Professional Documents
Culture Documents
toepassen
alternatieve route
verbeteren
evalueren
toepassen
wie wat hoe
verbeteren
GO NO GO
evalueren
doelgroep oplossing aanpak
& context kiezen bepalen toepassen
eind- leverancier rand- verbeteren
gebruiker kiezen voorwaarden
evalueren
GO NO GO
1
Implementatie toolkit technologie in de zorg
De implementatie route:
2
Implementatie toolkit technologie in de zorg
‘Een innovatie is een idee, een interventie of een
voorwerp dat voor de doelgroep en/of eindgebruiker
nieuw is. Het maakt niet uit of het idee ook echt
nieuw is in de tijd.’ (Rogers, 1995)
De implementatie route:
GO
NO GO
De alternatieve route:
De alternatieve route: werkt alleen als je met een flexibel team, op kleine
In de implementatie route gaan we uit van een schaal, snel kunt reageren. Er is ook een valkuil bij
grondige aanpak. Dit is aan te raden als het gaat deze alternatieve route: soms blijkt samenwerking
om een aanbesteding waarbij veel geld gemoeid met een leverancier toch geen succes blijkt te zijn.
is en/of als er draagvlak moet zijn vanuit de hele Kalorama ontwikkelde met een externe partij een DOE LEER
organisatie. digitale site waarop bewoners hun favoriete foto’s,
muziek en filmbeelden via een eigen account kun-
Maar…: Als je voor weinig geld een goede techno- nen verzamelen en gebruiken. De websitebouwer
logische oplossing kunt inzetten, raden we aan om dacht heel goed mee en maakte mooie filmbeel-
dat vooral te gaan doen! den, maar bleek weinig kaas gegeten te hebben
3
Implementatie toolkit technologie in de zorg
Ideeën verzamelen/
geïnspireerd raken
Vaak ontstaan ideeën spontaan, maar soms moet
10 tips voor een innovatieve organisatie Praktische tips en voorbeelden
je gericht op zoek naar nieuwe ideeën of oplossin-
Om een klimaat te ontwikkelen waarin medewerkers Geïnspireerd raken:
gen. Bijvoorbeeld als oude technologie niet meer
GO
zich vrij voelen om ideeën aan te dragen kunnen de vol- • Verzamel goede ideeën op beurzen en symposia
voldoet, of als wet-of regelgeving verandert.
NO GO gende 10 tips voor een innovatieve organisatie helpen. • Organiseer een inspiratiebijeenkomst of ‘roadshow’
met demonstraties van oplossingen zoals zorg-
1. Zorg voor een heldere, duurzame toekomstvisie: organisatie Dichterbij deed
Als je inspiratie op gaat doen is het belangrijk om draag deze uit en ‘doe wat je zegt’. • Maak mensen vrij om dingen uit te proberen
zo open mogelijk te kijken. Probeer jezelf of je 2. Toon inspirerend leiderschap dat aanzet tot (zie ‘Jonge honden Club’)
team nog niet te belemmeren in wat wel of niet innovatie. • Kijk bij andere organisaties
mogelijk is. Pas als je alle (te) gekke ideeën hebt 3. Moedig creativiteit en het bedenken van ideeën • Kijk in andere sectoren
opgehaald ga je ze clusteren. Dit kan bijvoorbeeld door medewerkers aan en beloon het. • Lees nieuwsbrieven
in de How-Now-Wow matrix. Zo zorg je ervoor dat 4. Maak vrij baan voor het bevragen en ter discussie
je open staat voor nieuwe ideeën, bestaande idee- stellen van de huidige gang van zaken.
ën beter maakt en er niet lukraak één uitkiest. 5. Geef medewerkers structureel ‘vrije tijd’ om te ‘Jonge honden Club’
leren, spelen en innoveren. Een aantal koplopers uit de zorg (verpleegkundigen en
De How-Now-Wow matrix is een tool om ideeën 6. Maak ruimte voor sociale innovatie en co-creatie. verzorgenden) op het gebied van innovatie krijgt de
te selecteren. Het dwingt mensen om alle ideeën 7. Management en directie kijkt onbevooroordeeld gelegenheid als ‘toekomstdenkers’ nieuwe oplossingen
af te wegen langs twee parameters. Zo voorkom naar een goed idee. Senioriteit van de bedenker uit te proberen. Met een beperkt budget hebben zij de
je dat mensen altijd het idee kiezen dat het meest en zijn/haar plaats in de hiërarchie is daarbij vrijheid om kleine dingen op locatie te proberen. Erva-
bekend is (de creatieve paradox) en kom je tot expliciet niet van belang. ringen worden in de koplopergroep gedeeld. Daarnaast
innovatievere oplossingen. 8. Toon commitment om het verder ontwikkelen worden de groepsleden gevraagd mee te denken bij
van innovatieve ideeën te bevorderen. nieuwe ideeën en initiatieven van anderen. Het team
9. Doe moeite om elkaar te begrijpen versterkt zichzelf door het plezier dat de leden heb-
10. Laat zien dat je blijft werken aan het continu ben in het proberen van nieuwe dingen. Juist daarom
verbeteren van je producten en diensten. is het goed om ook vast te leggen wat de bedoeling
(Bron: Frankwatching) van de groep is en om periodiek te laten zien wat ze
gedaan heeft. Belangrijk is om niet te verwachten dat
alle initiatieven van de groep tot succes leiden (in de
praktijk wordt minder dan 10% van alle nieuwe ideeën
een succes), maar het ‘verantwoorden’ helpt wel om te
blijven streven naar resultaat.
