: Pgraf: Säljare och Leverans

● Leveranser blir försenade eller helt - Pnr: 8
missade och motsvarar ej kundernas
förväntningar. Överföring av offert Pgraf: Klagomål
till order sker manuellt, vilket är en - Pnr: 21
komplicerad process. - Pnr: 22
- Pnr: 23
Pgraf: Specialbeställningar
- Pnr: 43
- Pnr: 44
- Pnr: 45
27
Pgraf: 5
- Pnr: 35
- Pnr: 37
Styrka: Sgraf: Slutkundsrelationer

● Goda relationer med - Snr: 5
underleverantörer där ett etablerat
samarbete med snabba leveranser av Sgraf: Leveranskapacitet/2
material och komponenter är Snr: 10
möjligt. Snr: 15
● Goda relationerna med etablerade
kunder gör att de har förståelse för
produktion- och leveranstid.
Behov 4:
● Skapa förutsättningar för att klargöra
kring ansvarsområden.
● Skapa förutsättningar för säljarna att
ta in- och vidareförmedla korrekta
uppgifter till teknisk specifikation.
BEHOV 5
Avser:
Mål: Mgraf:
1) Hög leveranssäkerhet - Mnr: 6
2) Hög noggrannhet i orderhantering - Mnr: 13
3) Strukturerat arbetssätt - Mnr: 15
Problem: Pgraf: Säljare och Leverans

● Uppfyller inte leveranstiden för - Pnr: 8
specialbeställning och har problem i
den generella hanteringen av ordrar Pgraf: Klagomål
innehållandes specialbeställda - Pnr: 21
artiklar.
Pgraf: Specialbeställningar
- Pnr: 43
- Pnr: 44
- Pnr: 45
Styrka: Sgraf: Teknik/3

● Tackar aldrig nej till en Snr: 6
produktförfrågan och har hög
flexibilitet och lösningsförmåga. Sgraf: Kompetens/4
28
Har moderna ritprogram där nya Snr: 13
produkter kan designas. Företaget
kan förkorta produktionstid med Sgraf: Leveranskapacitet/2
hjälp av underleverantörer som kan Snr: 10
leverera med kort varsel. Snr: 15
Snr: 18
Behov 5:
● Bättre kommunikation mellan
testarbete och lagerpersonal när
specialtillverkad produkt testas och
blir placerad på avsändningslager.
6. Åtgärdslistan
Serie: Åtgärdslista
FH, DJ, GJ, JL, MK, ML 2022/05/25 2 Å-Lista
Avser:
Åtgärdslista
Kontraktsfas
Behov 1: Skapa förutsättningar för beredning och inköpsavdelningen för att öka
effektiviteten och minska kostnader, samt övervaka förbrukning av resurser vid en
ordermottagning.
Åtgärder:
● När en offert accepteras av slutkund så notifieras beredning- och
inköpsavdelningen. Offerten skickas med och en materiell order läggs för att klara
ordern och hålla lagernivåer.
● Anlita en firma för att integrera CRM med OLFI till ett gemensamt system så att
säljavdelningen och beredning- och inköpsavdelningen har kännedom om vad som
förväntas och vad som krävs.
● Skapa en funktion i IT systemet som tillåter produktionsansvarig att skapa en
produktionsplanering som kan ses av alla i företaget.
● Förhandla med specifika underleverantörer om rabatter med löfte om ökad
beställningsvolym. Detta för att sänka materialkostnader och minska antalet
underleverantörer.
● Skapa en material buffert med miniminivåer som triggar inköp av material. Vilket
tillåter att man kan planera på längre sikt istället för att beställa material med kort
varsel.
Effekt av föreslagna åtgärder:

Omställning av tillverkningsmaskiner behöver göras mer sällan (+)
Starkare kontakt med underleverantörer (+)
29
Högre inköpsrabatter leder till minskade materialkostnader (+)
Minskad flexibilitetet att köpa material med kort varsel (-)
Minskade ledtider (+)
Anställda behöver bara lära sig ett system (+)
Utbildning av anställda krävs (+, -)
Dubbelarbete minskar (+)
Effekt av icke genomförda åtgärder:

Dubbelarbete av beställningsbearbetning i två system (-)
Höga materialkostnader (-)
Större möjlighet att beställa varor med kort leverans (+)
Beredning och produktion överarbetar (-)
Avser:
Åtgärdslista
Kontraktsfas
Behov 2: Skapa förutsättningar för att avdelningarna skall kunna arbeta på ett strukturerat
och effektivt vis, samt att ordar ej skall missas.
Åtgärder:
● Samla alla avdelningsansvariga för ett möte för att ta beslut om ett nytt, gemensamt
system för alla avdelningar ska skapas eller köpas in.
● Försäljningschefen tillsammans med två medarbetare inom säljavdelningen, ska
samlas för att skapa tydliga försäljningsrutiner. Brister i den nuvarande
försäljningsprocessen bearbetas och resultatet blir nya, tydliga försäljningsrutiner.

