FAKULTET ZA UPRAVU

Pridružena članica
UNIVERZITETA U SARAJEVU

PROJEKAT
SAJAM ZA ZAPOŠLJAVANJE NA FAKULTETU ZA UPRAVU

Autori:
Mersija Pozder
Mersid Hasečić
Halima Aljimi

Sarajevo, 2018. Godine

1
Sadržaj

UVOD / SAŽETAK ......................................................................................................................................3

PLAN UPRAVLJANJA PROJEKTOM ............................................................................................................4
1. PLAN OPSEGA POSLOVA.......................................................................................................................4
1.1. Uloge i odgovornosti .........................................................................................................................4
1.2. Definisanje obuhvata ........................................................................................................................5
1.3. Work Breakdown Structure...............................................................................................................6
WBS rječnik ....................................................................................................................................8
1.1. Plan sajma (metodologija organizovanja sajma) ............................................................................10
1.2. Animiranje zainteresiranih strana ...................................................................................................10
1.3. Organizacija sajma...........................................................................................................................11
1.4. Prezentacija rezultat........................................................................................................................12
1.5. Način provjere i kontrole obuhvata ................................................................................................12
2. PLANIRANJE AKTIVNOSTI, TRAJANJE I REALIZACIJE U VREMENU ......................................................13
2.1. Definisanje aktivnosti, slijed i trajanje .............................................................................................13
3. PLANIRANJE TROŠKOVA .....................................................................................................................14
3.1. Procjena i proračun troškova ..........................................................................................................14
4. PLANIRANJE KVALITETE ......................................................................................................................15
5. PLANIRANJE LJUDSKIH RESURSA ........................................................................................................16
5.1.Uloge i odgovornosti ........................................................................................................................16
5.2. Matrica odgovornosti ......................................................................................................................17
6. PLANIRANJE KOMUNIKACIJA ..............................................................................................................18
6.1. Stakeholderi ....................................................................................................................................18
6.2. Matrica moći/interesa sa zainteresiranim stranama ......................................................................19
6.3. Plan komunikacije............................................................................................................................20
7. PLANIRANJE UPRAVLJANJA RIZIKOM .................................................................................................21
7.1. Identifikacija rizika ...........................................................................................................................21
REGISTAR RIZIKA.................................................................................................................................22
8. PLANIRANJE I UGOVARANJE NABAVKE ..............................................................................................23
DODATAK - POVELJA PROJEKTA .............................................................................................................24
Identificiranje zainteresiranih strana .............................................................................................25
LITERATURA:...........................................................................................................................................27

2
UVOD / SAŽETAK

Osnovna ideja projekta je organizovanje Sajma za zapošljavanje na Fakultetu za javnu

upravu, s ciljem prezentacije mogućnosti zapošljavanja nezaposlenih sa područja Kantona
Sarajevo u firmama, javnim ustanovama, nevladinim organizacijama i udrugama na
području kantona. Takođe cilj je da se firme kroz direktne kontakte sa nezaposlenim
upozaju sa njihovim znanjima I sposobnostima i pruže im priliku za rad I dokazivanje.

U cilju povećanja stope zaposlenosti maldih neophodno je kontinuirano raditi na

uspostavljanju kontakata između poslodavaca, nezaposlenih i sagledavati potrebe privrede
za neophodnim kadrovima. Osim zapošljavanja određenog broja nezaposlenih sajam treba
iskoristiti za prikupljanje podataka o kadrovima koji su traženi na tržištu rada i prikupljene
podatke dostaviti kantonalnom zavodu za zapošljavanje i ministrastvu obrazovanja u svrhu
upisa na deficitarna zanimanja i organizacije prekvalifikacije nezaposlenih sa biroa rada.

Projekat obuvata područje kantona Sarajevo u smislu privrednih subjekata koji su

zainteresovani za učešće na sajmu i nezaposlenih lica i kantonalnog zavoda za
zapošljavanje. Predviđeno trajanje sajma je jedan dan.

3
 PLAN UPRAVLJANJA PROJEKTOM

1. PLAN OPSEGA POSLOVA

1.1. Uloge i odgovornosti

Ime Uloga Odgovornost

Fakultet za upravu Organizator sajma Za organizovanje i pomoć oko
organizovanja sajma
Mersija Pozder Voditelj projekta Operativno planiranje i vođenje projekta
(Snosi odgovornost za ostvarivanje
termina, zadaća i financijskih ciljeva u
okviru izvođenja projekta)

Mersid Hasečić Finansijski menadžer Upravljanje finansijama, finansijskim

tokovima, resursima, rizicima i propisima

Halima Aljimi Marketing menadžer Odnosi s javnošću i marketing

komuniciranje sa stakeholderima

Adnan Mujagić HR Menadžer Obezbjeđenje kadrova, provjera

kompetentnosti, upravljanje kadrovima

4
1.2. Definisanje obuhvata

Ovim projektom bi se organizovao sajam zapošljavanja u svrhu zapošljavanja nezaposlenih

sa područja svih osam općina Kantona Sarajevo. Na ovom sajmu bi poslodavci na svojim
štandovima imali priliku prezentirati svoju firmu ili obrt, izložiti kadrovske potrebe, obaviti
intervjue sa kandidatima, popuniti kadrovsku bazu podataka sa novim biografijama.

