LOADING LETTER

We hereby inform you that Park Hyatt Jakarta has given permission to import goods with the
following information:

1. Name : Mr. Dicky Daryanto (+62 857-1958-5050)

2. Event/Venue : BOEING – INACA Seminar / Ballroom

3. Event Date/Time : 7 December 2022 / 08.00 – 17.00

4. Set up Date/Time : Wednesday, 7 December 2022 / 00.00 – 07.00

7. Number of crew participating : 1 - 10 persons

8. Exit door : Loading Dock Floor 1

Please report to our security post at 1st Floor of Park Tower
to collect the Visitor Pass before loading and dismantling
stuffs into the Observatory Area on 36th Floor. The above
time is subject to change depending on the Observatory and
hotel condition.
SURAT KETERANGAN

Dengan ini kami beritahukan bahwa pihak Park Hyatt Jakarta telah memberikan ijin untuk
memasukkan barang – barang dengan keterangan sebagai berikut:

1. Nama : Mr. Dicky Daryanto (+62 857-1958-5050)

2. Acara/Venue : BOEING – INACA Seminar / Ballroom

3. Tanggal / Jam Acara : 7 December 2022 / 08.00 – 17.00

4. Tanggal / Jam Set Up : Rabu, 7 Desember 2022 / 00.00 – 07.00

7. Jumlah Crew : 1 - 10 orang

8. Exit Door : Loading Dock Lantai 1

Harap melapor pada sekuriti kami di Lantai 1 Park Tower untuk

mengambil Visitor Pass sebelum mengeluarkan dan memasukkan
barang ke Area Observatory di lantai 36. Waktu diatas dapat
berubah tergantung keadaan Observatory dan hotel.
House Rule for Outside Contractors / Workers

As a business partner of Park Hyatt Jakarta, ______________________________ I hereby agree

to comply with the Rules and Regulations as stated by the hotel.
For security, comfort and safety of hotel guests / customers, employees and event preparation
workers (contractors) Park Hyatt Jakarta expects the workers cooperation to always comply with
the applicable rules and regulations within the hotel premises, as follows:
1. Use security entrance at the loading dock, and submit your valid ID/SIM (KTP/SIM) to obtain
entry pass. If the entry pass is lost, the replacement fee is @ IDR 50.000
2. Proper dress should be worn while workers are within the hotel premises .Wearing flip-
flops/sandals, shorts or torn pants is prohibited.
3. The supervisor of the contractor must be present during installation and dismantling.
4. All emergency exit doors/EXIT must not be blocked or obstructed by any construction/materials
and EXIT signs must remain visible from any direction.
5. Stage, backdrop, decoration or display must leave a 2 meters clear area from any emergency
exit doors.
6. Maximum capacity allowed in the service elevator must not exceed 1500 kg for safety matter.
7. Loading dock maximum height is 3.5 meter height of 3.5 meters counted from the zero meter
point.
8. Appropriate safety belt must be worn by workers who works using scaffolding/stager.
Workers/contractors are PROHIBITED to:

 Using guest facilities including guest escalators, elevators, restrooms and passing through
guest areas
 Smoking, eating, sleeping, singing or making noise in function rooms and within hotel
premises
 Storing any materials in the emergency exit hallway, emergency staircase and service
area / hotel kitchen
 Spray painting, sawing and using electric construction tools (drill & saw) for safety issue.
If it has to be done, you are required to use a heavy duty carpet protection cover
(plastic/plywood based)
 Placing heavy objects, concrete or cement, ceramic pots, trees and other heavy objects
without using a multiplex/triple base
 Lingering around beyond the designated working area after the work/construction is
complete, apart from the loading dock area. The exception is only for one or two people
who are in charge of supervising during the event, and should be acknowledged by the
user/client and the hotel staff
  Installing and lighting fireworks (pyro/indoor fireworks). Fireworks usage must be
approved by hotel management
 Lighting up candles as decorations on the carpet, adjacent to styrofoam/paper or other
flammable materials. Candles usage must be approved by hotel management
 Bringing hazardous flammable items, such as gasoline
 Nailing, sticking or other similar actions to pillars, walls, carpets, stages, ceilings and or
other parts of the hotel building
9. All work done in the event venue/function room must be covered with plastic base or carpet.
10. Vehicle display in the event venue/function room must be properly covered using vehicle
ramp/stage. The process of delivering the vehicle to the display area must use multiplex/plywood
base as under liner along with the carpet. The fuel tank volume must be under E indicator. It is
required to inform the vehicle dimensions (height, length, width & weight) to the hotel in advance.
11. Electricity supply should come from source that is determined/approved by hotel Engineering
Department and is equipped with overload safety precautions.
12. Electrical cables must be covered or protected from non-conducting materials. Hotel
engineering department has the right to not provide electrical power if improper wires and
improper connections between cables are found.
13. Use of extension cords must be in accordance with the power and not in the form of a rolled
cord. The use of rolled cables must be covered with multiplex / plywood and with the
acknowledgement of the hotel Engineering Department.
14. Workers are required to clean and remove trash or debris from the work area 3 hours before
the event starts.
15. Construction must be dismantled, cleaned and transported outside, immediately after the
event is finished or prior written approval from the hotel.
16. Workers are expected to look after work or personal belongings. The hotel is not responsible
for the loss of work or personal belongings, as long as the workers are in the hotel environment.
17. The contractor is required to pay a security deposit in cash at IDR 15,000,000,- (for Ballroom,
Residence and Observatory), no later than 2x24 hours prior to start the work.
18. The employee's failure to comply with the hotel regulations mentioned above will result in a
deduction or non-refund of the security deposit.
19. If there is detrimental event caused by the negligence of the contractor, the hotel will not be
responsible. The hotel has the right to: I. Request the manager of the worker/contractor to stop
one or more workers who violate these regulations. II. Prohibit continuing work, if all or most of
the workers/contractors violate the provisions set out above. III. Prohibit work that is not notified
and approved in advance by the Event Sales Department or the Event Service Department. IV.
Demand compensation for physical damage caused by the negligence of the workers/contractors
within the hotel premises. Thus, this Code of Conduct was made to be obeyed for the smooth
running of the event on the organizers part.
For your attention and cooperation, we thank you. Sincerely, Acknowledging, Approving, Park
Hyatt Jakarta Organizer/Client
Contractor___________________________________________________________