Effektivare arbete (+)
Färre ordrar missas (+)
Alla anställda får en gemensam överblick av vad som händer i verksamheten (+)
Utbildning av anställda krävs (+, -)
Ändringar i arbetssätt (+, -)
Kostnad för nytt system (-)

Oklarheter kring ordrar kvarstår (-)
De anställda är kunniga i det existerande systemet (+)
Undviker investering i nytt system (+)
Fortsatt ineffektivt arbete (-)
30
Avser:
Åtgärdslista
Kontraktsfas
Behov 3: Skapa förutsättningar för personalen att kunna kommunicera effektivt samt
klargöra ansvar inom de olika arbetsprocesserna.
Åtgärder:
● Inför måndagsmöten. Produktionschefen redovisar föregående veckas
produktionsresultat med eventuella hinder. Detta leder till att verksamheten får en
insikt i produktionskapaciteten och bättre kan precisera estimerade leveranstider till
sina kunder. Ska också leda till bättre produktionsplanering där man kan bli mer
proaktiv istället för reaktiv.
● Inför fredagsmöten. Försäljningschefen redovisar en sammanställning av den
gångna veckans offererade resultat. Försäljningschefen redovisar specifika offerter
som godkänts till produktion. Detta leder till en bättre uppfattning om vilka order
som har hanterats och vilka som fortfarande ligger väntande samt att man kommer
åt de ordrar där det tekniska underlaget eventuellt inte är komplett.
● Planera in och genomför de utbildningsdagar som är budgeterade för. Håll
workshop för säljare och beredare gemensamt. Detta leder till ett överlämnande av
arbetsuppgifter gällande det tekniska underlaget från beredare till säljare.
● Uppdatera rutin och ge mandat att behandla orders utan krav på marknadschefens
involvering. Eliminerar risken för att ordrar ligger och väntar på att godkännas av
någon som inte uppfattar det som en del av sitt ansvar.

Hjälp till självhjälp för beredare och säljare i att finna förståelse för varandras arbetsrutiner
samt svårigheter. Därigenom potentiellt hitta befintliga nycklar till att lösa svårigheter i
registreringen av produktspecifikationer (+)
Minskat antal avvikelser och fler kompletta registreringar av offerter och orders (+)
Beredning kan starta ritning och design av produkt tidigare (+)
Inköpsavdelningen kan med produktionshistorik och vetskap kring offererat, planera och
estimera inköp för att hålla goda nivåer på materiallager (+)
Inköpsavdelningen kan göra större beställningar hos enskilda leverantörer till bättre
inköpspriser (+)
Produktion får i god tid in produktspecifikationer (+)
Verksamheten blir veckovis uppdaterade om rådande produktionskapacitet, nuläge och
framtid (+)
Minskat antal produktionstoppar (+)
Färre omställningar (maskiner) i produktion (+)
Minskad risk för övertidsarbete i produktion(+)
Säljarna kan presentera mer korrekta estimeringar kring leveranstid till kund (+)
Förbättrade relationer med underleverantörer (+)
Fakturaavdelning får rätt uppgifter och underlag till faktura (+)
Korrekt betalt från kund vid korrekt utfärdade fakturor (+)
Färre produktreklamationer (+)
31
Generella irritationsmoment över arbetsroller och avdelningar minskar med ökad förståelse
och nyvunnen kunskap kring uppgifter och arbetsgång (+)