Ograničenja projekta su:

- Finansijska
- Raspoloživi prostor (prostor za postavljanje štandova)
- Ljudski resursi
- Komunikacije (WEB stranica, Facebook, ostali mediji)

Pretpostavke projekta su da će se uspostaviti stalni sistem organizovanja sajmova

zapošljavanja na Fakultetu za upravu u saradnji sa JU Služba za zapošljavanje Kantona
Sarajevo i Udruženja poslodavaca.
Kriterij uspjeha je implementiran projekat što podrazumijeva:
- Odziv privrednih subjekata na sajam,
- Odziv nezaposlenih
- Broj zaposlenih na sajmu
- Broj uspostavljenih kontakata između posodavaca i nezaposlenih
- Stepen aktuelizacije baze podataka o potrebama privrednih subjekata za kadrovima

5
 1.1.Formiranje tima

1.1.2. Izrada okvirnog plana sajma

1.1. Planiranje sajma

1.1.3. Angažovanje studenata volontera

1.2.1. Izrada prezentacije sajma (brošure)

1.3. Work Breakdown Structure

1.2.2. Izrada WEB i Facebook stranica

1.2.3. Prikupljanje podataka o zainteresiranim

stranama
1.2.4. Prvi kontakti sa zainteresiranim
stranama
1.2.Animiranje

1.2.5. Direktni kontakti i dogovori sa

zainteresiranih strana

zainteresovanim
1.2.6. Izrada konačnog spiska poslodavaca i
sponzora

1.2.7. Potpisivanje ugovora

6
SAJAM ZAPOŠLJAVANJA

1.3.1. Uređenje dvorane i postavljanje

informativnih pultova

1.3.2. Održavanje sajma

1.3.Organizacija sajma

1.4.1. Prikupljanje anketnih listića od učesnika

rezultata

1.4.2. Obrada anketnih listića

1.4.Prezentacija

1.4.3. Prezentacija rezultata sajma i zatvaranje

1.4.LOGIČKI OKVIR PROJEKTA

Interventna logika Objektivno mjerljivi Izvori i sredstva verifikacije Pretpostavke i rizici

pokazatelji uspjeha
Sveukupni cilj Povećati broj zaposlenih. Broj zaposlenih kroz Analiza podataka prikupljenih
aktivnosti na sajmu od poslodavaca učesnika
zapošljavanja. sajma.
Specifični ciljevi 1. Uspješno organizovati sajam. 1. Sajam održan? Obrađeni anketni listići Angažovanje službe za
projekta 2. Obezbijediti dovoljan broj učesnika 2. Broj poslodavaca prikupljeni od poslodavaca zapošljavanje i Udruženja
sajma, poslodavaca i nezaposlenih 3. Broj posjetilaca učesnika sajma i posjetilaca poslodavaca. Odziv
3. Uposliti što veći broj nezaposlenih 4. Broj zaposlenih sajma. poslodavaca i nezaposlenih.
4. Uspostaviti što veći broj kontakata 5. Ažuriranost baze Rizici su: nezainteresovanost
između poslodavaca i nezaposlenih podataka o zainteresiranih strana i slaba
5. Napraviti bazu podataka o strukturi nezaposlenim i traženim medijska pokrivenost
nezaposlenih i traženih zanimanja zanimanjima aktivnosti.

Očekivani 1. Učešće poslodavaca 1. 30 poslodavaca Evidencija prisutnih Što bolja obaviještenost

rezultati 2. Posjeta nezaposlenih
3. Što veći broj popunjenih anketnih
upitnika
Aktivnosti
1.1. Planiranje sajma
1.2. Animiranje zainteresiranih strana
1.3. Organizacija sajma
1.4. Prezentacija rezultata
2. 1500 posjetilaca poslodavca, evidencija broja
posjetilaca/nezaposlenih
Sredstva (Means) Troškovi
6 članova tima 1.860,00 KM Troškovi rada
članova tima.
6 članova tima 4.030,00 KM Troškovi rada
članova tima
6 članova tima + volonteri 775,00 KM Troškovi rada
članova tima + Najam
sportskee dvorane 960 KM
6 članova tima 930 KM Troškovi rada
članova tima,
poslodavaca i nezaposlenih o
održavanju sajma.
Preduslovi
Odluka Dekana o održavanju
sajma i formiran Tim za
realizaciju projekta.
Uspostavljeni kontakti sa
Službom za zapošljavanje
Kantona Sarajevo i
Udruženja poslodavaca.
Potpisani ugovori sa
poslodavcima o učešću na
sajmu. Iznajmljena dvorana.
Informisani nezaposleni o
održavanju sajma.
Završen sajam. Prikupljeni i
obrađeni anketni listići.

7
WBS rječnik

Nivo WBS Stavka Definicija / opis

kod
SAJAM Organizovanje sajma zapošljavanja na
0 1
ZAPOŠLJAVANJA Fakultetu Javne uprave

1 1.1. PLANIRANJE SAJMA Aktivnosti oko planiranja sajma zapošljavanja

1.1.1. FORMIRANJE TIMA Formiranje tima za realizaciju projekta

2

Na sastancima tima definisati okvirni plan

IZRADA OKVIRNOG realizacije projekto što podrazumijeva
2 1.1.2.
PLANA SAJMA potrebno vrijeme , resurse i budžet potreban
za realizaciju sajma.

ANGAŽOVANJE Obaviti razgovore sa zainteresiranim

1.1.3. STUDENATA studentima za volontiranje. Napraviti spisak
2
VOLONTERA volontera i podijeliti zaduženja.

ANIMIRANJE
Objašnjavanje svrhe i značaja održavanja
1.2. ZAINTERESIRANIH
1 sajma i očekivanih benefita.
STRANA

IZRADA Izraditi prezentaciju/brošuru u elektronskom

1.2.2. PREZENTACIJE/ obliku kroz koju će se poslodavci upoznati
2
BROŠURE sa svrhom održavanja sajma.

PRIKUPLJANJE Preko udruženja poslodvaca, Privredne

PODATAKA O komore i opštinskih organizacija prikupiti
2 1.2.3.
ZAINTERESIRANIM podatke o poslodavcima.
STRANAMA-
POSLODAVCIMA Na osnovu prikupljenih podataka o
PRVI KONTAKTI SA
poslodavcima i drugim zainteresiranim za
2 1.2.4. ZAINTERESIRANIM
učešće ili pomoć sajmu uspostaviti direktni
STRANAMA
kontakt

Obaviti direktne kontakte i razgovore sa

DIREKTNI KONTAKTI I
2 1.2.5. onima koji su izrazili spremnost da učestvuju
DOGOVORI
u sajmu ili da pomognu njegovo održavanje.

