You are on page 1of 26

Implementatie

toolkit technologie in de zorg

idee doel bepalen verkenning implementatie borging

toepassen
alternatieve route
verbeteren

evalueren

toepassen
wie wat hoe
verbeteren
GO NO GO
evalueren
doelgroep oplossing aanpak
& context kiezen bepalen toepassen
eind- leverancier rand- verbeteren
gebruiker kiezen voorwaarden
evalueren

GO NO GO

1
Implementatie toolkit technologie in de zorg

Over deze toolkit


Technologie is niet meer weg te denken uit de maatschappij en ook tatieproces nu in? En hoe zorg je ervoor dat technologie een middel
steeds meer zorgorganisaties implementeren technologie om de zorg blijft en geen doel op zich wordt? In deze toolkit vind je per stap van
voor cliënten beter te maken. te maken. Ook binnen Waardigheid en het implementatieproces uitleg, tips, tools en praktische voorbeelden
Trots, ruimte voor verpleeghuizen zijn een aantal zorgorganisaties van organisaties uit Waardigheid en Trots en In voor zorg!.
aan de slag gegaan met technologie. Maar hoe richt je zo’n implemen-
GO
NO GO

De implementatie route:

idee doel bepalen verkenning implementatie borging

1. Ideeën opdoen 3. Verkenning 5. Borging


Zorg voor een klimaat in je organisatie waar Analyseer de doelgroep die geformuleerd is in de Zorg ervoor dat na de projectfase de borging
mensen open staan voor nieuwe ideeën en buiten bedoeling, bepaal wie de eindgebruikers van de goed geregeld is. Denk na over vragen als: Bij wie
de kaders durven te denken, om problemen op te technologie zijn, analyseer mogelijke oplossingen, kunnen mensen terecht voor vragen? Is er een
lossen. Daarna ga je pas de goede ideeën selecte- bepaal de randvoorwaarden en de verander- en helpdesk en wie regelt de ondersteuning van de
ren en de ‘maren’ benoemen. implementatiestrategieën. ICT? Blijf de eindgebruikers informeren en blijf
monitoren, evalueren en bijstellen.
2. Doel bepalen/de bedoeling formuleren 4. Implementatie
Bepaal wat je wil bereiken. Een goede doelstelling Na de verkenning gaat het implementeren be-
is iets waar de cliënt, mantelzorger, medewerker ginnen. Begin klein, bijvoorbeeld bij één team,
of organisatie iets aan heeft. Bijvoorbeeld op welk locatie of cliënt en begin bij de enthousiastelingen.
vlak je de kwaliteit van leven van de patiënt wil Monitor en evalueer hoe het gaat. Leer hiervan en
verbeteren. Een doelstelling als ‘We gaan x aantal verbeter op basis daarvan de gekozen innovatie,
technologische oplossingen implementeren’ is dus randvoorwaarden en implementatiestrategieën.
niet de bedoeling.

2
Implementatie toolkit technologie in de zorg
‘Een innovatie is een idee, een interventie of een
voorwerp dat voor de doelgroep en/of eindgebruiker
nieuw is. Het maakt niet uit of het idee ook echt
nieuw is in de tijd.’ (Rogers, 1995)
De implementatie route:
GO
NO GO

idee doel bepalen verkenning implementatie borging

De alternatieve route:

De alternatieve route: werkt alleen als je met een flexibel team, op kleine
In de implementatie route gaan we uit van een schaal, snel kunt reageren. Er is ook een valkuil bij
grondige aanpak. Dit is aan te raden als het gaat deze alternatieve route: soms blijkt samenwerking
om een aanbesteding waarbij veel geld gemoeid met een leverancier toch geen succes blijkt te zijn.
is en/of als er draagvlak moet zijn vanuit de hele Kalorama ontwikkelde met een externe partij een DOE LEER
organisatie. digitale site waarop bewoners hun favoriete foto’s,
muziek en filmbeelden via een eigen account kun-
Maar…: Als je voor weinig geld een goede techno- nen verzamelen en gebruiken. De websitebouwer
logische oplossing kunt inzetten, raden we aan om dacht heel goed mee en maakte mooie filmbeel-
dat vooral te gaan doen! den, maar bleek weinig kaas gegeten te hebben

Signaleer tegen welke problemen je cliënten of col-


van informatiebeveiliging. Toen de samenwerking
wrijving ging opleveren bleek dat de samenwer-
PAS AAN
lega’s aanlopen en en kijk bijvoorbeeld in winkels kingsafspraken niet voldoende scherp waren vast-
als de Mediamarkt etc of in de appstore welke gelegd. Inmiddels is de samenwerking beëindigd Voor handvatten hoe je laagdrempelig aan de slag
oplossingen er allemaal al te vinden zijn. Pro- en heeft Kalorama de bouw van het systeem met gaat met technologie in experimenten -> doorloop
beer het gewoon uit op kleine schaal! Let op: Dit succes in eigen hand genomen. de 6 weekse technologie challenge met je team.

3
Implementatie toolkit technologie in de zorg

Ideeën verzamelen/
geïnspireerd raken
Vaak ontstaan ideeën spontaan, maar soms moet
10 tips voor een innovatieve organisatie Praktische tips en voorbeelden
je gericht op zoek naar nieuwe ideeën of oplossin-
Om een klimaat te ontwikkelen waarin medewerkers Geïnspireerd raken:
gen. Bijvoorbeeld als oude technologie niet meer
GO
zich vrij voelen om ideeën aan te dragen kunnen de vol- • Verzamel goede ideeën op beurzen en symposia
voldoet, of als wet-of regelgeving verandert.
NO GO gende 10 tips voor een innovatieve organisatie helpen. • Organiseer een inspiratiebijeenkomst of ‘roadshow’
met demonstraties van oplossingen zoals zorg-
1. Zorg voor een heldere, duurzame toekomstvisie: organisatie Dichterbij deed
Als je inspiratie op gaat doen is het belangrijk om draag deze uit en ‘doe wat je zegt’. • Maak mensen vrij om dingen uit te proberen
zo open mogelijk te kijken. Probeer jezelf of je 2. Toon inspirerend leiderschap dat aanzet tot (zie ‘Jonge honden Club’)
team nog niet te belemmeren in wat wel of niet innovatie. • Kijk bij andere organisaties
mogelijk is. Pas als je alle (te) gekke ideeën hebt 3. Moedig creativiteit en het bedenken van ideeën • Kijk in andere sectoren
opgehaald ga je ze clusteren. Dit kan bijvoorbeeld door medewerkers aan en beloon het. • Lees nieuwsbrieven
in de How-Now-Wow matrix. Zo zorg je ervoor dat 4. Maak vrij baan voor het bevragen en ter discussie
je open staat voor nieuwe ideeën, bestaande idee- stellen van de huidige gang van zaken.
ën beter maakt en er niet lukraak één uitkiest. 5. Geef medewerkers structureel ‘vrije tijd’ om te ‘Jonge honden Club’
leren, spelen en innoveren. Een aantal koplopers uit de zorg (verpleegkundigen en
De How-Now-Wow matrix is een tool om ideeën 6. Maak ruimte voor sociale innovatie en co-creatie. verzorgenden) op het gebied van innovatie krijgt de
te selecteren. Het dwingt mensen om alle ideeën 7. Management en directie kijkt onbevooroordeeld gelegenheid als ‘toekomstdenkers’ nieuwe oplossingen
af te wegen langs twee parameters. Zo voorkom naar een goed idee. Senioriteit van de bedenker uit te proberen. Met een beperkt budget hebben zij de
je dat mensen altijd het idee kiezen dat het meest en zijn/haar plaats in de hiërarchie is daarbij vrijheid om kleine dingen op locatie te proberen. Erva-
bekend is (de creatieve paradox) en kom je tot expliciet niet van belang. ringen worden in de koplopergroep gedeeld. Daarnaast
innovatievere oplossingen. 8. Toon commitment om het verder ontwikkelen worden de groepsleden gevraagd mee te denken bij
van innovatieve ideeën te bevorderen. nieuwe ideeën en initiatieven van anderen. Het team
9. Doe moeite om elkaar te begrijpen versterkt zichzelf door het plezier dat de leden heb-
10. Laat zien dat je blijft werken aan het continu ben in het proberen van nieuwe dingen. Juist daarom
verbeteren van je producten en diensten. is het goed om ook vast te leggen wat de bedoeling
(Bron: Frankwatching) van de groep is en om periodiek te laten zien wat ze
gedaan heeft. Belangrijk is om niet te verwachten dat
alle initiatieven van de groep tot succes leiden (in de
praktijk wordt minder dan 10% van alle nieuwe ideeën
een succes), maar het ‘verantwoorden’ helpt wel om te
blijven streven naar resultaat.

