PROSES KERJA

Aktiviti 1: Pengurusan Data

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Mengeluarkan arahan
1. GB untuk mengumpul data PK(P)
yang diperlukan
PK(PTG) Mengumpul data dari GAB
2. GAB
yang berkaitan
Memasukkan data /
menggabungkan data
3. PK(PTG) GAB
yang dikumpul (sekiranya
perlu)
Melaksanakan verifikasi PK(P)/GAB
4. GB
dan validasi data
Membuat pengesahan ke
PK(P)/GAB
5. GB atas data yang telah
disemak dan dikemaskini
Menganalisis data dan
6. PK(PTG) menyediakan laporan GAB
berdasarkan keperluan
Membentangkan laporan GAB
7. PK(PTG)
dalam mesyuarat
Membuat tindakan susulan
(tindakan pembetulan,
PK(PTG)/ pencegahan dan
8. PK(P)
GAB penambahbaikan)
berdasarkan keputusan
mesyuarat.
Menyediakan laporan GAB
9. PK(PTG)
tindakan susulan
Membuat pengesahan ke
GPK/GAB/
10. GB atas laporan yang telah
PM
dikemaskini
11. AKP Rekod dan dokumentasi GB
PROSES KERJA

Aktiviti 2: Pengurusan Strategik

PEGAWAI LAIN YANG UNDANG-UNDANG,

TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA HUBUNGAN/ PERATURAN DAN
JAWAB
DIRUJUK PUNCA KUASA

Menubuhkan Jawatan
1 GB Kuasa Perancangan PK PEKELILING
Strategik KEMAJUAN
PENTADBIRAN AWAM
Mengenal pasti isu BILANGAN 2 TAHUN
2 GB PK
strategik sekolah 2005

Menetapkan matlamat Garis Panduan Bagi

3 GB PK
sekolah Mewujudkan Petunjuk-
Petunjuk Prestasi
Analisis persekitaran Utama Atau Key
4 Jawatankuasa GB/ PK/ GAB
(SWOT) Performance Indicators
(KPI) dan
Penyediaan Perancangan
Melaksanakan
5 Jawatankuasa Strategik, Pelan Taktikal GB/ PK/ GAB Pengukuran Prestasi di
dan Pelan Operasi Agensi Kerajaan
Kelulusan Perancangan
6 GB Strategik, Pelan Taktikal PK
dan Pelan Operasi
PK (PTG) Pelaksanaan Pelan
7 GB/ PK
/GAB Operasi
Melaksanakan kajian
8 GB semula dan menambah PK
baik
Mendokumentasikan
9 Jawatankuasa GB
Perancangan Strategik.
PROSES KERJA

Aktiviti 3: Mengurus Kewangan Sekolah

PEGAWAI
UNDANG-
LAIN YANG
TANGGUN UNDANG,
BIL PROSES KERJA ADA
G JAWAB PERATURAN DAN
HUBUNGAN
PUNCA KUASA
/ DIRUJUK
Melantik Jawatankuasa
1. GB Pengurusan Kewangan dan PPD
Akaun (JPKA)
Menyedia agihan tugas dan
2. PK(PTG) tugas JK dan carta GB
organisasi.
Menentukan anggaran
3. PK (PTG) GB
perbelanjaan tahunan
Mengesahkan anggaran
4. GB PPD
perbelanjaan tahunan
Melaksanakan Mesyuarat
5. GB JPKA sekurang-kurang 4 kali PPD
setahun
Pengagihan waran
6. GB PPD A. Perintah Am
peruntukan
B. Akta Acara
Menerima waran peruntukan
Kewangan
PK (PTG), dan membuat perancangan
7. GB C. Arahan
KP, KP perbelanjaan melalui
mesyuarat Perbendahar
Membuat pembelian aan
PK (PTG) , D. Surat-surat
8. berdasarkan keputusan GB
KP, KP Pekeliling
mesyuarat
Mengawal dan menyemak berkaitan
pemberian per kapita (PCG),
gaji guru dan staf sokongan,
9. PK (PTG) rekod akaun, laporan GB
penyata kewangan dan
punca-punca kewangan
SUWA dan Kerajaan
Menyedia dan membentang
PK (PTG),
10. laporan prestasi kewangan GB
KP, KP
dalam mesyuarat JPKA
GPK, KP,
11. Tindakan susulan jika perlu GB
KP
Merekod dokumen ke dalam
12. AKP GB
fail
PROSES KERJA

Aktiviti 4 : Pengurusan Aduan

PEGAWAI
LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB PUNCA KUASA
HUBUNGAN/
DIRUJUK

1. PK HEM Menerima dan GB

merekod aduan
Mengeluarkan surat
2. GB/PK (PTG) akuan terima (SAT) PK/GAB
kepada pengadu.
Menyalurkan aduan
3. GB kepada pihak PK/GAB
berkaitan.
PK (PTG)
4. Menjalankan siasatan GB
/KP/GAB
PK (PTG) Melaporkan hasil
5. GB
/KP/GAB siasatan .
PK (PTG)
6. Menyediakan ulasan. PK
/KP/GAB

7. GB Mengesahkan laporan PK/KP/GAB

Menghantar keputusan
PK (PTG) siasatan aduan
8. bersama Borang GB
/KP/GAB
Maklum Balas kepada
pengadu
Menyediakan analisis
9. KP/GAB aduan setiap bulan PK
dan dilaporkan dalam
mesyuarat pengurusan

10. GAB/PT Rekod dan GB

dokumentasi
 PROSES KERJA

Aktiviti 5: Mengurus infrastruktur dan persekitaran

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
Melantik Jawatankuasa bagi
1. memastikan infratstruktur dan
GB PK (PTG)
1 persekitaran berada dalam
keadaan yang baik
Memberi arahan
PK (PTG)
1. GB melaksanakan pemantauan
/KP
secara berkala
Menyediakan jadual
2. PK HEM GB
pemantauan
Melaksanakan pemantauan
3. AJK PK (PTG)/KP
secara berkala
Sekiranya ada aduan/isu
tindakan segera perlu diambil Pegawai
4. AJK
bagi menyelesaikan Aduan
aduan/isu tersebut
Menyediakan laporan dan
PK (PTG)
5. AJK dibentangkan dalam
/KP
mesyuarat pengurusan
Membuat tindakan susulan
PK (PTG)
6. PK HEM berdasarkan laporan yang
/KP
telah dibentangkan
PK (PTG)
7. AKP Rekod dan dokumentasi
/KP
 PROSES KERJA

