Spesifikasi

PERKHIDMATAN PENGANGKUTAN DAN PENGURUSAN REKOD

Tajuk Templat:
JABATAN PENDAFTARAN NEGARA (PRODUK)
Jenis Item: Produk
Jenis Barangan: Tempatan

UOM Jenis Harga Kuantiti

Item
Spesifikasi
1. unit Biasa Standard 15800
Pembekalan
1.1. Ukuran Kotak : 200 mm x 370 mm x 250 mm
Kotak
1.2. Substance : BF K275 outside/ TL175 inside / K275 SW
1.3 Cara Pembungkusan : Self-Folded / Full Over Lap
1.4 Cetakkan Kotak : 1 Warna-Biru Disebelah atas kotak dicetak : - PUSAT
PENGURUSAN REKOD Jata Negara - SILA TAMPAL DISINI Bahagian sisi
kiri kotak dicetak : - PUSAT PENGURUSAN REKOD, JABATAN
PENDAFTARAN NEGARA - KOD CAWANGAN, KOD URUSNIAGA, NO.
SIRI KOTAK, JUMLAH KELOMPOK, TARIKH URUSNIAGA dan TARIKH
KOTAK TUTUP. Bahagian sisi kanan kptak dicetak : - UNTUK KEGUNAAN
PUSAT PENGURUSAN REKOD - Table (10 cm x 19.5 cm) melintang : DOC
PREP, PDTS, VERIFY, SCAN menegak : TARIKH SIAP, JUM;AH BRG/KEL,
NAMA, T/TANGAN Bahagian bawah kotak dicetak - SILA TAMPAL DISINI
Bahagian hadapan kotak di cetak : - Table (17.5 cm x 14.5 cm)
1.5. Petender hendaklah melaksanakan pembekalan seperti yang dinyatakan
dalam Para 2.2. dengan mematuhi spesifikasi minima seperti yang ditetapkan
dalam Jadual 4 : Spesifikasi Kotak dan Rajah 1 : Rekabentuk Kotak (Rujuk
Lampiran A – Dokumen Spesifikasi Tender).
2. unit Biasa Standard 71000
Pembekalan
2.1. Ukuran Fail Kelompok : folder file (215 mm x 30 mm x 300mm) with
Fail
inside folded pocket (150 mm x 30 mm x 220 mm)
Kelompok
2.2. Jenis : 6 Sheet Card (180 gram)
2.3. Kualiti : single wall - B Flute
2.4. Cetakkan Fail Kelompok : 1 warna - Tulang fail dicetak : KOD
CAWANGAN dan TARIKH URUSNIAGA - Bahagian hadapan fail dicetak :
Jata Negara, PUSAT PENGURUSAN REKOD, JABATAN PENDAFTARAN
NEGARA 1. KOD CAWANGAN 2. JENIS URUSNIAGA 3. ID OPERATOR 4.
TARIKH URUSNIAGA UNTUK TINDAKAN PUSAT PENGURUSAN REKOD
-table (7.5 cm x 15 cm) melintang: DOC PREP, PDTS, VERIFY dan SCAN
menegak : TARIKH SIAP, JUMLAH BRG / KEL, ID OPERATOR dan
T/TANGAN
2.5. Petender hendaklah melaksanakan pembekalan seperti yang dinyatakan
dalam Para 2.2. dengan mematuhi spesifikasi minima seperti yang ditetapkan
dalam Jadual 5 : Spesifikasi Fail Kelompok dan Rajah 2 : Rekabentuk Fail
Kelompok (Rujuk Lampiran A – Dokumen Spesifikasi Tender).