IZRADA KONAČNOG
Definisati konačni spisak učesnika sajma u
SPISKA
2 1.2.6. skladu sa izraženim interesom i
POSLODAVACA I
mogućnostima. Dostava obavijesti istim.
SPONZORA

8
 Potpisivanje ugovora/sporazuma oko
POTPISIVANJE
2 1.2.7. angažovanja protora za održavanje sajma,
UGOVORA
pultova, opreme, ljudi i sl..

1.3. ORGANIZACIJA SAJMA Aktivnosti oko održavanja sajma

1

Postavljanje putokaza. Raspoređivanje info

UREĐENJE DVORANE
2 1.3.1. pultova. Obezbjeđenje ostale infrastrukture.

Dočekivanje poslodavaca. Otvaranje sajma

ODRŽAVANJE SAJMA za posjetioce (nezaposlene). Pružanje
2 1.3.2.
pomoći posjetiocima.
PREZENTACIJA Aktivnosti oko prikupljanja podataka i analiza
1 1.4. REZULTATA podatak o uspješnosti sajma.
PRIKUPLJANJE Od svih učesnikasajma prikupiti anketne
2
1.4.1. ANKETNIH listiće koji sui m dati da popune.
LISTIĆA OD UČESNIKA
Posebno obraditi anketne listiće
OBRADA ANKETNIH
2 1.4.2. poslodavaca, a posebno posjetilaca i
LISTIĆA
pripremiti izvještaj sa rezultatima.

PREZENTACIJA Na sastanku tima prezentirati rezultate

2 1.4.3. REZULTATA održanog sajma i time završiti sve aktivnosti
I ZATVARANJE SAJMA vezane za sajam.

9
1.1. Plan sajma (metodologija organizovanja sajma)

1.1.1. Formiranje tima

Na osnovu odluke uprave fakulteta Dekan fakulteta je donio odluku o formiranju tima za
realizaciju projekta organizovanja Sajma zapošljavanja na Fakultetu javne uprave. Za
Rukovoditelja tima imenovana je Mersija Pozder koja će u skladu sa obimom i složenošću
projekta imenovati ostale članove time i dodijeliti im zaduženja.

1.1.2. Izrada okvirnog plana sajma (Plan upravljanja projektom)

Nakon Formiranja tima radi se okvirni plan održavanja sajma. Okvirni plan sajma sadrži
slijedeće elemente:
- Plan opsega poslova
- Planiranje aktivnosti, trajanje i realizacija u vremenu
- Planiranje troškova
- Planiranje kvaliteta
- Planiranje ljudskih resursa
- Planiranje komunikacija
- Planiranje upravljanja rizicima
- Planiranje i ugovaranje nabavke

1.1.3. Angažovanje studenata volontera

U cilju smanjenja troškova kao i upoznavanja studenata sa praktičnim radom neophodno je

obezbijediti 10 studenata za volonterski rad na organizaciji i realizaciji sajma zapošljavanja.
U tu svrhu član tima za ljudske resurse će oglasiti putem oglasne table potrebu za
volonterima obaviti razgovore sa zainteresiranim, izvršiti selekciju, upoznati odabrane
volontere sa njihovim zaduženjima i koordinirati njihov rad.

1.2. Animiranje zainteresiranih strana

Kako se sajam zapošljavanja u organizaciji Fakulteta javne uprave prvi put organizira
nephodno je ovom zadatku posvetiti posebnu pažnju jer od kvaliteta obavljanja ovog zadatka
ovisi uspješnost realizacije projekta.

1.2.1. Izrada prezentacije sajma (brošure)

U svrhu kvalitetnog upoznavanja sa terminom, sadržajem, svrhom, mjestom i formom sajma

uradit će se prezentacija (brošura) sajma u elektronskoj formi. Za izradu prezentacije
zaduženi članovi tima za marketing i IT podršku.

1.2.2. Izrada WEB i Facebook stranice

Radi lakšeg komuniciranja i predstavljanja sajma uradit će se WEB i Facebook stranica.

Osim prezentacije (brošure) sajma na WEB i Facebook stranici će se nalaziti i formulari za
prijavu na sajam, te opcija za postavljanje pitanja i davanje odgovora. Za izradu i ažuriranje
zaduženi članovi tima za marketing i i IT podršku.

10
 1.2.3. Prikupljanje podataka o zainteresiranim stranama

Obratiti se Udruženju poslodavaca Kantona Sarajevo sa molbom da nam dostae podatke o

potencijalnim učesnicima sajma i da članove udruženja obavijeste o održavanju sajma
zapošljavanja te da se putem WEB i Facebook stranice upoznaju sa podacima o održavanju
sajma i u koliko su zainteresirani apliciraju za učešće na sajmu.
Preko JU Služba za zapošljavanje kantona Sarajevo i njihovih ispostava u opštinama
kantona obavijestiti nezaposlene o održavanju sajma i uputiti ih da na WEB i Facebook
stranici mogu naći ostale informacije.
Osim poslodavaca stupiti u kontakte sa potencijalnim sponzorima i sredstvima medijskog
informisanja i ispitati mogućnost sponzorisanja.
Tim za realizaciju projekta će prikupljati i ažurirati sve podatke u svrhu kvalitetnije
organizacije sajma.