5
Implementatie toolkit technologie in de zorg
Go / No go momenten
GO
NO GO
GO NO GO
Voor de verkenning der(s) te betrekken bij het idee. De kans op succes Bij Brabantzorg hebben ze een innovatiefilter ontwikkeld
Heb je een goed beeld van datgene dat je wilt op- is een stuk groter wanneer een bestuurder er heil om te beslissen welke technologie ze wel en welke ze
lossen of verbeteren? Weet je voor wie je het doet in ziet. Hij of zij kan namelijk zorgen voor prioriteit, niet gaan implementeren.
en waar deze doelgroep behoefte aan heeft? aandacht en middelen voor de uitwerking van het
idee. Ziet je bestuurder je idee niet zitten, probeer Voor de implementatie
Ga dan na of er binnen de organisatie voldoen- te achterhalen waarom. Kun je dat niet veran- Na je gehele verkenningsfase wil je besluiten of je door
de mensen achter je idee en het doel staan en of deren, vraag je dan af of je nog heel veel energie kunt, de implementatiefase in. Voor sommige ideeën
er voldoende middelen in geld, tijd én mensen moet steken in jouw idee. De kans dat je later nog zijn de gevolgen zo omvangrijk, dat de Raad van Bestuur
beschikbaar zijn. Zorg dat je mensen spreekt op toestemming krijgt om met je idee aan de slag te moet besluiten over de implementatie en over de busi-
verschillende niveaus. gaan, is dan klein. ness case. Maar ook bij kleinere projecten is het goed om
Om écht iets te kunnen realiseren (zeker als er een Go/No Go moment in te plannen voordat je enthou-
investeringen mee gemoeid zijn), zal je besluitvor- Je kunt aan de besluitvormers voorstellen om een siast aan de implementatie start. Dit doe je om te voor-
mers in je organisatie moeten overtuigen van je verkenning te doen naar de mogelijkheden en op- komen dat een bestuurder pas aandachtig naar je idee
ideeën. Zij zijn degenen die de middelen moeten brengsten van jouw ideeën. Waar gaat het precies gaat kijken als de effecten ervan zichtbaar worden en hij/
vrijmaken om aan de slag te kunnen. Weet wie de om? Wat brengt het met zich mee? Wat zijn de zij er alsnog een streep doorhaalt.
besluitvormers in je organisatie zijn en bereid een verschillende kosten en opbrengsten? Zie hiervoor
‘pitch’ voor. Dit is ook hét moment om de bestuur- verderop ook informatie over een business case.
6
Implementatie toolkit technologie in de zorg
Wie zijn de mensen voor wie ik het doe? Voor wie Welke oplossing kiezen we en wat is er daarvoor Hoe gaan we de verandering teweegbrengen en
gaat de innovatie iets veranderen? En hoe kijken beschikbaar op de markt? begeleiden? En welke randvoorwaarden zijn daar-
de betrokkenen binnen en buiten de organisatie bij essentieel?
aan tegen de vernieuwing?
7
Implementatie toolkit technologie in de zorg
8
Implementatie toolkit technologie in de zorg
9
Implementatie toolkit technologie in de zorg
Wat? Een leverancier kiezen Tips van Allevo voor het kiezen van een leverancier
1. Maak niet te snel een keuze. Vermijd de valkuil om
vanuit gemak te kiezen voor bestaande leveranciers,
Handige links bijvoorbeeld omdat de lijnen kort zijn en zij al een in-
Technische en functionele eisen opstellen
• Haal inspiratie voor je functioneel programma van frastructuur hebben opgebouwd in de organisatie. Kijk
Voor de meeste technische oplossingen zijn er
eisen voor domotica uit de verschillende breed en gebruik een uitgebreide set van criteria en
verschillende aanbieders. Hoe maak je de juiste
GO
functiewijzers van Vilans. eisen. Domotica voor zelfstandig wonende cliënten (in
keuze?