Aktiviti 6: Pengurusan Penilaian dan Pentaksiran Murid / Program / Aktiviti

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
PK(P) / PK
1. GB Arahan pelaksanaan program
Petang
A. PERANCANGAN
2. PK(P)/ PK KP
Petang
Menyediakan kertas kerja/
pelan tindakan yang
mempunyai keperluan minimum
seperti berikut :

a) Tajuk,
b) Tarikh, Masa, Tempat
c) Kumpulan Sasaran
d) Objektif
e) KPI (Indikator Output dan
Outcome)
f) Implikasi Kewangan (Bajet)
g) Jawatankuasa Program
h) Strategi Pelaksanaan /
Jadual / Pengisian Program
3. PK(P) / PK Menentukan kaedah KP
Petang pemantauan berdasarkan salah
satu dari kaedah berikut :
a) Pelaporan Jawatan kuasa
Instrumen
b) Pengumpulan Data
c) Soal selidik
d) Temu bual
e) Semakan dokumen
4. GB Mendapatkan kelulusan PK(P)/ PK
daripada GB Petang
5. PK(P) / PK Melaksanakan mesyuarat / GAB / AKP
Petang perbincangan jawatan kuasa
B. PELAKSANAAN
6. GAB Melaksanakan program seperti KP / GAB / AKP
yang telah dirancang
C. PEMANTAUAN DAN
PENGUKURAN
Melaksanakan pemantauan dan
7. PK (P)/ PK pengukuran KP / GAB / AKP
Petang a) Pelaksanaan program
b) Pencapaian KPI

8. KP / GAB Menyediakan laporan program PK(P) / PK

setelah program selesai. Petang
 D. KEBERKESANAN
9. GB PK(P) / PK
Kajian semula; Petang / KP /
Menjalankan mesyuarat post GAB
mortem untuk mengenalpasti
kekuatan dan kelemahan
pelaksanaan program.
10. PK (P)/ PK Membuat tindakan susulan GAB
Petang berdasarkan keputusan
mesyuarat post mortem.

11. GAB Penilaian prestasi;

PK (P)/ PK
Melaksanakan penilaian Petang / KP
prestasi ke atas kumpulan
sasar untuk melihat
keberkesanan pelaksanaan
program.
12. PK(P) / PK Membentangkan laporan KP / GAB
Petang penilaian prestasi dalam
mesyuarat.

13. KP / GAB Membuat penambahbaikan PK (P)/ PK

berdasarkan keputusan Petang
mesyuarat.
14. KP/ GAB Merekod dan mendokumentasi. GB/GPK
PROSES KERJA

Aktiviti 7: Mengurus jaringan dan hubungan luar

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
Mengenal pasti agensi-agensi yang
1. GB dapat berkerjasama dengan pihak PK/KP
sekolah
Mengadakan mesyuarat awal bersama
GB dan PK agensi luar / PIBG untuk
2. PIHAK LUAR
(PTG) membincangkan program yang
memberi impak kepada sekolah
Memberi arahan untuk melaksanakan
3. GB PK
program

Menerima arahan untuk melaksanakan

4. PK (PTG) GB
program

Menyediakan kertas kerja bagi setiap

5. GAB PK
program yang dirancang

Mendapatkan kelulusan kertas kerja

6. PK (PTG) PK/KP
daripada GB

Melaksanakan aktiviti mengikut

7. GAB PK/KP
prosedur

Menyediakan laporan setiap aktiviti

8. GAB PK/KP
yang dilaksanakan
Mengadakan mesyuarat post mortem
9. PK (PTG) bagi mengenal pasti keberkesanan GB
aktiviti-aktiviti yang telah dilaksanakan

10. GAB Rekod dan dokumentasi PK/KP

PROSES KERJA

Aktiviti 8 : Mengurus Pentadbiran Pejabat - Aset

PEGAWAI
TANGGU LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
NG PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
BIL. JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Mengurus pelantikan Pegawai Aset,
1. GB Pegawai Pemeriksa Aset dan PPD 1PEKELILING
Lembaga Pemeriksa Pelupusan. PERBENDAHARA
Pegawai Penerima Aset menerima AN (1PP):
2. GAB aset bersama dokumen lain dan PT Pengurusan Aset
menyemak butiran dalam dokumen.
Memeriksa, mengira, menimbang,
mengukur dan menguji aset seperti
GAB dalam senarai bagi memastikan aset
3. GB
menepati spesifikasi. (Pemeriksaan
teknikal oleh pegawai bertauliah jika
perlu).
Menyediakan laporan penerimaan jika
4. GAB terdapat perkara yang tidak GB
memenuhi spesifikasi.

Daftar aset dalam tempoh 2 minggu

5. GAB GAB
dari tarikh penerimaan.

Menyediakan senarai daftar aset

6. GAB (Harta Modal / Aset Alih Bernilai PT
Rendah).
Menanda pengenalan aset (melabel/
7 PT mengecat/ mencetak timbul) dengan GAB
“Hak Kerajaan Malaysia”
Menempatkan Aset / Mengemaskini
8 GAB PT
penempatan aset.
Merekod dan mengawal pergerakan
9 PT GAB
aset.

10 GAB Mengemaskini senarai aset. PT

11 GAB Memeriksa kerosakan aset (jika ada). PT

Pemeriksaan aset sekurang-

kurangnya sekali dalam setahun dan
12 GB mengemukakan Laporan GAB
Pemeriksaan Aset kepada Ketua
Jabatan.
Mengadakan Mesyuarat JK
Pengurusan Aset Alih Kerajaan
13 GB (JKPAK) sekurang-kurangnya 4 kali GAB
setahun atau sekali dalam tempoh
tiga (3) bulan.

PROSES KERJA
Aktiviti 9 : Mengurus Pentadbiran Pejabat – Perolehan
(a) Perolehan Terus

PEGAWAI
TANGG LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
BIL. UNG PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Membuat permohonan perolehan GPK/ GPK
1. PT 1PEKELILING
berdasarkan keperluan. Petang/ GAB
Meluluskan permohonan PERBENDAHARA
GPK/ GPK AN (1PP):
2. GB perolehan jika peruntukan
Petang Perolehan
mencukupi.
Memilih pembekal yang berdaftar Kerajaan
dengan organisasi atau pembekal
PT yang berkelayakan jika pembekal 1PEKELILING
3. GB PERBENDAHARA
berdaftar tidak mempunyai
kemampuan membekal perolehan AN (1PP): Tadbir
tersebut. Urus Kewangan
Mengemukakan permohonan
4. PT GB
untuk kelulusan.
Membuat permohonan melalui
5. PT GB
sistem.
Mengeluarkan Pesanan
6. PT GB
Tempatan/ Inden.
Menerima dan mengesahkan GPK/ GPK
7. GB perolehan bekalan/ perkhidmatan/ Petang/
kerja. GAB/ PT
8. PT Memproses pembayaran. GB
GPK/ GPK
9. PT Menilai prestasi pembekal. Petang/
GAB/
GPK/ GPK
Menyediakan analisis prestasi
10. PT Petang/
pembekal.
GAB/
Melaporkan laporan prestasi
11. PT GB
pembekal.
Mengemaskini senarai pembekal
12. PT GB
berdasarkan prestasi semasa.
13 PT Rekod dan dokumentasi GB

