Unit 3: Word Processing Skills 
Lesson 4: Mail Merge and Label Generation 
 
Contents 
Engage 1 
Introduction 1 
Objectives 2 

Explore 2 

Explain and Elaborate 4 

Mail Merge 4 
Labels 8 

Extend 13 
Activity 1 13 
Activity 2 14 

Evaluate 15 

Wrap Up 18 

Bibliography 18 
 
 
 
 
 
 
 
 
   

 
  
Unit 3: Word Processing Skills 
 
 
 

Engage   
 

  Introduction 

 
Fig 1. A visual representation of mail merge 

Imagine  having  an  important  party.  You  are  very  excited  to  tell  your  family  and  friends 
about  it  until  you  realize  how  exhausting  it  can  be  to  give  each  one  of  them  a  customized 
invitation  letter.  Making  one letter for one person is easy, but making a hundred copies with 
the  recipient's  name  on  each  letter  can be a real challenge for people especially for those in 
previous decades. People nowadays do not have to worry about that.  

Helping  us save time is undeniably one of the many great ways technology has benefited us. 
Most  tasks  are  assisted  by  advanced  programs  incorporated  in  machinery.  Work  loads  can 

 
  1 
 
  
Unit 3: Word Processing Skills 
 
 
easily  be  done  effectively  and  efficiently.  Thus,  people  can  devote  more  time  to  the  things 
and people most important to them.  

Have  you  encountered  any  hardships  while  doing  an  assignment or project without the use 

of  technology?  How  did  you  manage  to  pull  through?  What  other  activities  from  outside 
school do you think will be harder to finish without the use of technology?  

  Objectives  

In this lesson, you should be able to do the following: 

● Understand what mail merge and label are. 

● Identify the features needed to create a mail merge and a label. 
● Apply the process of creating a mail merge and a label. 
 

DepEd Competency 

Use  common  productivity  tools  effectively  by  maximizing  advanced  application  techniques. 
(CS_ICT11/12-ICTPT-Ic-d-4) 

Explore   
 

       15 minutes 

Thank  someone  special  to  your  heart  by  making  a  simple  certificate  of  appreciation.  It may 
be  awarded  to  a  family member, a closest friend, or person/s you look up to like community 
workers.  Design  it  well  to  show  your  gratitude.  You  are  free  to  use any word processor you 
like.  

You  can  apply  effects  and  format  the document as you like. You can also insert illustrations. 

 
  2 
 
  
Unit 3: Word Processing Skills 
 
 
Save  a  soft  copy  and  pass  it  to  your  teacher.  You  are  free  to  print  it  and  give  it  to  your 
recipient after school. 

Guide Questions 

1. Who is the recipient of your certificate of appreciation? Why did you choose the person? 

2. Would  like  to  give  out  more  certificates  to  your  family  and  friends?  What  do  you  think  is 
the easiest way to do such a task? 

3. How  did  you  apply  the  knowledge  you  gained  from  the  previous  lessons?  What  are  the 
features you used in the activity? 

 
  3 
 
  
Unit 3: Word Processing Skills 
 
 
 

Explain and Elaborate   

 

Mail Merge 

Mail  merge​,  sometimes  referred  to  as  ​data  merger​,  is  a  feature  available  in  most  data 
processing  programs.  It  is  a  popular  tool  for  mass-producing  personalized  items.  It  allows 
users to easily modify one part of a document having unique sets of information.  

This  feature  enables  users  to  send  a  similar  document  to  multiple  recipients.  It  enables 
connecting  a  single  form  template  with  a  data  source  that  contains  information  about  the 
recipient’s information like their name, address, and other supported data.  

Using  mail  merge  can  save  time  while  boosting  the  effectiveness of the documents that the 
users  are  creating.  This  feature  can  help  with  ​address  labeling​,  ​name  tag  creation​, 

​ mail personalization​, and many more​. 

certificate printing​, e

Can  you  think  of  other  tasks  that  can  use  mail 
  merge?  

Creating Mail Merge 

Mail Merge has two parts: the main document and the recipient list. 

● Main  document  -  It  is  like  a  template  that  contains  the  text  to  be  used  in  all  of  the 
output  documents.  It  usually  consists  of  a  letterhead,  text,  and  an  empty  space  for 
the recipient’s information. 

 
  4 
 
  
Unit 3: Word Processing Skills 
 
 
● Recipient  List  -  It  is  a  database  or  data  source  that  contains  the  data  to  be  merged 
into  the  output  documents.  It  usually  contains  a  list  of  names,  addresses,  phone 
numbers, and other personal information.

When  you  use  mail  merge,  the  program  combines  these  two  parts  to  generate  a  set  of 
output documents or the results of the action. 