NO GO • Hulp bij de leverancierskeuze. de wijk) is duidelijk iets anders dan domotica binnen
Stel een document op met de technische- en • Stappenplan voor het invoeren van domotica. een verpleeghuis of kleinschalige woonvoorziening.
functionele eisen. • Bepaal ook of je de technologie gaat kopen of lenen én 2. Geef in de oriënterende gesprekken niet meteen te
bepaal wat je zelf doet: wanneer werk je samen en wat veel weg. Om te voorkomen dat leveranciers alleen
Belang van opstellen functioneel programma van besteed je uit? Lees de verschillende overwegingen. vertellen wat je wil horen. Vraag naar de visie van de
eisen: leverancier zelf. Hoe komt hun dienstverlening aan de
• basis voor opvragen offertes
• meetlat om verkregen offertes langs te leggen en
Factoren die de mate van adoptie behoeften van cliënten en mantelzorgers en medewer-
kers tegemoet? Vraag ook naar referentieprojecten en
te beoordelen/vergelijken van een innovatie bepalen ga na wat de ervaringen van collega-organisaties met
• toetsen of de geïmplementeerde technologie een leverancier zijn.
doet wat je wilt dat het doet. • Voordeel -> bijvoorbeeld in kosten, sociale prestige, 3. Ga eerst een proefcontract voor bepaalde tijd aan
gemak of tevredenheid. om de wederzijdse relatie te toetsen. Spreek duidelijk
• Passendheid -> In hoeverre het past bij bestaande af wat de leverancier in die tijd realiseert.
Geef bij de functionele eisen ook aan waarom iets praktijken, waarden, ervaringen uit het verleden en Lees meer tips in het volledige interview met Allevo.
een eis is. Wat zijn de achterliggende behoeften, behoeften.
processen en randvoorwaarden? Uit de praktijk
blijkt dat praktisch alle leveranciers aangeven te
• Gebruiksvriendelijkheid
• Probeerbaar -> de mate waarin met de innovatie op
TIPs
‘
kunnen voldoen aan de gestelde technische eisen. beperkte wijze geëxperimenteerd kan worden. ‘Vraag aan de leverancier bij welke zorgorganisaties
Het zijn de functionele eisen en met name de • Zichtbaarheid -> de mate waarin de resultaten van hij zijn kunde al heeft bewezen en vraag deze zorg-
detaillering hierin, die het onderscheid maken. een innovatie voor anderen zichtbaar zijn. organisaties naar hun ervaringen. Het komt met
• Her-inventie -> de mate waarin de innovatie veran- enige regelmaat voor dat leveranciers toch niet
Praktijk voorbeeld: Een grote organisatie in de gehan- derd of gewijzigd kan worden. konden voldoen aan gestelde eisen. Om dit te
dicaptenzorg koos ondanks een ruim aanbod van Neder- • Imago -> een goed imago van de innovatie zorgt voor vermijden is het belangrijk om informatie in te
landse leveranciers toch voor een Amerikaans systeem een snellere adoptie. winnen bij collega zorgorganisaties.’
voor beeldschermzorg. Waarom? Eén van de gestelde • Verdeelbaarheid -> of je de innovatie in delen kunt eHealth adviseur Johan van der Leeuw - Vilans
functionele eisen was dat de begeleider de cliënt recht in implementeren.
de ogen moest kunnen aankijken. De Nederlandse Greenhalgh (2005)
leveranciers konden dat op dat moment niet aanbieden.
Daarnaast was de vormgeving van de schermen ook door- ‘Kies bij voorkeur voor ‘open’ systemen zodat je bij
slaggevend. uitbreiding met nieuwe ontwikkelingen niet afhanke-
lijk bent van de eenmaal gekozen leverancier.’
eHealth adviseur Jan Thie
10
Implementatie toolkit technologie in de zorg
Hoe? Randvoorwaarden
Projectfinanciering 2. Projectvoering
Welke aspecten zijn relevant bij de implementa-
Zorg dat je in je projectfinanciering bedragen Benoem een projectleider, definieer een opdrachtgever
tie van technologie? Denk bijvoorbeeld aan:
GO
opneemt om projectmedewerkers vrij te maken. En en kijk wie welke verandering gaat faciliteren.