PROSES KERJA

Aktiviti 9 : Mengurus Pentadbiran Pejabat – Perolehan

(b) Perolehan melalui sebut harga (Perolehan bernilai melebihi
RM20,000 hingga RM50, 000)
 PEGAWAI
TANGG LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
BIL. UNG PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Mewujudkan permintaan sebut
harga seperti berikut: 1PEKELILING
a. Menyediakan dokumen PERBENDAHARA
sebut harga. AN (1PP):
1. GB
b. Membuat pelawaan sebut
PPD / JPN
Perolehan
harga. Kerajaan
c. Menerima tawaran sebut
harga. 1PEKELILING
Membuat keputusan pemilihan GPK / GPK PERBENDAHARA
2. GB AN (1PP): Tadbir
dan pengesahan sebut harga. Petang
GPK / Memaklumkan keputusan sebut Urus Kewangan
3. GPK harga kepada pembekal yang GB
Petang berjaya.
Mengeluarkan Pesanan
4. PT Tempatan/ Inden/ Dokumen GB
Kontrak.
Menerima dan mengesahkan
5. GB perolehan bekalan/ perkhidmatan/ PT
kerja.
Mengurus pembayaran. GB
6. PT
Menilai prestasi pembekal. GB
7. PT
Menyediakan analisis prestasi
8. PT pembekal. GB

Melaporkan laporan prestasi

9. PT pembekal. GB

Mengemaskini senarai pembekal

10. PT berdasarkan prestasi semasa GB

11. PT Rekod dan dokumentasi GB

 PROSES KERJA

Aktiviti 9 : Mengurus Pentadbiran Pejabat – Perolehan

(b) Perolehan melalui sebut harga (Perolehan bernilai melebihi RM50,000
hingga RM500, 000)

PEGAWAI
TANGG LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
BIL. UNG PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Mewujudkan permintaan sebut harga
seperti berikut: 1PEKELILING
● Menyediakan dokumen sebut
1. GB
harga.
PPD /JPN PERBENDAHAR
● Membuat pelawaan sebut harga. AAN (1PP):
● Menerima tawaran sebut harga. Perolehan
Meluluskan permintaan sebut harga Kerajaan
melalui mesyuarat pembukaan sebut
2. GB harga. PPD / JPN
● Surat lantikan jawatankuasa
1PEKELILING
● Dokumen PERBENDAHAR
Mendapatkan kelulusan teknikal dan AAN (1PP):
kewangan seperti berikut: Tadbir Urus
a. perolehan bekalan dan Kewangan
perkhidmatan:
3. GB PPD/ JPN
i. penilaian teknikal
ii. penilaian Kewangan
b. perolehan kerja, hanya satu
penilaian sahaja dibuat.
Membuat keputusan pemilihan dan
pengesahan sebut harga. .
4. GB PPD/ JPN
● Surat lantikan jawatankuasa
● Minit mesyuarat pemilihan
Memaklumkan keputusan sebut harga
5. GB PPD/ JPN
kepada pembida yang berjaya.
Mengeluarkan Pesanan Tempatan/
6. GB GB
Inden/ Dokumen Kontrak.
Menerima dan mengesahkan
7. GB perolehan bekalan/ perkhidmatan/ PPD / JPN
kerja.
8. PT Mengurus pembayaran. GB

9. PT Menilai prestasi pembekal. GB

Menyediakan analisis prestasi
10. PT GB
pembekal.
Melaporkan laporan prestasi
11. PT GB
pembekal.
Mengemaskini senarai pembekal
12. PT GB
berdasarkan prestasi semasa
13. PT Rekod dan dokumentasi GB

PROSES KERJA
Aktiviti 10 : Pengurusan Perhubungan Pelanggan

PEGAWAI
LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB
HUBUNGAN PUNCA KUASA
/ DIRUJUK
MAKLUMBALAS
PELANGGAN (Luar)
1. Akta Pendidikan
1. GB Menubuhkan jawatan kuasa PK / PK 1996 (Akta 550)
pengurusan maklum balas. Petang 2. Pelan
Pembangunan
2. PK Petang Menyediakan borang maklum GAB Pendidikan
balas pelanggan Malaysia 2013 –
2025
3. GB Menyediakan Peti Cadangan/ GPK 3. Pekeliling
Maklum Balas Pelanggan di Kemajuan
tempat yang sesuai dan Perkhidmatan
berkunci Awam Bilangan 1
Tahun 2008:
4. PK / PK Petang Menyemak dan menganalisis GAB Panduan
maklum balas pelanggan Pengurusan
setiap bulan Perhubungan
Pelanggan
5. PK / PK Petang Membentangkan analisis GB
dalam mesyuarat pengurusan
untuk tindakan susulan.
TAHAP KEPUASAN GURU
DAN STAF (Pelanggan
Dalam)

6. PK / PK Petang Menyedia dan mengedar GAB

Borang Tahap Kepuasan
guru dan Staf sekurang-
kurangnya 1 kali setahun.

7 PK / PK Petang Menyediakan laporan analisis GB

tahap kepuasan guru dan
staf untuk dibentang dalam
mesyuarat pengurusan

8 GB Membuat tindakan pembetulan PK / PK

dan penambahbaikan yang telah Petang
diputuskan dalam mesyuarat
pengurusan

9 PK / PK Petang Menyerahkan tindakan GAB

pembetulan dan
penambahbaikan kepada Pihak
Pengurusan

14 PK / Petang Merekod dan GAB

mendokumentasi

PROSES KERJA
Aktiviti 11 : Pengurusan Mesyuarat

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
● PEKELILING
1. Menentu dan mengeluarkan surat TRANSFORMASI
GB GPK/ GAB PENTADBIRAN
1 panggilan mesyuarat kepada ahli
AWAM
mesyuarat.
BIL. 2 TAHUN 2018
MyMESYUARAT -
2. Pelaksanaan mesyuarat berdasarkan GPK/ PK EKOSISTEM
GB
agenda yang ditetapkan Petang/ GAB PENGURUSAN
MESYUARAT
ERA DIGITAL
3.
GAB Mencatat minit mesyuarat. GB
● AKTA ARKIB
NEGARA
4.
GAB Menyediakan minit mesyuarat. GB

Mengedarkan minit mesyuarat dan

5. borang maklum balas dalam tempoh
GAB GAB
7 hari bekerja.

Mengambil tindakan hasil keputusan

6. GPK/ PK
GB mesyuarat yang telah dipersetujui.
Petang/ GAB

7. Mengumpul dan menyatukan GPK/ PK

GAB
dapatan maklum balas. Petang/

8.
GAB Rekod dan dokumentasi GB

PROSES KERJA
Aktiviti 12 : Mengurus pembangunan sumber manusia
Latihan Personel

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Mengarahkan guru untuk mengisi
Borang Matriks Kompetensi guru
secara online untuk mengenal pasti
1. GB
keperluan latihan dalam Sistem SPL
KPM.