Page 1 / 8
3. unit Biasa Standard 28000
Pembekalan
3.1 Ukuran Pelekat Keselamatan : 30 mm x 78 mm
Pelekat
Keselamatan 3.2. Warna : Merah Hati
(No. Bersiri)
3.3. Cetakkan Pelekat Keselamatan : Prefixed : JABATAN PENDAFTARAN
NEGARA - No. Bersiri : 6 digit - Jata Negara
3.4. Petender hendaklah melaksanakan pembekalan seperti yang dinyatakan
dalam Para 2.2. dengan mematuhi spesifikasi minima seperti yang ditetapkan
dalam Jadual 6 : Spesifikasi Pelekat Keselamatan Kotak dan Rajah 3 :
Rekabentuk Pelekat Keselamatan Kotak (Rujuk Lampiran A – Dokumen
Spesifikasi Tender).
4. unit Biasa Standard 3000
Pembekalan
4.1. Ukuran Pengikat Keselamatan (Cable Tie) : 404 mm panjang
Pengikat
Keselamatan 4.2. Warna : Biru
(Cable Tie)
4.3. Cetakkan Pengikat Keselamatan : Prefixed : JABATAN PENDAFTARAN
NEGARA - NO. Bersiri : 6 digit - Jata Negara
4.4. Petender hendaklah melaksanakan pembekalan seperti yang dinyatakan
dalam Para 2.2. dengan mematuhi spesifikasi minima seperti yang ditetapkan
dalam Jadual 7 : Spesifikasi Pengikat Keselamatan dan Rajah 4 :
Rekabentuk Pengikat Keselamatan (Rujuk Lampiran A – Dokumen
Spesifikasi Tender).
5. unit Biasa Standard 30
Pembekalan
5.1 Ukuran Beg Keselamatan : 36 cm x 32 cm x 12 cm
Beg
Keselamatan 5.2. Material : Waterproof Heavy Duty Cotton Canvas Tarpulin - 2 way closed
: YKK type zipper (Length : 36 cm, Lock Hole : Diameter 6 cm) - Heavy duty
full handle with hole (Size : 8 cm x 4 cm, Lock Hole : Diameter 1.5 cm)
5.3. Warna : Biru
5.4. Cetakkan Beg Keselamatan : Bahagian hadapan Beg - Jata Negara -
PUSAT PENGURUSAN REKOD, JABATAN PENDAFTARAN NEGARA
5.5 Petender hendaklah melaksanakan pembekalan seperti yang dinyatakan
dalam Para 2.2. dengan mematuhi spesifikasi minima seperti yang ditetapkan
dalam Jadual 8 : Spesifikasi Beg Keselamatan dan Rajah 5 : Rekabentuk
Beg Keselamatan (Rujuk Lampiran A – Dokumen Spesifikasi Tender).

PERKHIDMATAN PENGANGKUTAN DAN PENGURUSAN REKOD

Tajuk Templat:
JABATAN PENDAFTARAN NEGARA
Jenis Item: Perkhidmatan
Jenis Barangan: Tempatan

Kekerapan
Bil. Unit Bil. Unit
/
UOM Ukuran Ukuran Kuantiti
Unit
Item Sehari Sebulan
Ukuran