In  this  lesson,  we  will  be  using  Microsoft Word as our word processor. The following are the 

steps to create a mail merge: 

Step 1: Create your recipient list. 

Create first your recipient list. Go to the ​Mailings​ ribbon and choose ​Select Recipients​. 

Fig 2. Options for creating a recipient list 

There are two ways to do this. 

Option 1​ ​- Create the list inside the program. 

Once you select T

​ ype New List​, a dialog box will appear. In this feature, you can add, 
remove or edit the information on the rows and columns. 

 
  5 
 
  
Unit 3: Word Processing Skills 
 
 

Fig 3. Creating a recipient list 

Option 2​ ​- Create the list in a spreadsheet program. 

Word usually uses Excel for this purpose. The first row should contain field names for 
each  column  that  is  unique,  like  Salutation,  First  Name,  Middle  Name,  Last  Name, 
Address,  and  Mobile  Number.  Each  row  should  provide  information  about  a  field 
name. After you create your list, save it, and then close the document. 

Step 2: Launch the mail merge wizard. 

Click  the  ​Step  by  Step  Mail  Merge  Wizard  found  in  the  ​Start  Mail  Merge  options.  This 
feature  will  guide  you  through  the  process  from  start  to  finish.  The  following  are  the  steps 
displayed at the right part of the document: 

1. Select document type. The following are the types and their uses: 
● Letters​ - It is used for personalized greeting.  
● Email​ - It is used when you will be sending the email directly from MS Word. 
● Envelopes  or  Labels  ​-  It  is  used  for  names  and  addresses  coming  from  your 
recipient list. 
● Directory  -  It  is  used  to  list  down  sets  of  information  for  each  item  in  your 
recipient list.  

 
  6 
 
  
Unit 3: Word Processing Skills 
 
 
For this example, we will be using the ​Letter​.  

2. Select  starting  document.  If  the  current  document  is  what  you  intend  to  use,  then 
click  next.  You  can  also  open  a  template  or  an  existing  document  prepared 
beforehand.  
3. Select  recipients.  Since  your  recipient  list  is already prepared, click next. You can edit 
it or select another list if you wish. 
4. Write  your  letter.  If  you  have  not  written  it  yet,  you  can  insert  the  recipient 
information  in  your  desired  locations  as  you  work.  If  you  have  already  written  it, 
insert the recipient information in its intended location. Below is a sample document. 

Fig 4. Sample letter 

5. Preview your letters. All merged letters will be displayed. Double check each one to 
make sure there are no errors. You can exclude a recipient if you decide not to 
include it. 
6. Complete the merge. After finalizing the letters, they are now ready to be 
reproduced. You can also add more information and personalize each letter as you 
wish. 

 
  7 
 
  
Unit 3: Word Processing Skills 
 
 
Step 3: Print your mail merged document. 

Once  your  output  document  is  set  up,  formatted,  and  saved,  it  is  now  ready  to  be  printed. 
You  can  click  the  print  option  in  the  wizard.  A  dialog  box  will  appear  and  will  give  you 
options  to  select  the  pages  to  print.  Then  it  will  redirect  you  to  another  dialog  box  that  will 
give you more options you commonly see when printing documents. 

Labels 

After  printing  the  output  documents,  users  will  usually  need to send them to each recipient 

on  the  list  in  an  envelope  or  a  mailing  label  that  contains  their  address.  Most  word 
processors  accomplish  this  with  label  generators.  The  program  will  print  individual 
information to a standard form that is already formatted. 

Creating Labels 

To  create  envelopes  or  labels,  users  follow  the  same  process  as  with  mail  merge.  This 
means  that  this  is  the  second  part  of  a  mail  merge.  The  following  are the steps for creating 
labels: 

Step 1: Select the document type. 

Go to the M
​ ailings​ ribbon and choose which type you would like to create.  

  

Fig 5. Types of documents to be created 

For  this  lesson,  we  will  choose  ​Label​.  A  dialog  box  will  appear  after  you  have  chosen.  This 
will show you basic options for creating a label. 

 
  8 
 
  
Unit 3: Word Processing Skills 
 
 

Fig 6. Options in creating envelopes or labels 

Step 2: Create the template. 

Go  to  ​Options​.  A  new  dialog  box  will  appear  that  will  show  more  options  to  format  the 
template you will be using for the label. There are two ways to do this. 

Option 1 - Create a new blank label template. 

Click  ​New  Label  from  the  options. It will give you a preview of the template. Below is 

where  you  can  edit  the  name  and  format  the dimensions of your new template. This 
information is usually available from label manufacturers.  

● Label Name​ - The name of your personalized template. 