Fortsatta brister från säljarna i hanteringen av produktspecifikationer från kund i offerering
och order (-)
Beredning fortsätter få in ofullständiga ordrar (-)
Beredning får fortsätta arbeta under ständig tidspress (-)
Produktionskapacitet förblir ett frågetecken (-)
Säljarna fortsätter lova kunder produktion till överkapacitet (-)
Produktion måste fortsatt förläggas till underleverantörer vilket ger minskad lönsamhet (-)
Inköp av material kan inte planeras i samma omfattning och det blir fortsatt svårt att köpa
in rätt volymer, i rätt tid, till ett bra pris (-)
Fortsatt hög risk för övertidsarbete vid oplanerade produktionstoppar(-)
Fortsatta driftstopp i produktion vid omställningar (-)
Fortsatt oklara ansvarsområden (-)
Fortsatta förseningar i leverans till kund (-)
Fakturaavdelning kommer fortsätta få felaktig fakturaunderlag (-)
Fortsatta- och potentiell ökad risk för produktreklamationer (-)
Avser:
Åtgärdslista
Kontraktsfas
Behov 4: Skapa förutsättningar för att klargöra kring ansvarsområden, samt skapa
förutsättningar för säljarna att ta in- och vidareförmedla korrekta uppgifter till teknisk
specifikation.
Åtgärder:
● Säljaren ska med hjälp av OLFI skriva ned information från kunden. Informationen
sparas i OLFI. Detta gör att samtliga avdelningar i företaget kan hämta
informationen som har sparats från säljaren och påbörja arbetet från varje
avdelning.
● OLFI ska skicka ut tydliga arbetsuppgifter till samtliga avdelningar, vilket medför
att varje avdelning har klara arbetsuppgifter som behöver utföras av medarbetarna.

● Arbetsprocessen effektiviseras för verksamheten (+)
● Ansvarsområdena blir mer strukturerad och klarlagd för samtliga avdelningar,
vilket innebär att samtliga medarbetare har en tydlig information på vad som
behöver göras i varje avdelning (+)
● Samtliga medarbetare blir ständigt uppdaterade på de senaste händelserna som sker
i OLFI (+)
● Chansen för en högre rabatter från underleverantörer ökar (+)
32
● Snabba leveranser från underleverantörer (+)
● Reklamation från kund minskas då beställningarna görs korrekt (+)
● Arbetssättet för medarbetarna förändras då ett nytt IT-system implementeras in i
verksamheten (+, -)
● En utbildning krävs då anställda behöver ha förståelse om den nya IT-systemet (+,
-)

● Minskad flexibilitet för kunder då (-)
● Företaget behöver lägga kostnader på ett nytt IT-system (-)
● IT-systemet behöver ständigt underhållas då flera ändringar, samt uppdatering på
systemet kan ske (-)
Avser:
Åtgärdslista
Kontraktsfas
Behov 5: Bättre kommunikation mellan testarbete och lagerpersonal när specialtillverkad

produkt testas och blir placerad på avsändningslager.
Åtgärder:
● Specialbeställda ordrar skall integreras i OLFI, det behöver alltså ha koll på extra
saker om beställningen, så som att den har, ska, eller är i process av att testas.
● Specialbeställningar skall med hjälp av OLFI listas på en plocklista tillsammans
med standardvaror, men i en separat kolumn/rad så att det är lätt att se.
● Lagerstatus och testning status i OLFI bör uppdateras av testningsarbetare i
samband med att testning sker.
Effekt av föreslagna åtgärder (+):

● Specialbeställda varor löper en mycket mindre risk att bli missade (+)
● Tydligare vem som har ansvar för vilken del av hanteringen av specialbeställningar
(+)
● Plocklistan innebär att specialbeställningar blir packade vid en bestämd tidpunkt (+)
● Lagerstatus för specialtillverkade varor kan uppdateras i OLFI tillsammans med
standardvarorna (+)
● Behöver inte skicka lappar mellan lager och fakturaavdelningen för att ha koll på
specialbeställningar (+)
● Investeringskostnader för att uppdatera OLFI /skaffa nytt system (-)
● Ändrade arbetsrutiner (+, -)
Effekt av icke genomförda åtgärder (-):

● Specialbeställning löper stor risk att missas(-)
● Lappar skickas omkring mellan lagerpersonal och fakturaavdelningen, risk för fel
(-)
33
● Finns ingen kommunikation mellan testning och lagerpersonal för att veta status för
specialbeställningar (-)
7. Grupperingar av åtgärdspaket
Serie: Åtgärdspaket
FH, DJ, GJ, JL, MK, ML 2022/05/25 1 Å-Paket
Avser:
Åtgärdspaket - Billigt
Åtgärdspaket - Billigt ● När en offert accepteras av slutkund skickas offerten till