Page 2 / 8
 Spesifikasi
A1. Perkhidmatan Activity unit 24 70
Pengangkutan Dokumen
1.1. Petender adalah bertanggungjawab mengumpul,
dari Pejabat-Pejabat
membungkus, memunggah dan mengangkut kotak dokumen
Jabatan Pendaftaran
dari semua pejabat JPN di Semenanjung ke BPR.
Negara (JPN) di
Semenanjung ke Bahagian 1.2. Petender MESTILAH menggunakan pengangkutan
Pengurusan Rekod (BPR), secure bonded truck (tail lift).
Ibu Pejabat JPN
1.3. Petender hendaklah melaksanakan pengangkutan
berdasarkan penetapan jadual perancangan pengambilan
kotak yang melibatkan 70 pejabat JPN setiap bulan.
1.4. Petender hendaklah melaksanakan aktiviti perkhidmatan
ini bagi tempoh 2 tahun dengan mematuhi skop umum projek
yang melibatkan waktu bekerja, peraturan / etika kerja,
pelaporan dan dokumentasi seperti yang dinyatakan di dalam
Lampiran A – Dokumen Spesifikasi Tender.
1.5. Petender hendaklah melaksanakan perkhidmatan ini
dengan mengambil kira perkara-perkara berikut : a)
Keselamatan dokumen di sepanjang pergerakan dokumen; b)
Pengambilan dokumen mengikut jadual yang telah
ditetapkan; c) Pematuhan semua prosedur pengambilan
dokumen seperti yang ditetapkan oleh JPN;
A2. Perkhidmatan Activity unit 8 4
Pengangkutan Dokumen
2.1. Petender adalah bertanggungjawab mengumpul,
dari JPN W.P.Labuan dan
membungkus, memunggah dan mengangkut kotak dokumen
Pejabat Pengumpulan JPN
dari JPN W.P. Labuan dan tiga (3) Pejabat Pengumpulan
di Sabah ke BPR
JPN di Sabah ke BPR.
2.2. Petender MESTILAH menggunakan perkhidmatan
pengangkutan udara (air courier).
2.3. Petender hendaklah melaksanakan pengangkutan
berdasarkan penetapan jadual perancangan pengambilan
kotak yang melibatkan 4 pejabat JPN (JPN W.P. Labuan,
JPN Kota Kinabalu, JPN Sandakan, JPN Tawau) dengan
kekerapan pengambilan 3 bulan sekali.
2.4. Petender hendaklah melaksanakan aktiviti perkhidmatan
ini bagi tempoh 2 tahun dengan mematuhi skop umum projek
yang melibatkan waktu bekerja, peraturan / etika kerja,
pelaporan dan dokumentasi seperti yang dinyatakan di dalam
Lampiran A – Dokumen Spesifikasi Tender.
2.5. Petender hendaklah melaksanakan perkhidmatan ini
dengan mengambil kira perkara-perkara berikut : a)
Keselamatan dokumen di sepanjang pergerakan dokumen; b)
Pengambilan dokumen mengikut jadual yang telah
ditetapkan; c) Pematuhan semua prosedur pengambilan
dokumen seperti yang ditetapkan oleh JPN;
A3. Perkhidmatan Activity unit 12 1
Pengangkutan Dokumen
3.1. Petender adalah bertanggungjawab mengumpul,
dari Pusat Rekod JPN
memfailkan, membungkus, memunggah dan mengangkut

Page 3 / 8
Sarawak ke BPR kotak dokumen dari Pusat Rekod JPN Sarawak ke BPR.
3.2. Petender MESTILAH menggunakan perkhidmatan
pengangkutan udara (air courier).
3.3. Petender hendaklah melaksanakan pengangkutan
berdasarkan penetapan jadual perancangan pengambilan
kotak di mana kekerapan pengambilan adalah 2 bulan sekali.
3.4. Petender hendaklah melaksanakan aktiviti perkhidmatan
ini bagi tempoh 2 tahun dengan mematuhi skop umum projek
yang melibatkan waktu bekerja, peraturan / etika kerja,
pelaporan dan dokumentasi seperti yang dinyatakan di dalam
Lampiran A – Dokumen Spesifikasi Tender.
3.5. Petender hendaklah melaksanakan perkhidmatan ini
dengan mengambil kira perkara-perkara berikut : a)
Keselamatan dokumen di sepanjang pergerakan dokumen; b)
Pengambilan dokumen mengikut jadual yang telah
ditetapkan; c) Pematuhan semua prosedur pengambilan
dokumen seperti yang ditetapkan oleh JPN;
A4. Perkhidmatan Activity unit 12 6
Pengangkutan Dokumen
4.1. Petender adalah bertanggungjawab mengumpul,
dari Pejabat Pengumpulan
memfail, membungkus, memunggah dan mengangkut kotak
JPN di Sarawak ke Pusat
dokumen dari enam (6) Pejabat Pengumpulan JPN di
Rekod JPN Sarawak
Sarawak ke Pusat Rekod Sarawak.
4.2. Petender MESTILAH menggunakan pengangkutan
secure bonded truck (tail lift).
4.3. Petender hendaklah melaksanakan pengangkutan
berdasarkan penetapan jadual perancangan pengambilan
kotak yang melibatkan 6 pejabat JPN (JPN Miri, JPN Sibu,
JPN Bintulu, JPN Mukah, JPN Seri Aman, JPN Sarikei)
dengan kekerapan pengambilan 2 bulan sekali.
4.4. Petender hendaklah melaksanakan aktiviti perkhidmatan
ini bagi tempoh 2 tahun dengan mematuhi skop umum projek
yang melibatkan waktu bekerja, peraturan / etika kerja,
pelaporan dan dokumentasi seperti yang dinyatakan di dalam
Lampiran A – Dokumen Spesifikasi Tender.
4.5. Petender hendaklah melaksanakan perkhidmatan ini
dengan mengambil kira perkara-perkara berikut : a)
Keselamatan dokumen di sepanjang pergerakan dokumen; b)
Pengambilan dokumen mengikut jadual yang telah
ditetapkan; c) Pematuhan semua prosedur pengambilan
dokumen seperti yang ditetapkan oleh JPN;
B. Perkhidmatan Number of
24 1 15
Pendaftaran Dan Persons
Penyimpanan Rekod
5.1. Petender hendaklah menyediakan 15 orang kakitangan
kontrak bagi membantu operasi pendaftaran dan
penyimpanan dokumen di BPR, JPN dengan pecahan
keperluan kakitangan seperti di Jadual 7: Pecahan Bilangan
Kakitangan Kontrak (Rujuk Lampiran A – Dokumen
Spesifikasi Tender) .