1.2.4. Prvi kontakti sa zainteresiranim stranama

Nakon prikupljenih podataka sa svim poslodavcima koji su izkazali potrebu za upošljavanjem

novih radnika kao i organizacijama koje su spremne pomoći u organizaciji sajma uspostaviti
prve kontakte i provjeriti njihovu spremnost za daljnu saradnju. Ovi kontakti treba da posluže
za trijažu najkvalitetnijih poslodavaca i sponzora sajma.

1.2.5. Direktni kontakti i dogovori sa zainteresiranim

Nakon obavljenih prvih kontakata i selektiranja najozbiljnijih poslodavaca i potencijalnih
sponzora sa svima obaviti direktne razgovore i utvrditi njihove potrebe za zapošljavanjem
nezaposlenih. Sa potencijalnim sponzorima utvrditi vrstu i obim sponzorstva.

1.2.6. Izrada konačnog spiska poslodavaca- učesnika i sponzora

Nakon analize svih prijavljenih odabrati 30 naj interesantnijih poslodavaca a u skladu sa

postavljenim kriterijima. Takođe definisati i spisak sponzora.

1.2.7. Potpisivanje ugovora

Sa odabranim učesnicima sajma i sponzorima potpisati ugovore o učešću odnosno

sponzoriranju sajma.

1.3. Organizacija sajma

1.3.1. Uređivanje dvorane i postavljanje informativnih pultov

Nakon što su definisani svi učesnici sajma treba pristupiti uređenju sportske dvorane za
potrebe sajma. Postaviti putokaze za kretanje do dvorane. Postaviti info pultove i na njih
postaviti nazive i logo firmi . Sve volontere upoznati sa njihovim zaduženjima u toku
održavanja sajma.

11
 1.3.2. Održavanje sajma

Projektni tim i volonteri treba da se okupe u 7 časova ispred sportske dvorane Amel Bećković
u Vogošći izvrše još jednom provjeru spremnosti za početak sajma. U 8 časova početi sa
prijemom poslodavaca i upućivanje na njihove info pultove kako bi mogli na vrijeme da
pripreme prospektni material, upitnike za zainteresirane nezaposlene. Svim poslodavcima
dostaviti upitnike u kojima će voditi evidenciju o posjetiocima njihovog pulta koji na kraju
sajma trebaju predate organizatoru. Na ulazu u dvoranu postaviti sto sa upitnicima za
posjetioce koji će popuniti i predate pri izlasku sa sajma volonteru koji će dežurti na izlazu. U
10 časova otvoriti sajam. Trajanje sajma je predviđeno do 16 časova istog dana.

1.4. Prezentacija rezultat

1.4.1. Prikupljanje anketnih listića od učesnika

Nakon izlaska svakog posjetioca zatražiti da popuni anketni listić koji je preuzeo prilikom
ulaska na sajam a od poslodavaca učesnika sajma pokupiti upitnike.

1.4.2. Obrada anketnih listića

Prikupljene anketne listiće od posjetilaca sajma i poslodavaca prikupiti i obraditi.

1.4.3. Prezentacija rezultata sajma i zatvaranje projekta

Rukovodialc tima prezentira rezultate obrađenih anketnih listića. Takođe prezentira da lisu
sve predviđene aktivnosti obavljene u definisanim rokovima kvalitetu i odobrenom budžetu.
Ovim se projekata definitivno zatvara.

1.5. Način provjere i kontrole obuhvata

Voditelj projekta će kontrolisati realizaciju obuhvata projekta kroz sastanke sa članovima

tima koji su zaduženi za pojedinačne aktivnosti. U cilju realizacije obuhvata projekta i
projektnih rezultata, projektni menadžer će pratiti da li se pojedinačne aktivnosti obavljaju u
skladu sa definisanim obuhvatom. Sama aktivnost potpisivanja ugovora sa učesnicima,
sponzorima, i ostalim koji pružaje usluge održavanja sajma biti će ključna aktivnost za
kontrolu obuhvata, jer od nje zavisi dalja realizacija aktivnosti, odnosno ukoliko su potpisani
ugovori sa svim planiranim učesnicima ispoštuju može se otpočeti sa konkretnim
aktivnostima. Kontrola pripremnih aktivnosti i samog održavanja sajma će se vršiti putem
periodičnih izveštaja članova projektnog tima. Prezentacija rezultata će bit ujedno i završni
izvještaj i pokazatelj uspješnosti realizacije projekta i rada projektnog tima.

12
2. PLANIRANJE AKTIVNOSTI, TRAJANJE I REALIZACIJE U VREMENU

2.1. Definisanje aktivnosti, slijed i trajanje

maj 2018 jun 2018

ID Task Name Start Finish Duration
3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29

1 SAJAM ZAPOŠLJAVANJA 3.5.2018 29.6.2018 42d

2 PLANIRANJE SAJMA 3.5.2018 18.5.2018 12d

3 Formiranje tima 3.5.2018 7.5.2018 3d

4 Izrada okvirnog plana sajma 7.5.2018 11.5.2018 5d

5 Angažovanje studenata volontera 14.5.2018 18.5.2018 5d

ANIMIRANJE
6 11.5.2018 15.6.2018 26d
ZAINTERESIRANIH STARNA
Izrada prezentacije sajma
7 11.5.2018 18.5.2018 6d
(brošure)

8 Izrada WEB i Facebook stranice 16.5.2018 21.5.2018 3d

Prikupljanje podataka o
9 17.5.2018 25.5.2018 7d
zainteresiranim stranama
Prvi kontakti sa zainteresiranim
10 21.5.2018 1.6.2018 10d
stranama
Direktni kontakti i dogovori sa
11 28.5.2018 5.6.2018 7d
zainteresiranim
Izrada konačnog spiska
12 6.6.2018 12.6.2018 5d
poslodavaca i sponzora

