ABC 有限公司

公司電腦化實施計劃建議書

呈交致 : 張大偉先生
總經理
 
 
提交者 : 王燕儀 – 行政部督導
  燕儀王 – 營業部督導

2022 年 11 月 22 日
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目錄
 .
 
公司概况及建議書簡介 ……………………………………………………..…..32.工作小組架構
………………………………………………………………………43.工作小組成員職責 ………
………………………………………………………..54.計劃目標 …………………………………
………………………………………….65.進度控制表 ……………………………………………
…………………………….76.人力資源管理及培訓計劃 ……………………..……………………
…………..87.領導及溝通模式 ……………………………………………………………………98.
 
跟進監控方法/紀律程序 ……………………………………………….……..附件：工作表現評核
表
2
 
公司概况
本 公 司 紮 根 香 港 2 0 年 ， 為 一 間 電 器 貿 易 公 司 ， 現 時 擁 有 6 間 門 市，
有 1 個 辦 公 室 及 2 個貨倉，員工人數 50 人。業務包括代理多間大型品
牌 家 庭 電 器 產 品 ， 提 供 優 質電器銷售及售後維修服務。為 拓 展 業 務 及 提 升 公 司
工 作 效 率 ， 本 公 司 準 備 推 出 全 新 A B C 電 器 e S h o p ， 帶 給 顧 客更佳網上一站
式便捷購物新體驗，亦為公司制訂一系列機制以提高營運效益。
建議書簡介
因應行業競爭激烈，為使公司變得更具效率，追趕時代腳步，全面電腦化，刻不
容緩。為此，本建議書會建議於
2021
年
4
月開始有以下策劃:策 略 性 計 劃   增 加 市 場 競 爭 力 ， 拓 展 國 內 市 場 作 準 備 中 期
計 劃   提 升 工 作 效 率 和 提 升 營 運 效 益 運 作 計 劃   全 面 實 行
電 腦 化 ， 以 1. 提升員工工作效率

 營業訂單、報表、文件及存貨資料都標準化及電子化 2. 提升營運收益

 網上銷售服務 3. 減底營運成本

 重新調配公司資源
3
 
工作小組架構工作小組成員職責
總經理
:
管理及監控整個計劃及工作小組
4
 理人 事 部 理 人 事 部 助 理 營 業 部 理 營 業
部 助 理
 
人事部
:
採購電腦系統及相關硬件，設計培訓計劃及人員培訓工作。
(
人事部助理需要對資訊技術有一定認識
)
營業部
:
將公司資料標準化及電子化及重新調配公司資源
(
營業部助理需要對資訊技術有一定認識
)
計劃目標
公司目標
實行電腦化，以提升員工工作效率，提升營運收益及減低營運成本
計劃目標
1.
於
2021
年
6
月
30
日前，將營業訂單、報表、文件及存貨資料都標準化及電子化。提 升 員
工 工 作 效 率 提 升 營 運 收 益 及
減 低 營 運 成 本

 確
保各種
報表一致，
各
單
位
容易溝通

 儲
存
在
電腦硬
碟
，減
少檔案儲
存
佔地空
間
)

 減
少
公文
紙張
，
企
業
的庶
務性成本
降
低
5
 
2.
於
2021
年
7
月
31
日前，人員
能
以電腦內
搜尋所
需文件，存貨資料及
能透過
系統
馬
上
掌握
存貨資訊。人員
能
對
傳
統銷售
的
營業訂單，產出相關電腦報表及表
格
。提 升 員 工 工 作 效 率 提 升 營
運 收 益 及 減 低 營 運 成 本

 隨
時
翻閱
資料及產出電腦報表及表
格
，
節省
人員時間

 可隨
時監控部門資訊，以便
督
導管理
3.
於
2021
年
9
月
15
日前，
完
成網上銷售服務，對網上銷售
的
營業訂單，產出相關電腦報表及表
格
。提 升 員 工 工 作 效 率 提 升 營
運 收 益 及 減 低 營 運 成 本

 增加銷售方法
4.
於
2021
年
9
月
30
日前，重新調配公司資源。提 升 員 工 工 作 效 率
提 升 營 運 收 益 及 減 低 營 運 成
本

 因減
少檔案佔地空
間，
能
減
少租
務
負擔

 因
節省
人員時間及工序，
能
減
省
人
手
進度控制表
(甘特圖)
項 目 主 要 負 責 人
4
月
5
月
6
月
7
月
8
月
9
月採購電腦系統及相關硬件人事部助將營業資料標準化及電子化營業部助設計培訓計
劃人事部培訓人員傳統銷售方法營業部培訓人員網上銷售方法營業部
6
 