Hoe andere organisaties ideeën verzamelen


Voorbeeld Van HIT tot homerun bij Humanitas >>
Bron: gamestorming.com
4
Implementatie toolkit technologie in de zorg

Doel bepalen/de bedoeling


formuleren
Het implementeren van technologie is nooit een
doel op zich. Bepaal je doel op cliënt-, medewer- De bedoeling Resultaten
ker- en/of organisatieniveau en gebruik dat als
GO
De bedoeling is de grond onder het besluit om iets Je resultaten zijn de meetpunten om de voortgang op de
kompas om te komen tot de juiste oplossing en
NO GO te veranderen. Het is het aantrekkelijke perspectief doelen inzichtelijk te maken. Dat kan motiveren om door
implementatie. Zorg er ook voor dat je doel past
dat iemand motiveert om de verandering in gang te gaan of nog een tandje bij te zetten.
binnen de visie van je organisatie.
te zetten (en te houden). De projectresultaten spreek je met je opdrachtgever
De bedoeling geeft aan waar je wilt uitkomen; hoe af. Deze resultaten ga je opleveren. Ze zijn concreet en
Implementatie van (nieuwe) technologie brengt ziet de wereld er dan uit? Wanneer keuzes en inter- meetbaar.
veranderingen met zich mee in de organisatie. Het venties niet bijdragen aan de bedoeling, moet je je Resultaten zijn bijvoorbeeld: alle cliënten en mantelzorgers
is belangrijk om alle betrokkenen vanaf het begin afvragen of je ze wel moet uitvoeren. die dit willen, hebben toegang tot het cliëntportaal; de teamleden
mee te nemen bij deze veranderingen. Zorg ervoor reageren binnen 36 uur op binnengekomen berichtjes van man-
dat de betrokkenen achter het effect van de tech- Een voorbeeld van een bedoeling is: mantelzorgers telzorgers; in het cliëntportaal zijn x, y en z inzichtelijk.
nologie staan. Bespreek dit eventueel beeldend blijven betrokken bij hun naaste die bij ons in zorg is door
door middel van verhalen (storytelling), foto’s, goede communicatie over en weer. Duidelijk in beeld hebben wat je bedoeling is, geeft
ervaringen van bewoners/cliënten (elders) en laat richting (zo ziet het er uit) en werkt motiverend (dat wil ik
medewerkers zo snel mogelijk zelf ervaring op- ook bereiken!). Hoe meer invulling je kunt geven aan het
doen en uitproberen. Doelen beoogde eindresultaat, hoe motiverender het werkt.
Doelen zijn een afgeleide van deze bedoeling. De
doelen geven aan welke stappen er nodig zijn om Wouter Hart legt in zijn boek ‘Verdraaide organisaties’ uit
tot de bedoeling te komen. hoe je bij ‘de bedoeling’ kunt blijven. In dit filmpje legt hij
er meer over uit.
Een doel kan zijn: mantelzorgers leven via ons cliëntpor-
taal mee met hun naaste en communiceren over niet-ur-
gente zaken via dit portaal. Maar ook: Wij rapporteren in
begrijpelijke taal en volgens de SOAP methodiek.

5
Implementatie toolkit technologie in de zorg

Go / No go momenten

GO
NO GO

GO NO GO

Voor de verkenning der(s) te betrekken bij het idee. De kans op succes Bij Brabantzorg hebben ze een innovatiefilter ontwikkeld
Heb je een goed beeld van datgene dat je wilt op- is een stuk groter wanneer een bestuurder er heil om te beslissen welke technologie ze wel en welke ze
lossen of verbeteren? Weet je voor wie je het doet in ziet. Hij of zij kan namelijk zorgen voor prioriteit, niet gaan implementeren.
en waar deze doelgroep behoefte aan heeft? aandacht en middelen voor de uitwerking van het
idee. Ziet je bestuurder je idee niet zitten, probeer Voor de implementatie
Ga dan na of er binnen de organisatie voldoen- te achterhalen waarom. Kun je dat niet veran- Na je gehele verkenningsfase wil je besluiten of je door
de mensen achter je idee en het doel staan en of deren, vraag je dan af of je nog heel veel energie kunt, de implementatiefase in. Voor sommige ideeën
er voldoende middelen in geld, tijd én mensen moet steken in jouw idee. De kans dat je later nog zijn de gevolgen zo omvangrijk, dat de Raad van Bestuur
beschikbaar zijn. Zorg dat je mensen spreekt op toestemming krijgt om met je idee aan de slag te moet besluiten over de implementatie en over de busi-
verschillende niveaus. gaan, is dan klein. ness case. Maar ook bij kleinere projecten is het goed om
Om écht iets te kunnen realiseren (zeker als er een Go/No Go moment in te plannen voordat je enthou-
investeringen mee gemoeid zijn), zal je besluitvor- Je kunt aan de besluitvormers voorstellen om een siast aan de implementatie start. Dit doe je om te voor-
mers in je organisatie moeten overtuigen van je verkenning te doen naar de mogelijkheden en op- komen dat een bestuurder pas aandachtig naar je idee
ideeën. Zij zijn degenen die de middelen moeten brengsten van jouw ideeën. Waar gaat het precies gaat kijken als de effecten ervan zichtbaar worden en hij/
vrijmaken om aan de slag te kunnen. Weet wie de om? Wat brengt het met zich mee? Wat zijn de zij er alsnog een streep doorhaalt.
besluitvormers in je organisatie zijn en bereid een verschillende kosten en opbrengsten? Zie hiervoor  
‘pitch’ voor. Dit is ook hét moment om de bestuur- verderop ook informatie over een business case.

6
Implementatie toolkit technologie in de zorg

Verkenning (thermometer op verschillende plekken in de organisatie prikken)


Een verkenning heeft als doel om de scope van de verandering in
beeld te brengen en de belemmerende en bevorderende factoren vast
te stellen. Hiervoor is het essentieel dat je op verschillende plekken
in de organisatie ‘een thermometer prikt’ om de stand van zaken en
weerstanden op te halen. Betrek zoveel mogelijk de eindgebruikers
GO
en de doelgroep bij je verkenning. Vragen die in ieder geval beant-
NO GO
woord moeten worden, zijn:

wie wat hoe

doelgroep oplossing aanpak


& context kiezen bepalen

eind- leverancier rand-


gebruiker kiezen voorwaarden

Wie zijn de mensen voor wie ik het doe? Voor wie Welke oplossing kiezen we en wat is er daarvoor Hoe gaan we de verandering teweegbrengen en
gaat de innovatie iets veranderen? En hoe kijken beschikbaar op de markt? begeleiden? En welke randvoorwaarden zijn daar-
de betrokkenen binnen en buiten de organisatie bij essentieel?
aan tegen de vernieuwing?

7
Implementatie toolkit technologie in de zorg

Wie? Doelgroep, context en Stakeholders Tool


eindgebruikers zijn bijvoorbeeld: Service Blueprint
Een andere manier om je betrokkenen en hun concrete
Analyseer je doelgroep en setting: Identificeer
• Degene voor wie je het allemaal doet: de rol in beeld te krijgen is de ‘Service Blueprint’ methode.
de belangrijke stakeholders. Dat zijn niet alleen
doelgroep, gebruiker, bewoner, medewerker etc. De Service Blueprint geeft een overzicht van concrete
de mensen in je organisatie, maar ook externe
GO
Wie is het specifiek? Wat is kenmerkend voor afspraken in je project, bijvoorbeeld over tijd, werk-
partijen zoals het zorgkantoor, de Inspectie voor
NO GO deze groep? Wat kan de verandering voor deze processen, gewenste ondersteuning, mate van standaar-
de Gezondheidszorg en Jeugd, etc.
doelgroep betekenen (positief of negatief!)? disering etc.
Breng dat in kaart om te weten wie de
Betrek de vertegenwoordigers van belangrijke ‘ambassadeurs’ voor je idee zijn en om je voor te Wat
stakeholdergroepen zo vroeg mogelijk in het pro- bereiden op mogelijke ‘hakken in het zand’. Betrek Service Blueprints bieden de mogelijkheid om alle
ces. Let bij de keuze voor deze personen op her- de doelgroep zo vroeg en uitgebreid als mogelijk. aspecten van een dienst in kaart te brengen.
kenbaarheid, representativiteit en deskundigheid. Dus ook al bij de stap waarin de bedoeling wordt Hoe
(Grol, 2011) bepaald. In samenwerking met de verschillende afdelingen die
• Wie zijn de andere betrokkenen in de verandering? een rol spelen in de levering van de dienst worden alle
Stakeholderanalyse Zorgmedewerkers, alle medewerkers in de aspecten van de dienst in kaart gebracht. Op deze manier
Het doel van de stakeholderanalyse is om tijdig organisatie, familieleden/sociaal netwerk, wordt de verantwoordelijkheid van elke partij duidelijk.
zicht te krijgen op de partijen of personen die vrijwilligers, cliëntenraad, opdrachtgever, MT, Waarom
bij jouw plannen moeten worden betrokken. Dit leveranciers. Kijk bij hen ook wat de verandering Door alle elementen die een rol spelen in de dienstverle-
kan zijn omdat deze mensen een grote, positieve voor hen kan betekenen: bij wie zit positieve ning te identificeren, krijg je een overzicht van de dienst
invloed kunnen hebben op de totstandkoming van energie en wie gaat mogelijk met de hakken in het en zie je meteen wat de meest cruciale onderdelen zijn.
het project, of omdat zij juist veroorzaker kunnen zand?
zijn van vertragingen wanneer hun belang niet op • Wie zijn belanghebbend bij de verandering? Dit
de juiste wijze wordt meegewogen bij het opstel- zijn de mensen die niet direct betrokken zijn bij de
len van de plannen. Niet alle belanghebbenden verandering, maar er wel wat van gaan merken.
hebben even veel invloed. Bovendien is een stake- Denk aan bewoners in de omgeving, externe
holderanalyse altijd dynamisch: organisaties en de dienstverleners, etc. Meer informatie over Service Blueprint
groepen daarin veranderen; en zo ook hun invloed • Partijen die niet betrokken of belanghebbend • Lees meer over het maken van een Service Blueprint
op het geheel. Het is goed je dit gedurende de pro- zijn, maar wel invloed kunnen hebben op • Lees hoe Pluryn de Service Blueprint heeft ingezet
jectuitvoering te realiseren. Bepaal per stakehol- jouw resultaat. Bijvoorbeeld de media, collega • Download hier de Service Blueprint die bij Pluryn
dergroep hoe je de groep betrekt bij je project en instellingen. gebruikt is
plannen. Een stakeholderanalyse is ook belangrijk • Kijk voor voorbeelden van Service Blueprint platen
bij het opstellen van de business case.