Page 4 / 8
 5.2. Petender bertanggunjawab memastikan kelayakan
minimum kakitangan kontrak adalah mempunyai Sijil
Pelajaran Malaysia (SPM) dan MESTILAH bertaraf
warganegara Malaysia.
5.3. Petender adalah bertanggungjawab memastikan
kakitangan kontrak mematuhi etika kerja dan
peraturan-peraturan yang telah ditetapkan oleh JPN seperti
mana kakitangan JPN.
5.4. Petender hendaklah melaksanakan tapisan keselamatan
dan bertanggunjawab memastikan 15 orang kakitangan
kontrak dan kakitangan syarikat yang terlibat dalam tender ini
menandatangani Borang Perakuan Untuk Ditandatangani
Oleh Penjawat Awam/Syarikat Berkenaan Dengan Akta
Rahsia Rasmi 1972 [Akta 88].
5.5. Petender hendaklah memastikan 15 kakitangan kontrak
tersebut hadir bertugas mengikut waktu bekerja JPN di Ibu
Pejabat. Tuntutan adalah berdasarkan rekod kehadiran.
Rekod kehadiran kakitangan kontrak mestilah menggunakan
Sistem Kedatangan JPN. BPR akan menentukan skop kerja
terperinci bagi setiap kakitangan kontrak.
5.6. Petender bersetuju pengambilan kakitangan kontrak
mestilah dengan persetujuan bersama antara pihak Petender
dan pihak JPN.
5.7. Petender bersetuju pihak JPN boleh mengambil tindakan
termasuklah cadangan untuk memecat mana-mana
kakitangan kontrak sekiranya didapati kakitangan kontrak
melanggar mana mana peraturan yang telah ditetapkan.
5.8. Petender hendaklah melaksanakan aktiviti perkhidmatan
ini bagi tempoh 2 tahun dengan mematuhi skop umum projek
yang melibatkan waktu bekerja, peraturan / etika kerja,
pelaporan dan dokumentasi seperti yang dinyatakan di dalam
Lampiran A – Dokumen Spesifikasi Tender.
C1. Penyediaan Peralatan Months 24 3
Mesin Fotostat (Hitam
Petender hendaklah menyediakan peralatan ini secara
Putih)
sewaan bulanan bagi tempoh 2 tahun dan mematuhi
spesifikasi minima seperti yang ditetapkan dalam Jadual 10:
Spesifikasi Peralatan Pengurusan Dokumen (Rujuk Lampiran
A – Dokumen Spesifikasi Tender). Peralatan mestilah dalam
keadaan baik dan berfungsi sepanjang tempoh kontrak.
Petender hendaklah menyatakan maklumat perkakasan
seperti berikut: i) Jenama : ii) Model : iii) Spesifikasi :
C2. Penyediaan Peralatan Months 24 1
Mesin Fotostat (Warna)
Petender hendaklah menyediakan peralatan ini secara
sewaan bulanan bagi tempoh 2 tahun dan mematuhi
spesifikasi minima seperti yang ditetapkan dalam Jadual 10:
Spesifikasi Peralatan Pengurusan Dokumen (Rujuk Lampiran
A – Dokumen Spesifikasi Tender). Peralatan mestilah dalam
keadaan baik dan berfungsi sepanjang tempoh kontrak.