beredning- och inköpsavdelningen direkt som då lägger
en material order.
● Skapa en material buffert med miniminivåer som triggar
inköp av material.
● Förhandla med specifika underleverantörer om rabatter
med löfte om ökad beställningsvolym.
● Skapa tydliga riktlinjer för säljare som försäkrar en hög
standard av information på ordrar
● Lager- och testningsstatus i OLFI bör uppdateras av
testningsarbetare i samband med att testning sker.
Förklaring Det billiga åtgärdspaketet syftar till att presentera billiga och
tidsmässigt snabba åtgärder. Åtgärderna är en förändring av
rutiner och kommunikation, vilket kommer att påverka
medarbetarna minimalt.
Vi rekommenderar ett införande av tydliga riktlinjer som säljare

ska följa vid orderregistrering, vilket ska syfta till en hög
standard och läsbarhet som andra avdelningar enkelt kan följa. I
samband med en underlättad orderregistrering föreslås det också
att beredning- och inköpsavdelningen ska meddelas direkt när
en order accepteras av en kund, för att i samma skede lägga en
beställning på nödvändigt material. För att underlätta arbetet för
beredning- och inköpsavdelningen och säljare så föreslår vi
också att en materialbuffert för nödvändigt material skapas,
vilken ska innehålla miniminivåer som triggar ett inköp av
material vid behov. Om åtgärderna införs kan antalet
underleverantörer kappas, då varor inte behövs införskaffas med
kort varsel, vilket i sin tur leder till att företaget kan förhandla
med aktuella underleverantörer om inköpsrabatter. Med paketet
kommer vi till underfund med många av behoven som
medarbetare upplever men inte alla. Paketet består av åtgärder
som snabbt och billigt kan genomföras utan större störningar av
den dagliga verksamheten. Problemen relaterade till de olika
IT-systemen kommer att kvarstå precis som problemen kring
34
produktionen. Paketet löser problem relaterade till felaktiga
ordrar, billigare och effektivare beställning av varor, felaktiga
fakturor samt en ökad och förbättrad kommunikation mellan
avdelningarna.
Avser:
Åtgärdspaket - Medelkostnad
Åtgärdspaket - ● IT-systemet ska ge en tydlig information med vilka

Medelkostnad ansvarsområde som ska ske för samtliga avdelningar.
inköp av material.
standard av information på ordrar.
● Specialbeställda ordrar skall integreras i OLFI, det
behöver alltså ha koll på extra saker om beställningen,
så som att den har, ska, eller är i process av att testas.
● När en offert accepteras av slutkund skickas offerten till
en material order.
● Specialbeställningar skall med hjälp av OLFI listas på
en plocklista tillsammans med standardvaror, men i en
separat kolumn/rad så att det är lätt att se.
● Lager- och testningstatus i OLFI bör uppdateras av
Förklaring Åtgärdspaket medelkostnad har en hög genomförbarheten då

förändringarna primärt syftar till att arbeta om information,
fördela ansvar internt samt uppföra nya avtal med
underleverantörer. Kostnaderna för dessa åtgärdsförslag
estimeras som medel. Det som primärt ökar kostnader kring
åtgärdsförslagen till en medelnivå är mindre tillägg i befintlig
ordermodul i OLFI.
Förklaring - Oförändrat IT-system

Oförändrat IT-system ● Företaget behöver förhandla med färre underleverantörer
med avtal om att öka inköpsvolymer av
tillverkningsmaterial hos enskilda underleverantörer.
Förhandlingarna måste primärt leda till bättre marginaler
vid volyminköp av tillverkningsmaterial, som styrs av
produktionsplanering. Sekundärt behöver
35
förhandlingarna leda till bättre marginaler även vid
mindre volymer i syfte att upprätthålla miniminivåerna
av materiallager.
● Informationsinnehållet i offert från kund måste
standardiseras och berikas för att underlätta arbetet för
säljarna. Förändringen leder till att den information som
kommer med på slutorder är komplett och korrekt.
Information som sedan löper igenom hela verksamheten.
Säljarna ska erhålla utbildning och kompetenslyft via
workshops med beredarna kring den information som
måste samlas in för offerteringen, grundunderlaget för
verksamhetens ordrar och tekniska specifikationer.
Förklaring - I verksamhetens nuvarande situation är arbetsuppgifterna