8
Implementatie toolkit technologie in de zorg

Wat? Een oplossing kiezen

Het beoogde effect is bepaald, nu is het tijd om


Net als bij het opdoen van ideeën kun je natuurlijk Zoek dus breed en sluit niets bij voorbaat uit. Welke
te gaan bedenken hoe je dit met technologie wilt
naar beurzen gaan, plannen lezen of leveranciers oplossingsrichtingen zijn er en waarin verschillen zij van
bereiken. Tijdens de verkennende fase is nog
GO
uitnodigen. Maar minstens zo leerzaam is het om elkaar? Kijk bij producten ook: welke producten en
scherper geworden waaraan je oplossing moet
NO GO te kijken hoe de technologie bij andere organisaties leveranciers zijn kansrijk en wat zijn de verschillen?
voldoen.
werkt. Kijk hoe zij tot een oplossing zijn gekomen en Als een bestaand systeem vervangen wordt door een
vraag jezelf kritisch af of dit bij jouw organisatie ook nieuw systeem, bijvoorbeeld een nieuw elektronisch
zo zou kunnen werken. cliëntdossier, observeer dan bij de gebruikers waar zij
Om dit verder uit te werken, stel je met een aantal tegenaan lopen bij het huidige systeem.
betrokkenen de eisen op waaraan de technologi-
sche oplossing moet voldoen. Laat je niet verlei-
den om al met een leverancier in gesprek te gaan,
voordat je heel scherp hebt waar de oplossing voor
jullie aan moet voldoen. Maak hierbij bijvoorbeeld
een onderscheid volgens de MoSCoW methode.

Must haves: deze eisen (requirements) moeten in


het eindresultaat terugkomen, zonder deze eisen is
het product niet bruikbaar;
Should haves: deze eisen zijn zeer gewenst, maar Praktijkvoorbeeld
zonder is het product wel bruikbaar;
Could haves: deze eisen zullen alleen aan bod Zorgorganisatie De Riethorst Stromenland wilde bewoners met dementie meer bewegingsvrijheid bieden
komen als er tijd genoeg is; door middel van leefcirkels en gebruik van zorgtechnologie. Tijdens de verkenningsfase hield de organisatie
Won’t haves (ook wel would haves genoemd): een inspiratiesessie met een rijk gemêleerde groep deelnemers; verzorgenden en verpleegkundigen,
deze eisen zullen in dit project niet aan bod een specialist ouderengeneeskunde, behandelaars, mantelzorgers, zelfs deelnemers met een dubbelrol:
komen maar kunnen in de toekomst, bij een verzorgenden die mantelzorger waren van hun moeder die ook cliënt van de organisatie was. Er kwam
vervolgproject, interessant zijn. bewustwording over wat vrijheid werkelijk betekent en hoe belangrijk het is dat een bewoner zijn eigen
keuzes mag en kan blijven maken. De organisatie volgt de bewoner op zijn reis en past daar waar nodig is,
In sommige gevallen start je een traject al met zorgtechnologie toe.
de oplossing, bijvoorbeeld doordat je door een
bepaalde technologie een idee kreeg. Zorg er
toch voor dat je de verkenning niet overslaat en
inventariseer welke andere mogelijkheden er in je
zorgproces of op de markt zijn.

9
Implementatie toolkit technologie in de zorg

Wat? Een leverancier kiezen Tips van Allevo voor het kiezen van een leverancier
1. Maak niet te snel een keuze. Vermijd de valkuil om
vanuit gemak te kiezen voor bestaande leveranciers,
Handige links bijvoorbeeld omdat de lijnen kort zijn en zij al een in-
Technische en functionele eisen opstellen
• Haal inspiratie voor je functioneel programma van frastructuur hebben opgebouwd in de organisatie. Kijk
Voor de meeste technische oplossingen zijn er
eisen voor domotica uit de verschillende breed en gebruik een uitgebreide set van criteria en
verschillende aanbieders. Hoe maak je de juiste
GO
functiewijzers van Vilans. eisen. Domotica voor zelfstandig wonende cliënten (in
keuze?
NO GO • Hulp bij de leverancierskeuze. de wijk) is duidelijk iets anders dan domotica binnen
Stel een document op met de technische- en • Stappenplan voor het invoeren van domotica. een verpleeghuis of kleinschalige woonvoorziening.
functionele eisen. • Bepaal ook of je de technologie gaat kopen of lenen én 2. Geef in de oriënterende gesprekken niet meteen te
bepaal wat je zelf doet: wanneer werk je samen en wat veel weg. Om te voorkomen dat leveranciers alleen
Belang van opstellen functioneel programma van besteed je uit? Lees de verschillende overwegingen. vertellen wat je wil horen. Vraag naar de visie van de
eisen: leverancier zelf. Hoe komt hun dienstverlening aan de
• basis voor opvragen offertes
• meetlat om verkregen offertes langs te leggen en
Factoren die de mate van adoptie behoeften van cliënten en mantelzorgers en medewer-
kers tegemoet? Vraag ook naar referentieprojecten en
te beoordelen/vergelijken van een innovatie bepalen ga na wat de ervaringen van collega-organisaties met
• toetsen of de geïmplementeerde technologie een leverancier zijn.
doet wat je wilt dat het doet. • Voordeel -> bijvoorbeeld in kosten, sociale prestige, 3. Ga eerst een proefcontract voor bepaalde tijd aan
gemak of tevredenheid. om de wederzijdse relatie te toetsen. Spreek duidelijk
• Passendheid -> In hoeverre het past bij bestaande af wat de leverancier in die tijd realiseert.
Geef bij de functionele eisen ook aan waarom iets praktijken, waarden, ervaringen uit het verleden en Lees meer tips in het volledige interview met Allevo.
een eis is. Wat zijn de achterliggende behoeften, behoeften.
processen en randvoorwaarden? Uit de praktijk
blijkt dat praktisch alle leveranciers aangeven te
• Gebruiksvriendelijkheid
• Probeerbaar -> de mate waarin met de innovatie op
TIPs

kunnen voldoen aan de gestelde technische eisen. beperkte wijze geëxperimenteerd kan worden. ‘Vraag aan de leverancier bij welke zorgorganisaties
Het zijn de functionele eisen en met name de • Zichtbaarheid -> de mate waarin de resultaten van hij zijn kunde al heeft bewezen en vraag deze zorg-
detaillering hierin, die het onderscheid maken. een innovatie voor anderen zichtbaar zijn. organisaties naar hun ervaringen. Het komt met
• Her-inventie -> de mate waarin de innovatie veran- enige regelmaat voor dat leveranciers toch niet
Praktijk voorbeeld: Een grote organisatie in de gehan- derd of gewijzigd kan worden. konden voldoen aan gestelde eisen. Om dit te
dicaptenzorg koos ondanks een ruim aanbod van Neder- • Imago -> een goed imago van de innovatie zorgt voor vermijden is het belangrijk om informatie in te
landse leveranciers toch voor een Amerikaans systeem een snellere adoptie. winnen bij collega zorgorganisaties.’
voor beeldschermzorg. Waarom? Eén van de gestelde • Verdeelbaarheid -> of je de innovatie in delen kunt eHealth adviseur Johan van der Leeuw - Vilans
functionele eisen was dat de begeleider de cliënt recht in implementeren.
de ogen moest kunnen aankijken. De Nederlandse Greenhalgh (2005)
leveranciers konden dat op dat moment niet aanbieden.
Daarnaast was de vormgeving van de schermen ook door- ‘Kies bij voorkeur voor ‘open’ systemen zodat je bij
slaggevend. uitbreiding met nieuwe ontwikkelingen niet afhanke-
lijk bent van de eenmaal gekozen leverancier.’
eHealth adviseur Jan Thie
10
Implementatie toolkit technologie in de zorg