Page 5 / 8
 Petender hendaklah menyatakan maklumat perkakasan
seperti berikut: i) Jenama : ii) Model : iii) Spesifikasi :
C3. Penyediaan Peralatan Months 24 2
Single Handle PVC 2 Shelf
Petender hendaklah menyediakan peralatan ini secara
Hand Truck
sewaan bulanan bagi tempoh 2 tahun dan mematuhi
[W455xL665xH875mm
spesifikasi minima seperti yang ditetapkan dalam Jadual 10:
Capacity: 120kg]
Spesifikasi Peralatan Pengurusan Dokumen (Rujuk Lampiran
A – Dokumen Spesifikasi Tender). Peralatan mestilah dalam
keadaan baik dan berfungsi sepanjang tempoh kontrak.
Petender hendaklah menyatakan maklumat perkakasan
seperti berikut: i) Jenama : ii) Model : iii) Spesifikasi :
C4. Penyediaan Peralatan Months 24 3
Double Handle PVC 2 Shelf
Petender hendaklah menyediakan peralatan ini secara
Hand Truck
sewaan bulanan bagi tempoh 2 tahun dan mematuhi
[W455xL710xH855mm
spesifikasi minima seperti yang ditetapkan dalam Jadual 10:
Capacity: 120kg]
Spesifikasi Peralatan Pengurusan Dokumen (Rujuk Lampiran
A – Dokumen Spesifikasi Tender). Peralatan mestilah dalam
keadaan baik dan berfungsi sepanjang tempoh kontrak.
Petender hendaklah menyatakan maklumat perkakasan
seperti berikut: i) Jenama : ii) Model : iii) Spesifikasi :
C5. Penyediaan Peralatan Months 24 2
PVC Hand Truck
Petender hendaklah menyediakan peralatan ini secara
[W455xL725xH888mm
sewaan bulanan bagi tempoh 2 tahun dan mematuhi
Capacity: 120kg]
spesifikasi minima seperti yang ditetapkan dalam Jadual 10:
Spesifikasi Peralatan Pengurusan Dokumen (Rujuk Lampiran
A – Dokumen Spesifikasi Tender). Peralatan mestilah dalam
keadaan baik dan berfungsi sepanjang tempoh kontrak.
Petender hendaklah menyatakan maklumat perkakasan
seperti berikut: i) Jenama : ii) Model : iii) Spesifikasi :
C6. Penyediaan Peralatan Months 24 1
Mobile library bookshelf
Petender hendaklah menyediakan peralatan ini secara
carts [L850xW500xH1
sewaan bulanan bagi tempoh 2 tahun dan mematuhi
150mm]
spesifikasi minima seperti yang ditetapkan dalam Jadual 10:
Spesifikasi Peralatan Pengurusan Dokumen (Rujuk Lampiran
A – Dokumen Spesifikasi Tender). Peralatan mestilah dalam
keadaan baik dan berfungsi sepanjang tempoh kontrak.
Petender hendaklah menyatakan maklumat perkakasan
seperti berikut: i) Jenama : ii) Model : iii) Spesifikasi :
C7. Penyediaan Peralatan Months 24 13
Foot Stool 100kg [Overall
Petender hendaklah menyediakan peralatan ini secara
Height: 1070mm,
sewaan bulanan bagi tempoh 2 tahun dan mematuhi
Length:450mm, Capacity:
spesifikasi minima seperti yang ditetapkan dalam Jadual 10:
100kg]
Spesifikasi Peralatan Pengurusan Dokumen (Rujuk Lampiran
A – Dokumen Spesifikasi Tender). Peralatan mestilah dalam
keadaan baik dan berfungsi sepanjang tempoh kontrak.
Petender hendaklah menyatakan maklumat perkakasan