13 Potpisivanje ugovora 13.6.2018 15.6.2018 3d

14 ORGANIZACIJA SAJMA 18.6.2018 22.6.2018 5d

Uređivanje dvorane i postavljanje

15 18.6.2018 21.6.2018 4d
informativnih pultova

16 ODRŽAVANJE SAJMA 22.6.2018 22.6.2018 1d

17 PREZENTACIJA REZULTATA 22.6.2018 29.6.2018 6d

Prikupljanje anketnih listića od

18 22.6.2018 22.6.2018 1d
učesnika

19 Obrada anketnih listića 25.6.2018 27.6.2018 3d

Prezentacija rezultata sajma i

20 28.6.2018 29.6.2018 2d
zatrvaranje

13
3. PLANIRANJE TROŠKOVA

3.1. Procjena i proračun troškova

Red Naziv resursa Jedinica mjere Količina Jedinična cijena Ukupno (KM)
. (KM)
Br.
1. Mersija Pozder dan 42 30KM/dan 1260,00
2. Mersid Hasečić dan 42 25KM/dan 1050,00
3. Halima Aljimi dan 42 25KM/dan 1050,00
4. IT stručnjak dan 20 25KM/dan 500,00
5. Marketing dan 42 25KM/dan 1050,00
6. HR Menadžer dan 42 25KM/dan 1050,00
7. Volonteri (10 volontera) dan 5x10=50 0KM/dan 0,00
8. Najam sportske dvorane sat 12 80KM/sat 960,00
9. Troškovi prostora za rad tima dan 42 0,00 KM 0,00
10. Troškovi kancelarijskog materijala paušalno 0,00 KM 100,00
11. Ostali materijalni troškovi paušalno 2.000,00
UKUPNO 9020,00

14
4. PLANIRANJE KVALITETE

Plan upravljanja kvalitetom opisuje kako će se osiguravati kvaliteta unutar projekta. Plan
upravljanja kvalitetom treba da osigura da projekat ispuni zahtjeve zbog kojih se pristupilo
njegovoj realizaciji. Cilj je mjeriti ukupan učinak projekta pratiti rezultate i upoređivati ih sa
standardima postavljenim u procesu planiranja.
Uspjeh projekta u pogledu kvaliteta zahtijeva uključenost svih članova tima za realizaciju
projekta, ali odgovornost za njega leži na menadžmentu koji mora osigurati resurse koji su
potrebni za uspjeh.
Osnovni parametri koji se trebaju kontrolisati na ovome projektu su:
- Rokovi
- Trajanje aktivnosti
- Troškovi
- Tehnička oprema
- Medijska popraćenost
- Broj posjetilaca
- Broj poslodavaca

Uloge i odgovornosti u osiguranju kvaliteta

Red. Uloga u Odgovornost

Br. projektu
1. Rukovodilac Odgovoran za sve aspekte kvaliteta projekta
projekta
2. Finasijski Odgovoran da se sve aktivnosti odvijaju u okviru
menadžer planiranih troškova i da se projekat završi u
okviru odobrenog budžeta.
3. HR menadžer Odgovoran za angažovanje ljudstva u okviru
plana ljudskih resursa i kontrolu kompetentnosti
učesnika u realizaciji projekta.
4. Marketing Odgovoran za kvalitet provođenja marketinških
menadžer aktivnosti.

Kroz kontrolu kvaliteta vrši se proces nadziranja i bilježenja rezultata provođenja aktivnosti
kvalitete kako bi se procijenila učinkovitost i preporučile neophodne izmjene i poboljšanja na
slijedećim projektima.

15
5. PLANIRANJE LJUDSKIH RESURSA

5.1.Uloge i odgovornosti

R.br Uloga Odgovornost Autoritet Vještine

1. Voditelj Operativno planiranje i Najviši autoritet, Menadžerske vještine,
projekta vođenje projekta, upotpunosti donošenje sposobnost planiranja
odgovoran za uspješnu strateških organizovanja i
realizaciju projekta odluka nadziranja, izražene
komunikacijske
sposobnosti,
sposobnost
pregovaranja,
upravljanje rizicima.
2. Finansijski Upravljanju finansijama, Srednji Poznavanje finansijskih
menadžer finansijskim tokovima, operativni nivo, poslova, iskustvo u
resursima i rizicima, donošenje izradi budžeta i
odgovornost za pravilno operativnih analitičkih tabela,
korištenja budžeta, odluka na nivou upravljanje finansijskim
poštovanje svih lokalni svog tima; rizicima,
propisa i kontrolisanju odgovara
korištenja sredstava., izrada Voditelju
prijedloga potrebnog budžeta projekta
za realizaciju projekta.

3. HR Izrada plana upravljanja Srednji Upravljanje ljudskim

Menadžer ljudskim resursima, operativni nivo, resursima, vještine
osiguravanje implementacije donošenje motivacije,
HR strategije, upravljanje operativnih pregovaranja, empatija,
procesom regrutovanja, odluka na nivou poznavanje regulative o
pravnom i kadrovskom svog tima; radno-pravnim
politikom, organizuje odgovara odnosima,
najefikasnije korištenje ljudi. Voditelju organizacijske vještine
projekta
4. Marketing Izrada i implementacija Srednji Znanje iz oblati
menadžer marketing plana, odnosi s operativni nivo, marketinga,komunikacij-
javnošću i marketing donošenje ske vještine,
komuniciranje sa operativnih pregovaračke vještine,
stakeholderima, priprema odluka na nivou upravljanje rizicima.
brošura i WEB stranice svog tima;
odgovara
Voditelju
projekta