PK Mencetak Rumusan Analisis Matriks

2. (PTG) /SU Kompetensi dalam Sistem SPL KPM
LADAP
PK Mengkaji keperluan bidang latihan
(PTG) /SU berdasarkan Analisis Keperluan
3.
LADAP Latihan

PK Menyerahkan cadangan
(PTG) /SU perancangan latihan kepada
4. LADAP Pengetua/Guru Besar untuk
kelulusan.

Meneliti cadangan dan menentukan

5. GB jenis latihan yang diperlukan

Menyediakan Jadual Perancangan

PK Latihan dalam takwim sekolah
6. (PTG) /SU selepas kelulusan Pengetua / Guru
LADAP Besar.

Memberi arahan kepada GPK untuk

GB menguruskan kursus / latihan yang
7.
telah diluluskan

Menguruskan latihan (Sebelum ,

semasa dan selepas)

1. Anjuran Dalaman
PK i. Menyediakan Surat Jemputan
8. (PTG) /SU ii. Menyediakan Jadual Latihan
LADAP iii. Menyediakan Senarai Kehadiran
iv. Tempahan Tempat
v. Mengisi kehadiran kursus secara
online dalam sistem SPL KPM
 2. Anjuran Agensi Luar (sebelum ,
semasa dan selepas)

i. Menyediakan senarai calon dan

menghantar senarai tersebut kepada
GAB penganjur latihan.

ii. Memaklumkan kepada calon untuk

menghadiri latihan.
PK (PTG) /
SU LADAP iii. Guru Akademik Biasa hendaklah
/GAB menyediakan minit curai dan
diserahkan kepada Pengetua/Guru
9.
Besar/ Guru Penolong Kanan selepas
latihan untuk disimpan dan tindakan..

iv. Mengisi kehadiran kursus secara

online dalam sistem SPL KPM.
GAB /
PENGANJ v. Mengumpulkan salinan sijil atau
UR maklumat kehadiran untuk kemas kini
Buku Rekod Perkhidmatan

Mengedar borang penilaian kursus

PK kepada peserta pada hari terakhir
10. (PTG) /SU kursus untuk menilai keberkesanan
LADAP pelaksanaan latihan personel

Agensi
Merekod kehadiran kursus dalam Yang
GAB/ SU
11. SPL KPM Mengendali
LADAP
kan Kursus
Mengedarkan dan mengumpul
borang keberkesanan program
selepas 1 bulan kursus kepada guru
12. SU LADAP
untuk melaksana penilaian kendiri.

13. SU LADAP Rekod dan dokumentasi

PROSES KERJA

Aktiviti 13: Penilaian Prestasi

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUN ADA PERATURA
BIL. PROSES KERJA
G JAWAB HUBUNGA N DAN
N/ PUNCA
DIRUJUK KUASA
SEBELUM :
Fail Am 435
Menerima Surat Arahan • Daftar
1. Pelaksanaan PBPPP daripada Urus Setia TERHAD
Guru Besar KSU/ KPM

Mengarahkan pendaftaran Fail

2. Pengurusan PBPPP
Guru Besar

Melantik Jawatankuasa PBPPP

3. organisasi.
Guru Besar

Memastikan lantikan Jawatankuasa

PBPPP didaftarkan dalam sistem e- Melalui
4. GPK 1/SU Prestasi Sistem e-
Prestasi

Menghantar pelantikan
Jawatankuasa PBPPP organisasi Melalui
5. GPK 1/SU untuk pengesahan oleh organsasi Sistem e-
yang menyelia Prestasi

Memastikan Jawatankuasa PBPPP

disahkan oleh organisasi yang Melalui
6. GPK 1/SU menyelia Sistem e-
Prestasi

Mencetak senarai nama

PK (PTG) Jawatankuasa PBPPP organisasi.
7.
/SU

8. Guru Besar / Mengesah dan mengedarkan

Urus Setia senarai Jawatankuasa kepada AJK
 PBPPP

Guru Besar/ Mengadakan Mesyuarat

9.
JK PBPPP Jawatankuasa PBPPP organisasi
KEMASKINI MAKLUMAT PPP
DAN PENETAPAN PEGAWAI Sekolah
PENILAI (PP)
(eOperasi) •
Bahagian/
10. JK PBPPP JPN/ PPD
Memastikan maklumat PPP
(ePrestasi)
dikemaskini sebelum penetapan/
pertukaran PP 11

Membuat penetapan PP bagi setiap

11. JK PBPPP PYD

Memastikan penetapan dan Melalui

GB / pelantikan PP1 dan PP2 didaftarkan
12 Sistem e-
Setiausaha
Prestasi

Memastikan pelantikan PP1 dan Melalui

GB /
13. PP2 disahkan oleh organisasi yang Sistem e-
Setiausaha
menyelia Prestasi

Melalui
Mencetak, mengesah dan
14. JK PBPPP Sistem e-
mengedarkan senarai PP
Prestasi

Memaklumkan kepada PYD

15. JK PBPPP
pelantikan PP yang akan menilai

16. JK PBPPP Senarai PP dan PYD diedarkan

TAKLIMAT/ MAKLUMAN
PELAKSANAAN PBPPP
PERINGKAT ORGANISASI

17. JK PBPPP
Melaksanakan Taklimat/
Pemakluman PBPPP kepada
semua warga baru organisasi.

18. Urus Setia Merekodkan kehadiran peserta

Taklimat/ Pemakluman PBPPP
 SEMASA PENILAIAN :
MEMANTAU
19. JK PBPPP
Memantau pelaksanaan PBPPP di
organisasi
Melalui
Mengemas kini status PYD yang tak
20. JK PBPPP sistem e-
dinilai
Prestasi

Melalui
sistem e-
Prestasi
(Laporan
Memantau pelaksanaan Penilaian
21. JK PBPPP Penilaian)
Pertama dan Akhir.
• Mengikut
takwim yang
telah
ditetapkan

JK PBPPP Menyerahkan Salinan Rekod

22.
& PP Borang Skor PP kepada PYD
JK PBPPP Menyerahkan Salinan Borang
23.
& PP Keberhasilan PP kepada PYD
Melalui
Memantau pelaksanaan penilaian
24. JK PBPPP sistem e-
guru baharu
Prestasi

Diminitkan
SEMASA PENILAIAN : dalam
PERTUKARAN mesyuarat
JK dan
difailkan •
25. JK PBPPP
Mengemaskini sebarang maklumat Melalui
pertukaran gred / tempat bertugas / sistem e-
jawatan / PP yang telah bertukar Prestasi
(jika ada) dicetak dan
difailkan

SELEPAS PENILAIAN : • Melalui

sistem e-
26. JK PBPPP Prestasi •
Menyemak senarai PYD yang perlu Jika YA, sila
dibuat pelarasan markah (jika ada). selesaikan
perkara 27,
 28,29

Mengadakan Mesyuarat
Jawatankuasa PBPPP bagi
27. JK PBPPP pelarasan markah akhir PYD yang
terlibat.