跟進及改善培訓計劃人事部重新調配公司資源人事部
人力資源管理
項
目
負
責部門
負
責
專
人
條
件採購電腦系統及相關硬件人事部對電腦系統及硬件有一定
知
識
能與
系統公司交
換意見
將營業資料標準化及電子化營業部
熟悉
營業運作
能
有效率將公司資料
輸入
電腦系統中設 計 培 訓 計 劃 人 事 部 對培訓工作有經驗
能
定
立
有效率
的
培訓計劃人 員 培 訓 工 作 營 業 部 對培訓工作有經驗
能就
營業
環境
作出培訓
安排
跟進及
改善
培訓計劃人事部對培訓工作有經驗
能就
培訓實行時
改
進計劃及系統重新調配公司資源人事部
熟悉
公司資源
能
有效率將公司資源重新
檢視
及調配人
手
培訓計劃
7
 
由
於公司
是
中小型公司，
故
以
 
職訓
練
方式，展開下列培訓:

導
師
 
(4-5
 
月
 
)
 

電子化
學習
 

行
動學習
 

跟進及
改善
培訓
導師 Train the Trainer (4-5 月)
人事部於採購電腦系統時，應就公司現況及系統內容，設計培訓計劃。以各部門的督
導人員為培訓計劃的主要重點，培訓督導人員使他們日後回到各部門後作導師外，更
能有效於設計初期，收集意見，以便優化計劃
。電 子 化 學 習 ( 6 - 7 月 )
營業部應就實際營業環境，安排人員在導師的主導下，通過電腦作模擬系統教學，令
人員就自己在傳統銷售的經驗上，按模擬系統學習及熟習改革後的銷售系統。
行動學習 (8-9 月)
營業部應就實際營業環境，安排人員以小組形式，應用全新的網上銷售系統，透過在
傳統銷售系統中的相關經驗，來加快學習網上銷售系統，而導師會向各人提供協助。
跟進及
改善
培訓計劃
(6-8
月
)
人事部應就培訓的進度及意見，進行實時的改進，以令培訓計劃更有效。
8
 
領導模式
要
專注
客
戶真正的
需
求
由
於客
戶的
需
求
經
常
都
在改
變，產品推
廣必須
重
視
客
戶反饋
，
才
會有市場上
真正的
實銷，客
戶
有
滿意
度
才
會
持續
購
買
和使
用；
因此經營部領導
必須
培
養敏感
度，
貼切地
關
懷
客
戶
，
做好
客
戶
管理，有效
廣告
及
促
銷。
注意
經銷
商的庫
存及銷售
比例
走動
管理，
透過
市調，
傾聽
客
戶的聲音
作為採購新產品
研發的依據
。因為
潮流在
變，客
戶的
需
求瞬息千
變
萬
化，要
能掌握
關
鍵趨勢的
變
動
，
才能抓住
客
戶的心
。
熟悉
組
織
及業務推展
精髓
作為公司
的
部門經理
或主
管，
必須熟悉
組
織結
構，核
心價值
及工作
規範
，有效
的
溝通
協
調管
道
，
才能形
成有
績
效
的
業務
戰鬥團隊
。
代理人
賦權
制度
同
時要
做好
內部
教育
訓
練
，提升
每
一
位同仁的解決問題的
實力，和加
強危
機應變
的處
理
能
力，根
據
組
織特點
設
立規章
制度，
並
確
立各
部門職
位互
相
分
工，
明
確
各自的
責
任並互
相配
合
。
具備
判斷能
力
預測可能影響
業
績達
成
的
不
利
因
素
先
做好
有效
的替
代計
畫
，
這樣的風險
控管，
透過
有效率
的
工作進度追
蹤
，經營
績
效得以提升。
重
視
員工訓
練
持續
提供
專
業訓
練
，人
格特
質以及市場機制
反
應上有
健
全
的規範
，使員工有
正
確
的決
策和
判斷
對
錯的能
力。
溝通模式
策略性
思考
和
規
劃
公司
每
一年都有不
同的
年度計
畫
和目標，
當然
要有不
同的
策略
做
法
；
策略
正
確，相關
戰
術
才能
有效
靈活
運
用；
因此建議，經理
或主
管
舉
行
每週例
會，
檢視
經營成效以及策略
是否做
調整。
讓
經營
績
效和中
長
期
的藍圖
及
願景
相
互輝映
，
發揮
整體
的
經營
綜
效。
ZOOM
視
訊會議及
線
上培訓
 
Zoom
是
一
款功能強
大
的軟
體，
利用
低成本資源便
利
員工
之連結
。
安排線
上會議，提供內部
線
上培訓，
視
訊
是
一
種比音
訊更佳
與同
事交
流的
溝通方式，
它
提供
了
一個更
好的
溝通
渠道
。
9
 