Hoe? Randvoorwaarden

Projectfinanciering 2. Projectvoering
Welke aspecten zijn relevant bij de implementa-
Zorg dat je in je projectfinanciering bedragen Benoem een projectleider, definieer een opdrachtgever
tie van technologie? Denk bijvoorbeeld aan:
GO
opneemt om projectmedewerkers vrij te maken. En en kijk wie welke verandering gaat faciliteren.
1. Beschikbare menselijke capaciteit
NO GO vergeet niet dat het trainen van zorgmedewerkers
2. Projectvoering
ook geld kost: verletkosten zijn de uren die zij Projectleiding: Heb je zelf capabele mensen die je
3. Financiën: business case, investeringen en
schrijven omdat ze op training zijn, maar waar geen beschikbaar kunt maken, dan heeft dit zeker de voorkeur.
financiering, subsidies
zorginkomsten tegenover staan. Deze uren moeten Je biedt je mensen hiermee een uitdaging, werkplezier
4. Huidige ICT infrastructuur; kansen en
ook ergens begroot worden. Bij grote organisaties en de kans tot verdere ontwikkeling. Daarnaast is het
beperkingen
kan dit in de tienduizenden euro’s lopen. De van meerwaarde als de projectleider de organisatie
5. Mogelijke risico’s
ambassadeurs/koplopers binnen de organisatie heb en mensen kent. Zorg wel voor goede ondersteuning
6. Relevante wet- en regelgeving
je al mee. Juist de andere betrokkenen –en dat is door de opdrachtgever. Afhankelijk van de ervaring
meestal de grootste groep binnen de organisatie- van de projectleider kun je er ook voor kiezen om je
moet je de ruimte geven om ervaring op te doen projectleider een coach te bieden. Dat kan een interne
met de technologie. Dit kost tijd! Dit geldt voor collega met veel projectervaring zijn met bijvoorbeeld
medewerkers, maar natuurlijk ook voor cliënten. organiseren en plannen, projectmatig leiderschap,
1. Capaciteit ontwikkelingen, of een externe coach. Deze ondersteunt
Beschikbare menselijke capaciteit Turbulentie in de organisatie de projectleider en zorgt voor reflectie en ontwikkeling.
De meeste technologische trajecten vragen een Behalve beschikbare, competente medewerkers, is Je houdt er een betere en meer tevreden medewerker
flinke menselijke inspanning om de gewenste het goed om rekening te houden met de maximale aan over.
verandering duurzaam tot stand te brengen. Het is spanningsboog die medewerkers hebben. Inventa-
belangrijk om van tevoren te inventariseren hoe- riseer welke andere projecten gelijktijdig spelen. Het Is er geen capabele projectleider uit je eigen organisatie
veel en welke mensen je nodig hebt in je project. is voor teams niet te doen om naast hun gewone beschikbaar? Ga dan in je netwerk op zoek naar een
En of zij ook daadwerkelijk beschikbaar zijn! Let werk (dat echt niet tijdelijk minder wordt omdat er goede externe projectleider. Laat je hierbij leiden door de
daarbij niet alleen op het aantal projectmedewer- een project loopt) meerdere grote verandertrajecten relevantie en mate van ervaring, maar vooral ook door
kers, maar ook op de benodigde competenties. te moeten doorlopen. Als een team bijvoorbeeld net de implementatievisie van de externen die je spreekt.
Niet iedereen kan trainen, niet iedereen kan plan- leert om als zelfverantwoordelijk team te werken, Als jouw organisatie zich bijvoorbeeld ontwikkelt naar
nen, niet iedereen kan op een zeepkist een overtui- kan de invoering van een nieuw domotica systeem zelfverantwoordelijke teams, wil je geen projectleider
gend verhaal vertellen. Zorg dat je in kaart brengt nét de druppel zijn in een toch al overvolle emmer. die strak van bovenaf een verandering ‘uitrolt’ over
welke capaciteiten je nodig hebt en zoek naar de Timing is dus belangrijk! die teams. Ga ook referenties na voordat je over een
juiste mensen. mogelijke opdracht in gesprek gaat.

11
Implementatie toolkit technologie in de zorg

Hoe? Randvoorwaarden

3. Financiën Praktijkvoorbeelden Praktijkvoorbeeld


Technologische verandertrajecten gaan nogal
GO
eens gepaard met fikse investeringen. Steeds Voorbeelden van prestatie indicatoren bij Een voorbeeld van mogelijke kwantitatieve en
NO GO meer wordt ook de stap gezet naar technologie als domotica zijn: kwalitatieve opbrengsten is de toepassing van
dienst (Software As A Service (SAAS) of nog liever: a. Performance van het systeem zogenoemde derde generatie toezichthoudende
technologie als een service!). Hierbij investeert de b. Responstijd van de helpdesk van de leverancier domotica in de intramurale dementiezorg. Door
zorgorganisatie niet meer zelf in hardware en soft- c. Ervaren gebruiksvriendelijkheid en effectiviteit toepassing van intelligente sensornetwerken of
ware, maar besteedt dit uit aan de leverancier. De van het systeem door medewerkers een camera met beeldinterpretatie kan het aantal
leverancier wordt daarmee meer betrokken in de d. Ervaren vertrouwen in de werking van het sys- valse meldingen met de veelgebruikte ‘’belpalen’’
verandering, doordat hij gedurende de looptijd van teem door bewoners/cliënten (bewegingssensor op een standaard naast het bed)
het contract verantwoordelijk blijft voor de goede e. Afname van wachttijden bij bewoners die een worden terug-gebracht van 40% naar minder dan
werking van de technologie. oproep maken gedurende de nacht 10%. In de praktijk is aangetoond dat het aantal
mensen dat in de nacht bezocht wordt, aanzienlijk
Nog mooier is het als de leverancier nog een stap Soms wordt gebruik gemaakt van subsidiemogelijk- kan worden teruggebracht. Dit betekent in principe
verder gaat en zich niet alleen committeert aan heden. Dit kan een technologische verandering een dat afhankelijk van de situatie de nachtzorgbezetting
de goede werking van de technologie, maar ook vliegende start geven. Een valkuil is dat de techno- kan worden teruggebracht: een kwantitatieve
aan de beoogde effecten van het proces dat door logie na de subsidieperiode in de exploitatie niet opbrengst. Een kwalitatieve opbrengst is dat minder
de technologie wordt ondersteund. In dat geval meer financieel dekkend is. Zorg er daarom vooraf cliënten in de nacht gestoord worden.
worden zorgorganisatie en leverancier als het ware al voor dat er financiering beschikbaar komt na
partners en werken samen aan een goed eind- afloop van de subsidieperiode. Dit kan door alterna-
resultaat. Hiervoor worden prestatieindicatoren tieve financiering, of door af te spreken dat gereali-
afgesproken, waarbij de hoogte van de vergoeding seerde besparingen als tegenhanger mogen dienen
voor de dienst afhankelijk wordt gemaakt van de van de technologiekosten. Handige links
prestaties in het proces. • Informatie en inspiratie voor de bekostiging van
Business case technologie in de zorg
Om inzicht te krijgen in de kosten en opbreng- • Filmpje van TNO waarin wordt uitgelegd wat een
sten van de geplande verandering, is het goed een business case is:
business case te maken. Soms is het een behoorlijke • Lees meer over het maken van een business case of
klus, maar het inzicht dat het biedt, geeft houvast gebruik de tool op businesscase-eerstelijn.nl
voor beslissingen en kan helpen in het overtuigen • Voorbeeld van een business case: leefstijlmonitoring,
van betrokkenen. Vooral wanneer in de business voor thuiswonende mensen met dementie.
case niet alleen kwantitatieve, maar ook kwalitatie-  
ve aspecten worden opgenomen.

12
Implementatie toolkit technologie in de zorg

Hoe? Randvoorwaarden

4. ICT infrastructuur
Technisch gezien is (bijna) alles mogelijk. In de prak-
GO
tijk blijkt echter dat niet alles kan binnen de gegeven
NO GO omstandigheden: bestaande zorgprocessen moe-
ten veranderen, maar het moet ook in de bestaande
ICT-structuur van de organisatie passen of er moet
een mogelijkheid zijn om deze ook te vervangen. Praktijkvoorbeelden
Bovendien dient het onderhoud van zowel de nieuwe Balans tussen beheer en gebruikerservaring Past het in de bestaande ICT infrastructuur?
als de bestaande applicaties geborgd te zijn. Betrek Je kunt ervoor zorgen dat de ICT-afdeling op afstand Heeft je organisatie bijvoorbeeld een dect installatie
daarom de eigen ICT afdeling vanaf het begin bij je de telefoons van medewerkers kan blokkeren. Dit voor interne mobiele telefonie die nog lang niet is
project. Vind een balans tussen de belangen van de kan bijvoorbeeld nodig zijn bij het uitvoeren van afgeschreven? Dan strookt dat niet met jouw doelen
gebruiker (gebruikerservaring, flexibiliteit, snelheid etc) noodzakelijke updates of bij het beschermen van om op een mobiele handset beeldmateriaal te
en de belangen van de ICT-beheerders (beveiliging, patiëntgegevens bij verlies van de telefoon. Een kunnen bekijken tijdens de dienst.
beschikbaarheid, financiering en stabiliteit). dergelijke oplossing heeft echter ook invloed op de
Sluit daarnaast met de leveranciers goede Service Level gebruikerservaring, bijvoorbeeld omdat individuele
Agreements (SLA) af mét een nalatigheidsclausule. apps niet meer door de medewerkers zelf geüpdatet
(van der Weegen, 2017) kunnen worden.