1. Beschikbare menselijke capaciteit
NO GO vergeet niet dat het trainen van zorgmedewerkers
2. Projectvoering
ook geld kost: verletkosten zijn de uren die zij Projectleiding: Heb je zelf capabele mensen die je
3. Financiën: business case, investeringen en
schrijven omdat ze op training zijn, maar waar geen beschikbaar kunt maken, dan heeft dit zeker de voorkeur.
financiering, subsidies
zorginkomsten tegenover staan. Deze uren moeten Je biedt je mensen hiermee een uitdaging, werkplezier
4. Huidige ICT infrastructuur; kansen en
ook ergens begroot worden. Bij grote organisaties en de kans tot verdere ontwikkeling. Daarnaast is het
beperkingen
kan dit in de tienduizenden euro’s lopen. De van meerwaarde als de projectleider de organisatie
5. Mogelijke risico’s
ambassadeurs/koplopers binnen de organisatie heb en mensen kent. Zorg wel voor goede ondersteuning
6. Relevante wet- en regelgeving
je al mee. Juist de andere betrokkenen –en dat is door de opdrachtgever. Afhankelijk van de ervaring
meestal de grootste groep binnen de organisatie- van de projectleider kun je er ook voor kiezen om je
moet je de ruimte geven om ervaring op te doen projectleider een coach te bieden. Dat kan een interne
met de technologie. Dit kost tijd! Dit geldt voor collega met veel projectervaring zijn met bijvoorbeeld
medewerkers, maar natuurlijk ook voor cliënten. organiseren en plannen, projectmatig leiderschap,
1. Capaciteit ontwikkelingen, of een externe coach. Deze ondersteunt
Beschikbare menselijke capaciteit Turbulentie in de organisatie de projectleider en zorgt voor reflectie en ontwikkeling.
De meeste technologische trajecten vragen een Behalve beschikbare, competente medewerkers, is Je houdt er een betere en meer tevreden medewerker
flinke menselijke inspanning om de gewenste het goed om rekening te houden met de maximale aan over.
verandering duurzaam tot stand te brengen. Het is spanningsboog die medewerkers hebben. Inventa-
belangrijk om van tevoren te inventariseren hoe- riseer welke andere projecten gelijktijdig spelen. Het Is er geen capabele projectleider uit je eigen organisatie
veel en welke mensen je nodig hebt in je project. is voor teams niet te doen om naast hun gewone beschikbaar? Ga dan in je netwerk op zoek naar een
En of zij ook daadwerkelijk beschikbaar zijn! Let werk (dat echt niet tijdelijk minder wordt omdat er goede externe projectleider. Laat je hierbij leiden door de
daarbij niet alleen op het aantal projectmedewer- een project loopt) meerdere grote verandertrajecten relevantie en mate van ervaring, maar vooral ook door
kers, maar ook op de benodigde competenties. te moeten doorlopen. Als een team bijvoorbeeld net de implementatievisie van de externen die je spreekt.
Niet iedereen kan trainen, niet iedereen kan plan- leert om als zelfverantwoordelijk team te werken, Als jouw organisatie zich bijvoorbeeld ontwikkelt naar
nen, niet iedereen kan op een zeepkist een overtui- kan de invoering van een nieuw domotica systeem zelfverantwoordelijke teams, wil je geen projectleider
gend verhaal vertellen. Zorg dat je in kaart brengt nét de druppel zijn in een toch al overvolle emmer. die strak van bovenaf een verandering ‘uitrolt’ over
welke capaciteiten je nodig hebt en zoek naar de Timing is dus belangrijk! die teams. Ga ook referenties na voordat je over een
juiste mensen. mogelijke opdracht in gesprek gaat.
11
Implementatie toolkit technologie in de zorg
Hoe? Randvoorwaarden
12
Implementatie toolkit technologie in de zorg
Hoe? Randvoorwaarden
4. ICT infrastructuur
Technisch gezien is (bijna) alles mogelijk. In de prak-
GO
tijk blijkt echter dat niet alles kan binnen de gegeven
NO GO omstandigheden: bestaande zorgprocessen moe-
ten veranderen, maar het moet ook in de bestaande
ICT-structuur van de organisatie passen of er moet
een mogelijkheid zijn om deze ook te vervangen. Praktijkvoorbeelden
Bovendien dient het onderhoud van zowel de nieuwe Balans tussen beheer en gebruikerservaring Past het in de bestaande ICT infrastructuur?
als de bestaande applicaties geborgd te zijn. Betrek Je kunt ervoor zorgen dat de ICT-afdeling op afstand Heeft je organisatie bijvoorbeeld een dect installatie
daarom de eigen ICT afdeling vanaf het begin bij je de telefoons van medewerkers kan blokkeren. Dit voor interne mobiele telefonie die nog lang niet is
project. Vind een balans tussen de belangen van de kan bijvoorbeeld nodig zijn bij het uitvoeren van afgeschreven? Dan strookt dat niet met jouw doelen
gebruiker (gebruikerservaring, flexibiliteit, snelheid etc) noodzakelijke updates of bij het beschermen van om op een mobiele handset beeldmateriaal te
en de belangen van de ICT-beheerders (beveiliging, patiëntgegevens bij verlies van de telefoon. Een kunnen bekijken tijdens de dienst.
beschikbaarheid, financiering en stabiliteit). dergelijke oplossing heeft echter ook invloed op de
Sluit daarnaast met de leveranciers goede Service Level gebruikerservaring, bijvoorbeeld omdat individuele
Agreements (SLA) af mét een nalatigheidsclausule. apps niet meer door de medewerkers zelf geüpdatet
(van der Weegen, 2017) kunnen worden.