Förändrat IT-system rörliga då samtliga avdelningarna är oansvariga och har dålig
koll på de arbetsuppgifter som behöver göras. Ett exempel är att
säljaren ansvarar en del för faktureringspersonalen
arbetsområde fastän det inte rör dem. Genom att använda den
gemensamma IT-systemet ska en planeringsdokument kunna
skriva ned all viktig och tydlig information där samtliga
avdelningar får klara arbetsuppgifter på arbeten som behöver
göras.
● Ett tillägg i OLFI’s befintliga orderfunktionalitet ska
medföra att specialbeställningar hanteras av systemet
genom alla led. Lager- och teststatus ska via tillägget
uppdateras i OLFI. Plocklistor kan skrivas ut och
därefter generera direktåterkoppling för plockad order
till systemet, likt order av standardsortiment i
verksamhetens nuläge. En plocklista blir då omarbetad
och kommer även innehålla specialbeställningar. Detta
på en separat kolumn med syfte att förtydliga för
orderplockaren att dessa varor redan finns på
utsändningslagret.
Paketets åtgärdsförslag kan realiseras över en tidsperiod om 3-6

månader. Åtgärdsförslagen kan ha viss störning för
verksamheten då medarbetares tid kommer behöva förläggas på
kompetenshöjande aktiviteter. Medarbetarnas tid kommer även
behöva förläggas i arbete att bearbeta och berika informationen
på offerterna/ordern där expertis behövs i framställningen samt
utvärderas av alla användare. OLFI’s system behöver ständigt
underhållas och förbättras då uppdateringar sker kontinuerligt.
Paketet löser verksamhetens upplevda vardagsproblem kring
felaktig information i offerter och order, samt
ansvarsfördelningar. Paketet löser även problematiken kring låg
inköpsmarginal för material, vilket kan ge stor vinning för
verksamheten. En ytterligare lösning för paketet är att
specialbeställningar hanteras av OLFI genom alla led.
36
Avser:
Åtgärdspaket - Dyrt
Åtgärdspaket - Dyrt ● När en offert accepteras av slutkund skickas offerten till

en material order.
inköp av material.
standard av information på ordrar
● Lager- och testningstatus i OLFI bör uppdateras av
● Skapa ett gemensamt IT-system där säljaren kan skriva
information som kan sparas, hämtas och användas av de
olika avdelningarna.
● Specialbeställda ordrar skall integreras i OLFI, det
behöver alltså ha koll på extra saker om beställningen,
så som att den har, ska, eller är i process av att testas.
● Specialbeställningar skall med hjälp av OLFI listas på
en plocklista tillsammans med standardvaror, men i en
separat kolumn/rad så att det är lätt att se.
● Addera en produktionsplanering i det gemensamma
IT-systemet
Förklaring Åtgärdsförslag syftar till samtliga åtgärder som konsultgruppen

funnit värdeskapande. Underlaget för åtgärderna är de problem
som identifierats vid granskningen av verksamheten.
Åtgärderna täcker samtliga aspekter, både rutinmässiga såväl
som systemmässiga förbättringar som kan underlätta inköp,
produktion, leverans och planering. Åtgärdspaketet kräver stora
resurser som potentiellt kan påverka verksamheten under tiden.
För att åtgärderna ska lyckas krävs stor användarmedverkan i
utveckling, samt stöd från ledningen.
För att undvika de extrakostnader som snabba leveranser

innebär, föreslår konsultgruppen ett skapande av en
materialbuffert. Engångskostnaden kommer att vara större än de
enskilda styckesbeställningarna, men på sikt innebär detta
billigare drift och produktion. Befintliga (nyligen utbyggda)
lager kommer att nyttjas. Detta kommer att föranleda mer
regelbundna beställningar i större kvantitet från
underleverantörer.
37
Den ökade volymen ger fog för förhandlingar om mängdrabatt.
På så vis minskar kostnaden ytterligare. Argumentet för detta är
den garanterade vinst och omsättning som detta innebär för
underleverantören.
Lagerstatus bör uppdateras direkt vid slutförd testning av

produkt. Detta kommer i senare led underlätta flödet av
utleveranser. Det kommer även bidra till en mer korrekt
lagerhållning.
I nuläget är de separerade systemen en stor risk för