Melalui
Memasukkan markah akhir PYD
28. Guru Besar sistem e-
yang diselaraskan.
Prestasi

Melalui
Menghantar markah akhir PYD
29. Guru Besar sistem e-
yang diselaraskan
Prestasi

PROSES KERJA

Aktiviti 14 : Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran

PEGAWAI LAIN
UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/
PUNCA KUASA
DIRUJUK
Sebelum PdP

Menyediakan dokumen-dokumen yang

11. GB
perlu serta disahkan oleh Pentadbir
Sekolah

12. GB GPK
Menyediakan Rancangan PdP atau
Fail Rekod Persediaan Mengajar
iaitu:
a) Sukatan Pelajaran dan
b) Huraian Sukatan Pelajaran
c) Rancangan Pelajaran
Tahunan
 d) Jadual Waktu Peribadi dan
e) Jadual Waktu Kelas bagi
Guru Kelas.
f) Senarai Nama Murid
g) ‘Headcount’

Menyediakan Rancangan Pelajaran

Harian (KSSR) mengikut format
penulisan berdasarkan sekurang-
kurangnya:
(Rujuk Panitia Mata Pelajaran)
a) Tema/Tajuk
13. GB GPK
b) Standard Kandungan
c) Standard Pembelajaran
d) Objektif
e) Aktiviti
f) BBM
g) Refleksi/Impak

Semasa PdP
14. GB GPK
Memastikan suasana bilik darjah dalam
keadaan kondusif.

Mencatat Buku Laporan Kehadiran dan

15. GB GPK
Disiplin Murid.

Melaksanakan PdP dan membimbing

murid seperti yang telah dirancang
16. GB dalam Buku Persediaan Mengajar GPK
(kecuali jika terdapat perkara yang tidak
dapat dielakkan)

Di dalam Bilik Makmal/Bilik

Khas/PJPK:
a) Merekodkan pengambilan
peralatan dan bahan yang
diperlukan untuk PdP
sebelum kelas bermula (jika
17. GB berkaitan) GPK
b) Merekodkan penggunaan
PdP di bilik-bilk khas
(jika berkaitan)
c) Merekod pemulangan peralatan
yang telah digunakan selepas
tamat PdP

18. GB GPK
Pemeriksaan Latihan dan Tugasan
Murid:
a) Memeriksa hasil kerja murid.
 b) Memulangkan tugas murid
yang telah diperiksa.
c) Memastikan murid membuat
pembetulan.
d) Menganalisis hasil
pembelajaran
e) Membuat refleksi dan
penambahbaikan.

PROSES KERJA

Aktiviti 15 : Pengurusan Panitia

PEGAWAI LAIN YANG UNDANG-UNDANG,

TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA HUBUNGAN/ PERATURAN DAN
JAWAB
DIRUJUK PUNCA KUASA

Melantik AJK Kurikulum dan Ketua

1. GB Panitia bagi semua mata
PK/KP
pelajaran.

2. PK (PTG) /KP Memastikan KP menerima salinan KP

Surat Pekeliling berkaitan

GB/PK Mengendalikan Mesyuarat JKKS

3. PK/KP
(PTG) /KP dan Panitia sekurang-kurangnya 4
kali setahun

Menjalankan mesyuarat
4. KP/KP Jawatankuasa panitia mata KP
pelajaran sekurang-kurangnya 4
kali setahun.
5. KP/KP . KP
Memastikan dokumen berikut
disediakan.
a) Sukatan Pelajaran dan HSP/DS
b) Rancangan Pelajaran Tahunan
 c) Anggaran perbelanjaan tahunan

Menjalankan aktiviti/program yang

6. AJK diputuskan di dalam mesyuarat KP
dan menyediakan laporan
pelaksanaan program.

Menerima, menyemak perolehan,

7. KPT/PT merekod dalam buku stok atau KP
inventori dengan kemaskini dari
masa ke semasa.

Memastikan kategori dan

8. KP Kandungan fail panitia
PK
berdasarkan dipatuhi

9. KP Pemantauan dan pelaporan PK

10. KP PK
Rekod dan Dokumentasi.

PROSES KERJA

Aktiviti 16 : Mengurus Penyediaan Pengurusan Jadual Waktu Induk,

Persendirian dan Gantian
a) Jadual Waktu Induk dan Persendirian

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
A. JADUAL WAKTU INDUK DAN PERSENDIRIAN
Mengeluar arahan untuk
1. GB PKP/PK Petang Peruntukan masa
penyediaan Jadual Waktu
dalam Jadual
Melantik Jawatankuasa Waktu (SPI Bil.
2. GB
Jadual Waktu (JKJW) 8/1990)
3. PKP/PK Mengenalpasti mata GAB
Pekeliling
Petang pelajaran, bilangan kelas, Pemberitahuan
bilangan guru, jawatan dan
 opsyen serta mematuhi
peruntukan masa untuk Undang-Undang
setiap mata pelajaran Am 531. ( PUA
531)
Mematuhi peruntukan masa
untuk setiap mata pelajaran:
PKP/PK
i. Menetapkan guru mata
4. Petang/KP/G GB/JKJW
pelajaran
AB
ii. Agihan jumlah minit guru
mengajar
Menyedia mengesahkan
PKP/PK Jadual Waktu Induk,
5. GB/JKJW
Petang/JKJW Persendirian dan kelas
(sistem /manual)
Menyemak dan
mengesahkan mengesahkan
6. GB JKJW
Jadual Waktu Induk,
Persendirian dan kelas
Mengedarkan Jadual Waktu
PKP/PK
7. Peribadi dan Kelas kepada JKJW/ AKP
Petang
semua guru
PKP/PK
8. Rekod dan dokumentasi JKJW
Petang

PROSES KERJA

Aktiviti 16 : Mengurus Penyediaan Pengurusan Jadual Waktu Induk,

Persendirian dan Gantian
b) Jadual Waktu Guru Ganti

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
BI TANGGUN YANG ADA
PROSES KERJA PERATURAN
L. G JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
B. JADUAL WAKTU GURU GANTI
Mengeluar arahan
untuk penyediaan
1. GB PKP/PK Petang
Jadual Waktu Guru
Ganti
PKP/PK Mengenal pasti guru
2. AKP
Petang yang tidak hadir
Menentukan dan
PKP/PK
3. menyediakan Jadual GB
Petang
Waktu Guru Ganti
4. GB/PK Menyemak dan PKP/JKJW
 mengesahkan Jadual
Petang
Waktu Guru Ganti
Mengedar dan
menerima Akuan
PKP/PK
5. Penerimaan Slip AKP/JKJW
Petang
Jadual Waktu Guru
Ganti
PKP/PK Menyediakan Analisis
6. Petang/JKJ Guru Ganti setiap GB
W bulan
PKP/PK Rekod dan
7. JKJW
Petang dokumentasi