Page 6 / 8
 seperti berikut: i) Jenama : ii) Model : iii) Spesifikasi :
C8. Penyediaan Peralatan Months 24 3
Tangga Aluminium Double
Petender hendaklah menyediakan peralatan ini secara
Side Ladder [ Steps: 4,
sewaan bulanan bagi tempoh 2 tahun dan mematuhi
Height: 1016]
spesifikasi minima seperti yang ditetapkan dalam Jadual 10:
Spesifikasi Peralatan Pengurusan Dokumen (Rujuk Lampiran
A – Dokumen Spesifikasi Tender). Peralatan mestilah dalam
keadaan baik dan berfungsi sepanjang tempoh kontrak.
Petender hendaklah menyatakan maklumat perkakasan
seperti berikut: i) Jenama : ii) Model : iii) Spesifikasi :
C9. Penyediaan Peralatan Months 24 1
Mesin Laminate [Input
Petender hendaklah menyediakan peralatan ini secara
Voltage: 220-240V,
sewaan bulanan bagi tempoh 2 tahun dan mematuhi
Frequency:50Hz, Width:
spesifikasi minima seperti yang ditetapkan dalam Jadual 10:
336mm, Power
Spesifikasi Peralatan Pengurusan Dokumen (Rujuk Lampiran
Consumption:100W] A – Dokumen Spesifikasi Tender). Peralatan mestilah dalam
keadaan baik dan berfungsi sepanjang tempoh kontrak.
Petender hendaklah menyatakan maklumat perkakasan
seperti berikut: i) Jenama : ii) Model : iii) Spesifikasi :
C10. Penyediaan Peralatan Months 24 1
Shredder [Cutting Type:
Petender hendaklah menyediakan peralatan ini secara
Straight Cut (Strips),
sewaan bulanan bagi tempoh 2 tahun dan mematuhi
Shredded Size: 5.8mm]
spesifikasi minima seperti yang ditetapkan dalam Jadual 10:
Spesifikasi Peralatan Pengurusan Dokumen (Rujuk Lampiran
A – Dokumen Spesifikasi Tender). Peralatan mestilah dalam
keadaan baik dan berfungsi sepanjang tempoh kontrak.
Petender hendaklah menyatakan maklumat perkakasan
seperti berikut: i) Jenama : ii) Model : iii) Spesifikasi :
C11. Penyediaan Peralatan Months 24 1
Vacuum 5 in 1 HEPA Filter
Petender hendaklah menyediakan peralatan ini secara
sewaan bulanan bagi tempoh 2 tahun dan mematuhi
spesifikasi minima seperti yang ditetapkan dalam Jadual 10:
Spesifikasi Peralatan Pengurusan Dokumen (Rujuk Lampiran
A – Dokumen Spesifikasi Tender). Peralatan mestilah dalam
keadaan baik dan berfungsi sepanjang tempoh kontrak.
Petender hendaklah menyatakan maklumat perkakasan
seperti berikut: i) Jenama : ii) Model : iii) Spesifikasi :
C12. Penyediaan Peralatan Months 24 3
Air Purifier
Petender hendaklah menyediakan peralatan ini secara
sewaan bulanan bagi tempoh 2 tahun dan mematuhi
spesifikasi minima seperti yang ditetapkan dalam Jadual 10:
Spesifikasi Peralatan Pengurusan Dokumen (Rujuk Lampiran
A – Dokumen Spesifikasi Tender). Peralatan mestilah dalam
keadaan baik dan berfungsi sepanjang tempoh kontrak.
Petender hendaklah menyatakan maklumat perkakasan
seperti berikut: i) Jenama : ii) Model : iii) Spesifikasi :

Page 7 / 8
C13. Penyediaan Peralatan Months 24 3
Dehumidifier
Petender hendaklah menyediakan peralatan ini secara
sewaan bulanan bagi tempoh 2 tahun dan mematuhi
spesifikasi minima seperti yang ditetapkan dalam Jadual 10:
Spesifikasi Peralatan Pengurusan Dokumen (Rujuk Lampiran
A – Dokumen Spesifikasi Tender). Peralatan mestilah dalam
keadaan baik dan berfungsi sepanjang tempoh kontrak.
Petender hendaklah menyatakan maklumat perkakasan
seperti berikut: i) Jenama : ii) Model : iii) Spesifikasi :
D. Pencetakan Fail unit 2 14900
Kelompok
D.1. Petender hendaklah melaksanakan cetakan pada fail
kelompok sedia ada di BPR mengikut kuantitii dan spesifikasi
cetakan seperti di Jadual 11 : Spesifikasi Cetakan Pada Fail
Kelompok (Rujuk Lampiran A – Dokumen Spesifikasi
Tender).
D.2. Petender hendaklah menghantar kembali fail kelompok
yang telah selesai dicetak ke BPR untuk pengagihan ke
pejabat-pejabat JPN.

Page 8 / 8