13
Implementatie toolkit technologie in de zorg
Hoe? Randvoorwaarden
De methode voor het uitvoeren van een Hiernaast moet er bij de feitelijke inzet van Handige link
prospectieve risico-inventarisatie, risicoanalyse en domotica (bijvoorbeeld in de nacht) per cliënt • Rivm - Domotica in de langdurige zorg -
het uitwerken van beheersmaatregelen bevat in gekeken worden wat de voordelen zijn en de Inventarisatie van technieken en risico’s
ieder geval de volgende elementen: risico’s. De overwegingen om domotica in te zetten,
1. Beschrijf de zorgvisie en maak daarin duidelijk de overeenstemming die over de inzet bereikt
op welke wijze technologie bij zal dragen aan de is met cliënt of diens vertegenwoordiger en de
geleverde zorg. wijze waarop de domotica wordt ingezet, moet in
2. Beschrijf de zorgprocessen met daarin de rol en het zorgplan van de cliënt worden vastgelegd en
verwachtingen over onderstaande actoren: regelmatig worden geëvalueerd.
a. technologie (in de brede zin van het woord: Nadat de domotica/technologie is geïmplementeerd,
14
Implementatie toolkit technologie in de zorg
Hoe? Randvoorwaarden
6. Wet- en regelgeving en voorwaarden is het opstellen van beheersmaatregelen en de bijvoorbeeld: waarom heeft de medewerker niet
van de inspectie afweging of resterende risico’s aanvaardbaar zijn. gedaan wat ik verwachtte?’
GO
Verschillende wetten, aanbevelingen en regels Ook dit moet multidisciplinair gebeuren.’ • Voer afgekeurde hulpmiddelen af: ‘Voorkom dat
NO GO spelen een rol bij het toezicht op technologie in iemand een afgekeurd hulpmiddel te goeder trouw
de langdurige zorg. Voorwaarden IGJ als de keuze voor technologie uit de bezemkast haalt en weer in gebruik neemt.’
is gemaakt (Brons, 2015)
Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd Is de technologie eenmaal in gebruik genomen, dan
Wat verwacht de Inspectie Gezondheidszorg en verwacht de IGJ dat de aanbieder een aantal zaken
Jeugd. (IGJ) van zorgaanbieders die technologie op orde heeft:
gebruiken in de zorg? Tijdens de bestuurdersbij- • Maak risicoanalyses op cliëntniveau. Handige links
eenkomst van de thematranche technologie van • Stem beleid en zorgprocessen af op het gebruik van • Voor het hele verslag van de bestuurders
In voor zorg! op 19 november 2015 gaven inspecteur technologie: ‘Dit klinkt voor de hand liggend, maar bijeenkomst van de thematranche technologie van
Esther Klinckenberg en senior inspecteur Thijs de IGJ komt situaties tegen waarin processen niet In voor zorg! op 19 november 2015
Melchior een inkijkje in de praktijk van de IGJ. zijn afgestemd.’ kijk op langdurigezorg.nl.
De IGJ verwacht dat aan het besluit om • Beleg de verantwoordelijkheden duidelijk. • Lees ook het rapport ‘Veilig omgaan met eHealth -
technologie toe te passen een aantal zaken • Het personeel is bekwaam en deskundig in het dit zeggen de experts’ van Nictiz.
vooraf gaat: gebruik van technologie: ‘Denk aan scholing en
• De technologie sluit aan bij de zorgvisie: instructie.’