鼓勵雙向
溝通
創造適當的環境來鼓勵
上
級
和下
屬之
間建
立
有建設性
的雙向
溝通，提高
互動
性。
鼓勵
員工提出
問題或
表
達自己的意見
有助於
他們感覺到被肯
定，進
而
提高
績
效和
犯
更
少的錯誤
。
制定工作表現評核表
提高公
平
及客
觀
標準
，
主
管應
接受足夠的指引
及訓
練去
進行評
估
，
員工亦有
權知道並參與
整個評核
過
程
，
並
提供上
訴
機制。
(
附件一：工作表現評核表
)
跟進監控方法
確立任務標準
能於指定時間及資源內完成任務
監測表現
部門督導需對人員表現作出評估，並總經理回報
比較標準及表現差距
部門督導需要定期檢視進度，總經理則需要檢視部門進度
糾正行動
部門督導就進度的不足向各別人員作糾正。而總經理則就部門進度的不足作糾正
項 目 標
準 表 現
評 估 的
例 子
採購電腦系統及相關硬件購入文件及存貨管理確保能於公司電腦內運作 1. 系統所使用
的預算 2. 系統的應用性及使用上的方便性設計培訓計劃所有督導人員都熟識系統所有
督導人員都熟識人員培訓的訓練系統 1. 督導人員對系統的熟識程度 2. 督導人員對訓練
系統的熟識程度將 營 業 資 料 標 準 營 業 訂 單 、 報 表 、 文 件 都
標 準 化   1 .   標 準 化 的 進 度
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化 及 電 子 化   舊 有 的 公 司 資 料 及 存 貨 資 料 電 子 化   2 .  
公 司 資 料 的 進 度 人 員 培 訓 工 作   人 員 都
熟 識 系 統   人 員 對 系 統 的 熟 識 程
度 重新調配公司資源能 減 少 1 0 % 的 租 務 負 擔 能節省工序，重新調配人手多出的
人手 1 .   減 少 的 租 務 2 .   節 省 的 人 手
 
督導需就以上的標準及表現進行比較，如發現有差距時，需作出糾正。1. 個別部門上，
部門在個別項目上，督導需進行持續的跟進及監控，及時作出糾正。2. 整體上，總經
理需要定期，就全面電腦化的整體進度進行跟進及監控，及在發現有差距時，進行調
節或糾正。3. 最後的跟進，在完成全面電腦化後，對整個計劃進行全面的檢視，以將可
進步的空間用於下次的計劃中。
 紀律程序
為增
強督
導
與
員工
的
溝通，公司將
透過
訂
立規則
，以
指
導員工應有
的
行為，使公司
的
運作不會因個人
的疏忽而
 
引
致不
良的結果
。
這套規則是
員工
的
行為
指
標，
如果
員工
違
反這
些
規則
 ，
督
導人員便需要對員工作出紀律
處分
。
 
明所犯
紀律
 討原
因
徵詢補救
建議
協商解決
方法作出
處
分
口頭警
告
以
口頭警
告
無
心之
失
對公司
影響
不大
的
初
犯
者，
例如
工作時不
集
中
精
神
、
亂放
工具
等
。管理人員應
明
確
指
出
所
違
反的規則
，
同
時
指
出
正
確
的
方法，
避免再
犯
。
警
告
信
 
警
告
信
適用
於員工
屢
犯
不重要
過
失
，以及
初
犯
一
些
比
較嚴
重
的過
失等
。
警
告
信
內容包括
犯企
業
向犯規
者
遣
責，給員工作出
適當的
輔
導，
希望
將
他
納
入正
軌
。
停
職
停
職
適用
於員工不理會書面
警
告
繼
續犯過；例如
嚴
重
失
職，導致
企
業
損失
，
或
不顧
安
全標準，
危
害其
他
員工
安
全
等
。
是
命令
犯規
員工
停止
工作一
段
時間
(
不
可
超
過
十四天
)
，
令其蒙
受
經
濟損失
。管理人員應
該
向
人事部報
告
員工
的過
失
及
犯規
情況
，經
研
訊會議得
到
批准
後，
話
公司
發
出通
告
，
同
時收
阻嚇
之
效。
 
 
 
辭退
 
辭退
是
最嚴
重
的
紀律
處分
，
適用
於
嚴
重
違
規
，
例如
偷竊
、
貪污等
。
附件：工作表現評核表
員工評核表
姓名
 
:
職
 
:
部門
:
請圈
出
適合的
評
分
：效率
1
不
滿意
2
需
改善
3
滿意
4
中上
5
卓越
對工作認識
1
不
滿意
2
需
改善
3
滿意
4
中上
5
卓越
組
織能
力
1
不
滿意
2
需
改善
3
滿意
4
中上
5
卓越
判斷
力
1
不
滿意
2
需
改善
3
滿意
4
中上
5
卓越
人
際
關
係
1
不
滿意
2
需
改善
3
滿意
4
中上
5
卓越
改善
建議
:
 2