verksamheten. Både säkerhetsmässigt och driftmässigt. För att
säkerställa hela kundens resa är det viktigt att all information
flödar genom ett integrerat system. Ett gemensamt system
kommer att underlätta försäljningen för utesäljare, men också
för orderavdelningen som i sin tur tar emot säljarnas ordrar. Det
skulle medföra snabbare tekniska underlag och återkoppling
gentemot säljarna. Ett samlat system med all data kommer att
möjliggöra prognostisering som i sin tur blir ett kraftigt
beslutsstöd.
8. Gruppens rekommendationer
Vi rekommenderar att ledningen hos Ponnytravar’n väljer det dyra åtgärdspaketet, då det
innehåller en heltäckande lösning som kommer effektivisera verksamheten. Paketet kommer
betala för sig själv inom några år på grund av detta.
Så i sammanfattning:
Vi rekommenderar verksamheten Ponnytravar’n att få till ett smart inköp med en buffert, för
att öka flexibiliteten och stärka företagets förmåga att besvara plötsliga ökningar i
efterfrågan, utan att behöva beställa från ett så stort antal leverantörer på kort varsel. Vi tror
att denna minskning av leverantörer hade ökat förhandlingskraften om eventuella rabatter
markant, då Ponnytravar’n kan beställa större leveranser med mer framförhållning.
När det gäller strukturen i företaget menar vi att ett mer strukturerat arbetssätt och en bättre
kommunikation hade minskat stressen och motverkat behovet för övertidsarbete hos
företagets anställda. Säljarna bör ha information om hur stor kapacitet som
produktionsavdelningen har tillgänglig, vi hade rekommenderat en sammanfogning av de två
system (CRM, OLFI) som Ponnytravar’n nuvarande använder, eller en investering i ett nytt
informationssystem som kan hantera en större andel av företaget samtidigt.
När det kommer till lagerhanteringen tycker vi att standardutbudet hanteras bra, men
specialbeställningarna behöver hållas bättre koll på. Vi hade helst sett specialbeställda varor
38
integrerade i OLFI (eller nytt informationssystem) för att de inte skall hamna “under stolen”.
En del i detta som vi föreslår är att de som testar produkterna också noterar detta och
uppdaterar i systemet vilken status produkten har.
39

Rapportdokument VUFA - Grupp 10

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Rapportdokument VUFA - Grupp 10

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Förändringsarbete och design av informationssystem

Kurs: Förändringsarbete i design av informationssystem

Verksamheten har granskats enligt FA/SIMM-metoden. Resultatet har formulerats i en lista

Syfte Syftet med arbetet är att genomföra en förändringsanalys

Avgränsning - Verksamhetsområde: Försäljning, Inköp, Tillverkning ,

Kunder Butiker och butikskedjor som säljer produkter i samma kategori.

Graf 2. Beredning och inköp.

Styrkelista 1. Brett sortiment (standard och specialsortiment)

Mållista 1. God lönsamhet

Styrka: Har underleverantörer som vid Sgraf: Leveranskapacitet/2

Behov 1: Skapa förutsättningar för att

Problem: Pgraf: Säljare och leverans

Styrka: Sgraf: Teknik/3

Problem: Pgraf: Säljare och leverans forts.

Styrka: Sgraf: Kompetens/4

Problem: Pgraf: Säljare och Leverans

Styrka: Sgraf: Slutkundsrelationer

Problem: Pgraf: Säljare och Leverans

Styrka: Sgraf: Teknik/3

Effekt av föreslagna åtgärder:

Effekt av icke genomförda åtgärder:

Effekt av föreslagna åtgärder:

Effekt av icke genomförda åtgärder:

Effekt av föreslagna åtgärder:

Effekt av icke genomförda åtgärder:

Effekt av föreslagna åtgärder:

Effekt av icke genomförda åtgärder:

Behov 5: Bättre kommunikation mellan testarbete och lagerpersonal när specialtillverkad

Effekt av föreslagna åtgärder (+):

Effekt av icke genomförda åtgärder (-):

Åtgärdspaket - Billigt ● När en offert accepteras av slutkund skickas offerten till

Vi rekommenderar ett införande av tydliga riktlinjer som säljare

Åtgärdspaket - ● IT-systemet ska ge en tydlig information med vilka

Förklaring Åtgärdspaket medelkostnad har en hög genomförbarheten då

Förklaring - Oförändrat IT-system

Förklaring - I verksamhetens nuvarande situation är arbetsuppgifterna

Paketets åtgärdsförslag kan realiseras över en tidsperiod om 3-6

Åtgärdspaket - Dyrt ● När en offert accepteras av slutkund skickas offerten till

Förklaring Åtgärdsförslag syftar till samtliga åtgärder som konsultgruppen

För att undvika de extrakostnader som snabba leveranser

Lagerstatus bör uppdateras direkt vid slutförd testning av

I nuläget är de separerade systemen en stor risk för

You might also like