● Top  Margin - It is the space from the top of the template to the top of the first 
label. 
● Side  Margin  -  It  is  the  space  from the edge of the template to the edge of the 
first label. 
● Vertical  Pitch  -  It  is  the  space  from  the  top  of  the  first  label  to  the top of the 
next label. 
● Horizontal  Pitch  ​-  It is the space from the start of the first label to the start of 
the next label. 

 
  9 
 
  
Unit 3: Word Processing Skills 
 
 
● Page Size ​- It is the size of your template. 
● Page Width ​- It is the width of your template. 
● Label Height -​ It is the height of the label. 
● Label Width ​- It is the width of the label. 
● Number Across ​- It is the number of label columns. 
● Number Down ​- It is the number of label rows. 
● Page Height -​ It is the height of your template. 

Once  you  are  finished  creating  the  template,  hit  ​OK  until  the  dialog  box  disappears 
and your actions are applied.  

Fig 7. Options in formatting labels 

To  show  you  a  more  detailed  process  of  creating  a  template  from  scratch,  watch  the  video 
given below. 
 
 
 
 

 
  10 
 
  
Unit 3: Word Processing Skills 
 
 

Youtube  
Online  Labels,  Inc.,  “How To Make Custom Label Templates in 
Microsoft  Word,”  Youtube  (Youtube,  December  16  2015),    
https://www.youtube.com/watch?v=cptN3dTk9H0​,  last 
accessed on May 06 2020.    

Option 2: Use a pre-installed label template 

Users  have  the  option  to  not  create  the  template  because  there  are  already  some 
available in the program. Users will only select their desired size for the envelope and 
select the needed information found in the recipient list.  

After  clicking  ​Options  from  the  first  dialog  box,  find  the  manufacturer  of  the 
template  you  want  to  use  from  the  ​Label  Vendors  found  at  the  middle  of  the  box. 
Then  go  to  the  ​Product  Number  below.  Find  the  code that is on your label package. 
The  product  information  will  be  displayed on the ride side of the box. Once you have 
selected  the  correct  manufacturer  and  product  code,  hit  ​OK  until  the  dialog  box 
disappears and your actions are applied.  

Fig 8. Options for choosing a template  

You  can  also  download  a  blank  template  from  numerous  websites.  Some  offer  free 
downloads while others require payment. 

 
  11 
 
  
Unit 3: Word Processing Skills 
 
 

Step 3: Design the label. 

Select  ​New  Document  after  creating  your  desired  template.  The  program  will  open  a  new 
document.  In  this  document,  you  can  see  broken  lines  that  represent  the  template.  This  is 
the  portion  where  you  can  input  the  information  needed  in the label. You can also design it 
as you want.  

​ ​Tips 
To  design  your  label,  apply  the skill and knowledge you have gained 
from  previous  lessons.  Make  sure to format text and insert graphics 
according to the documents’ purpose. 

To give you an example for designing labels, watch the video given below. 

Youtube  
Online  Labels,  Inc.,  “How  To  Add  Images  and  Text  to  Label 
Templates  in  Microsoft  Word,”  Youtube  (Youtube,  December    
16  2015),  ​https://www.youtube.com/watch?v=CJezwpf4mCQ​, 
last accessed on May 06 2020.    

Step 4: Merge. 

Add  the  information  needed for the label from the recipient list. Since creating a mail merge 

and creating labels follow the same process, follow the same steps as before. 

Step 5: Print you labels. 

You  can  print  the  label  you  have  created  from  the  ​Print  options  in  the  first  dialog  box. 
Another  option  is  since  a  new document is already open, you can print it the way you would 
normally print other documents in Microsoft Word. 

 
  12 
 
  
Unit 3: Word Processing Skills 
 
 

Extend   
 

Activity 1 

Make  a  checklist  that  includes  the  things  your mail merged document should contain. Write 

it down on the given figure below. 

​ uide 
G

Recall  the  steps  for  creating  a  mail merge. Notice that there are two parts needed to 

create  it.  Remember  that  you  have  to  accomplish  different  requirements  to 
complete each part.  

 
  13 
 
  
Unit 3: Word Processing Skills 
 
 
Activity 2 

Read  each  statement  below  carefully.  Write  T  on  the  line  before  each  number  if  it  is  TRUE, 
otherwise write F if it is FALSE. 

__________  1.  Users  can  only  choose  from  Envelope  or  Labels  under  the  ‘Create’  option  in 
‘Mailings’. 

__________ 2. There are four different ways to make a label template. 

__________  3.  The  space  from  the  start  of  the  first  label  to the end of the first label is called a 
Horizontal Pitch. 

__________ 4. Number Down is the number of label columns on the document. 

__________ 5. Adjust the left and right dimension of the label in Label Height. 

__________  6.  When  using  the  template  provided  in  the  program,  users  should  know  the 
manufacturers name and the product code of the label. 