13
Implementatie toolkit technologie in de zorg

Hoe? Randvoorwaarden

5. Risico’s apparaten, systemen en telecommunicatie); is een continue waakzaamheid geboden om


Randvoorwaarde voor de veilige toepassing van b. cliënt (en eventuele partner en mantelzorgers); onverwachte risico’s of fouten van de betrokkenen
GO
technologie/domotica is een duidelijke zorgvisie c. zorgorganisatie (zorgpersoneel, technische te herkennen en, waar nodig, de risicoanalyse
NO GO waarin de instelling beschrijft wat zij verstaat on- dienst en management). en beheersmaatregelen aan te passen. Om het
der verantwoorde zorg en hoe die geleverd wordt. Je kunt hiervoor heel goed de Service Blueprint risicobewustzijn van de medewerkers aan te
Het zorgproces in zijn geheel, inclusief het gebruik gebruiken. Zie pagina 8. moedigen moet het bespreken van incidenten,
van technologie, moet veilig zijn. De risico’s van het 3. Inventariseer in een multidisciplinair team waarin afwijkingen, irritaties en andere bijzonderheden
totale zorgproces moeten geïnventariseerd, be- alle groepen medewerkers vertegenwoordigd zijn: over de domotica standaard onderdeel zijn van het
heerst en geëvalueerd worden. a. op welke wijze de drie actoren (technologie, werkoverleg.
cliënt en zorgorganisatie) in het zorgproces
Bij het beheersen van risico’s (ook die niet fouten zouden kunnen maken; Belangrijke vragen om te beantwoorden in je
samenhangen met technologie) zijn een aantal b. wat de gevolgen van deze fouten zijn; risicoanalyse:
zaken van belang: c. welke beheersmaatregelen genomen kunnen • Hoe is het melden van problemen georganiseerd?
• Het beheersen van risico’s vraagt de inzet van alle worden om de fouten te voorkomen of het • Hoe is het onderhoud georganiseerd?
medewerkers in de organisatie. Het is raadzaam risico te verkleinen • Hoe is de training van medewerkers georganiseerd?
om de verantwoordelijkheid ervoor duidelijk te d. Welke risico’s onbeheersbaar zijn (de • Hoe is de implementatie in het zorgproces en
beleggen. Wie doet wat als er iets mis gaat. zogenoemde restrisico’s), maar desondanks technische procedures geregeld?
• Het vraagt een bedrijfscultuur waarin knelpunten in acceptabel zijn op basis van een risico- • Hoe zijn de afspraken over domotica in het zorgplan
het zorgproces, irritaties, suggesties, incidenten en batenanalyse. voor de individuele cliënt geregeld?
bijna-incidenten open door de zorgmedewerkers Deze algemene risico-inventarisatie wordt eenmalig
besproken kunnen worden, zodat er organisatie- en locatie-breed opgesteld en geactualiseerd bij
breed van geleerd kan worden. veranderingen.

De methode voor het uitvoeren van een Hiernaast moet er bij de feitelijke inzet van Handige link
prospectieve risico-inventarisatie, risicoanalyse en domotica (bijvoorbeeld in de nacht) per cliënt • Rivm - Domotica in de langdurige zorg -
het uitwerken van beheersmaatregelen bevat in gekeken worden wat de voordelen zijn en de Inventarisatie van technieken en risico’s
ieder geval de volgende elementen: risico’s. De overwegingen om domotica in te zetten,
1. Beschrijf de zorgvisie en maak daarin duidelijk de overeenstemming die over de inzet bereikt
op welke wijze technologie bij zal dragen aan de is met cliënt of diens vertegenwoordiger en de
geleverde zorg. wijze waarop de domotica wordt ingezet, moet in
2. Beschrijf de zorgprocessen met daarin de rol en het zorgplan van de cliënt worden vastgelegd en
verwachtingen over onderstaande actoren: regelmatig worden geëvalueerd.
a. technologie (in de brede zin van het woord: Nadat de domotica/technologie is geïmplementeerd,

14
Implementatie toolkit technologie in de zorg

Hoe? Randvoorwaarden

6. Wet- en regelgeving en voorwaarden is het opstellen van beheersmaatregelen en de bijvoorbeeld: waarom heeft de medewerker niet
van de inspectie afweging of resterende risico’s aanvaardbaar zijn. gedaan wat ik verwachtte?’
GO
Verschillende wetten, aanbevelingen en regels Ook dit moet multidisciplinair gebeuren.’ • Voer afgekeurde hulpmiddelen af: ‘Voorkom dat
NO GO spelen een rol bij het toezicht op technologie in iemand een afgekeurd hulpmiddel te goeder trouw
de langdurige zorg. Voorwaarden IGJ als de keuze voor technologie uit de bezemkast haalt en weer in gebruik neemt.’
is gemaakt (Brons, 2015)
Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd Is de technologie eenmaal in gebruik genomen, dan
Wat verwacht de Inspectie Gezondheidszorg en verwacht de IGJ dat de aanbieder een aantal zaken
Jeugd. (IGJ) van zorgaanbieders die technologie op orde heeft:
gebruiken in de zorg? Tijdens de bestuurdersbij- • Maak risicoanalyses op cliëntniveau. Handige links
eenkomst van de thematranche technologie van • Stem beleid en zorgprocessen af op het gebruik van • Voor het hele verslag van de bestuurders
In voor zorg! op 19 november 2015 gaven inspecteur technologie: ‘Dit klinkt voor de hand liggend, maar bijeenkomst van de thematranche technologie van
Esther Klinckenberg en senior inspecteur Thijs de IGJ komt situaties tegen waarin processen niet In voor zorg! op 19 november 2015
Melchior een inkijkje in de praktijk van de IGJ. zijn afgestemd.’ kijk op langdurigezorg.nl.
De IGJ verwacht dat aan het besluit om • Beleg de verantwoordelijkheden duidelijk. • Lees ook het rapport ‘Veilig omgaan met eHealth -
technologie toe te passen een aantal zaken • Het personeel is bekwaam en deskundig in het dit zeggen de experts’ van Nictiz.
vooraf gaat: gebruik van technologie: ‘Denk aan scholing en
• De technologie sluit aan bij de zorgvisie: instructie.’
‘Technologie mag geen doel zijn. Het is een • Zorg dat het onderhoud geborgd is en merk De meest relevante wetten en
middel om een doel te bereiken.’ storingen tijdig op: ‘Bij een thuiszorgorganisatie aanbevelingen zijn:
• De technologie past bij de zorgvraag en het liepen cliënten maanden met een lege batterij in de 
zorgaanbod: ‘Misschien is de technologie die personenalarmering. De organisatie dacht dat er Aanbeveling: NEN 7510
je voor ogen hebt veel te ingewikkeld voor de automatisch een seintje naar de zorgcentrale ging. Het opvolgen van de AVG kan gedaan worden
cliëntengroep of de zorgmedewerkers.’ Dat was niet zo.’ door middel van de NEN7510. Deze norm is
• Stel multidisciplinair een programma van • Test de technologie bij ingebruikname en na ontwikkeld voor zorginstellingen. Je kunt daarom
eisen op: ‘Hier hecht de IGJ veel waarde aan, onderhoud: ‘Dit is wel eens ernstig mis gegaan. Na de voorkeur geven aan leveranciers die NEN
vooral dat het multidisciplinair gebeurt. Ieder onderhoud herkende de zorgcentrale een cliënt 7510 gecertificeerd zijn. NEN 7510 is een door het
organisatieniveau heeft immers zijn eigen eisen.’ niet meer, met alle gevolgen van dien. Weet dat de Nederlands Normalisatie Instituut ontwikkelde
• Voer vooraf een goede risicoanalyse uit: ‘Ook zorgaanbieder ook verantwoordelijk blijft als het norm voor informatiebeveiliging voor de zorgsector
dit vindt de IGJ erg belangrijk. Niet omdat een onderhoud wordt uitbesteed.’ in Nederland. De norm is gebaseerd op de Code
zorgaanbieder geen enkel risico mag nemen, • Analyseer meldingen over technologie: ‘De IGJ vindt voor Informatiebeveiliging. Het is geen wettelijk
maar omdat u hier van tevoren goed over moet het belangrijk dat een organisatie bij meldingen voorschrift, maar helpt je om de wettelijke vereisten
nadenken. Onderdeel van deze risicoanalyse terug redeneert tot de basale oorzaak. Dus na te komen.

15
Implementatie toolkit technologie in de zorg

Hoe? Randvoorwaarden

Als onvrijwillige zorg echt de enige manier is om en privacy is nu duidelijker de verantwoordelijkheid