‘Technologie mag geen doel zijn. Het is een • Zorg dat het onderhoud geborgd is en merk De meest relevante wetten en
middel om een doel te bereiken.’ storingen tijdig op: ‘Bij een thuiszorgorganisatie aanbevelingen zijn:
• De technologie past bij de zorgvraag en het liepen cliënten maanden met een lege batterij in de
zorgaanbod: ‘Misschien is de technologie die personenalarmering. De organisatie dacht dat er Aanbeveling: NEN 7510
je voor ogen hebt veel te ingewikkeld voor de automatisch een seintje naar de zorgcentrale ging. Het opvolgen van de AVG kan gedaan worden
cliëntengroep of de zorgmedewerkers.’ Dat was niet zo.’ door middel van de NEN7510. Deze norm is
• Stel multidisciplinair een programma van • Test de technologie bij ingebruikname en na ontwikkeld voor zorginstellingen. Je kunt daarom
eisen op: ‘Hier hecht de IGJ veel waarde aan, onderhoud: ‘Dit is wel eens ernstig mis gegaan. Na de voorkeur geven aan leveranciers die NEN
vooral dat het multidisciplinair gebeurt. Ieder onderhoud herkende de zorgcentrale een cliënt 7510 gecertificeerd zijn. NEN 7510 is een door het
organisatieniveau heeft immers zijn eigen eisen.’ niet meer, met alle gevolgen van dien. Weet dat de Nederlands Normalisatie Instituut ontwikkelde
• Voer vooraf een goede risicoanalyse uit: ‘Ook zorgaanbieder ook verantwoordelijk blijft als het norm voor informatiebeveiliging voor de zorgsector
dit vindt de IGJ erg belangrijk. Niet omdat een onderhoud wordt uitbesteed.’ in Nederland. De norm is gebaseerd op de Code
zorgaanbieder geen enkel risico mag nemen, • Analyseer meldingen over technologie: ‘De IGJ vindt voor Informatiebeveiliging. Het is geen wettelijk
maar omdat u hier van tevoren goed over moet het belangrijk dat een organisatie bij meldingen voorschrift, maar helpt je om de wettelijke vereisten
nadenken. Onderdeel van deze risicoanalyse terug redeneert tot de basale oorzaak. Dus na te komen.
15
Implementatie toolkit technologie in de zorg
Hoe? Randvoorwaarden
16
Implementatie toolkit technologie in de zorg
17
Implementatie toolkit technologie in de zorg
19
Implementatie toolkit technologie in de zorg
VROEGE GEBRUIKERS
INNOVATOREN (2,5%) (13,5%) VROEGE MEERDERHEID (34%) LATE MEERDERHEID (34%) ACHTERBLIJVERS (16%)
De beste benadering De beste benadering De beste benadering om De beste benadering om De beste benadering om deze
om deze doelgroep te om deze doelgroep te deze doelgroep te deze doelgroep te doelgroep te inspireren
inspireren inspireren inspireren inspireren
Innovatoren lopen Vroege gebruikers De vroege meerderheid stelt De mensen in de late meerderheid Achterblijvers zijn bang voor verandering, dus zorg
voor en hebben vaak proberen graag nieuwe vaak de “Waarom?” vraag, zorg zijn vergelijkbaar met de vroege ervoor dat de verandering soepel verloopt door
vernieuwende ideeën, dingen uit. Zorg ervoor er dus voor dat je uitlegt waarom meerderheid, maar de late hen te helpen bij de training. Zorg ervoor dat je de
dus zorg ervoor dat dat er tijd is om te het initiatief belangrijk is. Geef meerderheid is sceptischer. Er bewezen voordelen van de verandering laat zien,
je naar hen luistert en experimenteren en duidelijk aan welke doelen de inzet is dus meer nodig om hen te benadruk waarom de verandering belangrijk is en
vraag hoe hun visie stimuleer ze om hun van techniek moet behalen. Het overtuigen. De late meerderheid wat de impact op de lange termijn is. Geef veel
geïmplementeerd successen te delen gaat hen er vaak om doeltreffend is gevoelig voor de norm. Als ruimte aan de follow up, deze groep is erg gericht op
zou kunnen worden. en samen te werken en efficiënter bezig te kunnen zijn. zij het idee hebben dat veel de operationele details.
Ze zijn gek op de met anderen. De Door hen hiervan te overtuigen is anderen er mee werken zien zij
brainstorm, minder mogelijkheden en er een grote kans dat het nieuwe dat als bewijs dat het goed zit.
op de operationele onmogelijkheden van initiatief een lange termijn succes Ze willen bewijs dat iets werkt
details. Vergeet ze de techniek verkennen wordt. Zij zijn vaak de natuurlijke voor ze het zullen gebruiken. Laat
niet op de hoogte maakt hen enthousiast. verkopers van initiatieven. vergelijkbare initiatieven zien van
te houden van de Geef hen de ruimte en andere zorgorganisaties en zorg
follow-up: een nuttig baken het experiment niet dat anderen die er al mee gewerkt
vervolg houdt hen teveel af, immers nieuwe hebben hen enthousiasmeren.
enthousiast. mogelijkheden vinden Understanding the technology adoption curve in education via
gebeurt meestal ‘out of http://blog.atomiclearning.com/tags/tags/taxonomy/term/518
the box’.