16
5.2. Matrica odgovornosti

Aktivnost Ljudski resursi

Mersija Mersid Halima HR IT Volonteri
Pozder Hasečić Aljimi
1.1.1. Formiranje tima A P P P
1.1.2. Izrada okvirnog plana
S P P P - -
sajma
1.1.3. Angažovanje
S P P A - -
studenata volontera
1.2.1. Izrada prezentacije
S P A P P -
sajma(brošure)
1.2.2. Izrada WEB i
S P R P A -
Facebook stranice
1.2.3. Prikupljanje
podataka o
zainteresiranim S P A P - -
stranama
1.2.4. Prvi kontakti sa
Zainteresiranim S A - - P
stranama
1.2.5. Dirktni kontakti i
dogovori sa S P A P P -
zainteresiranim
1.2.6. Izrada konačnog
spiska
S P P P P -
poslodavaca i
sponzora
1.2.7. Potpisivanje ugovora S P P P - -
1.3.1. Uređenje dvorane i
postavljanje
S P P A - P
informativnih
pultova
1.3.2. Održavanje sajma S P P P P P
1.4.1. Prikuplanje anketnih
S P A P P P
listića od učesnika
1.4.2. Obrada ankenih listića S P A P P P
1.4.3. Prezentacija rezultata
S P P P - -
sajma i zatvaranje

A – odgovoran;
P – učestvuje;
R – pregleda;
I – daje input;
S – odobrava

17
6. PLANIRANJE KOMUNIKACIJA
6.1. Stakeholderi
Stakeholder Interes stakeholdera na projektu
Kroz angažovanje svojih kadrova-
Fakultet javne studenata putem praktičnog rada
uprave provjeriti njihova dosada stečena
znanja i sposobnosti, a takođe dati
doprinos rješavanju problema
nezaposlenosti.
Ukljucivanje u sve važnije projekte
koji imaju za cilj da unaprijede i
Općina Vogošća poboljšaju kvalitetu življenja
stanovništva.
Uključivanje u projekte koji imaju za
JU Služba za cilj jačanje takmičarskog i sportskog
zapošljavanje duha i socijalizaciju svih ucenika.
kantona Sarajevo
Kroz sajam ispitati tržište rada,
Udruženje angažovati potreban broj kadrova koji jer od njihovog odziva i
poslodavaca im nedostaje.
Kroz sajam ispitati tržište rada,
Nezaposleni provjeriti potrebe za vlastitim
zanimanjem, mogućnost
prekvalifikacije, ostvariti kontakte sa
poslodavcima
Procjena uticaja
Jako veliki uticaj, jer od
kvaliteta njihovih
kapaciteta zavisi uspješnost
cjelokupnog projekta.
Veliki uticaj jer bez njihove
sveobuhvatne podrške
projekat nebi bio moguć, niti bi
se uspješno realizovao.
Jako veliki uticaj na projekat
jer bez njihovog ucesca
projekat nebi imao značaja.
Ima Veliki utjecaj na projekat Kroz održavanje sajma doći do kvalitetnih kadrova, utvrditi s kakvim kadrovima
tržište rada raspolaže i koji su deficitarni kadrovi.
pristupa zavisi uspjeh projekta.
Ima Veliki utjecaj na projekat
jer od njihovog odziva zavisi
uspjeh sajma
18
Potencijalne strategije za pridobijanje podrške ili izbjegavanje
prepreka
Prepreke se mogu javiti ukoliko se ne dovije adekvatna podrška ostalih
zainteresovanih za realizaciju ovoga projekta i ne shvati se značaj
problematike, kao i potencijalni benefiti od održavanja ovoga sajma.
Pridobijanje podrške se ogleda u uspješnoj prezentaciji našeg projekta i
specifičnih zahtjeva, koji prvenstveno imaju za cilj da da pomognu
osposobljavanju studenata koji se školuju u njihovoj općini i pomognu
rješavanju problema nezaposlenosti. Kroz uspješnu komunikaciju treba da
dokažemo da su naši i njihovi ciljevi zajednicki jer imaju isti interes – smanjenje
broja nezaposlenih.
Prepereke se mogu javiti ukoliko ne uvide znacaj, pa je prezentacija projekta i
komunikacija osnovna strategija. Pokazati da je naš cilj smanjenje
maloljetničke delikvencije koju možemo zajednicki realizirati kroz uključivanje
omladine u sport.
Kroz održavanje sajma pokušati naći radno mjesto, uspostaviti kontakte, vidjeti
mogućnost prekvalifikacije
6.2. Matrica moći/interesa sa zainteresiranim stranama
Visoka

Držati
Držati zadovoljnim Pažljivo upravljati
Pažljivo
Pažlivoupravljati
upravljati

Fakultet javne uprave

JU Služba za apošljavanje
Udruženje poslodavaca
Nezaposleni
Moć

Pratiti Informirati

Općina vogošća
Niska

Interes
Nizak Visok

19
6.3. Plan komunikacije

Stakeholder Cilj komunikacije Naziv dokumenta Format / Medij Kontakt osoba Rok

Fakultet javne Upoznavanje s situacijom , te Sedmični i mjesečni izvještaj Pisano- Hard copy Dekan Ponejeljak-
uprave implementacijom i realizacijom i završni izvještaj – koji sedmično,
planiranog. Upoznavanje s sadrži analizu planiranog i Prvi radni dan –
eventualnim odstupanjima od ostvarenog, kao i evenualna mjesečno,
planiranog. odstupanja. Završni izvještaj-
kraj projekta
Općina Upoznavanje s realizacijom plana Mjesečni i završni izvještaj. Pisano – Hard Pomoćnik Prvi u mjesecu,
Vogošća kao i ostvarenja postavljenih copy načelnika za Kraj projekta
ciljeva. privredu
JU Služba za Upoznavanje sa dinamikom Mjesečni izvještaj i završni Pisano –Hard copy Rukovodialc Prvi u mjesecu
zapošljavanje realizacije projekta . izvještaj E-mail službe Kraj projekta
kantona zapošljavanja
Sarajevo
Udruženje Upoznavanja o poduzetim Kontinuirana komunikacija. Telefonski Sekretar Po potrebi.
poslodavaca aktivnostima, razmjena podataka, Završni izvještaj kontakti, Dopisi, E- udruženja Kraj projekta
obezbjeđenje kvalitetnih učesnika mail.