Wet- en regelgeving en voorwaarden ‘ernstig nadeel’ te voorkomen, is verantwoord toe- geworden van bestuurders, directies of aangewezen
GO
van de inspectie zicht verplicht bij de toepassing. Een cliënt kan niet mensen zoals een Functionaris voor de Gegevensbe-
NO GO in zijn vrijheid worden beperkt en vervolgens alleen scherming.
Wet Bopz worden gelaten. Zij moeten ervoor zorgen dat de privacy van klanten,
Op dit moment vallen gedwongen opnames en (Informatiepunt dwang in de zorg, 2017) medewerkers en andere belanghebbenden geborgd
gedwongen zorg voor mensen met dementie of wordt.
met een verstandelijke beperking onder de Wet Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) Wat houdt de AVG in grote lijnen in?
bijzondere opnemingen in psychiatrische zieken- In de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) • versterking en uitbreiding van privacyrechten;
huizen (Wet Bopz). In de Wet Bopz staat wanneer staat wat er wel en niet mag met persoonsgegevens. • meer verantwoordelijkheden voor organisaties om
iemand tegen zijn wil mag worden opgenomen Ieder persoon heeft bijvoorbeeld het recht op infor- gegevens en privacy te beschermen;
en behandeld in een psychiatrische instelling. De matie en inzage in zijn/haar gegevens. De Autoriteit • dezelfde, stevige bevoegdheden voor alle Europese
Wet Bopz beschermt de rechten van deze mensen. Persoonsgegevens controleert of een organisatie zich privacytoezichthouders, zoals de bevoegdheid om
Omdat technologie soms ook gezien kan worden aan de wet houdt. boetes tot 20 miljoen euro op te leggen.
als vrijheidsbeperkende maatregel is deze wet (Rijksoverheid, 2017) 
relevant. (IGJ, 2017) De Wbp is op 1 januari 2016 uitgebreid met de meld-
plicht datalekken. Heeft een bedrijf of overheids- Wet op de Medische hulpmiddelen (gebaseerd op
Er is een nieuwe wet in ontwerp, namelijk Wet Zorg organisatie een ernstig datalek? Dan moeten zij dit Europese regelgeving).
en Dwang. De kern van de wet is ‘Nee, tenzij’. Het melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens via het Een zorgaanbieder mag een medisch hulpmiddel
uitgangspunt is dat dwangmaatregelen niet thuis meldloket datalekken. niet toepassen als er geen verklaring van
horen in de zorg voor ouderen en gehandicapten. overeenstemming is. Dat betekent dat een fabrikant
Gevaarlijke situaties moeten altijd met vrijwillige Tip: Werk met consumenten eHealth het liefst op heeft aangegeven dat het product aan alle eisen
zorg worden opgelost, ook bij ernstig probleemge- een apart wifi-netwerk, zodat als je gehackt wordt voldoet. Voorbeelden van eisen zijn klinisch
drag. men niet bij alle (persoons)gegevens kan. onderzoek en een risicoanalyse. De definitie van een
Het wetsvoorstel Zorg en Dwang regelt dat cliënten  medisch hulpmiddel is uitgebreid. Kort samengevat
alleen zorg krijgen die in het zorgplan is opgenomen Algemene verordening gegevensbescherming is het een instrument, apparaat of software voor
en waar de cliënt mee instemt. (AVG) per 25 mei 2018 diagnostische en/of therapeutische doeleinden.
Komen de zorgverlener en de cliënt niet tot over- De Algemene verordening gegevensbescherming (of Dat varieert dus van pleisters tot pacemakers,
eenstemming over vrijwillige zorg? Dan moet de GDPR) moet per 25 mei 2018 geïmplementeerd zijn CT-scans, beademingsapparatuur of chirurgische
zorgverlener een stappenplan doorlopen waardoor en deze geldt voor alle landen in de Europese Unie. instrumenten. (Brons, 2015)
de situatie van de cliënt goed wordt geanalyseerd, De Wbp komt daarmee te vervallen. Organisaties
alle alternatieven voor vrijwillige zorg worden beke- worden met deze nieuwe wet écht aangesproken op
ken, en externe deskundigheid wordt ingeschakeld. hun verantwoordelijkheden. Gegevensbescherming

16
Implementatie toolkit technologie in de zorg

Hoe? Aanpak bepalen

Met het hebben van een idee, de keuze voor een


praktijk kwam beeldzorg bij veel organisaties maar Bij deze strategie is continu proberen, evalueren en
systeem en bepalen voor wie er iets gaat veran-
nauwelijks van de grond en de resultaten vielen dan verbeteren de basis.
deren ben je er nog niet.
GO
ook sterk tegen. Een andere implementatiestrategie is de ‘big bang’
NO GO De focus op het goed installeren van de technologie invoering, waarbij alle gebruikers in één keer over-
Een inmiddels bekende valkuil van technologie was vele malen groter dan het bedenken op geleide gaan op het nieuwe systeem. Vaak is dit noodzakelijk
trajecten is een te eenzijdige focus op de technolo- van welke vraag of behoefte beeldzorg werd geïn- bij systemen die gekoppeld zijn aan veel andere sys-
gische kant. Doordat de technologie component in troduceerd. En welke weerstand tegen het gebruik teemdelen en die vervangen moeten worden. Denk
dit soort trajecten zo concreet en tastbaar is, wordt verwacht kon worden van cliënten, maar vooral ook aan cliëntregistratiesystemen of telefonie.
snel vergeten dat het slechts de ondersteuning is eigen medewerkers!
om te komen tot een verandering. Meestal is dat Een veranderstrategie is specifiek gericht op de
een verandering van proces, soms van commu- Installatie – Implementatiestrategieën - wijze waarop de beoogde verandering wordt uit-
nicatie, maar vrijwel altijd van gedrag. Mensen veranderstrategieën gevoerd, gestimuleerd en/of ondersteund. Over
moeten iets anders gaan doen dan wat ze deden, Er worden veel verschillende termen gebruikt die de wijze waarop verandering het meest succesvol
zodat er ook een andere uitkomst is dan voorheen. vaak ongeveer hetzelfde weergeven. Grofweg kun je plaatsvindt, lopen de meningen sterk uiteen.
Wanneer niet voldoende aandacht wordt besteed drie verschillende gebieden definiëren: Sommige experts geloven dat verandering in grote
aan deze verandercomponent, is het risico groot georganiseerde groepen mensen (bijv. organisaties
dat er aan het einde van het project een prachtig Installatie: dit betreft de uitvoering van de techni- of de maatschappij) te realiseren is met een inten-
nieuw systeem staat, maar dat iedereen nog doet sche werkzaamheden, zowel bekabeling, hardware sieve voorbereiding, de juiste facilitering, herhaal-
wat hij voorheen ook deed. En dan is de meer- als software-instellingen. de communicatie over nut en noodzaak en goede
waarde van het project teleurstellend. Vandaar dit instructie over hoe te handelen in de nieuwe situatie.
pleidooi voor een grondige voorbereiding op de Implementatie: Dit betreft de gehele invoering van Hun geloof in de ‘maakbaarheid’ van de verandering
veranderstrategie bij grootschalige technologie- de technologie in de organisatie, dus zowel de instal- is groot.
projecten. latie als de veranderingen in proces en soms gedrag Hier staan de experts tegenover die niet geloven
die hierbij horen. dat verandering van bovenaf af te dwingen is. Zij
Een voorbeeld dat verschillende zorgorganisaties De implementatiestrategie bepaalt op welke wijze de geloven dat ware verandering alleen plaatsvindt
zullen herkennen is de invoering van beeldzorg. technische installatie in combinatie met de verander- wanneer mensen intrinsiek gemotiveerd raken om
Met de financiële zorginfrastructuur regeling die opgave wordt vormgegeven. Een implementatiestra- te veranderen. Je kunt dus hooguit faciliteren en
rond 2012 beschikbaar kwam, besloten diverse tegie kan bijvoorbeeld de eerder genoemde ‘groene stimuleren dat mensen zich gaan bezighouden met
organisaties om grootschalig tablets aan te schaf- weide’ methode zijn, waarbij op zeer kleine schaal bepaalde thema’s. Door dit te voeden kun je invloed
fen en in te zetten om beeldzorg in de thuiszorg te iets innovatiefs wordt uitgeprobeerd. Het product uitoefenen. Maar verandering ontstaat pas wanneer
introduceren. De verwachting was dat dit substitu- of de oplossing is misschien zelfs nog niet helemaal voldoende mensen uit eigen motivatie ander gedrag
tie van zorgmomenten zou opleveren en meer zelf- uitgekristalliseerd. De impact op het proces, de gaan vertonen. Daarbij is vooraf niet te garanderen
redzaamheid en zelfstandigheid bij cliënten. In de gebruiker of de cliënt moet nog duidelijk worden. waar de verandering precies zal uitkomen.

17
Implementatie toolkit technologie in de zorg

Hoe? Aanpak bepalen

Tussen deze twee gezichtspunten in zijn veel


varianten van verandertheorieën te vinden.
GO
NO GO
Enkele voorbeelden
Verandertheorie van Grol & Wensing Verandertheorie van Homan

Kern Kern Handige links


Verandering is maakbaar door middel van plannen Verandering moet spontaan gebeuren, het ontstaat • Voor tips over communicatie bij een verandertraject:
en strategieën. in interacties. bekijk het college van Saskia ter Kuile (Adviseur beleid,
strategie en communicatie bij Vilans)
Definitie: Implementatie is een procesmatige Bekijk het filmpje met do & don’ts van veranderen
en planmatige invoering van vernieuwingen en/ door Prof. dr. Thijs Homan. • Om een verandertraject in goede banen te kunnen lei-
of verbeteringen (van bewezen waarde) met als den, is onder andere het voorkomen, herkennen en op
doel dat deze een structurele plaats krijgen in het een juiste manier omgaan met weerstand van belang.
(beroepsmatig) handelen, in het functioneren van Guido Rijnja, communicatieadviseur bij de Rijksvoor-
organisatie(s) of in de structuur van de gezond- lichtingsdienst, vertelt in dit videocollege hoe je dit
heidszorg. (Hulscher 2000) aanpakt.

maakbaar niet- maakbaar

Grol & Wensing Homan

‘Men dient voor ogen te houden dat niets qua


voorbereiding moeilijker, qua succes twijfelachtiger
en qua uitwerking gevaarlijker is dan zich opwerpen
als iemand die vernieuwing wil doorvoeren, want
hij die dat doet heeft hen die van de oude toestand
profiteren tot vijand, terwijl hij slechts lauwe
verdedigers vindt in hen die van de nieuwe toestand
zouden kunnen profiteren.’
(Machiavelli, 1513)
18
Implementatie toolkit technologie in de zorg

Hoe? Aanpak bepalen

Volgens Caluwé en Vermaak heeft ieder mens


en organisatie een andere voorkeur voor veran-
dering. Sommige mensen zijn gevoeliger voor
GO macht terwijl anderen alleen veranderen als ze
NO GO
intrinsiek gemotiveerd zijn. Caluwé en Vermaak
hebben dit uitgewerkt in verschillende kleur-
typen.