PROSES KERJA

Aktiviti 17 : Mengurus Pencerapan Guru

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUN YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
G JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA

SPI Bil 6/1985,

SPI Bil 3/1987,
Memaklumkan kepada
SPI Bil 9/2000,
semua guru tentang
1. GB SPI Bil 5 dan
pencerapan dalam
mesyuarat kurikulum 9/2003, SPI Bil
3/1999, SPI Bil
8/2016, SPI Bil
2. GB 9/2016

Melantik jawatankuasa
pencerapan
 Penurunan kuasa
pencerapan kepada
Guru Penolong
3. GB Kanan,Guru Kanan
Mata Pelajaran, Ketua
Panitia dan Guru
Cemerlang

Memberi
taklimat/bimbingan
kepada semua guru
4. GB tentang instrumen
pencerapan. (Rubrik
Penskoran SKPMg2
Standard 4 )

Menyediakan jadual
pencerapan guru dan
mengagihkan tugas
pencerapan di antara
GB/GPK/
5. Pengetua/Guru Besar, .
KP/KP/GC
Guru-Guru Penolong
Kanan, Guru Kanan
Mata Pelajaran,Guru
Cemerlang.

GB/GPK/ Menjalankan proses

6.
KP/KP/GC pencerapan.

7. GB/GPK/
KP/KP/GC
Membincangkan
kekuatan dan
kelemahan PdP
dengan guru yang
dicerap. Pencerapan
susulan (jika perlu).
 Menyediakan analisis
GB/GPK/
8. dan laporan
KP/KP/GC
pencerapan

GB/GPK/ Memfailkan dokumen

9.
KP/KP/GC dan rekod pencerapan

Aktiviti 18 : Pengurusan Peperiksaan

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI LAIN UNDAN

JAWAB YANG ADA G-
HUBUNGAN/ UNDAN
DIRUJUK G,
 PERAT
URAN
DAN
PUNCA
KUASA
1. GB Mengadakan Mesyuarat GPK
Jawatankuasa Peperiksaan
pada awal tahun bagi
merancang penilaian dan
peperiksaan.

2. PK(P) Menyedia dan mengedarkan GAB

takwim peperiksaan

3. PK(P) A. PENYEDIAAN SOALAN GAB

Menentukan penyedia/
penggubal soalan dan skema
jawapan

4. GAB Menyediakan draf soalan KP

a) Jadual Spesifikasi Ujian
(JSU)
b) Analisis Item/Soalan
c) Skema Jawapan

5. KP Menyemak dan meluluskan JSU, GAB

draf soalan dan skema jawapan
serta mengadakan perbincangan
dengan guru mata pelajaran

6. PK(P) Menerima soalan untuk KP

disahkan

7. PAP Mencetak soalan yang telah GPK/KP/Pg

disahkan
8. KP Membuat agihan mengikut GAB
bilangan murid bagi kelas
berkaitan
9 PK(P) Menerima dan menyimpan KP
kertas-kertas soalan di tempat
selamat .
10 PK(P) B. PENGENDALIAN GB
PEPERIKSAAN
Menyediakan Jadual
Pengawasan Peperiksaan dan
mendapat pengesahan P

11 PK(P) Memastikan susun dan atur

meja murid dalam kelas/dewan
peperiksaan mengikut susunan GAB
dan jarak yang sesuai.

12 PK(P) Mengedarkan kertas soalan

diedar kepada murid pada hari
peperiksaan dijalankan
13 GAB Mengawasi perjalanan
peperiksaan

14 PK(P) C. PENYEMAKAN KERTAS

JAWAPAN
Skrip jawapan murid diserahkan GAB
kepada guru mata pelajaran
setelah peperiksaan selesai
untuk diperiksa mengikut skema.

15 GAB Memeriksa skrip jawapan murid, PK(P)

merekod markah dan
menyerahkan kepada guru
kelas.

16 GAB D. LAPORAN MARKAH

PEPERIKSAAN
Masukkan markah dalam Sistem PK(P)
Analisa Peperiksaan Sekolah
(SAPS) dan mencetak analisis
laporan.

17 Guru Kelas Merekod markah dan analisis ke PK(P)

dalam Buku/Kad/Slip Pelaporan
murid dan menyerahkan kepada
Pengetua/Guru Besar/GPK
untuk ditandatangani.

18 Guru Kelas Menyerahkan Buku/Kad/Slip PK(P)

Pelaporan murid kepada ibu
bapa/penjaga untuk disemak
dan ditandangani serta
dikembalikan untuk disimpan

19 KP E. TINDAKAN SUSULAN P/ PK(P)

Membentangkan analisis
peperiksaan dalam mesyuarat
panitia/ jawatankuasa kurikulum

20 GAB Mengenalpasti kekuatan dan PK(P) / KP

kelemahan murid untuk
pengayaan /pemulihan

21 GAB Merekod dan mendokumentasi PK(P) / KP

PROSES KERJA

Aktiviti 19 : Pengurusan Pusat Sumber

 PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

1. GB PINJAMAN BUKU DI PUSAT

SUMBER 1. Akta
GPK/GPM Pendidikan
Membuat ketetapan berkaitan 1996 (Akta
pengurusan pusat sumber 550)
2. Pelan
Pembangun
2. Menyediakan Peraturan an
GPK/GPM GB
Pinjaman dan Pemulangan Pendidikan
Buku di Pusat Sumber. Malaysia
2013 –
3. Memastikan kad 2025
GPM GB/GPK
pinjaman/kad pintar diedarkan
kepada murid.
GB/GPK
4. Menyemak status pinjaman
GPM buku daripada perisian sistem
automasi atau rekod pinjaman
GB/GPK
5. Merekod butiran pinjaman
GPM
Mencatat tarikh pemulangan GB/GPK
6. buku pada slip pinjaman di
GPM buku yang dipinjam

7 PEMULANGAN BUKU DI GB/GPK

PUSAT SUMBER
GPM
Menyemak tarikh pemulangan
buku.
8 GB/GPK
Memastikan buku yang
GPM dipulangkan dalam keadaan
baik. Jika rosak, pembantu
Pengawas akan baiki dan jika
hilang, peminjam akan
didenda