__________  7.  If  users  want  to  use  templates  that  are  not  available  in  the  program,  they  can 
download templates from other websites. 

__________ 8. Creating a mail merge and creating labels follow different procedures. 

__________ 9. Recipient List cannot be reused repeatedly in label generation. 

__________  10.  The  label  generator  helps  to  print  out  individual  information  to  a  standard 
form that has already been formatted. 

​ uide 
G

Review  the  definition  and  uses  of  label  generators.  Visualize  the  steps  for  creating 
and printing templates for envelopes and labels.  

 
  14 
 
  
Unit 3: Word Processing Skills 
 
 

Evaluate   
 

A. Answer the following completely in your own words. 

 

1. What is a mail merge?  

2. What are the six steps for creating a mail merge provided by the wizard? 

3. What is the use of a label generator?  

 
  15 
 
  
Unit 3: Word Processing Skills 
 
 
4. What are the ways to create a label template?  

5. For students like you, what is the importance of mail merge and labels?  

B. For this activity, use any word processor you like.    

Assume  you  are  working  in  a  company  as  the  secretary.  You  are  tasked  by  your  boss 
with  confirming  the  attendance  of  some  employees  for  the upcoming meeting. Create a 
mail merge document to finish the task. Save a soft copy and pass it to your teacher. 

Use the given information for your recipient list. 

Title  Mr.   Mr.   Ms. 

First Name  Rupert  Sigmund  Alinah 

Last Name  Diones  Arenas  Ortega 

 
  16 
 
  
Unit 3: Word Processing Skills 
 
 

Address  129 Main Street  Blue Avenue  Blk  17  Lot  1  Precious 
Homes  

City  Meycauayan  Santa Rosa  Bacoord 

Province  Bulacan  Laguna  Cavite 

Copy the text below for your main document. Insert the information from the recipient list as 
instructed in the letter. 

May 03, 2020 

 
(First Name) (Last Name) 
(Address) 
(City), (Province) 

Dear (Title) (Last Name) 

Good day! 

Please let us know if you are attending the meeting which will be held in the conference 
room on Tuesday, May 05, 2020 at 8:00 AM. We are looking forward to sharing your 
thoughts in the company’s latest sales. Thank you. 

Respectfully, 

Kris Jeon 
Executive Assistant 

 
  17 
 
  
Unit 3: Word Processing Skills 
 
 

Wrap Up 
___________________________________________________________________________________________ 

● Mail  merge  or  data  merger  is  a  popular  method  of  auto-inserting  data  in  word 
processors.  It  allows  users  to  create  a  batch  of  documents  that  are  personalized  for 
each recipient.  

● In  creating  mail  merge,  users  have  to  create  first  the  recipient list. After this, there is 
a wizard that would guide users in the process if they are using Microsoft Word. 

● Labels  are  used  when  users  want  to  send  documents  to  each  individual  in  an 
envelope  or  a  mailing  label  which  should  contain  their  address.  It  allows  users  to 
print individual information to a standard form that has already pre-formatted. 

● In creating labels, users can create their own template or use installed templates in 
the program. They are also free from downloading templates. 

● There are two components needed in creating mail merge and labels. This is the 
main document​ and ​recipient list​. The main document is template while the 
recipient list is the data source.  
___________________________________________________________________________________________ 

  Bibliography 

“How to Create Mail Merge Labels in Word 2003-2009 & Office 365.” OnlineLabels.com, 
February 20, 2020. h
​ ttps://www.onlinelabels.com/articles/mail-merge-labels.htm 

“How to use the Mail Merge feature in Word to create and to print form letters that use the 
data from an Excel worksheet.” Microsoft. Retrieved ​05​ May 2020, from 
https://support.microsoft.com/en-ph/help/318118/how-to-use-the-mail-merge-featur
e-in-word-to-create-and-to-print-form 

 
  18 
 
  
Unit 3: Word Processing Skills 
 
 
“Mail Merge.” Technopedia, February 5, 2018. 
https://www.techopedia.com/definition/1686/mail-merge 

Marshall, James. “What is Mail Merge?” Lifewire, February 9, 2020.  

https://www.lifewire.com/what-is-a-mail-merge-3539915 

Nieves, Jonny. ““How to Create a Microsoft Word Label Template.” OnlineLabels.com, 

February 20, 2020. 
https://www.onlinelabels.com/articles/how-to-create-a-microsoft-word-label-templat
e.htm 

“Use mail merge for bulk email, letters, labels, and envelopes.” Microsoft. Retrieved 0
​ 5​ May 
2020, from 
https://support.office.com/en-us/article/use-mail-merge-for-bulk-email-letters-labels-
and-envelopes-f488ed5b-b849-4c11-9cff-932c49474705 

 
 

 
  19