De verandervoorkeuren per kleurtype


Leer meer over kleurdenken in dit filmpje.

Bron: Caluwé en Vermaak

19
Implementatie toolkit technologie in de zorg

Hoe? Aanpak bepalen


Tips voor het inspireren van Vertel waarom het

de verschillende doelgroepen nieuwe initiatief


belangrijk is en welke
Laat bewijs zien dat het
werkt op andere plekken
doelen behaald zullen
en laat andere gebruikers
worden.
GO ze enthousiasmeren.
NO GO Begeleid ze stapsgewijs
Laat ze experimenteren door het trainingsproces
met nieuwe technieken. en laat de bewezen
voordelen van de
verandering zien.
Betrek ze als eerste en
luister naar hun ideeën.

VROEGE GEBRUIKERS
INNOVATOREN (2,5%) (13,5%) VROEGE MEERDERHEID (34%) LATE MEERDERHEID (34%) ACHTERBLIJVERS (16%)

De beste benadering De beste benadering De beste benadering om De beste benadering om De beste benadering om deze
om deze doelgroep te om deze doelgroep te deze doelgroep te deze doelgroep te doelgroep te inspireren
inspireren inspireren inspireren inspireren

Innovatoren lopen Vroege gebruikers De vroege meerderheid stelt De mensen in de late meerderheid Achterblijvers zijn bang voor verandering, dus zorg
voor en hebben vaak proberen graag nieuwe vaak de “Waarom?” vraag, zorg zijn vergelijkbaar met de vroege ervoor dat de verandering soepel verloopt door
vernieuwende ideeën, dingen uit. Zorg ervoor er dus voor dat je uitlegt waarom meerderheid, maar de late hen te helpen bij de training. Zorg ervoor dat je de
dus zorg ervoor dat dat er tijd is om te het initiatief belangrijk is. Geef meerderheid is sceptischer. Er bewezen voordelen van de verandering laat zien,
je naar hen luistert en experimenteren en duidelijk aan welke doelen de inzet is dus meer nodig om hen te benadruk waarom de verandering belangrijk is en
vraag hoe hun visie stimuleer ze om hun van techniek moet behalen. Het overtuigen. De late meerderheid wat de impact op de lange termijn is. Geef veel
geïmplementeerd successen te delen gaat hen er vaak om doeltreffend is gevoelig voor de norm. Als ruimte aan de follow up, deze groep is erg gericht op
zou kunnen worden. en samen te werken en efficiënter bezig te kunnen zijn. zij het idee hebben dat veel de operationele details.
Ze zijn gek op de met anderen. De Door hen hiervan te overtuigen is anderen er mee werken zien zij
brainstorm, minder mogelijkheden en er een grote kans dat het nieuwe dat als bewijs dat het goed zit.
op de operationele onmogelijkheden van initiatief een lange termijn succes Ze willen bewijs dat iets werkt
details. Vergeet ze de techniek verkennen wordt. Zij zijn vaak de natuurlijke voor ze het zullen gebruiken. Laat
niet op de hoogte maakt hen enthousiast. verkopers van initiatieven. vergelijkbare initiatieven zien van
te houden van de Geef hen de ruimte en andere zorgorganisaties en zorg
follow-up: een nuttig baken het experiment niet dat anderen die er al mee gewerkt
vervolg houdt hen teveel af, immers nieuwe hebben hen enthousiasmeren.
enthousiast. mogelijkheden vinden Understanding the technology adoption curve in education via
gebeurt meestal ‘out of http://blog.atomiclearning.com/tags/tags/taxonomy/term/518
the box’.

20
Implementatie toolkit technologie in de zorg

Hoe? Aanpak bepalen


Een veranderproces is volgens Grol en Wensing in te
delen in 5 fasen. Bij elke fase van de verandering kun je
andere implementatiestrategieën gebruiken.

GO
NO GO
Fase en mogelijke knelpunten Doel Mogelijke strategieën
Oriëntatie • Bewust zijn van de innovatie - Via allerlei kanalen beknopte boodschappen verspreiden,
Fase 1 Fase 2

-Niet op de hoogte (niet lezen, geen contact collega’s) • Interesse en betrokkenheid benaderen van sleutelfiguren en netwerken
- Geen interesse (geen behoefte, niet relevant vinden, - Wervende brochure, persoonlijke benadering en uitleg,
geen noodzaak voelen) confrontatie met eigen handelen
- Bevorderen van concurrentie als prikkel tot bewustwording
Inzicht • Kennis en begrip - Goede instructiematerialen, kernachtige boodschappen,
- Geen kennis of begrip (informatie complex of om- • Inzicht in bestaande werkwijze informatie gebaseerd op problemen uit praktijk,
vangrijk) regelmatige herhaling boodschap
- Geen inzicht of overschatting eigen handelen - Eenvoudige methoden van zelftoetsing of onderlinge
toetsing, feedback
Acceptatie • Positieve houding, motivatie om te veranderen. - Aanpassing op wensen doelgroep, lokale discussie en con-
- Negatieve houding (nadelen zien, twijfel aan opstel- • Intentie, besluit om te veranderen. sensus, weerstanden bespreken, goede wetenschappelijke
Fase 3

lers of haalbaarheid, onvoldoende betrokken voelen) argumentatie, inschakelen sleutelpersonen en opinieleiders


- Niet bereid te veranderen (twijfel aan succes en eigen - Demonstratie van uitvoerbaarheid door collega’s,
mogelijkheden) inventariseren knelpunten en oplossingen zoeken,
veranderplannen met haalbare doelen
- Reductie van (financiële) risico’s van veranderen
Verandering • Invoering in de praktijk. - Extra middelen ondersteuning, vaardigheidstraining, hulp
Fase 4

- Niet starten met invoering (geen tijd, middelen, vaar- • Bevestiging van nut. bij herontwerp van zorgprocessen, inzet hulpkrachten of
digheden; past niet in bestaande zorgprocessen) consulenten
- Onvoldoende succes (negatieve reacties) - Informatiematerialen voor patiënten
- Plan met haalbare doelen
Fase 5: Behoud van verandering • Integreren in bestaande routines. - Monitoring-, feedback- en remindersystemen, integratie in
- Geen integratie in routines (terugvallen, vergeten) • Verankering in de organisatie zorgplannen, protocollen en ketens
Fase 5

- Geen verankering in organisatie (wordt niet gesteund) - Voldoende middelen, steun van (top) management,
organisatorische maatregelen, beloning, vergoeding voor
bepaalde taken
- Inbouwen van contractuele afspraken

Bron: Grol, 2011


21
Implementatie toolkit technologie in de zorg

Implementatie

Begin klein, bijvoorbeeld bij één team, locatie of


cliënt en begin bij de enthousiastelingen. Mo-
nitor en evalueer hoe het gaat. Leer hiervan en
GO
NO GO
verbeter op basis daarvan de gekozen innovatie, Tip
randvoorwaarden en implementatiestrategieën.
‘Houd er rekening mee dat het systeem waar- Op briljantemislukkingen.nl vindt je allerlei voorbeel-
Toepassen, evalueren en verbeteren schijnlijk nog specifiek ingericht moet worden voor den van innovaties met onwenselijke, indirecte of
jullie organisatie, neem hier de tijd voor.’ onverwachte gevolgen.
Begin klein
Naast het creëren van draagvlak kun je door klein Manieren van evaluatie
te beginnen nog relatief snel bijsturen op basis van mensen die minder openstaan voor de verandering. Maak het alle betrokkenen zo gemakkelijk mogelijk
de eerste ervaringen. Begin dus eerst bij één team, Het is makkelijker om iets aan te nemen en uitleg om ervaringen met de nieuwe manier van werken te
locatie, applicatie of toepassing. Leer van deze te krijgen van een collega of een cliënt dan van een delen. Heb informeel contact met de betrokkenen,
ervaringen, pas het proces of de interventie aan en buitenstaander. Laat enthousiaste medewerkers en bijvoorbeeld bij het koffiezetapparaat of in de gang.
pas het dan pas op grotere schaal toe. Begin bij de cliënten fungeren als ambassadeurs, zoals gehandi- Zorg ook voor formele evaluatiemomenten, bij-
inzet van beeldbellen bijvoorbeeld met het vervan- captenorganisatie de Waerden heeft gedaan. Let wel voorbeeld door middel van een interview of bijeen-
gen van verzuimtelefoontjes in beeldbeltelefoon- op dat je de ‘volgers’ ook genoeg aandacht geeft. Zij komst. Geef betrokkenen ook de kans om buiten de
tjes. Zet het vervolgens in bij werkoverleg wanneer hebben juist meer aandacht en ondersteuning nodig. georganiseerde momenten hun ervaringen te delen,
een collega niet fysiek aanwezig kan zijn en gebruik Vind hier meer inspiratie uit praktijkvoorbeelden voor bijvoorbeeld door het plaatsen van een ideeënbox,
het vervolgens in het contact met cliënten die al het enthousiasmeren van cliënten en medewerkers. een (online) feedback tool, vragenlijsten, klaag- en
gewend zijn om met een computer of tablet te jubelmuur, etcetera.
werken. Zo kan iedereen wennen aan het gebruik Evalueren en verbeteren
van de nieuwe technologie en de meerwaarde zelf Evalueer continu of, en in welke mate, het beoogde Een andere, zeer effectieve, manier van evalueren is
ervaren. (van der Weegen, 2017) effect behaald is. Heb hierbij oog voor a) wenselijke het gebruik van loginformatie van je nieuwe sys-
versus onwenselijke effecten; b) directe versus indi- teem. Veel systemen leggen alle handelingen die
Begin bij enthousiaste gebruikers recte effecten; en c) verwachte versus onverwachte erin worden gedaan vast. Deze loginformatie is voor
Veranderen kost energie en zorgt vaak voor weer- effecten. de gewone gebruiker niet leesbaar, maar een goede
stand. Focus eerst op degenen die enthousiast zijn. Misschien wilde je beeldbellen implementeren en leverancier kan een dashboard of rapport genereren
Zij zullen de nieuwe technologie eerder adopteren wordt dat weinig gebruikt, maar zijn mensen wel waarop samengevoegde loginformatie in gewone
en bij hen zal de meerwaarde ervan eerder tot minder eenzaam omdat ze de verkregen tablet ge- mensentaal wordt weergegeven. Hiermee kun je met
uiting komen. Deel vervolgens de positieve resul- bruiken om op een andere manier contact te hebben de gebruikers van een systeem een analyse doen
taten met anderen in de organisatie en organiseer met anderen. Stel je plannen en strategieën steeds van wat je ziet. Dit leidt nogal eens tot verrassende
kruisbestuiving tussen enthousiaste gebruikers en bij op basis van de ervaringen tot nu toe. inzichten.