20
Implementatie toolkit technologie in de zorg
GO
NO GO
Fase en mogelijke knelpunten Doel Mogelijke strategieën
Oriëntatie • Bewust zijn van de innovatie - Via allerlei kanalen beknopte boodschappen verspreiden,
Fase 1 Fase 2
-Niet op de hoogte (niet lezen, geen contact collega’s) • Interesse en betrokkenheid benaderen van sleutelfiguren en netwerken
- Geen interesse (geen behoefte, niet relevant vinden, - Wervende brochure, persoonlijke benadering en uitleg,
geen noodzaak voelen) confrontatie met eigen handelen
- Bevorderen van concurrentie als prikkel tot bewustwording
Inzicht • Kennis en begrip - Goede instructiematerialen, kernachtige boodschappen,
- Geen kennis of begrip (informatie complex of om- • Inzicht in bestaande werkwijze informatie gebaseerd op problemen uit praktijk,
vangrijk) regelmatige herhaling boodschap
- Geen inzicht of overschatting eigen handelen - Eenvoudige methoden van zelftoetsing of onderlinge
toetsing, feedback
Acceptatie • Positieve houding, motivatie om te veranderen. - Aanpassing op wensen doelgroep, lokale discussie en con-
- Negatieve houding (nadelen zien, twijfel aan opstel- • Intentie, besluit om te veranderen. sensus, weerstanden bespreken, goede wetenschappelijke
Fase 3
- Niet starten met invoering (geen tijd, middelen, vaar- • Bevestiging van nut. bij herontwerp van zorgprocessen, inzet hulpkrachten of
digheden; past niet in bestaande zorgprocessen) consulenten
- Onvoldoende succes (negatieve reacties) - Informatiematerialen voor patiënten
- Plan met haalbare doelen
Fase 5: Behoud van verandering • Integreren in bestaande routines. - Monitoring-, feedback- en remindersystemen, integratie in
- Geen integratie in routines (terugvallen, vergeten) • Verankering in de organisatie zorgplannen, protocollen en ketens
Fase 5
- Geen verankering in organisatie (wordt niet gesteund) - Voldoende middelen, steun van (top) management,
organisatorische maatregelen, beloning, vergoeding voor
bepaalde taken
- Inbouwen van contractuele afspraken
Implementatie
22
Implementatie toolkit technologie in de zorg
Borging
zorginhoudelijke kant van systemen. Het gebruikers-
beheer gaat dus breder dan deze afdeling en dient te • Training voor nieuwe medewerkers en evt. aan-
Een succesvolle pilot met technologie in de zorg liggen bij de proceseigenaar lees: ‘de zorg’. vullende of verdiepende scholing voor bestaande
is nog geen garantie voor succes op grotere medewerkers (coaching on the job)
GO
schaal en een succesvolle grotere implementatie Zorg in ieder geval voor:
NO GO in de projectfase is nog geen garantie voor een • Goed beheer en een hulplijn (helpdesk, systeem • Een vorm van geleide ontwikkeling voor de toe-
goed verloop op langere termijn. Er zijn veel van superusers (voorlopers), etc.) komst, bijv. door de inzet van een gebruikersgroep
factoren die het succes van opschaling bepalen.
In 2016 publiceerde Zorg voor innoveren de
Opschalingsgids. In deze gids vind je onder Voorbeeld Superusers ECD Voorbeeld gebruikersgroep ECD
thema 3 ervaringen van anderen en tips en trucs Superusers hebben de meest cruciale rol in het Een groep super-users van diverse disciplines, cliënt-
voor opschaling. gebruikersbeheer. Enerzijds zijn zij vraagbaak, groepen en/of locaties, die de belangen van de
enquêteur, auditor, instructeur, communicatie- organisatie breed weet te behartigen. Inhoudelijk
De borgingsfase van een technologieproject is kanaal en coördinator op teamniveau. Het is een heeft de groep zoveel kennis van visie, processen
echter net zo belangrijk. Zorg ervoor dat ook is na- rol waarvoor geroutineerde gebruikers worden en het nieuwe systeem, dat de leden in dialoog
gedacht over het beheer en waar mensen terecht ingezet. Op niveau van de eigen afdeling zal men met elkaar afwegingen kunnen maken ten aanzien
kunnen met vragen aan het einde van de project- van hun kennis en kunde gebruik maken, bijv. voor van bijvoorbeeld verbetervoorstellen, voorgestel-
fase. kwaliteitsmeting dossiers, inwerken nieuwe mede- de oplossingen en het effect van aangekondigde
werkers, communicatie en instructie bij wijzigingen releases. De gebruikersgroep is in staat om advies
Er komt een moment dat het project kan worden in ECD of processen, genereren meetgegevens/ te geven over deze onderwerpen en aanbevelingen
afgesloten. De implementatie is afgerond, de ge- stuurinformatie, etc. te doen voor uitvoering. Daarbij spelen de leden in
bruikers in het proces zijn competent en de wer- Anderzijds heeft de superuser ook een rol in het be- de uitvoering zelf ook een actieve rol. De gebrui-
king is stabiel. Als het goed is heb je toegewerkt heer en de ontwikkeling van het ECD als systeem. kersgroep heeft uitsluitend een adviesrol, geen
naar de borging van de projectresultaten. Na de Hiervoor kan de superuser zelf initiatief nemen bevoegdheden. De gebruikersgroep wordt ingezet
afronding van de implementatie van je technolo- (bijv. doen van verbetervoorstellen) of gevraagd op initiatief van de proceseigenaren of I&A.