On behalf of On behalf of
Park Hyatt Jakarta ________________________________

Name Contact Detail

Dian Juwita
Associate Director of Events Name ___________________________

___________________________ Title_____________________________
Jakarta, 5 December 2022
Phone # ________________________

Signature_________________________

Date_____________________________

THIS LETTER AND THE LOADING LETTER MUST BE SHOWED TO THE SECURITY
HOTEL WHEN ENTERING THE HOTEL/LOADING DOCK AREA
Tata Tertib Kontraktor

Sebagai mitra bisnis Park Hyatt Jakarta,________________________________ saya

dengan ini setuju untuk mematuhi Peraturan dan Peraturan sebagaimana yang dinyatakan
oleh hotel.
Demi keamanan, kenyamanan dan keselamatan tamu-tamu hotel / pengguna jasa hotel,
karyawan dan para pekerja persiapan acara (kontraktor) Park Hyatt Jakarta mengharapkan kerja
sama para pekerja untuk memenuhi ketentuanketentuan yang berlaku selama berada di dalam
lingkungan hotel, sebagai berikut:
1. Menggunakan pintu security di loading Dock, dan menyerahkan tanda pengenal/identitas
(KTP/SIM) untuk ditukarkan dengan tanda masuk/entrance pass hotel. Apabila tanda
masuk/entrance hotel hilang, maka biaya pergantiannnya sebesar @ IDR 50.000
2. Mengenakan pakaian yang pantas dan bersih. Selama berada di area hotel tidak
diperkenankan menggunakan sandal jepit/sandal, celana pendek atau robek – robek.
3. Dikepalai oleh seorang pemimpin selama pemasangan dan pembongkaran.
4. Semua pintu darurat/EXIT harus dapat dilewati dengan mudah dan lampu tanda EXIT
tidak boleh ditutupi, dan harus dapat dilihat dengan jelas dari kejauhan.
5. Panggung, backdrop, dekorasi atau display harus menyisakan ruang bebas/jarak 2 meter
dari tiap pintu darurat.
6. Kapasitas yang diperkenankan dalam lift barang tidak dapat melebihi dari 1500 kg, untuk
menghindari terjadinya kejadian yang tidak diinginkan.
7. Kapasitas loading dock tidak dapat melebihi tinggi dari 3.5 meter terhitung dari titik nol
meter.
8. Penggunaan scaft folding / steger, kontraktor harus mengenakan alas dan safety belt yang
layak pakai. Para pekerja/kontraktor DILARANG untuk:
o Menggunakan escalator, lift, kamar kecil dan area yang dilalui/digunakan
oleh tamu
o Merokok, makan, tidur, bernyanyi atau membuat kegaduhan, di dalam
ruang acara/function room dan lingkungan hotel lainnya
o Menyimpan barang-barang di lorong jalan keluar darurat, tangga darurat
dan service area / kitchen hotel
o Mengecat menggunakan spray, menggergaji dan menggunakan alat
konstruksi listrik (bor & gergaji), dengan pertimbangan keselamatan
bersama. Apabila terpaksa dilakukan maka diharuskan menggunakan alas
plastic/triplek
o Meletakan benda berat, beton atau semen, pot keramik, pohon dan benda-
benda berat lainnya tanpa menggunakan alas multiplek/triple
o Berada di dalam ruang acara/function room dan lingkungan hotel lainnya
setelah pengerjaan/konstruksi selesai, selain dari area loading dock.
Pengecualian hanya untuk satu atau dua orang yang bertugas menjaga
selama berlangsungnya acara, dengan sepengetahuan pengguna/klien
dan pihak hotel
 o Memasang dan menyalakan kembang api (phyro/indoor firework).
Pemasangan kembang api harus mendapat persetujuan dari manajemen
hotel
o Memasang lilin sebagai dekorasi diatas karpet, berdekatan dengan
styrofoam/kertas atau bahan yang mudah terbakar lainnya. Pemasangan
lilin harus mendapat persetujuan dari manajemen hotel
o Membawa barang-barang yang dapat menimbulkan api, seperti bensin
atau barang-barang yang dapat membahayakan keselamatan semua
pihak
o Memaku, menempel atau tindakan sejenis lainnya pada pilar, dinding,