9 GB/GPK
Menghantar surat peringatan
GPM kepada peminjam yang tidak
memulangkan buku seminggu
selepas tarikh yang
ditetapkan dengan cara;
a) Memaparkan nama
peminjam terlibat di papan
 kenyataan
b) Pengawa Pusat Sumber
akan mengesan peminjam
di sekolah dan mereka
mesti memulangkan buku
pinjaman dalam masa
seminggu.
c) Surat peringatan
dikeluarkan
10 GPM
Mengambil tindakan terhadap
GB/GPK
peminjam yang melanggar
peraturan peminjaman
11 GPM Membuat analisis jumlah
murid yang membuat
pinjaman buku di Pusat GB/GPK
Sumber Sekolah 6 bulan
sekali
12 GPM PROGRAM-PROGRAM
PUSAT SUMBER (Rujuk
Pengurusan Program)
GB/GPK
Menentukan program dan
menyediakan kertas kerja
aktiviti yang hendak
dilaksanakan.
13 GPM Memberi taklimat tentang
GB/GPK
pelaksanaan program
14 GPM Menganjurkan program
peringkat sekolah dan
GB/GPK
memastikan program berjalan
lancar.
15 GPM Menyediakan data dan
laporan program yang GB/GPK
dijalankan
16 GPM/PT Merekod dan
GB/GPK
mendokumentasi
 PROSES KERJA

Aktiviti 20: Pengurusan Sumber Hasil Kerja Murid

PEGAWAI LAIN YANG UNDANG-UNDANG,

TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA HUBUNGAN/ PERATURAN DAN
JAWAB
DIRUJUK PUNCA KUASA

Mengeluarkan arahan
pelaksanaan semakan hasil
1. GB/GPK GPK/GK/GP/GAB
kerja murid kepada semua
guru

GB/GPK/GK/ Melaksanakan semakan

2. GPK/GK/GP/GAB
GP/GAB terhadap hasil kerja murid

Memberikan ulasan yang

GB/GPK/GK/
3. membina terhadap hasil kerja GPK/GK/GP/GAB
GP/GAB
murid yang disemak

Mengarahkan murid membuat

GB/GPK/GK/
4. pembetulan bagi latihan GPK/GK/GP/GAB
GP/GAB
bertulis yang salah

Menyenaraikan hasil markah

GB/GPK/GK/
5. murid mengikut kategori GPK/GK/GP/GAB
GP/GAB
pencapaian

Menyerahkan senarai hasil

GB/GPK/GK/
6. markah semakan kerja murid GPK
GP/GAB
kepada pentadbir
Menerima dan mengesahkan
7. GB/GPK senarai hasil markah semakan GPK/GK
kerja murid

8. GPK Menganalisis rekod GK

Mengenalpasti dan
membentangkan kekuatan dan
9. GPK/GK GAB
kelemahan semakan Hasil
Kerja Murid
Melaksanakan tindakan
10. GPK/GK/GAB penambahbaikan hasil GPK/GK
dapatan
11. GPK Menyediakan laporan penuh GK

12. GB Mengesahkan laporan GPK

13. PT Merekod dan mendokumentasi GB/GPK/GK

 PROSES KERJA

Aktiviti 21 : Mengurus disiplin murid

PEGAWAI
LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB
HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Melantik guru disiplin
1. GB (dalam kalangan GAB) PK HEM
sekolah
Mengadakan mesyuarat
2. GB PK HEM
Pengurusan Disiplin
Menyenaraikan kesalahan
disiplin sekolah:
1. Jenayah
2. Buli
3. Rokok
4. Ponteng sekolah
PK HEM
3. 5. Lucah PK HEM
6. Kurang sopan
7. Tingkah laku
musnah
8. Kelakuan nakal
9. Tidak patuh masa
10. Kekemasan diri
Memantau dan
GAB pemeriksaan bagi
4. PK HEM
pencegahan disiplin
sekolah.
PK HEM Merekod kes-kes disiplin PK HEM
5.
dalam sistem
PK HEM Menganalisis kes-kes
6.
disiplin
Mengambil tindakan
berdasarkan prosedur
PK HEM ditetapkan bagi kes-kes
7
disiplin.sekolah sepertimana
garis panduan yang
berkuatkuasa
Melaporkan kes-kes disiplin
PK HEM sekolah sepertimana garis
8
panduan yang
berkuatkuasa.
PROSES KERJA
 Aktiviti 22 : Mengurus aspek bantuan murid

PEGAWAI
TANGG LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
BIL. UNG PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Mengarahkan pelaksanaan
1. GB PKHEM
pengurusan bantuan
Menubuhkan dan melantik
2. PK HEM PK HEM
jawatankuasa bantuan
Membuat makluman kepada
3. PK HEM ibubapa dan murid tentang
bantuan
Menguruskan permohonan
4. PK HEM bantuan secara manual atau
atas atas talian
Memperakukan murid yang
5. GB layak menerima bantuan dalam
mesyuarat panel
Menyediakan senarai murid
6. PK HEM
yang layak bantuan
Mengesahkan senarai nama
7. GB murid yang laya menerima
bantuan
Menghantar senarai nama
8. PK HEM murid layak bantuan kepada
JPN/ PPD
Memastikan murid mendapat
9. PK HEM
bantuan kebajikan
Menyediakan analisis dan laporan
10. PK HEM penerimaan bantuan

11. PK HEM Membuat pelaporan

12. PK HEM Perekodan dan pembuatan

PROSES KERJA

Aktiviti 23 : Mengurus aspek kesihatan

 PEGAWAI
TANGG LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
BIL. UNG PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Mengarahkan pelaksanaan
1. GB PKHEM
aktiviti kesihatan murid
Menubuhkan dan melantik
2. GB Guru
jawatankuasa
PK Merancang pelaksanaan aktiviti
3. Guru
HEM kesihatan murid
Melaksanakan aktiviti kesihatan
4. Guru PK HEM
murid
PK Memantau aktiviti kesihatan
5. Guru
HEM murid
Membuat analisis dan
6. Guru Guru
pelaporan aktiviti
PK Membuat pelaporan aktiviti
7. Guru
HEM
Perekodan dan
8. Guru Guru
pendokumentasian

PROSES KERJA
Aktiviti 24 : Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks
 PEGAWAI
LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB
HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
PINJAMAN BUKU TEKS
GPK
Mengeluarkan arahan untuk
Hem/Guru
tindakan SPBT yang
1. GB SPBT/Guru
selanjutnya setelah menerima
Kelas
Borang Maklumat Murid
(BMM)
Guru
PK HEM Menerima arahan serta
SPBT/Guru
2. menyelaras percetakan BMM
Kelas
Guru SPBT/Guru Mengedarkan Borang BMM
Kelas GPK Hem
3. kepada murid / waris
Mengumpul Borang BMM GPK
Guru Kelas yang telah dilengkapkan Hem/Guru
4.
murid / waris SPBT
Membuat semakan BMM dan GPK
Guru Kelas dokumen sokongan dan Hem/Guru
5. menyediakan enrolmen yang SPBT
layak
Mengadakan mesyuarat
GB/ GPK jawatankuasa SPBT untuk Guru Kelas
6. Hem/Guru SPBT meluluskan murid yang layak
menerima SPBT
Guru SPBT / Memaklumkan murid / waris
7 Guru Kelas tentang kelulusan GPK Hem
permohanan SPBT
Guru SPBT Menyediakan rumusan GPK Hem /
8
enrolmen murid yang layak Guru Kelas
Guru SPBT Mengisi borang keperluan
9 Guru Kelas
SPBT
Membuat semakan borang
PK HEM Guru SPBT/
10 pesanan BTBTR 190 dan
Guru Kelas
Buku Stok
Mengesahkan borang GPK Hem /
11 GB pesanan BTBTR 190 dan Guru SPBT /
Buku Stok Guru Kelas
Menghantar borang BTBTR
PK HEM / Guru 190 ke Unit SPBT Jabatan
12 SPBT Guru Kelas
Pendidikan