gie, zullen allerlei werkzaamheden aandacht blij- worden (bijv. testen nieuwe versies, input nieuwe
ven vragen. De systemen ontwikkelen zich verder, functionaliteiten). • Monitoring van de kwaliteit van het beoogde effect
de organisatie neemt andere vormen aan en de De superusers worden inhoudelijk aangestuurd van het nieuwe systeem
wettelijke eisen veranderen. Bovendien vervliegt door proceseigenaren, die hen periodiek (bijv. ieder Dit kan door middel van KPI’s, maar ook door
gebruikerskennis. Om te zorgen dat de kwaliteit kwartaal) een dag bijeengeroepen voor bijscholing, kwalitatieve vragenlijsten, interpretatie van logging
van het beoogde effect (bijv. rustiger nachten en informatie over komende ontwikkelingen, uitwis- gegevens uit het systeem, kwaliteit van het cliënt-
meer privacy met domotica, elektronisch cliënt selen van ervaringen en wensen van gebruikers. dossier bepaald in een representatieve steekproef.
dossier) hier niet onder lijdt, is het nodig dat er Ook doen zij dossierchecks van andere locaties dan Belangrijk is dat de resultaten langs de lat van de
afspraken over gebruikersbeheer worden gemaakt. de eigen, ten behoeve van een objectieve controle bedoelde effecten van het systeem worden gelegd.
De afdeling I&A beheert systemen, maar niet de op de kwaliteit van de cliëntdossiers.
23
Implementatie toolkit technologie in de zorg
Referenties • Brons, I. (2015, 3 december). IGJ: Toezicht op technologie in de zorg. Geraadpleegd op 12 september 2017, van htt-
ps://www.langdurigezorg.nl/invoorzorg/archief/igz-toezicht-op-technologie-in-de-zorg/
• Caluwé, de, L. & Vermaak H. (2014). Leren veranderen. Een handboek voor de veranderkundige. Deventer:
Vakmedianet Management.
GO
• Fackeldey, J. (2013, 10 september). 10 tips van millennials voor een innovatieve organisatie. Geraadpleegd op 12
NO GO september 2017, van https://www.frankwatching.com/archive/2013/09/10/10-tips-van-millennials-voor-een-inno-
vatieve-organisatie/
• Greenhalgh T, Robert G, Bate P, Macfarlane F, Kyriakidou O (2005). Diffusion of innovations in health service orga-
nisations. A systematic literature review. Oxford: Blackwell Publishing.
• Grol R, Wensing M (2011). Implementatie. Effectieve verbeteringen van patiëntenzorg. Amsterdam: Reed Business.
• Hulscher, M., Wensing, M., Grol, R. (2000). Effectieve implementatie: Theorieën en strategieën. Den Haag: ZON.
• Informatiepunt dwang in de zorg (2017). Wetsvoorstel Zorg en dwang. Geraadpleegd op 12 september 2017, van
https://www.dwangindezorg.nl/de-toekomst/wetsvoorstellen/wetsvoorstel-zorg-en-dwang
• Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (2017). Wet bijzondere opnemingen in psychiatrische ziekenhuizen (Wet
Bopz). Geraadpleegd op 23 oktober 2017, van https://www.dwangindezorg.nl/rechten/wetten/bopz
• Rijksoverheid. Bescherming persoonsgegevens. Geraadpleegd op 12 september 2017, van https://www.rijksover-
heid.nl/onderwerpen/persoonsgegevens/inhoud/bescherming-persoonsgegevens
• Rogers, E. M. (1995). Diffusion of innovation theory.
• Ross, J., Stevenson, F., Lau, R., & Murray, E. (2016). Factors that influence the implementation of e-health: a syste-
matic review of systematic reviews (an update). Implementation Science, 11(1), 146.
• Van der Weegen, S. van den Berg, B. (2017, 6 juli). Domotica in de zorg implementeren: 8 tips. Geraadpleegd op 12
september 2017, van http://www.zorginstellingen.nl/artikelen/domotica-zorg-implementeren-8-tips-31291
24
Implementatie toolkit technologie in de zorg
Auteurs en deelnemers
GO
NO GO
Redactie:
Sanne van der Weegen
Ine Galle
Lottie Pohlmann
Jan Thie
Vormgeving:
Taluut
25
GO
NO GO
Waardigheid en trots
Postbus 19188
3501 DD Utrecht
Catharijnesingel 47
3511 GC Utrecht
030 789 25 10
www.waardigheidentrots.nl
@Waardigentrots
www.facebook.com/waardigheidentrots
www.linkedin.com/company/waardigheidentrots
26