22
Implementatie toolkit technologie in de zorg

Borging
zorginhoudelijke kant van systemen. Het gebruikers-
beheer gaat dus breder dan deze afdeling en dient te • Training voor nieuwe medewerkers en evt. aan-
Een succesvolle pilot met technologie in de zorg liggen bij de proceseigenaar lees: ‘de zorg’. vullende of verdiepende scholing voor bestaande
is nog geen garantie voor succes op grotere medewerkers (coaching on the job)
GO
schaal en een succesvolle grotere implementatie Zorg in ieder geval voor:
NO GO in de projectfase is nog geen garantie voor een • Goed beheer en een hulplijn (helpdesk, systeem • Een vorm van geleide ontwikkeling voor de toe-
goed verloop op langere termijn. Er zijn veel van superusers (voorlopers), etc.) komst, bijv. door de inzet van een gebruikersgroep
factoren die het succes van opschaling bepalen.
In 2016 publiceerde Zorg voor innoveren de
Opschalingsgids. In deze gids vind je onder Voorbeeld Superusers ECD Voorbeeld gebruikersgroep ECD
thema 3 ervaringen van anderen en tips en trucs Superusers hebben de meest cruciale rol in het Een groep super-users van diverse disciplines, cliënt-
voor opschaling. gebruikersbeheer. Enerzijds zijn zij vraagbaak, groepen en/of locaties, die de belangen van de
enquêteur, auditor, instructeur, communicatie- organisatie breed weet te behartigen. Inhoudelijk
De borgingsfase van een technologieproject is kanaal en coördinator op teamniveau. Het is een heeft de groep zoveel kennis van visie, processen
echter net zo belangrijk. Zorg ervoor dat ook is na- rol waarvoor geroutineerde gebruikers worden en het nieuwe systeem, dat de leden in dialoog
gedacht over het beheer en waar mensen terecht ingezet. Op niveau van de eigen afdeling zal men met elkaar afwegingen kunnen maken ten aanzien
kunnen met vragen aan het einde van de project- van hun kennis en kunde gebruik maken, bijv. voor van bijvoorbeeld verbetervoorstellen, voorgestel-
fase. kwaliteitsmeting dossiers, inwerken nieuwe mede- de oplossingen en het effect van aangekondigde
werkers, communicatie en instructie bij wijzigingen releases. De gebruikersgroep is in staat om advies
Er komt een moment dat het project kan worden in ECD of processen, genereren meetgegevens/ te geven over deze onderwerpen en aanbevelingen
afgesloten. De implementatie is afgerond, de ge- stuurinformatie, etc. te doen voor uitvoering. Daarbij spelen de leden in
bruikers in het proces zijn competent en de wer- Anderzijds heeft de superuser ook een rol in het be- de uitvoering zelf ook een actieve rol. De gebrui-
king is stabiel. Als het goed is heb je toegewerkt heer en de ontwikkeling van het ECD als systeem. kersgroep heeft uitsluitend een adviesrol, geen
naar de borging van de projectresultaten. Na de Hiervoor kan de superuser zelf initiatief nemen bevoegdheden. De gebruikersgroep wordt ingezet
afronding van de implementatie van je technolo- (bijv. doen van verbetervoorstellen) of gevraagd op initiatief van de proceseigenaren of I&A.
gie, zullen allerlei werkzaamheden aandacht blij- worden (bijv. testen nieuwe versies, input nieuwe
ven vragen. De systemen ontwikkelen zich verder, functionaliteiten). • Monitoring van de kwaliteit van het beoogde effect
de organisatie neemt andere vormen aan en de De superusers worden inhoudelijk aangestuurd van het nieuwe systeem
wettelijke eisen veranderen. Bovendien vervliegt door proceseigenaren, die hen periodiek (bijv. ieder Dit kan door middel van KPI’s, maar ook door
gebruikerskennis. Om te zorgen dat de kwaliteit kwartaal) een dag bijeengeroepen voor bijscholing, kwalitatieve vragenlijsten, interpretatie van logging
van het beoogde effect (bijv. rustiger nachten en informatie over komende ontwikkelingen, uitwis- gegevens uit het systeem, kwaliteit van het cliënt-
meer privacy met domotica, elektronisch cliënt selen van ervaringen en wensen van gebruikers. dossier bepaald in een representatieve steekproef.
dossier) hier niet onder lijdt, is het nodig dat er Ook doen zij dossierchecks van andere locaties dan Belangrijk is dat de resultaten langs de lat van de
afspraken over gebruikersbeheer worden gemaakt. de eigen, ten behoeve van een objectieve controle bedoelde effecten van het systeem worden gelegd.
De afdeling I&A beheert systemen, maar niet de op de kwaliteit van de cliëntdossiers.

23
Implementatie toolkit technologie in de zorg

Referenties • Brons, I. (2015, 3 december). IGJ: Toezicht op technologie in de zorg. Geraadpleegd op 12 september 2017, van htt-
ps://www.langdurigezorg.nl/invoorzorg/archief/igz-toezicht-op-technologie-in-de-zorg/
• Caluwé, de, L. & Vermaak H. (2014). Leren veranderen. Een handboek voor de veranderkundige. Deventer:
Vakmedianet Management.
GO
• Fackeldey, J. (2013, 10 september). 10 tips van millennials voor een innovatieve organisatie. Geraadpleegd op 12
NO GO september 2017, van https://www.frankwatching.com/archive/2013/09/10/10-tips-van-millennials-voor-een-inno-
vatieve-organisatie/
• Greenhalgh T, Robert G, Bate P, Macfarlane F, Kyriakidou O (2005). Diffusion of innovations in health service orga-
nisations. A systematic literature review. Oxford: Blackwell Publishing.
• Grol R, Wensing M (2011). Implementatie. Effectieve verbeteringen van patiëntenzorg. Amsterdam: Reed Business.
• Hulscher, M., Wensing, M., Grol, R. (2000). Effectieve implementatie: Theorieën en strategieën. Den Haag: ZON.
• Informatiepunt dwang in de zorg (2017). Wetsvoorstel Zorg en dwang. Geraadpleegd op 12 september 2017, van
https://www.dwangindezorg.nl/de-toekomst/wetsvoorstellen/wetsvoorstel-zorg-en-dwang
• Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (2017). Wet bijzondere opnemingen in psychiatrische ziekenhuizen (Wet
Bopz). Geraadpleegd op 23 oktober 2017, van https://www.dwangindezorg.nl/rechten/wetten/bopz
• Rijksoverheid. Bescherming persoonsgegevens. Geraadpleegd op 12 september 2017, van https://www.rijksover-
heid.nl/onderwerpen/persoonsgegevens/inhoud/bescherming-persoonsgegevens
• Rogers, E. M. (1995). Diffusion of innovation theory.
• Ross, J., Stevenson, F., Lau, R., & Murray, E. (2016). Factors that influence the implementation of e-health: a syste-
matic review of systematic reviews (an update). Implementation Science, 11(1), 146.
• Van der Weegen, S. van den Berg, B. (2017, 6 juli). Domotica in de zorg implementeren: 8 tips. Geraadpleegd op 12
september 2017, van http://www.zorginstellingen.nl/artikelen/domotica-zorg-implementeren-8-tips-31291

24
Implementatie toolkit technologie in de zorg

In deze toolkit staan praktische voorbeelden van de volgende zorgorganisaties:

Auteurs en deelnemers

GO
NO GO

Redactie:
Sanne van der Weegen
Ine Galle
Lottie Pohlmann
Jan Thie

Vormgeving:
Taluut

25
GO
NO GO

Waardigheid en trots

Postbus 19188
3501 DD Utrecht

Catharijnesingel 47
3511 GC Utrecht

030 789 25 10

www.waardigheidentrots.nl

@Waardigentrots

www.facebook.com/waardigheidentrots

www.linkedin.com/company/waardigheidentrots

26

You might also like