13 URUSAN PENERIMAAN GPK Hem /

BUKU TEKS Guru Kelas

Menerima bekalan buku teks

Guru SPBT
daripada pembekal. Melalui
invois, sila pastikan bahawa

a) Kod dan nama sekolah

betul

b) Judul buku dan bilangan

buku adalah sama seperti
dalam BTBTR Kew. 460

c) Buku yang dibekalkan

dalam keadaan baik
 Mengisi invois berdasarkan;
a) Menurunkan tandatangan
dan kad pengenalan
b) Menulis tarikh
penerimaan buku
c) Meletakkan cap sekolah
14 d) Mengisi buku penerimaan GB/GPK Hem
buku
Guru SPBT / PT e) Menyerahkan invois yang
lengkap kepada
pembekal
f) Menyimpan salinan invois
/ SAP
Menghantar pelaporan
penerimaan buku teks ke Unit
15 PK HEM / Guru GB
SPBT Jabatan Pendidikan
SPBT
Negeri
URUSAN PELUPUSAN
BUKU TEKS

16 Mengasing dan mengikat PT

Guru SPBT buku teks yang rosak. Buku
Pendidikan Islam hendaklah
diasingkan.
Menyediakan bilangan
naskah yang telah rosak
17 GPK Hem
Guru SPBT / PT menggunakan borang
Kew.300 V
Melaksanakan proses
pelupusan selaras dengan
18 GPK Hem
Guru SPBT / PT keperluan Akta Arkib yang
sedang berkuatkuasa.
Guru SPBT / PT Mengemaskini rekod dan
19 GPK Hem
dokumentasi.

PROSES KERJA

Aktiviti 25 : PENGURUSAN PERKHIDMATAN SUMBER LUAR

PEGAWAI LAIN UNDANG-

TANGGUNG YANG ADA UNDANG,
BIL. PROSES KERJA
JAWAB HUBUNGAN/ PERATURAN DAN
DIRUJUK PUNCA KUASA
1. GB Memerima Surat Setuju
Terima (SST) dan Dokumen
Kontrak daripada JPN/ PPD
 GB Menyemak Dokumen Kontrak
2.

GB Membuat penurunan kuasa

3. pemantauan keperluan
kontrak kepada GPK HEM
GB
4.
Melaksanakan pemantauan
berdasarkan keperluan
kontrak
GB Sekiranya berlaku
5. ketidakpatuhan, tindakan
susulan perlu diambil
Menyediakan laporan
perkhidmatan dan penilaian
6. GPK HEM prestasi .
.

Membuat pengasahan
7. GB laporan perkhidmatan dan
penilaian prestasi

Mengantar laporan
perkhidmatan dan penilaian
8. PT prestasi ke JPN/PPD untuk
proses pembayaran

Merekod dan
9. GPK HEM mendokumentasi

PROSES KERJA

Aktiviti 26 : Pengurusan Pendaftaran Murid

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
YANG ADA
BIL. TANGGUNG JAWAB PROSES KERJA PERATURAN
HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA

Mengenal pasti murid yang yang

19. PK HEM/PT PK
akan mendaftar masuk
 Mendapatkan dokumen kelulusan
20. PK HEM/ PT GB
kemasukan murid
Mendapatkan salinan dokumen yang
diperlukan seperti berikut:
a. Salinan surat beranak
b. Salinan kad pengenalan ibu bapa /
21. PK HEM/ PT penjaga PK
c. Salinan surat nikah
d. Surat hak penjagaan anak (jika
berkaitan)
e. Surat anak angkat (jika berkaitan)
Bil air/letrik/cukai pintu
Menetapkan kemasukan murid ke
22. PKP Guru Kelas
kelas bersuaian
Menguruskan pendaftaran murid
23. Guru Data Guru Kelas
masuk melalui sistem APDM
Memastikan data murid yang
24. Guru Kelas lengkap dan tepat melalui sistem Guru Data
APDM
Menyemak dan mengemaskini
dokumen fail peribadi murid yang
mengandungi:
1. Salinan Keputusan Peperiksaan
Terakhir (jika berkaitan)
2. Buku Rekod Profil Pentaksiran
25. Guru Kelas Sekolah PK
3. Buku Rekod Kesihatan Murid
4. Kad Rawatan Perkhidmatan
Pergigian
5. Buku Rekod Pencapaian Murid
Program j-Qaf
6. Sijil-sijil Pengiktirafan

Mendaftar murid ke dalam buku

8. Guru Kelas PK
daftar rasmi sekolah

9. Guru Kelas /PT Rekod dan dokumentasi PK

PROSES KERJA

Aktiviti 27 : Pengurusan Pertukaran Murid

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
1. PK / PT Mengenal pasti murid yang akan Guru Kelas
bertukar keluar
2. PK / PT Menyerahkan borang pertukaran Guru Aliran
kepada pemohon

3. PK /GAB/PT Memastikan borang lengkap diisi dan GB

maklumat tepat sebanyak 5 salinan

4. GAB/PT Mendapatkan salinan dokumen yang PK HEM

diperlukan seperti berikut:
a. Salinan surat beranak
b. Salinan kad pengenalan ibu bapa /
penjaga
c. Salinan surat nikah
d. Surat hak penjagaan anak (jika
berkaitan)
e. Surat anak angkat (jika berkaitan)
f. Bil air/letrik/cukai pintu
5. GB Mengesahkan permohonan pertukaran PK HEM
murid keluar

6. PK / PT Menyerahkan dokumen permohonan PK

yang lengkap kepada pemohon untuk
proses kelulusan
7. PK / PT Selepas Kelulusan GB
Mendapatkan 1 salinan kelulusan
permohonan pertukaran murid
8. PK /GAB/PT Penyerahan dokumen fail peribadi murid PK/Guru Aliran
kepada pemohon yang mengandungi:
1. Salinan Keputusan Peperiksaan
Terakhir
2. Buku Rekod Profil Pentaksiran
Sekolah
3. Buku Rekod Kesihatan Murid
4. Kad Rawatan Perkhidmatan
Pergigian
5. Buku Rekod Pencapaian Murid
Program j-Qaf
6. Sijil-sijil Pengiktirafan
9. Guru data Mengeluarkan data murid dari sekolah Guru Kelas
melalui sistem APDM

10. PT Rekod dan dokumentasi PK HEM