Nezaposleni Informisanje o terminima Oglasi, WEB, Facebook, Nezaposleni Blagovremeno

održavanja i poslodavcima Palakati prije početka
učesnicima sajma. sajma

Mediji Obavijestiti zainteresirane Emisije, Oglasi Pisani i elektronski Urednici i novinari Kontinuirano
poslodavce i nezaposlene medij

20
7. PLANIRANJE UPRAVLJANJA RIZIKOM

7.1. Identifikacija rizika

Kao i kod svih planiranih aktivnosti, projektima ili organizovanim dešavanjima postoji rizik.
Rizik je uvijek prisutan oko nas. Konkretno u ovom projektu možemo naići na par rizičnih
područja, koja treba na vrijeme identifikovati i pripremiti mjere koje se trebaju poduzeti u
slučaju nastajanja posljedica izazvanih nekim rizikom. Da bi se sagledali svi mogući rizici tim
za realizaciju projekta je izvršio analizu svih mogućih rizika na ovom projektu kao što su
finansijski rizici, politički rizici, operativni rizici, strateški rizici. Kao osnova poslužio nam WBS
riječnik, jer on daje detaljan pregled svih aktivnosti. S tim u skladu urađen je Registar rizika.
Kroz cjelokupni projekat projektni tim će se redovno sastajati i analizirati odvijanje projekta i
mogućnost nastajanja novih nepredvidivih dešavanja koja bi mogla ugroziti sprovođenje
cjelokupnog projekta ili čak usporiti sprovođenje, na tim sastancima će se raspravljati i o
mogućim rizicima i mjerama za umanjenje utecaja tih rizika.
Rizik (R) je proizvod vjerovatnoće (V) nastavka opasnosti i težine nastale posljedice (P): R=
VxU brojčane vrijednosti i njihovo značenje za V i U su date sljedećoj tabeli:

Brojčana Vjerovatnoće (V) Utjecaj (U)

vrijednost
1 Gotovo nemoguće Bez posljedica/zanemarivo
2 Malo vjerovatno Male posledice
3 Moguće Srednji utjecj na rokove i troškove
4 Vjerovatno Veći utjecaj na rokove i troškove
5 Sigurno Moguć prekid projekta

Na osnovu provedene analize i utvrđenih kriterija urađen je Registar rizika.

Rizik se smatra prihvatljivim kada je R<12. Kada je rizik R≥12 poduzimaju se dodatne
mjere za njegovo ublažavanje.

21
 REGISTAR RIZIKA

Red. RIZIK
Br. (kratak opis) NIVO RIZIKA
Prihvatljiv
Vjerov- Utjecaj Ukupno ODGOVOR NA RIZIK da/ne
atnoća U R
V
1. Loša komunikacija između zainteresiranih Strogo se držati Plana komunikacija. Da
strana 3 3 9

2. Nedostatak sredstava Stalna kontrola troškova, kontinuirano tražiti Da

3 4 12 donacije i volontere.
3. Nedovoljan interes društvene zajednice 2 2 4 Kontinuirano animirati . Da

4. Nedovoljan broj poslodavaca 2 5 10 Sa svim odabranim poslodavcima potpisati Da

ugovor i tražiti garanciju za učešće.
5. Nedovoljan broj posjetilaca/nezaposlenih 2 5 10 Preko Ju Služba za zapošljavanje i medija Da
obavještavati nezaposlene o sajmu.

22
8. PLANIRANJE I UGOVARANJE NABAVKE

Nakon definisanja opsega i ograničenja projekta izrade WBS-a, neophodno je sagledati sve potrebe za
nabavkom roba i usluga. Svi članovi sa svoga aspekta trebaju iskazati svoje potrebe za robom i
uslugama. Rukovodilac tima i menadžer za finansije će u okviru raspoloživih sredstava i planiranog
budžeta ugovora odobriti plan nabake potrebnih roba i usluga. Nabavka se vrše u skladu sa
slijedećim postupkom:

Uloge i odgovornosti:
Uloga u timu Odgovornost
1. Rukovodilac projekta Odobravanje plana nabavki i pojedinačnih
nabavki, potpisuje ugovore
2. Finansijski menadžer Odobrava finansijska sredstva i kontroliše
budžet, parafira ugovore.
3. Marketing menadžer Radi plan nabavki, nabavlja, priprema ugovore i
narudžbenice.

Standardna dokumenta nabavke:

- Upit za ponudu
- Ugovor/narudžbenica

Tipovi ugovora:
- Ugovor o nabavci roba i usluga
- Narudžbenica

Osiguranje ugovora:
- Garancije za isporuku
- Tehničke garancije

Kriteriji za nabavku:
- Cijena
- Rok isporuke
- Uslovi plaćanja
- Kvalitet isporuke
Ograničenje nabavke:
- Sredstva odobrena budžetom
- Kvalitet usluge

23
DODATAK - POVELJA PROJEKTA

Povelja projekta

Naziv projekta SAJAM ZA ZAPOŠLJAVANJE NA FAKULTETU ZA

UPRAVU

Svrha projekta ili opravdanje Povećanje broja uposlenih, sagledavanje strukture

Mjerljivi ciljevi projekta i stim
povezani kriteriji uspjeha
Općeniti zahtjevi
Općeniti opis projekta,
svojstva proizvoda
potrebnih kadrova privredi, ispitivanje mogućnosti
prekvalifikacije, smanjenje broja odlazaka mladih u
inostrastranstvo.
30 Poslodavaca
1500 posjetilaca
Zaposlenje određenog broja nezaposleni
prerastanje Sajma u tradicionalni
Obraćanje Udruženju poslodavaca i JU Služba za
zapošljavanje Kantona Sarajevo, u cilju pomoći oko
organizovanja sajma.
Realizacija Sajma zapošljavanja u organizaciji Fakulteta
javne uprave.