karpet, panggung, langit – langit dan atau bagian bangunan hotel lainnya
9. Semua pekerjaan yang dilakukan dalam ruang acara/function room harus dialasi dengan
plastik terpal atau karpet.
10. Display kendaraan di dalam ruang acara/function room harus dialasi dengan sempurna
menggunakan vehicle ramp/stage. Proses masuknya kendaraan menuju tempat display
harus diatas multiplek/triplek beserta karpet. Dan isi tangki bensin harus dalam keadaan
di bawah indikator E. Diwajibkan untuk memberitahukan dimensi kendaraan (tinggi,
panjang, lebar & berat) kepada pihak hotel sebelumnya.
11. Penyediaan aliran listrik hanya boleh dari sumber yang telah ditentukan oleh pihak
Engineering hotel dan dilengkapi pengaman untuk kelebihan beban.
12. Kabel – kabel listrik harus diberi penutup atau pelindung dari bahan non-konduktor atau
bukan penghantar listrik. Engineering hotel berhak untuk tidak menyediakan daya listrik
apabila ditemukan kabel – kabel telanjang (tidak layak pakai) dan sambungan antar kabel
yang tidak layak.
13. Penggunaan kabel ekstensi harus sesuai dengan daya dan bukan dalam bentuk kabel
gulung. Penggunaan kabel gulung harus dialasi dengan multiplek/triplek dan dengan
sepengetahuan pihak Engineering hotel.
14. Para pekerja diharuskan membersihkan dan membuang sampah atau puing dari area
kerja 3 jam sebelum acara dimulai.
15. Konstruksi harus dibongkar, dibersihkan dan diangkut ke luar, segera setelah acara
selesai atau sebelumnya telah mendapat persetujuan tertulis dari pihak hotel.
16. Para pekerja diharapkan menjaga barang – barang pekerjaan atau pribadi. Hotel tidak
bertanggung jawab atas kehilangan barang – barang pekerjaan atau pribadi, selama
pekerja berada di lingkungan hotel.
17. Kontraktor diwajibkan menyerahkan uang jaminan dalam bentuk tunai, sejumlah IDR
15,000,000,- (untuk Ballroom, Residence and Observatori) paling lambat 2x24 jam
sebelum hari pengerjaan konstruksi.
18. Kelalaian pekerja dalam mematuhi peraturan hotel yang tersebut diatas, akan
menyebabkan potongan atau tidak dikembalikannya uang jaminan tersebut.
19. Apabila ada kejadian yang merugikan yang disebabkan oleh kelalain dari kontraktor, maka
pihak hotel tidak akan bertanggung jawab. Hotel mempunyai hak untuk: I. Meminta
kepada pimpinan pekerja/kontraktor untuk menghentikan seorang atau beberapa pekerja
yang melanggar peraturan - peraturan tersebut. II. Melarang melanjutkan pekerjaan,
apabila semua atau sebagian besar pekerja/kontraktor melanggar ketentuan – ketentuan
yang ditetapkan diatas. III. Melarang pekerjaan yang tidak diberitahukan dan disetujui
 sebelumnya oleh pihak Catering & Event Department atau Banquet Operation
Department. IV. Menuntut penggantian atas kerusakan barang yang disebabkan oleh
kelalaian para pekerja/kontraktor dalam menjalankan pengerjaan di ruang acara/function
room dan atau lingkungan hotel lainnya. Demikian Tata Tertib ini dibuat untuk dipatuhi
demi kelancaran acara dari pihak penyelenggara.

Atas perhatian dan kerjasamanya, kami sampaikan terima kasih Hormat kami, Mengetahui,
Menyetujui, Park Hyatt Jakarta Penyelenggara/Client Kontraktor _________________
__________________

Atas nama Atas nama

Park Hyatt Jakarta ___________________________________

Nama Nama _____________________________

Dian Juwita
Associate Director of Events Posisi _____________________________

Tel / HP # __________________________
___________________________ TTD ______________________________
Jakarta, 5 Desember 2022
Tanggal___________________________

SURAT INI DAN SURAT LOADING HARUS DITUNJUKKAN PADA PIHAK SECURITY
HOTEL SAAT MEMASUKI AREA HOTEL/LOADING DOCK