Sažetak kalendara kontrolnih Iniciranje održavanja sajma ,

tačaka Prezentacija sajma zainteresiranim stranama prvenstveno
Udruženju poslodavaca i JU Služba za zapošljavanje
Kantona Sarajevo,
Organizacija sajma
Prezentacija rezultata sajma
Sažetak budžeta Sredstva za održavanje sajma obezbijediti od pomoći
Udruženja poslodavaca, JU Služba za zapošljavanje
Kantona Sarajevo, sponzora, materijalna sredstva prostor
od Fakulteta javne uprave
Zahtjevi za odobrenje Zahtjevi Udruženju poslodavaca, JU Služba za
projekta (što čini uspjeh, ko o zapošljavanje Kantona Sarajevo, Općina vogošća
tome odlučuje, ko potpisuje)
Dodijeljeni voditelj projekta, Mersija Pozder/Projekt menadžer Visok nivo odgovornosti i
nivo odgovornosti i ovlaštenja ovlaštenja.

Ime i odgovornost Dekan fakulteta javnne uprave

osobe/osoba koje odobravaju
projektni dokumentaciju

24
Identificiranje zainteresiranih strana

Identifikacijske informacije zainteresiranih strana

Ime Fakultet javne uprave
Organizacijska pozicija Obrazovna ustanova
Lokacija Vogošća
Uloga na projektu Organizator
Kontaktne informacije 033/123 456
Informacije iz procjenjivanja
Glavni zahtjevi Omogućiti organizaciju sajma
Glavna očekivanja Doprinijeti rješavanju problema nezaposlenosti
Potencijalni utjecaj na Uticaj na projekat jako veliki jer svojim kapacitetom i
projektu sredstvima treba da osigura uspješno sprovođenje projekta.
Faza u životnom ciklusu za Fazu implementacije planiranog – odnosno početak i
koju su najviše zainteresirani realizacija sajma
Klasifikacija zainteresiranih strana
Unutaranja/vanjska Unutrašnja
Podupire, neutralan, opire se Podupire projekat
itd.

Identifikacijske informacije zainteresiranih strana

Ime Udruženje poslodavaca
Organizacijska pozicija Udruženje
Lokacija Sarajevo
Uloga na projektu Učesnici i suorganizatori
Kontaktne informacije Sekretar udruženja 061-123-456
Informacije iz procjenjivanja
Glavni zahtjevi Učešće članova udruženja
Glavna očekivanja Pronalazak kvalitetnih radnika
Potencijalni utjecaj na Uticaj je veliki jer svojim učeščem osiguravaju održavanje
projektu sajma.
Faza u životnom ciklusu za Zainteresovani su za sve faze sajma.
koju su najviše zainteresirani
Klasifikacija zainteresiranih strana
Unutaranja/vanjska Vanjska
Podupire, neutralan, opire se Podupire
itd.

25
 Identifikacijske informacije zainteresiranih strana
Ime JU Služba za zapošljavanje Kantona Sarajevo
Organizacijska pozicija Javna ustanova
Lokacija Sarajevo
Uloga na projektu Učesnici i suorganizatori
Kontaktne informacije Rukovodilac službe za zapošljavanje 033 123 456
Informacije iz procjenjivanja
Glavni zahtjevi Učešće u organizaciji i promociji sajma
Glavna očekivanja Pronalazak kvalitetnih radnika
Potencijalni utjecaj na projektu Uticaj je veliki jer svojim učeščem osiguravaju održavanje sajma.

Faza u životnom ciklusu za koju Zainteresovani su za sve faze sajma.

su najviše zainteresirani
Klasifikacija zainteresiranih strana
Unutaranja/vanjska Vanjska
Podupire, neutralan, opire se Podupire
itd.

Strategija upravljanja zainteresiranim stranama

Zainteresirane strane Interes(i) Procjena uticaja Potencijalne strategije za

zainteresirane strane dobivanje podrške i
na projektu smanjivanje prepreka
Fakultet javne uprave Pomoć u zapošljavanju Jako veliki Uspješno pregovaranje i
nezaposlenih, prezentacija ideje o
prerastanje sajma u održavanju sajma.
tradicionalni.
Udruženje poslodavaca Sagledavanje tržišta Jako veliki Promocija kapaciteta članica
rada i potencijala kod udruženja, pružanje podrške
zapošljavanja u organizaciji sajma

JU Služba za Upošljavanje Jako veliki Kontinuirano proširivati svoju

zapošljavanje Kantona nezaposlenih, ulogu u zapošljavanju
Sarajevo uspostavljanje nezaposlenih kroz vidove
direktnog kontakta direktnih kontakata
poslodavaca i nezaposlenih i poslodavaca.
nezaposlenih.

26
LITERATURA:

- Project Management Institute, 2011, VODIČ KROZ ZNANJE O UPRAVLJANJU PROJEKTIMA

(Vodič kroz PMBOK)- četvrto izdanje , Izdavač MATE- Zagreb,
- Cynthyia Stackpole Snyder, 2013, A PROJECT MANAGER’S BOOK OF FORMS, Izdavač WILEY –
USA
- Radovan Avlijaš, 2009, UPRAVLJANJE PROJEKTOM- UPRAVLJANJE RIZIKOM NA PROJEKTU,
Izdavač Univerzitet Singidunum, Beograd.

27